Система классического документооборота

IRM classicDoc («Золушка»)

IRM classicDoc

НАЗНАЧЕНИЕ

2

Электронная канцелярия IRM classicDoc (второе название «Золушка»)

Коробочная система для автоматизации документооборота в государственных и

муниципальных учреждениях и малом бизнесе. Это классическая электронная

канцелярия, которая охватывает стандартный для РФ функционал

делопроизводства и документооборота.

Обработка различных видов корреспонденции:

• Переписка между организациями (служебная корреспонденция);

• Внешние распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения

вышестоящих организаций);

• Внутренние распорядительные документы (протоколы, приказы, распоряжения);

• Обращения граждан (письма, жалобы, заявления, устные обращения).

IRM classicDoc

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

3

• Регистрация входящей / исходящей корреспонденции, создание регистрационных карточек;

• Формирование проектов резолюции;

• Формирование контрольных карточек для постановки документов на контроль;

• Контроль исполнения документов и поручений;

• Автоматическая отправка уведомлений;

• Формирование и отправка отчетов об исполнении поручений;

• Поиск документов;

• Получение аналитических отчетов.

IRM classicDoc Основные задачи

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4

• Регистрация всех видов

административных документов,

включая протоколы, распорядительные

документы, служебную

корреспонденцию, обращения и прием

граждан;

• Регистрация документов в соответствии

с утвержденной в организации

номенклатурой дел;

• Настраиваемый регистрационный

номер карточки;

• Использование многоуровневых

тематических рубрик;

• Полуавтоматическое формирование

папки по вопросу в разрезе предмета

деятельности, темы вопроса,

адреса вопроса;

• Сканирование документов,

прикрепление к карточке документа

электронного образа

документа;

• Использование электронной

подписи.

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Карточка документа

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

5

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Папка документов

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

6

IRM classicDoc Основные задачи

РАБОТА С ПОРУЧЕНИЯМИ

7

• Подготовка проекта резолюции по

документу;

• Создание многоуровневых резолюций;

• Автоматическое формирование

поручений исполнителям после

утверждения резолюции

руководителем;

• Формирование и печать текста

резолюции в соответствии с

установленными шаблонами;

• Формирование и отправка поручений

исполнителям;

• Создание поручения на поручение;

• Создание отчета по выполнению

поручения;

• Отображение индивидуального списка

полученных / выданных поручений.

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс

РАБОТА С ПОРУЧЕНИЯМИ

8

Добавление резолюции

Заполнение и сохранение формы

IRM classicDoc Основные функции. Контроль, напоминания, сводки

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

9

• Обеспечение контроля исполнения

документов / поручений внутри

организации и по поручениям

вышестоящих организаций;

• Обеспечение контроля исполнения

документов / поручений по

исполнителям, контролерам;

• Организация контроля исполнения

распорядительного документа,

протокола в целом и по отдельным

пунктам;

• Рассылка уведомлений и

напоминаний о неисполненных,

просроченных поручениях;

• Визуальное отображение контрольных

поручений;

• Создание статистических и

аналитических отчетов по

исполнительской дисциплине за

период по исполнителям,

контролерам, тематическим рубрикам,

видам документов и т.д.

Неиспользованные

контрольные документы

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Контроль, напоминания, сводки

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

10

Неисполненные контрольные

поручения

Напоминания по отчетам

Скачать отчет

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Контроль, напоминания, сводки

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

11

Получение сводок

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Список документов

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

12

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Отчеты

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

13

Окно создания отчетов Форма отчета

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Примеры отчета

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

14

Пример отчета. Сводка по исполнителям

Пример отчета. Печать списка документов

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Пример отчета

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

15

Пример отчета.

Печать регистрационной

карточки

IRM classicDoc Основные задачи

ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

16

• Поиск документов по любому набору

реквизитов (в т. ч. контекстный поиск);

• Поиск документов через папку

документов;

• Создание и сохранение поисковых

запросов с использованием

различных логических операций;

• Создание личных папок (списков)

документов по критериям поискового

запроса;

• Вывод на печать списков документов

по результатам поиска.

IRM classicDoc Пример поиска

ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

17

Окно поиска документов

Результат поиска. Сохраненный фильтр

IRM classicDoc Основные задачи

СЕРВИСЫ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

18

• Настройка индивидуального

рабочего стола;

• Настройка группировки документов

по личным спискам;

• Личные уведомления о назначенных

документах / поручениях, об отчетах

по исполнительской дисциплине;

• Ведение пользователей,

организационно-штатной структуры

организации;

• Назначение прав доступа к

функциям системы;

• Ведение справочников и

классификаторов (номенклатура

дел, организации, тематические

рубрики, типы документов и пр.);

• Автоматическая журнализация всех

действий пользователей.

