5-Trabajo Auditoria Operativa Logistica

7/25/2019 5-Trabajo Auditoria Operativa Logistica

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LOGISTICALOGISTICA


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COMPETITIVIDAD EN LOGISTICACOMPETITIVIDAD EN LOGISTICA

DISPONIBILIDADDISPONIBILIDAD

FLEXIBILIDAD DEFLEXIBILIDAD DECAMBIOS DECAMBIOS DEVOLUMENVOLUMEN

FLEXIBILIDAD AFLEXIBILIDAD ACAMBIOS EN ELCAMBIOS EN ELPRODUCTOPRODUCTO

CAPACIDADCAPACIDADPARA MANEJARPARA MANEJARPEQUEPEQUEOSOS

PEDIDOSPEDIDOS

CAPACIDADCAPACIDADPARA ATENDERPARA ATENDERPEDIDOS CONPEDIDOS CONFRECUENCIAFRECUENCIAERRATICAERRATICA

METAS DELMETAS DELSISTEMASISTEMALOGISTICOLOGISTICO

ENTREGASENTREGASRAPIDASRAPIDAS

ENTREGASENTREGASCONSISTENTESCONSISTENTES

DISPONIBILIDADDISPONIBILIDAD

FLEXIBILIDADFLEXIBILIDADPARA HACERPARA HACERLOS CAMBIOSLOS CAMBIOSREQUERIDOSREQUERIDOSPOR EL CLIENTEPOR EL CLIENTE

MODO DE COMPETENCIA PRODUCTO CLIENTEMODO DE COMPETENCIA PRODUCTO CLIENTE COSTOSCOSTOS

COSTOSCOSTOSMINIMOS CONMINIMOS CONUN NIVEL DEUN NIVEL DESERVICIOSERVICIOACEPTABLEACEPTABLE


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BUSCARBUSCARPROVEEDORESPROVEEDORESQUE PUEDANQUE PUEDANASEGURAR:ASEGURAR:

CONTINUIDADCONTINUIDADEN LOSEN LOSSUMINISTROSSUMINISTROS

CALIDADCALIDAD

FLEXIBILIDADFLEXIBILIDADPARA ACEPTARPARA ACEPTARCAMBIOS ENCAMBIOS ENLASLAS

ESPECIFICACIOESPECIFICACIONESNES

ADQUISICIOADQUISICIONESNES

BUSCARBUSCARPROVEEDORESPROVEEDORESQUE PUEDANQUE PUEDANASEGURAR:ASEGURAR:

ENTREGASENTREGASCONSISTENTESCONSISTENTES

DISPONIBILIDADDISPONIBILIDADDE LINEADE LINEACOMPLETACOMPLETA

CAPACIDAD DECAPACIDAD DE

RESPUESTARESPUESTA


HACER ELHACER ELMAXIMOMAXIMOVOLUMEN DEVOLUMEN DECOMPRAS, PARACOMPRAS, PARATENERTENERDESCUENTOSDESCUENTOS

ORGANIZACIORGANIZACINNCENTRALIZADACENTRALIZADADE COMPRASDE COMPRAS

BUSCARBUSCARPROVEEDORESPROVEEDORES

QUE OFREZCANQUE OFREZCANPRECIOS BAJOSPRECIOS BAJOS


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SE REQUIERESE REQUIEREENCONTRAR UNENCONTRAR UNPUNTO MEDIOPUNTO MEDIOENTRE TENER:ENTRE TENER:

ALTOSALTOSINVENTARIOSINVENTARIOSQUE ASEGURENQUE ASEGURENLALA

DISPONIBILIDADDISPONIBILIDADYY BAJOSBAJOS

INVENTARIOSINVENTARIOSPARA LAPARA LAFLEXIBILIDAD;FLEXIBILIDAD;

PARA LO CUALPARA LO CUAL

SE TOMARA ELSE TOMARA ELRITMO DERITMO DECAMBIO DELCAMBIO DELPROD. Y LAPROD. Y LAINTENSIDAD DEINTENSIDAD DECOMPETENCIACOMPETENCIA

