Arengukoostööprojektide rahastuse põhimõtetest ja aruandlusest

Marju Tooding

Arengukoostöö ja humanitaarabi büroo

Välisministeerium

Koostöö põhialused

• Vabariigi Valitsuse 21. jaanuari 2010. a määrus nr 8 „Arengu- ja humanitaarabi andmise tingimused ja kord”

• Kinnitatud projektikirjeldus (taotlus ja eelarve)

• Riigieelarvelise eraldise kasutamise leping• Lepingus sätestatud poolte kohustused

• Projekti elluviimise ajakava

• Aruandlust puudutav

• Projekti elluviimise kontroll

• Poolte vastutus ja lepingu lõpetamine

• Muud tingimused

• Muud kehtivad õigusaktid (näiteks raamatupidamise seadus, tulumaksuseadus jne)

Juhendmaterjalid

• Projekti aruande koostamise juhendmaterjal (vm.ee)

• AKTA veebikeskkonna kasutamise juhend (sisaldab ka aruannete esitamist) (AKTAs)

• Auditi juhendmaterjal (siseaudiitoritele ja vandeaudiitoritele) (vm.ee)

• Logo kasutusjuhend (vm.ee)

• Korruptsiooni ennetamine (vm.ee – link www.korruptsioon.ee).- Lepingu kohaselt kohustus teavitada ministeeriumi kontaktisikut, Politsei- ja Piirivalveameti keskkriminaalpolitseid või Kaitsepolitseiametit projektiga seotud korruptsioonijuhtumist.

Aruandlus

• Vahe- ja lõpparuanded

• Avatud taotlusvoorus aruandlus AKTA põhine

• Aruanne koosneb: • Elluviidud tegevused ja tulemused/mõju tegevusaruandes

• Finantsaruandes ülevaade tegelikest kuludest

• Lisadokumendid

• Digiallkirjastatud allkirjaõigusliku isiku poolt

Aruandluse tähtajad

Esitamistähtajad sätestatud lepingus:

• Vahearuanne

- 30 kp peale aruandlusperioodi lõppu- Lisatingimus: kulutatud vähemalt 75%

NB! Juhul, kui lisatingimus ei ole täidetud, võimalik taotleda vahearuande esitamise tähtaja pikendamist.

• Lõpparuande esitamistähtaeg (koos auditiaruandega)

- 30 kp jooksul projekti lõppkuupäevast

NB! Kahekuulise pikendamise korral ei lisandu enam lisa vahearuande esitamise kohustust (2017 määruse muudatus).

Tegevusaruanne

• Hinda tulemusi nii kvalitatiivselt kui kvantitatiivselt

– oluline näidata mõõdetavaid tulemused ning kindlasti põhjendada erinevusi

(nii + kui -)

• Hinda projekti tulemuslikkust ja mõju

– oluline anda hinnang eesmärkide saavutamisele ja elluviimise protsessile, jätkusuutlikkusele

– kuidas mõjutasid riskid eesmärkide saavutamist

– koostöö partneriga

• Tähelepanu sümboolika kasutamisele

• Eriline tähelepanu teavitustegevusele, projekti nähtavusele

Teavitustegevused• Teavitustegevused vajalikud nii Eesti siseselt, kui ka sihtriigis

• Vastavalt võimalustele kasutada erinevaid meediakanaleid (raadio, tele, ajakirjandus, sotsiaalmeedia jne)

• Trükistel, infomaterjalidel (sh digitaalsetel) ja veebilehtedel peab olema esitatud nähtavalt ja sobivas asukohas Eesti arengukoostöö logo ja tekst:

„Projekti rahastab Välisministeerium arengu- ja humanitaarabi vahenditest"

„The project is financed by Estonian Ministry of Foreign Affairs from the funds of developmentcooperation and humanitarian aid“

Sihtriigis teavitust tehes kasutada sama teksti ka kohalikus keeles

• Ürituste korraldamisel, pressiteadetes, intervjuudes peab selgelt esile tooma seose Eesti arengu- ja humanitaarabi toetusega

• Kasuks tuleb teavitustegevuste tegevuskava (üldjuhul detailselt esitatud juba taotluse juures)

• Kajastada lõpparuandes; olulisematest meediakajastustest palve jooksvalt teavitada

Tegevusaruande täitmisel…

• Olge aus

• Pigem rohkem infot

• Lessons learnt

• Projektiga seotud ettepanekud, soovitused, kommentaarid

• Jälgi, et kõik muudatused oleksid kirjalikult kooskõlastatud

Kui projekti eesmärke täies ulatuses ei saavutatud, siis nii ka aruandluses

kirjutage ning põhjendage. Kui kirjutate, et kõik tegevused viidi ellu, aga tegelikkuses see nii ei olnud, siis

esitate teadlikult valeandmeid.

