Бизнес-приложение TMS как эффективный инструмент управления перевозками

Бизнес-приложение TMS как эффективный инструмент управления перевозками

Анастасия Гончарова,

Эксперт по TMS-системам

Москва, 2013

2

СОДЕРЖАНИЕ

• Комплексный подход к решению задач по организации перевозок

• Типовая функциональность решений по управлению перевозками

• Обзор решений для автоматизации процессов организации и исполнения перевозок

• Подходы к реализации проекта по внедрению TMS-систем

• Обзор успешных примеров реальных проектов

КОМПЛЕКСНЫЙ ПОДХОД К РЕШЕНИЮ ЗАДАЧ

ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРЕВОЗОК

4

МЕСТО TMS СРЕДИ РЕШЕНИЙ SCM

Стратегическое планирование

Управление спросом

Управление перевозками

Планирование маркетинговых

акций

Управление складом

Категорийное планирование

Управление запасами в сети распределения

Ассортиментное планирование

5

TMS КАК ЧАСТЬ SCM

6

Стратегическое планирование

Тактическое планирование

Операционное управление и исполнение

УРОВНИ ПЛАНИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ

ЛОГИСТИКОЙ

• Моделирование, оценка эффективности и оптимизация схем логистики

• Прогнозирование роста объемов развозок по направлениям

• Определение планируемой потребности в ресурсах и планирование маршрутов развозки

• Оперативное планирование развозок

• Взаимодействие с перевозчиками и агентами

• Мониторинг выполнения перевозок в реальном времени

Би

зне

с -а

нал

ити

ка

Горизонт: 2-3 года

Горизонт: 1 год – 6 мес.

Горизонт: 1 нед. – 1 день

7

БИЗНЕС-ЗАДАЧИ

Тратить меньше Перевозить лучше

Автоматизация и унификация бизнес-процессов

Оптимизационное планирование

Взаимодействие с перевозчиками

Повышение контроля

Планирование JIT

8

Персонал и кадры

МЕСТО TMS НА КАРТЕ РЕШЕНИЙ

WMS

Аналитическая отчетность

Управление перевозками

ERP/CRM

Финансы

ГИС

Управление продажами Управление логистикой Управление бекофисом

Кросс–докинг

Инернет-магазин

Комплектование заказов с использованием

терминалов сбора данных

Управление лояльностью

Маркетинг

Система анализа предпочтений покупателей

Центр обработки вызовов

Получение и обработка заказов

Планирование перевозок

Исполнение перевозок

Затраты на перевозки

Ремонты, учет ГСМ

Ассортиментное планирование и прогнозирование спроса

WCS

Резервирование под заказ, отгрузки

Запасы, остатки

Поставщики, закупки на склад

GPS оборудование

ТИПОВАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ РЕШЕНИЙ

ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРЕВОЗКАМИ

10

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ TMS

Регистрация и обработка

заказов

• Прием и обработка заказов на перевозку

• Интеграция с внешними системами • Создание оптимальных

централизованных планов перевозки

• Определение потребности в ресурсах

Взаиморасчеты • Расчет себестоимости

перевозки

• Обработка счетов перевозчиков • Учет дополнительных затрат • Выставление счетов клиентам • Распределение затрат

Выбор исполнителя

• Проведение тендеров и торгов

• Информационные порталы

• Выбор маршрута перевозки • Выбор способа

и исполнителя перевозки • Расчет плановой

себестоимости перевозки • Планирование графика

загрузки/выгрузки на объектах

Планирование маршрутов перевозки

Исполнение и мониторинг

Транспортная аналитика

• Отслеживание перевозки в реальном времени

• Контроль задержек и отклонений

• Интеграция и сбор данных с внешних устройств и спутниковых систем

Управление парком

• Управление доступностью ресурсов

• Определение оптимальной дислокации парка

• Формирование отчетности

• Информационная панель руководителя

11

СКВОЗНОЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕСС:

