АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА …asu.ugatu.ac.ru/library/59c3853e77a3f/a885339ca7a219bbe7e5abed… · АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

0

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Уфимский государственный авиационный технический университет»

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА

ПРЕДПРИЯТИИ НА ОСНОВЕ СИСТЕМЫ

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «ЕВФРАТ-

ДОКУМЕНТООБОРОТ»

Лабораторный практикум

по дисциплине

«Информационные системы управления документооборотом в

экономике»

Уфа 2013

1

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Уфимский государственный авиационный технический университет»

Кафедра автоматизированных систем управления









Уфа 2013

2

Составители: Н.О. Никулина, А.И. Малахова

УДК

ББК

Лабораторный практикум по дисциплине «Информационные

системы управления документооборотом в экономике» / Уфимск.

гос. авиац. техн. ун-т; Сост.: Н.О. Никулина, А.И. Малахова. –

Уфа, 2013. – 89 с.

Аннотация

Содержит основные сведения по автоматизации

документооборота на предприятии с использованием системы

электронного документооборота «Евфрат-Документооборот».

Приводится порядок проведения лабораторных работ.

Предназначен для студентов 5 курса обучающихся по

специальности 080801 «Прикладная информатика в экономике».

Табл. 1. Ил. 72. Библиогр.: 4 назв.

Рецензенты: канд. техн. наук, доцент Федорова Н.И.

д-р техн. наук, проф. Герасимова И.Б.

© Уфимский государственный

авиационный технический университет, 2013

3

Содержание

Введение………………………………….……………….……………

Лабораторная работа № 1 «Исполнение документов и

поручений»..…………………………………………………………..

1. Цель работы……………………………………………….….……..

2. Задачи работы……………………………………………………….

3.Теоретическая часть…...………………………………….........……

3.1. Возможности системы………...…………………...….….…...

3.2. Функциональные обязанности пользователей………….……

3.3. Контроль исполнения документов……………………………

4. Краткие описания оборудования…………………….…………….

5. Краткие руководства по эксплуатации оборудования………...…

6. Техника безопасности при выполнении лабораторных работ…...

6.1. Требования к безопасности перед началом работ…………...

6.2. Требования к безопасности во время работы………………..

6.3. Требования к безопасности по окончании работ……………

7. Задание на лабораторную работу…………………………….……

8. Методика выполнения заданий……………………………………

8.1. Регистрация нового документа……………….……….……...

8.2. Создание поручения на основе резолюции...………….……..

8.3. Создание цепочки поручений…..………………….…………

8.4. Исполнение документа ответственным исполнителем...…...

8.5. Исполнение документа соисполнителем…………………….

8.6. Контроль исполнения документа ответственным

исполнителем…………………………………………………….…….

8.7. Создание отчета по поручению ответственным

6

9

9

9

9

9

11

12

13

14

16

16

16

17

17

18

21

24

27

30

33

35

4

исполнителем…………………………………………………….…….

8.8. Проверка выполнения поручений контроллером……………

9. Требования к содержанию и оформлению отчета………………..

Контрольные вопросы. ……………………………………………….

Лабораторная работа № 2 «Маршрутизация и согласование

документов»………………………………………………………......

1. Цель работы……………………………………………….….……..

2. Задачи работы……………………………………………………….


3.1. Маршрутизация документации.…………………...….….…...

3.2. Согласование документации…………………………….……



6. Техника безопасности при выполнении лабораторных работ…..






8.1. Регистрация договора………...……………….……….……....

8.2. Создание маршрута согласования договора.………….……..

8.3. Выполнение согласования договора……………….…………

8.4. Работа с дизайнером маршрутов………………………....…...

9. Требования к содержанию и оформлению отчета..………………

Контрольные вопросы.………………………………………..………

36

38

41

42

43

43

43

43

43

46

46

47

48

48

48

49

49

49

49

51

60

64

69

69

5

Лабораторная работа № 3 «Поиск документов»…………..…......

1. Цель работы……………………………………………….….……..

2. Задачи работы……………………………………………………….




6. Техника безопасности при выполнении лабораторных работ…..






8.1. Поиск документов по регистрационной форме…..….……....

8.2. Общий поиск документов…………………...………….……..

8.3. Расширенный поиск документов….……………….…………

8.4. Поиск контрольных документов и поручений…….…....…...

9. Требования к содержанию и оформлению отчета..………………

Контрольные вопросы…………..…………………….………………

Критерии результативности лабораторного практикума…………..

Список литературы……………………………………………………

Приложение 1………………………………………………………….

Приложение 2………………………………………………………….

70

70

70

70

74

75

76

76

76

77

77

77

77

80

81

83

86

86

87

87

88

89

6

Введение

Развитие человеческой цивилизации сопровождается

поражающим воображение увеличением объема создаваемой,

обрабатываемой и хранимой информации. В мире ежегодно

появляется около 6 млрд. новых документов. Следует отметить, что

потоки создаваемой информации чрезвычайно разнообразны по

источникам и формам ее представления. Однако их можно условно

классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные

документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около

30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде

(как в структурированном — в базах данных, так и в

неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%)

хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем

не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной

формы хранения (в частности, через развитие систем электронных

архивов). Эти цифры и данные говорят только о том, что для любого

предприятия или организации вопросы оптимизации

документооборота и контроля за обработкой информации имеют

ключевое значение. Именно поэтому эффективность управления

предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от

корректного решения задач оперативного и качественного

формирования электронных документов, контроля их исполнения, а

также продуманной организации их хранения, поиска и

использования. Потребность в эффективном управлении

электронными документами и привела к созданию систем

электронного документооборота (CЭД).

Электронный документооборот включает: создание документов,

их обработку, передачу, хранение, вывод информации,

циркулирующей в организации или предприятии, на основе

использования компьютерных сетей. Под управлением электронным

документооборотом в общем случае принято понимать организацию

движения документов между подразделениями предприятия или

организации, группами пользователей или отдельными

пользователями. При этом под движением документов

подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на

их применение с уведомлением конкретных пользователей и

контролем за их исполнением.

7

Главное назначение СЭД — это организация хранения

электронных документов, а также работы с ними (в частности, их

поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны

автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки

исполнения документов, движение документов, а также

контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД

должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или

организации — от постановки задачи на создание документа до его

списания в архив, обеспечивать централизованное хранение

документов в любых форматах, в том числе, сложных

композиционных документов. СЭД должны объединять

разрозненные потоки документов территориально удаленных

предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое

управление документами как с помощью жесткого определения

маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации

документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение

доступа пользователей к различным документам в зависимости от их

компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий.

Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую

организационно-штатную структуру и систему делопроизводства

предприятия, а также интегрироваться с существующими

корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные

государственные организации, предприятия, банки, крупные

промышленные предприятия и все прочие структуры, чья

деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых,

обрабатываемых и хранимых документов.

Потребность российских предприятий и организаций в

оптимизации своего документооборота остается высокой и

продолжает расти. За последние годы в России появились десятки

компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как

зарубежных, так и собственной разработки. Большинство

отечественных СЭД относится к классу систем, ориентированных на

бизнес-процессы (нередко с элементами управления потоками работ).

В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных

СЭД реализованы следующие функции:

Обработка/хранение документов;

8

Управление потоками работ (передача документов между

исполнителями);

Контроль исполнения документов;

Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

Работа со взаимосвязанными документами;

Регламентация прав доступа;

Списание документов;

Интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Основным достоинством отечественных СЭД является

определенный учет российской специфики и традиций работы с

документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

В предлагаемых лабораторных работах подробно

рассматривается выполнение основных процедур электронного

документооборота средствами СЭД «Евфрат-Документооборот».

Данная система, разработанная компанией Cognitive Technologies,

обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства,

включая регистрацию, контроль исполнения, организацию и

обслуживание электронного архива документов, полученных из

самых различных источников.

9

Лабораторная работа № 1

«ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ»

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Целью лабораторной работы является изучение способов

регистрации, исполнения, а также контроля исполнения входящих

документов и поручений в системе электронного документооборота

«Евфрат-Документооборот».

2. ЗАДАЧИ РАБОТЫ

Овладение методами и методиками работы с документами с

применением технологий электронного документооборота.

Приобретение умений и навыков работы с системами

электронного документооборота.

Закрепление, углубление и расширение знаний, полученных

в процессе изучения лекционного материала, при решении

конкретных практических задач.

3. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.1. Возможности системы

Система «Евфрат-Документооборот», разработанная компанией

Cognitive Technologies Ltd, предназначена для автоматизации

процессов прохождения документов в организации и предоставляет

пользователям следующие возможности:

регистрация документов;

перемещение электронных документов между сотрудниками;

согласование документов;

контроль прохождения документов и исполнения связанных

с ними поручений и согласований;

поиск документов в системе по их содержанию и любой

комбинации реквизитов;

создание и использование маршрутов поручений и

согласований;

обмен электронными сообщениями между сотрудниками;

10

гибкая настройка форм регистрационных карточек

документов;

создание и использование любых отчетных форм в

соответствии со спецификой работы;

создание разного вида отчетов по документообороту;

электронная архивация документов и управление архивом;

криптографическая защита документооборота в системе;

настройка и использование электронной цифровой подписи в

документообороте.

Традиционно под документооборотом в организации

понимается движение документов между сотрудниками и исполнение

последними поручений по этим документам или выполнение

согласований этих документов.

Документ в системе «Евфрат-Документооборот» представляет

собой совокупность трех информационных блоков:

1. Регистрационная карточка документа, содержащая

определенный набор полей, обеспечивающих быстрый поиск

документа в базе.

В регистрационной карточке заполняются, в частности,

следующие поля:

регистрационный номер документа;

дата регистрации документа;

тип потока, к которому относится зарегистрированный

документ: входящий, исходящий, внутренний и т. д.;

краткое содержание документа.

2. Присоединенные файлы: текст электронного документа,

изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т. д.

3. Контрольная карточка документа, содержащая список

поручений и согласований по исполнению документа.

Как правило, новые документы создаются на рабочем месте

регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и

прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ

будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и

контрольная карточка документа.

