คมอปฏบตงาน การใหบรการการศกษาเคลอนท

นางสาว ธญาภรณ สเขยว นกวชาการศกษา

ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ล าปาง

ค ำน ำ การใหบรการการศกษาเคลอนท ในงานบรการวชาการของงานสงเสรมและบรการการศกษาของศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง เปนภารกจหลกทมความส าคญยงในการใหเจาหนาทออกหนวยบรการเคลอนทในเขตพนทรบผดชอบ 8 จงหวดภาคเหนอตอนบน เพอบรการรบสมครนกศกษาใหมและรบลงทะเบยนนกศกษา ตลอดจนการใหค าปรกษา แนะแนว วางแผนทางการศกษาตามโครงการสรางหลกสตรเพอใหสอดคลองกบโครงการสมฤทธบตร (เรยนปรญญาตรลวงหนา) ชองทางในการตดตอเพอสอบถามปญหา หรอขอค าแนะน าจากเจาหนาทผานชองทางโซเชยล ในการปฏบตงานใหบรการการศกษาเคลอนท ตองปฏบตตามชวงเวลาของปฏทนการศกษา อกทงการเขาใชงานในระบบสารสนเทศงานทะเบยนนกศกษา ตามขนตอนเพอบนทกขอมล , สบคนขอมล ใหถกตองตามระเบยบขอบงคบตางๆ ซงมการขนตอนการใชงานหลายชองทาง มขนตอนการใชงานทตองใชเทคนควธการปฏบตงานทซบซอน

ผจดท าคมอจงไดจดท าคมอการปฏบตงานการใหบรการการศกษาเคลอนทขนมาเพอเปนคมอในการปฏบตงาน มขนตอน กระบวนการท างาน รายละเอยดวธการใหบรการการศกษา โดยผจดท าคมอไดรวบรวมจากความรประสบการณในการท างานใหบรการการศกษา และไดศกษาเพมเตมจากสอตางๆ เพอใหคมอปฏบตงานเลมนสมบรณทสด เนอหาของคมอไดกลาวถงขนตอนและวธการปฏบตงานใหบรการการศกษาเคลอนท

ผจดท าหวงเปนอยางยงวา คมอการปฏบตงานการใหบรการการศกษาเคลอนทฉบบนจะเปนประโยชนตอ บคลากร เจาหนาท หรอ ผสนใจทวไป

(นางสาวธญาภรณ สเขยว) ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง

ข

สำรบญ หนำ

ค ำน ำ ก สำรบญ ข บทท 1 บทน ำ 1 ควำมเปนมำและควำมส ำคญ 1

วตถประสงค 2 ประโยชนทไดรบ 2 ขอบเขตของกำรศกษำ 3 นยำมศพททเกยวของ 3

บทท 2 วเครำะหงำน 5 โครงสรำงศนยวทยพฒนำ มหำวทยำลยสโขทยธรรมำธรำช 5 โครงสรำงศนยวทยพฒนำ มสธ. ล ำปำง 6 ภำระหนำทของศนยวทยพฒนำ มสธ. ล ำปำง 8 งำนสงเสรมและบรกำรกำรศกษำ 9 บทบำทหนำทควำมรบผดชอบ 10 ลกษณะงำนทปฏบต 10

บทท 3 องคประกอบของงำน 11 - แผนผงขนตอนกำรปฏบตงำนใหบรกำรกำรศกษำเคลอนท

ศนยวทยพฒนำ มสธ. ล ำปำง 11 - ก ำหนดกำรออกหนวยบรกำรกำรศกษำเคลอนท 12

- กำรจดเตรยมเบกเอกสำรและวสดเพอใชในกำรใหบรกำรกำรศกษำเคลอนท 12 - กำรใหบรกำรกำรศกษำเคลอนท 12

กำรใหบรกำรส ำหรบนกศกษำของมหำวทยำลย

กำรใหบรกำรส ำหรบประชำชนผสนใจในกำรเขำศกษำกบมหำวทยำลย

- Flow Chart กระบวนกำรแบบเดม (ผำนกำรตรวจสอบ Manual ) 14 - Flow Chart กระบวนกำรแบบใหม 15 - เปรยบเทยบกระบวนกำรเดม กบ กระบวนกำรใหม 16 - กำรช ำระคำธรรมเนยม 17 - กำรสงเงน 17

ค

สำรบญ (ตอ) - กำรสงเอกสำรใหส ำนกทะเบยน 17 - กำรตรวจสอบ กำรใหค ำปรกษำ และกำรตอบปญหำกำรศกษำ 18 - กำรจดเกบขอมล 18

บทท 4 ขนตอนและวธกำรปฏบตงำน 19

- ขนตอนกระบวนกำรปฏบตงำนจดหนวยบรกำรกำรศกษำเคลอนท 19 - ขนตอนกำรปฏบตงำนกำรบรกำรรบสมครนกศกษำใหม 22 - ขนตอนกำรปฏบตงำนเบก-จำย วสดกำรศกษำชดวชำหมวดศกษำทวไป 26

- ขนตอนกำรปฏบตงำนบรกำรรบลงทะเบยนเรยน 28 - ขนตอนกำรปฏบตงำนบรกำรงำนดำนทะเบยนนกศกษำตำง ๆ 34

ค ำรองตำงๆ งำนตอบปญหำ และรบปรกษำปญหำทำงทำงดำนกำรเรยน

- ขนตอนกำรปฏบตงำนกำรจดสงเอกสำรกำรเงน และบญช 41

แนวปฏบตทดกำรรบคำบรกำรกำรศกษำจำกนกศกษำผำนบตรเครดต ดวยเครอง EDC 44

- ขนตอนกำรปฏบตงำนจดสงเอกสำรใบสมคร /ค ำรองตำง ๆของนกศกษำ

ใหกบหนวยงำนทเกยวของ 59

- ขนตอนกำรปฏบตงำนจดเกบเอกสำร 61

รำยงำนกำรรบสงเงนประจ ำวน รำยงำนยอดนกศกษำลงทะเบยนเรยน และสมครนกศกษำใหมประจ ำเดอน

รำยงำนยอดนกศกษำลงทะเบยนเรยน และสมครนกศกษำใหม ประจ ำปงบประมำณ

บทท 5 ปญหำอปสรรค และแนวทำงแกไข 62 ปญหำอปสรรคในกำรปฏบตงำน 62

ปญหำอปสรรคในกำรปฏบตงำน และแนวทำงแกไข 63

ง

สำรบญ (ตอ) บรรณำนกรม 66

ภำคผนวก 67 -รำยงำนกำรประชม คณะท ำงำนพฒนำและปรบปรงกระบวนงำน ประจ ำป 2561 ศนยวทยพฒนำ มสธ. ล ำปำง ครงท 1/2561 วนท 28 กมภำพนธ 2561

-รำยงำนกำรประชม คณะท ำงำนพฒนำและปรบปรงกระบวนงำน ประจ ำป 2561 ศนยวทยพฒนำ มสธ. ล ำปำง ครงท 2/2561 วนท 10 กนยำยน 2561 -ค ำสง ศนยวทยพฒนำ มสธ.ล ำปำง ท 02/2561 เรอง แตงตงคณะท ำงำนพฒนำและปรบปรงกระบวนงำน ประจ ำป 2561

-กำรออกแบบ/ปรบปรงกระบวนกำรท ำงำนตำมควำมตองกำรของ ผขอรบบรกำรกำรใหบรกำรกำรศกษำเคลอนท -สรปแบบควำมตองกำร/ควำมคำดหวงกำรรบบรกำรกำรศกษำเคลอนท ของศนยวทยพฒนำ มสธ.ล ำปำง ประจ ำป 2561 -สรปแบบควำมพงพอใจกำรรบบรกำรกำรศกษำเคลอนท (ผรบบรกำร) ของศนยวทยพฒนำ มสธ.ล ำปำง ประจ ำป 2561 -สรปแบบควำมพงพอใจกำรรบบรกำรกำรศกษำเคลอนท (ผใหบรกำร) ของศนยวทยพฒนำ มสธ.ล ำปำง ประจ ำป 2561

ประวตผเขยน

บทท 1 บทน ำ

1. ควำมเปนมำและควำมส ำคญ

มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช เปนมหาวทยาลยเปดทใชระบบการศกษาทางไกล มงใหนกศกษาไดศกษาคนควาดวยตนเองมากทสดดงนน เพอเปนการเสรมสรางระบบการเรยนการสอนใหมประสทธภาพ ยงขน และยงเปนการเพมบรการใหใกลผเรยน มหาวทยาลยจงไดขยายเครอขายเพอเปนตวแทนของมหาวทยาลย ในการใหบรการทางวชาการและวชาชพไปยงสวนภมภาคทวประเทศ โดยการจดตงศนยวทยพฒนาขน จ านวน 10 แหง ไดแก ศนยวทยพฒนา มสธ. นครศรธรรมราช นครสวรรค เพชรบร อบลราชธาน สโขทย อดรธาน ล าปาง จนทบร ยะลา และนครนายก แตละศนยฯจะรองรบการใหบรการครอบคลมพนท 5 - 10 จงหวดโดยรอบ

จากแนวคดของการจดตงมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราชเปนมหาวทยาลยเปด มหาวทยาลยไดมงเนนในการพฒนาระบบการศกษาทางไกลทมประสทธภาพและใหความส าคญในการจดบรการนกศกษาอยางทวถงมากทสดเพอใหสามารถเปดโอกาสการศกษาและเสรมประสบการณใหแกนกศกษาอยางสมบรณแบบ ในการบรการนกศกษามหาวทยาลยไดก าหนดเปาหมายในการใหบรการทกวางขวาง ทงในสวนกลางและ สวนภมภาค มการจดตงศนยบรการการศกษา โดยอาศยความรวมมอจากหนวยราชการอน ๆ อาท ศนยบรการการศกษาประจ าภาค ศนยบรการการศกษาประจ าจงหวด ศนยบรการการศกษาเฉพาะกจ มม มสธ. ในเวลาเดยวกนไดก าหนดแนวคดของการม "ศนยบรการการศกษาประจ าภมภาคถาวร" ซงจะเปนศนยบรการการศกษาในสวนภมภาคทเปนของมหาวทยาลย เพอเสรมการบรการการศกษาใหมความคลองตวมากยงขน

หลงจากทไดมการด าเนนการของศนยวทยพฒนาบรการไปแลวระยะหนง มหาวทยาลยเลงเหนวาภารกจของศนยวทยพฒนาบรการมขอบขายทกวางขวางกวาการใหบรการแตเพยงเรองหองสมดและสอการศกษา การใหสงกดอยภายใตการดแลของส านกบรรณสารสนเทศจะไมสอดคลองกบภารกจทแทจรงในแผนพฒนาการศกษาระดบอดมศกษา ระยะท 8 (พ.ศ. 2540-2544) มหาวทยาลยจงไดเสนอจดตงศนยวทยพฒนาบรการ แยกออกเปนอสระภายใตการก ากบดแลของหนวยงานใหม คอ "ส านกวทยาพฒนาบรการ" เพอใหเปนหนวยงานทท าหนาทในการวางแผน ประสานงาน การตดตาม และการประเมนผลการด าเนนงานของศนยวทยพฒนาบรการใหเปนแนวทางเดยวกน และตอบสนองนโยบายมหาวทยาลยไดอยางมประสทธภาพ

