MN.PLE.01 - Manual de Organización y Funciones · 2016-05-09 · MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MN.PLE.01 Versión 05 Página 2 de 112 Para control interno: “Los documentos

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ÍNDICE

1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................... 4 2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...................................................................................... 4 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ..................................................................................... 4 4. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 6 5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ..................................................................................... 7 5.1. DIRECTORIO - UNIDADES ASESORAS ............................................................................. 7

DIRECTORIO ........................................................................................................................ 7 PRESIDENTE DEL DIRECTORIO ........................................................................................ 9 FIGURA FUNCIONAL: ASESOR LETRADO DE DIRECTORIO ......................................... 10 DIVISIÓN AUDITORÍA INTERNA ........................................................................................ 11 DIVISIÓN SECRETARÍA GENERAL ................................................................................... 13

5.2. COMITÉS ............................................................................................................................ 15 COMITÉ DE ASESORAMIENTO Y DISCIPLINA ................................................................ 15 COMITÉ DE AUDITORÍA..................................................................................................... 16 COMITÉ DE ÉTICA .............................................................................................................. 18 COMITÉ DE FINANZAS ...................................................................................................... 19 COMITÉ DE PRESUPUESTO ............................................................................................. 21 COMITÉ DE RIESGOS ........................................................................................................ 23 COMITÉ DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN ........................................................... 25 COMITÉ GERENCIAL ......................................................................................................... 26

5.3. GERENCIA GENERAL ........................................................................................................ 28 GERENCIA GENERAL ........................................................................................................ 28

5.4. UNIDADES DE APOYO ...................................................................................................... 30 ÁREA ADMINISTRACIÓN ................................................................................................... 30 DIVISIÓN APOYO LOGÍSTICO ........................................................................................... 32 DEPARTAMENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES ...................................................... 34 DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES ................................................................... 36 DIVISIÓN CONTADURÍA .................................................................................................... 38 DEPARTAMENTO CONTABILIDAD Y TRIBUTOS ............................................................. 40 DEPARTAMENTO PRESUPUESTO ................................................................................... 41 DIVISIÓN INFORMÁTICA ................................................................................................... 43 DEPARTAMENTO PRODUCCIÓN ..................................................................................... 45 DEPARTAMENTO SISTEMAS ............................................................................................ 47 DEPARTAMENTO SOPORTE TÉCNICO ........................................................................... 48

5.5. UNIDADES DE NEGOCIO .................................................................................................. 50 ÁREA COMERCIAL ............................................................................................................. 50 DIVISIÓN BANCA PERSONA ............................................................................................. 52


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DEPARTAMENTO AHORRO .............................................................................................. 54 DEPARTAMENTO ASISTENCIA AL CRÉDITO .................................................................. 56 DEPARTAMENTO CRÉDITO .............................................................................................. 58 DIVISIÓN RED COMERCIAL Y ATENCIÓN AL CLIENTE .................................................. 60 FIGURA FUNCIONAL: DEFENSOR DEL CLIENTE ............................................................ 62 DEPARTAMENTO ASISTENCIA TÉCNICA ........................................................................ 64 ÁREA FINANZAS Y MERCADO DE CAPITALES ............................................................... 66 DIVISIÓN FINANZAS .......................................................................................................... 68 DEPARTAMENTO ANÁLISIS FINANCIERO....................................................................... 70 DIVISIÓN MERCADO DE CAPITALES ............................................................................... 71 DEPARTAMENTO INSTRUMENTOS FINANCIEROS ....................................................... 73 DEPARTAMENTO TESORERÍA Y MESA DE OPERACIONES.......................................... 74 DIVISIÓN SEGUIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE ACTIVOS ........................................... 75 DEPARTAMENTO GESTIÓN DE GARANTÍAS E INMUEBLES ......................................... 77 DEPARTAMENTO GESTIÓN DE MOROSIDAD ................................................................. 79

5.6. UNIDADES DE STAFF ........................................................................................................ 81 ÁREA RIESGOS .................................................................................................................. 81 DEPARTAMENTO RIESGOS FINANCIEROS .................................................................... 83 DEPARTAMENTO RIESGOS NO FINANCIEROS .............................................................. 85 FIGURA FUNCIONAL: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ....................................................... 87 DIVISIÓN CAPITAL HUMANO ............................................................................................ 90 DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ................................ 92 DEPARTAMENTO DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS ....................................... 94 DIVISIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ...................................................................... 95 DEPARTAMENTO CONTROL DE GESTIÓN ..................................................................... 97 DEPARTAMENTO PROCESOS Y ORGANIZACIÓN ......................................................... 98 FIGURA FUNCIONAL: COORDINADOR DE CALIDAD .................................................... 100 DIVISIÓN SERVICIOS JURÍDICOS Y NOTARIALES ....................................................... 101 DEPARTAMENTO COMUNICACIONES INSTITUCIONALES ......................................... 103

5.7. FIGURAS ESPECIALES ................................................................................................... 105 REPRESENTANTES DE TRANSPARENCIA ACTIVA Y PASIVA .................................... 105

6. ORGANIGRAMA ............................................................................................................... 107 7. REVISIÓN .......................................................................................................................... 108


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1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL

El Manual de Organización y Funciones del Banco Hipotecario del Uruguay tiene como finalidad servir como un instrumento en donde se define y establece la estructura orgánica, las responsabilidades y la misión de cada unidad administrativa, así como las relaciones de dependencia, cargo responsable y los cometidos básicos que deben realizar cada una, alineados con el logro de los objetivos institucionales.

2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Código de Ética.

• Decreto 210/08 - Aprobación de la nueva estructura de cargos presupuestados y funciones contratadas del Banco Hipotecario del Uruguay.

• Decreto 214/04 - Reglamento General del Banco Hipotecario del Uruguay.

• Decreto 232/2010 - Decreto Reglamentario de la Ley 18.381.

• Estatuto del Funcionario.

• Ley 17.596 - Fortalecimiento del Banco Hipotecario del Uruguay.

• Ley 18.381 - Derecho de acceso a la Información Pública.

• Ley Orgánica (Carta Orgánica del Banco Hipotecario del Uruguay) y modificativas.

• MN.RIG.01 - Manual de Políticas y Procedimientos para la Gestión Integral de Riesgos.

• Resolución de Directorio 0180/2014. Ley Nº 18.381. Publicación de información en el sitio web del Banco.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

DEFINICIONES

Alta Gerencia: de acuerdo a lo establecido por el Banco Central del Uruguay —“Estándares mínimos de gestión para instituciones de intermediación financiera”—, la Alta Gerencia refiere al equipo formado por la Gerencia General y las líneas de reporte relevantes, quienes en su conjunto son los responsables de la toma de decisiones estratégicas de la Institución. Para el Banco Hipotecario del Uruguay, la Alta Gerencia está constituida por los gerentes que reportan en forma directa al Directorio y a la Gerencia General. Los integrantes de la Alta Gerencia son los mismos que conforman el Comité Gerencial. Las funciones de la Alta Gerencia exceden la actuación de sus integrantes en el marco del funcionamiento del Comité Gerencial.

Cometidos: conjunto de funciones, tareas o actividades que deben ejercerse en la unidad u órgano administrativo correspondiente.

Comité: órgano nombrado por Directorio con la finalidad de desarrollar actividades específicas, referidas a una temática concreta, en el marco de la reglamentación institucional vigente para el cumplimiento de los objetivos estratégicos que se hayan fijado.


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Figura funcional: constituye la designación expresa y nominada de un funcionario para ejercer en exclusividad las funciones que en el presente Manual se le encomiendan.

Está asociada a un cargo definido dentro de la estructura de cargos del Banco Hipotecario del Uruguay, respetando las exigencias que en la materia se fijen.

El desempeño de dichas funciones se lleva a cabo en dependencia jerárquica de una unidad administrativa definida.

• Defensor del Cliente

• Oficial de Cumplimiento

• Coordinador de Calidad

Figura especial: constituye la designación expresa y nominada de un funcionario para ejercer sin exclusividad una función especial y concreta que se le encomienda.

No se formulan exigencias respecto al cargo del funcionario que se designe para su desempeño.

El ejercicio de dicha función se lleva a cabo en un régimen de reporte directo a determinado órgano administrativo.

• Responsable transparencia pasiva

• Responsable transparencia activa

Naturaleza de la función:

• Directiva: la función de dirección esencialmente está ligada a las relaciones interpersonales de la organización a través de la relación laboral con los funcionarios, fijando las políticas institucionales y los lineamientos estratégicos que guíen la gestión. Tiene implícita las funciones de planificar, organizar, gestionar y controlar, mediante las cuales se asegura el cumplimiento de los objetivos corporativos definidos, fomentando los valores corporativos y transmitiendo adecuadamente las instrucciones y los medios para lograrlos.

• Asesora: la función de asesoría provee de dictamen especializado en un dominio particular o área de experiencia, sea economía, contabilidad, tecnología, publicidad, legislación, mantenimiento, diseño, recursos humanos, ventas, finanzas, relaciones públicas, comunicación, aprendizaje u otros. Ofrece asimismo un punto de vista imparcial, comprometido sólo con los grandes objetivos de la organización, más allá de los marcos de referencia y los intereses particulares de las diferentes áreas.

• Ejecutiva: la función de ejecución asegura la implementación y el desarrollo de las actividades definidas en las etapas de planificación y organización para el cumplimiento de los objetivos fijados en los planes de negocio elaborados.

Misión: enunciado simple y preciso de la razón de ser, propósito o fin de la unidad u órgano administrativo que se trate, estableciendo lo que debe cumplir en su ámbito de actuación, definiendo en algunos casos a sus clientes y la premisa de valor que les ofrece.


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Nivel: representa el ordenamiento jerárquico de las unidades administrativas que constituyen la estructura organizacional vigente:

• Directorio

• Gerencial General

• Área

• División

• Departamento

Norma ISO 9001:2008: norma elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privada, cualquiera que sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales.

ABREVIATURAS

BCU: Banco Central del Uruguay

BHU: Banco Hipotecario del Uruguay

LA/FT: Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.

RNRCSF: Recopilación de Normas de Regulación y Control del Sistema Financiero.

4. RESPONSABILIDADES

La División Planificación Estratégica es la responsable de la actualización del contenido del presente Manual, recogiendo oportunamente las resoluciones que el Directorio adopte en relación a la Estructura Organizacional, así como a las relaciones de dependencia y a los cometidos de cada una de sus unidades administrativas.


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5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

5.1. DIRECTORIO - UNIDADES ASESORAS

DIRECTORIO

Nivel: Dirección

Naturaleza de la función: directiva

Integración: Presidente, Vicepresidente y Director.

Régimen de Sesiones: semanal

Cargo responsable: Presidente del Directorio

Misión

Definir las políticas que faciliten el logro de la misión y la concreción de la visión institucionales y asegurar su cumplimiento, supervisando el desarrollo de los planes estratégicos necesarios para ello.

Cometidos

1. Determinar la política crediticia del Banco, sus objetivos y planes de acción, de conformidad con los lineamientos del Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente y en consonancia con las políticas definidas por el Ministerio de Economía y Finanzas y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, en uso de sus competencias. Todo ello en el marco de la normativa dispuesta por la autoridad monetaria.

2. Constituir y designar a los diferentes Comités, así como aprobar la integración de los mismos.

3. Aprobar el Plan de Negocios, el Manual de Organización y Funciones, los Manuales de Políticas, el Manual de Calidad, los Reglamentos, el Presupuesto de Gastos e Inversiones del Banco, la Memoria Anual, el Informe de Gobierno Corporativo, los balances y otros documentos de carácter estratégico para el desempeño institucional.

4. Aprobar los niveles de apetito y tolerancia al riesgo que la Institución acepta.

5. Revisar anualmente las estrategias y políticas relevantes con respecto a la gestión integral de riesgos, y, periódicamente, monitorear la exposición al riesgo asumida por la Institución.

6. Asegurar que la Alta Gerencia tome las medidas pertinentes para gestionar cada riesgo en forma consistente con las referidas estrategias y políticas, y que cuenta con los recursos requeridos a esos efectos, incluyendo los asignados para el Oficial de Cumplimiento.

7. Asegurar un adecuado ambiente de control en la entidad, acorde al volumen y naturaleza de sus operaciones y su perfil de riesgos, estimulando y promoviendo la conciencia y el compromiso de control entre todo su personal, la integridad y los valores éticos, elementos que deben constar en el Código de Ética.


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8. Asegurar la revisión regular de la vigencia y efectividad del Plan de Continuidad del Negocio.

9. Establecer y modificar la estructura de organización, administración, gestión y control.

10. Reglamentar las operaciones autorizadas por la Ley Orgánica o que por otras se le atribuyan, pudiendo cometer al personal superior la facultad de conceder préstamos por los montos máximos y en la forma y condiciones que por vía reglamentaria interna establezca.

11. Nombrar todos los funcionarios y demás personas que han de prestar servicios al Banco y, cuando corresponda, sancionarlos.

12. Designar por resolución fundada al personal superior de la Institución.

13. Disponer la instrucción de sumarios administrativos y pronunciarse acerca de sus resultancias.

14. Aprobar el Presupuesto del Banco.

15. Aprobar los balances y la Memoria Anual.

16. Designar al funcionario o funcionarios que representarán al Banco en el otorgamiento de los contratos en que sea parte el Instituto, acreditándose dicha representación mediante simple copia del acta firmada por el Presidente y el Gerente de División Secretaría General.

17. Por unanimidad de votos acordar quitas, suspender lanzamientos y ejecuciones y aceptar transacciones con sus deudores.

18. Disponer los sistemas de contralor del numerario y de los valores propiedad de la Institución o depositados por terceros.

19. Interpretar con carácter general las reglamentaciones internas.

20. Pronunciarse en última instancia en caso de discrepancias respecto de la concesión de préstamos.

21. En general, realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus cometidos.

22. Designar un Vicepresidente que ejercerá transitoriamente las funciones del Presidente en los casos de acefalía, ausencia, o impedimento de éste.

23. Establecer el régimen de reuniones ordinarias, sin perjuicio de las extraordinarias que podrá disponer el Presidente o solicitar cualquiera de los Directores. En toda reunión de Directorio constituirá quórum la presencia de dos de sus miembros asistidos por el Gerente de División Secretaría General o quien lo sustituya. No obstante, en circunstancias excepcionales en que a juicio del Presidente se requiera una pronta decisión, éste la podrá adoptar debiendo considerarla el Directorio en la sesión siguiente.

24. Declarar abierta cada sesión por parte del Presidente dando lectura al acta de la sesión anterior para su aprobación debiendo tratarse los asuntos incluidos en el orden del día y los urgentes que la Presidencia o un Director propongan a la consideración del Directorio y que éste por mayoría acepte su inclusión.


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PRESIDENTE DEL DIRECTORIO

Cometidos

1. Presidir las sesiones del Directorio y dirigir sus deliberaciones.

2. Adoptar en casos excepcionales las decisiones urgentes que sean necesarias dando cuenta de inmediato al Directorio y estándose a lo que éste resuelva.

3. Someter a la aprobación del Directorio: la Memoria Anual, los estados demostrativos correspondientes y el balance general del ejercicio.

4. Firmar conjuntamente con los dos jerarcas de mayor responsabilidad en el área administrativa-contable los balances del mismo y hacerlos publicar previa aprobación del Directorio.

