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MOF Manual de Organizacion Funciones

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  • A. FUNCIONES DE LA DIRECCION

    1. DIRECCION

    a. Planear, dirigir y supervisar las actividades de la gestin acadmica y

    administrativa de la Escuela; b. Ejecutar la Poltica General de la Escuela Nacional de Marina

    Mercante Almirante Miguel Grau establecida por el Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Per;

    c. Administrar el presupuesto asignado a la Escuela como Unidad

    Ejecutora; d. Orientar, aprobar y formular los Planes Anuales de Actividades y

    Programas de Formacin Profesional, Perfeccionamiento, Capacitacin y Entrenamiento, as como el Presupuesto y la Memoria Anual;

    e. Formular planes de desarrollo de mediano y largo plazo y proponerlos

    para aprobacin al Sector Defensa Marina de Guerra del Per; f. Otorgar las vacantes para el ingreso de Cadetes y Alumnos cada ao; g. Aprobar y suscribir contratos, convenios y otros de su competencia;

    pudiendo delegar dichas funciones en otros funcionarios de la organizacin;

    h. Supervisar el cumplimiento de los Reglamentos Internos y del Sistema

    de Gestin de Calidad aplicable al Servicio de Formacin de Oficiales de Marina Mercante y Servicio de Capacitacin y Entrenamiento de Gente de Mar, de acuerdo al Convenio Internacional sobre Normas de Titulacin y Guardia para la Gente de Mar STCW;

    i. Establecer el Plan Anual de Objetivos y la Poltica de Gestin

    correspondiente, orientados a mantener, desarrollar y mejorar continuamente el cumplimiento de la misin de la Escuela;

    j. Otorgar, a propuesta del Consejo Acadmico, los grados acadmicos

    y los ttulos profesionales; as como los diplomas y certificados a los alumnos y cadetes que cumplan, con los requisitos establecidos en la reglamentacin interna;

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -3

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    k. Garantizar y disponer las acciones necesarias para que los procesos

    de formacin y capacitacin de la Escuela se ejecuten de acuerdo a los Convenios Internacionales establecidos por la Organizacin Martima Internacional (OMI);

    l. Representar a la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante

    Miguel Grau ante organismos pblicos y privados, pudiendo delegar su representacin, de acuerdo a las facultades otorgadas;

    m. Dirigir el proceso de formacin profesional; n. Aprobar la creacin e implementacin de nuevos programas

    acadmicos; o. Autorizar mediante Resolucin Directoral el alta y baja de cadetes, as

    como el ingreso o retiro para otras especialidades de la Escuela; p. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la

    Escuela, nombrar a los integrantes de los Comits Especiales para llevar a cabo los diversos procesos de seleccin, aprobar las bases administrativas, as como ejercer las dems funciones previstas en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y su Reglamento, para la aprobacin, autorizacin y supervisin de los procesos de adquisiciones y suministros de bienes, arrendamiento de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras;

    q. Aprobar con Resolucin Directoral el Manual de Organizacin y

    Funciones y los Reglamentos Internos de las Unidades Orgnicas subordinadas;

    r. Proponer al Ministerio de Defensa los cambios que considere

    necesarios al Reglamento de Organizacin y Funciones y el Cuadro de Asignacin de Personal de la Escuela;

    s. Autorizar la realizacin de estudios de investigacin del medio

    acutico, autofinanciados o por encargo; t. Establecer una poltica de apertura y colaboracin con las otras

    instituciones de Educacin Superior y/o de Investigacin; y u. Otras que le asigne el Sector Defensa Marina de Guerra del Per.

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -4

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    2. SUB - DIRECCION

    a. Coordinar y controlar las actividades acadmicas, de formacin disciplinaria y de servicios de la Escuela, para que se ejecuten de acuerdo a la poltica y disposiciones impartidas por el Director;

    b. Presidir el Consejo Acadmico, Consejo de Disciplina para Cadetes

    y el Consejo de Aptitud Psicofsica para Cadetes, de acuerdo a las Normas establecidas en los anexos A, B y C del presente Manual.

    c. Ejercer el control de las guardias del Oficial de Guardia, Enfermeros

    de Guardia, lanchas y del personal de la Escuela; d. Dirigir la elaboracin y someter a consideracin de la Direccin, los

    Planes Anuales de Actividades de la Escuela, el Presupuesto correspondiente y la Memoria Anual de acuerdo a los lineamientos establecidos;

    e. Supervisar la programacin y cumplimento de las actividades

    acadmicas, disciplinarias, deportivas y administrativas, manteniendo informado al Director;

    f. Reemplazar el Director de la Escuela cuando se ausente o se

    encuentre impedido de ejercer el cargo; g. Supervisar el proceso de formacin profesional; h. Conducir todas las actividades de la Escuela dentro del marco

    establecido por los Reglamentos pertinentes; i. Conducir las actividades relacionadas con el cumplimiento del Plan

    Anual de Objetivos y de la Poltica de Gestin establecida por el Director;

    j. Presentar para aprobacin del Director las modificaciones de los

    Reglamentos que estime conveniente, adjuntando la sustentacin correspondiente, y

    k. Otras que le asigne la Direccin de la Escuela.

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -5

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    B. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCION

    DIRECCION

    DIRECCION

    SUB-DIRECCION

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -6

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    C. CUADRO ORGANICO DE CARGOS DE LA DIRECCION

    N Ord

    Unidad Orgnica / Cargo

    Cantidad

    Observaciones

    1 2 3

    1. Direccin

    - Director - Sub-Director - Secretaria

    TOTAL

    1 1 1

    ______ 3

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -7

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    D. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DE CARGO

    Cargo N Pgina 1. Director 2 - 8 2. Sub-Director 2 - 13 3. Secretaria 2 - 16

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 - 8

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    CARGO: DIRECTOR N CAP:

    1. Funciones: a. Planear, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de

    gestin acadmica y administrativa de la Escuela; b. Dirigir, supervisar y establecer los lineamientos para la ejecucin de la

    Poltica General de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau establecida por el Ministerio de Defensa Marina de Guerra del Per;

    c. Administrar el presupuesto asignado a la Escuela como Unidad

    Ejecutora, cautelando su correcto uso; d. Orientar, aprobar y supervisar la ejecucin de los Planes Anuales de

    Actividades y Programas de Formacin Profesional, Perfeccionamiento, Capacitacin y Entrenamiento, as como el Presupuesto y la Memoria Anual;

    e. Formular planes de desarrollo de mediano y largo plazo, y

    proponerlos para aprobacin al Sector Defensa Marina de Guerra del Per;

    f. Otorgar las vacantes para el ingreso de Cadetes y Alumnos cada ao; g. Aprobar y firmar contratos, convenios y otros de su competencia; h. Supervisar el cumplimiento de los Reglamentos Internos y del Sistema

    de Gestin de Calidad aplicable al Servicio de Formacin de Oficiales de Marina Mercante y Servicio de Capacitacin y Entrenamiento de Gente de Mar, de acuerdo al Convenio Internacional sobre Normas de Titulacin y Guardia para la Gente de Mar STCW;

    i. Establecer y asegurar el cumplimiento de la misin, visin, poltica y

    objetivos de calidad orientados a mantener, desarrollar y mejorar continuamente el Sistema de Gestin de Calidad aplicable al Servicio de Formacin de Oficiales de Marina Mercante y Servicio de Capacitacin y Entrenamiento de Gente de Mar;

    j. Establecer el Plan Anual de Objetivos y la Poltica de Gestin

    correspondiente;