2

ในป 2543 ไดเปลยนชอ "ส านกวทยพฒนาบรการ"เปน " ส านกวทยพฒนา" และ"ศนยวทยพฒนาบรการ" เปน "ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช"ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง พนทในการใหบรการอยในเขตเขตรบผดชอบ 8 จงหวดภาคเหนอตอนบน ไดแก (1) ล าปาง (2) ล าพน (3) เชยงใหม (4) แพร (5) นาน (6) พะเยา (7) เชยงราย (8) แมฮองสอน ในฐานะเปนศนยประสานงาน ปฏบตงานและด าเนนการรวมกบหนวยงานภายในส านกตางๆ เกยวกบงานกองคลง งานทะเบยนและวดผล งานส านกบรการการศกษา งานส านกบณฑตศกษา ศนยสารสนเทศ เพอสนบสนนการปฏบตงานดานตางๆของทกหนวยงานภายใน และหนวยงานอนทเกยวของใหเกดความคลองตวสามารถด าเนนงานสงเสรมและบรการการศกษาไดอยางมประสทธภาพ สอดคลองกบพนธกจของศนยวทยพฒนา "มงสความเปนเลศดานบรการการศกษา และพฒนาเครอขายอยางมประสทธภาพ"

งานสงเสรมและบรการการศกษา หวงเปนอยางยงวาคมอปฏบตงานฉบบนจะเปนประโยชนอยางมากส าหรบผปฏบตงานดานการใหบรการการศกษาเคลอนท ใหเปนแนวทางการปฏบตอยางถกตองและเปนมาตรฐานเดยวกนของใหผบรการการศกษาเคลอนทของศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง โดยมงเนนการบรการให เกดประสทธภาพสงและตรงตามความตองการของผรบบรการ หากมขอเสนอแนะประการใดขอนอมรบไวเพอพฒนาปรบปรงคมอปฏบตงานในโอกาสตอไป

วตถประสงค 1. เพอเปนแนวทางในการปฏบตงานใหบรการการศกษาเคลอนท 2. เพออ านวยความสะดวกในการปฏบตงานของเจาหนาททออกใหบรการการศกษาเคลอนท และ

ผใชมาตดตอขอรบบรการการศกษาเคลอนท 3. เพอเปนการลดภาระขนตอนวธการปฏบตงาน และเปนมาตรฐานเดยวกนของผใหบรการ

การศกษาเคลอนทของศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง

ประโยชนทไดรบ คมอปฏบตงานเลมนมงศกษาจากวตถประสงคของการจดท าคมอปฏบตงานการใหบรการการศกษาเคลอนท ในกจกรรมการใหบรการวชาการของศนยวทยพฒนา มสธ.ล าปาง ในสวนของขนตอนและวธการปฏบตงานการใหบรการการศกษาเคลอนท ตงแตเรมตนการท างานจนสนสดของกระบวนการท างาน ไดระบถงขนตอนและรายละเอยดวธการใหบรการการรบสมครนกศกษาใหม (ระดบปรญญาตร และโครงการสมฤทธบตร) , การลงทะเบยนเรยน , การรบช าระเงนผานบตรเครดต , การสอบระบบใหมดวยคอมพวเตอร การปฏบตงานใหการรบปญหาค ารอง โดยไดศกษาถงขนตอนและวธการปฏบตงานการใหบรการการศกษาเคลอนทอยางมประสทธภาพเพอน ามาจดเปนคมอปฏบตงาน

3

ขอบเขตของกำรศกษำ ดานเนอหา : ใหความร ความเขาใจการท างานการบรการการศกษาเคลอนท รวมถงแนวปฏบตทเกยวของทจ าเปนตองใชประกอบการท างานใหมความสมบรณถกตอง ดานบลากร : มงหมายสอสารใหเกดความเขาใจทถกตองในการน าไปใชประโยชนประกอบในการท างานของผทมสวนเกยวของกบการออกหนวยบรการการศกษาเคลอนท

นยำมศพททเกยวของ

กำรใหบรกำร หมายถง การใหบรการการศกษา ไดแก การรบสมครนกศกษาใหม (ระดบปรญญาตร และโครงการสมฤทธบตร) , การลงทะเบยนเรยน , การรบช าระเงนผานบตรเครดต , การปฏบตงานใหการรบปญหาค ารอง งานบรการวชาการ หมายถง งานทมลกษณะชวยสงเสรมเผยแพรวชาความรทางดานวชาการ และวชาชพตอกลมบคคล สงคม เพอน าไปพฒนาในชวตทกดาน

ผใชบรการ หมายถง ผทมาตดตอขอรบบรการการศกษาเคลอนท ในเขตพนทความรบผดชอบของ ศวน.มสธ. ล าปาง ความพงพอใจ หมายถง ปฏกรยาดานความรสกเชงตอบสนองตอสงเราหรอสงทมากระตนในทน ไดแก สภาพแวดลอมทวไป การใหบรการรวมไปถงพฤตกรรมของผใหบรการ

ผรบบรการ

1. นกเรยน / นกศกษา / ประชาชน / นกศกษา มสธ. 2. หนวยงาน สถานศกษา โรงเรยน โรงพยาบาล ทหาร ต ารวจ กศน. วทยาลยชมชน

วทยาลยการอาชพ วทยาลยอาชวะ วทยาลยเทคนค ฯลฯ

3. โรงงานอตสาหกรรม สถานประกอบการ

วสยทศน พนธกจ คานยม ศนยวทยพฒนา

วสยทศน (Vision) "มงสความเปนเลศดานบรการการศกษา และพฒนาเครอขายอยางมประสทธภาพ"

พนธกจ ( Mission )

1. บรการการศกษาแกนกศกษาและประชาชน

2. สนบสนนกจกรรมการเรยนการสอนของ มสธ. 3. พฒนาความรวมมอเครอขายในการใหบรการการศกษาทางไกล

4. บรการวชาการและวชาชพแกสงคม

5. อนรกษ สงเสรมศลปวฒนธรรม และภมปญญาทองถน

4

คานยม

1. รวมแรงรวมใจ

2. ใฝคณธรรม

3. น าสงใหม 4. เรยนรไดทกท ทกเวลา

S = synergy หมายถง รวมแรงใจ มองคประกอบเชงพฤตกรรม คอ Organization First, Teamwork , Workforce focus T = Transparency หมายถง ใฝคณธรรม มองคประกอบเชงพฤตกรรม คอ Social Responsibility, Management by Fact, Morals& Ethics O = Originality หมายถง น าสงใหม มองคประกอบเชงพฤตกรรม คอ Focus on the Future, Focus on Innovation, Visionary Leadership U = Ubiquitous Learning หมายถง เรยนรไดทกททกเวลา มองคประกอบเชงพฤตกรรม คอ Focus on Customer, Lifelong Learning, System Perspective

บทท 2 การวเคราะหงาน

การจ ดท าค ม อ ก ารป ฏ บ ต ง าน ให บ ร ก ารก ารศ กษ า เค ล อ น ท ข อ งศ น ย ว ท ย พ ฒ น า มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ล าปาง ผจดท าคมอการปฏบตงานไดวเคราะหงานออกเปนดงน (1) โครงสรางของศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช (2) โครงสรางของศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ล าปาง (3) ภาระหนาทของศนยวทพฒนา มสธ. ล าปาง (4) งานสงเสรมและบรการการศกษา (5) บทบาทหนาทความรบผดชอบและ (6) ลกษณะงานทปฏบต

1.โครงสรางศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

รองอธการบดฝายบรการวชาการ และพนธกจสมพนธกบชมชน

ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช 10 ศนย

งานอ านวยการ และธรการ

งานสงเสรมและ บรการการศกษา

งานบรการสอและ เทคโนโลยการศกษา

อธการบด

6

2. โครงสรางศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

การแบงสวนราชการ ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง

งานอ านวยการและธรการ รบผดชอบ งานสารบรรณ งานบคคล งานการเงน งานบญช งานพสดครภณฑ งานอาคารสถานท งานยานพาหนะ งานรกษาความปลอดภย งานประชาสมพนธ การประกนคณภาพ การบรหารความเสยง การจดการความร การควบคมภายใน การจดท าแผนปฏบตราชการ ประจ าป และงานอน ๆ ทไดรบมอบหมาย งานสงเสรมและบรการการศกษา รบผดชอบ การรณรงครบสมครนกศกษาใหม การจ าหนายระเบยบการ การรบสมคร การรบลงทะเบยนของนกศกษาทกระดบการศกษาของมหาวทยาลย การแนะแนวการศกษาและอาชพ การปฐมนเทศนกศกษาใหม การตอบค าถามนกศกษา การรองรบกจกรรมการเรยนการสอนของมหาวทยาลย การจดนทรรศการ การดแลมาตรฐานเครอขายการใหบรการในทองถน การสนบสนนการจดกจกรรมชมรมนกศกษา ชมรมบณฑต การจดกจกรรมรวมกบสมาคมสโขทยธรรมาธราช ความรวมมอกบองคกรอนในทองถนเพอสงเสรมภาพลกษณของมหาวทยาลย การบรการวชาการแกสงคมในลกษณะตาง ๆ และงานอน ๆ ทไดรบมอบหมาย งานบรการสอและเทคโนโลยการศกษา รบผดชอบการใหบรการหองสมดและสอการศกษาทมหาวทยาลยผลต การบรการเทคโนโลยการศกษาตาง ๆ การผลตสอพนฐาน ประสานการเชอมโยงเครอขายคอมพวเตอรของมหาวทยาลย การสงเสรมอนรกษศลปวฒนธรรมทองถน การบ ารงรกษาโสตทศนปกรณและคอมพวเตอร การสรางเครอขายระหวางหองสมดในเขตพนทรบผดชอบและงานอน ๆ ทไดรบมอบหมาย

7

ผอ านวยการศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง (นางตสมารน อธจตตา)

งานอ านวยการและธรการ

งานสงเสรม และ บรการการศกษา

งานบรการสอและเทคโนโลยการศกษา

เจาหนาทบรหารงาน (นายสานตย แหวนทองค า)

ผปฏบตงานบรหาร 2 (นางณฐพร ทวมเพมทรพย)

พนกงานขบรถยนต 1 (นายสมควร พนธโหมด)

พนกงานขบรถยนต 2 (นายเฉลมพล ตยวงศ)

พนกงานสถานท (นางอรณ ทรายมล)

พนกงานทวไป (นางมาล วรรณกร)

คนสวน (นายไพรง พรมเวยง)

นกแนะแนวการศกษาและอาชพ (นายสพจน สระทองพน)

นกวชาการศกษา (น.ส.ธญาภรณ สเขยว)

นกวชาการศกษา (ป.โท) (นายณฐพล ปรงฤทธ)

นายชางศลป (นายวฒไกร ส ารราษฎร)

นกวชาการโสตทศนศกษา (นายเสกข อธจตตา)

นกวชาการคอมพวเตอร (นายวรพร ปานโชต)

บรรณารกษ 1 (นางกรณาภค สระทองพน)

ชางอเลกทรอนกส (นายเนต ณ นคร)

บรรณารกษ 2 (น.ส.รงอรณ ค าเปกเครอ)

8

3.ภาระหนาทของศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง

ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ล าปาง ไดด าเนนการตามภารกจ ดานการรองรบกจกรรมการเรยนการสอน การบรการการศกษา การบรการทางวชาการบรการตางๆ ทส าคญมดงตอไปน 1 ) งานสงเสรมและบรการการศกษา (1) ใหบรการสถานทและเอออ านวยความสะดวกในการ จดกจกรรมพเศษชดวชากฎหมายแพง ,จด

กจกรรมพเศษชดวชากฎหมายอาญา , จดกจกรรมพเศษชดวชากฎหมายทรพยสน , จดฝกปฏบตเสรมทกษะนกศกษา ชดวชา 52310 การฝกปฏบตงานสาธารณสขชมชน , จดกจกรรมสมมนาเขมนกศกษาระดบประกาศนยบตรบณฑตศกษา แขนงวชาหลกสตรและการสอน สาขาศกษาศาสตร , จดสอบ Walk-in Exam , จดสอบ STOU EPT , จดงานปฐมนเทศนกศกษาใหม ,จดการฝกซอมยอยพธรบพระราชทานปรญญาบตร บณฑต/มหาบณฑต