5. Dirigir las operaciones del Banco con arreglo a las disposiciones del Directorio y hacer ejecutar las resoluciones de éste.

6. Representar al Banco y al Directorio en sus relaciones externas por sí o por medio de apoderado en forma.

7. En general, dar cuenta al Directorio de todos los asuntos que a su juicio requieran resolución de éste o que por cualquier concepto puedan afectar los intereses del Banco.


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FIGURA FUNCIONAL: ASESOR LETRADO DE DIRECTORIO

Naturaleza de la función: asesora- ejecutiva

Relaciones formales de dependencia:

- Depende de: Directorio

Cargo responsable: Gerente de División

Misión

Proporcionar al Directorio el óptimo pronunciamiento jurídico que procure la adopción de decisiones estratégicas, justas y oportunas para el efectivo cumplimiento de la misión del Banco.

Cometidos

1. Asesorar preceptivamente en las sesiones de Directorio sobre los asuntos que se traten.

2. Asegurar que prime la norma de derecho sobre todo interés público o privado, según su leal saber y entender, ejerciendo su independencia técnica como deber ético, mediante pronunciamientos que respalden las acciones del Directorio.

3. Elaborar dictámenes, informes, resoluciones y otros escritos en el marco de sus funciones de asesoramiento jurídico y estudio de la normativa y jurisprudencia relevante para el negocio del Banco.

4. Asesorar y/o intervenir en la formulación de proyectos de ley, reglamentaciones, contratos, convenios, y otros documentos jurídicos que se le soliciten.

5. Proyectar las previsiones presupuestales de los asuntos asignados directamente por el Directorio o de aquellos que tenga bajo su coordinación.

6. Representar y patrocinar al BHU, coordinar la defensa y/o participar directamente en la gestión de los principales litigios y/o aquellos que le encomiende el Directorio.


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DIVISIÓN AUDITORÍA INTERNA

Nivel: División

Naturaleza de la función: asesora-ejecutiva



- Supervisa a: personal asignado a la División


Misión

Contribuir a que el BHU cumpla sus objetivos aportando un enfoque sistemático y metódico para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, control y dirección.

Analizar y verificar el cumplimiento del conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de la entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, estimulando la observancia de la política prescrita atendiendo a los objetivos fijados por el Directorio y las reglamentaciones vigentes.

Cometidos

1. Formular el plan anual de auditoría interna, solicitar su aprobación y supervisar su ejecución, en el marco de lo dispuesto por las normas del Banco Central del Uruguay.

2. Revisar selectivamente que las operaciones estén correctamente registradas, valoradas y contabilizadas y que se esté cumpliendo con toda la normativa y criterios contables establecidos por los organismos reguladores y/o la ley.

3. Evaluar el Sistema de Gestión Integral de Riesgos e informar al Directorio y al Comité de Auditoría cualquier debilidad relevante que se haya detectado como resultado de los análisis realizados y elaborar las correspondientes recomendaciones.

4. Remitir informes sobre el trabajo de evaluación de control interno realizado, con base en las normas emitidas por el Banco Central del Uruguay.

5. Comunicar al Directorio y al Comité de Auditoría los cambios de relevancia respecto del plan anual, así como el impacto de cualquier limitación de recursos asignados a su ejecución.

6. Efectuar el seguimiento de los resultados que provocan sus dictámenes y comunicar al nivel apropiado, de acuerdo a las normas del Banco Central del Uruguay, cuando no se adopten las medidas adecuadas.

7. Disponer la realización de arqueos de efectivo y valores, y, en general, cualquier verificación física de la existencia de bienes o documentos representativos de derechos del Banco.

8. Solicitar a las jerarquías que se expidan sobre los informes de auditoría o inspección dentro del plazo que establezca la reglamentación.


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9. Proponer, en función de la auditoría o inspección realizada, las medidas que considere convenientes para el mejor funcionamiento del Banco, el desarrollo de sus actividades y la mayor economía de su gestión.

10. Informar al Directorio, si dentro del plazo indicado no se han solucionado las irregularidades constatadas.

11. Promover entre su personal la más estricta reserva en todos los órdenes de su actuación, así como la adopción de conductas que estén acordes con su posición y que les deparen independencia de criterio, la receptividad en las oficinas auditadas o inspeccionadas y la ética necesaria para una labor eficiente.

12. Evaluar los aspectos de seguridad, auditabilidad y control de los recursos informáticos del Banco, informando sobre los resultados obtenidos.

13. Supervisar la verificación de los sistemas informáticos en desarrollo y en producción y proponer las acciones correctivas cuando corresponda.

14. Auditar la calidad de los procesos sustantivos y de apoyo, así como de los productos que ofrece el Banco, disponiendo las inspecciones que entienda pertinentes.

15. Velar por la vigencia y efectividad del Plan de Continuidad del Negocio.

16. Auditar periódicamente el Plan de Continuidad del Negocio.

17. Verificar que se realicen pruebas periódicas del Plan, evaluando el resultado y consistencia de dichas pruebas, incluyendo plazos de respuesta, acceso y funcionalidades de los sistemas e integridad de la información.

18. Proponer, en función de los controles y pruebas realizadas, las acciones o correcciones que se consideren convenientes para el mejor desarrollo del Plan.

19. Participar en la elaboración e implementación de manuales, procedimientos e instructivos relacionados con las actividades que gestiona.

20. Promover la capacitación permanente del personal a su cargo.

21. Promover la mejora continua en los procesos y generar sistemas de medición de resultados.


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DIVISIÓN SECRETARÍA GENERAL

Nivel: División

Naturaleza de la función: asesora -ejecutiva



- Supervisa a: personal asignado a la División


Misión

Asegurar un eficiente flujo de información hacia y desde el Directorio para la toma de decisiones y la difusión de las mismas.

Cometidos

1. Concurrir a las sesiones del Directorio.

2. Asistir al Directorio toda vez que se le requiera tanto en la actividad interna como externa de la Institución.

3. Coordinar la citación a las reuniones ordinarias y extraordinarias que debe realizar el Directorio.

4. Realizar las tareas de preparación y control de los expedientes que ingresen, evaluando si están informados de acuerdo a las normas reglamentarias.

5. Formular las relaciones de los asuntos a tratarse en el día.

6. Confeccionar el orden del día en los asuntos a ser considerados por el Directorio.

7. Supervisar los proyectos de resoluciones del Directorio debiendo requerir, en caso de ser necesario, el correspondiente asesoramiento letrado.

8. Supervisar la confección de las actas de Directorio.

9. Redacción de notas, informes, exposiciones, comunicados y memorandos que deban realizarse.

10. Coordinar con el Departamento Comunicaciones Institucionales la difusión de la información que disponga el Directorio.

11. Tramitar los asuntos que se diligencien en su órbita, canalizándolos hacia aquellas dependencias que deban intervenir en ellos.

12. Disponer la realización de comunicaciones internas y externas de las resoluciones adoptadas por el Directorio.

13. Compilar la documentación e información que determine la superioridad.

14. Recibir toda la documentación proveniente de otras instituciones públicas y/o privadas,


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que ingresen al Banco, darles trámite y asegurar los mecanismos para su distribución.

15. Cumplir con las disposiciones establecidas, en el marco del principio de transparencia activa – Ley Nº 18.381- que le son encomendadas1.




19. Implantar y cumplir las políticas, metodologías y procedimientos definidos con relación a los riesgos que gestiona.

20. Generar reportes de los resultados de la gestión.

1 RD 0180/2014 circulada por O/S Nº 16/2014. Numerales 3, 5, 15 y 20.


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5.2. COMITÉS

COMITÉ DE ASESORAMIENTO Y DISCIPLINA

Naturaleza de la función: asesora



Integración:

- Por elección del Directorio, 5 integrantes, un presidente, 2 miembros titulares y 2 suplentes.

- Por acto eleccionario 2 funcionarios representantes del personal y 2 suplentes.

Presidente: Por elección del Directorio

Coordinador: Presidente del Comité

Régimen de reuniones: semanal

Misión

Informar a requerimiento del Directorio en los problemas relativos al Estatuto del Funcionario, al estudio del ordenamiento presupuestal, a la organización de los servicios, a la reglamentación del trabajo y a la aplicación de medidas disciplinarias.

Cometidos

1. Realizar estudios por iniciativa propia, en las materias enunciadas en la misión y formular ante el Directorio las proposiciones que estime del caso.

2. Constituirse en Tribunal Disciplinario, opinando sobre las penas y sanciones a aplicar en los casos que sean sometidos a su consideración.

3. Intervenir en los casos en que el Estatuto del Funcionario determine su competencia de asesoramiento preceptivo.

4. Proyectar la reglamentación de sus funciones, la cual una vez aprobada por el Directorio, no podrá ser modificada sin oírla.


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COMITÉ DE AUDITORÍA




Integración:

El Comité de Auditoría será designado por el Directorio y estará integrado por dos Directores y por un tercer miembro que podrá ser un funcionario no dependiente de la Gerencia General o un miembro externo. Los miembros del Comité permanecerán en sus funciones por un período mínimo de dos años, salvo casos de fuerza mayor debidamente fundados y siempre que su mandato no expire antes. Podrán participar, además de sus integrantes, los funcionarios que el Comité considere necesario para tratar los temas del orden del día o el auditor externo. Para poder sesionar deberán estar presentes al menos dos miembros del Comité. Las resoluciones se adoptarán por mayoría simple de votos.

Presidente: será presidido por el miembro de mayor cargo.

Régimen de reuniones: trimestral

Misión

Asistir al Directorio en el cumplimiento de sus responsabilidades de supervisión del proceso de información financiera, del sistema de control interno, del proceso de auditoría y del proceso para verificar el cumplimiento de las leyes y reglamentos.

Cometidos

1. Evaluar y velar que el Sistema de Gestión Integral de Riesgos adoptado por la institución sea adecuado y que se tomen las medidas necesarias para su mantenimiento en forma continua.

2. Revisar y aprobar el plan anual de la División Auditoría Interna, así como su grado de cumplimiento.

3. Revisar los informes emitidos por la Auditoría Interna.

4. Proponer la selección, nombramiento, reelección y sustitución de la firma de Auditores Externos, así como las condiciones de su contratación.

5. Tomar conocimiento del plan de trabajo de la Auditoría Externa y de sus resultados.

6. Tomar conocimiento de los estados contables anuales y los informes del Auditor Externo emitidos sobre éstos, así como toda otra información contable relevante.

7. Revisar las priorizaciones que se realicen de las recomendaciones hechas tanto por los auditores internos como externos y realizar su seguimiento, en particular, sobre las debilidades de control interno detectadas, con miras a mejorar el proceso de emisión de información financiera y la respuesta de la gerencia a esas recomendaciones.


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8. Mantener comunicación periódica con la Superintendencia de Servicios Financieros a fin de conocer sus inquietudes, los problemas detectados en la supervisión de la entidad, así como el seguimiento llevado a cabo para su solución.

9. Revisar las políticas establecidas en el Banco relativas al cumplimiento de leyes y regulaciones, normas de ética, conflictos de intereses e investigaciones por faltas disciplinarias y fraude.

10. Revisar periódicamente el cumplimiento de las normas de independencia de los auditores externos.

Elaborar actas en las que se detallarán los temas tratados en cada reunión, las resoluciones adoptadas, así como los asuntos que requerirán su seguimiento posterior. Las actas deberán ser elevadas a conocimiento de Directorio y, además, ser incorporadas al registro especial de informes sobre el Sistema de Gestión Integral de Riesgos según lo dispuesto por el Art. 477 de la RNRCSF.


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COMITÉ DE ÉTICA




Integración:

- 2 (dos) miembros designados por el Directorio,

- 1 (un) delegado elegido por el personal del BHU según lo establecido en el reglamento respectivo.

Presidente: Designado por el propio Comité, entre los delegados nombrados por el Directorio.

Secretario: Designado por el propio Comité, entre los dos miembros restantes.

Régimen de reuniones: semestral, pudiendo el propio Comité determinar una periodicidad mayor y, de ser necesario, sesionar extraordinariamente.

Misión

Velar por el buen cumplimiento de lo establecido en el Código de Ética del BHU. Asegurar el espacio de recepción, análisis y reflexión para todos aquellos asuntos vinculados a los principios, valores generales y normas de conducta establecidas en el mencionado Código y que rigen tanto a la Institución como el accionar de los funcionarios en el desarrollo de su función.

Cometidos

1. Realizar estudios por iniciativa propia, en las materias enunciadas en la misión y formular ante el Directorio las proposiciones que estime del caso.

2. Actuar en materia disciplinaria, constituyéndose en Tribunal Disciplinario, disponiendo para su debido análisis de todos los antecedentes administrativos necesarios para expedirse sobre las penas y sanciones a aplicar en los casos que sean sometidos a su consideración.

3. Recibir y analizar en forma confidencial las denuncias que se formulen de acuerdo a lo dispuesto en el Código de Ética, así como los pedidos de funcionarios que soliciten se investigue su propia conducta y ajuste a las normas éticas del BHU.

4. Intervenir en los casos en que el Estatuto del Funcionario determine su competencia de asesoramiento preceptivo.

5. Proyectar la reglamentación de sus funciones, la cual una vez aprobada por el Directorio, no podrá ser modificada sin oírla.


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COMITÉ DE FINANZAS



- Depende de Directorio

Integración:

- Gerente General

- Gerente de Área Finanzas y Mercado de Capitales

- Gerente de Área Riesgos

Pueden participar también como invitados con derecho a voz, cualquier otra persona vinculada al Área de Finanzas.

Presidente: Gerente General

Coordinador: Gerente de Área Finanzas y Mercado de Capitales

Régimen de reuniones: mensual

Misión

Asistir al Directorio en materia económico-financiera considerando los flujos financieros, la evolución de las variables macroeconómicas y las políticas de riesgo de mercado, liquidez y país que aseguren una adecuada toma de decisiones en los diferentes aspectos que involucran al negocio del Banco.

Cometidos

1. Seguimiento, análisis y propuesta de acciones respecto a los flujos financieros del Banco, a los movimientos en las variables macroeconómicas y los indicadores más relevantes para el desempeño presente y proyectado, de manera de contar con información completa y oportuna para la toma de decisiones.

2. Participar en el establecimiento de políticas de colocación y gestión de los recursos financieros.

3. Evaluar (de acuerdo a informes de los sectores correspondientes) los lineamientos estratégicos, objetivos y políticas para la administración de los riesgos financieros (mercado, liquidez y país), así como revisar por lo menos anualmente los lineamientos estratégicos y las principales políticas. Presentar esta evaluación para la aprobación del Directorio.

4. Aprobar las políticas y procedimientos comprendidos dentro de los riesgos de mercado, liquidez y país para administrarlos adecuadamente.

5. Informarse y establecer su opinión sobre la metodología y procedimientos necesarios para la identificación, medición y control del riesgo de mercado, liquidez y país a los que se encuentra expuesta la Institución llevados adelante por el Área Riesgos. La metodología aplicable debe someterse a una revisión, como mínimo, de frecuencia anual.


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6. Aprobar los análisis de estrés y escenarios que son utilizados para evaluar, medir y controlar los riesgos de mercado, liquidez y país que el Área Riesgos proponga. Los mismos deben ser acordes con la tecnología utilizada por el BHU.

