Lausuntopalvelun hankintailmoituksenesittelytilaisuus07.08.2012

osallistumisymparisto.om@om.fi

Hankintailmoituksen esittelytilaisuus• Tilaisuuden puheenjohtaja

– Teemu Ropponen/OM, projektipäällikkö• Paikalla

– Mika Nordman, hankeyksikön päällikkö– Jaroslaw Skwarek/Conversatum Oy, konsultti– Outi Lipponen/Conversatum Oy, konsultti

• Hankepäällikkö• Mikko Levämäki/OM, hankepäällikkö (lomalla)

Ohjelma

• Avauspuhe• Hankkeen ja lausuntopalvelun yleisesittely• Osallistumishakemuspyynnön esittely

– Osallistumishakemuspyynnön rakenne– Osallistumishakemuspyynnön keskeiset kohdat– Hankintamenettely, vaiheet ja kulku– Vaatimusmäärittely

• Osallistumishakemuksen rakenne• Etenemisaikataulu

Tilaisuuden käytännöt

• Tilaisuuden äänitys• Osallistumishakemuspyynnön asiakirjat ja

kirjalliset vastaukset ovat tässä tilaisuudessa annettujen vastausten edellä

• Sopimukseen liittyviin kysymyksiin vastaamme vain kirjallisesti

• Kysymyksiä saa esittää jokaisen osion lopussa

Hankkeen ja lausuntopalvelun yleisesittely

Teemu Ropponen/OM, projektipäällikkö

Kiteytys esityksestä

• Suomi on vielä kaukana maailman kärjestä sähköisen demokratian mahdollisuuksien hyödyntämisessä

• Osallistumisympäristö-hanke (OSY) modernisoi osallistumisen verkkotyökaluja ja –prosesseja helppokäyttöiseksi työkalupakiksi kansalaisille, järjestöille ja viranomaisille

• Lausuntopalvelu on keskeinen osa sähköisiä osallistumiskeinoja ja haettaessa tuottavuushyötyjä

Osallistumisympäristö-hanke (OSY)

Syventää vuorovaikutusta kansalaisten, virkamiesten ja poliitikkojen kesken ja parantaa kansalaisten osallistumismahdollisuuksia – valtion- ja kunnallishallinnossa.

Luo uusia verkko-osallistumisen työkaluja ja –toimintamalleja, jotka ovat kansalaisille, järjestöille ja viranomaisille miellyttäviä käyttää ja helppo ottaa mukaan osaksi omaa toimintaa.

Julkisen vallan tehtävänä on edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen toimintaan ja vaikuttaa häntä itseään koskevaan päätöksentekoon.

Perustuslaki2 Luku Perusoikeudet – 14§ Vaali- ja osallistumisoikeudet – 3 mom.

…kansainväliset vertailut eivät mairittele

1. Etelä-Korea (2.)2. Australia (5.)3. Espanja4. Uusi-Seelanti (6.)4. Iso-Britannia6. Japani (12.)6. USA (1.)8. Kanada (11.)9. Viro (8.)9. Singapore (10.)10. Bahrain

12. Malesia13. Tanska (3.)14. Saksa15. Ranska (4.)15. Alankomaat17. Belgia18. Kazakstan19. Liettua20. Slovenia21. Itävalta21. Norja

23. Kypros23. Ruotsi (9.)25. Kroatia26. Kolumbia26. Irlanti28. Kirgisia28. Mongolia30. Suomi (45.)30. Israel32. Kiina32. Meksiko (7.)… 157. Vanuatu

E-participation index (YK 2010, 2008)

Islanti tekee perustuslain verkossa

”koko kansan projektijotta epäluulo hallintoakohtaan hälvenisi”

• Kuuleminen ja osallisuus tuovat valmisteluun lisäarvoa. Työtapa vaatii muutosta hallinnon ja kansalaisten väliseen suhteeseen, mm. aktiivista dialogia

• Kansalaisten osallisuutta koskeva toimintapolitiikka on pysynyt Suomessa heikkona riippumatta hyvästä tahdosta ja monista yrityksistä. Kansalaisten osallisuuden arvoa ei ole tunnistettu

• Ydintekijänä hallinnon ja kansalaisten välisessä etäisyydessä on kansalaisten kuulemisen vähyys poliittisessa valmistelussa ja keskushallinnossa

OECD Public Governance Reviews Finland – Working together to sustain access, 31.5.2010

Valtion tuki verkkodemokratian kehittämiselle?

