Segunda Parte Proyecto de Auditoria Operativa

FERRETERIA NIPLES YA S.A.S

Auditoría Operacional año 2013AREA DE COMPRAS

Preparado por:

LUZ DARY GONZALEZ HENAO Cod.1021110057NELLY GAVIRIA MARIN Cod.1020014362

TRINO RAFAEL CASTILLA ROCHA Cod.1021110243

Presentado a:

Dr. Sergio Gutiérrez

Imagen tomada: www.secreditos.org.co Imagen tomada: www.poligran.edu.co

Octubre 13 de 2013

CONTENIDO

PAG

Contenido…………………………………………………………………. 01

Carta de Compromiso..…………………………………………………… 02

Cuestionario Control Interno..…………………………………………… 04

El Entorno Empresarial y la Teoría de las Cinco Fuerzas……………….. 07

Programa de Auditoria –Familiarización……………………………….. 09

Familiarización…………………………………………………………… 13

Programa de Auditoria Operacional para el área de Compras…………. 15

Cuestionario de Control interno………………………………………….. 22

Análisis e investigación …………………………………………………. . 26

Informe de Control Interno ……………………………………………… 32

Mapa de Procesos Administrativos de la Organización…………………. 41

Mapa de Procesos de Compras…………………………………………… 45

Procesos de Compras……………………………………………………… 46

Descripción del Procedimiento……………………………………………. 47

Diagrama de Flujo del Proceso de Compras de la Organización………… 48

Informe Final ……………………………………………………………… 49

Dofa Compras ……………………………………………………………… 50

Conclusiones……………………………………………………………….. 51


1. CARTA DE COMPROMISO

Santiago de Cali, septiembre 1 de 2013

SeñoresFERRETERIA NIPLES YA S.A.SAtn.: Sr. Pedro PérezRepresentante LegalCiudad

REF : CARTA DE COMPROMISO

Al Directorio al representante pertinente de la alta gerencia;

Al habernos solicitado que auditemos el proceso de COMPRAS a la fecha, nos es grato confirmarles nuestra aceptación y nuestra conformidad de este compromiso por medio de esta carta. Nuestra auditoría se llevará cabo con el objetivo de expresar una opinión sobre el proceso de COMPRAS de su compañía.

Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditorias (o normas o prácticas nacionales aplicables). Dichas NIAS requieren que planeemos y ejecutemos la auditoría con el fin de obtener una seguridad razonable sobre los procesos correctos que se manejan y que estos están libres de errores materiales. Una auditoría comprende el examen, basado en una comprobación selectiva, de las evidencias que sustentan los procedimientos. También comprende la evaluación de los principios de contabilidad aplicados y de las estimaciones significativas efectuadas por la gerencia, así como una evaluación de la presentación general de los informes de compras.Por basarse en pruebas selectivas y por otras limitaciones inherentes de una auditoria así como las limitaciones propias de los sistemas de contabilidad y control interno existe el riesgo inevitable de que queden sin detectar algunos errores materiales.Adicionalmente a nuestro informe sobre los procesos de compras, hemos considerado proporcionarles una carta aparte, referente a las debilidades materiales en los sistemas de contabilidad y de control interno que tomemos conocimiento,Les recordamos que la responsabilidad para la preparación de los estados financieros incluyendo la adecuada revelación de información es de la gerencia de la empresa. Esto incluye el mantenimiento de registros de las bases de datos y de controles internos adecuados. la selección y aplicación de políticas de compras, y la salvaguarda de los recursos de la empresa. Como parte del proceso de nuestra auditoría, solicitaremos a la gerencia su confirmación por escrito de las manifestaciones hechas a nosotros en relación con la auditoría Esperamos contar con la completa cooperación de su personal a fin de que nos faciliten, los registros, documentación y otra información que solicitaremos en relación con nuestra auditoría. Nuestros


honorarios que se facturaran a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos directos. Las tarifas por horas hombre varían según el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y calificación requeridas.La presenta carta será efectiva para años futuros que se le dé termino, modifique o substituya.Les agradeceremos firmar y devolver la copia adjunta de esta carta en señal de su comprensión y acuerdo sobre los términos del compromiso de auditoria de los procesos de compras que llevaremos a cabo.

