DSİ SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ VE UYGULAMALARI

KALİTE YÖNETİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 2010, ANKARA Y.İlhan MÜFTÜOĞLU

DSİ SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ VE

UYGULAMALARI

ProgramKalite kavramı ve Kalite Yönetim SistemiDSİ’de Kalite yolculuğuSüreç ve Süreç Yönetim Sistemi KavramlarıFonksiyonel YönetimMükemmellik Modeli ve Süreç YönetimiDSİ’de Süreç Yönetim Sistemi Performans Yönetim Sistemi5018 Sayılı Kamu Mali Yön.ve Kontrol Kanunu ve

Stratejik Planİç Kontrol SistemiGenel Değerlendirme

2

KALİTE

ŞARTLARA İLK DEFASINDA

ZAMANINDA HER DEFASINDA

UYMAKTIR.

HİZMET ALICILARIN / ÜRÜNÜNÜZÜ ALANLARINMEMNUNİYETİDİR.

Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi

4

KALİTE PRENSİBİ

“İlk defasında”

Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi

5

KALİTE PRENSİBİ

“Zamanında”

Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi

6

KALİTE PRENSİBİ

“Her defasında”

DOĞRU İŞLERİ DOĞRU YÖNTEMLE YAPMAKTIR !

Yeni gelenlerin hepsi çorba

istiyor !

Kalite Yönetim Sistemi; müşteri memnuniyeti ve kalite isteklerini karşılamak amacıyla kalite politikası ve hedeflerinin başarı ile elde edilmesi için sürdürülen faaliyetlerdir.

Toplam Kalite Yönetimi ise, yönetim ve tüm çalışanların katılımı ile müşteri ve çalışanların memnun edilmesidir.

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemlerinin kurulması esnasında uygulanması gereken şartların tanımlandığı ve belgelendirme denetimine tabi olan standarttır.

TS EN ISO 9001:2008 NEDİR?

TS TS EN EN ISOISO 90019001::20082008

Revizyon Tarihi

UluslararasıStandart Kuruluşu

Türk Standardları Enstitüsü

AvrupaStandartlar Kuruluşu

StandartNumarası

Okyanusu geOkyanusu geççmekte olan bir gemi mekte olan bir gemi üüzerinde zerinde en fazla kimin kontrolen fazla kimin kontrolüü vardır? vardır?

KaptanKaptan Makine dairesi şefiMakine dairesi şefi DDüümencimenci

ÖNLEMEYE DÖNÜK YAKLAŞIM

ÖNLEMEYE DÖNÜK YAKLAŞIM

Dr. Deming ’in cevabı ise;

“Geminin tasarımcısıdır. Çünkü gemi, tasarımının izin verdiğinden daha iyisini asla yapamaz.

“Dünyanın en iyi eğitim görmüş, motivasyonu en yüksek insanlarını işe alın ve işe yaramaz bir sistemin içine

yerleştirin, göreceksiniz; her seferinde kazanan sistem olacaktır.”

DSİ ’de KALİTE YOLCULUĞU

2007 yılı Mart ayında teşkilatlanarak, Merkezde Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı bünyesinde Şube Müdürlüğü, taşrada doğrudan Makam’a bağlı müstakil Başmühendislikler kuruldu.

32 / 32

Münferit belgeler ile yönetim, standart

hizmet üretmede engel teşkil edeceğinden,

tüm teşkilatı aynı belge çatısı altında toplamak için çalışmalara başlandı.

32 / 32

DSİ ’de KALİTE YOLCULUĞU

Geçen süre içerisinde, gerek DSİ Genel Müdürlüğü’nce, gerekse diğer kurumlardan alınmak suretiyle;

51 adet eğitim, 18 adet çalıştay, 7 adet panel, 3 sempozyum, 1 seminer, 1 toplantı olmak üzere Toplam 81 adet eğitim faaliyeti yapılmıştır.

32 / 32

DSİ ’de KALİTE YOLCULUĞU

2009 yılı Haziran ayında, Kalite Yönetim Şube

Müdürlüğü, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

bünyesine alındı.

Bölge teşkilatları, taşradaki veri akışı ve sistem

yönetimi adına aynen bırakıldı.

32 / 32

DSİ ’de KALİTE YOLCULUĞU

SÜREÇ NEDİR?