Любой зарегистрированный документ может относиться к

одному из следующих потоков документов:

поток входящих документов: как правило, содержит

документы, пришедшие в организацию извне;

11

поток исходящих документов: содержит документы, которые

будут направлены другим организациям и частным лицам;

поток внутренних документов: как правило, содержит

документы, регламентирующие внутреннюю жизнь организации и

циркулирующие только внутри ее самой;

потоки, созданные администратором, например отдельный

поток «Приказы».

3.2. Функциональные обязанности пользователей

При обработке документов в системе «Евфрат-

Документооборот» пользователь может выполнять одну или

несколько из функциональных обязанностей:

регистратор - лицо, ответственное за регистрацию

документов в организации, а также занимающееся вопросами

отправки исходящих документов. Регистратор создает поручения или

согласования по документу, назначает контролера, ответственных

исполнителей и соисполнителей по поручениям согласно резолюции

и устным указаниям руководителя. Он также выбирает для документа

маршруты выполнения поручений или согласований, выполняет

связывание документов и присоединяет файлы документов к

регистрационной карточке документа;

руководитель - лицо, принимающее решения по обработке

документов и распределяющее работы по документу, а также

налагающее резолюции и, при необходимости, визирующее

документы электронно-цифровой подписью (ЭЦП);

исполнитель (соисполнитель) - лицо, выполняющее

поручение по документу;

ответственный исполнитель - лицо, отвечающее за

исполнение поручения или проведения согласования по документу.

Ответственный исполнитель обладает более широкими

полномочиями, чем соисполнители, и может сам создавать новые

поручения по данному ему поручению (подпоручения); также как и

исполнитель, ответственный исполнитель может визировать

документы ЭЦП, при выполнении согласований исполнитель

принимает решение по документу;

контролер - лицо, контролирующее ход исполнения работ по

документу. Контролер может создавать новые поручения и

согласования, переназначать исполнителей по поручениям, изменять

12

сроки исполнения поручений, прерывать исполнение поручений,

возвращать поручения ответственным исполнителям на доработку,

снимать поручения с контроля и т. д.

3.3. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя следующие

операции:

1. Постановка документа на контроль, назначение контролера по

документу и контрольных сроков исполнения документа.

2. Задание маршрута обработки документа (маршрута

документа): контролер или лицо, наделенное правами

редактирования документов (если контролер еще не задан), создает

цепочку поручений или согласований по обработке документа.

3. Движение документа по маршруту:

исполнение поручений или согласований;

создание отчетов об исполнении поручений;

снятие поручений или цепочки поручений с контроля

(выполняется контролером);

отмена поручения или согласования, а также цепочки

поручений или согласований (выполняется контролером или

регистратором).

4. Снятие с контроля всего документа.

Ход исполнения документа отражается в его контрольной

карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее

состояние каждого поручения или согласования. Вкладка «Ход

исполнения» содержит полную историю операций по исполнению

поручения или согласования.

Исполнителям поручений (согласований) и контролерам

исполнения документа системой автоматически рассылаются

уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а

также напоминания о сроках исполнения поручений (согласований).

Контролер следит за ходом исполнения поручений или

согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением

документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ

по документу.

Под поручением понимается задание, выдаваемое исполнителю

и связанное с обработкой документа. Поручение включает в себя:

имя исполнителя поручения;

13

текст задания;

контрольную дату исполнения;

фактическую дату выполнения поручения;

право редактирования документа.

Исполнителями поручения могут быть несколько сотрудников.

При этом один из них обязательно является ответственным

исполнителем - на него возложена основная ответственность за

исполнение поручения. Остальные сотрудники называются

соисполнителями. Ответственные исполнители могут создавать

подпоручения по доверенному им поручению и назначать в качестве

исполнителей других сотрудников организации. Если в качестве

исполнителя указан один сотрудник, то он считается ответственным

исполнителем по поручению.

4. КРАТКИЕ ОПИСАНИЯ ОБОРУДОВАНИЯ

Лабораторная работа выполняется в системе электронного

документооборота «Евфрат-Документооборот». Система «Евфрат-

Документооборот» включает в себя следующие основные

компоненты:

Евфрат-Документооборот - основная программа,

предназначенная для регистрации документов, контроля исполнения,

обмена сообщениями, поиска и других операций, непосредственно

связанных с содержательной работой. Программа Евфрат-

Документооборот устанавливается на компьютерах всех

сотрудников, работающих с системой;

Администратор - программа, при помощи которой

администратор настраивает систему, в частности регистрирует

пользователей и задает права доступа, формирует новые потоки

документов. Программа Администратор обычно устанавливается на

компьютере администратора или на компьютере-сервере;

Сервер Документооборота - программа, обеспечивающая

всем пользователям доступ к документам, поручениям, сообщениям и

другим данным, с которыми работает система. Сервер

Документооборота устанавливается на компьютере-сервере.

Основная программа Евфрат-Документооборот, программа

Администратор и Сервер Документооборота могут быть

установлены и одновременно запущены на одном компьютере.

14

5. КРАТКИЕ РУКОВОДСТВА ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ

ОБОРУДОВАНИЯ

Перед запуском программы Евфрат-Документооборот

обязательно запустите Сервер Документооборота. Для этого

выберите в главном меню Пуск пункт Программы → Евфрат-

Документооборот → Сервер Документооборота. При этом в

системной панели Windows появится значок Сервер

Документооборота .

Для того чтобы запустить программу Евфрат-

Документооборот, выберите в главном меню Пуск пункт

Программы → Евфрат-Документооборот → Евфрат-

Документооборот. Система выведет на экран диалоговое окно.

Введите в нем имя и пароль для входа в систему, а также порт

сервера (рис. 1).

Рис. 1. Вход в основную программу ЕВФРАТ-Документооборот

По своему пользовательскому интерфейсу программа Евфрат-

Документооборот напоминает программу для работы с электронной

почтой (рис. 2).

В левой части расположены личные папки пользователя:

Поручения;

Контроль;

Входящие сообщения;

Исходящие сообщения;

Отправленные сообщения;

Результаты поиска;

Мусорная корзина.

15

Рис. 2. Главное окно программы Евфрат-Документооборот

Папка Поручения содержит список поручений или

согласований, по которым пользователь является ответственным

исполнителем или соисполнителем. Папка Контроль содержит

список документов, по которым пользователь является контролером.

Папки Входящие сообщения, Исходящие сообщения и

Отправленные сообщения содержат соответственно списки

входящих, исходящих и отправленных сообщений. Папка

Результаты поиска содержит документы, поручения и согласования,

которые были найдены в результате задания каких-либо критериев

поиска. Папка Мусорная корзина содержит сообщения, поручения,

согласования и документы, которые были удалены пользователем из

предыдущих папок.

В правой части окна отображается список сообщений,

документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке.

Внизу - текст выбранного сообщения.

16

6. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ

ЛАЮОРАТОРНЫХ РАБОТ

6.1. Требования безопасности перед началом работ

Перед началом лабораторных работ в лабораториях получите у

руководителя работ инструктаж по технике безопасности, обращая

при этом внимание на возможные опасности в порученной работе, на

меры их устранения, защитные средства, устройства включения и

выключения, и на правила и приемы оказания первой помощи. После

полученного инструктажа по технике безопасности распишитесь в

контрольном листе инструктажа о том, что с правилами безопасности

вы ознакомлены и обязуетесь их выполнять.

6.2. Требования безопасности во время работы

1. Не нарушайте правила по технике безопасности и правила

внутреннего распорядка в лаборатории.

2. Не трогайте, не включайте без разрешения руководителя или

лаборанта рубильники и другие приборы. От ошибочного включения

может произойти несчастный случай.

3. Прежде чем приступить к работе, внимательно ознакомьтесь

с заданием, с правилами техники безопасности, оборудованием,

материалами и инструментом, проверьте исправность ограждений и

предохранительных устройств.

4. Немедленно сообщайте руководителю работ или лаборанту о

замеченных неисправностях и нарушениях правил техники

безопасности.

5. Не загромождайте свое рабочее место оборудованием, не

относящимся к выполняемой работе.

6. При работе в лаборатории выполняйте только ту работу,

которая вам поручена.

7. Не входите в лабораторию или мастерскую, в которой не

работает ваша группа

8. Во время выполнения задания не отвлекайте внимание

товарищей, не оставляйте без наблюдения свою работу, что может

повлечь за собой несчастный случай.

9. Берегите государственное имущество, бережно относитесь к

лабораторному и аудиторному оборудованию.

17

6.3. Требования безопасности по окончании работы

1. По окончании работы приведите в порядок свое рабочее

место.

2. После уборки сообщите ответственному за лабораторию об

окончании работы и только после этого можете покинуть

лабораторию.

7. ЗАДАНИЕ НА ЛАБОРАТОРНУЮ РАБОТУ

Предположим, система «Евфрат-Документооборот» внедрена в

фирму «Оазис», занимающуюся оптовой продажей цветов,

составлением букетов, разбиением садов и оформлением экстерьеров,

а также декоративным садоводством. Фирма ведет обширную

переписку с покупателями и поставщиками цветочной продукции:

как с крупными фирмами-производителями цветов, так и с

отдельными садоводами, специализирующимися на разведении

редких видов цветов. Организационная структура фирмы с

соответствующими ролями в системе «Евфрат-Документооборот»

приведена в приложении 1.

Секретарь-делопроизводитель Лебедева Марина (регистратор),

разбирая входящую корреспонденцию, присланную по почте,

обнаруживает конверт с письмом от важного клиента Чумакова

Андрея Васильевича, содержащим предложение наладить регулярные

поставки имеющихся у него редких видов орхидей. Марина готовит

письмо и относит его генеральному директору фирмы «Оазис»

Андрееву Сергею Петровичу (руководителю) для наложения

резолюции. Сергей Петрович, заинтересовавшись новыми

возможностями, открывающимися перед фирмой, поручает

руководителям соответствующих отделов ознакомиться с

предложением и в случае его перспективности разработать

конкретный план воплощения идеи в жизнь. Текст поручений

приведен в приложении 2.

В рассматриваемых ниже заданиях будем придерживаться

следующей схемы исполнения документа, созданного Лебедевой

Мариной на основе письма Чумакова А.В. (рис. 3).

18

Рис. 3. Схема исполнения документа. Созданные поручения

8. МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ

Перед тем как переходить к работе в программе Евфрат-

Документооборот необходимо зарегистрировать в системе

сотрудников, указанных в организационной структуре фирмы в

приложении 1. Это делается в программе Администратор. Для ее

запуска выберите в главном меню Пуск пункт Программы →

19

Евфрат-Документооборот → Администрирование →

Администратор. Откроется диалоговое окно подключения (рис. 4).

