סוגיות בניהול פורטל מצליח

קורס ניהול ידע

סוגיות בניהול פורטל מצליח

. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל1

. תמיכה ניהולית2

ובדיקות שימושKSF. יעדים שנתיים, 3

. אפקט ההוצאות האבודות4

- סקירה2010 האתרים הטובים ביותר לשנת 10. 5

מנהלת הפורטל 1

שיווק, הדרכה וניהול שינוי

שיווק, הדרכה וניהול שינוי

טכנולוגיהטכנולוגיה

מנהל הפורטלמנהל הפורטל

תמצית ההגדרהמשמש כ"אב" הפורטל, האחראי לתפקוד השוטף, עמידה ביעדים, הצעדת

הפורטל קדימה, ולהפיכתו לגוף חי ותוסס

תפיסת התפקיד

על מנהל הפורטל להיות בעל התכונות הבאות: :ההכרה וההבנה שהפורטל משול לייצור חי ונושם, אם לא יטופח, יתנוון מודעות

וימות :חידוד חושים ועמידה על המשמרערנות :ביצוע צעדים פעילים לאיתור פערי ידע, תקלות ונושאים דורשי התייחסותיוזמה:יכולת ניהול אינטראקציות עם בעלי תפקידים ודרגות שונות והנעתם אסרטיביות

לפעולה

מנהל הפורטל 1

תוכן

,לוודא כי בכל עת, התכנים הקיימים בפורטל וחשובים לצפיית המשתמשים הם תקינים

עדכניים, מדויקים ומשקפים את המציאות בארגון

לאתר תכנים נוספים שיש/ניתן להוסיפם לפורטל

לפקח על תקינות התכנים בהיבטי ויזואליות, רלוונטיות תוכנית והגהה

לתחזק את עץ התכנים

לעדכן את דף הבית כך שיהיה מעודכן ופרזנטטיבי בכל עת ויחצין את הנושאים העיקריים

הנכונים לנקודת הזמן הספציפית בהתאם לאסטרטגיה הארגונית ולסדר היום הארגוני

 

מנהל הפורטל 1

תהליכי עבודה

מיסוד פורמאלי של הארגון לשימוש/עדכון בפורטל

זיהוי פעילויות ועוגנים בתהליכי העבודה אותם ניתן לשלב בפורטל

גיבוי תהליכי העברת המידע והידע המבוצעים בארגון באמצעות הפורטל

מעקב קבוע ורציף אחר רמות שימוש בפורטל באמצעות דוחות ובאמצעותם לאתר

ולפתור בעיות

ניהול הרשאות צפייה ועדכון תכנים בפורטל

פיתוח, עדכון ושיפור

תמיכה במומחי התוכן

 

מנהל הפורטל 1

תרבות

אבחון המאפיינים התרבותיים העיקריים המעכבים/ מעודדים שימוש בפורטל

מתן תגמולים "רכים" למשתמשים בפורטל: "מילה טובה", מוניטין, הערכה והכרה או

SLA

ביצוע פעילויות שיווקיות ופעילויות מתוקשרות להעלאת המודעות לפורטל כגון

הפעלת "קו החם" או תחרויות

מתן דוגמא אישית

עידוד פעילות מומחי תוכן

מנהל הפורטל 1

טכנולוגיה

אחריות לממשק משתמש ידידותי, נוח לקישור/פיתוח/הוספת יישומים, בעל יכולות

ויכולת ביצוע אינטגרציה עם מערכות אחרות בארגוןOn Lineעדכון

מענה מהיר בפתרון תקלות

שמירה על קשר עם אגףIT למעקב וטיפול בבעיות טכניות, זיהוי והגדרת צרכים

טכנולוגיים, עזרה באפיון ופיתוח תשתיות טכנולוגיות ומעקב ודיווח על תקלות

מערכתיות

מנהל הפורטל 1

גורם מסייע לניהול האתר

תפקיד מרכזי: אחריות על איזור/י תוכן מוגדר/יםהקמת גרעין תוכן ראשוניסינון/אישור רעיונות לתכניםקטלוג תכנים חדשיםמענה לשאלותאיסוף קבוע של תכנים חדשים מספקי התוכןמשוב

תפקידים נוספיםסיוע בשיווק התכנים סיוע בהטמעת פעילות מול משתמשים

מומחה תוכן 1

. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל1

. תמיכה ניהולית2

ובדיקות שימושKSF. יעדים שנתיים, 3

. אפקט ההוצאות האבודות4

- סקירה2010 האתרים הטובים ביותר לשנת 10. 5

סוגיות בניהול פורטל מצליח

"אם המנהל שלי לא משתמש בפורטל, למה שאני אשתמש?"

