MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES · Organización y Funciones a la Estructura Orgánica aprobada en Sesión de Di-rectorio Nº 08 de fecha 29-04-2004, teniendo como punto de partida

Manual de Organización y Funciones

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

NOVIEMBRE 2004


INTRODUCCIÓN

El Manual de Organización y Funciones de la Empresa Municipal de Agua

Potable y Alcantarillado "Virgen de Guadalupe del Sur" S.A., es un documento

normativo que da los lineamientos sobre los cuales se desarrolla la organización

y las interrelaciones de todas las Áreas de la Empresa.

El Manual de Organización y Funciones se ha elaborado en concordancia

con los Estatutos de la Empresa, la Ley General de la Superintendencia Nacional

de Saneamiento, la Ley General de Servicios de Saneamiento y su reglamenta-

ción; así como de las normas relativas a la calidad de agua.

Considera la Estructura Orgánica, las funciones generales, las funciones

específicas y las líneas de autoridad y responsabilidad, que se deben tener en

cuenta para ejecutar las labores y coordinaciones en forma óptima y eficiente en

toda la Empresa; con el propósito de brindar un servicio de calidad a los clien-

tes.

Este documento constituye la actualización y adecuación del Manual de

Organización y Funciones a la Estructura Orgánica aprobada en Sesión de Di-

rectorio Nº 08 de fecha 29-04-2004, teniendo como punto de partida el MOF que

se encontraba vigente desde el 16-03-99.

El presente Manual de Organización y Funciones – MOF, ha sido elabora-

do considerando la adecuación a la Resolución Viceministerial Nº 001-2008-

VIVIENDA-VMCS del 25 de febrero del 2008 que establece la obligatoriedad de

implementar en las Entidades Prestadoras de Servicio de Agua y Saneamiento, el

enfoque de Gestión Social Empresarial (ex Gestión Político Social), que incluye

las áreas de Imagen Institucional, Comunicación, Relaciones Públicas y Educa-

ción Sanitaria como una oficina dependiente de la gerencia general como órgano

de asesoramiento. Así también, la aplicación de la igualdad y equidad en género.

El uso de la categoría género se refiere a las diferencias entre las construcciones


sociales y culturales entre varones y mujeres, distinguiéndose del sexo. Expre-

sado de otra manera, la categoría sexo se refiere a lo biológico y género a la

construcción de los roles sociales y culturales.

La equidad de género, se establece como la igualdad de oportunidades de

trabajadores varones y mujeres en el desempeño laboral, perfeccionamiento pro-

fesional y dirección empresarial, que contribuirán a establecer un modelo de de-

sarrollo empresarial sostenible y de calidad.

Principios prácticos para la implementación del enfoque de Género en

Agua y Saneamiento Local. La EPS, para alcanzar el objetivo de posicionar géne-

ro de manera transversal en todo su accionar interno y externo, tiene como base

los siguientes principios fundamentales:

1. La inclusión del concepto y su desarrollo dentro de la empresa.

2. La promoción del acceso seguro al agua potable y desagüe, tanto para hom-

bres como para mujeres, como parte integral de la diferencia en la gestión de

los servicios.

3. La distribución equitativa de responsabilidades, cargas y beneficios entre mu-

jeres y hombres lo mismo que en su participación como iguales en los proce-

sos de diálogo y toma de decisiones que se adelantan para el desarrollo y ges-

tión de servicios de agua potable y desagüe sostenibles.

4. Integrarse al trabajo colectivo que vienen desarrollando redes de género, lo

cual puede ayudar a fortalecer los objetivos de posicionamiento de género de

manera transversal.

Este manual fue aprobado, en Directorio sesión No 23 de fecha 05 de octubre del

2,009 y su modificación deberá efectuarse en el mismo nivel.


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

1.- FINALIDAD DEL MANUAL

2.- BASE LEGAL

3.- APROBACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACION

4.- OBJETIVOS DE LA EMPRESA

5.-FUNCIONES DE LA EMPRESA

6.- ESTRUCTURA ORGÁNICA

7.-LINEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION

8.- FUNCIONES GENERALES

- JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

- DIRECTORIO

- GERENCIA GENERAL

- OFICINA DE CONTROL INTERNO

- OFICINA DE ASESORÍA LEGAL

- OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

- OFICINA DE INFORMATICA

- DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

1 Contabilidad

2 Tesorería

3 Recursos Humanos

4 Logística


- DEPARTAMENTO COMERCIAL

1 Facturación

2 Cobranzas

3 Catastro Comercial

4 Comercialización

- DEPARTAMENTO OPERACIONAL

1 Obras y Proyectos

2 Distribución y Mantenimiento

3 Operación y Producción

4 Control de Calidad


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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. FINALIDAD DEL MANUAL

El presente Manual de Organización y Funciones tiene como finalidad des-

cribir la Estructura Orgánica de la EMPRESA, los Objetivos y las Funciones

Generales de cada Unidad Orgánica de acuerdo al Organigrama Vigente.

2. BASE LEGAL DEL MANUAL

- Ley 24948 Ley de Actividad Empresarial del Estado.

- Ley 23853 Ley Orgánica de Municipalidades.

- Ley 26638 Ley General de Saneamiento y su Reglamento

- Ley General de Sociedades Nº 26887

3. APROBACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

a) APROBACIÓN

De acuerdo a los dispositivos legales vigentes, expresados en el Estatuto

de la Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado, es atribución

del Directorio aprobar los manuales internos que rijan las actividades de

la Empresa en general.

b) DIVULGACIÓN

La divulgación de este documento normativo estará a cargo de la Geren-

cia General a través del Area de Recursos Humanos.

c) ACTUALIZACIÓN

El Manual de Organización y Funciones, como instrumento de gestión

será actualizado y perfeccionado constantemente por la Oficina de Plani-

ficación y Presupuesto, según se efectúen cambios en la estructura y/o

en las funciones de las diferentes Unidades, por el hecho de desenvolver-

se en un ambiente dinámico, motivado por el crecimiento de la Empresa.

la actualización también será hecha a propuesta de las Áreas de la Em-

presa y/o la Gerencia General, con la opinión técnico-legal de la Oficina

de Planificación y Presupuesto y la Oficina de Asesoría Legal.


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4. OBJETIVOS:

Son objetivos de la EMPRESA:

Brindar servicios de Saneamiento en calidad y cantidad adecuados a la

población de las ciudades bajo su jurisdicción.

5. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES

Las Funciones y Atribuciones de la EMPRESA, son las siguientes:

a) Realizar el planeamiento hasta el nivel de los programas de los servicios

de agua potable y alcantarillado dentro de la jurisdicción en el corto y

largo plazo.

b) Lograr el financiamiento para sus inversiones en activos fijos y capital de

trabajo.

c) Practicar peritajes, proyectos y ejecutar las obras de instalación y am-

pliación de servicios en las áreas geográficas de su competencia.

d) Brindar asesoramiento y asistencia técnica a las personas y grupos or-

ganizados para la instalación y/o ampliación de los servicios.

e) Supervisar y evaluar la instalación de servicios financiados por el Estado

u otros organismos.

f) Celebrar los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de sus

objetivos en el corto y largo plazo.

g) Operar y controlar los bienes y/o recursos que intervienen en la presta-

ción de los servicios, así como realizar un efectivo mantenimiento de las

estructuras, maquinarias y equipo.

h) Otras funciones que son compatibles con las funciones y fines de la em-

presa.

6. ESTRUCTURA ORGANICA Y NIVELES DE AUTORIDAD

ESTRUCTURA ORGANICA

La Empresa de Municipal de Agua Potable y Alcantarillado “Virgen de Gua-

dalupe del Sur” S.A., para el cumplimiento de sus fines cuenta con la si-

guiente Estructura Orgánica.

- Junta General de Accionistas


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- Directorio

Oficina de Control Interno

- Gerencia General

Oficina de Asesoría Legal

Oficina de Planificación y Presupuesto

Oficina de Informática

Secretaría

- Departamento Administración

Área de Contabilidad

Área de Tesorería

Área de Recursos Humanos

Área de Logística

- Departamento Comercial

Área de Facturación

Área de Cobranza

Área de Catastro Comercial

Área de Comercialización

- Departamento Operacional

Área de Obras y Proyectos

Área de Distribución y Mantenimiento

Área de Operación y Producción

Área de Control de Calidad

7. LINEA DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINCACIÓN:

a) AUTORIDAD

De acuerdo a la estructura orgánica de la empresa la autoridad fluye de

arriba hacia abajo, el Gerente General depende del Directorio, teniendo el

Gerente General autoridad directa e inmediata sobre los Jefes de Depar-

tamento y los Jefes de Oficina, e indirectamente sobre los Jefes de Área y

personal que labora en las unidades integrantes.


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Cada Jefe de Departamento tiene a su vez autoridad directa e inmediata

sobre los Jefes de Área y personal dependiente de éste.

