Автоматизация

документооборота

На базе продуктов Open Text

СЭД от компании РАМЭК —

это…

О платформе:

Open Text ECM — это многомодульная платформа для управления

неструктурированной информацией и построения решений управления

контентом предприятия, которая предоставляет следующие возможности:

- управление документами и их метаданными;

- хранение документов;

- коллективная работа с документами, записями;

- создания и управления потоками работ;

- кросс-системный обмен данными;

- работы в проектной команде;

- управления базой знаний;

- отчеты и анализ контента;

- коммуникации: обмен сообщениями, новости, форумы, wiki и др.

Open Text в Gartner Magic Quadrant:

Обзор функциональности платформы

для построения СЭД:

● Управление документами–система и среда управления документами

● Collaboration – совместная работа над проектами. Позволяет создать рабочую среду для совместной работы различных групп пользователей

● WorkFlow – система управления потоками работ и согласований, создания заданий и отслеживания их выполнения

● Управление записями – система - управления жизненным циклом официальных документов как бумажных, так и электронных согласно номенклатуры дел предприятия

● Управление уведомлениями через почтовые службы –среда управления содержанием уведомлений почтовых сообщений, регистрации сообщений и т.д.

● Массовый ввод – оперативный ввод оригиналов документов в систему различными путями и сценариями

● ОРД – подсистема управления организационно-распорядительной документацией

● Case Management - мощная среда для управления случаями: ведение и согласования договоров, обработка обращений госорганов, граждан

● Search Server – поисковая система, предоставляющая развитый язык запросов, позволяющий искать документы и их электронные оригиналы

Обзор платформы для решений с SAP ERP:

Платформа идеально подходит для компаний:

• Более 30 пользователей

• с большим объемом регистрируемых и неструктурированных

документов

• с территориально-распределенными подразделениями,

участвующими в документообороте или необходимостью

удаленного доступа к системе

• стремящимся к увеличению производительности труда за счет

повышения исполнительской дисциплины и оптимизации бизнес

процессов

.

Преимущества платформы:

• Поддержка платформы одним из крупнейших мировых вендоров ECM, а

также компанией SAP в лице САП СНГ на территории РФ.

• Независимость от интегратора.

• Масштабируемость. Рост и расширение системы вместе с компанией.

• Гибкость. Система настраивается и адаптируется под компанию.

• Нет ограничений по объему документов и количеству пользователей.

• Интеграция с большинством современных систем через различные API

интерфейсы, вэб-сервисы.

• Поддержка SAP. Единственная поддерживаемая SAP AG интеграция с SAP ERP.

• Сертификация. Система сертифицирована под ФСТЭК (4НДВ), в том числе на

защиту персональных данных в соответствии с 152-ФЗ «О персональных

данных» (уникальное предложение РАМЭК – поставка сертифицированного

ПО).

Соответствие законодательству и стандартам:

• Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ Об

архивном деле в Российской Федерации

• Федеральный закон 152 от 27.07.2006 «О персональных данных»

• Требованиям к информационным системам электронного документооборота

федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе

необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен

(Приказ МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ N 221 от 2 сентября 2011 г)

• DoD 5015.02, MoReq2

Ожидаемые результаты внедрения:

• Сокращение операционных расходов. Внедрение решения позволит

централизовать работу ряда служб, что тем самым позволит сократить затраты на

персонал

• Соответствие требованиям законодательства. Система сертифицирована под

ФСТЭК и соответствует ФЗ «О персональных данных».

• Повышение производительности труда сотрудников за счет уменьшения времени

на поиск необходимых документов, оптимизации бизнес-процессов компании

связанных с документооборотом

• Сокращение административных расходов. Архивация устаревших и редко

используемых данных обеспечивают сокращение расходов на администрирование

корпоративной информационной системы в целом, снижают время резервного

копирования, ожидание простоя системы в случае необходимости восстановления

базы данных, минимизируют затраты на приобретение дополнительного

оборудования, а также в целом способствуют развитию информационного

ландшафта компании. В следствии этого – снижение затрат на IT

• Масштабируемость решения. Возможность масштабировать решения без падения

производительности системы

• Интеграция. За счет наличия открытых интерфейсов возможность интеграции

практически с любыми другими корпоративными системами

Обзор ряда функциональных

решений на платформе

Пользователи в системе:

• возможность синхронизации с корпоративными каталогами

пользователей AD

• возможность синхронизации с SAP ERP

• возможность наследования ролей из SAP ERP

• возможность объединения пользователей в группы. Один

пользователь может входить в несколько групп

• возможность организации функциональных ролей

пользователей в системе

• возможность индивидуальной настройки прав доступа к

объектам системы

• возможность синхронизации с другими каталогами

пользователей.

Построение архива документов

Ввод документов в систему:

• организация различных сценариев ввода документов

• создание различных картотек документов в зависимости от их типа

Ведение номенклатуры дел:

• для каждого подразделения независимо

• единая для всей организации

• документы формируются в дела, дела разбиваются на тома

• открытые и закрытые тома, правила закрытия и открытия томов

• создание пользовательских тематических классификаторов

База знаний компании:

• возможность поиска документов по картотеке (по полям карточек)

• контекстный поиск документов

• разграничения доступа по подразделениям и функциональным группам

• организация шаблонов поиска информации

• Организация Вики, форумов, пулов новостей

Экспертиза ценности:

• роль Архивариуса

• удаление документы из системы по окончанию срока значимости

• продление срока жизни документов

• наложение запретов на удаления документов

Возможные источники поступления и ввода

документов в систему

Сканированные документы

Образы Текст

Электронная почтаWWW

Факсы

Видеоизображения

Звук

Электронные документы

Регистрация документов:

• возможность получения документов из различных источников

• создание различных карточек для различных типов документов

• гибкие настройки правил регистрации

• гибкие механизмы формирования регистрационных

индексов/номеров

• организация «очередей регистрации»

• возможность автоматической классификации текстовых

документов, в т.ч. в номенклатуре дел

• поддержка линейной и нелинейной версионности документов

• учет связности документов (например, исходящий в ответ на

входящий

• ведение истории работы с документами (действия,

пользователи)

Потоки операций, workflow

Развитый механизм workflow системы позволяет строить

различные потоки операций как с документами, так и без с

возможностями извлечения данных из внешних источников.

