Upload
marcsluiter
View
691
Download
3
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Presentatie Fast Close
Citation preview
Fast Close in de praktijkRound Table
MSc. Marc SluiterStantsonMaartensdijk, 5 november 2009
Copyright ©
Efficiënt in Control 2
Opgericht : 2007
Medewerkers : 10
Kernactiviteit: Consultancy op het gebied van Risk- en procesmanagement
Risk Management : Risk awareness, riskmanagement workshops,
Governance
Procesmanagement : Fast Close, P2P, Optimalisatie van de financiële
functie
Auditing : Operational audits, procesaudits
Opleidingen : BIV, AO, Auditing, Standard Reporting
Werkzaam in onder meer de volgende sectoren:
Bank- en verzekeringswereld : ING, Delta Lloyd, Rabobank
Energiesector : Eneco, Delta, Essent
Overig : KPN, Kuiken, BAT
Not for profit : LUMC, Het CVZ, Beweging 3.0, ROC Flevoland, NS
Opgericht : 2007
Medewerkers : 10
Kernactiviteit: Consultancy op het gebied van Risk- en procesmanagement
Risk Management : Risk awareness, riskmanagement workshops,
Governance
Procesmanagement : Fast Close, P2P, Optimalisatie van de financiële
functie
Auditing : Operational audits, procesaudits
Opleidingen : BIV, AO, Auditing, Standard Reporting
Werkzaam in onder meer de volgende sectoren:
Bank- en verzekeringswereld : ING, Delta Lloyd, Rabobank
Energiesector : Eneco, Delta, Essent
Overig : KPN, Kuiken, BAT
Not for profit : LUMC, Het CVZ, Beweging 3.0, ROC Flevoland, NS
Introductie: Stantson
Efficiënt in Control 3
Fast Close in de praktijkEnquête Resultaten
Drs. Janpieter Koning RATacstone ConsultingMaartensdijk, 5 november 2009
Copyright ©
Efficiënt in Control 5
INHOUD
• Waarom dit onderzoek
• Onderzoeksmethodiek
• Respondenten
• Onderzoeksresultaten
• Rapportage• Fast Close• Excel
• Conclusie
Efficiënt in Control 6
WAAROM DIT ONDERZOEK?
Stantson wil graag weten hoe haar relaties het verloop van het eigen rapportageproces beoordelen; met name gericht op snelheid en betrouwbaarheid.
De volgende vragen komen hierbij naar voren:
- Hoe denken organisaties zelf over hun rapportageproces?
- Hoe oordelen organisaties over de betrouwbaarheid van hun cijfers?
- Hoe lang is men gemiddeld bezig met een periodieke afsluiting?
- Zien organisaties zelf mogelijkheden tot verbetering/versnelling?
- Zijn organisaties zelf actief bezig met verbeteren/versnellen?
- Welke rol spelen Excel en IT infrastructuur hierbij?
Efficiënt in Control 7
ONDERZOEKSMETHODIEK
• Online Enquête
• Aantal vragen: 28 (waarvan: 27 multiple choice en 1 open vraag)
• Aan AO/IC functies: Controllers, CFO’s en Financieel Managers
• Verstuurd aan 500+ mensen
Efficiënt in Control 8
RESPONDENTEN
• 50 respondenten (ongeveer 10%) heeft meegewerkt
• Van de 50 respondenten werkten 13 voor een beursgenoteerd bedrijf
• 27% werken in de financiële dienstverlening
• 36% van de organisaties heeft meer dan 10 werkmaatschappijen
• 75% heeft een omzet > €50 mln.
