1

MONITORIMI DHE KONTROLLI I PROJEKTEVEMONITORIMI DHE KONTROLLI I PROJEKTEVE

2

MONITORIMI DHE KONTROLLI I PROJEKTEVEMONITORIMI DHE KONTROLLI I PROJEKTEVE

Mbledhja, regjistrimi dhe raportimi i informacionit paraqesin MONITORIMIN, i cili lidhet në të gjitha aspekte e performancës së projektit.

Monitorimi është i ndryshëm nga kotrolli dhe vlerësimi.

Kontrolli i përdor të dhënat që sigurohen nga monitorimi, për të sjell performancën.

Vlerësimi bënë gjykimet për cilësinë edhe efektivitetin e performancës së projektit.

3

Cikli planifikim – monitorim - kontrollCikli planifikim – monitorim - kontroll

Koha , kostoja dhe performanca përfshihen në objektivat kryesore të Koha , kostoja dhe performanca përfshihen në objektivat kryesore të projektit dhe janë aspekte kryesore që duhen planifikuar, projektit dhe janë aspekte kryesore që duhen planifikuar, monitoruar dhe kontrolluar.monitoruar dhe kontrolluar.

Cikli planifikim – monitorim – kontroll është një proces i Cikli planifikim – monitorim – kontroll është një proces i vazhdueshëm deri në përfundimin e projektit .vazhdueshëm deri në përfundimin e projektit .

4

Caktimi i sistemit të monitorimitCaktimi i sistemit të monitorimit

Hapi i parë është identifikimi i faktorëve kryesorë që duhet të kontrollohen.

Burimi më i mirë i elementeve për t’u monitoruar është plani i veprimit të projektit, që përshkruan se qfarë do bëhet

Matja e performancës së projektit, zakonisht paraqet problemin më të vështirë të grumbullimit të të dhënave

Kriteret e performancës, standartet dhe procedurat e mbledhjes së të dhënave duhet të përcaktohen për secilin nga faktorët që duhet të matet.

5

Kriteret dhe procedurat e mbledhjes së të dhënave përcaktohen për Kriteret dhe procedurat e mbledhjes së të dhënave përcaktohen për gjithë jetën e projektit.gjithë jetën e projektit.

Standartet mund të mos jenë konstante gjatë gjithë jetës së Standartet mund të mos jenë konstante gjatë gjithë jetës së projektit, por ato mund të ndryshojn si rezultat i ndryshimit të projektit, por ato mund të ndryshojn si rezultat i ndryshimit të aftësive mbrenda ndërmarrjes,aftësive mbrenda ndërmarrjes,

Informacioni që mblidhet duhet të identifikohet, duhet të Informacioni që mblidhet duhet të identifikohet, duhet të përcaktohet se cilat të dhëna nga ato në dispozicion duhet të përcaktohet se cilat të dhëna nga ato në dispozicion duhet të mblidhen.mblidhen.

6

Si mblidhen të dhënatSi mblidhen të dhënat

1. 1. Frekuenca e numërimeveFrekuenca e numërimeve – të dhënat zakonisht mblidhen lehtë dhe – të dhënat zakonisht mblidhen lehtë dhe shpesh raportohen si ngjarje për njësi kohe ose ngjarje si % e një shpesh raportohen si ngjarje për njësi kohe ose ngjarje si % e një numri standardnumri standard

2. 2. Numrat jo të zgjedhur apo të modifikuarNumrat jo të zgjedhur apo të modifikuar – raportohen në një sërë – raportohen në një sërë mënyrash por shpesh si krahasime të drejtpërdrjeta në një numër të mënyrash por shpesh si krahasime të drejtpërdrjeta në një numër të parashikuar ose standart.parashikuar ose standart.

3. 3. Treguesit numerik subjektivë Treguesit numerik subjektivë - - janë vlerësime subjektive që bëhen janë vlerësime subjektive që bëhen nga individët apo grupet.nga individët apo grupet.

4. 4. Indikatorët Indikatorët – menaxheri i projektit nuk mundet të masë ndonjë – menaxheri i projektit nuk mundet të masë ndonjë aspekt të sistemit të përformancës në mënyrë të drejtpërdrejtë, aspekt të sistemit të përformancës në mënyrë të drejtpërdrejtë, mund të gjendet jë matës i tërthorët ose indikator.mund të gjendet jë matës i tërthorët ose indikator.

