Tulemuslik delegeerimi

neIndrek Maripuu Loovusait

Delegeerimisoskus on meeskonna parima soorituse jaoks kriitiline oskus, aga tulemuslik delegeerimine vajab ettevalmistust, täpsust, selgust, usaldust ja head inimeste tundmist. Kolme tüüpi delegeerimised:

Pidevalt korduvate ülesannete delegeerimine Ajutine kõikide ülesannete delegeerimine (puhkuse, haiguse vmt ajaks) Konkreetse ülesande delegeerimine mingi projekti raames

Miks on oluline?www.loovusait.ee

Hoiakud ja organisatsioonikultuur

Tulemuslik delegeerimine

Millest koosneb?

www.loovusait.ee

Suurim takistus – hoiak: „kui- tahad-et-asjad-saavad-korralikult-tehtud-tee-ise“.

Keegi ei saa heaks ilma piisava praktikata.

Tõenäoliselt sa ei ole nii mitmekülgselt andekas kui sulle vahel tundub :-).

Hoiakud ja kultuur

www.loovusait.ee

Hoiakud ja kultuurKasu?

Delegeerides saavutad kaks asja – Sinul vabaneb aeg ja kolleeg areneb!Enamus ülesannete puhul pole ju probleem kui arenguga kaasneb õppimise ja eksimise vajadus.NB! Kui ülesanne on päriselt kriitiline s.t. seal ei tohi eksida, siis ära delegeeri või ole väga-väga valiv kellele delegeerid. Veelkord – enamus ülesandeid ei ole sellised.

www.loovusait.ee

Ettevõte saavutab hea ja arenguvõimalust pakkuva töökoha maine, kus inimesed on hinnatud ja neid usaldatakse.Hea juht arendab endale mitmekülgse meeskonna. Delegeerimine on selleks väga hea vahend. Muudatuste korral on delegeerimise kaudu võimalik inimesi kaasata nii, et muudatuste läbiviimine ei tekita asjatut vastuseisu.

Hoiakud ja kultuurKasu?

www.loovusait.ee

Kogu koormat ei tohi ega saa enda kanda võtta. Kõik, mis võimalik, tuleb delegeerida. Ainuke asi, mida raha eest osta ei saa, on tervis. Kahekõne iseendaga oma tegevusest ja plaanidest on vajalik. See aitab õigel ajal juhtme vooluvõrgust välja tõmmata.

- Jaak Salumets

Hoiakud ja kultuur

www.loovusait.ee

Hiljuti juhiks tõusnud inimesed on sageli delegeerimisega raskustes. Neid on seni hinnatud kuna nad oma ülesandeid hästi täitnud. Kiusatus on nende asjade tegemisega jätkata, sest need tulid hästi välja.

Omanikust juht kaldub ka pigem vähem delegeerima ja rohkem ise ära tegema.

Hoiakud ja kultuurwww.loovusait.ee

Kas oskad hästi delegeerida?

Vasta järgmistele küsimustele (1 = alati 2 = vahel 3 = mitte kunagi)

Hoiakud ja kultuurTest

www.loovusait.ee

Minu meelest mu kolleegid proovivad ilma, et ma paluksin, vähendada minu töökoormust.

Mul on piisavalt vaba aega, et mõelda suurele pildile ning tegeleda organisatsiooni arendamisega, sest kolleegid hoolitsevad igapäevaste asjade tegemise eest.

Kui meie kasv jätkub olen täiesti valmis osa oma ülesandeid ja vastutust teistele jagama ning ei tunne, et peaksin kõike kogu aeg ise kontrollima.

Eelistan pigem 30 minutit panustada kolleegi juhendamisele uue asja õppimisel, selle asemel, et see ise 5 minutiga ära teha.

Ütlen kolleegile „Las ma näitan kuidas seda teha“ sagedamini kui mõtlen endamisi „Kui mina ei tee, siis ei saagi see korralikult tehtud.“

Hoiakud ja kultuurTest

www.loovusait.ee

Otsin kogu aeg võimalusi keskjuhte kiita selle eest, et nad delegeerivad ülesandeid teistele.

