1

ПОСТРОЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЫ ЗАКУПОК –

ПУТЬ К СНИЖЕНИЮ ОПЕРАЦИОННЫХ ЗАТРАТ

2

Предпосылки к изменению:

ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАКУПОК НА УРОВНЕ КАЖДОЙ ДИРЕКЦИИ (6 Дирекций);

ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ СИСТЕМА ПРОВЕДЕНИЯ ОПЛАТЫ ПОСТАВЩИКАМ;

НЕПРОЗРАЧНАЯ СИСТЕМА ЗАКАЗОВ И РАСПРЕДЕЛНИЯ ТОВАРОВ;

ОТСУТСТВИЕ ЕДИНОГО ПОДХОДА К ОЦЕНКЕ КАЧЕСТВА ТОВАРОВ/УСЛУГ И К ОЦЕНКЕ ПОСТАВЩИКА;

НЕЭФФЕКТИВНАЯ СИСТЕМА ДОСТАВКИ;

ОТСУТСТВИЕ ЕДИНЫХ ШАБЛОНОВ ДОГОВОРОВ С ПОСТАВЩИКАМИ;

3

Эффективная система закупок

• Двухуровневая система управления

закупочной деятельностью

• Комбинированная структура

закупочной организации

(централ./децентрал.)

• Проведение тендеров

• Бюджет • (планирование и контроль расходов)

• Эффективная система

закупок

4

Двухуровневая система управления закупочной деятельностью

Уровень 1Проведение

тендеров Работа с внутренним

заказчиком; Создание

технического задания;

Проведение тендера; Подписание

договора; Передача договора

на администрирование/создание инструкции по работе по договору;

Уровень 2Администрирование

договора Размещение заказов

поставщику; Управление

поставками; Проведение закрытия

поставок; Решение

конфликтных ситуаций;

5

КОМБИНИРОВАННАЯ СТРУКТУРА ЗАКУПОЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Централизованная90%

стандартизация бизнес процессов закупок;

синхронизация графиков поставок и консолидация заказов;

унификация закупочной номенклатуры (стандартизация товаров);

планирование и отслеживание показателей бюджетного контроля;

Децентрализованная10%

разовая закупка товара/услуги;

низкая стоимость необходимой закупки;

Закупки услуг, ценовую политику на которые формирует государство(прим. коммунальные услуги)

6

Организационная структура закупочной организации

• ГО• Управление закупочной деятельностью:• -проведение тендеров;• -заключение и администрирование договоров по централизованным

закупкам;• -управление поставками/сервисами;• -контроль за оплатами;• - техническое сопровождение по интерактивной системе

децентрализованных закупок;

• Дирекция• - проведение локальных тендеров совместно с ГО;• - подтверждение потребностей в интерактивной системе, созданных отделениями Дирекции

(централ. / децентрал.);

- регулирование бюджетов в зависимости от потребности (переносы бюджетов с одной статьи на другую); - осуществление децентрализованных закупок;

Отделение- создание потребности в интерактивной системе по централ./децентрал. закупкам;- подтверждение получения товара в интеракт.системе;• - инициирование децентрализованной закупки;

7

Стандартный процесс закупки. Синхронизация графиков поставок и консолидация заказов.

8

УНИФИКАЦИЯ ЗАКУПОЧНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ

До централизации

Канц. товары: более 1000 наименований

Фирменные бланки и конверты:более 150 наименований

Продукты питания:более 600 наименований

После централизации

Канц. товары: 291 наименование

Фирменные бланки и конверты:15 наименований

Продукты питания:51 наименование

9

Бюджет. Система активного контроля бюджета.

• Возможность планирования на основе статистики отнесения расходов;

• Внесение бюджета/лимита по каждому отделению для каждой статьи расходов;

• Проверка наличия бюджета при создании потребности;

• Возможность переносить средства с одной статьи бюджета на другую;

• Возможность видеть «историю» потребностей и управлять расходами;

10

Тендер. Что влияет на эффективность.

•Тендер. Что влияет на эффективность:

• Работа с внутренним заказчиком;

• Создание технического задания;

• Четко выстроенный

процесс-механика

проведения тендера

(электронная система

тендеров);

• Аналитический и

всесторонний анализ

результатов тендера;

11

Оценка экономической эффективности проведения тендера.

12

Эффективная система закупок. Результаты.

• Двухуровневая система

управления закуп. деят-

тью

• Комбинированная структура

закупочной организации

•Бюджет

•Тендер

• - Экономия расходов на закупку товаров/услуг; • -Сокращение админ.-

управленческих расходов;

• -Четкие и единые бизнес-процессы

закупочной деятельности;