Рис. 4. Запуск программы Администратор

Введите имя сервера и пользователя как на рисунке, в качестве

пароля введите saadmin. Откроется окно программы

Администратор. В окне программы Администратор откройте страницу

Сотрудники. В левой части окна отображается дерево,

соответствующее структуре организации: отделы, подразделения,

департаменты, локальные группы и др.

Перед тем как регистрировать в системе пользователей,

необходимо отразить в системе структуру отделов и подразделений

организации. Для добавления нового подразделения (неважно,

верхнего или нижнего уровня) щелкните мышью по названию того

подразделения, в состав которого входит создаваемое подразделение.

После этого щелкните мышью по кнопке Добавить новое

подразделение и в открывшемся диалоговом окне введите

название подразделения и другие данные о нем (рис. 5). Нажмите

Сохранить. Подобным образом добавьте все подразделения из

организационной структуры фирмы, приведенной в приложении 1.

20

Рис. 5. Создание нового подразделения

После создания в системе структуры организации необходимо

зарегистрировать в системе относящихся к ней сотрудников.

Для добавления нового пользователя щелкните мышью по

кнопке Добавить нового сотрудника . В открывшемся

диалоговом окне (рис. 6) заполните следующие поля (используя

приложение 1):

Фамилия, Имя, Отчество;

Должность;

в поле Примечание укажите роль пользователя;

Системное имя;

поля Пароль и Повтор пароля оставьте пустыми;

21

поставьте галочки во всех полях с правами пользователя.

Рис. 6. Регистрация нового сотрудника

Нажмите Сохранить. После добавления всех пользователей

закройте программу Администратор.

8.1. Регистрация нового документа

Выполняется: секретарем-делопроизводителем фирмы

Лебедевой Мариной.

Функциональные обязанности: регистратор.

Чтобы начать процесс регистрации в системе письма Чумакова

А.В. запустите основную программу Евфрат-Документооборот

(логин — lebedeva). В панели инструментов открывшегося окна

программы выберете пункт меню Документ → Зарегистрировать

новый документ. На экране появится окно выбора потока

документов, в который будет помещен регистрируемый документ

(рис. 7).

Рис. 7. Выбор потока документа

22

Выберете пункт Входящие документы и нажмите кнопку

Выбор. При этом на экране появится окно регистрационной карточки

документа (рис. 8).

Рис. 8. Регистрационная карточка документа

Поля, обязательные для заполнения, имеют фон желтого цвета.

Заполните основные поля регистрационной карточки. Для

заполнения полей регистрационной карточки можно использовать

справочники, встроенные в систему:

Доставка: почта.

Вид документа: письмо.

Краткое содержание: предложение о сотрудничестве от

Чумакова А.В.

Количество листов: 1.

Корреспондент-организация: указывается наименование

организации, из которой было направлено письмо. Так как в нашем

23

случае письмо пришло от частного лица, это поле можно оставить

пустым.

К документам могут быть присоединены дополнительные

файлы, содержащие тексты, изображения, электронные таблицы и т.

п. Результатом обработки документов нередко является внесение

изменений исполнителями в текст документов или создание новых

файлов, присоединяемых к документу.

Для того чтобы присоединить к документу файл, щелкните

мышью на кнопке Добавить справа от списка Присоединенные

файлы (вкладка Связки). На экране появится окно для поиска

файлов, присоединяемых к регистрируемому документу (рис. 9)

Рис. 9. Окно открытия присоединенных файлов

Выберете файл, присоединяемый к регистрационной карточке (в

формате .doc), и нажмите кнопку Открыть. Появится окно

Прикрепленные файлы (рис. 10), в котором выводится содержимое

прикрепленного файла. В данном примере в качестве

присоединенного файла выступает созданный ранее файл с текстом

письма Чумакова А.В.

24

Рис. 10. Окно Прикрепленные файлы

Закройте окно Присоединенные файлы. Присоединенный файл

отобразится в таблице Присоединенные файлы регистрационной

карточки документа.

8.2. Создание поручения на основе резолюции

В системе «Евфрат-Документооборот» реализованы два

механизма создания поручений:

создание поручений на основе резолюций;

создание поручений вручную.

Создадим поручение №1 на основе резолюции. Для этого

переключитесь на вкладку Контроль регистрационной формы (рис.

11).

Рис. 11. Вкладка Контроль регистрационной карточки документа

Заполните основные колонки таблицы Резолюции по

документу:

25

Исполнитель. Вызовите окно Выбор исполнителей по

резолюции с помощью кнопки , которая появляется при установке

курсора в поле Исполнитель таблицы (рис. 12). С помощью данного

окна вносятся исполнители из списка сотрудников,

зарегистрированных в системе. В данном случае это Потапов Н.В. и

Андреева И. В правом поле окна сформируйте список сотрудников

путем выбора их из списка в левом поле, а затем нажмите кнопку

Сохранить. Таким образом, Потапов Н.В. будет назначен

ответственным исполнителем, а Андреева И. соисполнителем по

документу.

Рис. 12. Окно Выбор исполнителей по резолюции

Текст резолюции. Введите текст поручения №1 из

приложения 2.

Заполнение поля Автор резолюции также производится

путем выбора из списка в окне Выбор автора резолюции, которое

также вызывается по кнопке (рис. 13). Назначьте автором

резолюции Андреева С.П.

Подобным образом заполняются поля Дата наложения и

Срок исполнения (шесть дней).

26

Рис. 13. Окно Выбор автора резолюции

Регистрируемый документ необходимо поставить на контроль.

Для этого служит поле Контроль возложен на, в котором

указывается имя контролера, который в дальнейшем будет следить за

исполнением документа. Нажав на расположенную справа от поля

кнопку , выберете в открывшемся окне вкладку Контролеры, в

открывшемся списке пользователей выберете Васильев Е.И. Таким

образом, Васильев Е.И. будет назначен контролером по данному

документу (рис. 14).

Рис. 14. Окно Выбор контролера

27

Для добавления созданной резолюции по документу в список

поручений регистрационной карточки нажмите на кнопку КК,

расположенной в правой части вкладки Контроль. В результате

выполненных действий регистрационная карточка документа примет

вид (рис. 15).

Рис. 15. Добавление поручения на основе резолюции

8.3. Создание цепочки поручений

Теперь создадим цепочку поручений по документу, добавив

поручения №2 и №3 вручную. Созданная цепочка поручений

образует маршрут прохождения документа.

Сначала создадим поручение №2 для руководителя

технического отдела. Это поручение является зависимым, поскольку

оно начнет выполняться только после того, как будет выполнено

поручение отделу маркетинга.

28

Для создания зависимого поручения необходимо выбрать

поручение, к которому присоединяется следующее поручение (в

нашем случае это поручение №1). Затем выберете пункт меню

Поручение → Новый переход → переход на новое поручение.

Создастся поручение под номером 2(1). Это связано с тем, что если

поручение является следующим за каким-либо другим поручением,

то в поле (после №) отображается номер поручения, по исполнении

которого начнет выполняться данное поручение (в нашем случае

поручение № 2 будет выполняться только по окончании исполнения

поручения № 1).

На вкладке Поручение в правой нижней части экрана

заполните основные параметры поручения:

Название поручения. Подготовить план реализации.

Срок исполнения. Поставьте флажок в поле «без срока».

Исполнители. Нажмите на кнопку Список пользователей

, укажите в качестве исполнителя руководителя технического

отдела Мезенцева В.М.

На вкладке Текст поручения введите текст поручения из

приложения 2 и нажмите на кнопку ОК. Новое поручение появится в

списке поручений (контрольной карточке) документа.

Далее перейдем к созданию поручения № 3 для руководителя

отдела продаж. Это поручение является независимым, поскольку

оно не связано с предыдущими поручениями. Для создания нового

независимого поручения выберете пункт меню Поручение → Новое

поручение. Создастся поручение под номером 3. Также как и в

предыдущем случае на вкладке Поручение в правой нижней части

экрана заполните основные параметры поручения:

Название поручения. Ознакомиться с предложением




, укажите в качестве исполнителя руководителя отдела продаж

Доценко О.А.


приложения 2 и нажмите на кнопку ОК. Новое поручение появится в


29

После создания поручений № 1, 2 и 3 необходимо завершить

регистрацию документа. Для этого выберете пункт меню

Редактирование → Завершить редактирование. При этом

автоматически заполнятся поля Дата регистрации документа и

Регистрационный номер документа. В результате регистрационная карточка документа примет

следующий вид (рис. 16).

Рис. 16. Регистрационная карточка письма по завершении редактирования

Разноцветные значки указывают текущее состояние поручений.

На вкладке Ход исполнения в правой, нижней части окна

пользователь в любой момент может просмотреть ход исполнения

любого поручения. Закройте регистрационную карточку документа.

30

8.4. Исполнение документа ответственным исполнителем

Выполняется: руководителем отдела маркетинга Потаповым

Н.В.

Функциональные обязанности: ответственный исполнитель.

Посмотрим, как организована деятельность ответственного

исполнителя поручения №1 Потапова Н.В.

Для этого сначала необходимо зайти в программу Евфрат-

Документооборот под данным пользователем (логин - potapov). Для

этого воспользуйтесь пунктом меню Сервис → Соединиться,

завершите текущий сеанс работы с программой и введите новый

логин.

Руководителю отдела маркетинга Потапову Н.В. системой

автоматически было направлено уведомление о том, что он назначен

ответственным исполнителем поручения №1. При этом папка

Поручения рабочего окна пользователя содержит два сообщения,

одно из которых – созданный нами ранее документ, второе (ниже) –

уведомление о назначении согласующим (рис. 17).

Рис. 17. Содержимое папки Поручения Потапова Н.В.

31

Прочитав текст уведомления, откройте документ, дважды

щелкнув для этого по строке документа. Откроется регистрационная

карточка документа (рис. 18).

Рис. 18. Регистрационная карточка документа на исполнении у Потапова Н.В.

