El ROI que genera un BPMS by Aura Portal

WEBINAR – ENERO 2012EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA

Suso Tormo TrillesDirector de Marketing Online

Descripción

EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA

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Objetivo del cursoEste curso está orientado a ofrecer una visión general de las posibilidades de automatizar la Gestión por Procesos mediante una Suite BPM de última generación, y que suponen el máximo exponente del ahorro de tiempos y costes y, al mismo tiempo, la seguridad en la ejecución de los Procesos Empresariales, generando un ROI hasta ahora desconocido en las aplicaciones de software de gestión empresarial.

Índice


1 - SITUACIÓN ACTUAL

2 - LOS CUATRO FACTORES PARA DETERMINAR EL ROI DE LOS BPMS

3 - RESULTADOS OBTENIDOS AL IMPLANTAR AURAPORTAL

4 - ¿POR QUÉ AURAPORTAL ES TAN RENTABLE? - (Opinión de los expertos Internacionales)

5 - LA EXTENSIÓN A NIVEL MUNDIAL DE AURAPORTAL

Duración estimada:Entre 30 min. -45 min.

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1 - Situación Actual


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Objetivo del temaVeremos brevemente la situación actual que viven las empresas ante el marco económico actual y cómo están actuando para sobrevivir a tales adversidades.

También describiremos los conceptos de BPM y BPMS para que no haya lugar a errores conceptuales.

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BPM (Business Process Management)

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Un nuevo enfoque

Como ayuda a esta forma de gestionar las organizaciones, empezaron a utilizarse herramientas específicas que por evolución natural fueron cada vez más y mejores. Así, hasta la llegada del BPMS.3

La revolución que han supuesto los BPMS

Este enfoque de gestionar los procesos de negocio es relativamente nuevo. Por esta razón, el mundo BPM se está reinventando continuamente, aportando posibilidades que un año antes eran impensables.

Aunque no existen definiciones “oficiales”, más o menos se está de acuerdo en considerar BPM (Business Process Management) como la estrategia empresarial enfocada a gestionar los procesos de negocio.



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BPMS (Business Process Management Suite)

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¿Cómo se introducen en el sistema los planteamientos teóricos de cómo debe funcionar la entidad?

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La puesta en marcha

A través de la Modelización de los Procesos y las Reglas de Negocio. Implantar BPM en una entidad hoy día debería ser sinónimo de implantar BPMS, ya que como se ha dicho es el software que soporta BPM.

Como su nombre indica, es el software que soporta BPM. Implantación BPMS = introducir en el sistema los planteamientos teóricos de BPM. El propio sistema se encarga de optimizarlos, automatizarlos (en la medida de lo posible), controlar su cumplimiento y proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua.



En esta etapa la empresa mejorará toda su organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá las actividades más importantes. De hecho será: MÁS EFICIENTE; MÁS EFICAZ y MÁS COMPETITIVA.

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Las empresas empiezan a darse cuenta de que el ritmo de negocio ha cambiado.

Incluso las empresas más tradicionales se dan cuenta ahora de que el ritmo del cambio en los negocios se ha acelerado hasta el punto en el que deben de construirse modelos dinámicos, para que puedan adaptarse a la nueva competitividad, a las nuevas amenazas y a las nuevas oportunidades de negocio.

En la actualidad hay muchas empresas incapaces de adaptarse rápidamente a los nuevos modelos de negocio y esto hace que estén amenazadas por la competencia, lo que podría llevar a su desaparición. Esto es un aviso de lo que podría suceder en empresas que ignoran la tendencia hacia el cambio continuo y hacia la realidad de la actual situación.

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Las empresas empiezan a reaccionar e implantar sistemas BPM.

Ahora, las principales compañías adoptan metodologías BPM, que conducen al proceso del cambio rápido, un mayor compromiso empresarial, y mejoras en la productividad de los trabajadores.

Muchas de las más grandes y exitosas implementaciones de BPM de hoy tienen decenas de miles de usuarios de negocio y cubren numerosas divisiones y líneas de negocio en todo el mundo.

Además, las empresas se están enfocando en diversas materias; como la reducción de costes, incremento de los beneficios, mejora en la atención a clientes, aceleración en la adquisición y fusión de empresas, etc.

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2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS


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Objetivo del temaEn este tema, veremos cómo las empresas deben, objetivamente, evaluar el impacto que puede provocar en el negocio la decisión de implantar un BPMS.

Para ello habrá que tener en cuenta estos cuatro factores:

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Los Beneficios¿Cómo puede su empresa beneficiarse con la implantación de un BPMS?

Los Costes¿Cuánto va a pagar su empresa por los costes directos y por los recursos que se emplean en la implantación de un BPMS?


A B


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Los RiesgosLa incertidumbre que puede generar el impacto de la implantación de un BPMS en la empresa.

