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COINCA S.A.C Manual Organizacional de Funciones - MOF Manual Organizacional de Funciones Internacional del C

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Manual Organizacional de Funciones - MOF

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CARGO

AREA

Manual Organizacional de Funciones - MOF1 GERENTE GENERAL 1 GERENTE DE TRAFICO Y EXPORTACIONES 1 GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO 5 1 1 1 1 1 1 ADMINISTRADOR DE CENTRO DE ACOPIO JEFE DE EXPORTACIONES ASISTENTE DE EXPORTACIONES ASISTENTE DE AREAS DE ACOPIO ASISTENTE COMERCIAL ASISTENTE DE LOGISTICA JEFE DE PROYECTOS ADMINISTRACION ADMINISTRACION ADMINISTRACION COMERCIAL COMERCIAL COMERCIAL COMERCIAL COMERCIAL COMERCIAL PROYECTOS CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD TESORERIA SISTEMAS LABORATORIO LOGISTICA MANTENIMIENTO PLANTA - RPODUCCION MENSAJERIA PLANTA - ADMINISTRACION PLANTA - ADMINISTRACION PLANTA - ADMINISTRACION PLANTA - RPODUCCION PLANTA - RPODUCCION PLANTA - PRODUCCION PLANTA - PRODUCCION PLANTA - RPODUCCION PLANTA - RPODUCCION PLANTA - PRODUCCION PLANTA - PRODUCCION

1 CONTADOR GENERAL 1 ASISTENTE CONTABLE 3 AUXILIAR CONTABLE 1 ASISTENTE DE FINANZAS 1 JEFE DE SISTEMAS 2 CONTROL DE CALIDAD 1 ASISTENTE DE LOGISTICA 1 OPERADOR DE MAQUINA ELECTRONICA ESCOJO 1 ELECTRICISTA 1 CONSERJE 1 GERENTE DE PLANTA 1 SECRETARIA 1 CONTROL DE CALIDAD 1 1 14 1 1 1 2 5 56 ALMACENERO AUXILIAR DE PLANTA AYUDANTE OP. DE MAQUINA CONTROL DE CALIDAD JEFE DE PLANTA MECANICO OP.MAQ.ELECT.ESCOJO OPERADOR DE MAQUINA

Manual Organizacional de Funciones - MOF

Unidad orgnica: Gerencia General Cargo Estructural: Gerente General

Manejar y dirigir a nivel de gerencia al equipo en sus tareas

1) Tomar decisiones de inversin 2) Realizar el business plan 3) Reunirse con vendedores, compradores y planta

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4) Realizar reportes para la casa matriz 5) Controlar las diferentes reas 6) Rendir cuentas al directorio 7) Dar permisos a diferentes reas

Depende de: Directorio Ejerce mando- Supervisin: Gerencia comercial Gerencia administrativa y financiera

Formacin y experiencia:

Formacin universitaria de administracin Post-Grado en Administracin de empresas Ingls y Alemn nivel avanzado Conocimiento sobre bolsa de caf

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Unidad orgnica: financiera

Gerencia

administrativa

y

Cargo Estructural: GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Ayudar en optimizar los recursos de la empresa para aplicarlos adecuadamente usando los fondos necesarios para la obtencin de recursos que la compaa necesita para vender los productos.

1) Controlar los costos de la empresa

Manual Organizacional de Funciones - MOF 2) Controlar los presupuestos de la empresa

3) Firmar cheques para pago de proveedores 4) Controlar y pagar a los proveedores 5) Establecer una labor de control interno 6) Tomar decisiones para la mejora constante de la empresa 7) Revisar e-mails 8) Preparar reportes especiales para la casa matriz 9) Preparar reportes para la casa matriz

Depende de: Gerencia General Ejerce mando- Supervisin: rea de Sistemas rea de contabilidad rea de logstica rea de tesorera

Formacin y experiencia:

Formacin universitaria de administracin y finanzas Conocimientos bsicos de computacin Ingls nivel avanzado

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Unidad orgnica: Gerencia Comercial Cargo Estructural: GERENTE DE TRFICO Y EXPORTACIONES

Catacin, ventas y realizar una observacin sobre la bolsa del caf.

