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www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation Folie 1
CHANGE HOUSEProjektmanagement (PJM) –
Handbuch für die Praxis
Teil I: Die Projektorganisation
Teil II: Projektbearbeitung in 4 Phasen
Teil III: Teamentwicklung
Teil IV: Gruppenarbeitstechniken
Bestandteile:
www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation Folie 2
CHANGE HOUSEProjektmanagement (PJM):
Die Projektorganisation
Kriterien für Projektmanagement und die Projektdefiniton S. 7
Der organisatorische Rahmen für Projektmanagement S. 18
Rollen im Projektmanagement und Anforderungen S. 24
Das PM-Handbuch S. 34
Inhaltsübersicht:
Gestaltung der Projektkultur S. 36
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CHANGE HOUSE
Minimalziel
Status
Projektorganisation und Projektmanagement (PJM) – Ein Blick in die
Praxis
CHANGE HOUSEProjektorganisation und Projektmanagement (PJM)
PJM-Intensivtraining
TeamführungKommuni-
kation
Problemlöse-
techniken (z.B.
Leantools)
Moderation und
Visualisierung
Zeitmanagement/
Selbstorgani-
sation
Basiskompetenzen für PJM
Projektleiter
- Coaching
Projektorganisation PJM-Qualifizierung
Status-Meeting
Projektleiter-Rollen
PJM-Handbuch
PJM-Kultur
Linien-
Manage-
ment
Linien-
Manage-
ment
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CHANGE HOUSEKriterien für Projektmanagement und
die Projektdefiniton im Unternehmen
Übersicht:
Warum Projektmanagement?
Wann wird eine Aufgabe zum Projekt im Unternehmen?
Projektbearbeitung im 4-Phasenmodell
CHANGE HOUSEWarum Projektmanagement?
Management
Linienmanagement Projektmanagement
Management der täglichen, laufenden Aufgaben
� im Rahmen der bestehenden Linienfunktion
Management der “außergewöhnlichen” Aufgaben
� i. d. R. gruppen-, abteilungs-, bereichs- oder unternehmensübergreifend
CHANGE HOUSEWas heißt Projektmanagement?
DIN 69 901:
Projektmanagement bezeichnet die Gesamtheit von
Führungsaufgaben,
Führungsorganisation,
Führungstechniken und Führungsmitteln
zur Abwicklung eines Projektes.
CHANGE HOUSEWas heißt Multi-Projektmanagement?
Multi- Projektmanagement bezeichnet die
inhaltliche, zeitliche und prioritätsm äßige Abstimmung und Steuerung von
von mehreren Projekten,
die parallel abgewickelt werden und die
um die gleichen Ressourcen konkurrieren.
CHANGE HOUSEWas ist ein Projekt?
DIN 69 901:
Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im Wesentlichen du rch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit geken nzeichnet ist,
z. B. hinsichtlich Zielvorgabe, zeitliche, finanziel le, personelle ... Begrenzungen“.
CHANGE HOUSEWas ist ein Projekt?
Ein Projekt ist ein
• zeitlich begrenztes
• nicht routinemäßiges
• komplexes
• risikoreiches
Vorhaben, das
• von außen (z. B. durch Kunden) oder
• von innen (z. B. durch GF, Lenkungsausschuss etc.)
angestoßen wird.