ИНСОРСИНГ И АУТСОРСИНГ

Регистрация/ Обработка заказов

на перевозку

Регистрация предварительного

плана


Планирование маршрутов



Взаиморасчеты

Предварительный расчет ставки


Предварительный план

Котировка

Заказы из внешней

системы Утвержденные заказы


Данные о доступных ресурсах

Плановые рейсы

Заявка на перевозку

Рейсы

Фактические рейсы

События

Специфика для инсорсинга и аутсорсинга

Процесс актуален только

для инсорсинга

Процесс актуален только

для аутсорсинга

12


ШАГ №1




плана









Котировка





Плановые Рейсы


Рейсы

Фактические Рейсы

События

13

РЕГИСТРАЦИЯ И ОБРАБОТКА ЗАКАЗОВ

• Обработка заказов из разных источников

• Учет приоритетности заказов

• Возможность выполнять согласование заказов (настройка статусной модели)

• При вводе заказов существует возможность использовать предварительно настроенные шаблоны под соответствующих заказчиков

• Просмотр всех связанных объектов из одного окна: заказы, поставки, счета-фактуры, претензии

TMS

14

ОПИСАНИЕ РЕАЛИЗОВАННОГО ПРОЕКТА

Информация о компании

• Транспортно-логистическая компания

• Количество терминалов: 120

• География перевозок: РФ

• Используемые логистические схемы: автомобильные перевозки с несколькими точками погрузки/выгрузки (multi-stop) с использованием перегрузов

Задача/Проблематика

• Выполнение процедуры среднесрочного планирования рейсов на полгода вперед на основе данных о прогнозируемом грузопотоке по направлениям

• Периодичность запуска процедуры – 1 раз в 6 месяцев, детализация – 3 часа

• По результатам процедуры планирования осуществляется процедура проведения среднесрочных тендеров по выбору транспортных компаний

Решение и результаты

• Для прогнозирования грузопотока по направлениям используется система – IBM SPSS

• Выгрузка сформированного прогноза из IBM SPSS в TMS – OTM выполняется по запросу

• Каждому трехчасовому прогнозу по направлению (Терминал – Терминал) соответствует один заказ на перевозку

• Заказ на перевозку содержит следующие основные данные: Пункт отправления, Пункт назначения, Дата и Время готовности груза к отправке, Дата и Время доставки груза, Вес и Объем

• Используются приоритеты заказов (заказы клиентов имеют наивысший приоритет)

• На основе загруженных заказов выполняется запуск процедуры планирования/формирования рейсов

15


ШАГ №2




плана









Котировка






Рейсы

События



16

ПЛАНИРОВАНИЕ МАРШРУТОВ

• Маршрут

• Способ

Оптимальное решение

• Время

• Ресурсы

• Внутригородская развозка

• Мультимодальные перевозки

• Сборные грузы

• Многоуровневые сети

• Расписания движения

Алгоритмы

• Консолидация

• Поставщик услуг

Правила

Ограничения

• График работы

• Особенности подъезда

Ограничения

• Ограничения транспортной сети (пробки, пропуска…)

• Расчет времени

• Оптимизация размещения груза в автомобиле

• Возможности перевозчика и стоимость услуг

• Тарифы

• Приоритеты заказов

17



• Транспортно-логистическая компания

• Количество терминалов: 120

• География перевозок: РФ

• Используемые логистические схемы: автомобильные перевозки с несколькими точками погрузки/выгрузки (multi-stop) с использованием перегрузов

Задача/Проблематика Отсутствие централизованного автоматизированного инструмента планирования перевозок (каждый логист выполняет планирование только в рамках своего региона):

• Снижение эффективности использования автотранспорта

• Увеличение трудозатрат на реализацию процесса организации и планирования перевозок

• Повышение риска возникновения ошибок при увеличении объема перевозок


• Централизация процедуры планирования: планирование запускается на основе заказов – прогнозов по всем направлениям

• Основные ограничения, используемые при планировании:

• Действующие схемы перегрузов

• Нормативы на доставку груза

• Пропускная способность терминалов

• Средняя скорость движения в зависимости от сезона

• Ставки наемных транспортных компаний по направлениям

• Разработана процедура формирования круговых и перецепных рейсов

• По результатам процедуры планирования выполняется автоматический расчет рентабельности для всех сформированных рейсов

18


ШАГ №3




плана









Котировка






Рейсы

События



19

ВЫБОР ИСПОЛНИТЕЛЯ:

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОСТАВЩИКАМИ УСЛУГ

Oracle Global Logistics

Подача под загрузку

TMS обеспечивает:

• Возможность работы как с наемным, так и с собственным парком

• Ведение в системе данных о договорах и тарифах на перевозку

• Автоматизированный выбор исполнителя для перевозки на основе минимальных гарантированных объемов и тарифов с учетом качества предоставляемых услуг

• Автоматизацию процедуры отправки заявок на перевозку и получения подтверждений

• WEB-интерфейс

Компания

Формирование перевозок

Заявки на перевозку Выбор

перевозчика

Подтверждение или отказ

Подтверждение исполнения

Выбор лучшего предложения

Пакет заявок

Анализ ответов

Решение

Договор

Наемные транспортные

компании

Собственный парк

Исполнители перевозок

20



• Сеть гипермаркетов (> 50 ТК, 5 РЦ)

• Используемые схемы доставки: Кросс-Докинг (XD), Пик-бай-Лайн (PBL), Стеллажное хранение (CS)

• Количество пользователей Системы > 2 000


• Процедура планирования выполняется вручную логистами компании

• В рамках процедуры планирования для каждого направления необходимо учитывать правила процентного распределения рейсов между наемными транспортными компаниями

• Процедура взаимодействия с ТК в рамках бизнес-процесса заказа транспортных средств не автоматизирована

• Бумажный документооборот


• Для взаимодействия с наемными транспортными компаниями в рамках процедуры заказа транспортных средств используется web-интерфейс TMS

• Типы используемых тендеров:

• Пошаговый тендер

• Веерная рассылка предложений с ограничением времени ответа

• Веерная рассылка предложений без ограничения времени ответа

• Полный переход к процедуре электронного документооборота

21


ШАГ №4




плана









Котировка






Рейсы

События



22

ИСПОЛНЕНИЕ И МОНИТОРИНГ

Уведомление

ответственных

Отчет по зафиксированным

событиям

(включая отклонения)

Сотрудник компании

Ввод данных о произошедших

событиях Перепланирование,

корректировка

плана

Анализ отклонений,

сопоставление

плана и факта

Интеграция как со специализированными, так и с общедоступными сервисами

Интеграция с GPS/ГЛОНАСС и с мобильными устройствами

Автоматическая

регистрация

событий

Сбор данных

с онлайн-

ресурсов

перевозчиков

23

ОПИСАНИЕ РЕАЛИЗОВАННОГО ПРОЕКТА:

ДИСПЕТЧЕРСКИЙ СИТУАЦИОННЫЙ ЦЕНТР

24


ШАГ №5




плана









Котировка






Рейсы

События



25

ВЗАИМОРАСЧЕТЫ

Пример: Автоматическое формирование счетов и оплата

(Auto-Pay)

Пример: Сопоставление полученных счетов и оплата (Match-and-Pay)

Перевозчик

Подтверждение доставки

Документ на

утвержденную

сумму



сумму

Перевозчик

Счет Уведомление, если не найдены перевозки

Уведомление, если отклонение превышает допустимые значения



сумму

Платеж на


сумму

ERP

ERP

Автоматизированный поиск перевозок, соответствующих счету

Сопоставление суммы в счете с суммой по перевозке

Если отклонение лежит в пределах допустимых значений, утверждение

счета

Автоматическое создание счета из перевозки

Указание в счете суммы на основе плановых затрат

Автоматическое утверждение счета

TMS

26







Процедура выполнения взаиморасчетов с наемными транспортными компаниями не автоматизирована, и, как следствие:

• Высокая трудоемкость процесса сопоставления и верификации счетов

• Большое количество ошибок

• Бумажный документооборот


• Для взаимодействия с наемными транспортными компаниями используется web-интерфейс TMS

• Реализован следующий бизнес-процесс:

• Два раза в месяц запускается автоматическая процедура формирования консолидированных счетов за выполнение перевозки