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1) Catacin 2) Control de rea de exportaciones 3) Realizar reportes para la gerencia general 4) Evaluar la campaa del ao 5) Realizar el business plan 6) Realizar el flujo de compras y ventas 7) Realizar la posicin de riesgo

Depende de: Gerencia General Ejerce mando- Supervisin: rea de compras rea de trfico

Formacin y experiencia:

Formacin universitaria de administracin Conocimientos bsicos de computacin Ingls nivel avanzado Conocimientos de bolsa de valores

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Unidad orgnica: rea comercial Cargo Estructural: JEFE DE EXPORTACIONES

Trmite de exportaciones e importaciones

1) Contacto con navieras 2) Verificar documentacin para embarcar 3) Coordinar con planta frecuentemente 4) Coordinar con agentes de aduanas 5) Contacto con proveedores de caf orgnico 6) Verificar carga para embarques 7) Hacer reportes de lo embarcado durante el mes 8) Importacin de sacos de yute dos veces al ao

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Depende de: Gerencia comercial Ejerce mando- Supervisin: Asistente de exportaciones

I.II.

Formacin y experiencia:

Formacin universitaria de administracin Especializacin en negocios internacionales Conocimientos bsicos de computacin Ingls nivel avanzado

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Unidad orgnica: rea comercial Cargo Estructural: ASISTENTE DE EXPORTACIONES

Ayudar a las labores de importacin y exportacin

1) Contacto con navieras 2) Verificar documentacin para embarcar 3) Verificar carga para embarques 4) Hacer reportes de lo embarcado durante el mes 5) Importacin de sacos de yute dos veces al ao 6) Llevar la documentacin al da 7) Organizar documentos 8) Llevar control de libros

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Depende de: Jefe de exportaciones

I.a.

Formacin y experiencia:

Formacin universitaria de administracin Especializacin en negocios internacionales Conocimientos bsicos de computacin Ingls nivel intermedio

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Unidad orgnica: rea comercial Cargo Estructural: ASISTENTE DE REAS DE ACOPIO

Ayudar a las labores de administracin en las diferentes reas de acopio

1) Organizar documentos 2) Contacto con proveedores 3) Ordenar la informacin recibida de las distintas reas 4) Controlar las diferentes agencias 5) Dar instrucciones de compra a diferentes agencias

Depende de: Jefe de compras

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Ejerce mando- Supervisin: Agencia Agencia Agencia Agencia Agencia Agencia Agencia Jaen Ayacucho Moyobamba Pichanaki Nueva Cajamarca Satipo Villa Rica

Formacin y experiencia:

Formacin universitaria de administracin Experiencia en compras Conocimientos bsicos de computacin

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Unidad orgnica: rea comercial Cargo Estructural: ADMINISTRADOR DE CENTRO DE ACOPIO

Administrar la agencia en el interior del pas, negociando las compras con los proveedores del caf

1) Organizar documentos 2) Contacto con proveedores 3) Negociar el precio del saco de caf 4) Realizar las compras de sacos de caf 5) Reportar las compras ante la agencia en Lima 6) Buscar ms proveedores para la compra 7) Realizar inventarios

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Depende de: Jefe de compras

Formacin y experiencia:

Formacin universitaria de administracin Experiencia en compras

Nota: Existen 5 puestos iguales por la variedad de agencias al interior del pas. Todos estos administradores tienen las mismas funciones.

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Unidad orgnica: rea contable Cargo Estructural: CONTADOR GENERAL

El Contador General se encarga de la elaboracin de los EE.FF. de la Ca., Elabora los presupuestos de la Ca. , adems de elaborar reportes de anlisis tiles para la gerencia, Reporta directamente a la Gerencia Administrativa Financiera.

1) EE.FF. en forma mensual 2) Anlisis de gastos por centros de costos 3) Estadsticas de ventas y compras 4) Aprobacin de la liquidacin de impuestos 5) Aprobacin de los Reportes estadsticos a diversas dependencias del estado. 6) Coordinacin y aprobacin de otras labores requeridas al rea.