Quelle: Maddaus, B.J.: Handbusch Projektmanagement, 3. Auflage, 1990
CHANGE HOUSETypische Merkmale von Projekten
“Muß-Merkmale” “Kann-Merkmale”
• ein Ziel muß definiert sein
• es muß eine außergewöhnliche Aufgabe vorliegen
• es muß ein Anfang und ein durch die Zielerreichung erkennbares Ende definiert sein
• die Einsatzmittel (Ressourcen) sindi. d. R. begrenzt
• speziell zur Erfüllung der außerge-wöhnlichen Aufgabe wird ein bestimmter Personenkreis zeitweise oder während der gesamten Projektdauer mit der Durchführung und dem Management des Projektes beauftragt
• Projekte sind normalerweise sehr komplex und innovativ, d. h. die außer-gewöhnliche Aufgabe ist sehr komplex und innovativ
• Projekte haben meist aus Sicht des Unternehmens eine hohe Bedeutung
• Projekte unterliegen häufig einem hohen Risiko
• Projekte werden oft dadurch erschwert, daßdie Rahmenbedingungen ungünstig sind
• Projekte erfordern häufig interdisziplinäres Know-how
• Projekte haben oft eine ausgeprägte Personalproblematik
Quelle: CSC Ploenzke
CHANGE HOUSE
A: Projektinitialisierung
B: Projektplanung
C: Projektdurchführung
D: Projektabschluß
Externe Erfolgsfaktoren - Faktoren aus dem Projektumfeld,
die unterstützen bzw. Widerstand begründen
Arbeitsverfahren in Phase A
Arbeitsverfahren in Phase B
Arbeitsverfahren in Phase C
Arbeitsverfahren in Phase D
Arbeitsverhalten in Phase A
Arbeitsverhalten in Phase B
Arbeitsverhalten in Phase C
Arbeitsverhalten in Phase D
Legende: Unterstützungs- undWiderstandsfaktoren aus dem Projektumfeld
CHANGE HOUSEDer organisatorische Rahmen für das Projektmanagement
Übersicht:
Die Projektorganisation
Die Kultur als Erfolgsfaktor
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CHANGE HOUSEProjektorganisation
Geschäfts-
leitungEinkauf Produktion Controlling/F
inanzen
Europa
USA
Asien
P L A
PL
PL
Legende:PLA = ProjektlenkungsausschußPL = Projektleiter
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CHANGE HOUSEBeispiel eine ‚reinen‘ Projektorganisation
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CHANGE HOUSE
Wir sind…
> die zentrale Projektmanagementgesellschaft des RWE- Konzerns. Wir erbringen für Kraftwerksprojekte der RWE sowie externe Kunden Die nstleistungen in den Bereichen Projekt Management und Owner´s Engineering.
> der zentrale Ansprechpartner für alle Lieferanten, Kraftwerksbauer, Generalunternehmer und Baudienstleister.
> derzeit mit der Errichtung von neun großen Kraftwer ken an unterschiedlichen europäischen Standorten beschäftigt.
> Arbeitgeber für insgesamt rund 600 Mitarbeiter in D eutschland und Großbritannien sowie in der Türkei und den Niederlanden.
Wir sind…
> die zentrale Projektmanagementgesellschaft des RWE- Konzerns. Wir erbringen für Kraftwerksprojekte der RWE sowie externe Kunden Die nstleistungen in den Bereichen Projekt Management und Owner´s Engineering.
> der zentrale Ansprechpartner für alle Lieferanten, Kraftwerksbauer, Generalunternehmer und Baudienstleister.
> derzeit mit der Errichtung von neun großen Kraftwer ken an unterschiedlichen europäischen Standorten beschäftigt.
> Arbeitgeber für insgesamt rund 600 Mitarbeiter in D eutschland und Großbritannien sowie in der Türkei und den Niederlanden.
RWE Technology …
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CHANGE HOUSE
Geschäfts-
leitung
F & E Produktion Controlling/Finanzen
Vertrieb Einkauf
Funktionale Organisation
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CHANGE HOUSE
Objektorientierte Einlinienorganisation:
Geschäfts-
leitung
Winter-reifen
Ganzjahres-reifen
Sommer-reifen
Geschäfts-leitung
USA AsienEuropa
... nach Produkten
...nach regionalen Märkten
Organisiert...