La autoridad fluye bajo el principio de unidad de mando que establece

que cada trabajador es responsable de sus funciones ante una sola auto-

ridad.

La autoridad puede delegarse mediante documento expreso, establecien-

do claramente el grado de autoridad delegada, cuando las necesidades

del servicio lo requieran y de acuerdo con las limitaciones del recurso

humano. La autoridad se delegará funcionalmente en los casos de vaca-

ciones o licencias, los reemplazos de los puestos de trabajo se efectuarán

con personal del mismo nivel o de los niveles inmediatos superior o infe-

rior.

b) RESPONSABILIDAD

La responsabilidad es indelegable. La asignación de responsabilidad va

acompañada de la delegación de autoridad suficiente, así como de los re-

cursos necesarios para desempeñarla; es así, que la línea de mando (de

arriba hacia abajo) se convierte en línea de responsabilidad (de abajo

hacia arriba) hacia el jefe inmediato superior, ante el hecho implícito de

que cada trabajador debe responder por el logro de los objetivos y fun-

ciones asignadas.

El Gerente General, es responsable del desempeño de las funciones de

todos los Departamentos de la Empresa y del cumplimiento de las metas

y objetivos trazados. A su vez, cada Jefe de Departamento y Jefe de Área

es responsable de los objetivos y funciones propias de su unidad, siendo

al mismo tiempo cada trabajador responsable de las labores propias de

su cargo, de conformidad con las funciones que le han sido señaladas.

c) COORDINACIÓN

Con la finalidad de alcanzar el objetivo común y facilitar el trabajo en

equipo, se constituye la Gerencia General en una unidad integradora y

dinámica que armoniza los Departamentos y Áreas, relacionándolos fun-

cionalmente respetando los principios administrativos y principios del

control en todos los niveles.


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Asimismo, la Gerencia General debe mantener vínculos de coordinación

con diversas instituciones gubernamentales, organismos públicos des-

centralizados, gobiernos locales y regionales, entidades del sector priva-

do, entre otros.

d) RELACIONES INTER-INSTITUCIONALES

Las Relaciones Inter-Institucionales más frecuentes son las siguientes:

a) Con el Concejo Provincial y/o Distrital, en relación a la cobertura y

demanda del servicio de acuerdo a las necesidades de la Población y

ordenamiento urbano.

b) Con el Gobierno Regional, con la Dirección Regional se Salud en los

aspectos de saneamiento ambiental, con la Dirección Regional de Vi-

vienda.

c) Con la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento - SU-

NASS como ente normativo y de capacitación en aspectos de sanea-

miento a nivel nacional y con la Dirección Nacional de Saneamiento.

d) Con las Entidades Financieras Públicas, Nacionales y Extranjeras,

para la concertación de créditos que permitan el financiamiento de

las inversiones de la Empresa a corto y largo plazo.

e) Con Proveedores Nacionales y Extranjeros, para el abastecimiento y

funcionamiento de equipos y materiales de la Empresa, dando prefe-

rencia siempre a la Industria Nacional.

f) Con los Usuarios Privados y Públicos, para cubrir sus demandas de

servicios.


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FUNCIONES GENERALES

En esta sección se definirán las funciones generales de las unidades orgánicas

considerando:

NOMBRE DE LA UNIDAD ORGÁNICA:

Consigna la denominación de la unidad orgánica para la cual se están formu-

lando las funciones generales.

1. NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA:

Considera la naturaleza de la unidad orgánica descrita, indicando si es de

línea, apoyo, asesoramiento, control, etc., asimismo, su dependencia directa.

2. ORGANIZACIÓN:

Detalla la estructura orgánica, señalando las unidades internas que la con-

forman.

3. OBJETIVO:

Establece con claridad y precisión el fin o los fines que se tienen previstos

con la existencia de la unidad.

4. FUNCIONES GENERALES:

Describe todas las funciones a nivel de unidad orgánica. Por principio, estas

funciones son las mismas que están consignadas en el Reglamento de Orga-

nización y Funciones de la Empresa.


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JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGÁNICA

Es la máxima autoridad administrativa y de dirección de la empresa.

ORGANIZACIÓN

Está integrada por tres representantes de las municipalidades que conforman la

empresa, elegidos por acuerdo de concejo y refrendado por resolución de la al-

caldía correspondiente.

OBJETIVO

Representar a las Municipalidades Provinciales y Distritales socias en las Juntas

Ordinarias o Extraordinarias de Accionistas, siendo un órgano exclusivamente

deliberativo, los representantes están impedidos de actuar directamente en la

gestión empresarial, sólo podrán tomar decisiones plasmadas en acuerdos cuan-

do estén legalmente reunidos.

FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL ORDINARIA

1. Aprobar o desaprobar la Memoria, los Estados Financieros y la Gestión So-

cial.

2. Acordar, luego de cubrir las necesidades de la empresa, las inversiones pre-

vistas y cuando procediera, la distribución de utilidades en función de los

aportes realizados, el pago de dividendos y la creación de fondos especiales

de acuerdo al Plan Maestro aprobado por el Directorio y previa opinión de la

Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento.

3. Elegir regularmente a los miembros del Directorio y al Presidente.

FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA

1. La modificación parcial o total del Estatuto Social, contando con la opinión

favorable de la Superintendencia Nacional.

2. Elegir y remover los miembros del Directorio.

3. Transformar, fusionar, disolver y liquidar la sociedad contando con la auto-

rización previa de la Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamien-

to.

4. Determinar las tarifas y el aumento de las mismas de acuerdo a lo señalado

en el Titulo V de la Ley General de Servicios de Saneamiento y en el Titulo

IV de su Reglamento.


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5. Aumentar o reducir el capital social, así como autorizar la emisión do obli-

gaciones, debiendo comunicar este hecho a la Superintendencia Nacional

de Servicios de Saneamiento.

6. Determinar la transferencia y/o adjudicaciones de bienes que integran el

activo no negociable de la sociedad.

7. Disponer investigaciones, auditorias y balances. La contratación de audito-

res externos se hará previa autorización de la Contraloría General de la Re-

pública, en concordancia con las normas legales correspondientes en virtud

a lo previsto por los Arts.140 y 18° de la Resolución de Contraloría Nº162-

93-CG.

8. Declarar en reorganización la empresa de acuerdo a las normas legales co-

rrespondientes.

9. Resolver las cuestiones que le someta el Directorio, así como aquellas en las

que resulte comprometido algún interés de la sociedad.

10. Tratar temas correspondientes a la Junta General Ordinaria de Accionistas

que no se concluyeran en dicha sesión, siempre que se hubieran indicado

en el aviso de convocatoria y existiera el quórum fijado en el Estatuto.


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DIRECTORIO


Es el órgano que ejerce la representación, dirección y administración de la em-

presa, dependiendo funcionalmente de la Junta General de Accionistas.

ORGANIZACIÓN

Está constituido por cuatro miembros nombrados por la Junta General de Ac-

cionistas de acuerdo al Estatuto de la empresa.

OBJETIVO

El Directorio es el órgano responsable de la dirección de la empresa exceptuán-

dosele únicamente las funciones reservadas, por la Ley General de Sociedades o

por el Estatuto, a la Junta General de Accionistas. Los directores no ejercen fun-

ciones ejecutivas, sus decisiones son validas sólo en reuniones legalmente insta-

ladas.

FUNCIONES ESPECIFICAS

1. Dirigir y administrar la marcha empresarial teniendo como objetivo primor-

dial brindar los servicios en las mejores condiciones de calidad, cantidad,

continuidad y tarifa justa, así como, lograr la viabilidad económica, y la sa-

tisfacción del cliente.

2. Aprobar el Plan Operativo de la Empresa.

3. Proponer el Plan de Inversiones en Estudios, Proyectos y Obras a la Junta

General.

4. Convocar la Junta de Accionistas, sea Ordinaria o Extraordinaria.

5. Nombrar y remover al Gerente General, así como ratificar el nombramiento

y promoción del personal.

6. Evaluar y controlar la gestión del Gerente General.

7. Aceptar la renuncia de los Directores y proveer las vacantes con cargo de

dar cuenta a la próxima Junta General de Accionistas, para que resuelva lo

que considere conveniente.

8. Velar por la formulación, aplicación y actualización de los Planes Maestros

y los Programas de Operación y Mantenimiento, que en cumplimiento de la

normatividad vigente debe formular la sociedad.

9. Velar por el cumplimiento de las normas de salud, protección de los recur-

sos hídricos y del medio ambiente.


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10. Aprobar las políticas y estrategias de la Sociedad.

11. Aprobar los programas y presupuestos de la empresa.

12. Aprobar la convocatoria y otorgar la buena pro de las licitaciones y concur-

sos de acuerdo con los niveles de autorización del gasto.

13. Aprobar la estructura remunerativa de la empresa en función a las normas

legales vigentes.

14. Autorizar las ventas del activo fijo.

15. Autorizar operaciones crediticias y el otorgamiento de garantías y cartas

fianzas a terceros.