(2) การรบสมครนกศกษาใหม หลกสตรปรญญาตร ปรญญาโท หลกสตรประกาศนยบตรอนๆทมหาวทยาลยเปดสอน เปนการเรมตนแกนกศกษาใหม โดยจ าหนายระเบยบการสมคร และรบสมครเปนนกศกษาใหม ณ ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช

(3) การรณรงครบสมครนกศกษาใหม โดยออกเดนทางไปบรการตามสถานทตางๆ ในจงหวดเขตพนทรบผดชอบของศนย เชน โรงเรยนประจ าจงหวด หองสมดประชาชนประจ าจงหวด เพอรณรงครบสมครนกศกษาใหม และแนะแนวการศกษาตอ

(4) การรบลงทะเบยนเรยน ชดวชาพนฐานโดยนกศกษาจะไดรบชดวชาพนฐานทนท โดยไมตองรอการจดสงจากสวนกลาง ท าใหนกศกษาสามารถศกษาเอกสารการสอนไดทนททเปนนกศกษาใหม

(5) การใหบรการแบบค ารองตางๆ เชน การลาพกการศกษา การเปลยนชอ – สกล การท าบตรประจ าตวนกศกษาใหม พรอมรบช าระคาธรรมเนยมตางๆ รวมทงการรบเรองราวของนกศกษาเพอประสานงานทะเบยนและวดผล และสาขาวชา ในกรณทไมสามารถด าเนนการใหแลวเสรจทศนยวทยพฒนาได

(6) การใหบรการค าแนะน าปรกษาและตอบปญหานกศกษา เพอสงเสรมความส าเรจของนกศกษาในรปแบบตางๆ เชน การสงจดหมายตดตามนกศกษา การใหค าปรกษาแนะน าการเรยนการสอนทงในและนอกสถานท

(7) การสนบสนนและสงเสรมกจกรรมของชมรมนกศกษาในพนทบรการใหบรการจดกจกรรมชมรมนกศกษา ตามแผนการจดกจกรรม ใหบรการจดโครงการเพอนชวยเพอน พชวยนอง เพอสงเสรมการศกษา

9

4. งานสงเสรมและบรการการศกษา (1) ใหบรการจ าหนายระเบยบการ การรบสมคร การรบลงทะเบยนของนกศกษาทกระดบ

การศกษาของมหาวทยาลย ระหวางวนจนทร – วนเสาร ในเวลาราชการ (2) ใหบรการปรกษาแนะแนวการศกษา ของนกศกษาทกระดบการศกษาของมหาวทยาลย

ระหวางวนจนทร – วนเสาร ในเวลาราชการ (3) ใหบรการจดสอบ Walk-in Exam , จดสอบ STOU EPT ทกวนเสาร – อาทตย ตามท

มหาวทยาลยไดมอบหมาย (4) ใหบรการจดกจกรรมพเศษ , จดกจกรรมสมมนาเขม ตามทมหาวทยาลยไดมอบหมาย (5) ใหบรการจดงานปฐมนเทศนกศกษาใหม ตามทมหาวทยาลยไดมอบหมาย (6) ใหบรการจดการฝกซอมยอยพธรบพระราชทานปรญญาบตร บณฑต/มหาบณฑต

ตามทมหาวทยาลยไดมอบหมาย

งานสงเสรมและบรการการศกษา

งานสงเสรมและบรการการศกษา ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง รบผดชอบการการรณรงครบสมครนกศกษาใหม การจ าหนายระเบยบการ การรบสมคร การรบลงทะเบยนของนกศกษาทกระดบการศกษาของมหาวทยาลย การแนะแนวการศกษาและอาชพ การปฐมนเทศนกศกษาใหม งานกจกรรมการฝกซอมยอยพธพระราชทานปรญญาบตร งานบรการนกศกษา การตอบค าถามนกศกษา การรองรบกจกรรมการเรยนการสอนของมหาวทยาลย งานฝกอบรมและประสบการณวชาชพ งานบรการวชาการแกสงคม กจกรรมการสอนเสรมนดหมาย การจดนทรรศการ งานกจกรรมชมรมนกศกษา ชมรมบณฑต สมาคมสโขทยธรรมาธราช กจกรรมสงเสรมความส าเรจทางการศกษา งานเครอขายบรการการศกษา การดแลมาตรฐานเครอขายการใหบรการในทองถน การสนบสนนการจดกจกรรมชมรมนกศกษา ชมรมบณฑต การจดกจกรรมรวมกบสมาคมสโขทยธรรมาธราช ความรวมมอกบองคกรอนในทองถนเพอสงเสรมภาพลกษณของมหาวทยาลย การบรการวชาการแกสงคมในลกษณะตาง ๆ ค ารบรองการปฏบตราชการ ประกนคณภาพการศกษา และงานอน ๆ ทไดรบมอบหมาย

บคลากรงานสงเสรมและบรการการศกษา ประกอบดวย 1) นายสพจน สระทองพน ต าแหนง นกแนะแนวการศกษาและอาชพ หวหนางาน 2) นายณฐพล ปรงฤทธ ต าแหนง นกวชาการศกษา 3) นางสาวธญาภรณ สเขยว ต าแหนง นกวชาการศกษา 4) นายวฒไกร ส ารราษฎร ต าแหนง ชางศลป

10

5. บทบาทหนาทความรบผดชอบ

มาตรฐานก าหนดต าแหนงนกวชาการศกษา ของส านกงานคณะกรรมการการอดมศกษา (ก.พ.อ. ก าหนดเมอวนท 21 กนยายน 2553 )

6. ลกษณะงานทปฏบต ปฏบตงานในฐานะผปฏบตงานทมประสบการณโดยใชความร ความสามารถ ความช านาญงาน ทกษะ

และประสบการณสงในงานดานวชาการศกษา ปฏบตงานท ตองท าการศกษา คนควา วเคราะห สงเคราะห หรอวจย เพอการปฏบตงานหรอพฒนางาน หรอแกไขปญหาในงานทมความยงยากและมขอบเขตกวางขวาง และปฏบตงานอนตามทไดรบมอบหมาย

ต าแหนง นกวชาการศกษา ช านาญการ

หนาทและความรบผดชอบ

ปฏบตงานทตองใชความร ความสามารถ ความช านาญงาน และความรบผดชอบในการควบคมการปฏบตงานดานวชาการศกษาทมขอบเขตเนอหาของงานหลากหลาย และมขนตอนการท างานทยงยากซบซอนคอนขางมาก โดยตองก าหนดแนวทางการท างานทเหมาะสมกบ เชน ปฏบตงานวจยเพอพฒนาก าหนดลกษณะและมาตรฐานในการปฏบตงานวชาการศกษา ท าความเหน สรปรายงานเสนอแนะและด าเนนการเกยวกบงานวชาการดานการศกษา ศกษา คนควา หาวธในการแกไขปญหาเกยวกบงานวชาการศกษา พฒนาเอกสารทางวชาการ คมอเกยวกบงานในความรบผดชอบ ฝกอบรมเผยแพรความรความเขาใจเกยวกบหลกการและวของงานในความรบผดชอบ ใหค าปรกษา แนะน า ตอบปญหาและชแจงเรองตางๆเกยวกบงานในหนาท เขารวมประชมในการก าหนดนโยบาย วสยทศน พนธกจและแผนงานของหนวยงานทสงกด และปฏบตหนาทอนทเกยวของ คณสมบตเฉพาะต าแหนง 1 ) ไดรบคณวฒปรญญาตร หรอเทยบไดไมต ากวาน และตองงด ารงต าแหนงนกวชาการศกษามาแลวไมนอยกวา 5 ป หรอ

2) ไดรบคณวฒปรญญาโท หรอเทยบไดไมต ากวาน และตองด ารงต าแหนงนกวชาการศกษามาแลวไมนอยกวา 3 ป หรอ

3) ไดรบคณวฒปรญญาเอก หรอเทยบไดไมต ากวาน และตองด ารงต าแหนงนกวชาการศกษามาแลวไมนอยกวา 2 ป 4) ผานการประเมนผลงานตามทก าหนดไวในระเบยบ/ขอบงคบของมหาวทยาลยเกยวกบการแตงตงใหด ารงต าแหนงผช านาญการ

11

ความรความสามารถทตองการ

1) มความรความสามารถในงานบรการการศกษาอยางเหมาะสมแกการปฏบตงานในหนาท 2) มความรความเขาใจในกฎหมาย กฎ ระเบยบ และขอบงคบอนทใชในการปฏบตงานในหนาท 3) มความรความสามารถในการใชภาษาและคอมพวเตอรอยางเหมาะสมแกการปฏบตงานในหนาท 4) มความสามารถในการศกษาและจดการขอมล วเคราะหปญหาและสรปเหตผล

5) มความรความเขาใจในวสยทศน พนธกจ และแผนงานดานตางๆของหนวยงานทสงกด

6) มความสามารถในการจดท าแผนงาน ควบคม ตรวจสอบ ใหค าปรกษา แนะน า และเสนอแนะวการแกไขปรบปรงการปฏบตงานทอยในความรบผดชอบ

7) มความสามามารถในการรเรม ปรบปรงนโยบายและแผนงาน หรอมความช านาญงานในหนาทและมประสบการณสง

8) มความสามารถในการบรหารและระบบงานสง

บทท 3 องคประกอบของงาน

การจดท าคมอการปฏบตงานใหบรการการศกษาเคลอนทในงานบรการวชาการของศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ล าปาง ผจดท าคมอการปฏบตงานขอน าเสนอองคประกอบงานใหบรการการศกษาเคลอนท โดยมดงน

แผนผงขนตอนการปฏบตงานใหบรการการศกษาเคลอนท ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง

ไมอนมต

ก ำหนดกำรออกหนวยกำรใหบรกำรกำรศกษำเคลอนท

หวหนำเสนออนมต

ด ำเนนกำรออกหนวยใหบรกำรกำรเคลอนท 8 จงหวด

ช ำระคำธรรมเนยม

สงเงน

ตดตำมนกศกษำ

จดเกบ

จดเตรยมเบกเอกสำรอปกรณ

รบสมคร นศ.ป.ตร /สมฤทธบตร

บรกำรรบลงทะเบยนเรยน

บรกำรงำนดำนทะเบยน ค ำรอง ตอบปญหำและรบปรกษำกำร

เรยน

เรมตน

ผอ.ศวน มสธ. ล ำปำง

การใหบรการการศกษาเคลอนท

ตรวจสอบ

ล ำปำง

จบการท างาน

อนมต

ไมผาน

ผาน

12

1. ก าหนดการออกหนวยบรการการศกษาเคลอนท

ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปางเปนหนวยงานของมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ทจดตงขนมเขตพนทความรบผดชอบ 8 จงหวดภาคเหนอตอนบน ไดแก ล าปาง , ล าพน , เชยงใหม , แพร , นาน , พะเยา , เชยงราย และ แมฮองสอน มภารกจเพออ านวยความสะดวกในการบรการใหค าปรกษาและตอบปญหาการศกษา ,การใหบรการลงทะเบยน หรอรบเรองค ารองตางๆ ผมาขอใชบรการสวนมากเปนนกศกษาทอยในเขตพนทรบผดชอบของศนย และมประชาชนทวไปทอยในเขตพนทใกลศนยมาขอใชบรการการศกษาเคลอนท จงมผมาขอใชบรการการศกษาเคลอนท แบงออกไดเปน 2 กลม (1) กลมผขอใชบรการการศกษาเคลอนทภายใน

