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1TA20132DUED
AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA
2013-II
Docente: DR. LUIS YUCRA RODRIGUEZ
Nota: Ciclo: X Mdulo I
Datos del alumno: FECHA DE ENVIO:
Hasta el DOMINGO 11 DE AGOSTO
2013 Hasta las 23.59 PM
FORMA DE ENVIO:
Comprimir el archivo original de su trabajo acadmico en WINZIP y
publicarlo en el CAMPUS VIRTUAL, mediante la opcin: Cdigo de
matricula:
Uded de matricula: TAMAO DEL
ARCHIVO: Capacidad Mxima del archivo
comprimido: 4 MB
Recomendaciones:
1. Recuerde verificar la correcta publicacin de su Trabajo
Acadmico en el Campus Virtual. Revisar la opcin:
2. No se aceptar el Trabajo Acadmico despus del 11 DE AGOSTO
2013
3. Las actividades que se encuentran en el libro servirn para su
autoaprendizaje mas no para la calificacin, por lo que no debern
ser remitidas. Usted slo deber realizar y remitir obligatoriamente
el Trabajo Acadmico que adjuntamos aqu.
Gua del
Trabajo Acadmico
4. Recuerde: NO DEBE COPIAR DEL INTERNET, el Internet es
nicamente una fuente de consulta. Los trabajos copias de internet
sern calificados con 00 (cero).
5. Estimado alumno:
El presente trabajo acadmico tiene por finalidad medir los
logros
alcanzados en el desarrollo del curso.
Para el examen parcial Ud. debe haber logrado desarrollar hasta
la
pregunta N D.IV y para el examen final debe haber desarrollado
el
trabajo completo.
Criterios de evaluacin del trabajo acadmico:
1 Presentacin adecuada del trabajo
Considera la evaluacin de la redaccin, ortografa, y presentacin
del
trabajo en este formato. Valor: 2 ptos
2 Investigacin bibliogrfica: Considera la consulta de libros
virtuales, a travs de la Biblioteca virtual
DUED UAP, entre otras fuentes. Valor: 3 ptos
3 Situacin problemtica o caso prctico:
Considera el anlisis de casos o la solucin de situaciones
problematizadoras por parte del alumno. Valor: 5 ptos
4 Otros contenidos considerando los niveles cognitivos de orden
superior:
Valor: 10 ptos
U N I V E R S I D A D A L A S P E R U A N A S Direccin
Universitaria de Educacin a Distancia
Escuela Acadmico Profesional de Ciencias Contables y
Financieras
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2TA20132DUED
TRABAJO ACADEMICO:
Para el desarrollo del presente trabajo tiene usted que tener en
cuenta las siguientes indicaciones:
1. DE LA PRESENTACION DEL TRABAJO ACADMICO:
Debe de tener sumo cuidado en la redaccin y presentacin de su
trabajo acadmico, teniendo en cuenta la correcta utilizacin de la
gramtica para una mejor comprensin del contenido de su trabajo. (2
puntos).
2. DEL DESARROLLO DEL TRABAJO ACADMICO:
A. Desarrolle ejemplos para cada una de las cuatro fases de la
evolucin de la auditoria. (2 puntos).
B. Explique cul es el perfil del gerente del siglo XXI y sus
implicancias en la auditora de gestin. Desarrolle un ejemplo que
ilustre su respuesta. (2 puntos).
C. Desarrolle un ejemplo donde se aprecie el comportamiento
negativo de un gerente en colusin con el auditor(es) en el
desarrollo de una auditoria administrativa. (2 puntos).
D. Elija una de las reas que se indican (logstica, produccin,
personal, informtica, comercializacin, administracin o gerencia) de
una empresa de su localidad y desarrolle las cinco fases de la
mecnica operativa de la auditoria administrativa, las mismas que se
indican a continuacin:
(De la primera a la cuarta fase 4 puntos). Indicar nombre, rea,
giro y localidad de empresa a examinar.
I. Primera Fase: Trabajo Preliminar. II. Segunda Fase: Revisin
de la Legislacin. III. Tercera Fase: Revisin y Prueba Preliminar de
los Controles
Administrativos. IV. Cuarta Fase: Examen y Prueba detallada de
los Controles
administrativos. V. Quinta Fase: El Informe de Auditora
Administrativa. (5 puntos).
El informe final comprende el desarrollo de:
1. Aspectos Generales 1.1 Introduccin 1.2 Antecedentes 1.3
Alcance 2. Observaciones. 3. Conclusiones. 4. Recomendaciones. 5.
Anexos.
Nota: Para el desarrollo de esta actividad, revisar ayuda
(mecnica operativa de la auditoria operativa y administrativa)
publicada en el campus virtual desde primera semana de clases.