Millele mõelda…

• Jooksev arutelu projektipartneriga

• Mis probleemid, kuidas lahendati/hoiduti, sh riskid

• Partneri/osalejate motiveeritus

• Tagasisidelehtede kasutamine

• Arengukoostöö sümboolika kasutamine

• Partneri/osalejate hinnang

• Mida on partnerid/osalejad saanud/õppinud projektist

• Kas eesmärgid saavutati, mil määral, mis on tegelik tulemus

• Muudatused kooskõlasta alati oma VMi kontaktisikuga

Lisadokumendid

• Lisa aruandele kõik projektiga seotud dokumendid, materjalid(publikatsioonid, strateegiad jt), sh nimekiri nendest dokumentidest,materjalidest, esemetest (jälgi, et kannaks arengukoostöö sümboolikat)

• Projekti koosolekute protokollid

• Fotod tegevustest, üritustest ja/või asjadest. Fotodele sündmuse kirjeldus!

• Üritustel osalejate nimekirjad (allkirjadega)

• Visiitide delegatsioonide nimekirjad

• Koolituste jm ürituste/visiitide programmid

• Kohaliku partneri arvamus projekti käigu ja koostöö kohta (vabas vormis 1-2lk kokkuvõte ingl k)

Finantsaruanne

• Sama vorm nii vahe- kui lõpparuandeks

• Projektikulude loetelu vorm on osaks finantsaruandest

• Abiks abikõlblike kulude loetelu (§ 15)

• Personalikulude real kajastada kogu töötajate palgafond

• Tegevusaruandes põhjendada erinevusi kavandatud ja tegelike kulude vahel

Abikõlblikud kulud tekivad projekti abikõlblikkuse perioodil ja sellele järgneva 30 kp jooksul,

kui seotud tegevused on toimunud abikõlblikkuse perioodil. Erandjuhtudel võimalik ka enne

abikõlblikkuse perioodi algust (tingimuseks, et leping sõlmitud ja tegevused toimuvad

abikõlblikkuse perioodil)

Nõuded abikõlblikele kuludele

• Kulu peab olema tekkinud abikõlblikkuse perioodil• Kulu peab olema projektiga otseselt seotud, läbipaistev, üksikasjalikult kirjeldatud ning

vältimatu projekti elluviimiseks• Kulu peab vastama taotluse rahuldamise otsusele, projekti eelarvele ja riigieelarvelise

eraldise kasutamise lepingule• Kulu peab olema tõendatud määruse kohase kuludokumendiga (kulu tõendava ja

tasumist tõendava dokumendiga)

• Raamatupidamisarvestuses tuleb projektiga seotud kulud eristada muudest kuludest

• Määruses nimetamata üldkulusid ei saa arvata abikõlblikuks

• Teatud kululiikidel piirangud!

Heaks kiidetud eelarve ei tähenda, et kõik kulud, mida hiljem esitatakse

antud eelarveridade all on abikõlblikud. Kahtluse korral konsulteerige alati enne

kulu tekkimist VMiga.

Kuludokumendid

• Arvete ning nende tasumist tõendavate dokumentide koopiad

• Teenuse, töö, asja üleandmist ja vastuvõtmist tõendavate dokumentide koopiad (+ koondnimekiri)

• Lepingute koopiad (+ koondnimekiri). Kõik lepingud peavad olema sõlmitud kirjalikult

• Kuludokumentide koondnimekiri (finantsaruande osa)

• Algdokumendile omaste tunnustega dokument – võimalik näidata omafinantseeringu arveltVAJADUSEL:

• Kolm hinnapakkumist (juhul kui summa suurem kui 10 000 eurot)

• Hankedokumendid (+põhjendavad materjalid)

Aruandele, millele tellitakse projektiaudit, ei pea lisama kuludokumente. Esitatakse kuludokumentide koondnimekiri. Samas peab toetuse saaja olema võimeline nimetatud dokumente esitama, kui ministeerium seda kuluaruannete menetlemise käigus pistelist kontrolli või muid järelevalvetoiminguid tehes nõuab. Projektid, mis ei kuulu auditeerimisele, peavad endiselt esitama koos kuluaruandega ka täies mahus kuludokumendid.