1 Groothandel2 Onderwijs en wetenschap3 Organisatie-advies/consultancy4 Telecom5 Gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening6 Industrie en bouw7 Overheid en non-profit8 Financiële dienstverlening
Verdeling over sectoren:
1,9% 1,9%3,8%
5,8%7,7%
11,5% 11,5%
26,9%28,8%
0,0%
5,0%
10,0%
15,0%
20,0%
25,0%
30,0%
35,0%
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Efficiënt in Control 9
ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (1)
• 48% ervaart structureel druk op het rapportage proces
• 16% vindt de betrouwbaarheid van haar cijfers matig
• 20% vindt dat er vaak veel tijd verloren gaat aan het uitzoeken van fouten in het opleveringsproces - men verklaart dit deels door onvoldoende IT ondersteuning
1 Aangeleverde info heeft verkeerd format2 (Te) strakke deadlines3 Benodigde info wordt te laat aangeleverd4 Aangeleverde info heeft slechte kwaliteit5 IT infrastructuur is niet optimaal6 Overig
12,1%
19,0% 19,0%20,7% 20,7%
8,6%
0,0%
5,0%
10,0%
15,0%
20,0%
25,0%
1 2 3 4 5 6
Waar komt de druk vandaan?
NB: aantal waarnemingen is 58; sommige respondenten geven aan dat er meerdere redenen zijn
Efficiënt in Control 10
ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (2)
Het antwoord ‘Overig’ werd door 5 respondenten ingevuld:
• Bij organisatie A is er sprake van een scenario met meerdere gelijktijdige integraties, met verschillende implementatie snelheden (cultuurverschillen, interpretatie, data en process inconsistenties).
• Bij de organisatie B zijn de volgende redenen opgegeven: de capaciteit op de administratie, de wijze van financiering van de gezondheidszorg, de cultuur
• Bij organisatie C wordt teveel informatie gevraagd en gerapporteerd
• Organisatie D kampt met een grote hoeveelheid onderwerpen die binnen een zeer kort tijdsbestek gereed dienen te zijn. ‘Gewoon veel werk dus, waardoor er hard gewerkt moet worden’.
• Organisatie E heeft te maken met wisselende vragen van Directeur/aandeelhouders
:
Op basis van vraag 10a
Efficiënt in Control 11
ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (3)
Cijfer- en Rapportage dagen:
:
Cijfers
Maandcijfers Kwartaalcijfers Jaarcijfers
1-3 15 30,0% 1-5 19 38,0% 1-10 26 52,0%
4-7 22 44,0% 6-10 18 36,0% 11-20 6 12,0%
8-11 5 10,0% 11-15 2 4,0% 21-30 6 12,0%
11+ 6 12,0% 16-20 3 6,0% 30+ 12 24,0%
20+ 3 6,0%
N.v.t. 2 4,0% N.v.t. 5 10,0% N.v.t. 0 0,0%
Rapportage
Maandrapportage Kwartaal rapportage Jaarrapportage
1-3 18 36,0% 1-10 27 54,0% 1-30 28 58,3%
4-7 18 36,0% 11-15 12 24,0% 31-40 6 12,5%
8-11 8 16,0% 16-20 3 6,0% 41-50 6 12,5%
11+ 6 12,0% 20+ 3 6,0% 50+ 8 16,7%
N.v.t. 0 0,0% N.v.t. 5 10,0% N.v.t. 0 0,0%
Efficiënt in Control 12
ONDERZOEKSRESULTATEN – FAST CLOSE
• 76% is bekend met het begrip Fast Close
• 82% is bezig geweest om het afsluitingsproces te versnellen
• Dit heeft in grofweg 4 van de 5 keer een verbetering opgeleverd
Zie: de tabel hieronder over de maandafsluiting
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
1 – 3 werkdagen
4 – 6 werkdagen
7 – 10 werkdagen
10+ werkdagen
Niet van toepassing
Efficiënt in Control 13
ONDERZOEKSRESULTATEN – EXCEL (1)
• 98% maakt gebruik van Excel bij haar werkzaamheden
-
5
10
15
20
25
30
35
40
45
Nauwelijks (< 25%) Nooit Vaak (> 50%) Weet ik niet
Handmatige rapportages / analyses
Geautomatiseerde rapportages / analyses
Voor consolidatie
Efficiënt in Control 14
• De grafiek toont dat de respondenten vaak gebruik maken van Excel bij hun rapportages en analyses – bijna 40% denkt dat geavanceerde Excel modellen kunnen zorgen voor nog meer efficientie en kwaliteit bij het maken van rapportages en analyses.