POLITICA DEPOLITICA DEINVENTARIOINVENTARIOSS

EN EMPRESASEN EMPRESASQUE PRODUCENQUE PRODUCENPARAPARAINVENTARIO, SEINVENTARIO, SEREQUIERENREQUIERENINVENTARIOSINVENTARIOSLOCALES PARALOCALES PARA

MANTENER 2MANTENER 2PRESENCIA ENPRESENCIA ENEL MERCADOEL MERCADOYYOFRECEROFRECERENTREGASENTREGASRAPIDAS YRAPIDAS YCONSISTENTESCONSISTENTES


INVERSION ENINVERSION ENINVENTARIOS ALINVENTARIOS ALNIVEL MINIMONIVEL MINIMOPARAPARAASEGURAR UNASEGURAR UNSERVICIOSERVICIOACPTABLEACPTABLE


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CONCEPTO Y ALCANCES DE LACONCEPTO Y ALCANCES DE LAOPERACIOPERACIN DE COMPRASN DE COMPRAS

La operaciLa operacin den decompras es el conjuntocompras es el conjunto

de actividades quede actividades quedesarrolla una empresadesarrolla una empresa

para adquirir lospara adquirir los

recursos necesarios,recursos necesarios,principalmente deprincipalmente decarcarcter material paracter material parala realizacila realizacin de susn de sus

objetivos.objetivos.La operaciLa operacin den de

compras comprendecompras comprendeentre otras, lasentre otras, lassiguientes actividades:siguientes actividades:


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Vigilar que laadquisicin de artculos

se haga observando lasformalidades

Vigilar que lospedidos fincados

se surtan de acuerdo

con lo solicitado

Presentarlas

reclamaciones

Participar en elestablecimiento de

las polticasrelativas al pago a

proveedores

Establecer y actualizarlos registros de precios

y condiciones de compraDe nuestros proveedores

Coordinareficientemente

recursos

humanos

Formularel plan

general decompras

Proponerobjetivos

y polticasde compras

ACTIVIDADES DE

LA OPERACINDE COMPRAS


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OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DEOBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE

COMPRASCOMPRAS

El objetivo de la auditoria operacional de compras es examinEl objetivo de la auditoria operacional de compras es examinar lasar lasactividades que la integran con el propactividades que la integran con el propsito de mejorar los controlessito de mejorar los controlesoperativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo doperativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichase dichasactividades.actividades.

El objetivo general de una Auditoria de Compras, desde el pEl objetivo general de una Auditoria de Compras, desde el punto deunto devista de la Gerencia, puede expresarse como sigue:vista de la Gerencia, puede expresarse como sigue:

Evaluar que tan adecuadas y efectivas son las polEvaluar que tan adecuadas y efectivas son las polticas, losticas, losprocedimientos y otros medios empleados para obtener bienes yprocedimientos y otros medios empleados para obtener bienes yservicios a costos finales mservicios a costos finales ms bajos, de acuerdo con las normass bajos, de acuerdo con las normasadecuadas de calidad y servicio.adecuadas de calidad y servicio.


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ACTIVIDADESDE

AUDITORIA

ENDIFERENTESAREAS

PolticaApreciacin

de las polticasde compras ysu efectividad

paramejorar las

polticas

Organizacin

El Auditorestar

interesadoen la formaen que estorganizada

ControlesInternos

Los controlesinternos dentro

de la funcinde compras

ser una partevital de laAuditoria

ticaEl personalde compras

est expuestoa una ampliavariedad de

presionesticas


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METODOLOGIA PARAMETODOLOGIA PARA

LA PLANEACIONLA PLANEACION


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FAMILIARIZACIONFAMILIARIZACION


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AnAnlisis de la Informacilisis de la Informacin existenten existente


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ElaboraciElaboracin den de

cuestionarios y gucuestionarios y guasas


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ENTREVISTAS CON ELENTREVISTAS CON ELPERSONAL DE COMPRASPERSONAL DE COMPRAS


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Comprobar la validez de los datosComprobar la validez de los datosobtenidosobtenidos