• Построение различных схем согласований под любые

задачи;

• Подсистема напоминаний и уведомлений;

• Подсистема контроля исполнения;

• Подсистема отчетности;

• Возможность получения данных из внешних источников;

• Возможность автоматизированной обработки карточек

документов.

Канцелярия:

• Организация различных очередей регистрации документов: из

потока операций системы, с рабочего компьютера,

автоматизировано с факса или электронной почты;

• Организация различной картотеки для различных типов

документов;

• гибкие настройки правил регистрации;

• гибкие механизмы формирования регистрационных

индексов/номеров

• Направление на резолюцию с последующими поручениями на

исполнение входящих документов;

• учет связности документов (например, исходящее письмо в

ответ на входящее).

ОРД: Работа с документами

• Подготовка проектов документов: приказов, распоряжений,

служебных записок

• Совместная работа над документами с версионностью и

возможностью резервирования

• Согласование документов в системе

• Регистрация документов по подразделениям с присвоением

соответствующих регистрационных индексов

• Архивирование документов с последующим доступом в архив

согласно настройкам доступа

• Резолюции и поручения по зарегистрированным документам

• Контроль исполнения поручений по зарегистрированным

документам

ОРД: Резолюции и поручения по

документам

• Организация работы с резолюциями и поручениями к

документам системы

• Работа с поручениями без документа

• Возможность самостоятельного создания типовых резолюций

для оперативности создания задач

• Иерархия связности поручений (возможность перепоручать

полученное задание многократно)

• Удобные механизмы контроля исполнительской дисциплины по

поручениям

• Возможность прикрепления различных документов к поручению

• Развитая подсистема отчетности по исполнительской

дисциплине

Управление жизненным циклом договоров

• Возможность создания различных жизненных циклов под

различные типы договоров

• Создания различных шаблонов договоров с различными

карточками, маршрутами согласования, поручениями и

представлением данных

• Организация ролевого участия в работе над каждым договором

• Гибкое создание заданий/поручений на каждом этапе

жизненного цикла договора, задания по умолчанию

• Возможность создавать различные цепочки согласования по

договорам и доп.соглашения к ним

• Система напоминаний по событиям и действиям

Претензионно-исковая деятельность

• Подготовка претензионных писем и писем с ответами на

претензию: совместная работа, согласование;

• Процесс экспертной оценки входящей претензии от

контрагента;

• Организация ролевого участия в работе над входящими и

исходящими претензиями;

• Гибкое создание заданий/поручений на каждом этапе работы с

претензиями;

• Система напоминаний по событиям и действиям;

• Подсистема отчетности по претнезиям.

Работа коллегиальных органов –

управление совещаниями

• Планирование совещаний (организация календаря совещаний);

• Уведомление пользователей о предстоящих совещаниях;

• Регистрация протоколов совещаний в системе

• Создание поручений исполнителям в рамках протокола

• Контроль исполнения поручений по совещаниям

• Ведение связей между протоколами смежных совещания и

между поручениями.

Работа с запросами и проверками

госорганов• Регистрация документов от госорганов: запросы, предписания,

уведомления о проверке;

• Поручения и контроль исполнения поручений по подготовке

необходимых документов по запросу/предписанию;

• Согласование приказов по предприятию для устранения

замечаний (для предписаний);

• Согласования план-графиков устранения замечаний (для

предписаний);

• Поручения и контроль исполнения поручений по замечаниям

(для предписаний);

• Отчетность по исполнению запросов госорганов;

• Регистрация всех подготовленных документов по запросам

госорганов и последующее архивирование

Уведомления

Уведомления пользователей о наступлении событий в системе:

• поступление документа в работу;

• поступление поручения в работу (исполнителю);

• изменение статуса поручения (инициатору);

• комментарии к поручению (инициатору или исполнителю);

• кастомизация по другим событиям.

Механизм:

• гибкие возможности настройки реакции на события;

• гибкие возможности настройки по содержанию сообщений и

ссылкам на объекты;

• интеграция с корпоративной почтой.

Поиск по документам

• Возможность контекстного поиска по содержанию документа

• Поддержка морфологии русского языка

• Возможность поиска по мета-данным карточки документов

• Ведения преднастроенных поисковых фильтров (например,

«документы за последний месяц»).

• Наличие других гибких механизмов поиска.

Наши подходы к созданию решений на

платформе:

Максимальное использование базовых функциональных возможностей

платформы Open Text

Использование интеграционных возможностей платформы Open Text

Приоритет доработок, обеспечивающих наиболее важную и востребованную

функциональность на рынке

Возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей

продукта

1

2

3

4

Спасибо за внимание

Дмитрий ТрусовРуководител службы ECM систем

ЗАО «РАМЭК-ВС»

Санкт-Петербург

ул. Обручевых, дом 1

тел.: (812) 740-38-38 (доб. 5434)

Моб.тел: +7 981 742 4647

Факс: (812) 327-83-18