16. Escoger o destituir a los auditores internos en coordinación con la Contra-

loría General de la República.

17. Aprobar los contratos de auditoría externa con las empresas consultoras

designadas por la Contraloría General de la República.

18. Las demás facultades que le señale la Ley y los Estatutos.

19. Proponer a la Junta General de Accionistas el aumento ó disminución del

Capital.


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OFICINA DE CONTROL INTERNO


Es el órgano interno de control de la empresa. Depende jerárquica y administra-

tivamente del Directorio y funcionalmente de la Contraloría General de la Re-

pública.

ORGANIZACIÓN

No cuenta con subdivisiones.

OBJETIVO

Es el órgano responsable de evaluar permanentemente el control interno de la

empresa, velando para que todos los elementos de control funcionen adecuada-

mente.

FUNCIONES ESPECIFICAS

1. Elaborar el Plan de Anual de Auditoria Interna proponiéndolo a Contraloría

General de la República para su aprobación.

2. Elaborar tos programas de auditoria de las actividades contenidas en el

Plan Anual, así mismo auditorias especiales solicitadas por el Directorio.

3. Ejecutar las auditorías programadas.

4. Evaluar permanentemente el Plan Anual, recomendando al Directorio la

adecuación del mismo y la realización de auditorías especiales.

5. Presentar informes de las auditorías realizadas indicando las conclusiones

del examen, así como plantear las recomendaciones necesarias a fin de su-

perar las deficiencias encontradas (observaciones).

6. Supervisar la implementación de las recomendaciones aprobadas por el Di-

rectorio y de las decisiones tomadas a partir del análisis de los informes de

auditoría.

7. Evaluar permanentemente el cumplimiento de las normas técnicas de con-

trol y las normas internas aprobadas de los sistemas Administrativos.

8. Desarrollar y establecer métodos y procedimientos de auditoría que faciliten

el cumplimiento de las normas técnicas en ese campo.

9. Asesorar a las diferentes Áreas de la empresa en las aplicación de las nor-

mas técnicas de control.

10. Proponer al Directorio la actualización del Manual de Auditoria Interna.

11. Otras funciones que sean designadas por el Directorio.


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GERENCIA GENERAL


Es el órgano ejecutivo de mayor jerarquía, ejerciendo representación legal y ad-

ministrativa en primera instancia en la empresa, en base a las facultades del

mandato y facultades especiales que le confiere el Directorio.

ORGANIZACIÓN

Está conformada por las unidades orgánicas siguientes:

- Oficina de Planificación y Presupuesto

- Oficina de Asesoría Legal

- Oficina de Informática

- Departamento de Administración

- Departamento Comercial

- Departamento Operacional

OBJETIVO

La Gerencia General tiene como objetivo lograr una administración eficiente y

eficaz de los recursos; obtener logros óptimos promoviendo el desarrollo de las

operaciones realizadas en función a su giro social, así como fomentar y desarro-

llar una alta productividad técnica y administrativa de la institución.

FUNCIONES ESPECIFICAS DEL GERENTE GENERAL

1. Representar a la empresa administrativa, comercial y judicialmente ante

toda clase de autoridades, y ejercer su cargo con las facultades que con-

templa el poder que le otorgue el Directorio.

2. Celebrar los actos y contratos relativos al objeto social y otros que estuvie-

ran dentro de sus facultades o que le fueran delegados por el Directorio.

3. Dirigir las operaciones comerciales, administrativas y operativas de la em-

presa.

4. Organizar el régimen interno de la sociedad, usar el sello de la misma, ex-

pedir la correspondencia que de acuerdo a la política se determine ó delegar

a los niveles correspondientes, cuidar que la contabilidad esté al día, ins-

peccionar los libros, documentos y operaciones de la Sociedad y dictar las

disposiciones para el correcto funcionamiento de la misma.

5. Ordenar pagos y cobros reservados a su nivel, otorgando los comprobantes

correspondientes de acuerdo a ley.


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6. Proponer al Directorio los cuadros de asignación de personal, así como la

escala de remuneraciones.

7. Contratar a los empleados que sea necesarios, fijándoles sueldo, salario,

comisión y labor a efectuar según sea el caso.

8. Proponer al Directorio la promoción del personal de la empresa.

9. Aplicar las sanciones necesarias para preservar la disciplina y ética la-

boral.

10. Dar cuenta en cada sesión del Directorio o de la Junta General de Accionis-

tas, cuando éstos lo soliciten, del estado y marcha empresarial.

11. Elevar al Directorio el proyecto de Presupuesto del ejercicio para su aproba-

ción.

12. Aprobar el Balance General y someterlo a aprobación del Directorio.

13. Supervisar la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo a las nor-

mas legales aplicables.

14. Ejecutar acuerdos y disposiciones del Directorio.

15. Vigilar la correcta aplicación de las normas técnicas y legales que rigen la

prestación de los servicios.

16. Otras funciones que sean designadas por el Directorio.


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ASESORÍA LEGAL


Es un órgano de asesoramiento jurídico que depende jerárquica y funcionalmen-

te de la Gerencia General.

ORGANIZACIÓN


OBJETIVO

Es el órgano responsable de asesorar, proponer, opinar, y pronunciarse en todos

los asuntos legales que sean de su competencia, solicitados por la Gerencia Ge-

neral y/o las áreas de la empresa.

FUNCIONES ESPECIFICAS DEL ASESOR LEGAL

1. Mantener actualizada una Biblioteca Legal, que contenga Dispositivos Lega-

les (Leyes, Decretos, Resoluciones, Directivas, etc.). Jurisprudencia, Libros

de consulta y Estudios realizados sobre diversos aspectos jurídicos, que

guarden relación con el objeto social de la Empresa.

2. Opinar sobre todos los asuntos de su competencia, que le sean solicitados.

3. Interponer o apersonarse a los procesos judiciales y/o administrativos en

los que la empresa sea parte, presentando los recursos ordinarios o extra-

ordinarios que sean necesarios en defensa de los intereses, imagen y patri-

monio de la empresa.

4. Emitir opinión previa, sobre la procedencia legal de cualquier acto de trans-

ferencia, respecto a un bien mueble o inmueble de la empresa.

5. Elaborar contratos y convenios sobre cualquier acto de la vida institucional

de la Empresa que genere derechos y obligaciones.

6. Asesorar a los demás órganos de la Empresa respecto a la adecuada inter-

pretación de los dispositivos legales vigentes.

7. Organizar y mantener un archivo de contratos y convenios suscritos por la

Empresa.

8. Proponer directivas y/o recomendar la promulgación de Dispositivos Lega-

les que permitan el mejor desarrollo y marcha de la Empresa.

9. Opinar respeto a la procedencia de los Recursos Impugnatorios que se pre-

senten contra las Resoluciones emitidas por la Empresa.

10. Formar parte en las Comisiones o Comités en los que se discuta con terce-


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ros algún derecho de la Empresa.

11. Los que le asigne o encargue expresamente la Gerencia General en el marco

de su función.

RESPONSABILIDAD:

1. Por Sistema de Información:

- Sistematizar el flujo de información del asesoramiento que se presta

a las Unidades de lo requieran.

- Sistematizar el flujo de información de las operaciones de la oficina

hacia el Gerente General.

2. Por Control de Costo y Productividad del Trabajo:

- Controlar los costos operativos de su oficina.

3. Por Relaciones:

- Con los Jefes de Departamentos y Áreas.

- Con los Ministerios de Trabajo y de Justicia.

- Con personas naturales o jurídicas, en su condición de usuarios de

la EMPRESA.

4. Por Bienes:

Por los bienes que le sean asignados para el cumplimiento de sus funcio-

nes.

AUTORIDAD:

Efectuar mejoras de métodos y procedimientos de trabajo relacionados a su uni-

dad.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:

1. Instrucción Requerida y Experiencia:

Tener Titulo de Abogado otorgado por Universidad reconocida, con curso

de especialización afín, con dos (2) años de experiencia; o tener Titulo de

Abogado, otorgado por Universidad reconocida, con tres (3) años de expe-

riencia mínima en funciones similares.

2. Condiciones Personales:

- Alta responsabilidad

- Liderazgo y don de mando

- Capacidad para tomar decisiones

- Espíritu creador

- Criterio observador y analítico


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- Disciplinado y metódico

- Habilidad para la asesoría jurídica

- Habilidad para mantener relaciones humanas armoniosas

- Ética profesional y solvencia moral


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PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO


Es un órgano de apoyo que depende jerárquica y funcionalmente de la Gerencia

General.

ORGANIZACIÓN


OBJETIVO

Es el órgano responsable de la orientación de la marcha empresarial hacia el

logro de su misión y objetivos a corto, mediano y largo plazo, en las mejores

condiciones de calidad total y oportunidad para el proceso de toma de decisión.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL JEFE DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

1. Formular y proponer el Plan de Gestión de la Empresa, proyectando las ne-

cesidades físicas, económicas, financieras y organizacionales; controlar y

evaluar el desarrollo de 1os planes de la empresa en coordinación con los

diversos órganos de la misma.

