دروس في التحرير اإلداري .

دروس في التحرير اإلداري

الرسالة اإلدارية:

وثيقة رسمية تحدد جملة من األفكار يجب تريبها حسب خطة معينة و منهجية منطقية واضحة

المعالم

تصدر عن إدارة ما في اتجاه شخص أو إدارة أخرى

مميزات األسلوب اإلداري

التجرد

المجاملة

المسؤولية

المنطق

الموضوعية

البساطة

الحذر

الوضوح

اإليجاز و الدقة

االختصار ( التلخيص )

القواعد األساسية لتحرير الرسالة اإلدارية

الحالة األولى الحالة الثانية

المحرر للوثيقة هو المبادر هناك عالقة بين المرسل و المرسل إليه مسبقا ( طلب معلومات ، عرض

سلعة) (الرد على رسالة أو تبعا الجتماع أو مكالمة هاتفية (

تسمح الرسالة اإلدارية إما بإعطاء أو طلب استقبال معلومات

القواعــــد

القواعد األساسية لتحرير الرسالة اإلدارية وعددها : 06

1- احترام الشكليات

2- صيغة المناداة

3- التوقيع الخطي

4- خاتمة الرسالة و عبارات المجاملة

5- عدد الملحقات و الوثائق المرفقة

6- األعداد يشار إليها عن طريق األرقام

تقديم " البنية الشكلية " للرسالة اإلداريـــة

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية ( الدمغـة )

الوزارة

الطابع بـ...........في............20

الوزيــر

الرقــم (الرقم التسلسلي) (المكان والتاريخ )

إلى السيد المديـــر المرسل إليه ( أو صيغة المناداة )

الموضوع

المرجع ( المراجع )

الوثائق المرفقة

المقدمة........................................... .................................................. ................................

تحليل الموضوع........................................... ....................... (صلب الموضوع )

.................................. .................................................. ..................................................

الخاتمـة.......................................... .................................................. ...............................

تقبلوا سيادة (سيدي،السيد)...................................... ................ (عبارة المجامـلــة )

الوزير ( صفة المرسل )

االسم واللقب

الوثائق المرفقة: - الخــاتم

- التوقيع

الدمغـة: * في أعلى و وسط الصفحـــة.

الطابـع: * يحـدد الجهـة المرسلـة .

* في أعلى و على يمين الصفحـة.

* عادة ما يكون مطبــوع.

الرقم: * يحدد رقم التسجيل التسلسلي للرسالة.

* يسمح بالعثور على آثار الرسالة بسرعة.

المكان والتاريخ: * في أعلى وعلى يسار الصفحة.

* مبدئيا تاريخ الرسالة هو تاريخ توقيع المرسل.

المرسل إليه : * في أعلى و وسط الصفحة ( ميال إلى اليسار ) .

الموضــوع: * يحصر موضوع الرسالة (جملة مختصرة ) .

* أسفل الطابع.

المرجع(المراجع): * يذكر المرسل إليه برقم وطبيعة ومضمون الرسالة السابقة.

عبارات المجاملة: * العبارة األولى تسمح بافتتاح الرسالة والثانية بإنهائها .

التوقيـــع: * يحدد صاحب الرسالة .

* وصفة الموقع.

* االسم واللقب منسوخين باآللة الراقنة (عادة االسم يشار إليه بالحرف األول ) .

* يبين الجهة المرسلة .

الوثائق المرفقـة: * تحدد عدد وطبيعة الوثائق.

• أسفل التوقيع (ميال إلى اليمين ) أو أسفل المراجع

لـكل شـخـص أسلـوبه الخـــــاص فــــــــي الـكتـابة و الذي مـن خال لــــــه نـكتـشـف "الـبـصـمة الـشخـصيـة

" فـي محرراتـه.

فـيـقـال عـن الذي يتـوفـر عـلى أسـلوب واضـح ، شـاعـري ،أدبـي و ذي الـمـحـاسن البديـعة و الجـمالـية

، أنـه ذي حظ،أمـا عـن الذي يفتقـد هـذا الحظ ، فيـقال عـن أسـلوبـه أنـه ركـيـك ،غـامـض، مـلتـو و غـير

دقيـق، هـل هـي قـضـيـة موهـبـة إذن؟ أو قـضـــيـة حـظ؟ بالطـبـع ليـــس هـذا وال ذاك، ففـن التـــحـريـر

يـكتـسب بـــــــــمعـرفـة القـواعــــــد األساسيـة للكـتابـة ثـم بالخـبرة الـتي ال تتأنى إال بالممـارسـة.

فـن الفـقرة و الجـملـة:

تتـشكل كل رسالة مـن مجمـوعة فقـرات تتضـمن عـدة جـمل و التي مـن خـاللـها يتم ترتيب األفكـار و

تنسيقـها، فيقـال عـن األسلوب أنـه" ليس إال تدرج و ترتيب لألفكـار".

الفـقرة:

إنها وحـدة منطقـية لسلسلة مـن الجمل المتناسقـة، يمكن أن تكـون لـها ثالثة أهداف:

1- التعلـيق على وضع قائـم، من خالل تحديـد األسباب و النتـائج مـع إمكانية االسـتدالل بأمـثلة.

2- بلورة الفكـرة مـن خالل اللجـوء إلى المبـررات و األمثلة ، مستعملين في آن واحـد حروف االتـصال

أو كلمـات التنسـيـق مثل إذن، عليــه، بالمقـارن,بـما أنـه......

3- اإلجابة عـن السؤال الجوهري بتقديـم شـروحـات أو تبـريـر الموقـف المتخـذ.

الرسالة هي وثيقة رسمية ، محررة باسم الموقع إن كانت شخصية ، و باسم المرفق الغام أو

المؤسسة إن كانت إدارية.

مميزات األسلوب اإلداري:

تعريف األسلوب اإلداري :

يختلف األسلوب اإلداري عما هو متعارف عليه في األسلوب األدبي . فاألســـلوب اإلداري هو

أسلوب يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة بالوظيف العمومي ، و هو ما تجعله يــــشكل مجاال

مستقال ، ينفرد بخصائص مميزة ، و كذا بصيغ و قواعد خاصة.

