Концепция проектного управления

Ноябрь 2016 г.

в органах исполнительной власти Ленинградской области

2

Содержание

1. Проекты в ОИВ Ленинградской области

2. Структура управления проектами в Ленинградской области

3. Центральный и отраслевые Проектные офисы

4. Роли проектного управления

5. Объекты проектного управления

6. Жизненный цикл проектов

7. Управление по контрольным точкам и уровни принятия решений

8. Дорожная карта внедрения проектного управления

в ОИВ Ленинградской области

9. Приложения

3

Проектный подход позволит повысить качество взаимодействия и получить желаемые результаты в запланированные сроки

Снижение управленческих

издержек

Минимизация переделок

Минимизация рисков

• Детальное планирование

• Регулярный контроль и план/факт анализ

• Управление изменениями

• Выявление и регулярная актуализация новых рисков

• Планирование реагирования на риски, закрепление

ответственных

• Предотвращение кризисных ситуаций

• Управление приоритетами

• Четкое определение полномочий и ответственности

• Прозрачная отчетность и акцент на прогнозирование

• Управление заинтересованными сторонами Отсутствие актуальной информации о проектах

Большое количество поручений с одинаково высоким приоритетом

Реактивное управление реализовавшимися рисками

Затруднения при межведомственном

взаимодействии

Неконтролируемое изменение требований

Улучшение межведомственного взаимодействия Сокращение сроков реализации проектов

До внедрения проектного управления После внедрения проектного управления

ПРОЕКТЫ В ОИВ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Система проектов Ленинградской области

5

80%

20%

Проекты по улучшению инвестиционного климата

Проекты, обеспечивающие реализацию Стратегии СЭР

Проекты, входящие в перечень приоритетных федеральных направлений

Операционная (поддерживающая)

деятельность

Проектная деятельность

(развитие)

Деятельность

органа исполнительной власти

Достижение стратегических целей региона при планировании проектов «сверху-вниз»

Определение приоритетов развития региона

и стратегических проектных инициатив

Фиксирование стратегических проектов,

показателей развития приоритетных направлений

Формирование системы мероприятий и

проектов, бюджетирование через госпрограммы

Реализация конкретных проектов в связи с

целями стратегии региона и госпрограммами

6 Стратегия 2030 – основа для принятия решения о старте проектов

СТРАТЕГИЯ 2030

ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ

ГОСПРОГРАММА

ПРОЕКТ

К ЧЕМУ ИДЕМ:

Стратегия принята в августе 2016 года

ТОП-10 РЕГИОНОВ ПО ПРОМПРОИЗВОДСТВУ (СЕЙЧАС – 12 МЕСТО)

ТОП-15 РЕГИОНОВ ПО СЕЛЬХОЗПРОИЗВ-ВУ (СЕЙЧАС – 17 МЕСТО)

КОМФОРТНЫЕ УСЛОВИЯ ЖИЗНИ КАК В ЕВРОПЕ

ВТОРОЙ ПО ВЕЛИЧИНЕ В РФ ТРАНСПОРТНО-ЛОГИСТИЧЕСКИЙ УЗЕЛ

Документ общественного согласия

Учет федеральной рамки и макроусловий

Стратегия «положена» на территорию

Основа – четкие приоритеты развития и проектная логика

Стратегия - 2030

1

2

3

4

5

7

8

Отбор проектов из множества инициатив («проектное сито») – задача Проектного офиса

Проекты Задачи, поручения в рамках операционной

деятельности

Инициативы

ПРОЕКТНЫЙ ОФИС

9

Схема отбора и запуска проектов

Заявка

Заявка отклонена, рекомендована к реализации в рамках текущей операционной деятельности

нет да

«Проектное сито»

2.Какой необходим уровень

управления проектом?

1. Заявка

соответствует

критериям

проекта?

