الرقمية واألرشفة أنظمة التوثيق 1133فبراير 31-31دبي

ماستر مايند للتدريب والتطوير

دورة تدريبية تطبيقية

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 1

الفهرس

1 .................................................................................................................................................... مقدمة .3

1 ................................................................................................................................... التوثق علم تعرؾ .3.3

1 .......................................................................................................................................... تارخة لمحة .3.1

1 .................................................................................................................................. التقلدة التوثق نظم .3.1

1 ................................................................................................................................... الحدثة التوثق نظم .3.1

1 ................................................................................................................................ الضوئة األرشفة نظم .3.1

1 ............................................................................................................................... الرقم األرشؾ نظام .3.1

1 ............................................................................................................................. مجةالمند المتكاملة النظم .3.1

8 ....................................................................................................................... اإللكترونة األرشفة تطبقات .1

8 .................................................................................................االلكترونة األرشفة إلى المإسسات تحتاج لماذا .1.3

8 ...................................................................................................... :المإسسات داخل التقلدة األرشفة سلبات .1.1

9 ........................................................................................................................................ الرقمة ألنظمةا .2.3

9 .................................................................................................................................... رائدة تجارب .1.1.3

30 .......................................................................................................... األرشؾ ف الرقمة النظم مزاا .1.1.1

33 .........................................................................................................................................الوسائط .1.1.1

31 ..................................................................................................................................... التجهزات .1.1.1

31 ..................................................................................................................................... البرمجات .1.1.1

31 ...................................................................................................للعمل امكنظ الضوئة األرشفة استخدام .1.1.1

31 ............................................................................................................................. اإلنترنت أرشؾ .1.1.1

InfoDoc" ...................................................................................................... 31" االلكترونة األرشفة برنامج .1

InfoDoc" ............................................................................................... 31"االلكترونة األرشفة برنامج هو ما .1.3

31 .................................................................... : بالمإسسات "InfoDoc"االلكترونة األرشفة لبرنامج العمل طرقة .1.1

31 ..................................................................................................................... بالبرنامج الملفات وأمن سرة .1.1

InfoDoc" .............................................................................................. 31" االلكترونة األرشفة برنامج سمات .1.1

InfoDoc" ............................................................................................... 38" االلكترونة األرشفة برنامج مزاا .1.1

10 ................................................................................................... األرشؾ مإسسات لوصؾ الدول المقاس .1

11 .......................................................................................................... اإللكترونة األرشفة إشكالة من جانب .1

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 2

هقذهح .1

الرىثيق علن ذعريف .1.1

طرة على تختلؾ تعرفات علم التوثق باختالؾ المجاالت المطلوبة، ولعل أهم وأفضل هذه التعرفات هو: "التوثق هو علم الس

المعلومات".

ذلك أن هذا التعرؾ نطبق على نظم التوثق التقلدة. كما ستوعب االتجاهات الحدثة لهذا العلم، فالمعلومات مكن أن تتضمن جمع

السطرة األشكال بدءا من الوثقة والكتاب وانتهاء بالصورة والتسجالت الصوتة والفدوة والنصوص اإللكترونة. كما أن مفهوم

تضمن العملات الفنة التقلدة كالتجمع واالختزان والفهرسة والتصنؾ والتكشؾ، كما تضمن االتجاهات الحدثة كمحركات البحث

.والمكانز والفهرسة اآللن

ذاريخيح لوحح .1.1

بمفهومه التوثق أن ذلك الكتاب، نالتدو سبقت التوثق بداات إن أي القدمة، العصور إلى Documentation التوثق بداات تعود

التناقل على أضا نطبق منها، االستفادة مكنهم الذن األشخاص إلى ونقلها العلمة والمعلومات التارخة األحداث حفظ أي: الواسع

هومروس مالحـم نتوكا اإلسـالم، قبل العرب تارخ توثق ف الجاهل الشعر فؤسهم والمهارات، والمعـارؾ للمعلومات الشفاه

كان واإللاذة األودـسة لملحمت الشفاه التناقل وإن اإلؼرقة، الذاكرة عمق ف ؼائرة كانت تارخة فترة «وث قت» اإلؼرق الشاعر

المحطات تحدد مكن القدم العالم تارخ ف التوثق إطار وف. عددة بقرون تدونهما قبل وذلك الشفاه التوثق أشكال أول من

:اآلتة الرئسة

والمعتقدات والطب الشـعر تدون اسـتوعبت الت التصورة، الكتابة من عال مستوى إلى والمصرة السورة الحضارتان وصلت ـ

.والعلوم الدنة

من المدونـة علوماتالم ونقل الوثائق، تبادل الممكن من أصبح وبذلك البردي، ورق المالد قبل 1100 نحو من المصرون اكتشؾ ـ

.آخر إلى مكان

لوا( الرقم) فخارة ألواح على الكتابة وهو آخر وسـطا المالد قبل 3100 نحو السومرون اكتشؾ ـ المسمارة بالكتابة علها وسـج

روا أن بعد وذلك التجارة، ومبادالتهم وعلومهم تارخهم .مسمارة كتابة إلى القدمة التصورة كتابتهم طو

.المالد قبل الثانة األلؾ ف النهرن بن ما وبالد مصر ف العالم ف والمصنفة المنظمة المكتبات أولى ظهرت ـ

على وأثرت القدم، العالم ف للكتابة الواسع االنتشار أمام الطرق فتحت أبجدة أول سـورة ف ظهرت المالد قبل الثامن القرن ف ـ

.الالتنة األبجدة بعد فما منها انطلقت توال الونانة األبجدة

البشرة منح مما اإلنجل، من سطرا 11 من تكون مطبوع كتاب أول ؼوتنبرغ وحنا مطبعة أخرجت( م3111 -3110) الفترة ف ـ

.المكتوبة للنصوص الواسع النشر إمكانة

.الوم حتى المكتبات تصنؾ نظم وأهم شهرأ وهو ،Melvil Dewey دوي تصنؾ نظام ظهر عشر التاسع القرن ف ـ

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 3

أن نعرؾ مثال بالدنا وف العالم، الوثائق التراث من هامة أجزاء دمار إلى فترات على أدت كبرة كوارث اإلنسان التارخ عرؾ

ورق قصاصات وكؤنها رقالح بعد الوثائق بدت حتى العصر لذلك الهائل التراث المخزون دمر القدمة بمصر اإلسكندرة مكتبة حرق

ماه اسودت حتى النهر ف بؽداد اإلسالمة العربة اإلمبراطورة عاصمة ف التارخة والوثائق بالكتب المؽول رمى وقد تمزها، تعذر

عهدها انقضى الت القدمة الدول وثائق مصر فكان ومؽربه، العرب الوطن مشرق ف الحاكمة واألسر الدول وتعاقبت. أام لعدة دجلة

الرسمة الوثائق حفظ كان الدولة، بوثائق أحاط الذي المستمر الخطر هذا وأمام القلل إال منها نج ولم التامة، اإلبادة إلى ؼالبا إول

على ةالرسم الوثائق إلى القدمة الشعوب سلطات نظرت وقد ، العصور مدى على الدولة لرجال األساسة الهموم أحد القادمة لألجال

ف هامة تراها الت الوقائع تسجل الوثائق هذه خالل من وحاولت وسطرتها، وقوتها وسادتها الدولة لهبة الهامة المظاهر أحد أنها

الدولة رجال سجل ومصر، وسورة الرافدن بالد ف القدمة الحضارات وف حكامها، حققه الذي النفوذ مدى تثبت والت دولتها، تارخ

ف أدنا إلى وصولها سرت بطرقة وحفظوها واألساطر، واآلداب والحسابات والمعامالت والقوانن والشرائع التارخة وقائعال أهم

.الحدث العصر

لالدو أن نجد وكذلك ، الحكومة اإلدارة ف المواقع أفضل حتلون كانوا األرشؾ رجال أن نجد القدم بالدنا تارخ إلى ننظر عندما وإننا

البلدان ف متعارؾ هو ما عكس على المتكامل، الدنامك معناه وتعطه األرشف العمل مع كبر باحترام تتعامل عصرنا ف المتقدمة

ثانوي، عمل أنه على األرشؾ مع والخاصة الرسمة المإسسات معظم تتعامل حث األرشف، العمل إلى دونة نظرة من الوم العربة

بعض أن المإسؾ ومن الرسمة، الوثائق إلى الحاجة تنته عندما بدأ األرشؾ عمل أن المتخصص ؼر جمهورال عتقد وحث

مدان ف للعمل مإسستهم ف الموظفن أحد نقل بؤن التؤكد عن توانون وال النظرة، هذه تبنون العربة المإسسات بعض ف المسإولن

عالقة إضعاؾ إلى إدي الوم، الحكوم العمل وبن األرشف العمل بن الفصل هذا اراستمر وإن له، عقوبة بمثابة هو األرشؾ

عن تنتج الت األخطر والمشكلة الدونة، النظرة وهذه اإلهمال هذا إلى النهاة ف وإدي الحكومة، بالمإسسات األرشؾ ف العاملن

محددة مدة بعد إلها، الحاجة انتهاء عند الوثائق بتسلم تلزمها الت ونةالقان النصوص الرسمة المإسسات احترام عدم هو الوضع هذا

. األرشؾ دار أو الوثائق مركز إلى قانونا،

الرقليذيح الرىثيق نظن .1.1

جددة أسالب استكشاؾ إلى بالموثقن دفع مما نفسها، عن باإلعالن المعلومات انفجار ظاهرة مالمح بدأت عشر التاسع القرن ف

ف المكتبات مجـال ف العاملن أهم أحد وهو هنري، جوزؾ لسان على ورد الذي التحذر وكان. الظاهرة هذه مواجهة ف عدهمتسا

:قائال 3813 عام التوثق مستقبل تجاه قلقه عن وعبر البلدن، هذن ف مكتبة 180 إنشاء ف أسهم وبرطانة، المتحـدة الوالات