مميزات األسلوب اإلداري:

التجـرد: ليس ثمة مكان لكل األلفاظ و كل العـــــــبارات الغير الـــــــموضوعية أو العامية

أو المبتذلة أو المثيرة لالنفعال في األسلوب اإلداري، بل و حتى النسق الصوتي يـــــجب أن يتسم

بالجدية و الرسمية.

المجاملة : يجب أن يتحلى محرر الوثيقة اإلدارية بحسن االلتفات و اللباقة . فبالرغم من كون اإلدارة

ملزمة في الكثير من األحيان باإلجابة سلبا على عدد من الطلبات و العرائض

إال أنها تسعى دائما إلى إضفاء صفة التحفظ أو االحتراس على ردود من هذا القبيل حتــى يبقى

األمل لدى أصحاب هذه العرائض قائما.

المسؤولية : كل القرارات اإلدارية ممضية من طرف ممثلي السلطة العامة و بالــــــــتالي تكتسي

طابع الرسمية . لذلك فان التحرير اإلداري بعيدا كل البعد عن كل ما هو مجهول ، غامض أو مبهم ،

و يتعين على موقع الوثيقة أن يكون معلوما حتى يتحمل مسؤولية مـــا يكتب ، تطبيقا لمبدأ

المسؤولية ذاته.

المنطق : يجب عرض الوقائع و الحيثيات بصفة عقالنية و منطقية ، حسب أهميتها المتصاعدة

(التركيز على الفكرة األساسية الستخالص النتائج التي تفرض نفسها نطقيا ) .

الموضوعية : ال يجب أن يعتد تحليل محرر الوثيقـــة اإلدارية إال على الوقائع المجــردة

بعيدا عن كل المؤثرات الخارجية كاألحكام المسبقة أو االنحياز لجهة معينة فاإلدارة مرفق عمومي

مهمتها خدمة الصالح العام ال المصالح الخاصة .

البساطــــــة: يقال أن األسلوب البسيط هو األسلوب األحسن واألصعب للتحــــــقيق لذلك وجب على

محرر الوثيقة اإلدارية أن يمتنع عن اللجـوء إلى األسلوب الــــــــــبيروقراطي

المعقد فالهدف ليس إثارة إعجاب القارئ بل تبليغه الفكرة في أسلوب يتسـم بالبـــــــساطة

وتناغــم في األلفـــاظ يكون في متناول العامة من القــراء .

الـحـــــــــذر: يمتاز التحرير اإلداري بالحـــذر الذي يعد ميزة لصيقة بســــــــــموا إلدارة

وهيبـة الدولة فمبـدأ المسؤوليـة يتنافى تماما مع الخطــأ .

الوضوح ،اإليجاز والدقـة: أهمية الوضوح والدقة واإليجاز أمر أكبر في التحرير اإلداري

فكل ما هو مشكوك فيه أو غير متأكد منه يجب سرده بتحفظ كبير في حين أن كــــــــــل ما هــــــو

مؤكد وموثوق فيه يجب أن يرد غي أ ألفاظ دقيقة بعيدا عن كل حشو في الكـــــالم

ال طائل تحته.

االختصار أو التلخيــص: يجب أن تتضمــن الوثيقــة اإلداريـة كــــل العناصر الضروريــة لحسـن فهم

العرض المقدم ولكن يجب كل ما كان ممكـنــا اختصار الجـــــــــمل أو تجزئتها وكـــذا االبتعاد عن حشــو

الكـالم وتكـرار القـول واإلطنـاب واإلسهـاب .

وعليه,يجب تنظيم الفقرة حسب الحالتين التاليتين:

الحالة األولى: نؤكد منذ البداية على الفكرة أو العنصر الجوهري ثم نأتي إلى تحليل و شروحات

معمقة للعنصر هذا، وهو ما من شأنه شد و إلفات انتباه القارئ.

الحالـة الثانية: ندرج و نركز على الفكرة أو العنصر الجوهري في آخر الفقرة ، وهـــو ما من شأنه

ترسيخ الفكرة أو العنصر الجوهري في ذهن القارئ.

الجملــــــة: بنيتها بسيطة (اسم + فعل + مفعول به) و إن كانت أعـــــقد نجد مـــــــــضافا إليه,مفعول

معه,نعت......

الهدف من الجملة اإلعالم و اإلقناع ، مع شد انتباه القارئ و ترسيخ الفكرة في ذهنه ، شأنها في

ذلك شأن الفقرة وفق المبدأين التاليين:

المبدأ األول : لكي ال يضيع القارئ في متاهات الجمل الطويلة ، يجب استعمال جـــــــمال قصيرة ،

واضحة و دقيقة.

المبدأ الثاني : يجب التذكير أو التلميح لجوهر الموضوع في بداية الجملة لتعريف القارئ بسرعة عن

مفادها ، كما يجب استعمال كلمة جوهرية أو فكـرة أساسية في نهاية الجملة.

و لتبيان تسلسل األفكار و ترابطها ، نلجأ إلى حروف و كلمات االتصال و التنسيق.

تصحيح أخطاء األسلوب و الصيانة:

تحسين األسلوب، هو قبل كل شيء إعداد فقرات متناسقة منطقيا ، و تحرير جمل سليمة مع التأكيد

على االلتزام بقواعد النحو و الصرف.

يتعلق األمر كذلك ، باستعمال الكلمة المناسبة ، تفادي التكرار (عدم اللـــــــجوء إلى المترادفات) ،

فتصحيح األخطاء النحوية.

القواعد األساسيـة لتحريـر رسالـة إداريــة:

ثمة عدة وضعيات يمكن أن تشكل دافعا لتوجيه رسالة إدارية ويمكن التمييز بين حالتين من حيث

العالقات بين المرسل – المحرر للرسالة اإلدارية – والمرسل إليه –القـــــارئ-

الحالة األولى:المحرر للوثيقة هو المبادر – طلب معلومات عرض سلعة...-

الحالة الثانية : هناك عالقة بين المرسل والمرسل إليه مسبقا – الرد على رسالة أو تبعا الجتماع أو

مكالمة هاتفية...-

فبصفة عامة فإن الرسالة تسمح إما بإعطاء أو طلب إستقبال معلومات .

