Embed Size (px)
DESCRIPTION
iya aja
Citation preview
KAS KECIL ( PETTY CASH )
Pengertian Kas
Pengertian kas adalah modal kerja yang sifatnya sangat likuid (lancar). Semakin
besar jumlah nominal kas yang terdapat pada suatu perusahaan artinya makin tinggi
tingkat likuiditasnya. Dalam akuntansi, kas diklasifikasikan kedalam Aktiva lancar.
Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) mengungkapkan pengertian kas sebagai berikut:
“Kas terdiri atas saldo kas (Cash On Hand), rekening giro, atau setara kas (Cash
Equivalent) adalah sebuah investasi yang bersifat sangat likuid, berjangka pendek dan
bisa dengan cepat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko atas
perubahan nilai yang signifikan”.
Ini menandakan bahwa perusahaan memiliki resiko yang relatif lebih kecil untuk
tidak bisa memenuhi kewajiban (hutang) finansialnya. Namun hal ini tidak berarti sebuah
perusahaan harus terus berusaha mempertahankan persediaan kas dengan jumlah yang
sangat besar, karena makin besar rekening kas itu artinya makin besar dana yang
menganggur (tidak digunakan) dan nantinya akan memperkecil laba perusahaan yang
akan didapat.
Pun sebaliknya apabila perusahaan hanya mengejar aktivitas mencari
laba/keuntungan saja tanpa memperhitungkan faktor yang lainnya maka seluruh kas yang
dimiliki akan dalam keadaan bekerja (digunakan). Apabila ini terjadi, artinya perusahaan
akan mengalami posisi illikuid (tidak lancar) jika sewaktu waktu ada penagihan
1
kewajiban (hutang) yang jatuh tempo dan perusahaan tidak sanggup untuk membayar
dikarenakan tidak memiliki persediaan kas baik di bank ataupun di brankas perusahaan.
Pengertian Kas Kecil atau Definisi Petty Cash
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk
melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang
dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak
besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas
bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun
jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir
kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. Adapun pemengang
kas kecil bisa diserahkan kepada staf yang ada di unit-unit kerja.Kas kecil ini biasa
2
disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan
atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka
waktu tertentu.
Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :
Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah
nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya
masing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda
sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan.
Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi
setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK
yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus
mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu?
Ciri-Ciri Kas Kas Kecil (Petty Cash) antara lain :
Jumlah uang yang ada di Kas Kecil (Petty Cash) dibatasi, jumlahnya tergantung
kebijakan suatu perusahaan.
Kecil (Petty Cash) digunakan oleh perusahaan untuk membiayai operasional
perusahaan sehari hari yang jumlahnya kecil, seperti :
1. Biaya pembelian meterai
2. Biaya rekening telpon
3. Biaya rekening listrik
4. Biaya rekening PDAM.
3
5. Biaya pembelian perlengkapan kantor.
6. Biaya parkir.
Tujuan Kas Kecil
Ada beberapa tujuan dibentuknya Kas Kecil, berikut diantaranya:
Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu
bagian di kantor
Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara
maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan
juga tidak terencana sebelumnya.
Pembayaran Kas Kecil
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk suatu hal seperti berikut:
Pengeluaran kas kecil biasanya telah ditentukan batas maksimalnya setiap terjadi
pengeluaran
Pengeluaran tidak diperbolehkan untuk pemberian pinjaman (utang) kepada staf
Bukti pengeluaran kas kecil harus ditanda-tangani oleh bagian pemengang petty
cash
4
Apabila ada bukti pembayaran, semisal kuitansi, faktur atau bukti pendukung
yang lain harus dilampirkan juga pada bukti pengeluaran kas.
Menentukan Kasir Kas Kecil
Setelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung jawab
ataspengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. Dikarenakan fungsi kas
kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin. Selain itu tidak semua
staf bisa dijadikan kasir karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan
dalam memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani
proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program-program
sederhana komputer, misalnya microsoft excel. Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan
pelatihan tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari
memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara
rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.
Menetapkan batas saldo kas kecil
Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus menetapkan saldo
atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam
suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode
pencatatn kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif. Dalam metode
imprest, saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang telah ditentukan.
Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya
sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Sehingga pengeluaran kas kecil baru dicatat pada
5
saat pengisian kembali. Sedangkan pada metode fluktuatif saldo kas kecil tidak tetap
tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
Perlengkapan Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil
Pengelola administrasi dana kas kecil memerlukan beberapa perlengkapan antara lain :
a. Bukti Transaksi Penerimaan atau Pengisian Kembali Dana Kas Kecil seperti Cek
b. Bukti transaksi
c. Peralatan Menulis
d. Alat untuk menghitung
e. Formulir Jurnal
f. Formulir penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil
Peralatan/Dokumen Yang Dibutuhkan
a. Bukti Kas Keluar
b. Cek
c. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
d. Bukti Pengeluaran Kas Kecil
e. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Fungsi-fungsi yang terkait dengan kas kecil
1. Fungsi Kas : bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan
menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian
kembali dana kas kecil.