كلها وتعد النشرات، فها بما المجلدات، من ألفا عشرن نحو بلػ المعلومات، مصادر من سنوا نشر ما مقدار أن التقدرات أثبتت "لقد

اإلنتاج أكداس بن سبلهم الباحثون ضل فسوؾ مالئمة بطرقة الضخمة الكمات هذه ترتب لم وما البشرة، المعرفة رصد إلى إضافة

".وزنه وطؤة تحت تداعى وؾس المعلومات تل أن كما الفكري،

األسالب معظم انطالق وشهد للتصنؾ، دوي نظام والدة مع عشر، التاسع القرن ف انطلق الحدث التوثق علم أن القول ومكن

:التقلدة التوثق نظم ف المستخدمة األدوات أهم ل وفما العلمة أسسها ووضع التوثق مجال ف بعد فما المستخدمة

والبحوث والدراسـات المقاالت بتنظم الكشافات وتعنـى المعلومات، استرجاع ف المستخدمة األساسة األدوات إحدى ه: الكشافات ـ

.رقما أو زمنا أو ألفبائا أو موضوعا إما الكشافات تنظم وكون الكتب، أو الصحؾ أو الدورات داخل

الموجودة العناصر كل الملخص تضمن تتوخى الت االستخالص لقواعد وفقا علمة صورةب تبنى دققة ملخصات ه: المستخلصات ـ

المستخلصات وتتنوع.األصلة الوثقة استرجاع سهل ببلوؼراف وصؾ مع األصلة للوثقة مشـابه بؤسلوب وتصاغ األصلة، المادة ف

(.التلؽرافة) الموجـزة والمستخلصات اإلعـالمة اتوالمستخلص الوصفة المستخلصات فهنالك إنشائها من للهدؾ وفقا

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 4

:أهمها األدلة من عددة أنواع وهنالك وجودها، وأماكن بؤنواعها وتعرؾ والمتجددة الجارة المعلومات إلى الوصول ف تفد: األدلـة ـ

.معن مجال ف المتخصصن بالخبراء تعرؾ: األفراد أدلة -

ؾ: الدولـة المنظماتو والجمعات الهئات أدلـة - .وخدماتها وأنظمتها ومهامها وأقسامها وأعمالها الجهات بهـذه تعر

ؾ: الدورات أدلة - .صدورها وأماكن وتخصصها بالدورات تعر

ؾ: البحث وحلقات المإتمرات أدلة - .عنها الصادرة والبحوث وتوصاتها وأعمالها وأنواعها وؼااتها بالندوات تعر

ؾ: والبصرة السمعة موادال أدلة - .اللزرة واألقراص الثابتة والشرائح والصور واألفالم والفدوة الصوتة باألشـرطة تعر

ونظم المكتبات تصنؾ نظم على وؽلب األرشـؾ، ودور المكتبات تنظم ف المستخدمة األساسة األدوات إحدى ه: التصنؾ نظم ـ

حن ف الفرعة، الموضوعات رإوس إلى العام الموضـوع رأس من واالنتقال الموضوع، الطابع ـةالصحف المعلومات مراكز تصنؾ

إلها الورادة الوثائق تصنؾ على األرشـؾ دور تعتمد .أصدرتها الت للجهة وفقا

وصؾ طرقـة على النظم هذه لوتد األرشؾ، ودور المكتبات مـواد تنظم ف المستخدمة األساسة األدوات إحدى وه: الفهرسة نظم ـ

.الممكنة الجوانب جمع من المعلومات وعاء وصؾ تؽط أن على سلفا موضوعة علمة لقواعد وفقا المعلومات أوعة

استرجاعها، ثم ومن المعلومات تخزـن ف تستخـدم والت( المفتاحة الكلمات) الرئسة البحث كلمات تتضمن الت النظم ه: المكانز ـ

.االسترجاع ف المستخدمة ذاتها هـ تكون أن جب اإلدخال ف المستخدمة الواصفات أن أي مقدة، لؽة ه المكانز أن البان عن نوؼ

الحذيثح الرىثيق نظن .1.1

الذي شبو فانفار هو التقلدة التوثق نظم تجاوز بشكل المعلومات، استرجاع نظم أمام جددة آفاق فتح ضرورة إلى أشار من أول لعل

فحنما التكشؾ، نظم ف الدقة وعدم االفتعال إلى بعد حد إلى الوثقة، إلى الوصول عن عجزنا رجع: »فه قال 3911 عام مقاال كتب

إلى فرع من بتتبعها( تحقق إذا) المعلومات إلى الوصول وتم رقما، أو هجائا ترتب فإنها االختزان مكان ف نوع أي من بانات توضع

نتقـل المواد إحـدى على حصل عندما فهو األفكار، ترابط أو المعان بتداع عمل وإنما الطرقة، بهذه عمل ال البشـري والعقل...آخر

التقلدة، التوثق نظم تجاوز إلى دعا من أول بوش فانفار كون وبذلك. «المعان تداع اقترحها الت األخرى إلى واللحظة التو ف

البحث محركات واعتماد واالسترجاع البحث تقنات تطوـر مع الزمن، من قرن نصؾ قارب ما تحققها قبل تنتظر أن بد ال وكان

( Hypertext- الممنهل) الفائق النص ظهور ومع العصبونة، والشبكات اآللة والمكانز

الكتب مالن بتحول البرطانة والمكتبة الكونؽرس مكتبة وقامت متطورة، استرجاع نظم على العالم ف الكبرى المكتبات تعتمد والوم

ر بحث إجراء الوم باإلمكان صار إذ الرقم، الشكل إلى الورق شكلها من وكلماتها وموضوعاتها الكتب عناون ف فقط لس متطو

.الكتاب ف وردت كلمة أي عن البحث خالل من بل المفتاحة،

:الحدثة اإللكترونة التوثق نظم ف ستخدمةالم األدوات أهم ؤت وفما

النصوص تكـن لم إذا أو رقما، المخزنـة الوثائق أو الكتب نصوص ف ومرادفاتها الكلمات عن بحث ذك برنامج وهو: البحث محرك ـ

مكن أنها التعلم،أي بإمكانـةو بذكائها المحركات هذه بعض تتمز كما. الملخصات نصوص ف البحث ستطع فإنه الكامل بشكلها مخزنة

.مرة كل ف المستفد لحاجات وتلبتها مطابقتها ومدى البحث نتائج تقوم خالل من ذاتا بحثها أسالب تطور أن

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 5

إلى العام من بنها فما ترابط عالقات وإقامة المخزنة النصوص من الواصفات استخراج على عتمد ذك نظام وهو: اآلل المكنز ـ

لحاجات وتلبتها مطابقتها ومدى البحث نتائج تقوم خالل من آل، بشكل العالقات هذه وتعدل بتطور وقوم. ترادؾ وعالقات صالخا

.المستفد

بكلمة متعلقة أخرى نصوص إلى محـددا موضـوعا عالج نص من فورا باإلحالة الفائقة النصوص تقوم(: الممنهلة) الفائقة النصوص ـ

ا نص،ال ف وردت ال االنتقال هذا ولكن. المعان لتداع وفقا أخرى إلى فكرة من باالنتقال المتكاملة، للمعلومات متطورا أساسا شكل مم

أو المواقع هذه ف فحل النص ف المعان تداع كمن أن توقع الذي المإلـؾ لدى وإنما القارىء، لدى المعان تداع على عتمد

.األصل النص مع مترابطة أخرى نصوص على الكلمات

الضىئيح األرشفح نظن .1.1

الوسائل استخـدام دون الوثائق هذه إلى الوصـول العسر من صار األرشؾ، دور ف المخزنة الحكومة الوثائق حجم تعاظم مع

ا إلها، الوصول وتسهل الوثائق هذه لتوصؾ معطات قواعد إنشاء ه المجال هذا ف األولى الخطوة أن الطبع ومن. اإللكترونة أم

د الت للواصفات مكنز مع القاعدة هذه ربط فه الثانة الخطوة لحفظ األحدث الشكل أن إال. الوثائق بهذه المتعلقة الموضوعات بدق ة تحد

على المستفد حل فهو األصلة، بالوثقة المساس عدم ضمن الذي الضوئة، األرشفة نظام إنشاء ف شك دون تمثل الورقة الوثائق

.وسرعة بسهولة الحاسوب ف المخزنة الوثقة صورة

شاهد أن المستفد ستطع ثم ومن ،OCR ضوئا األحرؾ على التعرؾ بنظام الوثقة صورة الضوئة لألرشفة األحدث النظم تربط

قراءتها بعد للوثقة الكامل النص ف البحث من ستفد أن ستطع سهنف الوقت وف والتواقع، األختام مع األصل بشكلها الوثقة صورة

.OCR نظام باستخدام آلا

الرقوي األرشيف نظام .1.1

أمكن وبذلك اإلدارة، مجال ف واالتصاالت المعلومات تقنات تطبقات مجال ف كبرة تطورات العشرن القرن من األخر العقد شهد

عملون المإسسة موظف أن لو كما تماما جؽرافا، المتباعدة الرسمة المإسسات أقسام جمع ف ونقلها لوبةالمط المعلومات معالجة تقنا

بحتة، إلكترونة بئة ضمن تجري الت اإللكترونة الرسمة الوثائق هذه واسترجاع بحفظ األرشفن اهتمام ظهر وهكذا واحد، مبنى ف

:أهمها شروط عدة تطلب الرقم األرشؾ نظام نجاح أن إال. الورق ستخداما دون الحاالت هذه من هام جزء وف

صالحات تحـدد إجراءات خالل من وذلك األصلة، الوثقة على طرأ تعدل بؤي تتحكم قوة حماة المنشود النظام ف تتوفر أن بد ال ـ

أي عن بنسخ تحتفظ كما أنشؤتها، الت والجهة إنشائها تارخ عن معلومات مع األصلة الوثقـة عن بنسـخ وتحتفظ. بدقـة الوثقة إنشاء