(2) ผขอใชบรการการศกษาเคลอนทภายนอก

2. การจดเตรยมเบกเอกสารและวสดเพอใชในการใหบรการการศกษาเคลอนท 1. ใบเสรจรบเงน

2. ระเบยบการรบสมครนกศกษาใหม ปรญญาตร/โครงการสมฤทธบตร

3. เอกสารประชาสมพนธ แผนพบ หลกสตรสาขา

4. อปกรณกลองรบสมคร

5. แฟมเอกสารการออกหนวยเคลอนทประจ าจงหวด

6. กลองเอกสารชดวชาพนฐาน

3. การใหบรการการศกษาเคลอนท

3.1 การใหบรการส าหรบนกศกษาของมหาวทยาลย

อ านวยความสะดวกเกยวกบการลงทะเบยนตางๆ

ใหบรการเกยวกบเรองค ารองตางๆ

ใหค าปรกษาและตอบปญหาดานการศกษา

3.2 การใหบรการส าหรบประชาชนผสนใจในการเขาศกษากบมหาวทยาลย

ใหการแนะแนวการศกษาระบบทางไกลหลกสตรตางๆ ของมหาวทยาลย และจ าหนายระเบยบการสมคร

ด าเนนการรบสมครนกศกษาใหมทกหลกสตร

13

ตรวจสอบ

ล าดบท Flow Chart รายละเอยดงาน ระยะเวลา ผรบผดชอบ 1 นศ.มาตดตอ นศ.เขามารบบรการทหนวยบรการ

การศกษาเคลอนท - นกศกษา

2 นศ.แจงความประสงค ลงทะเบยน

นศ.แจงความประสงคในการมารบบรการกบเจาหนาท เชน ลงทะเบยน ,ลาพก,เพมชดวชาสอบซอม และช าระเพมเตม

- นกศกษา

3 No เจาหนาทใหค าปรกษา

Yes

เจาหนาทใหค าปรกษาการลงทะเบยนตามโปรแกรมลงทะเบยนจากหนงสอหลกสตรของแตละสาขาวชา

1-2 นาท เจาหนาท

4 นศ.ยนใบลงทะเบยน เจาหนาทบนทกลงผานโปรแกรม 1-2 นาท เจาหนาท 5 นศ.ช าระเงน นศ.ช าระเงนตามจ านวนเงนใน

ใบลงทะเบยนเรยน 30 วนาท นกศกษา

6 เจาหนาท ออกใบเสรจรบเงน

เจาหนาทออกใบเสรจรบเงน ตามจ านวนเงนในใบลงทะเบยนเรยน

1 นาท เจาหนาท

14

Flow Chart กระบวนการแบบเดม (ผานการตรวจสอบ Manual )

นกศกษำมำตดตอ

นกศกษำแจงควำมประสงคลงทะเบยนเรยน

เจำหนำทใหค ำปรกษำ

นกศกษำกรอกขอมลตำม

แบบฟอรมลงทะเบยนเรยน

เจำหนำทตรวจสอบขอมล

จำกคมอฯ อกครง

นกศกษำยนใบลงทะเบยนเรยน

นกศกษำช ำระเงน

เจำหนำทออกใบเสรจรบเงน

จนท.ตรวจสอบโปรแกรม

ลงทะเบยนเรยนจำกหนงสอ

หลกสตรของแตละสำชำวชำ

จนท.แกไขขอมล

ลงทะเบยนใหถกตอง

NO

YES

YES

NO

เงนสด

15

Flow Chart กระบวนการแบบใหม (ผานโปรแกรมลงทะเบยนเรยน http://www.stou.ac.th/offices/ore/rere/goto/regform)

นกศกษำมำตดตอ

นกศกษำแจงควำมประสงคลงทะเบยนเรยน

เจำหนำทใหค ำปรกษำ

เจำหนำทกรอกขอมลในแบบฟอรมลงทะเบยนเรยน

http://www.stou.ac.th/offices/ore/rere/goto/regform

เจำหนำทบนทกขอมล

Online

นกศกษำยนใบลงทะเบยนเรยน

นกศกษำช ำระเงน

เจำหนำทออกใบเสรจรบเงน

จนท.ตรวจสอบโปรแกรม

ลงทะเบยนเรยนจำกหนงสอ

หลกสตรของแตละสำชำวชำ YES

NO

เงนสด รบบตรเครดต EDC

16

เปรยบเทยบกระบวนการเดม กบ กระบวนการใหม

กระบวนการเดม

กระบวนการใหม

ประจ าวน 2 ชด

17

4. การช าระคาธรรมเนยม

ในกำรใหบรกำรกำรศกษำเคลอนท ในงำนบรกำรวชำกำรของงำนสงเสรมและบรกำรกำรศกษำของศนยวทยพฒนำ มสธ. ล ำปำง เปนภำรกจหลกทมควำมส ำคญยงในกำรใหเจำหนำทออกหนวยบรกำรเคลอนทในเขตพนทรบผดชอบ 8 จงหวดภำคเหนอตอนบน เพอบรกำรรบสมครนกศกษำใหมและรบลงทะเบยนนกศกษำ ในบำงครงผทมำตดตออำจไมไดพกเงนสดมำมำกพอในกำรจำย และตกดเงนเอทเอมอำจจะอยไกล จำกพนทตงของหนวยบรกำรกำรศกษำเคลอนท เจำหนำทไดเตรยมเครองรบช ำระเงนดวยบตรอเลกทรอนกส เนองจำกกำรรบช ำระเงนแตเดมไดรบแตเงนสด ซงตองนบจ ำนวนใหถกตองเองแลว กำรขนเงนสดจ ำนวนมำกไปฝำกธนำคำรอำจมควำมเสยงได แตถำใชเครองรบบตร EDC เงนกจะถกน ำเขำบญชทกสนวนโดยอตโนมตและธนำคำรยงจะสรปยอดขอมลกำรขำยและจดสงให ในรปแบบอเลกทรอนกสฟอรมใหทกวนอกดวยท ำใหกำรจดกำรบญชมควำมปลอดภย และสะดวกยงขน

เพอเปนกำรเพมเตมชองทำงกำรรบช ำระเงน ใหสำมำรถอ ำนวยควำมสะดวกใหแกนกศกษำ และประชำชนทมำตดตอขอรบบรกำรไดมำกยงขน คมอเลมนจงไดจดท ำเนอหำของคมอใหเปนแนวปฏบตทดกำรรบคำบรกำรกำรศกษำจำกนกศกษำผำนบตรเครดตดวยเครอง (EDC) ใหกบนกศกษำดวย

5. การสงเงน

ทกสนวน ใหหนวยรบเงน (ผใหบรกำรกำรศกษำเคลอนท ) สรปยอดรำยกำรรบช ำระเงนทงรปแบบกำรรบช ำระดวยเงนสด และกำรผำนเครอง EDC ในแตละวน เพอประมวลผลกำรรบช ำระเงนระหวำงวน แลวสงพมพสรปยอดรบช ำระเงน จำกเครอง EDC เพอน ำมำตรวจสอบกบหลกฐำนกำรช ำระเงน และส ำเนำใบเสรจรบเงนใหถกตองตรงกน กอนทจะสงหลกฐำนรำยกำรรบสงเงนประจ ำวนกบฝำยงำนอ ำนวยกำรฯ

6. การสงเอกสารใหส านกทะเบยน

เมอด ำเนนกำรใหบรกำรรบลงทะเบยนเรยนและค ำรองประเภทตำงๆแกนกศกษำ พรอมทงใหสงหลกฐำนเอกสำรกำรโอนเงนใหกองคลงเสรจสนแลว ตองสงหลกฐำนเอกสำรกำรโอนเงนรำยไดคำลงทะเบยนเรยนและค ำรองประเภทตำง ๆ ใหกบหนวยตำงๆดงน คอ

1. ผอ ำนวยกำรกองคลง 2. ผอ ำนวยกำรส ำนกทะเบยนและวดผล

2.1 ฝำยทะเบยนนกศกษำ 2.2 ฝำยรบนกศกษำ 3. ผอ ำนวยกำรส ำนกบณฑตศกษำ

18

7. การตรวจสอบ การใหค าปรกษา และการตอบปญหาการศกษา

เนองจำกกำรใหค ำปรกษำดำนกำรศกษำ และตอบปญหำตำงๆนน เจำหนำทจ ำเปนจะตองมควำมรในเรองของขอบงคบ ระเบยบ และประกำศดำนงำนทะเบยน ซงในปจจบนกำรตดตอหำขอมลดงกลำว ไดมหลำยชองทำงในโซเชยลหลำยรปแบบและหลำยชองทำงแบบทนสมย และเขำถงตอขอมลไดสะดวก รวดเรวมำกขน

เจำหนำททใหบรกำรกำรศกษำเคลอนท สำมำรถเขำใชงำนโปรแกรมระบบสำรสนเทศงำนทะเบยนและบรกำรกำรศกษำ เพอใชสบคนฐำนขอมลของนกศกษำ

8. การจดเกบขอมล

รายงานการรบสงเงนประจ าวน

รายงานยอดนกศกษาลงทะเบยนเรยน และสมครนกศกษาใหมประจ าเดอน

รายงานยอดนกศกษาลงทะเบยนเรยน และสมครนกศกษาใหมประจ าปงบประมาณ

บทท 4

ขนตอน และวธการปฏบตงาน

ขนตอนการปฏบตงาน ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง ไดก าหนดการอ านวยความสะดวกเกยวกบการลงทะเบยนตางๆ ไวดงน

1. ขนตอนกระบวนการปฏบตงานจดหนวยบรการการศกษาเคลอนท

1.1 ผขอใชบรการการศกษาเคลอนทภายใน

สามารถตดตอขอรบบรการการศกษาเคลอนท ทอย ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง ถ.ล าปาง -เชยงใหม หมท 2 ต.ปงยางคก อ.หางฉตร จ.ล าปาง 52190 หมายเลขโทรศพท 054 829 811-4 หมายเลขโทรศพทเคลอนท 089 855 9169 หมายเลขโทรสาร 054 829 815 วนเวลาใหบรการ วนจนทร – วนเสาร เวลา 08.30 -16.30 น. (หยดวนอาทตยและวนขตฤกษ) หมายเหต : ทกวนพธ ใหบรการเพมท หองสมดประชาชนจงหวดล าปาง ถ.วงทาน ต.หวเวยง อ.เมองล าปาง จ.ล าปาง เวลา 08.30 -16.30 น.

1.2 ผขอใชบรการการศกษาเคลอนทภายนอก

สามารถตดตอขอรบบรการการศกษาเคลอนท หนาเพจของศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง เวบไซต http://www.stou.ac.th/Offices/rdec/Lampang/main/ จะแจงก าหนดตารางออกหนวยบรการรบสมครนกศกษา ประจ าป เชน ป 2561

20

ตวอยาง ก าหนดการออกหนวยบรการการศกษาเคลอนท ป 2561

จดเตรยมเบก 1. ใบเสรจรบเงน

2. ระเบยบการรบสมครนกศกษาใหม ปรญญาตร/โครงการสมฤทธบตร

3.เอกสารประชาสมพนธ แผนพบ หลกสตรสาขา

4. อปกรณกลองรบสมคร

5. แฟมเอกสารการออกหนวยเคลอนทประจ าจงหวด

6. กลองเอกสารชดวชาพนฐาน

21

ตวอยาง แบบฟอรมการเบกใบเสรจรบเงน

ตวอยาง แบบฟอรมการเบกระเบยบการรบสมครนกศกษาใหม ปรญญาตร

หองสงเสรมฯ

หนวยบรการเคลอนท

22

2. แผนภมกระบวนการปฏบตงานการบรการรบสมครนกศกษาใหม

โดยประชาชนผสนใจสามารถสอบถามหลกสตรทตองการเขาศกษา สอบถามโครงสรางหลกสตรทเปดสอนประจ าปการศกษา สอบถามโปรแกรมการศกษาทเปดสอน แตละหลกสตร โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของผบรการ และ ผขอรบบรการ