2. Formular planes de desarrollo físico, técnicamente viables.

3. Preparación de estudios para conocer la viabilidad económica- financiera de

la empresa y de sus proyectos.

4. Preparación de estudios de desarrollo institucional y determinación de su

viabilidad administrativa, así como el planeamiento organizacional de la

empresa.

5. Asesorar a la Gerencia General y a las demás jefaturas en formular y refor-

mular planes y programas generales de la empresa con el sustento técnico

requerido, mediante una adecuada identificación de las necesidades, de los

recursos disponibles y establecimiento de políticas, objetivos directivas y

metas.

6. Coordinar con los sistemas involucrados directa o indirectamente con el

sistema de planeamiento empresarial suministrando y recogiendo informa-

ción, promoviendo reuniones y visando, consolidando y ejecutando el plan

de gestión de la empresa.

7. Supervisar y coordinar las actividades del plan de gestión de la empresa.

8. Dirigir la elaboración de los programas y presupuestos de la empresa.

9. Controlar y supervisar el desarrollo de los programas preestablecidos.


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10. Supervisar y coordinar la retroalimentación de los planes, programas y pre-

supuestos en base a las informaciones emitidas por los diversos sistemas

de la empresa y su entorno.

11. Plantear a Gerencia General la programación presupuestal, proponiendo

correctivos a las desviaciones detectadas.

12. Formular y proponer a la Gerencia General herramientas de control de eva-

luación de los programas y presupuesto de la empresa en coordinación con

los demás sistemas empresariales.

13. Coordinar, controlar y apoyar las actividades del programa de desarrollo

organizacional de la empresa.

14. Promover y coordinar la elaboración de estudios tarifarios de la empresa.

15. Establecer y mantener actualizado un sistema de información que per-

mita la toma de decisiones en todo nivel de la organización con la calidad y

oportunidad necesaria para la buena marcha de la empresa.

16. Elaborar y actualizar permanentemente los planes de desarrollo de comuni-

caciones, que permitan su procesamiento automático con el nivel de inte-

gración necesario para el buen funcionamiento de la empresa.

17. Elaborar informes de seguimiento del desarrollo de los programas y aseso-

rar a los órganos del Sistema de Contabilidad y Finanzas para la formula-

ción y control de los planes necesarios.

18. Proponer y opinar sobre las tácticas y estrategias destinadas a desarrollar

las potencialidades financieras de la empresa.

19. Analizar y someter a la aprobación, los planes financieros a corto plazo, así

como las políticas de utilización de los recursos financieros.

20. Consolidar y proponer los presupuestos en coordinación con los demás

sistemas de la empresa; así como proponer transferencias y/o amplia-

ciones presupuestarias.

21. Evaluar y supervisar la ejecución presupuestaria de la empresa.

22. Mantener un archivo sobre la información relativa a los proyectos en ejecu-

ción.

23. Mantener una biblioteca básica sobre ejecución y evaluación de proyectos.

24. Otras que encargue el Gerente General.

RESPONSABILIDAD:

1. Por Sistema de Información.

Sistematizar los flujos y mecanismos de información hacia la Gerencia

General y los flujos de información descendentes conteniendo órdenes y/o


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resultados de decisiones tomadas al personal por la Gerencia.

2. Por Productividad de Trabajo:

Utilizar los instrumentos administrativos para controlar la racionalización

de los recursos y actividades de la Gerencia.

3. Por Relaciones:

- Con todas las unidades orgánicas de la empresa

- Con representantes de entidades públicas y privadas

- Con representantes del Gobierno Central

AUTORIDAD:

Para efectuar mejoras de métodos y procedimientos de trabajo relacionados a

sus funciones.


1. Instrucción requerida y experiencia:

Tener Título Profesional o grado académico de Economista, Licenciado en

Administración o Ingeniero otorgado por universidad reconocida, ser cole-

giado y especialista en planificación con 03 años de experiencia mínima

en puestos similares.


- Responsabilidad por resultados


- Lealtad y Confidencialidad

- Integridad y Honestidad

- Elevado grado de disciplina

- Amplio conocimiento profesional y científico

- Destreza y habilidad para la toma de decisiones

- Habilidad para aplicar sistemas y procedimientos eficaces

- Habilidad analítica y de resolución de problemas

- Facilidad mental excepcional, agudeza de comprensión

- Comunicación clara y habilidad de colocarse en el lugar del in-

terlocutor

- Ética y moral sólida


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OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL, COMUNICACIÓN

Y EDUCACIÓN SANITARIA



General.

ORGANIZACIÓN


OBJETIVO

Elaborar e implementar el Plan Anual de Relaciones Institucionales, tanto interna

como externamente, y evaluar su ejecución. Proyectar la buena imagen de eficiencia

y eficacia de la Empresa a nivel de la comunidad y de los trabajadores, mantenien-

do informada a la opinión pública de los proyectos y obras para su beneficio, que

esté desarrollando nuestra entidad. Brindar apoyo técnico y producir material ne-

cesario para los programas de comunicación social y educación sanitaria y ambien-

tal y definidos en planes de campaña.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL JEFE DE LA OFICINA DE IMAGEN INSTITU-

CIONAL, COMUNICACIÓN Y EDUCACIÓN SANITARIA

1. Formular y proponer a la Alta Dirección los objetivos, políticas, estrategias,

normas, programas y presupuesto para la ejecución de las actividades a su car-

go.

2. Elaborar, implementar, dirigir y/o ejecutar, coordinar y controlar el Plan Anual

de Relaciones Institucionales, el Programa de Comunicación y el Programa de

Educación Sanitaria y Ambiental y sus correspondientes planes de campaña re-

lacionados con actividades de Imagen Institucional, Comunicación y Educación

Sanitaria y Ambiental, coordinando corporativamente su formulación y ejecu-

ción así como compatibilizándolo e integrándolo con el Plan Operativo Institu-

cional.

3. Formular, proponer e implementar las políticas y estrategias de Imagen Institu-

cional, Comunicación y Educación Sanitaria y Ambiental de la EPS.

4. Dirigir y controlar los programas y actividades de información y comunicación

internas y externas en concordancia con las políticas de comunicaciones esta-

blecidas.


21

5. Dirigir y controlar las relaciones en los niveles pertinentes con los medios de

comunicación masivos y especializados, así como con entidades y/o empresas

del Sector publico y privado cuyas actividades estén vinculadas con la EPS.

6. Dirigir y controlar el desarrollo de las ceremonias y actividades protocolares.

7. Coordinar las actividades de comunicación social relacionadas con la promo-

ción de la imagen de la Empresa.

8. Planear, dirigir, coordinar y controlar el programa y las actividades de Educa-

ción Sanitaria y ambiental al interior de la empresa y con la comunidad en ple-

no.

9. Dirigir, coordinar y controlar los eventos culturales, cívicos, sociales, deporti-

vos, reuniones de trabajo, congresos, inauguración de obras y otros.

10. Revisar los resúmenes de las notas de prensa y comunicaciones que se prepa-

ran para la Alta Dirección y proponer las acciones que corresponda para res-

guardar y desarrollar la buena imagen institucional.

11. Organizar conferencias de prensa que disponga la Gerencia General.

12. Asesorar y asistir directamente al Gerente General, Presidente del Directorio y

al Presidente de la Junta General de Accionistas en los aspectos de comunica-

ciones, relaciones públicas y asuntos protocolares cumpliendo con las comisio-

nes y representaciones que se le encargue.

13. Proponer, desarrollar e implementar acciones de comunicación y educación sa-

nitaria y ambiental que apoyen a, o sean requeridas en coordinación con la Ge-

rencia Operacional y Comercial.

14. Establecer normas, procedimientos y criterios técnicos innovadores para el de-

sarrollo de los procesos y cumplimiento de las actividades en las áreas de su

competencia.

15. Evaluar en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto el Plan

Operativo Institucional y Plan de Relaciones Institucionales con sus correspon-

dientes Programas de Comunicación y Programa de Educación Sanitaria y Am-

biental.

16. Otras funciones que le asigne la Gerencia General de la Empresa.

LÍNEA DE AUTORIDAD:

Depende de la Gerencia General. No ejerce supervisión.


22



Título Profesional o grado académico en Ciencias de la Comunicación So-

cial, Periodismo y/o Relaciones Industriales, con 03 años de experiencia

mínima en puestos similares.




- Lealtad y Confidencialidad

- Integridad y Honestidad




- Habilidad para aplicar sistemas y procedimientos eficaces



terlocutor



23

INFORMÁTICA



General a quien reporta sus actividades.