NELLY GAVIRIA MARINAsociación de Auditores Poli

__________________________ _______________________________Recibido Por : ConformePEDRO PEREZ FERRETERIA NIPLES YA S.A.S


2. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

REF P/T

Auditor

Entidad Auditada: FERRETERIA NIPLES YA S.A.S

Área de Trabajo: INVENTARIOS

Fecha auditoría: SEPTIEMBRE 17 DE 2013

PREGUNTAS SI NO NA OBSERVACIÓN

Ambiente externo1. ¿La empresa es líder en el gremio?2. ¿La empresa está comprometida con el cuidadodel medio ambiente?3. ¿La empresa es reconocida por la buena gestión delrecurso humano?4. ¿La selección de los proveedores la hacen de manera interna o externa?

Es pyme

Ambiente interno Externa1. ¿Existe un flujo de información adecuado entre lasdistintas áreas de la organización?2. ¿Se han establecido indicadores y criterios para lamedición de la gestión?3. ¿Se cuenta con un sistema de administración depersonal?4. ¿Hay vigilancia y acatamiento de las disposicioneslegales aplicables?Objetivos1. ¿Los objetivos están enfocados con las estrategiasprogramas procedimientos y normas establecidas?2. ¿La misión y visión están adecuadamente difundidas a través de toda la organización a sus empleados?3. ¿Dentro de los objetivos de la compañía seencuentra la certificación de calidad?4. ¿Se cumplen adecuadamente las políticas en el áreadel procesos de compras?5. ¿Existen procedimientos claros para la selección,promoción, capacitación, evaluación, compensacióny sanción del personal?

No existe Misión, ni Visión, en cuanto al punto 5 es una empresa donde se manejan intereses familiares, por lo tanto no hay claridad en el proceso de compensación o evaluación.

Estrategias (para el área a evaluar)1. ¿Tiene la organización un plan de organizaciónestratégico?


2. ¿Se tienen estrategias de integración para que cadaárea desarrolle su trabajo en conjunto armónicamente?3. ¿Existe planes de capacitación que contemplen laorientación de nuevos empleados y la actualizaciónde los demás?4. ¿Hay motivación, rotación de cargo e incentivos por parte de la organización al personal?Contable y financiero1. ¿La empresa lleva contabilidad de sus operaciones?2. ¿Se realizan cierres mensuales contables dentrode la organización?3. ¿Se cuenta con un programa sistematizado decompras?4. ¿Existen manuales que determinen las funciones delas personas involucradas en el procedimiento decompras?Estructura organizativa1. ¿Existe Un Organigrama de la organización con losdepartamentos y cargos?2. ¿Está difundido a toda la organización?3. ¿Hay empleados con las competencias necesariasen cada puesto de trabajo?4. ¿La infraestructura asignada al recurso humano esadecuada para el procedimiento de actividades?Dirección1. ¿Le gerencia tiene en cuenta la responsabilidad delos empleados?2. ¿La asignación de responsabilidad está en relacióndirecta con el nivel de decisiones para efectos de las compras?3. ¿Se realizan reuniones gerenciales para tomardecisiones del proceso de compras?4. ¿Se emplean mapas o modelos para llevar a cabo laplanificación de recursos humanos?Control1. ¿Se han establecido controles físicos y lógicos quepermitan detectar el acceso no autorizado a lainformación?2. ¿Se evalúa el personal periódicamente paramantener actualizada la estructura?3. ¿Existe control sobre las metas del área de compras a evaluar?4. ¿Existen manuales de procedimientos y funcionesen el proceso de compras?5. ¿Se cuenta con un control oportuno a la impresiónde la solicitudes de compra?6. ¿Existe una planilla de control de hora de llegadadel personal?

En relación al punto 4 los manuales que existen es de cómo utilizar los formatos (órdenes de Compra)


Conclusiones de la evaluación del control interno:

De acuerdo al estudio realizado al área de compras de la empresa, se pudo observar que no existe un manejo adecuado ya que las personas involucradas son los mismos vendedores.