La Flexibilidad¿Cómo afectará esta inversión en los cambios futuros de la empresa?

C D

EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS

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Aumento en la eficiencia

operativa

Todo ello lleva a:Una mejor y más eficaz relación entre empresa-cliente, empresa-proveedores, empresa-Partners, empresa-distribuidores...haciendo que aumenten los beneficios en todos los sentidos.

Mayor Rapidez y adaptación en Función

de los cambios en la empresa

Mejora enLa productividad

De lostrabajadores

A Los Beneficios

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2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMSEL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA

Opinión de: Josu Mendívil – Facultad de Ciencias Sociales y Humanas de la Universidad de Deusto.

La completa definición de los procesos permite su fácil evaluación, corrección y mejora y además, ayuda a los usuarios a desarrollar sus tareas rutinarias sin olvidos o retrasos, y sin que necesiten estar mirando a todas horas su agenda.

Hemos ganado muchísimo en flexibilidad y rapidez a la hora de implantar nuevas operativas en la organización o cambiar las existentes, sin necesidad de actualizar procedimientos escritos que luego en la práctica real del día a día pocos conocen, dedicar gran esfuerzo interno para difundirlas o supervisión de personal de calidad en verificar que realmente se están utilizando.

El BPMS realiza el reporting automático recogiendo la información del ERP, elaborando los informes y enviando automáticamente a los responsables de departamento, cubriendo todas las necesidades de los mismos.

Opinión de: David Puente – Traintic

Opinión de: José Martín Martín – Grupo Balfegó

A Los Beneficios

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¿Qué factores han sido los que han conducido a implantar un BPMS en las empresas?

A Los Beneficios2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS

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Las Suites BPM ofrecen una mayor adaptabilidad y flexibilidad que otras aplicaciones


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Sub headlineEL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA

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Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos.

Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas.

Conseguir un mejor flujo de información y materiales.

Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de servicio y mejora de la calidad del producto/servicio.

Mayor conocimiento y control de los procesos.

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1

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OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN EN LA GESTIÓN POR PROCESOS

Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.6

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Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes.7

✓

✓

✓

✓

✓

✓

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El Coste porlicencia

Por tanto;Las empresas que decidan implantar un BPMS, deben de tener en cuenta una serie de costes iniciales de adquisición, pero también deben de tener en cuenta los costes que supone mantener operativo el BPMS.

El Coste DeMantenimientoY la adquisiciónDel hardware

FormaciónA los

empleados

B Los Costes

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ImposibilidadDe establecerun contextoEmpresarialadecuado

Por tanto;Ningún cambio en lo referente a gestión empresarial está exento de riesgos. Cuanta más importancia desde la gerencia le demos a la implantación, el porcentaje de fracasar descenderá ampliamente.

La escasez deConocimientos

BPM en lasempresas

Falta dePlanificación

Para el cambioEn la gestiónempresarial

C Los Riesgos

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Mejora enLa experiencia

Del cliente

El BPMS proporciona un gran valor a las empresas:Además de las ventajas tácticas descritas en el punto A, las empresas pueden aprovechar la flexibilidad que ofrece un BPMS para adaptarse a los cambios futuros de la organización, cambios en las leyes, cambios económicos...

MejoraEn la

competitividad

AceleraLa integraciónDe empresas

En caso deadquisición

D La Flexibilidad

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3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal


Descripción del temaAntes de comenzar la lectura del resultado de los análisis de las áreas del estudio, conviene indicar que las cifras que se muestran son la media porcentual de la suma de las más de 200 empresas y organizaciones que han participado.Además, las cifras porcentuales son el fruto de los cambios debidos a los procesos que se han automatizado con AuraPortal. Cada empresa y organización ha automatizado entre 1 y 5 procesos que se pueden clasificar en las siguientes áreas: Administración Empresarial, CRM, SCM, Gestión Financiera, Fabricación, Recursos Humanos, Normativas, y otras más específicas.

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Análisis de Costes

Análisis de Ingresos

Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones

Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos.

Análisis de los errores en la gestión de los procesos

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2

1

5

FACTORES ANALIZADOS:

Análisis de la eficiencia6

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✓

✓

✓

✓

✓

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En la siguiente figura se puede observar que durante el primer año el porcentaje de los costes tuvo una gran influencia con un desnivel muy pronunciado y estabilizándose más, aunque en progresiva bajada, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de costes del 47%.

1


Análisis de Costes✓ 1

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Podemos advertir que durante el primer año el porcentaje de los ingresos tuvo una tímida influencia con un desnivel poco pronunciado, pero que fue aumentando de forma progresiva durante el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan un aumento medio de ingresos del 19%.

2


Análisis de Ingresos2✓

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En esta figura observamos que tanto en el primer como en el segundo año la disminución del tiempo ha sido continua. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media del tiempo del 74%.