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Estudiar los diversos registrosEstudiar los diversos registrosrelativos a comprasrelativos a compras


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Nivel de preparaciNivel de preparacin deln del

personalpersonal


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InspecciInspeccin de las instalacionesn de las instalaciones


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PreparaciPreparacin den de

diagrama de flujosdiagrama de flujos


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Estudio deEstudio de

presupuesto depresupuesto decomprascompras


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ComparaciComparacin den de

datos de compras dedatos de compras deltimos ejerciciosltimos ejercicios


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PolPoltica de rotacitica de rotacin den decompradorescompradores


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Resumir las observaciones y resultados.Resumir las observaciones y resultados.

Discutir las recomendaciones.Discutir las recomendaciones.

Elaborar los informes.Elaborar los informes.


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Cuestionario de control internoCuestionario de control interno

que se aplicarque se aplicara en ela en elrea derea decomprascompras


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A. JEFE DE REA:

1.Cuentan con un plan de Abastecimientos para la adquisicin demercaderas?

SI ( )NO ( X )

2.La mercadera que adquieren es de alta calidad?SI ( X )NO ( )

Si, la mercadera que adquieren es de alta calidad ya que son adquiridas a personasquienes representan a empresas de prestigio.

3.La mercadera, la compran del mismo productor o intermediario?Productor ( )Intermediario ( X )


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4. Antes de realizar una compra, realizan cotizaciones de precios?SI ( )

NO ( X )No, debido a que las compras se hacen por urgencia y no por anticipacin.

5. Mantienen comunicacin con reas relacionadas al rea decompras?SI ( )

NO ( X )6. Con cuanto personal se cuenta en el rea de compras?Se cuenta con un Jefe de rea, dos Almaceneros y el personal que Cotiza.

7. El rea de Compras cuenta con un Organigrama?SI ( )NO ( X )


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zPERSONAL QUE COTIZA:

1.1. Realizan verificaciones fsicas de las mercaderas?SI ( X )NO ( )

2.Cuentan con una relacin actualizada de precios?SI ( )NO ( X )

3.El rea de Compras cuenta con un Organigrama?SI ( )NO ( X )

4.Mantienen comunicacin con reas relacionadas al rea de compras?

SI ( )NO ( X )


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A. ALMACENERO:1.1. Realizan verificaciones fsicas de las mercaderas Adquiridas?

SI ( X )NO ( )

2.2. Antes de realizar una compra, realizan cotizaciones de precios?SI ( )NO ( X )

3.3. Cuentan con un control actualizado de la mercadera existente en Almacn?SI ( X )NO ( )

4.4. Mantienen comunicacin con reas relacionadas al rea de compras?SI ( )NO ( X )

5.5. Con cuanto personal se cuenta en el rea de compras?Se cuenta con un Jefe de rea, dos Almaceneros y el personal que Cotiza.

6.6. El rea de Compras cuenta con un Organigrama?SI ( )NO ( X )


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REVISIN DEL CONTROL INTERNO

Malo Bueno Regular

* Tiene un jefe de Compras, 2 almaceneros y 1 que cotiza.

X

* No tienen un plan de Abastecimientos. X

* La mercadera que adquieren es de alta calidad. X

* La mercadera, la compran del intermediario. X

* No realizan cotizaciones de precios. X

* No mantienen comunicacin con reas relacionadas. X

* El rea de Compras no cuenta con un Organigrama. X

* Si se realizan verificaciones fsicas de las mercaderas. X

* No cuentan con una relacin actualizada de precios. X

* Tienen un control de la mercadera existente. X

TOTALES 5 4 1

PORCENTA E 50% 40% 10%


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ELABORACIN

DEL PLAN DE

AUDITORIA


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La revisin del sistema de control interno yprocedimientos administrativos y contables delrea de Compras se hace a peticin de Gerencia,el rea de COMPRAS, con el objeto de evaluarsu desempeo, adems el ahorro en cuanto a susadquisiciones.