SÜREÇ; Belirli bir girdiyi, müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren; tanımlanabilen, sınırları konulabilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, mutlaka bir sorumlusu olan, fonksiyonlar arası ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyet dizinidir.

32 / 32

SÜREÇ YÖNETİMİ NEDİR?

Süreçlerin tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin,müşterilerinin, vatandaş ihtiyaçlarının belirlenmesi,gerekli adımlarda ölçümler yapılarak performansınınizlenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içerenfaaliyetlerin tümüdür.

SÜREÇLERLE YÖNETİM NEDİR?

Değişim mühendisliğinin ikinci aşaması süreçlerleyönetim aşamasını içermektedir. Süreçlerle yönetim; yönetim kavramlarının ve yaklaşımlarınındeğişen koşullara ayak uyduramaması sonucunda ortaya çıkmıştır.

20

İş, belli sonuçları elde etmek amacıyla biraraya gelen, birbirini takip eden faaliyetlerin bütünüdür.

İş, bu sonucu gerçekleştirmek üzere yataydailerlemektedir, bir bütündür ve hiyerarşilere göre tasarlanmamıştır.

FONKSİYONEL YÖNETİM

Fonksiyonel yönetim anlayışının temeli, iş bölümü ve hiyerarşidir.

Hiyerarşik yapı ve fonksiyonel bölünme, işin doğal akışını engelleyici niteliktedir.

FONKSİYONEL YÖNETİM

BANKA ÖRNEĞİ

4 dk. 4 dk. 4 dk. 4 dk.

BANKA ÖRNEĞİ

1 dk. 4 dk. 4 dk. 4 dk.

FİDAN DİKME İŞİ

FİDAN DİKME İŞİ

FONKSİYONEL YÖNETİM

Ortak hedefler belirsizdir veya yoktur.

Bölümler arası iletişim ve işbirliği zayıftır, hatta kötü iletişim ve iç çekişmeler vardır.

Yöneticiler sadece kendi birimlerine ait faaliyetlerin performansı ve yönetimiyle ilgilenmektedirler.

Gelişmeler çoğunlukla faaliyet dahilinde kalmakta, bütüne yayılamamaktadır.

Fonksiyonel Yönetimde Yaşanan Problemler

Birim/bölüm bakış açısı çalışanları ve yönetimi bütünü görmekten alıkoyabilir.

Bir sorun olduğunda birimler ortak hedeflere kilitlenmek yerine kendi hedeflerini ön plana alabilirler.

Çalışanlar görevlerinin işin bütünündeki rolü ve öneminin farkına varmayabilir.

Çalışanların performansı işin bütününün performansından bağımsız olarak değerlendirilebilir.

28

A.Mahmut ULAŞ 29

“Fonksiyonel Yönetim” “Süreçlerle Yönetim”

Dikey, Fonksiyonel Yönetim Org.

Süreçlerle Çakışan Fonksiyonel Yön. Org.

Fonksiyonlarla Çakışan Süreçlerle

Yön. Org.

Yatay, Süreçlerle Yönetim Org.

“Her kuruluş ne zaman ve ne kadar değişmesi gerektiğine kendi karar vermelidir.”

ZAMAN

Stratejik Yönetimin Süreçlerle İlişkisi

VİZYON MİSYON DEGERLER

KURUM STRATEJİK HEDEFLERİ

FONK/ SÜREÇ HEDEFLERİBİREYSEL HEDEFLE

R

BİREYSEL HEDEFLE

R

BİREYSEL HEDEFLER

30

EFQM Mükemmellik Modeli

Girdiler Sonuçlar

Yenilik ve Öğrenme

Liderlik

Çalışanlar

Politika &Strateji

İşbirlikleri &

Kaynaklar

SÜREÇLER

Çalışanlarla ilgili

sonuçlar

Müşterilerle ilgili

sonuçlar

Toplumla ilgili

sonuçlar

Temel Performa

ns Sonuçları

31

SÜREÇ NEDİR?

SÜREÇ NEDİR ?

SÜREÇ = TEKRARLANAN İŞ

32 / 32

SÜREÇ NEDİR ?

ÖRNEK-1: Projelendirme işi bir süreçtir.Ancak,Çine Barajı ve HES İnşaatıbir süreç DEĞİLDİR !...

ÖRNEK-2:Nüfus ve Vatandaşlık hizmetleri işi bir süreçtir.Nüfus kağıdı çıkarılması otomasyon projesi bir süreç DEĞİLDİR !...