Поручение №1 выделено синим цветом. Это означает, что

Потапов Н.В. является ответственным исполнителем данного

поручения. Поэтому ему в первую очередь необходимо принять

поручение к исполнению. Для этого выберете пункт меню

Поручение → Принять к исполнению. В появившемся диалоговом

окне нажмите на кнопку Принять (при необходимости можно

написать комментарий). В результате выполненных действий

контролеру по данному документу (Васильеву Е.И.) будет отправлено

сообщение о том, что поручение принято к исполнению.

Теперь рассмотрим каким образом возможно распределить

обязанности по выполнению исходного поручения между

сотрудниками отдела маркетинга. Для этого создадим подпоручение

(поручение по поручению).

32

Выберете поручение №1 текущим в списке, после чего

используйте пункт меню Поручение → Новое подпоручение.

Создастся подпоручение под номером 1, связанное с исходным

поручением. Также как и в предыдущих случаях на вкладке

Поручение в правой нижней части экрана заполните основные

параметры подпоручения:

Название поручения. Маркетинговые исследования по

Чумакову.

Срок исполнения. Выставьте шесть дней.


, укажите в качестве исполнителя сотрудника отдела маркетинга

Петрова Сергея.


приложения и нажмите на кнопку ОК. Подпоручение появится в


После этого завершите редактирование документа (пункт меню

Редактирование → Завершить редактирование). Созданное

подпоручение после сохранения отмечено полосой оранжевого цвета.

Это означает, что Потапов Н.В. автоматически становится

контролером по данному подпоручению (рис. 19).

Рис. 19. Регистрационная карточка документа с подпоручением

33

Закройте регистрационную карточку документа. Далее

рассмотрим исполнение поручения №1 соисполнителем Андреевой

Ириной.

8.5. Исполнение документа соисполнителем

Выполняется: менеджером отдела маркетинга Андреевой

Ириной.

Функциональные обязанности: соисполнитель.

Исполнение поручения включает в себя следующие этапы:

редактирование документа, создание и редактирование

присоединенных файлов;

обмен сообщениями между сотрудниками организации;

создание отчета о выполнении поручения.

Зайдите в программу Евфрат-Документооборот под

пользователем Андреева Ирина (логин - andreeva) используя

процедуру, описанную в предыдущем задании.

Данному пользователю также было направлено уведомление о

том, что он назначен соисполнителем поручения №1 (папка

Поручения). Прочитайте текст уведомления и откройте документ,

дважды щелкнув для этого по строке документа. В контрольной

карточке документа поручение, по которому Ирина назначена

соисполнителем, отмечено полосой голубого цвета. Будем считать,

что Андреева Ирина знакомится с присланным документом,

выполняет данное ей поручение и прикрепляет отчет о проделанной

работе к документу. Далее необходимо отчитаться по поручению

перед ответственным исполнителем и контролером.

Для промежуточного отчета перед ответственным исполнителем

выберете пункт меню Документ → Рассылка документа. Откроется

окно Редактирование сообщения (рис. 20). Заполните основные

параметры сообщения как на рисунке и нажмите кнопку Отправить

немедленно . Отправленное сообщение появится у Потапова Н.В.

в папке Входящие.

34

Рис. 20. Создание сообщения отв. исполнителю

Далее для того, чтобы отчитаться перед контролером выделите в

списке поручений документа поручение №1 и выберете пункт меню

Поручение → Отчитаться. В появившемся диалоговом окне

Написать отчет по поручению (рис. 21) выберете пункт

Контролеру, в поле ввода напечатайте текст сообщения и нажмите

ОК.

Рис. 21. Создание сообщения контролеру

Появится окно Редактирование сообщения (рис. 22), в котором

отображается ранее введенный текст сообщения для контролера.

Нажмите кнопку Отправить немедленно . Отправленное

сообщение отобразится у контролера Васильева Е.И. в папке

Контроль.

35

Рис. 22. Отправка сообщения контролеру

Закройте регистрационную карточку документа. Далее изучим

механизм контроля исполнения документов и поручений.

8.6. Контроль исполнения документа ответственным

исполнителем


Н.В.

Функциональные обязанности: ответственный исполнитель,

автор и контролер.

Рассмотрим деятельность ответственного исполнителя

поручения №1 Потапова Н.В. после получения им отчета Андреевой

Ирины.

Зайдите в программу Евфрат-Документооборот под данным

пользователем (логин - potapov). Для этого как и в предыдущих

случаях воспользуйтесь пунктом меню Сервис → Соединиться,

завершите текущий сеанс работы с программой и введите новый

логин.

В рабочем окне пользователя откройте папку Входящие и

просмотрите сообщение от Андреевой Ирины. Исходя из текста

данного сообщения, ясно, что выполнение ранее созданного

Потаповым Н.В. подпоручения для Петрова Сергея не рационально и

его необходимо снять с контроля.

Для этого откройте регистрационную карточку документа,

дважды щелкнув для этого по строке документа. В списке поручений

документа выделите подпоручение Петрову Сергею и выберете пункт

меню Поручение → Снять с контроля. В появившемся окне Снять

с контроля поручение нажмите ОК.

36

При этом значок состояния подпоручения примет вид

исполнено в срок (рис. 23).

Рис. 23. Регистрационная карточка документа со снятым с контроля

подпоручением

8.7. Создание отчета по поручению ответственным

исполнителем


Н.В.

Функциональные обязанности: ответственный исполнитель.

Процедура создания отчета по поручению №1 ответственным

исполнителем выполняется немного иначе, чем соисполнителем.

Выделите в списке поручений документа поручение №1 и

выберете пункт меню Поручение → Отчитаться. В появившемся

диалоговом окне Написать отчет по поручению (рис. 24) выберете

пункты Контролеру и Заявить контролеру о готовности, и

нажмите ОК.

37

Рис. 24. Создание отчета контролеру

Как и в случае создания отчета соисполнителем появится окно

Редактирование сообщения, в котором можно набрать текст самого

отчета о выполнении поручения (рис. 25).

Рис. 25. Отправка сообщения контролеру

Наберите примерный текст сообщения и нажмите кнопку

Отправить немедленно . При отправке поручение №1 у Потапова

Н.В. перейдет в состояние готово и контролер сможет

рассмотреть поручение и принять решение о снятии поручения с

контроля либо возвращении его на доработку.

Закройте регистрационную карточку документа.

38

8.8. Проверка выполнения поручений контролером

Выполняется: Васильевым Е.И.

Функциональные обязанности: контролер.

Зайдите в программу Евфрат-Документооборот под

пользователем Васильев Е.И. (логин – vassiliev). Для этого как и в

предыдущих случаях воспользуйтесь пунктом меню Сервис →

Соединиться, завершите текущий сеанс работы с программой и

введите новый логин. Просмотрите папку Контроль, в которой

отображается контролируемый документ, а также связанные с ним

уведомления и отчеты (рис. 26).

Рис. 26. Папка Контроль пользователя-контролера документа

Откройте регистрационную карточку документа, дважды

щелкнув для этого по строке документа. Поскольку работа по

первому поручению закончена, можно снять его с контроля. В списке

поручений документа выделите поручение №1 и нажмите пункт

меню Поручение → Снять с контроля. В появившемся окне Снять

с контроля поручение нажмите ОК (при необходимости можно

составить комментарий к выполненному поручению) (рис. 27).

39

Рис. 27. Окно Снять с контроля поручение

Как и в предыдущем случае снятия подпоручения с контроля,

значок состояния поручения №1 изменится на исполнено в срок

(рис. 28).

Рис. 28. Снятие с контроля поручения №1

Сразу после снятия с контроля поручения №1 вступает в силу

поручение №2. Поскольку, исходя из текста отчета Андреевой

Ирины, данное поручение потеряло актуальность, необходимо

отменить его выполнение. Для этого в списке поручений документа

выделите поручение №2 и выберете пункт меню Поручение →

Отменить выполнение. В появившемся окне Прекратить

выполнение поручения введите комментарий и нажмите ОК (рис.

29).

40

Рис. 29. Окно Прекратить выполнение поручения

Значок состояния поручения №2 изменится на прекращено

(рис. 30).

Рис. 30. Отмена выполнения поручения №2

Последним этапом обработки документа является снятие его с

контроля. Для этого воспользуйтесь пунктом меню Редактирование

→ Снять с контроля. В появившемся окне Снять с контроля весь

документ введите комментарий и нажмите ОК (рис. 31).

41

Рис. 31. Окно Снять с контроля весь документ

Обратите внимание: документ можно снять с контроля, даже

если выполнены не все поручения по нему. Так, к примеру,

поручение №3 осталось невыполненным, поскольку нет

необходимости в контроле его выполнения. При снятии документа с

контроля искомое поручение перейдет в состояние исполнено в срок

, также как и весь документ (рис. 32).

Рис. 32. Снятие документа с контроля

9. Требования к содержанию и оформлению отчета

В результате выполнения лабораторной работы созданный в

программе Евфрат-Документооборот документ должен содержать:

42

1) Заполненные по заданию поля регистрационной карточки;

2) Созданные и исполненные по заданию поручения.

Контрольные вопросы

1. Какие возможности по автоматизации документооборота

предоставляет СЭД «Евфрат-Документооборот»?

2. Что представляет собой документ в СЭД «Евфрат-

Документооборот»?

3. Какие функциональные обязанности пользователей

существуют в СЭД «Евфрат-Документооборот»?

4. Что подразумевает контроль исполнения в СЭД «Евфрат-


5. Какие действия должен выполнить исполнитель в СЭД

«Евфрат-Документооборот»? Чем они отличаются, если

исполнителей двое?

43


«МАРШРУТИЗАЦИЯ И СОГЛАСОВАНИЕ

ДОКУМЕНТОВ»


Целью лабораторной работы является изучение различных

способов маршрутизации и согласования документации в системе

электронного документооборота «Евфрат-Документооборот».


Овладение методами и методиками маршрутизации

документов с применением технологий электронного

документооборота.

Приобретение умений и навыков согласования документов в

системе «Евфрат-Документооборот».


в процессе изучения лекционного материала при решении



3.1. Маршрутизация документации

Маршрутизация – это пересылка документа по электронной

почте нескольким адресатам с заданием следующих параметров:

типа маршрута;

лимита времени на обработку документа на каждом этапе

маршрута;

требованием сбора виз и примечаний адресатов;

контроля прохождения документа по маршруту.