7. En tanto el seguimiento de los riesgos de mercado, liquidez y país son competencia del Comité de Finanzas, debe semestralmente analizar los informes que los sectores correspondientes elaboran a tal efecto. Así mismo, debe hacer llegar dichos informes y las actas de las sesiones correspondientes al Comité de Riesgos.

8. Es el responsable principal de validar la definición de las políticas de riesgo de mercado, liquidez y país, teniendo en cuenta los objetivos y políticas establecidas por el Comité de Riesgos.

9. Debe determinar medidas correctivas para subsanar posibles deficiencias que hayan sido detectadas tanto por la Auditoría Interna como por la Auditoría Externa.

10. Informar al Directorio, como mínimo trimestralmente sobre:

• la exposición al riesgo de mercado, liquidez y país; • las acciones correctivas implementadas; • las resoluciones adoptadas.


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COMITÉ DE PRESUPUESTO




Integración:

- Gerente de Área Administración


- Gerente de División Capital Humano

- Gerente de División Planificación Estratégica

- Gerente de División Secretaría General

- Jefe de Departamento Presupuesto

- Asesor de Gerencia General

- Asesor de Directorio

Coordinador: Gerente de Área Administración


Misión

Formular anualmente el Proyecto de Presupuesto Operativo, de Operaciones Financieras y de Inversiones.

Cometidos

1. Considerar los instructivos de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP) para la formulación del Proyecto (lineamientos de técnica a utilizar, precios a los que deben formularse las proyecciones, etc.)

2. Disponer de lineamientos políticos del Directorio en cuanto a estrategias a seguir en el año que se proyecta.

3. Definir los programas.

4. Definir los objetivos estratégicos y para cada uno, las metas de gestión, recogiendo las opiniones de todos los sectores del Banco, fijando luego prioridades y seleccionando los que se incorporarán, en base a proyecciones financieras.

5. Definir los indicadores de todo tipo para medir el cumplimiento de metas.

6. Fijar los gastos en retribuciones, gastos de funcionamiento e inversiones para cumplir con cada objetivo, de acuerdo a los antecedentes y coeficientes, si estos últimos existen.

7. Efectuar de manera formal o informal las consultas a la OPP que resulten pertinentes.


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8. Elevar oportunamente a Directorio el proyecto de Presupuesto Operativo, de Operaciones Financieras y de Inversiones, de manera de poder cumplir con la remisión al Poder Ejecutivo y al Tribunal de Cuentas en los plazos previstos en el artículo 221 de la Constitución de la República.


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COMITÉ DE RIESGOS




Integración:

- Presidente o el integrante del Directorio en quién el Presidente delegue la asistencia a la reunión.

- Gerente General,

- Gerente de Área Riesgos,

- Gerente de Área Comercial


- Gerente de División Informática

- Gerente de División Seguimiento y Recuperación de Activos

Podrán convocarse otros funcionarios, consultores o a quién se entienda necesario, según la temática lo amerite.

Presidente: Presidente del Directorio

Coordinador: Gerente del Área de Riesgos


Misión

Administrar los riesgos a los que se encuentra expuesta la Institución y vigilar que la realización de las operaciones se ajuste a los objetivos, políticas y procedimientos para la Administración Integral de Riesgos, así como a los límites globales de exposición al riesgo que hayan sido previamente aprobados por el Directorio.

Cometidos

1. Evaluar, a partir de informes de los sectores correspondientes, los lineamientos estratégicos, objetivos y políticas para la Administración de los Riesgos, así como revisar, por lo menos anualmente, los lineamientos estratégicos y las principales políticas. Presentar esta evaluación para su aprobación por el Directorio.

2. Evaluar, a partir de informes de los sectores correspondientes, por lo menos anualmente, los límites a la exposición, modelos, escenarios, indicadores, etc. que se utilizan para identificar, medir, limitar, controlar, informar en relación a cada uno de los riesgos. Informar de dicha evaluación al Directorio.

3. Efectuar un seguimiento periódico y recurrente del perfil de riesgo de la Institución a través de los diferentes reportes que se han definido para monitorear el mismo.


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4. Evaluar las medidas correctivas a adoptar que se hayan identificado para riesgos categorizados como de Alto Riesgo, instruyendo a tales efectos a las gerencias operativas de la Institución. Monitorear el cumplimiento oportuno de las acciones correctivas instrumentadas por la Institución.

5. Autorizar el exceso de límites establecidos justificando debidamente las causas y explicando los beneficios para el Banco de esta situación.

6. Aprobar las metodologías para la identificación, valuación, medición y control de los riesgos de las nuevas operaciones, productos y servicios que la Institución pretenda ofrecer al mercado. Dicha metodología debe ser revisada, por lo menos, anualmente.

7. Proponer (de acuerdo a los informes de los sectores correspondientes) lineamientos para aquellas nuevas operaciones, productos y servicios que la Institución se encuentre desarrollando bajo el proceso de nuevas operaciones, sistemas, productos y servicios que han sido catalogadas como de Alto Riesgo.

8. Aprobar un plan de contingencia y de continuidad de los negocios que permita operar ante la ocurrencia de eventos externos severos.

9. Aprobar el Plan de Contingencia de liquidez.

10. Proponer para la aprobación del Directorio el informe anual de Gobierno Corporativo en lo referente al Sistema de Gestión Integral de Riesgos, según lo establece el art. 477 de la RNRCSF.

11. Informar al Directorio, como mínimo trimestralmente sobre:

• la exposición a los riesgos gestionados;

• las acciones correctivas implementadas;

• las resoluciones adoptadas.


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COMITÉ DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN



- Depende: Directorio

Integración:

- Representante del Directorio,

- Gerente General,

- Gerente de Área Riesgos

- Gerente de División Auditoría Interna

- Gerente de División Planificación Estratégica,

- Gerente de División Informática

Podrán participar, además de sus integrantes, los funcionarios que el Comité considere necesario para tratar los temas del orden del día.

Coordinador: Gerente de División Planificación Estratégica

Régimen de Reuniones: mensual

Misión

Asesorar al Directorio en materia de tecnología de la información, infraestructura informática, comunicaciones, desarrollo informático, seguridad y equipamiento.

Cometidos

1. Realizar el seguimiento de la ejecución de políticas en materia de tecnología de la

información y de los planes elaborados al respecto.

2. Asesorar sobre los planes de inversión en equipamiento, desarrollo, comunicaciones y su continuidad.

3. Evaluar y establecer prioridades de nuevos desarrollos o modificaciones a los vigentes.

4. Velar por un ambiente controlado de la tecnología informática.

5. Llevar un Libro de Actas, con el detalle de lo tratado en cada una de las reuniones, de las decisiones adoptadas y la nómina de los presentes, quienes suscribirán el documento.

6. Asegurar los recursos necesarios para desarrollar los proyectos informáticos priorizados.


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COMITÉ GERENCIAL

Naturaleza de la función: ejecutiva


- Depende de: Gerencia General.

Integración:

- Gerente General.

- Gerente de Área Comercial.

- Gerente de Área Finanzas y Mercado de Capitales.

- Gerente de Área Administración.

- Gerente de Área Riesgos.

- Gerente de División Secretaría General.

- Gerente de División Auditoría Interna.

- Gerente de División Legal y Sumarios.

- Gerente de División Seguimiento y Recuperación de Activos.

- Gerente de División Informática.

- Gerente de División Capital Humano.

- Gerente de División Planificación Estratégica.

- Jefe de Departamento Comunicaciones Institucionales.

Coordinador: Gerente General.

Régimen de reuniones: quincenal

Misión

Potenciar el gobierno corporativo del Banco a través de un permanente trabajo en equipo de la Alta Gerencia.

Cometidos

1. Discutir y formular las propuestas de estrategias y políticas de gestión de significativo impacto institucional.

2. Desarrollar las acciones y actividades inherentes a las diferentes etapas del proceso de planificación estratégica institucional.

3. Adoptar los mecanismos necesarios que aseguren la coherencia y cohesión en la implementación de los asuntos de carácter integral que abarquen a todos los niveles de la estructura organizacional.


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4. Propiciar el intercambio de experiencias gerenciales y de información estratégica que en forma horizontal favorezcan la mejora continua de la gestión y el fortalecimiento de la identidad institucional.

5. Fortalecer el relacionamiento de los integrantes de la Alta Gerencia para lograr una adecuada cohesión y una gestión homogénea y profesionalizada que favorezca la sostenibilidad y crecimiento del Banco.


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5.3. GERENCIA GENERAL

GERENCIA GENERAL

Nivel: Gerencia General

Naturaleza de la función: directiva-ejecutiva



- Supervisa a:

• Área Comercial • Área Finanzas y Mercado de Capitales • Área Administración • Área Riesgos • División Seguimiento y Recuperación de Activos • División Informática • División Capital Humano • División Planificación Estratégica • Departamento de Comunicaciones Institucionales

Cargo responsable: Gerente General

Misión

Asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas por el Directorio, coordinando y supervisando el desarrollo de los planes estratégicos necesarios, a fin de avanzar en el cumplimiento de los objetivos de la Institución.

Promover la racionalización permanente del funcionamiento del Banco, optimizando el desarrollo y la utilización de los recursos, el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias y la actuación en el marco de un sistema integral de gestión de riesgos.

Cometidos

1. Dirigir el funcionamiento de las dependencias a su cargo a efectos de maximizar la rentabilidad de los ingresos.

2. Decidir sobre asignación y exigencias de recursos humanos, materiales y tecnológicos a las Áreas de su dependencia, buscando optimizar el uso de los mismos.

3. Promover y asegurar la mejora continua de los productos, servicios y funciones del Banco Hipotecario del Uruguay y, en especial, la atención integral de los clientes.

4. Procurar la aplicación de las mejores prácticas de sistemas de gestión de calidad de instituciones financieras.

5. Velar por la observancia de las leyes, normas, reglamentos y por el cumplimiento de las resoluciones dictadas por el Directorio y demás disposiciones legales.


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6. Impartir a las unidades del Banco y a su personal, las instrucciones, observaciones y recomendaciones necesarias para la eficiente administración y buena marcha de las operaciones.

7. Proponer al Directorio los proyectos de reglamento, así como las reformas o modificaciones que considere adecuadas para el mejor funcionamiento de los negocios.

8. Asegurar la disposición óptima de la gestión financiera, comercial y administrativa del Banco.

9. Preparar los asuntos que dentro de su ámbito de actuación deben someterse a consideración del Directorio.

10. Asegurar el cumplimiento de las resoluciones emitidas por el Directorio y evaluar el resultado de tales resoluciones con visión integral.

11. Ejercer las demás funciones y facultades de acuerdo con las leyes y reglamentos, así como las disposiciones que dicte el Directorio y que se le encomienden.

12. Participar en los Comités que le sean encomendados.

13. Asegurar el funcionamiento de los servicios notariales del Banco, encargados de llevar adelante las funciones de escribanía autorizante, certificación notarial de firmas, testimonios notariales y autenticación de todo tipo de de documentos, custodia y contralor del Protocolo del Banco, contratos de terceros y la gestión de Fideicomisos.

14. Asegurar la implantación de un sistema integral de riesgos y el cumplimiento de las políticas, metodologías y procedimientos relacionados con los riesgos que gestiona.

15. Propiciar el desarrollo del interés en la inversión en portafolios con créditos del Banco.

16. Promover los portafolios estructurados por el Banco, entre los actuales y potenciales inversores.


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5.4. UNIDADES DE APOYO

ÁREA ADMINISTRACIÓN

Nivel: Área



- Depende de: Gerencia General

- Supervisa a:

División Apoyo Logístico División Contaduría

Cargo responsable: Gerente de Área

Misión

Asegurar que el Banco cuente con una gestión oportuna y eficiente en materia de servicios de infraestructura y sistemas de información presupuestal y contable, incluyendo la requerida por terceros.

Cometidos

1. Formular el plan estratégico del Área, los planes y metodología de trabajo para las unidades a su cargo, monitorear su ejecución y proponer las medidas correctivas que aseguren el logro de los objetivos.

2. Supervisar el funcionamiento del sistema de información contable que cumpla con las normas legales, tributarias y de regulación y control del sistema financiero, garantizando información óptima y confiable para la gestión.

3. Controlar la formulación y ejecución del Presupuesto de Gastos e Inversiones.

4. Supervisar la prestación de los servicios generales de conservación, mantenimiento, higiene y seguridad en los inmuebles propiedad del Banco y sus instalaciones.

5. Supervisar la prestación de los servicios administrativos y de atención al público, en los accesos de los edificios sede de las oficinas, para el buen funcionamiento del Banco, en concordancia con los lineamientos establecidos por Comunicaciones Institucionales.

6. Controlar las compras y suministros.

7. Supervisar el mantenimiento actualizado del Inventario de Bienes de Activo Fijo del Banco.





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13. Mantener actualizados los registros informáticos relacionados con las transacciones y operaciones propias del sector.


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DIVISIÓN APOYO LOGÍSTICO

Nivel: División



- Depende de: Área Administración

- Supervisa a:

Departamento Compras y Contrataciones Departamento Servicios Generales


Misión

Gestionar los servicios de apoyo de modo de facilitar y potenciar el eficiente logro de los objetivos de la Institución.

Garantizar la adquisición, suministro y administración de servicios y recursos materiales, ponderando las mejores condiciones en cuanto a calidad, cantidad y precio.

Asegurar una gestión que permita un control eficiente de los costos. Para ello utilizará las mejores prácticas de gestión administrativa y herramientas de planificación estratégica.

Cometidos

1. Participar en la elaboración del plan estratégico de la División y sus dependencias, en base a él definir su plan operativo.

2. Difundir y supervisar las normas y lineamientos vigentes en materia de los servicios a su cargo.

3. Asegurar la realización oportuna de las adquisiciones requeridas, de acuerdo a las normas legales vigentes, atendiendo razones de conveniencia en cuanto a calidad, cantidad y precio.

4. Mantener un sistema de información contable y de adquisiciones que asegure la utilización de las mejores prácticas y herramientas de gestión administrativa.

5. Promover la gestión con criterios de costeo, de forma tal que representen un insumo para la planificación y el análisis de riesgo.

6. Asistir en lo relativo a adquisiciones o contrataciones que por su monto requieran ser autorizadas por niveles superiores.

7. Asegurar la actualización del registro de contratos con terceros.

8. Mantener actualizado el inventario de los bienes de uso del Banco.

9. Controlar la recepción, almacenamiento, custodia, despacho y distribución de los materiales, mobiliarios y equipos.


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10. Garantizar la prestación de servicios de infraestructura necesarios para el buen funcionamiento del Banco.

11. Asegurar la ejecución de las obras previstas en el Plan Anual de Obras aprobado.

12. Supervisar la contratación o renovación de las pólizas de los seguros relativas a los recursos del Banco.

13. Supervisar el pago de las tasas, impuestos y contribuciones que le sean asignadas.

14. Asegurar la correcta atención al público por parte del personal de Servicios y Oficios en los accesos a cada uno de los locales.

15. Cumplir con el marco regulatorio en materia de seguridad para los locales del Banco y asegurar los recursos en esta materia con relación a las viviendas libres propiedad del Banco.