32 / 32

GENEL SÜREÇ ŞEMASI

TEDARİKÇİLER

ÇIKTILARGİRDİLER

SÜRECİN SESİ(ÖLÇME)

MÜŞTERİNİN SESİ (ÖLÇME)

FAALİYETLER

Tanımlanabilirlik

Tutarlılık

Tekrarlanabilirlik

Ölçülebilirlik

SÜRECİN ÖZELLİKLERİ

Süreç Yönetiminin Hedefleri Nelerdir?

Etkinlik

Verimlilik

Uyumluluk

Kapasite

Çevrim Süresi

SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI

TEMEL SÜREÇLER

ALT SÜREÇLER

DETAY SÜREÇLER

DSİ’DE SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ

DSİ Genel Müdürlüğü; 9 adet temel, 34 adet alt, 30 adet detay olmak üzere Toplam 73 adet süreç ile yönetilmektedir.

32 / 32

40 / 32

SÜREÇLERİMİZO P E R A S Y O N E L S Ü R E Ç L E R

1-SU VE SUYA BAGLI KAYNAKLARIN VE YAPILARIN GELISTIRILMESI VE URETILMESI TEMEL SÜRECİ1.1.ÖN İNCELEME VE PLANLAMA ALT SÜRECİ1.1.1.İlk Değerlendirme Detay Süreci1.1.2.Hidrometeorolojik Veri Analizi ve Değ. Detay Süreci1.1.3.Haritalama Detay Süreci1.1.4.Jeolojik.-Jeoteknik Araştırma ve Değerlendirme Detay Süreci1.1.5.Arazi Sınıflandırma ve Drenaj Analizi ve Değerlendirilmesi Detay Süreci1.1.6.Tarımsal Ekonomi Analizi ve Değerlendirilmesi Detay Süreci1.1.7.Çevresel Etki Değerlendirme(ÇED) Detay Süreci1.1.8.Ön İnceleme, Master Plan, Planlama Raporu Hazırlama Detay Süreci1.2.YERALTISUYU POTANSİYELİ DEĞERLENDİRME ALT SÜRECİ1.2.1.Yeraltı Sulama Suyu İçmesuyu Temini Detay Süreci1.2.2.Kuyu Ruhsatı Verilmesi Detay Süreci

1.3.PROJELENDİRME ALT SÜRECİ 1.4.KAMULAŞTIRMA HİZMETLERİNİN YÜRÜTÜLMESİ ALT SÜRECİ1.5.ARAZİ TOPLULAŞTIRMA VE TARLA İÇİ GELİŞTİRME HİZMETLERİ ALT SÜRECİ1.6.TATBİKAT ALT SÜRECİ 1.7.MALZEME OCAK RUHSATI ALIMI ALT SÜRECİ1.8.DENEY HİZMETİ SUNUMU VE KALİTE KONTROL FAALİYETLERİ ALT SÜRECİ2.HİZMET SUNUMU TEMEL SÜRECİ 2.1.DEVİR EDİLEN TESİSLERİN YÖNETİMİ ALT SÜRECİ2.1.1.Devir edilen tesislerin devri ve izlenmesi detay süreci2.1.2.Devir edilen tesislerin bakım onarım detay süreci

2.2.DSİ TARAFINDAN İŞLETİLEN TESİSLERİN YÖNETİMİ ALT SÜRECİ2.2.1.DSİ tarafından işletilen tesislerin kontrolü detay süreci2.2.2.DSİ tarafından İşletilen tesislerin, bakım ve onarım detay süreci2.3.ÖZEL HİZMET SUNUMU ALT SÜRECİ2.3.1.Protokollü Deney hizmeti sunumu detay süreci2.3.2.Müşavirlik hizmeti sunumu detay süreci2.3.3.Etüd ve Hidrojeolojik Etüd Hizmeti Sunumu Detay Süreci