E. REALICE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES: (3 puntos)
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3TA20132DUED
a. Elaborar un diagrama de flujo del rea critica seleccionada,
el
mismo que comprender todo el flujo actividades del rea
examinada, tal y como lo encuentra al inicio de su labor de
auditora. Fundamente el diagrama de flujo.
b. Elaborar un diagrama de flujo del rea crtica seleccionada,
el
mismo que comprender todo el flujo actividades del rea
examinada, con las correcciones realizadas como consecuencia de su
labor de auditora. Fundamente el diagrama de flujo.
c. Explique el cambio sucedido en el rea crtica
seleccionada,
producto de su labor de optimizacin al haber realizado el examen
de auditora operativa y administrativa.
F. BIBLIOGRAFIA:
Para facilitar el desarrollo del trabajo acadmico, tenga
presente la siguiente bibliografa:
http://www.robertexto.com/archivo1/auditoria.htm
http://elsofa-delgerente.blogspot.com/2008/03/perfil-del-gerente-del-siglo-xxi.html
http://gerenciadelsigloxxi.blogspot.com/2008/06/gerente-del-siglo-xxi.html
http://books.google.com.pe/books?id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlAeA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage&q=auditoria%20administrativa&f=false
http://html.rincondelvago.com/auditoria-operativa.html
NOTA: EL TRABAJO ACADEMICO CONSISTE EN INVESTIGAR Y ANALISAR, NO
ES
COPIAR Y PEGAR INFORMACION DE INTERNET.
Muchos xitos en el desarrollo de su trabajo acadmico.
Desarrollo del Trabajo Acadmico A. Explique cul es el perfil del
gerente del siglo XXI y sus implicancias
en la auditora de gestin. Desarrolle un ejemplo que ilustre su
respuesta. (2 puntos).
La auditora de Gestin es determinar si se ha realizado alguna
deficiencia importante en la poltica, procedimientos, disposiciones
legales o tcnicas y verificar que la entidad auditada cumpla con
los objetivos de la entidad basndose en principios de economa,
eficiencia, eficacia. El conocimiento administrativo es hoy en dia
un recurso invaluable. La exigencia social y organizacional de la
administracin eficiente, se plantea como el gran reto del prximo
siglo. No solo por razones de competitividad, sino y sobre todo por
motivos de sobrevivencia y de desarrollo con equilibrio.
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4TA20132DUED
La gerencia actual parece alejarse de los principios cientfico-
racionalistas y patrones burocrticos que hasta hace poco constituan
el soporte de las organizaciones exitosas. La visin ms clara acerca
del futuro, es que la incertidumbre, la complejidad y el dinamismo
sern condiciones permanentes para la direccin d elas
organizaciones. El reto que enfrenta la ciencia de la administracin
consiste en forjar un tipo de gerencia acorde a las necesidades
organizacionales del maana.
La visin ms clara acerca del futuro, es que la incertidumbre, la
Se trata
pues, de encarar el problema de la gestin empresarial desde una
nueva
perspectiva y sustentar en ella un renovado perfil gerencial, en
el cual el
liderazgo aparece como la arista principal, y cuyas condiciones
obligan a
ser proactivo y no reactivo, imaginativo y creativo ms que
pragmtico, y
sobre todo, tener una visin sustentada en la tica.
En este trabajo se parte de la premisa de que, la bsqueda de una
nueva gerencia, adems de sustentarse en la formacin de un sujeto o
sujetos con habilidades creativas, de comunicacin, de interrelacin,
identificado con los valores propios de la modernidad
(competitividad, innovacin, excelencia), con una gran visin y sobre
todo con un propio y autntico estilo de liderazgo.
El siglo XXI traer consigo una nueva era en la cual deber
destacarse el
espritu emprendedor, es decir, la capacidad de los individuos de
crear y
dirigir una organizacin para lo nuevo. Necesitaremos hombres
que
puedan edificar una nueva estructura y el espritu de empresa
sobre los
fundamentos administrativos establecidos hasta hoy en da.
El hombre de negocios del futuro tendr que adquirir aptitudes
nuevas
todas ellas empresariales por naturaleza, pero todas tendrn que
ser
ejercidas en y a travs de una organizacin administrativa
bastante
grande y compleja.
B:
I. Plan de Auditora Administrativa y Operativa: rea de Recursos
Humanos Minera Buenaventura S.A.
a) Informacin de la empresa
Nombre de la empresa: Minera Buenaventura S.A.
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Giro: Actividades explorativas, de estudio y de explotacin de
recursos minerales y metales preciosos.