ستـة *06* قواعـد أساسيـة لتحريــر الرسالـة اإلداريــة :

1- احترام الشكليات : الدمغة،الطابع، الرقم التسلسلي،صيغة المناداة،الموضوع،المراجع . . .

2- صيغة المناداة: السيد، المحترم...يجب أن يعاد إدراجها كلية في عبارة المجـــاملة نحو: تقبلوا

سيـدي ، سيــدي المحتــرم...

3- التوقيـع الخطـي يجب أن يتواجـد أسفل اسم المرسل المنسـوخ باآللـــة الراقـــــنة .

4- خاتمة الرسالة وعبارات المجاملة يجب أن تكـون في نفـس الصفحة.

5- عـدد الملحقـات والوثائـق المرفقـة يجـب أن يحـدد بدقـة.

6- األعــداد يشـار إليهـا عن طريـق األرقـام .

مالحظـــة :

- التواريــخ والمواعـيـد * المهل* يشـار إليهـا بالحــروف .

- المبالـغ الماليــة يشــار إليها باألعــداد ثـم بالحــروف الكاملـة

الرسالــة اإلداريــة هـي الـتـي تـصـــدر عــن إدارة مــا فـي اتجـــــــــاه شخـــص أو إدارة أخــــرى .

وتتميز بجملـة من الخصائــص سيأتـي ذكــرهـــا:

واستعمال الرسالـة في الحيـاة المهنيـة اليوميـة أصبـح أمـرا شائعـا ألنها وسيلـة تلبي حاجـــــيـات

التبليـغ األساسيــة فالرسالـة في واقــع األمــر ما هي إال مجموعـة من المعلومـات تأتـي في شكـل

موضوعــي وفق نظـام محكــم من التمحيـص والدقــة.

وسيجـد الـدارس هنـا المعلومـات المتصلـة بكتابـة الرسائـل المقننـة التـي بلـور االستعمال أشكــــالـها

بصفـة نهائيـة والتقيـد بقواعـد كتابـة الرسائل الرسميـة أمر فرضـه االستعمال الواسـع وتواضـع

النـاس في شأنــه

* اإلقنـاع واإلستمالـــة:

إن غـرض اإلقـنـاع واالستمالة من األهـداف التي تتوخاهـا كل رسالـة ومن ثم فهـي تستنـد علـى

أدوات اإلقنـاع المختلفـة وهذه األدوات ينبغـي أن تكيـف على حسـب الوضـع الـذي تـتصـل بـه وعلى

حســب المكانــة االقتصادية واالجتماعية للشخـص المتلقـي والبـد من مراعـاة حسـن استعمال

القواعـد المضبوطــة الخاصـة بتقديـم البـالغ فهي تسهم إلى حد بعيد في جعله مقنعــا.

• تقديـــــم الـبـــــــالغ:

ولتسهيـل فهم الرسالـة ، ينبغي االهتمام بجانب العرض والشكـل ، مثل نوعية الكتابـة ، من حيث

وضوحها و مراعاتها لقواعد الصرف و النحو و اإلمالء ،و قواعد الترقيم.

ولعل أهم ما يجعل أّي بالغ مكتوب أقدر على النفاذ و أعظم نجوعا هو التقيد بما يلي:

يستحسن أن يكون نّص البالغ متآلفا من ألفاظ سهلة ، متداولة، و عبارات موجزة و من المفيد

تجنب األلفاظ الغريبة و الكلمات المستحدثة التي لم يشع بعد استعمالها

ينبغي تجنب الخيال ، و ما يترتب عنه من مجاز و صور بيانية، ألن ذلك قد يسبب

لبسا في المعنى،و غموضا فيه.

• لغة الرسالة اإلدارية

تكون لغة الرسالة اإلدارية –بصفة عامة-لغة سهلة مألوفة، في مستوى لغة الصحف و المجالت، أو

أرقى منها قليال. و من المعلوم أن للغة الواحدة مستويات متعددة ، أرقاها هو مستوى األدباء و

كبار الكتاب ، و أدنــــاها هـــــو مستوى الصحافة .فإذا كان األدباء يتفننون في استنباط المعاني و

ابتكار األخيلة ، فإن الصحفيين يعــــــــبرون عن المعلومات دون أي اهتمام بتنسيق المبنى و تجويد

المعنى،إّال في القليل النادر. و لكن المحرر اإلداري إذا لم يــــــكن مدعّو إلى تجويد معانيه و تنميق

أساليبه ،فإنه مطالب بالتعبير بدقة عن البالغ الذي يرغب في إيصاله.

و كما هو الشأن في جميع فروع المعرفة، فإن لإلدارة عددا كبيرا من المصطلحات ينبغي للمحرر أن

يـــــعرف مدلولها الدقيق.

مضمـون الرسالة

اإلطناب و الحشو من الصفات المرفوضة في الرسالة ذات الطابع اإلداري،لذلك ينبـــغي أن ’يسوغ

كل معنى وجوده فيها ، و ’يقحم في نسيجها ما ال صلة له بهدفها.فاإليجاز إذا هو الصفة الـــتي

يجب أن يلتزم بها المحرر.

لكن اإليجاز المطلوب ، ينبغي أن يصل إلى حد اإلخالل بالمعنى

انفراد الرسالة الواحدة بموضوع واحد

ال يجوز أن تشتمل الرسالة الواحدة على أكثر من موضوع واحد، فإذا كان عليـــــــــنا أن نراسل جهـــــــة

واحدة في مواضيع متعددة فينبغي إفراد رسالة واحدة لكل موضوع.

عناصر الرسالة اإلدارية

كل رسالة إدارية تشتمل على العناصر اآلتية :

اسم المرسل أو صفته

عنوان المرسل

تاريخ الرسالة

اسم المرسل إليه و صفته و عنوانه

المرجع: و هو جملة البيانات المتعلقة بمراسلة سابقة.

الموضوع: في شكل عنوان موجز، و ينبغي أن يعبر بوضوح عن مضمون الرسالة ، مثل:

طلب عمل – استدعاء- الجرد السنوي - تربص مغلق...

عبارة النداء.

نص الرسالة.

عبارة التحية الختامية.

