Configuratie TOPdesk - Samson IT

CONFIGURATIE TOPDESK Voor XelionPlus

Samson-IT

11-02-2019 Configuratiehandleiding voor TOPdesk voor synchronisatie met XelionPlus

Dit document is bedoeld voor beheerders

Samson-IT 11-02-2019

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding ....................................................................................................................................................... 2

Stap 1: API account aanmaken.................................................................................................................... 2

Stap 2: XelionPlus configureren ................................................................................................................... 2

Stap 3: Configuratie in TOPdesk .................................................................................................................. 2

2. API account .................................................................................................................................................. 3

3. XelionPlus .................................................................................................................................................... 4

4. Configuratie in TOPdesk .............................................................................................................................. 5

4.1. Gebeurtenissen .................................................................................................................................... 5

4.2. Acties .................................................................................................................................................. 10


2

1. Inleiding Voor een goede synchronisatie met Xelionplus moeten er een aantal zaken uitgevoerd worden. Een

gedeelte in Topdesk en een configuratie in Xelionplus. Het gehele proces bestaat uit drie korte

stappen en zal ongeveer 30 minuten kosten.

Stap 1: API account aanmaken Alvorens er een initiële synchronisatie kan plaatsvinden moet er een applicatiewachtwoord worden

aangemaakt en een bijbehorend account. Als u niet weet hoe dit moet volg dan de stappen uit

hoofdstuk 2.

Stap 2: XelionPlus configureren Om u TOPdesk koppeling in configureren in XelionPlus moeten er gegevens ingevoerd worden die uit

hoofdstuk 2 naar voren zijn gekomen. Als u niet weet hoe dit moet volg dan de stappen uit hoofdstuk

3.

Stap 3: Configuratie in TOPdesk Om blijvend te synchroniseren, moeten er zogeheten 'actiereeksen' in TOPdesk geconfigureerd

worden. Er moeten gebeurtenissen en acties worden toegevoegd. Als u niet weet hoe dit moet volg

dan de stappen uit hoofdstuk 4.


3

2. API account 1. Ga naar https://bedrijfsnaam.topdesk.net.

2. Maak een account aan speciaal voor de API. Dit account moet 'Lees REST API' autorisatie hebben,

en de gegevens van Personen en Vestigingen (sites) mogen inzien (Een nieuw account aanmaken

voor de API is optioneel).

3. Log in, in TOPdesk.

4. Klik rechtsboven in het scherm op de gebruikersmenu openen knop en kies voor 'mijn

instellingen'. De onderstaande pagina is nu geopend.

HTTPS://BEDRIJFSNAAM.TOPDESK.NET/TAS/SECURE/MANGO/WINDOW/0?T=1549888161851

5. Klik onderaan de pagina op 'toevoegen' om een nieuw applicatiewachtwoord aan te maken. Er

opent een pop-up scherm.

6. Vul een applicatienaam in en een verloop datum en klik op de knop 'aanmaken'.

7. Het applicatiewachtwoord wordt nu getoond. Sla dit wachtwoord ergens op (!) want deze wordt

hierna nergens meer getoond.

https://bedrijfsnaam.topdesk.net/


4

3. XelionPlus 1. Ga naar de XelionPlus omgeving en log in.

2. Klik in het linker menu op de knop 'toepassing toevoegen'.

3. Zoek onder CRM koppelingen op TOPdesk en klik op de knop 'nu configureren'.

4. Vul voor de TOPdesk URL het volgende in: https://bedrijfsnaam.topdesk.net/ , met uw eigen

bedrijfsnaam.

5. Vul voor de API gebruiker en het API wachtwoord uw gebruikersnaam in en het net aangemaakte

wachtwoord (zie hoofdstuk 2).

6. Klik op opslaan. Als u alles correct heeft ingevuld komt er nu een API versie aan de bovenkant

van de pagina te staan.

https://bedrijfsnaam.topdesk.net/


5

4. Configuratie in TOPdesk Om alle wijzigingen in TOPdesk ook in Xelion terug te zien, moeten in TOPdesk zogeheten

'actiereeksen' worden geconfigureerd. Die bestaan uit een aantal gebeurtenissen, die een actie tot

gevolg hebben. Volg het stappenplan om u TOPdesk te configureren.