ESTRUCTURA

a. Origen de la Auditoria

Nombre de la Empresa: CARSA SAC


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b.-Resultado de la RevisiResultado de la Revisinn

Las deficiencias que muestra el rea de compras son las siguientes:

La empresa no cuenta con un Plan deAbastecimientos.

La empresa no cuenta con un Registro deProveedores por lo que no existe un cuadro deCotizaciones.En la empresa existe una descoordinacin entre

las reas de Almacn, Ventas y Compras.


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Determinar y Evaluar el porquede los costos elevados en la

compra de mercaderas en base alas evidencias encontradas y deesta manera plantear medidas

correctivas.

c.- Objetivo de la auditoria


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* Familiarizacin* Anlisis de la informacin existente relativa a las

compras* Elaboracin de cuestionarios y guas de entrevista* Entrevistas con los responsables del rea de

compras* Comprobacin de los datos obtenidos* Estudio de diversos registros y archivos de

compras, proveedores* Conocimiento del nivel de preparacin del personal* Inspeccin de las instalaciones del rea de compras* Revisin de formas de uso* Estudio de la informacin obtenida

METODOLOGA

COMPRAS

d.- Alcance y metodologa

REA


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e.- Criterio de auditoria a Utilizarse

Anlisis comparativo con aos anteriores

Nmero de proveedores con que cuenta la empresa

Control de los requerimientos

NOMBRES APELLIDOS CARGO PROFESINC., Julio Auditor General CPCL., Jenny Auditor Junior LIC.ADMINISTRACIN

V. Canaza Auditor Junior CPC

Evaluacin de abastecimiento de la empresa

f.- Recursos de personal


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3.- ALCANCE

g.- rea critica seleccionada para la auditoria

1.- REA: COMPRAS2.- OBJETIVO:

Determinar y Evaluar las razones de los costos elevadosen la compra de mercaderas en base a las evidencias

encontradas y de esta manera plantear medidascorrectivas.

La presente auditoria se realizara en base a los dosltimos periodos, donde se revisar todos susdocumentos.


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4.- Criterios de Auditoria a utilizar

Anlisis comparativo con aos anteriores

Nmero de proveedores con que cuenta la empresa

Control de los requerimientos

Evaluacin de abastecimiento de la empresa

Registro de compras

Cuadro de cotizaciones

Registro de proveedores

5.- Fuentes de obtencin de Evidencia

6.- Equipo de trabajo


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a) Informes a emitir y fechas de entrega

Se emitir en un mes a la gerencia de la empresa, fecha deentrega: 31 de mayo del 2012.

b) Estructura del informe a emitir

B) INFORMACIN ADMINISTRATIVA

1.- Sntesis

2.- Antecedentes

3.- Observaciones

3.1.- rea de compras4.- Recomendaciones

5.- Anexos


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ACTIVIDADES

Revisin del rea critica 02 07 de mayo del 2012 Evaluacin al rea 08 14 de mayo del 2012 Elaboracin del borrador del informe 15 19 de mayo del 2012 Resumen, recomendaciones, conclusiones y otros 20 22 de mayo del 2012 Reunin preeliminar 23 29 de mayo del 2012 Entrega de informe final 31 de mayo del 2012

El informe se realizara: 4 horas diarias durante 30 das que hacen un total de 120 horas.

b) Cronograma de actividades

a) Presupuesto de tiempo


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INFORME DE AUDITORIAINFORME DE AUDITORIA

1.1.--SINTESISSINTESIS ::ANTECEDENTESANTECEDENTES

La empresaLa empresaCARSA S.A.C.CARSA S.A.C.constituida el 21 deconstituida el 21 demayo del 2000, tiene como gerente a Josephmayo del 2000, tiene como gerente a Joseph

Calisaya, Administrador de Empresas, nos haceCalisaya, Administrador de Empresas, nos haceel requerimiento de auditoria comprendido unel requerimiento de auditoria comprendido unejercicio desde el 1 de mayo del 2011 yejercicio desde el 1 de mayo del 2011 yconcluido el 30 de Abril del 2012, se auditaraconcluido el 30 de Abril del 2012, se auditaraespecialmente elespecialmente elrea de compras por lasrea de compras por lasdebilidades que presentan .debilidades que presentan .