توقيع المِرسل و ختم المصلحة

أقسام نص الرسالة

يتأّلف نص الرسالة من ثالثة أقسام تتكرر في جميع الرسائل –إّال ما نستثنيه فيما بعد-و هي:

عبارة النداء، نحو:سيدي مدير الموظفين...

صلب موضوع الرسالة.

عبارة التحية الختامية.

و قد سبق الحديث عن شروط تحرير صلب الموضوع .و فيما يلي بعض اإلرشادات الخاصة بعـــــبــارة

النداء ،و التحيات الختامية.

عبارات النداء :ويوضحها الجدول التالي الذي يشتمل على عبارات النداء التي يصلح استعمالها

في الرسالة ذات الطابع اإلداري، على حسب و وظيفة المرسل إليه:

وظيفة المرسل إليه و صفته

إذا كان المرسل إليه:

- طبيبا

- أستاذا

- فقيها/عالما من علماء الدين

- وزيرا

- سفيرا

- رئيس جمهورية

- رئيس المجلس الشعبي البلدي (1)

عبارات النــداء

الدكتور فالن، السيد...

سيدي مدير عيادة...

سيدي فالن،األستاذ فالن.

فضيلة اإلمام، فضيلة الشيخ.

معالي وزير...

سعادة سفير...

فخامة رئيس الجمهورية.

سيدي رئيس م.ش.ب.

(1) و يجوز استعمال كلمة السيد،نحو:السيد رئيس المجلس...

استهالل الرسالة اإلدارية

إن العبارة التي ’تستهل بها الرسالة اإلدارية،في الغالب، هي (يشرفني أن...)،و قد تأتي متأخرة في

الــــجملة األولى من النص،مثل:تبعا لإلعالن الذي أصدرتموه في... يشرفني أن ...، غير أنه نالحظ أن

بعض الناس يفتتحون رسائلهم بعبارة: (لي الشرف) على أســـــاس أنها مرادف لــ(يشرفني أن)،و هذا

خطأ ، فعبارة (يشرفني) تعنـــــي أن في مراسلة من تكاتبه شرفا لك.بخالف ( لي الشرف)التي ال تدل

على معنى المجاملة الذي تحمله األولى.

غير أته ال يجوز البدء بهذه العبارة في الحالتين اآلتيتين :

إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية،فتبدأ بعبارة(يؤسفني أن)، و أما إذا كان الخبر دون ذلك

في السوء ،فيستحسن أن تبدأ بدون عبارة المجاملة ،مثل: لقد قررت مؤسستنا إيقاف استعانتنا

بمصــــــــالحكم التقنية...

إذا كانت الرسالة موجه من أعلى إلى أسفل :كأن ترد من مــــــــدير إلى أحد مستـــــخدميه . و في

هذه الحالة نستعمل عبارات بديلة، مثل: يطيب لي، يسعدني،إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سارا، مثل:

ترقيــــة المرسل إليه مثال.و يستحسن أن تبدأ بدون العبارات االستهاللية في الحاالت األحرى،مثل:

لقد تقرر تعيينكم عضــوا في لجنة التحقيق في قضية...

عبارات التحية الختامية

تختلف عبارات االحترام بحسب اختالف مركز المَرسل إليه.و العبارة المثلى التي تختم بها الرسالة

هي العـــبارة التي تناسب المكانة التي يتبوأها المَرسل إليه. و على المحرر أن يحرص أن تكون العبارة

التي يختم بها رسالــته عادلة، ال تملق فيها و ال لؤم.

و قد فرض االستعمال بعض العبارات المتواضع عليها ، و هي عبارات تراعي العالقة االجتـــــــماعية ،

أو السلم اإلداري بين المِرسل و الَمرسل إليه.

وتختلف بحسب الحاالت الثالث اآلتية:إذا تعلق األمر برسالة يرسلها:

ند إلى نده

من أعلى إلى أسفل

من أسفل إلى أعلى

و فيما يلي بعض األمثلة:

الحاالت المختلفة

عبارات االحترام

من ند إلى نده

أرجو أن تتفضلوا ّسيدي، بقبول تحيتنا الخالصة.

و تقبلوا ّسيدي ، عبارة مشاعر التقدير.

تفضلوا ّسيدي، بقبول التحيات السامية.

من أعلى إلى أسفل (إداريا) تقبلوا ّسيدي ، ضمانات خالص االعتبار.

تقبلوا ّسيدي ، عبارة مشاعرنا الّطيبة.

تقبلوا تحياتنا الخالصة.

من أسفل إلى أعلى

وتفضلوا ّسيدي ،بقبول مشاعر االحترام و الوفاء.

و تفضلوا ّسيدي، بقبول أخلص التحيات.

وتفضلوا ّسيدي ، بقبول تحيات االحترام

استهالل الرسالة اإلدارية

إن العبارة التي ’تستهل بها الرسالة اإلدارية،في الغالب، هي (يشرفني أن...)،و قد تأتي متأخرة في

الــــجملة األولى من النص،مثل:تبعا لإلعالن الذي أصدرتموه في... يشرفني أن ...، غير أنه نالحظ أن

بعض الناس يفتتحون رسائلهم بعبارة: (لي الشرف) على أســـــاس أنها مرادف لــ(يشرفني أن)،و هذا

خطأ ، فعبارة (يشرفني) تعنـــــي أن في مراسلة من تكاتبه شرفا لك.بخالف ( لي الشرف)التي ال تدل

على معنى المجاملة الذي تحمله األولى.

غير أته ال يجوز البدء بهذه العبارة في الحالتين اآلتيتين :

إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سيئا للغاية،فتبدأ بعبارة(يؤسفني أن)، و أما إذا كان الخبر دون ذلك

في السوء ،فيستحسن أن تبدأ بدون عبارة المجاملة ،مثل: لقد قررت مؤسستنا إيقاف استعانتنا

بمصــــــــالحكم التقنية...