Уровень Губернатора (ОргШтаба)

Уровень Руководителя Комитета

Губернаторские проекты Отраслевые проекты

Признаки, помогающие выделить губернаторские проекты (уровень ОргШтаба)

10

Стратегическая важность

Политическая важность

Экономическая важность

Объем затрат ОИВ ЛО

Объем инвестиций Зависимость от других проектов/активностей

Наличие подрядчика

Количество задействованных ОИВ

Уровень заинтересованных сторон

Уровень организационной сложности

Источник финансирования

≥ 21

Реализуемость Востребованность

Губернаторский проект

Проект получает от 1 до 3 баллов по каждому из 12 критериев:

Для губернаторского проекта

сумма баллов должна быть

≥ 21

Инновационность / рискованность

СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ В ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Структура управления проектами в Ленинградской области

12

Центральный Проектный офис

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА 2

ОРГШТАБ

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА 1

КОМАНДА ПРОЕКТА 1

КОМАНДА ПРОЕКТА 2

РУКОВОДИТЕЛЬ ШТАБА – ГУБЕРНАТОР ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

СТРАТЕГИЯ - 2030 (ПРОЕКТНЫЕ ИНИЦИАТИВЫ)

ПОРТФЕЛЬ ПРОЕКТОВ

Губернаторские проекты

Отраслевой Проектный офис

Отраслевой Проектный комитет

Отраслевые проекты

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

КОМАНДА ПРОЕКТА

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

КОМАНДА ПРОЕКТА

Отраслевые проекты Губернаторские проекты

13

Функции и состав Организационного Штаба

Организационный штаб - коллегиальный орган по проектному управлению

Функции:

Выбор проектов развития региона

Контроль реализации губернаторских проектов

Принятие решений по ключевым рискам и проблемам

Принятие результатов проектов

Принятие ключевых решений: запуск проекта, утверждение паспорта, переход на следующую стадию, приемка результатов, приостановка проекта

Оценка эффективности результатов проектов

Формирование кадрового резерва по проектам

Состав Организационного штаба:

Председатель ОргШтаба - Губернатор

Заместитель председателя ОргШтаба

Секретарь ОргШтаба

Представители Центрального Проектного офиса

Приглашенные лица

Организационный Штаб осуществляет руководство

губернаторскими проектами

Функции Отраслевого Проектного комитета

14

Функции:

Отбор и принятие решение о запуске отраслевых проектов

Контроль реализации отраслевых проектов

Принятие решений по ключевым рискам и проблемам

Принятие результатов отраслевых проектов

Принятие ключевых решений: утверждение паспорта, переход на следующую стадию, приемка результатов, приостановка проекта

Оценка эффективности результатов отраслевых проектов

Состав Отраслевого Проектного комитета:

Председатель Проектного комитета – Заместитель Председателя Правительства ЛО

Секретарь Проектного комитета

Представители Отраслевого Проектного офиса

Приглашенные лица

Отраслевой Проектный комитет выполняет функции по руководству проектами, аналогичные функциям ОргШтаба

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ И ОТРАСЛЕВЫЕ ПРОЕКТНЫЕ ОФИСЫ

Функции Центрального проектного офиса

Выполняет мониторинг реализации проектов Развивает проектную методологию и контролирует ее соблюдение в проектах Обеспечивает работу ОргШтаба Проводит обучение и консультирование по проектному управлению Поддерживает информационную систему управления проектами

Функции Центрального Проектного

офиса

16

Обеспечивает взаимодействие с федеральным проектным офисом Правительства РФ

Функции Отраслевых проектных офисов

Выполняет мониторинг реализации отраслевых проектов Обеспечивает работу Отраслевого Проектного комитета Информирует Центральный проектный офис о ходе реализации проектов Использует информационную систему управления проектами Формирует предложения по развитию системы проектного управления

Функции Отраслевого Проектного

офиса

17

18

Взаимодействие с Отраслевыми проектными офисами

ОргШтаб

Центральный Проектный офис

Руководитель ведомственного

проекта

координация

Отраслевой Проектный офис

(например, по инвестклимату)