เจาหนาท ประชาชนผสนใจ

มอบเอกสารแนะแนวการศกษาของมหาวทยาลย

พรอมแนะแนวการศกษาในหลกสตรตางๆ ตามท

ผมารบบรการประสงค เพอใหทราบรายละเอยด

มากทสด

เปดโอกาสใหผมารบบรการไดซกถามขอสงสย

ไดอยางเตมท

เจาหนาทสามารถประชาสมพนธ แนะแนวหลกสตร

การศกษาไดอยางกระจางชดในประเดนขอสงสย

ตางๆ

ประชาชนทสนใจพรอมรบการสมครกสามารถ

จดเตรยมเอกสารและอตราคาธรรมเนยมได

อยางถกตอง หรอ ทราบขาวการประชาสมพนธ

ในการออกใหบรการการเคลอนทในครงถดไป

จ าหนายระเบยบการรบสมคร หรอใหระเบยบการ

รบสมครโครงการสมฤทธบตรแกผมารบบรการ

รบเงนคาระเบยบการรบสมคร และลงบนทกยอด

จ าหนายระเบยบการรบสมคร

23

แผนภมขนตอนการปฏบตงาน

ประชาชนผสนใจเขามาขอรบบรการ

มอบเอกสาร และแนะแนวหลกสตร

ใหผมารบบรการบรการซกถาม

เจาหนาทแนะแนวใหความกระจางชด

จ าหนายระเบยบการ และ

ด าเนนการรบสมคร

รบเงนคาระเบยบการรบสมคร และ

ลงบนทก

24

ด าเนนการรบสมครนกศกษาใหมทกหลกสตร

การรณรงครบสมครนกศกษาใหม โดยออกเดนทางไปบรการตามสถานทตางๆ ในจงหวดเขตพนทรบผดชอบของศนย เชน โรงเรยนประจ าจงหวด หองสมดประชาชนประจ าจงหวด เพอรณรงครบสมครนกศกษาใหม และแนะแนวการศกษาตอ โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของผบรการ และ ผขอรบบรการ

เจาหนาท ประชาชนผสนใจ

เจาหนาทเปดโอกาสใหผมาสมครซกถามในประเดน

ขอสงสยตางๆ

เปดโอกาสใหผมารบบรการไดซกถามขอสงสย

ไดอยางเตมท

ตรวจสอบขอมลใบสมครและลงนามหลกฐาน

ประกอบการสมครใหครบถวน

ออกใบเสรจรบเงนและรบเงนจากผมาสมคร ตรวจสอบความถกตองของใบเสรจรบเงน และ

เกบไวเปนหลกฐาน

จายเอกสารประกอบชดวชาพนฐาน(ถาม) พรอม

อธบายเอกสาร เชน แบบฝกกอนท า และหลงท า ,

กจกรรมประจ าชดวชา และบนทกการจายไวเปน

หลกฐาน

ไดรบเอกสารประกอบชดวชาพนฐานไปอาน

กอน และ เขาใจในเอกสารตางๆ พรอม

ด าเนนการสงกจกรรมประจ าชดวชา (ถาม)

25

แผนภมขนตอนการปฏบตงาน

อธบายการกรอกใบสมคร และ

ตรวจเอกสารประกอบการสมคร

ออกใบเสรจรบเงน และรบเงน

จายชดวชาพนฐาน(ถาม)

พรอมอธบายเอกสาร เชน

แบบฝกกอนท า และหลงท า , กจกรรมประจ าชดวชา

และบนทกการจายไวเปนหลกฐาน

26

4. แผนภมกระบวนการปฏบตงานเบก – จาย วสดการศกษาชดวชาหมวดศกษาทวไป

เมอศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง ด าเนนการใหบรการรบสมครนกศกษาใหม รบสมครโครงการสมฤทธบตร ตองเบกจายชดวชาพนฐานใหแกนกศกษาทสมครเรยนกบทาง ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของงานสงเสรมและบรการการศกษา และผขอใชบรการ

งานสงเสรมและบรการการศกษา ผขอใชบรการ

จดท าบนทกสงหลกฐานขอเบกชดวชาพนฐาน และ

ขอใบเบกสงคน ถงผอ านวยการบรการศกษา

จดท าบญชการเบกจาย วสดการศกษา หมวดศกษา

ทวไป (พนฐาน) ทงภายในหนวยงาน และออกหนวย

รบสมครเคลอนท

ลงลายมอชอรบเอกสารดงกลาวไวเปนหลกฐาน

แจงขอมลเอกสารชดวชาทมการปรบปรง (งดจาย) ใหกบเจาททเกยวของ และแจงนกศกษาสมครใหมทตองการลงทะเบยนในชดวชาดงกลาว

รอรบเอกสารจากทางสวนกลางทจะด าเนนการจดสงใหทางไปรษณยภายหลง

27

แผนภมขนตอนการปฏบตงาน

จดท าบนทกสงหลกฐานขอเบกชดวชาพนฐาน

จดท าบนทกขอใบเบกสงคน ถงผอ านวยการบรการศกษา

ลงลายมอชอรบเอกสารดงกลาวไวเปนหลกฐาน

แจงขอมลเอกสารชดวชาทมการปรบปรง (งดจาย)

28

3. แผนภมกระบวนการปฏบตงานบรการรบลงทะเบยนเรยน

เนองจากชดคมอการลงทะเบยนเรยนประจ าปการศกษานน ใชเวลาในการเปดคมอเพอตรวจสอบคดกรองแตละครงใชเวลาตรวจสอบคอนขางมาก เนองจากตองตรวจสอบหลายอยาง เชน ชดวชาทเปดแตละภาค , วนและเวลาสอบ, ชดวชาทปรบปรง อตราคาธรรมเนยมในแตละชดวชา จงไดน ากระบวนการเหลานผานระบบสารสนเทศทมอยให เปนประโยชน เพอใหการบรการทรวดเรว และถกตอง โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของผบรการ และ ผขอรบบรการ

เจาหนาท นกศกษา

ใหค าปรกษาการลงทะเบยนเรยนตามโปรแกรม

จ าลองการลงทะเบยนเรยน

1.ไดรบขอมลชดวชาทตองการลงทะเบยนเรยน

ทถกตองตามโครงสราง

2.ไดรบวนและเวลาสอบของแตละชดวชา

3.ไดตรวจสอบอตราคาธรรมเนยมทช าระ

4.รบใบเสรจรบเงนเพอเกบไวเปนหลกฐาน

ลงทะเบยนออนไลนขอมลการลงทะเบยนเรยน

จดท ารายงานรบสงเงนประจ าวน

29

การออกแบบกระบวนการท างาน การใหบรการการศกษาเคลอนท

นกศกษาแจงความประสงคลงทะเบยน

เจาหนาทใหค าปรกษาการลงทะเบยนเรยนตาม

โปรแกรมจ าลองการลงทะเบยนเรยน

พมพเอกสารส าหรบการลงทะเบยนเรยนใหนกศกษา

เจาหนาทรบลงทะเบยน และ

บนทกขอมลผานระบบออนไลน

รบช าระคาธรรมเนยม ทงเงนสด และ

เครอง EDC KBank.

ออกใบเสรจรบเงน และ บนทกขอมลรายงานรบสง

เงนประจ าวน

30

แผนภมขนตอนการปฏบตงาน

แนะน าแนวทางในการลงทะเบยนเรยน

31

ลดปญหา การเรยกเกบคาธรรมเนยมผด

ลดปญหา การลงทะเบยนทมวนสอบตรงกน

32

ลดปญหา การอานลายมอ ตวเลข ไมชดเจน ท าใหปอนขอมลผด

ลดปญหา การแจงให นศ. ลาพก / รกษาสถานภาพเดมกอนลงทะเบยนครงถดไป

33

การออกแบบกระบวนการท างาน งานบรการรบลงทะเบยน

นกศกษาแจงความประสงคลงทะเบยน

เจาหนาทรบลงทะเบยน และ

บนทกขอมลผานระบบออนไลน

พมพเอกสารส าหรบการลงทะเบยนเรยนใหนกศกษา

รบช าระคาธรรมเนยม ทงเงนสด และ

เครอง EDC KBank.

ออกใบเสรจรบเงน และ บนทกขอมลรายงานรบสงเงน

ประจ าวน

34

3. การใหบรการนกศกษา ดานงานทะเบยน

3.1 ค ารองตางๆ

3.2 งานตอบปญหา และรบปรกษาปญหาทางทางดานการเรยน การใหบรการเกยวกบค ารองตางๆ

เนองจากการรบเรองค ารองตางนน มหลายหวขอในแตละเรองในการรบค ารองเพอการกรอกแบบฟอรมทถกตอง จงไดจดเรยงเอกสารรบค ารองตางๆ ไวในตชนใหสะดวกตอการใชงานในเวลาทนกศกษามาตดตอ โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของผบรการ และ ผขอรบบรการ

เจาหนาท นกศกษา

สอบถามความตองการของนกศกษา และมอบแบบ

ค ารอง (ตามแบบค ารองของ มสธ.)

ใหค าปรกษาการลงทะเบยนเรยนตามโปรแกรม

จ าลองการลงทะเบยนเรยน

กรอกขอมลในแบบค ารอง

(ตามทเจาหนาทใหค าแนะน า)

ตรวจสอบความถกตองของค ารอง และหลกฐาน ทราบระยะเวลาในการด าเนนเรองทตองการ

และตดตาม

ออกใบเสรจรบเงน และรบเงนจากนกศกษา (ถาม)

จดท ารายงานรบสงเงนประจ าวน

35

แผนภมขนตอนการปฏบตงาน

นกศกษาเขามาขอรบบรการ

นกศกษาแจงเรองทตองการตดตอ

เจาหนาทใหค าปรกษา แนะน า ตามความเหมาะสม

เจาหนาทรบตรวจสอบความถกตองของค ารอง หลกฐาน และ

ออกใบเสรจรบเงน (ถาม)

คดแยกเอกสาร เพอเกบสงตอส านกทะเบยน / ฝายรบ

บนทกขอมลรายงานรบสงเงนประจ าวน

36

การใหปรกษา และตอบปญหาการศกษา

เนองจากการใหค าปรกษาดานการศกษา และตอบปญหาตางๆนน เจาหนาทจ าเปนจะตองมความรในเรองของขอบงคบ ระเบยบ และประกาศดานงานทะเบยน ซงในปจจบนการตดตอหาขอมลดงกลาว ไดมหลายชองทางในโซเชยลหลายรปแบบและหลายชองทางแบบทนสมย และเขาถงตอขอมลไดสะดวก รวดเรวมากขน โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของผบรการ และ ผขอรบบรการ

เจาหนาท นกศกษา

สอบถามปญหา และใหค าปรกษา กรอกขอมลในแบบค ารอง

(ตามทเจาหนาทใหค าแนะน า)

ตอบปญหาและใหค าปรกษาโดยหาแหลงขอมลได

ดงน

1. ศนยสารสนเทศ Q&A Bords

2. ตอบค าถามงานทะเบยนนกศกษา

FB : STOU CallCenter

FB : ถามไพฑรย

3. Facebook STOU Live

4. Twitter STOU live

5. คยกบนกแนะแนว

6. สอบถามเกยวกบโครงการสมฤทธบตร

7. กระดานสนทนา มสธ. Stou Message

Boards

8. หมายเลขโทรศพทตดตอหนวยงานตางๆ

วเคราะหปญหาทสอบถามใหขอมลทถกตองแก

นกศกษาตามลกษณะของปญหา เจาหนาท

สามารถสรปประเดนปญหาของนกศกษาพรอม

แนวทางการแกไขปญหาเพอใหนกศกษาเขาใจและ

น าไปปฏบตไดอยางถกตองตอไป

กรณทเปนขอมลทตองตรวจสอบกบหนวยงาน

ทเกยวของเพอแกไขปญหาใหนกศกษา (ถาม)