Los productos se compran todos los días y generalmente de contado; cuando un cliente requiere un pedido, el vendedor verifica la existencia de dicho producto en stop, si el producto está en bodega es separado para despacho pero cuando no se tiene, se llaman a los proveedores para consultar precio y luego la Gerencia toma la decisión del proveedor y la cantidad que se va a comprar. Para realizar un pedido al proveedor se elaboran órdenes de compra y se envía al mensajero para traerlo.Los productos que se tienen en stop dependen del consumidor y se da básicamente por la necesidad pues el pedido se elabora cuando el estante donde se exhibe el producto se encuentre vacío.

A diario se pueden generar entre 15 y 20 órdenes de compra de contado.

La empresa cuenta con un programa sistematizado de inventarios, en el que puede implementarse el manejo de las compras, pero solo se utiliza el formato de órdenes de compra.

Iniciales Fecha

Preparado LDG Sep 20 de 2013

Revisado TR Sep 21 de 2013

Aprobado NGM Sep 22 de 2013

NOTA:1. Favor responder las preguntas planteadas en el cuestionario de control y hacer las anotaciones

correspondientes.2. Favor revisar el cuestionario antes de responderlo, en el evento que consideren que faltan

preguntas al cuestionario, favor incluirlas.3. Finalmente, escriba las conclusiones y prepare el informe de control interno para ser entregado

junto con este cuestionario.

¡Es importante que el cuestionario lo responda de acuerdo con lo observado en la compañía que van a trabajar!


3. El Entorno Empresarial y la Teoría de las Cinco Fuerzas-Competitivas y La Auditoría Operativa - Evaluando la gestión en tiempo real

La globalización de las comunicaciones y la competencia cada vez más abierta, han generado que las empresas alrededor del mundo cada día, enfoquen sus esfuerzos a sobre salir sobre sus competidores, y estar en constante evolución de acuerdo a su entorno.

Los artículos sobre los cuales nos referimos, es clara la relación de los mismos en cuanto al manejo que actualmente las empresas deben darle a su relación con el entorno y el manejo que le deben dar a la compañía, porque en el mundo que nos estamos moviendo en estos momentos, es indispensable implementar nuevos modelos de negocios, que permitan una permanente evolución, en la forma de ofrecer sus productos y servicios, la forma de distribuirlos, publicitarlos, fabricarlos, de aplicar nuevas tecnologías, etc., ya que en cada uno de estos puntos, se puede marcar la diferencia con respecto a la competencia.

Ahora bien, dadas las circunstancias anteriormente referidas, es indispensable que todos los procesos del ámbito empresarial, sean debidamente evaluadas y validadas con el fin de garantizar que cumplan con la normatividad de la compañía y la normatividad legal, es por esto que es indispensable que en toda empresa sea incluida y un área de auditoría, que pueda ejercer ese control y esa evaluación para tal fin.

Es aquí en donde nace la auditoria operativa, la cual esta enfocada en el ámbito contable y es la responsable de garantizar la eficiencia y eficacia del sistema, adicional de generar los mejores resultados posibles con el fin de garantizarle a sus clientes, excelencia en todos los procesos de la compañía.

La auditoría operativa claramente debe estar involucrada en todos los aspectos relacionados con la empresa, tanto en los procesos operativos, como en los administrativos, ya que es necesario que definir claramente la visión y la misión de la empresa, y las diferencias en cada una de las áreas, y cargos, y clarificar los procesos de cada uno de los cargos.

En relación con el entorno empresarial y las cinco fuerzas competitivas, y su relación con la auditoria operacional es importante tener claro, que para que una empresa pueda conseguir ser competitivas con en el entorno empresarial necesariamente deben internamente estar completamente funcionales, ser eficientes, eficaces, y sobre todo, tener control en todos procesos de la compañía.

Entre las cinco fuerzas competitivas se aparte de encontrar a los competidores directos, indirectos, potenciales, se encuentra la fuerza que considero que es la más importante sin desmeritar las otras, pero es por la cual cada una de las empresas trabaja y mejora sus productos sus servicios y sus procesos, LOS CLIENTES.

Es aquí en donde estos dos artículos convergen y pueden derivar las conclusiones de este análisis, el centro de toda compañía o conglomerado empresarial está determinado al éxito, siempre y cuando cumplan con las expectativas y suplan las necesidades del cliente. Como lograrlo: Con áreas de control y evolución como la auditoria operativa, que le garantice a la empresa que todos los procesos, los ambientes, los servicios, y cada una de las personas que se encuentran involucradas en la compañía estén orientadas al mismo norte, y trabajen bajo los mismos preceptos e ideas.