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 - 9

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    CARGO: DIRECTOR N CAP:

    k. Otorgar los grados acadmicos y los ttulos profesionales; as como los diplomas y certificaciones a los alumnos y cadetes que cumplan con los requisitos establecidos en la reglamentacin interna y a propuesta del Consejo Acadmico;

    l. Garantizar y disponer las acciones necesarias para que los procesos

    de formacin y capacitacin de la Escuela se cian a los Convenios Internacionales establecidos por la Organizacin Martima Internacional (OMI);

    m. Representar a la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante

    Miguel Grau ante organismos pblicos y privados, pudiendo delegar su representacin sin limitacin de ninguna clase de acuerdo a las facultades otorgadas;

    n. Establecer la poltica interna a la que se sujetarn los rganos

    componentes de la Escuela para el cumplimiento de sus funciones; o. Dirigir el proceso de formacin profesional; p. Aprobar la creacin e implementacin de nuevos programas

    acadmicos; q. Autorizar mediante Resolucin Directoral el alta y baja como cadetes,

    as como el ingreso o retiro para otras especialidades de la Escuela; r. Establecer con entidades nacionales y extranjeras dedicadas a

    actividades de la marina mercante, relaciones de coordinacin que permitan la realizacin de convenios para optimizar los procesos de formacin y capacitacin que se brindan en la Escuela;

    s. Visar el Plan Anual de Acciones de Control y disponer la adopcin en

    la Escuela de las medidas correctivas para subsanar las observaciones y recomendaciones obtenidas como resultado de las acciones y actividades de control efectuadas por el Organo de Control Institucional;

    t. Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la

    Escuela;

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -10

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    CARGO: DIRECTOR N CAP:

    u. Designar a los integrantes de los Comits Especiales para Ejecutar

    los diversos procesos de seleccin en las adquisiciones de bienes y servicios en la Escuela;

    v. Aprobar las bases administrativas, as como ejercer las funciones

    previstas en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y su Reglamento, para la aprobacin, autorizacin y supervisin de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios, arrendamiento de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras;

    w. Designar a los integrantes del Comit de Altas y Bajas de material

    nuevo obsoleto existente en la Escuela;

    x. Aprobar con Resolucin Directoral el Manual de Organizacin y Funciones y los Reglamentos Internos de las Unidades Orgnicas subordinadas;

    y. Aprobar mediante resolucin Directoral el otorgamiento de Becas de

    Estudio a propuesta del Consejo Acadmico; z. Aprobar con Resolucin Directoral el otorgamiento de Becas de

    Estudio a propuesta del consejo Acadmico; aa. Proponer al ministerio de Defensa los cambios al Reglamento de

    Organizacin y Funciones y al Cuadro de Asignacin de Personal la Escuela;

    ab. Autorizar estudios de investigacin del medio acutico

    autofinanciados o por encargo;

    ac. Asegurar el cumplimiento en la escuela de las normas y disposiciones que regulan el funcionamiento de los diversos sistemas administrativos.

    ad. Establecer polticas de coordinacin y colaboracin con otras

    instituciones de Educacin Superior y/o de investigacin; y ae. Otras que le asigne el Titular del Sector Defensa.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa Del Titular del Sector Defensa

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -11

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    CARGO: DIRECTOR N CAP:

    b. Supervisa a:

    (1) Sub-Director (2) Jefe de la Oficina de Control Interno (3) Consejo de Disciplina para Cadetes (4) Consejo Acadmico (5) Consejo de Aptitud Psicofsica para Cadetes (6) Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica (7) Jefe de la Secretara General (8) Jefe de la Oficina de Administracin (9) Jefe de la Oficina de Promocin Institucional (10) Jefe de la Oficina de Flota (11) Director Acadmico de Programas de Pre - grado (12) Director Acadmico de Programas de Post - grado (13) Director de Disciplina (14) Director de Capacitacin y Entrenamiento (15) Secretaria

    3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Oficial de Comando de la Marina de Guerra del Per en situacin de Actividad con el grado de Capitn de Navo nombrado por Resolucin Suprema a propuesta del Comandante General de la Marina.

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -12

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    CARGO: DIRECTOR N CAP:

    b. Requisitos mnimos

    (1) Los establecidos por el Titular del Sector Defensa, a propuesta del Comandante General de la Marina.

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Los establecidos por el Titular del Sector Defensa, a propuesta del Comandante General de la Marina.

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -13

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    CARGO: SUB - DIRECTOR N CAP:

    1. Funciones: a. Coordinar y controlar las actividades acadmicas, de formacin

    disciplinaria y de servicios de la Escuela, para que se ejecuten de acuerdo a la poltica y disposiciones impartidas por el Director;

    b. Presidir el Consejo Acadmico, Consejo de Disciplina para Cadetes

    y el Consejo de Aptitud Psicofsica para Cadetes de acuerdo a las Normas establecidas en los anexos A, B y C del presente Manual; asi como presidir los Comits, Consejos y Juntas que dispongan la Direccin;

    c. Elevar al Director para su consideracin las recomendaciones

    formuladas por los Consejos bajo su presidencia; d. Colaborar con el Director, en el establecimiento de la poltica a seguir

    en la Escuela; e. Ejercer el control de las guardias del Oficial de Guardia, Enfermeros de

    Guardia, lanchas y del personal de la Escuela; f. Dirigir la elaboracin y someter a consideracin de la Direccin, los

    Planes Anuales de Actividades de la Escuela, el Presupuesto correspondiente y la Memoria Anual de acuerdo a los lineamientos establecidos;

    g. Supervisar la programacin y cumplimento de las actividades

    acadmicas, disciplinarias, deportivas y administrativas, manteniendo informado al Director;

    h. Reemplazar el Director de la Escuela cuando se ausente o se

    encuentre impedido de ejercer el cargo; i. Supervisar el proceso de formacin profesional; j. Visar la documentacin delegada por la Direccin, relacionada con la

    gestin acadmica y administrativa de la Escuela; k. Conducir todas las actividades de la Escuela dentro del marco

    establecido por los Reglamentos pertinentes; l. Supervisar las actividades para la ejecucin de Auditorias de la Calidad

    en su condicin de Auditor Lder en el Sistema de Gestin de la Calidad existente en la Escuela;

  • m. Conducir las actividades relacionadas con el cumplimiento del Plan Anual de Objetivos y de la Poltica de Gestin establecida por el Director;

    MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -14

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCION DE LA ENAMM

    CARGO: SUB - DIRECTOR N CAP:

    n. Presentar para aprobacin del Director las modificaciones de los

    Reglamentos que estime conveniente, adjuntando la sustentacin correspondiente,

    o. Colaborar en la formulacin de convenios y/o contratos a ser

    aprobados por la Direccin de la Escuela; p. Representar a la Escuela en actividades de su competencia ante

    diversos organismos pblicos y privados, segn lo disponga el Director;

    q. Asesorar al Director de la Escuela en forma permanente; r. Otras que le asigne la Direccin de la Escuela.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa Del Director de la Escuela. b. Supervisa a:

    (1) Jefe de la Oficina de Informtica y Estadstica (2) Jefe de la Oficina de Sanidad 3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Oficial de Comando de la Marina de Guerra del Per en situacin de Actividad, con el grado de Capitn de Fragata.

    b. Requisitos mnimos

    (1) Ser diplomado del curso de Comando y Estado Mayor. (2) Perfeccionamiento en administracin de recursos humanos y

    materiales.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 - 15

    UNIDAD ORGANICA: SUB - DIRECTOR

    (3) De preferencia, haber seguido estudios de postgrado en Administracin Martima y Portuaria.