Objektorientierte Organisation
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CHANGE HOUSEDie Matrixorganisation
Geschäfts-
leitungEinkauf Produktion Controlling/F
inanzen
Europa
USA
Asien
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CHANGE HOUSELernende Organisation - konsequente Selbstabstimmung
(Produktives Chaos)
UF1_VL
Legende:
= Corporate Centers
= Business Centers
= Knowledge Centers
= intensive Arbeitsbeziehung
= häufige Arbeitsbeziehung
= fallweise Arbeitsbeziehung
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CHANGE HOUSE
• Wertschätzung der eigenen Zeit und der Zeit der Kollegen
• Verantwortung
• Zuverlässigkeit
• Toleranz
• Erst denken, dann handeln
• Zusagen werden eingehalten
• Entscheidungen werden getroffen und vertreten
• Planvolles, zielgerichtetes Handeln
• Risiken werden gemeinsam getragen
• Teamorientierung
• Ganzheitliche, Prozessorientierung
• Balance zwischen Qualität, Quantität und Schnelligkeit
Werte
Verhaltensweisen
Einstellungen
Kulturelle Vitamine für die Projektarbeit
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CHANGE HOUSE
• Keine Wertschätzung der eigenen Zeit und der Zeit der Kollegen
• Verantwortung abschieben
• Unzuverlässigkeit• Zusagen werden verworfen
• keine Toleranz
• Erst handeln , dann denken
• Entscheidungen werden verschleppt und willkürlich umgeworfen
• Planloses, chaotisches Handeln
• Risiken werden gescheut bzw. auf andere abgewälzt
• Lippenbekenntnis ‚Teamarbeit‘
• Ad hoc-Maßnahmen, der
• Keine Balance zwischen Qualität, Quantität und Schnelligkeit
Wert-Defizite
Störende Verhaltensweisen
KonterkariendeEinstellungen
Kulturelle Viren für die Projektarbeit
Gesamtzusammenhangwird ignoriert
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CHANGE HOUSERollen im Projektmanagement und Anforderungen
Wer sind die relevanten PM -Akteure?
Projektleiter
Projektmitarbeiter
Auftraggeber
Linienvorgesetzte und –Mitarbeiter
Lieferanten
Kunden
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CHANGE HOUSEKlärung der Rollen der PJM-Akteure
Was ist zu klären?
Aufgaben
Verantwortung
Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
Kompetenz i. S. von Qualifikation
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CHANGE HOUSE
...Projektleiters
Aufgaben
• Klärung der Zielvorgaben undRahmenbedingungen
• Planung, Steuerung und Kon-trolle der Projektaktivitäten
• Sicherstellung des Informations-flußes zwischen Auftraggeberund Projektteam
• Führung und Motivation der Teammitglieder
• Koordination der Beteiligten
• usw.
Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
• Projektsteuernde Entscheidungen
• Auswahl, Planung und Einsatz derMitarbeiter
• Vergabe von Prioritäten innerhalb des Projekts
• Überspringen von Instanzen im Berichtsweg
• usw.
Verantwortung
• Erreichen aller vorgegebenen Projekt-ziele
• Einhalten des Vertrages
• Ordnungsgemäße Beendigung des Projekts
• usw.
Kompetenz i. S. von Qualifikation
• Fachkompetenz
• Managementkompetenz
• Sozialkompetenz
• Persönliche Kompetenz
• usw.
�
Klärung der Rolle des...
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CHANGE HOUSE
Managementkompetenz
Fachkompetenz Sozialkompetenz
PersönlicheKompetenz
• Planungskompetenz
• Problemlösekompetenz
• Methodenkenntnis
• Wirtschaftlichkeitsdenken
• Zeitmanagement
• Organisationstalent
• Improvisations- und Anpassungsgeschick
• usw.
• Kenntnis der betroffenenBereiche und der Schnittstellen
• Kenntnis der Unternehmens-Strategie und des Umfelds
• Softwarekenntnisse
• Abstraktes Denkvermögen
• usw.
• Sach- und Zielorientierung
• Entscheidungsfreude
• Offenheit für Neuerungen
• Loyalität und Integrität
• Durchsetzungs- und Über-zeugungsfähig, auch nach oben
• Dynamik, Eigeninitiative
• usw.
• Mitarbeiter führen und motivieren
• Teamarbeit fördern
• Kommunikative Kompetenzin Einzel- und Gruppengesprächen, Verhandlungen,Präsentationen
• Kooperationsbereitschaft
• Konfliktlösekompetenz
•usw.
Qualifikation des Projektleiters
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CHANGE HOUSEProjektleiter-Anforderungen:
Welche Qualifikations-Anforderungen sind für meine Projekte besonders wichtig? Welche erfülle ich? Welche muß ich erwerben? Welche weiteren benötige ich?