1. Ga opnieuw naar de site van TOPdesk. Deze site kan worden geopend met behulp van deze url:

https://bedrijfnaam.topdesk.net

2. Log in met u credentials. U bevindt zich nu op de dashboard pagina.

HTTPS://BEDRIJFNAAM.TOPDESK.NET/TAS/SECURE/MANGO/WINDOW/3?T=1549628742411

4.1. Gebeurtenissen 1. Klik rechts in het scherm op het blauwe blokje met de naam 'modules'. Kies vervolgens voor de

module 'actiebeheer'.

2. Klik onder overzicht vervolgens op 'gebeurtenisverkenner'. De onderstaande pagina moet nu

geopend zijn.


https://bedrijfnaam.topdesk.net/

https://bedrijfnaam.topdesk.net/tas/secure/mango/window/3?t=1549628742411



6

3. Klik nu, in het menu onder 'verkenner', op het pijltje links naast huisvestigingsbeheer. Er opent

een dropdown. Kies onder huisvestigingsbeheer voor 'vestiging'. De onderstaande pagina moet

nu geopend zijn.


4. Op deze plek moeten drie gebeurtenissen worden aangemaakt: vestiging aangemaakt, vestiging

verwijderd, vestiging aangepast.

5. Klik rechtsboven op de knop 'nieuwe gebeurtenis aanmaken'. Er opent een pop-up scherm. Klik

onderaan het scherm op de knop 'nieuwe gebeurtenis aanmaken'. Er wordt doorgestuurd naar

het volgende scherm:


6. Vul bij naam 'site created' in, vink de checkbox bij 'actief' aan, kies bij 'soort kiezen' voor

'aanmaken kaart' en klik rechtsboven op opslaan.

7. Doe ditzelfde nog een keer, maar kies nu bij naam voor 'site deleted'. Kies bij 'soort kiezen' voor

'kaart verwijderen', vink de checkbox bij 'actief' aan en klik rechtsboven op opslaan.

8. Doe ditzelfde nog een keer, maar kies nu bij naam voor 'site updated'. Kies bij 'soort kiezen' voor

'wijzigen kaart' en vink de checkbox bij 'actief' aan.




7

9. Rechts in het scherm is er nu een nieuw veld bijgekomen met de naam 'specificaties wijzigen'

met daaronder een checkbox. Vink hier de checkbox bij 'toepassen' aan. Onder 'specificaties

wijzigen' wordt nu het onderstaande getoond.


10. Kies voor 'gebeurtenis treedt op met enkele wijziging'.

11. Kies bij veld voor e-mailadres en klik op de knop 'toevoegen'. Er is nu een regel met e-mailadres

toegevoegd.

12. Doe dit nu ook voor telefoon, naam, website, plaatst (post), land (post), straat (post) en postcode

(post).

13. Klik rechtsboven op opslaan. De pagina zou er nu zo uit moeten zien:


14. Controleer of alle drie de gebeurtenissen zijn aangemaakt.




8

15. Keer terug naar de gebeurtenisverkenner pagina en klik nu op het pijltje links van

'ondersteunende bestanden'. Er opent opnieuw een dropdown. Kies, onder ondersteunende

bestanden, voor 'persoon'. De onderstaande pagina moet nu geopend zijn.


16. Op deze locatie moeten ook drie gebeurtenissen worden aangemaakt. Namelijk: persoon

aangemaakt, persoon verwijderd, persoon aangepast.

17. Klik op 'nieuwe gebeurtenis aanmaken' om de drie nieuwe gebeurtenissen toe te voegen.

18. Vink opnieuw de checkbox bij Actief aan en vul bij naam de naam 'person created' in en klik op

opslaan rechts in het scherm.

19. Doe ditzelfde nog een keer, maar kies nu bij naam voor 'person deleted'. Kies bij 'soort kiezen'

voor 'kaart verwijderen', vink de checkbox bij 'actief' aan en klik rechtsboven op opslaan.

20. Doe ditzelfde nog een keer, maar kies nu bij naam voor 'person updated'. Kies bij 'soort kiezen'

voor 'wijzigen kaart' en vink de checkbox bij 'actief' aan.