    (4) Poseer conocimientos de normas y disposiciones de la Administracin Pblica.

    c. Tiempo de Experiencia

    (1) Haber ejercido Comando o Jefatura de una Unidad o Dependencia de la Marina de Guerra del Per.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 -16

    UNIDAD ORGANICA: DIRECCIN DE LA ENAMM

    CARGO: SECRETARIA N CAP:

    1. Funciones: a. Atender a las personas que con carcter oficial y/o privado, soliciten

    audiencia con el Director; b. Llevar al da la Agenda del Director, informando los compromisos o

    actividades programadas; c. Efectuar y atender las llamadas telefnicas del Director; d. Recibir, clasificar , registrar, distribuir y archivar la correspondencia que

    le asigne el Director; e. Redactar y elaborar la documentacin que le indique el Director; f. Organizar y preparar la documentacin que le indique el Director; g. Concertar y coordinar las reuniones que le indique el Director; h. Organizar y actualizar el archivo de la correspondencia que le sea

    asignada; I. Controlar Llevar el control de los equipos, muebles y materiales

    asignados para el desarrollo de sus actividades; j. Otras, que le asigne el Director de la Escuela.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Director de la Escuela b. Supervisa a:

    No ejerce supervisin.

    3. Requisitos del cargo

    a. Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Secretaria Ejecutiva

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 2 - 17

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    b. Requisitos mnimos

    (1) De preferencia, conocimiento del idioma Ingles. (2) Conocimientos en el manejo de herramientas y aplicaciones de

    informtica. (3) Cursos de perfeccionamiento en su especialidad

    c. Experiencia

    (1) Experiencia no menor de CINCO (5) aos en el desempeo del cargo de Secretaria.

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 -1

    CAPITULO IV

    ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 - 2

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    A. FUNCIONES DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    1. OFICINA DE ASESORIA JURIDICA a. Asesorar a la Direccin sobre asuntos jurdicos propuestos a su

    consideracin; b. Dictaminar sobre asuntos de queja y/o peticin interpuestos a la

    Escuela; c. Formular y visar resoluciones directorales, ministeriales, supremas,

    decretos supremos, leyes, contratos y directivas que le encomienden;

    d. Integrar comisiones y consejos que disponga la Direccin; e. Ejercer los derechos de la Escuela ante el Poder Judicial y toda

    clase de autoridades, en acciones litigiosas que demanden la representacin legal; sea como demandante o demandando con las facultades sealadas mediante ley;

    f. Opinar e informar sobre dispositivos de carcter legal que propongan

    los rganos internos de la Escuela; g. Compilar y sistematizar la legislacin relacionada con la Escuela; h. Formular, revisar y/o actualizar los Manuales de Procedimientos en

    su rea de responsabilidad; y, i Otras, que le asigne la Direccin de la Escuela;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 - 3

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    B. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    OFICINA DE

    ASESORIA

    JURIDICA

    DIRECCION

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 - 4

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    C. CUADRO ORGANICO DE CARGOS DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    N

    Ord

    Unidad Orgnica / Cargo

    Cantidad

    Observaciones

    1 2

    1. Oficina de Asesora Jurdica

    - Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica

    - Secretaria TOTAL

    1 1

    ______

    2

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 - 5

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    D. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS

    A NIVEL DE CARGO

    Cargo N Pgina

    1.Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica 4 - 6 2.Secretaria 4 - 8

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 - 6

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    CARGO: JEFE DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA N CAP:

    1. Funciones:

    a. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Oficina de

    Asesora Jurdica, para el cumplimiento de sus funciones; b. Asesorar al Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante en

    los diferentes asuntos de carcter legal que sean sometidos a su consideracin;

    c. Emitir dictmenes sobre interpretaciones de dispositivos legales que

    le sean solicitados; d. Proyectar y visar resoluciones directorales, ministeriales, supremas,

    decretos supremos, leyes, contratos y directivas que le encomienden, de conformidad con los dispositivos legales vigentes;

    e. Efectuar investigaciones de carcter legal que le encomiende el

    Director de Escuela; f. Ejecutar las acciones de carcter legal en los juicios por daos y

    perjuicios a persona naturales y/o organizaciones que se relacionan con la Escuela;

    g. Participar como asesor en los comits de compras y licitaciones

    pblicas, comprobando que dichos procesos se ejecuten en cumplimiento de la ley;

    h. Efectuar las gestiones de carcter legal delegadas por la Direccin

    para la solucin de diversos procedimientos administrativos de inters de la Escuela;

    i. Integrar comisiones y consejos que disponga la Direccin; j. Visar los contratos que efecta la Escuela con empresas o personas

    naturales en el cumplimiento de su misin; k. Supervisar y controlar la compilacin y sistematizacin de la

    legislacin relacionada con la Escuela, as como garantizar el adecuado control, custodia y archivo de las normas, contratos, y documentacin de carcter legal;

    l. Otras, que le asigne el Director de la Escuela.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 - 7

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    CARGO: JEFE DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICA N CAP:

    2. Lnea de Autoridad:

    a. Dependencia Directa:

    Del Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau.

    b. Supervisa a:

    (1) Secretaria

    3. Requisitos del Cargo:

    a. Grado y Especialidad / Grado de Instruccin / Profesin:

    (1) Ttulo de Abogado

    b. Requisitos Mnimos:

    (1) Haber seguido cursos de perfeccionamiento en la Especialidad de Derecho

    (2) Colegiado (3) Conocimientos en el manejo de aplicaciones informticas

    windows y office.

    c. Tiempo de Experiencia:

    (1) Tener experiencia no menor de CINCO (5) aos en el ejercicio de la carrera de derecho.

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 - 8

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    CARGO: SECRETARIA N CAP:

    1. Funciones: a. Atender a las personas que con carcter oficial y/o privado, soliciten

    audiencia con el Asesor Jurdico; b. Llevar al da la Agenda del Asesor Jurdico, informando los

    compromisos o actividades programadas; c. Efectuar y recibir las llamadas telefnicas del Asesor Jurdico; d. Desarrollar las actividades de recepcin, clasificacin, registro,

    distribucin y archivo de la correspondencia que le asigne el Asesor Jurdico;

    e. Redactar, organizar y elaborar la documentacin que le indique el

    Asesor Jurdico; f. Organizar y preparar la documentacin que le indique el Asesor

    Jurdico; g. Concertar y coordinar reuniones que le indique el Asesor Jurdico; h.. Coordinar con los distintos rganos de la Escuela las reuniones

    convocadas, con la finalidad de confirmar su realizacin en forma oportuna.

    i. Organizar, custodiar y actualizar el archivo de las normas, contratos,

    directivas y documentacin de carcter legal; j. Compilar y sistematizar la legislacin relacionada con la Escuela; k. Participar en reuniones de coordinacin cuando se le indique; l. Controlar de los equipos, muebles y materiales asignados a la Oficina

    de Asesora Jurdica; m. Otras, que le asigne el Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 4 - 9

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

    CARGO: SECRETARIA N CAP:

    b. Supervisa a:

    No ejerce supervisin.

    3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Ttulo de Secretaria Ejecutiva expedido por un Centro Superior de Formacin Tcnica.

    b. Requisitos mnimos

    (1) Dominio en el manejo de aplicaciones informticas Windows y office.

    (3) Cursos de perfeccionamiento en su especialidad

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Tener experiencia no menor de CINCO (5) aos en el cargo de Secretaria.

