แบ่งปัน แนวทางการใช้งานร่วมกันระหว่าง Excel กับ Calc

แบงปน เปรยบเทยบการใชงาน Excel กบ Calc: สมเกยรต ชวยมาก

1

ภาพรวมของโปรแกรม

สวนประกอบหนาตางโปรแกรม

Calc มสวนประกอบตางๆ ดงน�

• แถบช"อโปรแกรม (Title Bar) เม�อเปดโปรแกรมข�นมาทกคร�ง โปรแกรมจะต�งช�อไฟลวา Untitled1 ใหอตโนมต

• แถบเมน (Menu Bar) เปนแถบแสดงรายการคาส�งตางๆ ของโปรแกรมเชนเดยวกบ Excel

• แถบเคร"องมอ (Tools Bar) มแถบเคร�องมอหลายชด ซ�งโดยรวมเหมอนกบ Excel เชน แถบเคร�องมอ Standard, Formatting,

Drawing เปนตน

Formula Bar แปลงเปน PDF

Active Cell Column

Row Worksheet


2

- แถบเคร�องมอ Standard ไวสาหรบ เปดไฟล ส�งพมพ คดลอก วาง เปนตน

- แถบเคร�องมอ Formatting ไวสาหรบ กาหนดรปแบบตวอกษร ขนาดตวอกษร เปนตน

- แถบเคร�องมอ Drawing ไวสาหรบวาดรปภาพลงในเอกสาร

• แถบสตร (Formular Bar) ไวสาหรบปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลล

• แถบแสดงสถานะ (Status Bar) อยดานลางสดของโปรแกรม เพ�อบอกสถานะการใชงานโปรแกรม

สวนประกอบหลกของโปรแกรม Calc ท"ตองทราบ

1. Workbook สมดงาน หรอแฟมเอสาร 2. Worksheet แผนงาน หรอ ชต (Sheet) โดยท�ใน1 สมดงานมชตไดสงสด 255 ชต 3. Column แถวในแนวต�งหรอ คอลมน โดยใน1 ชตม 256 คอลมน แทนดวยตวอกษร A

ถง IV 4. Row แถวในแนวนอนหรอ แถว โดยใน1 ชตม 65,536 แถว แทนดวยตวเลข 1 ถง

65536 5. Cell เปนจดตดของ Column กบ Row ไวสาหรบเกบขอมล โดยช�อของเซลลมาจาก

Column กบ Row เชน A1 หมายถง คอลมน A แถวท� 1 6. Active Cell เซลลปจจบนท�กาลงถกเลอก 7. Formula Bar เปนสวนท�ใชปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลลท�เลอก

จดเดนของ Calc คอ มเคร�องมอสาหรบแปลงไฟล Excel เปนไฟล PDF มาใหโดยไมตองตดต�งโปรแกรม Acrobat Writer แตอยางใด ซ�งใน Excel ไมมเคร�องมอตวน�มาให


3


4

Excel

• เม�อเปดโปรแกรมข�นมาทกคร�ง โปรแกรมจะต�งช�อไฟลวา Book1 ใหอตโนมต

• แถบเมน แถบเคร�องมอกเหมอนกบโปรแกรมท�วไป ตางกนท�มแถบเคร�องมอ Formula bar เพ�มเขามา

• ไมมเคร�องมอสาหรบแปลงไฟล Excel เปนไฟล PDF มาให ถาตองการแปลงเปนไฟล PDF ตองตดต�งโปรแกรม Acrobat Writer เพ�ม

สวนประกอบหลกของโปรแกรม Excel ท"ตองทราบ

1. Workbook สมดงาน หรอไฟลงาน 2. Worksheet แผนงาน หรอ ชต (Sheet) ใน1 สมดงานมชตไดสงสด 255 ชต 3. Column แถวในแนวต�งหรอ คอลมน ใน1 ชตม 256 คอลมน แทนดวยตวอกษร A ถง IV 4. Row แถวในแนวนอนหรอ ใน1 ชตม 65,536 แถว แทนดวยตวเลข 1 ถง 65536 5. Cell เปนจดตดของ Column กบ Row โดยช�อของเซลลมาจาก Column กบ Row 6. Active Cell เซลลปจจบนท�กาลงถกเลอก 7. Formula Bar เปนสวนท�ใชปอนสตร หรอปอนขอมลลงไปในเซลลท�เลอก 8. Task Pane บานหนาตางงาน ชวยอานวยความสะดวกในการทางาน

Formula Bar

Active Cell Column

Row Worksheet

Task Pane


5

การบนทกแฟมเอกสาร (Save File)

Calc

1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Save As... 2. เลอก Save as type: เพ�อเลอกรปแบบหรอ Format ของแฟมเอกสารท�ตองการ

เอกสารท�สรางดวย Calc สามารถเลอกรปแบบของแฟมเอกสารท�ตองการบนทกสาหรบนาไปใช

งานหลกๆ ได 2 รปแบบดงน� รปแบบท" 1 เลอกบนทกเปนรปแบบของโปรแกรม Calc เพ�อนาไปเปดหรอแกไขดวย Calc เพยงอยางเดยวให

คลกเลอก OpenDocument Spreadsheet (.ods) รปแบบท" 2 เลอกบนทกเปนรปแบบของโปรแกรม Excal เพ�อนาไปเปดหรอแกไขดวย Excel หรอ Calc กได

ใหคลกเลอก Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls)

Excel

เอกสารท�สรางดวย Excel สามารถบนทกเปน Microsoft Excel Workbook (.xls)ไดเพยงอยางเดยว


6

การเปดแฟมเอกสาร (Open File)

Calc

1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Open… 2. สามารถเลอกเปดไฟลท�สรางจาก Calc (*.ods) และ ไฟลท�สรางจาก Excel (*.xls) ดงรป

Excel

1. คลกคลกเลอกเมนคาส�งคาส�ง File, Open... 2. สามารถเปดไดเฉพาะ ไฟลท�สรางจาก Excel (*.xls) เทาน�น ไมสามารถเปดไฟลท�สรางจาก Calc

(*.ods) ได

การแทรก Worksheet

Calc

1. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Sheet… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Insert Sheet ดงรป

• Position ตาแหนงท�ตองการแทรก กอนหรอหลงชตปจจบนท�เลอกไว

• Sheet เลอกวาจะแทรกชตมาจากท�ไหน

• New sheet แทรกชตใหม

• No. of sheet ระบจานวนชตท�ตองการแทรก

• Name ต�งช�อชต

• From file แทรกชตจากไฟลอ�นท�มอยแลว


7

Excel

1. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Worksheet 2. ชตใหมจะถกแทรกเขามาวาง ณ ตาแหนงกอนหนาชตปจจบนท�กาลงเลอก

การเปล"ยนช"อ Worksheet

Calc

1. คลกขวาตรงชตท�ตองการเปล�ยนช�อ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Rename Sheet… 3. ต�งช�อชตตามตองการ

Excel

1. ดบเบลคลกตรงชตท�ตองการเปล�ยนช�อ 2. ต�งช�อชตตามตองการ

การจดการ Column/Row

Calc

1. เชน คลกขวาตรง Column ท�ตองการ 2. ปรากฏเมนดงรป

- แทรกคอลมน ลบคอลมมน และลบขอมล

- ปรบความกวางของคอลมน

- จดรปแบบเซลล

- ซอน หรอ แสดงผลเปนคอลมน

- ตด คดลอก วาง และวางแบบพเศษ


8

Excel

1. เชนคลกขวาตรง Column ท�ตองการ 2. ปรากฏเมนดงรป

การเล"อนตาแหนง Cell

Calc

• กดปมลกศร เล�อนคร� งละ 1 เซลลตามทศทางหวลกศร

• กดปม <Page Up>,<Page Down> เล�อนข�นลงคร� งละ 1 จอภาพ

• กดปม <Home> เล�อนไปตาแหนงคอลมน A

• กดปม <Ctrl> <ลกศร> เล�อนไปเซลลสดทายตามทศทางหวลกศร

• กดปม <Ctrl> <Home> เล�อนไปยงเซลล A1

• กดปม <Ctrl> <End> เล�อนไปยงเซลลสดทาย

- ตด คดลอก วาง และวางแบบพเศษ

- แทรกคอลมน ลบคอลมน และลบขอมล

- จดรปแบบเซลล ปรบความกวางคอลมน ซอน หรอ แสดงผลเปนคอลมน


9

• กดปม <F5> เปดกรอบโตตอบ Navigator เพ�อไปยงท�ตางๆ ตามท�ระบ

Excel

• กดปมลกศร เล�อนคร� งละ 1 เซลลตามทศทางหวลกศร

• กดปม <Page Up>,<Page Down> เล�อนข�นลงคร� งละ 1 จอภาพ

• กดปม <Home> เล�อนไปตาแหนงคอลมน A

• กดปม <Ctrl> <ลกศร> เล�อนไปเซลลสดทายตามทศทางหวลกศร

• กดปม <Ctrl> <Home> เล�อนไปยงเซลล A1

• กดปม <Ctrl> <End> เล�อนไปยงเซลลสดทาย

• กดปม <F5> เปดกรอบโตตอบ Goto เพ�อไปยงท�ตางๆ ตามท�ระบ

ไปตาแหนงเซลล A100

ไปตาแหนงเซลล A100


10

การเลอกชวงเซลล

Calc

• กดปม <Ctrl> <A> เพ�อเลอกเซลลท�งหมดใน Worksheet ปจจบน

• คลกท�ช�อคอลมนน�นๆ เพ�อเลอกชวงเซลลท�งคอลมน

• คลกท�ช�อแถวน�นๆ เพ�อเลอกชวงเซลลท�งแถว

• คลกเมาสซายคางไวแลวลาก เพ�อเลอกชวงเซลลแบบตอเน�อง

• ถาตองการการเลอกชวงเซลลแบบไมตอเน�อง ใชปม <Ctrl> เขามาชวย

• การเลอกชวงขอมลท�อยตดกนท�งหมด <Ctrl> <*>

• การเลอกชวงขอมลแบบตอเน�องท�งหมดอยางรวดเรวสามารถใชปม <Ctrl> <Shift> <ปมลกศร ตามทศทางท"ตองการเลอก> เขามาชวย

1. คลกเซลล A1 2. กดปม <Ctrl> <Shift> <ปมลกศรขวา>

1. คลกเซลล A1 2. กดปม <Ctrl> <*>

1. เลอกเซลล A1 ถง A5 2. กดปม <Ctrl> คางไว 3. เลอกเซลล C1 ถง C5 4.


11

• สามารถใชเมาสกบคยบอรดรวมกนได เชน ตองการเลอกชวงเซลล A1 ถง C6 สามารถทาไดดงน� คอ นาเมาสไปคลกท�เซลลตนทางคอ A1 และใหกดปม <Shift> คางไว หลงจากน�นนาเมาสไปคลกท�เซลลปลายทางคอ C6 กจะไดชวงขอมลท�ตองการ

Excel

การเลอกชวงเซลลใน Excel สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

2. กดปม <Shift>

3. คลกเซลล C6

1. คลกเซลล A1


12

การปอนขอมล

หลกการปอนขอมล

สาหรบการเร�มตนใชงานโปรแกรมประเภทตารางงาน ส�งแรกท�ควรทาความเขาใจกคอ เร�องของการปอนขอมลลงไปในเซลล วามหลกการปอนเปนอยางไรบาง และขอมลท�ปอนลงไปเปนขอมลประเภทใด ซ�งจดเร�มตนตรงน� เองท�จะนาผอานไปสการคานวณ หรอนาขอมลไปวเคราะหในโอกาสตอไป ไดอยางถกตอง ตรงตามความตองการ

การปอนขอมลประเภทขอความ

Calc

• ขอมลจดชดซายอตโนมต

• เปนขอมลท�ไมนาไปคานวณ

• ตวเลข สตร หรอสมการตางๆ ท�ตองการทาใหเปนขอความ ตองปอนเคร�องหมาย Single Quote นาหนาเสมอ

Excel

การปอนขอมลประเภทขอความทาไดเชนเดยวกบ Calc

การปอนขอมลประเภทตวเลข

Calc

• ขอมลจดชดขวาอตโนมต

• ขอมลนาไปคานวณได

• ในกรณเกนหลก 100 ไมตองมเคร�องหมาย Comma ค�น ใหปอนเฉพาะคาตวเลข (ถาตองการมเคร�องหมาย Comma ค�น ใหไปจดรปแบบทหลง)


13

• ถาปอน % ตอทาย หมายถงนาคา 100 มาหาร เชน พมพ =10*50% เม�อกดปม Enter จะไดคาตอบเทากบ 5

Excel

การปอนขอมลประเภทตวเลขทาไดเชนเดยวกบ Calc

การปอนขอมลประเภทวนท"

Calc


• เบ�องหลงเกบเปนคาตวเลข Serial Number ดงน�นจงสามารถนาไปคานวณได

• สามารถปอนวนท�ได 2 รปแบบคอ 1. d-mm-yyyy (วนท�-เดอน-ป ค.ศ.) 2. d/mm/yyyy (วนท�/เดอน/ป ค.ศ.)

• การปอนวนท�กบเดอน สามารถปอนก�หลกกได

• การปอนปใหปอนในรปแบบ ป ค.ศ. 4 หลกเทานlน ถาตองการแปลงเปนป พ.ศ. ใหไปจดรปแบบทหลง

• ในกรณท�ปรากฏเคร�องหมาย ### แสดงวาความกวางของเซลลไมพอท�จะแสดงผล แกไขโดยการปรบความกวางของคอลมน

Excel

หลกการปอนขอมลประเภทวนท�สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc แตท�ตางกนกตรงท�รปแบบการปอนวนท�ใน Excel ถกควบคมจาก Windows โดยกาหนดไดจาก Start, Settings, Control Panels, Regional and Language Options


14

การปอนขอมลประเภทเวลา

Calc


• เบ�องหลงเกบเปนคาตวเลข Serial Number

• เปนขอมลท�สามารถนาไปคานวณได

• ปอนเวลาในรปแบบ Hour : Minute : Second AM/PM � Hour (ช�วโมง) ตวเลข 0- 24 � Minute (นาท) ตวเลข 0- 60 � Second (วนาท) ตวเลข 0- 60

• ในกรณท�ปรากฏเคร�องหมาย ### แสดงวาความกวางของเซลลไมพอท�จะแสดงผล แกไขโดยการปรบความกวางของคอลมน

Excel

หลกการปอนขอมลประเภทวนท�สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc แตท�ตางกนกตรงท�รปแบบการปอนเวลาใน Excel ถกควบคมจาก Windows โดยกาหนดไดจาก Start, Settings, Control Panels, Regional and Language Options

การปอนขอมลประเภทสตรคานวณ

Calc

• เปนสมการ สตรคานวณ และ Function ตางๆ

• การปอนใหปอนเคร�องหมาย เทากบ กอนเสมอ เพ�อใหโปรแกรมทราบวาเปนการคานวณ


Excel

การปอนขอมลประเภทสตรคานวณสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc


15

เทคนคการปอนขอมล

Calc

1. กดปม <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ลง 1 เซลล 2. กดปม <Shift> <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ข�น 1 เซลล 3. กดปม <Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานขวา 1 เซลล 4. กดปม <Shift><Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานซาย 1 เซลล 5. การปอนขอมลเดยวกนในชวงท�เลอก เม�อปอนขอมลเสรจแลวใหกดป ม <Alt> <Enter> 6. การปอนขอมลหลายบรรทดในเซลลเดยว กดปม <Ctrl> <Enter> เม�อตองการข�นบรรทด

ใหม

Excel

1. กดปม <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ลง 1 เซลล 2. กดปม <Shift> <Enter> เพ�อเล�อน Cell Pointer ข�น 1 เซลล 3. กดปม <Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานขวา 1 เซลล 4. กดปม <Shift><Tab> เพ�อเล�อน Cell Pointer ไปดานซาย 1 เซลล 5. การปอนขอมลเดยวกนในชวงท�เลอก เม�อปอนขอมลเสรจแลวใหกดป ม <Ctrl> <Enter> 6. การปอนขอมลหลายบรรทดในเซลลเดยว กดปม <Alt> <Enter> เม�อตองการข�นบรรทดใหม

การแกไขขอมล

Calc

การปอนและแกไขขอมลสามารถกระทาได 2 วธคอ 1. กระทาผานเซลลโดยตรง ทาไดโดยดบเบลคลกลงไปในเซลลน�นๆ แลวปอนขอมลลงไป

2. กระทาผาน Formula Bar โดยตองนาเมาสไปคลก ณ เซลลท�ตองการปอนขอมลกอน

Excel

การแกไขขอมลสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc


16

การลบขอมล

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการลบขอมล 2. กดปม <Delete> ปรากฎกรอบโตตอบ Delete Contents ดงรป

Excel

1. เลอกเซลลท�ตองการลบขอมล 2. กดปม <Delete> ขอมลในเซลลท�เลอกจะถกลบทนท

การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill)

Calc

การปอนขอมลแบบปกตโดยท�วไปน�นจาเปนตองปอนเองท�งหมด แตในหวขอน� จะเปนการปอนขอมลท�สามารถชวยลดเวลาในการปอนขอมลลงไปไดเยอะ เลย

การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมตหรอท�เรยกกนวา Auto Fill เปนลกษณะการปอนขอมลแบบเรยงลาดบอตโนมต โดยการปอนขอมลน�นกระทาการปอนเพยงเซลลเดยว สวนเซลลท�เหลอไดจากการคดลอก (Auto Fill) แตมขอแมวาขอมลท�ปอนจะตองปอนแบบตอเน�องเปนลาดบ ซ�งขอมลแบบลาดบ ท�โปรแกรมเตรยมไวใหใชงานน�น ไดแกขอมลท�เปนมาตรฐานท�วๆ ไป เชน ช�อเดอน (ท�งภาษาไทยและภาษาองกฤษ) ช�อวนในสปดาห

เลอก Delete all เสรจแลวคลกปม OK เพ"อลบขอมลในเซลลท"เลอก


17

ข�นตอนการทา Auto Fill ผเขยนขออธบายพรอมยกตวอยางดงตอไปน� 1. ปอนขอมลในเซลลแรก เชน ปอนช�อเดอน มกราคม ท�เซลล A1 เสรจแลวกด <Enter>

2. เล�อนเมาสไปท�ดานลางขวาของเซลล A1 จนปรากฏ Fill Handle (เคร�องหมายบวก)

3. คลกเมาสซายคางไวแลวลาก (เหมอนลกษณะการคดลอกขอมลในเซลล) ไปยงเซลลอ�นๆ ท�ตองการทา Auto Fill สงเกตดผลลพธขอมลจะถกเตมลาดบใหอตโนมต

• ผลลพธการทา Auto Fill ในแนวนอน

• ผลลพธการทา Auto Fill ในแนวนอน

Excel

การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill) สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc


18

การสรางรายการเพ"อนาไปทา Auto Fill

ในหวขอท�ผานมาเปนการทา Auto Fill กบขอมลท�โปรแกรมเตรยมไวใหอตโนมต แตถาตองการสรางลาดบรายการเพ�อไปนาไปปอนขอมลแบบ Auto Fill เปนของตวเองกสามารถทาไดโดยไมยากเยน ขอเพยงแตเตรยมขอมลท�ตองการ หลงจากน�นนาขอมลท�เตรยมไวไปสรางเปนลาดบรายการกอน แลวจงนาขอมลมาทา Auto Fill ตามตวอยางน� เลย

Calc

1. ปอนรายการขอมลท�ตองการลงในเซลลดงรป (ปอนจากซายไปขวา หรอ จากบนลงลาง)

2. เลอกรายการขอมลท�ปอนไวในขอท� 1.

3. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Options… 4. เลอกรายการทางซายมอเปน Openoffice.org Calc 5. เลอกรายการยอย Sort Lists ดงรป

6. คลกปม Copy เพ�อนารายการท�เลอกไวในขอท� 2. มาสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill 7. คลกปม OK 8. ทดสอบใชงานตามหวขอ การเตมขอมลแบบลาดบอตโนมต

1. คลก Copy

2. รายการถกสรางเสรจเรยบรอยแลว


19

Excel

1. ปอนรายการขอมลท�ตองการลงในเซลลดงรป (ปอนจากซายไปขวา หรอ จากบนลงลาง)

2. เลอกรายการขอมลท�ปอนไวในขอท�

3. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Options… 4. ปรากฏหนาตาง Options 5. เลอกบตรรายการ Custom Lists และทาตามข�นตอนดงรป

6. คลกปม Import เพ�อนารายการท�เลอกไวในขอท� 2. มาสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill 7. คลกปม OK 8. ทดสอบใชงานตามหวขอ การเตมขอมลแบบลาดบอตโนมต

1. คลก Import

2. สรางรายการเสรจเรยบรอย


20

การตรวจสอบความถกตองของการปอนขอมล

โดยปกต (Default) เราสามารถปอนขอมลลงไปในเซลลไดทกรปแบบ ไมวาจะเปน ตวเลข ขอความ วนท� เวลา ฯลฯ ถาหากวาผอานตองการตรวจสอบการปอนขอมลเฉพาะท�ผอานตองการ เชน รบขอมลเฉพาะตวเลขเทาน�น ขอมลอยางอ�นไมรบ งานในลกษณะน�ตองใชความสามารถของโปรแกรมในหวตอไปน�

Calc

1. เลอกชวงเซลลท�ตองการปอนขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validity… 3. บตรรายการ Criteria สาหรบกาหนดเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน ตวยางน�ตองการ เง�อนไข

เปนตวเลขจานวนเตม อยระหวางตวเลข 1- 4 เทาน�น

• Allow การยอมรบขอมล

• All values รบขอมลไดท�งหมด ทกคา ทกรปแบบ

• Whole Number รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม

• Decimal รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม และตวเลขท�มทศนยม

• Date รบไดเฉพาะขอมลวนท�

• Time รบไดเฉพาะขอมลเวลา

• Text length รบไดเฉพาะขอความ สามารถกาหนดความยามของขอความได

• Data เลอกรปแบบเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน เทากบ, ไมเทากบ, นอย กวา เปนตน

• Value ระบจานวน, ชวงของคาตวเลข เชน Minimum – Maximum

• List สรางรายการโดยม Drop Down List ใหเลอกรายการ

• Allow Blank cells รบคาวางไดหรอไม


21

4. บตรรายการ Input Help ใชสาหรบแสดงขอความแนะนาการปอนขอมล

5. บตรรายการ Error Alert ใชสาหรบแสดงขอความเตอนในกรณท�ปอนขอมลไมตรงตามเง�อนไข

6. เม�อกาหนดคาเสรจแลวใหคลกปม OK ปรากฏขอความแนะนาการปอนขอมล

7. ทดลองปอนตวเลข 10 แลวกดปม <Enter> จะปรากฏขอความแจงเตอนขอผดพลาดดงรป

8. การยกเลก Validity ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validity คลกปม Reset


22

Excel

1. เลอกชวงเซลลท�ตองการปอนขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validation… 3. บตรรายการ Settings สาหรบกาหนดเง�อนไขการยอมรบขอมล เชน ตวยางน�ตองการ เง�อนไข

เปนตวเลขจานวนเตม อยระหวางตวเลข 1- 4 เทาน�น

• Allow การยอมรบขอมล

• Any values รบขอมลไดท�งหมด ทกคา ทกรปแบบ

• Whole Number รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม

• Decimal รบขอมลเฉพาะตวเลขจานวนเตม และตวเลขท�มทศนยม

• Date รบไดเฉพาะขอมลวนท�

• Time รบไดเฉพาะขอมลเวลา

• Text length รบไดเฉพาะขอความ สามารถกาหนดความยามของขอความได

• List สรางรายการโดยม Drop Down List ใหเลอกรายการ

• Ignore Blank รบคาวางไดหรอไม


23

4. บตรรายการ Input Message แสดงขอความแนะนาการปอนขอมล

5. บตรรายการ Error Alert แสดงขอความเตอนในกรณท�ปอนขอมลไมตรงตามเง�อนไข

6. เม�อกาหนดคาเสรจแลวใหคลกปม OK ปรากฏขอความแนะนาการปอนขอมล


24

7. ทดลองปอนตวเลข 10 แลวกดปม <Enter> จะปรากฏขอความแจงเตอนขอผดพลาดดงรป

8. การยกเลก Validation ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Validation คลกปม Clear All


25

การจดรปแบบเซลล

ทาไมตองมการจดรปแบบเซลล ? เปนคาถามของใครหลายคน การจดรปแบบเซลลเปนความตองการใหเซลล หรอขอมลท�ปอนลงไปในเซลลมลกษณะหนาตาเปนอยางท�ผอานตองการ เชน ตองการตวเลขท�มเคร�องหมายคอมมาค�นหลกพน ตองการใหแสดงตระกลเงนหนาตวเลข ตองการใหวนท�แสดงเปนป พ.ศ. เปนตน ซ�งการจดรปแบบเซลลสามารถทาไดดงน�

การจดรปแบบเซลลดวยเคร"องมอ

Calc

กาหนด Style and Formatting

กาหนดฟอนต

กาหนดขนาดฟอนต กาหนดฟอนตเปนตวหนา เอยง ขดเสนใต

จดตาแหนงขอมลท�อยในเซลล ผสานเซลล

ปอนขอมลจากซายไปขวา/ขวาไปซาย

กาหนดทศทางของขอมลจากซายไปขวา/บนลงลาง จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบตระกลเงน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบเปอรเซน

จดรปแบบการแสดงผลของวนท� จดรปแบบการแสดงผลของตวเลขแบบมทศนยม

กาหนดสใหกบเซลล/ฟอนต กาหนดการเย�องของขอมลในเซลล

ตเสนกรอบ/ตเสนตาราง


26

Excel

กาหนดฟอนต

กาหนดขนาดฟอนต กาหนดฟอนตเปนตวหนา เอยง ขดเสนใต

จดตาแหนงขอมลท�อยในเซลล ผสานเซลล จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบตระกลเงน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบเปอรเซน จดรปแบบการแสดงผลตวเลขแบบมคอมมาข�นหลกพน

จดรปแบบการแสดงผลของตวเลขแบบมทศนยม กาหนดการเย�องของขอมลในเซลล

กาหนดสใหกบเซลล/ฟอนต

ตเสนกรอบ/ตเสนตาราง


27

การจดรปแบบเซลลดวยเมน

การจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอน�นสามารถทาไดสะดวกและรวดเรวกจรงอย แตถาลองสงเกตดการจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอน�นจะไมสามารถเลอกรปแบบดวยตนเองไดทาใหไมเกดความยดหยน หากตองการความยดหยนในการจดรปแบบเซลลตองอาศยเมนคาส�ง Format, Cells เขามาชวยดงน�

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. หรอคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Format Cells

4. บตรรายการ Numbers ท�รายการของ Category สามารถเลอกการจดรปแบบตามประเภทของขอมลท�

ตองการจดรปแบบ ดงน�

• All จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�งหมด

• User-Defined กาหนดการจดรปแบบดวยตนเอง

• Number จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�วไป

• Percent จดรปแบบตวเลขแบบเปอรเซนต

• Currency จดรปแบบตวเลขแบบตระกลเงน

• Date จดรปแบบวนท�

• Time จดรปแบบเวลา

ตวอยางขอมล


28

• Scientific จดรปแบบตวเลขทางวทยาศาสตร

5. ท�รายการ Format เลอกการจดรปแบบตามตองการ 6. คลกปม OK

Excel

1. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. หรอคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Format Cells

4. บตรรายการ Numbers ท�รายการของ Category: สามารถเลอกการจดรปแบบตามประเภทของ

ขอมลท�ตองการจดรปแบบ ดงน�

• General แสดงรปแบบของตวเลขตนฉบบ

• Number จดรปแบบเก�ยวกบตวเลขท�วไป

• Currency จดรปแบบตวเลขแบบตระกลเงน

• Accounting จดรปแบบตวเลขทางบญช

• Date จดรปแบบวนท�

• Time จดรปแบบเวลา

• Percentage จดรปแบบตวเลขแบบเปอรเซนต

• Flaction จดรปแบบของตวเลขท�เปนเศษสวน

ตวอยางขอมล


29

• Scientific จดรปแบบตวเลขทางวทยาศาสตร

• Special จดรปแบบตวเลขแบบพเศษ เชน หมายเลขโทรศพท

• Custom กาหนดการจดรปแบบดวยตนเอง

5. ท�รายการ Format เลอกการจดรปแบบตามตองการ เสรจแลวคลกปม OK

การจดรปแบบการแสดงผลตวเลข

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 3. เลอก Category : User-defined 4. พมพคาส�งในชอง Format code

• #,##0 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา

• #,##0.00 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา และทศนยม 2 หลก

• #,##0;(#,##0) ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา โดยถาตวเลขเปนคาลบ จะมเคร�องหมายวงเลบกากบ

• [Black]#,##0.00;[Red](-#,##0);”ZERO”

• ตวเลขคาบวก แสดงเปนสดา มเคร�องหมายคอมมาค�น และทศนยม 2 ตาแหนง

• ตวเลขคาลบ แสดงเปนสแดงในวงเลบโดยมเคร�องหมายลบกากบ

• ตวเลขเปน 0 ใหแสดงขอความ ZERO


30

• Code ส ท�กาหนดได เชน Red, Green, Blue, Black, Magenta, Cyan, Yellow

• ตวอยางน�กาหนด Code เปน [BLACK]#,##0.00;[RED](-#,##0);"ZERO"

Excel

1. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 3. เลอก Category : Custom 4. พมพคาส�งในชอง Type:

• #,##0 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา

• #,##0.00 ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา และทศนยม 2 หลก

• #,##0;(#,##0) ตวเลขมเคร�องหมายคอมมา โดยถาตวเลขเปนคาลบ จะมเคร�องหมายวงเลบกากบ

• [Black]#,##0.00;[Red](-#,##0);”ZERO” � ตวเลขคาบวก แสดงเปนสดา มเคร�องหมายคอมมาค�น และทศนยม 2

ตาแหนง � ตวเลขคาลบ แสดงเปนสแดงในวงเลบโดยมเคร�องหมายลบกากบ � ตวเลขเปน 0 ใหแสดงขอความ ZERO � Code ส ท�กาหนดได เชน Red, Green, Blue, Black, Magenta, Cyan,

Yellow

• ตวอยางน�กาหนด Code เปน [BLACK]#,##0.00;[RED](-#,##0);"ZERO"

• เม�อกาหนด Code เสรจแลวคลกปม OK


31

การจดรปแบบการแสดงผลวนท"

Calc

1. ปอนวนท� 1/1/2548 ในเซลล A1 2. เลอกเซลล A1 3. เลอกชวงเซลลท�ตองการจดรปแบบ 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 5. เลอก Category : User-defined 6. พมพรหสในชอง Format code

• d แทนวนท� 1 หลก

• dd แทนวนท� 2 หลก

• ddd ช�อยอวนในสปดาห

• dddd ช�อเตมของวนในสปดาห

• m แทนตวเลขเดอน 1 หลก

• mm แทนตวเลขเดอน 2 หลก

• mmm ช�อยอของเดอน

• mmmm ช�อเตมของเดอน

• yyyy ป ค.ศ. 4 หลก

• ee ป พ.ศ. 4 หลก


32

Excel

1. ปอนวนท� 1/1/2006 ในเซลล A1 2. เลอกเซลล A1 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Cells… เลอกบตรรายการ Numbers 4. เลอก Category : Custom 5. พมพรหสในชอง Type:

• d แทนวนท� 1 หลก

• dd แทนวนท� 2 หลก

• ddd ช�อยอวนในสปดาห

• dddd ช�อเตมของวนในสปดาห

• m แทนตวเลขเดอน 1 หลก

• mm แทนตวเลขเดอน 2 หลกภาษาองกฤษ

• mmm ช�อยอของเดอนภาษาองกฤษ

• mmmm ช�อเตมของเดอนภาษาองกฤษ

• ดดด ช�อยอของเดอนภาษาไทย

• ดดดด ช�อเตมของเดอนภาษาไทย

• yyyy ป ค.ศ. 4 หลก

• bbbb ป พ.ศ. 4 หลก


33

การยกเลกการจดรปแบบการแสดงผล

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Default Formatting

Excel

1. เลอกเซลลท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Edit, Clear, Formats

การจดรปแบบเซลลดวยเง"อนไข

การจดรปแบบดวยเง�อนไข ชวยอานวยความสะดวกในการจดรปแบบใหดขอมลไดงายข�น เชนตองการใหตวเลขท"มคามากกวาหรอเทากบ 10000 แสดงผลเปนสนlาเงน ตวเลขท"มคานอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง เปนตน

ความสามารถของการจดรปแบบแบบมเง�อนไข สามารถทาได 2 วธคอ 1. จดรปแบบเง�อนไขโดยใชคาในเซลล (Cell value is) 2. จดรปแบบเง�อนไขโดยใชสตร (Formula is)

Calc

1. กาหนด Style โดยคลกเลอกเมนคาส�ง Format, Styles and Formatting… (หรอกดปม <F11>)

2. กาหนด Style ท�ตองการ เชน ตองการจดรปแบบเซลล 2 ส (2 Style) คอ สแดง กบ สน�าเงน ใหทาดงน�

� Style ท� 1 คลกปมเคร�องมอ Font Color เลอกสน�าเงน คลกปม ต�งช�อ Style วา Blue

� Style ท� 2 คลกปมเคร�องมอ Font Color เลอกสแดง คลกปม ต�งช�อ Style วา Red

ปมนlไวสาหรบตlงช"อ Style


34

3. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบตาม Style ท�กาหนดไว 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting…

• Condition 1 กาหนดเง�อนไขท� 1 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง

• Condition 2 กาหนดเง�อนไขท� 2 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลมากกวาหรอเทากบ 10000 ใหแสดงผลเปนสน�าเงน

5. คลกปม OK จะปรากฏผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด 6. ทดลองเปล�ยนคาตวเลข เชน จาก 9,000 เ ปน 10,000 แลวสงเกตผลลพธจะเปล�ยนจากสแดงเปนส

น�าเงนโดยอตโนมต

ผลลพธจากการสราง Style


35

Excel

ยกตวอยางเชน ตวเลขท"มคามากกวาหรอเทากบ 10000 ใหแสดงผลเปนสแดง และนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสนlาเงน

1. เลอกเซลลท�ตองการจดรปแบบ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Conditional Formatting…

• Condition 1 กาหนดเง�อนไขท� 1 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลมากกวาหรอเทากบ 10000 ให

แสดงผลเปนสแดง

• Condition 2 กาหนดเง�อนไขท� 2 ถาคาตวเลขท�อยในเซลลนอยกวา 10000 ใหแสดงผลเปนสน�าเงน

คลกปม Format ไปกาหนดสฟอนตเปนสแดง

คลกปม Format ไปกาหนดสฟอนตเปนสน�าเงน


36

การคานวณ

โปรแกรมประเภทตารางคานวณ หรอ Spreadsheet มจดเดนตรงท�ความสามารถทางดานการคานวณเพ�อหาผลลพธในรปแบบท�หลากหลาย ใชงานไดงาย โดยสามารถคานวณดวยการสรางสตรข�นมาเอง หรอคานวณดวย Function กได ซ� งเปนท�ทราบกนดวาการคานวณดวย Function น�นสามารถชวยลดเวลาในการคานวณและชวยในการสรปผลขอมลตามลกษณะงานท�ตองการไดอยางรวดเรว ถกตองและมความนาเช�อถอ

อยางไรกตามจดเร�มตนของการคานวณท�ดน�นควรจะทราบถงหลกการ และวธการคานวณท�ถกตองเสยกอน เพ�อชวยใหการคานวณน�นกระทาไดงายข�น และสามารถประยกตใชงานไดตามความตองการอกดวย

วธการคานวณ

Calc

การคานวณในใน Calc/Excel สามารถทาได 2 วธคอ 1. การคานวณโดยใชสตรคณตศาสตร (Formula) เชน เคร" องหมาย + - * / 2. การคานวณโดยใช Function สาเรจรป (Function) เชน SUM, COUNT, MAX, MIN

Excel

วธการคานวณสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

การคานวณหาผลรวม

ถาถามวาการคานวณท�ใชงานบอยท�สดคอการคานวณแบบไหน ทกผอานกจะตอบเปนเสยงเดยวกนวา การคานวณเพ"อหาผลรวมของตวเลข ซ�งเม�อเร�องราวเปนอยางน�ทางตวโปรแกรมเองกเลยเตรยมเคร�องมอสาหรบคานวณหาผลรวมมาใหทกผอานใชงานไดอยางสะดวก ดงเน�อหาตอไปน�

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการผลลพธ

2. คลกปม SUM


37

3. กดปม <Enter> เม�อตองการผลลพธ

Excel

1. เลอกเซลลท�ตองการผลลพธ

2. ดบเบลคลกปม Auto SUM 3. ไดผลลพธดงรป

วธการคานวณหาผลลพธ

Calc

วธการคานวณหาผลลพธสามารถทาไดหลายวธ แตผเขยนขอเสนอวธท�นยมใชงาน และมความสะดวกรวดเรว ดงตอไปน�

1. คานวณผลลพธแคเซลลเดยว แลวคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ

• คานวณผลลพธท�เซลลแรก แลวกดปม <Enter>

• คลกเลอกเซลลท�คานวณไวกอนหนาน� แลวเล�อนเมาสไปท�ดานลางขจนปรากฏเคร�องหมายบวก (Fill Handle) ใหคลกเมาสซายคางไวแลวลากเพ�อคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธอ�นๆ