4.2.2010 VN periaatepäätös: ”Suomi verkkodemokratiavertailujen 10 kärkimaan joukkoon 2010-luvun loppuun mennessä”

• Osa VM:n Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmaa (SADe-ohjelma)

• Oikeusministeriöllä vetovastuu Osallistumisympäristöstä

• Ohjausryhmässä mm. Eduskunta, Kuntaliitto, kuntia ja ministeriöitä

• I vaihe ulottuu 2012 asti, II vaihe 2013 asti• Ensimmäiset palvelut käyttöön 2012 alkuvuoden

vaikana• Budjetti n. 2,6 miljoonaa (2010-2013)

Osallistumisympäristö-hanke (OSY)

Sähköinen asiointi ja demokratia (SADe) -ohjelma• Osallistumisympäristön palvelukokonaisuus• Oppijan palvelukokonaisuus• Oma terveys - palvelukokonaisuus• Rakennetun ympäristön ja asumisen

palvelukokonaisuus• Työnantajan palvelukokonaisuus.• Kansalaisen hyvinvointipalvelusuunnittelu-

kokonaisuus• Yrityksen perustajan palvelukokonaisuus

14

Toteutettavat palvelut

• Perustoiminnallisuus (”alusta”)• Lausuntopalvelu• Kyselypalvelu• Kansalais- ja kuntalaisaloite• Osallistumisviestintäpalvelu• Luotauspalvelu• Päättäjäpalvelut• Kansanedustajien ja valtuutettujen

työn seurantapalvelu

Käytännössä mm.

• Työkalut osallisuuden ja vuorovaikutuksen suunnitteluun• Verkkokeskustelut ja kommentointityökalut• Dokumenttien työstö yhdessä• Viralliset verkkokyselyt, epäviralliset gallupit• Lausuntopyynnöt, lausuntojen antaminen, lausuntojen

koostaminen verkossa• Kansalais- ja kuntalaisaloitteiden tekeminen ja seuranta• Tietoa julkisista hankkeista, omista osallistumisoikeuksista ja -

mahdollisuuksista• Kansanedustajien ja valtuutettujen

seurantapalvelu

Kysely- ja lausuntopalvelu (2/7)

17

Lausuntopalvelu: videot ja protot

Lausuntopalvelu-video 2012• http://www.youtube.com/watch?v=jVlYofasZn

I

Prototyyppi• www.lausuntopalvelu.fi• Lähdekoodi:

https://github.com/leonidas/lausuntopalvelu-prototyyppi – Karkeasti oikeaan vaatimusmäärittelyyn perustuva esimerkkitoteutus, joka ei

täytä lopullisia vaatimuksia. Varsinainen toteutus voi poiketa prototyypistä.

Osallistumishakemuspyynnön esittely

Jaroslaw Skwarek/Conversatum Oy, konsultti

Osallistumishakemuspyynnön keskeiset kohdat• Hankinnan kohde ja sopimuskausi• Hankintamenettely, vaiheet ja kulku• Osallistumishakemuspyynnön rakenne• Hakemusten tarkastaminen ja vertailu• Selvitykset• Neuvotteluvaihe

Hankinnankohde ja sopimuskausi 1(2)• Hankinnan kohteena on Osallistumisympäristö-hankkeen

tuottama lausuntopalvelu, jonka avulla pyritään helpottamaan hallinnon operatiivisten prosessien läpivientiä. Palvelun käyttö hallinnon lainvalmisteluprosessin yhteydessä tuo helpotusta esimerkiksi lausuntojen käsittelyyn, mikä tehdään nykyisin pääasiallisesti käsityönä. Lausuntopalvelua voidaan käyttää kirjallisten lausuntojen yhteydessä. Tämän edellytyksenä on lausunnolle menevän asian formalisointi kysymysten muotoon tai väitteiksi, joihin voidaan systemaattisella tavalla pyytää lausuntoja. Virallisilla lausuntopyynnöillä on yhteys asianhallintaan, joten asianhallinnan ja lausuntopalvelun prosessit limittyvät tiiviisti toisiinsa

Hankinnankohde ja sopimuskausi 2(2)• Sopimus tehdään lausuntopalvelun toimittamisesta sekä

ylläpito- ja tukipalveluista.• Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja päättyy

siitä kolmen vuoden kuluttua. • Hankintaan liittyy 3 vuoden optio, jonka käyttämisestä

hankintayksikkö päättää ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.