• ТК утверждает сформированные счета, либо вносит необходимые корректировки

• Логист после дополнительной проверки отправляет сформированные счета на оплату

• Автоматизирована процедура расчета штрафов за простои

• Полный переход к процедуре электронного документооборота

27


ШАГ №6




плана









Котировка






Рейсы

События



28

УПРАВЛЕНИЕ ПАРКОМ

• Ведение реестра транспортных средств

– Ведение справочника автомобилей

– Управление доступностью ТС • Ведение справочника водителей

– Ведение графика работы водителей

– Табельный учет

– Расчет заработной платы водителей • Учет и планирование ремонтов и ТО

– Хранение полной истории ремонтов парка автомобилей

– Управление статусами автотранспорта с учетом запланированных ремонтов и ТО

• Формирование управленческой отчетности в целях анализа эффективности использования собственного и наемного парка ТС

http://www.adeptis.ru/img/isoft/agrolist2.gif

http://oboi.babr.ru/photo/2/213/mid1280_ivevo04.jpg

29

ОПИСАНИЕ РЕАЛИЗОВАННОГО ПРОЕКТА:

УЧЕТ РОССИЙСКОЙ СПЕЦИФИКИ

• Формирование отчетности по путевым листам

– Формирование нормативной отчетности

– Комплексный анализ работы автотранспорта и водителей

• Формирование отчетности по расходу ГСМ

– Учет данных о нормативном и фактическом расходе топлива

– Сопоставление данных транзакций поставщиков топлива с данными о заправках

– Реестр норм расхода ГСМ по моделям автотранспорта

• Формирование сопроводительной документации

• Ведение путевых листов

– Ведение единого реестра путевых листов

– Подготовка и печать бланков путевых листов

– Автоматизированный учет пробега автомобиля с возможностью корректировки

• Учет ГСМ (топливные карты)

– Учет расхода ГСМ

– Наблюдение за остатками топлива в баках

– Фиксирование данных (чеков) о выполненных заправках

30


ТРАНСПОРТНАЯ АНАЛИТИКА




плана









Котировка






Рейсы

События



31

ТРАНСПОРТНАЯ АНАЛИТИКА

• Просмотр KPI и истории отношений

• Просмотр операций до самого низкого уровня

• Увязывание качественных характеристик с требуемым уровнем сервиса

• Предоставление информации о качестве функционирования внешним и внутренним клиентам

• Использование стандартных и адаптированных отчетов

• Создание сложных отчетов, вывод данных в Excel

• Использование форм для непосредственного принятия решения

Расширенная аналитика

Оперативная отчетность +

Уровень планирования

Уровень исполнения

Уровень управления

32

ЧТО МЫ УЗНАЛИ?

• Управление ремонтами:

• Формирование заказ-наряда

• Учет запасных частей

• Управление складскими процессами:

• Учет запасов на складах

• Формирование заданий на комплектацию

• Управление распределением:

• Определение источника пополнения запасов

Какие функции не являются функциями TMS?

http://www.google.ru/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=1Q38ZT3J04_GLM&tbnid=gYnz39KoO9KaLM:&ved=0CAUQjRw&url=http://secret4life.net/tag/sila-mysli&ei=eTs_UvmZKqGR4ATatYHACA&bvm=bv.52434380,d.bGE&psig=AFQjCNG5ieIVTt4bfYlmWi05AiAtIH4B7g&ust=1379962041528595

ОБЗОР РЕШЕНИЙ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ

ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛНЕНИЯ ПЕРЕВОЗОВОК

34

MAGIC QUADRANT FOR TRANSPORTATION

MANAGEMENT SYSTEMS

35

ORACLE TMS

36

JDA TMS

Оперативное

планирование Тактическое планирование Выполнение

Планирование и оптимизация

транспортировок

Выполнение транспортировок

Отслеживание и контроль

транспортировок

Аудит и Оплата + Распределение

фрахтов

Мониторинг, измерение

и улучшение

выполнения

37

SAP TM 9.0

ПОДХОД К РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ПО ВНЕДРЕНИЮ

TMS-СИСТЕМ

39

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

ПО ВНЕДРЕНИЮ TMS

• Внедрить систему управления задачами перевозки, обеспечивающую поддержку ключевых процессов компании и отвечающую требованиям бизнеса

• Настроить инструмент организации, планирования, контроля и анализа эффективности процессов доставки груза

• Создать централизованное хранилище данных по всем выполненным перевозкам с необходимым уровнем детализации

• Автоматизировать основные процедуры организации и планирования перевозок

• Создать единое информационное пространство для взаимодействия всех участников логистической цепочки