2. การคานวณแบบตองการผลลพธท�งหมดทเดยว

• ขอมลท�นามาคานวณตองมากกวา 1 ชวง

• ขอมลแตละชวงตองมจานวนเซลลเทากน

• การเลอกเซลลตองเลอกทเดยวท�งหมด


38

• เร�มตนการคานวณโดย เลอกชวงเซลลท�ตองการผลลพธท�งหมด

• เลอกชวงเซลลท�ตองการนามาคานวณ (ชวงท�1)

• ใสเคร�องหมายท�ตองการคานวณ

• เลอกชวงเซลลท�ตองการนามาคานวณ (ชวงท�2)

• เม�อตองการผลลพธใหกดปม <Ctrl> <Shift> <Enter>

Excel

วธคานวณหาผลลพธสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

การอางองเซลล

เม�อคานวณหาผลลพธเสรจแลว ลาดบตอไปคอการคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธท�เหลอ ซ�งการคดลอกสตรไปใชงานน�น ส�งท�ตองทาความเขาใจคอ เร�องของการอางองเซลลท�เกดจากการคดลอกสตร เชน หลงจากการคดลอกสตรแลวตองการใหตาแหนงเซลลท�คดลอกสตรไปน�นเปล�ยนแปลง หรอไมอยางไร ถาผอานตองการอยากทราบวาการอางองเซลลมก�แบบ แตละแบบใชงานอยางไร ตดตามเน�อหาตอจากน�ไดเลย


39

การอางองเซลล 3 รปแบบ

1. การอางองแบบสมพนธ (Relative) 2. การอางองแบบสมบรณ (Absolute) 3. การอางองแบบผสม (Relative & Absolute)

การอางองเซลลแบบ Relative

Calc

การอางองแบบสมพนธเปนการอางองท�ใชบอยท�สดในการคานวณ โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะเปล�ยนแปลงไปดวย เชน ในตวอยาง ท�เซลล C1 พมพสตร =A1+B1 เม�อคดลอกสตรมาท� C2 ตาแหนงเซลลอางอง จะเปล�ยนเปน =A2+B2 โดยอตโนมต

ตวอยางการอางองแบบ Relative 1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 ดงรป

2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบสมพนธ

Excel

การอางองเซลลแบบ Relative สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc


40

การอางองเซลลแบบ Absolute

Calc

การอางองแบบสมบรณเปนการอางองแบบ Lock ตาแหนงเซลล โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะถก Lock ไว ถาตองการ Lock เซลลไหนใหใสเคร�องหมาย $ ไวหนาเซลลท�ตองการ Lock ตาแหนง โดยคยลดท�ใช คอ <Shift> <F4>

ตวอยางเชน ตองการ Lock เซลล A1 ใหทาดงน�

1. พมพ A1 2. ลากคลม A1 3. กดปม <Shift> <F4> 1 คร� ง 4. จะไดผลลพธ $A$1 (หมายถง Lock ท�งแถวและคอลมน ความหมายคอ Lock เซลล A1

น�นเอง) ตวอยางการอางองแบบ Absolute ใน Calc

1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 โดยคาท� 2 มคาเดยวคอ 10 แตตองการนาไปบวกกบคาท� 1 ทกคา ดงน�นจงตอง Lock ตาแหนง เซลล $B$2 ไว

2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบ Absolute


41

Excel

การอางองแบบสมบรณเปนการอางองแบบ Lock ตาแหนงเซลล โดยเม�อคดลอกสตรไปใชงานคาตาแหนงเซลลในสตรจะถก Lock ไว ถาตองการ Lock เซลลไหนใหใสเคร�องหมาย $ ไวหนาเซลลท�ตองการ Lock ตาแหนง โดยคยลดท�ใช คอ <F4>

ตวอยางเชน ตองการ Lock เซลล A1 ใหทาดงน�

1. พมพ A1 2. ลากคลม A1 3. กดปม <F4> 1 คร� ง 4. จะไดผลลพธ $A$1 (หมายถง Lock ท�งแถวและคอลมน ความหมายคอ Lock เซลล A1

น�นเอง) ตวอยางการอางองแบบ Absolute

1. คานวณผลบวก ของคาท� 1 กบคาท� 2 โดยคาท� 2 มคาเดยวคอ 10 แตตองการนาไปบวกกบคาท� 1 ทกคา ดงน�นจงตอง Lock ตาแหนง เซลล $B$2 ไว

2. คดลอกสตรลงมา สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบ Absolute


42

การอางองเซลลแบบผสม (Relative & Absolute)

Calc

การอางองแบบผสม เปนการอางองท�รวมการอางองแบบ Relative และ Absolute เขาดวยกน เพ�อตองการ Lock แถว หรอ คอลมน เพยงอยางใดอยางหน�ง เชน

• A$1 หมายถง Lock แถวท� 1 (Absolute) ไว แตไมได Lock คอลมน A (Relative)

• $A1 หมายถง Lock คอลมน A (Absolute) ไว แตไมได Lock แถวท� 1 (Relative)

ตวอยางการอางองแบบผสม (ผเขยนขอยกตวอยางใน Excel) 1. ตองการคานวณหาผลลพธ ในลกษณะการสรางสตรคณ

หลกการปอนสตรการอางองแบบผสมใหสงเกตดงน�

• ถาขอมลท"นามาคานวณวางในแนวตlง (คอลมน) ให Lock เฉพาะคอลมน เชน ในตวอยางขอมลในเซลล A2 วางในแนวต�งจง Lock เฉพาะคอลมน A สวนแถวไมตอง Lock ($A2)

• ถาขอมลท"นามาคานวณวางในแนวนอน (แถว) ให Lock เฉพาะแถว เชน ในตวอยางขอมลในเซลล B1 วางในแนวนอนจง Lock เฉพาะแถว 2 สวนคอลมนไมตอง Lock(B$2)

2. เม�อคานวณเสรจแลว ใหคดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธท�เหลอท�งหมด สงเกตดท�เซลลผลลพธ จะเกดการอางองแบบผสม


43

Excel

การอางองเซลลแบบผสมสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

หลกการคานวณดวย Formula

Calc

การคานวณในหวขอน� จะเปนการคานวณโดยการสรางสตรดวยตนเอง โดยใชเคร�องหมายทางคณตศาสตร (Formula) โดยยดตามหลกการดงตาราง

สญลกษณ แทนเคร"องหมาย ลาดบความสาคญ

( ) วงเลบ 1 ^ ยกกาลง 2 % เปอรเซนต 3 *, / คณ, หาร 4 +, - บวก, ลบ 5

หลกการคานวณมดงน� 1. พมพเคร�องหมายเทากบกอนเสมอ เชน = 4*5 2. เม�อพมพสตรเสรจแลวใหกดปม <Enter> เพ�อใหไดผลลพธออกมา 3. การคานวณจะกระทาตามลาดบความสาคญของเคร�องหมาย เชน

= 10 – 5 * 2 (โปรแกรมจะคานวณท" 5*2 กอน แลวจง นา 10 ไปลบออกจาก 5*2 ผลลพธท"ไดตามตวอยางนlคอ 0)

4. ถาลาดบความสาคญของเคร�องหมายเทากน โปรแกรมจะคานวณจากซายไปขวา

Excel

หลกการคานวณดวย Formula สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc


44

หลกการคานวณดวย Function

Calc

Function คออะไร? คาถามน� ฟงดแลวตอบไดไมยาก แตเพ�อใหเขาใจไดงาย ผเขยนขอตอบวา Function คอ ผ ชวยในการคานวณ ซ� ง Function เปนการคานวณแบบสาเรจรปท�โปรแกรมเตรยมไวใหเลอกใชงานโดยแบงเปนหมวดหม ตามวตถประสงคของงาน เชน

• Function เก�ยวกบ วนท� (Date/Time)

• Function เก�ยวกบ การเงน (Financial)

• Function เก�ยวกบ คณตศาสตร (Math)

• Function เก�ยวกบ สถต (Statistical)

• Function เก�ยวกบ ขอความ (Text)

• Function เก�ยวกบ ตรรกศาสตร (Logical)

• Function เก�ยวกบ การตรวจสอบขอมล (Information)

ตารางเปรยบเทยบหมวดหม (Category) ของ Function ใน Calc กบ Excel

Calc Excel ความหมาย

All All รวม Function ไวท �งหมด Last Used Most Recently Used Function ท�เคยเรยกใชงาน Database Database ฟงกฐานขอมล Date&Time Date&Time Function วนท�/เวลา Financial Financial Function การเงน Information Information Function ตรวจสอบขอมล Logical Logical Function ตรรกศาสตร Mathematical Math & Trig Function คณตศาสตร Statistical Statistical Function สถต Spreadsheet Lookup & Reference Function คนหาขอมล Text Text Function ขอความ


45

Excel

หลกการคานวณดวย Function สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

วธการคานวณดวย Function

Calc

การคานวณดวย Function สามารถทาได 2 วธคอ 1. การเรยกใช Function ดวย Function Wizard เปนการคานวณโดยใหโปรแกรมชวยพมพ Function ให ซ�งเหมาะสาหรบ

• ผอานท�เพ�งเร�มใชงาน Function

• ผอานท�จาช�อ Function ท�ตองการใชงานไมได

• การคานวณดวย Function เด�ยวๆ (ไมใช Function ซอน Function )

• เพ�อความสะดวก

2. การเรยกใช Function ดวยการพมพ เปนการคานวณท�ตองพมพช�อ Function ดวยตนเอง น�นหมายความวาตองจาช�อของ Function ท�

ตองการใชงานไดอยางถกตองดวย ซ�งการใชงานลกษณะน�จะเหมาะสาหรบ

• การคานวณแบบ Function ซอน Function

• เพ�อเพ�มความยดหยนในการประยกตใช Function

Excel

วธการคานวณดวย Function สามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc

การคานวณดวย Function Wizard

Calc

1. เลอกเซลลท�ตองการคานวณ 2. คลกปม Function Wizard บนแถบเคร�องมอ 3. เลอก Function ท�ตองการคานวณ เชน SUM


46

1. เลอก Function

2. คลกปม Next >>

3. เลอกชวงเซลลท"ตองการคานวณ

4. คลกปม OK เพ"อดผลลพธ

5. ผลลพธจากการคานวณ


47

Excel

1. เลอกเซลลท�ตองการคานวณ 2. คลกปม Insert Function บนแถบเคร�องมอ

1. เลอก Function

2. คลกปม OK

3. เลอกชวงเซลลท"ตองการคานวณ

4. คลกปม OK เพ"อดผลลพธ

5. ผลลพธจากการคานวณ


48

การคานวณ Function ดวยวธการพมพ

เปนการคานวณท�ตองพมพช�อ Function ดวยตนเอง ซ�งเหมาะสาหรบคานวณแบบ Function ซอน Function หรอการประยกตใช Function ส�งสาคญในการเรยกใช Function ดวยการพมพคอ

1. ตองพมพช�อ Function ใหถกตอง 2. ตองทราบสวนขยาย (Argument) ของ Function วามก�สวน และแตละสวนหมายถงอะไร

สวนขยาย (Argument) ของ Function คออะไร

สวนขยาย (Argument) ของ Function หมายถง ส�งท�ผอานตองใสเขาไปใน Function ซ�งอยภายในเคร�องหมายวงเลบ เพ�อใหไดผลลพธท�ตองการออกมา สวนขยายของ Function อาจจะเปน คาวาง ตวเลข วนท� เวลา ขอความ ช�อเซลล ช�อกลมเซลล การอางอง หรอ Function ท�ซอนอยใน Function กถอวาเปนสวนขยาย

Function แตละ Function จะมสวนขยายท�ไมเหมอนกน ดงน�นในการใชงาน Function ผอานตองทราบดวยวา Function ท�เลอกใชน�นมสวนขยายหรอไม มก�สวน อะไรบาง และขอมลท�นามาใชคออะไร จงจะสามารถคานวณผลลพธออกมาไดอยางถกตอง และแมนยา


49

หลกการคานวณ Function ดวยวธการพมพ

Calc

เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขอยกตวอยางการใช Function IF ซ�งมรปแบบดงน� คอ

= IF (เง"อนไข ; คาตอบเม"อเง"อนไขเปนจรง ; คาตอบเม"อเง"อนไขเปนเทจ) อธบาย Function IF มสวนขยาย 3 สวนดวยกนคอ

• สวนขยายของ Function สวนท�1 คอ เง�อนไข

• สวนขยายของ Function สวนท�2 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนจรง

• สวนขยายของ Function สวนท�3 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนเทจ ตวอยางการใชงาน เชน

=IF (Test > = 50 ; “ Pass ” ; “ Fail ”) จากตวอยาง สามารถอานทาความเขาใจไดดงน�

• ถาคะแนนสอบ Test มคา มากกวา หรอเทากบ 50 คาตอบคอ Pass

• ถาคะแนนสอบ Test มคา นอยกวา 50 คาตอบคอ Fail หลกการพมพสวนขยาย

• ถาเปนช�อ เซลล ตวเลข คาตรรกะ (True/False) ไมตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)

• ถาเปนขอความตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)

รปแบบของการพมพ Function คอ

= ช"อ Function (สวนขยายของ Function สวนท"1 ; [สวนขยายของ Function สวนท"2])

• ช�อ Function หมายถง Function ท�ตองการคานวณ

• ภายในเคร�องหมายวงเลบ หมายถง สวนขยายของ Function (ซ�งแตละ Function มสวนขยายไมเหมอนกน)

• ถาสวนขยายมมากกวา 1 สวน สวนขยายแตละสวนจะข�นดวยเคร�องหมาย Semi Colon (;)


50

Excel

เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขอยกตวอยางการใช Function IF ซ�งมรปแบบดงน� คอ

= IF (เง"อนไข , คาตอบเม"อเง"อนไขเปนจรง , คาตอบเม"อเง"อนไขเปนเทจ) อธบาย Function IF มสวนขยาย 3 สวนดวยกนคอ

• สวนขยายของ Function สวนท�1 คอ เง�อนไข

• สวนขยายของ Function สวนท�2 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนจรง

• สวนขยายของ Function สวนท�3 คอ คาตอบเม�อเง�อนไขเปนเทจ ตวอยางการใชงาน เชน

=IF (Test > = 50 , “ Pass ” , “ Fail ”) จากตวอยาง สามารถอานทาความเขาใจไดดงน�

• ถาคะแนนสอบ Test มคา มากกวา หรอเทากบ 50 คาตอบคอ Pass

• ถาคะแนนสอบ Test มคา นอยกวา 50 คาตอบคอ Fail หลกการพมพสวนขยาย

• ถาเปนช�อ เซลล ตวเลข คาตรรกะ (True/False) ไมตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)

• ถาเปนขอความตองใสเคร�องหมายคาพด (“ ”)

รปแบบของการพมพ Function คอ

= ช"อ Function (สวนขยายของ Function สวนท"1 , [สวนขยายของ Function สวนท"2])

• ช�อ Function หมายถง Function ท�ตองการคานวณ

• ภายในเคร�องหมายวงเลบ หมายถง สวนขยายของ Function (ซ�งแตละ Function มสวนขยายไมเหมอนกน)

• ถาสวนขยายมมากกวา 1 สวน สวนขยายแตละสวนจะข�นดวยเคร�องหมาย Colon (,)


51

Function ท"นาสนใจ

Function ใน Calc/Excel มมากมายกวา 300 Function ผเขยนเหนวาถาหากนาเสนอการใชงานทกๆ Function ในหนงสอเลมน�คงจะมพ�นท�ไมเพยงพอ ดงน�นผเขยนจงขอแนะนาเฉพาะ Function ท�นยมใชงาน เทาน�น ไมวาผอานจะใชโปรแกรม Calc หรอ Excel ผเขยนขอบอกไดเลยวาการใชงาน Function จะเปนรปแบบเดยวกน ตางกนเฉพาะเคร"องหมายท"ค"นระหวางสวนขยาย (Argument) คอ Calc จะใช

เคร"องหมาย Semi Colon ( ; ) สวน Excel จะใชเคร"องหมาย Comma ( , ) ดงน�นในเน�อหาสวนน�ผเขยนขอ

อธบายโดยใชโปรแกรม Calc เปนหลกเพ"อใหผอานเหนวาถาผอานเคยใช Excel มากอน Calc กไมใชปญหา

อกตอไป

ตารางแสดงช"อ Function ท"นยมใชงาน

ช"อ Function หนาท"

SUM หาผลรวมตวเลข IF Function แบบมเง�อนไข SUMIF หาผลรวมตวเลขแบบมเง�อนไข COUNT นบจานวนท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา COUNTIF นบจานวนแบบมเง�อนไข COUNTA นบจานวนท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา และ ขอความ COUNTBLANK นบจานวนเซลลวาง AVERAGE หาคาเฉล�ย AVERAGEIF หาคาเฉล�ยแบบมเง�อนไข MAX หาคาสงสด MIN หาคาต�าสด LARGE หาคามากท�สดโดยระบเปนลาดบ SMALL หาคานอยท�สดโดยระบเปนลาดบ PRODUCT หาคาผลคณ SUMPRODUCT หาคาผลรวมของผลคณ ROUND ปดเศษตวเลข INT ปดเศษตวเลข TRUNC ปดเศษตวเลข LOWER เปล�ยนตวอกษรภาษาองกฤษเปนพมพเลกท�งหมด UPPER เปล�ยนตวอกษรภาษาองกฤษเปนพมพใหญท�งหมด PROPER กาหนดใหอกษรตวแรกของคาเปนตวพมพใหญ LOOKUP คนหาขอมลในตารางฐานขอมล


52

ตวอยางการใชงาน Function

• =SUM(A1 ; B1) หาผลรวมคาท�อยในเซลล A1 กบ B1

• =SUM(A1 : A10) หาผลรวมของคาท�อยใน A1 ถง A10

• =SUM(A3:A8 ; B2:F4) หาผลรวมของคาท�อยในเซลล A3 ถง A8 กบ ผลรวมของคาในเซลล B2 ถง F4

• =AVERAGE(A1 : A10) หาคาเฉล�ยของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10

• =MAX(A1 : A10) หาคาสงสดของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10

• =MIN(A1 : A10) หาคาต�าสดของคาท�อยในเซลล A1 ถง A10

การต�งช"อเซลล/กลมเซลล

ในการอางองเซลลเพ�อใชในการคานวณบางคร�งอาจจะดงงๆ สาหรบผท�เร�มใชงาน เพราะการอางองเซลลแบบปกตจะเปนการอางองช�อเซลลเปนสวนใหญ และไมเปนการส�อความหมายท�ดน�นเอง เชน A1, B1 , A1:A10 เปนตน ดงน�นการต�งช�อกลมเซลลสามารถชวยแกปญหาน�ได เชน ต�งช�อเซลลหรอกลมเซลลท�ตองการคานวณวา Test เพ�อใหเขาใจวาเปนเซลลของคะแนนสอบ แลวนาช�อท�ต�งใหมน� ไปใชในการคานวณตอไป เพ�อเวลาอานสตรออกมาจะทาใหส�อความหมายไดงายข�น