3.İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ TEMEL SÜRECİ3.1.İŞ GÜCÜ PLANLAMASI VE İŞE ALMA ALT SÜRECİ3.2.ÖZLÜK HAKLARI VE PERSONEL KAYITLARININ YÖNETİMİ ALT SÜRECİ3.3.EĞİTİM ALT SÜRECİ3.3.1.Kurum içi planlı ve İlave Eğitim Faaliyetleri Yönetimi Detay Süreci3.3.2.Kurum Dışı Eğitim Faaliyetlerine Katılımın Yönetimi Detay Süreci3.3.3.Oryantasyon Çalışmalarının Yürütülmesi Detay Süreci3.4.ÇALIŞAN MEMNUNİYETİ ÖLÇME VE DEĞERLENDİRMEALT SÜRECİ3.5.İŞ SAĞLIĞI VE İŞ GÜVENLİĞİ YÖNETİMİ ALT SÜRECİ3.6 PERSONEL KAYITLARININ YÖNETİMİ ALT SÜRECİ4.FİNANSAL KAYNAKLARIN YÖNETİMİ TEMEL SÜRECİ4.1.YATIRIM BÜTÇESİ HAZIRLAMA ALT SÜRECİ4.2.CARİ VE CARİ TRANSFER BÜTÇE HAZIRLAMA ALT SÜRECİ4.3.KANUNLAŞAN BÜTÇENİN UYGULANMASI ALT SÜRECİ

5.FİZİKSEL KAYNAKLARIN YÖNETİMİ TEMEL SÜRECİ5.1.TAŞINIR MAL YÖNETİMİ ALT SÜRECİ5.1.1.Makine Parkının İşletilmesi Detay Süreci5.1.2.Taşınır Mal Bakım-Onarım Detay Süreci5.1.3.Ambar Yönetimi Detay Süreci5.2.SOSYAL TESİS HİZMETLERİNİN YÖNETİMİ ALT SÜRECİ5.3.İZLEME VE ÖLÇME CİHAZLARININ KONTROLÜ ALT SÜRECİ6.BİLGİ KAYNAKLARININ YÖNETİMİ TEMEL SÜRECİ6.1.BİLGİ KAYNAKLARININ PLANLANMASI ALT SÜRECİ6.1.1.Yazılım İhtiyacının Belirlenmesi ve Yönetimi Detay Süreci6.1.2.Donanım İhtiyacının Belirlenmesi ve Yönetimi Detay Süreci6.2.BİLGİNİN PAYLAŞIMI VE DAĞITIMI ALT SÜRECİ6.3.BİLGİNİN DEPOLANMASI ALT SÜRECİ

41 / 32

7 İHALE TEMEL SÜRECİ7.1.AÇIK İHALE YAPILMASI ALT SÜRECİ7.2. BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE YAPILMASI ALT SÜRECİ7.3. PAZARLIK USULÜ İHALE ALT SÜRECİ7.4.DOĞRUDAN TEMİN YÖNTEMİ İLE İHTİYACIN KARŞILANMASI ALT SÜRECİ 8 İYİLEŞTİRME VE GELİŞİMİN YÖNETİMİ TEMEL SÜRECİ8.1.SÜREÇ YÖNETİMİ ALT SÜRECİ8.1.1. Süreçlerin, Kritik Süreçlerin Belirlenmesi ve Güncellenmesi Detay Süreci8.1.2. Süreç Performans İzleme ve Analiz Detay Süreci8.1.3. Süreç İyileştirme Detay Süreci8.2 STRATEJİK YÖNETİM ALT SÜRECİ8.2.1. Stratejik Plan Hazırlama ve Güncelleme Detay Süreci8.2.2. Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Detay Süreci

9 KURULUŞ DIŞI İLİŞKİLER TEMEL SÜRECİ9.1. MÜŞTERİ TALEP VE ŞİKAYETLERİNİN YÖNETİMİ ALT SÜRECİ9.2. MÜŞTERİ MEMNUNİYET ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ALT SÜRECİ

SÜREÇLERİMİZ(DEVAMI)YÖNETSEL VE DESTEK SÜREÇLER

İŞ AKIŞ ÇİZELGESİ NEDİR?

Bir işin nasıl yapıldığını, hangi birimler arasında dolaştığını, uluslararası belirli sembollerle ve faaliyet adımları şeklinde gösteren diyagramlardır.

32 / 32

Akış Diyagramlarında kullanılan semboller

Semboller

En Basit Olanlar Daha Karmaşık Olanlar

Aktivite

Karar

Baş / Son

Aktivite Akış Yönü

DepolamaDosyalama

Bekleme

Taşıma

KağıtDokümanlar

Bağlantı

KontrolDenetim

Tanımlı süreç

Veri girişi

44 /32

İŞ AKIŞ ÇİZELGESİ

45 / 32

SÜREÇ İZLEME KARTI

Bilmediğinizi

Ölçemezsiniz,

Ölçmediğinizi

Yönetemezsiniz.46 / 32

İşlev (Etkililik)

Süre(Esneklik + Kapasite)

Maliyet(Verimlilik +

Çevrim Süresi)

Süreçlerin etkinliğini ve iş üzerindeki etkisini ölçmek amacıyla belirlenen parametrelerdir.