Depende de: Gerente administrativo y financiero

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Ejerce mando- Supervisin: Asistente contable Auxiliares contables

Formacin y experiencia: Contador Pblico Colegiado Preferentemente con estudios de Maestra Experiencia Mnima de tres aos

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Unidad orgnica: rea contable Cargo Estructural: ASISTENTE CONTABLE

Desarrolla labores de apoyo al Contador General convirtindose en una pieza importante del equipo del rea contable con la capacidad de poder asumir responsabilidades diversas propias de la labor contable y otras de tipo administrativo en la oficina principal de Lima o en las oficinas de provincia en cualquier parte del pas.

1) 2) 3) 4) 5)6)

7) 8) 9)

Liquidacin de Impuestos Conciliaciones bancarias Elaboracin de los reportes estadsticos Control y movimiento del personal de la Cia Elaboracin de la planilla del personal Anlisis de cuentas y reportes para la elaboracin de EE.FF. Conciliacin de cuentas principales de las oficinas de provincia Reportes y anlisis de los Libros Oficiales de la Ca. Otros encargados por el Contador General

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Depende de: Contador General Ejerce mando- Supervisin: Auxiliar Contable

Formacin y experiencia: Egresado universitario de la facultad de Ciencias Contables Experiencia mnima de un ao Proactivo y con capacidad de interrelacionarse con los dems

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Unidad orgnica: rea contable Cargo Estructural: AUXILIAR CONTABLE

Apoyo en las diversas funciones operativas del rea, convirtindose en pieza fundamental para el control diario de las diversas operaciones y registro contable. Estas labores son efectuadas bajo la supervisin del asistente contable y/o contador si fuera necesario.

1) Registro contables (digitacin) de las operaciones

diversas de la Ca. 2) Control de asistencia del personal para la elaboracin de la nomina 3) Elaboracin de inventarios Fsicos 4) Registro y control del movimiento de las existencias de la Ca. (mercaderas, suministros, envases y embalajes etc.) 5) Control de resultados de procesos (tiempos de proceso), labor importante para evaluar la eficiencia de los procesos de produccin

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Depende de: Contador General

Formacin y experiencia: Estudiante universitario de ciclos superiores de la carrera contable Persona proactiva y con alta capacidad de comunicacin para interrelacionares con los dems integrantes del equipo de trabajo y con personal de las diversas areas.

NOTA: Existen tres auxiliares contables, todos cumplen las mismas funciones

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Unidad orgnica: Oficina de Tesorera Cargo Estructural: Asistente de Finanzas

Planificacin, elaboracin, seguimiento y control del Presupuesto General de la empresa.

1) Anlisis y elaboracin de estados financieros y flujos de caja proyectados 2) Evaluacin financiera de proyectos de inversin 3) Anlisis de ingresos y gastos 4) Control de caja chica

Depende de: Gerente Administrativo Financiero

Formacin y experiencia: Profesional calificado de la especialidad de administracin, economa, Finanzas y contabilidad

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Experiencia mnima de un ao en puestos similares. Bilinge-Ingls Actitud de Servicio Responsable Puntual Disponibilidad de Tiempo Habilidad de Comunicacin Oral y Escrita. Iniciativa y Pro actividad

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Unidad orgnica: Oficina de Sistemas Cargo Estructural: Jefe de sistemas

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Administrar infraestructura tecnolgica, aplicaciones y base de datos de la empresa. Direccin del departamento de sistemas y de proyectos de tecnologa

1) Estudiar sistemas vigentes y los actualizar de acuerdo a las necesidades de la unidad. 2) Coordina y supervisa la elaboracin de manuales, instructivos y formularios que sern utilizados en la implantacin de sistemas 3) Supervisar el trabajo del personal a su cargo. 4) Supervisar y revisar la elaboracin de proyectos de organizacin, mtodos y procedimientos, organigramas estructurales, funcionales y de niveles jerrquicos, de distribucin de trabajo, flujogramas de procesos, normas, procedimientos y formularios entre otros. 5) Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. 6) Instalar, mantener y apoyar el hardware y software del equipo de cmputo 7) Implementar esquemas de seguridad informtica

