ระบบสารบรรณระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสอเลกทรอนกส สปสป..วทวท..

โดย นายเอกพงศ มสกะเจรญ

Page § 2 Here comes your footer ú Page 2

จากอดต ถง ปจจบนจากอดต ถง ปจจบน

๕ พ.ย. ๒๕๔๔ พฒนาโปรแกรมในสวนการสบคนขอมลพฒนาโปรแกรมในสวนการสบคนขอมล

๑๙ ธ.ค. ๒๕๔๕ พฒนาโปรแกรมในสวนของทะเบยนหนงสอรบพฒนาโปรแกรมในสวนของทะเบยนหนงสอรบ--สงภายนอกสงภายนอก

๒ ม.ค. ๒๕๔๖ ใชงานระบบทะเบยนหนงสอรบ-สงภายนอก เวอรชน ๑

ก.พ. - ม.ค. ๒๕๔๖ พฒนาโปรแกรมระบบทะเบยนหนงสอรยสงภายใน

๑๖ เม.ย. ๒๕๔๖ ใชงานระบบทะเบยนหนงสอรบ-สงภายใน เวอรชน ๑

Page § 3 Here comes your footer ú Page 3

จากอดต ถง ปจจบนจากอดต ถง ปจจบน

เม.ย.- ส.ค. ๒๕๔๗ เรมพฒนาและปรบปรงโปรแกรมระบบทะเบยน

หนงสอรบ-สงภายนอกและภายในไปพรอมกนทง ๒

ระบบ ตามขอกาหนดใน

ตวชวดท ๒๓ โครงการนวตกรรม

ม.ค. ๒๕๔๘- ปจจบนใชงานระบบทะเบยนหนงสอรบ-สงอเลกทรอนกส

(ภายนอก-ภายใน) เวอรชน ๒ และพฒนาปรบปรง

อยางตอเนอง

Page § 4 Here comes your footer ú Page 4

วตถประสงควตถประสงค

๑. พฒนาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในการรบสงหนงสอ

ภายในองคกร

๒. เพอใหผบรหารและเจาหนาทใชเปนเครองมอในการ

ตดตามผลการดาเนนงาน การสงการ และตรวจสอบหนงสอ

เขา-ออกของ สป.วท. ไดตลอดเวลา

๓. เพอสรางฐานความรดานการพฒนาโปรแกรม

๔. สงเสรมการใชเทคโนโลยสารสนเทศในการบรหารงาน

๕. เพมศกยภาพในการปฏบตงานใหกบเจาหนาท

Page § 5

• Policy

• Rule

• Training

• Backup

• KM

•ผบรหารทกระดบ

•เจาหนาทระบบ

•เจาหนาทสารบรรณ

•โปรแกรมเมอร

•ขาราชการทกคน

Software

Server Operating System

Database

Client Browser(IE) Chrome

Firefox Opera Safari

Language HTML ,ASP

JavaScript, VBScript

ServerServer

CPU

RAM

Client

CPU

RAM

Network

องคประกอบของระบบองคประกอบของระบบ

Page § 6

• ออกเลขหนงสอรบ-สงอตโนมต• เพมการดาเนนงาน สงการ• ระบบ kpi 15 วน• มาตรฐานการใหบรการ(สบคน รบและสง)• ระบบสบคน ตามหนวยงาน, คาสาคญ• ระบบรายงาน เชน จานวนวนทปฏบตงาน,

บคคล

ระบบภายนอกระบบ

ภายนอก

• ออกเลขหนงสออตโนมต• สงไดหลายหนวยงานพรอมกน• การสงตอหนงสอ• รบหนงสอคน• เชอมโยงกบระบบภายนอก

ระบบระบบภายใน

หนาหอง -> เพมการสงการ

ผใช

จนท. สอ. -> ลงรบหนงสอ

ผใชทกคน -> เพมการดาเนนงาน หมายเหต

ออกเลขหนงสอสง

หนาหอง -> เพมการสงการ

ผใช 2 กลม

ผใชทกคน -> สงหนงสอ

เพมการดาเนนงาน, หมายเหต

หนาหอง -> เพมการสงการ

Page § 7

http://www.ttc.most.go.th/generalhttp://www.ttc.most.go.th/general22/regis.asp/regis.asp

Page § 8

8

ลงทะเบยนหนงสอรบ

คลกรบ เพมการดาเนนงาน

เพมการสงการ

ลงทะเบยนหนงสอสง

ระบบทะเบยนหนงสอรบระบบทะเบยนหนงสอรบ--สงภายนอกสงภายนอก

Page § 9

ควรใชวธคนหามากกวา

การใสชอหนวยงานเอง

หามใสเครองหมายตอไปน ', "..."