Projektleiter-Anforderungen: Das der Firma X AG
Persönliche Eigenschaften:
- Konstruktives, zielorientiertes Denken mit Blick für das Ganze - Improvisationstalent- Eigeninitiative - Physische und psychische Belastbarkeit- Selbständigkeit - Toleranz und Aufgeschlossenheit für fremde Kulturen
Führungsfähigkeiten:
- Wille zur Führung - Risikobereitschaft- Verantwortungsbereitschaft - Organisationstalent- Entschlußkraft - Bereitschaft zur Kooperation u. Teamarbeit- Durchsetzungsvermögen - Motivationsfähigkeit- Konfliktfähigkeit - Integrationsfähigkeit
Fachliche Qualifikation:
- Auslandserfahrung und Bewährung als Projektleiter oder zumindest in mehreren Schlüsselfunktionen von Auslandsprojekten- Fachlicher Kenntnis- und Erfahrungsschwerpunkt im speziellen Know-how-Bereich des jeweiligen Projektes- Ausreichende Basiskenntnisse in allen übrigen wesentlichen Fachbereichen des Projektmanagements- Kenntnis und Erfahrung in den Projektmanagement-Methoden einschließlich EDV-Einsatz- Verhandlungsgeschick- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift und möglichst auch Grundkenntnisse der jeweiligen Landessprache
Quelle: Mannesmann Anlagenbau
Beispiel
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CHANGE HOUSEFührungsinstrumente im Projektmanagement
Ganzheitliche, phasengerechte Führung
Gruppenmoderation
Kreativitäts- und Problemlösetechniken
Konfliktmanagement in und zwischen Gruppen
Teamführung und Teamentwicklung
Führung ohne formale Autorität (Influencing)
Führung nach oben
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CHANGE HOUSEKlärung der Rolle des...
... Projektteam -mitarbeiters
Aufgaben
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Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
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Verantwortung
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Kompetenz i. S. von Qualifikation
• Fachkompetenz
• Managementkompetenz
• Sozialkompetenz
• Persönliche Kompetenz
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CHANGE HOUSEQualifikation des Projektteammitarbeiters
Managementkompetenz
Fachkompetenz Sozialkompetenz
PersönlicheKompetenz
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www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation Folie 31
CHANGE HOUSEKlare Projektorganisation durch Klärung der Rolle des...
... Auftraggebers
Aufgaben
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Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
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Verantwortung
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Kompetenz i. S. von Qualifikation
• Fachkompetenz
• Managementkompetenz
• Sozialkompetenz
• Persönliche Kompetenz
www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation Folie 32
CHANGE HOUSEKlare Projektorganisation durch Klärung der Rolle des...
... Linienvor-gesetzten
Aufgaben
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•
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Kompetenz i. S. von Befugnissen/Rechten
•
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•
Verantwortung
•
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Kompetenz i. S. von Qualifikation
• Fachkompetenz
• Managementkompetenz
• Sozialkompetenz
• Persönliche Kompetenz
CHANGE HOUSE
BeispielProjekthandbuch
Team Projekthandbuch
www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation Folie 34
CHANGE HOUSEInhaltInhalt
•
Spielregeln / Erfolgsfaktoren / Standards / Aktions plan Projektteam SC Seite 1-3
Teamverhaltensweisen / „Viren und Vitamine der Proj ektarbeit“ Seite 4
Feedback zur Teamsitzung / Methoden des Teamfeedbac ks Seite 5
Projektdefinition /Phasen eines erfolgreichen Proje ktmanagements Seite 6
Projektplan / Checkliste Seite 5