ตวอยางการต�งช"อกลมเซลล

1. เลอกเฉพาะชวงเซลลท�จะนาไปใชงาน (ไมตองเลอกหวตาราง) เชน เลอกชวงเซลลท�เปน

คะแนน (ไมตองเลอกเซลล Test เพราะ Test คอหวตาราง)

กอนเลอก หลงเลอก


53

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Names, Defines…

• คลกท�ชอง Name ต�งช�อกลมเซลลวา Test (แนะนาใหต�งช�อตามหวตาราง)

• คลกปม Add

• คลกปม OK

• ถาตองการลบช�อกลมเซลล ใหเลอกช�อกลมเซลลแลวคลกปม Delete

ทดสอบการใชงานโดย 1. คลกเมาสท�ชอง Name Box แลวเลอกช�อกลมเซลลท�ต�งไว เชน Test

2. โปรแกรมจะไปเลอกชวงเซลลตามช�อท�เลอกใหอตโนมต

3. นาช�อกลมเซลลไปใชในการคานวณไดเลย

1. ตlงช"อกลมเซลลท"น"

2. เสรจแลวคลกปม Add



54

Function เก"ยวกบเง"อนไข

Function IF

รปแบบของ Function IF =IF (เงอนไข ; จรง ; เทจ) ตวอยางการใชงาน

ในหวขอท�ผานมาตองการคานวณแบบมเง�อนไขดงน� คอ ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 50 ใหแสดงผลคาวา Pass แตถาคะแนนนอยกวา 50 ใหแสดงผลคาวา Fail

1. ท�เซลล C2 พมพ =IF(Test>=50;"Pass";"Fail")

• ถาเปนขอความ ใหพมพอยภายในเคร�องหมายคาพด เชน “Pass” “Fail”

• ถาเปนช�อกลมเซลล, ตวเลข, คาตรรกะ (True/False) ใหพมพลงไปไดเลย เชน 50

2. เม�อปอนสตรเสรจแลวกดปม <Enter> 3. ปรากฏผลลพธ ดงรป

4. คดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธทกเซลล


55

Function IF ซอน IF

ตวอยางการใชงาน

ตองการคานวณเกรด (Grade) โดยมเง�อนไข 5 เง�อนไขดงน� 1. ถาคะแนน สอบ Test มากกวาหรอเทากบ 80 ไดเกรด A 2. ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 70 ไดเกรด B 3. ถาคะแนน สอบ Test มากกวาหรอเทากบ 60 ไดเกรด C 4. ถาคะแนนสอบ Test มากกวาหรอเทากบ 50 ไดเกรด D 5. ถาคะแนน สอบ Test นอยกวา 50 ไดเกรด F

ตวอยางน�ตองใช Function IF ซอน IF โดยมหลกการพจารณาดงน�

จานวนช�นของ IF = จานวนเงอนไข – 1 เชน

• ถากาหนด 2 เง�อนไข จานวนช�นของ IF เทากบ 1 ช�น หรอ 1 IF

• ถากาหนด 5 เง�อนไข จานวนช�นของ IF เทากบ 4 ช�น หรอ 4 IF

• คาตอบสดทายใหพมพตอจากคาตอบกอนสดทายไดเลย รปแบบของการใช IF ซอน IF

= IF1(เงอนไข1 ; คาตอบ1 ; IF2(เงอนไข2 ; คาตอบ2 ; IFn(เงอนไข n ; คาตอบ n ; คาตอบสดทาย))) ในตวอยางน�กาหนดเง�อนไข 5 เง�อนไข เพราะฉะน�นจานวนช�นของ IF เทากบ 4 ช�น (4 IF) และ

เง�อนไขสดทาย ถาคะแนนสอบ Test นอยกวา 50 ไดเกรด F ใสหลงสด สามารถตความหมายเง�อนไขและมาพมพเปนสตรไดดงน� คอ

=IF(Test>=80;"A";IF(Test>=70;"B";IF(Test>=60;"C";IF(Test>=50;"D";"F"))))


56

Function MAXIF/MINIF

ในหวขอน�บางผอานอาจจะสงสยวา Function MAXIF/MINIF มดวยหรอ อนท�จรงแลว Function MAXIF/MINIF ไมม แตเปนการประยกตใช Function MAX/MIN รวมกบ Function IF น�นเอง ( Function MAX/MIN ซอนอยใน Function IF)

ตวอยางการใชงาน กาหนดเง�อนไขดงน�

1. ถาคะแนนสอบ Test มคามากท�สดใหปรากฏคาวา MAX 2. ถาวาคะแนนสอบ Test มคานอยท�สดใหปรากฏคาวา MIN 3. ถาไมใชคา MAX / MIN ใหปรากฏคาวาง

วธทา ม 3 เง�อนไข แสดงวา ใช IF 2 ช�น (2 IF)

1. ปอนสตรตามลาดบเง�อนไข 2. เง�อนไขสดทายในท�น�คอ ถาไมใชคา MAX / MIN ใหปรากฏคาวาง 3. พมพสตรในเซลล E2 ตามลาดบเง�อนไขดงน�

=IF(MAX(Test)=B2;"MAX";IF(MIN(Test)=B2;"MIN";" "))

• IF(MAX(Test)=B2;"MAX" ถาคาในเซลล B2 ในชวงคะแนน Test เปนคา MAX ใหปรากฏคาวา MAX

• IF(MIN(Test)=B2;"MIN"; ถาคาในเซลล B2 ในชวงคะแนน Test เปนคา MIN ใหปรากฏคาวา MIN

• " " ถานอกเหนอจากน�นเปนคาวาง

• ผลลพธท�ไดเปนดงรป


57

Function COUNTIF

Function COUNTIF เปน Function ท�ใชสาหรบนบแบบมเง�อนไข สามารถใชไดกบขอมลท�เปนท�งขอความ และขอมลตวเลข

รปแบบ Function COUNTIF

=COUNTIF (ชวงขอมล ; เงอนไขในชวงขอมล) ตวอยางการใชงาน

โจทย ตองการนบจานวนคนท�สอบผาน (Pass) วามจานวนก�คน วธทา

1. ต�งช�อกลมเซลลชวง C2 ถง C4 วา PassFail 2. คลกท�เซลลผลลพธ ในท�น� คอเซลล C6 3. พมพ =COUNTIF(PassFail;"Pass") 4. กดปม <Enter> จะไดผลลพธ คนท�สอบผานเทากบ 2 คน


58

Function SUMIF

Function SUMIF เปน Function ท�ใชสาหรบรวมแบบมเง�อนไข สามารถใชไดกบขอมลท�เปนตวเลข และ วนท�เวลา รปแบบ Function SUMIF

=SUMIF (ชวงขอมล ; เงอนไขในชวงขอมล ; ชวงทตองการรวมตามเงอนไข)


โจทย ตองการรวมคะแนนของคนท�ไดคะแนนมากกวา 50 (คาตอบคอ 150) วธทา

1. ต�งช�อกลมเซลลชวง B2 ถง B4 วา Test 2. คลกท�เซลลผลลพธ ในท�น� คอเซลล B6 3. พมพ =SUMIF(Test; ">50";Test) 4. กดปม <Enter> ไดผลลพธคอ 150


59

Function AVERAGEIF

Function AVERAGEIF เปน Function ท�ใชสาหรบหาคาเฉล�ยแบบมเง�อนไข

รปแบบ Function AVERAGEIF

=SUMIF/ COUNTIF ตวอยางการใชงาน

1. ต�งช�อกลมเซลลชวง B2 ถง B4 วา Test 2. คลกท�เซลล B6 เพ�อคานวณหาผลรวมคะแนนท�มากกวา 50 (SUMIF)

• พมพ =SUMIF(Test ; ">20" ; Test) กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 150

• เง�อนไขท�เปนเคร�องหมายเปรยบเทยบตองพมพภายในเคร�องหมายคาพด

3. คลกท�เซลล B7 เพ�อนบจานวนคนท�มคะแนนมากกวา 50 (COUNTIF)

• พมพ =COUNTIF(Test ; ">20") กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 3

• เง�อนไขท�เปนเคร�องหมายเปรยบเทยบตองพมพภายในเคร�องหมายคาพด

4. คลกท�เซลล B8 เพ�อหาคาเฉล�ยของคนท�ไดคะแนนมากกวา 50 (AVERAGEIF)

• พมพ =D8/D9 กดปม <Enter> ไดผลลพธเทากบ 75


60

Function เก"ยวกบการนบจานวน

Function COUNT

Function COUNT เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนขอมลท�เปนตวเลข, วนท�, เวลา ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�

=COUNT(ชวงขอมล)

Function COUNTA

Function COUNTA เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนขอมลท�เปนขอความ, ตวเลข, วนท�, เวลา ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�

=COUNTA(ชวงขอมล)

Function COUNTBLANK

Function COUNTBLANK เปน Function ท�ใชสาหรบนบจานวนเซลลท�เปนคาวาง ซ�งมรปแบบการใชงานดงน�

=COUNTBLANK(ชวงขอมล) ตวอยางการใชงาน

1. ต�งช�อกลมเซลลท�ตองการนาไปคานวณวา DataRange

2. ปอนสตรการคานวณดงรป

3. ผลลพธจากการใช Function COUNT ในรปแบบตางๆ

• COUNT เฉพาะขอมลท�เปนตวเลขและวนท�ไดเทากบ 5

• COUNTA เฉพาะขอมลท�เปนตวเลข วนท� และขอความไดเทากบ 8

• COUNTBLANK เฉพาะเซลลท�มคาวางไดเทากบ 4


61

Function เก"ยวกบการปดเศษ

Function สาหรบปดเศษท�นยมใชงานม 3 Function ดวยกนคอ ROUND, TRUNC, INT ซ�งแตละ Function ใชงานอยางไร และมขอแตกตางกนหรอไมน�น ลองตดตามดนะ

Function ROUND

Function ROUND มหนาท�ปดเศษตวเลขใหมตาแหนงทศนยมตามท�ระบ ROUND เปน Function ท�คอนขางเหมาะสมท�สดสาหรบการปดเศษจานวนเงนท�เก�ยวของกบบญชและการเงน ซ�งหลกการปดเศษจะใชหลกการดงน�

• ตาแหนงท�ตองการปดเศษน�น จะพจารณาจากตวเลขหลงตาแหนงท�ตองการปดเศษ

• ถาตวเลขนอยกวา 5 จะปดลง

• ถาตวเลขมากกวาหรอเทากบ 5 จะปดข�น รปแบบ Function ROUND

=ROUND (ตวเลขท"ตองการปดเศษ; จานวนตาแหนงทศนยมท"ตองการปดเศษ) หลกการกาหนด จานวนตาแหนงทศนยมท�ตองการปดเศษ

1. ถาเทากบ 0 หรอไมใส ตวเลขจะถกปดเปนจานวนเตมท�ใกลท�สด (ไมมทศนยม) เชน =ROUND(199.38) คาตอบท"ไดคอ 199

2. ถามากกวา 0 ตวเลขทศนยมจะถกปดเศษเทากบจานวนหลกของตาแหนงทศนยมตามตวเลขท�ระบ (เล�อนไปทางขวาของจดทศนยม) เชน =ROUND(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.4

3. ถานอยกวา 0 ตวเลขจะถกตดไปทางซายของจดทศนยมตามตวเลขท�ระบ เชน =ROUND(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 200

4. ถาตองการปดข�นอยางเดยวใหใช Function ROUNDUP เชน =ROUNDUP(199.38) คาตอบท"ไดคอ 200 เชน =ROUNDUP(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.4 เชน =ROUNDUP(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 200

5. ถาตองการปดลงอยางเดยวใหใช Function ROUNDDOWN เชน =ROUNDDOWN(199.38) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =ROUNDUP(199.38;1) คาตอบท"ไดคอ 199.3 เชน =ROUNDUP(199.38; -1) คาตอบท"ไดคอ 190


62

Function INT

INT เปน Function ท�ทาหนาท�ตดเศษทศนยมท�ง ใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม รปแบบ Function INT

= INT (ตวเลข) ตวอยางการใชงาน เชน =INT(199.99) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =INT(199.11) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =INT(199) คาตอบท"ไดคอ 199

Function TRUNC

TRUNC เปน Function ท�ทาหนาท�คลายๆ กบ Function INT ตางกนตรงท� Function INT ตดเศษทศนยมท�ง ใหเหลอเฉพาะตวเลขจานวนเตม สวน Function TRUNC สามารถกาหนดจานวนตดเศษทศนยมได รปแบบ Function TRUNC

= TRUNC (ตวเลข; จานวนตาแหนงการปดเศษ) ตวอยางการใชงาน เชน =TRUNC(199.99) คาตอบท"ไดคอ 199 เชน =TRUNC(199.99; 1) คาตอบท"ไดคอ 199.9 เชน =INT(199; -1) คาตอบท"ไดคอ 190


63

Function เก"ยวกบการคนหาขอมล

Function คนหาขอมลเปน Function ในประเภท LOOKUP ซ�ง Function ท�นยมใชงานคอ 1. VLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวต�ง) 2. HLOOKUP (คนหาขอมลจากตารางแนวนอน)

ลกษณะการทางานของ Function ประเภทน�คอ กาหนดคาๆ หน�ง ใหไปคนหาคาในอกตารางหน�ง ถาเจอขอมลท�ตองการจะสงกลบคาน�นออกมา และถาไมเจอคาท�ตองการจะสงกลบคาผดพลาดออกมาเปนคาวา #N/A เพ�อแจงใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการคนหา

Function VLOOKUP

VLOOKUP เปน Function ท�ใชในการคนหาคาในตารางแนวต�ง โดยดจากคอลมนแรกของตาราง และเม�อเจอคาท�ตองการ VLOOKUP จะสงกลบคาน�นออกมาเปนผลลพธ

รปแบบของ Function

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,column_index_num,range_lookup)

• lookup_value คาท�ตองการนาไปคนหา ในคอลมนแรกของ table_array

• table_array ตารางท�เกบขอมล (ตารางขอมล)

• col_index_num หมายเลขคอลมนใน table_array ท�ตรงกบคาผลลพธท�ตองการ

• range_lookup คาตรรกะ (True หรอ 1 หรอละไว, False หรอ 0)

Lookup_value

Table_array

Column_index_num


64

การกาหนดคา True หรอ False ในตาแหนง range_lookup นบไดวามความสาคญเปนอยางมาก ถาหากไมเขาใจอยางถกตองแลวอาจจะทาใหผลลพธเกดความผดพลาดได ดงน�นจงควรทาความเขาใจกบคา 2 คาน� กอนดงน� ความหมายของ True (หรอละไว หรอ 1) ม 3 ความหมายคอ

1. ขอมลในคอลมนแรกของตาราง table_array ตองมการจดเรยงจากนอยไปมาก ถาขอมลไมถกจดเรยงจะสงกลบคา Error (#N/A) ทนทโดยไมสนใจวาจะเจอขอมลหรอไม (ดรปประกอบ) ตวอยาง ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A12;A3:D8;2 ) คาตอบท"ไดเปน #N/A เพราะตารางขอมลในคอลมน Name ยงไมถกเรยงจากนอยไปมาก

2. ถาเจอคาท�ตองการ จะสงกลบคาน�นเปนผลลพธคอลมน Name มการจดเรยงขอมลจากนอยไปมากจงไดผลลพธท"ถกตอง


65

3. ถาไมเจอคาท�ตรงกน Function VLOOKUP จะเปล�ยนใจมองหาคาท�นอยกวา หรอคาท�ใกลเคยง

1. ถาเจอคาท�นอยกวาจะสงกลบผลลพธของคาท�นอยกวาหรอคาท�ใกลเคยงออกมา ในตวอยางตองการกาเงนเดอนของ Somkiat แตไมมขอมลของ Somkiat VLOOKUP จงไปนาคาเงนเดอนของ Somjai มาใหแทน

2. และถาไมเจอคาท�นอยกวาหรอคาท�ใกลเคยงกบคาท�ตองการคนหา Function VLOOKUP จะสงกลบคา Error (#N/A)


66

ความหมายของ False (หรอ 0 ) ม 3 ความหมายคอ 1. ขอมลในคอลมนแรกของตาราง table_array ไมมการจดเรยง 2. ถาเจอคาท�ตองการ Function VLOOKUP จะสงกลบคาน�นเปนผลลพธ

ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(B12;B3:D8;2; 0) เม"อคาท"นาไปสบคนมอยในตาราง VLOOKUP จะสงกลบขอมลมาใหอยางถกตอง

3. ถาไมเจอคาท�ตรงกนจรงๆ จะสงกลบคา Error (#N/A) เปนผลลพธ ในเซลลผลลพธ B11 พมพ = VLOOKUP(A11;A2:C7;2;False) เม"อคาท"นาไปสบคนไมมอยในตาราง VLOOKUP จะสงกลบ Error #N/A โดยไมลงเล


67

ตวอยางการใชงาน Function VLOOKUP

ตวอยางการใช VLOOKUP เพ�อตองการตรวจสอบรายการสนคาวามรายการสนคาตามขอมลท�นาไปตรวจสอบหรอไม สามารถชวยใหผอานทราบวาขอมลท�นาไปตรวจสอบเปนขอมลเกา หรอ ขอมลใหม

• ถาเปนขอมลเกา กจะปรากฏรายการสนคาน�นๆ เชน ในตวอยางน� RAM กบ CPU เปนขอมลเกา

• ถาเปนขอมลใหม กจะปรากฏ Error #N/A ชน ในตวอยางน� VGA กบ Monitor เปนขอมลใหม วธการคานวณ

1. คลกในเซลลผลลพธ C2 2. พมพ =VLOOKUP(B2;$A$2:$A$5;1;False) 3. หรอพมพ =VLOOKUP(B2;$A$2:$A$5;1;0)

• B2 เปนคาท�นาไปคนหาขอมลในตารางขอมล

• $A$2:$A$5 เปนตารางขอมล (ตองใสสตรแบบ Absolute เพ�อ Lock ตาแหนงชวงตารางขอมลไวไมใหไหลในกรณท�มการคดลอกสตร)

• 1 หมายถง หมายเลขคอลมนเพ�อให VLOOKUP คนหาขอมลและสงผลลพธกลบมา

• False หรอ 0 หมายถง ถามขอมลจะสงกลบขอมลท�ถกตอง และถาไมมขอมลกจะสงกลบ #N/A เพ�อใหทราบวาไมเจอขอมลท�ตองการ

4. เม�อพมพสตรเสรจแลว ใหกดปม <Enter> เพ�อดผลลพธ 5. คดลอกสตรไปยงเซลลผลลพธทกเซลล


68

Function ISERROR

ISERROR เปน Function ท�ใชสาหรบตรวจสอบคา ERROR ตางๆ ไดทกคา ERROR เชน #N/A , #NAME?, #VALUE, #DIV/0 รปแบบของ Function ISERROR