40

КЛЮЧЕВЫЕ ФАКТОРЫ УСПЕХА ПРОЕКТА


• Наличие спонсора проекта со стороны заказчика как единой точки принятия решений по вопросам организационных и функциональных границ проекта и его бюджета

• Четкое согласование функциональных и организационных рамок проекта до его старта

• Своевременное проведение необходимых организационных и структурных изменений в компании

• Своевременное проведение необходимых изменений в процессе взаимодействия со всеми участниками логистической цепочки и доведение информации о выполненных изменениях до всех участников процесса

• Достаточная вовлеченность ключевых специалистов заказчика в проект и обязательное участие ключевых пользователей системы в процессе генерации требований к функционалу

• Наличие необходимого оборудования и системного программного обеспечения для реализации архитектуры проекта

ОБЗОР УСПЕШНЫХ ПРИМЕРОВ РЕАЛЬНЫХ ПРОЕКТОВ


42

Информация о Компании




Основные проблематики

• Используемые системы не обеспечивали необходимый уровень автоматизации бизнес-процессов XD и PBL

• Отсутствие детальной информации о выполненных перевозках в разрезе следующих уровней: грузовая единица – отправка - транспортировка

• Отсутствие инструмента, позволяющего эффективно взаимодействовать с поставщиками на стадии планирования перевозок XD

• Не автоматизирована процедура планирования рейсов, а так же процесс взаимодействия с логистическими провайдерами

Результаты

• На базе TMS разработан портал для работы поставщиков, включающий следующие основные функции: занесение предварительных планов отправок, резервирование ворот на РЦ и т.д.

• Автоматизирован процесс планирования транспортировок по следующим схемам: прямые поставки, поставки с несколькими точками погрузки/выгрузки, XD и PBL

• Разработан интерфейс для работы с ТСД, включающий в себя следующие функции: Приемка на РЦ, Отгрузка с РЦ и обработка отклонений

• Автоматизирован процесс выполнения взаиморасчетов

• Реализована интеграция TMS с системами Компании SAP EWM, SAP FI, SAP BO.

На данный момент выполняется ввод Системы в

промышленную эксплуатацию

43

Информация о Компании

• Mondelēz International – с 2012 года

• Одна из крупнейших компаний FMCG сектора в мире

• 17 лет – лидер рынка в России по производству

шоколада, кофе и т.д.

• 6 производственных фабрик, расположенных в России

Цели проекта

• Создание единого информационного пространства для взаимодействия всех участников логистической цепочки

• Планирование входящего и исходящего грузопотока

• Оптимизация маршрутов доставки

• Оптимизация использования транспортных средств и повышение их утилизации

• Автоматизация процедуры планирования грузопотоков

• Автоматизация процесса взаиморасчетов с наемными транспортными компаниями

Результаты

• Внедрена система управления процессами транспортной логистики на базе приложения Oracle Transportation Management

• Разработан единый портал для взаимодействия всех участников логистической цепочки: производственные фабрики, РЦ, наемные транспортные компании, поставщики и т.д.

• Система развернута в облаке КРОК

• КРОК обеспечивает поддержку всех основных сервисов в режиме 24/7

44

БИЗНЕС-ЭФФЕКТЫ

• Использование инструментов стратегического планирования и сценарного анализа («what if» — анализ)

• Расчет показателей эффективности и подготовка аналитической отчетности

Оптимизация бизнес-процессов

управления

• Cнижение себестоимости перевозок

• Повышение эффективности использования вместимости ТС Снижение затрат

• Снижение ставок на перевозки

• Улучшение доставки в срок

• Повышение уровня контроля над прохождением груза по маршруту перевозки

Повышение уровня предоставляемого

сервиса

• Снижение количества ошибок и повышение производительности персонала

• Снижение стоимости транзакций при реализации процесса организации и управления перевозками

Оптимизация внутренних

бизнес-процессов

45

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ

46

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Анастасия Гончарова,

Эксперт по TMS-системам

111033, Москва, ул. Волочаевская, д.5, корп.1 +7 495 974 2274 доб. 6107, +7 495 974 2277 (факс)

[email protected]

www.croc.ru

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.croc.ru/

Technology

Бизнес-приложение TMS как эффективный инструмент управления перевозками