אז מה יוצא לי מזה? WIFM= What's In it For Meאמילי או בגרסתו האנגלית:

מתודת עזר להערכת התועלות של הפרויקטאמצעי לרתימת כלל השותפים לפרויקט בתהליכי ניהול שינוי והטמעה

תמיכה ניהולית 2

....לכל לב מגיעים בדרך אחרת

מה יוצא להנהלת הארגון מהקמת פורטל? כלי לתקשורת בין הנהלת הארגון והעובדים, ליצירת שפה ארגונית משותפת ולחיזוק

תחושת השייכות של העובדים לארגון  הפורטל ככלי תומך להשגת יעדים עסקיים ויתרון תחרותי בשוק על ידי הצגת מידע

עסקי רחב ועדכני הפורטל ככלי ללמידה ארגונית באמצעות שימור ידע, שיתוף בידע, פיתוח ידע

וחדשנותחיסכון בעלויות

מה יוצא למנהלים בארגון מהקמת פורטל?הפורטל מאפשר ניהול זמן יעיל באמצעות הנגשת ידע וחיסכון בזמן חיפוש מידעהפורטל מאפשר שיתוף ידע ויצירת רשתות מקצועיות בין יחידות בארגוןהפורטל ככלי לפיתוח מקצועי של עובדים

תמיכה ניהולית 2

במיפוי מאגרי הידע בארגון נמצאו מספר רב של פורטלים ואתרים

שמנוהלים ע"י גורמים שונים. עיצוב הפורטלים/האתרים שונה מאחד לשני,

המידע לרוב דומה, העדכון בכל פורטל/אתר הינו מקומי

איך ניתן לבקש שכולם יישרו קו בנושא בלי לפגוע באף אחד?

נכון להיום יש גופים שמקבלים את ההערות המועברות אליהם ויש גופים

שמגיבים בצורה מאוד לא סימפטית

Case Study

. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל1

. תמיכה ניהולית2

ובדיקות שימושKSF. יעדים שנתיים, 3

. אפקט ההוצאות האבודות4

- סקירה2010 האתרים הטובים ביותר לשנת 10. 5

סוגיות בניהול פורטל מצליח

יעדים שנתיים

איך נשיג את המטרות?

ממוקדים, מכווני פעולה ומוגדרים בזמן?מדדי בקרה – איך נמדוד את השגת היעדKSF?מה ייחשב להצלחה – מאתגרים, אך ברי השגה

KSFיעדים שנתיים, 3

חזון

ייעוד ומטרות

יעדים לטווח ארוך

יעדים לטווח קצר

תוכנית עבודה שנתית

למה?

כדי להבטיח שאכן נעשה שימוש בפורטל

כדי לוודא שהפורטל אכן עונה על הצרכים שלשמו נועד

כדי לאתר נקודות חזקות וחוליות חלשות, ובמידת הצורך לבצע שינויים

נדרשים

בדיקות שימוש 3

איך?

שימוש במדידת נתונים כמותיים ובשימוש בשיטות שיטות כמותיות:סטטיסטיות והסתברותיות

דוחות שימושיות המופקים מתוך המערכת )למשל, מספר משתמשים, כמותכניסות לאתר, כמות כניסות לעמוד, זמן שהייה בכל עמוד, עמודים נצפים ביותר

ועוד(סקרים/ שאלונים/ משובים בעלי שאלות סגורות

זיהוי תימות מרכזיות, המאפיינות את ההתנהגות האנושית שיטות איכותניות:)במקרה שלנו הרגלי הצריכה והעדפות המשתמשים בפורטל(

קבוצות מיקודסקרים/ שאלונים בעל שאלות פתוחות ראיונות עומקמפגשים אישיים

בדיקות שימוש 3

מה עדיף?