ORGANIZACIÓN


OBJETIVO

Analizar, diseñar, programar e implementar el Sistema de Información Gerencial,

con el fin de lograr el establecimiento de proceso computarizado de datos para la

toma de decisiones a nivel empresarial.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL JEFE DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA:

1. Formular y proponer a la Gerencia General:

a) Objetivos, metas, políticas y estrategias de implantación del sistema

de Información Gerencial de la Empresa.

b) Los planes, programas y acciones que permitan la adecuada ejecución

del sistema de Información Gerencial de la Empresa.

2. Planear, coordinar, ejecutar y evaluar el desarrollo de implantación del sis-

tema de Información Gerencial de la Empresa.

3. Administrar el uso eficiente de la Red y en general de los recursos de Hard-

ware y Software que utilice la Empresa.

4. Proporcionar a los usuarios el apoyo constante de los servicios de informa-

ción, a fin de agilizar los resultados y obtener su activa participación.

5. Coordinar, analizar y determinar las necesidades de la información automa-

tizada de las diferentes áreas de la Empresa.

6. Efectuar las acciones que permitan la implantación de nuevas tecnologías

en el campo de la informática automatización de oficina.

7. Formular, proponer, coordinar y ejecutar las normas y procedimientos so-

bre informática de aplicación en la Empresa.

8. Formular, proponer y ejecutar los estudios de factibilidad técnico–

económicos para el desarrollo de aplicaciones de procesamiento de informa-

ción.

9. Establecer los mecanismos de control y seguridad de la información, pro-

tección de la Red, base de datos, copias y documentación de la información


24

procesada.

10. Promover y ejecutar actividades de capacitación y adiestramiento de perso-

nal en el campo de la informática.

11. Realizar otras funciones propias de su competencia que le sean asignadas

por la Gerencia General.

RESPONSABILIDAD:


Sistematizar el flujo de información de las áreas funcionales de la Empre-

sa para la toma de decisiones a nivel empresarial.

2. Por Productividad de Trabajo:

Racionalizar las actividades de su unidad a fin de aumentar su producti-

vidad.

AUTORIDAD:

- Efectuar mejorar de métodos y procedimientos de trabajo previa coordina-

ción con la Gerencia General.



Tener título profesional de Ingeniero de Sistemas otorgado por Universidad

reconocida, con una experiencia mínima de dos (2) años en puesto similar

o tener grado de Bachiller en computación e informática por Universidad

reconocida con una experiencia mínima de dos (2) años en funciones simi-

lares.


- Alta responsabilidad.



- Capacidad para dirigir personal

- Habilidad para la asesoría técnica-científica

- Habilidad para la aplicación de sistemas y métodos eficaces.

- Espíritu creador.

- Criterio observador y analítico.

- Habilidad para mantener buenas relaciones humanas.


25

- Disciplinado y metódico.

- Ética profesional y solvencia moral.


26

SECRETARIA


Es un órgano de apoyo que depende de la Gerencia General

ORGANIZACIÓN

No tiene subdivisiones.

OBJETIVO

Desarrollar labores de secretaría y tareas afines.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL

1. Apoyar a la Gerencia General en las actividades administrativas de su com-

petencia.

2. Transmitir las decisiones de Gerencia General a los órganos de la Empresa,

mediante memorandums, resoluciones, circulares y otros, así como al exte-

rior con los documentos respectivos.

3. Organizar y mantener actualizada la agenda de compromisos de la Gerencia

General.

4. Coordinar las actividades de comunicación social relacionadas con la pro-

moción de la imagen positiva de la Empresa.

5. Coordinar y atender eventos culturales, cívicos, sociales, deportivos, reu-

niones de trabajo, congresos, inauguración de obras y otros.

6. Formular citaciones escritas a los Directores y darles trámite.

7. Preparar y distribuir con la debida anticipación la agenda de las reuniones

del Directorio.

8. Mantener el archivo documentario de la Junta de Accionistas, Directorio y

Gerencia General.

9. Transcribir las actas de las reuniones del Directorio y recabar las firmas

autorizadas.

10. Recepcionar y dar trámite a los expedientes dirigidos a la Gerencia General,

preparando el despacho sustentado de los mismos.

11. Organizar, mantener y controlar el material bibliográfico de la Gerencia Ge-

neral.

12. Velar por la seguridad y confidencialidad de los documentos de la Alta Di-

rección.

13. Realizar otras funciones asignadas por la Gerencia General.


27

RESPONSABILIDAD:

1. Por Productividad del Trabajo:

Racionalizar sus recursos y actividades, a fin de disminuir costos y au-

mentar su productividad.

2. Por Relaciones:

- Con todas las Unidades Orgánicas de la Empresa.

- Con el público en general.

3. Por Bienes y/o Equipos:

Por los bienes y equipos que le sean asignados para el cumplimiento de

sus funciones.

AUTORIDAD: No tiene



Tener Título de Secretariado Ejecutivo y/o Bilingüe, otorgado por Centro

Superior de estudios reconocido, con una experiencia mínima de seis (6)

meses en puesto similar; o tener Título de Taquimecanógrafa, otorgado

por centro superior de estudios reconocido, con una experiencia mínima

de un (1) año en funciones similares. Conocimiento del uso de software de

oficina (Procesador de Textos, Hoja de Cálculo)


- Buena presencia.

- Espíritu de colaboración y responsabilidad.

- Trato amable.

- Destreza en la ejecución de trabajos de oficina.

- Confidencialidad.

- Dinámica, metódica y disciplinada.

- Solvencia ética y moral.


28

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN



General, a quien reporta sus actividades.

ORGANIZACIÓN

Está conformada por las unidades orgánicas siguientes:

- Área de Contabilidad

- Área de Tesorería

- Área de Recursos Humanos

- Área de Logística

OBJETIVO

Ejecutar la administración financiera y el registro contable, así como apoyar

administrativamente a todos los órganos de la empresa. Comprende la adminis-

tración de los recursos humanos, la administración de suministros, de los bie-

nes patrimoniales, del transporte y de los servicios generales.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL JEFE DEL DPTO. DE ADMINISTRACIÓN

1. Planear, programar, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades

financieras y administrativas de la empresa.

2. Definir y proponer al Gerente General las normas y políticas que orientarán

las actividades financieras y administrativas, así como los estudios necesa-

rios para mejorar la eficiencia de los servicios prestados.

3. Coordinar, organizar, controlar y dirigir los procesos de Contabilidad y de

Administración de recursos financieros.

4. Supervisar y controlar la preparación de los estados financieros de la em-

presa.

5. Cumplir y hacer cumplir las políticas económicas financieras de acuerdo a

las directivas emanadas de la Gerencia General.

6. Abrir y controlar las cuentas bancarias de la empresa.

7. Coordinar con el Sistema Comercial los contratos de cobranza a través de

los Centros Autorizados.

8. Verificar conjuntamente con las entidades financieras el óptimo uso de los

recursos financieros provenientes de contratos y convenios.

9. Definir y proponer políticas de participación en el mercado de capitales.


29

10. Definir y proponer políticas de traslado de fondos, previniendo la seguridad

de los mismos y de los documentos valorados de la Empresa.

11. Firmar cheques previa verificación de los documentos o expedientes, otor-

gando su visto bueno en señal de conformidad.

12. Planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de apoyo administra-

tivo a toda la empresa en cuanto a la administración de los Recursos

Humanos, Suministros, Bienes Patrimoniales, Transportes y Servicios Ge-

nerales.

13. Proponer las políticas y metas de apoyo administrativo.

14. Implantar planes y programas que tengan como objetivo la optimización de

los recursos humanos y materiales existentes en la empresa.

15. Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la formulación y

aprobación de los planes, programas y presupuestos.

16. Hacer cumplir los dispositivos legales pertinentes a los procesos de com-

pras de materiales y servicios.

17. Controlar el cumplimiento de los contratos de compras.

18. Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la racionalización

administrativa y la automatización de datos de las actividades bajo su res-

ponsabilidad.

19. Cumplir otras funciones que encargue la Gerencia General.

SUPERVISIÓN DIRECTA:

Supervisa a:

- Jefe del Área de Contabilidad

- Jefe del Área de Tesorería

- Jefe del Área de Recursos Humanos

- Jefe del Área de Logística

Reporta: Gerente General

RESPONSABILIDAD:

1. Por Conducción de Personal.

Asesorar, dirigir, asignar tareas, evaluar, motivar y controlar al personal

de su dependencia directa y generar lealtad de los trabajadores hacia la

empresa.


Sistematizar los flujos y mecanismos de información hacia el Gerente Ge-

neral y flujos de información descendente conteniendo órdenes y decisio-


30

nes hacia el personal y jefes de las unidades orgánicas de su dependencia

directa.

3. Por Control de Costos y Productividad del Trabajo:

En base al Presupuesto y Plan Operativo controlar la racionalización de

los recursos y actividades de su área, con el fin de disminuir los costos y

aumentar la productividad.

4. Por Relaciones:

- Con todos los jefes y personal de la empresa

- Con proveedores, representantes de instituciones, empresas públi-

cas y privadas

5. Por Bienes, Fondos y/o Valores:

Por la autorización y/o visado de desembolsos de fondos en su condición de

Jefe de Departamento.