ขอควรปฏบตตรวจสอบความถกตองทกอยางกอนตรวจสอบความถกตองทกอยางกอน

บนทกขอมลบนทกขอมล

วจยแหงชาต

ลงทะเบยนหนงสอรบภายนอก

Page § 10 Here comes your footer ú Page 10

เพมการดาเนนงาน หมายเหต

Page § 11

เพมการดาเนนงาน หมายเหต

1. คลกรบไดเมอไดเหนหนงสอในมอเทานน

2. เพมการดาเนนงาน

Page § 12

หนาหองผบรหาร -> เพมการสงการ ใสรายละเอยดการสงการ

(ชอ/ตาแหนง) ดวยเสมอเพราะเมอเวลาผานไปจะไมรวาเปนใคร

Page § 13 Here comes your footer ú Page 13

§ ระบบออกเลขอตโนมต

§ มระบบตรวจสอบการเพมขอมลกอนการบนทกขอมล

§ มระบบเชอมโยงระหวางเลขทะเบยนหนงสอรบและเลขทะเบยนหนงสอสง

§ การรกษามาตรฐานการใหบรการ

ลงทะเบยนหนงสอสงภายนอก

1. เลขทะเบยนหนงสอรบหลายเรอง

สามารถสงออกดวยเลขทะเบยนหนงสอสง 1 เรองได

2. เปนสวนทใชการคานวณระยะเวลาดาเนนการทงหมด

ขอควรปฏบต

ตรวจสอบตรวจสอบความถกตองกอนความถกตองกอนบนทกขอมลบนทกขอมล

เพมขอมล

ตรวจสอบขอมล

หนงสอสง

ไดเลขทะเบยน

หนงสอสง

แกไขขอมลถกตอง

บนทกขอมล

ไมถกตอง

Page § 14

การสบคนขอมลหนงสอภายนอก

Page § 15

การสบคนขอมลหนงสอภายนอก

Page § 16

Page § 17 Here comes your footer ú Page 17Design & Develop : Ekapong Musikacharoen

รายงาน สถตระบบภายนอก

Page § 18

ผใช มากกวา 200 คน

จานวนหนงสอรบ 110,910 เรอง

จานวนหนงสอสง 75,453 เรอง

การดาเนนงาน 108,082 ครง

การสงการผบรหาร 18,570 ครง

การเพมหมายเหต 49,873 ครง

ขนาดของฐานขอมลขนาดของฐานขอมล 115115 MBMB

สถตทนาสนใจของระบบหนงสอภายนอก

Page § 19 Here comes your footer ú Page 19

ระบบทะเบยนหนงสอภายในระบบทะเบยนหนงสอภายใน

Page § 20

ขอตกลงในคลกเลอกหนวยงานรบหนงสอระบบทะเบยนหนงสอภายใน

ประเภทของหนงสอสง1. หนงสอทนาเสนอผบรหารโดยตรง เชน...

• เสนอ ทาน ปกท. ผาน รอง ปกท.(1) ผาน รอง ปกท.(2)

• เสนอ ทาน ปกท. ผาน รอง ปกท.(1)

• เสนอ ทาน ปกท. ผาน รอง ปกท.(2)

ในกรณน ใหเลอกหนวยงานรบหนงสอ คอ ทาน ปกท. เทานน หรอ

• เสนอ ทาน รอง ปกท.(1) ผาน รอง ปกท.(2)

ในกรณน ใหเลอกหนวยงานรบหนงสอ คอ ทาน รอง ปกท.(2)

Page § 21

2. หนงสอเสนอผบรหารแตผาน หนวยงานภายใน สป. เชน..

• เสนอ ทาน ปกท. ผาน ผอ.สบ. ผอ.สส

• เสนอ ทานรอง ปกท.(1) ผาน ผอ.สบ. ผาน ผอ.สน.

• เสนอ ทาน รอง ปกท.(2) ผาน ผสห. ผาน ผตร.

