Alltid i forkant

Omstilling uten konflikt

Rådgiver Petter A. Knudsen, PersonalhusetHR-direktør Terje Stuve, Tollpost Globe AS

Alltid i forkant

Disposisjon

1. Hvorfor Prosjekt ”Ny Tid”2. Målsetting, handlingsplaner, fremdriftsplan 3. Gjennomføringsprosessen:

1. Omstilling uten konflikt2. Omstillingskonferanse, Omstillingsutvalget3. Utvelgelseskriterier og sluttavtaler4. Ledertrening5. Karriereprogram6. Gjennomføringsplan7. Resultat

4. Hvordan kommunisere ”Ny Tid” ?5. Erfaringer og hvorfor det er viktig med en god

prosess ?

Alltid i forkant

1. Hvorfor Prosjekt ”Ny Tid” ?

• Norsk økonomi står ovenfor en nedkjøling pga økt inflasjon, økt rente og svikt i verdensøkonomien.

• Dette betyr negativ volumvekst som har forsterket seg utover året og som forventes å forsterke seg ytterligere utover året og neste år.

• Det er derfor nødvendig å tilpasse kapasiteten for å møte et fallende marked.

• Dette er årsaken til etableringen av prosjektet ”Ny Tid”.

Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August-10.0 %

-5.0 %

0.0 %

5.0 %

10.0 %

15.0 %Volumvekst

Volumvekst eksis-terende

Alltid i forkant

Prosjekt ”Ny Tid”Prognose for årene fremover

Kilde: Nasjonalbudsjettet for 2009

Historisk høy konjunkturtoppFare for meget bratt nedtur

• Prognoser fremover er alltid usikre, men det er klare tegn i verdensøkonomien på en kraftig oppbremsning

• Finanskrisen er kun symptom på at forbruket har vært for høyt, og at vi nå går inn i en ”ny tid” med redusert forbruk i forhold til tidligere tider.

• Dette slår ut i reduserte transporterte mengder fremover og tidligere erfaringer viser at dette kan strekke seg over en periode på opptil 3-5 år.

Alltid i forkant

Prosjekt ”Ny Tid”Kriseforståelse

• Kriser innses ofte for sent, fordi man tror at markedet snart vil snu…

• Et marked i motbakke er alltid kritisk. Derfor må det gjøres tiltak.

• Det er også dem som tror at omsetningen i markedet vil falle med 10 % de kommende år …

Kostnadsstruktur og driftsresultat i Tollpost Globe

Alltid i forkant

2. Målsetting, handlingsplaner, fremdriftsplan

1.Målsettinger2.Handlingsplaner3.Fremdriftsplan4. Innkjøps- og ansettelsesstopp

Alltid i forkant

Prosjekt ”Ny Tid”Målsettinger

• For å tilpasse seg et fallende marked er det nødvendige med kostnadstilpasninger

• Det er satt et mål på å redusere kapasiteten med 10 % fra 1.1.2009, i tillegg til re-forhandlinger av avtaler med underleverandører.

• Totalt er målet å redusere den faste kapasiteten med ca. 120 mill. kr pr. år for å møte et fallende marked.

• Hvis situasjonen forsterker seg, vil det være behov for ytterligere tiltak ut over dette.

Område Mill. NOK pr. år

Terminal 40

Distribusjon 50

Fremføring 20

Administrasjon 30

Øvrige faste kostnader

20

Totalt 150

Alltid i forkant

Prosjekt ”Ny Tid”Handlingsplaner

• For hver region skal det være en egen handlingsplan fordelt på lokaltransport, terminal, fremføring og administrasjon.

• Avdelingssjef har ansvaret for å utarbeide handlingsplan for sin avdeling i samråd med regionsansvarlig og fagansvarlig i prosjektgruppen.

• Handlingsplan skal beskrive detaljert tiltak, hvilken effekt tiltaket får, når det skal gjennomføres og hvem som har ansvaret for tiltaket.

• Handlingsplan skal begrense seg til å redusere den faste kapasiteten.