AUTORIDAD:

- Para realizar cambios de procedimientos de trabajo derivados de su fun-

ción.

- Para autorizar gastos y pagos hasta el nivel establecido por o delegación

expresa del Gerente General de la empresa.

- Para cancelar permisos, proponer sanciones a su personal, de conformidad

con las normas y reglamentos pertinentes.

- Para proponer la promoción, incentivo o incremento de remuneraciones del

personal según su productividad.



Tener título de Licenciado en Administración, Contador Público o Ingenie-

ro Industrial o grado académico afín otorgado por universidad reconocida.

Ser colegiado y/o haber realizado curso de especialización en Administra-

ción con una experiencia de 03 años mínimo en funciones gerenciales si-

milares.




- Lealtad y confidencialidad


31

- Integridad y honestidad




- Habilidad para aplicar sistema y procedimientos eficaces


- Facilidad mental excepcional; agudeza de comprensión


terlocutor



32

CONTABILIDAD GENERAL


Es un órgano de línea del Departamento de Administración del que depende

jerárquica y funcionalmente y al que da cuenta de sus actividades.

ORGANIZACIÓN

Asistente Contable

OBJETIVO

Supervisar y controlar el movimiento contable y financiero de la empresa a fin de

brindar la información oportuna y veraz de los estados financieros y económicos

que permitan tomar decisiones a la Alta Dirección.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CONTADOR

1. Proponer y ejecutar las políticas que corresponden al ámbito de su compe-

tencia.

2. Plantear, desarrollar y actualizar los sistemas y procedimientos contables,

coordinando con los órganos de la empresa en lo referente a su adecuado

tratamiento.

3. Centralizar el registro oficial de las operaciones contables; supervisando la

apertura y actualización de los Libros Oficiales de Contabilidad y Registros

Auxiliares respectivos, manteniéndolos al día.

4. Desarrollar las actividades necesarias para la formulación de los Estados

Financieros de la EPS tanto históricos como ajustados.

5. Elaborar los Estados Financieros trimestrales para su presentación, revi-

sión y aprobación al Directorio y Junta de Accionistas.

6. Ejecutar la consolidación, formulación, eva1uación e interpretación de los

Estados Financieros y su información complementaria.

7. Proporcionar la información contable que se requiere para fines internos y

externos.

8. Proporcionar la información de inventarios de existencias.

9. Elaborar y mantener actualizada la información de Activo Fijo (depreciacio-

nes, revaluaciones y ajustes), etc. para los fines empresariales.

10. Controlar y fiscalizar el uso de los bienes y patrimonio de la empresa, ve-

lando porque éstos alcancen una vida útil adecuada.

11. Efectuar el saneamiento legal de los bienes así como mantener actualizados


33

los títulos de propiedad de la Empresa, en coordinación con Asesoría Legal.

12. Informar de las actividades concernientes a la contratación de pólizas de

seguro de los bienes.

13. Efectuar el análisis, evaluación permanente de contabilidad y/o costos de

producción.

14. Mantener un sistema apropiado de costos.

15. Efectuar análisis de costos comparándolos con otros periodos y con costos

de otros órganos de la empresa o de otras empresas.

16. Informar cuando se detecte desvío de costos en relación a patrones conside-

rados normales.

17. Determinar los costos de producción-distribución, comercialización y admi-

nistración.

18. Efectuar y elaborar análisis de tipo económico-financiero (ratios de liquidez,

solvencia, análisis comparativos, etc), elaborar informes y recomendaciones

a la Gerencia General para la toma de decisiones.

19. Elaborar la documentación necesaria para el pago de los impuestos.

20. Elaborar y supervisar la adecuada aplicación del Plan de Cuentas, así como

coordinar con los órganos de la Empresa las regularizaciones y ajustes con-

tables de las operaciones efectuadas.

21. Coordinar con el área de Informática la actualización de equipos y progra-

mas del Sistema de Contabilidad.

22. Coordinar con los órganos de la empresa y con las entidades externas res-

pectivas para efecto del cumplimiento de las normas tributarias y conta-

bles.

23. Otras funciones afines que le asigne la Gerencia General.


Supervisa a:

Asistente de Contabilidad

Reporta: Jefe de Departamento de Administración

RESPONSABILIDAD:

1. Por Conducción de Personal.

Orientar, dirigir, asignar tareas, evaluar, motivar, proponer sanciones,

controlar y delegar autoridad al personal de su dependencia.


34

Por Sistema de Información.

Sistematizar los flujos y mecanismos de información contable hacia el Ge-

rente General a fin de cumplir oportunamente con la Alta Dirección y en-

tes de control gubernamental.

2. Por Control de Costos y Productividad del Trabajo:

Incentivar al trabajador en el cambio de métodos y sistemas de trabajo

que ayuden a relacionar las actividades para disminuir costos y aumentar

la productividad.

3. Por Relaciones:

Con el personal de todas las áreas, en especial con las áreas que remitan in-

formación para el registro y control contable.

4. Por Bienes:

Por lo bienes asignados a su cargo para el desempeño de sus funciones.

Por el adecuado uso de los bienes asignados al Área a su cargo.

AUTORIDAD:

- Para otorgar permisos y proponer sanciones al personal de su Área.

- Para visar y/o firmar documentos valorados hasta el nivel de autorización

otorgado según lo especificado en el Reglamento Interno.



Tener título de Contador Público otorgado por universidad reconocida y

ser colegiado con cursos de actualización permanente con una experiencia

mínima de (02) años en cargo similar; o tener título de Contador Público o

grado académico otorgado por Universidad reconocida, con 03 o 04 años

de experiencia en cargo afín.





- Espíritu creador

- Criterio observador y analítico


- Capacidad para dirigir personal


35

- Habilidad para la asesoría técnico-científica

- Habilidad para aplicación de sistemas y métodos eficaces

- Habilidad para mantener relaciones humanas armoniosas



36

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

UBICACIÓN ORGÁNICA

Área de Contabilidad

OBJETIVO

Registrar de manera confiable y de acuerdo a los principios y normas de Conta-

bilidad las operaciones económicas de la Empresa, realizar el análisis de las

cuentas y trabajo de apoyo en labores contables.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Aperturar, registrar y mantener actualizados los Libros Principales y Auxi-

liares que sean de su competencia.

2. Revisar, procesar y consolidar la documentación contable y sustentatoria

de los órganos de la Empresa ejecutando los enlaces contables en el siste-

ma.

3. Mantener actualizados los registros de cuentas por pagar.

4. Revisar la adecuada aplicación del Plan de Cuentas.

5. Analizar y conciliar los saldos de las cuentas que en el ámbito de su compe-

tencia le sean asignados; proponiendo y ejecutando las regularizaciones y/o

ajustes a que hubiere lugar.

6. Proporcionar los datos, reportes e información complementaria para la for-

mulación de los estados financieros e informes contables respectivos.

7. Mantener un archivo ordenado y completo del acervo documental contable.

8. Desarrollar las acciones necesarias para cumplir con las normas contables

y tributarias.

9. Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe del Área de Contabilidad.


No ejerce supervisión

Reporta: Jefe del Área de Contabilidad

RESPONSABILIDAD:

1. Por Sistema de Información

Sistematizar el flujo de información contable para el procesamiento y aná-

lisis respectivo, de tal manera que sirva para la toma de decisiones.


37

2. Por Productividad en el Trabajo:

Sugerir métodos y procedimientos de trabajo que permitan mejorar el

rendimiento tendientes a aumentar la productividad.

3. Por Relaciones:

Con el personal de todas las áreas de la empresa.

4. Por Bienes:

Por lo bienes asignados a su cargo para el desempeño de sus funciones.

AUTORIDAD:

- No tiene.



Tener título de Instituto Superior Tecnológico autorizado con una expe-

riencia mínima de (02) años en cargo similar.



- Creatividad e iniciativa propia

- Habilidad para el trabajo en equipo


- Capacidad analítica para la interpretación y aplicación de proce-

dimientos y normas

- Capacidad para mantener relaciones humanas armoniosas


- Destreza para la ejecución de trabajos de oficina


38

TESORERÍA


Es un órgano de línea del Departamento de Administración

OBJETIVO

Administrar todos los recursos financieros de la Empresa.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL TESORERO

1. Responsabilizarse por la recepción de recursos financieros y por su custo-

dia.

2. Efectuar el pago de todos los compromisos de la Empresa aprobados por la

Gerencia General.

3. Elaborar los reportes diarios de caja y bancos incluyendo estados de movi-

mientos.

4. Dar conformidad, codificar los documentos a pagar y disponer su procesa-

miento.

5. Preparar cheques, depósitos y transferencias bancarias.

6. Controlar y disponer la reposición de los fondos fijos.

7. Mantener actualizados en riguroso orden cronológico los pagos pendientes.

8. Controlar los ingresos y egresos de fondos financieros a los organismos

descentralizados.