Современные системы электронного документооборота

обладают широкими возможностями по маршрутизации

документации. При этом инициатор формирует задание, которое

включает описание подлежащей выполнению работы, инструкции по

выполнению, список исполнителей, сроки исполнения, а также

необходимые для выполнения работы документы (или даже целые

папки). Затем задание системой автоматически передается

указанным исполнителям в нужном порядке, а после выполнения со

44

всеми собранными комментариями, визами и модифицированными

документами возвращается к инициатору. Задание может быть

направлено исполнителям последовательно или параллельно.

Соответственно, завершением работы считается выполнение своих

этапов последним или всеми исполнителями.

Исполнители узнают о порученной им работе из специальных

сообщений электронной почты, включающих все необходимое

для ее выполнения, в том числе информацию об уже выполненных и

предстоящих этапах работы. При задержке выполнения своих этапов

исполнители получают напоминания. Инициатор узнает об

исполнении задания также из специального сообщения электронной

почты, включающего все результаты работы. При необходимости

инициатор может контролировать и ход выполнения работы.

При построении систем маршрутизации могут применяться два

основных подхода:

Документно-ориентированный. Документ является

основным объектом системы, и маршрутизируется именно он, а все

остальные параметры маршрутизации ассоциированы именно с

документом.

Работо-ориентированный. Основным объектом является

работа. К работе может быть прикреплен самый разнообразный

список объектов, в том числе, и документы. Естественно, работа

может существовать и без документов. Второй подход является более

общим (рис. 1).

Рис. 1. Подходы к построению систем маршрутизации

45

В рамках данных подходов применяются следующие типы

систем маршрутизации:

1. Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типа

маршрутов документов. Последовательная маршрутизация -

документ последовательно проходит одного исполнителя за другим.

Передача документа от одного пользователя к другому может

происходить по истечении контрольного времени, либо после

завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация -

документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение

маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат

работу с документом.

Минимальной достаточной системой, обеспечивающей

маршрутизацию документов, является система электронной почты,

которая осуществляет параллельное распространение документов

(маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем,

что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута,

например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к

исполнителю без контроля факта возврата). С помощью

дополнительных приложений система электронной почты может

обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

2. Жесткая маршрутизация - маршрутизация документов по

заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

Маршруты могут быть более сложными, чем простые

последовательные или параллельные:

комбинированные из последовательных и параллельных

элементов;

условные, с переходами в зависимости от состояния тех или

иных переменных маршрутов.

Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету",

поэтому в этом случае используется специализированный

графический редактор, позволяющий создать маршрут. Инициатор

вызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему

документы - инициирует его. Система маршрутизации должна быть

интегрирована с системой информационной безопасности. Это

означает, что если вы собираетесь послать кому-то документ, то

адресат должен обладать соответствующим набором прав для работы

с этим документом. Если прав недостаточно, то система должна

46

попросить инициатора работы или маршрута установить

соответствующие права.

3.2. Согласование документации

В системе «Евфрат-Документооборот» под согласованием

понимается задание, выдаваемое исполнителю и связанное с

принятием решения по документу: одобрить его или отклонить.

Согласование включает в себя:

имя исполнителя;

текст задания;

контрольную дату исполнения;

фактическую дату выполнения;

право изменения документа.

Предусмотрены следующие типы поручений и согласований:

Поручение или согласование верхнего уровня. Поручения

или согласования могут быть связаны последовательностью

исполнения – маршрутом прохождения документа. В такой цепочке

поручение или согласование автоматически вступает в силу после

снятия с контроля предшествующего поручения или согласования;

Подпоручение (поручение по поручению) или дочернее

согласование - поручение или согласование, создаваемое

ответственным исполнителем в ходе выполнения другого поручения

или согласования.

Поручения и согласования отображаются в контрольной

карточке документа. Пользователь, который создал поручение или

контролирует его исполнение, может изменять в нем текст, сроки

исполнения и список исполнителей.

Операции согласования могут выполняться как в выбранной

цепочке согласований – маршруте прохождения документа, так и

отдельно. Наиболее употребительными в жизненном цикле

документа являются следующие маршруты:

последовательное согласование документа;

параллельное согласование документа.

параллельно-последовательная подготовка документов.

47





















Маршрут прохождения документа или маршрут документа

могут создаваться с помощью программы Дизайнер маршрутов.















48





























49












место.





В ходе лабораторной работы рассмотрим действия по

согласованию условного документа «Договор на поставку

орхидей» в описанной выше фирме «Оазис». Подробно рассмотрим

варианты по созданию маршрута документа вручную и с помощью

специального модуля - программы Дизайнер маршрутов. Схема

согласования документа приведена на рис. 3.

Рис. 3. Схема согласования документа


8.1. Регистрация договора

Выполняется: секретарем Лебедевой Мариной.


50

Чтобы начать процесс регистрации в системе документа

договора запустите основную программу Евфрат-Документооборот

(логин — lebedeva). В панели инструментов открывшегося окна

программы выберете пункт меню Документ → Зарегистрировать

новый документ. На экране появится окно выбора потока

документов, в который будет помещен регистрируемый документ

(рис. 4).

Рис. 4. Выбор потока документа

Выберете пункт Внутренние документы и нажмите кнопку

Выбор. При этом на экране появится окно регистрационной карточки

документа (рис. 5).

Рис. 5. Регистрационная карточка документа

51

Поля, обязательные для заполнения, имеют фон желтого цвета.

Заполните основные поля регистрационной карточки:

Вид документа: договор.

Краткое содержание: Договор на поставку крупной партии

орхидей редкого вида.

Количество листов: 4.

Регистрируемый документ необходимо поставить на контроль.

Для этого переключитесь на вкладку Контроль регистрационной

формы и нажмите на расположенную справа от поля Контроль

возложен на кнопку . Выберете в открывшемся окне Выбор

контролера вкладку Контролеры, в открывшемся списке

пользователей выберете Лебедева М. Таким образом, Лебедева

Марина будет назначена контролером по данному договору.

8.2. Создание маршрута согласования договора

Перейдем к созданию маршрута согласования договора

вручную.

Для создания нового независимого согласования, которым

является согласование №1, выберете пункт меню Согласование →

Новое согласование. В контрольной карточке документа (нижняя

часть экрана) создастся согласование под номером 1. На вкладке


параметры согласования:

Название поручения. Согласовать договор на поставку

орхидей (1).



. В открывшемся окне Исполнители операции укажите в

качестве исполнителя юриста Князева А.А. (рис. 6). Нажмите кнопку

Сохранить.

52

Рис. 6. Назначение исполнителя по согласованию №1

Затем переключитесь на вкладку Входы и выходы (рис. 7). В

секции Комбинация выходов установите переключатель в

положение И (по умолчанию переключатель стоит в положении

ИЛИ). Это связано с тем, что в соответствии со схемой согласования

документа после согласования у юриста Князева А.А. договор

направляется на согласование сразу трем сотрудникам: и Потапову

Н.В., и Мезенцеву В.М., и Доценко О.А.

Рис. 7. Вкладка Входы и выходы согласования №1

Положение переключателя в секции Комбинация входов (по

умолчанию стоит И) в данном случае значения не имеет, так как в

соответствии со схемой согласования договора данное событие

(юрист Князев А.А.) имеет только один вход.

53

Нажмите на кнопку ОК. Согласование появится в контрольной

карточке документа (рис. 8).

Рис. 8. Регистрационная карточка договора с согласованием №1

Далее перейдем к созданию согласования №2. Оно является

зависимым от согласования №1, поскольку в соответствии со схемой

согласования документа его выполнение начнется только после

завершения работы по согласованию №1. Для создания согласования

№2 выделите согласование номер 1 в списке и выберете пункт меню

Согласование → Новый переход → переход на новое

согласование. Создастся согласование под номером 2(1). На вкладке


параметры согласования:


орхидей (2).




54

качестве исполнителя начальника отдела маркетинга Потапова Н.В.

Нажмите кнопку Сохранить.

На вкладке Входы и выходы переключатели в секциях

Комбинация входов и Комбинация выходов можно оставить по

умолчанию (рис. 9), так как в соответствии со схемой согласования

договора у рассматриваемого узла маршрута имеется только один

вход и один выход.

Рис. 9. Вкладка Входы и выходы согласования №2




55

Далее перейдем к созданию согласования №3. Оно также

является зависимым от согласования №1, поскольку в соответствии

со схемой согласования документа его выполнение начнется после

завершения работы по согласованию №1 параллельно с

согласованием №2. Для создания согласования №3 аналогично

предыдущему случаю выделите согласование номер 1 в списке и

выберете пункт меню Согласование → Новый переход → переход

на новое согласование. Создастся согласование под номером 3(1).

На вкладке Поручение в правой нижней части экрана заполните

основные параметры согласования:


орхидей (3).




качестве исполнителя руководителя технического отдела Мезенцева

В.М. Нажмите кнопку Сохранить. Также как и в предыдущем

случае, положение переключателей в секциях вкладок Входы и

выходы можно не менять (рис. 9). Нажмите на кнопку ОК.

Согласование появится в контрольной карточке документа (рис. 11).

Аналогичным образом создадим согласование №4. Его

выполнение начнется после завершения работы по согласованию №1

параллельно с согласованием №2 и №3. Выделите согласование

номер 1 в списке и выберете пункт меню Согласование → Новый

переход → переход на новое согласование. Создастся согласование

под номером 4(1). На вкладке Поручение в правой нижней части

экрана заполните основные параметры согласования:


орхидей (4).




качестве исполнителя руководителя отдела продаж Доценко О.А.

Нажмите кнопку Сохранить. Также как и в предыдущих случаях,

положение переключателей в секциях вкладок Входы и выходы

можно не менять (рис. 9). Нажмите на кнопку ОК. Согласование

появится в контрольной карточке документа (рис. 12).

56



57

Перейдем к созданию согласования №5 (гл. бухгалтер Вайсман

Г.В.). Его выполнение начнется только после завершения работы по

согласованиям №2, №3 и №4. Выделите согласование номер 2(1)

(Потапов В.Н.) в списке и выберете пункт меню Согласование →

Новый переход → переход на новое согласование. Создастся

согласование под номером 5(2). На вкладке Поручение в правой

нижней части экрана заполните основные параметры согласования:


орхидей (5).


Исполнители. Нажмите на кнопку Список пользователей .