Klärung der Ausgangslage / Aufgaben u. Umfeldanalys e Seite 7
Erarbeitung der Projektziele / Richtschnur für die Zieldefinition Seite 8
Projektstruktur erarbeiten: der Projektstrukturplan (PSP) Seite 9-10
Erfolgs-und Misserfolgsfaktoren / Projektbeschluss herbeiführen Seite 11-12
Durchführungsplanung / Matrix / Informationsflussma trix Seite 13-14
Projektsteuerung und Kontrolle (Termine/Qualität/Ko sten) Seite 15
Änderungsmanagement / Änderungswünsche / “Crash-Fal l“ Seite 16
Projektabschluss Seite 17
Gefahren der Teamarbeit. Warum Teamarbeit scheitern kann Anlage
CHANGE HOUSE
1
Team-Spielregeln•Zusagen werden eingehalten (Termine – über Outlook)
•Nichts (Vertrauliches) verlässt den Raum
•Spontaneität und Offenheit vor
Höflichkeit und Taktik•Wir müssen uns nicht immer einig werden
•Abstellen von Störungen hat Vorrang
•Gemeinsame Verantwortungsübernahme für das Projektergebnis
Erfolgsfaktoren für Teamprojekte
•Offizielle Projektdefinition/Auftragsklärung
•Spielregeln einhalten
•mit neuen Projekten weitermachen, aber weniger Projekte gleichzeitig
•regelmäßige (jährliche) Schulungen
•Zeit lassen für Projektphasen A/B (Planung)/ Priorisieren/Abschluss
•Werkzeuge/Tools auch wirklich benutzen
•Sponsorgroup muss regelmäßig Status einholen
•Kompetenz (Gestaltungsspielraum) wirklich dem Projektleiter übertragen
www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation Folie 36
CHANGE HOUSETeamstandards – Was ist für uns wichtigTeamstandards – Was ist für uns wichtig
Unsere WerteUnsere Werte Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit, Offenheit, guter Team geist. Vertrauen in die (Kompetenz) der Teammitglieder, kameradschaftliches Verhalten
Unsere Verhaltensweisen
Unsere Verhaltensweisen
Zielorientiert, realistische Ziele u. Aufgabenstell ungen, andere Meinungen akzeptieren, gut zuhören, andere ausreden lassen, i nformieren und unterstützen, gemeinsame Verantwortungs-Übernahme, Teilnehmer sind gleichberechtigt
Was uns irritiertWas uns irritiert Mehrfachaufgabe von gleichen Aktivitäten, zu viele Aufgaben gleichzeitig, Projekte werden nicht abgeschlossen, Absprachen nic ht eingehalten,Gelerntes nicht gelebt, 2 Chef-Syndrom, Zeitplanung fremdbestimmt,Arbeitsplatzsicherheit gefährdet
Umgang mit sensiblen Dingen
Umgang mit sensiblen Dingen
Diskretion, 4-Augengespräche, keine vertraulichen I nfos aus der Gruppetragen, Vertrauensvoll, nur Abgesprochenes geht nac h draußen
Wie /wann wir Feedback geben
Wie /wann wir Feedback geben
Nach jeder Sitzung, guten / Schlechten oder abgesch lossenen Aufgaben,Pro-aktive Infos geben, Projektleiter sind für form elle / Teammitglieder für informelle Infos verantwortlich
Wie wir mit Problemen/Konflikten umgehen
Wie wir mit Problemen/Konflikten umgehen
Situationsabhängig, 4-Augengespräch, nach Konflikte n offene Aussprache(1 Tag später), Sachlichkeit erhalten, Konflikte de -eskalieren, Risikoanalyse
Wie wir mit Misserfolgumgehen
Wie wir mit Misserfolgumgehen
Keine Schuldzuweisungen, analysieren/lernen/belehre n, offene DiskussionAussprache, durch Risikoanalyse Fehler vermeiden, r echtzeitige Info an Sponsor-Group mit Anbieten von Alternativen
Wie wir Fortschrittim Team feststellen
Wie wir Fortschrittim Team feststellen
Wenig Kundenbeanstandungen, planvolles Arbeiten, ve rbesserter Umgangmiteinander, TQK innerhalb des Rahmens, Teamfeedbac k nach Sitzungen,kleine Erfolge feiern, Zufriedenheit mit der Arbeit 2
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CHANGE HOUSEProjektmanagement - Literatur / 1
Balzer, Harald (1998): „Den Erfolg im Visier: Unter nehmenserfolg durch Multi-Projekt-Management“, Stuttgart. 1998. (S. 23 – 50)
Bernecker, Michael, Eckrich, Klaus (Hrsg,), „Handbu ch Projektmanagement“. München. Wien 2003.
