Автоматизация закупок. Переход к Федеральной

контрактной системе

Программа online-конференции

Общая информация об организаторе

Анна Алексеевна Кузнецова, Руководитель по развитию направления документарных систем NAUMEN

Автоматизация закупочной деятельности в соответствии с требованиями 44-ФЗ

О компании NAUMEN

6 офисов по миру

300 сотрудников

200 разработчиков ПО на Java, C++, Ruby-on-Rails

Проектный опыт

Перечень услуг

Аудит

Консалтинг

Внедрение систем

Комплексное обучение

Реализация интеграционных схем

Индивидуальная кастомизация решений

Сервисное и техническое сопровождение проектов

Основные решения

Система управления закупками для государственного и коммерческого сектора с поддержкой 94-ФЗ и 223-ФЗ

Канцелярия, электронный архив и СЭД для холдинговых и распределенных организаций с поддержкой BPMN

Решение №1 в России для управления ИТ-услугами и деятельностью сервисных служб по методикам ITIL/ITSM

Решение №1 в России для построения рентабельных корпоративных и аутсорсинговых контакт-центров

Система управления учебным процессов в высших и средних специальных учебных заведениях

Мы – эксперты в закупках

Программа «Разговор PRO...»Тема: «Госзакупки прирастают заказчиками»

Проект на Naumen GPMS для Администрации Санкт-Петербурга стал победителем конкурса «Проект года. Выбор ИТ-директоров России» в номинации «Лучший региональный проект». Награждение состоялось 30 января 2013 года.

Комментарий по теме: «Законодательные инициативы (223-ФЗ) в сфере закупок компаний с гос.участием»

О Naumen GPMS

Naumen General Procurement Management System

Специализированное решение для автоматизации деятельности по закупкам продукции и услуг для органов власти, компаний с государственным участием и крупных коммерческих предприятий.

Решаемые задачи:

•Комплексное планирование и исполнение закупочной деятельности

•Поддержка проведения тендерных процедур

•Ведение реестра контрактов и поставщиков.

Эффект от внедрения:

•Повышение показателей экономии при размещении заказа

•Увеличение показателей качества закупаемых товаров и услуг

•Сокращение времени и трудозатрат на закупочную деятельность

Naumen Управление закупками

Положение на рынке:

•15,000 организаторов закупок уже пользуются нашим решением

•Наиболее законченное решение на рынке СНГ

•Соответствие 94-ФЗ и 223-ФЗ

Отраслевая применимость:

•Администрации регионов

•Государственные корпорации

•Все компании с гос.участием

•Крупные холдинговые компании

•Промышленность и ТЭК

Проектный опыт Naumen GPMS

• Государственные:

• Администрация Санкт Петербурга с 2010 г.

• Администрация Орловской области с 2008 г.

• Правительство Свердловской области с 2006 г.

• МинПромТорг Российской Федерации

• Администрация Нижнего Тагила• Коммерческие:

• ФГУП Почта России

• ОАО Ростелеком• Публичные ЭТП:

• ООО «Сетонлайн» www.setonline.ru

• ООО «БашЗаказ» www.bashzakaz.ru

Администрация Санкт-Петербурга

• Государственный заказчик по 94-ФЗ;

• Система функционирует с 2010 года;

• 20000 зарегистрированных, 1000 одновременных пользователей;

• Победитель конкурса «Проект года. Выбор ИТ-директоров России. 2012» в номинации «Лучший региональный проект»;

• Функции: полный цикл от планирования до учета договоров;

• Ключевые задачи повышения качества размещения заказа: планирование госзаказа, контроль лимитов бюджетных обязательств, интеграции с информационными системами казначейства города;

• Проект выполнялся совместно с партнером/заказчиком, в том числе было проведено обучение разработчиков .

Оператор электронный торгов ООО «Сетонлайн»

• Федеральный оператор электронной торговой площадки по 223-ФЗ и для коммерческих нужд;

• Охватывает 80% закупок Почты России и Ростелекома;

• Обеспечивает работу отделов закупок в том числе для филиальных структур;

• Несколько сотен активных торгов на сумму около 4 млд.руб.;

• Позволяет экономить порядка 10% бюджетных средств;

• По требованию Заказчиков и Организатора торгов система постоянно дорабатывается.