16. Optimizar los recursos para la prestación de los servicios de transporte.

17. Supervisar la adecuada custodia y sistematización de registros de los archivos del Banco.

18. Administrar la gestión y custodia de títulos de propiedad, documentos de préstamos y otros que el Banco mantiene en resguardo en el Tesoro de Títulos como garantía de sus operaciones.





23. Garantizar la primera respuesta frente a cualquier evento anormal de cualquier índole que detecte o que le sea informado, en el ámbito de las instalaciones del Banco -en Casa Central como en Sucursales-, o sus alrededores.

24. Elaborar, mantener y activar el Plan de Emergencia del Banco en concordancia con los términos establecidos en el Plan de Continuidad del Negocio.




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DEPARTAMENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES

Nivel: Departamento



- Depende de: División Apoyo Logístico

- Supervisa a: personal bajo su dependencia

Cargo responsable: Jefe de Departamento

Misión

Gestionar las compras y contrataciones, de conformidad con las normas y reglamentaciones establecidas en la materia, garantizando las mejores condiciones en cuanto a relación calidad-precio, cantidad y oportunidad de las mismas.

Cometidos

1. Realizar las adquisiciones requeridas y aprobadas por los responsables de los órganos competentes, de acuerdo a las normas y lineamientos vigentes en la materia (TOCAF).

2. Participar en la formulación del Presupuesto de Gastos e Inversiones del Banco.

3. Proponer mejoras, en lo referente a planes de gastos de los servicios.

4. Actualizar el registro de contratos con terceros en su ámbito de acción.

5. Obtener las mejores condiciones de precios, calidad y tiempo de entrega de los proveedores, de conformidad con las normas y reglamentaciones vigentes.

6. Atender las solicitudes de bienes de las unidades y dependencias y proveerlas en forma eficiente.

7. Disponer la contratación o renovación de las pólizas de los seguros relativas a los recursos del Banco y viabilizar el pago de las tasas, impuestos y contribuciones que le sean asignados.






2 RD 0180/2014 circulada por O/S Nº 16/2014, numeral 17.


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13. Mantener actualizada la nómina de proveedores críticos del Banco, incluyendo hardware, software, equipamiento, comunicaciones, servicios y otras empresas requeridas, indicando personal de contacto para cada una.

14. Asegurar que los contratos de los proveedores denominados “críticos” para el Plan de Continuidad del Negocio se encuentren vigentes y contengan las cláusulas y condiciones necesarias para la continuidad de servicios de terceros.




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DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES

Nivel: Departamento



- Depende de: División Apoyo Logístico



Misión

Optimizar la prestación de los servicios generales de conformidad con las normas legales y reglamentarias establecidas en la materia, garantizando las mejores condiciones en cuanto a calidad, cantidad y oportunidad de los mismos.

Cometidos

1. Adoptar aquellas medidas necesarias para el mejor cumplimiento de los servicios y las disposiciones vigentes que regulen su ámbito de competencia.

2. Participar en la formulación del Presupuesto de Gastos e Inversiones del Banco.

3. Coordinar con el Departamento de Compras y Suministros las acciones necesarias para efectuar un adecuado seguimiento y evaluación de los proveedores de servicios que estén involucrados con su área de acción.

4. Disponer los controles de supervisión necesarios para verificar que los servicios internos y contratados se cumplan en forma oportuna y efectiva y de conformidad con las normas y reglamentaciones vigentes.

5. Controlar y evaluar el adecuado manejo y administración de los bienes, materiales y servicios que el BHU requiere para el normal desempeño de las labores.

6. Autorizar los pagos de los servicios de terceros que estén dentro de su ámbito de competencia.

7. Coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de los sistemas de seguridad necesarios para la protección y vigilancia de las instalaciones y edificios.

8. Coordinar y controlar la ejecución de las actividades relacionadas con las obras de infraestructura, para el mantenimiento y adecuación física de los bienes inmuebles propiedad del BHU que administra.

9. Supervisar la dirección de las obras de arquitectura y construcción incluidas en el Plan Anual de Obras aprobado, a cargo de los equipos técnico-profesionales contratados por el Banco.

10. Controlar las entradas y salidas de los materiales, mobiliario y equipo de los depósitos.

11. Administrar las actividades de la proveeduría.


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12. Disponer adecuada protección, conservación y manejo del acervo documental producido y recibido en el BHU centralizado en el Archivo Administrativo; supervisando la correcta aplicación de la normativa vigente en la materia y promoviendo la utilización de procedimientos técnicos en la gestión.

13. Promover la cultura preventiva y la realización de programas de difusión y capacitación, que contribuyan a la salud de los funcionarios (higiene ocupacional, factores de riesgos ergonómicos, seguridad, etc.).





18. Instalar los centros de operaciones alternativos que se dispongan como necesarios para el cumplimiento del Plan de Continuidad del Negocio. Asegurar que dichos centros cuenten con las medidas de seguridad que correspondan, manteniendo operativos los servicios necesarios en condiciones óptimas de uso.




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DIVISIÓN CONTADURÍA

Nivel: División



- Depende de: Área Administración

- Supervisa a:

• Departamento Presupuesto • Departamento de Contabilidad y Tributos


Misión

Optimizar los sistemas de registro, análisis y presentación de la información contable, patrimonial y presupuestal y asegurar la presentación oportuna de la información requerida por agentes externos al Banco en dichas materias.

Cometidos

1. Elaborar el plan operativo de la División, y sus dependencias en función del Plan Estratégico del Banco y sus efectos en el Área.

2. Poner en conocimiento al Área Administración los Proyectos de estados contables mensuales y anuales.

3. Verificar el cumplimiento de las normas contables legales y particulares.

4. Facilitar el cumplimiento de las normas de regulación y control del sistema financiero.

5. Propiciar los mecanismos que permitan obtener información contable, oportuna y confiable.

6. Coordinar la implementación de los criterios y procedimientos para el registro contable de las operaciones del Banco.

7. Asegurar la existencia de mecanismos que permitan el cumplimiento cabal de las normas tributarias.

8. Remitir toda la información de carácter contable-presupuestal, dirigida a agentes externos, conforme a disposiciones legales y reglamentarias.

9. Asegurar la existencia de procedimientos para que el sistema contable-presupuestal opere correctamente.

10. Vigilar la legalidad de todos los egresos del Banco: gastos, inversiones, sueldos y demás erogaciones y cargas vinculadas a la real prestación de servicios.

11. Preparar los estados de ejecución presupuestal para su presentación ante el Tribunal de Cuentas, así como cualquier otra información requerida por organismos externos de


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contralor.

12. Emitir cualquier tipo de certificado de base contable que se le requiera.


14. Promover la capacitación permanente del personal a su cargo. 15. Promover la mejora continua en los procesos y generar sistemas de medición de

resultados.

16. Cumplir con las políticas que el Sistema de Gestión Integral de Riesgos defina para la Institución.




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DEPARTAMENTO CONTABILIDAD Y TRIBUTOS

Nivel: Departamento



- Depende de: División Contaduría



Misión

Controlar y coordinar el registro contable de las operaciones, así como la elaboración de los estados contables y liquidaciones tributarias, en el marco de la normativa vigente.

Cometidos

1. Definir e implementar los criterios y procedimientos para el registro contable de las operaciones del Banco.

2. Propender a la existencia de procedimientos que aseguren que el registro de las operaciones del Banco sea acorde a las Normas de Contabilidad generalmente aceptadas, establecidas por el organismo regulador.

3. Colaborar en el diseño e implantación de un sistema de Contabilidad de Costos.

4. Colaborar en el diseño e implantación de un sistema de información para la toma de decisiones.

5. Asegurar el cumplimiento integral de la normativa del Banco Central del Uruguay.

6. Asegurar el cumplimiento de las normas tributarias.

7. Formular y enviar la información contable en línea al BCU y toda aquella información originada en otros sectores que no puedan remitirla directamente.




11. Cumplir con las políticas del Sistema de Gestión Integral de Riesgos definido por la Institución.


Mantener actualizados los registros informáticos relacionados con las transacciones y operaciones propias del sector.


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DEPARTAMENTO PRESUPUESTO

Nivel: Departamento



- Depende de: División Contaduría



Misión

Supervisar la formulación correcta del Presupuesto de Gastos e Inversiones y su ejecución. Registrar las operaciones de tipo presupuestal controlando la disponibilidad de los rubros y la legalidad de los egresos, en el marco de las disposiciones vigentes en materia presupuestal.

Cometidos

1. Proveer la información solicitada por los organismos externos de contralor, según la normativa vigente en materia de control de legalidad del gasto.

2. Llevar la contabilidad presupuestal conforme a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

3. Controlar el manejo de la dotación de los rubros presupuestales, la suficiencia de recursos para el cumplimiento de los objetivos y metas, proponiendo trasposiciones y refuerzos de rubros según las normas.

4. Velar por la legalidad de todos los egresos del Banco: gastos, inversiones, sueldos, erogaciones y cargas vinculadas a la real prestación de servicios.

5. Disponer la preparación de los estados de ejecución presupuestal, así como cualquier otra información que se requiera.

6. Supervisar el pago a proveedores.





11. Cumplir con las políticas que el Sistema de Gestión Integral de Riesgos defina para la Institución.

3 RD 0180/2014 circulada por O/S Nº 16/2014, numeral 16.


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DIVISIÓN INFORMÁTICA

Nivel: División




- Supervisa a:

• Departamento de Soporte Técnico • Departamento de Producción • Departamento de Sistemas


Misión

Asesorar y disponer en materia de tecnología, canales de comunicación, programación y equipos. Optimizar los procesos del BHU a través de sistemas automatizados y equipos adecuados, que permitan contar con información oportuna y confiable.

Cometidos


2. Gestionar la infraestructura informática del BHU a nivel de sistemas y equipamiento.

3. Difundir las normas, lineamientos y estándares en materia de informática y telecomunicaciones y supervisar su cumplimiento.

4. Asegurar que los sistemas estén permanentemente acordes a los distintos requerimientos internos y externos.

5. Supervisar las acciones que se emprendan en materia de adquisición de software y hardware, participando en las licitaciones y elaborando especificaciones técnicas.

6. Coordinar con el área responsable la planificación de testeo de los sistemas informáticos desarrollados o adquiridos y viabilizarlos.

7. Asegurar la elaboración y mantenimiento actualizado de la documentación de los distintos sistemas en uso en la Organización -estructura de bases de datos, documentación modular, interfaces-.





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DEPARTAMENTO PRODUCCIÓN

Nivel: Departamento



- Depende de: División Informática



Misión

Asegurar la correcta ejecución de las actividades requeridas para la gestión de datos a través de los sistemas de información en uso (apoyo a usuarios, respaldo de datos, generación de información ad hoc), de acuerdo a las políticas y prioridades fijadas por la Institución.

Cometidos

1. Controlar el adecuado procesamiento de datos y asesoramiento a los usuarios en la utilización del software y del hardware.

2. Optimizar la respuesta a los requerimientos de los usuarios y proponer mejoras continuas en la gestión de datos que redunden en beneficio de los usuarios.

3. Supervisar la ejecución de las actividades referentes al respaldo y manipulación de la información contenida en las bases de datos institucionales.

4. Evaluar y validar las solicitudes de cambios o nuevos requerimientos a los sistemas instalados.

5. Relevar y compilar datos sobre reportes recibidos, errores detectados y problemas resueltos.

6. Monitorear el funcionamiento de los procesos automáticos.

7. Monitorear la correcta implantación de nuevos procesos por lotes de los sistemas informáticos del Banco.

8. Supervisar la confección y actualización permanente de manuales y documentos relacionados con la operación de los sistemas.






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DEPARTAMENTO SISTEMAS

Nivel: Departamento






Misión

Asegurar la optimización y el aprovechamiento de las capacidades internas en las actividades de desarrollo y mantenimiento de los proyectos de sistemas de información, así como la coordinación con proveedores externos de desarrollo de sistemas.

Cometidos

1. Controlar las actividades requeridas para el desarrollo, la adquisición y el mantenimiento de los sistemas informáticos, de acuerdo a las políticas y prioridades de la Institución.

2. Actuar como contraparte interna en relación con los proveedores de servicio de mantenimiento de software.

3. Proponer iniciativas de soluciones en sistemas de información que optimicen los procesos y generen valor al Banco.

4. Asegurar la actualización en materia tecnológica, de acuerdo a las necesidades de funcionamiento.








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DEPARTAMENTO SOPORTE TÉCNICO

Nivel: Departamento






Misión

Mantener la infraestructura informática del Banco procurando su óptimo desempeño, estableciendo mecanismos de seguridad adecuados para el acceso, disponibilidad y resguardo de la información de los sistemas.

Cometidos

1. Controlar las actividades requeridas para la instalación y el mantenimiento de la infraestructura informática, de acuerdo a las políticas y prioridades fijadas por la Institución.

2. Implementar las medidas de control en el uso y aprovechamiento de los recursos informáticos.

3. Asegurar el soporte técnico y mantenimiento de todos los sistemas que se utilicen.

4. Participar en la adquisición de software y hardware, elaborando especificaciones y recomendaciones técnicas.

5. Asegurar el asesoramiento a los usuarios en la correcta utilización del hardware y software.

6. Establecer e implementar las políticas de respaldo y recuperación de datos.

7. Supervisar el monitoreo y optimización del funcionamiento de los servidores.

8. Garantizar el funcionamiento de la red del Banco.







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5.5. UNIDADES DE NEGOCIO

ÁREA COMERCIAL

Nivel: Área




- Supervisa a:

• División Red Comercial y Atención al Cliente • División Banca Persona • Departamento Asistencia Técnica


Misión

Promover el desarrollo del crédito hipotecario asegurando una adecuada gestión de los riesgos involucrados, fomentar el ahorro previo, el acceso al mercado de capitales como fuente de financiamiento y contribuir a la resolución de las necesidades de vivienda de la población.

Cometidos


2. Garantizar la implementación de las políticas crediticias definiendo criterios específicos de actuación de las unidades a su cargo.

3. Supervisar la concesión de préstamos de acuerdo a los criterios aprobados.

4. Supervisar la realización del análisis del crédito hipotecario (análisis comercial, demanda y competencia).

5. Mantener actualizada la documentación de créditos y ahorros incluyendo su difusión y circulación interna.

6. Controlar el mantenimiento de la base de datos con toda la información concerniente a los créditos hipotecarios otorgados por el BHU (cuenta, garantía afectada y demás datos solicitados por el BCU).

7. Supervisar la gestión de distintas modalidades de ahorro previo y planes dirigidos al fortalecimiento y crecimiento de la cartera de ahorristas.

8. Asegurar sistemas eficaces para la información y apertura de cuentas en el ámbito nacional.

9. Supervisar la gestión de la red comercial.


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10. Asegurar el suministro de información a los clientes sobre su operativa en productos de ahorro previo o de crédito.





15. Proporcionar información confiable y oportuna de los resultados de la gestión.



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DIVISIÓN BANCA PERSONA

Nivel: División



- Depende de: Área Comercial

- Supervisa a:

• Departamento Ahorro • Departamento Crédito • Departamento Asistencia al Crédito


Misión

Generar operaciones de crédito que aseguren el retorno esperado. Promover el desarrollo eficiente del sistema de ahorro previo. Asegurar el estricto cumplimiento de la normativa interna y del BCU en materia de ahorro y de crédito.