= ISERROR (คาทตองการตรวจสอบ) ความหมายของ Function ISERROR

• ถาคาท�ตองการตรวจสอบเปนคา ERROR จะสงกลบคา TRUE เปนคาตอบ

• ถาคาท�ตองการตรวจสอบไมใชคา ERROR จะสงกลบคา FALSE เปนคาตอบ

• คาท�ตองการตรวจสอบ อาจจะเปนการอางองตาแหนงเซลล, คาคงท� หรอ เปน Function กได ตวอยางการใชงาน

จากตวอยางท�ผานมาสามารถใช Function ISERROR ตรวจผลลพธในคอลมน C เพ�อเรยนรการใชงาน Function ISERROR


69

Function IFISERROR

เม�อทาความเขาใจ Function ISERROR อยางถกตองแลว ในหวขอน�จะเปนการประยกตใชงาน Function ISERROR โดยนา Function IF เขามาตรวจสอบเง�อนไข (ถาผอานใดยงสบสนการใช Function IF ใหยอนกลบไปทบทวน Function IF เสยกอนนะ) รปแบบ Function IFISERROR

= IF ( ISERROR(คาทตองการตรวจสอบ) ; TRUE; FALSE ) ความหมายของ Function IFISERROR

• ISERROR (คาท"ตองการตรวจสอบ) กาหนดเปนเง�อนไขของ Function IF

• ถาเง"อนไขเปนจรงหรอเปนคา ERROR ผลลพธของเง�อนไขท�เปนจรงสามารถกาหนดเปนคาตวเลข,คาตรรกะ, ขอความ, สตรหรอ Function กได

• ถาเง"อนไขเปนเทจหรอเปนคาอ"นท"ไมใชคา ERROR ผลลพธของเง�อนไขท�เปนเทจสามารถกาหนดเปนคาตวเลข,คาตรรกะ, ขอความ, สตรหรอ Function กได


จากตวอยางท�ผานมาสามารถใช Function IFISERROR ตรวจสอบผลลพธจากการใช Function VLOOKUP และกาหนดเง�อนไขดงน�

• ถา VLOOKUP สงกลบเปนคา ERROR #N/A ใหปรากฏคาวา ขอมลใหม

• ถา VLOOKUP สงกลบเปนคาผลลพธท"คนหาเจอใหปรากฏคาวา ขอมลเกา


70

Function เก"ยวกบขอความ

Function LEN

LEN เปน Function ท�ทาหนาท� นบจานวนอกขระ (รวมไปถงชองวาง, ตวเลข, สระวรรณยกต และเคร�องหมายตางๆ) ใหผลลพธออกมาเปน คาตวเลข รปแบบ Function LEN

= LEN (ขอความทตองการนบ) ตวอยางการใชงาน

Function UPPER

UPPER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษใหเปนตวพมพใหญท�งหมดทกตวอกษร รปแบบ Function UPPER

= UPPER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน


71

Function LOWER

LOWER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษใหเปนตวพมพเลกท�งหมดทกตวอกษร รปแบบ Function LOWER

= LOWER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน

Function PROPER

PROPER เปน Function ท�ทาหนาท� กาหนดตวอกษรภาษาองกฤษตวแรกของคาใหเปนตวพมพใหญสวนตวอกษรท�ไมใชตวแรกใหเปนตวพมพเลก รปแบบ Function PROPER

= PROPER (ขอความภาษาองกฤษ) ตวอยางการใชงาน


72

Function LEFT

LEFT เปน Function ท�ทาหนาท� สงกลบอกขระของคาโดยนบลาดบจากซายไปขวาตามจานวนของตาแหนงท�ระบ รปแบบ Function LEFT

= LEFT (ขอความ ; จานวนตาแหนงทระบ) ตวอยางการใชงาน

สามารถนา Function PROPER มาประยกตรวมกบ Function LEFT ไดดงน�


73

Function CONCATENATE

CONCATENATE (&) เปน Function ท�ใชสาหรบเช�อมขอความเขาดวยกน ซ�งการใชงาน Function น� สวนใหญนยมพมพตว & เพ�อเช�อมขอความตางๆ เขาดวยกน รปแบบ Function CONCATENATE

= CONCATENATE (ขอความ 1 ; ขอความ 2 ; ขอความ… ) หรอรปแบบ Function CONCATENATE (พมพเคร�องหมาย &)

= ขอความ1 & ขอความ2 & ขอความ… ตวอยางการใชงาน

การเช�อมขอความดวยขอความ สวนใหญนยมพมพ & เปนตวเช�อม ซ�งหลกการใชงาน จานวน & เทากบ จานวนขอความท�ตองการนามาเช�อมลบดวย 1


74

เทคนคการตดตามสตร

การตดตามสตรเปนเคร�องมอท�เตรยมไวสาหรบวตถประสงคเพ�อตดตามสตร ตดตามความผดพลาด ตดตามท�ไปท�มาของสตร แสดงขอคดเหน (Comment) ซ� งเคร�องมอท�ใชสาหรบตดตามสตรสามารถเรยกใชไดดงน�

Calc

คลกเลอกเมน Tools, Detective

• Trace Precedents ใชสาหรบตรวจสอบวา ActiveCell รบคามาจากเซลลใดบาง

• Remove Precedents ใชสาหรบลบเสนลกศร Trace Presidents คร� งละ 1 Step

• Trace Dependents ใชสาหรบตรวจสอบวา ActiveCell สงคาไปยงเซลลใดบาง

• Remove Dependents ใชสาหรบลบเสนลกศร Trace Dependents คร� งละ 1 Step

• Remove All Traces ใชสาหรบลบเสนลกศรทเดยวท�งหมด

• Trace Error ใชสาหรบหาท�ไปท�มาของคาความผดพลาด

• Mark Invalid Data ใชสาหรบตรวจสอบขอมล

• Refresh Traces ใชปรบปรงการตรวจสอบ

• AutoRefrresh ใชปรบปรงการตรวจสอบแบบอตโนมต


75

Excel

คลกเลอกเมน Tools, Formula Auditing, Show Formula Auditing Toolbar

• เคร�องมอ Error Checking ใชสาหรบตรวจสอบความผดพลาดของสตร

• เคร�องมอ Trace Precedents ใชสาหรบตรวจสอบตรวจสอบวาสงคามาจากท�ใดบาง

• เคร�องมอ Remove President Arrow ใชสาหรบลบลกศร Trace Presidents

• เคร�องมอ Trace Dependents ใชสาหรบตรวจสอบวาสงไปใหใครบาง

• เคร�องมอ Remove Dependent Arrow ใชสาหรบลบลกศร Trace Dependents

• เคร�องมอ Remove All Arrow ใชสาหรบลบเสนลกศรท�งหมด

• เคร�องมอ Trace Error ใชสาหรบหาท�ไปท�มาของคาความผดพลาด

• เคร�องมอ Comment ใชสาหรบเพ�มขอคดเหน

• เคร�องมอ Show watch Windows ใชสาหรบแสดงคาท�อยในเซลล

• เคร�องมอ Evaluate Formula ใชสาหรบดสรปสตร


76

การปองกนแฟมเอกสาร

แฟมเอกสารหรอสมดงานท�เปนความลบ เพ�อปองกนการเปดด การแกไขขอมล โดยคนท�จะเขามาใชงานตองมรหสผาน หรอเขามาดไดอยางเดยวหามแกไขขอมล เราสามารถปองกนเอกสารหรอสมดงานเหลาน�นไดดวยความสามารถของโปรแกรมดงน�

การปองกนระดบ Workbook

เปนการกาหนดรหสผานเพ�อปองกนการเปดไฟล

Calc

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน File, Save As… 3. คลกเลอกรายการ Save with password

4. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm

5. คลกปม OK 6. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 4 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนด

ไวออกไป


77

Excel

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน File, Save As… 3. คลกเลอกรายการ Tools, General Option 4. ใสรหสผานในชอง Password to open: และ Confirm



การปองกนระดบ Worksheet

เปนการกาหนดรหสผานเพ�อปองกนการเปล�ยนช�อชต หรอเพ�มชต

Calc

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน Tools, Protect Document, Document 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm




78

Excel

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Protect Workbook 3. คลกเลอกราย Structure ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm

4. คลกปม OK 5. หากตองการยกเลกรหสผานใหคลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Unprotect Workbook แลว

ใสรหสผานท�เคยกาหนดไว

การปองกนระดบ Cell

เปนการปองกนการแกไขขอมลท�อยใน Cell (กาหนด Cell เปน Read Only)

Calc

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมน Tools, Protect Document, Sheet 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm



79

5. หากตองการยกเลกรหสผานสามารถทาไดดงข�นตอนในขอท� 1 – 3 โดยลบรหสผานท�เคยกาหนดไวออกไป

Excel

1. เปดแฟมเอกสารท�ตองการ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Protect Sheet… 3. ใสรหสผานในชอง Password และ Confirm

4. คลกปม OK 5. หากตองการยกเลกรหสผานใหคลกเลอกเมนคาส�ง Tools, Protection, Unprotect Sheet แลวใส

รหสผานท�เคยกาหนดไว


80

ฐานขอมล

การจดเกบขอมลท�ดถอไดวาเปนส�งท�ควรทา ซ�งคาวาฐานขอมลในท�น� หมายถงขอมลท�ถกจดเกบอยางเปนระเบยบเรยบรอย เหมาะสาหรบการนาขอมลไปใชในการวเคราะห หาผลลพธไดเปนอยางด

ทาความเขาใจกบฐานขอมล

• ฐานขอมลเปนการจดเกบขอมลท�สะดวกสาหรบการสบคน และสรปผลขอมล

• ในฐานขอมลเรยกรายการในแตละคอลมนวา Field เรยกรายการในแตละแถววา Record

• ในตวอยางน� ม Field ท�งหมด 4 Field ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน

• ขอมลพนกงาน 1 คนหมายถงขอมล 1 Record ฐานขอมลในตวอยางนlมจานวน Record ทlงหมด 8 Record

• ฐานขอมลมหวตารางหรอ Field ไดแค 1 แถว เรยกหวตารางวา “Header Row”

• การจดเกบขอมลตองจดเกบแบบตอเน�องกนตลอดหามมแถววาง

ขอดของการจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล

ถาจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล เม�อนาขอมลไปใชงานโปรแกรมจะรจกชวงขอมลโดยอตโนมต โดยเพยงแคเมาสไปคลกเลอกท�เซลลใดกได แตเซลลน�นตองอยในชวงขอมลของฐานขอมล เชน

1. การกรองขอมล (Filter) 2. การจดเรยงขอมล (Sorting) 3. การทารายงานผลรวมยอย (Sub Totals) 4. การทาตารางสรปสาระสาคญ (Data Pilot, PivotTable)

Column หรอ Field

Row หรอ Record


81

การกรองขอมล (Data Filter)

การกรองขอมล (Data Filter) หรอท�เรยกกนตดปากวา Filter เปนการกรองขอมล การเรยกดขอมล ท�ตองการ ซ�งการใชงานน�นสามารถทาไดงาย และเรว

การกรองขอมล หรอ Filter สามารถทาได 2 วธคอ 1. Auto Filter 2. Advanced Filter

การกรองขอมลดวย Auto Filter

Calc

1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล)

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ


82

4. ถาตองการกรองขอมลท�รายการใด หรอ Field ใด ใหคลกเมาสท� Dropdown List แลวเลอกรายการ

ท�ตองการ เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง พนกงานบญช

5. ผลลพธจากการกรองขอมลในขอท� 4

6. การคนขอมลกลบสสภาวะเดมใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Remove Filter 7. การยกเลกการกรองขอมลใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter


83

การกรองขอมลแบบมเง"อนไข การกรองขอมลดวย Auto Filter จะมเง�อนไขเปน “เทากบ” เพยงอยางเดยว ดงน�นถาตองการกรอง

ขอมลแบบมเง�อนไขแบบ มากกวา นอยกวา ไมเทากบ เปนตน จะตองใชการกรองแบบ Standard

การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function OR การกรองขอมลโดยใชฟงชน OR (หรอ) สวนมากจะนาไปใชกบขอความ โดยผเขยนขอยกตวอยาง

การใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�อง 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Standard

6. ปรากฏกรอบโตตอบ Standard Filter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบพนกงานบญช

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ


84

8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะมขอมลขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบพนกงานบญช เทาน�น

การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function AND การกรองขอมลโดยใชฟงชน AND (และ) สวนมากจะนาไปใชกบชวงตวเลข โดยผเขยนขอ

ยกตวอยางการใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Standard

6. จะปรากฏกรอบโตตอบ Standard Filter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลท� Field เงนเดอน ท�มคาอยในชวง 9000 ถง 10000สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป


85

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ 8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะมขอมลเงนเดอน ท�มคาอยในชวง 9000 ถง 10000

การกรองขอมลแบบ Top 10 การกรองขอมลแบบ Top 10 น� สามารถใชงานไดกบตวเลข เชน ตองการดขอมล 10 อนดบสงสด

หรอ ตองการดขอมล 10 อนดบต�าสด ซ� งข�นตอนการใชงานเปนดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ เชน ตองการด 10 อนดบสงสดท� Units

5. ผลลพธท�ไดเปนดงรป


86

6. ถาตองการแสดงขอมลท�งหมดใหเลอก All


87

Excel

1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล)

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ


88

4. ถาตองการกรองขอมลท�รายการใด ใหคลกเมาสท� Drop Down List แลวเลอกรายการท�ตองการ

เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง พนกงานบญช

5. ผลลพธจากการกรองขอมลในขอท� 4

6. การคนขอมลกลบสสภาวะเดมใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Show All 7. การยกเลกการกรองขอมลใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter


89

การกรองขอมลแบบมเง"อนไข ปกตการกรองขอมลดวย Auto Filter ตวเลอกจะมเง�อนไขเปน “เทากบ” เพยงอยางเดยว หาก

ตองการกรองขอมลดวยเง�อนไข แบบมากกวา นอยกวา ไมเทากบ เปนตน จะตองใชการกรองขอมลแบบ Custom…

การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function OR การกรองขอมลโดยใชฟงชน OR (หรอ) สวนมากจะนาไปใชกบขอความ โดยผเขยนขอยกตวอยาง

การใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Custom…

6. ปรากฏกรอบโตตอบ Custom AutoFilter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบ พนกงานบญช สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ


90

8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะไดขอมลเฉพาะตาแหนง ชางเทคนค กบ พนกงานบญช

การกรองขอมลแบบมเง"อนไขโดยใช Function AND การกรองขอมลโดยใชฟงชน AND (และ) สวนมากจะนาไปใชกบชวงของตวเลข โดยผเขยนขอ

ยกตวอยางการใชงานดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Custom…

6. จะปรากฏกรอบโตตอบ Custom AutoFilter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 3 เง�อนไข) เชนตองการกรองขอมลเฉพาะเงนเดอนท�อยในชวง 9000 ถง 10000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป


91

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ 8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะไดขอมลเฉพาะเงนเดอนท�อยในชวง 9000 ถง 10000

การกรองขอมลแบบ Top 10 การกรองขอมลแบบ Top 10 น� สามารถใชงานไดกบตวเลข เชน ตองการดขอมล 10 อนดบสงสด

หรอ ตองการดขอมล 10 อนดบต�าสด ซ� งข�นตอนการใชงานเปนดงน� 1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ

4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ เชน ตองการด 10 อนดบสงสดท� Units


92

5. ผลลพธท�ไดเปนดงรป

6. ถาตองการแสดงขอมลท�งหมดใหเลอก All


93

การกรองขอมลดวย Advanced Filter

การกรองขอมลท�ผานมาสามรถกาหนดเง�อนไขสงสดไดแค 3 เง�อนไขตอ 1 Field ถาตองการกรองขอมลมากกวา 3 เง�อนไข ตองใช Advanced Filter

การกรองขอมลแบบ Advanced Filter ตองกาหนดพ�นท� 3 สวนดวยกนคอ 1. Data Range ชวงขอมลตนฉบบ 2. Criteria Range ชวงสาหรบกาหนดเง�อนไข

• การกาหนดเง�อนไขท�อยแถวเดยวกน จะหมายถง “และ (And)”

• การกาหนดเง�อนไขท�อยคนละแถวกน จะหมายถง “หรอ (Or)” 3. Result Range ชวงแสดงผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด

*** ในชวง Criteria กบ Result ใหคดลอกหวตารางของ Data Range ไปวางไวดวยนะ

Calc

ข�นตอนการกรองขอมลแบบ Advanced Filter 1. กาหนดพ�นท�ท�ง 3 สวน โดยคดลอกหวตารางจากขอมลตนฉบบไปไวในสวน เง�อนไข กบ

ผลลพธ

2. กาหนดเง�อนไขในชวง Criteria Range ตวอยางเชน ตองการด Field เงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรปดงรป


94

• การพมพเง�อนไขบรรทดแรกตองตดกบหวตาราง

• เง�อนไขท�อยแถวเดยวกน (บรรทดเดยวกน) หมายถง การใช Function AND

• เง�อนไขท�อยคนละแถว หมายถง การใช Function OR

• การพมพเง�อนไขมากกวา 1 เง�อนไข เง�อนไขตองอยตดกน หามเวนแถว (โปรแกรมจะมองเซลลวางเปนคาวา ขอมลท�งหมด)

3. คลกเมาสเซลลใดกไดในชวง Data Range (ขอมลตนฉบบ) 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Advanced Filter ปรากฏกรอบโตตอบ Advanced Filter

5. รายการ Read filter criteria From ใหไปเลอกชวงเง"อนไขทlงหมดรวมทlงหวตารางดวย (ตองเลอกใหพอดกบชวงเง�อนไขท�กาหนด)

6. คลกเลอกรายการ Copy result to เพ�อไปเลอกเฉพาะหวตารางในชวง Result Range 7. คลกปม OK 8. สงเกตดผลลพธจะไดขอมลของเงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000

พมพเง"อนไขแบบนl

เลอกชวงเง"อนไข

เลอกชวงผลลพธ


95

Excel

การกรองขอมลท�ผานมาสามรถกาหนดเง�อนไขสงสดไดแค 2 เง�อนไขตอ 1 Field ถาตองการกรองขอมลมากกวา 2 เง�อนไข ตองใช Advanced Filter

การกรองขอมลแบบ Advanced Filter ตองกาหนดพ�นท� 3 สวนดวยกนคอ 1. Data Range ชวงขอมลตนฉบบ 2. Criteria Range ชวงสาหรบกาหนดเง�อนไข

• การกาหนดเง�อนไขท�อยแถวเดยวกน จะหมายถง “และ (And)”

• การกาหนดเง�อนไขท�อยคนละแถวกน จะหมายถง “หรอ (Or)” 3. Result Range ชวงแสดงผลลพธตามเง�อนไขท�กาหนด