21. Rechts in het scherm is er nu een nieuw veld bijgekomen met de naam 'specificaties wijzigen'

met daaronder een checkbox. Vink hier de checkbox bij 'toepassen' aan. Onder 'specificaties

wijzigen' wordt nu het onderstaande getoond.


22. Kies voor 'gebeurtenis treedt op met alle wijzigingen'.

23. Kies bij veld voor 'mobiel nummer (zakelijk)' en klik op de knop 'toevoegen'. Er is nu een regel

met 'mobiel nummer (zakelijk)' toegevoegd.

24. Doe dit nu ook voor telefoon (zakelijk), plaatst, voorletters, voornaam, achternaam,

tussenvoegsels, e-mail (zakelijk) en functie.

25. Klik rechtsboven op opslaan. De pagina zou er nu zo uit moeten zien:




9


26. Controleer dat alle drie de gebeurtenissen correct zijn aangemaakt.



10

4.2. Acties Vervolgens moeten er acties worden gedefinieerd, die gebruik maken van de aangemaakte

gebeurtenissen.

1. Ga naar de 'modules' pagina en kies hier nu, onder overzicht, voor 'actieverkenner'.

2. Klik in het menu, onder verkenner, op het pijltje links naast 'ondersteunende bestanden'. Er

opent een dropdown. Kies nu, onder 'ondersteunende bestanden', voor Persoon. De

onderstaande pagina moet nu geopend zijn.


3. Klik nu rechtsboven op de knop 'aanmaken'. Er opent een dropdown. Kies hier voor 'actiereeks'.

4. Er opent een pop-up scherm. Klik onderaan het scherm op 'nieuwe actiereeks aanmaken'. De

volgende pagina is nu geopend:


5. Vul het veld 'naam' in. Vink de checkboxen onder 'beschikbaar' alle drie aan.

6. Klik op het potlood icoon rechts naast 'gekoppelde gebeurtenissen' en voeg alle drie de net

toegevoegde gebeurtenissen (person created, person deleted en person modified) toe.




11

7. Vul nu, onder stap 1, een naam in. Kies bij http-methode voor POST en vul bij de url de url in die

te zien is op de configuratie pagina in XelionPlus. Deze wordt getoond in Xelion onder Topdesk

en dan de 'action sequence link'.

8. Het moment dat je voor POST kiest bij http-methode komt er een extra veld bij genaamd 'body'

en een checkbox genaamd JSON-escaping toepassen op ingevoerde waarden.

9. Vink de checkbox aan en vul het onderstaande in, in het invulveld bij body:

{

"uuid":"${unid!}",

"source":"person"

}

10. Kies, onderaan de pagina, bij 'deze stap uitvoeren' voor 'altijd' en klik vervolgens op opslaan

rechtsboven in het scherm.

11. Keer terug naar de actieverkenner pagina. Klik op het pijltje links van huisvestigingsbeheer. Er

verschijnt een dropdown. Kies nu, onder huisvestigingsbeheer, voor 'vestiging'.

12. Klik nu rechtsboven op de knop 'aanmaken'. Er opent een dropdown. Kies hier voor 'actiereeks'.

13. Er opent een pop-up scherm. Klik onderaan het scherm op 'nieuwe actiereeks aanmaken'. Er

wordt een nieuwe pagina geopend.

14. Vul het veld 'naam' in. Vink de checkboxen onder 'beschikbaar' alle drie aan.

15. Klik op het potlood icoon rechts naast 'gekoppelde gebeurtenissen' en voeg alle drie de net

toegevoegde gebeurtenissen (site created, site deleted en site modified) toe.

16. Vul nu, onder stap 1, een naam in. Kies bij http-methode voor POST en vul bij de url opnieuw de

url in die te zien is op de configuratie pagina in XelionPlus.

17. Vink de checkbox bij JSON-escaping aan en vul het onderstaande in, in het invulveld bij body:

{

"uuid":"${unid!}",

"source":"site"

}

18. Kies, onderaan de pagina, bij 'deze stap uitvoeren' voor 'altijd' en klik vervolgens op opslaan

rechtsboven in het scherm.

19. Na alle bovenstaande configuratie te hebben uitgevoerd, kan de synchronisatie worden aangezet

in XelionPlus met behulp van deze knop op de TOPdesk pagina.

Documents

Configuratie TOPdesk - Samson IT