โทรกลบเพอแจงปญหา ภายใน 1-3 วน

37

แผนภมขนตอนการปฏบตงาน

นกศกษาเขามาขอรบบรการ

นกศกษาแจงเรองทตองการตดตอ

เจาหนาทใหค าปรกษา แนะน า ตามความเหมาะสม

ประสานตรวจสอบขอมลกบหนวยงานทเกยวของ

เพอแกไขปญหาใหกบนกศกษา

ขอหมายเลขโทรศพททตดตอได

เพอแจงผลใหทราบภายหลง

ในกรณทมการใชระยะเวลาในตรวจสอบ

38

4. แผนภมกระบวนการปฏบตงานตอบปญหา และรบปรกษาปญหาดานการเรยน

จากการทพบปญหาการในการรบลงทะเบยนของศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง มการลงทะเบยนในชดวชาทมวนสอบตรงกน ,การเกบคาธรรมเนยมในอตราของนกศกษาเกาและใหมใหถกตอง และการชวยเหลอนกศกษาใหลงทะเบยนเรยนตามชดวชาในโครงสรางของตน จงจ าเปนตองมการฝกอบรมเชงปฏบตการการพฒนาสารสนเทศงานทะเบยนนกศกษา

งานสงเสรมและบรการการศกษา ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง สามารถเขาใชงานโปรแกรมบนทกขอมลเกยวกบกจกรรมนกศกษาใหมทส าหรบใชงานภายในศนยวทยพฒนา (ส าหรบตรวจสอบภายใน) และ อบรมการใชโปรแกรมระบบสารสนเทศงานทะเบยนและบรการการศกษา เพอใชสบคนฐานขอมลของนกศกษา โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของงานสงเสรมและบรการการศกษา และ ผขอใชบรการ

งานสงเสรมและบรการการศกษา ผขอใชบรการ

จดคมอขนตอนในการใชโปรแกรมสารสนเทศ

นกศกษา เพอส าหรบสบคนฐานขอมลประวตของ

นกศกษาในการตอบปญหา และปรกษาดานการ

เรยน

แจงขอมล รหสนกศกษา หรอ

เลขบตรประจ าตวประชาชน เพอรบการ

ตรวจสอบ

ท าคมอขนตอนการใชงานโปรแกรมจ าลองการ

ลงทะเบยนเรยน เพอแนะน าแนวทางในการ

ลงทะเบยนเรยน และเกบคาธรรมเนยมไดอยาง

ถกตอง

แจงขอมล รหสนกศกษา หรอ

เลขบตรประจ าตวประชาชน เพอรบการ

ตรวจสอบ

39

ลดปญหา การลงทะเบยนไมตรงตามโครงสรางหลกสตร / จบลาชา

ลดปญหา การลาออกกลางคน

40

สามารถคนฐานขอมลเพอใหค าปรกษา แนะน า ไดอยางถกตอง รวดเรว

41

แผนภมขนตอนการปฏบตงาน

5. แผนภมกระบวนการปฏบตงานการจดสงเอกสารการเงน และบญช

เมอด าเนนการใหบรการรบสมครนกศกษาใหม รบสมครโครงการสมฤทธบตร งานรบลงทะเบยนเรยนและค ารองประเภทตางๆแกนกศกษาแลว ตองสรปยอดรายการรบช าระเงนในแตละวนแลว ใหหนวยรบเงนน าสงเงน / ขอมลการรบเงน ใหงานอ านวยการทกวนท าการ โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของงานสงเสรมและบรการการศกษา และ งานอ านวยการ

งานสงเสรมและบรการการศกษา งานอ านวยการ

จดท าเอกสารใบน าสงเงน พรอมกบ บลสชมพ

และเงนคาธรรมเนยม จ านวน 2 ชด

(งานอ านวยการ 1ชด และ งานสงเสรมฯ 1 ชด)

ตรวจรบเงน และเกบเอกสารรายงานรบเงนไว

เปนหลกฐาน

จดเกบเอกสารเขาแฟม บญชรายรบ – สง รายวน

รายการรบช าระเงนประจ าวน 2 ชด

เกบเขาแฟม บญชรบ –สงเงน รายวน

42

การน าสงเงน / ขอมลการรบเงน

START

จดท าใบสงเงน

จดท าใบสงเงน

1.ส าเนาใบเสรจรบเงน (ของมหาวทยาลย บลสชมพ) แนบ

พรอมกบหลกฐานการช าระเงนทใหผช าระเงนลงลายมอชอ

2. หลกฐานสรปยอดรบข าระเงนทกสนวนจากเครอง EDC

บนทกรายการทางบญช

งานคลงน าสงงานอ านวยการฯ เพอสงส านกงานคลง

จดเกบรายงานการช าระเงน

END

43

อกทงในการใหบรการการศกษาเคลอนท ไดรบเครองรบช าระเงนดวยบตรอเลกทรอนกส (Electronic Data Capture : EDC ) เพอเปนการเพมเตมชองทางการรบช าระเงนใหสามารถอ านวยความสะดวกใหแกนกศกษาและประชาชนทมาตดตอขอรบบรการไดมากยงขน ซงในบางครงผทมาตดตออาจไมไดพกเงนสดมามากพอในการจาย และตกดเงนเอทเอมอาจจะอยไกล จากพนทออกหนวยใหบรการการศกษาเคลอนท จงมความยงยาก การรดบตรเครดตหรอเดบตกบเครองรบบตร EDC ทงายและสะดวกกวาการจายเงนสด เพอบรการรบสมครนกศกษาใหมและรบลงทะเบยนนกศกษา ซงการรบช าระเงนแตเดมไดรบเงนสด ซงตองนบจ านวนใหถกตองเองแลว การขนเงนสดจ านวนมากไปฝากธนาคารอาจมความเสยงได แตถาใชเครองรบบตร EDC เงนกจะถกน าเขาบญชทกสนวนโดยอตโนมตและธนาคารยงจะสรปยอดขอมลการขายและจดสงใหในรปแบบอเลกทรอนกสฟอรมใหทกวนอกดวยท าใหการจดการบญชมความปลอดภย และสะดวกยงขน

เพอเปนการเพมเตมชองทางการรบช าระเงน ใหสามารถอ านวยความสะดวกใหแกนกศกษา และประชาชนทมาตดตอขอรบบรการไดมากยงขน งานสงเสรมและบรการการศกษา จงไดจดท าเนอหาของคมอใหเปนแนวปฏบตทดการรบคาบรการการศกษาจากนกศกษาผานบตรเครดตดวยเครอง (EDC) ใหกบนกศกษา

44

แนวปฏบตทดการรบคาบรการการศกษาจากนกศกษา

ผานบตรเครดตดวยเครอง (EDC)

บรการ รบช าระคาธรรมเนยมทงเงนสด และ

เครอง EDC ทศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง

บรการ รบช าระคาธรรมเนยมทงเงนสด และ เครอง EDC

ในการใหบรการการศกษาเคลอนท

45

เพมชองทางการรบช าระเงน เพออ านวยความสะดวกใหแก

นกศกษาและประชาชนทมาตดตอขอรบบรการไดมากยงขน

เครองรบบตร EDC บรการ รบบตรเครดต และบตรเดบต

46

ลดความเสยงในการตรวจนบเงนสด และ

ประหยดเวลาในการน าเงนสดเขาฝากธนาคาร

ท าใหมการจดการบญชมความปลอดภย และสะดวกยงขน

47

หากพบขอผดพลาด สามารถแกไขใหถกตองได

ขอควรระวงในการปฏบตงาน

48

ขอควรระวงในการปฏบตงาน

49

แนวปฏบตทดการรบคาบรการการศกษาจากนกศกษาผานบตรเครดตดวยเครอง (EDC)

1.เมอผช าระเงนแจงความประสงคจะช าระเงนดวยบตรอเลกทรอนกส ใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงาน

สงเสรมฯ) รบช าระเงนดวยบตรอเลกทรอนกสดงกลาว โดยท ารายการผานเครองรบบตร EDC ทธนาคาร

ตดตงให ตามขนตอนในคมอการใชเครอง EDC ของธนาคาร

2.เมอเครอง EDC ของธนาคารท าการตรวจสอบสถานะบตรอเลกทรอนกสของผช าระเงนจะแสดงผลเปน 2

กรณ ดงน

2.1กรณสถานะบตรอเลกทรอนกส ไมถกตองหรอยอดเงนในบญชของผช าระเงนไมพอจาย ระบบจะ

ปฏเสธการท ารายการทนท กรณนใหผใหบรการรบเงนคนบตรอเลกทรอนกสดงกลาวใหแกผช าระเงนและ

เรยกรบเงนดวยวธอนตามระเบยบทมหาวทยาลยก าหนด

2.2 กรณสถานะบตรอเลกทรอนกส ถกตองและยอดเงนในบญชของผช าระเงนมเพยงพอจาย ระบบ

จะท าการหกบญชของผช าระเงน และพมพหลกฐานการช าระเงน ทแสดงรายละเอยด และยนยนการช าระเงน

จ านวน 2 ฉบบ คอ หลกฐานการช าระเงนทหนวยรบเงน ใหผช าระเงนลงลายมอชอ 1 ฉบบ และ หลกฐาน

การช าระเงนทผช าระเงนเกบไวเปนหลกฐานโดยไมตองลงลายมอชอ 1 ฉบบ

3.กรณทบตรอเลกทรอนกสผานการหกบญชของผช าระเงนตามขอ 2.2 แลว ผใหบรการของงานสงเสรมฯ จะ

ออกใบเสรจรบเงนของทางมหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช และหลกฐานการช าระเงนทผช าระเงนเกบไวเปน

หลกฐานโดยไมตองลงลายมอชอ 1 ฉบบ ใหแกผช าระเงนเกบไวเปนหลกฐานจ านวน 1 ชด และหนวยรบเงน

(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) เกบส าเนาใบเสรจรบเงนพรอมหลกฐานการช าระเงนหนวยรบเงนใหผช าระเงน

ลงลายมอชอ 1 ฉบบ ไวเปนหลกฐานเพอการตรวจสอบความถกตองของการรบเงนตอไป

4.หากท ารายการช าระเงนดวยเครอง EDC เรยบรอยแลว แตไดรบแจงจากผช าระเงน หรอหนวยรบเงน (ผ

ใหบรการของงานสงเสรมฯ) พบวา การช าระเงนมขอผดพลาด เชน จ านวนเงน หรอ รายการรบช าระเงนไม

ถกตอง กอนทจะมการท ารายการสรปยอดรบช าระเงนทกสนวน ตามขอ 5 ใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของ

งานสงเสรมฯ) ยกเลกรายการรบช าระจากเครอง EDC โดยด าเนนการตามขนตอนในคมอการใชเครอง EDC

ของธนาคาร และใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ท ารายการรบช าระเงนใหม ตามขนตอน ใน

ขอ 2.2 และขอ 3 (กรณไดรบแจงหรอพบขอผดพลาดหลงการท ารายการสรปยอดรบช าระเงน ใหด าเนนการ

ตามขอ 7 ตอไป)

50

5.ทกสนวน ใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) สรปยอดรายการรบช าระเงนผานเครอง EDC ใน

แตละวน เพอประมวลผลการรบช าระเงนระหวางวน แลวสงพมพใบสรปยอดรบช าระเงนจากเครอง EDC เพอ

น ามาตรวจสอบกบหลกฐานช าระเงน และส าเนาใบเสรจรบเงนตามขอ 3 ใหถกตองตรงกน

6.เมอหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ท าการสรปยอดรายการรบเงนทรบช าระในแตละวนแลว

ธนาคารจะท าการโอนยอดเงนเตมจ านวนตามใบสรปยอดวนช าระเงนไปเขาบญชเงนฝากธนาคารของ

มหาวทยาลยภายในวนท าการเดยวกน ใหหนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ)รวบรวมหลกฐานการ