Mul on aega, et tegeleda organisatsioonikultuuri arendamisega. Minu jaoks on vastuvõetav, et inimesed teevad vigu kui nad võtavad

endale uusi ülesandeid. Mul on piisavalt aega oma perekonna, puhkamise ja hobide jaoks. Ma tean, millised on minu 3 suurimat tööalast prioriteeti ning kuidas

need mõjutavad organisatsiooni tulemust. Küsin kolleegidelt arvamust ja ideid meie tegevuse kohta. Usaldan kolleege ja usun, et nad teevad asju korrektselt.

Hoiakud ja kultuurTest

www.loovusait.ee

• Skoor 12…16 – ilmselt oled hea delegeerija. Järgnev ilmselt on Sinu jaoks lihtsalt värskendus ja meeldetuletus. Mõned väiksed nipid vast leiad ikka ka.• Skoor 17…28 – oled teel saamaks heaks delegeerijaks. Ilmselt saaksid

veidi süsteemsem olla ning rohkem teisi julgustada ja juhendada uute kohustuste võtmisel.• Skoor 29… - Sa pole kindlasti ainus, kes nii palju punkte sai. Ja Sa oled

aus. Aga tunnista, et Sa ei jõua kõiki asju ise teha. Teiste kaasamisega saavutate koos rohkem.

Hoiakud ja kultuurTest

www.loovusait.ee

Hoiakud ja kultuur

Ajapuudus Delegeerimine võtab aega ning

alguses on ajakulu suurem kui ise ära tehes – juhendamine,

monitoorimine, planeerimine jne.

Peamised delegeerimise vältimise põhjused

www.loovusait.ee

Hoiakud ja kultuur

PerfektsionismHirm tekkivate vigade ees – ma-

saan-ise-ju-paremini-tehtud hoiak.

Peamised delegeerimise vältimise põhjused

www.loovusait.ee

Hoiakud ja kultuurPeamised delegeerimise vältimise põhjused

Ise tegemise nautimineSulle meeldib ülesande sisu ja

tahaksid seda ise teha. Aga suures pildis oleksid Sa teiste asjade

tegemisel kasulikum.

www.loovusait.ee

Hoiakud ja kultuurPeamised delegeerimise vältimise põhjused

Autoriteedi kaotamise hirmKui ma ise tähtsaid asju ei tee, siis ma äkki pole teiste arvates tähtis.

Ekslik seisukoht, sest lõppvastutust ära ei delegeerita.

www.loovusait.ee

Hoiakud ja kultuurPeamised delegeerimise vältimise põhjused

Ebavajalikuks muutumise hirmKui kõik tegevused jooksevad ilusti ning inimesed ei vaja enam juhendamist ega kontrollimist, siis äkki mul polegi enam

midagi teha? Äkki ma polegi vajalik? Otse vastupidi – nüüd Sul on aega mõelda ja planeerida organisatsiooni tulevikku,

kujundada strateegiat.

www.loovusait.ee

Hoiakud ja kultuurPeamised delegeerimise vältimise põhjused

Arvamus, et inimesed pole motiveeritud tegema

Hirm, et inimesed ei ole valmis pingutama ning endast 100% tulemuse nimel andma. Tegelikult

võib õigele inimesele õige ülesande andmine olla talle väga motiveeriv ning käivitav. Äkki

inimesed täna tunnevad, et neil on liiga vähe pingutust nõudvaid ülesandeid?

www.loovusait.ee

Suure töökoormuse tõttu teed ületunde ja töötad tihti ka kodus. Oled raskustes, et võtta aega kontorist ja tööst eemal olemiseks, sest

pidevalt on vaja lahendada probleeme ja organiseerida kiireloomulisi asju.

Sul on harva aega, et mõelda igapäevastest tegevustest kaugemale. Enamus tööajast kulub jooksvate asjadega tegelemisele, sest Sa kas pead

või väga armastad nende tegemist.

Asjad ei saa tehtud, sest kolleegid ei saa asjadega vajalikul tasemel hakkama.

Meeskonnas on asjade dubleerimist, sest ülesanded ja vastutused on kehvasti koordineeritud.

Jah EiHoiakud ja kultuur

Märgid, mis näitavad, et oleks vaja rohkem delegeerida

Madal moraal ja meeskonnatunne on põhjustanud mitme hea kolleegi lahkumist firmast.