De este modo y con el fin de obtener los mejores resultados en la gestión empresarial, debemos iniciar desde adentro, desde la raíz de la empresa, a diferenciar, optimizar, clarificar, y diversificar la empresa, con el fin que el resultado en el servicio o producto ofrecido, y de los cuales se verá beneficiado el cliente, quien es el último en la cadena de producción de la compañía,

Obtenga el máximo de satisfacción y de esta forma poder Fidelizar una realización duradera, sin olvidar que día a día es indispensable que todo lleve a una evolución permanente y optimización de cada uno de los procesos.


PROGRAMA DE AUDITORÍA -FAMILIARIZACIÓNEntidad auditada: _________________________________Área de trabajo: __________________________________ Fecha de la auditoría: __________________________________1. Objetivo general del trabajo de auditoría:Obtener conocimiento de la organización así como el sistema de administración aplicado; los principales subsistemas de la organización, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de los objetivos totales; los sistemas de control existentes en general, y toda otra información que se considere útil para el desarrollo de la auditoría. Identificar las estrategias en las cuales se va a profundizar el estudio del proceso de compras en la organización, para después llegar a la raíz de los problemas o situaciones conflictivas detectadas y así sugerir e implantar mejoras a nivel de gestión en tanto procesos y procedimientos como eficiencia eficacia y economía dentro del procesos evaluado.

2. AlcanceLa Auditoría preliminar que se pretende realizar en el ámbito global de empresa (su clima organizacional, el conocimiento de la organización y el organigrama de la composición de la organización) y luego se identificará el proceso de compras para así poder realizar el examen crítico y sistemático de los procesos y procedimientos utilizados en caso tal que se encuentren inconsistencias en información, procedimientos y mecanismos de control estas inconsistencias serán informadas al Área encargada y para proseguir a los procedimientos correctivos de dichos errores y así obtener la evidencia que permita realizar la labor de recomendaciones e implementaciones que permitan mejorar la gestión de esta área con respecto a la eficiencia, eficacia y economía.

Objetivo y Procedimiento Ref. P/T Fecha Hecho por1. Objetivo:Obtener conocimiento de la organizaciónProcedimiento:1. Solicitar información de la empresa

Copia de Rut Cámara de Comercio, Antecedentes de la organización Marco legal para la organización Organización de la empresa (organigrama) Operaciones, Proyectos, Programas de

compras Financiamiento para compras Control interno Organigrama para identificar la actividad

comercial de la empresa e interrelacionar las áreas que dan y reciben información del área.

Mapa de procesos administrativos2. Prepare un cronograma de entrevistas con el gerente, subgerente y el auxiliar de compras, teniendo en cuenta aspectos relacionados con la planeación, organización, dirección y control del área de compras.3. Revisar, con el fin de poder identificar sus funciones los procedimientos que siguen y así aplicar los

01/09/13 NELLY G


correctivos que deben implementar a nuestro juicio para el proceso de compras

Manuales de cargos, procesos, procedimientos Diagramas de Flujo del proceso de compras.

2. Objetivo: Obtener información del proceso de compras Identificar la áreas que se interrelacionan con el

procedimiento de compras. Analizar los procedimientos y verificar la

información recibida.

01/09/13 LDG

Procedimiento:1. Realice la recolección de información importante para el área y observe todos los procedimientos realizados.

Misión y Visión del área DOFA del área Manual de funciones

2. Efectué pruebas aleatorias verificando que la información recibida y entregada sea de la mejor calidad, e identifique aspectos a corregir.3. Recopilar información de la empresa, clasificarla y referenciarla

09/01/13 TRC

3. Objetivo:Recopilar información del área, clasificarla, referenciarla.

01/09/13 NGM

Procedimiento:Realice entrevistas con el gerente, subgerente y el auxiliar de compras, teniendo en cuenta aspectos relacionados con la planeación, organización, dirección y control del proceso de compras 1.Recopile información escrita:

Manuales de funciones Manual de procedimientos Diagramas de flujo Definición del ciclo operacional de compras Mapa de procesos del área de compras Lista de actividades del proceso de compras. Lista de las áreas que intervienen en las

compras

01/09/13 NGM

Iniciales Fecha

PreparadoRevisadoAprobado



CAMARA DE COMERCIO


4. FAMILIARIZACION

Datos generales de la compañía FERRETERIA NIPLES YA S.A.S

• Resumen de la escritura de constitución y sus modificaciones: La compañía FERRETERIA NIPLES YA S.A.S, fue constituida el 30 de junio del 2000, con un capital autorizado y pagado de $30.000.000. Está registrada en la cámara de comercio de Cali bajo el NIT.805.017.323-9.

