DIRECCIÓN DE REUNIONESCapital Humano

¿QUE ES UNA REUNIÓN EFECTIVA?

• UNA REUNIÓN ES UNA TECNICA MEDIANTE LA CUAL UNA SERIE

DE PERSONAS CON UNOS OBJETIVOS COMUNES INTERCAMBIAN

INFORMACION SOBRE UNO O VARIOS TEMAS, PARA LOGRAR

UNOS RESULTADOS A TRAVÉS DE UNOS COMPROMISOS

COMUNES.

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TIPOS DE REUNIONES

• SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO:

– REUNIONES FORMALES

– REUNIONES INFORMALES

• URGENCIA

• ESPONTANEIDAD

• FALTA DE PREVISION

• SEGÚN SU OBJETIVO:

– INFORMATIVAS

– FORMATIVAS

– ANALISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES

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ASPECTOS CLAVE DE LAS REUNIONES (ORGANIZACIÓN LOGISTICA)

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REUNIÓNREUNIÓN

TIEMPOTIEMPO MATERIALMATERIAL

MEDIOS MEDIOS DE APOYODE APOYO

ESPACIO ESPACIO FISICOFISICO

ASISTENTESASISTENTES

CONDUCTORCONDUCTOR

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LAS FASES DE LA REUNION

• PLANIFICACIÓN (Objetivos)

• INFORMACIÓN

• PREPARACIÓN (Cuadro de prioridad de gestión del tiempo)

• ESTRUCTURACION Y CONTROL

• RESUMEN Y REGISTRO

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PLANIFICACIÓN

• LA PLANIFICACIÓN IMPLICA:

– FIJAR LOS OBJETIVOS

– BUSCAR EL TITULO GENERAL

– ELABORAR UN PRIMER ORDEN DEL DÍA

– Y…REFLEXIONAR SI ESTA ES LA TECNICA DE COMUNICACIÓN

MÁS ADECUADA

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INFORMACIÓN

• DURANTE LA FASE DE INFORMACIÓN SE DEBE:

– INFORMAR A LOS PARTICIPANTES DE LOS MOTIVOS DE LA

REUNIÓN, LOS OBJETIVOS, EL PLAN DE TRABAJO, EL

CONDUCTOR DE LA REUNIÓN, EL MOTIVO DE SU ASISTENCIA Y

LA INFORMACIÓN QUE NECESITARÁ PARA ASISTIR

– LOS PARTICIPANTES INFORMARÁN DE CUALES SON LOS TEMAS

QUE QUIEREN APORTAR Y LA INFORMACIÓN NECESARIA

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PREPARACIÓN

• EN ESTA FASE EL CONDUCTOR DEBE:

– ELABORAR EL ORDEN DEL DÍA DEFINITIVO BUSCANDO LAS

CONEXIONES LOGICAS ENTRE LOS TEMAS Y…

– ORDENÁNDOLOS EN FUNCIÓN DE SU IMPORTANCIA SU

URGENCIA.

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PRIODIDAD 1 PRIORIDAD 2

PRIORIDAD 3 PRIORIDAD 4

Alta Urgencia Baja Urgencia

Alta Importancia

Baja Importancia

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ESTRUCTURACIÓN Y CONTROL

• DURANTE ESTA FASE EL CONDUCTOR HA DE PROCURAR

QUE LA CONVERSACIÓN SIGA LOS SIGUIENTES PASOS:

– PRUEBAS

– INTERPRETACIÓN

– DECISIÓN FINAL

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RESUMEN Y REGISTRO

• ESTA FASE SUPONE:

– RESUMIR LAS DECISIONES

– REGISTRARLAS CON EL NOMBRE DEL RESPONSABLE

– FIJAR EL PLAZO

– MOTIVAR A LOS ASISTENTES PARA UNA PROXIMA REUNIÓN

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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : UNIR AL GRUPO

• OBJETIVO:

ORIENTAR A TODOS LOS PARTICIPANTES HACIA UN OBJETIVO

COMÚN

• RIESGO: AGRESIVIDAD

• TÉCNICAS:

– INTERTAR QUE TODOS EXPRESEN SUS PROBLEMAS

– RECURRIR AL RESTO DE PARTICIPANTES

– ATENERSE A HECHOS REALES

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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : CENTRAR AL GRUPO

• OBJETIVO: MANTENER A LOS PARTICIPANTES DENTRO DEL

TEMA DEL ORDEN DEL DÍA

• RIESGO: ALEJARSE DE LA CUESTIÓN

• TÉCNICAS:

– ESTAR ALERTA CONSTANTEMENTE

– RECONDUCIR A LOS QUE SE ALEJEN

– RATIFICAR LA COMPRENSIÓN

– ASEGURARSE DE QUE CADA EXPOSICIÓN ES RELEVANTE

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LAS FUNCIONES DEL CONDUCTOR : MOVILIZAR AL GRUPO

• OBJETIVO: AYUDAR AL GRUPO A TOMAR UNA DECISIÓN

• RIESGO: INTERRUPCIONES, PARALIZACIÓN

• TÉCNICAS:

– PROTEGER AL DÉBIL Y CONTROLAR AL FUERTE

– SONDEAR PARA BUSCAR SOLUCIONES

– TOMAR NOTA DE LAS SUGERENCIAS

– CONSTRUIR IDEAS, NO DESTRUIRLAS

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HABILIDADES DEL CONDUCTOR

• ESCUCHAR ACTIVAMENTE A LOS PARTICIPANTES

• REACCIONAR ANTE SITUACIONES IMPREVISTAS

• ADAPTAR EL ESTILO DE DIRECCION QUE REQUIERE LA

SITUACIÓN

• PONERSE AL MISMO NIVEL DE LOS PARTICIPANTES

• EMPATIZAR

• PRESENTAR LOS TEMAS DE FORMA SIMPLE Y CONCISA

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TÁCTICAS DEL CONDUCTOR

• ABRIR LA REUNIÓN CON CAPACIDAD DE MOTIVACIÓN

• PROMOVER LA PARTICIPACIÓN

• CONTROLAR EL RITMO

• ASEGURAR EL RENDIMIENTO DE TODOS LOS PARTICIPANTES

• AJUSTARSE A LOS HORARIOS PREVISTOS

• CERRAR POSITIVAMENTE LA REUNIÓN

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CÓMO TRATAR A LOS PARTICIPANTES PROBLEMATICOS:

• EL PRESUNTUOSO

• EL MANIPULADOR

• EL OPONENTE SISTEMATICO

• EL HABLADOR

• EL INDIFERENTE

• EL DESCUBRIDOR

• EL INEXPRESIVO

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MUCHAS GRACIAS