6
2. Fungsi Akuntansi : bertanggung jawab mengenai pencatatan pengeluaran, transaksi,
pengisian kembali dana kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi kas.
3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil : bertanggungjawab terhadap penyimpanan dana kas
kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertunjuk dan
permintaan pengisian kembalidana kas kecil.
4. Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai : bertanggung jawab terhadap pemakaian
dana kas kecil serta mempertanggung jawab kan kepada pemegang dana kas kecil.
5. Fungsi Pemeriksa Intern : bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas kecil (cash
count)secara periodic dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.
Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian
keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis
pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam
prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian
pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :
1. Bagian Hutang
Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian
keuangan.
Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan
kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2
diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait.
Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum
dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).
7
Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian
kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas
yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian
jurnal dan laporan.
2. Bagian Kassa
Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan
dana kas kecil dari bagian hutang.
Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas
untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan
kas.
Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta
surat pembentukan dana kas kecil.
Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat
bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang
dana kas kecil.
3. Bagian Jurnal dan Laporan
Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat
pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)
Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana
kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.
8
4. Pemegang Dana Kas Kecil
Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa
Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil
Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.
Contoh: Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp
100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil
ini adalah,
Maret 1 Kas Kecil ................. Rp 100.000,00
Kas ............................. Rp 100.000,00
(Untuk mencatat pembentukan kas kecil)
Pembayaran Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas
dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan
dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat
ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang
diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk
memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas
kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau
Voucher Kas Kecil.
Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan
uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti
pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan
9
jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp
100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas
kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan
cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari
bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan.
Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap
transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.
Pengisian kembali kas kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan
bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara
mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala
departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat
minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh
pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran
(pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung
pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada
bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah
dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh
perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan
pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan
sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.
Contoh: Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan
kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran
kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00;
10
perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal
yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:
Maret 15 Biaya Pos ..................................... Rp 44.000,00
Biaya Angkut Pembelian ............. Rp 18.000,00
Perlengkapan Kantor ......................... Rp 20.000,00
Macam-macam Biaya ......................... Rp 5.000,00
Kas ..................................................................... Rp 87.000,00
(Untuk mengisi kembali dana kas kecil)
Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil
tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa
penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana
kas kecil.
Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau
kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya
tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang
sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus
dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu
perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang
disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).
Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet.
Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian
kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas
11
harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba
sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam
laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.
Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa
memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku
diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai
akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.
Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat
pengendalian intern karena:
1. Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan
kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.
2. Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta
penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda
“Telah Dibayar”.
Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil.
Prosedur dana kas kecil yang menggunakan sistem saldo tetap sedikit berbeda
dengan sistem saldo yang berfluktuasi. Pada sistem saldo tetap, pengeluaran dana kas
kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi, pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan
dokumen permintaan pengeluaran kas kecil berdasarkan abjad nama pemakai dana kas
kecil. Pada sistem saldo berfluktuasi, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar
dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil.
Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil
12
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem saldo tetap berbeda
dengan sistem saldo berfluktuasi. Perbedaannya adalah dalam saldo tetap didasarkan atas
jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil sedangkan
dalam saldo berfluktuasi didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh
pemegang dana kas kecil.
Pengisian Kas Kecil
Jadi apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah menipis,
maka dana kas kecil harus diisi lagi dengan cara sebagai berikut:
Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas
Pemegang petty cash menyiapkan daftar pengeluaran yang telah dilampiri bukti
transaksi atas pengeluaran kas kecil.
Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberikan tanda persetujuan
kepada formulir permintaan tersebut dan memberi dana sebesar jumlah nominal
kas kecil yang sudah dikeluarkan.
Metode Pencatatan Petty Cash | Kas Kecil
Metode pencatatan Kas Kecil dibagi menjadi:
Sistem dana tetap (imprest fund system)
Sistem dana berfluktuasi (fluctuating fund system)
1. Sistem dana tetap
13
Pembentukan dana kas kecil: Kasir kas kecil diberikan sejumlah uang. Pada saat kas
kecil hampir habis kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana untuk keperluan
pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil selalu sebesar pengeluaran
yang telah dilakukan. Jadi besarnya dana kas kecil selalu sama/tetap.
Contoh Kasus:
Pada tanggal 1 Desember PT. FATA membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000.
Berikut di bawah ini daftar perincian dana kas kecil:
Jurnal yang dibuat
14
Dimisalkan pada 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali, dan hasil kas opname
menunjukkan informasi yang sama dengan contoh di atas, maka:
Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak
ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil. Akun kas kecil pada
dasarnya harus menunjukkan saldo sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas
kecil.
2. Sistem dana berfluktuasi
Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi
jumlah kas kecil, diantaranya:
1. Pembentukan dana kas kecil
2. Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil
3. Pengisian dana kas kecil
4. Penambahan dana kas kecil, maupun
5. Pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.
Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak
ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil (seperti pada sistem
15
dana tetap). Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo pada setiap saat
sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.
Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus
(tersendiri).
Contoh kasus:
Pada tanggal 31 Desember 2005, PT. Shifa membentuk dana kas kecil sebesar Rp.