Hva Effekt Når HvemReduksjon av fast bemanning, 1 årsverk pr. skift. Totalt 3 årsverk

3 årsverk1,2 mill.kr

1.1.09 Avd.sjef

Reduksjon av et årsverk kundeservice for hvert kundesenter

4 årsverk1,6 mill. kr

15.1.09 Regionsdirektør

Reduksjon av en bil område 1, to biler område 2 og en bil område 3

5 biler3,5 mill. kr

1.1.09 Avd.sjef

Direkte trafikk til transitt på strekning A – B

0,5 mill. kr

1.2.09 Avd.sjef

Bedre containerutnyttelse på destinasjon C

0,2 mill. kr

1.1.09 Avd.sjef

Alltid i forkant

Prosjekt ”Ny Tid”Fremdriftsplan

• Fremdriftsplanen for kapasitetstilpasninger er inndelt i to faser i tid.

• Den første fasen er rettet mot å tilpasse kapasiteten for første kvartal neste år hvor volumet vil være ca. 10 % lavere enn høsten.

• Det vil i løpet av våren 2009 vurderes ytterligere tiltak hvis volumet forventes å reduseres ytterligere utover 2009/2010.

Aktivitet DeadlineHandlingsplan 1. oktober 2008

HR plan 15. oktober 2008

Beslutning 20. oktober 2008

Gjennomføring 1. November1. Desember

Effekt Første kvartal 2009

Alltid i forkant

Prosjekt ”Ny Tid”Innkjøps- og ansettelsesstopp

• Av hensyn til de utfordringer som selskapet står ovenfor, innføres det en periode med innkjøps- og ansettelsesstopp.

• Dette av hensyn til dem som blir berørt, og at vi prioriterer våre egne faste ansatte og sjåfører.

• Perioden med innkjøps- og ansettelsesstopp vil gjelde fra 1. september 2008 og frem mot sommeren 2009.

• Det vil fortløpende vurderes andre tiltak som vil redusere kostnadsutviklingen.

Aktivitet DatoAnsettelsesstopp Alle ansettelses skal

godkjennes av adm. direktør.Overtidsstopp All overtid skal minimaliseres

og godkjennes av regionsdirektør

Vikarstopp All bruk av vikarer skal minimaliseres og godkjennes av regionsdirektør

Innkjøpsstopp Alle innkjøp over 5000 kr skal godkjennes av regionsdirektør

Investeringsstopp Alle investeringer utsettes inntil videre og kun igangsatte prosjekter ferdigstilles.

Reisestopp Alle reiser, turer og samlinger reduseres til en minimum

Alltid i forkant

3. Gjennomføringen av HR planen i ”Ny Tid”

1. Omstilling uten konflikt2. Omstillingskonferanse, Omstillingsutvalget3. Utvelgelseskriterier og sluttavtaler4. Ledertrening5. Karriereprogram6. Gjennomføringsplan7. Resultat

Alltid i forkant

Prosjekt Ny TidOmstilling uten konflikt

• Målsetning: – Hindre at konflikt oppstår mellom TG og ansatt– Hindre at TG’s omdømme svekkes– Sikre at den berørte opplever prosess som ryddig– Sikre at prosessen gjennomføres effektivt etter

tidsplanen

• Forutsetninger:– Vise respekt overfor den berørte part– Tydelighet i situasjonsbeskrivelse– Unngå misforståelser

Alltid i forkant

Prosjekt Ny TidOmstillingskonferanse, Omstillingsutvalg

• Det er avgjørende for en god prosess at de ansattes representanter er med tidlig, og får anledning til å påvirke rammene for prosessen.

• Det gir økt ansvarlighet og hindrer diskusjoner om prosessens detaljer senere, når den enkelte leder/avdeling skal fronte prosessen mot de som berøres.

• Det etableres Omstillingsutvalg som pekes ut blant representanter fra AMU og de tillitsvalgte

Alltid i forkant

Prosjekt Ny TidEtablering av omstillingsutvalget

• Settes sammen av representanter fra: – HVO– tillitsvalgte– Ledelsen

• Deltakernes representasjon reflektere :– Antall medlemmer i foreningene – Representere både terminal og

kontor– Representere både linje og

støttefunksjoner– Geografisk spredning

• Medlemmer:– HVO:

• Terje Nilsen, Stavanger, Region Vest• Christer Grønland, Østfoldterminalen, Region Øst

– Tillitsvalgte:• Dag Tønder, NTF/LO-utvalget, Region Oslo• Terje Lund, NTF, Trondheim, Region Nord• Roy Åge Jensen, NTF, Larvik, Region Øst• Stine Merete Fure, H&K, Åndalsnes, Hovedkontor• Mariann Andersen, H & K, Region Oslo• Liv Løvold, Parat, Oslo, Hovedkontor

– Representanter fra ledelsen:• Fred K. Hagen, Trafikkdirektør/Prosjektleder• Per Arne Davidsen, Regionsdirektør• Terje Stuve, HR-direktør

– Rådgiver fra Personalhuset: • Petter Knudsen

Alltid i forkant

Prosjekt Ny TidMandat Omstillingsutvalg

• Utarbeide notat med felles forståelse av definisjoner og begreper som forslag til adm. Dir. vedr. sluttavtaler og gjennomføring i nedbemanningsprosessen i prosjektet Ny Tid.