IRM classicDoc Пользовательский интерфейс. Рабочий стол

СЕРВИСЫ И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

19

Добавить сервис быстрого доступа

на рабочий стол

Перетянуть иконку быстрого доступа в корзину для удаления

с рабочего стола

Настройка индивидуального рабочего стола

с перечнем необходимых или часто

используемых функций системы:

регистрация входящего документа;

регистрация исходящего документа;

просмотр списков контрольных документов;

просмотр напоминаний и т.д.

IRM classicDoc

ДОСТОИНСТВА СИСТЕМЫ

20

Упорядочивание работы с документами

• Упорядочивание и сохранность корпоративной информации

• Прозрачность и повышение исполнительской дисциплины

Простота установки, использования и поддержки системы

• Быстрое развертывание

• Простой и удобный интерфейс пользователя

• Возможность администрирования силами заказчика

• Малые сроки внедрения. Возможность поэтапного внедрения.

Масштабируемость и стабильность работы системы

• Поддержка больших массивов информации

• Возможность интеграции с другими СЭД

• Стабильность работы

Информационная безопасность

• Распределение прав доступа пользователей по видам документов

и ресурсов, по набору операций, по полям (в соответствии с ролевой

моделью по исполнителям и подразделениям)

• Протоколирование действий пользователей с целью восстановления

истории обработки документов

• Поддержка электронной подписи

IRM classicDoc

ТЕХНОЛОГИИ

21

Требования к программной среде Требования к аппаратной среде

СУБД

• Oracle Database 10.2.0.3 и выше;

• PostgreSQL 8.2 и выше.

Сервер приложений

• ОС: 64-битная (Windows 2003 Server

и выше, Linux);

• Apache Tomсat 7 и выше;

• Java Runtime Environment (JRE) 6

Update 7 и выше).

Клиентское программное обеспечние

• ОС: Windows XP, Windows 7 и выше, Linux;

• Для площадки сканирования: Java Runtime

Environment (JRE) 6 Update 7 и выше.

Сервер БД

• Процессор: суммарное количество ядер –

не менее двух;

• Оперативная память: не менее 4 Гб,

рекомендуется 8 Гб;

• Дисковая подсистема: 2х500 Гб в составе RAID 1

(установившаяся скорость передачи данных не

менее 100 Мб/сек);

• Сеть: две сетевые карты 1 Гбит/с.

Сервер приложений

• Процессор(ы): Intel, суммарное количество ядер –

не менее двух;

• Оперативная память: не менее 2 Гб,

рекомендуется 8 Гб;

• Дисковая подсистема: 2х500 Гб в составе RAID 1

(установившаяся скорость передачи данных не

менее 100 Мб/сек);

• Сеть: две сетевые карты 1 Гбит/с.

Клиентское рабочее место

• Оперативная память: 2 Гб и выше;

• Дисковая подсистема: 100 Гб и выше;

• Сеть: сетевая карта 100 Мбит/с;

• Сканирующее оборудование: сканер WIA или

TWAIN-интерфейсом.

IRM classicDoc

СТОИМОСТЬ И СРОКИ ВНЕДРЕНИЯ

22

• Установка базового программного обеспечения на инфраструктуре заказчика;

• Настройка системных справочников системы (группы пользователей, права доступа и т.д.);

• Первичное наполнение справочников системы (организационно-штатная структура, номенклатура дел,

типы документов, тематические рубрики), не более 100 записей;

• Регистрация пользователей системы с распределением прав доступа (до 10 человек);

• Подбор технологии регистрации и контроля с 1 ключевым сотрудником (в течение срока внедрения);

• Обучение группы пользователей (до 10 человек);

• Техническая поддержка в течение 3-х месяцев.

Безлимитная лицензия «IRM classicDoc» - 299 000 рублей

Срок внедрения системы – 5 дней

• Наполнение системы данными;

• Настройка, разработка дополнительных шаблонов регламентированной отчетности;

• Интеграция с другими региональными системами.

Дополнительные услуги

IRM classicDoc

О КОМПАНИИ

23

История «НТЦ ИРМ» берет начало в 1989 году в НИИ информационных систем Мосгорисполкома.

Сегодня наша компания – наряду с ОАО «УРСиП» и ЗАО «ИРМ Девелопмент» – входит

в состав группы «Системы и Проекты».

«НТЦ ИРМ» – признанный эксперт на рынке СЭД. Наши продукты позволяют решать различные

административные и управленческие задачи, охватывая бизнес-процессы любой направленности.

Системы разработаны с помощью современных информационных технологий, на платформах

ведущих вендоров и с учетом последних тенденций отрасли.

Компания «НТЦ ИРМ»

«НТЦ ИРМ» является партнером компаний – лидеров индустрии ИT:

IRM classicDoc

О КОМПАНИИ

24

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

115114, Москва,

2-й Кожевнический пер., д. 12

Тел.: +7 (495) 645-02-99, +7 (495) 645-02-66

Факс: +7 (495) 645-84-30

Е-mail: marketing@mdi.ru