ל בקשרי עבודה "תפקיד המנכ

שטח –מטה יועצת ארגונית לניהול חברתי, דורהלילך

2013אוקטובר -לים חברתיים "בוגרים למנכתכנית

שטח –ל בקשרי עבודה מטה "תפקיד המנכ

?על מה נדבר היום

מדיניות ונהלים

תהליכי עבודה

מערכות יחסים

זרימת מידע איכותי

תפקידי מטה ארגוני

:תפקידיו

.שיאפשרו השגת המטרהעיצוב ותחזוקה של תשתיות הארגון •

–מדיניות ונהלים •

ביסוס מדיניות ארגונית בתחומים השונים ונהלים שמבטיחים גם פעולה

נכונה של הארגון במודל החברתי וגם פעולה נכונה של הארגון כישות ארגונית וניהול איכותי ומקצועי ללא תלות פרסונאלית בבעלי התפקידים

.השונים

מטרה ראשית של מטה הארגון תחת המנכל היא להוביל את הארגון להשגת מטרותיו

. תוך שמירה על הקיימות שלו לאורך זמן

המשך -תפקידי מטה ארגוני

:תפקידיו

יצירת התנאים המאפשרים לשטח לפעול על -תהליכי עבודה מוסדרים •סטנדרטיזציה ושקיפות של תהליכי העבודה . פי חזון ומטרות החברה

. והניהול של הארגון כיחידה אחת

כלים ושירותים התומכים בשטח לבצע , מתן ידע –כלים ושירותים , ידע• .את המצופה בארגון על פי חזונו ומטרותיו

.בין חלקי הארגון השוניםסינרגיה ואינטגרציה יצירת •

. לצורכי השטחמענה אפקטיבי ויעיל מתן •

על עתיד הארגון וקבלת החלטות בהווה פתרון בעיות ארגוניות• . בשותפות עם השטח

..שטח –מטה

עבודת מטה מאופיינת במוטיבציה גבוהה לייצר סטנדרטיזציה של השירותים

,ובמקביל מתן מענה איכותי, והמקצוענות שלהם ליחידות השונות

. מותאם צורך ובעיתוי הנכון לכל יחידה

מטרות אלו פעמים רבות נתקלות בקושי כיוון שהמטה אינו יושב בתוך היחידות

והוא מפתח כגוף מוטיבציות פנימיות שונות המקורבות יותר לצורכי , " חש את הדופק" ו

. ופחות לצורכי השטח, הנהלה

כיצד בונים את הגשר הנכון בין המטה

לשטח

?ובין השטח למטה

..שטח –מטה : מתחים אינהרנטיים

ייחודיות אחדות

עצמאות תלות

אינטרס

מטה

אינטרס

השטח

קבלת

החלטות

גורם מבצע

? איך מתמודדים עם המתחים

גיוס השטח למטרות המטה

יצירה ובניית ערך לשטח באופן מתמשך

שקיפות ונראות של הערך של המטה לשטח

עבודה מול ריבוי גורמים בדרגים שונים

חידוד המטרה כמטה של כל אחד מהיחידות היושבות במטה

איתור מוקדי הקושי ופירוקם ספציפית

.. התקרבות לשטח ובדיקת הדופק

. פתיחות והטלת ספק

מחויבות לצמיחה: Doing -מעבר ל Beingזמן

? איך מתמודדים עם המתחים

שמירה על איזונים

?עד כמה כוח יש למטה•

?עד כמה המטה ריכוזי מדיי או ביזורי מדיי•

?עד כמה המטה אינו מעורב מספיק בתהליכים•

?עד כמה המטה מעצים תהליכים בירוקרטים •

?עד כמה המטה נותן ערך לשטח•

?עד כמה המטה יוצא לשטח•

?עד כמה המטה מוביל את השטח•

? עד כמה למטה יש מה לתת לשטח•

תשתיות ארגוניות

תשתיות

ארגוניות

תשתיות -ניהוליות ארגוניות

תשתיות תפעול

תשתיות משפטיות

תשתיות ידע

תשתיות שיווק

צ"ויח

תשתיות טכנולוגיות

תשתיות לשימור

/קהל יעד שותפים

תשתיות של

משאבי אנוש

תשתיות של

פיתוח משאבים

?הכרח או צורך -הסדרת תהליכי עבודה

מטה הארגון אחראי לתשתיות הארגון

ככל שמייצר המטה תשתיות קבועות ואיכותיות כך יקצה הארגון יותר משאבים

ופחות יעסוק בכיבויי שריפות ועיצוב מחדש של פתרונות ותהליכים Core Business -ל

-מתחים ארגוניים שכיחים סביב סוגיית תהליכים בארגון

, יצירתיות, הצורך לחופש פעולה

גמישות וסתגלנות, פתיחות

לעקביות , לסדר, הצורך להבנייה

ולאחידות

התנהלות המבוססת על קשרים

יד המקרה, בין אישיים

מערכת בירוקרטית

רווית טפסים

השאיפה בהסדרת תהליכי עבודה היא

מציאת האיזון העדין המתאים לצורכי המטה והשטח

?מהו תהליך עבודה איכותי

התהליך אינו דורש משאבים בפני עצמו , לתהליך יש מערך תומך שמאפשר לו לזרום -זרימה

(הנתיבים בארגון מהם זורמים המים מהכנרת אל הברז –המוביל הארצי )