Cometidos


2. Participar en la elaboración e implementación de la política de crédito y de ahorro previo del Banco.

3. Participar en la elaboración e implementación de documentos relacionados con las actividades que gestiona.

4. Supervisar la elaboración, implementación y control de los sistemas de calidad aplicados a la gestión.

5. Ejercer la supervisión funcional en materia de operaciones de crédito y ahorro previo en las Sucursales e instituciones que realicen prestación de servicios en esas materias.

6. Propiciar el desarrollo de actividades o alianzas estratégicas que favorezcan el proceso de crédito y el de captación de ahorro previo.

7. Proporcionar información confiable y oportuna de gestión sobre operaciones de crédito y de ahorro previo.

8. Controlar la ejecución del cronograma de actualización de tasaciones.

9. Dar cumplimiento a toda la normativa bancocentralista relacionada con las operaciones que gestiona.



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DEPARTAMENTO AHORRO

Nivel: Departamento



- Depende de: División Banca Persona


Cargo responsable: Jefe del Departamento

Misión

Gestionar y promover el sistema de ahorro previo, desarrollando productos vinculados y promoviendo la adhesión de los clientes actuales y potenciales.

Cometidos

1. Participar en la formulación de las políticas de ahorro del Banco.

2. Ejecutar las políticas y los planes dirigidos al fortalecimiento y crecimiento de la cartera de ahorristas de ahorro previo.

3. Desarrollar iniciativas vinculadas con la captación de ahorro.

4. Desarrollar mecanismos de captación de ahorristas.

5. Administrar las distintas modalidades de cuentas.

6. Mantener actualizada la información relativa a las cuentas de ahorro previo.

7. Realizar todas las operaciones de apertura, cambios de denominación y cierre de cuentas bajo su administración.

8. Proporcionar información clara, precisa y completa y gestionar eficientemente los trámites relativos a cuentas de ahorro previo solicitadas por clientes externos.

9. Promover acciones con el Departamento de Comunicaciones Institucionales para difundir y promocionar los productos de ahorro previo.







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DEPARTAMENTO ASISTENCIA AL CRÉDITO

Nivel: Departamento






Misión

Gestionar la prestación de servicios que aseguren la calidad en los aspectos documentales de las operaciones de crédito y en las garantías.

Cometidos

1. Desarrollar el estudio de la titulación en los aspectos notariales y gráfico legales.

2. Realizar las escrituras de préstamos hipotecarios, de novación, promesas de compraventa y las cesiones de derecho de las mismas.

3. Realizar la valuación de garantías de manera de asegurar su calidad y la confiabilidad de la información brindada a los destinatarios internos y externos.

4. Regularizar operaciones de crédito, correspondientes al negocio del Banco, anteriores al año 2008.

5. Brindar atención a las solicitudes realizadas por los clientes en relación al estudio del objeto de crédito.

6. Preparar la documentación relacionada con las escrituras, títulos, promesas de compraventa, declaración de salud para el seguro de vida y vales de préstamos de refacción y proceder al archivo de la misma.

7. Coordinar la actividad de los asesores profesionales vinculadas a las tareas que realiza.








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DEPARTAMENTO CRÉDITO

Nivel: Departamento




- Supervisa a: personal bajo su dependencia.


Misión

Gestionar la mayor colocación de créditos posible dentro del marco institucional establecido.

Cometidos

1. Implementar las políticas y procedimientos de créditos aprobados.

2. Participar en la formulación de las políticas de crédito.

3. Velar por una buena gestión en la atención al cliente.

4. Gestionar los productos de crédito.

5. Informar al cliente sobre los productos de crédito existentes y sobre el estado de su trámite.

6. Implementar las acciones que garanticen el cumplimiento de normas y procesos para un efectivo análisis y una óptima calificación de los sujetos de crédito.

7. Generar los flujos de información y las herramientas de gestión que aseguren una óptima administración de los riesgos y un eficiente proceso de originación de operaciones crediticias.

8. Promover las acciones y planes que garanticen la calidad final de la cartera de créditos hipotecarios.








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DIVISIÓN RED COMERCIAL Y ATENCIÓN AL CLIENTE

Nivel: División




- Supervisa a:

• Defensor del Cliente • Personal bajo su dependencia (Casa Central y Sucursales)


Misión

Optimizar la comunicación con el cliente a través de los diferentes canales interactivos que el Banco posee, otorgando respuestas claras, completas, ágiles y transparentes a sus consultas y reclamos y, además, garantizar los recursos necesarios para el desempeño adecuado de la red, en su labor de brindar los productos y servicios del BHU en todo el país, controlando su gestión para asegurar la calidad de los mismos y la satisfacción de los clientes.

Cometidos

1. Participar en la elaboración del Plan Estratégico de la División.

2. Definir los planes operativos para todas las dependencias.

3. Garantizar la disponibilidad de los recursos humanos, tecnológicos, de infraestructura y funcionamiento para cada Sucursal, que permita a su personal ofrecer productos de calidad.

4. Coordinar y controlar la gestión de las dependencias del Banco.

5. Coordinar y controlar los servicios tercerizados que forman parte de la red comercial y de los canales de comunicación interactivos, acordando con los proveedores acciones para la mejora recíproca.

6. Gestionar las consultas, quejas y reclamos que los clientes realizan a través de los canales de comunicación interactivos que el Banco posee, registrando los mismos para su posterior análisis y definición de acciones que favorezcan la calidad de atención.

7. Aportar a la mejora continua en la calidad de atención de los clientes.

8. Derivar a la unidad administrativa que corresponda, los asuntos que es imprescindible gestionar por expediente, realizando el seguimiento de los tiempos y calidad de respuesta.

9. Monitorear la atención al público en todo el Banco y proponer acciones de mejora que apunten a la satisfacción del cliente.

10. Supervisar la actividad de las cajas en Casa Central.


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11. Promover y participar en la elaboración e implementación de documentos relacionados con las actividades a su cargo.





16. Brindar información confiable y oportuna de los resultados de la gestión.

17. Cumplir con las políticas y procedimientos que le sean aplicables.



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FIGURA FUNCIONAL: DEFENSOR DEL CLIENTE



- Depende de: División Red Comercial y Atención al Cliente

- Supervisa a: personal bajo su dependencia.

Cargo responsable: Jefe de Departamento (según Decreto Presupuestal 2014 Art. Nº 13)

Misión

Promover y desarrollar dentro de la organización el valor “orientación al cliente”, sosteniendo y potenciando el proceso de mejora continua en la calidad del servicio a los clientes.

Cometidos

1. Velar por el cumplimiento del servicio al cliente en cuanto a la atención de sus trámites y reclamos.

2. Velar por los derechos de los clientes reconocidos legalmente y en la normativa del Banco Central del Uruguay, así como en las buenas prácticas bancarias que son razonablemente exigibles para la conducción responsable y diligente de los negocios (art. 326 Circular 2165 del BCU).

3. Reportar la información requerida por el BCU y cumplir con el rol y objetivos que determina la normativa bancocentralista siendo el responsable de la función de reclamos (art. 327 Circular 2165 del BCU).

4. Ser instancia última e independiente de la operativa del Banco frente a quejas y reclamos de clientes.

5. Analizar posibles desajustes u omisiones en la atención a un cliente o respecto a un servicio del Banco en general y proponer alternativas o respuestas al Directorio.

6. Analizar y proponer alternativas de solución en caso que corresponda para atender los reclamos por los cuales el cliente ha solicitado reconsideración.

7. Mantener informada a la superioridad respecto a la aplicación de leyes y reglamentaciones específicas de su materia.

8. Mantener el registro y archivo de quejas presentadas.

9. Realizar un análisis estadístico de los reclamos recibidos e identificar reincidencias.

10. Proponer planes de mejoras, recomendaciones y actualizaciones de los documentos normativos del Banco relacionados con temas de transparencia, protección al consumidor y atención al usuario.

11. Instrumentar en coordinación con el Departamento Desarrollo de RR.HH, cursos, talleres y charlas regulares de capacitación y actualización en relación al rol del Defensor del Cliente, a temas de transparencia, de protección al consumidor y de normativa para la atención al cliente.


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DEPARTAMENTO ASISTENCIA TÉCNICA

Nivel: Departamento






Misión

Proporcionar el marco técnico–profesional adecuado a las diferentes modalidades involucradas en el negocio del Banco, asesorando y llevando adelante las gestiones de su especialidad tendientes a potenciar la eficiencia de las operaciones, resguardando el patrimonio, minimizando los riesgos derivados de las contrataciones.

Cometidos

1. Gestionar tareas de índole arquitectónico-notarial concernientes tanto a operaciones heredadas de una cartera pasada como de los nuevos emprendimientos inmobiliarios enmarcados en la Ley 18.795, Acceso a la vivienda de interés social.

2. Asesorar y pronunciarse sobre temas concretos consultados por diferentes sectores del BHU en cuestiones relativas a la materia técnica de su gestión.

3. Verificar el control del bien ofrecido en garantía de operaciones de préstamos gestionados por el Departamento, mitigando los riesgos asociados y otorgando confianza de su durabilidad en la perspectiva del negocio que se proyecta.

4. Definir criterios a utilizar en materia contractual y asegurar la calidad documental de las operaciones de préstamos y sus garantías.

5. Asegurar la aplicación de los criterios fijados cuando se contraten servicios técnicos a brindarse por terceros.

6. Actuar por el Banco o en su representación en actos, contratos y documentos que correspondan.

7. Asegurar la adecuada gestión de la regularización documental de los edificios construidos por el Banco y los eventuales reclamos por defectos de construcción.

8. Dictaminar sobre mandatos, certificados, estatutos, contratos y demás documentos que se le envíen en consulta.

9. Analizar las hipotecas, inmuebles, promesas de compraventa y otros, para culminar con el otorgamiento del complemento de fideicomisos.



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ÁREA FINANZAS Y MERCADO DE CAPITALES

Nivel: Área




- Supervisa a:

• División Finanzas. • División Mercado de Capitales.


Misión

Promover el cumplimiento de los equilibrios económico-financieros básicos y el mantenimiento de una adecuada solvencia patrimonial, generando condiciones que permitan al Banco acrecentar su capital, pagar sus obligaciones y asegurar los recursos financieros a futuras generaciones.

Cometidos


2. Asesorar en materia de productos financieros.

3. Supervisar las actividades desarrolladas para la estructuración y venta de portafolios.

4. Generar información para facilitar la toma de decisiones eficientes en materia de captación, colocación de fondos y gestión de riesgos financieros.

5. Supervisar la administración de manera óptima, racional y transparente del dinero y los valores del Banco.

6. Supervisar los estudios y las actividades que permitan optimizar el retorno de los recursos financieros.

7. Supervisar los estudios de planeación financiera que contribuyan a la aplicación racional y controlada de los recursos financieros, en el marco de los objetivos fijados por la superioridad.

8. Promover y supervisar la aplicación de normas y procedimientos en materia de finanzas.




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DIVISIÓN FINANZAS

Nivel: División



- Depende de: Área Finanzas y Mercado de Capitales

- Supervisa a: Departamento Análisis Financiero


Misión

Asegurar la disponibilidad de herramientas para orientar en forma permanente al Banco en el mantenimiento de los equilibrios económico-financieros básicos y apoyar la toma eficiente de decisiones en materia financiera.

Cometidos

1. Participar en la elaboración del plan estratégico de la División y sus dependencias, en base al mismo definir su plan operativo.

2. Mantener un relevamiento continuo de los distintos componentes de los resultados financieros.

3. Elaborar las proyecciones financieras sobre la base de la actividad proyectada para las distintas unidades del Banco, con fines de planeamiento estratégico y de cumplimiento de la regulación.

4. Monitorear y proponer acciones correctivas para resolver los desfasajes financieros en materia de riesgos de liquidez y de mercado.

5. Asesorar al nivel estratégico en la fijación de las tasas de interés activas y pasivas.

6. Proyectar la financiación del Presupuesto de Gastos e Inversiones.

7. Supervisar la realización de estudios de mercado sobre productos e indicadores del negocio del Banco.

8. Supervisar el cálculo de la unidad reajustable y elevarlo para su aprobación.

9. Participar en la elaboración e implementación de manuales relacionados con las actividades que gestiona.





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DEPARTAMENTO ANÁLISIS FINANCIERO

Nivel: Departamento



- Depende de: División Finanzas



Misión

Asegurar un adecuado relevamiento de los resultados financieros de la gestión y de la información necesaria para la construcción de las proyecciones financieras y las propuestas de financiación del presupuesto.

Cometidos

1. Emitir la información relativa a los resultados financieros y demás datos de su administración que se le requiera.

2. Elaborar la información para estructurar la financiación del Presupuesto de Gastos e Inversiones.

3. Realizar estudios de planeación financiera.

4. Identificar y proponer nuevos productos financieros.

5. Efectuar relevamientos y análisis de información de mercado respecto a los productos y al desempeño del negocio en el que el Banco actúa.

6. Participar en la elaboración e implementación de manuales relacionados con las actividades que gestiona.







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DIVISIÓN MERCADO DE CAPITALES

Nivel: División



- Depende de: Área Finanzas y Mercado de Capitales

- Supervisa a:

Tesorería y Mesa de Operaciones Instrumentos Financieros


Misión

Desarrollar la participación del BHU en el mercado de capitales, operando activamente y promoviendo la emisión de instrumentos que contribuyan al fortalecimiento del mismo, así como al financiamiento de la actividad crediticia.

Cometidos


2. Llevar a la práctica las políticas y estrategias de fondeo a través del mercado.

3. Participar activamente en la definición y estructuración del negocio referido a la afectación de la cartera, atendiendo a las condiciones requeridas por el mercado.

4. Monitorear el posicionamiento del Banco en el mercado de instituciones financieras.

5. Supervisar el diseño e implementación de nuevos productos a ser colocados en el mercado financiero.

6. Supervisar el cumplimiento de los encajes técnicos y reglamentarios.

7. Proponer la política a seguir en materia de financiamiento y colocación de déficits y superávits financieros de corto plazo.

8. Supervisar la custodia del dinero y los valores del Banco de manera óptima y transparente.






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DEPARTAMENTO INSTRUMENTOS FINANCIEROS

Nivel: Departamento



- Depende de: División Mercado de Capitales

- Supervisa a: ---


Misión

Desarrollar instrumentos y estructuras de financiamiento y de crédito que contribuyan a los requerimientos financieros y al fortalecimiento de la Institución en el mercado.

Cometidos

1. Diseñar, estudiar y proponer instrumentos financieros de captación y colocación de fondos

alineados con las políticas financiera y de créditos de la Institución.

2. Proponer los mecanismos y organizar las actividades necesarias para la concreción de las emisiones del Instituto.

3. Generar los reportes vinculados con el cumplimiento y avance del proceso de financiamiento estructurado.

4. Mantenimiento y testeo de los actuales instrumentos financieros respecto a la política financiera de la Institución.

5. Efectuar relevamientos y análisis de información del mercado de instrumentos financieros.






Mantener actualizados los registros informáticos relacionados con las transacciones y operaciones propias del sector.


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DEPARTAMENTO TESORERÍA Y MESA DE OPERACIONES

Nivel: Departamento



- Depende de: División Mercado de Capitales



Misión

Asegurar una administración eficiente del dinero y valores del BHU optimizando el retorno de los recursos financieros a través de la gestión eficiente de la captación de fondos para cubrir las necesidades y la colocación de los fondos excedentarios dentro de las políticas definidas y el marco normativo vigente.

