SharePoint клиент Docsvision 5

Docsvision 5SharePoint клиент

www.docsvision.com Слайд: 2

Общее описание продукта

• Обеспечивает расширение стандартной функциональности SharePoint и создание решений, реализующих совместную работу Docsvision и SharePoint

• SharePoint клиент включает в себя набор веб-частей для доступа к данным, хранящимся в Docsvision, поиска документов, а также расширения SharePoint, позволяющие создавать задания и документы, в том числе на основании документов, расположенных в библиотеке документов SharePoint

• Группа пользователей, на которую ориентирован продукт – руководители среднего звена или исполнители, не занимающиеся регистрацией документов как основным видом рабочей деятельности и использующие систему документооборота по необходимости исполнения или выдачи заданий, а также согласования документов.

• Первый модуль Docsvision, обеспечивающий поддержку работы с документами и файлами в рабочих группах и одновременно -автоматизацию жестких регламентов согласования, утверждения и хранения официальных документов.


Интеграция с SharePoint

• Одновременная работа с официальными и неофициальными документами


SharePoint клиент позволяет

• Получать информацию о новых заданиях и документах, требующих внимания пользователя

• В случае если за исполнителя работает его заместитель:

заместитель видит карточки заданий всех замещаемых у себя в соответствующих папках;

карточки заданий замещаемых отображаются с признаком замещения;

текущий заместитель и результаты исполнения задания заместителем отображаются в замещаемых карточках.

• Просматривать файлы документа

• Создавать задания, Группы заданий, подчиненные задания и группы

• Создавать документы, в т.ч. на основании неофициальных документов в рабочих группах

• Отправлять задания с указанием исполнителя, срока и контролера

• Исполнять задания, контролировать результаты исполнения

• Согласовывать документы

• Редактировать основные атрибуты карточек заданий и документов

• Производить поиск карточек документов и заданий, в том числе полнотекстовый

• Просматривать последние документы, с которыми производилась работа

• Подписывать документы электронной цифровой подписью


SharePoint клиент (общий вид)


Использование ЭЦП


Компоненты Sharepoint клиента

Sharepoint клиент включает в себя расширения SharePoint, позволяющие создавать документы и задания, а также набор готовых веб-частей для доступа к данным Docsvision:

• Задания – отображает все задания пользователя

• Мои документы – отображает все документы, созданные пользователем

• Исходящие задания – задания, которые отправил пользователь

• На согласование – задания по согласованию документов

• На контроле – задания, в которых пользователь принимает результат исполнения

• На исполнение – задания, которые должен выполнить пользователь

• На доработку – задания, которые не были приняты контролером

• На консолидацию – задания, требующие подготовки консолидированной версии документа в ходе согласования

• Недавние карточки – все карточки, с которыми пользователь работал в последнее время

• Поиск – окно полнотекстового поиска

• Моя папка – произвольная папка, подключаемая из Docsvision. Поддерживаются стандартные и виртуальные папки, а также папки-делегаты. В папках поддерживаются настраиваемые представления

• Семафоры - быстрый доступ к основным папкам


Папка с настроенным представлением


Работа с документами

• SharePoint клиент Позволяет создавать документы выбранного вида;

Создавать документы на основании документов из библиотеки SharePoint

Заполнять, просматривать и редактировать основные атрибуты карточки;

Просматривать историю комментариев и историю изменения документа;

Создавать задания по данному документу;

Просматривать задания, связанные с данным документом;

Управлять файлами, вложенными в карточку:

o Просматривать вложенные файлы основных офисных форматов (doc, docx, xls, xlsx, odf, txt), pdf и графических форматов (png, jpg, tiff, bmp, gif), без использования ПО, установленного на ПК пользователя, прямо в легкой карточке документа;

o Скачивать файлы из карточки на ПК;

o Добавлять новые файлы в карточку;

o Удалять файлы из карточки;

o Создавать версии файлов и просматривать ранее созданные;