Hankintamenettely, vaiheet ja kulku• Hankintamenettelynä on neuvottelumenettely ja kyseessä on

EU-kynnysarvot ylittävä hankinta. • Hankintaprosessin vaiheet pääpiirteittäin ovat seuraavat

1. Hankintailmoitus HILMA ilmoituskanavassa2. Osallistumishakemukset hankintayksikölle3. Osallistumishakemusten tarkastaminen ja vertailu4. Tarjoajien valinta5. Neuvottelukutsun ja hankekuvauksen/alustavan tarjouspyynnön

toimittaminen tarjoajille6. Neuvotteluvaihe7. Tarjouspyynnön toimittaminen tarjoajille8. Tarjousten jättäminen9. Tarjousten tarkastaminen ja vertailu, hankintapäätös ja päätöksestä

ilmoittaminen10. Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

Osallistumishakemuspyynnön rakenne• Tarjouksen tekemistä

helpottavia työkaluja– Ohje hakemuksen

tekemiseksi– Valmiita selvityslomakkeita

• Vertailu- ja valintaperusteet läpinäkyviä ja selkeitä– Pisteytyslomakkeet

Osa

llist

umis

hake

mus

-py

yntö

Osallistumishakemus-lomake

1. Laadullisten tekijöiden arviointilomake

2. Referenssit

3. CV- Käytettävyysasiantuntija

4. Alihankkijat

5. Vaatimusmäärittely

5a. Vaatimusluettelo (excel)

5b. Vaatimusluettelo (pdf)

5c. OSYA-Kyselyprosessi

5d. Lausuntopalveluiden toteutusvaiheet

5e. OSYA-Vaatimusmäärittely -

Sanasto

5f. Osallistumisympäristön käyttäjät, rekisteröinti ja

tunnistautuminen

Hakemusten tarkastaminen ja vertailu 1/3• Hakijoiden soveltuvuus

– Hankintamenettelystä suljetaan ne tarjoajat, jotka eivät täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia

• Hakemusten hakemuspyynnön mukaisuus– Hankintamenettelystä suljetaan pois ne

hakemukset, jotka eivät ole hakemuspyynnön mukaisia tai menettelyn ehtojen mukaisia

Hakemusten tarkastaminen ja vertailu 2/3• Hakijoiden soveltuvuutta koskevat

vaatimukset– Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen

liittyvät vaatimukset– Tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät

vaatimukset– Tarjoajan alihankkijoihin liittyvät vaatimukset

Hakemusten tarkastaminen ja vertailu 3/3• Hakemusten tarkastaminen ja vertailu

tehdään osallistumishakemuksen ja seuraavien vertailulomakkeiden avulla– Liite 1 Laadullisten tekijöiden arviointilomake– Liite 2 Referenssit

Hakemusten tarkastaminen: Vähimmäisvaatimukset 1/4• Vastuuvakuutus

– Ehdokkaalla on voimassaoleva vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärä on vähintään 500 000 euroa.

• Luottoluokitus ja liikevaihdon määrä– Ehdokkaan taloudelliset edellytykset ovat

hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. • Ehdokkaan luottoluokitus on oltava A tai parempi• Tarjoajan liikevaihto edelliseltä tilikaudelta tulee olla

vähintään 500 000 euroa.

Hakemusten tarkastaminen: Vähimmäisvaatimukset 2/4• Ehdokkaan tulee esittää 2 referenssiä (kolmen

viime vuoden ajalta laskettuna käyttöönottopäivästä) siten, että jokainen alla kuvatuista vaatimuksista täyttyy ainakin yhdessä esitetyistä referensseistä:1. Ehdokas on tehnyt palvelun/tuotteen

asiakaskohtaista toiminnallista sovittamista2. Palvelun/tuotteen avulla on toteutettu kysely,

jossa on vähintään 500 vastaajaa

Hakemusten tarkastaminen : Vähimmäisvaatimukset 3/4

3. Palvelussa/tuotteessa on ollut voimassa vähintään 5 yhtäaikaista kyselyn laatijan käyttäjätunnusta tai –tiliä

4. Ehdokas on toimittanut palvelua, jonka palvelutaso on vähintään perustasolla (JHS 174:n mukaisten laatumääreiden 1-taso) palveluajan, tavoitettavuuden ja ratkaisukyvyn osalta.

