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¡¡¡ BIENVENIDOS !!!¡¡¡ BIENVENIDOS !!!

Rueda 4. Año 1: Rueda 4. Año 1: Proyecto EDUGÉSProyecto EDUGÉS

Mayte Jiménez Cabanillas Mayte Jiménez Cabanillas

AFHA grupo de asesores y consultoresAFHA grupo de asesores y consultores

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PROGRAMA DE LA SESIÓNPROGRAMA DE LA SESIÓN

REVISIÓN DE TAREAS: Ficha Proceso Clave Acción Educativa o REVISIÓN DE TAREAS: Ficha Proceso Clave Acción Educativa o Docente (Finalidad, Flujograma y Criterios de Ejecución)Docente (Finalidad, Flujograma y Criterios de Ejecución)

Parte 1: Objetivos del Proyecto EdugésParte 1: Objetivos del Proyecto Edugés Parte 2: Desarrollo práctico de la Estructura de Procesos del Centro Parte 2: Desarrollo práctico de la Estructura de Procesos del Centro

Educativo Fichas de Procesos (Parte II)Educativo Fichas de Procesos (Parte II) DINÁMICA: Definir indicadores para los Procesos Clave comunes a DINÁMICA: Definir indicadores para los Procesos Clave comunes a

los Centros. Continuar la elaboración de las Fichas de Procesos los Centros. Continuar la elaboración de las Fichas de Procesos Clave.Clave.

TAREA DE MEJORA: Terminar Ficha de Proceso Clave Acción docente TAREA DE MEJORA: Terminar Ficha de Proceso Clave Acción docente con indicadores. Elaborar plantilla del Plan de Seguimiento y con indicadores. Elaborar plantilla del Plan de Seguimiento y Medición. Elaborar manual de procedimientos para el Seguimiento y Medición. Elaborar manual de procedimientos para el Seguimiento y Medición de Procesos. Continuar con la elaboración de las Fichas Medición de Procesos. Continuar con la elaboración de las Fichas del resto de los Procesos Clave. del resto de los Procesos Clave.

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Parte 1: Parte 1: Presentación ObjetivosPresentación Objetivos

PROYECTO EDUGÉSPROYECTO EDUGÉS

JORNADA 4 PROYECTO EDUGÉSJORNADA 4 PROYECTO EDUGÉS

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Alu

mn

os / Fa

milia

s

A P

C DMisión, Visión y ValoresRecursos G.C.CPlan de Mejora

Revisión Dirección

EncuestasPlan de SeguimientoNo Conformidades

ReclamacionesAcc. Correctivas y Pr

Auditor. Internas

PersonalInfraestructura

Mapa ProcesosFichas de Procesos

(Proceso Clave)Procedimientos(Subprocesos)

Satisfacción

Requisitos

Entrada Salida

Gestión Documental (Documentos / Registros)

Alu

mn

os / Fa

milia

s

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PLANES DE MEJORA(Grupos de Mejora)

PLAN DE SEGUIMIENTO YMEDICIÓN

M/V/V

MAPA PROCESOS

FICHAS DE PROCESOS(Procesos Clave)PROCEDIMIENTOS

(Subprocesos)

ProyectoCurricular

ObjetivosEstratégicos:Relación con

Titular del Centro

PlanificaciónNuevas Líneasy Actividades

GestiónPresupuestaria

ProcesosPedagógicos

“en aula”

Tutoría yseguimiento

alumnos

ActividadesExtra-escolares

PastoralAtención

de padres yfamiliares

Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.)

Organizaciónde Personal

(Planificaciónde Horarios)

Administraciónde RecursosEconómicos

Relacionesy despacho con

la Admón.

Mantenimientode

instalaciones

Marketing Educativo

DC

PA

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Parte 2: Parte 2: Desarrollo práctico de la Desarrollo práctico de la

Estructura de Procesos del Estructura de Procesos del Centro Educativo.Centro Educativo.

RUEDA 4 PROYECTO EDUGÉSRUEDA 4 PROYECTO EDUGÉS

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PROCESO:PROCESO:

FICHA DEL PROCESO

Acción EducativaAcción Educativaen el Aulaen el Aula

Procedimientos OperativosProcedimientos Operativos

(subprocesos)(subprocesos)

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ESTRUCTURA DE UNA FICHA DE ESTRUCTURA DE UNA FICHA DE PROCESOSPROCESOS

•Finalidad del ProcesoFinalidad del Proceso

•Representación Gráfica del ProcesoRepresentación Gráfica del Proceso

•Criterios de EjecuciónCriterios de Ejecución

•Indicadores de ProcesosIndicadores de Procesos

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CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORESCARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES Permiten evaluar la calidad, y el progreso en el tiempo de Permiten evaluar la calidad, y el progreso en el tiempo de

los aspectos más relevantes de un proceso: nº errores, los aspectos más relevantes de un proceso: nº errores, plazos, satisfacción del cliente, costes, etc.plazos, satisfacción del cliente, costes, etc.