Perfil de la empresa: Buenaventura S.A. es uno de los mayores
productores del mundo con una produccin anual atribuible de 3,5
millones de onzas equivalentes de oro de ocho minas operativas en
Australia, Ghana, Per (con tres aos en el mercado peruano) y
Sudfrica. tambin tiene una cartera global de crecimiento extenso y
diverso, con cuatro proyectos importantes en el desarrollo de
recursos y viabilidad, con las decisiones de la construccin se
esperan en los prximos 18 a 24 meses. Buenaventura S.A. tiene un
total de reservas atribuibles equivalentes de oro mineral de 80,6
millones de onzas y recursos minerales de 217 millones de onzas.
Buenaventura S.A. se cotiza en la JSE Limited (listado primario),
el New York Stock Exchange (NYSE), NASDAQ Dubai Limited, Euronext
en Bruselas (NYX) y el Swiss Exchange (SWX).
b) Origen del examen
La razn de ser de este examen al rea de Recursos Humanos es la
optimizacin de la gestin en el rea en mencin de la empresa Minera
Buenaventura S.A.en los siguientes aspectos:
Escaso personal en el rea para atender los requerimientos e
inquietudes de los trabajadores de la empresa.
Los procesos operacionales con los que trabaja el rea son muy
lentos y aspectos simples de decisin pasan por la autorizacin de
muchas personas. En caso de no ser aprobado, se retorna al
principio del proceso.
Se presentan descoordinaciones entre el rea de Recursos Humanos
con otras reas, relacionado con el manejo documentario y de
informacin.
Considerando que el rea es responsable del bienestar del talento
humano, no promueven actividades recreativas y/o de confraternidad
entre los colaboradores de la empresa.
Al no contar con un rea de Bienestar Social, el personal del rea
no se encuentra capacitado para atender casos ms all de la seleccin
de personal y la elaboracin de las planillas de haberes, teniendo
en cuenta que los implicados son administradores y contadores de
profesin.
c) Objetivos del examen
Objetivo General:
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6TA20132DUED
Investigar los hechos en los que el rea de Recursos humanos de
Minera Buenaventura S.A. presenta fallas que impiden la
planificacin y optimizacin del factor humano de la empresa, dentro
del marco de las polticas y estrategias corporativas, para su
pronta solucin. Objetivos Especficos:
Descubrir el motivo por el cual las consultas y/o requerimientos
de los trabajadores de los campamentos mineros no son atendidos a
tiempo.
Buscar una mejor coordinacin entre Recursos Humanos y las reas
con las que trabaja en conjunto, realizar reuniones internas para
dar soluciones a los problemas que se susciten mediante el consenso
general.
Indagar sobre las polticas de clima laboral dentro de la
empresa, para que sea el punto de partida para el rea de Recursos
Humanos en su labor de brindar la motivacin necesaria para su
personal.
Investigar las hojas de vida del personal que compone el rea de
Recursos Humanos, para conocer los campos en los que son
especialistas cada uno, con el fin de que cada persona aporte
conocimientos y experiencia a su labor diaria.
d) Alcance del Examen
El campo de accin que se evaluar en esta auditora abarcar al rea
de Recursos Humanos de la empresa Minera Buenaventura S.A., en un
periodo de 30 das. Se investigarn aspectos como la toma de
decisiones, la comunicacin entre el rea con el personal de la
compaa y el proceso de trabajo de Recursos Humanos.
e) Antecedentes de la empresa en relacin al rea de Recursos
Humanos
En el rea de Recursos Humanos de Minera Buenaventura S.A. no se
hallaron indicios de auditorias realizadas en el pasado, siendo la
presente auditoria la primera en su tipo.
f) Criterios de Auditoria a utilizar
ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 (Ambos otorgados por la SGS):
Ambos certificados se entregan a las empresas con buenas prcticas
en la extraccin y exploracin minera y deben ser tomados en cuenta
por el rea de Recursos Humanos para
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7TA20132DUED
incentivar y promover a los colaboradores de la empresa para el
logro de las certificaciones.
o Cdigo de tica de Buenaventura S.A. o Reglamento Interno de
Trabajo de Buenaventura S.A.
g) Puntos y aspectos de relevancia Aspectos a revisar:
Situacin del clima laboral.
Potencializar las cualidades y conocimientos de las
personas.
Requerimiento y/o contratacin de nuevo personal por el
crecimiento de la empresa.
II. Programa de Auditora Administrativa y Operativa: rea de
Recursos Humanos Minera Buenaventura S.A.
PERIODO
CLIENTE: MINERA BUENAVENTURA S.A. 30 das
HECHO POR FECHA
N PROCEDIMIENTOS
1 CONOCIMIENTO DE LA COMPAA
1.1 Programacin de entrevista con el Gerente General de Minera
sdff 03/07/2013
Buenaventura S.A, donde se indicar los siguientes motivos por
los que
se realizar la auditoria en el rea de Recursos Humanos:
*Descubrir los motivos por los cuales los requerimientos del
personal
de campamento no son atendidos en su momento.
* Falta de comunicacin entre RRHH y las dems reas.