• 42% geeft aan dat er niet of nauwelijks voldoende controles in hun Excel modellen zijn ingebouwd die zij gebruiken bij het afsluitingsproces
Ja
Nee
Tot op zekere hoogte
ONDERZOEKSRESULTATEN – EXCEL (2)
Is uw IT ondersteuning voldoende bij de afsluiting? NB: bij deze grafiek gaat het om IT ondersteuning in de vorm van ERP / Besturingssystemen / Netwerken, en dus niet om Excel.
Efficiënt in Control 15
CONCLUSIE – OPVALLENDE STELLINGEN
• Druk op rapportageproces ligt altijd aan iemand anders…
• 48% ervaart structureel druk op het rapportageproces, maar slechts 20% is zeker van plan een verbeterproject op te starten
• De huidige IT-infrastructuur biedt voldoende ondersteuning, maar toch wordt bijna altijd additioneel Excel gebruikt, terwijl daar in 42% van de gevallen niet of nauwelijks voldoende controles zijn ingebouwd
Fast Close in de praktijkBusiness Case
Drs. Mark de PoorterStantsonMaartensdijk, 5 november 2009
Copyright ©
Efficiënt in Control 17
Inhoud
I. Fast Close in de praktijk: Definitie en aanpak
Wat is Fast Close?
Aanpak
II. Case Fast close in de praktijk: Nationale Nederlanden
Achtergrond en vraagstelling
Aanpak
Resultaten
Wat is Fast Close?
Copyright ©
Efficiënt in Control 19
Mens & Cultuur
Consolidation &Reporting
IT
Management & Organisatie
Processen
Belang van een integrale aanpak
Copyright ©
Efficiënt in Control 20
1. Sneller door kwaliteitsstimulatie:• 0-Fouten (Zero Defect Program)• Geen garbage in = geen garbage out• Output = Verwachte Input• Deadline = deadline• Routine
• Gedetailleerde checklijsten en controle momenten
• Altijd ‘up-to-date’ en in control • Meer analyse en scholing mogelijk
• Geen verrassingen: • Tijdige communicatie• Gedragsregels• Geen grote veranderingen voor de
afsluiting• Continue verbetering
• Evaluatie momenten
2. Structureer afsluiting en rapportage binnen het logistieke proces:• Plannen, aansturen & monitoren• Online monitoring (tool)• Optimalisatie van de keten tot volledige
afsluiting• Analyse van de kritische proces factoren
• Overslaan van overbodige activiteiten• Activiteiten verwijderen • Parallelle processen• Efficiëntere uitvoering van de
activiteiten (geen ‘handwerk’)• Meer capaciteit op piekmomenten• Verschuiving van capaciteit mogelijk• Verwijder “stille’ momenten• Verwijder afhankelijkheden &
proceslussen
Best Practices: voornaamste uitgangspunten
Efficiënt in Control 21
Mens & cultuur
IT Processen
Performance
14e werkdag zeker klaar
12e werkdag en betrouwbaarheidgroter
Plateau 1‘Stabiel proces
Plateau 2‘Betrouwbaar
en sneller‘
Plateau 3‘Best practice’
6e werkdag en betrouwbaar
Management &Organisatie
Grote scope? Werk in plateau’s
Copyright ©
Efficiënt in Control 22
Fast Close levert sneller informatie en stelt het management in staat sneller te reageren
Door efficiënter proces kan de beschikbare tijd bijdragen aan grotere betrouwbaarheid
Door Standaardisatie van processen en data kan er tijd bespaard worden in het consolidatie- en rapportageproces.
Beter bedienen van stakeholders
Beter imago en vertrouwen van de organisatie bij investeerders. => het beter doen dan de concurrentie!
Een betere work-life balance
Voordelen
Efficiënt in Control 23
Kosten
Als de cultuur en de processen veranderen, is het geven van scholing en het houden van workshops essentieel
Investeren in IT-systemen is bijna altijd noodzakelijk
Advies is om medewerkers (key- players) vrij te stellen van hun primaire werkzaamheden &Tijdelijke (kwalitatieve) personele uitbreiding?