ช าระเงน และใบสรปยอดรบช าระเงน พรอมส าเนาใบเสรจรบเงนน าสงเงนเขา มหาวทยาลยทกสนวนท าการ

7.กรณไดรบแจงจากผรบช าระเงน พบวามขอผดพลาด เชน จ านวนเงน หรอ รายการรบช าระไมถกตอง

หลงจากทมการท ารายการสรปยอดรบช าระเงนทกสนวน ตามขอ 5 แลว ใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงาน

สงเสรมฯ) แจงส านกงานคลงเพอขอปรบปรงรายการ EDC ตามขนตอนในคมอการใชเครอง EDC ของ

ธนาคาร โดยใหด าเนนการ ดงน

7.1 ส านกงานคลงรบเรองและกรอกขอมลการขอปรบปรงรายการ EDC ตามแบบฟอรมทธนาคารก าหนดสงไปยงธนาคาร

7.2 เมอไดรบแจงจากธนาคารวาไดด าเนนการปรบปรงรายการช าระเงนใหถกตองแลว ให หนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ)รบเงนเรยกใบเสรจรบเงนคนจากผช าระเงนเพอแนบเรองการคนเงน หรอเพอยกเลกใบเสรจรบเงนฉบบเดมแลวออกใบเสรจรบเงนฉบบใหมดวยรายการรบช าระเงนทถกตอง หรอท ารายการรบช าระเงนใหมแลวแตกรณการขอปรบปรงรายการ

8.การดแลรกษาเครองรบบตร (Electronic Data Capture : EDC )

กรณเครอง EDC ขดของหรอใชการไมไดอนเนองมาจากระบบอเลกทรอนกสหรอระบบโทรศพทของธนาคาร

ขดของ หรอดวยเหตขดขออนใดของธนาคาร ธนาคารผใหบรการจะด าเนนการแกไขใหใชการได โดยธนาคาร

จะท าการส ารองเครองรบ EDC ใหกบมหาวทยาลยเพอใหสามารถใชงานไดอยางตอเนอง

8.1กรณเครอง EDC ขดของหรอใชการไมได อนเนองมาจากเจาหนาทผรบเงนท าใหเครอง EDC เกด

ความเสยหายอยางใดอยางหนง นอกเหนอจากขอ 9.1 หรอสญหาย เจาหนาทผรบเงนจะตองชดใช

คาเสยหายของตวเครองใหกบธนาคารผใหบรการ

9.คาธรรมเนยมการใหบรการของธนาคาร

การรบช าระเงนดวยบตรเดบต/บตรเครดต อตราคาธรรมเนยมใหเปนไปตามขอตกลงรวมกนระหวางธนาคาร

ผใหบรการกบมหาวทยาลย ( บตรเครดต 0.95%)

51

ขนตอนการท ารายการรบช าระเงน

1.ผช าระเงนแจงความประสงคจะช าระเงนดวยบตรอเลกทรอนกส ใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) รบช าระเงนดวยบตรอเลกทรอนกสดงกลาว โดยรายการผานเครองรบบตร EDC ทธนาคารตดตงให ตามขนตอนในคมอการใชเครอง EDC ของธนาคาร 2.เครอง EDC ของธนาคาร ท าการตรวจสอบสถานะบตรอเลกทรอนกสของผช าระเงน โดยแสดงผลเปน 2 กรณ ดงน

2.1กรณสถานะบตรอเลกทรอนกส ไมถกตองหรอยอดเงนในบญชของผช าระเงนไมพอจาย ระบบจะปฏเสธการท ารายการทนท กรณนใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ)คนบตรอเลกทรอนกสดงกลาวใหแกผช าระเงนและเรยกรบช าระเงนดวยวธอนตามทระเบยบมหาวทยาลยก าหนด

2.2กรณสถานะบตรอเลกทรอนกส ถกตองและยอดเงนในบญชของผช าระเงนมเพยงพอจาย ระบบจะท าการหกบญชของผช าระเงน และพมพหลกฐานการช าระเงน ทแสดงรายละเอยดและยนยนการช าระเงน จ านวน 2 ฉบบ คอ หลกฐานการช าระเงนทหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ใหผช าระเงนลงลายมอชอ 1 ฉบบ และหลกฐานการช าระเงนทผรบช าระเงนเกบไวเปนหลกฐานโดยไมตองลงลายมอชอ 1 ฉบบ

3.กรณทบตรอเลกทรอนกสผานการหกบญชของผช าระเงนแลว ใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ)ออกใบเสรจรบเงนของมหาวทยาลยพรอมแนบหลกฐานการช าระเงนทผรบช าระเงนเกบไวเปนหลกฐานโดยไมตองลงลายมอชอ ใหแกผช าระเงนเกบไวเปนหลกฐาน จ านวน 1 ชด และหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) เกบส าเนาใบเสรจรบเงนพรอมหลกฐานการช าระเงนทหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ใหผช าระเงนลงลายมอชอ จ านวน 1 ชด ไวเปนหลกฐานเพอการตรวจสอบความถกตองของการรบเงนตอไป

*กรณรบช าระเงนดวยบตรเครดต โดยผช าระเงนเปนผรบคาธรรมเนยมในการใชบตรเครดต ใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ออกใบเสรจแยก รายการคาลงทะเบยนแตละรายการอยางชดเจน และ คาธรรมเนยม

52

ขนตอนการท ารายการช าระเงน

53

ขนตอนการยกเลกรายการช าระ

หากท ารายการรบช าระเงนผานเครอง EDC เรยบรอยแลว แตไดรบแจงจากผรบช าระเงน หรอหนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) พบวาช าระเงนมขอผดพลาด เชน จ านวนเงน หรอรายการทรบช าระไมถกตอง กอนทจะมการท ารายการสรปยอดรบช าระเงนทกสนวน ใหหนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ)ยกเลกรายการรบช าระเงนจากเครอง EDC โดยด าเนนการตามขนตอนในคมอการใชเครอง EDC ของธนาคาร และพมพหลกฐานการช าระเงนทท าการยกเลก โดยใหหนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ)เกบไวเปนหลกฐาน 1 ฉบบ และผช าระเงนเกบไวเปนหลกฐาน 1 ฉบบ

54

ขนตอนการสรปยอดการช าระเงน

ทกสนวน ใหหนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) สรปยอดรายการรบช าระเงนผานเครอง EDC ในแตละวน เพอประมวลผลการรบช าระเงนระหวางวน แลวสงพมพสรปยอดรบช าระเงน จากเครอง EDC เพอน ามาตรวจสอบกบหลกฐานการช าระเงน และส าเนาใบเสรจรบเงนใหถกตองตรงกน กอนทจะสงหลกฐานรายการรบสงเงนประจ าวนกบฝายงานอ านวยการฯ

55

ขนตอนการน าสงเงน / ขอมลการรบเงน

เมอสรปยอดรายการรบช าระเงนในแตละวนแลว ใหหนวยรบเงนน าสงเงน / ขอมลการรบเงน ใหมหาวทยาลยทกสนวนท าการ ตามขนตอน ดงน

1. จดท าเอกสารใบน าสงเงน

2. รวบรวมหลกฐานการช าระเงน และใบสรปยอดรายการช าระเงน พรอมส าเนาใบเสรจรบเงนสงงานอ านวยการฯ

2.1 ส าเนาใบเสรจรบเงน (ของมหาวทยาลย บลสชมพ) แนบพรอมกบหลกฐานการช าระเงนทใหผช าระเงนลงลายมอชอ

2.2 หลกฐานสรปยอดรบช าระเงนทกสนวนจากเครอง EDC

3. บนทกรายการทางบญช 4. รวบรวมเอกสารทงหมดน าสงส านกงานคลง 5. ส านกงานคลงตรวจสอบยอดเงนในบญชฝากธนาคารกบรายงานการรบช าระเงนผานระบบของธนาคารตามคมอการใชเครอง EDC ของธนาคาร ในวนท าการถดไป

6. เมอถกตองตรงกนแลวใหจดเกบรายงานการช าระเงน

56

ขนตอนการสรปยอดการช าระเงน

กรณไดรบแจงจากผช าระเงน หรอหนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) พบวาการช าระเงนมขอผดพลาด เชน จ านวนเงน หรอ รายการทรบช าระไมถกตอง หลงจากทมการท ารายการสรปยอดรบช าระเงนทกสนวนแลว ใหหนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) แจงขอปรบปรงรายการ EDC ตามขนตอนในคมอการใชเครอง EDC ของธนาคาร โดยใหด าเนนการดงน

1. หนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) รบเงนแจงขอปรบปรงรายการรบช าระเงนท

ส านกงานคลง (แจงผานกลมงานทท าการน าสงเงน)

2. ส านกคลงกรอกขอมลการขอปรบปรงรายการรบช าระเงนตามแบบฟอรมทธนาคารก าหนด

พรอมแนบหลกฐานการช าระเงนสงไปยงธนาคารในการขอปรบปรงการรบช าระเงนทผดพลาด

3. ธนาคารแจงผลการด าเนนการปรบปรงรายการรบช าระเงนทถกตอง

3.1 กรณจ านวนเงน หรอรายการทรยช าระไมถกตอง ใหหนวยรบเงน (ผใหบรการของงาน

สงเสรมฯ) เรยกใบเสรจรบเงนคนจากผช าระเงนเพอยกเลกใบเสรจรบเงนฉบบเดมแลวออก

ใบเสรจรบเงนฉบบใหมดวยรายการรบช าระเงนทถกตอง หรอท ารายการรบช าระเงนใหม

แลวแตกรณการขอปรบปรงรายการ

3.2 กรณยกเลก หรอท ารายการซ า ใหหนวยรบเงน(ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) เรยก

ใบเสรจรบเงนคนจากผช าระเงนเพอแนบเรองการคนเงน

57

การขอปรบปรงรายการช าระเงนหลงจากสรปยอดรบช าระเงน

58

ขอควรปฏบต เพอปองกนความเสยหายทอาจเกดขนจากการรบช าระเงนดวยบตรเครดต ดงน

1.หนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ตองเกบรกษาส าเนาใบบนทกบรการไวเปนหลกฐานการรบ

ช าระเงน ไมนอยกวา 18 เดอน เมอธนาคารรองขอเพอตรวจสอบ หนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ)

ตองจดสงหลกฐานการช าระเงน ใหมหาวทยาลยเพอจดสงใหธนาคารภายในระยะเวลาทก าหนด หากไม

สามารถจดหาหลกฐานการรบช าระเงนดงกลาวใหธนาคารตรวจสอบภายในเวลา อนเปนเหตใหธนาคารถก

ปฏเสธการเรยกเกบเงนจากสถาบนผออกบตรตามกฎหมายของ Visa/MasterCard/JBL และ CUP

มหาวทยาลยจะตองคนเงนใหกบธนาคารตามจ านวนเงนในหลกฐานการรบช าระเงน ทนท

2.หามรบขนเงนสด หรอรบช าระหนอนดวยบตรเครดต นอกจากการขายสนคา หรอบรการตามททานไดท า

ขอตกลงไวกบธนาคาร

3.หามท ารายการรบบตรเครดตโดยการลดยอดเงนเมอรายการแรกไมไดรบอนมต หรอแยกยอดเปนหลาย

รายการในการรบบตรเดยว

4.หามน าเครองรดบตรไปใหหนวยรบเงนอนใช และหามรดบตรแทนหนวยรบเงนอน

5.หามรบบตรเครดตทไมมลายเซน และตองตรวจสอบลายเซนบนหลกฐานการช าระเงน ใหตรงกบลายเซน

หลงบตร

6.หากมการยกเลกบรการใหมหาวทยาลยออกหนงสอแจงคนเงน กบผถอบตรผานธนาคาร หามคนเปนเงนสด

ใหลกคา

7.หนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ตองสรปยอดการรบช าระเงนเพอสงขอมลการรบช าระเงนท

บนทกไวในเครองรดบตรใหธนาคารทกวน หากหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ไมสรปยอดหรอ