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 -1

    CAPITULO V

    ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA SECRETARIA GENERAL

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 2

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    A. FUNCIONES DE LA SECRETARIA GENERAL

    1. SECRETARIA GENERAL

    a. Recibir, registrar, clasificar, distribuir, archivar, formular y controlar la correspondencia recibida y emitida por la Direccin;

    b. Asegurar que los rganos internos de la Direccin, se encuentren

    informados de la correspondencia recibida y/o emitida por la Direccin en los asuntos que les compete;

    c. Organizar y actualizar el archivo de la Direccin atendiendo a su

    seguridad y custodia, brindando la informacin oportuna a quin se le solicite;

    d. Controlar que los oficios o informes dirigidos al Director o por l,

    sean contestados dentro de los plazos establecidos; e. Efectuar el control documentario mediante el uso del SISCOM; as

    como verificar su uso en la Oficina de Trmite documentario; f. Formular la correspondencia oficial a ser remitida por la Direccion,

    asi como mantener los procedimientos de seguridad para el tratamiento de la correspondencia establecidos en las publicaciones ISCON 13303 Y RESENA 13408;

    g. Controlar las Publicaciones Navales asignadas a la Direccin, dando

    cumplimiento a las disposiciones y reglamentaciones vigentes. h. Elaborar y mantener actualizado el Reglamento Interno de la

    Secretara, y; i. Otras, que le asigne la Direccin.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 3

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    B. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SECRETARIA

    SECRETARIA

    DIRECCION

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 4

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    C. CUADRO ORGANICO DE CARGOS DE LA SECRETARIA

    N Ord

    Unidad Orgnica / Cargo

    Cantidad

    Observaciones

    1 2 3 4

    1. Secretara

    - Jefe de la Secretara - Tcnico en Control Documentario - Operador de Central Telefnica - Cartero

    TOTAL

    1 1 1 1

    ______

    4

    Tcnico de Marina

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 5

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA GENERAL

    D. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS

    A NIVEL DE CARGO

    Cargo N Pgina

    1. Jefe de la Secretaria 5 - 6 2. Tcnico en Control Documentario 5 - 8 3. Operador de Central Telefnica 5 - 10 4. Cartero 5 - 12

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 6

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA GENERAL

    CARGO: JEFE DE LA SECRETARIA GENERAL N CAP:

    1. Funciones

    a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la

    Secretara, para el cumplimiento de sus funciones; b. Efectuar un estricto control y custodia de la correspondencia

    clasificada que se reciba y emita en la Escuela; conforme a las disposiciones establecidas en la publicaciones ISCON 133303 y RESENA 13408;

    c. Administrar el Sistema de Trmite Documentario, el archivo general,

    la central telefnica y el personal de cartero; d. Controlar y custodiar la correspondencia de acuerdo a su contenido

    de confidencialidad, cumpliendo las normas de seguridad establecidas en las reglamentaciones navales vigentes;

    e. Revisar, formular y presentar la documentacin para la firma del

    Director; f. Efectuar el cambio y correccin de las Publicaciones Navales,

    asignadas por la Marina de Guerra. g. Verificar que la correspondencia a emitir cumpla las normas

    establecidas en las reglamentaciones y disposiciones vigentes; h. Informar al Director de la Escuela de la documentacin pendiente; i. Efectuar la depuracin e incineracin de la correspondencia de

    acuerdo a las disposiciones vigentes; j. Controlar los equipos y material asignado a la Secretara General; k. Asegurar y supervisar el cumplimiento de los Objetivos de Calidad

    asignados a la Secretara para el eficiente funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad de la Escuela;

    l. Otras, que le asigne el Director de la Escuela.

    2. Lnea de Autoridad:

    a. Dependencia Directa: Del Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante

    Miguel Grau

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 7

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    CARGO: JEFE DE LA SECRETARIA N CAP:

    b. Supervisa a:

    (1) Tcnico en Control Documentario (2) Operador de Central Telefnica (3) Cartero.

    3. Requisitos del Cargo:

    a. Grado y Especialidad / Grado de Instruccin / Profesin:

    (1) Personal Subalterno de la Marina de Guerra del Per de la

    Especialidad de Secretario Administrativo (Sad.), con el grado de Tcnico.

    b. Requisitos Mnimos:

    (1) Cursos de capacitacin en la especialidad de administracin

    documentaria. (2) Dominio en el manejo de aplicaciones informticas, Windows,

    office y otras relacionadas con su especialidad c. Tiempo de Experiencia:

    (1) Tener experiencia no menor de CINCO (5) aos de trabajo en

    Secretarias y por lo menos de UN (1) ao como Tcnico de Cargo de una Secretaria.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 8

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA GENERAL

    CARGO: TECNICO EN CONTROL DOCUMENTARIO N CAP:

    1. Funciones:

    a. Clasificar, registrar, distribuir, archivar y controlar la documentacin

    de la Escuela; b. Controlar, archivar y custodiar de toda la correspondencia oficial

    que se trmite por la oficina de trmite documentario; c. Solicitar al Jefe de la Secretara los trmites para la incineracin de

    la documentacin que exceda los periodos para el mantenimiento del archivos;

    d. Llevar un registro de asuntos pendientes, manteniendo informado al

    Jefe de la Secretara; e. Custodiar la correspondencia oficial internada en el Archivo General

    de la Escuela;

    f. Informar y apoyar a los rganos internos de la documentacin recibida y emitida, facilitando las copias requeridas en los casos de correspondencia no reservada;

    g. Llevar y actualizar el cuaderno de cargos para registro de

    correspondencia que se reciba o emita; h. Controlar la presentacin, conservacin y mantenimiento de los

    equipos, bienes e instalaciones asignadas a la Secretara general; y,

    i. Otras, que le asigne el Jefe de la Secretara.

    2. Lnea de Autoridad:

    a. Dependencia Directa: Del Jefe de la Secretara

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 9

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    CARGO: TECNICO EN CONTROL DOCUMENTARIO N CAP:

    b. Supervisa a: No ejerce supervisin.

    3. Requisitos del Cargo:

    a. Grado y Especialidad / Grado de Instruccin / Profesin:

    (1) Instruccin Secundaria completa

    b. Requisitos Mnimos:

    (1) Capacitacin tcnica en labores de formulacin, trmite y control

    y archivo de documentacin. (2) Conocimiento en aplicaciones informticas, windows, officce y

    otras relacionadas con su especialidad y cargo;

    c. Tiempo de Experiencia:

    (1) Tener experiencia no menor de TRES (3) aos en el desarrollo de labores relacionadas a trmite documentario.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 10

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    CARGO: OPERADOR DE CENTRAL TELEFONICA N CAP:

    1. Funciones:

    a. Operar los equipos de comunicaciones asignados a la Central

    Telefnica de acuerdo a las disposiciones establecidas; b. Mantener un registro actualizado de los anexos y los cambios de

    nmeros e informar correctamente al usuario de su empleo; c. Actualizar la relacin de llamadas a larga distancia efectuadas, para

    su control respectivo; d. Prohibir el uso de la Central Telefnica al personal no autorizado; e. Controlar que no se efecten llamadas telefnicas a celulares,

    llamadas nacionales e internacionales no autorizadas por el Director de la Escuela;

    f. Realizar el mantenimiento y conservacin de los equipos asignados,

    en el nivel correspondiente; g. Cumplir con las disposiciones tcnicas de comunicaciones y de

    seguridad vigentes; h. Informar al Jefe de la Secretara sobre la operatividad de los equipos

    de telefona; i. Otras, que le asigne el Jefe de la Secretara

    2. Lnea de Autoridad:

    a. Dependencia Directa:

    Del Jefe de la Secretara

    b. Supervisa a: No ejerce supervisin.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 11

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    CARGO: OPERADOR DE CENTRAL TELEFONICA N CAP:

    3. Requisitos del Cargo:

    a. Grado y Especialidad / Grado de Instruccin / Profesin:

    (1) Instruccin Secundaria completa. b. Requisitos Mnimos:

    (1) Capacitacin especializada en operacin de central telefnica. (2) Entrenamiento sobre atencin y trato a clientes.

    c. Tiempo de Experiencia:

    (1) Tener experiencia no menor de TRES (3) aos en la operacin

    de centrales telefnicas.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 12

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    CARGO: CARTERO N CAP:

    1. Funciones:

    a. Efectuar la distribucin de la correspondencia oficial emitida llevando los registros de control respectivo;

    b. Utilizar el carnet de Cartero oficial que le ser asignado por la

    Direccin de Inteligencia que lo faculte a recibir y distribuir la correspondencia oficial.

    c. Cumplir con las disposiciones de seguridad establecidas para la

    distribucin de la correspondencia oficial; d. Llevar un cuaderno de control de distribucin de la correspondencia

    tanto interna como externa; e. Verificar que los cargos de la correspondencia enviada indique la

    fecha, hora, firma, antefirma y sello que garantice la recepcin de la correspondencia emitida;

    f. Informar al Jefe de la Secretara General de la distribucin de la

    correspondencia oficial y de las novedades presentadas; y g. Otras, que le asigne el Jefe de la Secretara.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia Directa:

    Del Jefe de la Secretara

    b. Supervisa a: No ejerce supervisin.