إذا كانت الرسالة موجه من أعلى إلى أسفل :كأن ترد من مــــــــدير إلى أحد مستـــــخدميه . و في

هذه الحالة نستعمل عبارات بديلة، مثل: يطيب لي، يسعدني،إذا كانت الرسالة تحمل خبرا سارا، مثل:

ترقيــــة المرسل إليه مثال.و يستحسن أن تبدأ بدون العبارات االستهاللية في الحاالت األحرى،مثل:

لقد تقرر تعيينكم عضــوا في لجنة التحقيق في قضية...

عبارات التحية الختامية

تختلف عبارات االحترام بحسب اختالف مركز المَرسل إليه.و العبارة المثلى التي تختم بها الرسالة

هي العـــبارة التي تناسب المكانة التي يتبوأها المَرسل إليه. و على المحرر أن يحرص أن تكون العبارة

التي يختم بها رسالــته عادلة، ال تملق فيها و ال لؤم.

و قد فرض االستعمال بعض العبارات المتواضع عليها ، و هي عبارات تراعي العالقة االجتـــــــماعية ،

أو السلم اإلداري بين المِرسل و الَمرسل إليه.

وتختلف بحسب الحاالت الثالث اآلتية:إذا تعلق األمر برسالة يرسلها:

ند إلى نده

من أعلى إلى أسفل

من أسفل إلى أعلى

و فيما يلي بعض األمثلة:

الحاالت المختلفة

عبارات االحترام

من ند إلى نده

أرجو أن تتفضلوا ّسيدي، بقبول تحيتنا الخالصة.

و تقبلوا ّسيدي ، عبارة مشاعر التقدير.

تفضلوا ّسيدي، بقبول التحيات السامية.

من أعلى إلى أسفل (إداريا) تقبلوا ّسيدي ، ضمانات خالص االعتبار.

تقبلوا ّسيدي ، عبارة مشاعرنا الّطيبة.

تقبلوا تحياتنا الخالصة.

من أسفل إلى أعلى

وتفضلوا ّسيدي ،بقبول مشاعر االحترام و الوفاء.

و تفضلوا ّسيدي، بقبول أخلص التحيات.

وتفضلوا ّسيدي ، بقبول تحيات االحترام

إلغاء التحيات الختامية

و لقد جرت العادة ، في الكثير من اإلدارات،على إلغاء التحيات الختامية إلغاء كامال، عندما يتعلق

األمر بمراسلة داخلية، تجري بين الرؤساء و المرؤوسين. فإذا كتب أحد المرؤوسين إلى رئيسه في

السلم اإلداري، فإنه ال يختم رسالته بالتحيات الختامية المعهودة و كذلك الحال بالنسبة للرئيس.

و هذه العادة ال تّخل بعالقات االحترام التي تربط ، عادة المستخدمين في المؤسسة الواحدة، و ال

تحمل في طياتها أدنى قدر من التحقير. و إنما تقطع الطريق على الذين يرغبون في الترقي عن طريق

التملق واإلفـــراط

في المجاملة .

السلم اإلداري

وال بد من اإلشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها، عندما يتــــــــعلق األمر بالمـــــراسلة الداخلية،وهي

احترام السلم اإلداري . وذلك يــــعني أنك،إذا وجهت رسالة إلى أحــــــد رؤســــائــــك

المباشرين،لإلعالم ولإلدالء بالرأي في فحواها عندما يستدعي األمر ذلك .ويعبر عن ذلك على النحو

اآلتي،في عنصر المرسل إليه :

نموذج رقم:1

إلى السيد مدير التربية،بوساطة السيد مفتش التعليم األساسي، بوساطة السيد مدير

مدرسة......األساسية

نموذج رقم:2

إلى السيد مدير الشركة الوطنية للكهرباء والغاز، بوساطة مدير الموظفين، بوساطة رئيس مصلحة

الوسائل العامة.

نموذج رقم:3

إلى السيد مدير المالية، بوساطة رئيس مصلحة المحاسبة.

عرض الرسالة

إن عرض عناصر الرسالة شكل الئق ،يسهم إلى حد كبير في تسهيل قراءتها ، و استقبال البالغ

الذي تتضمنه،و قد اكتسبت الرسالة اإلدارية في الوقت الحاضر، بفضل التعديالت التي أدخلت على

شكلها، طابعا معياريا ، يتقيد به جميع المحررين،و التقيد بقواعد عرض الرسالة اإلدارية ضروري،

ألن هذا التقيد يساعد على:

توصيل البالغ في أوجز وقت.

تسهيل تصنيف الرسالة و ترتيبها.

إعطاء صورة حسنة عن الطرف المحرر لها.

وأشهر طرق العرض المعتمدة حاليا في شتى اإلدارات ، و على النطاق العالمي،طريقتان:

الطريقة الكالسيكية و الطريقة األمريكية.

فأما الطريقة األولى ، فتعتمد على وضع عناصر الرسالة التي سبق ذكرها كل في حيز مــــعين.

و فيما يلي تفصيل ذلك:

توزيع عناصر الرسالة على الصفحة

حجم الورق المستعمل في الرسالة الرسمية هو 31/21 ،و يفضل استعمال الورق غير المسطر.

و يتم توزيع عناصر الرسالة على الصفحة بالشكل التالي :

التاريخ

يكتب في يسار الصفحة، و في الجهة العليا منها، و تذكر فيه العناصر التالية دائما: الـــــــمكان

و اليوم و الشهر و السنة، نحو: البليدة، في 3 أكتوبر..20

المِرسل

يكتب في يمين الصفحة، في مواجهة التاريخ

المَرسل إليه و عنوانه

يكتب في يسار الصفحة،في الجهة العليا منها،و تحت التاريخ،و يراعي تـرك فراغ محــــــــدود بين

العنصرين.

المرجع و الموضوع

يأتيان بعَد المرَسل إليه،و لكن في أقصى اليمين.

عبارة النداء

تأتي في بداية الثلث الثاني من الصفحة،في االتجاه العمودي . مع ترك فراغ انطالقا من يمـــــــين

الصفحة،يساوي خمس الصفحة،في االتجاه األفقي.

التوقيع و ختم اإلدارة

يأتيان في أسفل الصفحة،في الجهة اليسرى منها،بعد النص مباشرة.