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Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos.✓ 3

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Esta figura nos muestra que durante estos dos primeros años el descenso de los errores que se cometían en los procesos ha disminuido de forma vertiginosa. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de los errores del 88%.

4


4 Análisis de los errores en la gestión de los procesos✓

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El aumento gradual de la capacidad tanto en el primer como en el segundo año es lo más destacable de esta figura. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan un aumento medio de la capacidad analítica y de toma de decisiones del 83%.

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Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones55✓

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Se puede observar que durante el primer año el porcentaje de la eficiencia tuvo una gran influencia, con un ascenso muy pronunciado, y estabilizándose más, aunque en progresiva subida, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una aumento medio de su eficiencia del 60%.

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Análisis de la eficiencia6✓

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Descripción del temaEn este tema vamos a ver qué características hacen que AuraPortal se diferencie tanto de la competencia. También veremos qué opinan los expertos más destacados a nivel mundial sobre AuraPortal.

4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos

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AuraPortal es un auténtico BPMS orientado a los usuarios de negocio y 100% tecnología Web.

Con AuraPortal, el usuario es capaz de automatizar procesos verdaderamente complejos sin programación

Reglas de Negocio y Reglas de Proceso

Fichas Personalizables y ventanasInteractivas (WIP)

El Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los más potentes del mercado

Gestión de Contenidos y Comercio Online integrado con el BPMS

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Integración con Microsoft Office

Gestión Documental con y sin SharePoint

Ad-hoc Workflow

Planning de Tareas

Multi - Calendarios Dispositivos

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Decision Matrix on BPM 2011 “AuraPortal ha alcanzado una presencia más que significativa entre las empresas con más de 5000 empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes proveedores”.

BPM Suites Report 2010“AuraPortal es una de las más completas y avanzadas soluciones BPMS del mercado, respaldada por una empresa financieramente sólida, con un amplio número de clientes satisfechos de todos los tamaños trabajando desde hace varios años.”

1 2 A BPM Vendor Worth Checking Out, 2011“AuraPortal BPMS ofrece muchas otras funcionalidades innovadoras que no son de esperar de un proveedor de sus dimensiones”.

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EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos

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Business Process Platforms, 2011“En cuanto a referencia de clientes, AuraPortal tiene una fácil y sólida implementación, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios). Además, tiene una ágil integración con SAP vía Servicios Web y el portal de SAP.”

Forrester Research Inc.“Los equipos visionarios de BPM y MDM tienden a la gestión de los datos de procesos, que reconoce la relación inherente entre la mejora de procesos y calidad de los datos".

4 5 Magic Quadrant Report 2007 and 2009“AuraPortal es el ejemplo de la próxima generación de BPMS".

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EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos

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Decision Matrix on BPM Vendors 2011Según el último estudio realizado, AuraPortal aparece entre los líderes de BPMS más destacados del mercado. AuraPortal también obtiene la nota más alta en la puntuación global.


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Descripción del temaPor último, en este tema veremos la evolución que ha tenido AuraPortal en su presencia Internacional.

5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal

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Con $30 Millones de Capital Social. La compañía es financieramente sólida. Más de 100 empleados dedicados exclusivamente a AuraPortal. 400 Consultores Certificados distribuidos en más de 100 partners. 400 clientes de BPMS, algunos de ellos utilizando AuraPortal con miles de usuarios y miles de procesos concurrentes. Clientes relevantes son: TOYOTA, YAMAHA, PEMEX (Petróleos Mexicanos), COCA-COLA, PEPSICO GROUP, ARCELOR MITTAL, BRISTOL-MYERS SQUIBB, CARREFOUR y otros.

Presencia Internacional

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Clientes de AuraPortal


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Partners de AuraPortal


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Oficinas de AuraPortal


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Núm

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do5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal

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Comienza la extensiónAuraPortal es el programaelegido por corporaciones mundiales, p.e. PEMEX.

Plataforma UniversalGartner:“AuraPortal es un ejemplo de la próxima generación de BPMS en su “Magic Quadrant”.

Nuevas empresas líderes nos eligenEntre ellas, Coca-Cola, Toyota, Yamaha, ArcelorMittal, etc.Gartner selecciona AuraPortal entre los 22 mejores fabricantes del mundo.

Presencia en 40 países Oficina en China Objetivo:Superar para finales de año los 1.000 clientes importantes.

AuraPortal ya dispone de más de 300 clientes en todo el mundo.

Se abre una delegación conjuntamente con un Partner en China.

El número de clientes tiene un incremento del 40% sobre el año anterior.

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GRACIAS A TODOS!POR FAVOR, SI QUIERE CONVERTIRSE EN PARTNER, VER UNA DEMO O COMPRAR AURAPORTAL,

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