Sistemas organizacionales

SISTE

MAS

ORGANIZACIO

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LAS ORGANIZACIONES Definición: Es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

Es una unidad social coordinada de forma consciente, conformado por personas, y que funciona con una base de relativa continuidad para llegar a sus metas trazadas

La gestión de una organización tiene una enorme importancia. Para entenderla, debemos estudiar formalmente las organizaciones, su gente, sus procesos y su estructura.

EL CONTEXTO

Las organizaciones son sistemas abiertos que se relacionan

con el contexto y están fuertemente incididos por éste.

AGENTES

RECURSOS

VALORES

Individuos y grupos estructurados

Fines Objetivos

Metas

Desarrollando actividades

en el Tiempo

LAS ORGANIZACIONES

Características:1. Conjunto de personas y recursos.

2. Objetivos o metas definidas o asignadas por sus integrantes.

3. Creados en un punto temporal: inicio de actividad.

4. Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir.

5. Crean y satisfacen necesidades.

6. Producen y/o venden bienes y servicios.

7. Dan y generan trabajo.

LAS ORGANIZACIONES

8. Transmiten cultura.

9. Generan, transmiten y poseen poder.

10. Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc.

11. Son indicadores de la sociedad actual.

12. Son espacios de desarrollo profesional y personal.

13. Producen y transmiten tecnología.

14. Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.

CLASIFICACIÓN

Finalidad:Con fin de lucro.

Sin fin de lucro.

Estructura:

Formales.

Informales.

Tamaño:

Grande.

Mediana.

Pequeña.

Micro emprendimiento.

Localización:

Multinacional – internacional.

Nacional.

Local o regional.

Producción:

Bienes.

Servicios.

Propiedad:Publica.

Privada.

Mixta.

RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONESSon todo lo que se necesitan para desarrollar sus actividades y lograr

sus fines, difieren según sus propósitos.

Recursos materiales:

Dinero para adquirir los recursos. Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se

convierte en productos denominados bienes o servicios. Inmuebles, instalaciones necesarios para llevar a cabo el proceso

productivo y las actividades. Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.

Recursos humanos: es el elemento activo

Dueños

Accionistas

Socios

Trabajadores

Clientes

Proveedores

Recursos naturales: Tierra

Agua

Aire

Gas

Energía en todas sus formas (electricidad, solar, hídrica, combustible).

Recursos tecnológicos: medios para lograr un objetivo, son los modos de obrar, hacer o producir

Métodos

Técnicas y procedimientos utilizados en la organización

Recursos cognitivos:

• ideas

• conocimientos,

• información originadas en el intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.

Recursos intangibles: • marcas,

• nombres y

• prestigio, para acceder y posicionarse en el mercado.

AMBIENTES ORGANIZACIONALES

Las Organizaciones están moldeadas por los componentes de su ambiente, el mismo que no se puede ni debe ignorar, además, se debe reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que este demande.

I N G . M B A PAT R I C I O A R G U E L L O M E N D O Z A A B G .

AMBIENTE EXTERNO

Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento.

Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden.


Elementos de acción Indirecta (Macroentorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa.

Elementos de acción Directa (Microentorno), (Grupos de Interés Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.


Ambiente externo

AMBIENTE


Entorno

competencia

clientes

proveedores

Grupos depresión

Organización

económico

mundial

tecnológico socio-cultural

políticodemográfico

AMBIENTE :


Matriz de la incertidumbre ambiental Grado de Cambio

Estable y previsible, pocos componentes, parecidos, permanentes, necesidad mínima de conocimiento profundo de los componentes

Estable y previsible, muchos componentes, desiguales y permanentes, gran necesidad de conocimientos profundos de los componentes

Dinámico, impredecible, pocos componentes, parecidos pero en cambio contínuo, necesidad mínima de conocimientos profundos de los componentes

Dinámico, impredecible, muchos componentes desiguales, cambio contínuo, gran necesidad de conocimientos profundos de los componentes

Gra

do d

e c

om

ple

jid

ad

sim

ple

com

ple

jo

estable dinámico

AMBIENTE INTERNO:

Llamado Clima Organizacional, Grupos o Elementos de Interés Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes.