*** ในชวง Criteria กบ Result ใหคดลอกหวตารางของ Data Range ไปวางไวดวยนะ

ข�นตอนการกรองขอมลแบบ Advanced Filter 1. กาหนดพ�นท�ท�ง 3 สวน โดยคดลอกหวตารางจากขอมลตนฉบบไปไวในสวน เง�อนไข กบ ผลลพธ

2. กาหนดเง�อนไขในชวง Criteria Range ตวอยางเชน ตองการด Field เงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรปดงรป


96

• การพมพเง�อนไขบรรทดแรกตองตดกบหวตาราง

• เง�อนไขท�อยแถวเดยวกน (บรรทดเดยวกน) หมายถง การใช Function AND

• เง�อนไขท�อยคนละแถว หมายถง การใช Function OR

• การพมพเง�อนไขมากกวา 1 เง�อนไข เง�อนไขตองอยตดกน หามเวนแถว (โปรแกรมจะมองเซลลวางเปนคาวา ขอมลท�งหมด)

3. คลกเมาสเซลลใดกไดในชวง Data Range (ขอมลตนฉบบ) 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Filter, Advanced Filter ปรากฏกรอบโตตอบ Advanced Filter ดงรป

• List range: ชวงขอมลตนฉบบ (ปกตโปรแกรมเลอกใหโดยอตโนมตอยแลว)

• Criteria range: ใหไปเลอกชวงเง�อนไขท�พมพไวท �งหมด

• Copy to: เลอกชวงของผลลพธ

5. คลกปม OK 6. สงเกตดผลลพธจะไดขอมลของเงนเดอนท�มคา 8000, 9000, 10000 และ 11000

พมพเง"อนไขแบบนl


97

การจดเรยงขอมล (Sorting)

เม�อตองการนาขอมลตนฉบบมาเปนสารสนเทศ มความจาเปนท�จะตองจดเรยงขอมล เพ�อจดขอมลเปนหมวดหม เพ�อความเปนระเบยบเรยบรอย ซ�งการจดเรยงขอมลใน Calc อาจจะมปญหาอยบาง ถาหากวาทาแลวเกดปญหา ใหทาซ�าอกคร� งกอาจจะชวยแกปญหาได

Calc

ข�นตอนการจดเรยงขอมล 1. คลกเซลลใดกได ท�อยในชวงขอมล

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort

• Sort by เง�อนไขท� 1 จดเรยงตามตาแหนง

• Then by เง�อนไขท� 2 ถาหากวา เง�อนไขท� 1 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามภมลาเนา

• Then by เง�อนไขท� 3 ถาหากวา เง�อนไขท� 2 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามเงนเดอน

• Ascending เรยงจากนอยไปมาก (0-9, A-Z, ก-ฮ)


98

• Descending เรยงจากมากไปนอย (9-0, Z-A, ฮ-ก)

3. คลกปม OK 4. ผลลพธท�ไดปรากฏดงรป (สงเกตดผลลพธจะตรงตามเง�อนไขท�ระบในขอท� 2)

การจดเรยงขอมลตามลาดบความสาคญ การจดเรยงในหวขอท�ผานมาเปนการจดเรยง จากมากไปนอย จากนอยไปมาก ซ�งในบางคร� งอาจจะ

มความจาเปนท�ตองการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ดงน�นในหวขอน� ผเขยนขอแนะนาการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ตามตวอยางตอไปน� ตวอยาง

ตองการจดเรยงขอมลตาม ตาแหนง โดยเรยงขอมลจากตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล สามารถทาไดตามข�นตอนตอไปน�

1. สรางรายการท�ตองการจดเรยงตามลาดบความสาคญ โดยเขาท�เมน Tools, Options, OpenOffice.org Calc, Sort Lists, New

2. เม�อกาหนดรายการเสรจแลวใหคลกปม OK 3. ตอไปใหเลอกชวงขอมลท�ตองการจดเรยง

1. ปอนรายการแบบนl

2. คลกปม Add

3. สรางรายการเสรจแลว


99

4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort 5. ท�บตรรายการ Sort Criteria ตรง Sort by เลอกช�อField ตาแหนง

6. คลกบตรรายการ Options คลกเลอก Custom sort order เปน พนกงานบญช, ชางเทคนค, เซลล

7. คลกปม OK 8. ผลลพธท�ไดจะเรยงตาม ตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล


100

Excel

ข�นตอนการจดเรยงขอมล 1. คลกเซลลใดกไดท�อยในชวงขอมล

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort

• Sort by เง�อนไขท� 1 จดเรยงตามตาแหนง

• Then by เง�อนไขท� 2 ถาหากวา เง�อนไขท� 1 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามภมลาเนา

• Then by เง�อนไขท� 3 ถาหากวา เง�อนไขท� 2 มคาซ�ากน ใหจดเรยงตามเงนเดอน

• Ascending เรยงจากนอยไปมาก (0-9, A-Z, ก-ฮ)

• Descending เรยงจากมากไปนอย (9-0, Z-A, ฮ-ก)



101

4. ผลลพธท�ไดปรากฏดงรป (สงเกตดผลลพธจะตรงตามเง�อนไขท�ระบในขอท� 2)

การจดเรยงขอมลตามลาดบความสาคญ การจดเรยงในหวขอท�ผานมาเปนการจดเรยง จากมากไปนอย จากนอยไปมาก ซ�งในบางคร� งอาจจะ

มความจาเปนท�ตองการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ดงน�นในหวขอน� ผเขยนขอแนะนาการจดเรยงขอมลตามรายการท�กาหนดข�นมาดวยตนเอง ตามตวอยางตอไปน� ตวอยาง

ตองการจดเรยงขอมลตาม ตาแหนง โดยเรยงขอมลจากตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล สามารถทาไดตามข�นตอนตอไปน�

1. สรางรายการท�ตองการจดเรยงตามลาดบความสาคญ โดยเขาท�เมน Tools, Options, custom Lists

2. เม�อกาหนดรายการเสรจแลวใหคลกปม OK 3. ตอไปใหเลอกชวงขอมลท�ตองการจดเรยง 4. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sort จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort

1. ปอนรายการแบบนl

2. คลกปม Add

3. สรางรายการเสรจแลว


102

5. ตรง Sort by เลอกช�อField ตาแหนง

6. คลกปม Options 7. First key sort order เลอกรายการท�กาหนดไวในท�น� คอ พนกงานบญช, ชางเทคนค, เซลล

8. คลกปม OK 9. ผลลพธท�ไดจะเรยงตาม ตาแหนง พนกงานบญช เจาหนาท"สนาม และ เซลล


103

การสรปขอมล

การสรปขอมลแบบ Group and Outline

Outline หรอ โครงราง มประโยชนในการสรปผลขอมลเปนกลมๆ เพ�อสะดวกในการเลอกดขอมล สามารถปรบเปล�ยนมมมอง และกาหนดไดวาจะใหมการแสดงหรอซอนขอมลไดตามตองการ แตกอนท�จะใชคาส�งเพ�อสราง Outline จะตองมการใสสตรคานวณเพ�อสรปขอมลเปนกลมๆ เสยกอน ไมเชนน�นจะไมสามารถสราง Outline ได

Calc

การสราง Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Outline, AutoOutline จะปรากฏผลดงรป

• Level Bars แสดงถงกลมขอมลในระดบเดยวกน เม�อคลกลงบนเสนจะเปนการซอนกลมท� Level Bar อางถงอย

• Level Symbol เปนปมสญลกษณแสดงระดบของเสนโครงราง สามารถคลกเพ�อใหขอมลในระดบน�นๆ แสดงออกมาท�งหมด

• Show Detail เปนปมเคร�องหมายบวก ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงออกมา และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายลบ (Hide Detail)

Level Symbol Show Detail Hide Detail

Level Bars


104

• Hide Detail เปนปมเคร�องหมายลบ ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงถกซอน และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายบวก (Show Detail)

การยกเลก Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Outline, Remove

Excel

การสราง Group and Outline 1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Group and Outline, AutoOutline จะปรากฏผลดงรป

• Level Bars แสดงถงกลมขอมลในระดบเดยวกน เม�อคลกลงบนเสนจะเปนการซอนกลมท�

Level Bar อางถงอย

• Level Symbol เปนปมสญลกษณแสดงระดบของเสนโครงราง สามารถคลกเพ�อใหขอมลในระดบน�นๆ แสดงออกมาท�งหมด

• Show Detail เปนปมเคร�องหมายบวก ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงออกมา และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายลบ (Hide Detail)

• Hide Detail เปนปมเคร�องหมายลบ ถาคลกเมาสจะทาใหขอมลแสดงถกซอน และปมจะเปล�ยนเปนเคร�องหมายบวก (Show Detail)

การยกเลก Group and Outline

Level Symbol Show Detail Hide Detail

Level Bars


105

1. คลกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Group and Outline, Clear Outline

การสรปขอมลแบบ Sub Totals

Sub Total เปนการนาความสามารถในการจดเรยงขอมล มาผสมผสานกบความสามารถในการคานวณดวย Function ตางๆ เชน Sum, Count, Average ซ�งชวยใหการสรปขอมลทาไดอยางสะดวกรวดเรวโดย Calc จะคานวณใหโดยอตโนมต อกท�ง Calc ยงแถม Outline มาใหเพ�อสะดวกในการเลอกดขอมล การหาผลรวมยอยมข�นตอนดงน�


106

Calc

1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Sub-Totals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals

4. Group by เลอก Field ท�ตองการจดกลม (การจดเรยง) เชน เลอก State เพ�อสรปกลมขอมลใน State

5. Calculate subtotals for เลอก Field ท�ตองการคานวณ เชน ตองการใช Function SUM กบ Field เงนเดอน

6. Use function เลอก Function ท�ตองการใชในการคานวณ 7. คลกปม OK 8. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล


107

9. ทดลองคลกดท� Outline Level 2 จะไดผลดงรป

10. การยกเลกการทา Sub Total ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotal, คลกปม Delete

การหาผลรวมยอยมากกวา 1 กลม 1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals

4. ท�บตรรายการ 1st Group ใหเลอกFieldท�ตองการจดเรยงขอมล ลาดบท� 1


108

5. ท�บตรรายการ 2st Group ใหเลอกFieldท�ตองการจดเรยงขอมล ลาดบท� 2

6. คลกปม OK 7. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล

ใหคลกท� Outline Level 3 จะไดผลดงรป


109

Excel

1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals

• At each change in: เลอก Field ท�ตองการจดกลม (การจดเรยง) เชน เลอก State เพ�อสรปกลมขอมลใน State

• Use function: เลอก Function ท�ตองการใชในการคานวณ

• Add subtotals to: เลอก Field ท�ตองการคานวณ เชน ตองการใช Function SUM กบ Field เงนเดอน

• คลกปม OK เพ�อดผลลพธ

4. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล


110

5. ทดลองคลกดท� Outline Level 2 จะไดผลดงรป

6. การยกเลกการทา Sub Total ใหคลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotal, คลกปม Remove All

การหาผลรวมยอยมากกวา 1 กลม 1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals 4. กาหนดคา Subtotal กลมท� 1 ดงตวอยาง เสรจแลวคลกปม OK

5. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Subtotals อกคร�ง


111

6. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals 7. กาหนดคา Subtotal กลมท� 2 ดงตวอยาง เสรจแลวคลกปม OK

8. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมลทดลองคลกดท� Outline Level 3 จะไดผลดงรป


112

การสรปขอมลแบบ Consolidate

ตารางสรปขอมล (Consolidate) เปนการนาขอมลจากหลายๆ ตารางมาคานวณเพ�อสรปขอมล ซ�งแหลงของตารางขอมลท�จะนามาคานวณเพ�อหาผลสรป สามารถนามาจาก Worksheet เดยวกน ตาง Worksheet หรอตาง Workbook กได และ Function ท�นามาคานวณกเปน Function ท�นยมใชงานหลาย Function นอกจากน�นในตารางสรปโปรแกรมยงแถม Outline มาใหอกดวย

Calc

Consolidate ใน Worksheet เดยวกน ในกรณน�ตารางท�งหมดอยใน Wroksheet เดยวกน แลวตองการนาขอมลในตารางท�งหมดมา

รวมกนท�ตาราง Summary ตารางเดยว เพ�อใหเกดความเขาใจผเขยนขออธบายตามตวอยางดงตอไปน� โดยตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยใน Worksheet เดยวกน สามารถทาไดดงข�นตอนตอไปน�

1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary


113

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, Consolidate… ปรากฏกรอบโตตอบดงรป

• Function เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล

• Consolidate ranges จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)

• Source data range เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add

• Copy results to เลอกตาราง Summary

3. คลกปม More

• Row labels เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน

• Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง

• Link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)


114

4. เมอกาหนดเสรจคาเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป

Consolidate ตาง Worksheet ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยตาง Worksheet กน สามารถทาไดเชน

เดยวกบ Consolidate Worksheet แตถาอยากจะทราบวาแตกตางกนอยางไร ตดตามดตวอยางไดเลย 1. สรางตารางสรปผลโดยคดลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary


115


• Function เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล

• Consolidate ranges จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)

• Source data range เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add

• Copy results to เลอกตาราง Summary

5. คลกปม More

• Row labels เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน

• Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง

• Link to source data เ ลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)

6. เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป

Excel

Consolidate ใน Worksheet เดยวกน


116

ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยใน Worksheet เดยวกน สามารถทาไดดงน�

1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary


• Function: เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล

• Reference: เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add

• All references: จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด) 3. Use label in

• Top row เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน

• Left Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง


117

• Create link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)

4. เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป

Consolidate ตาง Worksheet ในตวอยางน� ตองการรวมยอดท�ง 3 สาขา ซ�งตารางขอมลอยตาง Worksheet กน สามารถทาไดเชน

เดยวกบ Consolidate Worksheet เดยวกน 1. สรางตารางสรปผลโดยคกลอกหวตารางมาจากตารางขอมลตนฉบบและต�งช�อตารางวา Summary


118


• Function: เลอก Function ท�ตองการใชสรปผล

• Reference: เลอกตารางท�ตองการนามาสรป (เลอกไดคร� งละ 1 ตาราง) โดยเม�อเลอกเสรจแลวใหคลกปม Add

• All references: จานวนของตารางท�ตองการนามาสรปขอมล (1 ตาราง ตอ 1 บรรทด)

5. Use label in

• Top row เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวนอน

• Left Column เลอกเพ�อกาหนดหวตารางในแนวต�ง

• Create link to source data เลอกเพ�อใหมการเช�อมโยงถงกน (ตวเลอกน� มผลในกรณท�มการเช�อมโยงตาง Worksheet เทาน�น)

• เมอกาหนดเสรจแลว คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป


119

ตารางสรปสาระสาคญ

การสรปขอมล ออกมาเปนรายงานสามารถทาได 2 วธ คอ การทาตารางสรปสาระสาคญ กบ การสรปรายงานในรปแบบกราฟ ในหวขอน� จะกลาวถง การทารายงานสรปสาระสาคญ ซ�งมความนาสนใจและเหมาะสาหรบการสรปงานเพราะทาไดงายและรวดเรว ท�งเร�องของการคานวณผลลพธอตโนมต, การสรปขอมลเปนกลมๆ การกรองขอมล เปนตน

ความสามารถของตารางสรสาระสาคญ 1. สรปขอมลเปนตารางในรปแบบอตโนมต 2. สรปขอมลเปนกราฟไดอยางรวดเรว 3. สรปขอมลจากหลายๆ Worksheet ได (Consolidate) 4. สรปขอมลจากฐานขอมลได (Get External Data) 5. นาคณสมบต Filter, Sort, Subtotal, Consolidate, Group, Formula Calculate Filed และ

อ�นๆ ท�นาสนใจมาใหเลอกใชงานอกมากมาย

Calc (Data Pilot)

การสรางตารางสรปสาระสาคญ 1. เตรยมขอมลท�ตองการ ดงรป

2. คลกเซลลใดกไดในชวงตารางขอมล 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start เลอก Current selection ดงรป


120

4. คลกปม OK 5. ปรากฏกรอบโตตอบ Layout เพ�อเลอก Field ท�ตองการนามาสรปดขอมล โดยตวอยางน� ม

Field ท�งหมด 4 Fields ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน

• Page Fields การกรองขอมลดคร�งละ1 กลมรายการ (ดคร�งละหนา)

• Column Fields Field ท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวต�ง

• Row Fields Field ท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวนอน

• Data Fields Field ท�ตองการแสดงผลลพธคานวณ สวนมากใชกบ Field ท�เปนตวเลข


121

6. เลอก Field ท�ตองการสรปดขอมลมาวางท� Layout ดงเชนตวอยาง

7. คลกปม OK 8. ตารางสรปขอมลสาระสาคญจะปรากฏดานลางของขอมลตนฉบบ

• สามารถกรองขอมล (Filter) เฉพาะตาแหนงท�ตองการไดโดยคลกเลอก Drop Down List ท�ตาแหนงแลวเลอกตาแหนงท�ตองการ

• ถาตองการกรองขอมลแบบมเง�อนไขใหดบเบลคลกท� Filter หลงจากน�นสามารถกาหนดเง�อนไขเชนเดยวกบเร�อง การกรองขอมลแบบมเง�อนไข

โปรแกรมจะใส Function SUM ใหอตโนมต

สามารถเลอกดขอมลได

ผลรวมทlงหมด


122

การเปล"ยน Layout 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญท�สรางไวในหวขอท�ผานมา 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start

• หากตองการลบFieldใด ใหคลกท�Fieldน�นคางไวแลวลากออกไปจาก Layout

• หากตองการเพ�มField กสามารถทาไดโดยคลกเลอกFieldน�นคางไวแลวลากไปวาง ณ ตาแหนง Layout ท�ตองการ

3. ผลลพธจากการเปล�ยน Layout

เปล�ยนจาก ตาแหนง เปน ภมลาเนา




123

การเปล"ยน Function การคานวณ 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญท�สรางไวในหวขอท�ผานมา 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Start

3. หากตองการเปล"ยนหรอเพ"ม Function การคานวณใหดบเบลคลกท�

• ตวอยางน� เปล�ยนจาก Function SUM เปน Function MAX

ดบเบลคลกตรงนl

เลอก Function ตรงนl


124

4. เสรจแลวคลก OK จะไดผลลพธดงรป

การ Update ขอมล 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Refresh

การลบตารางสรปสาระสาคญ 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, DataPilot, Delete

Excel (Pivot Table)

การสรางตารางสรปสาระสาคญ 1. เตรยมขอมลท�ตองการ ดงรป

คาสงสดของตวอยางนlคอ 12000


125

2. คลกเซลลใดกไดในตารางขอมล 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Data, PivotTable and PivotChart Report 4. Step 1 of 3 เพ�อเลอกแหลงขอมลท�ตองการดงรป