.به قامت الت والجهة التعدل تارخ مع علها تطرأ إضافات أو تعدالت

تأنشئ الت والفعالة الوثقة، أنشؤت الت والجهة األخرى، بالوثائق الوثقة عالقة مثل بالساق، المتعلقة المعلومات جمع حفظ من البد ـ

.الوثقة فها

والجداول والحقول والوسط والشكل المصطلحات استخدام وتسجل كالتنسق الوثقة ببنة المتعلقة المعلومات جمع حفظ من بد ال ـ

.الوثقة ف المتضمنة واألشكال والصور واألجزاء والفصول والهوامش

وموضوعها، ونوعها الوثقة تسجل كفة تبن الت لمعطاتا وه الوثقة، حول Meta Data الوصفة المعطات حفظ من البد ـ

.الوثقة محتوى عن معلومات تتضمن كما والسالسل، واألجزاء الوثقة خلفة وتوضح

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 6

مالقد النظام من الوثقـة نسخ تطلب وهذا المتسارع، التقن التطور عبر لالستخدام مالئمة بصورة نفسها الوثقة على الحفاظ من بد ال ـ

وتنسقها الوثقة شكل ذلك ف بما تؽر، دون الوصفة والمعطات والبنـة الساق معلومات على الحفاظ تؤكد مع األحدث النظام إلى

.الداخل

الونذهدح الوركاهلح النظن .1.1

أن الثانة، العالمة الحرب عالنإ: مثال محدد، موضوع عن ستفسر الذي للمستفد تتح متكاملة نظم إلى حالا الحدثة التوثق نظم تتجه

بداة ألحداث تسجلة وثائقة أفالما شاهد أن مكن ثم اإلذاعة، من للخبر الصوت التسجل إلى ستمع ثم الصحؾ، من الخبر هذا قرأ

العمل طور دخلت هذه التوثق ونظم بداتها، ف الحرب دخلت الت الحكومات عن الصادرة الرسمة الوثائق جانب إلى ذلك كل. الحرب

على النظم هذه وتعتمد ،(اإلنترنت) الدولة المعلومات شبكة على متاحة صارت النظم هذه أن التؤكد من بد وال. سنوات عدة منذ فعلا

.الطبعة باللؽة أسئلة نفسه الوقت ف تقبل كما ومرادفاتها، المفتاحة الكلمة عن بحث محركات

الحكومة الجهات وسائر اإلدارات ف إنشائها لحظة من الوثائق رعاة على المتقدمة البلدان ف األرشف لعملا مفهوم عتمد وبالمقابل

إلى نقسم الوثقة عمر أن المعروؾ ومن. باإلتالؾ أم الدائم بالحفظ سواء النهائ مصرها تقرر حتى الوثائق هذه ومتابعة والعامة،

:مراحل ثالثة

.الجاري األرشؾ وسمى كبر، بتواتر المستخدمة أي الجارة، الوثائق على وتنطبق : األولى المرحلة ـ

األرشؾ وسمى عرضا الوثائق استخدام فصبح بها المتعلقة القضاا معالجة وتنته الملفات تؽلق عندما وتبدأ: الثانة المرحلة ـ

.الوسط

هذه وتإول بوثائقها، بالتصرؾ المعنة المإسسة حقوق كل تزول وعندها الوسط، الحفظ فترة تنته عندما وتبدأ: الثالثة المرحلة ـ

.النهائ األرشؾ وسمى. إلها اإلدارة حاجة انتهاء بعد إتالفها أو دائمة بصورة حفظها وتقرر األرشؾ، مراكز إلى الوثائق

حن ف النهائة، األرشفة و والوسطة النشطة: الثالث راحلهام ف الوثائق على باإلشراؾ المتقدمة البلدان ف األرشؾ مراكز وتلتزم

هذه على الفعلة السطرة تملك ال األحان بعض ف وه فقط، الثالثة بالمرحلة فعلا نحصر العربة األرشؾ مراكز عمل واقع أن

.شؾاألر مراكز إلى المنتهة وثائقها بتسلم تلتزم ال المإسسات بعض أن إذ المرحلة،

عمل رتبط أن مكن وبذلك الثالث، بمراحله المتكامل ألرشؾ مفهوم تطبق إلى تسعى أن لألرشؾ، العربة المراكز على وتوجب

ف المسإولن رؼبة وتلبة الحكوم، اإلداري العمل تطور ف وساهم ، الحكومة لإلدارة الوم بالعمل دنامك بشكل األرشؾ

.جدة بصورة والمنظمة الجارة الرسمة الوثائق على باالعتماد وذلك منها، عنصر أي إهمال ودون بسرعة تالمعلوما استرجاع

للنشاط الفوري المردود سلمسون الذن القرار صناع لدى وخاصة والمجتمع، الدولة ف مكانته دعم لألرشؾ المتكامل المفهوم هذا وإن

.علها رفونش الت الحكومة اإلدارة ف األرشف

أبحاثهم وف عملهم ف تفدهم ملموسة نتائج إلى حتاجون سواء، حد على القرار، وصانع والباحثن المستفدن أن إلى نشر أن والبد

مع بالتعامل متخصص كموظؾ صورته تتؽر ولن ، األرشؾ رجل إلى النظرة تتؽر لن الملموسة النتائج هذه تتوفر لم وما ، ودراساتهم

سرة على الحفاظ قوانن بفعل علها االطالع والمستفدون الباحثون ستطع ال والت إلها، الحكومة حاجة انتهت الت القدمة لوثائقا

.الحكومة المعلومات

هذه على اظالحف فعال مكنه وال وذاكرته، الوطن تارخ على المإتمن فهو ، األرشؾ رجل عمل إلى النظرة هذه تؽر جدا المهم ومن

إال تحققه مكن ال وذلك األكمل، الوجه على مهمته لتؤدة الفعلة القانونة والسلطة المعنوة المكانة والمجتمع الدولة تمنحه لم ما األمانة

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 7

العمل تنظم ف مشاركته خالل من استثنائة أهمة األرشؾ رجل عمل منح الذي لألرشؾ المتكامل الدنامك المفهوم باعتماد

تهئة ف المشاركة خالل ومن الوثائق، من مستقاة معلومات من وفره بما القرار اتخاذ دعم ف المشاركة خالل ومن الوم، الحكوم

تقصر أي لتدارك الالزمة اإلجراءات واتخاذ والمراجعة التقم إلى وصوال التنفذ ومراقبة وتتبعه القرار تنفذ أجل من المالئمة الشروط

.القرار اتخاذ بعد حصل تطبق سوء أو

هبة إعالء وإلى المإسسات دولة مفهوم تكرس إلى أضا ستإدي بل فقط، تراثنا على الحفاظ إلى باألرشؾ النهوض محاولة تإدي ولن

.الوطن انتمائه وتعزز والقومة الوطنة المثل إلى الجدد الجل شد وإلى الدولة،

وترسخ والمجتمع الدولة ف المتمز موقعه إثبات تحدي أهمها الثالثة، األلفة مشارؾ على أساسة تحدات العرب األرشؾ وواجه

العالم ف الجددة التكنولوجة التطورات استعاب شك دون بقى األهم التحدي أن إال الثالث، بمراحله المتكامل األرشؾ مفهوم وتطبق

.العربة األرشفة المراكز عمل لظروؾ التكنولوجا هذه من المناسب واختار واالتصاالت، المعلومات تكنولوجا مجال ف وخاصة

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 8

األرشفح اإللكررونيحذطثيقاخ .1

االلكررونيح األرشفح إلى الوؤسساخ ذحراج لوارا .1.1

نتج المإسسة عمر زادة أن كما والخاصة، الحكومة المإسسات ف النشاط لزادة نتجة هائلة زادة عددها فى الورقة المستندات تزداد

حفظ ف التقلدة الدوة النظم استخدام ومع المستندات، واستخدام إنتاج ف المطردة للزادة نتجة المستندات تلك من أكثر أعدادا عنه

الحفظ أماكن تنظم أمام حائال تقؾ الت المشاكل من العدد ظهور إلى هذا أدى معلومات، من بها وما المستندات تلك وتداول واسترجاع

هذه ومن المإسسة، ف العمل نظام تطلبها أن مكن الت المعلومات كافة واستخراج والمستندات الملفات إلدارة العلمة النظم وتطبق

:ل ما المشاكل

: المكان -

متوافر ؼر المكان هذا كون ما وؼالبا فات،للمل المناسبة الحفظ معدات لوضع ضخم وحز كبر مكان إلى الورقة الملفات حفظ حتاج

توفر حالة ف وحتى وتداولها، استرجاعها وأضا حفظها، صعوبة وبالتال الملفات، هذه تكدس إلى إدى مما المإسسات معظم ف

.لةالعا الرطوبة من بها وما البدرومات اختار مثل الملفات تلك لحفظ مناسبا ؼر كون قد فانه الكبر المكان

: الوقت -

تكدس حالة ف وخاصة عله، والحصول عنه للبحث طولة زمنة فترة إلى مستند على الحصول حتاج حث بطء الدوي فالنظام

.والتكشؾ والفهرسة التصنؾ عملات من جد واسترجاع حفظ نظام توافر عدم مع المناسب، المكان توافر وعدم والملفات المستندات

: العاملون -

باألنشطة القام على والعاملون اإلدارة ساعد ال ذلك فإن وتلفها، فقدانها واحتماالت والمستندات، الملفات على الحصول لصعوبة نتجة

الوقت ف بالخسارة المإسسة على عود وبالتال قرارات، واتخاذ ورقابة تخطط من الومة العمل إجراءات تسر من المختلفة

. والمجهود

:والتداول النقل -

نقل صعب وحث هامة، بانات من تحتوه وما المادة وحالتها شكلها مع تناسب بما والمستندات الملفات نقل معدات توافر لعدم نظرا

وكفة والمستندات الملفات تلك أهمة قدرون ال أشخاص طرق عن إال عملها أماكن إلى حفظها مكان من وتداولها والمستندات الملفات