    3. Requisitos del Cargo

    a. Grado y Especialidad / Grado de Instruccin / Profesin:

    (1) Instruccin Secundaria completa

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 5 - 13

    UNIDAD ORGANICA: SECRETARIA

    CARGO: CARTERO N CAP:

    b. Requisitos Mnimos:

    (1) Cursos de capacitacin postal. (3) Conocimiento de la localidad donde trabaja.

    (1) Entrenamiento sobre atencin y trato al cliente.

    c. Tiempo de Experiencia:

    (1) Tener experiencia no menor de TRES (3) aos en el desarrollo

    de labores de cartero.

  • MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -1

    CAPITULO VI

    ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 - 2

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACION

    A. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS DE LA OFICINA DE

    ADMINISTRACION 1. OFICINA DE ADMINISTRACIN

    a. Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas

    con la administracin de los recursos humanos, materiales y financieros de la Escuela;

    b. Formular y proponer a la Direccin de la Escuela el Plan Estratgico y

    el Plan Operativo Institucional, participando en los procesos de la evaluacin;

    c. Proponer a la Direccin de la Escuela la poltica y las normas de

    carcter administrativo en concordancia con la normativa de los sistemas administrativos en el rea de su competencia;

    d. Formular evaluaciones de ejecucin de actividades y metas, en la

    periodicidad que establezcan las Directivas y Normas Vigentes; e. Proporcionar a las unidades orgnicas de la Escuela los recursos

    humanos y materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones; f. Dirigir y supervisar la formulacin, ejecucin y evaluacin del

    presupuesto de la Escuela, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes y polticas de la Direccin.

    g. Cautelar la buena administracin de los fondos de la Escuela;

    h. Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar los procesos tcnicos de

    administracin de personal de la Escuela i. Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar los procesos tcnicos del sistema

    contable y de tesorera de la Escuela, en concordancia con las normas y procedimientos vigentes;

    j. Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar los procesos tcnicos del sistema

    de abastecimiento de la Escuela; k. Dirigir la formulacin, coordinar y supervisar la ejecucin del plan anual

    de adquisiciones y contrataciones de la Escuela; l. Administrar y controlar los diversos servicios requeridos por las

    unidades orgnicas de la Escuela, as como el mantenimiento y conservacin de la infraestructura, equipos y mobiliario;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -3

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    m. Administrar, registrar, controlar y cautelar el patrimonio mobiliario e inmobiliario de la Escuela.

    n. Aprobar el alta, la baja y disposicin final de los bienes muebles de

    propiedad de la Escuela; o. Emitir ante las Entidades respectivas los informes requeridos sobre la

    situacin econmica-financiera y presupuestal de la Escuela, va los canales correspondientes;

    p. Programar, coordinar y ejecutar la adquisicin de bienes y servicios

    requeridos por los diversos rganos de la Escuela, que se efecten con cargo al fondo para pagos en efectivo o al fondo fijo para caja chica;

    q. Apoyar en el desarrollo de los procesos de adquisiciones de Licitacin

    o Concurso Pblico que se efecten en la Escuela; r. Remitir a la Divisin de Informacin Patrimonial del Ministerio de

    Defensa, el inventario de los bienes patrimoniales de la Escuela y los informes requeridos sobre la administracin de dichos bienes, via los canales correspondientes;

    s. Informar a la Direccin sobre la gestin econmica financiera de la

    Escuela; t. Controlar y mantener actualizada la informacin requerida por el

    Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF); u. Efectuar ante las entidades pblicas y privadas correspondientes, las

    gestiones de carcter administrativo y financiero en el rea de su competencia, previa autorizacin de la Direccin;

    v. Asegurar el cumplimiento de la normatividad de los sistemas

    administrativos de personal, contabilidad, tesorera, presupuesto, abastecimiento, adquisiciones y contrataciones, en el rea de su competencia;

    w. Formular, revisar y/o actualizar los Manuales de Procedimientos en las

    reas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Abastecimiento y Servicios; y,

    x. Otras que le asigne la Direccin de la Escuela.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -4

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    2. SECCION DE PERSONAL

    a. Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con los procesos tcnicos de administracin de personal de la Escuela;

    b. Coordinar y ejecutar los procesos tcnicos para el ingreso, evaluacin,

    y ascenso del personal; c. Organizar y mantener actualizada la informacin del Escalafn,

    Contratos y otros Registros de Personal de la Escuela; d. Ejecutar las acciones de control de asistencia y permanencia del

    personal de la Escuela; e. Formular la planilla nica de pagos del personal activo y cesante; f. Formular la planilla del personal docente contratado; g. Emitir informes de carcter tcnico-administrativo, sobre derechos y

    obligaciones de los trabajadores; h. Formular y mantener actualizado el Presupuesto Analtico de Personal; i. Promover, coordinar y ejecutar acciones de capacitacin y

    perfeccionamiento del personal de la Escuela; j. Promover, coordinar y ejecutar programas de bienestar social para el

    personal de la Escuela, y actividades de carcter cultural, deportivo recreacional, extensivo a la familia de los servidores;

    k. Evaluar y aplicar al personal de la Escuela, las sanciones

    administrativas por el incumplimiento de las normas legales y administrativas en el ejercicio de sus funciones;

    l. Asesorar y absolver las consultas del personal sobre sus derechos,

    beneficios, seguridad social y otros asuntos de su competencia; m. Efectuar ante las entidades correspondientes, las gestiones de carcter

    administrativo en el rea de su competencia; n. Asegurar el cumplimiento de la normatividad relacionada con el sistema

    de administracin de personal;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -5

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    o. Expedir constancias de haberes, de trabajo y otros documentos que sean de su competencia;

    p. Actualizar el Reglamento Interno de Personal de acuerdo a la

    legislacin vigente; y q. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.