השיטות הכמותיות מספקות מידע לגבי ה"מה" או ה"כמה", אך הן לא

מספקות מידע לגבי ה"למה" וה"איך"

השיטה הנבחרת חייבת להתאים לצורך שלשמו נועדה הבדיקה

השיטה הנבחרת צריכה להתאים לארגון ולאנשים שמבצעים את הבדיקה

השיטה הנבחרת צריכה להתאים למגבלות המשאבים העומדים לשם ביצוע

הבדיקה – זמן ועלויות

בדיקות שימוש 3

. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל1

. תמיכה ניהולית2

ובדיקות שימושKSF. יעדים שנתיים, 3

. אפקט ההוצאות האבודות4

- סקירה2010 האתרים הטובים ביותר לשנת 10. 5

סוגיות בניהול פורטל מצליח

( sunk costs)עלויות שקועות מהן הוצאות אבודות? עלויות שכבר הוצאו ואין דרך "להשיבן", לכן הן אינן משפיעות על תזרים המזומנים

העתידי של הפרויקט ועל החלטות לגבי העתיד

מהו אפקט ההוצאות האבודות? הקושי שלנו להתעלם מאותן הוצאות אבודות, שמבחינה רציונאלית עלינו להתעלם

מהן, מכיוון שהן אינן רלוונטיות לקבלת החלטות עתידיות

?היכן אנו פוגשים את אפקט ההוצאות האבודות בפרויקט הפורטלבבדיקת הכדאיות של הפרויקטבתכנון הפרויקטבמהלך הפרויקט

אפקט ההוצאות האבודות (Arkes & Blumer 1985)

4

. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל1

. תמיכה ניהולית2

ובדיקות שימושKSF. יעדים שנתיים, 3

. אפקט ההוצאות האבודות4

- סקירה2010 האתרים הטובים ביותר לשנת 10. 5

סוגיות בניהול פורטל מצליח

Jakob Nielsen's Alertbox, January 4, 2010:

10 Best Intranets of 2010

2010 האתרים הטובים ביותר לשנת 10 5

ארגונים )בכל הגדלים( מייחסים לאינטראנט חשיבות גדולה ולכן מקצים

יותר למשאבים לטובת פיתוח ותחזוקת האתר

2006 בגודל צוות הפורטל בהשוואה לשנת 27% עליה של 2010בשנת

אנשים(14 עומד על 2010)צוות ממוצע לשנת

צוות הפורטל 5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

מאתרי האינטראנט בעלי רכיבים מיוחדים/אפליקציות 30% 2010בשנת

יעודיים לשימוש במכשירים ניידים

נראה מרשים אבל...

)שימוש ברשת באמצעות מכשירים ניידים הוא טרנד מוביל )והולך ומתחזק

ולכן בהקשר של אתרי אינטראנט, שיעורי הגלישה באינטראנט נמוכים

גלישה באתרי אינטראנט באמצעות מכשירים ניידים

5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

מדוע זה קורה?

לרוב הגישה לאינטראנט מבוצעת מהמשרד

,אנשים מביעים אמנם רצון עז לגלוש באינטראנט באמצעות המכשיר הנייד

אך הם אינם בקיאים מספיק בתפעול המכשיר שבידם

למרות זאת, בטווח הרחוק...

:קיימת ציפייה הולכת וגדלה של אנשים לקבל“any time, any place”

עם הזמן אנשים ילמדו לתפעל טוב יותר את המכשירים הניידים כתוצאה

מהתנסות. במקביל מכשירים ניידים חדשים – נוחים וקלים יותר לשימוש -

מפותחים ויוצאים לשוק

גלישה באתרי אינטראנט באמצעות מכשירים ניידים

5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

ההמלצה

!ליצור עיצוב נפרד עבור משתמשים ממכשירים ניידים

ביצועי משתמשים יורדים משמעותית כאשר הם מנסים לגלוש באתר

המיועד למחשב באמצעות מכשיר נייד

גלישה באתרי אינטראנט באמצעות מכשירים ניידים

5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

שתי רמות של רשת חברתית באתר אינטראנט

דף פרופיל(כאינדבידואליםמאפיינים חברתיים לעובדים(

ועידוד יצירת קשרים מקצועייםבקבוצות עבודה תמיכה

בלוגים של מנהלים

יש מגמה של "הומניזציה של המנכ"לים"2010בשנת

רשת חברתית באינטראנט 5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

. משתמשים שונאים שינוי!1

. משתמשים מעדיפים משהו מוכר, גם אם הוא פחות טוב!2

. שינוי יכול להיות קטן, אך הוא עדיין שינוי!3

איך פותרים את המתח שבין הצורך בשינוי לבין ה"כאב" שהשינוי יוצר?