Отраслевой Проектный комитет

руководство

консолидированная

отчетность

отчетность поручения

Исполнители

руководство отчетность

консолидированная

отчетность, отчеты по

губернаторским

проектам

поручения

Центральный Проектный офис:

1. предоставляет Отраслевым Проектным офисам:

- Методологию проектного управления

- Шаблоны документов

- Информационную систему для ведения проектов

- Консультационную поддержку

- Обучение и оценку персонала

2. получает от Отраслевых Проектных офисов:

- Реестр проектов

- Консолидированную отчетность

- Отчеты по губернаторским проектам

- Отчеты о завершении проектов

3. контролирует соблюдение методологии Отраслевым

проектным офисом и в отраслевых проектах

Рычаги управления отраслевыми

проектами сосредоточены в Отраслевом

Проектом комитете

методология,

консультирование,

обучение

Формирование паспортов проектов

Обучение, тестирование

Формирование состава ОПО

19

Сценарий тиражирования проектного подхода (развертывание Отраслевых Проектных офисов, ОПО)

Необходимые документы от Центрального проектного офиса: • Регламент проектной деятельности (согласован) • Шаблоны проектных документов (апробированы)

Принято решение о создании

Отраслевого Проектного офиса

Сформирована оргструктура ОПО

Сформирован реестр проектов

Пройден тест на знание методологии

Запущена работа

Отраслевого Проектного

комитета Запушена регулярная

отчетность по всем проектам

Сформированы паспорта

проектов

3 мес. 3 мес.

Консультационная поддержка от Центр.ПО

Формирование отчетности

Запущена отчетность по

всем проектам

РОЛИ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Ролевая структура в проектах в Ленинградской области

Оргштаб

Заказчик проекта

Команда проекта

Требования

Ключевые

решения

Ресурсы

Результаты

проекта

Задачи

Куратор проекта

Руководитель проекта

Координатор

проекта

Проектный офис

Методологическая

поддержка

21

Команды проектов

22

Руководитель проекта и члены команды наделены полномочиями по принятию решений в рамках проекта

без согласования с функциональным руководителем

Функциональный

руководитель 1

Функциональный

руководитель 2

Функциональный

руководитель 3

Функциональный

руководитель 4

Руководитель

проекта

Член команды

проекта

Член команды

проекта Член команды

проекта

Команда проекта - ролевая временная структура

23

Зоны ответственности функционального руководителя и руководителя проекта

Функциональный руководитель Руководитель проекта

Согласование выделения сотрудника на проект и его загрузки на проекте

Согласование изменений в составе команды проекта

Установление целей развития для сотрудника, мониторинг прогресса

Оценка КПЭ сотрудника по функциональным обязанностям

Согласование недоступности (отпуск) и замены

Формирование состава команды проекта и требований к участникам, участие в подборе специалистов в команду проекта

Инициирование изменений в составе команды проекта

Мониторинг прогресса развития компетенций сотрудника как участника проекта

Оценка КПЭ сотрудника по работе в проекте

Учет графика недоступности сотрудника

ОБЪЕКТЫ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ

25

Структура объектов проектного управления

Сводный Портфель проектов Ленинградской области

Портфель проектов

Программа Проект

Портфель проектов

Проект Проект

Проект Проект

26

Проект, программа, портфель проектов

Проект – уникальное предприятие, предполагающее координированное выполнение взаимосвязанных действий, для достижения определенных целей в условиях временных и ресурсных ограничений. Проект нацелен на получение конкретных результатов

Программа – группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения. Программа нацелена на получение выгод

Портфель проектов – набор проектов, программ и другой связанной деятельности, объединенные для удобства и повышения эффективности управления. Портфель нацелен на достижение стратегических целей.