Su análisis permite:Su análisis permite: Identificar oportunidades de mejoraIdentificar oportunidades de mejora Establecer objetivos más realistasEstablecer objetivos más realistas Sensibilizar sobre las necesidades de mejoraSensibilizar sobre las necesidades de mejora

Para cada INDICADOR se deberá establecer:Para cada INDICADOR se deberá establecer: El aspecto (ítem) a medir del proceso y su valor objetivo.El aspecto (ítem) a medir del proceso y su valor objetivo. Momento y Frecuencia de la medición (Ciclo de Proceso).Momento y Frecuencia de la medición (Ciclo de Proceso). Responsable de la medición.Responsable de la medición. Instrumento de evaluación.Instrumento de evaluación.

Indicadores de evaluación de rendimiento (objetivos) Indicadores de evaluación de rendimiento (objetivos) y de percepción del cliente del proceso (subjetivos).y de percepción del cliente del proceso (subjetivos).

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Permiten controlar la evolución del Centro, de un nivel Permiten controlar la evolución del Centro, de un nivel

educativo, de un proceso en concretoeducativo, de un proceso en concreto

Aportan a los directivos y al resto del personal Aportan a los directivos y al resto del personal

información objetiva y estructurada acerca de lo que información objetiva y estructurada acerca de lo que

“realmente importa”“realmente importa”

Permiten orientar el desempeño de los procesos hacia Permiten orientar el desempeño de los procesos hacia

una mejor satisfacción de las expectativas de los una mejor satisfacción de las expectativas de los

clientesclientes

Suponen un “efecto motivador” para el trabajador, Suponen un “efecto motivador” para el trabajador,

incrementando su nivel de compromisoincrementando su nivel de compromiso

INDICADORES

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PROCESOPROCESO(secuencia de(secuencia deoperaciones)operaciones)ENTRADAS

(INPUTS)

Clientes

SALIDASSALIDAS(OUTPUTS)(OUTPUTS)

RECURSOS

INDICADORES:

De satisfacción del clienteDe satisfacción del cliente

De rendimiento (resultado) del procesoDe rendimiento (resultado) del proceso

De CapacidadDe CapacidadDe CantidadDe Cantidad

De cumplimientoDe cumplimiento

Subjetivos

Objetivos Control Proceso

“Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede

gestionar”.

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Se deben poder identificar fácilmenteSe deben poder identificar fácilmente

Sólo se debe medir aquello que es importanteSólo se debe medir aquello que es importante

Se deben comprender muy claramenteSe deben comprender muy claramente

Lo que importa es el “paquete” de indicadores: Sistema Lo que importa es el “paquete” de indicadores: Sistema de Medidade Medida

Un mal indicador es mejor que ningunoUn mal indicador es mejor que ninguno

Un dato aislado no es significativo, lo interesante es el Un dato aislado no es significativo, lo interesante es el análisis de las TENDENCIASanálisis de las TENDENCIAS

No deben ser demasiados (“si tiene demasiadas, es como No deben ser demasiados (“si tiene demasiadas, es como si no tuviera ninguna”)si no tuviera ninguna”)

INDICADORES Características

©Página 13

Buscar sólo indicadores representativos y fáciles de Buscar sólo indicadores representativos y fáciles de medirmedir

Orientarlos a medir la satisfacción del cliente externoOrientarlos a medir la satisfacción del cliente externo

Consultar/tener en cuenta al “cliente interno”Consultar/tener en cuenta al “cliente interno”

Medir los tiempos de los ciclos y procesosMedir los tiempos de los ciclos y procesos

Comparar el desempeño frente al nivel esperado por la Comparar el desempeño frente al nivel esperado por la organización, y frente a los resultados del sector, organización, y frente a los resultados del sector, competencia, etc. (benchmarking)competencia, etc. (benchmarking)

Establecer su definición coparticipando con los Establecer su definición coparticipando con los responsables de los procesos, departamentos, áreas, etc.responsables de los procesos, departamentos, áreas, etc.

