C. Кайгородцев: Docsvision - эволюция СЭД

Эволюция СЭД: от автоматизации ДОУ к поддержке задач менеджмента. Тренды

Владимир Андреев Президент «ДоксВижн»Кайгородцев Сергей«Юнидок»

www.docsvision.comСлайд: 2

План

• Типовые задачи менеджмента современной компании

• Технологии современной СЭД/ECM отвечающей потребностям менеджмента

• Тренды развития технологий СЭД/ECM


План


• Технологии современной СЭД/ECM отвечающий потребностям менеджмента




Синтез методик

• В любом процессе существуют директивные этапы

• Проектное управление совмещает директивные и процессные

этапы

• Процесс исполнения распоряжения – сложный процесс

• В операционном управлении возникают ситуации в которых

необходимо ситуационное (директивное) управление

• Этапы обработки информации за границами операционного

контура

• …

В любой компании применяются все методики управления


Повседневная работа менеджера

• Ситуативный менеджмент (Директивное управление) В качестве руководителя

o Назначение заданийo Контроль исполнения заданийo Отслеживание нарушений сроковo Отчеты по исполнительской дисциплинеo Контроль по существу (рассмотрение результатов и истории

исполнения) Исполнение заданий руководства

o Делегирование и распределениеo Проверка исполненияo Консолидация и подготовка отчетов



• Регулярные процессы (Процессное управление) Реализация процессов

o Инициализация процессов, подготовка начальных артефактов процесса

o Исполнение этапов процессаo Контроль за KPIo Контроль исполнения этапов (прием работ)o Реакция на сбои в процессах (ситуативный менеджмент)

Моделирование и реинжинирингo Описание процессовo Анализ сбоев и отклонений в процессах o Принятие решений о модификацииo ….



• Проектная деятельность (Проектное управление) Реализация проектов

o Выполнение этапов проекта, организация работ по этапу (ситуационное управление или инициализация процессов)

o Контроль подчиненных этапов и сроковo Контроль по существу (рассмотрение результатов и истории

исполнения)o Перераспределение задачo ….

Инициализация проектовo Планирование ресурсовo Балансировка проектовo ….



• Производство (операционное управление) Стандартные процесс

o Выполнение операций в рамках производственного процессаo Мониторинг параметров и отчетностиo ….

Нештатные ситуации o Ситуативное управление


Что общего

• Работа с заданиями Создание, исполнение Делегирование и декомпозиция Контроль сроков и по существу

• Уведомления Напоминания о сроках О нештатных ситуациях

• Задачи мониторинга Просмотр агрегированных данных и KPI Детальный анализ

• Управление личной и групповой эффективностью Приоритезация и распределение работ Автоматическое делегирование и замещение Визуальная организация рабочего пространства (методика GTD)


План


• Технологии современной СЭД/ECM отвечающей потребностям менеджмента



Инструменты СЭД для менеджера

• Инструменты директивного управления Базовая функциональность СЭД

• Инструменты процессного управления Наличие мощной WorkFlow подсистемы Расширения и возможности интеграции Наличие механизмов сбора KPI

• Общая инфраструктура работы с заданиями Делегирование, декомпозиция Автоматическое замещение и делегирование Возможность обработки различной информации в рамках

заданий Оптимизация интерфейса для различных видов заданий Управление завершением Сложные функциональные расширения …


Инструменты СЭД для менеджера

• Механизмы поиска и представления данных Полнотекстовый и атрибутивный поиск Настраиваемые фильтры для представления заданий и другой

информации в нужном контексте Оптимизация представления данных

• Средства интеграции Настройка интегрированных процессов Использование общей инфраструктуры заданий Маршрутизация объектов внешних систем в заданиях СЭД

• Персональная и групповая эффективность Распределение задач, удобные механизмы уведомлений Интеграция с On-line коммуникациями


Директивное Проектное Процессное Операционное

Основные объекты

Карточка документа – резолюция - отчет

Проект- задача-документ

Процесс,-задание – форма - метрика

Первичный документ - агрегаты – отчет

Контроль Факт исполнения Сроки и ресурсы этапов

Показатели процесса

Ресурсы

Пользователи Выделенная служба

Руководитель проекта, руководитель этапа

Исполнители соответствующих ролей в процессе

Функциональные службы

Цель Контролировать факт исполнения атомарного действия (распоряжение)

Достижение целей проекта и этапов, с помощью заданных ресурсов

Накопить статистику о качестве процесса с целью его улучшения

Оптимизация ресурсов для обеспечения плана выпуска

Охват Верхний уровень Детальный на уровне конкретного проекта

Адаптивный Тотальный для автоматизированных подсистем

Глубина автоматизации

Контурная Детальная на уровне типовых подпроцессов

Адаптированная к степени формализации процесса

Тотальная для охваченных подсистем

Класс ПО СЭД СУП+ СЭД BPM vs СЭД ERP + СЭД


СЭД для поддержки управления

• Директивное – базовая инфраструктура и готовое решение

• Процессное – адекватный инструмент для реализации документо-центричных бизнес процессов, возможно использование в качестве основы для реализации корпоративной BPM

• Проектное – проектный документооборот в интеграции с СУП

• Операционное управление – предварительная и дополняющая часть общего бизнес-процесса, организация работы в нештатных ситуациях


План


• Технологии современной СЭД/ECM отвечающий потребностям менеджмента



Новые компоненты СЭД

• Ведущие производители ориентируют интерфейс СЭД на руководителя

• Готовые модули Task Management за границами традиционного ДОУ

• Интеграция средств Online коммуникаций и групповой работы (Enterprise 2.0) в интерфейс СЭД


Новые компоненты СЭД

• Средства интеграции СЭД со средствами моделирования процессов

• Шлюзы в ERP и портал, для организации сквозных процессов

• Модули интеграции с Outlook для управления задачами, интегрированного с задачами СЭД

• Инструменты планирования управления совещаниями• Реализация в рамках СЭД модулей Dashboard

руководителя, организации рабочего пространства менеджера


Концепция приборной панели СЭД


Facebook Like


Адаптивный интерфейс


Интеграция с заданиями Outlook


Мобилизация СЭД

Создание мобильных приложений для менеджеров Ориентация на типовые сценарии руководителя Различные форм факторы Off-line работа Оптимизация интерфейса


Мобилизация СЭД






Поиск новых гибких методик управления

• Case Management – синтез идей BPM и средств ситуативного управления Генерация процесса обработки и артефактов на лету Сохранение результата как типового шаблона, включая

o Структуру обработкиo Связанные документыo Другие артефакты (контакты, ссылки…)

Возможность запуска процесса обработки по шаблону, с возможностью модификации на лету

Ведущие производители СЭД/ECM заявили о реализации модулей Case Management


Поиск внутренних резервов повышения эффективности организации

• Поиск оптимальных методик управленияКроме того, наша компания может предоставить следующие услуги:• Выбор средств автоматизации управленческих

задач • Анализ бизнес-процессов• Разработка показателей• Нормирование труда

Мы готовы обсудить актуальные для Вас вопросы!

Спасибо за внимание!

«ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург,наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32www.docsvision.com

Business

C. Кайгородцев: Docsvision - эволюция СЭД