Когда стоит задуматься об автоматизации

Признаки неэффективности

• Сбор и согласование потребностей департаментов в эл.почте

• Сведение планов-графиков закупок вручную (в т.ч. выявление возможностей объединения объемов закупок)

• Контроль лимитов бюджетов на стороне фин.отдела

• Подготовка закупочной документации вручную

• Неиспользование электронных форм торгов, либо их малый %

• Ручная публикация всех извещений и отчетов на ООС

• Отсутствие централизованной информационной системы

• Несистемное ведение реестра контрактов, в т.ч. на рабочих ПК

Автоматизация закупочной деятельности в соответствии с

требованиями 44-ФЗ

Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013 г.Полный цикл закупки

Контроль бюджетных

лимитов

Мониторинг, контроль и аудит

Планирование

Подготовка документации

Осуществление закупки

Исполнение контрактов

Отчётность

Функции системы. Контроль бюджетных лимитов

Система позволяет вести учет бюджетных лимитов организации, загружать их из сторонних источников, возможна интеграция с

бюджетной системой

Контроль не превышения бюджетных лимитов суммой закупок

Учет бюджетных лимитов организации

Распределение бюджетных лимитов по подразделениям Учет бюджетных лимитов по подразделениям

Задачи Возможности системы

Пример. Работа с бюджетом

Бюджетные лимиты могут учитываться как в целом по организации, так и по отдельным подразделениям.

В собственном бюджете подразделения отражается использование бюджетных средств

Функции системы. Планирование

Учет обоснования цены закупки в системе. Дополнительно, система может осуществлять подбор ранее заключенных

контрактов (по данным системы) для обоснования цены закупки методом сопоставимых рыночных цен

Формирование и учет планов на основе потребностей организации, возможность согласования планов как внутри

организации, так и с уполномоченным органом

Обоснование цены закупки

Обоснование необходимости закупки, требований к

предмету закупки

Формирование и согласование планов закупок

Формирование и согласование планов-графиков

Учет обоснования необходимости закупки, требований к предмету закупки, формирование требований к предмету закупки на основе

справочников организации

Формирование и учет планов-графиков подразделений организации, формирование консолидированного плана-графика всей организации, возможность согласования планов-графиков

Задачи Возможности системы

Пример. Планирование размещения заказа.План-график закупок

При добавлении строки плана графика – указывается статья бюджета – по которой будет осуществлено финансирование закупки

Возможно формирование печатной версии плана

Пример. Мониторинг цен, для определения максимальной цены контракта

• Формирование по лоту обоснования планируемой цены контракта с занесением данных о ценах по результатам проведенного мониторинга рынка, с указанием цены за единицу товара (работы, услуги), количества закупаемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг с попозиционной детализацией внутри лота;

• Контроль на указание не менее 3-х результатов опроса цен;

• Формируется печатная форма мониторинга цен.

Функции системы. Подготовка документации

Формирование документации на основе шаблонов организации.Согласование конкурсной документации.

Автоматическое формирование извещения с использованием информации из плана графика закупки

Согласование извещения о проведении закупки.

Подготовка конкурсной документации

Подготовка приказа о составе комиссии

Подготовка извещения о проведении закупки

Подготовка приказа о проведении закупки

Учет пожеланий подразделений о составе комиссииФормирование приказа на основе шаблонов организации.

Автоматическое формирование приказа на основе шаблонов организации.

Задачи Возможности системы

Пример. Формирование заявок на размещение заказа

При формировании заявки на размещение заказа заказчик указывает все сведения, необходимые Уполномоченному органу для проведения закупки. Заказчик направляет заявки на согласование в Уполномоченный орган.

Подготовка документации для закупки начинается с создания заявки на закупку.

Пример. Извещение о проведении открытого конкурса

Создание открытого конкурса, на основе ранее созданной заявки на закупку

Ввод данных о закупаемой продукции и этапах размещения заказа

Формирование извещения о проведении открытого конкурса

Функции системы. Осуществление закупки

Автоматическое размещение извещения и конкурсной документации в ЕИС, на собственном сайте заказчика, а так же на электронной

площадке (в случае интеграции с электронной площадкой)

Размещение протоколов в единой информационной

системе

Признание заявки получившей максимальную оценку (или иной по решению комиссии) - победившей, с включением данной

информации в итоговый протокол.

Размещение извещения о закупке и конкурсной

документации к ней в единой информационной системе

Прием, рассмотрение и оценка заявок

Определение победителя

Формирование протоколов в соответствии с

законодательством

Прием заявок на участие в закупке, ведение журнала заявок, а так же учет, результатов их рассмотрения и оценки комиссией.