สรปยอดลาชา อนเปนเหตใหธนาคารถกปฏเสธการเรยกเกบเงนจากผถอบตรตามรายการดงกลาว หนวยรบ

เงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) จะตองเปนผรบผดชอบ

8.กรณผถอบตรปฏเสธรายการ และหนวยรบเงน (ผใหบรการของงานสงเสรมฯ) ไมสามารถปฏบตตามเงอนไข

ของธนาคารได ธนาคารจะด าเนนการหกเงนจากบญชมหาวทยาลยเพอตรวจสอบทนท

59

6. แผนภมกระบวนการปฏบตงานจดสงเอกสารใบสมคร / ค ารองตางๆของนกศกษา

ใหกบหนวยงานทเกยวของ

เมอด าเนนการใหบรการรบลงทะเบยนเรยนและค ารองประเภทตางๆแกนกศกษา พรอมทงใหสงหลกฐานเอกสารการโอนเงนใหกองคลงเสรจสนแลว ตองสงหลกฐานเอกสารการโอนเงนรายไดคาลงทะเบยนเรยนและค ารองประเภทตาง ๆ ใหกบหนวยตางๆดงน คอ

1. ผอ านวยการกองคลง 2. ผอ านวยการส านกทะเบยนและวดผล

2.1 ฝายทะเบยนนกศกษา 2.2 ฝายรบนกศกษา

3. ผอ านวยการส านกบณฑตศกษา

โดยไดออกแบบขนตอนการท างานไว ดงน

Flow Chart รายละเอยดงานของงานสงเสรมและบรการการศกษา และ หนวยงานสวนกลาง

งานสงเสรมและบรการการศกษา หนวยงานสวนกลาง

สงหลกฐานเอกสารการโอนเงนรายไดคาลงทะเบยน

เรยนและค ารองประเภทตางๆ

ผอ านวยการกองคลง

สงรายละเอยดการรบลงทะเบยนและคาธรรมเนยม

ประเภทตาง ๆ

ผอ านวยการส านกทะเบยนและวดผล (ฝายทะเบยนนกศกษา)

สงรายละเอยดการรบสมครนกศกษาใหมในระดบ

ปรญญาตร และนกศกษาในโครงการสมฤทธบตร

ผอ านวยการส านกทะเบยนและวดผล (ฝายรบนกศกษา)

สงรายละเอยดการรบใบสมครคดเลอกและรบ

ลงทะเบยนตลอดจนคาธรรมเนยมประเภทตางๆของ

นกศกษาระดบบณฑตศกษา

ผอ านวยการส านกบณฑตศกษา

60

แผนภมขนตอนการปฏบตงาน

เขาระบบงานรบลงทะเบยน

ส าหรบศนยวทยพฒนา ล าปาง

บนทกขอมลลงระบบจดเกบ

ฐานขอมล

ท าบนทกสง หนวยงานสวนกลาง

1. ผอ านวยการกองคลง 2. ผอ านวยการส านกทะเบยนและวดผล

2.1 ฝายทะเบยนนกศกษา 2.2 ฝายรบนกศกษา

3. ผอ านวยการส านกบณฑตศกษา

บนทกขอมลฐานขอมลประจ าปงบประมาณ

61

7. ขนตอนการจดเกบ

- รายงานการรบสงเงนประจ าวน

-รายงานยอดนกศกษาลงทะเบยนเรยน และสมครนกศกษาใหมประจ าเดอน

-รายงานยอดนกศกษาลงทะเบยนเรยน และสมครนกศกษาใหมประจ าปงบประมาณ

บนทกขอมลฐานขอมลประจ าปงบประมาณ

รายการรบช าระเงนประจ าวน 2 ชด

เกบเขาแฟม บญชรบ –สงเงน รายวน

บทท 5

ปญหาอปสรรค แนวทางแกไข

1. ปญหาอปสรรคในการปฏบตงาน

ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน การใหบรการการบรการการศกษาเคลอนท

ของศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง มปญหาในการปฏบตงานในการใหบรการการบรการการศกษา

เคลอนท เพอใหบรการแกผใชบรการ ผเขยนคมอปฏบตงานขอสรปปญหาตามประสบการณทผเขยน

ไดใหบรการ ดงตอไปน

1.1ปญหาการปฏบตงานการบรการการบรการการศกษาเคลอนท

-ปญหาผใชบรการไมทราบขอมลประวตการลงทะเบยนเดม

-ปญหาผใชบรการไมมความรในการใชระบบงานบรการนกศกษา

-ปญหาดานการน าขอมลจากผใชบรการเขาระบบออนไลนไดอยางถกตอง

- ปญหาบคลากรไมเพยงพอตอการปฏบตการและใหบรการ

- ปญหาบคลากรไมมความรความเชยวชาญในการใชงานระบบสารสนเทศงานทะเบยน

1.2 ปญหาการปฏบตงานดานขนตอนการรบช าระเงนคาธรรมเนยม

- ปญหาของผใหบรการและผรบบรการดานการช าระเงนคาธรรมเนยม

- ปญหาวธการและขนตอนการรบสงเงนไดอยางรวดเรวและปลอดภย

63

1. ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน และแนวทางแกไข

2.1 ปญหาการปฏบตงานการบรการการบรการการศกษาเคลอนท

ปญหาอปสรรค แนวทางแกไขปญหา

1. ปญหาผใชบรการไมทราบขอมลประวตการลงทะเบยนเดม

เจาหนาทผใหบรการสามารถเขาใชงานขนตอนงานบรการนกศกษา และโปรแกรมสารสนเทศนกศกษาจากฝายทะเบยน เพอคนหาประวตการเรยน และสามารถแนะน านกศกษาใหด าเนนการในงานทะเบยนไดอยางถกตอง ลดปญหานกศกษาลาพกการศกษามากกวา 1 ภาคการศกษาลดลง

2. ปญหาผใชบรการไมมความรในการใชระบบงานบรการนกศกษา

เจาหนาทไดท าการอธบายแนะน าขนตอนวธการเขาใชงานโปรแกรมการลงทะเบยนใหกบนกศกษา เพอใหนกศกษาสามารถน าไปปฏบตในการใชงานครงตอไปไดอยางถกตอง ลดปญหางานตอบปญหานกศกษาลดลง

3.ปญหาดานการน าขอมลจากผใชบรการเขาระบบออนไลนไดอยางถกตอง

3.1 การอานลายมอตวเลขไมชดเจน ท าใหปอนขอมลในระบบผด 3.2 การดขอมลวน และเวลาสอบจากหนงสอคมอหลกสตร และการลงทะเบยนเรยนแลว กรอกขอมลชดวชาทมวน – เวลาสอบ ตรงกน 3.3 การดขอมลราคาชดวชาทลงทะเบยน รวมถง ชดวชาทมการปรบปรงใหม และอตราคาบ ารงการศกษา จากหนงสอคมอหลกสตร และการลงทะเบยนเรยนแลว รวมยอดคาธรรมเนยมทงหมด ผด

การลงทะเบยน (แบบเดม) ผใชบรการตองกรอกแบบฟอรมการลงทะเบยนดวยลายมอ 3.1 พมพในระบบโปรแกรมจ าลองการลงทะเบยนเรยน (แบบใหม) 3.2 โปรแกรมจ าลองการลงทะเบยนเรยน จะแสดงผลใหทราบทนท ในชดวชาทมวนและเวลาสอบตรงกน ลดปญหาการลงทะเบยนทมวนสอบตรงกน 3.2 โปรแกรมจ าลองการลงทะเบยนเรยน จะแสดงผลใหทราบทนท ในชดวชาทมการปรบปรง ลดปญหาในการเรยกคาธรรมเนยมผด

64

ปญหาอปสรรค แนวทางแกไขปญหา

4. ปญหาบคลากรไมเพยงพอตอการปฏบตการและใหบรการ

เพมบคลกรในการปฏบตงานในจงหวดทมยอดนกศกษาจ านวนมาก โดยแบงเปนภาระงานคอ เจาหนาทคนท 1 ส าหรบการปรกษาและตอบปญหาดานการการเรยน เจาหนาทคนท 2 ส าหรบการรบลงทะเบยน และตรวจสอบเอกสารกอนมการเกบช าระคาธรรมเนยม

5. ปญหาบคลากรไมมความรความเชยวชาญในการใชงานระบบสารสนเทศงานทะเบยน

จดอบรมบคลกรการใชงานระบบสารสนเทศงานทะเบยนใหกบบคลากรในงานอนภายในศนยวทยพฒนา มสธ.ล าปางทเกยวของกบการออกหนวยบรการการศกษาเคลอนท

65

2.2 ปญหาการปฏบตงานดานขนตอนการรบช าระเงนคาธรรมเนยม

ปญหาอปสรรค แนวทางแกไข 1.ปญหาของผใหบรการและผรบบรการดานการช าระเงนคาธรรมเนยม

ซงในบางครงผทมาตดตออาจไมไดพกเงนสดมามากพอในการจาย และตกดเงนเอทเอมอาจจะอยไกล จากพนทออกหนวยใหบรการการศกษาเคลอนท จงมความยงยาก

ในการออกหนวยเจาหนาทผใหบรการจะน ารบเครองรบช าระเงนดวยบตรอเลกทรอนกส (Electronic Data Capture : EDC ) เพอเปนการเพมเตมชองทางการรบช าระเงนใหสามารถอ านวยความสะดวกใหแกนกศกษาและประชาชนทมาตดตอขอรบบรการไดมากยงขน ชวยลดปญหาและลดความเสยงในการตรวจนบเงนสด และประหยดเวลาในการน าเงนสดเขาฝากธนาคาร

2.ปญหาวธการและขนตอนการรบสงเงนไดอยางรวดเรวและปลอดภย ซงการรบช าระเงนแตเดมไดรบเงนสด ซงตองนบจ านวนใหถกตองเองแลว การขนเงนสดจ านวนมากไปฝากธนาคารอาจมความเสยงได

การใชเครองรบบตร EDC เงนกจะถกน าเขาบญชทกสนวนโดยอตโนมตและธนาคารยงจะสรปยอดขอมลการขายและจดสงใหในรปแบบอเลกทรอนกสฟอรมใหทกวนอกดวยท าใหการจดการบญชมความปลอดภย และสะดวกยงขน

66

66

บรรณานกรม

จเรวฒน เทวรตน. (ม.ป.ป.). คมอปฏบตงานการใหบรการโสตทศนปกรณ. (คมอ)

ศนยวทยพฒนา มสธ. ล าปาง (2559). รายงานผลการด าเนนงานประจ าป 2559 ศนยวทยพฒนา มสธ.ล าปาง

ส านกงานคลง. (2561). “คมอการรบช าระเงนดวยบตรอเลกทรอนกส (บตรเดบต/เครดต) ผานเครองรบช าระ

เงนอเลกทรอนกส (ELECTRONIC DATA CAPTURE : EDC)”. เขาถงจาก

http://web.kmutt.ac.th/treasury/manual/คมอการรบช าระเงนดวยบตรอเลกทรอนกส(บตรเด

บต/เครดต) ผานเครองEDC.pdf

ส านกทะเบยน.(2561). “โปรแกรมอ านวยความสะดวกใหนกศกษาสามารถสอบถามชดวชาทตองการ

ลงทะเบยนเรยน และสรางแบบฟอรมลงทะเบยนเรยนเพอน าไปช าระเงน”. เขาถงจาก

http://www.stou.ac.th/Offices/ore/rere/goto/reghb/regform.html

ประวตผเขยน

ชอ นางสาวธญาภรณ สเขยว

ประวตการศกษา ศลปศาสตรบณฑต (สหวทยาการสงคมศาสตร)

มหาวทยาลยธรรมศาสตร

สถานทท างาน ศนยวทยพฒนา มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช ล าปาง

ต าแหนง นกวชาการศกษา