NB! Projektiga seotud dokumentatsiooni tuleb säilitada vähemalt 7 aastat peale projekti lõppu!

Kuludokumentidele esitatud nõuded

• Kuludokumentide loetelu number igale arvele; AKTAsse sisestatult toimub järjekorranumbrite andmine automaatselt

• Arved järjestada kuludokumentide numbrite alusel (mitte kululiikide); AKTAs toimub automaatselt arve kuupäeva alusel

• Võõrkeelsetele arvetele tõlge: tehingu sisu, kogus, summa – et oleks arusaadav

• Valuutas esitatud arvetele lisada sama kp kursiga summa eurodes

• Sularahamakseid vältida – võimalik üksnes erijuhtudel

• Kuludokumentide esitamisel lähtutakse „Raamatupidamise seadusest“

• Väga erandlikud juhtumid§31 lg 3 pkt 1 – võimalus kasutada sihtriigi õigusaktides sätestatud algdokumentide andmeid

Üldkuludele esitatud nõuded

• Üldkulude kohta eraldi kuludokumente esitama ei pea

- küll aga peavad need olema eristatud raamatupidamisarvestuses (audit hõlmab 100% projekti kuludest)

• Vaja lisada üldkulude arvestamise metoodika

• Üldkulude abikõlblikku osa arvestatakse projekti kohta proportsionaalselt üldkuludekogusummast, lähtudes:

- kasutatavate ruumide pinnast või

- tekkinud kuludest

Üldkulude loetelu on lõplik ( 16 lg 2)

1) bürootarvete soetamise kulud v.a. kontorisisustus;

2) bürooseadmete kasutusrendi kulud;

3) sideteenuste kulud (telefon, post, internet);

4) infotehnoloogia (serverid ja võrgud) ning kontoritehnika hooldus- ja remondikulud;

5) kommunaalkulud, sealhulgas kütte, vee ja elektri tarbimise ning ruumide koristamise kulud;

6) ruumide üürikulu;

7) MTÜ, SA, KOVide üksuste liidu üldjuhtimisega seotud kulud;

8) valveteenuse, välja arvatud valehäirete kulud;

9) pangateenus (konto avamine, haldamine, ülekandetasud).

Töötasudega seotud kulud

Kuludokumendid on:• Töölepingute koopiad (sh töölepingu lisad, töövõtulepingud, käsunduslepingud)• Töötasu maksmist tõendavad dokumendid sh maksud• ÜVAd

Töötajate puhul:• Töötajate personalikulud võivad moodustada kuni 20% abikõlblike kulude kogumaksumusest (va avalikkust teavitavad projektid). Töötaja

personalikulude hulka ei arvestata ekspertide tasusid• Kui töötajale on makstud projektile eelnenud perioodil töötasu ning seda tehakse ka projekti kestel, peavad olema tõendatud töötaja projektiga

seotud lisatööülesanded.

Ekspertide puhul:• Tööülesannete loetelu• Oodatavad tulemused• Tehtud tööde üleandmisdokumendid (ÜVA) – sisaldab ka tehtud tööde ülevaadet• Kui projekti ellu viiv töötaja (näiteks projektijuht) osaleb ka eksperdi ülesannetes, peab täitma kuupäevaliselt tööajatabelit• Lisaks töötajatele võimaldatakse puhkusetasu arvestada ka ekspertidele, kui neil on selleks töölepingu seaduse kohaselt õigus• Arvete alusel ekspertidele tasu maksmist käsitletakse teenuse sisse ostmisena ning seda kajastatakse teenuste tellimise kulureal (mitte ekspertide

töötasude kulureal)

Toitlustus- ja majutuskulud, päevarahad

• Toitlustuskuludele lisada ürituse nimi, osalejate arv ja kuupäev• Majutuskuludele lisada ööbijate arv ja kuupäevad, millal ööbiti

Päevarahade piirmäär 50 eurot Majutuskulude piirmäär 128 eurot

NB! Isikule ei saa maksta maksuvabalt välislähetuse päevaraha töövõtulepingu, käsunduslepingu alusel.