Een lagere arbeidsmoraal
Fast CloseAanpak
Efficiënt in Control 25
Fast Close: hoofdstappen
Stap 1: Analyse
Stap 2: Ontwerp en
implementatie Quick Wins
Stap 3: Implementatie
verbeterpunten
Stap 4: Borging en
“Continuous Fast Close”
Projectmanagement
Centrale aansturing Lokale regie
<< slides met info over onze specifieke aanpak zijn weggelaten >>
Copyright ©
Case: Nationale NederlandenAanpak
<< klantgevoelige informatie is weggelaten >>
Copyright ©
Efficiënt in Control 27
Aanpak: fasering Fast Close project
Fase 1
Analyse:
Interviews en workshops
(4 weken)
• Opstart & Interviews
• Procesworkshops
• Voorbereiden realisatie
Fase 2:
Realisatie Quick Wins
en verbeterpunten
(2 a 3 maanden)
• Hier wordt beoordeeld of er Quick Wins zijn die direct ter hand kunnen worden genomen.
• Direct uitwerksessies gepland per team met de relevante deelnemers.
• Deze Quick Wins dienen dan binnen enkele weken gerealiseerd te zijn
• Maken Werkgroepplannen en totaal implementatieplan
Fase 3:
Borging met CCM
(2 a 3 afsluitperioden)
• Teamsessies
• Verbeteren procedures, IT, control, formulieren, afspraken rapportages, aanpassen planning en volgorde, etc.
• Testen CODA Control Manager
• Monitoren afsluitproces en Finetunen met afsluitingservaring
• Inrichten CODA Control Manager
<< klantgevoelige informatie is weggelaten >>
Efficiënt in Control 28
Fase 1: Analyse: interviews en workshops
Bestuderen/verdiepen aanwezige info/procesgangen
• Persoonlijk planning inclusief benodigde tijd
• Analyse van het kritieke pad
• Aanleverkalender en opleverkalender
Presentatie bevindingen en opstellen planning
Vervolgworkshop per cluster en vervolggesprekken
Opstellen en presenteren totaalplan
Presentatie aan management
<< klantgevoelige informatie is weggelaten >>
Efficiënt in Control 29
Fase 1: Analyse: interviews en workshops
Bestuderen/verdiepen aanwezige info/procesgangen
• Persoonlijk planning inclusief benodigde tijd
• Analyse van het kritieke pad
• Aanleverkalender en opleverkalender
Presentatie bevindingen en opstellen planning
Vervolgworkshop per cluster en vervolggesprekken
Opstellen en presenteren totaalplan
Presentatie aan management
<< klantgevoelige informatie is weggelaten >>
Efficiënt in Control 30
Fase 2: Realisatie Quick Wins
Na de interviews en na de procesworkshops in fase 1 is beoordeeld zijn Quick Wins geïmplementeerd. Voorbeelden:
• Strakke deadlines door topmanagement laten bepalen (“dicht is dicht”)
• Ochtendgebeden tijdens eerste dagen van periode
• Zichtbaar maken van (elkaars) voortgang en afhankelijkheden
• Continu afspraken maken met “leveranciers” van informatie en deze aanjagen
Deze Quick Wins zijn binnen enkele weken gerealiseerd
<< klantgevoelige informatie is weggelaten >>
Efficiënt in Control 31
Fase 2: Realisatie verbeterpunten/ issues
OOKKCC
(0) WD T-6: 17:00
LLFF
(1) WD5: 12:00 (2) WD6: 9:00 (3) WD12: 17:00
DDBB MMEE GG HH II JJ NNAA PP
Voorbeeld van issues op het kritieke pad:
LEGENDA
(0) WD T-6: 17:00 – Tijdlijnenoverleg / Disclosure list (Start periodeafsluiting) (1) WD5: 12:00 – Deadline aanleveren cijfers (2) WD6: 09:00 – Grootboek stabiel in FAR (3) WD12: 12:00 – Opleveren Aramis-sets (Einde periodeafsluiting)
<< klantgevoelige informatie is weggelaten >>
Copyright ©
Efficiënt in Control 32
Fase 3: Borging en continuous Fast Close
Inrichten CCM + modellen•Implementeren CCM en laden beschreven processen (acceptatieomgeving)
•Ontwerpen financiële modellen
•Opleiden gebruikers
•Testen acceptatieomgeving
•Uitvoeren (kwartaal)afsluiting met behulp van CCM
Begeleiden afsluitprocessen•Dagelijks bijhouden voortgang processen adhv CCM en hierover rapporteren (naam, % etc.)