    3. SECCION DE PRESUPUESTO

    a. Formular y evaluar el Presupuesto de la Escuela; b. Formular y mantener actualizado el Plan Estratgico Institucional (PEI); c. Efectuar la programacin anual y trimestral del gasto, de acuerdo a las

    asignaciones presupuestales recibidas por el Ministerio de Economa y Finanzas;

    d. Coordinar, proponer y efectuar el seguimiento de las modificaciones

    presupustales; e. Coordinar, formular y desagregar el calendario de compromisos; f. Supervisar la ejecucin de calendarios de compromisos, as como

    analizar, registrar y conciliar la informacin presupuestal g. Preparar y actualizar el programa de inversiones de corto plazo de la

    Escuela; h. Elaborar mensualmente los Estados de Ejecucin Presupuestal con

    sus recomendaciones correspondientes; i. Mantener actualizada la informacin de los compromisos de gastos, en

    el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF); j. Emitir informes sobre la situacin econmica-financiera a los rganos

    estatales sealados en la Ley de Presupuesto, va los canales correspondientes;

    k. Preparar y presentar directivas internas relacionadas a medidas de

    austeridad y control presupuestal; y l. Otras, que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -6

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    4. SECCION FINANCIERA

    a. Planear, ejecutar y controlar la aplicacin de los procesos tcnicos del sistema de contabilidad y tesorera;

    b. Verificar y registrar las operaciones contables y financieras en los libros

    correspondientes; c. Cautelar los fondos de la Escuela, asegurando que los egresos

    cuenten con el marco presupuestal aprobado y con los saldos de efectivo en las cuentas corrientes correspondientes;

    d. Formular y presentar los estados financieros y la informacin de la

    ejecucin financiera, de conformidad a las normas vigentes al respecto; e. Verificar e informar sobre la recaudacin, deposito y control de los

    recursos directamente recaudados en la Escuela; f. Actualizar la Informacin requerida en el Sistema Integrado de

    Administracin Financiera (SIAF) y realizar el anlisis de las operaciones contables en el referido sistema;

    g. Preparar informes sobre la gestin econmica-financiera; h. Realizar arqueos de caja en coordinacin con el rgano de control

    interno Escuela, informando resultados; i. Preparar y remitir la documentacin contable, a los organismos

    establecidos, por los canales correspondientes; j. Controlar las cuentas bancarias correspondientes a recursos ordinarios

    y recursos directamente recaudados, elaborando las conciliaciones bancarias, informando resultados;

    k. Controlar el proceso de facturacin emitida, pagos efectuados y

    cuentas por cobrar, emitiendo los informes requeridos; l. Registrar, controlar, cautelar y mantener actualizado el inventario de los

    activos fijos y bienes de la Escuela; m. Llevar el alta, baja y la disposicin de los bienes consumibles y no

    consumibles de la Escuela; n. Emitir los informes sobre la administracin de los bienes muebles e

    inmuebles de propiedad de la Escuela, va los canales correspondientes;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -7

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    o. Efectuar ante las entidades financieras correspondientes, las gestiones autorizadas relacionadas con el manejo de fondos;

    p. Asegurar el cumplimiento de la normatividad que regula los sistemas

    administrativos de contabilidad y tesorera; y, q. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.

    5. SECCION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS

    a. Ejecutar y controlar la aplicacin de los procesos tcnicos del sistema de abastecimiento;

    b. Ejecutar la adquisicin de bienes y servicios requeridos por los diversos

    rganos de la Escuela, que se efecten con cargo al fondo para pagos en efectivo o al fondo fijo para caja chica;

    c. Apoyar en el desarrollo de los procesos de adquisiciones de Licitacin

    o Concurso Pblico autorizados; d. Dirigir y coordinar la formulacin del Plan Anual de Adquisiciones y

    Contrataciones de la Escuela; e. Formular los cuadros de necesidades de los diferentes rganos de la

    Escuela f. Proporcionar a los rganos de la Escuela los materiales y servicios

    solicitados, de acuerdo a los cuadros de necesidades aprobados; g. Determinar en coordinacin con las unidades orgnicas solicitantes, la

    cantidad y caractersticas de los bienes y servicios que se van a adquirir o contratar, los que cuales debern cumplir obligatoriamente con las normas tcnicas, metrolgicas y/o sanitarias establecidas;

    h. Controlar y actualizar la informacin relacionada con el registro de los

    procesos de Licitacin Pblica, Concurso Pblico, Adjudicacin Directa y Adjudicacin de Menor Cuanta, y contratos derivados de stos, que se desarrollen en la Escuela;

    i. Proporcionar los servicios de cocina, peluquera, sastrera, zapatera y

    de camareros, al personal de la Escuela que corresponda;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -8

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    j. Asegurar y controlar el adecuado almacenamiento, seguridad y conservacin de los bienes de la Escuela;

    k. Efectuar ante las entidades respectivas las gestiones administrativas y

    coordinaciones requeridas para el desarrollo de los procesos de adquisiciones y abastecimiento de la Escuela;

    l. Asegurar el cumplimiento de la normatividad que regula los sistemas

    de abastecimiento y adquisiciones; m. Planear, organizar, dirigir y contralar las actividades de mantenimiento

    y conservacin requeridos en la Escuela; n. Ejecutar y controlar el mantenimiento y conservacin de las

    instalaciones, mobiliarios y areas verdes de la Escuela;

    o. Coordinar y supervisar el trabajo de mantenimiento efectuado por terceros;

    p. Efectuar el mantenimiento y controlar los equipos, sistemas de agua,

    electricidad, generadores de energa y otros afines de ingeniera de la Escuela;

    q. Formular el Programa Anual de Mantenimiento de acuerdo a los

    requerimientos de los diferentes rganos de la Escuela;

    r. Efectuar inspecciones peridicas a fin de verificar el correcto funcionamiento de los sistemas, maquinarias y equipos de la Escuela;

    s. Dirigir, programar y supervisar el uso de las unidades de transporte

    asignadas a la Escuela; t. Actualizar los registros relacionados con el historial de mantenimiento

    de las unidades de transporte y mquinas de la Escuela; u. Llevar y actualizar los inventarios del material asignados en la seccin a

    su cargo; y v. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -9

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    B. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION

    SECCION DE

    PERSONAL

    DIRECCION

    SECCION DE

    PRESUPUESTO

    SECCION

    FINANCIERA

    SECC.ION

    ABASTECIM. Y SERVICIOS

    DIRECCION

    OFICINA DE

    ADMINISTRAC.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -10

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    C. CUADRO ORGANICO DE CARGOS DE LA OFICINA DE

    ADMINISTRACION

    N Ord

    Unidad Orgnica / Cargo

    Cantidad

    Observaciones

    1 2 3 4 5

    6

    7 8 9 10 11

    12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

    1. Oficina de Administracin

    - Jefe - Secretaria

    2. Seccin de Personal

    - Jefe de Seccin - Encargado de Remuneraciones - Tcnico de Personal

    3. Seccin de Presupuesto

    - Jefe de Seccin

    4. Seccin Financiera - Jefe de Seccin - Tesorero - Auxiliar de Tesorera - Auxiliar de Contabilidad - Encargado de Control Patrimonial

    5. Seccin de Abastecimiento y

    Servicios - Jefe de Seccin - Encargado de Adquisiciones - Auxiliar de adquisiciones - Encargado de Almacenes - Auxiliar de Almacenes - Zapatero - Sastre - Peluquero - Encargado de cocina - Camarero - Ayudante de Cocina

    - Encargado de mantenimiento - Electricista - Chofer - Carpintero - Gasfitero - Jardinero - Auxiliar de Mantenimiento

    TOTAL

    1 1 1 1 1

    1

    1 1 1 1 1

    1 1 1 1 1 1 1 1 1 8 5 1 1 3 2 1 1 3

    _____ 45

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -11

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    D. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DE CARGO

    Cargo N Pgina 1. Jefe de la Oficina de Administracin 6 - 13 2. Jefe de la Seccin de Personal 6 - 18 3. Jefe de la Seccin de Presupuesto 6 - 26 4. Jefe de la Seccin Financiera 6 - 29 5. Jefe de la Seccin de Abastecimiento y Servicios 6 - 42 6. Secretaria 6 - 16 7. Encargado de Remuneraciones 6 - 21 8. Tcnico de Personal 6 - 23 9. Tesorero 6 - 32 10. Auxiliar de Tesorera 6 - 35 11. Auxiliar de Contabilidad 6 - 37 12. Encargado de Control Patrimonial 6 - 39 13. Encargado de Adquisiciones 6 - 46 14. Auxiliar de Adquisiciones 6 - 49 15. Encargado de Almacenes 6 - 51 16. Auxiliar de Almacenes 6 - 53 17. Zapatero 6 - 55 18. Sastre 6 - 56 19. Peluquero 6 - 57 20. Cocinero 6 - 58 21. Camarero 6 - 62 22. Ayudante de Cocina 6 - 60 23. Jefe de la Seccin de Mantenimiento 6 - 64 24. Electricista 6 - 66 25. Chofer 6 - 68 26. Carpintero 6 - 70 27. Gasfitero 6 - 72 28. Jardinero 6 - 74 29. Auxiliar de Mantenimiento 6 - 75