• Notatet utarbeides og oversendes adm. Dir. innen 15. oktober 2008

Alltid i forkant

Prosjekt Ny TidMandat, mål, , rammer, definisjoner, kriterier,

innstilling1. Sluttavtaler, ikke oppsigelser2. Lik prosess alle avdelinger3. Hvor hører den ansatte hjemme ?4. Alder, Ansiennitet5. AFP og førtidspensjonering6. Vikarer7. Oppsigelsestid8. Lønn, etterlønn9. Pensjon10. Utvelgelseskriterier11. Sluttavtaledesign12. Personalsaker utenom Ny Tid13. Behandling av formelle dokumenter14. Hvordan forholde seg til…..15. Innstilling16. Fremdriftsplan

Alltid i forkant

Prosjekt Ny TidUtvelgelseskriterier

• Godsekspeditører: – For godsekspeditører vil det ikke kunne gjøres ulik vurdering av kompetanse. – Ved lik ansiennitet går fagarbeider foran. Teamledere og skiftledere defineres– inn under øvrige stillinger

• Øvrige stillinger:– For øvrige stillinger vil kompetanse defineres som lederkompetanse, faglig– realkompetanse og teknisk kompetanse som er nødvendig for å kunne bekle– stillingen fremover i TG.

  

Alltid i forkant

Prosjekt Ny Tid Sluttavtaledesign

Alltid i forkant

Prosjekt Ny Tid Sluttavtaledesign

Alltid i forkant

Målsetting med ledertreningen

• Gi ledere trygghet for riktig prosess i gjennomføringen av samtalen vedrørende sluttpakkepresentasjonen

• Sikre at den ansatte får tydelige og korrekte signaler for vurdering av ny fremtid utenfor Tollpost Globe

• Innhold i treningen - Informasjon om: – Mulige reaksjoner fra den ansatte under samtalen– Forberedelse av hver enkelt samtale– Prosess for gjennomføringen av “den viktige samtalen”– Hva ”sier man” /”sier man ikke” som leder – Hvordan takler man ulike reaksjoner fra den ansatte– Hvordan formaliseres samtalen overfor den ansatte

Alltid i forkant

Ledertrening - den viktige samtalen • Sluttpakken

– Klargjøring av svar på nøkkelspørsmål– Hva må man som leder sette seg inn i før samtalen– Basiskunnskap om Personalhusets karriereprogram

• Hva skjer under samtalen ?

• Utgangspunktet er at: – Tollpost Globe har gitt den ansatte trygghet og sikkerhet for privat

økonomi og faglig status frem til i dag.– Den ansatte har hittil forholdt seg til Tollpost Globes verdigrunnlag– Den ansatte har vært engasjert i jobben og i avdelingen.– Den ansatte har på sin side gitt Tollpost Globe lojalitet

Alltid i forkant

Ledertrening - den viktige samtalen

Møtet - Roller

Linje-leder

Personal-sjef

Tillits-valgte

Denberørte/Ansatte

Alltid i forkant

Ledertrening - den viktige samtalen

• Det oppstår et brudd mellom Tollpost Globe og den ansatte.

• Dette innebærer at:– Følelsen av tilhørighet forsvinner– Opplevelsen av “egen verdi” reduseres dramatisk– Den økonomiske trygghet reduseres – Identitetsproblem oppstår– Hvordan svarer jeg på det vanlige spørsmålet:

“hvordan går det med deg ? “ som betyr: “hvordan går det på jobben ?”, når du ikke har noen jobb.

• Hva skjer med den ansatte:– Man mister kontrollen over situasjonen– Man mister tryggheten– Lojaliteten faller dramatisk– Stresset øker– Man mistror lederen i avdelingen og toppledelsen– Misforståelser oppstår, og man feiltolker signaler fra ledere og kolleger

Alltid i forkant

Ledertrening - den viktige samtalen

Reaksjonskurve

Fortrengning

Beslutning

Sinne

Apati

ProsessStartpakke

Sviktende selvfølelse

Tiltak:Startpakke

Alltid i forkant

Ledertrening - den viktige samtalen • Produktivitetsutviklingen i Tollpost Globe

– Under prosessen med omstilling i Tollpost Globe vil Moral, Engasjement og Identitet falle over en periode fremover, noe som er meget kritisk for Tollpost Globes totale produktivitet.

• En god samtale og en god prosess hindrer at den kritiske fasen vedvarer eller forverres.

• Denne samtalen er helt avgjørende for den gode prosessen.

• Målsetningen er derfor:– Hindre at konflikter oppstår med de ansatte.– Hindre at Tollpost Globes omdømme i lokalsamfunnet,

og overfor den lokale kunde svekkes. – Sikre at den som må forlate Tollpost Globe opplever dette som en ryddig og

god prosess, og ikke snakker unødig negativt om Tollpost Globe som organisasjon.

– Sikre at ledelsen etter prosessen raskt kan ta fatt i oppgavene med ny organisasjon og de som skal være igjen, vel vitende at den som skal forlate Tollpost Globe er blitt behandlet på en ordentlig måte.

Alltid i forkant

Ledertrening – vær tilgjengelig • Hva skal du som leder passe på

– Vær tilgjeneglig - management by walking around– Vis respekt både overfor de som skal slutte

og de som skal være igjen– Lytt - gå ikke inn i en diskusjon– Vær lojal mot den tidsplanen som er satt– Vis lederskap - dette er linjelederens ansvar og prosess– Vær tydelig for å unngå misforståelser– Vær ærlig om hva du vet og hva du ikke vet– Ikke unnskyld det du gjør overfor den ansatte– Vær samstemt med de andre lederne i svar på spørsmålene

• Hva skal du unngå som leder i prosessen– Unngå ferier og eksterne seminarer/ kurs under prosessen– Unngå møter i en lukket krets– Kom ikke med sleivete kommentarer - alt blir husket og tolket– Ikke gi løfter som du ikke kan oppfylle 100 %– Sett ikke i gang med helt nye arbeidsoppgaver nå

Alltid i forkant

Fra "Startpakke til Sluttpakke"

Hva er viktig for den som slutter i Tollpost Globe:

•Økonomisk trygghet ••Sikre ny rett jobb og ny karriere

•Bevare selvrespekten og pågangsmotet•Etablere tro på verdien av egen kompetanse og erfaring

•Aktivere nettverk i markedet

•Raskt komme i aktivt jobbsøk

Alltid i forkant

Rådgivning helt frem til ny fast jobb

• Individuell oppfølgning helt frem til ny fast jobb

• Tilgang til konto/PC//internett

• Erfarne rådgivere

• Riktig CV og søknad

• Bevisstgjøring av nettverk

• Veletablerte programmer: – Manualen ”Veien videre”– Profesjonalisering av søkeprosessen– Temamøter ukentlig

Alltid i forkant

Alltid i forkant

Oppsummering av nedbemanningen i ”Ny Tid”

HR: • Antall vikaravtaler som er sagt opp:

40• Antall medarbeidere som har sluttet :

40• Antall medarbeidere som skal slutte:

2• Antall medarbeidere som har mottatt oppsigelse: 3• Antall frivillige sluttavtaler:

70• Antall medarbeidere som har gått av med pensjon/AFP: 10• SUM 160

Alltid i forkant

4. Hvordan kommunisere ”Ny Tid” ?

Alltid i forkant

 

• … som en del av bransjens utfordringer (ikke Tollpost alene)

• …vise handlekraft

• …være i forkant

• … ha respekt og omtanke for berørte i prosessen

Alltid i forkant

Hva gjør konkurrentene?• Nedbemanning og permitteringer

over hele linjen (Posten, DHL, Bring, Schenker)

Alltid i forkant

5. Erfaringer og hvorfor det er viktig med en god prosess

Tydelig ledelse + Riktig juss + God informasjon=

God prosess uten konflikt

Ledelse av omstillingsprosesser=

Åpenhet – Ærlighet – Tydelighet

Vis respekt – Vær tilgjengelig