Bunlar için hedefler belirlenir ve düzenli ölçümlerle gerçek durum tespit edilir.

Göstergeler, gidilen yönü ve zaman içinde kaydedilen iyileşmeleri gösterir.

Performans Göstergeleri Stratejik Amaçlar Bölüm Performans

Göstergeleri

Stratejik Stratejik Temel AltAmaçlar Hedefler Süreçler Süreçler

48

Büyüme

Yeni Ürünler

Mevcut Ürünler

Yeni Pazar

Ürün Gerçekleştirme

Süreci

•Tasarım Süreci•Planlama Süreci•Tedarik Süreci•Üretim Süreci

PERFORMANS GÖSTERGELERİ

Stratejik Amaçlar Bölüm performans Göstergeleri

Alt Süreç Performans Bölüm Performans

Süreçler Göstergeleri Göstergeleri

49

•Tasarım Süreci•Planlama Süreci•Tedarik Süreci•Üretim Süreci

•Çevrim zamanı•Planlanmayan duruş•Verim•Hata oranı

•Ürün Geliştirme Bölümü Hataları•Kalite Kontrol Bölümü Hataları•Satınalma Bölümü Hataları•Üretim Bölümü Hataları

PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ AMAÇLARI

KURUM

ÇALIŞAN

50

•Kurumun performansının artırılmasını ve rekabet avantajı elde etmesini sağlamak•Kurumun hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak

•Çalışanın bireysel hedefleri ile kurumun hedefleri arasındaki bağı kurmak

•GELİŞİM: Çalışanın performansı hakkında geri bildirimde bulunarak daha etkin ve verimli çalışmasını sağlamak•MOTİVASYON: Çalışanın aldığı geri bildirimle motivasyon düzeyini yükseltmek•İDARİ KARARLAR: Çalışanın ücreti, ödüllendirilmesi, terfisi vb konularda karar verilmesi

51 / 32

PERFORMANS GÖSTERGELERİ

Rapor gerçekleşme oranı Hazırlanan rapor sayısı (ad.) / Planlanan rapor sayısı (ad.)

Su ve toprak kaynaklarının kullanım oranı

İşletmeye açılan brüt sulama alanı (ha) / Toplam ekonomik olarak sulanabilir alan (ha) (%)

Taşkın tesisi gerçekleştirme oranıTaşkından kurtarılan alan (ha) / Taşkın tesisi yapılması talep edilen taşkına maruz toplam alan (ha)

İçmesuyu projesi gerçekleşme oranıGerçekleştirilen içmesuyu projesi sayısı(ad.)/ İçmesuyu talebi olan belediye sayısı(ad.)

52 / 32

SA1-H1’e ait stratejilerin performans göstergeleri

Tamamlanan raporların onaylanma oranı

Onaylanan rapor sayısı (Adet) / Tamamlanan rapor sayısı (Adet)

Uygulamaya yönelik projeler için zaman aşımı kaynaklı revizyon ihtiyacı

Zaman aşımı kaynaklı revize edilen planlama sayısı (Adet)

Bütçenin kullanma oranı Harcanan ödenek (TL) / Toplam ödenek (TL)

Hazırlanan havza master planı oranı

Eylem planı hazırlanan havza sayısı (Adet) / Tüm havza sayısı (Adet)

53 / 32

5018 SAYILI KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU VE STRATEJİK PLAN

MADDE 9.-Kamu idareleri, kamu hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçeleri ile program ve proje bazında kaynak tahsislerini; stratejik planlarına, yıllık amaç ve hedefleri ile performans göstergelerine dayandırmak zorundadırlar.

54

İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; • Etkili,ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, • Varlık ve kaynakların korunmasını,

• Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını,• Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan;

• Organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür. 

İÇ KONTROL

55

İç Kontrol Nedir Ne Değildir ?