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -12

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN N CAP:

    1. Funciones: a. Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Oficina de

    Administracin, para el cumplimiento de sus funciones; b. Formular y proponer a la Direccin de la Escuela el Plan Estratgico

    y el Plan operativo institucional participando en los procesos de evaluacin;

    c. Proponer al Director de la Escuela las polticas y normas de carcter

    administrativo a ser observadas en el desarrollo de los sistemas administrativos de su responsabilidad, en concordancia con la normatividad vigente;

    d. Dirigir, supervisar y controlar las Fases del Proceso del Presupuesto

    de la Escuela que incluye la formulacin, aprobacin ejecucin y evaluacin por toda fuente de financiamiento, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes;

    e. Formular planes operativos anuales con evaluaciones Trimestrales de

    ejecucin de actividades y metas; f. Proponer al Director de la Escuela, las transferencias de asignaciones

    presupuestales en forma oportuna y de conformidad a las normas vigentes;

    g. Supervisar y controlar que los procesos tcnicos del sistema contable

    y de tesorera de la Escuela, se ejecuten en concordancia con las normas y procedimientos vigentes;

    h. Revisar, visar y presentar al Director de la Escuela, los estados

    financieros, informacin contable, financiera y otros documentos de gestin relacionados con el desarrollo de las actividades de la Oficina de Administracin;

    i. Revisar y firmar conjuntamente con el personal autorizado, los

    documentos correspondientes emitidos para atender diversos pagos, de acuerdo a las disposiciones vigentes;

    j. Supervisar y controlar que el empleo del fondo para pagos en efectivo

    o el fondo fijo para caja chica, para adquisiciones de bienes y servicios de urgencia, se ejecuten de acuerdo a las disposiciones vigentes;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -13

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN N CAP:

    k. Integrar los Comits en los que sea designado para la ejecucin de los procesos de Licitacin, Concurso Pblico, Adjudicacin Directa y de Menor Cuanta;

    l. Dirigir, coordinar y controlar la formulacin del Presupuesto Anual y

    Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Escuela, de acuerdo a los lineamientos formulados por la Direccin y Directivas emitidas por los Organismos respectivos;

    m. Dirigir y controlar la ejecucin del sistema de personal de la Escuela,

    de conformidad con la poltica emitida por la Direccin, y normas y procedimientos vigentes;

    n. Controlar el adecuado funcionamiento del sistema de abastecimiento

    de la Escuela, y la correcta administracin de los paoles asignados; o. Cautelar la buena administracin de los fondos de la Escuela p. Cautelar, supervisar y controlar la correcta administracin del

    patrimonio mobiliario e inmobiliario de la Escuela; q. Supervisar y controlar el correcto desarrollo de los procedimientos de

    alta, baja y disposicin final de los bienes muebles de propiedad de la Escuela, verificando el cumplimiento de las disposiciones vigentes;

    r. Supervisar y controlar el desarrollo de las actividades de

    mantenimiento, conservacin y presentacin de las instalaciones, equipos y enseres de la Escuela, y de atencin de servicios;

    s. Supervisar y controlar el desarrollo del servicio de transporte de la

    Escuela; t. Asegurar y supervisar el cumplimiento de los Objetivos de Calidad

    asignados a la Oficina de Administracin para el eficiente funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad de la Escuela;

    u. Representar a la Escuela ante diversas entidades, para el desarrollo de

    gestiones de carcter administrativo y financiero en el rea de su competencia, y para los asuntos que disponga el Director;

    v. Integrar las Juntas o Comits en las que sea designado por la

    Direccin de la Escuela; w. Asesorar al Director de la Escuela en asuntos relacionados con el rea

    de su responsabilidad;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -14

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN N CAP:

    x. Revisar y presentar los informes sobre la situacin econmica-

    financiera, presupuestal y patrimonial de la Escuela, al Director para su aprobacin y remisin a las Entidades respectivas, en los plazos establecidos;

    y. Disponer y verificar en el desarrollo de las actividades de la Oficina de

    Administracin la ejecucin de acciones de control interno previo y simultneo, que garanticen el eficiente y legal empleo de los recursos humanos, materiales y financieros, existentes en la Escuela;

    z. Supervisar y controlar la actualizacin de la informacin requerida por

    el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF); aa. Asegurar el cumplimiento de la normatividad de los sistemas

    administrativos de personal, contabilidad, tesorera, presupuesto, abastecimiento, adquisiciones y contrataciones, en el rea de su competencia;

    ab. Otras, que le asigne el Director de la Escuela.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante

    Miguel Grau. b. Supervisa a:

    (1) Jefe de la Seccin de Personal (2) Jefe de la Seccin de Presupuesto (3) Jefe de la Seccin Financiera (4) Jefe de la Seccin de Abastecimiento y Servicios (5) Secretaria

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -15

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN N CAP:

    3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad / Grado de instruccin / Profesin

    (1) Oficial de Servicios de la Marina de Guerra del Per, de la Especialidad de Administracin (Adm.), con el grado de Capitn de Corbeta.

    b. Requisitos mnimos

    (1) Dominio en los Sistemas Gubernamentales de tesorera, contabilidad, presupuesto, abastecimiento y servicios.

    (2) Dominio en el Sistema Integrado de Administracin Financiera

    (SIAF) y Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado. (3) Conocimientos en administracin de recursos humanos. (4) Cursos de perfeccionamiento en la Especialidad de Administracin

    y/o Logstica.

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Tener experiencia no menor de CINCO (5) aos en el desempeo de cargos similares.

    MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -16

  • UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: SECRETARIA N CAP:

    1. Funciones: a. Atender a las personas que con carcter oficial y/o privado, soliciten

    audiencia con el Jefe de la Oficina; b. Llevar al da la Agenda del Jefe de la Oficina de Administracin,

    mantenindolo informado de los compromisos o actividades programadas;

    c. Efectuar y recibir las llamadas telefnicas del Jefe de la Oficina; d. Recibir, clasificar, registrar, distribuir y archivar la correspondencia que

    le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin; e. Organizar, redactar y elaborar la documentacin que le indique el Jefe

    de la Oficina; f. Concertar y coordinar reuniones que le indique el Jefe de la Oficina;

    g. Organizar y actualizar el archivo de la correspondencia que le sea

    asignada; h. Asistir a reuniones de coordinacin cuando se le indique; i. Controlar los equipos, muebles y materiales asignados para el

    desarrollo de sus actividades; j. Otras, que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Jefe de la Oficina de Administracin b. Supervisa a:

    No ejerce supervisin.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -17

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: SECRETARIA N CAP:

    3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Ttulo de Secretaria Ejecutiva expedido por un Centro Superior de Formacin Tcnica.

    b. Requisitos mnimos

    (1) Conocimiento de idioma extranjero (2) Conocimientos en el manejo de aplicaciones informticas windows y

    office. (3) Cursos de perfeccionamiento en su especialidad

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Tener experiencia no menor de CINCO (5) aos en el desempeo del cargo de Secretaria.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -18

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION DE PERSONAL N CAP:

    1. Funciones: a. Establecer y exigir que se denomine, colaboradores a todas las

    personas que trabajan en la Escuela; b. Dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas

    con los procesos tcnicos de administracin de personal de la Escuela; c. Dirigir, coordinar y ejecutar los procesos de ingreso, evaluacin,

    ascenso y seleccin del personal de la Escuela; d. Cumplir con cubrir los requerimientos de personal de acuerdo al