المرسل التاريخ

المرسل إليه

المرجــــع

المـوضوع

الفقرة األولى

الفقرة الثانية

الفقرة الثالثة

التوقــيع

و أما الطريقة الثانية فتتميز بسهولة تطبيقها، و تعتمد أساسا على ترك فراغ بين عناصر الرسالة،

بحيث يمكن تمييز أي عنصر عن اآلخر من النظرة األولى. و ترتب هذه العناصــــــر على المنوال التالي:

التاريخ يأتي في أعلى الصفحة في الجهة اليسرى.

المِرسل و عنوانه يأتي في أعلى الصفحة،في الجهة اليمنى،(إذا لم يكن تصدير الرسالة مطبوعا.

المَرسل إليه و عنوانه يأتي تحت المرسل مباشرة، و يراعي ترك فراغ بين العنصرين يبلغ نحو

سنتيمترين اثنين.

المراجع تأتي تحت المرِسل إليه.

الموضوع يأتي تحت المرجع،و قد يأتي معه في سطر واحد.

المِرسل التاريخ

المَرسل إليه

المـوضوع المرجــــع

الفقرة األولى

الفقرة الثانية

الفقرة الثالثة

التوقيـع

نص الرسالة يبدأ على بعد 5 سم من طرف الرسالة األيمن.و تعين الفقرات بترك فراغ بين الواحدة

و األخـــرى

يساوي ضعف ما يترك بين سطر و آخر .و ستأتي نماذج تجد فيها بيانا لما تقدم.

الظرف يكتب اسم المرَسل إليه و عنوانه في النصف األدنى من الظرف ، و يلصق الطـــــابع

الــــــبريدي،

في الزاوية اليمنى العليا. و مكان الطي في الرسالة يوجه إلى قاعدة الظرف،بحيث ال يـــــــمزق عند

استقبال الرسالة.

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

البريد والمواصالت

والية:...............

مركز االشتراك والصيانة باألبيار

شارع بوقرة_ االبيار

الهاتف:

المرجع:

سيدي,

تبعا لطلبكم المتعلق بالوصل الهاتفي ،المؤرخ في ....يشرفني أن أعلمكم بان العملية ال يمكن أن

تتم ا نظرا األسباب اآلتية:

(1)تشبع مركز......الذي يوصل إليه الخط الهاتفي.

(1)نقص في توافر الحبال الهاتفية التي تخدم المنطقة المعنية.

(1)تعذر البدء حاليا في عملية بناء الخط،نظرا على أن الفرق مدعوة للقيام بأشغال أخرى.

(1)ألن.............................(اذكر أسبابا أخرى عند اللزوم).

إنني أعبر لكم عن شديد أسفنا وإنه يمكن أن تطمئنوا على أن طلبكم مسجل ، وأنه سيلبى ا

الحقا,دون أية حاجة على تجديده.

(1)في اجل أقصاه..............

(1)عندما تسمح الظروف بذلك،في اجل ال أستطيع أن احدده حاليا.

وتفضلوا سيدي ،قبول عبارات تقديرنا السامية

رئيس المركزية الهاتفية اآللية باالبيار

المراسلة العامة والتحرير اإلداري

الجــمــهوريــة الجزائرية الديمقراطية الشعبية

والية الجزائر

د يوان الترقية والتسيير العقاري

دائرة الحراش

مديرية الديوان_حي 632 شقة عمارة ب/05/محمدية

المرجع:123:م.س/85/د.ت.ت.ع.

مرجعكم:رسالة موافقةرقم241/ب ح/ن م/

مصلحة السكن/85بتاريخ22/05/د.ت.ت.ع ببئر مراد رايس

السيد...........................

الموضوع: طلب تبديل.

سيدي,

تبعا لطلبكم المذكور أعاله في المرجع،و الذين تطلبون بواسطته رخصة تبديل سكنكم الذي يقع

في...................بسكن السيد..............الواقع بـ............................

يشرفني أن امنح لكم موافقتي لتبديل سكنكم الواقع في العنوان المذكور أعاله.

تفضلوا سيدي ،بقبول عبارات تحياتي الخالصة.

مدير الديوان

جملة من األفعال المستعملة عموما

في المحررات

األفعال المدخلية اإليضاحية األفعال المستعملة للتعبير عن مواقف األفعال المستعملة للتشكيك

أو االنتقاد

* يعلن * يتمسك * يتعجب

* يقول * يعتبر * يتساءل

* يصرح * يوافق * يشكك

* يشرح * يقترح * ينكر

* يحدد * يتقبل * يعارض

* يفسر * يؤكد * ال يرى

* يجيب * يسجل * ال يصدق

* يبين * يحكم * ال يأمل

* يطلب * يعترف * ال يوافق

* يالحظ * يوصي * يبدي معارضته

* يخمن * يدافع * يخالف الرأي

* يحتما * يتمنى * يمتنع

* يعرض * يخشى * يطالب

* يسجل * يميل * ينفي

* يذكر * يتكهن * يتبرأ

* يعلق * يفضل * يناقض

* يبدي * يقضي * ينتقد

* يلتمس * يدعم

* يحث * يوحي

* يثير * يؤيد

* ال يوافق

عــــــالمـــات الـــوقـــــف

عالمات الوقف في مجال التحرير بـصفة عامـــة. لـها مـكانة هـامة كالتـالي تحــظى بها الصـيغ اإلمالئية

أو أكثر. لذلك وجب اعتمادها بصفـة مضبـوطة ودقيـقة.فبـناء الجمـل وإضـفاء المعنى المراد التعبير

عنه عليها, ال يتأتى إال باستعمال عـالمات الـوقف أو من خاللها.

النقطة: (.) le point : تعبر عن نهاية جملة, بمعنى الـفراغ من تحليل فـكرة مـعينة. فهي بذلك تـعطي

للـــقـارئ إمكانـيـة " استرخاء" الستيعاب تلك الفكرة قبل االنـتقـال إلى الفكرة الـمواليـــة.

الفاصلة (,) ( la virgule) : تسمح الفاصلة من تسجيل فترة توقــف بين أجزاء الجــمل أي فترة

"استرخاء ثانوية " تكون أقل مدة من " فترة االسترخاء" المسجلة بـعد النقطة (تحــليل الفكرة لم ينته

بعد, وما تواجد الفاصلة إال "فاصال" بين أجزاء هذا التحليل )

القوسان ( ( ) ) les parenthèses : الجملة أو الكلمة المعـترضة بين قوســين , عادة ما تهدف إلى

تبيان توضيح مرجع أو فكرة أريد عزلها عن الفقرة األساسية لكونها ثانوية.