ארגונים רבים נקטו בצעדים ברורים כדי לעצב ולנהל את השינוי במטרה לעודדמשתמשים להתנסות ברכיבים חדשים ומשופרים

מחקר על המשתמשים )מחקר שוק(/ מחקרי שימושיות – ממקד את הצוותבצרכי המשתמשים ומפחית הטמעה של רכיבים שיעוררו התנגדות )"אם אתה

מקבל פידבק לא טוב, לפחות שיהיה לפני ההשקה..."(

רתימת "שגרירים" משלבים מוקדמים של הפרויקט

,קמפיינים שיווקיים: הדגמות פומביות, פוסטוריםroad showsוכיו"ב

ניהול שינוי, שיווק פנים ארגוני 5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

התקנת מערכת התראה בדף הבית שמקפיצה מידע על מצב חרום ללא

צורך ל"רפרש" את הדף

עיצוב דפי בית ייחודיים לשעת חירום שיהיו פעילים בהתראה קצרה

הקצאת אזורים עתידיים בדף הבית שיופיעו בשעת חרום

הקמת מרכז תפעולי לשעת חרום

האינטראנט מתחיל לקבל הכרה ככלי מפתח בתשתית הארגונית

התארגנות לשעת חרום 5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

-שימוש בSharePoint – )טכנולוגיה לא מבטיחה אתר )אך גם בטכנולוגיות נוספות

מושלם!!!

כדי להבטיח עקביות בממשק המשתמששימוש בתבניות

כדי להבטיח את איכות התכנים באתרעיצוב של תהליכי עבודה בניהול התוכן

העלאת מצגות מעניינות לדף הבית(push/ promotion)

טרנדים מתמשכים = שיפור מתמשך באיכות

5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

לשם מיקוד המשתמשים לתוכן ואפליקציות הרלוונטיים פרסונליזציה מבוססת תפקיד

לעבודתם

למרות זאת:שיפור מנוע החיפוש –

"חיפוש באינטראנט נותר נקודה "כואבת

חיפוש אנשים נשאר רכיב פופולרי מאוד

החל ממיון כרטיסיות ועד לביצוע מחקרים(במתודולוגיות שימושיות שימוש נרחב(

שימוש דל במדדROI אך קיים שימוש במדדים אחרים לבקרת העלאת השימוש ושביעות ,

הרצון של המשתמשים

טרנדים מתמשכים = שיפור מתמשך באיכות

5

* הנתונים מתייחסים לעשרת הפורטלים המובילים

יוצאים לדרך

. חזון1

. ייעוד ומטרות2

. יעדים לטווח ארוך3

. יעדים לטווח קצר4

פורטל ארגוני ופורטל מקצועי

. השוואה בין פורטל ארגוני לפורטל מקצועי1

. הפורטל המקצועי: מאתר ידע ועד לקהילה2

אז מה היה לנו היום?

סוגיות בניהול פורטל מצליח

. בעלי תפקידים בפורטל ומנהלת פורטל1

. תמיכה ניהולית2

ובדיקות שימושKSF. יעדים שנתיים, 3

. אפקט ההוצאות האבודות4

- סקירה2010 האתרים הטובים ביותר לשנת 10. 5

סוגיות בתכנון ועיצוב פורטל

1 .Winner Applications

. משולש הזהב של התכנים2

. ארגון חיצוני של תכנים )עץ תכנים(3

. ארגון פנימי של תכנים )תבניות(4

. דף הבית5

. נקודות למחשבה6

2

4

1

3

רשימת קריאה מומלצת

שם המאמרמועד פרסוםקישור

http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1522&P=59

אז איך מנהלים נכון את הידע 2010אפריל בפורטל?

http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1523&P=59

פורטל ארגוני - המיתוסים : מה 2010אפריל נשתנה ?

http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1005&P=59

2007Communities of Practiceנובמבר

http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1218&P=59

מימדי הערכה וסיווג בקהילות ידע2008דצמבר

http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1575&P=59

אתגרים בניהול מנהלת מידע 2010יולי מבוזרת

http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1482&P=59

הקמת פורטל ארגוני - אז מה יוצא 2010פברואר לי מזה?

http://www.kmrom.com/Site/Articles/ViewArticle.aspx?ArticleID=1633&P=59

בחן את עצמך - אבני דרך בפרויקט 2010אוקטובר ניהול הידע

http://www.useit.com/alertbox/intranet_design.htmlJanuary 4, 2010

10 Best Intranets of 2010

תודה רבה!

קורס ניהול ידע

www.kmrom.com2know.kmrom.com