ضاع أو تلؾ من له تتعرض أن مكن وما نفسها، والمستندات الملفات وعلى بل العمل، سر حركة على بالتال إثر مما معها، التعامل

.بنها فما تداخل أو

:الوؤسساخ داخل الرقليذيح األرشفح سلثياخ .1.1

وإنما والتخزن، والمعالجة والجمع الرصد بعملات القام قطف كن لم والشركات والوزارات بالمإسسات المعلومات أنظمة من الهدؾ ان

قاعدة ف المخزنة والبانات الوثائق ضوء ف ودققة فورة إجابات تقدم إلى والتداول االسترجاع عملات هو منها النهائ الهدؾ كمن

من تم الت المسارات تحدد تم حث التداول ندع السرة وضمان والجهد الوقت لتوفر اإلجراءات مكنة جانب إلى وذلك البانات،

البانات إدارة تناول الذي اإللكترون باألرشؾ سمى ما خالل من المإسسة ف وقسم إدارة كل داخل اإلجراءات إنجاز خاللها

. التقلدي األرشؾ مشاكل من دالعد بذلك متفادا منها االنتهاء حتى استقبالها أو إنشاءها منذ المإسسة داخل والوثائق والمستندات

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 9

الوضع تؽر ف األكدة الرؼبة لدها والت أواألهلة الحكومة سواء المإسسات بعض داخل واالستبانات المدانة الدراسات خالل ومن

:ومنها التقلدة فةاألرش نظم ف داخل والسلبات والمشكالت الصعوبات من مجموعة عن وأسفرت بها، الوثائق إدارة لمستقبل الحال

.األحان من كثر ف فقدانها والى والمستندات الملفات تلؾ إلى إدى الذي للمستندات الدوي التداول .3

.قاطع بشكل بنهم فما المسإولات تحدد وصعوبة البعض وبعضهم العاملن بن الجماع العمل فعالة ف البطء .1

الخبرات على ومعتمدة أفراد على مقصورة جعلها مما واالسترجاع التخزن اتعمل ف األفراد قدرات على الكلى االعتماد .1

.الشخصة

جعل مما فن وجزء مال جزء إلى المنافسات تقسم تم ذلك على مثال معنة إدارة من أكثر بن الخاصة المستندات تقسم .1

.المطلوبة بالدقة تم ال األطراؾ متكامل موضوع استرجاع

.وتصنفاتها الوثائق عن وإحصائات تقارر لتصمم عملة قةطر وجود عدم .1

عدة تصورها إلى واالضطرار بالموضوع المعنن األشخاص بن تداولها لمكن مكان من أكثر ف الواحدة الوثقة نسخ كثرة .1

.لصالحةا أصحاب ؼر أشخاص قبل من علها اإلطالع الحتمالة الوثقة عرض مما بالفاكس إرسالها أو مرات

.فقدانها إلى إدى مما األصل مكانها إلى رجوعها عدم أو دوا تداولها بسبب المستندات ضاع .1

.الخ... ، التآكل األتربة، لونها، تؽر تلؾ، من المستندات تراكم عن الناتجة التخزن مشاكل .8

.المستندات على محكمة وسرة أمان نظم وجود عدم .9

الوقت ف القرارات اتخاذ ف إثر مما والمجهود للوقت ضاع إلى تإدى والت والمعلومات نداتالمست استرجاع مشاكل .30

.المناسب

.فه قرار أو إجراء التخاذ المناسب الوقت ف به الخاصة والمستندات والبانات الموضوع أطراؾ كل إلى الوصول عدم .33

ويحالرقألنظوح ا .1.1

والمكتبات واألرشؾ الوثائق مراكز بدأت وقد والثقافة، االجتماعة والحاة لعملا مجاالت جمع ف الرقمة النظم انتشار وترة تتسارع

.واسع نطاق على الرقمة النظم باستخدام الوطنة،

التراث تحفظ الت والتسجالت والصور الكتب عن األصل طبق رقمة نسخ بإنشاء تتمثل العالم أنحاء جمع ف ضخمة عملة انطلقت لقد

المكتبات إلى االنتقال إلى االضطرار ودون مكاتبهم من الثقاف التراث هذا على الباحثن اطالع الرقمة النظم وتتح. رةللبش الثقاف

ونستعرض مبتدئن هواة أعمال مجرد وكؤنها وستظهر باهتة الحالة اإلنترنت خدمات ستبدو العملة هذه تكتمل وعندما األرشؾ، ودور

:المختصن لرأي وفقا وفوائدها التجارب هذه من بعضا ل فما

رائذج ذدارب .1.1.1

بارس ف تولباك أبراج مجمع ف الجدد الوطنة المكتبة مبنى ف الرقمة النظم استخدام الفرنسة الوطنة المكتبة رواد الوم ستطع

تصرؾ تحت المكتبة وتضع مترا، كلو 191 أطوالها مجموع بلػ رفوؾ على كتاب ملون 11 الستقبال جاهزة الوطنة المكتبة وستكون

.الفرنسن والثقافة التارخ معظم تستوعب مجلد، 330.000 إلى بالوصول تسمح الت الحاسوبة العمل محطات مئات روادها

.الوسطى قرونال إلى تعود الت القدمة المخطوطات لحفظ الضوئة األرشفة البرطانة المكتبة فتستخدم لندن ف أما

وم، كل معلقة 3000 بمعدل Judaica جوداكا المسماة مقتناتها من معلقة 80.000 بتحول هارفارد جامعة قامت المتحدة الوالات وف

.1000 عام بداة مع الرقم الشكل إلى كتاب مالن خمسة بتحول األمركة الكونؽرس مكتبة قامت وقد

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 10

األرشيف في ويحالرق النظن هزايا .1.1.1

:ل فما نوجزها ، األرشؾ مجال ف الرقمة النظم استخدام ف فوائد عدة المختصون رى

فعلى دراستها، ف الراؼبن من إلها الوصول حجب دون من العطب والسرعة النادرة الوثائق على الحفاظ ف المساعدة

الوسطى، القرون إلى تعود الت Beowulf بوولؾ لمخطوطة الوحدة بالنسخة لندن ف البرطانة المكتبة تحتفظ المثال سبل

وكذلك ، بتصورها األمركة كنتك جامعة من كرنان قام حتى المختصن الباحثن من لقلة إال برإتها مسموحا كن ولم

ستطع لك تراثة فنة وملفوفات ةخشب لمطبوعات رقمة نسخة 3111 بإنشاء طوكو ف الوطنة دات مكتبة قامت

.األصلة بالنسخ المساس دون تفحصها الباحثون

من كرنان السد أن نرى بوولؾ مخطوطة مثال إلى عدنا إذا فمثال ، الوثقة على مباشرة رإتها مكن ال تفاصل إظهار

ترى ال تفاصل بذلك مبنا للضوء، مختلفة مصادر ثالثة ما مستخد الماسح بوساطة المخطوطة هذه بتصور قام كنتك جامعة

بالضوء الوثائق مسح بعملة مؤخوذة األولى ، صور ثالث وه اإلنترنت على الصور هذه نشرت وقد ، المجردة بالعن

على تظهر ال تفاصل الثالث الصور هذه وتكشؾ ، البنفسج فوق بالضوء والثالثة الخلفة باإلنارة والثانة العادي،

المخطوطة تبقى بنما اإلنترنت على المخطوطة تفحص الباحثون ستطع حث المجردة، بالعن إلها ننظر عندما المخطوطة

.لندن ف البرطانة المكتبة ف بؤمان محفوظة

لظهورها، الزمن للتسلسل ووفقا نهام وردت الت للجهة وفقا ورقا الوثائق تصنؾ :لوثقة لموضوع وفقا االسترجاع سهولة

ف المتبعة لألسس وفقا ترتب أن فمكن الرقمة النسخ أما معن، بموضوع تتعلق الت الوثائق جمع استرجاع صعب وبالتال

أو الزمن للتسلسل أو للشخصة أو الجؽرافة للمنطقة أو للموضوع وفقا كون أن مكن استرجاعها ولكن الورق، األرشؾ

.الدوة التصنؾ طرق ف تتوفر ال االسترجاع لسهولة إمكانات تتوافر وبالتال ، الوثقة عنها صدرت الت للجهة

عدة من بدال بثوان استرجاعها للمرء مكن الرقم الشكل إلى الوثائق تحول عندما: االستخدام وسهولة االسترجاع سرعة

على القائمن أن كما ، نفسه الوقت ف نفسها الصورة رإة أو نفسها الوثقة قراءة األشخاص من لعدد مكن وكذلك ، دقائق

تسمح بدقة وفهرستها الوثائق تصنؾ لعملة وستفرؼون ، الوثائق وإعادة جلب عملة من سسترحون الوثائق حفظ

أن دون اإلنترنت عبر علها باالطالع للباحثن، ئقللوثا الرقمة النسخ وجود سسمح أخرى ناحة ومن ، بسهولة باسترجاعها

.الوثائق دار مقر إلى شخصا للحضور مضطرن كونوا

التخزن قرص من بسطة ملمترات تستطع حث ، بسطا حزا سوى اإللكترونة النسخ تشؽل ال: التخزن مكان ف التوفر

النظم إلى التحول ف نجد ، التخزن مكان مشاكل من تعان الوثائق دور معظم أن لمناع فإذا ، الرفوؾ من أمتارا تحفظ أن

وتتاح بعد مكان ف الورقة الوثائق حفظ مكن حث التخزن، كلفة ولخفض التخزن مكان ضق لمشكلة مناسبا حال الرقمة

جامعة أنفقت فقد مستمر، ازداد ف العامة والمكتبات ائقالوث مراكز أبنة توسع تكلفة أن ذلك ، للباحثن اإللكترونة النسخ

10 قدرها بتكلفة أي كتاب ملون 3.1 لوضع مكتبتها أرض تحت طابق بناء على دوالر ملون 11 بركل ف كالفورنا