Meeskonnaliikmete oskused ei arene nii nagu juhid eeldavad.

Pead sageli sekkuma ja olukordi lahendama, sest kolleege ei saa lõpuni usaldada.

Kolleegid katkestavad Su tööd pidevalt, sest soovivad, et aitad leida lahenduse või otsustaksid midagi.

Kolleegid ei saa delegeeritud ülesannetega hakkama. Juhendamine ja mentordamine võtab liiga palju aega.

Jah EiHoiakud ja kultuur

Märgid, mis näitavad, et oleks vaja rohkem delegeerida

Iga „jah“ vastuse juures küsi endalt:Mis on selle tõenäoline põhjus?Mis on selle mõju kui see olukord

jätkub?

Vaata neid küsimusi regulaarselt üle. Iga „jah“ tähendab, et peaksid küsima ka:

Kas delegeerin piisavalt?Kas kasutan oma aega optimaalselt?Kas kõikidel on oma ülesannetest

selge arusaamine? Kas ülesanded on meeskonnaliikmete vahel jagatud arukalt?

Hoiakud ja kultuur

www.loovusait.ee

Ärge tõlgendage abipalvet negatiivselt. Abi küsimine on paljude jaoks niigi ebamugav – inimestel on peas terve rida takistusi: „teistel on ka palju tööd“, „äkki arvavad, et ma ei saa hakkama“ vmt.

Hoiakud ja kultuur

www.loovusait.ee

Otsustamaks mida saad oma ülesannetest delegeerida võib olla arukas pidada oma ülesannete „logiraamatut“ – panna kirja millele aeg kulub.Mõned küsimused, mis võivad aidata:

Milliseid minu ülesandeid saaks teha mõni kolleeg? Millised minu tegevused on vajalikud, aga nende otsene mõju ettevõtte

lõpptulemusele ei ole suur? Millised minu tegevused võtavad rohkem aega kui ma tahaksin? Milliseid oma ülesandeid teen, sest mulle väga meeldib neid teha? Kas on

veel mingi põhjus, et just mina neid asju teen? Millised minu ülesanded tekitavad probleeme kui ma olen ära (sest siis ei

oska keegi neid teha)?

Tulemuslik delegeerimine – mida delegeerida?

www.loovusait.ee

Delegeeri eesmärk, mitte tegevus. Tegevusi delegeerides oled sunnitud hakkama ise mikrojuhtima – see ei anna vaid röövib aega.

T

A

Ü

Täisvastutus tulemuse saavutamise eest. NB! Lõppvastutus on enamasti siiski Sinul.

Asendusvastutus – puhkuse või haiguse ajal kellegi kohustuste delegeerimine.

Ülesande delegeerimine eesmärgiga inimest arendada või kasutada tema abi konkreetse projekti teostamisel.

Tulemuslik delegeerimine – mida delegeerida?

www.loovusait.ee

•Mida ei saa delegeerida:• Palkamine, vallandamine,

distsiplinaarküsimused • Palga ja edutamisega seotud

teemad• Ükskõik milline kiireloomuline

asi kui Sul pole piisavalt aega juhendamise ja selgitamise jaoks.• Ülesanded, mille jaoks teistel

puudub kvalifikatsioon.

Tulemuslik delegeerimine – mida delegeerida? www.loovusait.ee

Sõnasta selged kriteeriumid, millele tulemus peab vastama ja vajadusel näita inimesele kuidas seda teha. Samas jäta talle vabadus teostuse viis ise valida (eeldusel, et tulemus saavutatakse tähtajaks ning kokkulepitud standarditele vastavalt).

Suuremate asjade puhul leppige kokku vahe-eesmärgid ja ajakava.

Tulemuslik delegeerimine – kuidas delegeerida?

www.loovusait.ee

Tee täpselt nagu ütlesin.Uuri mulle erinevaid võimalusi ka edasta info mulle otsustamiseks.Anna omapoolsed soovitused koos alternatiivide näitamise ning plusside ja miinuste hindamisega. Ma tutvun nendega ja annan teada, millega jätkame. Otsusta, aga kooskõlasta oma otsus minuga.Otsusta kas on vaja tegutseda ja käitu vastavalt sellele. Sina oled selle eest nüüd vastutav.