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Depende de:Gerente de Administracin Finanzas

Formacin y experiencia: Ser ingeniero de sistemas, Ingeniera Industrial o carreras similares. Tener especializacin es Sistemas egresado de las mejores universidades del medio. Experiencia mnima de 5 aos ocupando un cargo similar. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin Bilinge-Ingls Actitud de Servicio Responsable Puntual Disponibilidad de Tiempo Habilidad de Comunicacin Oral y Escrita. Iniciativa y Pro actividad

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Unidad orgnica: Laboratorio Cargo Estructural: Analista de control de calidad

Asegurarse de la calidad del producto, tomar muestras, preparar, efectuar, monitorear e interpretar los anlisis

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de calidad efectuados a la materia prima, el proceso, productos semiterminados y al producto final

1) 2) 3)

Tomar muestras representativas de productos Efectuar los anlisis necesarios Obtiene r e interpretar correctamente los resultados obtenidos Clasificar los productos y la materia prima, tomando como base las normas de la empresa y de los clientes

4)

5)

Mantener siempre un orden en los materiales requeridos Tomar acciones correctivas en casos necesarios Tener una conducta de respeto y orden frente a las normas de higiene y seguridad Mantener una fluida comunicacin con las distintas reas de la empresa

6) 7)

8)

Depende de: Gerencia General

Formacin y experiencia:

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Dominar principios y fundamentos del caf y su procesado

Experiencia Un ao en control de calidad

Habilidad para Interrelacionarse Ser tcnico o ingeniero en industrial o qumica

NOTA: Existen dos puestos de control de calidad, ambos tienen las mimas funciones

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Unidad orgnica: Departamento de Logstica Cargo Estructural: Asistente de logstica

Gestionar los flujos fsicos como materia prima y productos terminados

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1) Desarrollar e implementar procesos de la funcin de abastecimientos. 2) Analizar los procesos e identifica puntos crticos de control, buscando la mejora continua 3) Abastecimiento de los productos y/o servicios con las caractersticas de calidad, tiempo y costo optimo requeridos por todas las reas de la empresa. 4) Revisar los pedidos 5) Controla el stock de materia prima y productos acabado de la empresa. 6) Gestiona los pedidos a los proveedores

Depende de: Gerente de Administracin y Finanzas.

Formacin y experiencia: Ser bachiller en Ingeniera Industrial, Administracin o carreras afines. Conocimiento del idioma ingls. Experiencia en puestos similares. Nivel alto de conocimiento de la herramienta Microsoft Excel

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Unidad orgnica: Gerencia de planta Cargo Estructural: Gerente de planta

Dirigir y liderar al equipo de responsables que componen la Planta (Produccin, Mantenimiento)

1) Definir las metas y objetivos del rea, teniendo como base los objetivos institucionales 2) Determinar y mantener los recursos necesarios para los procesos de produccin. 3) Definir polticas y procedimientos del rea de Operaciones 4) Asegurar la calidad en los productos 5) Implementar las tecnologas de trabajo de vanguardia para la optimizacin de los recursos y procesos de trabajo.

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6) Supervisar que el proceso de produccin se realice con el mejor costo, calidad y servicio. 7) Generar la cultura de mejora continua

Depende de: Gerente General Ejerce mando- Supervisin: Asistente de planta y jefe de planta

Formacin y experiencia: Ser ingeniero industrial Experiencia mnima de 5 aos ocupando cargo similar Habilidad de liderazgo Dominar ingls

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Unidad orgnica: Planta produccin Cargo Estructural: Jefe de planta

Planificar, coordinar y supervisar la operacin y mantenimiento de la Planta

1) Desarrolla e implementa sistemas.

mejoras y nuevos

2) Mantenimiento preventivo/correctivo de la planta

3) Controla todas las fases del proceso productivo4) Desarrollar funciones de gestin y organizacin

de la produccin. 5) Supervisar la operacin, calidad y seguridad de los procesos.