Карточка документа


Просмотр документа


Карточка задания

• SharePoint клиент: Позволяет создавать задания выбранного вида

Создавать задания на основании документов из библиотеки SharePoint

Заполнять, просматривать и редактировать основные атрибуты карточки задания

Указывать сроки исполнения задания и отправлять его на исполнение

Ставить контроль задания и назначать контролёра

Исполнять задания

Оставлять комментарии к заданию

Вкладывать файлы в карточку задания

Просматривать документы, с которыми связано данное задание

Работать с «плоской» иерархией заданий:

o просматривать и иметь возможность перехода в родительское задание;

o просматривать и иметь возможность перехода в дочерние задания (на уровень ниже);

o создавать дочерние задания из карточки задания (на уровень ниже).

Просматривать историю изменений/исполнения задания

Делегировать задание


Карточка задания (исполнение)


Карточка Группы заданий

• Легкая карточка Группы заданий позволяет: Создавать Группу заданий выбранного вида

Создавать группу заданий на основании документов из библиотеки SharePoint

Указывать несколько исполнителей

Выбирать режим исполнения: параллельный или последовательный

Указать ответственного исполнителя

Указывать как общие, так и индивидуальные параметры исполнения: сроки, содержание задания

Вкладывать файлы в карточку Группы заданий

Отправить Группу заданий на исполнение

Управлять группой заданий

o Ознакомиться с текущим состоянием карточки;

o Просмотреть метаданные карточки;

o Ознакомиться со связанными документами и файлами;

o Ознакомиться с ходом выполнения отдельных заданий группы;

o Отозвать группу заданий.


Группа заданий


Группа заданий


Управление группой заданий


Согласование документов

SharePoint клиент позволяет:

• Запускать документы на согласование С использованием преднастроенных маршрутов конструктора согласования

Простое согласование УД с указанием согласующих

• Исполнять задания

• Просматривать ход согласования Текущий цикл согласования

Список этапов цикла

Участники, их решения и комментарии

Добавленные версии файлов

• Работать с файлами в заданиях на согласование Возможность добавления дополнительных файлов

Просмотр списка версий файла

Индикатор добавленных комментариев

Дополнительные команды (добавление версии, выбор в качестве текущей версии, добавление комментария)

• Выполнять консолидацию и запуск нового цикла согласования


Отправка на согласование


Управление согласованием


Задание на согласование


Консолидация

Консолидация – этап процесса согласования, на котором ответственный сотрудник (консолидатор) объединяет замечания всех согласующих в единый документ.

Консолидатор может выполнять следующий набор действий: Ознакомиться с составом согласуемых файлов;

Ознакомиться с дополнительными файлами;

Работать с версиями согласуемых файлов – создавать/редактировать собственную версию файла, просматривать версии остальных участников согласования;

Сделать итоговой любую из версий согласующих, либо свою

Ознакомиться с ходом согласования, решениями других участников и их комментариями;

Завершить задание путем выбора одного из доступных вариантов решений.


Задание на консолидацию


Преимущества продукта

• Бесшовная интеграция как с основной платформой Docsvision, так и с SharePoint

• Позволяет пользователям работать с СЭД в привычном для них интерфейсе SharePoint

• Ориентированность на пользовательские сценарии работы –интерфейс нацелен на решение конкретных задач (работа по исполнению заданий, согласованию документов) и лишен неиспользуемого при решении данных задач функционала;

• Отсутствие необходимости в сложной настройке – конечный пользователь лишен необходимости настройки продукта

• Поддержка дискреционной и ролевой моделей безопасности

• Поддержка ЭЦП

Закажите презентацию SharePoint

клиента у Вас в офисе прямо сейчас!

«ДоксВижн»

199155, Санкт-Петербург,

наб. р. Смоленки, д. 33

+7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32

www.docsvision.com

Business

SharePoint клиент Docsvision 5