Pidada silmas, et tulumaksuseadusega kehtestatud maksuvaba piirmäära ületav

kulu on mitteabikõlblik (puudutab päevaraha ja isikliku sõiduauto kasutamist)

Abikõlblikele kuludele kehtestatud piirangud

• Pea kinni eelarves kinnitatud piirangutest ka aruandluses:

Personalikulud max 20%

Üldkulud max 7%

Ettenägematud kulud max 5%

Võimalus väljamakseid teha ka piiranguid ületavas mahus tingimusel, et nimetatud väljamaksed ei ületa kinnitatud eelarve vastavatel kuluridadel esitatud summasid ning tehtud kulud on vastavuses projektitegevustega.

Mitteabikõlblikud kulud

• Maksuvaba piirmäära ületav päevaraha, majutuskulu ületav kulu• Maksuvaba piirmäära ületav isikliku sõiduvahendi kasutamise kulu• Äriklassis reisimine Oma- ja kaasfinantseeringu

• Esinduskulu ja kingitused arvelt võimalik kui vältimatu (näit VIP reisid)

• Trahvid, viivised, kohtukulud

• Topeltfinantseerimine (riigieelarveline, EL või välisabi)• Üritustega otseselt mitteseotud kulud (sh ka toitlustus + alkohol)

Tehingud seotud isikutega

Mitte kasutada organisatsiooniga seotud inimeste ettevõtteid

Juhul kui ei ole võimalik vältida:- Alati põhjenda!- Kahtluse korral võta eelnevalt ühendust oma kontaktisikuga

VÄLTIDA!

Auditikulude abikõlblikkus

• Auditikulud kajastuvad eelarves

• Ettevalmistused hakkavad varakult, kindlasti enne abikõlblikkuse perioodi lõppu

• Viib läbi kas sõltumatu audiitorettevõtja või siseaudiitor/üksus

• Arengukoostöö projektiauditi juhendmaterjal kodulehel

Kohustuslik projektidele, mille kogumaksumus ületab

30 000 eurot.

Auditeeritakse 100% kuludest.

Sihtfinantseerimise teatised

Lepingust tulenevalt on toetuse saajal kohustus esitada kvartaalsed sihtfinantseerimise teatised Riigi Tugiteenuste Keskusele seisuga:

31. märts

30. juuni

30. september

31. detsember

Lepingus kontakt edastamiseks. Eraldi meeldetuletust teatiste esitamiseks ei saadeta.

Vorm on leitav www.vm.ee.

Sihtfinantseerimise teatis seisuga

Dokumendi nr

Teataja tehingupartneri kood

Teataja nimetus

Teatise saaja tehingupartneri kood 017001

Teatise saaja nimetus Välisministeerium

Projekti number

Projekti nimetus

20.07.2016

Saadud kuid kasutamata ettemaksed

seisuga 0,00

meie tulud

perioodil 0,00

Teatise edastaja Teatise saaja: mari.aasma@rtk.ee

(nimi)

(telefon)

(e-posti aadress)

Levinud probleemid projektides

• Oma töötajate toitlustamine projekti ürituste raames on erisoodustus maksuseaduste mõistes.

• Projekti kulud väljaspool abikõlblikkuse perioodi. Lahenduseks: Toetuse saajal on õiguspikendada projekti abikõlblikkuse perioodi kuni kahe kuu võrra, kooskõlastades muudatusedlepingu kohaselt aegsasti VMiga.

• Ostes teenust kolmandalt osapoolelt, tasutakse eraldi veel teenuste eest, mis sisaldusid jubateenuslepingus.

• Kontorisisustuse, bürooseadmete soetamine üldkuludena ei ole võimalik. Bürooseadmete puhulvõimalik kasutusrent.

• Teatud kriteeriumile vastavatel toetuse saajatel (N. MTÜd, SAd) on võimalik kajastada abikõlblikukuluna ka juhtimisega seotud personalikulusid.

• Sõlmitud lepingutes puudub konkreetsus.

• Kui projekti eesmärke täies ulatuses ei saavutata, siis nii ka aruandluses kirjutada ningpõhjendada. Kui kirjutate, et kõik tegevused viidi ellu, aga tegelikult jäeti mõni projekti tegevusellu viimata, siis esitate teadlikult valeandmeid.

Projekti muutmine

• Kirjalik avaldus, kui taotletakse:– projekti eesmärgi muutmist;– projekti abikõlblikkuse perioodi muutmist enam kui 2 kuu võrra;– eelarveridade mahu muutmist teiste eelarveridade mahu arvelt rohkem kui 20%;– toetuse summa suurendamist (väga erandlikud juhtumid).