• Microsoft Excel list or database: เลอกแหลงขอมลท�อยในโปรแกรม Excel ในลกษณะฐานขอมล

• External data source: เลอกแหลงขอมลจากภายนอก

• Multiple consolidation ranges: เลอกแหลงขอมลจากหลายๆ ตาราง

• Pivot Table: ตองการสรปขอมลออกมาในรปแบบตารางรางสาระสาคญ

• PivotChart report (with PivotTable report): ตองการสรปขอมลออกมาในรปแบบตารางรางสาระสาคญพรอมกบกราฟ

5. Step 2 of 3 เลอกชวงขอมลท�งหมดท�ตองการ ซ�งปกตโปรแกรม Excel เลอกใหโดยอตโนมตอย

แลว คลกปม Next ไดเลย

6. คลกปม Layout เพ�อกาหนดฟลดท�ตองการนาไปสรป (ข�นตอนน�สาคญท�สด เพราะเปนการเลอก

ขอมลท�ตองการนาไปสรปน�นเอง) โดยตวอยางน� ม Field ท�งหมด 4 Fields ดวยกนคอ ช"อ ตาแหนง ภมลาเนา และเงนเดอน


126

• Page Fields การกรองขอมลดคร�งละ 1 กลมรายการ (ดคร�งละหนา)

• Column Fields Fieldท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวต�ง

• Row Fields Fieldท�ตองการดขอมลในตาแหนงแนวนอน

• Data Fields Fieldท�ตองการแสดงผลลพธคานวณ สวนมากใชกบตวเลข

7. เลอก Field ท�ตองการสรปดขอมลมาวางท� Layout ดงเชนตวอยาง

8. เม�อวาง Layout เสรจแลวใหคลกปม OK

โปรแกรมจะใส Function SUM ใหอตโนมต


127

9. Step 3 of 3 กาหนดวาจะนาตารางสรปสาระสาคญไปไวท�ไหน

• New worksheet วางไวท�ชตใหม

• Existing worksheet วางไวในชตปจจบน 10. คลกปม Finish ไดผลลพธตารางสรปสาระสาคญดงรป




128

การเปล"ยน Layout 1. เปดใชงานเคร�องมอ Pivot Table โดยคลกเลอกเมนคาส�ง View, Toolbars, Pivot Table

2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table ท�สรางไวกอนหนาน� 3. คลกปม Pivot Table คลกเลอกเมนคาส�ง Wizard… 4. คลกปม Layout 5. กาหนด Layout ใหมตามตองการ

• ตองการลบ Field ใด ใหคลกท� Field น�นคางไวแลวลากออกไปจาก Layout

• หากตองการเพ�ม Field กสามารถทาไดโดยคลกเลอก Field น�นคางไวแลวลากไปวาง ณ ตาแหนง Layout ท�ตองการ

6. ผลลพธจากการเปล�ยน Layout

เปล�ยนจาก ตาแหนง เปน ภมลาเนา




129

การเปล"ยน Function การคานวณ 1. เปดใชงานเคร�องมอ Pivot Table โดยคลกเลอกเมนคาส�ง View, Toolbars, Pivot Table

2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table ท�สรางไวกอนหนาน� 3. คลกปม Pivot Table คลกเลอกเมนคาส�ง Wizard… 4. คลกปม Layout 5. หากตองการเปล"ยนหรอเพ"ม Function การคานวณใหดบเบลคลกท�

6. ตวอยางน� เปล�ยนจาก Function SUM เปน Function MAX ไดผลลพธดงรป

การ Update ขอมล 1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกขวา 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Refresh Data

การลบตารางสรปสาระสาคญ

ดบเบลคลกตรงนl

เลอก Function ตรงนl

คาสงสดของตวอยางนlคอ 12000


130

1. เลอกตารางสรปสาระสาคญ (คลกท�เซลลใดกได ใหผลเหมอนกน) 2. คลกขวา 3. คลกเลอกเมนคาส�ง Select, Entire Table 4. คลกขวา 5. คลกเลอกเมนคาส�ง Delete


131

การสรางกราฟ

โปรแกรมประเภทตารางงาน หรอ Spreadsheet เปนโปรแกรมท�มความสามารถอนหลากหลายไมวาจะเปนการคานวณ การบรหารขอมล การวเคราะหสรปผลขอมล หรอแมแตการสรปขอมลดวยกราฟ โปรแกรมประเภทตารางงาน หรอ Spreadsheet กสามารถทาไดดทเดยว ไมเฉพาะสรปขอมลในรปแบบกราฟเทาน�น ยงสามารถวเคราะหขอมลในรปแบบกราฟไดอกดวย

เน�องจากกราฟมรปแบบท�หลากหลาย และแตละรปแบบกข�นอยกบขอมลดวย ดงน�นกอนท�จะสรางกราฟจงควรทาความเขาใจกอนวากราฟมก�ชนด แตละชนดเหมาะกบขอมลประเภทใด และสวนประกอบของกราฟมอะไรบาง เพ�อเปนบนไดในการสรางกราฟท�ถกตองตอไป

สวนประกอบของกราฟ

• ช�อกราฟ (Chart Title) คอช�อหรอหวเร�องของกราฟ

• แกน (Axis) คอ เสนแนวอางอง ถาเปนกราฟ 2 มต จะมแกน X ใชแสดงหมวดหรอชนดของขอมลในแนวนอน กบ Y ใชแสดงคาของขอมล(แนวต�ง) สวนกราฟ 3 มตจะเพ�มคาแกนลก (Z) เปนคาของขอมลอกคาหน�ง

• ช�อแกน (Axis Title) คอ คาอธบายแกน

• เสนกรด (GridLine) คอ เสนท�ต�งฉากกบแกนตางๆ เพ�อดขอมลไดสะดวกข�น

• ชดขอมล (Data Series) คอ กลมตวเลขท�เปนคาของส�งเดยวกน

• Legend คอ คาอธบาย เพ�อใหทราบวาสและลวดลายแตละแบบในกราฟใชทาขอมลอะไร


132

ชนดของกราฟ

กราฟแทงแนวต�ง (Column) เปนกราฟท�นยมใชงานมากท�สด เพราะสามารถเปรยบเทยบใหเหนความแตกตางของขอมลไดอยางชดเจนและงายตอการทาความเขาใจ

กราฟแทงแนวนอน (Bar) เปรยบเทยบใหเหนความแตกตางของขอมลทางดานเวลา, ระยะทาง

กราฟเสน (Line) แสดงคาของขอมลและแนวโนมภายในชวงระยะเวลาหน�ง

กราฟวงกลม (Pie) แสดงความสมพนธระหวางขอมลแตละคากบผลรวมของขอมลท�งหมด

กราฟ XY (XY Scatter) แสดงความสมพนธระหวางตวเลข 2 กลม เพ�อการวเคราะหแบบเชงเสน

กราฟพ�นท� (Area) คลายกราฟเสน แตจะแสดงใหเหนผลรวมและแนวโนมผลรวมของขอมลท�งหมด

กราฟรปโดนท (Doughnut) คลายกราฟวงกลมแตซบซอนกวา เพราะสามารถเปรยบเทยบขอมลต�งแต 2 ชดไดดวย

กราฟเรดาร (Radar) แสดงความสมพนธระหวางขอมลแตละชดในรปของขอบเขตพ�นท� ท�ขอมลชดน�นๆ ครอบครองโดยขอมลแตละชดมจดศนยกลางรวมกน


133

กราฟพ�นผว (Surface) ใชหาจดสมดลยของผลลพธจากตวแปร 2 ตว โดยตวหน�งอยทางแกน X และตวหน�งอยทางแกน Y พ�นผวในกราฟท�มสเดยวกน คอจดท�มความสมพนธระหวางตวแปรท�ง 2 ใหผลลพธออกมาเทาหรอใกลเคยงกน

กราฟฟองสบ (Bubble) คลายกบกราฟ XY (Scatter) แตมตวแปรไดเพยง 3 ตว โดยตวท� 3 จะแสดงดวยขนาดของฟองสบ

กราฟหน (Stock) เรยกอกอยางวากราฟ High-Low-Close เปนกราฟท�ใชแสดงความเปล�ยนแปลงของขอมลใดๆ ท�ประกอบไปดวยคาสงสด ต�าสดและคาอ�นๆ อกคาหน�ง ณ แตละจดของเวลาภายในชวงเวลาหน�งโดยมากมกใชกบราคาหนเพราะสามารถแสดงราคาสงสดต�าสด และราคาปดไดด

กราฟแทงรปทรงกระบอก (Cylinder) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงกระบอกแทน

กราฟแทงรปทรงกรวย (Cone) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงกรวยแทน

กราฟแทงรปปรามด (Pyramid) เหมอนกราฟแทง แตแสดงคาของขอมลเปนรปทรงปรามดแทน


134

การสรางกราฟดวยวธลด

Calc

1. เลอกชวงขอมลท�ตองการรางกราฟ

2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart 3. คลกปม Create จะปรากฏกราฟแทงแนวต�งอตโนมต


135

Excel

1. เลอกชวงขอมลท�ตองการรางกราฟ

2. กดปม <F11> จะปรากฏกราฟแทงแนวต�งอตโนมต

การสรางกราฟแบบ Step by Step

Calc

1. เลอกชวงขอมลท�ตองการสรางกราฟ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart 3. Step ท� 1

• Range แสดงชวงขอมลสาหรบนามาสรางกราฟ

• First row as label กาหนดแถวแรก เปนคาอธบายกราฟหรอไม

กาหนดวาจะสรางกราฟไวท"ชตไหน


136

• First row as label กาหนด คอลมนแรก เปนคาอธบายกราฟหรอไม

• คลกปม Next เพ�อไปยง Step ท� 2

4. Step ท� 2 เลอกประเภทของกราฟท�ตองการสราง

• Rows/ Column กาหนดวา จะนาขอมลจากแถว หรอ คอลมนมา

แสดงเปนแทงกราฟ

• Show text elements in preview แสดงตวอยางรายละเอยดของกราฟหรอไม

5. Step ท� 3 เลอกประเภทยอยของกราฟจากท�เลอกใน Step ท� 2

• Grid lines กาหนดเสนกรดเพ�อชวยในการดขอมลในแกน X แกน Y หรอไม

• คลกปม Next เพ�อไปยง Step ท� 4


137

6. Step ท� 4 เปนการกาหนดรายละเอยดของกราฟ เชน ช�อกราฟ คาอธบายแกนกราฟ

• Chart title ต�งช�อกราฟ

• Legend แสดงคาอธบายวาแทงกราฟแตละสหมายถงอะไร

• X axis ต�งช�อแกน X

• Y axis ต�งช�อแกน Y

7. คลกปม Create จะปรากฏกราฟตามคาท�กาหนด

Excel

1. เลอกชวงขอมลท�ตองการสรางกราฟ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Insert, Chart


138

3. Step ท� 1

• Standard Types เลอกชนดของกราฟ

• Custom Types กาหนดชนดของกราฟเพมเตม

• Press and Hold to view sample คลกเพ�อดตวอยางกราฟท�เลอก


139

4. Step ท� 2 กาหนดแหลงขอมลท�จะนามาสรางกราฟ

• Data range แสดงชวงขอมลสาหรบนามาสรางกราฟ

• Series in: Rows นาขอมลในแนวนอนมาเปนแทงกราฟ

• Series in: Column นาขอมลในแนวต�งมาเปนแทงกราฟ

5. Step ท� 3 เปนการกาหนดรายละเอยดของกราฟ เชน ช�อกราฟ, คาอธบายแกนกราฟ


140

• Chart title ต�งช�อกราฟ

• Category (X) axis ต�งช�อแกน X

• Category (Y) axis ต�งช�อแกน Y

• Gridlines กาหนดเสนกรดเพ�อชวยใหดขอมลไดงายข�น

• Legend แสดงคาอธบายวาแทงกราฟแตละสหมายถงอะไร

• Data Labels กาหนดใหคาตวเลขปรากฏบนแทงกราฟหรอไม

• Data Table นาตารางขอมลไปแสดงรวมกบกราฟดวยหรอไม

6. Step ท� 4 กาหนดวาจะนากราฟไปวางไวท�ไหน

• As new sheet: นากราฟไปวางไวท�ชตใหม

• As object in: นากราฟไปวางไวท�เดยวกบขอมลของกราฟ

7. คลกปม Finish จะปรากฏกราฟตามท�กาหนด


141

การแกไข/ตกแตงกราฟ

Calc

1. การจดการกราฟทาไดเชนเดยวกบรปภาพ เชน การยอ/ขยาย การยายตาแหนง 2. เน�องจากกราฟประกอบดวยสวนประกอบยอยหลายๆ สวน ดงน�นหากตองการแกไขหรอตกแตง

ตรงสวนไหน ใหดบเบลคลกตรงสวนท�ตองการแกไขไดเลย 3. เพ�อใหเกดความสะดวกในการแกไขหรอตกแตงกราฟใหเรยกเคร�องมอ จดการกราฟข�นมา

• เรยกเคร�องมอออกมาโดยการ ดบเบลคลกท"รปกราฟ จะปรากฏเคร�องมอจดการกราฟข�นมาดงรป

� กาหนดใหโชว/ซอน ช�อกราฟ ช�อแกน คาอธบายแทงกราฟ คาอธบายแทงกราฟ เสนกรด

� เปล�ยนมมมองของกราฟเปน 2 มต หรอ 3 มต � เปล�ยนชนดของกราฟเปนชนดอ�นๆ เชน กราฟเสน กราฟวงกลม ฯลฯ


142

Excel

1. การจดการกราฟทาไดเชนเดยวกบรปภาพ เชน การยอ/ขยาย การยายตาแหนง 2. เน�องจากกราฟประกอบดวยสวนประกอบยอยหลายๆ สวน ดงน�นหากตองการแกไขหรอตกแตง

ตรงสวนไหน ใหดบเบลคลกตรงสวนท�ตองการแกไขไดเลย 3. เพ�อใหเกดความสะดวกในการแกไขหรอตกแตงกราฟใหเรยกเคร�องมอ จดการกราฟข�นมา

• เรยกเคร�องมอออกมาโดยการ คลกท"รปกราฟ หรอ คลกเลอกเมนคาส"ง View, Toolbars, Chart จะปรากฏเคร�องมอจดการกราฟข�นมาดงรป

� เลอกสวนของกราฟท�ตองการแกไข หรอตกแตง

� ปรบแตงคณสมบตของกราฟในสวนท�เลอก เชน เปล�ยนส เปล�ยนฟอนต ฯลฯ

� เปล�ยนชนดของกราฟเปนชนดอ�นๆ เชน กราฟเสน กราฟวงกลม ฯลฯ

� กาหนดใหโชว/ซอนคาอธบายแทงกราฟ

� กาหนดใหนาตารางขอมลมาแสดงรวมกบกราฟหรอไม

การลบกราฟ

Calc

1. คลกเลอกพ�นท�กราฟ 2. กดปม <Delete>

Excel

การลบกราฟสามารถทาไดเชนเดยวกบ Calc


143

การส"งพมพ

การต�งคาหนากระดาษ

Calc

1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Page… 3. เลอกบตรรายการ Page

• Paper Format กาหนดขนาดกระดาษท�ใชพมพ

• Margins กาหนดระยะขอบกระดาษกบเน�อหา

• Table alignment กาหนดตารางใหอยก�งกลางแนวต�ง/แนวนอน


144

Excel

1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup… 3. เลอกบตรรายการ Page

• Paper Size กาหนดขนาดกระดาษท�ใชพมพ

• Orientation กาหนดกระดาษเปนแนวต�ง หรอแนวนอน

กาหนดระยะขอบกระดาษกบเนlอหา


145

การกาหนด Header/Footer

Calc

1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Page… 3. บตรรายการ Header/Footer

• คลกเลอก Header/Footer on เพ�อแสดงสวนหว/ทายกระดาษ

• กาหนดระยะ Margin ไดตามตองการ

• คลกเลอก AutoFit height เพ�อใหมขนาดความสงพอด


146

4. คลกปม Edit… เพ�อกาหนด Header/Footer ตามตองการ เสรจแลวคลกปม OK

• เลอกตาแหนง Left, Center, Right ตามตองการ

• คลกปม เพ�อกาหนดฟอนต

• คลกปม เพ�อใสช�อ Workbook

• คลกปม เพ�อใสช�อ Worksheet

• คลกปม เพ�อใสเลขหนา

• คลกปม เพ�อใสเลขจานวนหนาท�งหมด

• คลกปม เพ�อใสวนท�ปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)

• คลกปม เพ�อใสเวลาปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)

Excel

1. เปดไฟล ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup…


147

3. บตรรายการ Header/Footer

4. คลกปม Custom Header/Custom Footer เพ�อกาหนด Header/Footer ตามตองการดงรป

• เลอกตาแหนง Left, Center, Right ตามตองการ

• คลกปม เพ�อกาหนดฟอนต

• คลกปม เพ�อใสเลขหนา

• คลกปม เพ�อใสจานวนหนาท�งหมด

• คลกปม เพ�อใสวนท�ปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)

• คลกปม เพ�อใสเวลาปจจบน (อางองจากเคร�องคอมพวเตอรท�กาลงใชงาน)

• คลกปม เพ�อใส ช�อ Workbook


148

• คลกปม เพ�อใส ช�อ Worksheet

• คลกปม เพ�อใส Tab

• คลกปม เพ�อใสรปภาพ

• คลกปม เพ�อปรบแตงรปภาพ

5. เม�อกาหนดคาเสรจเรยบรอยแลวคลกปม OK 6. คลกปม Print Preview เพ�อดตวอยาง


149

การส"งพมพท�ง Workbook

Calc

1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 2. ตรงรายการ Printer Name เลอก ช"อเคร" องพมพ 3. ตรงรายการ Print Range เลอก All 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Workbook

Excel

1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 2. ตรงรายการ Printer Name เลอก ช"อเคร" องพมพ 3. ตรงรายการ Print what เลอก Entire Workbook 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Workbook

การส"งพมพท�ง Worksheet

Calc

1. เลอก Worksheet ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. คลกปม Options 4. เลอก Print only Select sheets 5. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Worksheet

Excel

1. เลอก Worksheet ท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print what เลอก Active sheet(s) 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพท�ง Worksheet


150

การส"งพมพเฉพาะชวงท"เลอก

Calc

1. เลอก ชวงขอมลท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print Range เลอก Selection 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพชเฉพาะชวงท�เลอก

Excel

1. เลอก ชวงขอมลท�ตองการส�งพมพ 2. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Print 3. ตรงรายการ Print what เลอก Selection 4. คลกปม OK เพ�อส�งพมพชเฉพาะชวงท�เลอก