Además esto hace más amena la influencia del orden y organización.


DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

D SD T P

P P T T

T T

UNIDADORGANICA

UNIDADORGÁNICA

FINALIDAD

Obj.Obj. Obj.

F F F F F F F F F F F

UNIDADORGÁNICA

Determinar la filosofía de la empresa(visión, misión y objetivos)

Determinar los objetivos Institucionales

Establecer las funciones generales

Establecer la estructura orgánica(departamentalización)

Cuadro de Asignación de Personal

D DirectorSD Sub DirectorP ProfesionalT TécnicoA Auxiliar

Estructura:

Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización.

La Organización de la Empresa – Sistemas

Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

Función:

Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística)

Logística Marketing

Producción



Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso

Actividad

Proceso


Conceptos de términos en la teoría de sistemas

Método:

Determina la forma sistemática de realizar una actividad

FECHA

SUSTITUYE A

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

(GENERAL O ESPECÍFICO)

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

PÁGINA DE

NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO

PÁGINA DE

FECHA

CLAVE



Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

REPRESENTASIMBOLO



Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas.

FECHA

SUSTITUYE A

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

(GENERAL O ESPECÍFICO)

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

PÁGINA DE

NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO

PÁGINA DE

FECHA

CLAVE



Productividad: Razón entre producción – insumo –costo en un periodo.

Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método.

LA ORGANIZACION

EMPLEADOS

ACCIONISTAS Y EL CONSEJOADMINISTRACION

COMPETIDORES

CLIENTESLOS MEDIOS

SINDICATOSOBREROS

INSTITUCIONESFINANCIERAS

GRUPOS DE INTERESESPECIAL

PROVEEDORES

GOBIERNO

VARIABLESSOCIALES

VARIABLESECONOMICAS

VARIABLESTECNOLOGICAS

VARIABLESPOLITICAS

GRUPOS DE INTERES INTERNOS

GRUPOS DE INTERES EXTERNOS

EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO

EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA


:

Organización lineal, funcional, y de staff

• Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados”. Ejemplo la estructura militar. Vale para pequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno.

• Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentes múltiples, que origino algunos problemas en especial en la coordinación y de control ocasionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresa pequeña integrada de equipo de especialistas.

• En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento.

Ejemplos

La Organización de la Empresa

Gerencia RR.PP.

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Gerencia Ventas

Gerencia UEN

Contador General

Gerencia Legal

Gerencia

General

Presidencia Ejecutiva

Directorio

Secretaria

Secretaria

Gerenciaa

Adm. Fin.

Gerencia Sistemas

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

OrganizaciónHorizontal UEN

UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIO

Es una unidad u órgano empresarial, compuesta por uno o más productos muy determinados, que tienen un mercado básico común, muy delimitado, al frente de la cual hay un manager o directivo que tiene la responsabilidad de integrar todas las funciones, mediante una estrategia, frente a uno o varios competidores

Las Unidades Estratégicas de Negocios, UEN, son un grupo de servicios o productos que comparten un conjunto común de clientes, un conjunto común de competidores, una tecnología o enfoque común, lo mismo que factores claves comunes para el éxito

LAS CARACTERÍSTICAS QUE SE DERIVAN DE ESTA DEFINICIÓN SON:

• Una misión única y diferenciada.

• Unos competidores perfectamente identificados.

• Un mercado totalmente identificado.

• Control de sus funciones de negocio.

EJEMPLOS DE UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIO (UEN)

Las UEN´s de Coca-Cola podrían ser:• Coca-Cola (la bebida cola)• Fanta (bebida frutal)• Coca light, Coca Zero, Sprite Zero, Fanta Light. (Bebidas light)• Vivant (Agua purificada)• Jugos del Valle• Etc.¿Qué quiere decir esto?