5.5. Matjet verbale Matjet verbale – Matjet për karakteristika të tilla të përformancës si – Matjet për karakteristika të tilla të përformancës si “cilësia e kooperimit të anëtarëve të grupit” “morali i anëtarëve të “cilësia e kooperimit të anëtarëve të grupit” “morali i anëtarëve të grupit” shpesh marrin formën e karakterizimeve verbale.grupit” shpesh marrin formën e karakterizimeve verbale.

7

Pasi mbledhja e të dhënave përfundon, duhen të bëhen raportet mbi Pasi mbledhja e të dhënave përfundon, duhen të bëhen raportet mbi progresin, ku përfshihen raportet mbi gjendjen e projektit, raportet progresin, ku përfshihen raportet mbi gjendjen e projektit, raportet kohë/kosto dhe raportet për ndryshimet. kohë/kosto dhe raportet për ndryshimet.

Qëllimi i sistemit të monitorimit është të grumbullojë dhe të Qëllimi i sistemit të monitorimit është të grumbullojë dhe të raportojë të dhënat.raportojë të dhënat.

Qëllimi i sistemit të kontrollit është të veprojë mbi të dhënat.Qëllimi i sistemit të kontrollit është të veprojë mbi të dhënat.

8

Llojet e raporteveLlojet e raporteve

Raportet rutinëRaportet rutinë – janë ato që lëshohen rregullisht. – janë ato që lëshohen rregullisht. Raportet e veçantaRaportet e veçanta –– janë të dobishme në dy raste: janë të dobishme në dy raste: 1) për marrjen e vendimeve të menaxhimit të projektit 1) për marrjen e vendimeve të menaxhimit të projektit

dhe duhen të shpërdahen anëtarëve të ekipitdhe duhen të shpërdahen anëtarëve të ekipit 2) jepen kur vendimi merret si një përjashtim dhe është e 2) jepen kur vendimi merret si një përjashtim dhe është e

dëshirueshme që të informohen menaxherët e tjerë. dëshirueshme që të informohen menaxherët e tjerë. Raportet për analizat specialeRaportet për analizat speciale – përdoren për të – përdoren për të

shpërndarë rrezultatet e studimeve të veçanta.shpërndarë rrezultatet e studimeve të veçanta.

9

Ekzistojnë tri vështirësi të zakonshme për raportet e projektit:

•E para- detaje të panevojshme gjenden në raportet e që pengojnë anëtarët e ekipit të projektit që të gjejnë informacionin që u nevojitet

•E dyta- ndërthurje e dobët ndërmjet sistemit të informacionit të projektit dhe sistemit të informacionit të firmës

•E treta-lidhet me korrespondencën e dobët ndërmjet sistemeve të planifikimit dhe të monitorimit

10

Grafiku i vlerës së arritur.Grafiku i vlerës së arritur.Variacionet e kostos dhe të skedulitVariacionet e kostos dhe të skedulit

STVVP – ATVVP = variacioni i kohës (TV, vonesa është negative) BCVVP – ACVVP = variacioni i kostos (CV, tejkalimi është negativ) BCVVP – BCVVS = variacioni i skedulit (SV, mbrapa është negative)

STVVP – koha e skeduluar për punën që është kryer ATVVP – koha aktuale e përdorur për tu kryer BCVVP – sasia e parave të planifikuara për punën e kryer ACVVP – kosto aktuale e punës BCVVS – kosto e planifikuar për punët e kryera deri në këtë moment

VAriacionet mundet të përcaktohen gjithashtu në trajtën e raportit si

TV = STVVP / ATVVP

11

12

KONTROLLI I PROJEKTITKONTROLLI I PROJEKTIT

Kontrolli është elementi i fundit në zbatimin e ciklit planifikim – Kontrolli është elementi i fundit në zbatimin e ciklit planifikim – monitorim – kontroll.monitorim – kontroll.

Informacioni krahasohet me nivelin e dëshiruar ose të planifikuar Informacioni krahasohet me nivelin e dëshiruar ose të planifikuar dhe ndërmerret veprimi nëse performanca aktuale dhe e dëshiruar dhe ndërmerret veprimi nëse performanca aktuale dhe e dëshiruar ndryshojnë mjaftë e që kontrolli dëshiron të pakësojë ndryshimin.ndryshojnë mjaftë e që kontrolli dëshiron të pakësojë ndryshimin.