الهالالن المزدوجان ( " " ) les guillemets : الغرض من استعمالهما:

- إما تأطير قول للغير, مثل أو مقولة في وضع استشهاد.

- إما إبراز كلمة أو عبارة يكيفها الكاتب بالعامية, أو المبتذلة أو الغير المالئمة

أو التقنية , الخ.

العالمة النجمية (*) astérisque إشارة موجهـة للقـارئ , للرجوع إلى أســــفل الصفحة قصد االطالع

على تفاصيل أكثر.

عالمة االستفهام (؟)le point d interrogation : كما يدل عليها اسمها فإنــها تأتي في خاتمة

الجمل أو أجزاء الجمل التي تحمل استفهاما مباشرا.

عالمة التعجب ( !) le point d exclamation : تنهي الجملة " التعجبية" , التــي مفادها إحساس

باالنفعال, بالمفاجأة, باإلعجاب , باالستنكار , الخ...

النقاط المعلقة المتتالية (...) les points de suspension : عكس النقطة وفقط , الـتي تدل على

أن الجملة أو الفكرة قد انتهت , فإن النقط المعلقة تدل على انه يمكن للجملة أن تتواصل.

المطـة(-) les tirets : يمكن استعمالها عوض األقواس عند التعبير عن الجمل االعتراضية, كما

تستعمل في المحادثة لإلشارة إلى وقوع تغيير في المحاور.

النقطتان المتوازيتان ( les deux points : تشيران إلى نهاية جملة ,متبوعة بجملة أخرى تشرحها

أو تكملها ( تكون على شكل تعدادي أو على شكل مقولة أو على شكل توضيح )

الوثائق المتداولة في اإلدارة العمومية

1- شـهـادة عـمـل:

الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة

وزارة الـعدل

مـديريـة الموظفين والتكوين

رقــم:................

شــهــادة عــمــل

أنا الموقع أدناه، مدير الموظفين والتكوين لدى مصالح وزارة العـدل، أشـهد

(أصرح ) بـأن:

السـيــــــد:..................................... ...

يشـغل منـصـب:........................................

منـذ تـاريـــخ:........................................

وإثباتا لذلك , سلمت له هذه الشهادة بناءا على طلبه ليدلي بها عند االقتضاء، في

حدود ما هو مقرر قانونـا.

حـرر بـ...............في:.................

...................

............................

...................

2- كشـف الـخدمـات:

كشــف الـخدمــات

يشهـد مدير الموظفين والتكوين، الممضي أسـفله،

أن السـيـد (ة):..............................

تاريخ الميالد :................................

الرتبـــة :................................................. ..

حسب التفصيـل التـالـي:

... .................................................. -

... .................................................. -

... .................................................. -

وقد سلم له(لها) كشـف الخدمات هذا, ليثبت به ما هو مقرر قانونا ويدلي بـه

عـند االقـتضـاء.

حـرر بـ...............في:.................

...................

............................

3- المنشور نمط مكتوب، بواسطته تنقل مؤسسة إدارية أو تجارية مـا بالغا واحدا إلى عدد كبير من

المــــــعاملـــين

.ويمكن أن نقول:

إنه رسالة توزع على نطاق واسع.و يكون المنشور في أيغالب مطبوعا ،و يشتمل على جميع

المــــــعلومات التي

تصدر

بها الرسالة اإلدارية أو التجارية.غير أنه ال يحتوي على ذكر الموضوع في عنوان مستقل.فنصه يتألف

في الغالب

من عدة

فقرات ، تأتي بعد عبارة النداء :

سيدي الموقر

سيدي المحترم

ويختم بتوقيع مطبوع.

و ثمة حاالت تلجأ فيها المؤسسات إلى توزيع مناشيرها ،

فأما المنشور اإلداري، فيرسل في الحاالت اآلتية:

بهدف إعالمي بحت،أو بهدف تنفيذ تنظيم معين .

بهدف تعديل تنظيم سابق ،أو بهدف تفسير وشرح إجراءات إدارية جديدة،وتسهيل تنفيذها .

والمناشير اإلدارية ترد في الغالب من السلطات العليا ، إلى األجهزة التنفيذية ، بهدف توضيح

معالم التطبيق العلمي لتنظيم قرار أو مادة قانونية ما .

أما المنشور التجـاري فيوزع في الحاالت اآلتية:

عند تأسيس مؤسسة ،أو عند إعادة هيكلتها.

عند تغيير عنوان الشركة،أو عند فتح فروع تجارية جديدة.

عند انطالق موسم تجاري ما.

عند ظهور منتجات جديدة .

إلعالن عن تخفيض بعض األسعار ،أو لعرض خدمات جديدة.

4 - هي إجراء وتصرف إداري, الهدف منها إعطاء تعليمات وتوجيهات في مجال ما, من الرئيــس إلى

المرؤوسين ( تعليمة حكومية, وزارية , والئية, رئاسي’...) نشر التعليمات يتم على أوسع نطاق,

ويشمل كل من المصالح المركزية و المصالح الخارجــية تظل التعليمات سارية المفعول إلي حين

إلغائها أو تعديلهـــــــا.

5 – القرارات( أو المقررات)

أ- التعيين عن طريق المسابقة على أساس االختبار:

الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة

اإلدارة المستـخدمـة

قرار أو مـقـرر التـعيين عـن طريق

المسابقة على أساس االختبـار

إن.................