تكلفة انخفضت حث اإللكترونة بنسخها الكتب واستبدال بعد، مكان ف الكتب هذه تخزن مكن وكان ، الواحد للكتاب دوالرا

ف أعلى المزة هذه من اإلفادة جعل مما انخفاضها الكلفة هذه وتتابع صفحة آالؾ عشرة 30000 لكل دوالر إلى التخزن

. المستقبل

منها كل بوعو ومزاا التقنة الخارات دراسة من لها بد فال الرقمة النظم استخدام مإسسة أة تقرر عندما: التقنة الخارات

: فه المتاحة التقنة الخارات ماأ . االستخدام سهولة ـ التكلفة ـ الوثائق على الحفاظ: أمور ثالثة بن الموازنة من لها والبد ،

عن جدد من الوثقة إدخال أو ، COR األحرؾ على التعرؾ نظام استخدام مع المسح أو صورة إلى الصفحة وتحول المسح

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 11

المزات بن للمقارنة جدوال ل فما ونورد HTML الفائقة النصوص معار وفق الوثقة إدخال أو ، المفاتح لوحة طرق

: طرقة لكل والتكلفة

الرقمي الشكل الى التحويل عملية ميزات للصفحة تحويلال تكلفة المستخدمة التقانة

رخصة -$ 0.30 – 10.01 صورة إلى الوثقة وتحول المسح

حروؾ ولست صورة .3 سرعة .1 كبرة تخزن سعة الى تحتاج .1

للتحرر قابلة حروؾ .3 اكثر مكلفة -$ 0.1 دوا األخطاء وتصحح OCR واستخدام المسح السرعة متوسطة .1 كبرة تخزن سعة إلى تحتاج ال .1

لوحة طرق عن جدد من الوثقة إدخال المفاتح

جدا مكلفة -$ 3.8 3

للتحرر قابلة حروؾ .3 السرعة متوسطة .1 بطئة .1 كبرة تخزن سعة إلى تحتاج ال .1

الفائقة النصوص معار وفق الوثقة إدخالHTML

للؽاة مكلفة - 2.5$

.للتحرر قابلة حروؾ .3 .جدا بطئة .1 .كبرة تخزن سعة إلى تحتاج ال .1

شكلها ف هو كما الوثائق شكل على تحافظ فه ، الوثاثق لمراكز بالنسبة األنسب ه األولى الطرقة إن الواضح ومن

مع بالمقارنة شك دون األرخص الطرقة وه ، الوثقة هوامش على المكتوبة والمالحظات ، واألرقام األختام مع الورق

مفتاحة وكلمات واصفات حددوت للوثقة دققة فهرسة مع تترافق أن جب المسح عملة أن ؼر . األخرى الثالث الطرق

: كالتال ه األرشفة عملة ف الداخلة اإلجراءات أن ذلك موضوعا، مالئمة بصورة استرجاعها بهدؾ

. إلكترونا مسحها ثم لألرشفة القابل بشكلها الوثقة على الحصول .3

. Indexing الوثقة فهرسة .1

.( القرص من كبرا حزا تؤخذ ال بحث الصورة حفظ) المعلومات ضؽط .1

ضوئة او مؽنطسة حوامل على ملفات ف أو معطات قاعدة ف الخزن .1

. للوثقة اآلل االسترجاع إمكانة ضمان .1

. المختلفة الحاسوبة الشبكات عبر التوزع .1

الىسائظ.1.1.1

أن لها مكن bit ثنائة خانات من الرقم الشكل وتؤلؾ رقم، شكل إلى الصوت أو الصورة أو النص تحول على ةالرقم النظم تعتمد

ستطع وبالتال ثنائة خانات ثمان من تؤلؾ فهو Byte البات أو الحاسوب الحرؾ أما 0 صفر أو 3 واحد إما قمتن إحدى تؤخذ

نقطة كل ترمز على فعتمد الرقم الشكل إلى الصورة نقل أما ، المستخدمة اللؽة حروؾ زترم ستطع وهو حالة، 111= 18ترمز

ترمز ألنها والبضاء السوداء الصورة سعة أضعاؾ ثالثة إلى الملونة الصورة تحتاج وأخرا ، السواد درجة عن عبر بعدد الصورة ف

: الرقم المعلومات حامل أنواع ل فما ونورد. حدة على كل الثالثة األساسة األلوان

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 12

: ةمؽناطس وسائط

Flopy disk اللنة المؽناطسة األقراص .3

Hard disk الصلبة المؽناطسة األقراص .1

Streamers الرقمة المؽناطسة األشرطة .1

: ضوئة وسائط

: أنواعها ومن واألخضر األزرق ومإخرا األحمر اللزر فها ستخدم الت وه

CD-ROM : (Compact Disk – Read Only Memory) المتراص القرص .3

رفع ومكن طبقات عدة مإخرا ظهرت األلمنوم،وقد من رقق ؼشاء بسطح مطلة بالستكة مادة من مصنوع سم 31 بقطر قرص وهو

. ( التفاعلة ـ الفوتوؼرافة الصور ـ الفدو أفالم ـ المعطات) أنواع عدة وله بات ؼؽا 10 حتى سعته

Worm disk : Write once - Read many قرص .1

31-1.11) حجمها وكون فوقها، الكتابة وإعادة تؽرها مكن ال الوثقة صورة تدخل عندما ألنه لألرشؾ األنسب هو النوع وهذا

.(بات مؽا 1000 و مؽابات 100) بن تتراوح لسعات( بوصة

:الضوئ المؽناطس القرص .1

وسعة بوصة 1.11 وبحجم ، بات ؽام 318 بسعة بوصة 1.1 عادة حجمها وكون المرات مالن والقارئة للكتابة قابلة أقراص وه

.الواحد للوجه بات مؽا 100

:الضوئة األشرطة .1

وسعتها مترا، 380 إلى صل طولها أن إذ سهولة، بكل الصور تخزن أن وتستطع الواعدة التقانات من وتعتبر سعة األضخم الوسط وه

من مإلفة وثقة صورة ملون 10 أو نصة صفحة ملار نحو تخزن مكنها لسعةا وهذه ، بات مؽا 3000.000 أو ترابات 3 تعادل

.األرشؾ أنظمة ف استخدامها ومكن واحدة، صفحة

:الضوئة األقراص أبراج .1

100-300 إلى البرج تخزن حجم صل أن فمكن كبرة األقراص هذه سعة كانت وإذا ضوئة أقراص عدة فها تحفظ نظم وه

كبر قرص، إلى قرص من االنتقال زمن أن األبراج هذه سلبة ولكن صورة، شكل على صفحة ملار 8-1 لتخزن تسع ما أي ترابات

.ثانة 10و ثوان 8 بن وتراوح نسبا

الردهيزاخ.1.1.1

فما التجهزات هذه مواصفات إجاز ومكن األرشفة، نظام من المطلوب والؽرض الوثائق حجم باختالؾ األرشفة نظام تجهزات تختلؾ

:ل

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 13

مجموعة مع CD-ROM بقارئ مزود شخص حاسوب من تؤلؾ أن مكن وحد، حاسوب حول مبن جاهز محدود أرشؾ استثمار نظام

.فقط دوالرات آالؾ عدة النظام هذا مثل تكلفة وتكون الجاهز، األرشؾ صور تحتوي الت اللزرة األقراص من

وهذه( حاسوبة عمل محطات) استرجاعها ووسائل( الضوئة الماسحات) النصة الوثائق إدخال بوسائل مزود واسترجاع إدخال نظام

.استعراض محطات وعدة إدخال محطات عدة النظام تضمن بحث محلة شبكة على مربوطة والمحطات الوسائل

.استرجاع كمحطات نفسه الوقت ف تعمل أن ومكنها الضوئة، الماسحات إلدخال متستخد :إدخال محطات .3

.أكبر أو A3 و A4 مختلفة وبؤحجام ملونة ؼر أو ملونة تكون أن ومكن Scaners سحاتم .1

.ملونة أو( وأسود أبض) لزرة طابعة .1

.منها المناسب تطبع أن ومكنها المدخلة، الوثائق الستعراض تستخدم شخصة حواسب: استعراض محطات .1

.واسترجاعها الوثائق إلدارة ونظاما الشبكة إلدارة نظاما وتضمن الوثائق فه تخزن الوثائق إلدارة مخدم .1

.الوثائق صور على المحتوة الضوئة األقراص وتضمن الوثائق إدارة مخدم مع مرتبطا كون: ضوئة أقراص برج .1

.دوالر ملون من أكثر إلى الدوالرات آالؾ بضعة من النظام هذا مثل كلفة وتبلػ .1

لثرهدياخا.1.1.1

:وه األرشفة نظام من الؽرض لتحقق برمجات عدة الضوئة األرشفة تستخدم

.واالتصاالت الشبكة إدارة برمجات .3

.الوثائق مسح اتبرمج .1

.الوثائق استرجاع نظام .1

.العمل أتمتة برمجات .1

المشكلة الحروؾ رموز إلى الماسح عبر المدخلة الكلمات صورة تحول بواسطتها مكن OCR ضوئا الحروؾ تعرؾ برمجات .1

محددة كلمة عن بحث أن مكنه وبالتال المفاتح، بلوحة مدخل نهأ لو كما النص مع تعامل أن مكن الحاسوب أن أي الكلمات، لهذه

.الوثقة صورة ضمن معنة كلمة عن بحث أن الحاسب ستطع ال بنما معنة، جملة أو

.العمل الحتاجات وفقا اآلخر، البعض وستبعد منها بعضا ستخدم أن أو كلها البرمجات هذه ستخدم أن للنظام ومكن

للعول كنظام الضىئيح األرشفح اسرخذام .1.1.1

ولكن الورقة، الوثائق هنا المقصود وبالطبع والنهائة، والوسطة النشطة مراحلها ف الوثائق على الحفاظ الوثائق مراكز مهام أهم من

تتضمن حث رقمة بؤنظمة رؾالمصا تعمل فمثال الضوئة، األرشفة تتضمن متكاملة رقمة نظما الوم تستخدم المإسسات من كثر