250.000. Berikut transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Desember
2005:
5 Desember Membayar rekening air & listrik Rp. 47.500
7 Desember Membayar rekening telpon & Fax Rp. 125.250
9 Desember Dibeli supplies kantor Rp. 17.500
12 Desember Biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250
19 Desember Dibayar biaya makan/minum karyawan Rp. 25.000
20 Desember Pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp. 196.500
diserahkan kepada kasir kas kecil
23 Desember Dibayar biaya langganan Koran Rp. 12.500
27 Desember Dibeli perangko sebesar Rp. 5.000
Jurnal yang dibuat:
16
Kas Kecil
Saldo Kas Kecil Rp. 182.500
Pada sistem dana berfluktuasi ini, pada akhir periode tetap harus dilakukan kas opname.
Apabila dari hasil kas opname ternyata jumlah dana kas kecil berbeda dengan saldo
menurut pembukuan, maka perlu dibuat jurnal penyesuaian (adjustment).
Contoh:
Pada tanggal 31 Desember dilakukan kas opname dan ditemukan:
1. Kas bon perjalanan dinas Direktur Utama Rp. 150.000 tertanggal 29 Desember
2. Uang kertas Rp. 24.750
3. Uang logam Rp. 6.250
4. Perangko yang belum terpakai Rp. 3.750
Total Rp. 184.750.
17
Karena dalam neraca, kas (termasuk kas kecil) harus disajikan sebesar jumlah uang yang
benar-benar ada, maka berdasar kas opname tadi perlu dibuat jurnal penyesuaian sebagai
berikut:
Jurnal Penyesuaian:
*) Selisih Kas: 182.500 – (150.000 + 31.000)
Dengan adanya jurnal ini, maka saldo akun kas kecil yang harus disajikan di neraca per
31 Desember 2005 adalah sebesar Rp. 31.000, sesuai dengan dana kas kecil yang ada
(uang logam + uang kertas).
Didalam akuntansi, ada dua metode yang umumnya digunakan dalam
pencatatan kas kecil :
Sistem Dana Tetap | Imprest Fund System
Metode Sistem Dana Tetap ini merupakan metode pembukuan kas kecil dimana
rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty
cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti
transaksi pengeluarannya. Dan pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, apabila
dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan berdasarkan pada
bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan, kemudian pemegang kas kecil
melakukan pengajuan pembentukan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar
nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran,
sehingga jumlah nominal dana kas kecil tetap seperti jumlah kas kecil semula.
18
Langkah-langkah operasional metode impress sbb:
Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang
tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa
memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.
Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran .
Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas
kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.
Keuntungan metode imprest :
Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi
pembelian atau pengeluaran kas kecil.
Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
Imprest Fund Method, berarti dana Kas Kecil yang ada di kasir nilainya sebesar tertentu
dan saat pengisian kembali harus kembali sebesar tertentu tersebut. Misalnya suatu
perusahaan menentukan Kas Kecil sebesar 5.000.000, selama 1 minggu pengeluaran
sebesar 3.500.000, maka ketika Kasir mengajukan pengisian ulang Kas Kecil, jumlah
yang diisikan adalah sebesar 3.500.000 tersebut. Untuk pengeluaran Kas Kecil metode
Imprest Fund tidak dilakukan penjurnalan.
contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan metode imprest adalah sebagai berikut
1 Kas Kecil Rp xxx,-
Kas Rp xxx,-
(Jurnal Untuk Mencatat Pembentukan Kas Kecil)
2 Pada saat terjadi pengeluaran pada kas kecil
19
perusahaan tidak mencatat dalam jurnal laporan
keuangan. Perusahaan hanya menyimpan faktur
pembelian atas sejumlah kas yang dikeluarkan.
Pembelian dan biaya dicatat ketika perusahaan
mengisi kas kecil kembali
3 Beban Perlengkapan Kantor Rp xxx,
Beban Perangko Rp xxx,
Beban Representasi Rp xxx,-
Kas Rp xxx,-
(Jurnal mencatat beban perusahaan apabila
perusahaan mengisi kas kecil kembali)
4 Kas Rp xxx,-
Kas Kecil Rp xxx,-
(Jurnal Untuk penutupan Kas Kecil Perusahaan pada
akhir periode)
Sistem Dana Berubah | Fluctuation Fund System
Sistem dana berubah atau sering disebut juga sistem fluktuasi. Nah, sistem ini
menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan
kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan
jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan
kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali.
20
Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka
jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil.
Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag), jumlah pengisian kembali
kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang
maupun lebih.
Pada sistem dana berubah ini menyatakan bahwa jumlah nominal kas kecil tidak
ditetapkan namun jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya ketika manajemen
membuat keputusan pertama kali perusahaan menetapkan nominal kas kecil sebesar Rp 5
Juta, Lalu kas kecil tersebut dipergunakan untuk memenuhi kebutuhan lalu kemudian kas
kecil diisi kembali. Saat pengisian kembali, jika menggunakan sistem dana tetap, maka
jumlah nominal kas kecil harus sama dengan jumlah kas kecil awal (saldo awal)
sedangkan jika pada kas kecil sistem fluktuasi, jumlah nominal pengisian kas kecilnya
tidak harus sama dengan saldo awalnya, tapi bisa kurang maupun bisa lebih.
Contoh Soal pencatatan kas kecil sistem flutuasi
PT Astria Bersama menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran
dalam jumlah kecil. Kas tersebut mulai dibuka pada tanggal 2 Desember 2014 dengan
menerima uang sebanyak Rp 4.000.000 dari Kas. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap
tanggal 15 dan 30. Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan desember
2014 adalah sebagai berikut:
3 desember Dibeli materai Rp 300.000
8 desember Dibayar rekening listrik Rp 320.000 dan air Rp 230.000
11 desember Dibayar biaya iklan pada harian kompas Rp 250.000
14 desember Dana kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 disetor kembali ke kas
15 desember Dana kas kecil diisi kembali.
21
19 desember Dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000
21 desember Dibayar biaya telepon Rp 350.000
27 desember Dibeli perlengkapan kantor Rp 650.000
29 desember Dibayar untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 200.000
29 desember Dibayar biaya angkut barang Rp 130.000
30 desember Dana kas kecil diisi kembali.
Diminta:
Buatlah Jurnal umum, jika menggunakan Metode Fluktuasi (Fluctuation Fund System)
Tanggal Keterangan Debit Kredit
[ Pembentukan dana Kas Kecil ]
02/12/2014 KasKecil Rp4.000.000
Kas Rp4.000.000
[ pengeluaran dana kas kecil langsung di catat ]
03/12/2014 Perlengkapan Kantor Rp300.000
Kas Kecil Rp300.000
08/12/2014 Biaya Listrik Rp320.000
BiayaAir Rp230.000
Kas Kecil Rp550.000
22
11/12/2014 Biaya Iklan Rp250.000
Kas Kecil Rp250.000
[ Penurunan saldo kas kecil ]
14/12/2014 Kas Rp500.000
Kas Kecil Rp500.000
[ Pengisian kembali dana kas kecil ]
15/12/2014 KasKecil Rp1.100.000
Kas Rp1.100.000
[ pencatatan pengeluaran kas kecil ]
19/12/2014 | Biaya angkut Rp240.000
Kas Kecil Rp240.000
21/12/2014 | Biaya Telepon Rp350.000
Kas Kecil Rp350.000
27/12/2014 | Perlengkapan Kantor Rp650.000
Kas Kecil Rp650.000
23
29/12/2014 | Biaya Rupa rupa Rp200.000
Kas Kecil Rp200.000
29/12/2014 | Biaya angkut Rp 130.00
Kas Kecil Rp130.000
[ pengisian kembali dana kas kecil ]
30/12/2014 | KasKecil Rp1.570.000
Kas Rp1.570.000
Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai
berikut:
1. Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak
di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan
oleh kasir kas kecil di buat jurnal.
2. Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah
dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam
metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di
lakukan.
3. Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam
metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap).
Contoh soal !
24
PT. TANJUNG MEKAR mulai 1 April 2002 membentuk kas kecil dengan
menggunakan metode dana tetap (imprest method) dan metode fluktuasi (fluktuation
method). Pengisian kembali kas kecil setiap seminggu sekali pada awal bulan. Pada
tanggal 1 April di bentuk kas kecil Rp 350.000. uang tersebut di serahkan kepada kasir
kas kecil .
Selama seminggu pertam selam bulan april kas kecil telah mengeluarkan uang
dengan rincian sebagai berikut :
Pembayaran perlengkapan Rp 70.000
Pembayaran telepon Rp 60.000
Pembayaran rekening listrik Rp 80.000
Pembelian perlengkapan Rp 50.000
Pembayaran beban lain-lain Rp 40.000 +
Jumlah Rp.300.000
Dik : Saldo Rp 2.500.000
Diminta:
a. Metode Dana Tetap (Imprest Method)
b. Metode Fluktuation (Fluktuation Method )
Penyelesaian !
a. Metode Dana Tetap (Imprest Method)
Pada tanggal 1 April di bentuk kas kecil Rp 350.000, di buat dalam bentuk jurnal.
Jurnal Pembentukan Kas Kecil
Tanggal Nama. Perkiraan Debet Kredit
April Kas kecil 350.000 -
25
1 Kas - 350.000
Selam seminggu pertama dalam bulan April kasir kas kecil telah mengeluarkan
uang dengan perincian sebagai berikut :
3 April membeli perlengkapan Rp 70.000
4 April membayar rekening telepon Rp 60.000
5 April membayar rekening listrik Rp 80.000
6 April membeli perlengkapan Rp 50.000
7 April membayar bensin Rp 40.000 +
Jumlah Rp.300.000
Transaksi di atas oleh kasir kas kecil akan di catat dalam buku kas kecil sbb:
Buku Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
April 1 Pembentukan kas kecil 350.000 - 350.000
April 3 Perlengkapan 70.000 280.000
April 4 Rekening telepon 60.000 220.000
April5 Rekening listrik 80.000 140.000
April 6 Perlengkapan 50.000 90.000
April 7 Bensin 40.000 50.000
Pada tanggal 10 April 2002 kas kecil di isi kembali , rinciannya sbb:
Jurnal Pengisian Kembali Kas
Tanggal Nama Perkiraan Debet Kredit
26
April 10 Perlengkapan 120.000
Beban telepon 60.000
Bebab listrik 80.000
Beban bensin 40.000
Kas 300.000
Dari jurnal di atas, kas kecil tidak mengalami perubahan, saldo kas kecil tetap Rp.
350.000 dan di posting kedalam buku besar kas kecil.
Buku Besar Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
April 1 Pembentukan kas kecil
Kas
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
April 1 Saldo 2.500.000
April 1 Kas kecil 350.000 2.150.000
April 10 Perlengkapan 120.000 2.030.000
Beban telepon 60.000 1.970.000
Beban listrik 80.000 1.890.000
Beban bensin 40.000 1.850.000
Jadi saldo kas kecil pada tanggal 31 April adalah sebesar Rp 1.850.000
b. Metode Fluktuation (Fluktuation Method)
Jurnal untuk mencatat pembentukan kas kecil sebagai berikut:
Jurnal Pembentukan Kas Kecil
27
Tanggal Nama. Perkiraan Debet Kredit
April Kas kecil 350.000 -
1 Kas - 350.000
Selama seminggu pertama dalam bulan April kasir kas kecil telah mengeluarkan uang
dengan perincian sebagai berikut :
3 April membeli perlengkapan Rp 70.000
4 April membayar rekening telepon Rp 60.000
5 April membayar rekening listrik Rp 80.000
6 April membeli perlengkapan Rp 50.000
7 April membayar bensin Rp 40.000 +
Jumlah Rp.300.000
Setiap terjasi pengeluaran kas harus di buatkan jurnal sbb :
Jurnal
Tanggal Nama Perkiraan Debet Kredit
April 3 Perlengkapan 70.000 -
Kas kecil - 70.000
April 4 Beban telepon 60.000 -
Kas kecil - 60.000
April5 Beban listrik 80.000 -
Kas kecil - 80.000
April 6 Perlengkapan 50.000 -
Kas kecil - 50.000
April 7 Beban bensin 40.000 -
28
Kas kecil - 40.000
Untuk mencatat pengisian kembali kas kecil, pada tanggal 10 April 2002 kas kecil di
isi kembali sebesar Rp 200.000 maka jurnalnya :
Jurnal Pengisian Kembali Kas
Tanggal Nama Perkiraan Debet Kredit
April 10 Kas kecil 200.000 -
Kas - 200.000
Setelah pengisian kembali, saldo kas kecil sebesar Rp 250.000 (tidak seperti semula)
yaitu Rp. 300.000, jadi berfluktuasi lebih kecil.
Buku Kas Kecil
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
April 1 Pembentukan kas kecil 350.000 350.000
April 3 Perlengkapan 70.000 280.000
April 4 Beban telepon 60.000 220.000
April 5 Beban listrik 80.000 140.000
April 6 Perlengkapan 50.000 90.000
April 7 Beban bensin 40.000 50.000
April 8 Pengisian kembali 200.000 250.000
Pengendalian Dana Kas Kecil
Dari kedua metode tersebut metode dana kas tetap lebih sering digunakan oleh
perusahaan karena dari sudut pengendalian jauh lebih kuat dibanding metode fluktuatif,
penggunaan kas kecil diisi per periode untuk mengurangi risiko penggunaan kas kecil
yang berlebih, dan jumlah saldo per periode untuk kas kecil selalu sama. Sementara pada
29
metode fluktuatif, kasir atau bendahara bebas mengajukan permintaan untuk pengisian
kembali dana kas kecil sewaktu-waktu dan terlepas dari batasan periode, serta jumlah
yang diajukan bisa beragam antar satu periode dengan priode lain. Kasir atau bendahara
kas kecil bertanggungjawab sepenuhnya atas jumlah dana yang ada pada kas kecil dan
penyimpanan nota-nota yang diterimanya. Nota-nota yang dikeluarkan dan diterima
sebagai otorisasi akan berguna sebagai bukti yang kemudian di cek oleh pihak yang
mempunyai kewenangan di atas kasir atau bendahara kas kecil sebelum pengisian
kembali dana kas kecil. Untuk pengendalian lebih lanjut setidaknya perusahaan
melakukan dua langkah berikut:
1. Pihak berwenang yang mempunyai otorisasi lebih tinggi daripada kasir atau
bendahara kas kecil melakukan pengecekan secara tiba-tiba dan tak terjadwal
untuk memastikan pengendalian terhadap pengeluaran kas kecil sesuai prosedur
perusahaan.
2. Perusahaan menghancurkan atau menandai bukti-bukti dari kas kecil terutama
untuk pengeluaran yang bersifat reimburst (perusahaan membayar pengeluaran
kas yang telah dilakukan karyawan terlebih dahulu) agar bukti tersebut tidak
dapat dipergunakan dua kali.
Kesimpulan:
Pembentukan dana kas kecil pada perusahaan terjadi karena perusahaan
memerlukan penyisihan kas untuk membiayai operasional perusahaan yang relatif kecil
namun rutin terjadi, karena akan sangat menyulitkan jika untuk membiayai operasional
perusahaan yang relatif kecil seperti pembelian bensin seharga Rp 50.000,00 melalui
pencairan cek. Pembentukan dana kas kecil memerlukan penanganan karena kas kecil
mempunyai likuiditas lebih tinggi dibanding kas di bank, diperlukan bendahara ataupun
30
kasir yang bertanggungjawab dalam mengelola kas kecil, baik dari segi pengelolaan
keuangannya hingga pengelolaan bukti-bukti pengeluaran kasnya.
Pada kas kecil dikenal dua metode yaitu metode dana tetap dan metode fluktuatif.
Pada metode dana tetap perusahaan membagi pengisian berdasarkan periode (periodical),
pada akhir periode bukti-bukti kas kecil yang telah dikumpulkan oleh kasir atau
bendahara kas kecil kemudian dicek setelah itu perusahaan mengisi kembali saldo kas
kecil sesuai dengan saldo awal yang telah ditetapkan. Untuk ilustrasi misalnya penetapan
saldo kas kecil sebesar Rp 500.000,00 yang kemudian dikelola oleh kasir atau bendahara
kas kecil, ketika akhir periode perusahaan mengecek kembali jumlah kas kecil yang telah
dikeluarkan dari bukti-bukti yang dikumpulkan oleh bendahara atau kasir kas kecil, jika
ternyata pada akhir periode kas kecil yang dikeluarkan sebesar Rp 350.000,00 dan tersisa
Rp 150.000,00 pada kasir atau bendahara kas kecil maka perusahaan mengisi kembali kas
kecil sebesar Rp 350.000,00 sehingga saldo kas kecil tetap sebesar Rp 500.000,00 karena
itu metode ini disebut metode dana tetap. Pencatatan jurnal terjadi ketika pembentukan
awal kas kecil dan pengisian kembali kas kecil pada akhir periode.
Pada metode fluktuatif pengisian kas kecil tidak terbatas secara periode
(periodical), bendahara atau kasir kas kecil diperkenankan untuk meminta pengisian
kembali saldo kas kecil kapan saja tanpa menungu akhir periode, sehingga menyebabkan
jumlah saldo kas kecil berubah-ubah (fluktuatif). Pencatatan jurnal terjadi ketika
pembentukan awal, ketika pengeluaran dan ketika pengisian kembali kas kecil, dan
pengisian kembali kas kecil tidak harus pada akhir periode.
Bendahara atau kasir kas kecil bertanggung jawab sepenuhnya atas penggunaan
kas kecil dan penyimpanan bukti-bukti penggunaan kas kecil. Pengendalian kas kecil
biasanya dilakukan dengan inspeksi mendadak dan tak terjadwal oleh pihak yang
31
mempunyai otorisasi atau kewenangan lebih tinggi dibanding bendahara atau kasir kas
kecil, selain itu untuk menghindari penggunaan bukti pengeluaran kas kecil berkali-kali
maka pihak perusahaan dapat menghancurkan bukti atau menandai bukti bahwa sehingga
bukti pengeluaran tidak dapat digunakan berkali-kali terutama untuk pengeluaran kas
yang bersifat reimburst (karyawan menggunakan uang pribadi untuk membiayai
keperluan perusahaan terlebih dahulu, baru kemudian perusahaan mengganti uang
karyawan tersebut sebesar yang dipergunakan).
Sistem Dana Tetap dalam Pembentukan Kas Kecil
Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu
jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang
interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan.
Sistem Dana Tetap dalam Pembentukan Kas Kecil
Transaksi dalam jumlah kecil dan sering kadang membuat kita sedikit repot.
Sehingga dalam pelaksanaannya kita membutuhkan dana yang dapat kita pakai sewaktu-
waktu tetapi tidak terlalu besar nominalnya. Untuk itu beberapa organisasi menerapkan
32
sistem dana kas kecil. Dana kas kecil ini berfungsi untuk membiayai pembayaran-
pembayaran dalam jumlah yang kecil dan sering.
Bagaimana proses pembentukan dana kas kecil? Dan apa yang dimaksud dengan sistem
dana tetap (imprest fund system)?
Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu
jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang
interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas
disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan),
cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat
jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebit akun kas kecil
dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Uang hasil pencairan cek tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang
memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama organisasi untuk
membayarkan kas dari dana kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, organisasi
biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang
boleh dilakukan atas dana kas kecil. Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar
jumlah yang tetap, yang dinamakan sebagai sistem dana tetap (imprest fund system).
Dengan menggunakan sistem ini, tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas
akun kas kecil, kecuali manajemen organisasi memang bermaksud untuk mengubahnya
(menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk.
Setiap kali kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil tadi
akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas
kecil (petty cash receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut tercetak dan
33
ditandatangani baik oleh karyawan yang bersangkutan (karyawan yang
membayarkan/menangani kas kecil) maupun oleh pihak yang menerima pembayaran atas
kas kecil. Formulir yang ditandatangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai
tanggal dan jumlah pembayaran, nama identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan
pembayaran, dan nama akun yang akan dibebankan (misalnya saja bahwa kas kecil yang
dibayarkan untuk membeli vas bunga akan dibebankan ke dalam akun beban lainnya;
demikian juga misalnya kas kecil yang dikeluarkan untuk membayar ongkos angkut
pembelian barang dagangan akan dibebankan ke dalam akun freight-in/ongkos angkut
masuk; dan seterusnya).
Seluruh dokumen pendukung (seperti faktur tagihan) harus dilampirkan bersama
dengan formulir penerimaan kas kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas
kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil (seperti yang tercantum
dalam petty cash receipt) ditambah dengan sisa kas yang masih ada dalam dana kas kecil,
jumlahnya harus sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali dibentuk. Untuk
menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil ini, perlu adanya pemeriksaan
secara tiba-tiba yang dilakukan oleh orang yang independen (auditor internal) untuk
memastikan bahwa dana kas kecil telah dikelola dengan baik (tidak dimanipulasi atau
diselewengkan).
Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat
pembayaran kas kecil. Efek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru diakui atau
dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah
dibayarkan tersebut disi kembali.
Dana kas kecil akan diisi kembali pada interval periode tertentu atau ketika jumlah uang
yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.
34
Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas
kecil yang dibayarkan (seperti yang tercantum dalam patty cash receipt), dilakukan atas
inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash
receipt beserta dokumen pendukungnya akan diajukan ke bagian keuangan untuk
selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaran kas kecil yang
telah dilakukan oleh patty cash custodian. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu
akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil yang diajukan
oleh patty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada
saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk
menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan.
Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula
yang dibentuk. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan
atas pengeluaran kas kecil (seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan
seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebit dan mengkredit
akun kas (cash in bank).
Memproses Dokumen Dana Kas Kecil
A. ADMINISTRASI DANA KAS KECIL
Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran
untuk pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan
menggunakan kas kecil.
35
Tujuan pembentukan dana kas kecil adalah membantu kasir (petugas kas kecil)
dalam pengelolaan keuangan untuk keperluan rutin perusahaan.
1. Pengertian dana kas kecil
Dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan
perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan
tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya: pembelian materai, perangko,
rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan,
dan biaya kebersihan.
Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan
bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini
dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk
penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan
pemegang dana kas kecilsudah menipis atau dapat pula dilakukan secara periodik.
2. Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil
Untuk dapat mengelola adm inistrasi dana kas kecil, peralatan yang dibutuhkan antara
lain:
· Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil
· Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
· Jurnal pengeluaran kas
· buku jurnal kas kecil
· buku laporan penggunaan dana kas kecil
· bukti pengeluaran kas kecil
· alat tulis dan alat hitung
3. prosedur pengelolaan dana kas kecil
36
Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana
kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil
antara lain sebagai berikut:
a. pembentukan dana kas kecil
Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.
Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran
kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur
pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan laporan,
serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1) bagian utang
2) bagian kasir
3) bagian jurnal dan laporan
4) pemegang dana kas kecil
b. pengeluaran dana kas kecil
Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir
surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang
terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah penggunadana kas
kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai
berikut:
1) Pemakai dana kas kecil
a) mengisi surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk
selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
b) menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama
dari pemegang dana kas kecil.
37
c) mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti
peengeluaran kas kecil.
d) mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
e) menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk
ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.
f) menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap
lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.
2) pemegang dana kas kecil
a) menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang
memerlukan dana (pemakai).
b) menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1
kepada pemakai dana kas kecil.
c) menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti
pertanggungjawaban.
d) membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan
surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
e) menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap
lunas kepada pemakai dana kas kecil.
f) menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada
bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil
38
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang
tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil.
Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian dana kas kecil terdiri atas
formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas,
dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang
terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian
utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan laporan.
B. MUTASI DANA KAS KECIL
Pada Mutasi atau peerubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan
dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan melalui
bagian-bagian pemakai dana.
1. transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil
Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai
berikut:
a. transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian
keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
· bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang
· surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung
b. transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen
traksaksi tersebut adalah sebagai berikut:
· bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana
· bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat pihak luar
perusahaan sebagai dokumen pendukung.
39
· surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai
sebagai dokumen pendukung
c. transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai
berikut:
· bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang.
· surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat
oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil
· bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian
pemakai dana kas kecil
2. dokumen/bukti pengelolaan dana kas kecil
Setiap transaksi yang akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat
kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.
Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian yang
berkaitan dengan mutasi tersebut, agar pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil
lebih jelas. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah sebagai
berikut:
a. dokumen/bukti penerimaan kas
b. dokumen/bukti pengeluaran kas kecil
c. bukti kas keluar (BKK)
d. permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK)
e. bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)
f. permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK)
3. metode pencatatan dana kas kecil
40
Metode pencatatan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal kas kecil
serta proses menjurnal mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas
kecil tergantung dari kebijakan akuntansi perusahaan yang telah ditetapkan, yaitu dapat
menggunakan metode dana tetap (imprest fund method) maupun metode dana tidak tetap
(fluctuation fund method).
a. metode dana tetap (imprest fund method)
Didalam metode ini jumlah saldo rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar
cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Cek
tersebut diuangkan kebank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran kas kecil.
Ciri-ciri penerapan metode dana tetap pada kas kecil adalah sebagai berikut:
· pengelola kas kecil mengumpulkan bukti-butki pengeluaran yang telah dilakukan
sesuai kewenangannya. Dengan bukti-bukti tersebut, pengelola kas kecil meminta
penggantian kepada kasir kas umum.
· Penggantian dana kas kecil dilakukan denganpenarikan cek yang sama jumlahnya
dengan dana kas kecil yangsudah dikeluarkan, sehingga dana kas kecil tersedia kembali.
· Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil
dicatat dalam jurnal pengeluaran kas sebagai pengeluaran kas kecil.
b. metode dana tidak tetap (fluctuation fund method)
Dalam metode dana tidak tetap (fluktuaktif), pemakaian kas kecil oleh kasir kas
kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai
dasar dalam pencatatan dalam buku besar.dana ksas kecil tidak ditentukan dalam jumlah
41
yang tetap, sehingga jumlah pengganti dana kas kecil (pengisian kembali) tidak harus
sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan.
4. perhitungan fisik dana kas kecil
Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan
tugas pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan benda-benda yang tergolong dalam kas kecil
dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis dan nilai persatuan. Jumlah saldo kas
kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo kas kecil menurut catatan.
5. selisih dana kas kecil
Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan,
disebut selisih kas lebih (cash overage). Jika sebaliknya, disebut selisih kas kurang (cash
shortage). Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal berikut:
· jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah
yang seharusnya dicatat, karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.
· kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan uang
kembali.
· adanya uang palsu
· kesalahan pencatatan dalam jurnal
· sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui
Pada akhir periode pencatatan, selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan dan
selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau beban.
42
C. LAPORAN MUTASI KAS KECIL
Laporan mutasi dana kas kecil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban
penggunaan dana kas kecil selama periode tertentu. Laporan mutasi dana kas kecil
memuat informasi saldo awal kas kecil, penggunaan/pengeluaran kas kecil yang disertai
bukti penggunaannya, selisih kas kecil pada periode pada periode tertentu, serta pengisian
kembali kas kecil.
43
PENUTUP
Demikian yang dapat saya paparkan mengenai materi yang menjadi pokok
bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan
kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau
referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.
Saya banyak berharap kepada para pembaca yang budiman agar
memberikan kritik dan saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya
makalah ini dan penulisan makalah di kesempatan-kesempatan berikutnya.
Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca
yang budiman pada umumnya.
Demikian makalah yang saya buat, semoga dapat bermanfaat bagi
pembaca.
Apabila ada terdapat kesalahan mohon dapat mema'afkan dan memakluminya,
karena saya adalah hamba Allah yang tak luput dari salah khilaf, Alfa dan lupa.
Wabillah Taufik Walhidayah
Wassalamu'alaikum Wr. Wb
44
KESIMPULAN
Dana kas kecil:
Sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar
dengan cek. Misalnya: pembelian meterai, perangko, rekening telepon, rekening listrik,
rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan, dan sebagainya.
Imprest fund method:
Metode dimana jumlah saldo rekening kas kecil selalu tetap yaitu sebesar cek yang
diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil
Fluctuation fund method:
Metode di mana pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal
formal sehingga buku kas kecil dapat dignakan sebagai dasar pencatatan dalam buku
besar. Jumlah pengganti dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah yang telah
dikeluarkan.
Cara pembentukan dana kas kecil:
Pembentukan dana kas kecil berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.
Bagian-bagian yang terlibat dalam pembentukan dana kas kecil, di antaranya adalah
bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil.
Sistem pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana tetap:
Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti
pengeluaran dan menerima cek sebesar pengeluaran yang sudah dibayar. Dalam metode
ini, kasir kaskecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal.Buku kas kecil hanya
merupakan catatan intern kasir kas kecil saja.
45
Fungsi bukti pengeluaran kas kecil:
Untuk pengajuan pengisian kembali kas kecil adalah sebagai bukti bagi pemegang dana
kas kecil untuk meminta penggantian kepada kasir kas umum
Sistem pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana tidak tetap:
Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih kecil
daripada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa kas kecil yang sudah
dikeluarkan.
Perbedaan cash overage dan cash shortage:
· Cash overageterjadi bila kas kecil yang ada lebih besar jumlahnya daripada kas kecil
yang dicatat dalam pembukuan.
· Cash shortageterjadi bila kas kecil yang ada lebih kecil jumlahnya daripada kas kecil
yang dicatat dalam pembukuan.
Permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil:
Pemegang kas kecil membuat surat permintaan kas kecil. Setiap ada transaksi yang ada
hubungannya dengan kas kecil harus disertai dengan bukti kas kecil.
Penyebab terjadinya selisih kas:
· Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah
yang seharusnya dicatat
· Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran misalnya memberikan uang
kembali
· Adanya uang palsu
· Kesalahan dalam pencatatan jurnal dan sebab-sebab yang tidak diketahu
46