Cometidos

1. Operar en los mercados financieros optimizando la rentabilidad y minimizando los riesgos de los excedentes de fondos, utilizando los instrumentos financieros autorizados.

2. Custodiar y administrar los valores, el efectivo y los documentos en poder del Tesoro Central.

3. Colocar y gestionar la emisión de valores.

4. Asegurar el cumplimiento de los encajes técnicos y reglamentarios.

5. Administrar la recaudación por agentes de retención.








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DIVISIÓN SEGUIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE ACTIVOS

Nivel: División




- Supervisa a:

Departamento Gestión de Morosidad Departamento Garantía e Inmuebles personal bajo su dependencia


Misión

Proponer e implementar las políticas, programas, mecanismos y procedimientos que permitan agilizar el proceso de seguimiento, recuperación y enajenación de la cartera morosa, así como identificar oportunamente los créditos que presenten problemas de recuperación potenciales o reales.

Cometidos


2. Participar en la elaboración de las políticas en materia de recuperación de cartera.

3. Disponer las actuaciones conducentes a la toma de decisiones en materia de fórmulas de pago, realizando los controles necesarios.

4. Disponer la aplicación de los criterios que se formulen en la recuperación de adeudos atrasados, en el marco de las políticas y reglamentaciones vigentes al respecto.

5. Establecer medidas de prevención por incumplimiento al pago de los créditos otorgados, proponiendo que se apliquen acciones por la vía legal para la recuperación de la cartera.

6. Implementar los procedimientos para la correcta administración del stock de inmuebles recuperados.

7. Disponer la enajenación de cartera irrecuperable en las mejores condiciones y en los plazos más cortos posibles.

8. Monitorear los resultados de procesos jurídicos vinculados a la recuperación de créditos.

9. Realizar todas las actividades administrativas y judiciales vinculadas a recisiones de promesas, ejecuciones extrajudiciales, ejecuciones de préstamos hipotecarios, tercerías de mejor derecho en defensa del crédito del Instituto y procesos ejecutivos de recupero de créditos sin garantía real.


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10. Designar el representante del BHU para la presentación de ofertas en los remates judiciales o extrajudiciales según se dispone en la Carta Orgánica por Ley 19.149 art. 369.

11. Supervisar el análisis del mercado inmobiliario.

12. Participar en la formulación de las políticas de fijación de precios de los inmuebles del Banco.

13. Supervisar el mantenimiento de la base de datos con toda la información concerniente a los inmuebles en poder del Banco.

14. Mantener actualizado el Manual de Recupero.








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DEPARTAMENTO GESTIÓN DE GARANTÍAS E INMUEBLES

Nivel: Departamento



- Depende de: División Seguimiento y Recuperación de Activos



Misión

Optimizar la administración y colocación de la cartera de inmuebles propiedad del Banco (excluyendo los bienes de uso), dentro de las políticas definidas y el marco normativo.

Cometidos

1. Manejar el proceso de gestión de inmuebles desde que los mismos se incorporan en el activo del Banco hasta que se enajenan.

2. Administrar toda la información concerniente a los inmuebles en poder del Banco a través de una base de datos actualizada.

3. Diligenciar la comercialización del stock de inmuebles, en consonancia con la información disponible en el mercado y las políticas emanadas de las autoridades del Banco Hipotecario del Uruguay.

4. Mantener actualizadas las tasaciones de viviendas libres propiedad del Banco y todas las informaciones exigidas por el Banco Central del Uruguay.

5. Participar en la formulación de políticas de fijación de precios de inmuebles con el correspondiente estudio y análisis de las tendencias del mercado inmobiliario.

6. Coordinar con el Departamento de Servicios Generales la disposición de los inmuebles en custodia y la información correspondiente a los mismos.

7. Cumplir con el pago de impuestos, tasas, contribuciones y todos aquellos gastos que afecten a las unidades en cartera del BHU.







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DEPARTAMENTO GESTIÓN DE MOROSIDAD

Nivel: Departamento



- Depende de: División Seguimiento y Recuperación de Activos



Misión

Implementar, mantener y mejorar las políticas y procedimientos establecidos para el seguimiento y la recuperación de los créditos con irregularidad de pago.

Cometidos

1. Contribuir en la elaboración de las políticas en materia de seguimiento y recuperación de créditos con irregularidad de pago.

2. Realizar la ejecución de las tareas de seguimiento y recuperación de cartera morosa.

3. Formular los planes de trabajo y la metodología para efectuar un adecuado seguimiento y una recuperación eficaz de los adeudos atrasados.

4. Establecer las estrategias, para la maximización de la recuperación de los créditos con problemas de morosidad y formular planes de acción.

5. Realizar las negociaciones conducentes a lograr fórmulas de pago satisfactorias para el Banco y viables para los deudores, priorizando la retención de haberes como forma de asegurar el pago, respetando las políticas internas y la normativa bancocentralista.

6. Actualizar los datos de los clientes y el historial de los mismos, registrando las acciones que se realizan y las evaluaciones que resulten de ellas.

7. Analizar, aprobar o rechazar las Cesiones de Promesas y las Novaciones de Créditos de clientes que presenten adeudos atrasados.




11. Realizar la operativa de Amortizaciones Extraordinarias y Cancelaciones de créditos vencidos y vigentes.



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5.6. UNIDADES DE STAFF

ÁREA RIESGOS

Nivel: Área




- Supervisa a:

• Departamento Riesgos Financieros • Departamento Riesgos No Financieros

Cargo responsable: Gerente del Área

Misión

Medir, vigilar e informar los riesgos que enfrenta la Institución en sus operaciones, así como participar en el proceso de identificación de los mismos, proponer alternativas de mitigación cuando corresponda o brindar opinión fundada sobre las propuestas de otros sectores.

Desarrollar y promover políticas y normas tendientes al mantenimiento de niveles adecuados de riesgo, de acuerdo a las mejores prácticas bancarias.

Cometidos

1. Formular el plan estratégico del Área, los planes y metodología de trabajo, monitorear su ejecución y proponer las medidas correctivas que aseguren el logro de los objetivos.

2. Proponer para su aprobación al Comité de Riesgos y al Comité de Finanzas, en caso de corresponder, las políticas, herramientas, metodologías, modelos y parámetros para la gestión, monitoreo y control de los distintos tipos de riesgos a los que se encuentra expuesta la Institución.

3. Cumplir las disposiciones que establece el Manual de Políticas para la Gestión Integral de Riesgos. Actualizar éste y los demás manuales que regulan todos los riesgos bajo su responsabilidad, contemplando los cambios normativos y el entorno de negocios del Banco Hipotecario del Uruguay.

4. Identificar, medir y controlar los riesgos en que incurre el Banco en sus operaciones de acuerdo a la normativa bancocentralista y a las mejoras prácticas.

5. Desarrollar y continuamente mejorar el proceso de administración del riesgo.

6. Proponer medidas para asegurar que todo el personal involucrado en la administración de riesgos, conozca las políticas establecidas por la Institución para el manejo de los mismos.

7. Coordinar todas las actividades vinculadas a la administración del riesgo.


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8. Participar en el proceso de nuevas operaciones, sistemas, productos y servicios, asegurando la realización del proceso, así como aportando su visión en cuanto al análisis de riesgos efectuado por los diferentes involucrados.

9. Determinar la metodología del análisis de créditos y los criterios de elegibilidad de los prestatarios, así como los de reestructura de créditos.

10. Controlar que los procesos de calificación de clientes se realicen de acuerdo a los requerimientos de la regulación, evaluando la pertinencia de la calificación de la cartera frente a escenarios adversos.

11. Diseñar modelos estadísticos de credit-scoring que discriminen tempranamente entre buenos y malos candidatos a prestatarios, permitiendo seleccionar adecuadamente a los nuevos clientes y predecir con anticipación el probable deterioro de la cartera de créditos.

12. Participar en el proceso de elaboración de los datos a enviar a la Central de Riesgos del Banco Central del Uruguay según la normativa bancocentralista vigente, en lo referente a la calificación de clientes y de sus operaciones.

13. Evaluar la pertinencia de la estructura de tasas activas y pasivas de la Institución en el corto, mediano y largo plazo.

14. Medir el riesgo de cumplimiento, utilizando indicadores de desempeño, y usar dichas mediciones para fortalecer la evaluación del mencionado riesgo.

15. Identificar, documentar y evaluar los riesgos de cumplimiento asociados con las actividades comerciales del Banco, incluyendo el desarrollo de nuevos productos y prácticas del negocio, así como políticas antilavado de dinero.

16. Evaluar los procedimientos y guías de cumplimiento del Banco, hacer el seguimiento de las deficiencias detectadas y formular las propuestas de enmiendas cuando se entienda necesario.

17. Aprobar las políticas y procedimientos definidos por el Oficial de Cumplimiento e informar en comunicación directa con las autoridades del Banco.

18. Participar en toda instancia institucional para el diseño de instrumentos estratégicos.

19. Velar por el cumplimiento de las disposiciones que regulan la obligación de informar sobre transacciones que resulten inusuales.







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DEPARTAMENTO RIESGOS FINANCIEROS

Nivel: Departamento



- Depende de: Área Riesgos

- Supervisa a:

• personal bajo su dependencia


Misión

Medir, vigilar, controlar e informar los riesgos de crédito, liquidez, tasa de interés, tipo de cambio y reajuste que enfrenta la institución por sus operaciones.

Desarrollar y promover políticas y normas tendientes al mantenimiento de niveles adecuados de riesgo, de acuerdo a la regulación, las mejores prácticas bancarias y al apetito al riesgo definido por el Directorio.

Cometidos

1. Mantener actualizadas las políticas de gestión de los riesgos bajo su responsabilidad y proponer al Área Riesgos las modificaciones necesarias.

2. Implementar las políticas, las herramientas, metodologías y los modelos de gestión, monitoreo y control de los riesgos bajo su responsabilidad que hubieran sido definidos por la superioridad, analizando su adecuación y realizando propuestas tendientes a la mejora continua en la gestión de los riesgos financieros.

3. Cumplir las disposiciones que establece el Manual de Políticas para la Gestión Integral de Riesgos y los manuales específicos que regulan internamente la gestión de los riesgos de crédito, liquidez, tasa de interés, tipo de cambio y reajuste.

4. Identificar, medir y controlar los riesgos de crédito, liquidez, tasa de interés, tipo de cambio y reajuste en que incurre el Banco en sus operaciones de acuerdo a la normativa bancocentralista, a las recomendaciones del Comité de Basilea y a las mejoras prácticas.

5. Trabajar en la mejora continua de la administración de los riesgos de crédito, liquidez, tasa de interés, tipo de cambio y reajuste.

6. Promover actividades de capacitación y difusión sobre la administración de riesgos, destinadas al personal de aquellos sectores del Banco que se vinculan con los riesgos financieros.

7. Participar en el diseño de nuevas operaciones, productos y servicios, asegurando el cumplimiento de las políticas de riesgos y las regulaciones bancocentralistas.

8. Proponer metodologías de análisis de créditos y criterios de elegibilidad de prestatarios, así como de reestructura de créditos.


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9. Controlar que la calificación de clientes se realice de acuerdo a los requerimientos de la regulación, evaluando la pertinencia de la calificación de la cartera frente a escenarios adversos.

10. Colaborar en el diseño de modelos estadísticos de credit-scoring que discriminen tempranamente entre buenos y malos candidatos a prestatarios, permitiendo seleccionar adecuadamente a los nuevos clientes y pronosticar el probable deterioro de la cartera de créditos.

11. Colaborar en el proceso de mejora de la calidad en la elaboración de los datos de clientes y ser responsable por el envío de los reportes a la Central de Riesgos del Banco Central del Uruguay.

12. Confeccionar los reportes de Riesgo de Liquidez y Riesgo de Tasa de Interés requeridos por la regulación.

13. Analizar la estructura de tasas activas y pasivas de la Institución en el corto, mediano y largo plazo, alertar de los riesgos que entrañen y proponer mecanismos de mitigación.

14. Controlar el cumplimiento de límites definidos por quién corresponda, en materia de riesgo de crédito, ratios de liquidez, posiciones por instrumentos, monedas y unidades de cuenta.




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DEPARTAMENTO RIESGOS NO FINANCIEROS




- Supervisa a:

• personal bajo su dependencia y a la Unidad de Prevención de Lavado de Activos (que queda incorporada a este Departamento)

Cargo responsable: Jefe de Departamento / Oficial de Cumplimiento

Misión

Medir, controlar, vigilar e informar los riesgos operativo, tecnológico, de LA/FT, reputación y cumplimiento que enfrenta la Institución.

Desarrollar y promover políticas y normas tendientes al mantenimiento de niveles adecuados de riesgo, de acuerdo a la regulación, a las mejores prácticas bancarias y al apetito al riesgo definido por la dirección del Banco.

Promover el desarrollo de las mejores prácticas en materia de prevención del LA/FT y el efectivo cumplimiento de la normativa por parte de las áreas y divisiones con responsabilidad en la captación de fondos.

Cometidos

1. Colaborar con los dueños de procesos, en la elaboración de los mapas y matrices de los riesgos no financieros (operativo, tecnológico, LA/FT, reputacional y de cumplimiento).

2. Participar en el proceso de identificación de los riesgos no financieros, proponiendo alternativas de mitigación cuando corresponda y/o brindando opinión fundada sobre las propuestas que se reciban de los sectores en los que se originan dichos riesgos.

3. Relevar los eventos de riesgos operativo y tecnológico de acuerdo a lo informado por los distintos sectores del Banco, sistematizando los mismos y siendo responsable de su reporte al BCU.

4. Evaluar los nuevos productos y servicios propuestos por otros sectores del Banco, desde la óptica de la prevención de riesgos. Controlar el cumplimiento de los topes regulatorios.

5. Monitorear las actividades de control del riesgo reputacional que se realizan en los sectores con competencias en el tema.

6. Evaluar la eficacia del Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos (SIPLA), de conformidad con la normativa vigente y las mejores prácticas en la materia.

7. Proponer las políticas, los procedimientos y promover la adopción de las mejores prácticas administrativas para la gestión de todos los riesgos no financieros bajo su responsabilidad.

8. Analizar las observaciones provenientes de la Auditoría Interna, los Auditores Externos y del Banco Central del Uruguay vinculadas con el funcionamiento del SIPLA.


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9. Informar al BCU las operaciones inusuales o sospechosas de acuerdo con el procedimiento establecido.

10. Llevar a la práctica actividades de capacitación y difusión sobre la administración de riesgos, destinadas al personal de aquellos sectores del Banco que se vinculan directa o indirectamente con los riesgos no financieros.

11. Servir de enlace con la Unidad de Información y Análisis Financiero del Banco Central del Uruguay, así como con las demás autoridades competentes y organizaciones nacionales e internacionales en la materia.

12. Elaborar un Plan Anual de Prevención de LA/FT y un Informe Anual de acuerdo a la Recopilación de Normas de Regulación y Control del Sistema Financiero (RNRCSF).


14. Efectuar el seguimiento de las observaciones de la Auditoría Interna, Externa y del BCU en los aspectos relacionados a la gestión de los riesgos bajo su responsabilidad.