56

•Dün atadığınız iş tamamlandı mı?•Biriminizdeki işlerde sorunlar var, biliyorsunuz. Peki bu sorunlar neler ve neden kaynaklanıyor?•İlişkili olduğunuz stratejik hedefe ne kadar ulaşıldı? Yoksa engeller mi var?•Size atanmış olan performans hedefi beklenenin altında mı kaldı?

• Nasıl iyileştireceksiniz?

NEYİ KONTROL EDERSİNİZ?

57

Bir iç denetim faaliyeti değildir.

Salt ön mali kontrol değildir.

İç denetim de bir teftiş faaliyeti değildir.

58

• Amaçlara ulaşmanın önündeki riskleri yönetmek için bir araçtır.

•Sonuçların beklediğimiz gibi olması için yaptıklarımızdır.•Tüm işlevleri (finansal, insan kaynakları, operasyonel, teknoloji, lojistik…) kapsayan temel bir yönetim işlevidir.

İÇ KONTROL

59

Organizasyonun her seviyesindeki kişileri (yönetim kurulu, yöneticiler, çalışanlar) kapsayan, insan kaynakları bazlı bir süreçtir.

• NEDEN?

İÇ KONTROL

60

•Kontrol, sadece riski azaltmaktır.

•Kontrolleri bir kez tanımlamak yeterlidir.

•Daha çok kontrol daha iyidir.

•Kontrol denetçinin işidir.

İÇ KONTROL EFSANELERİ

61

İÇ KONTROL EFSANELERİNE YANITLAR• Kontrol yönlendirici, ortaya çıkarıcı ve iyileştirici nitelikte olabilir. Riski azaltan tipi “önleyici” kontroldür.

•Strateji ve hedefler değiştikçe kontroller yeniden tanımlanmalıdır. Ayrıca kontrol etkinliği de sürekli izlenmelidir.

•Maliyet etkinliği unutulmamalıdır. Ayrıca kötü tasarlanmış çok sayıda kontrol, amacı sağlamayabilir.

•Denetçinin asli işi, kontrollerin etkinliğini izlemek ve iyileştirme önerisi sunmaktır. Kontrol ise herkesin işidir.

62

YÖNETİCİLERİN İÇ KONTROL SORUMLULUKLARI

• Olumlu atmosfer yaratma,

• Kurum değerlerine uygun davranış tarzı için rehberlik,

• Kötüye teşviki engelleme,

• Gerekli seviyede disiplin uygulama,

• Çalışanlar için davranış kodları tanımlama,

• Personel yetkinliği sağlama, eğitimi ve gelişimi sürekli kılma

63

• Kritik yetki ve sorumluluk alanlarını belirleme,

•Rapor akışlarını tanımlama,

•Risk analizine göre, yönetim kontrol prosedürlerini oluşturma,

•Yönetim kontrolünü; eğitim, toplantılar ve günlük destek hareketleri ile canlı tutma,

•Kontrol aktivitelerini izleme ve üst yönetime raporlama

YÖNETİCİLERİN İÇ KONTROL SORUMLULUKLARI

64

Etrafınızda şunları duyduğunuz oluyor mu?

“Böyle yapıldığını bilmiyordum..”

“Bu alımın sözleşmesi nasıl olacak?”

“Eskiden beri böyle yapıyoruz.”

Bu gibi ifadeler, kurumun prosedürleri ve yasal düzenlemelerle ilgili bilgi eksikliğinin sinyalleridir.

İÇ KONTROL İHTİYACI

65

X işini kim yapıyor dediğinizde, nasıl yanıt alıyorsunuz?

•Şuna benziyor mu:“Ali‟ ye güveniyoruz. Bu işleri o halleder.”

•Görevler net tanımlanmamış ve görevlerin ayrılığı tarif edilmemiş gibi..

66

Aya ilk ayak basan COSO

değil!

67

• 1985‟te bir araya gelmiştir (Treadway Komisyonu)

•Bir grup kaliteli finansal raporlama gönüllüsüdür.

•6 kişidir.

•Bir başkan ve 5 temsilciden (sponsor kuruluş temsilcileri) oluşur.

•Yılda 2 kez toplanır.

•Her temsilci 3 yıl görev yapar.

•Kadrosu yoktur.

COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)

68

Amerikan Muhasebeciler Birliği Amerikan Yeminli Mali Müşavirler Enstitüsü Uluslar arası Mali Yöneticiler Birliği İç Denetçiler Enstitüsü Ulusal Muhasebeciler Birliği (MuhasebeYöneticileriEnstitüsü)

AMERİKANIN 5 BÜYÜK PROFESYONEL KURULUŞUNDAN TEŞEKKÜL ETMİŞTİR.