•Dagelijks bijhouden van realisaties in grootboeken adhv systeemlogs (wie heeft wat wanneer geregistreerd)
•Bewaken deadlines en rapporteren “overtreders”
Aanspreken “leveranciers” op non delivery en bijstelling planning en deadlines (continuous Fast Close)
<< klantgevoelige informatie is weggelaten >>
Fast Close in de praktijkDemonstratie Excel/ VBA modellen
Drs. Daan Bos RA, RCMaartensdijk, 5 november 2009
Copyright ©
Efficiënt in Control 34
Werking FCS Modellen
ERP / Overige Systemen
Downloads
Model
Input ERP /
Overige SystemenRapportages
Opmerking:
Opslaan met standaard naam
en periode aanduiding
Inlezen met druk op macro knop
Controles downloads / coderingen
Input: Journaalposten
Rapportages: ook automatisch per e-mail
Efficiënt in Control 35
FCS Modellen
Modellen Verwerking Analyse Standaard Specifiek adm control mng overig extern Frequentiedag/w eek/maand
1 Leadsheet (BS/PL) X X X X accnt W
2 Report Model (PL/CC) X X X X X X W
3 Accounts Receivable X X X X X sales W
4 Accounts Payable X X X W
5 Workflow (cred fact/bestell) X X X X all W
6 Reconc diverse bronsystemen X X X X X sales/IC M
7 Balans/TR analyse x X X X D
Afdelingen
<< Hierna demo modellen >>
Actuele onderwerpen:Tijd voor afkortingen
Prof. Dr. Jim Emanuels RATacstone ConsultingMaartensdijk, 5 november 2009
Copyright ©
Efficiënt in Control 37
XBRL for real?
• Standaard (“taal”) voor het uitwisselen van financiële gegevens gebaseerd op XML
• Overheden ontvangen als sinds 2007 XBRL format (dBD, KvK, CBS)
• Banken vanaf april 2010• Convenant met overheid (SBR programma)• In 2012 streefcijfer: 80% bancaire rapportages in XBRL• Platform van intermediairs als smeerolie
• Voordelen:• Foutgevoeligheid naar beneden door minder handelingen• Informatie sneller door de keten : intern extern• Kostenbesparing• Flexibeler in rapportage systeemkeuze, -implementatie, -wijzigingen
Nadelen?
Efficiënt in Control 38
En zo ziet het er uit...
Gegevens voorzien van labels (tags)
Efficiënt in Control 39
IFRS 8 : operating segments
Operationele Informatie 1 unieke segmentindeling. Gebaseerd op management informatie
(hiërarchische structuur) Ook bedrijfsonderdelen meenemen die
alleen intern leveren. Beschrijving van de uitgangspunten bij
indeling Beschrijving van producten en diensten per
segment
Financiële Informatie Gebaseerd op management informatie Aansluiten met jaarrekening Verklaring van verschillen:
Verschillen jaarrekening Verschillen methode voorgaand jaar
Aanvullende toelichting bij segment informatie (voor de hele onderneming): Omzet per product/dienst categorieën Omzet geografisch. Activa geografisch Omzet grootste klanten.
Leuk hè?
Wilt u meer informatie?
Contact: Marc Sluiter, [email protected] Orionlaan 621223 AJ Hilversumwww.stantson.nl
Copyright ©