Billows, Dick: „Managing Complex Projects“. Denver. 2 001.
Bohnic, Thomas: Grundlagen des Projektmanagements, Methoden, Techniken und Tools für Projektleiter,.Offenbach 2010.
Bohinc Tomas: Führung im Projekt. Springer Gabler, B erlin/Heidelberg 2012
Corsten, Hans; Corsten Hilde, Gössinger Ralf: „Projek tmanagement.Einführung“. Oldenbourg, 2. Auflage 2008
Davison, S. C.; Ward, K.: „Leading International Te ams“. Cambridge. 1999.
de Marco, T.: „The Deadline. A Novel About Project Man agement“. Dorset House. 1997.
DIN (1987): DIN 69901: „Projektwirtschaft; Projektm anagement“. Begriffe, Berlin. 1987.
Gartner, Peggy: „Projektmanagement; A guide to the Pr oject Management Body of Knowledge“. Berlin. 2000
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CHANGE HOUSEProjektmanagement - Literatur / 2
Gassmann, Oliver (2001): „Quantensprünge in der Ent wicklung erfolgreich managen: High-Risk-Projekte“, Berlin, Heidelberg, New York, Barcelona, Hongkong, London, Mailand, Paris. 2001.
Heimbold, Roman (2005): Endlich im grünen Bereich! Projektmanagement für jedermann. Mitp-Verlag(Süddeutscher Verlag).
Hinz, Olaf (2009): Sicher durch den Sturm. So halte n Sie als Projektmanager den Kurs. Zürich 2009
Huber, Andreas, Beate Kuhnt, Markus Diener: Projek tmanagement. Erfolgreicher Umgang mit Soft Factors. vdf, Zürich 2011
Jantzen-Homp, Dietgard (2000): „Projektportfolio-Ma nagement: Mulitprojektarbeit im Unternehmenswandel“. Wiesbaden. Diss., 2000.
Lindenberg, Frank (1999): „Die große Lösung - MPM im Konzern“, in Balzer, Harald (Hrsg.), „Den Erfolg im Visier: Unternehmenserfolg durch Multiprojektman agement“. Stuttgart. 1998. S. 95-104
Lomnitz, Gero (2001): „Handbuch Projektmanagement: Projekte planen, vernetzen und steuern“. Landsberg/Lech. 2001.
Madauss, Bernd (2000): „Handbuch Projektmanagement: mit Handlungsanleitungen für Industriebetriebe, Unternehmensberater und Behörden “. 6. Auflage, Stuttgart. 2000.
www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projektorganisation Folie 39
CHANGE HOUSEProjektmanagement - Literatur /3
Olfert, K.: Kompakt-Training Projektmanagement, Lud wigshafen, 5. Auflage 2007
Reuter, Mark : Psychologie im Projektmanagement. Ei ne Einführung für Projektmanager und Teams. Publicis, Erlangen 2011
Prrzybilla, A.: Projektfinazierungen im Rahmen des R isikomanagements von Projekten, Bremen 2008.
RKW: Projektmanagement Fachmann, Band 1, RKW-Nr. 11 20, Eschborn 1999 Tumuscheit, Klaus (1998): „Überleben im Projekt: 10 Projektfallen und wie man sie umschifft“. Zürich. 1998.
Schreckeneder, Berta C. : Projektführung für Profis . Widersprüche und Unterschiede managen –Führung bewusst gestalten – Stärke gewinnen. Hanser, München 2011
Steinbuch, Pitter: „Projektorganisation und Projektmanagement“. 11. Au flage, Ludwigshafen. 2000.
Wegmann, C.; Winklbauer, H.: Projektmanagement für Unternehmensberatungen, Bonn 2006
Witschi, Urs: „Projektmanagement: Der Leitfaden zu Teamführung un d Methodik“. 4. Auflage, Zürich. 1996.
Roman Heimbold