Hakemusten tarkastaminen: Vähimmäisvaatimukset 4/4• Ehdokkaalla on koulutushenkilöstöä• Ehdokkaalla on vähintään 1

käytettävyysasiantuntija, jolla on vähintään 2 vuoden kokemus käytettävyysasiantuntijana toimimisesta

Hakemusten tarkastaminen: Ratkaisukuvaus • Ratkaisukuvaus (osallistumishakemuksen liite

5) on pakollinen mutta ei vertailtava selvitys• Lausuntopalveluun tarjotun ratkaisun

yleiskuvaus, jossa on lisäksi kuvattu:– Kapasiteetinhallinta (miten kapasiteettia

kasvatetaan ja vähennetään)– Kuormantasaus– Tunnistuksen ratkaiseminen– Tietojen varmistus

Tarjoajien valinta

• Menettelyyn valitaan 3 - 5 tarjoajaa– Mikäli soveltuvuusehdot täyttäviä ehdokkaita on

enemmän kuin em. vähimmäismäärä, hankintayksikkö tulee vertailemaan osallistumishakemuksia ja valitsemaan 3 - 5 tarjoajaa

Hakemusten vertailu: Vertailukriteerit 1/51. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas on tehnyt

palvelun/tuotteen asiakaskohtaista toiminnallista sovittamista julkishallinnon asiakkaalle => 1 piste

2. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas on toteuttanut palvelun/tuotteen integroinnin asiakasorganisaation käyttäjähallintaan => 1 piste

3. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa palvelun/tuotteen avulla on toteutettu kysely, jossa on enemmän kuin 1000 vastaajaa => 1 piste

Hakemusten vertailu: Vertailukriteerit 2/54. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa palvelussa/tuotteessa

ollut voimassa useampia kuin 5 yhtäaikaista kyselyn laatijan käyttäjätunnusta tai -tiliä => 2 pistettä

5. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa palvelua/tuotetta on käytetty asiakirjan kommentointiin siten, että kysymys on voitu kohdentaa asiakirjan haluttuun kohtaan niin, että jäljitettävyys asiakirjan kohdan, kysymyksen ja vastausten kesken säilyy => 1 piste

6. Ehdokkaan käytettävyysasiantuntijalla on yli 3 vuoden kokemus käytettävyysasiantuntijana toimimisesta => 1 piste

7. Tilaajalla on mahdollisuus osallistua testaukseen tuotekehityksen aikana => 1 piste

Hakemusten vertailu: Vertailukriteerit 3/58. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jonka mukaan Ehdokas

kykenee tarjoamaan palveluajan osalta perustasoa (JHS 174 P1) korkeamman palveluaikaluokituksen mukaista palvelua => 1 piste

9. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas kykenee tarjoamaan tavoitettavuuden osalta perustasoa (JHS 174 T1) korkeamman tavoitettavuusluokituksen mukaista palvelua => 1 piste

Hakemusten tarkastaminen ja vertailu: Vertailukriteerit 4/510. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas kykenee

tarjoamaan ratkaisukyvyn osalta perustasoa (JHS 174 R1) korkeamman ratkaisukykyluokituksen mukaista palvelua => 1 piste

11. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas on tehnyt projektiluontoisesti asiakkaan kanssa toiminnallista vaatimusmäärittelyä, jonka perusteella palvelulle/tuotteelle on tehty asiakaskohtainen toiminnallinen sovittaminen => 1 piste

Hakemusten vertailu: Vertailukriteerit 5/5• Vertailussa huomioitavista kriteereistä saa

pisteet yhteen kertaan. Esimerkiksi, jos kriteeri numero 5 täyttyy referensseissä 2, 3 ja 5, saa tarjoaja yhden pisteen.

• Referenssejä voi esittää yhteensä enintään 7 kappaletta

Neuvotteluvaihe 1(2)

• Neuvotteluvaihe voidaan jakaa useampiin osiin ja vaiheisiin menettelyn aikana

• Lopulliseen tarjouspyyntöön täsmennetään neuvotteluin seuraavia palveluun liittyviä tekijöitä:– Toiminnallisuuden kehityspolku– Palvelun helppokäyttöisyyden arviointi

Neuvotteluvaihe 2(2)

– Hinnoittelu (investoinnit, käyttökulut: etu- vai takapainotteinen hinnoittelu)

– Käyttöönotto (levittäminen, markkinointi, koulutus)

– Sopimukseen liittyvä kysely viimeisen neuvottelukierroksen yhteydessä

VaatimusmäärittelyOuti Lipponen/Conversatum Oy, konsultti

Vaatimusmäärittely• Prosessikuvaus:

– Osallistumisympäristön kyselyprosessi liite 5c

• Yksittäiset vaatimukset lueteltuina liite 5a, 5b• Vaatimukset ja päätoiminnallisuus liite 5

– Tieto- ja toiminnalliset vaatimukset sekä liittymät• Käyttötapaukset kuvattu yleisellä tasolla ns. peruspolku• Ei kuvata perustoimintoja lisäys, muutos, poisto (CRUD)