В открывшемся окне Исполнители операции укажите в качестве

исполнителя гл. бухгалтера Вайсман Г.В. Нажмите кнопку

Сохранить. Положение переключателей в секциях вкладок Входы и

выходы можно не менять (рис. 9). Это определяется тем, что гл.

бухгалтер будет согласовывать документ только после согласования

его всеми предыдущими исполнителями (и Потаповым Н.В., и

Мезенцевым В.М., и Доценко О.А.). Этот случай соответствует

комбинации входов И, и так установленной по умолчанию.

Положение переключателя в секции Комбинация выходов в данном

случае значения не имеет, так как имеется всего один выход (стрелка)

от данного исполнителя.



На данный момент согласование №5 связано только с

согласованием №2. Поэтому приступим к созданию переходов от

узлов-согласований №3 и №4 к узлу-согласованию №5.

Для создания перехода от согласования №3 (Мезенцев В.М.)

выделите запись номер 3(1) и выберите пункт меню Согласование →

Новый переход → Согласовать договор на поставку орхидей (5).

Аналогичным образом создайте переход от согласования №4

(Доценко О.А.): выделите запись 4(1) и выберите пункт меню

Согласование → Новый переход → Согласовать договор на

поставку орхидей (5). В результате номер пятого согласования изменится на 5(2,3,4),

окно договора примет вид как на рис. 14.

58


Рис. 14. Регистрационная карточка договора с переходами

59

Последней точкой маршрута согласования документа является

согласование (утверждение) документа генеральным директором

предприятия Андреевым С.П. Выделите согласование 5(2,3,4) в

списке и выберете пункт меню Согласование → Новый переход →

переход на новое согласование. Создастся согласование под

номером 6(5). На вкладке Поручение в правой нижней части экрана

заполните основные параметры согласования:

Название поручения. Утвердить договор на поставку

орхидей.




качестве исполнителя ген. директора Андреева С.П. Нажмите кнопку

Сохранить. Также как и в предыдущих случаях, положение

переключателей в секциях вкладок Входы и выходы можно не

менять (рис. 9). Нажмите на кнопку ОК. Согласование появится в

контрольной карточке документа (рис. 15).

Рис. 15. Регистрационная карточка договора со всеми согласованиями

60

Для сохранения и отправки договора на согласование выполните

команду Редактирование → Закончить редактирование с

сохранением.

8.3. Выполнение согласования договора

Выполняется: начальником юридического отдела Князевым

А.А.

Функциональные обязанности: согласующий.

Запустите программу Евфрат-Документооборот, используя

учетную запись юриста Князевым А.А. (логин – knyazev). Откройте

папку Поручения и убедитесь, что созданный договор пришел на

согласование пользователя. Окно программы будет выглядеть как на

рис. 16.

Рис. 16. Папка Поручения у юриста Князева А.А.

В поле Тип появился значок , указывающий на то, что

данный договор является документом, направленным для

согласования. В поле, отражающем состояние данного согласования,

находится значок , информирующий о том, что согласование

активно.

После открытия документа окно документа выглядит

следующим образом (рис. 17).

61

Рис. 17. Регистрационная карточка договора на согласовании у юриста

На вкладке Связки в поле Присоединенные файлы

пользователь может, нажав кнопку Показать, просмотреть сам файл

договора. Также согласующий может выбрать одну из двух

возможностей: одобрить документ или отклонить. В панели

инструментов появились соответствующие активные кнопки:

Одобрить и Отклонить .

Одобрите документ, нажав кнопку Одобрить на панели

инструментов. Появится окно Одобрить, в котором можно ввести

комментарии к согласованию. Ведите текст комментария и нажмите

на кнопку ОК (рис. 18).

Рис. 18. Окно комментария к согласованию

62

Окно документа примет следующий вид (рис. 19).

Рис. 19. Регистрационная карточка договора после одобрения юриста

В поле состояния документа у исполнителя Князева А.А.

появился значок , указывающий на то, что документ Князевым

А.А. одобрен. На вкладке Ход исполнения появилась

соответствующая запись, отражающая комментарий, написанный при

согласовании. У следующих трех исполнителей в поле состояния

появился значок , указывающий на то, что документ находится на

согласовании, а срок согласования документа не указан.

Аналогичным образом одобрите документ на всех этапах,

используя учетные записи согласующих, указанных в маршруте

согласования документа.

После этого зайдите в программу Евфрат-Документооборот,

используя учетную запись контролера документа Марины Лебедевой

(логин – lebedeva). Окно папки Контроль у Лебедевой Марины

имеет следующий вид (рис. 20).

63

Рис. 20. Папка Контроль у контролера Лебедевой М.

Среди прочих контролер получил Уведомление о завершении

всех поручений (рис. 21).

Рис. 21. Уведомление о завершении всех поручений

Поскольку согласование договора завершено, документ

необходимо снять с контроля. Для этого откройте регистрационную

карточку документа, дважды щелкнув по строке документа, и

выберете пункт меню Редактирование → Снять с контроля. В окне

комментария Снять с контроля весь документ введите

комментарий и нажмите на кнопку ОК (рис. 22).

Рис. 22. Окно Снять с контроля весь документ

64

Таким образом, все операции по согласованию документа

выполнены.

8.4. Работа с дизайнером маршрутов

Выполняется: секретарем Лебедевой Мариной.


Для создания маршрутов документов разных типов можно

использовать специализированный графический редактор Дизайнер

Маршрутов. Также с помощью этого графического дизайнера можно

формировать список маршрутов, изменять имеющиеся маршруты,

активизировать и удалять маршруты.

Создадим описанный выше маршрут с помощью Дизайнера

маршрутов. Для запуска Дизайнера маршрутов в главном меню

Пуск выберите пункт меню Пуск → Программы → Евфрат-

Документооборот → Администрирование → Дизайнер

маршрутов.

В окне Соединение введите имя пользователя (логин lebedeva).

После нажатия на кнопку ОК отображается рабочее окно Дизайнера

маршрутов (рис. 23).

Рис. 23. Рабочее окно Дизайнера маршрутов

65

Непосредственно под панелью инструментов расположено окно

графического редактора Дизайнера маршрутов. В этом окне при

создании маршрута располагают узлы и переходы создаваемого

маршрута. При необходимости размер окна графического редактора

можно изменить.

В окне Настройка (рис. 24), открываемом из меню Вид →

Настройка, можно настроить вид информации, отображаемой под

значком узла (подпись узла), и шаг сетки окна графического

редактора.

Рис. 24. Окно Настройка

В левой нижней части окна Дизайнера маршрутов

отображается в виде таблицы список созданных поручений и

согласований, подобно тому, как он создавался в окне

регистрационной карточки документа. В правой нижней части окна

Дизайнера маршрутов отображаются свойства создаваемого узла

маршрута. При создании маршрута поручения и согласования

необходимо создавать и располагать в той последовательности, в

которой они будут выполняться.

Создание нового маршрута начинается с размещения в окне

графического редактора узлов, которые должны входить в

создаваемый маршрут. Размещение узлов производится с помощью

кнопок Поручение и Согласование панели инструментов.

Для создания согласования №1 из маршрута согласования

договора выполните команду Вставить → Согласование (либо

используйте кнопку Согласование панели инструментов). Окно

Дизайнера маршрутов примет вид (рис. 25).

66

Рис. 25. Создание согласования №1

Заполните поля на вкладках свойств согласования в правой

части экрана аналогично созданию маршрута вручную.

На вкладке Входы/выходы переключатели в секциях

Комбинация входов и Комбинация выходов установите так же, как

и при создании аналогичного маршрута вручную (рис. 26).

Рис. 26. Вкладка Входы/выходы

Аналогичным образом, следуя схеме согласования договора и

проделанной ранее процедуре создания маршрута договора вручную,

создайте все узлы маршрута. Окно Дизайнера маршрутов примет

вид (рис. 27).

67

Рис. 27. Создание узлов маршрута

Затем с помощью команды Вставить → Переход (кнопка

Переход ) создайте все переходы (связи) маршрута. Окно

Дизайнера маршрутов примет вид (рис. 28).

68

Рис. 28. Создание переходов маршрута

Далее созданный маршрут необходимо сохранить. Для этого

используйте пункт меню Файл → Сохранить. В окне Сохранить

как (рис. 29) в поле Имя введите наименование маршрута, в поле

Состояние установите флажок Опубликовать.

Рис. 29. Окно сохранения маршрута

Нажмите кнопку ОК. После этого описание маршрута будет

успешно сохранено.

69

Обратите внимание на то, что галочка в поле Опубликовать

выставляется в том случае, если маршрут предполагается сделать

активным, то есть используемым в работе. Опубликованный маршрут

(активный) нельзя редактировать. Если при сохранении маршрута не

выставить галочку в поле Опубликовать, маршрут не будет

опубликован и будет доступен лишь в Дизайнере маршрутов.

Маршрут сохранится как «черновик» (draft), доступный для

дальнейшего редактирования. Опубликовать редактируемый маршрут

можно, нажав на кнопку Опубликовать панели инструментов.

После сохранения и опубликования маршрута его можно

использовать для работы с зарегистрированными документами

(например, для согласования документа) в основной программе

Евфрат-Документооборот.


В результате выполнения лабораторной работы созданный в

программе Евфрат-Документооборот документ договора

должен содержать:

1) Заполненные по заданию поля регистрационной карточки;

2) Созданный вручную и согласованный маршрут;

3) Созданный с помощью Дизайнера маршрутов аналогичный

маршрут.


1. Что такое маршрутизация?

2. Какие основные подходы применяются при построении

систем маршрутизации?

3. Какие существуют типы систем маршрутизации?

4. Какие виды маршрутов возможно создавать в СЭД «Евфрат-


5. Что понимается под согласованием документа в СЭД

«Евфрат-Документооборот»?

70


«ПОИСК ДОКУМЕНТОВ»


Целью лабораторной работы является изучение различных

видов поиска в системе электронного документооборота «Евфрат-

Документооборот».


Овладение методами и методиками поиска с применением

технологий электронного документооборота.

Приобретение умений и навыков поиска документов,

поручений и заданий в системе «Евфрат-Документооборот».


в процессе изучения лекционного материала при решении



Поиск документов в осуществляется с использованием двух

основных подходов.

