СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Работа с электронными документами в Работа с электронными документами в делопроизводстве и их подготовка к делопроизводстве и их подготовка к

передаче на архивное хранение в Украинепередаче на архивное хранение в Украине

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

17 ноября 2011 года, Казахстан, г. Астана

Ковтанюк Ю. С.старший научный сотрудник отдела документоведения Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения

Государственная архивная служба Украины

Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения

Действующая нормативно-правовая база в Украине

• Об электронных документах и электронном документообороте : Закон Украины от 22.05.2003 № 851–IV. (С изменениями, внесенными согласно Закона № 2599-IV (2599-15) от 31.05.2005.)

• Об электронной цифровой подписи : Закон Украины от 22.05.2003 № 852–IV. (С изменениями, внесенными согласно Закона № 879-VI (879-17) от 15.01.2009.)

• Типовой порядок исполнения электронного документооборота в органах исполнительной власти : Постановление Кабинета Министров Украины от 28.10.2004 № 1453.

• Порядок применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности : Постановление Кабинета Министров Украины от 28.10.2004. № 1452. (С изменениями, внесенными согласно Постановлению КМУ от 08.12.2006 № 1700.)

• Порядок хранения электронных документах в архивных учреждениях : утверждено приказом Государственного комитета архивов Украины от 25.04.2005 № 49 : Зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 07.06.2005 под № 627/10907.

• Об электронном документообороте служебными документами в органах исполнительной власти : Постановление Кабинета Министров Украины от 17.07.2009 № 733. (С изменениями, внесенными согласно Постановлению КМУ от 21.07.2010 № 675.)

• Об утверждении технических спецификаций форматов представления базовых объектов Национальной системы электронной цифровой подписи : приказ Государственного комитета Украины по вопросам науки, инноваций и информатизации и Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от 16.10.2010 № 08/229.



Проекты нормативно-правовых актов и методических рекомендаций, подготовленные в 2010–2011 гг.

УНИИАДД и ЦГЭА Украины

• Концепция планирования жизненного цикла электронных документов : одобрено решением Научно-методического совета ЦГЭА Украины от 21.10.2010, протокол № 7.

• Конвертация электронных документов для постоянного хранения в архиве. Методические рекомендации : одобрено решением Нормативно-методической комиссии Госкомархива Украины от 30.11.2010, протокол № 5.

• Присвоение имен файлам архивных электронных документов. Методические рекомендации : одобрено решением Нормативно-методической комиссии Госкомархива Украины от 30.11.2010, протокол № 5.

• Перечень форматов данных электронных документов постоянного и длительного (сверх 10 лет) хранения : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от 26.05.2011, протокол № 4.

• Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовка к передаче на архивное хранение : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от 20.06.2011, протокол № 5.

• Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от 29.08.2011, протокол № 7.

• Порядок приема-передачи электронных документов в госархивы и ЦГЭА на постоянное хранение. Методические рекомендации : одобрено решением Методической комиссии УНИИАДД от 16.12.2010, протокол № 10.





Создание электронного документа в два этапа



Перечень форматов данных электронных документов постоянного и длительного

(свыше 10 лет) хранения

• для текстовых электронных документов – PDF/A-1 (*.pdf);

• для фото электронных документов – TIFF (*.tif);

• для аудиоданных аудиовизуальных электронных документов – FLAC (*.flac);

• для инкапсуляции данных аудиовизуальных электронных документов – контейнер Matroska (*.mkv); для видеоданных аудиовизуальных электронных документов – реализация MPEG-4 AVC/H.264 в кодеке FFmpeg.



Создание XML-контейнера



Именование файлов электронных документов

Электронные реквизиты для входящих бумажных документов

• Печать реквизитов на бумаге и объединение созданной «фишки» с оригиналом документа; но тогда возникает вопрос о лице, которое будет подписывать напечаные реквизиты.

• Обработка бумажных документов по установленным правилам для таких документов действующими нормативно-правовыми актами; количество бумажных документов резко сократиться при создании системы обмена электронными документами между учреждениями (системами электронного документооборота).

• Разделение необязательных реквизитов, которые создаются при работе с входящими бумажными документами, на важные и неважные.





Формирование ЭД постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в дела

Техническая проверка электронных документов

• Проверка целостности и аутентичности.• Проверка имени файла.• Проверка на отсутствие вредоносного программного

кода.• Проверка на соответствие эталонной XML-схеме.• Проверка на возможность отображения информации.• Проверка целостности и аутентичности, имени файла,

отсутствия вредоносного программного кода, соответствия архивному формату и возможности отображения информации электронного документа, который содержится внутри XML-контейнера, например, архивного электронного документа.



Ковтанюк Ю. С.ст. науч. сотрудник отдела документоведения УНИИАДД

Тел.: 044 273-30-53; факс: 044 275-13-74E-mail: [email protected],

[email protected]веб-сайт: undiasd.archives.gov.ua

Спасибо за внимание!Спасибо за внимание!

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

17 ноября 2011 года, Казахстан, г. Астана



Documents

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА. ТРЕБОВАНИЯ ВРЕМЕНИ