– UML:n mukaisin kuvauksin– Mahdollistavat toimintopistelaskennan

Vaatimusmäärittely - riippuvuudet• Osallistumisympäristön perustoiminnallisuus (PETO)• Asiakaspalautejärjestelmä• VIRTU• Asianhallinta• Sähköpostipalvelu• Sosiaalisen median palvelut

Lausuntopalvelun osa-alueet

• Lausuntopyynnön suunnitteleminen• Lausuntopyynnön toteuttaminen,

julkaiseminen ja seuranta• Lausuntopyyntöön vastaaminen ja

tiedottaminen• Vastausten kokoaminen ja

lausuntoyhteenvedon laatiminen• Tulosten käsitteleminen ja julkaiseminen

Toiminnallinen järjestelmäjako

Vaatimusmäärittely: Poimintoja 1(2)• Lausuntopyyntö liittyy yleensä johonkin hankkeeseen joko

jossain Osallistumisympäristöön (OSY) liittyvässä hankerekisterissä tai OSY- järjestelmässä

• Virallisilla lausuntopyynnöillä on yhteys asianhallintaan.• Lausuntopalvelun keskeisiä käsitteitä:

– Valmistelija, toteuttaja– Kyselymuotoinen lausuntopyyntö– Lausuntoon liittyvät metatiedot– Kyselytyyppi (avoin/rajattu)– Kohderyhmä

Vaatimusmäärittely: Poimintoja 2(2)

– Lausunnon lokitiedot– Seuranta- ja yhteenvetoraportit– Palaute– Lausuntoyhteenveto

• Lausuntopalvelu hyödyntää Osallistumisympäristön perustoiminnallisuuksia – Käyttäjien rekisteröinti– VETUMA-tunnistus

• Viranomaisen tunnistautumisessa käytetään OTTK:n tarjoamaa VIRTU-palvelua

Hakemuksen rakenneJaroslaw Skwarek/Conversatum Oy

Hakemuksen rakenne• Hakemuksessa käytettävä

hakemuspyynnön mukana olevia lomakkeita• 1, 2, 3, 4• Liitteiden numerointi on

yhdenmukainen hakemuspyynnössä olevien liitteiden kanssa

• Selvitykset, jotka ovat pakollisia, mutta joita ei arvioida• 5 Ratkaisukuvaus

• Lisäksi liitettävä raportit ja todistukset• 6, 7, 8, 9

Osallistumishakemuslomake täytettynä

1 Laadullisten tekijöiden arviointilomake

2 Referenssit

3 CV- Käytettävyysasiantuntija

4 Alihankkijat

5 Ratkaisukuvaus

6 Luottoluokitusraportti

7 Todistus verojen maksamisesta

8 Todistus eläkevakuutusmaksujen maksamisesta

9 Todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta

Osallistumishakemus-pyyntö

Osallistumishakemus-lomake

1. Laadullisten tekijöiden arviointilomake

2. Referenssit

3. CV- Käytettävyysasiantuntija

4. Alihankkijat

5. Vaatimusmäärittely

5a. Vaatimusluettelo (excel)

5b. Vaatimusluettelo (pdf)

5c. OSYA-Kyselyprosessi

5d. Lausuntopalveluiden toteutusvaiheet

5e. OSYA-Vaatimusmäärittely - Sanasto

5f. Osallistumisympäristön käyttäjät, rekisteröinti ja tunnistautuminen

Osallistumishakemuslomake täytettynä

1 Laadullisten tekijöiden arviointilomake

2 Referenssit

3 CV- Käytettävyysasiantuntija

4 Alihankkijat

5 Ratkaisukuvaus

6 Luottoluokitusraportti

7 Todistus verojen maksamisesta

8 Todistus eläkevakuutusmaksujen maksamisesta

9 Todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta

Etenemisaikataulu

• 7.8. Hakemuspyynnön esittely• 17.8. mennessä tarkentavat kysymykset

– Kysymyksiä voi lähettää jatkuvasti• 22.8. Vastaukset tarkentaviin kysymyksiin

– Vastauksia täydennetään jatkuvasti• 3.9. Osallistumishakemukset klo 16 mennessä• Viikko 36 neuvottelukutsut • Neuvottelut viikoilla 37-39• Tarjoukset lokakuun puolessa välissä

Vastaukset kysymyksiin

• Vastaukset kysymyksiin julkaistaan osoitteessa http://www.om.fi/Etusivu/Valmisteilla/Osallistumisymparistoprojekti/Tapahtumiajaaineistoja

• Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta antaessaan.

Menestystä tarjouskilpailussa!