Результаты

Выгоды

Стратегические цели

27

Бюджетирование проектов

Госпрограмма 1

Основные

мероприятия

Госпрограмма n

Основные

мероприятия

Из основных мероприятий

разных госпрограмм

Бюджет

ПРОЕКТ

КАК ЕСТЬ:

ПРОЕКТ 1 Подпрограмма

Госпрограмма

Подпрограмма

Мероприятие

Мероприятие

ПРОЕКТ 2

Из бюджета госпрограмм (на

уровне подпрограмм

или мероприятий)

КАК ПЛАНИРУЕТСЯ:

В соответствии с Распоряжением Правительства РФ № 2165-р до 15.12.2016 будут подготовлены предложения по внесению изменений в

законодательные акты, касающиеся реализации гос. программ

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТОВ

29

Задачи и ключевые решения стадий жизненного цикла

Реализация Инициирование Планирование Закрытие

Принятие решения о переходе на следующую стадию

Пост-проект

Проектная инициатива

Паспорт проекта

Итоговый отчет

Отчет о статусе проекта Запрос на изменение

Отчет по мониторингу показателей

Определение ключевых параметров проекта,

ограничений, допущений и принятие решения о запуске

проекта

Заявка

Планирование проекта

(содержание работ и результатов, сроки,

стоимость, ответственность,

коммуникации, риски,

заинтересованные стороны)

Мониторинг

Выполнение работ проекта,

достижение результатов

Анализ запланированных и

фактических результатов, анализ

отклонений

Реестры: рисков, запросов на изменения, заинтересованных сторон

Акты приемки

Мониторинга эффектов

проекта

Приемка результатов

Паспорт проекта (актуализирован)

3 мес

30

Типы проектов и их жизненные циклы

Реализация Инициирование

Планирование

Закрытие

Социальный проект

Оценка Выбор Определение Выполнение Опытная эксплуатация

Проект капитального строительства

Данный подход позволит добавлять другие типы проектов без изменений структуры жизненного цикла и ключевых положений методологии

Пост-проект

Проект организационных изменений Диагностика и

выработка рекомендаций

Реализация изменений

Оценка эффективности

Концепция Строительство (опционально)

Запуск Оценка

УПРАВЛЕНИЕ ПО КОНТРОЛЬНЫМ ТОЧКАМ И УРОВНИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

32

Использование контрольных точек в проектах

1. Достижение промежуточных и окончательных результатов проекта

2. Принятие ключевых управленческих решений (например: переход на следующую фазу, утверждение паспорта)

3. Контроль качества работ, результатов (чек-лист, перечень необходимых виз, документов)

4. Интеграция со смежными процессами

5. Интеграция с другими проектами

6. Определение уровня ответственности

7. Основание для делегирования, разделение на более детальные контрольные точки уровня ниже

работа

работа

результат

Принятие управленческих решений

Достижение результата

Реализация Планирование

Паспорт проекта утвержден

Проект 2

Проект 1

Интеграция

Результат

проекта передан

Контроль качества

Работа Чек-лист:

33

Контроль качества в проектах

Основные разделы чек-листа: • Получение результатов • Достижение целевых показателей • Разработка документов по управлению проектом

Контроль качества

Работа Чек-лист:

При прохождении контрольной точки Руководитель проекта проверяет контрольный список (чек-лист)

… … … …

«Проектный» светофор – система отчета по проектам

Общая информация о ходе

реализации проекта

по срокам, бюджету, рискам,

поручениям

Выполнение календарного плана

работ и контрольных точек

проекта

Статус по контрольным точкам

(факт и прогноз) с указанием

причин отклонений и мерам по

устранению

2. Исполнение задач по проекту

1. Индикаторы проекта

3. Контрольные точки проекта

34

35

Уровни принятия решений и принцип эскалации

Уровень полномочий по принятию решений

Куратор проекта

Руководитель проекта

Оргштаб/ Проектный

комитет

• Утверждение базовых параметров проекта по содержанию, срокам, стоимости, ресурсам