• Organización estructural: Cuenta con diversas áreas de trabajo, incluyendo la División de Compras, que es el área objeto de estudio.

• Actividad principal: Se dedica específicamente a distribución de materiales de construcción, tuberías en Acero Carbón, Galvanizadas e inoxidables, accesorios para conexión industriales de vapor y elaboración de niples.

• Ubicación geográfica: Está situada en la Calle 62 4n-06, en la ciudad de Cali- Valle, dispone de un predio alquilado para la exhibición de productos, ventas de mostrador y ventas a nivel industrial y comercial. • Funcionarios y personal clave: La Dirección y Administración cuenta con personal clave, a continuación se mencionan algunos puestos importantes, Pedro Pérez – Gerente, Olga Millan y Christian Galarza-Vendedores, Marcela Arbelaez-Inventarios y Facturación, Luisa Castañeda – Cajera, Jorge Doncel y José Quiñonez-Mensajeros, Juan Fuertes-Operario y Janeth Gaviria- Asistente Contable.

• Manuales de políticas, procedimientos y controles existentes: Se solicitaron los manuales a la Gerencia de Compras para su examen y análisis respectivo, de acuerdo las características del área a evaluar.

• Entidades fiscalizadoras: La organización cuenta con un Contador Externo que audita internamente, quien fiscaliza las actividades y operaciones internamente.

• Forma de dar instrucciones: Se estableció que normalmente se dan verbalmente. Datos generales de la División de ComprasDe acuerdo al estudio realizado al área de compras de la empresa, se pudo observar que no existe un manejo adecuado ya que las personas involucradas son los mismos vendedores.

Los productos se compran todos los días y generalmente de contado; cuando un cliente requiere un pedido, el vendedor verifica la existencia de dicho producto en stop, si el producto está en bodega es separado para despacho pero cuando no se tiene, se llaman a los proveedores para consultar precio y luego la Gerencia toma la decisión del proveedor y la cantidad que se va a comprar. Para realizar un pedido al proveedor se elaboran órdenes de compra y se envía al mensajero para traerlo.Los productos que se tienen en stop dependen del consumidor y se da básicamente por la necesidad pues el pedido se elabora cuando el estante donde se exhibe el producto se encuentre vacío.

A diario se pueden generar entre 15 y 20 órdenes de compra de contado.


La empresa cuenta con un programa sistematizado de inventarios, en el que puede implementarse el manejo de las compras, pero solo se utiliza el formato de órdenes de compra.


5. PROGRAMA DE AUDITORIA OPERACIONAL PARA EL AREA DE COMPRAS

FERRETERIA NIPLES YA S.A.S. P. T. No. P 1/4MEMORANDO DE PLANIFICACION INICIALES FECHADEPARTAMENTO DE COMPRAS HECHO POR DM 01/09/2013

AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013

REVISADO POR ER 30/09/2013

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA OPERACIONAL I. Introducción El presente memorando de planificación de Auditoria Operacional en el departamento de compras de la empresa FERRETERIA NIPLES YA S.A.S incluye los aspectos más importantes a considerar en la evaluación al proceso operacional de compras; considera la evaluación de los elementos de dicho proceso con el objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia en los mismos e identificar las debilidades que los afecten, con el propósito de presentar recomendaciones necesarias para subsanarlas, logrando con ello la optimización de los recursos humano, financiero, tiempo y tecnológico disponibles.

