Projektikirjutamine ja juhendamine. ( Teooria ja praktika )

II Koolitus / Sillamäe Vabatahtlike klubi09.02.2013

Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

Projektikirjutamine ja juhendamine.

(Teooria ja praktika)

SEMINARI KAVA1. Projektid, programmid ja projektitaotlused (mõiste)2. Millest saab alguse hea projektitaotlus3. Probleemi kirjeldamine4. Sihtgruppide ja kasusaajate määratlemine5. Tegevuskava koostamine6. Projekti juhtimisstruktuuri kavandamine7. Projekti eelarve koostamine8. Projekti eeldatavate tulemuste kirjeldamine9.Projekti tulemuste hindamist võimaldavate

indikaatorite määratlemin10. Ohtlikud vead projektitaotluste koostamisel ja

milliseid projekte ei rahastata


Projekt – Mis see on?


Projekti mõiste • Uudne • Ühekordne • Ajaline piiritletus • erakorraliste ressursside vajadus • Interdistsiplinaarne • Keeruline plaanida • Keeruline juhtida • Riskiohud • Konfliktsus • Tähendus Ajutine ühekordne ülesanne, millel on selgelt määratletud

tulemuslikud, kulutuslikud ja kestuseesmärgid.


Projekt - mõisteProjekt - (mittetulundusliku/avaliku sektori

projekti puhul) on dokument, mis käsitleb järgmisi teemasid: taotleja, eesmärk, sihtrühm, põhjendus, seos arengukavadega, tegevuste kirjeldus, meetod, jätkusuutlikkus, eelarve, seletuskiri, partnerlus, piiriülene koostöö, juhtimisstruktuur, tehnilised/tehnoloogilised aspektid, juriidiline alus, avalikustamine, riskid (SWOT), hindamine jne. Mahult on projekt tavaliselt paarkümmend lehekülge.


Programmi mõisteProgramm on

– kogum projekte, mis on omavahel seotud läbi ühise strateegilise eesmärgi.

Või– ühte või mitut tugevat, selgelt eristuvat teemat (n. ühine tehnoloogia, ressursibaas või kliendibaas) omavate projektide kogum, mis eeldab ühendatud juhtimisstruktuuri.


Programmi mõiste


Projektitaotlus mõiste

Sõltumata rahastavast institutsioonist sisaldab projektitaotlus alati järgmist:Probleemi või hetkesituatsiooni kirjeldustEesmärkiTegevuskavaEelarvetProjekti meeskonna ja juhtimissüsteemi

kirjeldustEeldatavate tulemuste kirjeldust


Miks, Kuidas ja Millal on vaja kirjutada projekte?

Miks? – Projekt see on reaalne tegevus mille eesmärgiks on lahendada/muuta olukorda.

Kuidas? – Projekti kirjutamine sõltub tingimustest mis on ettenähtud konkursil/programmis

Millal? – Soovitav projekti kirjutada 1 kuu jooksul enne tähtaega lõppes. Suure projektiga on soovitav alustada 6/12 kuud enne tähtaja lõppu.


Projekti planeerimise täiustamiseksP.A.R.C (P+3T)Planning – PlaneeringAction – TegevusReflection – Tagasivaatev hinnangCelebration – Tähistamine

S.M.A.R.T. eesmärgid (S.M.S.R.T.)Specific – SpetsiigilisedMeasurable – MäädetavadAchievable – SaavutatavadRealistic – RealistlikudTime – bound – Tähtaegadest kinnipidamine


Projekti juhtimine

Projektijuhtimine on teadmiste, oskuste, vahendite ja tehnika rakendamine nii, et oleks võimalik teostada projekti eesmärgi saavutamiseks vajalikud tegevused.


PROJEKTI JUHTIMISE 10 PÕHIPRINTSIIPI

Vajaduste hindamineVajaduste prioritiseerimineMeeskonna kokkupanek ja meeskonnaliikmete

oskuste ülevaadeAjurünnak ja projekti valikEelarve ja ajakava koostamine ja rahaallikate

ülevaataminePartnerlussuhete ehitamine – juhendaja valikRahaliste vahendite ja ressursside kogumineProjekti elluviimine – projekti juhtimine =

personali, aja, raha, ja efektiivsuse juhtimineVäline projektimonitooring ja hindamine Aruande koostamine –läbimõtlemine ja ülevaade

nin tähistamine


S.M.E.A.C. (S.M.E.A.K)Situation – situatsioon kirjelda oma

kogukonna spetiifilisi vajadusiMission – mida me peaks tegema, et

vajadusi täitaExecution – kuidas te projekti ellu viite

(Millal? Kus? Kuidas? Mis materjalid? jne?)Administratsion – kes teeb mida? Iga

meeskonnaliikme roll?Communication – kuidas edastada infot

projekti kohta kogukonnas.