* Indagacin sobre el clima laboral y examen de capacidades de
los
colaboradores del rea.
Colaborarn en el proceso todos los miembros del rea de RRHH y
un
representante de cada rea de la compaa.
1.2 Se solicitar un ambiente en donde los auditores puedan
trabajar ffsf 03/07/2013
durante el periodo de la auditora, previa coordinacin de los
espacios
disponibles.
1.3 Recopilacin de correos impresos, reglamentos internos de
trabajo y ff 03/07/2013
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8TA20132DUED
2 PRINCIPALES ACTIVIDADES
2.1 Entre las principales actividades del rea de Recursos
Humanos, se ffff 04/07/2013
encuentran:
* Recibir las solicitudes de servicios, dinero en efectivo y
reclamos de
los trabajadores, tanto de provincias como los que se encuentran
en la
ciudad de Lima.
* Coordinar el contrato de servicios de terceros con el rea de
Compras
para los servicios de transporte y alimentacin de personal.
* Responsables de seleccionar y capacitar al personal entrante a
la
compaa.
* Elaboracin de la planilla de Remuneraciones de todo el
personal de
la empresa, as como del seguimiento y control del cese de
stos.
* Velar por el buen clima laboral y buenas relaciones.
3 POLITICAS Y PRCTICAS DE LA EMPRESA
Se revisar el Cdigo de tica que nos proporcionara el Jefe de
Recursos ffffff 04/07/2013
Humanos, para el conocimiento del manejo de la empresa en
relacin
con los propsitos de la compaa.
Tambin se tomarn en cuenta los temas de Gestin Comercial,
Sistemas
de Gestin, Salud Ocupacional, Seguridad, Contratistas, Medio
Ambiente
y el tema de Comunidades campesinas para entender el contexto en
el
que la empresa se encuentra.
4 GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN
La informacin que se ha proporcionado de parte de Minera fffff
fi 04/07/2013
elaboracin de un cuestionario que ayudar a eliminar dudas de
diversa ndole, adems de leyes relacionadas al tema.
1.4 Obtencin del organigrama de Minera Buenaventura S.A
para conocer la ffff 03/07/2013
actual jerarqua y autonoma de cada rea y las limitaciones de
funciones
entre ellas.
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9TA20132DUED
Buenaventura S.A.
es confiable y oportuna, que ayudar a la realizacin de esta
auditora al
rea de Recursos Humanos. Cada rea en la empresa tiene su
propia
manera de funcionamiento, siempre bajo la direccin de la
Gerencia,
quien es la encargada de tomar decisiones y aprobar temas
relacionados
a gestin y la liquidez de la compaa.
5 COMPRENSIN DEL PROCESO DE INFORMACIN
En esta etapa, una vez estudiada y comprendida la informacin, se
tiene fff 05/07/2013
una idea general de cmo es el manejo y gestin en la compaa y
poder
entender la realidad en la que se encuentra Recursos Humanos,
para
optimizar los procesos en donde hay deficiencias.
6 REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Base Legal: Ley General del Trabajo, Reglamento Interno de
Trabajo, etc. ff 05/07/2013
Se tomar extractos de cada una de estas herramientas como parte
del
sustento para sostener las opiniones vertidas en esta labor.
7 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
7.1 Evaluacin del sistema de Control Interno existente en la
empresa y su ff 05/07/2013
alcance en la aplicacin de las normas y estatutos vigentes. Se
usar la
metodologa del flujograma para conocer el proceso que se ha
tomado
y sus principales ejecutores.
7.2 Eleccin de tres de las ms comunes prcticas realizadas en la
ejecucin ff 05/07/2013
de tareas en el rea, verificando que cumplan con los requisitos
que se
hayan establecido; de no ser as, se proceder a identificar cada
uno de
ellos, conociendo el grado crtico en el que se encuentren.
7.3 Elaboracin de papeles de trabajo sealando las causas por las
que se ff 07/07/2013
presentan estas deficiencias y las posibles soluciones a
Gerencia para
tomar las medidas correctivas; reunir al personal del rea para
informarles
sobre lo hallado y dejar constancia de este hecho en un
documento.
8 EVALUACION DEL RIESGO
La evaluacin debe contener: las unidades analizadas, el riesgo y
su fff 07/07/2013
clasificacin, el enfoque esperado de la auditora e instrucciones
para
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10TA20132DUED
su ejecucin.
9 INFORME DE PLANIFICACIN DE AUDITORA
Preparacin del informe de planificacin de Auditora en donde
deber fff 08/07/2013
sealarse el tiempo para la ejecucin del trabajo, as como tambin
la
distribucin de tareas y los procedimientos de auditora.
10 Informar y poner en conocimiento la planificacin especfica
del trabajo fff 10/07/2013
para su revisin y aprobacin.
