СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

В условиях стремительного развития информационного обмена между предприятиями, традиционные методы работы с документами, такие как:

создание и редактирование документов;

обмен документами; регистрация, учет прохождения и

исполнения документов; хранение и архивирование документов,

становятся все более ресурсоемкими и неэффективными.

В результате предприятие буквально утопает в бумаге, что снижает скорость обработки информации и принятия решений, и, в конечном итоге, страдает эффективность работы предприятия.

При постоянно растущих объемах информации, обходиться без автоматизации процессов работы с документами становится с каждым днем сложнее и дороже.

Многие предприятия пытаются решить проблему, используя стандартные офисные приложения …

…но результат практически не меняется.

Существует ли эффективное решение?

Такое решение существует. В настоящее время, почти во всех странах мира, активно развивается множество Систем Электронного Документооборота (СЭД), построенных на различных принципах, работающих на разных платформах и стандартах. Любое предприятие может повысить эффективность своей деятельности, начав использовать подходящую для себя систему документооборота.

Что дает внедрение СЭД на предприятии?

снижается объем бумажной информации;

сокращается путь документов по

подразделениям; реализуется механизм быстрого поиска

документов;

осуществляется контроль за

исполнением документов; учитываются и обрабатываются

абсолютно все документы; исключается возможность потери

документа;

… и эти преимущества можно перечислять практически бесконечно.

Помимо западных систем документооборота существуют отечественные системы. Чем они лучше?

Их не нужно настраивать под особенности работы, стандарты и законы нашей страны – они создавались с учетом этих требований. Их надежность и стабильность ни в чем не уступает, а в некотором плане и превосходит западные аналоги.

Фирма ФОСС-Он-Лайн, представляющая Вам сегодня систему электронного документооборота FossDoc, действует на украинском рынке программного обеспечения с 1992 года. За это время мы разработали и внедрили множество программных продуктов, широко известных в Украине и за рубежом, среди них: FossMail, TCPFOSS, Prof-UIS. Наша продукция зарекомендовала себя с лучшей стороны и работает в во многих банках и государственных учреждениях Украины.

Система электронного документооборота FossDoc - это мощный программный пакет, представляющий комплексное решение для хранения, обработки и передачи электронных документов.

Система документооборота FossDoc является гибко настраиваемой масштабируемой системой, которая идеально подходит для предприятий разных форм деятельности. Также система будет полезна предприятиям с различным количеством сотрудников и управленческо-организационной структурой.

Вы можете создать виртуальную структуру Вашего предприятия, используя механизм виртуальных папок. Эта структура может полностью или частично повторять реальную, а может быть и произвольной, в соответствии с Вашими желаниями и потребностями.

Создавая виртуальную структуру предприятия, Вы можете разбить пользователей системы на группы.

Механизм распределения прав доступа позволит Вам разделить доступ к документам как отдельно для каждого пользователя системы, так и для отдельных групп пользователей.

Используя справочники системы документооборота, Вы сможете создавать любые поля и типы документов, включающие эти поля, а также назначать соответствующие папки для хранения определенных типов документов.

электронную почту;

отсканированные при помощи встроенного интерфейса изображения со сканера;

файлы стандартных типов;

введенную в ручном режиме информацию.

Существуют несколько различных способов ввода и получения документов. В документ FossDoc Вы можете включить:

В системе документооборота FossDoc реализовано централизованное хранение документов на сервере, а не на локальных машинах пользователей. Подобный принцип хранения информации позволяет обеспечить совместную работу с документами, повысить надежность хранения документов, реализовать механизм создания резервной копии базы данных документов, и, как результат, повысить надежность и эффективность работы с документами и информацией.

Благодаря тому, что документы в системе хранятся централизованно на сервере, процедура поиска и выборки документов по заданным критериям происходит быстро и в удобной для пользователей форме.

Коллективная работа с документами в системе позволяет одновременно нескольким пользователям производить действия с документом, что значительно снижает время, уходящее на обработку информации на предприятии.

В системе документооборота можно реализовать контроль над исполнением поручений и распоряжений, что позволит руководителю и ответственным лицам проследить движение документа между субъектами производственных и управленческих процессов.

Внедрение системы электронного документооборота FossDoc на предприятии позволит Вам:

в кратчайшие сроки навести порядок в документации;

снизить временные затраты на работу с документацией;

четко структурировать систему обработки информации и принятия решений;

снизить время обработки документа внутри предприятия;

значительно снизить возможность потери документов.

Foss-On-Line

9, пр. ЛенинаХарьков, Украина, 61166

Тел +38 (0572) 303-225 Тел/факс +38 (0572) 141-228

foss@foss.kharkov.ua

http://www.foss.kharkov.ua