INDICADORESSugerencias

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Medir demasiadas cosasMedir demasiadas cosas

Dedicar demasiado tiempo a la medición (equilibrar los Dedicar demasiado tiempo a la medición (equilibrar los costes de medida)costes de medida)

Medir cosas (aspectos, ítems) equivocadasMedir cosas (aspectos, ítems) equivocadas

Confundir medición de la eficacia de los procesos con la Confundir medición de la eficacia de los procesos con la medición de su conformidadmedición de su conformidad Eficacia: el proceso cumple con la finalidad por la cual existe, Eficacia: el proceso cumple con la finalidad por la cual existe,

satisfaciendo las necesidades de su clientesatisfaciendo las necesidades de su cliente

Conformidad: el proceso cumple con el método (sistema) Conformidad: el proceso cumple con el método (sistema) establecido por la propia organización. No garantiza su establecido por la propia organización. No garantiza su eficacia.eficacia.

INDICADORESErrores más frecuentes

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Indicador , definición (ej. Satisfacción cliente)Indicador , definición (ej. Satisfacción cliente)

Instrumento de Medida (ej. Encuestas, etc.)Instrumento de Medida (ej. Encuestas, etc.)

Frecuencia de medida (ej. Anual)Frecuencia de medida (ej. Anual)

Responsables de efectuar la medida (ej. Coordinador de Responsables de efectuar la medida (ej. Coordinador de

Calidad)Calidad)

INDICADORESElementos a definir

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PLANIFICACIÓN(definir Ficha)

APLICACIÓN(formación eimplantación)

EVALUACIÓN(indicadores)

REVISIÓN(mejora)

Concluida la Definición del Proceso (Ficha del Proceso), deberemos iniciar el CICLO DE MEJORA CONTINUA:

©Página 17

y ahora.........

A empezar con el Catálogo de Procesossistematizando la gestión de los

Procesos ClaveProyecto

Curricular

ObjetivosEstratégicos:Relación con

Titular del Centro

PlanificaciónNuevas Líneasy Actividades

GestiónPresupuestaria

ProcesosPedagógicos

“en aula”

Tutoría yseguimiento

alumnos

ActividadesExtra-escolares

PastoralAtención

de padres yfamiliares

Otros servicios en el Centro (comedor, autobús, etc.)

Organizaciónde Personal

(Planificaciónde Horarios)

Administraciónde RecursosEconómicos

Relacionesy despacho con

la Admón.

Mantenimientode

instalaciones

Marketing Educativo FICHA DEL PROCESO

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Parte 2: Parte 2: Plan de Seguimiento y Plan de Seguimiento y

MediciónMedición

JORNADA 4 PROYECTO EDUGÉSJORNADA 4 PROYECTO EDUGÉS

©Página 19

Medición, análisis y mejora

RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIÓN

MEDIDA, ANÁLISISY MEJORA

GESTIÓN DERECURSOS

Realización

MEJORA CONTINUA DELMEJORA CONTINUA DELSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Producto

Entradas SalidasProducto

Clientes

Requisitos

Clientes

Satisfacción

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8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos

ISO 9001:2000Apdo. 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos

La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, ycuando sea aplicable, la medición de los procesos del sistema de gestiónde la calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesospara alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen losresultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y accionescorrectivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad delproducto.

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PROCESOS

INDICADOR

VALOR “DESEADO”

VALOR “CONFORME”

DATOS HISTÓRICOS

COMENTARIOS/OBSERVACIONES

PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos

PLANIFICACIÓN APLICACIÓN

EVALUACIÓNREVISIÓN

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Página de

H R H R H R H R

i1

i2

i3

i4

i5

i6

i7

i8

i9

i10

i11

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i13

i14

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i16

Nivel Deseado

(*)

PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN CURSO________Logotipo del centro

1 Trimestre 2º Trimestre Anual

Resultados datos Históricos / RealCódigo

ProcesosNivel

ConformeObservaciones (RACP)Indicador 3 Trimestre

PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

(*) El Nivel Deseado marca el nivel a lograr a largo Plazo, para el caso de los Procesos Clave no seleccionados en el Plan de Mejora. Para los seleccionados en el Plan de Mejora (marcados en verde) el nivel deseado de algunos indicadores define

el Objetivo de Calidad para ese curso.