11 De acuerdo con el proceso de planificacin, elaborar el
programa de fff 11/07/2013
trabajo correspondiente.
12 Crear una hoja en donde se seale pautas a seguir para una
mejor ayuda fff 12/07/2013
al momento de elaborar los papeles de trabajo y disear las
referencias
que se usarn al momento de archivar los papeles de trabajo.
III. Procesos de Auditora Administrativa y Operativa: rea de
Recursos Humanos Minera Buenaventura
S.A.
a) Fase de Diagnstico
En esta fase se elaborar el Plan de Trabajo de Auditora, el cual
ya se detall anteriormente y con los procedimientos all
mencionados.
En cuanto a las tcnicas de recoleccin de datos, se ha realizado
la recopilacin mediante la investigacin del Cdigo de tica y el
Reglamento Interno de Trabajo de Minera Buenaventura S.A, que se ha
sido proporcionado por el rea de Recursos Humanos de dicha compaa
minera y los ISO a los que se busca llegar y acreditarse. Tambin
cabe sealar que se ha revisado la legislacin actual vigente en
materia laboral.
Se definen los objetivos del presente examen, los cuales son:
Descubrir el motivo por el cual las consultas y/o requerimientos de
los trabajadores de los campamentos mineros no son atendidos a
tiempo, buscar una mejor coordinacin entre Recursos Humanos y las
reas con las que trabaja en conjunto y realizar reuniones internas
para dar soluciones a los problemas que se susciten mediante el
consenso general, indagar sobre las polticas de clima laboral
dentro de la empresa y convertirse en el punto de partida para el
rea de Recursos Humanos en su labor de brindar la motivacin
necesaria para su personal e investigar las hojas de vida del
personal que compone el rea de Recursos Humanos, para conocer los
campos en los que son
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11TA20132DUED
especialistas cada uno, con el fin de que cada persona aporte
conocimientos y experiencia a su labor diaria.
Esta auditora abarcar exclusivamente al rea de Recursos Humanos
de la empresa Minera Buenaventura S.A. y tendr una duracin de 30
das calendario.
Como siguiente mtodo a utilizar en este proceso, se realizar una
entrevista y un cuestionario con preguntas hacia el gerente, jefe
del rea y dos colaboradores para conocer con mayor exactitud y de
acuerdo a los enunciados, la real situacin actual del rea en
mencin. A continuacin, se extrae una de las entrevistas realizadas
al Jefe de Recursos Humanos:
Minera Buenaventura SA
ENTREVISTA
Nombre: Rafael Saavedra
Cargo: Jefe de Recursos Humanos
Preguntas:
1- Como jefe de Recursos Humanos de la empresa, Cul es el
propsito fundamental en su rea?
En nuestra rea, como Recursos Humanos, buscamos la optimizacin
de nuestro talento humano
y somos un rea que estamos al servicio de todos los trabajadores
de esta empresa y con el
compromiso de hacer mejor las cosas.
2- Cmo cree Ud. Que se puede llegar a cumplir los objetivos del
rea a su cargo?
Con mucho esfuerzo y dedicacin, sin perder la direccin de los
principios y reglamentos de trabajo
de la empresa y con la ayuda de mi equipo de profesionales.
3- Cules son los procedimientos de trabajo del rea y qu
mecanismos usan para la solucin de
problemas?
Nosotros trabajamos de acuerdo a las prioridades. Si hay que
presentar un informe a la Gerencia, es
lo primero en que nos ponemos a trabajar, para dar luego
prioridades a las dems tareas.
Tenemos una carga importante de trabajo, pero que al final
logramos entregar en los tiempos deseados.
Veo que mi personal est saturado con sus labores y soy
consciente de que a veces hay cosas que se nos
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12TA20132DUED
escapan de las manos, me encantara contar con un mayor nmero de
personal, pero la Gerencia General
es la que dispone de la cantidad de empleados a tener por
rea.
4- Han recibido algn tipo de reclamo o quejas por parte de otros
colaboradores de la empresa
ltimamente?
Si, a veces nos han llamado desde el campamento para
preguntarnos si se les ha efectuado el depsito del
dinero que ellos usan para realizar compras para sus actividades
diarias, previa coordinacin con Contabilidad,
en especial con la encargada de Tesorera y Entregas a Rendir,
pero siempre logramos darles una respuesta
pronta en la medida de lo posible.
5- Para finalizar, cules creen que seran las posibles causas de
estos problemas?
Yo creo que es producto del crecimiento que ha experimentado la
compaa y que no ha ido en paralelo
con una poltica de delegar responsabilidades, fomento de la
comunicacin entre reas y el personal que,
como mencion antes, se satura porque adems de realizar su
trabajo de oficina, tienen que atender las
inquietudes de sus compaeros y de terceras personas que se
comunican a travs del correo electrnico
y va telefnica.