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PRINCIPALES OBSERVACIONESPRINCIPALES OBSERVACIONES

a)a) La empresa no cuenta con un Plan deLa empresa no cuenta con un Plan deAbastecimientos.Abastecimientos.

b)b) La empresa no cuenta con un RegistroLa empresa no cuenta con un Registro dede

Proveedores por lo que no existe un cuadro deProveedores por lo que no existe un cuadro deCotizaciones.Cotizaciones.

c)c) En la empresa existe una descoordinaciEn la empresa existe una descoordinacinnentre lasentre lasreas de Almacreas de Almacn, Ventas y Compras.n, Ventas y Compras.


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PRINCIPALES RECOMENDACIONESPRINCIPALES RECOMENDACIONES

a)a) Implementar un plan de abastecimiento deImplementar un plan de abastecimiento deacuerdo a las necesidades y requerimientos de laacuerdo a las necesidades y requerimientos de laempresa (ANEXOempresa (ANEXONN11))

b)b) Elaborar un Registro de Proveedores y elElaborar un Registro de Proveedores y elcuadro de Cotizaciones. (Anexo Ncuadro de Cotizaciones. (Anexo N02)02)c)c) Coordinar reuniones entre los jefes de todosCoordinar reuniones entre los jefes de todos

los departamentos, con el objetivo de planificarlos departamentos, con el objetivo de planificary revisar periy revisar peridicamente la marcha de ladicamente la marcha de laempresa (ANEXO Nempresa (ANEXO N03)03)


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2.2.--INTRODUCCIONINTRODUCCION

ANTECEDENTESANTECEDENTES ContratanteContratante : La empresa que solicita nuestros: La empresa que solicita nuestros

servicios de auditoria es:servicios de auditoria es:CARSA S.A.C.CARSA S.A.C., debido a los, debido a losproblemas que se presentan en el esteproblemas que se presentan en el esterearea

AlcanceAlcance : El: Elrea revisada es el de logrea revisada es el de logstica,stica,

especificando en compras Los periodos programadoespecificando en compras Los periodos programadopara la auditoria son 2011para la auditoria son 2011(Abril) 2012,(Abril) 2012, NaturalezaNaturaleza : La empresa auditada se dedica a la: La empresa auditada se dedica a la

comercializacicomercializacin del productos eln del productos elctricos comoctricos comoLicuadora, televisores, lavadoras, refrigeradoras, etcLicuadora, televisores, lavadoras, refrigeradoras, etc


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3.3.--OBSERVACIONESOBSERVACIONES

AA.. La empresa desde el inicio de sus actividades aLa empresa desde el inicio de sus actividades apartir del apartir del ao 2000 no cuenta con un Plan deo 2000 no cuenta con un Plan de

Abastecimientos, lo cual se constata al revisar losAbastecimientos, lo cual se constata al revisar losdocumentos respectivos de la empresa esto afectadocumentos respectivos de la empresa esto afecta

directamente en la sobre valoracidirectamente en la sobre valoracin de los costos en lan de los costos en laadquisiciadquisicin de mercadern de mercadera y por consecuencia la falta dea y por consecuencia la falta destock.stock.

B.B. La empresa objeto de Auditoria no cuenta con unLa empresa objeto de Auditoria no cuenta con unRegistro de Proveedores por lo que no existe un cuadroRegistro de Proveedores por lo que no existe un cuadro

de Cotizaciones esta ausencia perjudica a la empresa yade Cotizaciones esta ausencia perjudica a la empresa yaque no puede minimizar costos en la adquisicique no puede minimizar costos en la adquisicin de lan de lamercadermercadera.a.


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C.C.En la empresa existe una descoordinaciEn la empresa existe una descoordinacin entre lasn entre lasreas de Almacreas de Almacn, Ventas y Compras, debido an, Ventas y Compras, debido a

que no se tiene reuniones para coordinar, revisar yque no se tiene reuniones para coordinar, revisar yverificar la mercaderverificar la mercadera existente en la empresa,a existente en la empresa,generando asgenerando as un inadecuado abastecimientoteun inadecuado abastecimientotemercadermercadera.a.