การส"งพมพหวตารางใหปรากฏในทกๆ หนา

ในการส�งพมพงานบางคร� งงานท�ส�งพมพอาจจะมมากกวา 1 หนา เม�อส�งพมพไปแลวหวตารางจะปรากฏอยในหนาแรกเทาน�น หนาตอๆ ไปจะมเฉพาะขอมลลวนๆ หากตองการใหหวตารางปรากฏในทกๆ หนาท�ส�งพมพ สามารถทาไดดงน�

Calc

1. คลกเลอกเมนคาส�ง Format, Print Ranges, Edit… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Edit Print Ranges ดงรป

• Row to repeat แถว หรอหวตารางทางดานบนท�ตองการพมพซ� าทกๆ หนา

• Column to repeat คอลมน หรอหวตารางทางดานซายท�ตองการพมพซ�าทกๆ หนา

ผลลพธจากการเลอกแถวท" 1(หวตาราง)


151

• ในตวอยางน�หวตารางอยท�แถวแรก (หวตารางอยทางดานบน) ผเขยนกตองนาเมาสไปคลกเลอกท� แถวท�1 ดงรปดานบน

Excel

1. คลกเลอกเมนคาส�ง File, Page Setup… 2. ปรากฏกรอบโตตอบ Page Setup ดงรป

• Row to repeat at top: แถว หรอหวตารางทางดานบนท�ตองการพมพซ� าทกๆ หนา

• Column to repeat at left: คอลมน หรอหวตารางทางดานซายท�ตองการพมพซ�าทกๆ หนา

• ในตวอยางน�หวตารางอยท�แถวแรก (หวตารางอยทางดานบน) ผเขยนกตองนาเมาสไปคลกเลอกท� แถวท�1 ดงรปดานบน

เทคนคการส"งพมพใน Calc

การกาหนดหนากระดาษท"แตกตางกนในแตละ Sheet

แนวคด โดยปกตการต�งคาหนากระดาษใน Calc จะมผลกบทกๆ Sheet ในไฟลเดยวกน หากตองการ

กาหนดลกษณะหนากระดาษท�แตกตางกนในแตละ Sheet ตองอาศยความสามารถของ Style and Formatting เขามาชวย

ตวอยางเชน โจทย

• Sheet1 กาหนดหนากระดาษเปน แนวต�ง

• Sheet2 กาหนดหนากระดาษเปน แนวนอน

ผลลพธจากการเลอกแถวท" 1 (หวตาราง)


152

วธการกาหนด Style 1. เปดโปรแกรม Calc ข�นมา 2. คลกเลอก Sheet1 3. เลอกเมน Format, Style and Formatting 4. คลกเลอก Page Styles ดงรป

5. คลกปม New Style from Selection เพ�อต�งช�อ Style

6. ต�งช�อ Style ใหส�อความหมาย เสรจแลวคลกปม OK

7. คลกขวาท� Style เลอก Modify… เพ�อกาหนดลกษณะของหนากระดาษ

8. กาหนดหนากระดาษเปนแนวตlง ดงรป เสรจแลวคลกปม OK เปนอนส�นสดการกาหนดลกษณะหนากระดาษใหกบใหกบ Sheet1


153

9. คลกเลอก Sheet2 แลวกาหนด Style เชนเดยวกบ Sheet1 แตเปล�ยนลกษณะหนากระดาษเปนแนวนอน ดงรป

วธการเรยกใช Style

1. ดบเบลคลกเลอก Style ท�ตองการ

2. คลกปม Page Preview สงเกตผลลพธ


154

การกาหนด Scale สาหรบขอมลท"ตองการส"งพมพ

1. เลอกเมน Format, Page… 2. เลอกบตรรายการ Sheet

• Reduce/enlarge printout เปน Scale ท�ส�งพมพแบบปกต

• Fit print range(s) to width/hight กาหนดชวงขอมลท�งหมดใน 1 แผนหนากระดาษ หรอ ตามกาหนด

• Fit print range(s) on number of pages กาหนดชวงขอมลท�งหมดใน 1 แผนหนากระดาษ

สารบญ

ภาพรวมของโปรแกรม ...................................................................................................................................... 1

สวนประกอบหนาตางโปรแกรม ................................................................................................................. 1 Calc มสวนประกอบตางๆ ดงน� ............................................................................................................. 1 Excel ...................................................................................................................................................... 4

การบนทกแฟมเอกสาร (Save File) ............................................................................................................. 5 Calc ........................................................................................................................................................ 5 Excel ...................................................................................................................................................... 5

การเปดแฟมเอกสาร (Open File) ................................................................................................................. 6 Calc ........................................................................................................................................................ 6 Excel ...................................................................................................................................................... 6

การแทรก Worksheet ................................................................................................................................... 6 Calc ........................................................................................................................................................ 6 Excel ...................................................................................................................................................... 7

การเปล�ยนช�อ Worksheet ............................................................................................................................ 7 Calc ........................................................................................................................................................ 7 Excel ...................................................................................................................................................... 7

การจดการ Column/Row ............................................................................................................................. 7 Calc ........................................................................................................................................................ 7 Excel ...................................................................................................................................................... 8

การเล�อนตาแหนง Cell ................................................................................................................................ 8 Calc ........................................................................................................................................................ 8 Excel ...................................................................................................................................................... 9

การเลอกชวงเซลล ..................................................................................................................................... 10 Calc ...................................................................................................................................................... 10 Excel .................................................................................................................................................... 11

การปอนขอมล ................................................................................................................................................. 12

หลกการปอนขอมล ................................................................................................................................... 12 การปอนขอมลประเภทขอความ ................................................................................................................ 12

Calc ...................................................................................................................................................... 12 Excel .................................................................................................................................................... 12

การปอนขอมลประเภทตวเลข ................................................................................................................... 12 Calc ...................................................................................................................................................... 12 Excel .................................................................................................................................................... 13

การปอนขอมลประเภทวนท� ...................................................................................................................... 13

Calc ...................................................................................................................................................... 13 Excel .................................................................................................................................................... 13

การปอนขอมลประเภทเวลา ...................................................................................................................... 14 Calc ...................................................................................................................................................... 14 Excel .................................................................................................................................................... 14

การปอนขอมลประเภทสตรคานวณ .......................................................................................................... 14 Calc ...................................................................................................................................................... 14 Excel .................................................................................................................................................... 14

เทคนคการปอนขอมล ............................................................................................................................... 15 Calc ...................................................................................................................................................... 15 Excel .................................................................................................................................................... 15

การแกไขขอมล .......................................................................................................................................... 15 Calc ...................................................................................................................................................... 15 Excel .................................................................................................................................................... 15

การลบขอมล .............................................................................................................................................. 16 Calc ...................................................................................................................................................... 16 Excel .................................................................................................................................................... 16

การปอนขอมลแบบลาดบอตโนมต (Auto Fill) ........................................................................................ 16 Calc ...................................................................................................................................................... 16 Excel .................................................................................................................................................... 17

การสรางรายการเพ�อนาไปทา Auto Fill .................................................................................................... 18 Calc ...................................................................................................................................................... 18 Excel .................................................................................................................................................... 19

การตรวจสอบความถกตองของการปอนขอมล ........................................................................................ 20 Calc ...................................................................................................................................................... 20 Excel .................................................................................................................................................... 22

การจดรปแบบเซลล ......................................................................................................................................... 25

การจดรปแบบเซลลดวยเคร�องมอ ............................................................................................................. 25 Calc ...................................................................................................................................................... 25 Excel .................................................................................................................................................... 26

การจดรปแบบเซลลดวยเมน ...................................................................................................................... 27 Calc ...................................................................................................................................................... 27 Excel .................................................................................................................................................... 28

การจดรปแบบการแสดงผลตวเลข ............................................................................................................ 29 Calc ...................................................................................................................................................... 29 Excel .................................................................................................................................................... 30

การจดรปแบบการแสดงผลวนท� ............................................................................................................... 31 Calc ...................................................................................................................................................... 31 Excel .................................................................................................................................................... 32

การยกเลกการจดรปแบบการแสดงผล ...................................................................................................... 33 Calc ...................................................................................................................................................... 33 Excel .................................................................................................................................................... 33

การจดรปแบบเซลลดวยเง�อนไข ............................................................................................................... 33 Calc ...................................................................................................................................................... 33 Excel .................................................................................................................................................... 35

การคานวณ ...................................................................................................................................................... 36

วธการคานวณ ............................................................................................................................................ 36 Calc ...................................................................................................................................................... 36 Excel .................................................................................................................................................... 36

การคานวณหาผลรวม ................................................................................................................................ 36 Calc ...................................................................................................................................................... 36 Excel .................................................................................................................................................... 37

วธการคานวณหาผลลพธ ........................................................................................................................... 37 Calc ...................................................................................................................................................... 37 Excel .................................................................................................................................................... 38

การอางองเซลล .......................................................................................................................................... 38 การอางองเซลล 3 รปแบบ ................................................................................................................... 39

การอางองเซลลแบบ Relative ................................................................................................................... 39 Calc ...................................................................................................................................................... 39 Excel .................................................................................................................................................... 39

การอางองเซลลแบบ Absolute .................................................................................................................. 40 Calc ...................................................................................................................................................... 40 Excel .................................................................................................................................................... 41

การอางองเซลลแบบผสม (Relative & Absolute) ..................................................................................... 42 Calc ...................................................................................................................................................... 42 Excel .................................................................................................................................................... 43

หลกการคานวณดวย Formula ................................................................................................................... 43 Calc ...................................................................................................................................................... 43 Excel .................................................................................................................................................... 43

หลกการคานวณดวย Function .................................................................................................................. 44 Calc ...................................................................................................................................................... 44 Excel .................................................................................................................................................... 45

วธการคานวณดวย Function ...................................................................................................................... 45 Calc ...................................................................................................................................................... 45 Excel .................................................................................................................................................... 45

การคานวณดวย Function Wizard ............................................................................................................. 45 Calc ...................................................................................................................................................... 45 Excel .................................................................................................................................................... 47

การคานวณ Function ดวยวธการพมพ ...................................................................................................... 48 สวนขยาย (Argument) ของ Function คออะไร ................................................................................... 48 หลกการคานวณ Function ดวยวธการพมพ ........................................................................................ 49 Calc ...................................................................................................................................................... 49 Excel .................................................................................................................................................... 50

Function ท"นาสนใจ ........................................................................................................................................ 51

ตวอยางการใชงาน Function ...................................................................................................................... 52 การต�งช�อเซลล/กลมเซลล .......................................................................................................................... 52 Function เก�ยวกบเง�อนไข .......................................................................................................................... 54

Function IF ......................................................................................................................................... 54 Function IF ซอน IF ........................................................................................................................... 55 Function MAXIF/MINIF ................................................................................................................... 56 Function COUNTIF ........................................................................................................................... 57 Function SUMIF ................................................................................................................................ 58 Function AVERAGEIF ...................................................................................................................... 59

Function เก�ยวกบการนบจานวน ............................................................................................................... 60 Function COUNT ............................................................................................................................... 60 Function COUNTA ............................................................................................................................ 60 Function COUNTBLANK ................................................................................................................. 60

Function เก�ยวกบการปดเศษ ..................................................................................................................... 61 Function ROUND .............................................................................................................................. 61 Function INT ...................................................................................................................................... 62 Function TRUNC ............................................................................................................................... 62

Function เก�ยวกบการคนหาขอมล ............................................................................................................. 63 Function VLOOKUP ......................................................................................................................... 63 ตวอยางการใชงาน Function VLOOKUP .......................................................................................... 67 Function ISERROR ........................................................................................................................... 68 Function IFISERROR ........................................................................................................................ 69

Function เก�ยวกบขอความ ......................................................................................................................... 70 Function LEN ..................................................................................................................................... 70

Function UPPER ................................................................................................................................ 70 Function LOWER .............................................................................................................................. 71 Function PROPER ............................................................................................................................. 71 Function LEFT ................................................................................................................................... 72 Function CONCATENATE ............................................................................................................... 73

เทคนคการตดตามสตร .................................................................................................................................... 74

Calc ...................................................................................................................................................... 74 Excel .................................................................................................................................................... 75

การปองกนแฟมเอกสาร ................................................................................................................................... 76

การปองกนระดบ Workbook ..................................................................................................................... 76 Calc ...................................................................................................................................................... 76 Excel .................................................................................................................................................... 77

การปองกนระดบ Worksheet .................................................................................................................... 77 Calc ...................................................................................................................................................... 77 Excel .................................................................................................................................................... 78

การปองกนระดบ Cell ............................................................................................................................... 78 Calc ...................................................................................................................................................... 78 Excel .................................................................................................................................................... 79

ฐานขอมล ........................................................................................................................................................ 80

ทาความเขาใจกบฐานขอมล ................................................................................................................ 80 ขอดของการจดเกบขอมลในรปแบบฐานขอมล .................................................................................. 80

การกรองขอมล (Data Filter) ..................................................................................................................... 81 การกรองขอมลดวย Auto Filter ................................................................................................................ 81

Calc ...................................................................................................................................................... 81 Excel .................................................................................................................................................... 87

การกรองขอมลดวย Advanced Filter ........................................................................................................ 93 Calc ...................................................................................................................................................... 93 Excel .................................................................................................................................................... 95

การจดเรยงขอมล (Sorting) ....................................................................................................................... 97 Calc ...................................................................................................................................................... 97 Excel .................................................................................................................................................. 100

การสรปขอมล ................................................................................................................................................ 103

การสรปขอมลแบบ Group and Outline .................................................................................................. 103 Calc .................................................................................................................................................... 103 Excel .................................................................................................................................................. 104

การสรปขอมลแบบ Sub Totals ............................................................................................................... 105 Calc .................................................................................................................................................... 106 Excel .................................................................................................................................................. 109

การสรปขอมลแบบ Consolidate ............................................................................................................. 112 Calc .................................................................................................................................................... 112 Excel .................................................................................................................................................. 115

ตารางสรปสาระสาคญ ............................................................................................................................. 119 Calc (Data Pilot)................................................................................................................................ 119 Excel (Pivot Table) ........................................................................................................................... 124

การสรางกราฟ ............................................................................................................................................... 131

สวนประกอบของกราฟ ........................................................................................................................... 131 ชนดของกราฟ ......................................................................................................................................... 132 การสรางกราฟดวยวธลด ......................................................................................................................... 134

Calc .................................................................................................................................................... 134 Excel .................................................................................................................................................. 135

การสรางกราฟแบบ Step by Step ............................................................................................................ 135 Calc .................................................................................................................................................... 135 Excel .................................................................................................................................................. 137

การแกไข/ตกแตงกราฟ ............................................................................................................................ 141 Calc .................................................................................................................................................... 141 Excel .................................................................................................................................................. 142

การลบกราฟ............................................................................................................................................. 142 Calc .................................................................................................................................................... 142 Excel .................................................................................................................................................. 142

การส"งพมพ .................................................................................................................................................... 143

การต�งคาหนากระดาษ ............................................................................................................................. 143 Calc .................................................................................................................................................... 143 Excel .................................................................................................................................................. 144

การกาหนด Header/Footer ...................................................................................................................... 145 Calc .................................................................................................................................................... 145 Excel .................................................................................................................................................. 146

การส�งพมพท�ง Workbook ....................................................................................................................... 149 Calc .................................................................................................................................................... 149 Excel .................................................................................................................................................. 149

การส�งพมพท�ง Worksheet ....................................................................................................................... 149 Calc .................................................................................................................................................... 149 Excel .................................................................................................................................................. 149

การส�งพมพเฉพาะชวงท�เลอก .................................................................................................................. 150 Calc .................................................................................................................................................... 150 Excel .................................................................................................................................................. 150

การส�งพมพหวตารางใหปรากฏในทกๆ หนา ......................................................................................... 150 Calc .................................................................................................................................................... 150 Excel .................................................................................................................................................. 151

เทคนคการส�งพมพใน Calc ..................................................................................................................... 151 การกาหนดหนากระดาษท�แตกตางกนในแตละ Sheet ...................................................................... 151 การกาหนด Scale สาหรบขอมลท�ตองการส�งพมพ ........................................................................... 154

คานา

ปจจบนน�กระแสการใชงานซอฟตแวรประเภทสานกงานนบไดวามความตองการการใชงานเพ�มข�นตามกระแส ICT เพราะโปรแกรมประเภทน�ถอไดวาเปนสวนสาคญสาหรบชวยใหการทางานเกดประสทธภาพมความสะดวกและเกดความคลองตว โดยท�ไมตองเสยเวลาในการศกษาและเรยนรการใชงานเปนเวลานาน กสามารถสรางสรรผลงานตามท�ตองการไดดวยเวลาอนรวดเรว ไมวาจะเปนการพมพงาน การคานวณแบบตารางงาน หรอการนาเสนอในท�ประชม/อบรมสมมนา

OpenOffice.org2.0 เปนซอฟตแวรประเภทสานกงานในกลม Open Source รนใหมลาสดท�มการ

ปรบเปล�ยนหนาตาและการใชงานใหคลายคลงกบซอฟตแวรออฟฟศท�เปนท�นยม สามารถใชงานทดแทนกนได อกท�งยงสามารถแลกเปล�ยนเอกสารกบไมโครซอฟทออฟฟศไดอกดวย โดยท�ไมตองเสยคาใชจาย และถกกฎหมายไมละเมดสทธทางปญญา

OpenOffice.org 2.0 ประกอบดวยโปรแกรมใชงานหลกๆ 3 โปรแกรมคอ 1. Writer (Word Processing) เปนโปรแกรมประเภทประมวลผลคา เหมาะสาหรบการพมพ

เอกสาร พมพจดหมาย พมพหนงสอ 2. Calc (Spreadsheet) โปรแกรมประเภทคานวณแบบตารางงาน เหมาะสาหรบการคานวณ การ

วเคราะหขอมล 3. Impress (Presentation)โปรแกรมประเภทงานนาเสนอ เหมาะสาหรบการสรางส�อนาเสนอเพ�อ

ประกอบการอบรมสมมนา หรอการบรรยายตางๆ คมอฉบบน�ผเขยนจะนาเสนอการใชงาน OpenOffice.org 2.0 Calc และ Microsoft Office Excel XP

วามความเหมอนหรอความแตกตางในการใชงานอยางไรบาง เพ�อเปนแนวทางสาหรบใหผอานมความรสกวาการใชงาน OpenOffice.org 2.0 น�นไมยากอยางท�คด และมความสามารถเทยบเทากบ Microsoft Office XP

ขอขอบพระคณ อาจารยบญเลศ อรณพบลย ครคอผให เน�อหาในคมอฉบบน�ผเขยนจะนาเสนอในลกษณะการใชงานจรง โดยมรปภาพประกอบการอธบาย

ทกข�นตอน หากเน�อหามความบกพรองประการใด ผเขยนขอนอมรบไวเพ�อนาไปปรบปรงในโอกาสตอไป

สมเกยรต ชวยมาก 30 ตลาคม 2549

Education

แบ่งปัน แนวทางการใช้งานร่วมกันระหว่าง Excel กับ Calc