SISU

TEOSTUS

VASTUTUS JA TEOSTUS

Erinevad delegeerimise tasemedTulemuslik delegeerimine – kuidas

delegeerida?

www.loovusait.ee

Taga, et aitajal oleks olemas vajalikud vahendid ja õigused. Äkki tulemuse saavutamiseks vajalikud vahendid on kättesaadavad Sulle ja mitte talle?

Tulemuslik delegeerimine – kuidas delegeerida?

www.loovusait.ee

Lükka asjad käima. Esimene samm on kõige raskem – Sa pead kelleltki abi paluma :)Vaata ringi:

Kelle huvid ja oskused haakuvad ülesandega, mida plaanid delegeerida? NB! Katsu üle olla kiusatusest anda ülesanne inimesele, kes on seni sellelaadsete asjadega kõige paremini hakkama saanud ja/või kellega Sul on kõige lihtsam suhelda ja/või kes on kõige tublim.

Kas neil on aega, mida nad saaksid sellele ülesandele panustada? Kui mitte, siis kas saab seda nendele tekitada?

On nende hoiak sobiv?Kas see aitab neil professionaalselt

areneda?

Tulemuslik delegeerimine – kellele delegeerida? www.loovusait.ee

Ükski ülesanne pole antud, enne kui see on vastu võetud!

Tulemuslik delegeerimine – millal on delegeeritud?

www.loovusait.ee

Delegeerimine on võimaluse pakkumine, mitte käskimine. See pole selle inimese senine tööülesanne.

Kui kohtad vastuseisu, siis katsu põhjustest aru saada. Keeldumine ei ole enamasti isiklik. Võib olla ta on juba ise ülekoormatud? Või ei saanud ülesandest aru? pelgab, et ei saa hakkama?

Tulemuslik delegeerimine – millal on delegeeritud?

www.loovusait.ee

Mõtle läbi ka plaan B – mis saab siis kui asjad lähevad lootusetult vussi?Kas vigu saab parandada enne kui tagajärjed kasvavad liiga suureks?

Kui kulukad võimalikud vead on? NB! Arvesta ka mitterahalisi kulusid – näiteks võimalikud negatiivsed emotsioonid ja pinged.

Tulemuslik delegeerimine – mida veel arvestada?

www.loovusait.ee

Kohe ei vabane Sulle kogu aeg – osa kulub juhendamisele ja/või õpetamisele isegi siis kui Sinu jaoks oli tegemist suhteliselt lihtsa asjaga. Vaata seda aega kui pikaajalist investeeringut.

Kui Sul pole aega, et aidata tal esimene kord kohe asju korralikult teha, siis kust te saate võtta aja vigade paranduse tegemiseks (mis ilmselgelt on ajamahukam kui algne juhendamine).

Tulemuslik delegeerimine – mida veel arvestada?

Ole valmis aitajat juhendama.

www.loovusait.ee

Ära sunni aitajad rööprähklema. Küsi mis tööd ta oleks muidu teinud ja taga

olukord, et tal oleks selged prioriteedid ning, et Sa ei pane

teda rumala valiku ette või ei sunni teda kellegi teise tähtsat

ülesannet kõrvale heitma.

Tulemuslik delegeerimine – mida veel arvestada?

www.loovusait.ee

Tulemuslik delegeerimine – mida veel arvestada?

Ole kannatlik, sest tulemused võtavad aega ning eksimine on õppimise etapis normaalne. Kui asjad lähevad vussi, siis vaata esmalt peeglisse – kas olid talle edastanud kogu vajaliku info? Kas olid veendunud, et ta sai aru? Kas Sul oli aega teda juhendada? Kas olid arvestanud realistliku ajakava arvestades tema suutlikkust?

Palu töötajal analüüsida ja tuua välja “lessons learned.” Arutage läbi, mis ebaõnnestumise põhjustas ning mida järgmine kord teisiti teete.

www.loovusait.ee

Jaga au ja kuulsust – kui tema teeb töö ja Sina võtad au tulemuste eest ainuisikuliselt endale, siis ei loo Sa parimat eeldust järgmiseks delegeerimiseks. Ütle aitäh!

Tulemuslik delegeerimine

www.loovusait.ee

Aitäh!www.loovusait.ee