Первый подход состоит в том, что в процессе поиска ищется

документ, который точно существует в системе, и задача состоит в

том, чтобы процесс поиска свелся к нахождению требуемого

документа. Этот подход применятся в 90% всех случаев поиска и

называется атрибутивным. При атрибутивном поиске каждому

документу приписывается набор определенных атрибутов,

присваиваемых документу во время его размещения в системе

управления документооборотом. В дальнейшем документ ищется на

совпадение значений этих атрибутов полям запроса.

Индексирование по ключевым словам (или атрибутное

индексирование) является наиболее простой и экономичной в

отношении дискового пространства технологией. Суть ее

заключается в том, что для каждого вводимого или сохраняемого

документа заполняются соответствующие поля в индексном файле.

Заполнение осуществляется как вручную, так и с помощью

программы, выделяющей в документе по какому-либо признаку

значения ключей/атрибутов. Эта технология позволяет индексировать

71

как текстовые документы (в ручном и автоматическом режимах), так

и изображения (в ручном режиме). В простейшем случае ключевыми

словами служат название и/или имя автора документа. В более

сложных ситуациях необходимо использовать независимого эксперта

для чтения документа и выделения ключевых слов.

Второй подход, состоящий в том, что ищутся все документы по

интересующему вопросу, называется поиском по содержанию

(полнотекстовым). Полнотекстовый поиск позволяет найти

документы по содержащимся в них словам и фразам. При этом типе

поиска автоматически обрабатывается все содержание документа, и

затем по любому слову, входящему в данный документ, можно найти

сам документ. Для обеспечения быстрого полнотекстового поиска

используется полнотекстовое индексирование. Это незаметный

"фоновый" процесс, который выделяет из файлов любых форматов их

содержание, отбрасывает служебные слова, отбрасывает различные

суффиксы и окончания и формирует индексы для быстрого поиска.

Таким образом, индексированная матрица содержит все значимые

слова из всех документов в алфавитном порядке, объединенные в

пары с указателями на документы, содержащие эти слова.

Существует несколько методов поиска документов по

содержанию:

1) Методы индексного (двоичного) поиска. В соответствии с

этим методом слова интерпретируются как последовательности

закодированных символов. Используя формальный синтаксис, или

язык запросов, система двоичного поиска выбирает точное

соответствие для отдельного слова или цепочки слов.

Это самый простой вид поиска документа по содержанию, но и

самый слабый вид поиска, что выражается в малой полноте и низкой

точности. Это связано с тем, что в методах двоичного поиска не

учитываются различные формы значения слов; пользователю непро-

сто угадать точные слова и фразы, которые были использованы

авторами в документах. Системы двоичного поиска не могут также

ранжировать документы по степени соответствия запросу, поэтому

пользователь вынужден читать каждый документ, чтобы определить,

насколько он соответствует запросу.

Повышению полноты поиска служат такие стандартные

средства, как отождествление заглавных и малых букв и

использование метасимволов, наподобие *.

72

Другим способом повышения полноты поиска служит поиск слов

в разных грамматических формах. В процессе словоизменения

общий смысл слова остается тем же, изменяется только форма и роль

слова в предложении. Нужен так называемый морфологический

поиск, то есть поиск, опирающийся на знание морфологии языка.

Качество поиска повышается, если применять поиск по

логической комбинации слов, поскольку шум резко снижается при

поиске не по одному, а по двум и более словам. Это происходит

потому, что отдельное слово может встретиться где угодно в тексте, а

вероятность совместного вхождения двух или трех искомых слов в

ненужный документ гораздо ниже. При этом методе слова в запросе

соединяются логическими операторами «И», «ИЛИ», «НЕ». Таким

образом, пользователь может ввести для поиска целое логическое

выражение. Такое логическое выражение называется булевой

формой, а сам поиск - булевым.

Более простым в технической реализации является метод

поиска по близости. Пользователь может задать, на каком

расстоянии друг от друга должны находиться искомые слова,

например «не далее 5 слов» или «не далее 3 строк».

Промежуточным шагом к облегчению формулирования запроса

является возможность в некоторых системах логического поиска

задать так называемый нечеткий запрос (quorum search). Это

означает, что пользователь задает запрос в виде множества из не-

скольких слов, а система находит все документы, в которые входят

только некоторые слова из заданного множества (например, любые

пять из семи заданных). Подбирать множество слов и задавать

«процент явки» пользователю приходится самому.

Ранжирование результатов поиска. Когда документы,

содержащие слова запроса, обнаружены, поисковая система должна

предъявить их пользователю в некотором порядке. Обычно

найденные документы тем или иным способом «взвешиваются» на

предмет близости к запросу (ранжируются) и показываются в порядке

уменьшения этой близости. Как правило, для вычисления веса - ранга

используются разные алгоритмы: учитываются общее количество

слов запроса в документе, близость их друг к другу в тексте до-

кумента, наличие компактных групп, соответствие грамматических

форм и т. д.

73

2) Статистические методы. Группа статистических методов

основываются на расчете различных частотных характеристик:

частоты вхождения слова в документ, взвешенной частоты вхождения

и частоты совместного вхождения нескольких слов.

3) Методы семантического поиска. Следующий шаг в

развитии поисковых систем - это так называемый семантический (то

есть смысловой) поиск, основанный на построении и использовании

базы знаний, с помощью которой осуществляется поиск информации

на основе использования концептуальных отношений, которые не

применяются при статистическом поиске.

Применение файла синонимов, что позволяет при ответе на

запрос учитывать не только термины, которые непосредственно

указаны в запросе, но и все другие слова, близкие к ним по

значениям.

Другой известен как подход на основе использования

лингвистических правил, при этом, разработчик создает систему

лингвистических правил, которые используются для анализа или

грамматического разбора текстовой базы данных. Этот метод оп-

ределяет ключевые слова и понятия, объединяющиеся в базу знаний,

которая отражает содержание конкретной базы данных.

Наиболее часто используется подход, основанный на

использовании ссылочных документов, и в том числе обычных

словарей и словарей терминов. Этот подход основан на смысловых

значениях слов и называется семантической сетью. Как и словарь,

семантическая сеть содержит множество определений для каждого

хранимого слова. Однако определение родственных слов и понятий

связываются между собой. Значения слов, наиболее подходящие для

данного поиска, могут быть выбраны самим пользователем с целью

повышения точности этого поиска.

4) Методы нечеткого поиска, основанные на технологии

адаптивного распознавания образов. В начале 90-х годов

появились технологические разработки, связанные с индексацией и

поиском документов и использующие результаты, полученные в

области нейронных сетей и искусственного интеллекта. Они

позволили сформулировать принципиально новые концепции

построения систем управления неструктурированной информацией в

электронном виде.

74

Компания Excalibur Technologies разработала технологию

адаптивного распознавания образов ARPR (Adaptive Pattern

Recognition Processing), которая была положена в основу нового

программного продукта “Excalibur EFS”.

Основу подхода составляет уникальная технология APRP -

технология адаптивного распознавания образов, разработанная около

30 лет назад доктором Джеймсом Дау III (James Dow III). Ядро

технологии выросло из его работ, посвященных изучению и

разработке сетевых моделей, способных идентифицировать, или,

точнее, распознавать присутствие тех или иных образов в составе

данных специфического вида.

Технология применения метода ARPR основана на сравнении

бинарных представлений (образов) запроса и информации,

хранящейся в архиве. “Excalibur” сравнивает цепочку нулей и единиц,

соответствующую запросу, с тем массивом, что уже занесен в архив.

Задавая степень похожести между запросом и искомой информацией,

можно отсечь ненужный шум и так настроить поиск, что при наличии

в архиве нескольких версий документа и нескольких документов на

заданную тему будет осуществлен полный поиск с высокой

точностью.

Таким образом, основу поискового механизма составляет

нейронная сеть, позволяющая выделять в зашумленной битовой

последовательности "похожие фрагменты", не требуя точного

контекстного совпадения запроса и фрагмента в документе. В

результате оказывается, что системе, в принципе, безразлично, к

информации какого вида относится битовая последовательность, т.к.

информация любой природы хранится и представляется в

компьютере одинаково – в виде набора нулей и единиц. Это означает,

что технология ARPR может быть применена таким же образом для

индексации и нечеткого поиска изображений, видео- и звукозаписей,

сигналов, речи и всего разнообразия мультимедийной информации.






75

































76






























77








место.





В ходе лабораторной работы рассмотрим основные методы

поиска документов и поручений в системе электронного

документооборота «Евфрат-Документооборот». Существует

несколько возможных вариантов поиска документов:

по реквизитам, имеющимся в регистрационной форме

документа (поиск по регистрационной форме);

по реквизитам, как регистрационной формы, так и по

реквизитам контрольной карточки (общий поиск);

расширенный поиск по всем реквизитам системы и

специально сформированным пользовательским запросам.

поиск документов, находящихся на контроле, и созданных по

ним поручений (поиск поручений и контрольных документов).


8.1. Поиск документов по регистрационной форме

В программе Евфрат-Документооборот существует возможность

искать документы, зарегистрированные в системе, по известным

полям регистрационной карточки. Для поиска документов можно

задать значения одного или нескольких полей, например таких:

Регистрационный номер;

Дата регистрации;

Вид документа;

Краткое содержание.

78

Так для поиска всех входящих документов типа Письмо,

пришедших по почте и зарегистрированных в системе сегодня,

выполните следующее:

1. В программе Евфрат-Документооборот выберите пункт

меню Поиск → Поиск документов;

2. В диалоговом окне Выбор поиска (рис. 2) установите

переключатель в положение Поиск по форме и выберите поток, к

которому относятся искомые документы (Входящие документы);

Рис. 2. Выбор варианта поиска

3. В поисковой форме (рис. 3) в качестве даты регистрации

документа укажите сегодняшнее число, вид доставки – Почта, Вид

документа – Письмо, после чего выберите в меню пункт П о и с к →

Искать (или нажмите на кнопку Поиск панели инструментов).

79

Рис. 3. Ввод критериев поиска в регистрационной форме

Найденные документы будут отображены в папке Результаты

поиска (рис. 4). Для просмотра документа дважды щелкните левой

кнопкой мыши по названию документа.

Рис. 4. Окно со списком найденных документов

80

8.2. Общий поиск документов

Если в диалоговом окне Выбор поиска (рис. 2) установить

переключатель в положение Общий поиск появляется форма поиска

с двумя вкладками (Общий и Контроль), показанные ниже на рис. 5

и рис. 6.