9. Mantener el control, llevar un registro por los valores remitidos o recepcio-

nados por concepto de garantía o finanzas.

10. Elaborar y presentar el flujo de caja y otros informes derivados del movi-

miento de fondos.

11. Efectuar conciliaciones bancarias.

12. Mantener actualizado un archivo de documentos cancelados, valorados y

otros.

13. Las demás funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Administra-

ción en materia de su competencia.



Reporta a: Jefe del Departamento de Administración


39

RESPONSABILIDAD:

- Por Sistema de Información

Sistematizar el flujo de información de las operaciones ejecutadas y en

su área sustentando la documentación mediante informes y canalizar-

los a la Jefatura del Departamento de Administración.

- Por productividad del trabajo

Por mejoras de métodos y sistemas de trabajo y racionalizar procedi-

mientos para aumentar su productividad.

- Por Relaciones

Con el personal de todas las áreas en especial con los que apoyan su

labor, con entidades financieras, entidades de control.

- Por Bienes y/o Valores

1. Por muebles, útiles y documentos asignados a su área.

2. Por fondos y valores de la Empresa en custodia.

AUTORIDAD

Para firmar documentos hasta el nivel de autorización delegada.

ESCPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Instrucción Requerida y Experiencia

Tener Estudios en contabilidad o Administración, en centros Superiores o

Instituto Superior Tecnológico con dos (2) años de experiencia mínima.

2. Condiciones Personales


- Liderazgo


- Espíritu creador

- Criterio observador analítico



- Habilidad para mantener relaciones humanas armoniosas.

- Habilidad profesional y solvencia moral.


40

RECURSOS HUMANOS



OBJETIVO

Administrar eficientemente los recursos humanos de la empresa a fin de mejorar

la productividad de las distintas áreas dentro del marco de las normas laborales

vigentes.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL JEFE DE AREA DE RECURSOS HUMANOS

1. Formular, proponer, ejecutar y controlar el Plan y Presupuesto anual co-

rrespondiente del área.

2. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de selección de

personal, formulando estrategias, políticas, normas y procedimientos que

garanticen la admisión de personal idóneo de acuerdo a las necesidades de

la empresa.

3. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el Desarrollo de Recursos

Humanos en lo relativo a Capacitación, Entrenamiento, Desarrollo de Líne-

as de Carrera, Evaluación de Desempeño y generación y mantenimiento de

Programas Motivacionales, formulando estrategias, políticas, normas y pro-

cedimientos para asegurar el efectivo desarrollo y motivación de los recur-

sos humanos.

4. Formular, proponer e implementar estructuras remunerativas racionales,

equitativas y técnicamente conceptualizadas, así como el Programa de Be-

neficios y Compensaciones Adicionales.

5. Planear, diseñar y administrar la Estructura General de Puestos de la Em-

presa, sobre la base de estudios técnicos de categorización y clasificación

de puestos.

6. Planear, dirigir, organizar, coordinar, controlar y evaluar el proceso de re-

gistro, trámite y control del personal.

7. Planear, evaluar, aprobar y/o gestionar la aprobación e implementar los

movimientos de personal tales como promociones, transferencias, permu-

tas, etc.

8. Administrar la Base de Datos y el Sistema de Información de Recursos

Humanos.

9. Proponer, implementar y ejecutar políticas, normas procedimientos especí-


41

ficos para la adecuada administración y control de personal en concordan-

cia con la política empresarial y los dispositivos legales vigentes.

10. Proveer y administrar los servicios de Bienestar, Asistencia Social y recrea-

ción para la atención de las necesidades del personal en estos aspectos es-

pecíficos.

11. Conducir las Relaciones Laborales tanto a nivel individual como colectivo,

formulando y aplicando estrategias, políticas y normas que permitan un

adecuado equilibrio en la relación Empresa/Trabajador.

12. Proponer y conducir las políticas, estrategias de solución para las negocia-

ciones colectivas.

13. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que garanticen la pro-

tección de los trabajadores, instalaciones, equipos, maquinarias e infraes-

tructura física; así como, la seguridad e higiene ocupacional del personal.

14. Administrar, proponer, aplicar y/o recomendar o disponer la aplicación de

medidas disciplinarias que se puedan derivar por inadecuadas y sanciona-

bles conductas o comportamientos laborales de los trabajadores.

15. Atender y/o resolver quejas, reclamos y/o denuncias individuales y/o co-

lectivas de carácter laboral.

16. Mantener actualizado el soporte de normas legales especializadas en el área

de administración como interpretar, aplicar o consultar la interpretación

y/o aplicación de los dispositivos vigentes en materia de Legislación Labo-

ral.

17. Formular, administrar, mantener actualizado, así como cumplir y hacer

cumplir el Reglamento Interno de Trabajo.

18. Mantener permanentemente informada tanto a la Gerencia General como a

las Jefaturas de Departamentos respecto a los principales indicadores de

gestión que fueren pertinentes o cualquier otra información que correspon-

da al ámbito de su área funcional.

19. Ejecutar los trámites para la admisión y retiro de trabajadores.

20. Elaborar los contratos de personal.

21. Mantener actualizado el cuadro de asignación de personal.

22. Mantener actualizado el legajo personal.

23. Controlar la asistencia y permanencia de personal.

24. Establecer el cuadro de vacaciones.

25. Excluir o incluir trabajadores en la planilla.

26. Controlar los datos de entrada para la elaboración de la planilla.

27. Ejecutar los descuentos al trabajador.


42

28. Controlar la estadística de asistencia.

29. Suministrar informes del personal.

30. Proponer el modelo tipo del trabajador necesario para los planes de desa-

rrollo empresarial.

31. Elaborar el plan de necesidades de contratación de personal en coordina-

ción con los demás órganos de la Empresa.

32. Reclutar personal tanto al interior como al exterior.

33. Coordinar la elaboración de pruebas y entrevistas para la selección de per-

sonal, así como el manual de evaluación.

34. Mantener el catastro de candidatos no clasificados.

35. Mantener el catastro de solicitudes de candidatos.

36. Desarrollar trabajos necesarios para la implantación de estudios relativos a

la administración de puestos y salarios y evaluación del desempeño del per-

sonal de la Empresa.

37. Desarrollar investigaciones y estudios sobre política salarial, proponiendo

niveles adecuados de remuneraciones.

38. Capacitación y evaluación de desempeño.

39. Estudiar y proponer medidas especificas para lograr una mayor integración,

participación y rendimiento profesional de los trabajadores.

40. Calcular índices adecuados de rotación de personal.

41. Establecer la línea de carrera para efectos de promoción del personal, y

elaborar directivas al respecto.

42. Establecer una armoniosa relación entre la Empresa y el trabajador tanto a

nivel individual como colectivo.

43. Mantener un archivo actualizado de pactos, convenios y legislación laboral

vigente.

44. Resolver en primera instancia los conflictos laborales.

45. Administrar los procesos disciplinarios.

46. Propiciar la participación de los trabajadores en la solución de los proble-

mas empresariales.

47. Motivar a los trabajadores en alcanzar metas de desarrollo y crecimiento,

propiciando su autoestima y autorrealización.

48. Estudiar y supervisar los problemas asistenciales, individuales y colectivos,

utilizando todos los recursos disponibles.

49. Orientar y apoyar el tratamiento médico a los trabajadores y sus familiares

directos.

50. Realizar estudios para mejorar los servicios de asistencia social y atención


43

médica y odontológica de los trabajadores.

51. Investigar el ambiente de integración social.

52. Instruir a los trabajadores y sus dependientes sobre los beneficios que por

Ley tienen derecho.

53. Promover actividades deportivas, culturales y sociales para los trabajadores

y sus dependientes.

54. Coordinar las actividades de seguridad para el trabajo de la Empresa, estu-

diando e implantando soluciones para la prevención de accidentes y/o en-

fermedades laborales, de acuerdo con la legislación especifica.

55. Inspeccionar periódicamente las instalaciones y condiciones de trabajo veri-

ficando problemas de ruido, vibraciones, ventilación, iluminación, radiacio-

nes y otros.

56. Proponer normas sobre seguridad en el trabajo.

57. Estudiar e implantar sistemas de protección contra incendio, organizando

las brigadas y estableciendo un plan de entrenamiento.

58. Seleccionar equipos de seguridad y de protección personal.

59. Organizar y supervisar los Comités de Seguridad.



Reporta a: Jefe del Departamento de Administración

RESPONSABILIDAD:

- Por Sistema de Información

Sistematizar el flujo de información de las operaciones ejecutadas en

su área sustentando la documentación mediante informes y canalizar-

los a la Jefatura del Departamento de Administración.

- Por productividad del trabajo

Por mejoras de métodos y sistemas de trabajo y racionalizar procedi-

mientos para aumentar su productividad.

- Por Relaciones

Internas

Con el todo personal en todos los niveles y con las jefaturas de todas

las áreas con fines de información y coordinación.