التوقع من التحقق وجري الضوئة بالماسحات مسحها بعد النظام إلى تدخل الت الورقة والشكات والصكوك الوثائق أرشفة إمكانة

الذي Work flow العمل تدفق نظم باستخدام العمل جري ثم النظام، ف المخزن الزبون توقع مع مقارنته عبر الشك على الموجود

أن مثال نعرؾ فنحن الرقمة، األنظمة هذه الوزارات مثل رسمة أخرى مإسسات تستخدم كما آخر، إلى موظؾ من العمل سر نظم

المتداولة الوثائق من جزءا إال ورقا تطبع وال الرقمة، األنظمة تستخدم المتقدمة البلدان ف والخارجة الدفاع وزارات مثل هامة وزارات

مجموع من جزءا سوى الورقة الوثائق تشكل ال بنما الرقم، بالشكل بؤكملها متوفرة الرسمة الوثائق أصول جعل مما رونا،إلكت

.الوثائق

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 14

مضطر ولكنه ، القدمة الورقة الوثائق عن مسإول فهو معقدة مهمة بلد كل ف الوطن األرشؾ مهمة من جعل الجدد الواقع هذا إن

بشكلها النهائة المرحلة إلى تصل عندما علها بالحفاظ سقوم وبالتال إلكترونا، والوسطة النشطة المرحلة ف الوثائق مع للتعامل

: متعددة أنظمة تستخدم الحاسب على تظهر لك فالوثائق سهلة عملة لس اإللكترون بشكلها الوثائق على الحفاظ أن ،ؼر اإللكترون

حفظت اإلدارات إحدى أن افترضنا فإذا باستمرار متطورة األنظمة وهذه الكلمات، معالجة نظام الشبكة، إدارة ظامن الحاسب، تشؽل نظام

البئة إحاء إعادة مشكلة ستواجه فإنها سنة خمسن بعد استرجاعها أرادت ثم محدد تشؽل نظام وفق عمل معن حاسب على وثائقها

إلى القدم النظام من معطاتها نقل إلى بحاجة الوثقة تصبح والمعالجة التشؽل لنظم السرع التبدل عفم الوثائق، هذه ولدت الت الحاسوبة

فعل كان كما تماما باستمرار، المتطورة الحدثة الوسائط ف والتخزن لالسترجاع قابل بشكل علها للحفاظ باستمرار األحدث النظام

.الزمن عوامل من لكتبا على للحفاظ القدمة العصور ف النساخ

أو سنة خمسن بعد نفسها ستجد فإنها األحدث النظم إلى المتداولة ؼر وثائقها نقل عن المإسسات إحدى توانت إذا المستقبل، أرشؾ فف

إلى دائما مضطرة المإسسات هذه ستكون وبالتال ، المنسة الوثائق هذه رموز لفك جدد رشد حجر عن للبحث ذلك،مضطرة من أقل

الوثقة أن هو الرقم األرشؾ واجهها الت الهامة المشكالت وإحدى.القدمة العصور ف النساخ عمل شابه بما وذلك مخزونها تحدث

حاولت وقد ، اإللكترونة الوثقة على لالطالع جهاز إلى دائما نحتاج بنما وسط، أي دون ومشاهدتها علها االطالع مكن الورقة

قراءة جهاز اختراع تم وقد للقراءة، مخصص جهاز اختراع خالل من المشكلة هذه حل ف المساهمة للتجهزات المنتجة الشركات

صفحة 300.000 إلى 1000 بن تخزن وستطع ؼرام كلو 3 و ؼرام 180 بن وزنه وتراوح الصؽر الجب كتاب بحجم إلكترون

الخلؾ وإلى األمام إلى الصفحة لقلب مفتاحن باستخدام القراءة تتم الوثائق تخزن وبعد بج كتاب أربعن عادل ما وهذا صورا حاوة

100 و 100 بن اإللكترونة الكتب هذه سعر وتراوح الجهاز لنوع تبعا وذلك الشاشة على ظاهرة أقونات إلى التؤشر أو

التنسق األقل على المعلومات، بعض فقدان دون ؼرها إلى لهاتحو مكن ال التنضد معار بعض أن هنا األكبر دوالر،والمشكلة

هذه على للتؽلب المختلفة األنظمة بن التنضد معار توحد إلى الوم المختصون سعى ولذلك الوثقة، ف الهوامش وشكل األصل

التوقعات هذه مثل إكد ما وجد ال الحققة وف عاما 10 تجاوز ال الرقمة الوثقة عمر أن إلى الدراسات بعض تشر كما ، المشكلة

.بكثر ذلك من أكثر تعمر أن لألقراص مكن العكس وعلى

جمع ف الرسمة الوثائق تتابع أن بسهولة ستستطع الت الوثائق مراكز عمل سسهل إلكترونا المستقبل أرشؾ ف العمل ولعل

.بها المعنة إسساتالم بجمع مستمر اتصال على أنها طالما مراحلها،

اإلنررند أرشيف .1.1.1

بدأت المإسسات بعض أن ؼر علها، األساسة معلوماتها ونشر اإلنترنت استخدام ف التوسع إلى عصرنا ف المإسسات من كثر تتجه

والمزودن والموزعن كاءوالشر والمصارؾ الزبائن ومع المإسسة فروع ومع الموظفن مع للتخاطب كوسط اإلنترنت باستخدام أضا

تحول على الحدثة المكتبة البرمجات ساعدت وقد اإلنترنت، على بالفعل موجودا الفعل المإسسة نشاط معظم جعل مما والمعلنن،

تدخل بدأت هذه العمل فطرقة الخاصة، الشركات على ذلك قتصر وال اإلنترنت، مخزون من جزء إلى المكتب ف الموظؾ عمل

الدفاع وزارة مثل أسرارها على خوفا وأكثرها الوزارات أهم بعض ذلك من ستثن وال األبواب، أوسع من الرسمة مإسساتال

.األمركة

3991 عام انتخابات وشهدت ،3910 عام التلفزون إلى واإلذاعة الصحافة من مرة ألول األمركة الرئاسة االنتخابات حملة انتقلت ولقد

ضاعت ولقد األمركة، الرئاسة االنتخابات لحملة والصورة بالصوت حا نقال سشهد 1001 عام أن إال اإلنترنت، لشبكة دا ج استثمارا

.أحد سجلها أن دون اإلنترنت على 3991 عام حملة من هامة أجزاء بعض

حث كالفورنا، جامعة ف المختصن من صؽرة مجموعة عمل خالل من لإلنترنت أرشؾ إلنشاء جادة محاولة أول نشاهد والوم

واستطاعوا كالفورنا، جامعة حاسب على عنها نسخ وأنشؤوا اإلنترنت على الموجودة الوثائق تتبع على 3998 عام بداة مع عملوا

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 15

فإن وللمقارنة ، تاإلنترن على المنشورة الصور من أو الصوتة أو النصة الملفات من( حرؾ ترلون 1) ترابات 1 من أكثر تجمع

.حرؾ ترلون 10 من أكثر تحتوي ال الكونؽرس مكتبة

إال سنوات، عشر أو سنوات خمس خالل العربة المإسسات بعض ف مماثلة تطورات سشهد العربة البلدان ف اإلنترنت استخدام وإن

اإللكترونة الحكومة) مفهوم بتطبق الوم منذ بدأت ربةالع الدول بعض أن ذلك ، النهاة ف سصل فإنه بعدا كان مهما التوجه هذا أن

أبحاثا تبن أن وعلها المستقبل، احتماالت لمواجهة اآلن من تحضر أن العربة األرشؾ دور وعلى ، والكوت ودب عمان‘ ف كما(

اآلن من ذلك نفعل لم وإذا استرجاعها، وحقوق قةالوث إتاحة وطرق السرة ومعار الثالثة األلفة ف األرشؾ معار فها تحدد جددة

.بعدا زال ما القطار أن إلى مطمئنا الحدد سكة فوق مفكرا جلس كمن نكون

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 16

"InfoDoc" االلكررونيح األرشفح ترناهح .1

العمل إجراءات تسهلل الجدد إصداره فى ""InfoDoc3.1 اإللكترون األرشؾ برنامج تصمم على المعلومات قرة مإسسة قامت

سمعة ومواد وأوراق سجالت من الورقة أشكالها اختالؾ على المإسسات معها تتعامل الت والوثائق بالمستندات المرتبطة اإلداري

بشكل واالسطوانات والوثائق المستندات وفهرسة ونسخ تصور إمكانة لتعطى مدمجة وأقراص فدو وشرائط اسطوانات من وبصرة

.الوثائق تلك السترجاع كثرة طرق للمستخدم توفر الوقت ذات وفى شامل

وفنن مصممن قبل من عددة سنوات إعداده استؽرق والذي االلكترونة األرشفة برنامج تطور على المعلومات قرة مإسسة وعملت

إصداره ف "InfoDoc" برنامج خرج حتى كاتوالشب االلكترون والتصمم البرمجات مجال ف والخبرة الكفاءة من عالة درجة على

الت للمإسسات متكامال حال لعطى الحاضر الوقت ف اإلدارة المإسسات طبعة فرضتها ومتطلبات حدثة تقنات على معتمدا الجدد

.والملفات للوثائق والفهرسة والحفظ التخزن ف التقلدة النظم من تعانى

األوسط الشرق مستوى على 1009 عام خالل الوثائق نظم إلدارة برنامج أفضل "InfoDoc" اللكترونةا األرشفة برنامج نال وقد

حسب كال الموظفن باستخدام وللتحكم عملها والة للملفات القصوى والسرة األداء وسرعة الجودة حث من العالمة، الشركات بشهادة

.الوثقة داخل حتى صالحاته

األماكن باستؽالل سمح الكترونة ملفات شكل على بها واالحتفاظ الوثائق أرشفة "InfoDoc" االلكترونة فةاألرش برنامج وتح