Se da el diagnstico respectivo sobre la situacin del rea. El
diagnstico indica que la empresa ha experimentado un crecimiento
desordenado y ha descuidado detalles, como la atencin personalizada
a sus colaboradores, quienes son los clientes internos, dejndolos
con la sensacin de no ser escuchados. Producto de ello, son las
quejas recibidas de parte de ellos. Otro aspecto a tomar en cuenta
es que los procesos operacionales se han tornado lentos en vez de
tener mayor dinamismo. La decisin de adquirir un bien o servicio
pasa por la revisin y aprobacin de la Gerencia, Logstica, Tesorera
y finalmente el rea de Recursos Humanos. En este escenario se
presentan descoordinaciones y atrasos, por lo que se convierte en
un procedimiento tedioso, tanto para el personal como para los
proveedores. Se observ por ltimo que el personal de Recursos
Humanos encargado de organizar actividades recreativas y de
confraternidad ha descuidado esta tarea en parte por la carga
laboral existente.
b) Fase de Propuesta
Segn el diagnostico presentado, se ofrecen las siguientes
soluciones:
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13TA20132DUED
Aumento del nmero de empleados del rea, de cuatro personas a
siete, lo cual debe ser discutido con la Gerencia General.
La adquisicin de un bien y/o servicio se realizar con la
solicitud de Recursos Humanos hacia Logstica para que se realice la
coordinacin de la compra; luego el Jefe de Recursos Humanos se
encargar de dar el visto bueno, delegndose as la facultad de
decisin para que el proceso sea ms dinmico.
Previa coordinacin con Tesorera, el rea de Recursos Humanos
deber atender las solicitudes de los empleados en campamento, ya
que ellos se encuentran fuera de las ciudades. Estas solicitudes
estn referidas a solicitudes de efectivo para solventar gastos
realizados como parte de la actividad minera y de estudios, siempre
y cuando el encargado de Campamento lo solicite al jefe de RRHH,
con el compromiso de sustentar estos gastos con los comprobantes de
pago correspondientes.
Recursos Humanos deber retomar la organizacin de actividades
recreativas y que promuevan la integracin entre todos los miembros
de la compaa, a fin de generar el compromiso e identidad
empresarial y fomentar un buen clima laboral y de motivacin.
c) Fase de Negociacin de la Propuesta
Realizacin de una reunin con el gerente general, el jefe de
contabilidad y el equipo de Recursos Humanos para exponer las
soluciones propuestas, luego de dar el diagnstico del rea
examinada. Se har una comparacin de la situacin actual con la
solucin propuesta, resaltando los beneficios a futuro que stas
generarn en la mejora de los procesos de trabajo y por ende, de la
productividad de la compaa. Se espera tambin el punto de vista de
los participantes de esta reunin.
d) Fase de Control e Implementacin
En esta etapa se procede a implementar las soluciones sugeridas
y aprobadas por la Gerencia de Minera Buenaventura S.A .Se tendr
sumo cuidado para que cada uno de los puntos a solucionar sea la
metodologa diaria para aplicar en el trabajo. Estas mejoras
sugeridas deben ponerse en prctica de manera progresiva.
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14TA20132DUED
e) Fase de Actividad posterior al trabajo de campo
Pasada la etapa de control, se tomar los puntos mencionados en
el diagnstico realizado y se transcribir en un informe preliminar,
en conjunto con las recomendaciones dadas para la mejora de
procesos. El informe definitivo es el siguiente:
INFORME DE AUDITORIA INTERNA
N AUDITORIA: 06
EMPRESA AUDITADA: Minera Buenaventura S.A
NORMA DE REFERENCIA ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007
ALCANCE DE LA AUDITORIA: rea de Recursos Humanos
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15TA20132DUED
EQUIPO AUDITOR: Renato Trujillo
FECHA/S DE REALIZACIN: Del 03 de setiembre al 28 de setiembre
del 2012.
NMERO DE HOJAS: 01
FECHA DEL INFORME: 04/10/2012
DEPARTAMENTO, REA, O PROCESO AUDITADO N HOJA
Punto 4 de ISO 14001:2004. Requisitos generales y 4.2 Gestin de
la documentacin.
1
ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR) N
Auditoria:
Aspectos a revisar:
Situacin del clima laboral.
Potencializar las cualidades y conocimientos de las
personas.
Requerimiento y/o contratacin de nuevo personal por el
crecimiento de la empresa.
Fecha inicio: 03/09/2012 Hora inicio: 08:30 a.m.
Fecha final: 28/09/2012
Hora final: 18:10 p.m.