Автоматическое формирование всех протоколов, требуемых законом.

Автоматическое размещение всех протоколов в единой информационной системе (до ее появления – на сайте

zakupki.gov.ru), на собственном сайте заказчика.

Задачи Возможности системы

Пример. Журнал заявок на участие в закупках

В журнале заявок ведется учет всех заявок на участие в закупке.

Новая заявка регистрируется в системе, в ней указываются сведения о поставщике и условия заявки, включая данные об обеспечении заявки

Пример. Рассмотрение и оценка заявок

Ввод данных по рассмотрению заявок

Ввод данных по распределению мест заявок

Функции системы. Заключение и исполнение контракта

Учет контрактов, их изменений, а так же случаев расторжения

Оплата контракта Учет платежей по контракту, включая авансовые платежи.

Заключение контракта

Внесение изменений, расторжение контракта

Отслеживание хода исполнения контракта

Экспертиза результатов

Учет документов по исполнению контракта

Автоматическое размещение контракта в ЕИС, а также изменений по контракту, сведений о его расторжении, а так же всех сведений

об исполнении контракта

Задачи Возможности системы

Размещение контракта, сведений по его исполнению, изменению, расторжению в единой информационной

системе

Учет результатов проведения экспертизы

Пример. Включение нового контракта в реестр контрактов

Регистрация контрактов на основе данных завершенных заказов

Возможно добавление изменений к контракту

Пример. Исполнение контракта

Добавление сведений о счетах фактурах, об актах выполненных работ

Учет первичных документов в системе

Функции системы. Отчетность о результатах закупки

Доступно автоматическое формирование следующей отчетности:

Отчет по форме № 1-торги (Росстат)Реестр договоровОтчет по эффективности закупокОтчет по исполнению плана закупкиОтчет по закупкамОтчет по объявленным и завершенным заказамОтчет по показателям конкуренцииОтчет по участию региональным поставщиков

Возможна разработка отчетов по формам организации.

Функции системы. Интеграция с внешними системами

В Naumen GPMS реализована интеграция со следующими системами:

Официальный общероссийский сайт zakupki.gov.ru. Автоматическое размещение данных о закупке в личном кабинете (в состоянии – черновик), и ответное получение данных (например реестровый номер закупки).Бюджетные системы. Информационный обмен осуществляется в соответствии с Требованиями к форматам текстовых файлов, используемых при информационном взаимодействии между органами Федерального казначейства и участниками бюджетного процесса, неучастниками бюджетного процесса, бюджетными учреждениями, автономными учреждениями, Счетной палатой.Системы электронного документооборота. В случае использования Naumen DMS – функция доступна без дополнительных доработок, в остальных случаях – требуется доработка по отдельному техническому заданию.

Дополнительная функциональность

Уведомления по электронной почте об этапах обработки документов контрактными управляющими (заказчиками), уполномоченным органом.

Использование средств электронной подписи при согласовании и утверждении документов.

Учет запросов на разъяснение конкурсной документации, и ответов на них, а так же их автоматическое размещение в единой информационной системе, на собственном сайте заказчика, на электронной площадке.

Формирование комиссии, планирование деятельности комиссии.

Проведение общественных обсуждений на внешнем сайте системы, и отражение хода обсуждений в самой системе.

Учёт по каждому заказу жалоб и предписаний об устранении нарушений законодательства.

Преимущества использования Naumen GPMS

Взаимодействие всех участников процессов контрактной системы в едином информационном пространстве

Полнота учета информации от планирования закупки до исполнения контракта

Учёт и контроль использования бюджетных средств на всех этапах закупки

Автоматическое формирование документов и сведений, сопровождающих процессы закупок

Планирование и контроль деятельности сотрудников уполномоченного органа и контрактных служб

Предоставление сведений, в том числе специализированных отчетов, для обеспечения контроля и мониторинга закупок уполномоченным органом, контролирующими органами и заказчиками

Полная двусторонняя интеграция с сайтом zakupki.gov.ru и типовыми системами составления и исполнения бюджетов

Спасибо за внимание!

Анна КузнецоваРуководитель по развитию направления

документарных систем NAUMEN

• sales@naumen.ru

• akuznetsova@naumen.ru

• +7 (495)783-02-87

• www.zakupki365.ru

• www.naumen.ru