D.D.

La empresa no cuenta con un organigrama,La empresa no cuenta con un organigrama,ocasionando que los trabajadores desconozcan lasocasionando que los trabajadores desconozcan lasresponsabilidades y funciones que debenresponsabilidades y funciones que debendesarrollar en la empresa.desarrollar en la empresa.

E.E. La empresa no dispone de un Flujograma queLa empresa no dispone de un Flujograma quedetalle la secuencia de las operaciones la cualdetalle la secuencia de las operaciones la cualgenera una desorganizacigenera una desorganizacin en el buenn en el buenfuncionamiento del personal en estafuncionamiento del personal en estarea.rea.


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4.4.--RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

a.a. Implantar un plan de Abastecimiento tomando comoImplantar un plan de Abastecimiento tomando comoreferencia las ventas realizadas en los periodos 2011referencia las ventas realizadas en los periodos 2011 (Abril) 2012 para lo cual se han revisado el registro de(Abril) 2012 para lo cual se han revisado el registro decompras y registro de ventas y los EE de Resultados y elcompras y registro de ventas y los EE de Resultados y el

ndice de Rotacindice de Rotacin de la mercadern de la mercadera y de acuerdo a lasa y de acuerdo a lasmetas establecidas por la gerencia.(Ver Anexo Nmetas establecidas por la gerencia.(Ver Anexo N 0101Plan de Abastecimientos)Plan de Abastecimientos)(ANEXO 01)(ANEXO 01)

b.b. Implantar un Registro de Proveedores y el cuadro deImplantar un Registro de Proveedores y el cuadro de

Cotizaciones, para escoger de manera adecuada laCotizaciones, para escoger de manera adecuada lamercadermercadera a adquirirse, que sea de bajo precio, paraa a adquirirse, que sea de bajo precio, paradisminuir costos. (Ver Anexo Ndisminuir costos. (Ver Anexo N 0202 Registro deRegistro deProveedores)Proveedores)(ANEXO 02)(ANEXO 02)


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C.C. Coordinar reuniones entre los jefes de lasCoordinar reuniones entre los jefes de lasreas de Almacreas de Almacnny Compras a fin de evitar problemas de Abastecimiento para tomary Compras a fin de evitar problemas de Abastecimiento para tomaracciones y asacciones y as revisar perirevisar peridicamente la marcha operativa. (Verdicamente la marcha operativa. (Ver

Anexo NAnexo N0303Cronograma de reuniones).Cronograma de reuniones).(ANEXO 03)(ANEXO 03)

D.D. Elaborar un Organigrama de acuerdo a lasElaborar un Organigrama de acuerdo a las rganos con losrganos con losque cuenta la empresa lo cual permitirque cuenta la empresa lo cual permitiruna adecuada distribuciuna adecuada distribucinn

de responsabilidades y funciones para unde responsabilidades y funciones para unptimo desenvolvimientoptimo desenvolvimientoen la empresa. (Ver Anexo Nen la empresa. (Ver Anexo N0404Organigrama)Organigrama)(ANEXO 04)(ANEXO 04)

E.E. DiseDisear un flujo grama tomando en cuenta las operaciones quear un flujo grama tomando en cuenta las operaciones querealiza elrealiza elrea de Compras, para un optimizar las actividades de Compra.rea de Compras, para un optimizar las actividades de Compra.

(Anexo N(Anexo N0505--Flujograma)Flujograma)(ANEXO 05)(ANEXO 05)


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ACCIONISTAS

CONTABILIDAD

GERENCIA GENERAL

JUNTA GENERAL

LOGISTICA COMERCIALIZ

ACION

ADMINISTRACION

FINANZAS

TESORERIA

ALMACENES

COMPRAS

TRANSPORTE

ADM. DE

PERSONAL

CREDITOS

PERSONAL

RELACIONES

LABORALESVENTAS

PUBLICIDAD

SECRETARIA

ORGANIGRAMAORGANIGRAMA


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