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FIGURA FUNCIONAL: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO




- Supervisa a: UPLA

Cargo responsable: Jefe de Departamento Riesgos No Financieros

Misión

Es el responsable de la Unidad de Prevención de Lavado de Activos (UPLA), teniendo a su cargo las propuestas y el desarrollo de las políticas de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, asegurando las mejores prácticas en la materia y su efectivo cumplimiento por parte de las Áreas y Divisiones del Instituto.

Cometidos

1. Dirigir la Unidad de Prevención de Lavado de Activos (UPLA).

2. Evaluar la eficacia del Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos (SIPLA), de conformidad con la normativa vigente y las mejores prácticas en la materia.

3. Proponer las políticas, los procedimientos y promover la adopción de las mejores prácticas administrativas para la prevención del lavado de activos.

4. Verificar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias vigentes en la materia, así como las normas emitidas por el Banco Central del Uruguay.

5. Analizar las observaciones provenientes de la Auditoría Interna, los Auditores Externos y del Banco Central del Uruguay vinculadas con el funcionamiento del SIPLA.

6. Asesorar e informar al Directorio, al Comité de Riesgos y demás Áreas y Divisiones del Banco en materia de lavado de activos.

7. Verificar y coordinar la supervisión y el control del SIPLA en Casa Central y Sucursales tanto del BHU como de otras Instituciones vinculadas.

8. Asegurar que se dispone de los mecanismos necesarios que permitan tomar conocimiento de toda operación, cualquiera sea su monto que por sus características se considere inusual o sospechosa o se aparte de lo habitual.

9. Informar al BCU las operaciones inusuales o sospechosas de acuerdo con el procedimiento establecido.

10. Colaborar con los auditores externos en la revisión independiente del SIPLA.

11. Elaborar los Planes de los cursos de capacitación en la materia.

12. Participar en seminarios, cursos u otras actividades de capacitación en materia de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.


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13. Servir de enlace con la Unidad de Información y Análisis Financiero del Banco Central del Uruguay, así como con las demás autoridades competentes y organizaciones nacionales e internacionales en la materia.

14. Mantener actualizado el Manual, de acuerdo con los cambios normativos y el entorno de negocios del Banco Hipotecario del Uruguay.


16. Elaborar un Plan Anual de Actividades y un Informe Anual de acuerdo a la Recopilación de Normas de Regulación y Control del Sistema Financiero (RNRCSF).



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UNIDAD DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS (UPLA)


- Depende de: Departamento Riesgos No Financieros

Cargo responsable: Jefe de Departamento Riesgos No Financieros / Oficial de Cumplimiento

Misión

Administrar eficazmente el Sistema de Prevención contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, llevando a cabo el contralor de las unidades administrativas del Banco en relación a si adoptan razonablemente las políticas y procedimientos aprobados en la materia, así como informar a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero del Banco Central de Uruguay) lo requerido por la normativa del BCU.

Cometidos

1. Apoyar la gestión del Oficial de Cumplimiento en el marco de la estructura de prevención definida para el Sistema Integral de Prevención para el Lavado de Activos (SIPLA).

2. Controlar, monitorear y proponer las acciones pertinentes respecto a la efectiva aplicación de las políticas y procedimientos definidos por el Directorio.

3. Asegurar la conservación de los documentos relativos a la prevención del lavado de activos, promoviendo y orientando a que las unidades administrativas los archiven y custodien debidamente.

4. Centralizar la información y análisis de las Declaraciones Juradas y de los Reportes Internos de Operaciones Sospechosas (RIOS).

5. Mantener actualizadas las listas de bases negativas de personas vinculadas al lavado de activos y al financiamiento del terrorismo y efectuar los controles correspondientes.

6. Remitir al BCU la información mensual sobre Reporte de Transacciones Financieras en efectivo dispuesta por la normativa.

7. Recibir, elaborar y tramitar en forma diligente la respuesta a pedidos de información de las autoridades competentes, recabando y procesando la información a través de los servicios operativos del Banco, dentro del respectivo marco de confidencialidad atendiendo la normativa bancocentralista vigente.

8. Controlar los reportes mensuales sobre monitoreo de operaciones y avaluar los resultados, remitiendo los informes de gestión resultantes al Oficial de Cumplimiento.

9. Controlar a través de muestreos la documentación solicitada por las unidades administrativas a clientes de mayor riesgo.

10. Gestionar todo lo dispuesto en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Prevención del Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo vigente.



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DIVISIÓN CAPITAL HUMANO

Nivel: División




- Supervisa a:

• Administración de RRHH • Desarrollo de RRHH


Misión

Gestionar los servicios de administración del personal, proponer las políticas y procedimientos a aplicar y asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en la materia, velando por el bienestar, seguridad e higiene laboral de todos los funcionarios del Banco.

Promover y supervisar las acciones correspondientes a la capacitación y desarrollo de los recursos humanos del Banco como forma de apoyar la gestión.

Cometidos


2. Proponer las politicas de recursos humanos en función de los objetivos estratégicos del Banco y promover su implementación.

3. Planificar y evaluar resultados de las actividades relacionadas con el ingreso, movilidad, evaluación y desarrollo de los funcionarios en forma consecuente con las necesidades de la organización y el plan de carrera.

4. Preservar la aplicación de los criterios que tienden a la igualdad de oportunidades y al desarrollo personal de los funcionarios.

5. Asegurar el cumplimiento de la normativa y políticas vigentes relativas al personal.

6. Asegurar las condiciones para el bienestar, seguridad e higiene laboral de todo el personal del Banco.

7. Promover la detección de las necesidades de capacitación y acciones formativas requeridas para el mejor desarrollo del potencial humano del Banco.

8. Planificar y coordinar con las distintas dependencias del Banco la racional distribución de los recursos humanos.

9. Asesorar y participar activamente en materia de relaciones laborales.

10. Asegurar la liquidación de haberes, beneficios sociales, funcionales y familiares,


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retenciones al personal, jubilaciones y liquidaciones a organismos oficiales y otras entidades.

11. Disponer las acciones de capacitación interna o externa y sus evaluaciones.

12. Supervisar el cumplimiento del Código de Ética de la Institución.

13. Liderar la gestión del desempeño del personal.

14. Dirigir los procesos de promoción de los funcionarios, garantizando la aplicación de la normativa vigente.

15. Asesorar en materia de estructura de cargos, asegurando el mantenimiento actualizado de sus descripciones, análisis y valoraciones.

16. Proporcionar a los distintos sectores de la Institución la información relativa al personal que sea necesaria para la gestión.

17. Cumplir con las disposiciones establecidas, en el marco del principio de transparencia activa –Ley Nº 18.381– que le son encomendadas.4





22. Planificar instancias de concientización para mejorar la disposición del personal en la prevención de siniestros y cómo proceder ante la ocurrencia de los mismos

23. Realizar actividades de difusión y capacitación del Plan de Continuidad del Negocio.

24. Llevar a cabo instancias de entrenamiento al personal para una adecuada ejecución de las tareas de pruebas del Plan de Continuidad del Negocio.



4 RD 0180/2014 circulada por O/S Nº 16/2014. Numerales 8, 10, 11, 13, 14 y 23.


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DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Nivel: Departamento



- Depende de: División Capital Humano

- Supervisa a: Personal bajo su dependencia


Misión

Mantener actualizada la información de los funcionarios y realizar la liquidación de todas las obligaciones relativas al personal, de forma de cumplir con la normativa vigente y la realización de los ajustes que correspondan.

Cometidos

1. Mantener actualizada la base de datos de quienes cumplen funciones en el BHU.

2. Organizar y monitorear la calidad de la información referente a los antecedentes personales y laborales de los trabajadores contenidos en la base de datos y los legajos físicos, asegurando su adecuada preservación, garantizando la apropiada reserva de la misma.

3. Supervisar la correcta liquidación de haberes, beneficios sociales, reintegros y descuentos a los funcionarios y sus correspondientes liquidaciones de obligaciones e impuestos a organismos oficiales y otras entidades (Banco de Previsión Social, Dirección General de Impositiva, Caja de Jubilaciones y Pensiones Bancarias, etc.).

4. Proponer e implementar las acciones relacionadas con el contralor horario del personal del Banco.

5. Facilitar y ejecutar acciones de comunicación con los funcionarios.

6. Asegurar la calidad y oportunidad de la información que se requiera.

7. Implementar acciones de mejora en los procedimientos que administra, así como normas que ordenen y regulen su ejecución con altos estándares de calidad.

8. Mantener actualizadas las reglamentaciones internas y todas aquellas que impacten en las actividades del Departamento.

9. Alinear las reglamentaciones referentes a Recursos Humanos, de acuerdo a las disposiciones establecidas por la Oficina Nacional del Servicio Civil.




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DEPARTAMENTO DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

Nivel: Departamento



- Depende de: División Capital Humano



Misión

Desarrollar y gestionar los programas aprobados en materia de reclutamiento, selección, capacitación, gestión del desempeño, desarrollo, bienestar del personal y proponer las adecuaciones que se estimen necesarias para su implementación.

Cometidos

1. Asesorar en relación a las políticas y procedimientos definidos para la gestión de los recursos humanos.

2. Definir las competencias clave para la Institución, diseñar perfiles ocupacionales y establecer el proceso de análisis de cargos.

3. Implementar los procesos de reclutamiento y selección de personal.

4. Proyectar y proponer planes de carrera y de sucesión.

5. Implementar las actividades necesarias para la formulación de planes y proyectos de desarrollo y ejecutar las acciones de capacitación que se requieran para la consecución de los objetivos definidos.

6. Diseñar, implementar y controlar los programas de gestión del desempeño y promociones.

7. Realizar estudios y propuestas tendientes a la mejora de la comunicación interna y del clima laboral, en coordinación con el Departamento de Comunicaciones Institucionales.








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DIVISIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Nivel: División




- Supervisa a:

• Departamento Control de Gestión • Departamento Procesos y Organización • Coordinador de Calidad


Misión

Desarrollar el análisis estratégico para facilitar la formulación o la adecuación de las estrategias a los cambios organizacionales y del entorno.

Optimizar la adaptabilidad de la estructura y de los procedimientos a las estrategias definidas, asegurando la evaluación eficiente de los resultados de la gestión.

Cometidos

1. Proponer, supervisar y coordinar el proceso de planificación estratégica.

2. Definir las distintas variables que afecten y ayuden a la elaboración del plan estratégico del Banco.

3. Promover la formulación o adecuación de las estrategias a los cambios organizacionales y del entorno.


5. Liderar la definición de los indicadores de gestión a ser evaluados y los estándares adecuados.

6. Controlar el cumplimiento de los objetivos del Plan de Negocios evaluando los resultados de la gestión en base a los indicadores definidos.

7. Asegurar que se cumplan los objetivos de calidad fijados por la Alta Dirección de Calidad, llevando a cabo el monitoreo y seguimiento del sistema en cada uno de los procesos incorporados.

8. Desarrollar una visión y una gestión por procesos, coordinando las reuniones de trabajo necesarias de acuerdo a las actividades programadas, formulando las instancias de capacitación en Casa Central y Sucursales en función de las necesidades detectadas, viabilizando la disponibilidad y la difusión de la información del Sistema de Gestión de Calidad a nivel institucional en todo el país.


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9. Realizar de los diagnósticos organizacionales y definir los modelos de gestión orientados a la calidad.

10. Coordinar la actualización permanentemente de los diferentes manuales que hacen a la Organización (Organización y Funciones, Procesos y Procedimientos, Sistemas de Información, etc.)

11. Participar en el diseño lógico de la base de datos del Banco.

12. Coordinar la implementación y el mantenimiento de los diferentes sistemas informáticos conciliando el vínculo y la interacción de los sectores funcionales con los de soporte y desarrollo informático institucional.

13. Monitorear el funcionamiento adecuado del Sistema Integral de Gestión Bancaria (SIGB) y otros sistemas, promoviendo la integración de la información generada por los mismos.

14. Supervisar la planificación del testeo de los sistemas informáticos desarrollados o adquiridos.


16. Cumplir con las disposiciones establecidas, en el marco del principio de transparencia activa –Ley Nº 18.381— que le son encomendadas5.




20. Mantener actualizado el Plan de Continuidad del Negocio, en cuanto a su contenido y actividades.



5 RD 0180/2014 circulada por O/S Nº 16/2014, numerales 2, 4, y 24.


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DEPARTAMENTO CONTROL DE GESTIÓN

Nivel: Departamento



- Depende de: División Planificación Estratégica



Misión

Asegurar una evaluación eficiente de los resultados de la gestión realizada por cada una de las unidades que conforman la estructura organizativa del Banco.

Cometidos

1. Asegurar el monitoreo, medición y control de resultados a partir de indicadores de desempeño precisos.

2. Apoyar a los centros de actividad (Áreas, Divisiones, Departamentos) en la identificación de sus productos/servicios principales y de sus metas de gestión.

3. Desarrollar el sistema de medición de resultados físicos y monetarios.

4. Brindar asistencia técnica para el fortalecimiento de la gestión.

5. Fomentar a nivel institucional la mejora continua, la proactividad y el espíritu de equipo en su interacción con todas las unidades administrativas.

6. Proponer medidas preventivas y correctivas que aseguren el logro de los objetivos del Plan Estratégico.

7. Mantener actualizado el sistema de indicadores de gestión a los efectos del control del cumplimiento de los objetivos del Plan Estratégico.








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DEPARTAMENTO PROCESOS Y ORGANIZACIÓN

Nivel: Departamento






Misión

Garantizar la adaptabilidad de la estructura organizacional y la mejora continua de los procesos en función de las estrategias definidas.

Cometidos

1. Formular y actualizar la estructura organizacional del Banco de acuerdo a los lineamientos estratégicos y objetivos definidos.

2. Realizar diagnósticos a efectos de readecuar la estructura orgánica en los casos que corresponda.

3. Participar en el diseño o rediseño de los procesos que se requieran, asegurando su integración al sistema de gestión existente.

4. Realizar, en coordinación con las distintas unidades organizativas, los formularios y flujogramas de forma que soporten eficientemente los procesos.

5. Proponer soluciones a problemáticas que impliquen racionalizar administrativamente los recursos.

6. Elaborar normas, reglamentos, manuales de organización y de procedimientos de los sistemas de administración.

7. Proponer modificaciones en las reglamentaciones, formas de operación y otros procedimientos que tiendan a mejorar los procesos administrativos.

8. Propiciar la estandarización de los sistemas administrativos.

9. Asesorar a las dependencias del Banco en materia de métodos y procedimientos administrativos.

10. Realizar la gestión documental en lo referente a la elaboración, revisión, aprobación, distribución, archivo, actualización e implementación de la documentación del Banco Hipotecario del Uruguay, asegurando la disposición de la misma en forma actualizada y dando cumplimiento a los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001 para todos los documentos del BHU.



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15. Disponer la comunicación de las actualizaciones y los cambios realizados al Plan de Continuidad del Negocio, que se entiendan necesarios, para mantener informado al conjunto de la Institución.

16. Disponer la realización de las pruebas de los procedimientos del Plan de Continuidad.




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FIGURA FUNCIONAL: COORDINADOR DE CALIDAD




Misión

Promover dentro de la organización el equilibrio del Sistema de Gestión de Calidad y el desarrollo uniforme de las partes en pos de resultados corporativos homogéneos, asegurando la disponibilidad y la difusión de la información del SGC a nivel institucional en todo el país.