ในกรณน ใหเลอก

หนวยงานรบหนงสอ คอ หนวยงานภายในททานตองมหนงสอ

ไปถงไมตองเลอก ปกท. รอง ปกท

Page § 22

3. หนงสอถงหนวยงานภายในโดยตรง และหนงสอเวยน

ในกรณน ใหเลอก

หนวยงานรบหนงสอ = จานวนหนวยงานทตองมหนงสอไปถง

4. หนงสอทมการสงการเสรจเรยบรอยแลว หนวยงานเจาของเรองไดรบเรองมาและตองม

การดาเนนการตอไป เชน การ แจงเวยนหนวยงานในสงกดเพอทราบ หรอเพอถอปฏบต

ใหถอปฏบต ดงน

ใหหนวยงานสงหนงสอทาการสงหนงสอตอ

5. หนงสอทดาเนนการเสรจเรยบรอยแลว และตองสงคนเจาของเรอง ใหถอปฏบต ดงน

หนวยงาน ไมตองออกเลขทหนงสอสงใหม เพยงแตสงหนงสอฉบบเดม

กลบไป และหนวยงานเจาของเรองเขาไปคลกรบหนงสอกลบ

Page § 23

ลงทะเบยนหนงสอสง

คลกรบ เพมขอมล

Page § 24

หามใสเครองหมายตอไปน ', "..."

ใสเลขทะเบยนหนงสอภายนอก

Page § 25

การเพมการดาเนนงาน

คลกรบหนงสอ

การสงตอหนงสอ

ใสเลขทะเบยนทจะสงตอ

เพมการดาเนนงาน หมายเหต

Page § 26

รบหนงสอคนจากหนาหอง

รบหนงสอคน

Page § 27 Here comes your footer ú Page 27

ความเชอมโยงของขอมล

Page § 28

ผใช 200 กวาคน

จานวนหนงสอสง 296,460 ครง

การดาเนนงาน 385,480 ครง

การสงการผบรหาร 104,460 ครง

หมายเหต 289,256 ครง

เชอมโยงหนงสอภายนอก 11,171 เรอง

ขนาดของฐานขอมลขนาดของฐานขอมล 267267 MBMB

สถตทนาสนใจของระบบหนงสอภายใน

Page § 29

ขอควรปฏบตและควรระวง1. พมพภาษาไทยใหถกตอง2. ในชองของการเพมขอมล การสงการ การดาเนนงาน ตองระบ ชอ/ตาแหนง ผลง

นาม ผสงการ หรอผดาเนนงานทกครง ตวอยาง1.เรยน ผอ. สบ. ทราบในขอ 2, อนมตใน 3 และรบดาเนนการ / รอง ปกท. เสาวณ / 14 ก.พ.

54 [พงศภรณ เลศรตนกานต วนท : 15/2/2554 6:51:37]

3. หลกเลยงการใส เครองหมาย “” , ‘4. เลขทะเบยนหนงสอทเหนในตอนตนอาจจะไมใชเลขทะเบยนหนงสอททานไดรบ ให

ทานปฏบตจนจบขนตอนสดทายแลวจงจะไดเลขทะเบยนหนงสอ5. การออกเลขควรออกเลขหลงจากทมการลงนามในหนงสอเรยบรอยแลว อยากออก

เลขกอนไวลวงหนาเดดขาด6. ไมมนโยบายในการลบเลขทออกไปแลว หรอการออกเลขยอนหลง หรอลบขอมลทก

อยางทบนทกไปแลว หากตองการแกไขขอมลใหใสขอมลเพมเขาไป7. เจาหนาทตองรบผดชอบ username/password และขอมลทปรากฏในระบบ ไม

สามารถปฏเสธความรบผดชอบไดหากเกดปญหา

Page § 30

ขอควรปฏบตและควรระวง(ตอ)8. ควรตง username/password ใหคนอนเดาไดยาก แตเราจาไดงาย และ

password ควรประกอบดวยตวอกษร+ตวเลข+สญลกษณพเศษ9. ไมกดปมบนทกซา ๆ ตด ๆ กนหลายครง10. ไมใช username/password รวมกน11. ระบบทางาน 24*7 สามารถบนทกขอมลไดตลอดเวลา12. ตรวจสอบความถกตองทกครง กอนทาการบนทกขอมล13. ไมเปดหนาจอคางไวโดยไมทางาน เพราะ

• อาจจะมคนอนมานงทางานตอจากเรา โดยทเรายงไมไดออกจากระบบ• จะเกดปญหาการบนทกขอมลหากปลอยหนาจอนานเกน 15-20 นาทโดยไมม

ความเคลอนไหว13. กรณทตองใชเครองรวมกบคนอน ตอง logout ทกครงทไมทางาน

Page § 31

Page § 32

¹ÒÂàÍ¡¾§È� ÁØÊÔ¡Ðà¨ÃÔ-