69

• Sistem değil, süreçtir. (O halde yönetilmelidir!)

• Kişilerden etkilenir. Sadece politika ve prosedürler değildir!

• Mutlak değil, belirli oranda güvence sağlar.

• Stratejik hedeflere, planlandığı gibi ulaşılmasını sağlamak üzere tasarlanmıştır.

COSO’ya Göre İç Kontrol;

70

COSO’ya

• TEPKİSEL ÖNGÖRÜSEL• İNSAN ODAKLI RİSK ODAKLI• TESPİT ET / DÜZELT ÖNLE / İZLE • KALİTEYİ DENETLE KALİTEYİ ÜRET • KATKI SINIRLI HERKES KATKI SAĞLAYABİLİR • DENETİM YOLUYLA OPERASYONLAR YOLUYLA ÇÖZÜM ÇÖZÜM

GELENEKSEL’den

71

COSO PİRAMİDİ

Kontrol ortamı temelde yer alır, kontrol faaliyetleri ve risk değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak gözetimin ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanır.

72

73

74

• İş ahlakınızı nasıl tanımlarsınız?• Yönetim anlayışınız ve tarzınız nedir?• Organizasyon yapınız bilgi akışını kolaylaştırıyor mu? Zorlaştırıyor mu?• Yetki ve sorumluluklar açıkça tanımlı mıdır?• Personeliniz yeterli sayıda mı? Uygun yeteneklere sahip mi? Uygun eğitimi almış mı?• İnsan Kaynakları fonksiyonlarını uyguluyor musunuz? Politikalar tanımlı mı?

KONTROL ORTAMI: ATMOSFER

75

• Risklerin tanımlanması, değerlendirilmesi ve kritik risklere karşılık aksiyon alınması sürecidir.

• Yönetim, riskleri tanımlar ve analiz eder.

• Denetçiler Risk Değerlendirme Süreci‟ni değerlendirir.

• Tüm riskleri tanımlamak ve önlem almak mantıksızdır. Ekonomiklik unutulmamalıdır.

• Riskleri sadece yönetim değerlendirir, çalışanlar hedeflere ulaşmakla sorumludur.

• Denetçiler, risklerin değerlendirilmesi ile ilgili rehberlik yapabilir.

RİSK DEĞERLENDİRME

76

KONTROL AKTİVİTELERİ

• Politika ve prosedürlerdir.• Risklerin ortaya çıkmasını önleyecek aksiyonları tanımlar.• Kurum çapında, tüm fonksiyonlar ve tüm seviyelerde gerçekleşir.• Kontrol aktivitesi türleri; Hedeflerle Yönetim, Performans değerlendirme, Fiziksel kontroller, Yetkilendirme, Mutabakat, Gözden geçirme, Onay, Görevlerin ayrılmasıdır.

77

BİLGİ VE İLETİŞİM

•Bir işin yapılmasında gerek duyulan bilginin, gerek duyulduğu anda ve gereken güven seviyesinde hazır bulunması sağlanmalı

•Kritik bilgi, zaman ölçeği ile tanımlanmalı

•İletişim ortamları (bültenler, e-postalar, web sunuları, toplantılar) çalışır durumda tutulmalı ve kullanımı teşvik edilmeli

78

İZLEME VE DEĞERLENDİRME

•Yönetimin sürekli gözetimi

•İç Denetçilerin periyodik gözden geçirmeleri

•Kontrol hataları raporlama (Kontroller düzgün çalışıyor mu?)

•Özdeğerlendirmeler

79

• Stratejiler belirlendi ve dokümante edildi.

• Hedefler tanımlandı. • Hedeflere nasıl ulaşılacağının takip edilmesi için araçlar da tanımlandı (Süreçler ve Performans Göstergeleri).

• Gösterge değerleri girildi (Performans Hedefleri).

• Performans hedeflerine ulaşmak için ne yapılacağı da belli! (proje ve faaliyetler/performans programı)

• Peki nasıl gidiyor?

NEYİ KONTROL EDERSİNİZ?

80

81

82

83

Stratejik Yönetim Alt süreci iş akış şemasını koy.

Sabırla Dinlediğiniz İçin

TEŞEKKÜR EDERİM.

84 / 50

SON OLARAK…