התהליך אינו הופך להיות מטרה –התהליך עונה על המטרה שלשמה הוא קיים -אפקטיביות

(סכנת טפסים ובירוקרטיה)לכשעצמה והוא מכיל רק מרכיבים הכרחיים לקידום המטרה

בהתאם , המשאבים מנוצלים באופן אופטימאלי לצורך התפוקה והתהליך עצמו -יעילות

(הגשם מחלחל למי תהום ומנוצל להשקיה)למטרות

מתנדב את התנאים לייצר ערך במערכת, מוטב, עובד, התהליך מאפשר לכל מנהל -בהירות

יכולים להגיע לאותם , אנשי הארגון מקבלים אותו יחס -התהליך שווה בפני כל הארגון -אחידות

המקומות ולצרוך משאבים בהתאם

הידע שעובר בתהליך ונוצר בו הופך לנכס מתועד ושמיש בארגון -ידע

ריכוז

ביזור

עצמאות של השטח

קרבה של השירות ללקוחות

הפנימיים בשטח ולצרכיהם

זמינות ומיידיות

שמירה על סטנדרטים אחידים

בקרה ושליטה

זיהוי צרכים חוצי ארגון משותפים

מטרות -ביזור או ריכוז

יתרונות

קרבה לשטח

פתרון מקצועי איכותי לשטח בזמן אמת

חסרונות

,אין אחידות, סטנדרטים שונים, שפה שונה

קושי בזיהוי והפעלת פעילויות חוצות ארגון

יתרונות

קרבה לשטח

חסרונות

אין קו אחיד

בזבוז משאבים

יתרונות

(תרבות, שפה)אינטגרציה

חסכון משאבים

ראייה מערכתית

חסרונות

אין מענה הולם לצרכים ייחודיים בשטח

יתרונות

סדר

יד על הדופק, בקרה, מעקב

חסרונות

אין מענה מלא לצרכי השטח

ריכוזי

פתרון ניהולי

ביזורי אדמניסטרטיבי

מקצועי

ערך מוסף של גוף המטה

סוג הפתרון הניהולי והערך המוסף

של גוף המטה

?מה מאפיין בתנועה בין ריכוז לביזור

אנשי מטה בתחום כפופים למטה ויושבים ביחידות

, תשתיות משותפות: מטה התחום כגוף מבקר

תהליכים משותפים, נהלים

כפיפות מקצועית למטה וניהולית ליחידה

התחום ביחידות עצמאי ונעזר במטה כגוף ייעוצי

וולנטריבאופן

פעילות עצמאית , אין מטה תחומי

ביחידות בלבד

שנותן שירותים ליחידות, מטה רחב בלבד

ריכוז

ביזור

כלים בניהול דינאמיקה מטה ושטח

לקיחת אחריות על הפערים

ולא בגלל נטיות אישיות או מאפיינים . לא איש מטה ולא איש שטח -אחד" צד"לא לקחת

.אישיותיים

לראות שהידע שברשות המטה יהיה כמה שיותר מדויק ורלוונטי

מערכות תקשורת פתוחות וזורמות גם של ביקורת, יצירת תהליכים אוספי ידע ומפיצי ידע ,

החלטות, מסקנות, עיבוד, וגם של נתונים, תסכול, קושי

דיווחים משני הצדדים במחויבות מלאה אחד לשני,יצירת פלטפורמות של דוחות.

יצירת שגרות עבודה הכוללות מפגשים מטה ושטח כחלק -פגישות פנים אל פנים

(פגישות, סיורים) הגעת השטח למטה והגעת המטה לשטח : מהעבודה

כלים בניהול דינאמיקה מטה ושטח

יד על "בביסוס הקשר הבריא בין המטה לשטח ולהיפך תוך שמירה עם התמדה ועקביות •

כשהארגון גדל או מתכווץ מה קורה למטה ומה קורה בשטח" הדופק

גם . לוודא שפועלים על פי התהליכים. לא להזניח את התהליכים -הבניית תהליכי עבודה •

.לא לעקוף את הארגון –המנכל נדרש לפעול על פי התהליכים

ליצור ארגון חכם בתלות יחסית חלקית במי שנושא את המשרה –לא להישען על הפרסונאלי •

.ולהימנע מתלות גבוהה מדיי

, מסרים ארגוניים בריאים לדרכי התמודדות עם בעיות. עיצוב נורמות עבודה והתנהלות •

.אי הבנות ואי סדרים, מורכבות, מתחים

. החלטה מראש ומשותפת של המטה במה אנו רוצים גמישות ובמה לא: רמת גמישות •

. דורשת רמה ריכוזית גבוהה עם בסיס מקצועי חזק במטה -מקצועיות ברמה גבוהה: לדוגמא

ביזוריות,ביסוס מקצועיות בשטח -מומחיות מקומית התאמה לאוכלוסיה

ניהול מוצלח מתחים מטה שטח

נסו לזהות נקודות עיוורון שלכם

,על המתרחש בשטח ועל הערך מוסף של המטה לשטח

ככל שתרשו לעצמכם לראות ולטפל במה שלא ראיתם

.קודם כך הארגון ישתפר ויצמח

!בהצלחה יועצת ארגונית לניהול חברתי, לילך דורה

2013אוקטובר -לים חברתיים "בוגרים למנכתכנית