Externas

Con la Dirección Regional de Trabajo, con EsSalud, AFPs y otros.


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- Por Bienes y/o Valores

Por bienes, equipos y documentos asignados a su área.

AUTORIDAD

Conceder permisos y proponer sanciones al personal.

Efectuar mejoras de métodos y procedimientos de trabajo.

ESCPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Instrucción Requerida y Experiencia

Tener estudios de administración en Instituto Superior Tecnológico con

una experiencia mínima de dos (2) años en puesto afín.

2. Condiciones Personales




- Espíritu creador

- Criterio observador analítico






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LOGÍSTICA

NATURALEZ Y UBICACIÓN ORGÁNICA


ORGANIZACIÓN

Almacén

OBJETIVO

Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos relativos a investi-

gación del mercado de proveedores nacionales e internacionales, almacenamien-

to de insumos, materiales y repuestos, como servicios generales.

Proporcionar el abastecimiento oportuno en cantidad y calidad de los equipos,

materiales y servicios que requiere la empresa para su funcionamiento.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL JEFE DE LOGÍSTICA

1. Formular, proponer y ejecutar el Programa Anual de Compras (nacionales e

importadas).

2. Dirigir, controlar y evaluar el Proceso de adquisición de insumos, maquina-

rias, equipos, repuestos, materiales y servicios que permitan el normal de-

sarrollo de las operaciones.

3. Planear, dirigir y coordinar el proceso de control de inventarios (stocks).

4. Administrar el proceso de almacenamiento de insumos, maquinarias, equi-

pos, repuestos y materiales.

5. Proponer, implementar y controlar políticas y normas específicas para la

administración del sistema logístico.

6. Atender las necesidades derivadas de requisiciones eventuales no contem-

pladas en el programa Anual de Compras, previamente aprobadas por las

instancias correspondientes.

7. Proveer el servicio de mantenimiento de las plantas y oficinas.

8. Administrar la flota vehicular y los servicios de transporte, así como el ser-

vicio de mantenimiento y reparación.

9. Evaluar permanentemente el mercado de proveedores, para efectos de dis-

poner de información actualizada mediante el registro de proveedores y ca-

tastro de material que permita una eficiente y rápida toma de decisión.

10. Realizar estudios de racionalización de stocks, stocks mínimos de emergen-

cia, estándar de materiales y otros necesarios en coordinación con el Siste-


46

ma de Planeamiento.

11. Clasificar y codificar todos los materiales en stock, emitir el Catálogo Gene-

ral de Materiales y distribuirlo a los usuarios.

12. Administrar la base de datos y el sistema de información de suministro.

13. Administrar los sistemas de comunicación y archivo de la empresa.

14. Mantener permanentemente informado al Área de Planeamiento, respecto a

los principales indicadores de información básica.

15. Planear, organizar, Dirigir y Coordinar las actividades de apoyo administra-

tivo a toda la empresa en cuanto a la administración de suministros, bienes

Patrimoniales, Transportes y Servicios Generales.

16. Implantar planes y programas que tengan como objetivo la optimización de

los recursos humanos y materiales existentes en la empresa.

17. Coordinar con el Área de Planteamiento la formulación de los planes, pro-

gramas y presupuestos.

18. Hacer cumplir los dispositivos legales pertinentes a los procesos de com-

pras de materiales y servicios.

19. Ejecutar, coordinar y controlar las actividades de compras de la empresa.

20. Mantener actualizado el catastro de proveedores

21. Mantener actualizado el catastro de precios.

22. Coordinar con los agentes de aduana los procesos de importación de la em-

presa, responsabilizándose de su nacionalización.

23. Controlar y supervisar los procesos de compra, haciendo cumplir estipula-

ciones contractuales de validez de precios, plazo de entrega, forma de pago,

garantías exigidas y otras condiciones previstas.

24. Efectuar investigaciones de mercado para identificar nuevos productos y

proveedores.

25. Solicitar proformas, elaborar cuadros comparativos de ofertas y opinar so-

bre las propuestas presentadas.

26. Emitir y controlar las órdenes de compra, aprobando aquellas que corres-

pondan a su autonomía y canalizando la aprobación de las demás a los co-

mités de adjudicación que las normas establezcan.

27. Informar a Almacén las compras contratados remitiendo la documentación

necesaria para la recepción de los materiales.

28. Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de conservación

de inmuebles, mantenimiento de bienes y equipos de oficina, servicios de

fotocopiado, vigilancia.

29. Ejecutar y/o coordinar la higiene, limpieza, conservación, vigilancia de las


47

instalaciones de la empresa incluyendo instalaciones eléctricas, sanitarias y

telefónicas.

30. Controlar la utilización de los medios de comunicaciones: teléfono, facsími-

les, red de radios y otros.

31. Incinerar periódicamente los libros y documentos en desuso de acuerdo a

las normas establecidas.

32. Mantener el archivo general de los documentos de la empresa.

33. Mantener un registro por cada vehículo conteniendo su estado de conserva-

ción y mantenimiento

34. Aplicar las normas y los procedimientos establecidos para el control de la

utilización de los vehículos.

35. Controlar el consumo de combustible, lubricantes, repuestos y accesorios.

36. Realizar y/o controlar la reparación de vehículos y el mantenimiento pre-

ventivo.

37. Proceder al registro de los vehículos de acuerdo a los dispositivos legales.

38. Coordinar el pago de impuesto.

39. Otras funciones que encargue la Jefatura del Departamento de Administra-

ción.

SUPERVISION DIRECTA

1. Supervisa a: Almacén

2. Reporta a: Jefe de Departamento de Administración

RESPONSABILIDAD

1. Por Conducción de Personal:

Asesorar, dirigir, asignar tareas y controlar al personal a su cargo.


Sistematizar los flujos de información hacia el Jefe del Departamento de

Administración y los flujos de información descendentes conteniendo

órdenes y decisiones hacia el personal a su cargo.

3. Por Control de Costos y productividad del Trabajo:

Teniendo en cuenta la utilización del presupuesto, normas y plan operati-

vo, controlar la racionalización de los recursos y actividades de su área,

con el fin de disminuir los costos y aumentar la productividad.

4. Por Relaciones:

- Con todos los Jefes y personal de la Empresa.

- Con proveedores en general


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5. Por Bienes, fondos y/o valores:

Por la autorización y/o visación de documentos para desembolsos de fon-

dos en su condición de Jefe de la Oficina de logística.

AUTORIDAD

1. Para realizar cambios de procedimientos de trabajo derivados de su fun-

ción.

2. Para autorizar permisos, motivar y proponer sanciones a su personal, de

conformidad con las normas y reglamentos pertinentes.

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO


Ser Bachiller en Ciencias Económicas o Administrativas otorgado por Ins-

tituto Superior reconocido con tres (3) años de experiencia en funciones

similares.


- Alta responsabilidad.

- Liderazgo y don de mando.

- Capacidad para tomar decisiones.

- Espíritu creador.

- Criterio observador y analítico.

- Disciplinado y metódico.

- Capacidad para dirigir personal.

- Habilidad para la asesoría técnica-científica.





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ALMACÉN

UBICACIÓN ORGÁNICA

Área de Logística

OBJETIVO

Realizar funciones auxiliares de recepción, almacenamiento, custodia y distribu-

ción de bienes y materiales.

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL ALMACENERO

1. Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de recepción,

almacenaje, conservación y distribución de los materiales adquiridos.

2. Organizar y mantener en condiciones adecuadas el almacenaje, facilitando

su control físico, rotación y protección.

3. Mantener actualizados los saldos de materiales mediante los procedimien-

tos establecidos.

4. Distribuir los materiales a los usuarios de acuerdo a los procedimientos

establecidos.

5. Controlar cuantitativa y cualitativamente los stocks e informar a los inte-

resados los materiales recibidos.

6. Proponer la venta de los stocks obsoletos e inservibles.

7. Supervisar el cuidado, limpieza y seguridad del almacén.

8. Formular oportunamente las cuentas mensuales del almacén.

9. Confeccionar el cuadro resumen de movimientos de materiales mensuales

de almacén y transferir o enlazar la información al Área Contable.

10. Verificar físicamente la conformidad entre las existencia almacenadas y

los registros correspondientes.

11. Custodiar y controlar los materiales, equipos y herramientas almacenados

aplicando los criterios correspondientes.

12. Colaborar en la toma de inventarios.

13. Demás funciones que le asigne el Jefe del Area de Logística en materia de

su competencia.



Reporta: Jefe del Área de Logística


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RESPONSABILIDAD:


Registrar oportunamente los movimientos de almacén, permitiendo su ac-

tualización en el sistema contable de la empresa.

2. Por Productividad en el Trabajo:

Racionalizar sus actividades en el almacén a fin de aumentar la producti-

vidad de su trabajo.

Documents

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES · Organización y Funciones a la Estructura Orgánica aprobada en Sesión de Di-rectorio Nº 08 de fecha 29-04-2004, teniendo como punto de partida