Auditor/es: Renato Trujillo
OBSERVACIONES / NOTAS / COMENTARIOS DEL AUDITOR
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16TA20132DUED
Antecedentes: La empresa no presenta antecedente alguno en lo
que respecta a una auditora hecha al rea de Recursos Humanos,
convirtindose la presente auditora en la primera de su
historia.
Observaciones: Minera Buenaventura SA ha experimentado en los
ltimos dos aos un crecimiento acelerado y dejado de lado detalles,
como la atencin personalizada a sus colaboradores, quienes son los
clientes internos, dejndolos con la idea de no ser escuchados. En
consecuencia, son las quejas recibidas de parte de ellos. Otro
punto importante es que los procesos operacionales se han tornado
lentos en vez de tener mayor dinamismo.
La decisin de adquirir un bien o servicio pasa por la revisin y
aprobacin de la Gerencia, Logstica, Tesorera y finalmente el rea de
Recursos Humanos. En este escenario se presentan descoordinaciones
y atrasos, por lo que se convierte en un procedimiento tedioso,
tanto para el personal como para los proveedores. Se observ por
ltimo que el personal de Recursos Humanos encargado de organizar
actividades recreativas y de confraternidad ha descuidado esta
tarea en parte por la carga laboral existente. Por estas razones,
se ve por conveniente dar las siguientes soluciones:
Aumento del nmero de empleados del rea, de cuatro personas a
siete, lo cual debe ser discutido con la Gerencia General.
La adquisicin de un bien y/o servicio se realizar con la
solicitud de Recursos Humanos hacia Logstica para que se realice la
coordinacin de la compra; luego el Jefe de Recursos Humanos se
encargar de dar el visto bueno, delegndose as la facultad de
decisin para que el proceso sea ms dinmico.
Previa coordinacin con Tesorera, el rea de Recursos Humanos
deber atender las solicitudes de los empleados en campamento, ya
que ellos se encuentran fuera de las ciudades. Estas solicitudes
estn referidas a solicitudes de efectivo para solventar gastos
realizados como parte de la actividad minera y de estudios, siempre
y cuando el encargado de Campamento lo solicite al jefe de RRHH,
con el compromiso de sustentar estos gastos con los comprobantes de
pago correspondientes.
Recursos Humanos deber retomar la organizacin de actividades
recreativas y que promuevan la integracin entre todos los miembros
de la compaa, a fin de generar el compromiso e identidad
empresarial y fomentar un buen clima laboral y de motivacin.
Conclusiones: Minera Buenaventura SA es una compaa minera en
crecimiento y expansin a nivel de Per, por lo cual se deben tomar
especial atencin en la manera de proceder laboral, para que sean
eficientes y eficaces, adems deben cumplir con los objetivos que la
empresa persigue para lograr los beneficios deseados. Esta auditora
ha dado a conocer las deficiencias con las que se trabajaba en el
rea de Recursos Humanos y la manera en cmo sta se relacionaba con
las dems reas de la compaa, los cuales generaban un clima
organizacional tenso, psimas coordinaciones y aspectos que no se
tomaban en cuenta para mantener la motivacin organizacional.
Recomendaciones: Se recomienda al rea de Recursos Humanos de la
empresa Minera Buenaventura SA que
procedan con la aplicacin de las soluciones planteadas en la
presente auditora, a fin de optimizar los procesos de trabajo,
cumplimiento de metas y buenas prcticas laborables y el
mantenimiento de un clima laboral que permita el mejor desempeo de
cada uno de sus miembros.
NO CONFORMIDADES (INDICAR LAS EVIDENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO)
CDIGO (nmero) CALIFICACIN
(1)
PUNTO NORMA
DESCRIPCIN NO CONFORMIDAD Y EVIDENCIAS
--- --- --- ---
(1) Calificar N.C. segn: CALIFICACIN TOTAL N.C.
(Auditor/es)
1. Desviacin menor: afecta poco al resultado de los
procesos.
1 2 Desviacin moderada. En ciertas condiciones puede afectar a
los procesos
-
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3 Desviacin importante. Puede provocar defectos o errores que
afecten a la satisfaccin del cliente.
f) Fase de Evaluacin
Realizado los cambios en la organizacin, se procede a la
observacin en la aplicacin de las soluciones y recomendaciones
sugeridas de parte de los empleados, considerando todos los
procesos y detalles, desde los objetivos iniciales planteados,
pasando por el diagnstico, presentacin de la propuesta y la
implementacin de estos cambios.
IV. Actividades
a. Cuestionario de Control Interno
REA DE RECURSOS HUMANOS
EVALUACIN DE CONTROL INTERNO
Empresa: Minera Gold Fields Per S.A.
Fecha de aplicacin: 05 de setiembre del 2012
Auditor: Renato Trujillo
P R O C E D I M I E N T O S RESPUESTAS
SI NO COMENTARIO
1. Los requerimientos de dinero en efectivo de parte del
personal destacado en X
campamento son realizados y solucionados en mximo cinco das
calendario.