مستوى على تطبقها إمكانة اإللكترونة األرشفة أنظمة فاعلة ولزادة أخرى حوة ألمور واستخدامها الورقة الوثائق لحفظ المخصصة

الصالحات حسب الوثائق استعراض مستخدم لكل مكن بحث عائق أي دون المستقبل ف توسعها ةوإمكان اإلدارة ف الداخلة الشبكة

.الوزارة أو الشركة أو المإسسة داخل النظام مدر قبل من له الممنوحة

"InfoDoc"االلكررونيح األرشفح ترناهح هى ها .1.1

من القصوى االستفادة ف المستخدم تساعد الت لمدمجةا البرامج من مجموعة "InfoDoc" اإللكترون األرشؾ برنامج تضمن

اآلل الحاسب طرق عن مسبقا معدة ملفات من أو ""Scanner الضوئ الماسح طرق عن المستندات صور على الحصول ف البرنامج

"Computer Files"، البانات بقاعدة المستندات هذه لربط ""Data Base وحفظها المستندات وتصنؾ بترت لسهولة تكونها تم الت

الحاسب شاشة على المستندات هذه بعرض البرنامج وقوم المستندات، هذه من مستند أي السترجاع المناسبة الوسلة وإجاد بالحاسب،

عةطبا ثم ،Rotating"" مختلفة بدرجات المستندات وتدور ولؾ ، "Zooming"والتصؽر التكبر مثل طرق بعدة ومعالجتها اآلل

الهكل داخل العمل إجراءات خالل من ومعلومات بانات من تحتوه وما تداولها وتم منه، األصل طبق نسخة على للحصول المستند

.اإلنترنت طرق عن خارجة جهات إلى إرسالها أو للمإسسة اآلل الحاسب شبكة خالل من اإللكترون شكلها ف إما للمإسسة التنظم

: تالوؤسساخ "InfoDoc"االلكررونيح األرشفح هحلثرنا العول طريقح .1.1

الت والعملات تسجله وإجراءات المإسسة إلى الوارد استالم من بدء المإسسة داخل تتم الت اإلجراءات جمع توفر المدمجة والبرامج

بالمإسسة المستندة الدورة خالل من وذلك وقسم إدارة كل لتخصص تبعا المختلفة المسارات ف وتوجه وتصنؾ فهرسة من عله تتم

معن مخطط طرق عن المسار هذا وصفحات مستندات من حتوه بما ملؾ كل مسار وتحدد اإللكترون األرشؾ برنامج وفرها الت

“ Plan” المراحل أو الخطوات من عدد على حتوى “nodes” خاصواألش بها القام جب الت واألعمال نوعها تحدد تم خطوة كل

.الوقت نفس ف مخطط من أكثر تسر مكن كما علها، القائمن

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 17

متاحة تكون حتى بها الخاص الملؾ ف الضوئ الماسح طرق عن إله الواردة المستندات صور بحفظ قوم الوارد قسم أن إلى باإلضافة

تصنؾ لخطة تبعا المستندات حفظ قسم ف ةالوارد المستندات أصول تحفظ الوقت نفس وفى له، المخصصة الصالحة حسب للمستخدم

أن تحدد الت المستندة الدورة خالل من االلكترون شكلها ف المستندات صور مع التعامل تم وبذلك بالمإسسة، الخاصة المستندات

علها عملة بؤي قوم أن المطلوب الملفات ”Log in“ اسمه تسجل عند مستخدم لكل ظهر حث "Work flow" إلكترونا فها تسر

الملفات، تسر ف تحكم الذي األصل المخطط مشاهدة أضا مكنه كما الخطوة، بهذه المرتبطة والرسائل به قوم أن المطلوب واإلجراء

.فها التحكم ومكنه الجارة العملات كل شاهد أن “ Administrator “ بالمإسسة البرنامج على للقائم ومكن

تالثرناهح الولفاخ نوأه سريح .1.1

مستوى من أكثر إلى المستندات على واإلطالع التعامل سرة مستوى تقسم إمكانة "InfoDoc" اإللكترون األرشؾ برنامج تضمن

والرؾ، والحافظة، والملؾ، المستند، مستوى على تطبقه مكن وذلك ،"وهكذا للؽاة، سرى – جدا سرى – سرى" مثل للسرة

عدد أي تحدد مكن كما واإللؽاء، والتعدل واإلضافة اإلطالع مثل الوظفة حث من مستخدم كل صالحة تحدد مكن حث والدوالب،

الحسابات قسم تبع معن ملؾ أن تحدد مكن فمثال واألقسام، اإلدارات هذه من عدد ألي الملفات تبعة وتحدد واألقسام اإلدارات من

.الملؾ مع التعامل على القادرن الوحدن هم صالحتهم حسب القسمن هذن ألحد التابعن المستخدمن لةالحا هذه وف والمالة،

معن قسم ف ملفات إضافة على القدرة مستخدم إعطاء مكن فمثال آلخر قسم من تختلؾ معنة إمكانات للمستخدم كون قد أنه كما

األقسام ف النظام داخل مستخدم لكل إعطائها مكن الت الصالحات خالل من ذلك وكل رآخ قسم ملفات على اإلطالع فقط ستطع ولكنه

.المختلفة

"InfoDoc" االلكررونيح األرشفح ترناهح سواخ .1.1

اإلدارة النظم من ؼره عن للتجارة المعلومات قرة لمإسسة االلكترونة األرشفة لنظام الرئسة السمات أهم نبرز مختصرة نقاط وف

:ل ما

.تقربا % 90 إلى تصل قد بنسبة المكانة المساحات وتوفر الحفظ مشكالت على القضاء .31

( A0 - A5 ) ابتداء العالمة المقاسات ذات المعارة الورقة للوثائق الكترونة نسخة Capturing التقاط .31

. Storage والوثائق الصور تخزن .31

.للوثائق صور من حفظه تم لما دا ج سرع Search / retrieval واسترجاع بحث .31

. Document View النظام مستودع ف المحفوظة الوثائق عرض .31

.خاصة حقول حسب آلا الفهرسة بنظام وربطها الوثائق تنظم .31

.المستفد رؼبة حسب واإلخراج اإلدخال وسائل تعدد .38

.جدا مبسطة بطرق واإلحصائات التقارر أنواع جمع على الحصول .39

.المكان لحزا توفر .10

.االلكترونة والوثائق الرسائل نقل سهولة .13

.الحكومة للدوائر المراجعة من التقلل .11

.القرارات أو األوامر إصدار ف والتكرار التضارب عدم .11

.هاخارج أو األم المإسسة داخل سواء معلومات قاعدة من أكثر ف المعلومات بن الربط الوثائق، مع التعامل ف المعار توحد .11

.كلفة بؤقل نهائ بشكل الوثائق حفظ .11

.الوثائق ضاع أو فقد مخاطر تقلل .11

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 18

.بالصالحات التحكم وسهولة للوثائق والسرة األمن مستوى ارتفاع .11

.االلكترونة الحكومة اتجاه ف أولة كمرحلة الورقة األعمال تقلل .18

.الوثائق إدارة ف السهولة .19

.للمستفدن الخدمة تقدم ف السرعة .10

.الحاسب شاشات خالل من الرقمة بالنسخ واالستعانة حماتها وبالتال األصول على االعتماد تقلل .13

والوثائق الملفات وكمات المستخدمن عدد زادة وإمكانة األرشفة نظام حجم ف معا كلهما أو أفقا أو راسا التوسع إمكانة .11

.مستقبال المخزنة

.الوثائق على السرع اإلطالع إمكانة لوجود القرار اتخاذ سرعة ضمان .11

.لحظا متعددة أماكن ف الؽر إلى والمعلومات الوثائق ونقل والبث واالسترجاع التداول إمكانات سرعة .11

.والوثائق المعلومات من الفورة حاجاتهم لتلبة المستفدن فئات بن والجؽراف الزمن الفاصل إلؽاء .11

.والمعلومات الوثائق بث ف مشكالت دون الوقت نفس ف الؽر مع االتصاالت إجراء .11

.خارجها أو المإسسة داخل والمعلومات الوثائق تداول عملات ف والتنسق التكامل تحقق .11

أخرى منظمات مع تعاملهم خالل من الدول المستوى على والمعلومات للوثائق الفنة األنظمة مع للعاملن التعامل فرصة إتاحة .18

.ةودول محلة

.والوئائق البانات تحدث فور والوثائق للمعلومات اإلنتقائى البث خدمات تقدم .19

.عالة بثقة الؽر مع التعامل عند والمعلومات للوثائق الفنة األنظمة وصالحة مصداقة تؤكد .10

.متعددة أماكن ف لةبد نسخ بوجود المخاطر أنواع كافة ضد والمعلومات الملفات على والحفاظ والتامن والسرعة الدقة .13

.المتاحة االقتصادة للموارد األمثل االستؽالل تحسن على عمل بما المال اإلنفاق وترشد والجهد الوقت توفر .11

"InfoDoc" االلكررونيح األرشفح ترناهح هزايا .1.1

إمكانات من المعلومات وتقنات حدثةال التكنولوجا توفره ما استخدام نحو االتجاه إلى للتجارة المعلومات قرة مإسسة حتمة كانت

قدر على مرونة أكثر بشكل وقسم إدارة كل داخل المستندة الدورة تمثل تم حث ،"InfoDoc" اإللكترون األرشؾ برنامج ف متمثلة

تطبقات خالل من تشؽلها مت والت المإسسة، داخل تداولها تم الت البانات جمع على تشتمل الت البانات قواعد وإعداد اإلمكان،

-:على عمل بؤنه "InfoDoc" اإللكترون األرشؾ برنامج وتمز الومة، الروتن العمل إجراءات جمع تحاكى الت اآلل الحاسب

.االنجلزة واللؽة العربة باللؽة بالبرنامج الخاصة الواجهات .3

. Oracel or SQL Server بانات قاعدة دعم .1

.خارج الكترون برد خادم ألي الحاجة دون البرنامج مع للمتعاملن الداخل اإللكترون البرد سائلر تبادل .1

.الوقت نفس ف المستخدمن من كاملة لمجموعة تعمم أو بردي إعالن إرسال إمكانة .1

.كبر وبؤمان االنترنت خالل من العالم ف مكان أي من البرنامج إلى الوصول إمكانة .1

.مستخدم لكل سر كلمة تعرؾ .1

MS واجهة من مباشرة التخزن أو خاللها من البرنامج ف المخزنة الوثائق ولجلب MS Office برامج مجموعة مع الربط امكانة .1

Office البرنامج ف.