Cometidos

7. Colaborar con la Alta Dirección del SGC para la mejora sistemática de los procesos y el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

8. Realizar el monitoreo y el seguimiento de la gestión y del desempeño de los sectores que llevan adelante las actividades y acciones para el cumplimiento de los fines fijados en el marco del SGC institucional de los procesos que correspondan.

9. Mantener actualizada toda la documentación e información relativa al SGC institucional.

10. Formular las comunicaciones que correspondan a nivel nacional relativas a todos los aspectos que involucra la implantación del SGC.

11. Participar de las instancias de capacitación y divulgación que demande el propio el desarrollo y mantenimiento del SGC.

12. Coordinar las actividades de los equipos de trabajo que se designen para los procesos de implantación del SGC.

13. Instruir al Departamento Desarrollo de RRHH en relación a las necesidades de capacitación en materia de gestión de calidad y a la formulación de los criterios de medición de su eficacia.

14. Identificar y reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña.



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DIVISIÓN SERVICIOS JURÍDICOS Y NOTARIALES

Nivel: División




- Supervisa a: personal asignado a la División y profesionales externos vinculados a la gestión.


Misión

Asegurar una actuación eficiente en el asesoramiento jurídico y notarial a brindar, contribuyendo a maximizar los resultados de la gestión. Proporcionar el marco profesional adecuado a las diferentes modalidades involucradas en el negocio del Banco, orientado a potenciar la eficiencia de las operaciones, el resguardo del patrimonio y la mitigación de los riesgos derivados de las contrataciones.

Cometidos

1. Planificar, dirigir, coordinar y controlar el asesoramiento jurídico y notarial, el patrocinio jurisdiccional y la procuración en asuntos a su cargo, en los cuáles se requieran informes.

2. Proyectar y firmar la contestación de los oficios recibidos de los órganos jurisdiccionales y autoridades administrativas en la materia propia de la División.

3. Proponer las iniciativas jurídicas y notariales que se estimen convenientes en el marco de la actuación de la División.

4. Informar sobre las cuestiones jurídicas y notariales que se planteen.

5. Definir criterios a utilizar en materia contractual y asegurar la calidad documental de las operaciones de préstamos y sus garantías.

6. Entender en todo lo relativo a la cartera fideicomitida.

7. Escriturar los inmuebles devenidos propiedad del Banco.

8. Ejercer las funciones de escribanía autorizante, la certificación notarial de firmas, los testimonios notariales y la autenticación de todo tipo de documentos, custodia y contralor del Protocolo del Banco.

9. Confeccionar contratos.

10. Dictaminar sobre la legalidad de los Pliegos de Licitaciones.

11. Proyectar las previsiones presupuestales, respecto de los asuntos a su cargo.

12. Representar y patrocinar al Banco ante los órganos jurisdiccionales del país y autoridades administrativas en todos aquellos asuntos a su cargo que así lo requieran.


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13. Realizar los sumarios e investigaciones administrativas cuando así se determine.

14. Sesionar como Sala de Abogados y como Sala de Escribanos en los casos que por Reglamento corresponde.






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DEPARTAMENTO COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

Nivel: Departamento






Misión

Brindar asistencia y apoyo técnico a toda la organización, en aspectos relacionados a la imagen y las comunicaciones, orientados a asegurar una eficiente comunicación corporativa integrada a nivel interno y externo.

Cometidos

1. Proponer las políticas, planes, programas y sistemas de información del Banco, coordinando su implementación.

2. Dirigir y controlar las acciones de relaciones públicas y comunicaciones internas y externas.

3. Coordinar la planeación y desarrollo de campañas de fortalecimiento de la imagen institucional del Banco y los contactos con los medios de comunicación.

4. Proponer y desarrollar investigaciones internas y de mercado que permitan mejorar la comunicación institucional.

5. Asegurar la adecuada presentación e integridad de toda la señalización, cartelería, avisos al público e identificación que requiera la Institución.

6. Asegurar que la información que es incluida en los distintos soportes de comunicación de la Institución (electrónicos y físicos) sea oportuna, correcta y completa.

7. Mantener actualizada la web del Banco con la información de carácter público, suministrada por los responsables de la misma, en el marco del principio de transparencia activa dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Nº 18.3816.

8. Realizar y supervisar las publicaciones, impresos y audiovisuales.

9. Organizar y supervisar eventos institucionales en los aspectos que correspondan al área.

10. Disponer y supervisar la colocación de noticias en los soportes correspondientes, controlando su permanencia de acuerdo a la importancia y según plazos establecidos y su archivo.

6 RD 0180/2014 circulada por O/S Nº 16/2014. Numerales 1, 27, 28 y 29.


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15. Establecer un Plan de Comunicación del Plan de Continuidad del Negocio




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5.7. FIGURAS ESPECIALES

REPRESENTANTES DE TRANSPARENCIA ACTIVA Y PASIVA

Reportan directamente a Directorio.

Misión

Promover la transparencia de la función administrativa del organismo y garantizar el derecho fundamental de las personas al acceso a la información pública.

Liderar con el apoyo de la UAIP (Unidad de Acceso a la Información Pública), los trabajos necesarios para preparar a la organización para cumplir con la Ley 18.381-Decreto 232/2010.

Cometidos / REPRESENTANTE TRANSPARENCIA PASIVA

• Diseñar y documentar los procesos del área de acceso a la información.

• Recibir las solicitudes de acceso a la información y gestionar su respuesta.

• Implementar un sistema de clasificación de la información en el marco de la Ley de Acceso a la Información Pública y la Ley de Protección de Datos Personales.

• Impulsar dentro de la organización los temas de cultura de la transparencia y de capacitación en asuntos varios de acceso a la información pública.

• Informar a la UAIP en los temas que exige la Ley.

• Participar de eventos y capacitaciones organizados por la UAIP.

Cometidos / REPRESENTANTE TRANSPARENCIA ACTIVA

• Difundir en el sitio web toda la información que establece el Decreto 232/10 (artículo 38 y 40) y la Ley 18.381 (artículo 5).

− Estructura orgánica de la Institución.

− Facultades de cada unidad administrativa.

− Estructura de remuneraciones por categoría escalafonaria, funciones de los cargos y sistemas de compensación.

− Información sobre presupuesto asignado y su ejecución.

− Concesiones, licitaciones, permisos o autorizaciones otorgadas, especificando titulares o beneficiarios.

− Información estadística de interés general.

− Mecanismos de participación ciudadana, en especial domicilio y unidad a la que deben dirigirse las solicitudes de información.

• Impulsar dentro de la organización los temas de cultura de la transparencia y de capacitación en asuntos varios de acceso a la información pública.

• Informar a la UAIP en los temas que exige la ley.


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• Participar de eventos y capacitaciones organizados por la UAIP.


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6. ORGANIGRAMA


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7. REVISIÓN MODIFICACIONES RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR

Hecho generador Detalle de la acción adoptada

Cambios resultantes de la revisión del documento.

Se modificó el orden de aparición de las distintas Unidades Administrativas en el presente documento de tal modo que exista correspondencia el documento y su expresión gráfica en el Organigrama.

Transformación de la División legal y Sumarios en la División Servicios Jurídicos y Notariales – Creación de la Figura Funcional Asesor Letrado de Directorio.

Resolución de directorio Nº0087/16 de fecha 15 de marzo de 2016 (Acta Nº14.524). Expediente Nº2015-52-1-02405.

MODIFICACIÓN

INCORPORACIÓN

1) Dentro de Directorio – Unidades Asesoras, se elimina:

• División Legal y Sumarios

2) Dentro de Directorio – Unidades Asesoras, se incorpora:

• Figura Funcional: Asesor Letrado de Directorio.

3) Dentro de las Unidades de Staff, se incorpora:

• División Servicios Jurídicos y Notariales.

Reconversión de la División Asistencia Técnica.

Resolución de Directorio Nº 0102/15 de fecha 25 de marzo de 2015 (Acta Nº 14.481). Expediente Nº 02405/15.

INCORPORACIÓN

ELIMINACIÓN

1) Dentro de la Integración del Comité Gerencial, se elimina:

• Gerente de División Asistencia Técnica

2) Dentro de las Unidades Administrativas supervisadas por la Gerencia General, se elimina:

• División Asistencia Técnica

3) Dentro de los Cometidos de la Gerencia General, se incorpora:

“Asegurar el funcionamiento de los servicios notariales del Banco, encargados de llevar adelante las funciones de escribanía autorizante, certificación notarial de firmas, testimonios notariales y autenticación de todo tipo de documentos, custodia y contralor del Protocolo del Banco, contratos de terceros y la gestión de Fideicomisos”.


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4) Dentro de las Unidades Administrativas supervisadas por el Área Comercial, se incorpora:

• Departamento Asistencia Técnica

5) Dentro de los Cometidos del Departamento Asistencia al Crédito, se incorpora:

“Regularizar operaciones de crédito, correspondientes al negocio del Banco, anteriores al año 2008”.

6) Dentro del Capítulo Unidades de Negocio – Área Comercial, se incorpora:

• Departamento Asistencia Técnica

7) Dentro del Capítulo Unidades de Staff, se elimina:

• División Asistencia Técnica

8) Dentro de los Cometidos de la División Apoyo Logístico, se incorpora:

“Administrar la gestión y custodia de títulos de propiedad, documentos de préstamos y otros que el Banco mantiene en resguardo en el Tesoro de Títulos como garantía de sus operaciones”.

Creación del Comité de Ética.

Resolución de Directorio Nº 0221/12 de fecha 11 de julio de 2012 (Acta Nº 14.339). Expediente Nº 06084/2012.

Resolución de Directorio Nº 0110/15 de fecha 9 de abril de 2015 (Acta Nº 14.482). Expediente Nº 06084/2012.

INCORPORACIÓN

Dentro del Capítulo Comités, se incorpora:

• Comité de Ética

Modificación de los Cometidos del Departamento Gestión de Garantías e Inmuebles.

Expediente Nº 06519/2015.

1) Dentro de la Misión del Departamento Gestión de Garantías e Inmuebles se modifica:

“Optimizar la administración de la cartera de inmuebles propiedad del Banco (excluyendo los bienes de uso), dentro


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MODIFICACIÓN.

ELIMINACIÓN.

de las políticas definidas y el marco normativo”, por:

“Optimizar la administración y colocación de la cartera de inmuebles propiedad del Banco (excluyendo los bienes de uso), dentro de las políticas definidas y el marco normativo”.

2) Dentro de los Cometidos del Departamento Gestión de Garantías e Inmuebles se elimina:

“Realizar y mantener actualizado el inventario de todos los inmuebles del Banco”.

3) Dentro de los Cometidos del Departamento Gestión de Garantías e Inmuebles se modifica:

“Mantener actualizadas las tasaciones de viviendas libres propiedad del Banco y todas las informaciones exigidas por el Banco Central del Uruguay, actuando en coordinación con la División Asistencia Técnica y el Departamento Asistencia al Crédito”, por:

“Mantener actualizadas las tasaciones de viviendas libres propiedad del Banco y todas las informaciones exigidas por el Banco Central del Uruguay”.

Creación de la Comisión Asesora de Obras y del Plan Anual de Obras.


MODIFICACIÓN.

1) Dentro de los Cometidos de la División Apoyo Logístico, se incorpora:

“Asegurar la ejecución de las obras previstas en el Plan Anual de Obras aprobado.”

Esta incorporación, complementa el cometido ya existente de: “Garantizar la prestación de servicios de infraestructura necesarios para el buen funcionamiento del Banco”, ya encomendado a esta División.

2) Dentro de los Cometidos del Departamento Servicios Generales, se incorpora:

“Supervisar la dirección de las obras de arquitectura y construcción incluidas en el Plan Anual de Obras aprobado, a cargo de los equipos técnico-profesionales contratados por el Banco”.

Esta incorporación, complementa el cometido ya existente de: “Coordinar y controlar la ejecución de las actividades relacionadas con las obras de infraestructura, para el


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la intranet”.

mantenimiento y adecuación física de los bienes inmuebles propiedad del BHU que administra”.

3) De los Cometidos de la División Planificación Estratégica, se elimina:

“Asegurar la apropiada localización y ubicación física de las diferentes unidades administrativas en relación a los procesos y flujos de trabajo.”

4) De los Cometidos del Departamento Procesos y Organización, se elimina:

“Adecuar la distribución física a la estructura y a los procesos definidos.”

Creación del Grupo de Trabajo Seguridad de la Información.


ELIMINACIÓN.

Dada la creación del Grupo de Trabajo, quien, entre sus cometidos, es responsable de implementar la digitalización de la documentación del Banco, de los Cometidos de la División Informática, se elimina:

Dirigir y controlar las tareas relacionadas con microfilmación.

Creación de los Departamentos Riesgos Financieros y Riesgos No Financieros en el Área Riesgos.

INCORPORACIÓN.

MODIFICACIÓN.

1) Dentro del Área Riesgos, se incorporan:

• Departamento Riesgos Financieros • Departamento Riesgos No Financieros

2) Dentro del Área Riesgos, se modifica:

“Supervisa a:

• Oficial de Cumplimiento • Unidad de Prevención de Lavado de Activos • Personal bajo su dependencia”, por:

“Supervisa a:

• Departamento Riesgos Financieros • Departamento Riesgos No Financieros”.

3) Dentro de los Cometidos del Área Riesgos, se modifica:

“Cumplir las disposiciones que le establece el respectivo


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la intranet”.

Manual de Políticas y Procedimientos para la Gestión Integral de Riesgos”, por:

“Cumplir las disposiciones que le establece el Manual de Políticas para la Gestión Integral de Riesgos. Actualizar éste y los demás manuales que regulan todos los riesgos bajo su responsabilidad, contemplando los cambios normativos y el entorno de negocios del Banco Hipotecario del Uruguay”.

4) Dentro de la Figura funcional Oficial de Cumplimiento, se modifica:

“Cargo responsable: Jefe de Departamento según Decreto Presupuestal 2014 Art. Nº 13)”, por:

“Cargo responsable: Jefe de Departamento Riesgos No Financieros”.

5) Dentro de la Unidad de Prevención y Lavado de Activos, se incorpora:

- Depende de: Departamento Riesgos No Financieros

6) Dentro de la Unidad de Prevención y Lavado de Activos, se modifica:

“Cargo responsable: Oficial de Cumplimiento”, por:

“Cargo responsable: Jefe de Departamento Riesgos No Financieros / Oficial de Cumplimiento”.

Modificación de los Cometidos del Departamento Comunicaciones Institucionales.

MODIFICACIÓN.

Dentro de los Cometidos del Departamento Comunicaciones Institucionales se modifica:

“Disponer y supervisar sobre las publicaciones, impresos y audiovisuales”, por:

“Realizar y supervisar las publicaciones, impresos y audiovisuales”.

6. ORGANIGRAMA

MODIFICACIÓN.

Se actualizó el Organigrama del BHU como resultado de los cambios introducidos en la versión del documento.

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MN.PLE.01 - Manual de Organización y Funciones · 2016-05-09 · MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MN.PLE.01 Versión 05 Página 2 de 112 Para control interno: “Los documentos