2. Estos requerimientos son previamente dados a conocer a los
encargados o jefes X
de cada proyecto y sus pares de la oficina de Lima.
3. La aprobacin de la solicitud de una compra pasa por la
Gerencia General, antes X
de la aprobacin del Jefe de Recursos Humanos.
4. Existe un buen canal de comunicacin entre Recursos Humanos y
las dems reas X
en materia de coordinacin en adquisicin de bienes y/o
servicios.
5. Existe un buen canal de comunicacin entre Recursos Humanos y
las dems reas X
en cuanto a temas relacionados con el pago de sus haberes y/o
otras consultas
de ndole laboral.
-
18TA20132DUED
6. Por lo tanto, el volumen de trabajo de los empleados del rea
les permite revisar
otros temas relacionados a sus funciones, como el incentivar un
agradable clima X
laboral mediante la organizacin de actividades fuera del horario
comn de
trabajo.
7. El nmero de empleados del rea de Recursos Humanos es
suficientemente el X
nmero necesario que se requiere para el cumplimiento de las
tareas asignadas
y por ende, para el logro de los objetivos comunes de la
empresa.
b. Diagrama de Flujo del rea de Recursos Humanos antes de la
intervencin
-
19TA20132DUED
Se observa que en el rea de Recursos Humanos de Minera
Buenaventura S.A, el proceso de adquirir un bien o servicio pasa
por la revisin y aprobacin de la Gerencia en primer lugar, para
dejar en sustento que se realizar una adquisicin vlida. De
encontrarse alguna irregularidad, no es posible la realizacin de
compra. Luego de ser aprobado por el Gerente General, se realiza la
coordinacin con el rea de Logstica y Compras, quienes coordinan la
entrega de la cotizacin al jefe inmediato para su aprobacin. De
este paso, la solicitud de compra pasa por el rea de Contabilidad,
donde la encargada de Tesorera recibe la cotizacin y la entrega a
su jefe inmediato para que ste apruebe el desembolso a realizar;
finalmente el rea de Recursos Humanos recibe la aprobacin de
Contabilidad e informa a Logstica y Compras para que coordine con
el proveedor la entrega y pago del bien y/o servicio.
c. Diagrama de Flujo del rea de Recursos Humanos despus de
la
auditora
-
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Con los cambios propuestos para el rea de Recursos Humanos de
Minera Minera Buenaventura S.A, el proceso de adquirir un bien o
servicio se ha simplificado: en primer lugar, se realiza el
requerimiento del bien y/o servicio, comunicando por escrito al
jefe de Recursos Humanos y aprobando la futura compra para
posteriormente pase por la revisin y aprobacin del Gerente General.
Una vez que ste lo apruebe, la solicitud de Efectivo se enva a
Contabilidad, donde la encargada de Tesorera recibe la cotizacin y
la entrega a su jefe inmediato para que ste apruebe el desembolso a
realizar. Una vez aprobado por Gerencia, RRHH y Contabilidad,
Logstica elabora la orden de servicio para envirsela al proveedor,
donde hacen las coordinaciones del caso en materia de entrega del
bien y pago del mismo.
d. Cambios sucedidos
Luego de dar las soluciones del caso, se observa que los
empleados del rea de Recursos Humanos de Minera Minera Buenaventura
S.A han respondido con inters a los cambios sugeridos, aunque no
han puesto en prctica todas las sugerencias, solo tres de ellas,
esto debido al largo periodo en que por motivos de aumento de
labores y responsabilidades, estos tipos de procedimientos se
convirtieron en una rutina diaria de trabajo. Se espera que con el
tiempo, se pongan a prctica las soluciones dadas.
V. Conclusiones y Recomendaciones
Conclusiones Minera Minera Buenaventura S.A es una compaa minera
en proceso de crecimiento y expansin, motivo por los cuales se
deben tomar especial atencin en los procedimientos de trabajo, para
que stos sean eficientes y eficaces y cumplan con los objetivos que
la empresa persigue para lograr los beneficios deseados. El
presente examen ha dado a conocer las deficiencias con las que se
trabajaba en el rea de Recursos Humanos y la manera en cmo sta
se
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relacionaba con las dems reas de la compaa, los cuales generaban
un clima organizacional tenso, psimas coordinaciones y aspectos que
no se tomaban en cuenta para mantener la motivacin organizacional.
Recomendaciones Se recomienda al rea de Recursos Humanos de la
empresa Minera Minera Buenaventura S.A que procedan con la
aplicacin de las soluciones planteadas en la presente auditora, a
fin de optimizar los procesos de trabajo, cumplimiento de metas y
buenas prcticas laborables y el mantenimiento de un clima laboral
que permita el mejor desempeo de cada uno de sus miembros.