HEA PROJEKTI STRUKTIUUR


Probleemi kirjelduse koostamine

Ükskõik, millise nurga alt me seda teeme, igal juhul peab siit selguma see, miks see projekt käivitatakse.

Mida rohkem on võimalik projekti vajaduse põhjenduses välja tuua numbrilisi näitajaid, seda parem.

Kui vajadust põhjendab mingi uuring on see väga tugev argument ja projekti seda alalõiku hinnatakse kindlasti kõrge hindega.

NB! Kõik väited peavad olema tõesed ja tõestatavad.


Sihtgruppi ja kasusaajate määramine

KasusaajadAsutus, organisatsioon või inimrühm, kelle huvides projekti teostatakse või kes saab projekti tulemusest mingit kasu.

SihtrühmSihtrühmaks on need asutused, organisatsioonid või INIMESED, kes hakkavad projekti väljundeid kasutama



Tellija

Teostaja

Kasusaja

Põhilised osapoled projektides


INFO

Probkeemi omanik Raha Omanik

Lahenduste pakkuja

Tellija Teostaja

•Tulemus•Aeg•Hind

Kasusaajad ja sihtrühmadKes on projekti algatanud?Kellele on projekt suunatud?Kas projekti sihtrühm on projektist huvitatud?Kes on kasusaaja?Kas kasu jõuab ka sihtrühmani?Kas partner on kasusaaja? JNE.Üks olulisemaid punkte hindamiselNB! Kes teeb projekti ja kelleleKes saab kasu-projekti taotleja, partnerid,

sihtrühm või ühiskondSidusrühmad


Tegevuskava koostamineTegevuskava on projekti A ja OTegevuskava peab olema selgem,

konkreetne ja ühilduv kõigi teiste projekti osadega kaasa arvatud eelarvega!

Tegevuskava võiks välja tuua tegevuste pakkettidena tabelite kujul

Tegevuskava näita ära tegevuste läbiviimise aeg, tegevuse läbivija/vastutaja.

Tegevused viivad eesmärgini.Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

Projekti juhtimissstukruur

Projektgrupi liige Isik, kes on valitud projekti messkondi tema

erialaste oskuste pärast ning kellel ülesandeks on konkreetsete tööde teostamine projekti käigus.

Projekti juhtimisstuktuur Näitab seda, kuidas on projektgrupi liikmed

grupeerunud, millised on vastutusvaldkonnad ja alluvussuhted



Projekti juhtimissstukruurProjektijuhist sõltub projekti

edukus otsi kogemustega inimest!Projektijuht peab olema kaasatud

projekti ja eelarve väljatöötamisseÄra tee projekti juhtimist

keeruliseks ja kohmakaks, ekspert peaks ka asjast aru saama!

Ära administreeri üle!


Projekti eelarve koostamineKulude plaani olemasolu on oluline eelkõige:

projekti rahastajale organisatsiooni juhtkonnale projekti juhile

Kulude plaanimine annab projekti rahastajale võimaluse tagada õigeaegne rahaliste vahendite olemasolu.

Organisatsiooni juhtkonnale või rahastajale on kulude plaan üheks vastuvõetavate otsuste aluseks.

Projekti juhile on kulueelarve projekti järelvalve ja kontrolli instrumendiks


Projekti eelarve koostamineIga tegevus projektis võib olla seotud:

Töö teostajate palgakulugaTöö teostamiseks vajalike materjalide kuluga

Tegevuse läbiviimiseks kasutatavate vahendite kuluga

Sisseostetavate teenuste kuluga (allhangete kulu)

Kapitalikuluga jt.


Projekti eelarve koostamise kululiiged

TööjõukuluTellitud tööd ja teenusedKontorikulud Üritused LähetusedTeavitamineInvesteeringudMuud otsesed kuludOrganisatsiooni tegevus-ja/või arenduskulud

(KÜSKi eelarve vorm)


EELARVE: Otse- ja kaudsed kulud

OTSEKULUD on need kulutused, mida saab dokumnetaalselt tõestada ja mis on projekti teostamiseks otseselt vajalikud.