Рис. 5. Окно формы Поиск документов. Вкладка Общий

Рис. 6. Окно формы Поиск документов. Вкладка Контроль

81

Заполнив форму на вкладке Общий, осуществите поиск

зарегистрированных документов:

по регистрационному номеру;

по дате регистрации;

по фамилии регистратора;

по виду документа;

по типу потока документов;

по краткому содержанию документа;

набрав слово или фразу в поле Строка для контекстного

поиска, осуществите контекстный поиск заданного слова или фразы

в файлах, присоединенных к документу. Контекстный поиск слова

или фразы выполняется в файлах следующих форматов: .txt, .doc, .rtf,

.html, .xls.

Заполнив форму на вкладке Контроль, осуществите поиск

зарегистрированных документов:

находившихся на контроле в определенный промежуток

времени;

по фамилии контролера;

по фамилии ответственного исполнителя;

по дате снятия документа с контроля.

8.3. Расширенный поиск документов

Этот вид поиска следует использовать в том случае, если в

системе имеется достаточно много однотипных документов, и поиск

с помощью описанных выше форм поиска не позволяет сразу найти

среди множества документов нужный. В этом случае с помощью

механизма расширенного поиска пользователь может настроить

форму поиска по реквизитам документа так, чтобы сузить объем

документов, получаемых в результате поиска. При этом пользователь

может сохранить свои настройки в именном пользовательском

запросе, чтобы в дальнейшем использовать этот запрос для поиска

аналогичных документов.

Окно формы расширенного поиска документов появляется, если

в диалоговом окне Выбор поиска (рис. 2) установить переключатель

в положение Расширенный поиск. Это окно формы показано ниже

на рис. 7.

82

Рис. 7. Окно формы Расширенный поиск документов

В окне Расширенный поиск документов слева находится поле

со списком доступных реквизитов, по которым будет осуществляться

поиск, справа поле, в котором задаются условия поиска.

Для задания очередного условия для реквизита необходимо

дважды по нему щелкнуть в дереве реквизитов, а в поле справа

указать необходимые условия и ограничения на значение реквизита.

Если реквизит имеет словарь, то при выборе реквизита в поле

справа от его имени появляется кнопка выбора из словаря . При

нажатии на эту кнопку открывается словарь значений этого

реквизита. Двойным щелчком мыши или с помощью клавиши Enter

выбранное значение реквизита добавляется в строку условий поиска

по этому реквизиту в поле справа.

При редактировании запроса в поле Имя запроса можно

сохранить отредактированный запрос для дальнейшего быстрого

выбора запроса с заданными условиями поиска из списка хранимых

запросов.

Выбирая имена запросов из списка, можно быстро открывать

хранимые запросы. Нажав на кнопку Запросы, можно открыть

диалоговое окно для редактирования набора хранимых запросов.

После выбора и редактирования запроса по реквизитам для

проведения поиска необходимо нажать на кнопку Поиск.

83

Используя описанную выше процедуру, задайте и сохраните два

запроса по выбранным вами условиям. Один запрос должен

содержать не менее двух условий поиска.

8.4. Поиск контрольных документов и поручений

Данный способ поиска (пункт меню Поиск → Поиск

поручений) применяется для поиска документов и поручений,

которые были поставлены на контроль или в настоящее время

находятся на контроле исполнения (рис. 8).

Рис. 8. Окно Поиск поручений и контрольных документов

Выберите параметры поиска, включив соответствующий

переключатель в каждой из трех секций:

Искать среди;

Объекты поиска;

Условия поиска.

Например, для поиска неисполненных документов, находящихся

на контроле и имеющих просроченную дату исполнения

документа, задайте следующие условия поиска:

Искать среди: подконтрольных;

Объекты поиска: контрольные документы;

Условия поиска: просроченные (неисполненные).

8.5. Создание отчетов

Мастер журналов и отчетов (пункт меню Журналы и отчеты →

Мастер журналов и отчетов) позволяет создавать отчеты за

84

определенный период времени в пригодном для печати виде (рис.

Рис. 9).

Рис. 9. Мастер журналов и отчетов

Можно создавать либо общие отчеты, которые формируются на

основе хранящихся на сервере шаблонов (в том числе шаблоны,

поставляемые с программой), либо личные отчеты, шаблоны которых

хранятся на локальной машине пользователя.

Чтобы сформировать общий отчет, содержащий статистические

данные о количестве внутренних документов предприятия,

зарегистрированных в течение последнего месяца, выполните

следующее:

1. Установите переключатель в положение Общие отчеты и

выберите шаблон отчета Отчет_Общий.

2. В открывшемся диалоговом окне Задание параметров

отчета (рис. 10) установите флажок в позиции Внутренние

документы, а в поле Временной интервал значение даты ОТ

установите на месяц меньше текущей. Отчет будет выглядеть так, как

изображено на рис. 11.

85

Рис. 10. Параметры отчета

Рис. 11. Пример общего отчета

Отчеты можно создавать также для документов и поручений,

отобранных по заданному произвольному критерию.

Для этого сформируйте интересующую вас выборку файлов при

помощи механизма поиска или откройте любой из сохраненных ранее

86

запросов поиска и нажмите на стрелку выпадающего меню кнопки

Мастер журналов и отчетов в панели инструментов главного

окна Евфрат-Документооборот. В выпадающем меню выберите

пункт Отчет по результатам поиска. То же самое можно выполнить

через пункт меню Журналы и отчеты → Отчет по результатам

поиска.


Созданный в результате выполнения лабораторной работы

документ Microsoft Word должен содержать:

1) Изображения результатов всех осуществленных видов поиска

(используя сочетание клавиш Alt+PrtScr).

2) Изображения всех сформированных отчетов (используя

сочетание клавиш Alt+PrtScr).

Также в программе Евфрат-Документооборот должны быть

сформированы и сохранены 2 запроса на поиск по описанным в

задании критериям.


1. Какие основные подходы применяются к поиску документов?

2. Какие методы поиска по содержанию существуют?

3. Какие существуют варианты поиска в СЭД «Евфрат-


4. Какие виды отчетов можно создавать в СЭД «Евфрат-


87

Критерии результативности лабораторного практикума

Лабораторная работа считается выполненной, если:

1. Студент выполнил в указанном порядке все предложенные

задания.

2. Студент представил отчет, соответствующий требованиям к

его содержанию и оформлению.

3. Студент владеет терминологией и материалом лабораторной

работы.

4. Студент может дать пояснения к отчету, ответить на

контрольные вопросы.

Список литературы

1. Никулина Н.О., Черняховская Л.Р. Модели

информационной поддержки принятия решений с использованием

систем управления электронным документооборотом: учебное

пособие. Уфа: УГАТУ, 2009. 134 с.

2. Делопроизводство: образцы, документы, организация и

технология работы: с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» / В. В. Галахов [и др.]; под

ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. 3-е изд., перераб. и доп. М.:

Проспект, 2009. 480 с.

3. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учебное

пособие. 6-е изд., перераб. и доп. М.: Эксмо, 2007. 560 с.

4. Анодина Н. Н. Документооборот в организации:

практическое пособие. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Омега-Л, 2007.

184 с.

88

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Исходная информация для работы в системе «Евфрат-

Документооборот» представлена в табл. 1.

Таблица 1

Исходная информация для работы в системе «Евфрат-Документооборот»

Отдел Роль Должность ФИО Системное

имя

Администрати

вный отдел

руководитель генеральный

директор

Андреев Сергей

Петрович

andreev

регистратор секретарь Лебедева Марина lebedeva

контролер заместитель

директора

Васильев Евгений

Иванович

vassiliev

Отдел

маркетинга

ответственный

исполнитель

начальник

отдела

Потапов Николай

Васильевич

potapov

исполнитель менеджер по

маркетингу

Андреева Ирина andreeva

исполнитель менеджер по

маркетингу

Петров Сергей petrov

Отдел продаж исполнитель начальник

отдела

Доценко Оксана

Андреевна

docenko

Технический

отдел

исполнитель начальник

отдела

Мезенцев

Василий

Михайлович

mezencev

Юридический

отдел

Юрист начальник

отдела

Князев Андрей

Анатольевич

knyazev

Бухгалтерия Глав. Бух главный

бухгалтер

Вайсман

Григорий

Владимирович

vaisman

89

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Резолюции генерального директора:

1. Отдел маркетинга. Потапову Н.В. и Андреевой И.:

Ознакомиться с предложением Чумакова Андрея Васильевича и,

проведя маркетинговые исследования, оценить ценность данного

предложения и рост прибыли фирмы в случае его реализации. Срок

шесть дней.

2. Технический отдел. Мезенцеву В.М.: Подготовить план

реализации предложения, поступившего от Чумакова А.В., в случае,

если от отдела маркетинга будет получено утвердительное

заключение о разумности внедрения данного предложения.

3. Отдел продаж. Доценко О.А.: Ознакомиться с предложением


Тексты поручений:

1. Поручение Андреева Потапову и Андреевой: «Ознакомиться с

предложением Чумакова Андрея Васильевича и, проведя

маркетинговые исследования, оценить ценность данного

предложения и рост прибыли фирмы в случае его реализации».

2. Поручение Андреева Мезенцеву: «Подготовить план

реализации предложения, поступившего от Чумакова Андрея

Васильевича, в случае, если от отдела маркетинга будет получено

утвердительное заключение по разумности внедрения данного

предложения».

3. Поручение Андреева Доценко: «Ознакомиться с

предложением Чумакова Андрея Васильевича».

4. Подпоручение Потапова Петрову: «Провести специальные

тематические маркетинговые исследования по предложению

Чумакова Андрея Васильевича».

90

Составители: НИКУЛИНА Наталья Олеговна

МАЛАХОВА Анна Ивановна









Подписано в печать . Формат 60х84 1/16. Бумага офсетная.

Печать плоская. Гарнитура Times New Roman. Усл. печ. л. 5,6 Уч.-

изд. л. 5,5. Тираж 100 экз. Заказ №

ФГБОУ ВПО Уфимский государственный авиационный технический

университет

Центр оперативной полиграфии УГАТУ

450000, Уфа-центр, ул. К. Маркса, 12

Documents

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА …asu.ugatu.ac.ru/library/59c3853e77a3f/a885339ca7a219bbe7e5abed… · АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА