Microsoft Excel 2003

Osnove + Napredne tehnike

Erste Bank ad Novi SadSektor poslova sa stanovnitvom Direkcija Alternativnih kanala distribucije Autor: Sr an Radnovi Decembar 2009 v 1.1

1

Sadraj:1. Uvod.................................................................................................................................................. 4 2. Osnovi kurs Microsoft Excela .......................................................................................................... 4 2.1. Radno okruenje Microsoft Excela............................................................................................ 4 2.1.1. Toolbars .............................................................................................................................. 4 2.1.2. .xls vs .csv ........................................................................................................................... 4 2.1.3. Radni listovi sheetovi....................................................................................................... 4 2.1.4. Autofill elija ...................................................................................................................... 5 2.1.5. Zamrzavanje redova/kolona................................................................................................ 5 2.2. Formatiranje elija ..................................................................................................................... 6 2.3. Auriranje podataka ................................................................................................................... 7 2.4. Tabele u MS Excelu .............................................................................................................. 7 2.4.1. Crtanje tabela ...................................................................................................................... 7 2.4.2. Unos novog reda ili kolone ................................................................................................. 8 2.4.3. Brisanje reda ili kolone ....................................................................................................... 8 2.4.4. Automatsko formatiranje tabela.......................................................................................... 9 2.5. Grafikoni .................................................................................................................................... 9 2.5.1. Kreiranje grafikona iz cele tabele ....................................................................................... 9 2.5.2. Kreiranje grafikona iz pojedinih delova tabele................................................................. 10 2.5.3. Formatiranje grafikona...................................................................................................... 10 2.5.4. Uklanjanje veze izme u grafikona i tabele....................................................................... 11 2.6. Rad sa podacima ...................................................................................................................... 11 2.6.1. Sortiranje podataka ........................................................................................................... 11 2.6.2. Filtriranje podataka ........................................................................................................... 12 2.6.3. Rad sa formulama ............................................................................................................. 12 2.6.4. Kreiranje izbornih listi (Validation list)............................................................................ 13 2.7. tampanje................................................................................................................................. 13 2.7.1. Pregled pre tampanja ....................................................................................................... 13 2.7.2. Podeavanje stranice (Page Setup).................................................................................... 14 2.7.3. tampanje odre enih delova tabele .................................................................................. 14 2.7.4. tampanje naziva kolona (zaglavlje tabele) na svim stranicama...................................... 15 2.7.5. Kreiranje .pdf dokumenta iz Excel dokumenta................................................................. 15 2.8. Korisni linkovi ......................................................................................................................... 15 3. Napredni kurs Microsoft Excel....................................................................................................... 16 3.1. Napredno filtriranje podataka .................................................................................................. 16 3.2. Napredno sortiranje podataka (sa vie od tri kolone) .............................................................. 16 3.3. Uslovljeno formatiranje (Conditional formatting)................................................................... 17 3.4. Izvedene tabele (PivotTable) ................................................................................................... 18 3.4.1. Jednostavne Pivot tabele ................................................................................................... 18 3.4.2. Sloene Pivot tabele.......................................................................................................... 19 3.4.3. Autoformat Pivot tabele.................................................................................................... 20 3.4.4. Grafikoni Pivot tabele ....................................................................................................... 21 3.4.5. Auriranje izvorne tabele Pivot Tabele............................................................................ 21 3.5. Apsolutne adrese elije koenje elija ($E$1) ...................................................................... 22 3.6. Funkcije u Excelu .................................................................................................................... 22 3.6.1. Osnovne funkcije .............................................................................................................. 22 3.6.2. Napredne funkcije............................................................................................................. 23 3.6.2.1 Funkcija IF .................................................................................................................. 23 3.6.2.2. Funkcija VLOOKUP.................................................................................................. 24 3.6.2.3. Funkcija SUMIF ........................................................................................................ 24 2

3.6.2.4. Funkcija SUBTOTAL................................................................................................ 25 3.7. Povezane izborne liste (validation liste) .................................................................................. 25 3.8. Linkovanje sheetova ................................................................................................................ 26 3.9. Zatita dokumenata, sheetova .................................................................................................. 26 3.9.1. Zatita celog Excel dokumenta ......................................................................................... 26 3.9.2. Zatita pojedinih delova radnog lista (sheeta) .................................................................. 27 3.10. Paste Special ...................................................................................................................... 27 3.11. Makroi.................................................................................................................................... 28

3

1. UvodMicrosoft Excel (spread sheet program tabelarne kalkulacije) se smatra za jedan od najee korienih programa. Naao je primenu u svim ivotnim i profesionalnim okolnostima, a koriste ga efikasno aci, studenti, psiholozi, inenjeri i naravno ekonomisti. Ova skripta je bazirana na osnovu bankarske prakse (svakodnevnog rada u Direkcije alternativnih kanala distribucije Erste banke ad Novi Sad).

2. Osnovi kurs Microsoft Excela2.1. Radno okruenje Microsoft Excela2.1.1. ToolbarsKao i svi Microsoft Office programi, tako i Excel ima vie Toolbarova linija alata koji se najee nalaze pri vrhu prozora, ispod linije menija.

Aktiviranje/deaktiviranje linije alata (Toolbars) se vri desnim klikom, desno od linije menija kao to pokazuje strelica.

2.1.2. .xls vs .csvTip dokumenta Excela je .xls (kao to je .doc od Worda ili kao to je npr. .jpg format slike). est format datoteke je .csv format. Ovaj format Excel ita i po otvaranju izgleda kao i svaki drugi Excelom fajl.

2.1.3. Radni listovi sheetoviExcel (kao radna sveska) moe imati vie sheet-ova (radnih listova). Sheetovi se nalaze na dnu Excela i mogu se bojiti, menjati ime, dodavati, brisati, promena mesta sheetova. Tako e, mogue je konanu kalkulaciju neke elije u nekom sheet-u izraunati kao zavisnost elija iz drugih sheetova.

Dodavanje novih sheetova: Desni klik na neki od postojeih sheetova klik na Insert Brisanje postojeih sheetova: Desni klik na sheet koji elimo obrisati klik na Delete Promena imena sheeta: Dvoklik na sheet (da se selektuje) promeniti ime enter 4

Bojenje sheeta (naziva sheeta): Desni klik na sheet koji elimo obojiti klik na Tab Color Promena mesta sheetova: Kliknuti i drati klik prevui sheet na eljeno mesto pustiti klik (mi) primer 2.1.3. Kretati se po sheetovima u dokumentu Obrisati sve ljubiaste sheetove, promeniti boju zelenih sheetova u plave, pa im promeniti imena u List1, List2, List3 Sheet Poetna prevui na poslednje mesto sa desne strane Uneti dva nova sheeta, promeniti imena u Prvi, Drugi, i postaviti ih na prvo mesto sa desne strane

2.1.4. Autofill elijaU Excelu radi breg popunjavanja koristi se tzv Autofill popunjavanje elija. Ono omoguuje da se popune elije brzo i jednostavno. Preduslov je da postoji neka prethodna me uzavisnost. Primer 1 (nabrajanje): U dve elije jedna ispod druge uneti brojeve jedan i dva. Selektovati obe elije. Sa belim krstiem (pokazivaem mia) prei preko malog crnog krstia u donjem desnom delu selektovanih elija. Kliknuti (ne putati), prevui eljene elije i onda pustiti klik. (umesto brojeva 1 i 2, mogu se uneti bilo koji brojevi; ukoliko bi se uneli brojevi 3 i 7 i uinilo prethodno navedeno, Excel bi uneo brojeve 3, 7, 11, 15, 19, isto vai i za unesene datume,.)

Primer 2 (auto unos formula): U navedenom primeru, u eliji C1 je zbir elija A1 i B1. Nema potrebe da se od elija C2 do C5 unose ponovo odgovarajue formule po vertikali, ve se kao u primeru 1, prevlaenjem automatski unose odgovarajue formule (=A2+B2; =A3+B3;) (tzv filovanje formula je mogue uraditi i dvoklikom kada se pojavi mali crni krsti)

primer 2.1.4. U sheet-u uraditi potrebno filovanje brojeva i datuma U sheet-u uraditi potrebno filovanje formula Treu veliku tabelu selektovati sa tastature (svih 29.261 redova - u sekundi) (klik na eliju I1, drati CTR + Shift levom rukom, pritisnuti desnom rukom na tastaturi, strelicu desno, pa dole, pustiti CTRL + Shift)

2.1.5. Zamrzavanje redova/kolonaUkoliko je u pitanju velika tabela i ukoliko je potrebno horizontalnim i/ili vertikalnim klizaem kretati se po tabeli, tada se iz vida izgubi naziv kolona (zaglavlje tabele). 5

Mogue je zamrznuti zaglavlje kolona (da se uvek vidi) bez obzira na kretanje po tabeli sa vertikalnim klizaem. 1. Selektovati red 2 (klik na broj dva reda dva) 2. Window Freeze Panes (Unfreeze panes)

primer 2.1.5. Zamrznuti prvi red (nazive kolona) da bi se skrolovanjem po vertiklali (ka dole) uvek prikazivalo zaglavlje tabele. Zatim odmrznuti prvi red. Zamrznuti prvi red i tri kolone sa leve strane (klik na D2 Freeze panes)

2.2. Formatiranje elijaNajei format elija u Excelu je oblika: broj (number), datum, vreme, valuta, 1. Format Cells 2. Klik na karticu Number, klik na Number u listi Category (kategorija): Category: izborom Decimal places prikazuju se odgovarajui broj decimalnih mesta. Klikom na Use 1000 Separator prikazuje se format broja npr. 150.000,00 umesto 150000,00 odgovarajui prikaz datuma (prikaz npr. 13 cifara za JMBG) U polje Type: uneti 13 cifara (nula)

- kalkulacija nad vremenima (zbir, prosek,)

6

Formatiranje elija sa prikazom valute (din, EUR, ): Format Cells - u listi Symbol, izabrati valutu - OK Orijentacija sadraja u eliji: Format Cells -

primer 2.2. U sheet-u U sheet-u izvriti traeno formatiranje izvriti traeno formatiranje

2.3. Auriranje podataka Unos sadraja elije Enter na tastaturi (ili klik na neku od elija) Izmena sadraja elije dvoklik na eliju (ili F2 na tastaturi) Novi red u eliji Alt + Enter (ili Format Cells

)

primer 2.3. U sheet-u U sheet-u izvriti traeno formatiranje izvriti traeno formatiranje

2.4. Tabele u MS Excelu 2.4.1. Crtanje tabelaNajjednostavniji nain crtanja tabela u Excelu je korienjem Toolbarova. Preduslov je da se pre toga izvri selekcija elije nad kojim e se vriti formatiranje (crtanje, bojenje pozadine elije, bojenje sadraja elije (fonta), ) 1. Crtanje okvira tabela 2. Bojenje pozadine elije 3. Bojenje fonta (sadraja) elije

7

primer 2.4.1. U sheet-u U sheet-u izvriti potrebno formatiranje tabela izvriti potrebno formatiranje tabela

2.4.2. Unos novog reda ili koloneKod unosa novog reda, desnim klikom na naziv reda (1, 2, 3,) unos se vri prema gore, a kod unosa nove kolone - desnim klikom na naziv neke od kolona unosi se kolona u levo. 1. Desni klik na naziv reda 2. Klik na Insert

2.4.3. Brisanje reda ili koloneBrisanjem itavog reda brie i njegov kompletan sadraj: 1. Desni klik na naziv reda 2. Klik na Delete

primer 2.4.3. U sheet-u izvriti potrebno formatiranje tabela na osnovu sheet-a U sheet-u obrisati komplet kolonu F (Filijala) i red 13 (Kragujevac). Uneti novu kolonu izme u kolona Mesto i Adresa i nazvati je Potanski broj.

8

2.4.4. Automatsko formatiranje tabela1. 2. 3. 4. Selektovati tabelu Format Autoformat Izabrati neki od formata OK

primer 2.4.4. U sva tri sheet-a formatirati tabele sa autoformatom. Nakon toga ukinuti autoformat.

2.5. GrafikoniGrafikoni crpe podatke iz tabela. Grafikon moe biti u istom sheet-u gde je tabela ili u nekom drugom sheet-u. Izmenom podataka u tabeli iz koje grafikon uzima informacije, automatski dovodi do promene izgleda grafikona.

2.5.1. Kreiranje grafikona iz cele tabele1. Selektovati tabelu (od gornje leve do desne donje elije) 2. Klik na taster (Chart wizard) u toolbaru 3. Izabrati vrstu grafikona (Chart type) 4. Klik na

primer 2.5.1. Kreirati grafikone na osnovu tabele, kao to je traeno

9

2.5.2. Kreiranje grafikona iz pojedinih delova tabeleUkoliko je potrebno da se izvri kreiranje grafikona na osnovnu pojedinih delova tabele, preduslov je da se pravilno selektuju kolone/elije koje su izvor informacija. Primer 1- izvor informacija dve kolone koje nisu jedna pored druge 1. Selektovati prvu kolonu 2. Drati Ctrl taster na tastaturi (ne putati) 3. Selektovati drugu kolonu 4. Pustiti Ctrl taster na tastaturi 5. Klik na taster 6. . (Chart wizard) u toolbaru

Primer 2 izvor informacija odre ene elije iz tabele 1. Kliknuti na prvu eliju 2. Drati Ctrl taster na tastaturi (ne putati) 3. Kliktati na preostale elije (po koloni od gore ka dole) 4. Pustiti Ctrl taster na tastaturi 5. Klik na taster 6. . (Chart wizard) u toolbaru

primer 2.5.2. U oba sheet-a kreirati grafikone na osnovu tabela, kao to je traeno

2.5.3. Formatiranje grafikonaNakon kreiranja grafikona, sledi formatiranje grafikona. esto je potrebno smanjiti veliinu slova/brojeva po vertikalnoj/horizontalnoj osi, promeniti boju dela grafikona, pozadine grafikona, ukinuti/pomeriti legendu, Preporuen nain formatiranja dela grafikona je: 1. Desni klik na deo grafikona koji se formatira iz menija izabrati uvek prvu ponu enu opciju (Format Walls, Format Axis, Format Data Series, ) 2. U prikazanom dijalog boksu izvriti potrebne promene formatiranja - najea formatiranja (pozadina, font, poravnanje,..)

10

primer 2.5.3. U sheet-u U sheet-u formatirati grafikone kao to je zadato izvriti potrebno formatiranje tabela na osnovu sheet-a

2.5.4. Uklanjanje veze izme u grafikona i tabeleKada se kreira grafikon i ukoliko je potrebno kopirati grafikon u neki drugi sheet ili Excelov dokument potrebno je ukinuti vezu izme u tabele i grafikona. 1. Copy paste 2. Klik na (sada ve kopiranu) tabelu 3. Edit Links, klik na

2.6. Rad sa podacima2.6.1. Sortiranje podataka Sortiranje po jednoj koloni 1. Kliknuti na kolonu po kojoj elimo da sortiramo 2. Na toolbaru kliknuti na taster za sortiranje u rastuem poretku ili na taster sortiranje u opadajuem poretku. za

Sortiranje po vie kolona 1. Selektovati celu tabelu u kojoj neke kolone elimo da sortiramo 2. Data Sort 3. U listama Sort by izabrati kolone koje elimo da sortiramo (maksimalno do tri Then by)

11

primer 2.6.1. U sheet-u sortirati po jednoj koloni sledee kolone: Rb. Pitanja (kolona A), zatim Agent (kolona E), i na kraju Trajanje poziva (kolona I) U istom sheet-u sortirati (po dve kolone): Sort by Agent, Then by Datum prijema

2.6.2. Filtriranje podataka1. Selektovati prvi red tabele u kojoj elimo da filtriramo 2. Data Filter AutoFilter (u elijama nazivi kolona pojavie se strelice za filtriranje)

3. Kliknuti na strelicu elije po kojoj koloni elimo da filtriramo

4. Izabrati po emu elimo da filtriramo (crna strelica dobija plavu boju) Ukidanje filtera kolone: 1. Klik na plavu strelicu filtera 2. Klik na (All)

primer 2.6.2. U sheet-u filtrirati po kolonama: Dan u nedelji (subota), Mesto klijenta (Novi Sad). Zatim ukinuti oba filtera. Koliko je bilo poziva za platne kartice ?

2.6.3. Rad sa formulama1. Kliknuti u eliju u kojoj e se uneti formula 2. Uneti znak jednako = 3. Kliknuti na eliju iz koje crpimo podatke 4. + plus na tastaturi (ili bilo koja druga raunska operacija) 5. Kliknuti na eliju iz koje crpimo podatke 6. Enter (adrese elija, npr. A2 mogu se unositi i sa tastature)

primer 2.6.3. U tabelama uneti potrebne formule i izvriti traena formatiranja

12

2.6.4. Kreiranje izbornih listi (Validation list) Primeri unoenja podataka u elije sa izbornim listama

Selektovati elije u koloni u kojima e se nalaziti izborne liste (npr. A2 do A10) Data Validation U listi Allow: izabrati List U polju Source: kliknuti sa desne strane na taster koji ima malu crvenu strelicu Selektovati elije koje e se nalaziti u izbornoj listi (npr. M100 do M102) (najbolje ispod tabele, dva ili tri ekrana) 6. Enter, Enter 1. 2. 3. 4. 5.

primer 2.6.3. U kolonu A i B uneti izborne liste kao to je prikazano na slikama (smestiti izvor izbornih lista bilo gde u redu br. 100)

2.7. tampanjetampanje u Excelu esto ne daje rezultat, pogotovo ukoliko se tampaju vee tabele. Za razliku od Word-a gde se tampa upravo ono to se vidi na ekranu, sa Excelom to nije sluaj. Mnogo puta se ne tampaju neke kolone ili redovi. Excel ima posebne opcije/prikaze kojim se tano vidi ta e se tampati i na koji nain.

2.7.1. Pregled pre tampanja View Page Break Preview (View Normal)

U primeru (pogleda Page Break Preview) se vidi da bi se ova tabela tampala na 4 strane (Page 1 Page 4)

13

Prelaskom pokazivaa mia preko pune plave linije ili preko plave isprekidane linije prikazuje se kursor sa strelicama levo-desno ili gore-dole Kliknuti i drati levi klik prevui gore/dole ili levo desno da bi se izvrilo potrebno podeavanje

primer 2.7.1.U spisku firmi pripremiti za tampu samo firme koje su iz Novog Sada Pripremiti za tampu da cela tabela stane na jedan A4 papir upravno

2.7.2. Podeavanje stranice (Page Setup) File Page Setup o Horizontalno postavljanje stranice (Landscape) o Smanjivanje/poveanje veliine sadraja (u procentima)

2.7.3. tampanje odre enih delova tabele1. Selektovati deo tabele (elije) koje e se tampati 2. File Print Area Set Print Area (Clear Print Area) 3. File Print, OK

14

2.7.4. tampanje naziva kolona (zaglavlje tabele) na svim stranicama1. 2. 3. 4. File Page Setup Kliknuti na karticu Klik na taster sa malo crveno strelicom polja Columns to repeat at left Kliknuti na naziv kolona (zaglavlje tabela)

2.7.5. Kreiranje .pdf dokumenta iz Excel dokumenta1. File Print 2. U listi tampaa (Name:) izabrati CutePDF Writter

2.8. Korisni linkoviwww.praktikum.rs http://www.ic.ims.hr

15

3. Napredni kurs Microsoft Excel3.1. Napredno filtriranje podatakaNapredno filtriranje podataka podrazumeva podesivo (Custom) filtriranje (npr. poinje sa, zavrava se sa, vee od, manje od, itd). 1. Data Filter Autofilter 2. U listi izabranog filtera kliknuti na Custom 3. U listi Show rows where izabrati odgovarajui uslov filtriranja equals - jednak does not equal - nije jednak is greater than - vei nego is greather or equal to - vei ili jednak is less than - manji od is less than or equal to - manji ili jednak begins with - poinje sa does not begin with - ne poinje sa ends with - zavrava se sa does not end with - ne zavrava se sa contains sadri does not contain ne sadri

4. sa desne strane izabranog uslova filtriranja uneti eljeni podatak Suavanje rezultata filtera dobijamo filtriranjem po vie kolona. U okviru Custom filtriranja mogue je imati do dva uslova filtriranja (u jednoj koloni) upotrebom radio tastera .

primer 3.1. Custom filterom filtrirati po koloni D (ime i prezime klijenta) sve klijente ije je ime Dragan(a) Koliko ima klijenata ije se prezime ne zavrava na slova i Prikazati evidentirani poziv koji re oroenje (filtriranje po koloni P Odgovor)

3.2. Napredno sortiranje podataka (sa vie od tri kolone)Excel sortira po jednoj koloni upotrebom opcije iz toolbara. Upotrebom opcije sort iz menija (Data Sort) mogue je izvriti sortiranje do tri kolone. Sortiranje preko tri kolone (4 ili vie) mogue je upotrebom dodatne kolone, tj. unoenjem odgovarajue formule u dodatnoj koloni. 1. U prvoj eliji sa desne strane tabele koja se sortira unese se formula kao sa slike (ovaj poredak elija: A2-B2- se unosi u formulu ako se prvo sortira po koloni A, pa po koloni B i tako redom) 2. Filovati (prevui) formulu do kraja reda tabele 3. Kliknuti na kolonu u kojoj je uneena formula (u ovom sluaju kolona E) i sortirati sa tasterom sort iz Toolbara (sortiranjem po ovoj koloni izvrie se sortiranje i cele tabele)

16

primer 3.2. Sortirati 4 kolone (A-D) koristei pomonu kolonu E

3.3. Uslovljeno formatiranje (Conditional formatting)Uslovljeno formatiranje je formatiranje pod odre enim uslovima koje zavisi od sadraja elije: vee, manje, izme u,) i formule u eliji. Conditiona formatting sadraja elije (cell is): 1. Selektovati elije/kolone koje se ele uslovno formatirati 2. Format Conditional formatting 3. U padajuoj listi izabrati Cell Value is (vrednost u eliji je) 4. Izabrati uslov 5. U polja uneti konkretnu vrednost uslova 6. Kliknuti na taster format i izvriti eljeno formatiranje (koje e biti prikazano u sluaju da je ispunjen uslov) 7. OK between izme u not between nije izme u equal to jednak not equal to - nije jednak greater than vei od less than manji od greather or equal to - vei ili jednak less than or equal to manji ili jednak

Conditional formatting formule u eliji: 1. Selektovati elije/kolone koje se ele uslovno formatirati 2. Format Conditional formatting 3. U padajuoj listi izabrati Formula is (vrednost u eliji je) 4. U polja uneti odgovarajuu formulu 5. Kliknuti na taster format i izvriti eljeno formatiranje (koje e biti prikazano u sluaju da je ispunjen uslov) 6. OK Primer 1 (Formula is): =mod (row();2) Formatiranje svakog drugog reda (bojenje). Izmenom broja vrie se drugaije formatiranje redova.

17

primer 3.3. U koloni A (Broj) uslovno formatirati celu kolonu da sadraj elije izme u 100 i 250 bude: crven font, bold, pozadina elije svetlo plava U koloni G (Nain prijema) formatirati kao crvena pozadina elije, i bela slova ukoliko je sadraj elije e-mail

3.4. Izvedene tabele (PivotTable)Pivot tabele slue za kreiranje malih izvetajnih (saetih tabela) iz neke velike tabele. Iz njih se veoma brzo kreiraju grafikoni. Preduslov za kreiranje pivot tabela je sre ena tabela iz koje se crpe informarmacije. Ta tabela mora da ima popunjenje redove i kolone bez spojenih (merge) elija, mora biti sre ena i po horizontali i vertikali.

3.4.1. Jednostavne Pivot tabeleNa primer, ukoliko bi smo hteli po jednoj koloni da proverimo koliko je puta ponovljena odre ena vrednost u elijama odre ene kolone, morali bi smo filtriranjem po svim vrednostima i da zbrajamo po svakom filteru. Sa PivotTable sve izbrojimo u deliu sekunde. 1. Selektovati kolonu (sa nazivom kolone) od koje elimo da pravimo PivotTable (izvedene tabele) 2. Data PivotTable and PivotChart Report 3. Klik na taster (Excel e automatski kreirati novi sheet) 4. Prevui odgovarajuu vrednost (iz desnog prozora) u levu vertikalnu eliju (Drop Row Fields Here) 5. Zatim istu vrednost (iz desnog prozora) prevui u najvee polje Pivot tabele (Drop Data items Here)

18

primer 3.4.1. Uradi PivotTable samo po koloni B (DATUM PRIJEMA) broj poziva po danu (count) Uradi PivotTable samo po koloni E (Agent) broj poziva po agentu (count) Uradi PivotTable samo po koloni L (Agent) broj poziva po Grupi I (count)

3.4.2. Sloene Pivot tabeleUkoliko bi smo eleli da ugnjezdimo dve ili vie kolona u jednu Pivot tabelu uinili bi sledee: 1. Selektovati tabelu ili kolone (sa nazivom kolone) od kojih elimo da pravimo PivotTable (izvedenu tabelu) 2. Data PivotTable and PivotChart Report 3. Klik na taster (Excel e automatski kreirati novi sheet) 4. Prevui odgovarajuu vrednost (iz desnog prozora) u levu vertikalnu eliju (Drop Row Fields Here) 5. Zatim DRUGU vrednost (iz desnog prozora) prevui na Liniju (izme u levo i desnog dela novoformirane pivot tabele). najvee polje Pivot tabele (Drop Data items Here) 6. Istu tu DRUGU vrednost (iz desnog prozora) prevui na najvee polje Pivot tabele (Drop Data items Here)

Sada moemo nastaviti sa jo detaljnijom analizom, npr. ako prevuemo SMENA desno od kolone DATUM PRIJEMA dobiemo podeljeno i po smeni itd. mata je granica 19

primer 3.4.2. Prikazati PivotTabelom (kao u primeru iznad), po agentima, koliko je bilo poziva po danima Prikazati PivotTabelom, koliko je bilo poziva po smeni, pa po agentima, pa po datumu prijema

Prikazati podatke samo za agenta slbajic (u listi AGENT izabrati eljeno)

3.4.3. Autoformat Pivot tabeleZa razliku od formatiranja obine tabele, kada moemo i ne moramo da formatiramo tabelu sa autoformatom (Format AutoFormat), automatsko formatiranje Pivot tabele je gotovo obavezno. Autoformatom Pivot tabele ne samo da se menja kozmetika tabele ve i sutinski prikaz tabele. Za automatsko formatiranje pivot tabele preporuljivo je aktivirati PivotTable toolbar (kao i za sve aktivnosti vezane za Pivot Tabele). toolbar Desni klik pri vrhu prozora (desno od menija) izabrati 1. Kliknuti na kreiranu Pivot Tabelu 2. Na PivotTable toolbaru kliknuti na taster Format Report

primer 3.4.3. Automatski formatirati Pivot tabele u sva tri zelena sheeta.

20

3.4.4. Grafikoni Pivot tabeleNeposredno nakon kreiranja Pivot tabele mogue je momentalno kreirati odgovarajui grafikon. Za kreiranje Pivot table grafikona preporuljivo je aktivirati PivotTable toolbar (kao i za sve aktivnosti vezane za Pivot Tabele). Desni klik pri vrhu prozora (desno od menija) izabrati toolbar 1. Kliknuti na kreiranu Pivot Tabelu 2. Na PivotTable toolbaru kliknuti na taster Chart Wizard

3. Izborom odgovarajue padajue liste na samom grafikonu se moe podeavati prikaz samo odre enih/eljenih vrednosti

primer 3.4.4 U prvom sheetu kreirati grafikonom prikazati broj poziva tokom dana U drugom sheetu kreirati grafikon koji e prikazivati agenta slbajic za dane, utorak i petak U treem sheetu kreirati grafikon koji e prikazivati samo za Grupu I

3.4.5. Auriranje izvorne tabele Pivot TabeleU sluaju da je neophodno da se za ve kreiranu Pivot Tabelu auriraju podaci (npr. uvrste novouneseni redovi) uiniti sledee: 1. 2. 3. 4. 5. Desni klik na ve kreiranu pivot tabelu koju sada elimo da auriramo sa novim redovima Iz menija izabrati Kliknuti na taster Uneti novu oznaku reda (dokle se prati pivot tabela) Klik na Finish

U sluaju da je potrebno samo aurirati novo unesene podatke u izvornu tabelu odakle Pivot table vue podatke, potrebno je samo: Desni klik na Pivot Table 21

3.5. Apsolutne adrese elije koenje elija ($E$1)Koenje elija je neophodno u sluajevima kada se filuju formule/funkcije, a kada je potrebno da se odre ena elija jednostavno zakoi, odnosno da pri prevlaenju (filovanju) formula ta elija uvek bude fiksna. Kod filovanja formula ije vrednosti se na primer nalaze u horizontali tabele filovanje e proizvesti eljeni rezultat.

Ali ukoliko filujemo formulu ija jedna elija treba da je fiksna, dobijamo pogrean/ne odgovarajui prikaz. Dobijamo greku. Potrebno je pre filovanja prve formule da zakoimo eliju koja mora biti fiksna u ovom sluaju eliju D4. Koenje elije moemo uiniti pritiskom na funkcijski taster F4 ime se ispred oznake za kolonu i oznake za red prikazuje znak string $. Tako da sada zakoena elija izgleda: $D$4

primer 3.5 U traenim sheetovima koristei apsolutne adrese elija (koenje elija) izvriti potrebno izraunavanje

3.6. Funkcije u Excelu3.6.1. Osnovne funkcijeOsnovne funkcije u Excelu su: SUM (zbir selektovanih elija), AVERAGE (prosek selektovanih elija), MIN (pronalazi minimalni broj iz raspona elija), MAX (pronalazi maksimalni broj iz raspona elija), COUNT (izbroji selektovane elije) 1. 2. 3. 4. 5. Kliknuti u eliju gde elimo da se pojavi rezultat funkcije koju smo odabrali Na toolbaru kliknuti na strelicu pojavi e se lista sa osnovnim funkcijama Kliknuti/izabrati odgovarajuu funkciju Prevui one elije koje su izvor podataka Enter ili klik sa strane

22

U sluaju da je neophodno selektovati raspon elija nad kojom funkcija treba da rauna, drati CRTL na tastaturi.

primer 3.6.1. U traenim sheetovima koristei apsolutne adrese elija (koenje elija) izvriti potrebno izraunavanje

3.6.2. Napredne funkcije 3.6.2.1 Funkcija IFFunkcija IF (ako) se koristi ukoliko elimo da u odre enoj eliji dobijemo rezultat u odnosu na prethodno definisan uslov:

= If (uslov; ta ako je ispunjen; ta ako nije ispunjen)1. Kliknuti u eliju gde elimo da koristimo IF funkciju 2. Na toolbaru kliknemo na taster da bismo aktivirali opciju izbora funkcija 3. Pronai IF funkciju i klik na OK

4. U polje Logical_test uneti uslov 5. U polje Value_if_true uneti tekst koji e se prikazivati ili formula koja e se izraunavati u sluaju da je uslov ispunjen 6. U polje Value_if_false uneti tekst koji e se prikazivati ili formula koja e se izraunavati u sluaju da uslov nije ispunjen

23

primer 3.6.2.1. Koristei funkciju IF izvriti potrebne radnje

3.6.2.2. Funkcija VLOOKUPFunkcija VLOOKUP, kao to joj ime kae se koristi za pretraivanje i prikazivanje

=VLOOKUP (traena vrednost; matrica; broj_kolone za vraanje; false)1. Kliknuti u eliju gde elimo da koristimo VLOOKUP funkciju 2. Na toolbaru kliknemo na taster da bismo aktivirali opciju izbora funkcija 3. Pronai VLOOKUP funkciju i klik na OK

4. U polje Lookup_value uneti traenu vrednost (elija po kojoj se pretrauje) 5. U polje Table_array uneti matricu koja se pretrauje (moe biti imenovan raspon elija (zaposleni) ili redovno prikazan raspon elija npr: A1:F10) 6. U polje Col_index_num uneti broj kolone koja e biti prikazana/vraena iz matrice koja se pretrauje 7. U polje Range_lookup uneti FALSE (za egzaktnu-tanu pretragu)

primer 3.6.2.2. Potrebno je uraditi sva tri VLOOKUP zadatka:VLOOKUP_primer 1.xls VLOOKUP_primer 2_spisak artikala CN.xls VLOOKUP_primer 3_uparivanje tabela.xls

3.6.2.3. Funkcija SUMIFFunkcija SUMIF se koristi za sabiranje pod odre enim uslovima

=SUMIF (gde gledam; USLOV; ta sabiram)gde gledam selekcija elija gde je tekst USLOV elija ta sabiram selekcija elija gde su brojevi

primer 3.6.2.3. Izvriti potrebna izraunavanja sa SUMIF fukcijom 24

3.6.2.4. Funkcija SUBTOTALFunkcija SUBTOTAL se koristi za pravljenje me uzbirova. 1. Sortirati u rastuem redosledu (A-Z) kolonu za koju elimo da prikaemo me uzbirove (SUBTOTAL-e) 2. Data - Subtotals 3. U listi At each change in: izabrati prethodno sortiranu kolonu po kojoj radimo subtotal 4. U listi Use function: izabrati funkciju (najee SUM) 5. U delu Add subtotal to: potvr ujemo jedno ili vie polja za koje elimo da napravimo me uzbirove Uklanjanje subtotala klik na taster Remove All

primer 3.6.2.4. Koristei SUBTOTAL funkciju prikazati traene me uzbirove

3.7. Povezane izborne liste (validation liste)U poglavlju 2.6.4. opisano je kreiranje izbornih listi. Povezane izborne liste podrazumevaju dinamiki povezane liste. U desnoj koloni izborna lista zavisi od izborne liste prethodne kolone. Na primer:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Selektovati kolonu elija u kojoj e se nalaziti prva izborna lista Data Validation (kreirati izbornu listu 2.6.4. poglavlje) Kliknuti na prvu eliju kolone u kojoj e biti povezana/zavisna izborna lista Data Validation U listi Allow: izabrati List (kao i ranije) U polje Source: uneti formulu =indirect(E4) ako je leva elija C4 OK - Yes Filovati po celoj koloni (sve redove) Grupi elija u povezanoj listi dodeliti ime: a) Selektovati elije od C2 do C4 b) Nazvati rauni 25

primer 3.7. Kreirati traene povezane liste u oba primera

3.8. Linkovanje sheetovaesto je potrebno da se u okviru jednog Excel dokumentu linkuju (poveu) sheetovi. esto je prvi it povezan s ostalim sheetovima (kao naslovna internet stranica). Kada se na prvom sheetu klikne na naziv odre enog izvetaja (preko linka) prikazuje se odgovarajui sheet. 1. Preduslov prethodno kreirani sheetovi sa razliitim izvetajima 2. Na prvom sheetu Napisati tekstualni naziv izvetaja za koji pravimo link (vezu) 3. Kliknuti na eliju gde treba da bude link (veza) 4. 5. 6. 7. CTRL + K ili (klik na toolbar na opciju Insert Hyperlink ) Kada se otvori novi prozor sa leve strane kliknuti na Place in This Document U okviru Cell Referene kliknuti na eljeni sheet sa kojim se eli povezati OK

primer 3.8. Na prvom sheetu kreirati linkove ka ostala tri sheeta. Na preostala tri sheeta napraviti link Poetna koji e ukoliko se klikne na njega vratiti na poetni sheet

3.9. Zatita dokumenata, sheetova3.9.1. Zatita celog Excel dokumentaZatita Excel dokumenta moe omoguiti da samo vi moete da ga otvorite i/ili modifikujete (naprimer, ako neke svoje dokumente uvate na deljenom disku banke koji je dostupan svima) 1. File Save As 2. U gornjem desnom delu dijaloga Save as kliknuti na Tools 3. U prikazanom meniju izabrati General Options 26

4. U novo otvorenog prozoru uneti ifru za otvaranje excel dokumenta (Password to open:) ili ifru za modifikaciju dokumenta (Password to modify:)

3.9.2. Zatita pojedinih delova radnog lista (sheeta)Veoma esto je potrebna zatita pojedinih delova radnog lista (sheeta) pogotovo ako se kreira Excelov dokument koji neko drugi treba da popunjava. Bolje rei, veoma je esto potrebno omoguiti unos/izmenu samo u pojedine elije nekog radnog lista. 1. U gornji levi ugao (iznad broja 2 ili levo od slova A) excelove tabele kliknuti da bi se selektovale ba sve elije u sheetu

2. 3. 4. 5. 6.

- tiklirati opciju Locked Format Cells Selektovati samo delove sheeta kojima se eli omoguiti pristup/izmena Format Cells - Odtiklirati opciju Locked Tools Protection Protect sheet Uneti dva puta ifru

primer 3.9.2. U sva tri sheeta omoguiti unos podataka samo u belo obojene elije.

3.10. Paste SpecialKod kopiranja formatiranih tabela iz jednog u drugi sheet ili drugi excelov dokument, potrebno je da kopirana tabela bude identina i u pogledu irine kolona, boja ili ostalih formatiranja. Umesto uobiajenog Edit Paste, u ovom sluaju koristiemo Edit Paste Special 1. 2. 3. 4. 5. 6. Selektovati formatiranu tabelu koju elimo identinu da kopiramo na drugo mesto CRTL + C Otii na drugo mesto (drugi sheet ili drugi fajl) CRTL + V Edit Paste Special Kliknuti na opciju Column widths, OK 27

7. Edit Paste Special 8. Kliknuti na opciju Formats, OK

primer 3.10. Paste Special opcijama izvriti potrebna kopiranja.

3.11. MakroiMakroi automatizaciju odre ene poslove u Excelu. Snimanjem makroa, u pozadini Excela se kreira programski kod koji se kasnije izvrava pozivanjem prethodno kreiranog makroa. Na primer, moe da se kreira makro ijim pozivanjem e se odjednom obojiti elija, sadraj elije boldovati, poveati font i okrenuti stranica. Kreiranje makroa: 1. Tools Macro Record New Macro 2. U polju Shortcut key: uneti slovo ijim aktiviranjem (Ctrl + W ) e se pokrenuti makro i odraditi sve to je predvi eno, OK 3. Runo pokrenuti nekoliko (po elji: i broj i vrsta) opcija koje e biti sastavni deo makroa 4. Klik na opciju Stop Recording

primer 3.11. Kreirati kalkulator koristei markroe Excela

28