KAUDSED KULUD on need, mida ei ole võimalik täpselt fikseerida, tihti neid nimetakse üldkuludeks.


Eelarve koostamineTegevused peavad olema seotud eelarvegaEelarve peab olema sellise detailsusega, et

sellest saab aru ka tavaline inimene.Eelarve peab vastama nõutele:

Projekti juhtimisega seotud kulutusedLubatud ja MITTELUBATUD kuludOma ja kaasfinantseerimise osakaalRahalise ja mitterahalise finantsererimise

osakaal Ja muud tingimused, kirjutatud projektijuhendis.Maksmus peab olema põhjendatud/realistlik Hinnapakkumised peavad olema kooskõlas

eelarvega.Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

Põhilised vead eelarve koostamiselTöötasus unustatakse ära maksudMitterahaline ja rahaline osa näidatakse

eelarves valestiEelarvesse pumbatakse nn “õhku” ja

mittevajalikud kuludNäidatakse kulutusi, mis on tehtud enne

õiget aegaEelarvesse kirjutatakse projektiga mitte

seotud kulutusiKoonerdatakse


Projekti eelarve koostamiseneNB! Projekti eelarve koostamisel:Alusta eelarve tegemist varakult, ole põhjalikVõta pakkumisi, arvesta nendega!Tee reaalne eelarve! Ära pane õhku sisse

ega koonerda!Pikaajalise projekti korral arvesta

inflatsiooniga!Jälgi mitteabikõlblike kulutuste loetelu!Planeeri omafinansereinmist täpselt,

vastavalt projektijuhise infole!


Eeldatavate tulemuste kirjeldamine

Kvantitativsed ja

(kirjeldav mõõdetavates suurusted)

Osalejate arvTrükkiste tiraažLehekülgede arvKilogrammid, meetrid

jne

Kvalitatiivsed tulemused

(võimalik ainnult teostades uuringuid)

Turvatunde kasvRahuolu suurenemineTeadlikkuse tõus Jms.



Igal projektil on olemas kvantitatiivsed tulemused, ja neid tuleb välja tuua konkreetsete numbritena.

(Osales 400 in, prinditud 500 käsiraamatuid, jne)

Mida rohkem võimalik neid väljatuua, seda parem.

Kvalitatiivsete tulemuste korral, peab ette näha nii projekti tegevuskavas kui eelarves eel-ja järeluuringut.



Hindamis komisjoon või ekspert võrdleb saavutatud ja lubatud tulemused projekti taotlusvormiga.

Oodatavat tulemust tuleb kirjeldada. Komisjon ega ekspert ei tee ise järeldusi.

Tulemus ei ole tegevus!


Tulemuste levitamineProjekti tulemuste levitamise eesmärk

on: et tulemusi kasutaksid võimalikult paljud

huvigrupid, kes projektiga seotud informatsioonist kasu saavad;

kellele võiks tuua mingit kasu projektiga seotud informatsioon;

kuidas see info võiks nendeni jõuda (poster,uudiskiri, brožüür, veebileht, infoseminar jms);

milline peaks olema huvilistele edastatav põhisõnum;

millal oleks parim aeg sõnumi edastamiseks.Projekt: Vabatahtlikud kogukonna heaks!

JätkusuutlikkusProjekti otsene jätkusuutlikkus

elluviimisele järgnevate taotleja ja partnerite poolt läbiviidavate/organiseeritavate tegevuste kirjeldus, planeeritav maksumus, finantseerimise allikad, rahaline kaetus (nt. jooksvate kulude katmine pärast projekti lõppemist), otsese jätkusuutlikkuse tõestatus.

Projekti kaudne jätkusuutlikkusprojekti elluviimisega loodud eeldused edasiseks

arenguks, prognoosid (nt. projekt loob teatud eeldused erainvestoritele, prognoositakse töökoha loomist teatava perioodi jooksul).


KONTROLLKÜSIMUSEDMiks kirjutada projekte?Mis on S.M.A.R.T eesmärgid?Kes on kasusaaja ja kes on

sihtrühm?Mis vahe on otsestel kuludel ja

kaudsetel kuludel?Mis on kvantitatiivsed ja

kvalitatiivsed tulemused?


Documents

Projektikirjutamine ja juhendamine. ( Teooria ja praktika )