II. Objetivo General La empresa FERRETERIA NIPLES YA S.A.S ha contratado los servicios de nuestro despacho, para evaluar, analizar y presentar el diagnóstico de la situación del proceso operativo en el departamento de compras al 30 de septiembre de 2013, trabajo que se ejecutará durante el período comprendido del 01 de septiembre de 2013 al 30 de Septiembre de 2013; para ello y adjunto al diagnóstico, la Gerencia solicitó se presente todo hallazgo que pudiera entorpecer el proceso a evaluar, y a su vez las recomendaciones pertinentes para mejorarlo, logrando con ello mantener el nivel de eficiencia y eficacia según lo planeado por ellos. III. Objetivos Específicos 1. Identificar y verificar el cumplimiento de las políticas de compra que estén dirigidas al proceso operativo de compras.2. Evaluar el uso, control y seguridad de los registros de información utilizada en el proceso de compras.3. Mediante nuestro diagnóstico derivado de la auditoría operacional y con base en el resultado de nuestras pruebas, redactar las recomendaciones que hagan más efectivos los procesos y controles, para incrementar el grado de eficiencia y eficacia de los mismos. IV. Alcance La auditoría operacional en el departamento de compras se realizará sobre la base de las políticas y planes operacionales que la Administración de la empresa tiene definidos, nuestra misión es elaborar una evaluación operacional al proceso de compras y emitir un diagnóstico de su situación actual, los detalles se describen en la carta de servicios profesionales y la carta de compromiso suscritas con anterioridad.


9. MAPA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACION

GERENCIALES

ADMINISTRACION DE LA COMPAÑIAADMINISTRACION DE LA COMPAÑIAADMINISTRACION DE LA COMPAÑÍA

Direccionamiento de la compañía. Planteamiento de estrategias. Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas. Interacción con proveedores. Autorización de documentos y acciones a implementar. Establecimiento de políticas de compras y ventas.

GESTION DEL RECURSO HUMANO

Selección de personal Contratación. Liquidación contrato. Programación de vacaciones Capacitación técnica Cuadros de reemplazo(informal) Programación de actividades

MISIONALES VENTAS

Programación de visita al cliente Atención de mostrador o visita al clientes. Consulta de disponibilidad de productos. Asesoría técnica Cotización de productos para clientes. Seguimiento de las cotizaciones Orden de Pedido Facturación Remisión de mercancía Seguimiento de pedido.

COMPRAS

Determinar productos a comprar Selección proveedor Pedido a proveedores

FIJACION PRECIO DE VENTA

Establecimiento de precio de venta de los productos. Cambio de precio. Fijación precio de negociación y descuentos.


METAS DE VENTAS

Generación informe de ventas Revisión estadísticas de ventas Fijación meta de ventas

COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES

Conocimiento de productos Asesoría y capacitación equipo de ventas Tramitación de asesoría muy especializada para clientes.

APOYO RECEPCION, INGRESO Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCIA

Recepción de facturas o remisiones Descargue, ingreso y almacenamiento Reporte y verificación de los productos recibidos Sistematización ingreso de mercancía Revisión ingreso de mercancía al sistema. Ajustes de inventario.

DESPACHO Y ENTREGA DE MERCANCIA

Programación del cargue de los vehículos y ruta de entrega. Recepción facturas o remisiones. Planeación del cargue y distribución de los productos en los vehículos. Alistar mercancía a despachar. Cargue de mercancía al vehículo. Verificación del cargue y autorización de salida de los vehículos. Transporte de mercancía. Descargar mercancía. Entregar facturas al cliente.

DEVOLUCION EN VENTAS

Gestión de devolución de mercancía.

GESTION CONTABLE

Consulta de saldo de bancos. Registro de consignaciones. Cuadre y revisión de la caja Registro de reembolso de caja menor Conciliación bancaria Revisar cuenta con clientes y proveedores.


Revisión de la cartera de la empresa Cancelación de anticipos de clientes Manejo de información contable y general de las sucursales. Control de costos de inventario Documentación e informes requeridos por entidades estatales.

COBRO Y RECAUDO

Generación de listado de cartera vencida. Entrega de listado de cartera. Cobro Recaudo Seguimiento del estado de cobro y recaudo. Ajuste de cartera al cliente. Revisión de consignaciones locales y nacionales de los clientes.

CAJA

Cuadre de Caja Manejo del dinero en caja Administrar la caja menor Cuadre de los gastos del personal por actividades del cargo. Diligenciar documentos: consignaciones y recibos de caja. Cheques devueltos. Recepción pago del cliente.