• Изменение сроков завершения проекта/стадий/этапов

• Изменение утвержденной стоимости проекта • Выделение ресурсов из другого ОИВ

• Детализация задач проекта • Изменение сроков отдельных задач • Перераспределение ресурсов внутри

команды проекта

• Изменение сроков получения промежуточных результатов

• Выделение ресурсов внутри ОИВ • Изменение требований к продукту проекта

(по согласованию с Заказчиком)

Решения риска,

проблемы

Недостаточно

полномочий - эскалация

80%

20%

80%

20%

Решения риска,

проблемы

Решения риска,

проблемы

Недостаточно

полномочий - эскалация

Большинство рисков и проблем проекта должны решаться на уровне Руководителя проекта и команды проекта

ДОРОЖНАЯ КАРТА ВНЕДРЕНИЯ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ В ОИВ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

37

Поэтапное внедрение проектного управления

1.Быстрый старт

2. Системный рост

3.Тиражирование

4.Повышение зрелости, масштабирование

2016 2017 2018

1. Запущена работа ЦПО, наняты ключевые специалисты 2. Запущена работа ОргШтаба 3. Согласована Модель проектного управления 4. Запущены приоритетные проекты (паспорта, отчетность)

1. Согласована методология проектного управления 2. Внедрен базовый функционал ИСУП 3. Определен реестр проектов, инициатив 4. Выполняются регулярные процессы проектного управления на

уровне Центрального ПО 5. Апробирована схема проектной мотивации

1. Развернуты Отраслевые ПО 2. Тиражирована практика управления проектами в Отраслевые ПО 3. (процессы, компетенции, ИСУП) 4. Внедрен расширенный функционал ИСУП 5. Утверждена схема проектной мотивации 6. Апробировано управление портфелем на уровне Центрального

ПО

1. Используется сквозное управление (стратегия-портфели-программы-проекты) и оценка эффективности процессов

2. Внедрено управление портфелями до уровня Отраслевые ПО 3. Проектное управление применяется на уровне муниципалитетов

Ключевой фактор – тиражируемые процессы

Каждый этап имеет

четкую цель, измеримые

результаты и критерии

готовности перехода на

следующий этап

ПРИЛОЖЕНИЯ

39

Ключевые термины (1/2)

Термин Определение

Выгода

Результат взаимосвязанной реализации ряда проектов, недоступный при реализации этих проектов по отдельности и способствующий достижению одной или нескольких стратегических целей. Используется для отслеживания эффективности реализации программ и проектов и достижения стратегических целей

Дорожная карта

Укрупненный календарный план реализации проекта, программы или портфеля, содержащий этапы реализации проекта, программы или портфеля и значимые контрольные точки

Жизненный цикл проекта

Набор последовательных стадий, каждая из которых заканчивается значимым измеримым результатом и принятием решения о переходе на следующую стадию. На каждой стадии осуществляются действия по планированию и мониторингу выполнения работ. Деление проекта на стадии необходимо для регулярной проверки целесообразности реализации проекта, принятия обоснованных инвестиционных решений

Инициатива Потребность, сформулированная инициатором. При оформлении в виде заявки передается в Проектный офис для запуска стадии Инициирования проекта

Контрольная точка

Событие, имеющее срок и ответственного, и обозначающее передачу информации от одного процесса к другому, получение важных результатов или утверждение документов. Используется для отслеживания хода реализации проекта на уровне Оргштаба или Проектного комитета, интеграции со смежными процессами

40

Ключевые термины (2/2)

Термин Определение

Паспорт проекта

Документ, являющийся результатом стадии Планирование и содержащий детальную информацию о параметрах проекта. Утверждение паспорта означает переход к выполнению работ по проекту

Портфель проектов

Совокупность проектов, объединенных вместе с целью эффективного управления ресурсами и работами для достижения стратегических целей. Объединение проектов в портфели используется для разделения зон ответственности Центрального и Отраслевого Проектных офисов, Оргштаба и Отраслевых Проектных комитетов