Que cada línea de productos de la marca es una unidad de la empresa que tiene una misión compartida y objetivos y que se puede planear más allá de otros negocios de la empresa.

Además cada una ofrece oportunidades de rentabilidad y crecimiento distintas, y/o requiriendo un planteamiento competitivo diferente.

Gerencia RR.PP.

Control de Gestión

Tesorería

Cobranza

Facturación

Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia

Gerencia Ventas

Ggerencia

Contraloría General/Finan.

Gerencia Legal

Gerencia Sistemas

Gerencia Administración

Gerencia General


Directorio

Secretaria

Secretaria

OrganizaciónCentralizada

Contador General

Gerencia RR.PP.

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Gerencia

General


Directorio

Secretaria

Secretaria

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Gerencia UEN

Organización Lineal / Staff

Staff o asesorLas principales funciones del staff son: Servicios Consultoría y asesoría Monitoreo Planeación y control Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una

organización desde el más bajo al más alto

El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento

Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única.

Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

Realice un diagrama organizacional de una empresa de servico y represente la líneas de staff - asesor

La Organización de la Empresa - Sistemas

• Las actividades orgánicas y órganos de la empresa• Principios claves de la organización:

La especialización. La unidad de mando. Principio del equilibrio autoridad –

responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

A. Cárdenas

Gerente AdministraciónC. Díaz

Gerente FinanzasF. Hidalgo

Gerente RR.HH

Julio EspinozaGerente General

Principios claves de la organización:

Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas, RR.HH. y LogísticaLa especialización.La cadena de mando.El tramo de control - administrativoPrincipio del equilibrio autoridad – responsabilidadPrincipio del equilibrio dirección - control.La Coordinación y variables


Especialización Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados


Cadena de Mando• Por cada función un solo jefe• Línea de toma de disiciones:• Por ejemplo del Gerente

General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.

Tramo de Control o Administrativo

• Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe?

• Puede ser grande o breve.

Principio autoridad responsabilidad

• Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo.


Coordinación• Acción ordenada del equipo con vista

hacia un propósito común.• Sincronizar la acción individual y de

equipo.

Principio dirección control • A cada delegación se le

establece los mecanismos de control

• La administración no existe sin delegación.


Coordinaciónpor equipo

Cad

en

a d

e M

an

do

Au

tori

dad

resp

on

sab

ilid

ad

Coordinaciónindividual

Tramo de Control o Administrativo

ACRÓPOLIS ORGANIZACIONAL


Organización

Div

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Tra

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Dep

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t al i

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Niv

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Co

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ció

n


Los Organigramas

Un organigrama es la representación

gráfica de la estructura orgánica de una

organización

Objeto

Son el instrumento idóneo para plasmar la

composición de una organización

Como herramienta de comunicación y análisis

Proporcionan una imagen formal de la

organización

Constituyen una fuente de consulta oficial

Facilitan el conocimiento de la organización

Determinar fallas internas

Definición de niveles

Representan un elemento valioso para el análisis

organizacional



Criterios para su preparación

Precisión

Sencillez

Uniformidad

Presentación

Vigencia

Por su ámbito:

• Generales• Específicos

Por su ámbito:

• Generales• Específicos

TIPOS DE ORGANIGRAMAS


Por su contenido:

• Integrales• Funcionales• De puestos,

plazas y unidades

Por su contenido:

• Integrales• Funcionales• De puestos,

plazas y unidades

Por su forma o presentación:

• Verticales• Horizontales• Mixtos• De bloque

Por su forma o presentación:

• Verticales• Horizontales• Mixtos• De bloque

Por su Diseño

• Dimensión• Relación

Por su Diseño

• Dimensión• Relación

POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERAL

DIRECCIÓNDIRECCIÓN DIRECCIÓNDIRECCIÓN DIRECCIÓNDIRECCIÓN

DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO.

DIR. GENERAL

DIR. GENERAL


Education

Sistemas organizacionales