NOMINA Liquidación de nómina Pago de nómina Pago parafiscales Liquidación de vacaciones, primas, cesantías y todas las prestaciones

contempladas por la ley. Interfase de nómina.

ESTUDIO DE CREDITO

Solicitar y recibir documentación. Estudio de crédito Creación de terceros.

MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIO

Elaboración y entrega de notas Codificación de productos Inventario físico de los productos de bodega. Facturación de remisiones.


Traslado de mercancía Liquidación de fletes.

MENSAJERIA

Pagos y consignaciones en bancos. Recaudo o recepción de dinero pagado por clientes. Entrega de documentos a clientes Solicitar y entregar documentación en entidades. Compras eventuales de oficina.

GESTION DEL RECURSO HUMANO

Selección de personal Afiliaciones y contrato de trabajo Inducción Asesoría y capacitación equipo de ventas. Liquidación contrato de trabajo Vacaciones.

MANEJO DE ARCHIVO

Archivo de documentos Préstamo de documentos

SERVICIOS GENERALES

Compra de implementos de aseo y víveres de cafetería. Servicio de cafetería. Aseo áreas de oficinas. Oficios varios.

En el Mapa de procesos se hace la diferenciación de los procesos desarrollados en FERRETERIA NIPLES YA S.A.S, donde es posible vislumbrar que los procesos misionales se enfocan hacia la comercialización de los productos, pero que se requiere de muchas actividades a nivel de apoyo para garantizar el éxito de los mismos, claro está sin dejar de lado las actividades administrativas que direccionan, plantean y diseñan las estrategias a seguir para el logro de los objetivos.

10. MAPA DE PROCESOS DE COMPRAS

NIPLES YA COMPRAS

Efectuar la compra de los productos que serán comercializados por la empresa.

La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad.


RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos.

FORMATOS: Facturas de compra o remisiones

RIESGOS: Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación.Fallas en información inherente a los stocks de mercancía.

CONTROLES EJERCIDOS:

Revisión de los costos de compras.Verificación de precio de negociación con proveedor.Proveedores certificados.Revisión de las facturas y mercancía comprada.

11. PROCESOS DE COMPRAS

DESCRIPCION

No.Orden Procedimiento Area Responsable Responsable1 Determinar productos a

comprarAdministrativa Gerente


2 Selección del proveedor Administrativa Gerente3 Pedido de mercancía a

proveedoresAdministrativa Gerente

NIPLES YA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar productos a comprar.

MARCO NORMATIVO: Políticas de la empresa.

RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial.OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar.

GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos.

RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de productos a comprar.

LIMITES:

PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía existencia.

PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar.

FORMATOS IMPRESOS: Lista de productos a comprar y cantidad.

RIESGOS: Información de stocks de mercancía desactualizado.

CONTROLES EJERCIDOS: Revisión y verificación de la información.

12. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE AREA1 Recibir información de los stocks de

mercancíaGerente Administrativa

2 Consultar información de las ventas efectuadas

Gerente Administrativa


3 Revisar o chequear la información Gerente Administrativa4 Calcular las cantidades existentes de

cada productoGerente Administrativa

5 Determinar la rotación de los productos

Gerente Administrativa

6 Consultar punto de reorden Gerente Administrativa7 Analizar si la cantidad es la

establecida como punto de reordenGerente Administrativa

8 Establecer la cantidad a comprar Gerente Administrativa

13. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA ORGANIZACION


INICIO

Recibir información de los stocks de mercancía

NO

SI

NO

SI

14. INFORME FINALSantiago de Cali, septiembre 30 de 2013

SeñoresGERENCIAFerreteria Niples Ya S.A.SCiudad


Consultar la información de las ventas efectuadas

Revisar o chequear la información.

Calcular las cantidades existencias de cada producto

Determinar la rotación de los productos

Producto de alta

rotación?

Consultar punto de reorden

Redefinir punto de reorden

Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden

Compra del

producto

Esperar alcanzar punto de reorden

Establecer cantidad a comprar

FIN

Estimados Señores:

Hemos finalizado la auditoría operacional en el departamento de compras la empresa FERRETERIA NIPOLES YA S.A.S, sobre las políticas, procedimientos y controles de compra, establecidos por la gerencia de compras del mismo, por el período del 01 de septiembre al 30 de septiembre de 2013.