Программа проектов

Группа взаимосвязанных проектов и мероприятий, управление которыми координируется для достижения выгод и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности

Проект Комплекс взаимосвязанных мероприятий, реализуемых в условиях временных и ресурсных ограничений, и направленный на создание уникального результата. Применение принципов проектного управления повышает прозрачность и управляемость при выполнении задач и поручений

Проектная инициатива

Документ, являющийся результатом стадии Инициирование и содержащий минимальный объем информации, достаточный для запуска проекта

41

Функции проектных ролей (1/2) № Роль Функции Минимальный

уровень должности

1 Заказчик проекта • предоставление требований к результату проекта • формирование целей, ключевых показателей эффективности, критериев

успешного выполнения проекта • согласование запросов на изменения в проекте • подготовка предложений о приостановке или прекращении проекта вследствие

нецелесообразности или невозможности дальнейшего выполнения • приемка результатов работ, включая промежуточные результаты

Председатель Комитета, руководитель подведомственного учреждения

2 Куратор проекта • согласование проектной инициативы, паспорта проекта, плана-графика проекта, отчетов по проекту

• верхнеуровневый контроль реализации проекта по срокам, финансовым показателям, результатам, целевым показателям

• разрешение рисков и проблем, выходящих за рамки компетенции руководителя проекта

• отчетность перед председателем КЭРиИД и/или Оргштабом о ходе реализации проекта

• утверждение изменений по проекту, не влияющих на сроки и содержание контрольных событий проекта

• согласование значений КПЭ для участников проекта • обеспечение проекта ресурсами

Заместитель председателя Комитета, заместитель руководителя подведомственного учреждения

3

Отраслевой заказчик

• разработка критериев приемки продукта проекта • отслеживание соответствия продукта проекта требованиям пользователей • обеспечение доступности пользователей для коммуникаций • принятие решений, связанных с требованиями пользователей • обеспечение реализации ожидаемых выгод • предоставление информации о фактически получаемых выгодах в сравнении с

запланированными • поддержание стабильной работы во время переноса продукта проекта в

операционную деятельность

Зам.начальника департамента/ начальник отдела

42

Функции проектных ролей (2/2) № Роль Функции Минимальный

уровень должности

4 Руководитель проекта

• формирование проектной инициативы и паспорта проекта • достижение целей проекта • организация работы команды проекта • распределение задач между исполнителями • утверждение отчетов о статусе проекта, включая прогноз исполнения контрольных

событий • подготовка и согласование запросов на изменение проектной документации • подготовка предложений по установлению значений КПЭ для участников проекта • руководство процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта • непосредственное управление проектом, включая управление заинтересованными

сторонами, рисками, изменениями

Зам.начальника департамента/ начальник отдела

5 Координатор проекта

• методологическая поддержка проекта • содействие руководителю проекта при подготовке паспорта и управленческой

документации по проекту • согласование паспорта проекта, плана-графика проекта в части соответствия методологии,

корректности и непротиворечивости • согласование отчетов по проекту в части соответствия методологии, корректности и

непротиворечивости • эскалация рисков и проблем проекта на уровень Оргштаба или Отраслевого Проектного

комитета при отсутствии единой позиции с руководством проекта • мониторинг исполнения контрольных событий проекта

Ведущий специалист

6 Администратор проекта

• подготовка первой версии проектной документации и согласование проектной документации с заинтересованными сторонами проекта

• организация процесса планирования проекта • подготовка отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение

управленческих документов по проекту • обновление рабочих документов по проекту (журнал контроля поручений, журнал

открытых вопросов информации о недоступности участников проекта) • корректировка проектной документации по утвержденным запросам на изменения • ведение рабочей папки и архива проекта • организация совещаний по проекту и ведение протоколов

Специалист 1 категории