. Print الطباعة .8

.تباعدت مهما المإسسة أجزاء ربط .9

. Workflow المإسسة داخل تطورها ومتابعة وتحوالتها الوثائق مراقبة .30

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 19

بالرقم،) الكترونا المحفوظة للوثائق البحث مداخل أو الوصول، نقاط تعدد خالل من بالبرنامج للوثقة والسرع السهل االسترجاع .33

(الخ.. التارخ، للوثقة، مفتاحه كلمات إله، المرسل أو المرسل اسم بالموضوع،

الوقت نفس ف الوثقة على اإلطالع ف المشاركة بمبدأ العمل بمعنى نفسه، وقتال ف الواحدة للوثقة المتعدد االسترجاع إمكانة .31

.مختلفة أماكن ومن

.األصلة والوثائق للمستندات واحتاط بدل وعاء إجاد .31

.التقلدي واالسترجاع الخزن جراء العالة التكالؾ توفر .31

.ةالضرور ؼر الوثائق إتالؾ ومكانة األصل المخزون حجم تقلل .31

وطباعة ، الشبكة على اإلجراءات جمع متابعة وإمكانة بها اإلجراءات جمع من االنتهاء حتى بداتها منذ المستندة الدورة إدارة .31

.المستندة الدورة مراحل جمع فى التقارر

.لمستخدمةا والفهرسة التصنؾ ألنظمة نتجة مباشرة والمعلومات للملفات الموضوع المحتوى إلى الوصول سرعة .31

ما وكل البانات على تحتوى الت البانات قواعد خالل من وسر بسهولة مقارنة وجداول وإحصائات تقارر على الحصول إمكانة .38

.بالمإسسة الخاصة والمستندات بالوثائق تعلق

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 20

األرشيف هؤسساخ لىصف الذولي الوقياس .1

للمقاس مكملة جددة قاسة مواصؾ الممارسات، أفضل و المقاس لجنة عمل فرق طرق عن لألرشؾ الدول المجلس أصدر لقد

Committee of Best Practices and Standards (CBPS) األرشف للوصؾ الدول

الرابط على لألرشؾ الدول للمجلس الرسم الموقع على متوفر هو و" األرشؾ مإسسات لوصؾ الدول المقاس" عنوان تحت هو و

http://www.ica.org/en/node/38884: تالال

.بعد تصدر لم كاملة المواصفة ترجمة أن حث العربة اللؽة إلى مترجمة المواصفة، لهذه المحتوات قائمة

المقدمة .3

الصلة ذات التوجهات و المواصفات .1

التعارؾ و المصطلحات قائمة .1

استخدامها طرقة و المواصفة هكل .1

الوصؾ عناصر .1

رؾالتع حقل .1.3

المعرؾ .1.3.3

بها المسموح األسماء أشكال .1.3.1

الموازة األسماء أشكال .1.3.1

أخرى أسماء .1.3.1

الحفظ مإسسات أنواع .1.3.1

االتصال حقل .1.1

العناون و الموقع .1.1.3

اإللكترون العنوان و الفاكس الهاتؾ، .1.1.1

لالتصال األشخاص أسماء .1.1.1

الوصؾ حقل .1.1

الحفظ مإسسة تارخ .1.1.3

الثقاف و الجؽراف الساق .1.1.1

المراجع النصوص .1.1.1

دارياإل الهكل .1.1.1

التجمع ساسة و الوسطة و الجارة الوثائق إدارة .1.1.1

البناات .1.1.1

األخرى السالسل و األرصدة .1.1.1

المنشورات و األدلة البحث، أدوات .1.1.8

المإسسة إلى الدخول .1.1

الدخول ساعات .1.1.3

االستخدام و الدخول شروط .1.1.1

اإلطالع قابلة .1.1.1

الخدمات .1.1

البحث ف المساعدة خدمات .1.1.3

النسخ خدمات .1.1.1

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 21

مهورللج المفتوحة الفضاءات .1.1.1

المراقبة .1.1

الوصؾ معرؾ .1.1.3

الوصؾ عن المسإولة المصلحة معرؾ .1.1.1

االصطالحات أو/و القواعد .1.1.1

االنجاز مستوى .1.1.1

التفاصل مستوى .1.1.1

اإلتالؾ أو المراجعة و اإلنشاء تارخ .1.1.1

اللؽات .1.1.1

المصادر .1.1.8

الوصؾ بتحدث متعلقة مالحظات .1.1.9

المنتجن و األرشؾ و األرشؾ مإسسات بن العالقات .1

الصلة ذات األرشؾ وثائق معرؾ و عنوان .1.3

العالقة وصؾ .1.1

العالقة تارخ .1.1

المتصلة المرجعة البطاقة معرؾ و السم بها المسموح األشكال .1.1

الملحقات .1

(فرنسا) الفرنسة الوصؾ لؽة .1.3

(المتحدة المملكة) اإلنجلزة الوصؾ لؽة .1.1

(أسبانا) األسبانة الوصؾ لؽة .1.1

(إطالا) اإلطالة الوصؾ لؽة .1.1

( ألمانا) األلمانا الوصؾ لؽة .1.1

أنظمة التوثق واألرشفة الرقمة

1033 فبرار 31-31 دب

Page 22

اإللكررونيح األرشفح إشكاليح هن خانة .1

قاعات استخدام وترشد المكتبة المساحات استرجاع و السرعة و السهولة حث من كثرة إجابات و مزاا اإللكترونة لألرشفة إن

المإسسات بجل أدى مما اإلجابات من لكذ ؼر و المعلوماتة الشبكات على تقاسمها و إلكترونا الوثائق نشر ف تساعد أنها كما الحفظ

؟ النتجة كانت ماذا لكن و نهائا األرشفة مشاكل سحل الذي السحري الحل أنها منهم ظنا اقتنائها على التهافت إلى اإلدارات و

األنظمة عن عزوؾ هناك كان حث عكسة النتائج كانت بل المرجوة النتائج إلى تإدي ولم فاشلة كانت المشارع من الكثر

و... إلخ الموازنات توفر استمرار ضرورة و الباهضة الكلفة عن ناهك صعوبات القى و طوال وقتا أخذ منها البعض و...اإللكترون

:التالة النقاط ف تلخص وقد فها النقاش طول قد مإتمرات و مقاالت عدة ف كثرا عولجت إشكالة ه

ترونةاإللك للوثقة القانونة القمة .3

البرامج و األجهزة و لألوعة السرع التقادم .1

المستخدمن لدى العمل أسالب ف الجذري التؽر .1

اإللكترونة األنظمة تكامل .1

اإللكترونة األوعة هشاشة .1

للمستخدم بالنسبة اإللكترونة األجهزة حاجز .1

حث المكتبات مجال ف إلكترونة أرشفة عنها قال ما عن تلؾتخ األرشؾ مجال ف اإللكترونة األرشفة أن هو إله التنبه أردت وما

.معوضة لست و مكملة إله بالنسبة تكون دقق دوي أرشف نظام إلى األساس من تحتاج الوثائق مجال ف األرشفة أن

عناصر توحد و الملفات خطة و التصنؾ نظام مثل عمل أدوات إجاد ه اإللكترونة األرشفة مشارع لنجاح الرئسة العوامل أن حث

األرشؾ من الهائلة الكمات ضبط على عمل أن شؤنه من شامل نظام ظل ف تتكامل األدوات هذه و ذلك؛ ؼر و وشمولتها المتاداتا

.اإللكترونة األرشفة أنظمة ضمن لالستعاب قابال لكون تحضره و الورق

المكتبات عن تمز األرشؾ ألن بالحدث تعوضه و القدم إتالؾ حتمة إلى تإدي مشكلة راكمالت عامل اعتبار مكن ال ذلك، على بناءا

التقم عملة جراء من قمة ذات تقررأنها إذا عنها االستؽناء أو إتالفها مكن فال بالتقادم قمتها تزد الوثقة أن ه و فردة بمزة

.األرشف

الكمات خاللها من تتناقص األخرة هذه بها تمر مراحل هناك بل المنتجة الوثائق جمع حفظ روريالض من لس أنه قرر األرشؾ فعلم

عامل شكل ال فبالتال األصل اإلنتاج من بالمائة 30 إال العموم على بقى ال األخر ف و للوثائق المتناقصة اإلدارة القمة حسب

المدروس اإلتالؾ و فرزه و األرشؾ تقم ف متواصل بشكل بدورها األرشفة لمإسساتا و المصالح قامت إذا مشكال التراكم و الكمة

تركز مكن بالتال و األرشؾ مجال تنظم الت التشرعات و القوانن باحترام الضرورة ؼر المسودات و المتكررة للنسخ العقالن و

باستخدام أو ذلك األمر اقتضى إن الورق الشكل ف إتاحتها و حماتها و اتنظمه حسن ضمن الذي بالشكل المتبقة الكمات على الجهد

أكثر علها المحافظة بالتال و الثمنة األصول تداول تفادي و االسترجاع و البحث عملات لتسرع اإللكترونة األرشفة أنظمة

الواقع و الحال الوقت ف تلك عن ال و هذه عن ستؽنى ال و الدوة لألرشفة مكمل دور اإللكترونة لألرشفة أن القول مكن هكذا و

اعتمدت إن و الورقة األرشفة على تعتمد مازالت هتاك المإسسات أن كؾ بوضوح بن المتقدمة الدول ف و الدول الصعد على

.اإللكترونة األرشفة