Efectuamos la auditoría operacional en el departamento de compras tomando como base la metodología de auditoría operacional, realizando para el efecto pruebas selectivas que incluyeron la inspección de evidencia documental que se utiliza en las diferentes operaciones y la aplicación de otros procedimientos de auditoría como cuestionarios de control interno, entrevistas con el personal administrativo y operacional, así como otras pruebas que se consideraron necesarias en las circunstancias de nuestro alcance y limitaciones, permitiendo ello realizar un diagnóstico objetivo sobre eficiencia y eficacia de las operaciones relacionadas al proceso de compras.

Como resultado de la revisión se determinó que en términos generales el proceso de compras establecido es apropiado y aceptable ya que permite obtener las mejores condiciones de compra beneficiando a la institución en general, asimismo existen controles internos diseñados y aprobados por el órgano de dirección superior, para prevenir y detectar errores e irregularidades operacionales, sin embargo, se observaron algunas deficiencias, las cuales se incluyen en el informe que se acompaña para su consideración. Dicho informe incluye, además de los hallazgos detectados, recomendaciones las cuales se ofrecen como sugerencias constructivas para consideración de la administración de la empresa.

Los comentarios que se acompañan, de ninguna manera pretenden criticar a algún funcionario o empleado, son presentados únicamente como ayuda a la administración para fortalecer la eficiencia, economía y eficacia de la operación de compras de la empresa y mejorar sus políticas, prácticas y procedimientos.

Hemos discutido este informe con el personal encargado, y entendemos que algunas de nuestras sugerencias ya están en estudio para ser implementadas a corto plazo buscando así mejorar las operaciones relacionadas con el proceso de compras.

Agradecemos la colaboración recibida de parte del personal de la entidad en la realización de la auditoría y estamos a su disposición para ampliar o aclarar el contenido del presente informe.

Atentamente,

NELLY GAVIRIA MARINLUZ DARY GONZALEZTRINO RAFAEL CASTILLA

15. DOFA COMPRAS

FORTALEZAS

Disponibilidad del Equipo Conocimiento Sentido de Pertenencia Razonamiento

DEBILIDADES

Demanda supera las horas de trabajo establecidas de modo ordinario.

No flujo de información de compras al Departamento.


Abierto el al Cambio Experiencia

Descontrol en el flujo de procedimientos. No se cuenta con el apoyo de los otros

departamentos para llevar a cabo organizadamente el proceso de compras.

Impaciencia personal y de parte de cliente interno.

Equilibrio vida-trabajo No hay definición de puesto.

OPORTUNIDADES

Nuevo sistema de trabajo Software de control Recurso humano(Asistente Contable) Empowerment a personal Equilibrar puestos Establecer políticas Funciones del puesto admón. De obra. Definición de puesto y contratación de

personal.

AMENAZAS

Son tendencias o eventos futuros que provocaran un severo impacto disminuyendo nuestras funciones como organizador.

Violación de privacidad de puestos. Falta comunicación e información. No transparencia (saber como se

distribuyen los recursos). Falta de recursos. Contratación de software inadecuado.

La actitud de los miembros del equipo se mostró a la defensiva relación poco saludable entre los miembros del equipo y tensiones por las múltiples actividades a desarrollar.

16. CONCLUSIONES

Observamos que hay descontrol en el la forma de comprar de la empresa. No hay establecido un manual de funciones a una persona encargada de las compras. Hay un manual de procedimiento escrito para las compras, pero no hay control de quien las hace

o no. Al elaborar compras todo el tiempo de la caja general, genera una ausencia de flujo de caja.


Encontramos que la empresa posee créditos con diferentes proveedores, pero se utiliza en gran parte el dinero de la caja general, generando esto compras de contado y créditos a clientes para ser recogidos en 60 días.

No se manejan estadísticas, ni rotación de inventario para las compras de stop. El costo de ineficiencias y/o procesos fallidos son muy altos ya que impactan a toda la

organización. También la función de las compras puede ser especialmente vulnerable a fraudes ya que implica

desembolsos de efectivo.


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