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6) Motiva los trabajadores haca el logro de los objetivos fijados por la empresa

Depende de: Gerente de planta Ejerce mando- Supervisin:

Produccin

Mantenimiento Almacn

Formacin y experiencia: Ser Ingeniero Industrial. Tener conocimientos sobre Operacin y Mantenimiento en plantas de produccin. Tener alta capacidad de liderazgo Tener excelentes relaciones interpersonales

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Unidad orgnica: Planta produccin Cargo Estructural: Analista de control de calidad

Supervisar que los procesos de produccin se realicen dentro de los lmites normados obteniendo con esto el control de la produccin en el que se refiere a calidad

1) Garantiza que se cumplan los lineamientos de calidad2) Controla las capacidades en los puestos de trabajo

3) Supervisa y hace seguimiento de la produccin y transformacin del caf.

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Depende de: Jefe de planta

Formacin y experiencia: Carrera Tcnica relacionada con Ing. Industrial Conocimiento de procesos de produccin Habilidad para el manejo de personal Conocimientos sobre tcnicas de control de calidad

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Unidad orgnica: Planta produccin Cargo Estructural: Almacenero

Controlar los bienes que ingresen al almacn.

1) Realizar kardex de ingreso a almacn.2) Realizar los informes de salida.

3) Realizar otras funciones asignadas por la instancia superior.

Depende de: Jefe de planta

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Formacin y experiencia: Tener trato amable Ser dinmico, trabajador y responsable Tener experiencia en un puesto similar

Unidad orgnica: Planta Produccin Cargo Estructural: Auxiliar de planta

Apoyar a las actividades de la gerencia de planta

1) Realizar labores auxiliares de apoyo al departamento

Depende de: Gerente de planta

Formacin y experiencia: No se requiere experiencia

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Capacidad de aprendizaje

Unidad orgnica: Planta produccin Cargo Estructural: Mecnico

Mantenimiento y reparacin de la maquinaria de la lnea de produccin.

1) Reparar desperfectos en las mquinas de la planta

Depende de: Jefe de planta

Formacin y experiencia: Ser dinmico, trabajador y responsable

Manual Organizacional de Funciones - MOF

Tener conocimientos de mecnica Experiencia en un puesto similar

Unidad orgnica: Planta produccin Cargo Estructural: Electricista

Reparacin y mantenimiento de las instalaciones elctricas.

1) 2) 3)

Realizar nuevas instalaciones Rehabilitar y reparar las lneas elctricas Instalar el alumbrado, contactos, interruptores, apagadores, motores, etc. Atender las fallas reportadas por parte de las diferentes reas.

4)

Depende de: Jefe de planta

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Formacin y experiencia: Ser dinmico, trabajador y responsable Tener conocimientos de mecnica Experiencia en un puesto similar

Unidad orgnica: Planta produccin Cargo Estructural: Operador de mquina

Manejo de las mquinas que procesan el caf.

1) Utilizar las mquinas para entregar el caf en polvos secados

Depende de: Jefe de planta Ejerce mando- Supervisin: Ayudante de operador de mquina

Formacin y experiencia:

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Ser ordenado y responsable Capacidad de lder Experiencia en un puesto de similar actividad

Unidad orgnica: Planta produccin Cargo Estructural: Ayudante de operador de mquina

Ser el apoyo del operador de mquina en el proceso del caf

1) Ser el asistente del operador de mquina

Depende de: Operador de mquina Ejerce mando Supervisin:

Formacin y experiencia: Ser dinmico, trabajador y responsable

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tener conocimientos bsicos del proceso del caf Buen comportamiento al recibir rdenes

Unidad orgnica: Planta produccin Cargo Estructural: Operador de mquina elctrica de escojo

Utiliza la mquina para escoger el caf por distintas calidades

1) Recepcionar el caf y selecciona las distintas calidades 2) Entregar al operador de mquina las distintas calidades de caf

Depende de: Operador de mquina

Formacin y experiencia:

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Ser dinmico, trabajador y responsable Buen criterio de seleccin Experiencia en un puesto similar