• Avaldus võimalikult varakult, kuid hiljemalt 30 kp enne lepingus sätestatud projekti lõppkuupäeva

• Hindab komisjon• Otsus ministrilt• Vajadusel sõlmitakse lepingu lisa

Eelarve muudatused

• Teavita oma kontaktisikut koheselt (piisab e-mailitsi)

• Võimalus muuta projekti eelarverea mahtu mõne teise eelarvereamahu arvelt kuni 20%

- Tingimus, et projekti eesmärgid ei muutu ja toetuse summa ei suurene.

- Vajalik kooskõlastada!

• Kui muudatused on suuremad, esitada kirjalik avaldus (vt eelmine slaid).

Aruannete menetlemine

• Üldjuhul menetlemise tähtaeg kuni 45 tp• Kas kuludokumendid on õigesti täidetud?

• Kas kuludokumentides esitatu vastab tegelikkusele?

• Kas kulud abikõlblikud?

• Kas kuludokumendid vastavad määrusega kehtestatud nõuetele?

• Kas tegevused vastavad taotlusele, taotluse rahuldamise otsusele ja lepingule?

• Kui tegemist auditeeritavate projektidega, siis veendume, kas auditiaruanne korrektne? Selleks teostame projektidele pistelist kontrolli ülalolevate kontrollküsimuste põhjal.

• Puuduste kõrvaldamiseks 7-14 tp• Kuluaruande menetlemise tähtaeg pikeneb automaatselt

• Auditeeritavate projektide puhul kaasame ka audiitori

Vahearuannete menetlemine• Vahearuanne esitada 30 kp jooksul pärast lepingus kehtestatud aruandlusperioodi

lõppu

Auditita lõpparuanne Auditiga lõpparuanne

Lõpparuannete menetlemine

• Esitada 30 kp jooksul pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu

Auditita lõpparuanne Auditiga lõpparuanne

• Lõpparuande juurde esitatakse kõik vastava aruandlus-

perioodi kuludokumendid

• Esitatakse tegevusaruanne, finantsaruanne,

kuludokumentide loetelu, kuludokumendid (v.a üldkulusid

puudutavad kuludokumendid), lisadokumendid

• Lõpparuannet menetletakse täies ulatus (sh ka täismahus

kuludokumentide kontroll)

• Vajadusel puuduste kõrvaldamine

• Menetluse järgselt ministri otsus lõpparuande kinnitamise

kohta, mille põhjal makstakse järgmine osamakse

• Lõpparuande juurde ei ole vaja esitada järgmisi

kuludokumente: arved, maksekorraldused, lepingud,

hankedokumendid, ÜVAd

• Esitatakse tegevusaruanne, finantsaruanne, kuludokumentide

loetelu, lisadokumendid, auditi aruanne

• Menetletakse täispaketti sh teostatakse ka kuludokumentide

pistelist kontrolli

• Vajadusel puuduste kõrvaldamine/lisaselgituste andmine

• Menetlusjärgselt komisjonile

• Komisjoni ettepanek ministrile kas lõpparuande kinnitamiseks

või kinnitamata jätmiseks

• Ministri otsus

• Lõppmakse või tagasimakse teostatakse vastavalt otsusele

Ja mida veel?

• Ministeeriumil on õigus kontrollida• projekti elluviimist

• esitatud aruannete õigsust

• eraldise kasutamise sihipärasust ja mõjusust

• eraldise saamise aluseks olevate asjaolude paikapidavust, muuhulgas vajadusel ka pärast projektilõppu läbiviidava auditeerimise raames

• Ministeeriumi nõudmise korral esitab toetuse saaja lisaselgitused ja –dokumendid,mis täpsustavad esitatud aruandeid

• Teavita ministeeriumi viivitamatult projekti käigus ilmnenud takistustest jamuudatustest projekti elluviimisel

• Pea kinni aruande esitamise tähtaegadest!

Jõudu soovides!

Arengukoostöö ja humanitaarabi büroo rahastajapoolsed kontaktisikud:

Gruusia: Cat-Lys Ojamaa (cat-lys.ojamaa@mfa.ee )

Moldova: Cat-Lys Ojamaa (cat-lys.ojamaa@mfa.ee )

Ukraina: Marju Tooding (marju.tooding@mfa.ee)

Valgevene: Kairi Pirk-Vatunen (kairi.pirk-vatunen@mfa.ee )

Tehniline tugi (sh AKTAga seotud küsimused):

Merje Roosimägi (merje.roosimagi@mfa.ee )

Kaie Laud (kaie.laud@mfa.ee )