Kontrolli përqendrohet në tre elemente të projektit :Kontrolli përqendrohet në tre elemente të projektit :

PerformancënPerformancën KohënKohën KostojaKostoja

13

PerformancaPerformanca

Probleme teknike të paparashikuara mund të paraqitenProbleme teknike të paparashikuara mund të paraqiten

Burime të pa mjaftueshme kur ato nevojitenBurime të pa mjaftueshme kur ato nevojiten

Probleme të cilësisë ose të sigurisë ndodhinProbleme të cilësisë ose të sigurisë ndodhin

Kërkesat e klientit ndryshojnë specifikimet e sistemitKërkesat e klientit ndryshojnë specifikimet e sistemit

Komplikime ndërfunksionale paraqitenKomplikime ndërfunksionale paraqiten

Prishjet teknologjike ndikojnë projektinPrishjet teknologjike ndikojnë projektin

14

KostojaKostoja

Vështirësitë teknike kërkojnë më tepër burimeVështirësitë teknike kërkojnë më tepër burime

Rritet vëllimi i punësRritet vëllimi i punës

Oferta ose vlerësimet fillestare kanë qenë shumë të ulëtaOferta ose vlerësimet fillestare kanë qenë shumë të ulëta

Raportimi ka qenë i dobët ose jo në kohëRaportimi ka qenë i dobët ose jo në kohë

Buxhetimi ka qenë jo i përshtatshëmBuxhetimi ka qenë jo i përshtatshëm

Kontrolli korrigjues nuk është kryer në kohëKontrolli korrigjues nuk është kryer në kohë

Ndryshime të çmimit të inputit kanë ndodhurNdryshime të çmimit të inputit kanë ndodhur

15

KohaKoha

Vështirësit teknike kanë kërkuar më tepër kohë për t’u zgjidhur se Vështirësit teknike kanë kërkuar më tepër kohë për t’u zgjidhur se sa ishte planifikuarsa ishte planifikuar

Vlerësimet fillestare të kohës kanë qenë optimisteVlerësimet fillestare të kohës kanë qenë optimiste

Renditja e punëve ka qenë jo korrekteRenditja e punëve ka qenë jo korrekte

Inputet materialet, perosneli ose pajisjet nuk kanë qenë në Inputet materialet, perosneli ose pajisjet nuk kanë qenë në dispozicion kur janë nevojiturdispozicion kur janë nevojitur

Punët paraardhëse të nevojshme nuk janë përfunduarPunët paraardhëse të nevojshme nuk janë përfunduar

Ndryshimet e bëra nga klienti kanë kërkuar ribërjen e punësNdryshimet e bëra nga klienti kanë kërkuar ribërjen e punës

Janë ndryshuar rregullat shtetëroreJanë ndryshuar rregullat shtetërore

16

Qëllimet kryesore të kontrollitQëllimet kryesore të kontrollit Dy objektivat kryesore të kontrollit janë:Dy objektivat kryesore të kontrollit janë:

– Rregullimi i rrezultateve nëpërmjetë ndryshimit të aktiviteteveRregullimi i rrezultateve nëpërmjetë ndryshimit të aktiviteteve– Mbikqyrja e aseteve të ndërmarrjesMbikqyrja e aseteve të ndërmarrjes

Kontrolli i aseteve fizikeKontrolli i aseteve fizike – ka të bëjë me mirëmbajtjen e aseteve në – ka të bëjë me mirëmbajtjen e aseteve në mënyrë të rregullt ashtu dhe atë preventive.mënyrë të rregullt ashtu dhe atë preventive.

Kontrolli i burimeve njerëzoreKontrolli i burimeve njerëzore – kërkon kontrollin dhe ruajtjen e – kërkon kontrollin dhe ruajtjen e rritjes dhe zhvillimit të njerzëverritjes dhe zhvillimit të njerzëve

Kontrolli i burimeve financiareKontrolli i burimeve financiare - përfshijnë kontrollin e aseteve - përfshijnë kontrollin e aseteve aktuale, të buxheteve të projektit si dhe kontrollin e investimeve aktuale, të buxheteve të projektit si dhe kontrollin e investimeve kapital.kapital.