- بمقتضى المرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجي

لعمال المؤسـسات واإلدارات العموميـة،

- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90-99 المؤرخ في 27 مارس 1990 المتعلق بسلــطة

التعيين والتسيير اإلداري للموظفين ،أعوان اإلدارات المركزية،الواليات،البلديات،والمؤسسات

العمومية ذات الطابع اإلداري،

- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم............المؤرخ في...................المتضمن القانـون

األساسي الخاص .....................,

- بموجب القرار رقم .......المؤرخ في.............المتضمن فتح المسابقة على أســـاس

االختبار الخاصة بسلك..........................,

- بموجب القرار رقم .......المؤرخ في............المتضمن إعالن النتائج النهائية المتـعلقة

بالمسابقة السالفة الذكر،

- نظرا للمحضر رقم ....... المؤرخ في...........المتعلق بالنجاح الخاص بالتوظــيف في

(رتبة) ..........................(يجب ذكر التخـصص)،

- نظرا لوثيقة إثبات الوضعية اتجاه الخدمة الوطنية رقم.......المؤرخة في..................

- باقتراح من..................................

يــــــــــــــــــقـــــــــــــــــــــــــرر

المادة األولى : يعين السـيد (ة).................. بصفة متربص في سلك ...................

الرتبة ........................... الصنف....................................

القسم............................ الرقم االستداللي............................

ابتداء من تاريخ تنصيب المعني الذي ال يكون سابقا عن تاريخ توقيع على القرار أو المقرر.

المـادة الثانية: يكلف السـيد (ة)....................... بتنفيذ هذا الـــقرار (أو المقرر) الذي

سينشر في سجل القرارات اإلدارية.

حرر بـ............في:.................

ب- التثبيـت (الـترسيـم):

الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة

اإلدارة الــمســتخـدمـة

قــــرار أو مــقــــرر التثـبيـــت

إن....................

- بمقتضى المرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجـي

لعمال المؤسـسـات واإلدارات العموميـــة,

- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90-99 المؤرخ في 27 مارس 1990 المتعلق بســـلطة

التعيين والتسيير اإلداري للموظفين, أعوان اإلدارات المركزية , الواليات, البلديات والمؤسسات

العمومية ذات الطابع اإلداري,

- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم........المؤرخ في ................المتضمن القانون األساسي

الخاص.................,

- بموجب القـرار رقم.............المؤرخ في....................المتضمن تعييـــــن

السيد(ة):..........................في رتبة.......................ابتداء من..................

- نظرا لمحضر اجتماع لجنة التثبيت المؤرخ في...................................

- باقتراح من..........................

-

يـــــــــقــــــــرر

المادة األولى: يثبت السـيد(ة)..........................في سلك..............................

رتبـة...................................الصنف..... .......................... القسـم.................................ابتداء

من..............................

المادة الثانية: يكلف السيد(ة)..................................بتنفيذ هذا القرار (أو المقرر)الذي

سينشر في سجل القرارات اإلدارية.

حرر بـ............في:.................

ج- تـجديد اإلحالة على االسـتيـداع:

الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة

اإلدارة الــمســتخـدمـة

قـرار أو مـقرر تـجديد اإلحالة علـى االسـتيداع

( تربية طـفل صغيـر أو أحد األطفال أو لمـرض الزوج أو لمتابعة

الدراسـة أو إلغراض شـخصيـــة)

إن....................

- بمقتضى المرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجي

لعمال المؤسـسـات واإلدارات العموميـــة,

- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90-99 المؤرخ في 27 مارس 1990 المتعلق بســلطة

التعيين والتسيير اإلداري للموظفين, أعوان اإلدارات المركزية , الواليات, البلـــــديات

والمؤسسات العمومية ذات الطابع اإلداري,

- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم........المؤرخ في ................المتضمن القانون األساسي

الخاص.................,

- بموجب القرار رقم............المؤرخ في.....................المــتضـمـن تـثبـيـت

السيد(ة)........................في رتبة........................ابتداء من....................

- بموجب القرار رقم ..........المؤرخ في..........................المتضمن إحــالـــة

السيد(ة)...............................على االستيداع ابتداء من.............................

- نظرا للموافقة الممنوحـة مـن طرف الـسلطـة المختصـة,

- نـظرا لمـحضر اجتماع لـجنـة التثبيت الـمؤرخ فـي.............................

-باقتراح مـن................................

يـــــــــقــــــــر ر

المادة األولى: تـجدد فتـرة اإلحالة علـى االسـتيداع للسيد(ة)...........................

لمدة سنة واحدة (1) ابتداء من.....................(تحديد اإلحالة على االستيداع حسب الحالة)

المادة الثانيـة: يكلف السيـد(ة)........................... بتنفيذ هذا القرار الذي سيـنشـر

فـي سجل القرارات اإلدارية.

حرر بـ............في:.................

د- االنـتـــداب:

الـجمهوريـة الـجزائريـة الديمقراطيـة الـشعبيــــة

اإلدارة الــمســتخـدمـة

قــرار أو مـقــرر انتداب لدى إحـدى اإلدارات

أو المؤسـسات العمومية أو تنظيم عـمومي

إن....................

- بمقتضى المرسوم رقم 85-59 المؤرخ في 23 مارس 1985 المتضمن القانون النموذجي

لعمال المؤسـسـات واإلدارات العموميـــة,

- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم 90-99 المؤرخ في 27 مارس 1990 المتعلق بســلطة التعيين

والتسيير اإلداري للموظفين, أعوان اإلدارات المركزية , الواليات, البلديات والمؤســـسات العمومية

ذات الطابع اإلداري,

- بمقتضى المرسوم التنفيذي رقم........المؤرخ في ................المتضمن القانون األساسي

الخاص.................,

- بموجب القرار رقم............المؤرخ في.....................المــتضـمـن تـثبـيـت

السيد(ة)........................في رتبة........................ابتداء من....................

- نظرا لطلب االنتداب المؤرخ في.........................المقدم من طرف المعني (ة),

- نظرا لموافقة اإلدارة المستقبلة بتاريخ.......................

- باقتراح من .............................

يـــــــــقــــــــر ر

المادة األولى: ينتدب السـيد(ة).........................لمدة............ ...................

لدى......................ابتداء من...................لشغل مهام....................

المادة الثانية: يكلف السـادة........................كل فيما يخصه بتنفيذ هذا القرار(أو المقرر)

الذي سينشر في سجل القرارات اإلدارية.المصدر: منتديات الحقوق و العلوم القانونية

12:32 ,13­07­2011 #2  

avocatعضو ممتاز

 رد: دروس في التحرير اإلداري .

مجهود تشكر عليه