©Página 23

Ej: PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Página de

H R H R H R H R

PC 01 i1 Nº Alumnos menos 3 susp 60% 70% 63 66 65 66 69 71

PC 01 i2 Nº Alumnos que promocionan en cada etapa 80% 90% 87 92

PC 01 i3 Satisfacción de Alumnos 70% 80% 87 68

PC 02 i4 Porcentaje alumnos con algún expediente 5% 1% 1 0 1 1 0 0

PC 02 i5 Porcentaje Alumnos con ACI´S 15% 5% 5 5 3 4 6 4

PC 02 i6 Número de expulsiones 3% 1% 2 0

PC 02 i7 Satisfacción de Alumnos 70% 80% 78 83

PC03 i8 Porcentaje Padres asisnten Reuniones 75% 85% 80 86 79 91 76 77

PC 03 i9 Porcentje Padres solicitan Tutoriá Individual 15% 20% 16 21 23 33 21 22

PC 03 i10 Satisfacción de Alumnos 70% 80% 77 87

PC 04 i11 Porcentaje alumnos repiten actividad 70% 80% 90 91 89 87 78 88 86 89

PC 04 i12 Nº Usuarios Biblioteca 30% 35% 33 37 32 36 31 30 32 34

PC 04 i13 Satisfacción de Alumnos 70% 80% 72 90

PC 05 i14 Porcentaje Alumnos realizan 1ª Comuni 80% 95% 99 100

PC 05 i15 Porcentaje particip Padres en campañas 45% 50% 44 46 47 58 45 52

PC 05 i16 Satisfacción de Alumnos 60% 70% 66 71

PC 01 Acc Docente

PC 02 Tutoría Alumnos

PC 03 Tutoría Padres

PC 04 Acc. Extraesc y Complem

PC 05 Pastoral

Nivel Deseado

(*)

PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN CURSO__XX__

No se alcanza

NA

NARNC 02

NANANANA

Logotipo del centro

1 Trimestre 2º Trimestre

NA

Anual

Resultados datos Históriocos / RealCódigo

ProcesosNivel

EstánadarObservaciones (RACP)Indicador

NARNC 01

NANA

3 Trimestre

(*) El Nivel Deseado marca el nivel a lograr a largo Plazo, para el caso de los Procesos Clave no seleccionados en el Plan de Mejora.Para los seleccionados en el Plan de Mejora (marcados en verde) el nivel deseado de algunos indicadores define el Objetivo de Calidad para ese curso.

NANA

NA

Seleccionar para los Procesos del Plan de Mejora el Objetivo de calidad del año

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Procedimiento de Seguimiento y MediciónDe Procesos

Definición de la Sistemática para controlar y medir de forma

regular las características clave de los procesos llevados a cabo

por el Centro y que están asociados a Procesos Clave

tanto por su finalidad como por su repercusión sobre los clientes

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Adaptar formato del Procedimiento al “tipo” de ya Adaptar formato del Procedimiento al “tipo” de ya elaborado (año 1) y adecuar codificación al modelo seguido elaborado (año 1) y adecuar codificación al modelo seguido para la codificación del resto de documentospara la codificación del resto de documentos

FUNDAMENTAL: Personalizar las responsabilidades que FUNDAMENTAL: Personalizar las responsabilidades que corresponda.corresponda.

Ajustar las plantillas de los formatos de REGISTROS Ajustar las plantillas de los formatos de REGISTROS incluidos en el Anexo del documento.incluidos en el Anexo del documento.

ADAPTACIÓN PLANTILLA

Procedimiento Seguimiento y Medición de Procesos

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TAREAS Jornada 4TAREAS Jornada 4

1.1. Ajuste de la Ficha de Proceso de Acción Docente (Finalidad, Ajuste de la Ficha de Proceso de Acción Docente (Finalidad,

Flujograma y Criterios Ejecución)Flujograma y Criterios Ejecución)

2.2. Definición de indicadores para el Proceso Clave ACCIÓN Definición de indicadores para el Proceso Clave ACCIÓN PEDAGÓGICA EN EL AULA. Seguir elaborando las fichas de PEDAGÓGICA EN EL AULA. Seguir elaborando las fichas de Procesos Clave de aquí al final de curso.Procesos Clave de aquí al final de curso.

3.3. Elaboración de la Plantilla para el Plan de Seguimiento y MediciónElaboración de la Plantilla para el Plan de Seguimiento y Medición

4.4. Adaptación del manual de procedimientos para el Seguimiento y Adaptación del manual de procedimientos para el Seguimiento y Medición de ProcesosMedición de Procesos

PLAZO DE ENTREGA TAREAS (e-mail):

Aprox.: una semana antes próxima jornadaDía: -__-