    Cuadro de asignacin de Personal (CAP) aprobado en la Escuela; e. Supervisar y controlar que los pagos de beneficios sociales, las

    retenciones y los aportes del empleador, se efecten de acuerdo a las disposiciones legales vigentes;

    f Supervisar y actualizar la informacin del Escalafn, Contratos y otros

    Registros de los colaboradores en la Escuela.

    g. Formular y controlar del Programa Anual de Vacaciones de los Colaboradores que corresponda;

    h. Supervisar la confeccin de la planilla nica de pagos de los

    colaboradores activos y cesantes con derecho, y la planilla de los colaboradores docentes, verificando el cumplimiento de los dispositivos legales vigentes;

    i. Revisar, visar y presentar al Jefe de la Oficina de Administracin, los

    informes de carcter tcnico-administrativo, sobre derechos, beneficios y obligaciones de los colaboradores;

    j. Dirigir, coordinar y controlar la formulacin del Presupuesto Analtico de

    Personal (PAP), Presupuesto de remuneraciones, pensiones y otros gastos relacionados con la administracin de personal;

    k. Formular el plan anual de Capacitacin, entrenamiento y

    perfeccionamiento para los colaboradores en la Escuela;

    j. Gestionar, dirigir, coordinar y controlar la realizacin de programas de bienestar social, asi como la realizacin de actividades de carcter cultural, deportivo y de recreacin, extensivo a la familia de los colaboradores;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -19

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION DE PERSONAL N CAP:

    m. Evaluar, aplicar y verificar el cumplimiento de las sanciones

    administrativas impuestas al personal de la Escuela por el incumplimiento de las normas legales y administrativas en el ejercicio de sus funciones;

    n. Revisar y firmar segn corresponda, las constancias de haberes, de

    trabajo y otros documentos que sean de su competencia; o. Asesorar y absolver las consultas del personal sobre sus derechos,

    beneficios, seguridad social y otros asuntos de su competencia; p. Integrar las Comisiones, Comits o Juntas en las que sea designado

    para tratar asuntos relacionados con la administracin de personal; q. Efectuar ante las entidades correspondientes, las gestiones de carcter

    administrativo en el rea de su competencia; r. Cumplir y asegurar el cumplimiento de los dispositivos y

    procedimientos que norman el sistema de administracin de personal; s. Verificar el cumplimiento del Reglamento Interno de Personal; t. Controlar, autorizar y visar los permisos, comisiones, vacaciones y

    otros solicitados por los colaboradores en la Escuela;

    u. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin. 2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Jefe de la Oficina de Administracin b. Supervisa a:

    (1) Encargado de Remuneraciones (2) Tcnico de Personal

    3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Ttulo Universitario en Relaciones Industriales o afines.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -20

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION DE PERSONAL N CAP:

    b. Requisitos mnimos

    (1) Conocimiento de legislacin laboral. (2) Haber seguido cursos de perfeccionamiento en Administracin de

    Recursos Humanos. (3) Conocimientos en el manejo de aplicaciones informticas windows,

    office, excel y otras relacionadas con su rea.

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Tener experiencia no menor de CINCO (5) aos en Administracin de Recursos Humanos en el Sector Pblico.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -21

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN - SECCION DE PERSONAL

    CARGO: ENCARGADO DE REMUNERACIONES N CAP:

    1. Funciones: a. Confeccionar la Planilla nica de Pago del personal nombrado y

    contratado, personal pensionista, personal con derecho por fallo judicial, de acuerdo a los dispositivos legales vigentes,

    b. Efectuar el clculo de los montos relacionados a retenciones y pago de

    beneficios sociales al personal de la Escuela, y aportes del empleador, de conformidad a las disposiciones vigentes;

    c. Registrar y elaborar mensualmente la informacin relacionada con las

    planillas de haberes en el Sistema del PDT de la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria ( SUNAT);

    d. Conciliar anualmente ante el Ministerio de Economa y Finanzas la

    informacin relacionada con el pago de cuotas patronales por beneficios sociales;

    e. Informar al personal que lo solicite, sobre los niveles remunerativos y

    la aplicacin de descuentos por aportes personales y del empleador, de acuerdo a las normas legales vigentes;

    f. Registrar en las planillas y llevar el control de los descuentos por faltas

    y tardanzas del personal de la Escuela;

    h. Efectuar los pagos ante el Banco de la Nacin por concepto de retenciones del beneficio de salud (ESSALUD), seguro de vida, Oficina Nacional de Pensiones (ONP), beneficios de trabajadores sujetos a las leyes 20530 y 19990, Administradoras del Fondo de Pensiones (AFP), Superintendencia de Administracin Tributara (SUNAT) y Bazar de la Marina, segn corresponda;

    i. Efectuar ante las entidades correspondientes, las gestiones de carcter

    administrativo relacionadas con el otorgamiento de pensiones, jubilaciones, cesanta, reconocimiento de tiempo de servicios y otros beneficios que correspondan al personal de la Escuela;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -22

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN - SECCION DE PERSONAL

    CARGO: ENCARGADO DE REMUNERACIONES N CAP:

    j. Dar cumplimiento a los dispositivos y procedimientos que norman el

    sistema de remuneraciones del personal; k. Otras que le asigne el Jefe de la Seccin de Personal.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Jefe de la Seccin de Personal b. Supervisa a:

    No ejerce supervisin. 3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Ttulo no Universitario en Administracin, expedido por un Centro Superior de Formacin Tcnica

    b. Requisitos mnimos

    (1) Conocimiento de legislacin laboral. (2) Conocimientos en el manejo de aplicaciones informticas windows,

    office, excel y otras relacionadas con su rea. (3) Capacitacin tcnica en remuneraciones y personal.

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Tener experiencia no menor de CINCO (5) aos en labores tcnicas del rea de remuneraciones.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -23

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN - SECCION DE PERSONAL

    CARGO: TECNICO DE PERSONAL N CAP:

    1. Funciones: a. Controlar, registrar e informar sobre la asistencia y puntualidad de los

    colaboradores Escuela; b. Controlar, registrar, tramitar e informar sobre los permisos,

    comisiones, vacaciones, destaques, descansos mdicos, traslados y otros, de los colaboradores de la Escuela;

    c. Actualizar la informacin relacionada con los datos personales de los

    colaboradores en la Escuela; d. Elaborar controlar el rol anual de vacaciones de los colaboradores con

    derecho; e. Elaborar la documentacin de su competencia relacionada con la

    administracin del personal; f. Formular y actualizar el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP), y

    el Presupuesto Analtico de Personal (PAP), en coordinacin con la Seccin de Presupuesto;

    g. Desarrollar los procedimientos para la captacin, seleccin, evaluacin,

    ascenso y capacitacin del personal de la Escuela; h. Participar en la preparacin de las bases administrativas y

    convocacin a concurso para cubrir las vacantes de personal, en coordinacin con la Jefatura de Personal;

    i. Controlar el cumplimiento de los horarios de trabajo de acuerdo a las

    rutinas establecidas por la Direccin; j. Actualizar el archivo de las evaluaciones del desempeo de los

    colaboradores en la Escuela; k. Controlar los contratos y tramitar los recibos profesionales de los

    colaboradores contratados en la Escuela; l. Gestionar para su inclusin en la planilla de remuneraciones, los

    descuentos por faltas y tardanzas de los colaboradores Escuela; m. Organizar y actualizar la informacin del Escalafn, fichas y legajos

    personales que incluyan syllabus, contratos, capacitacin, formacin acadmica, tardanzas, permisos, faltas y otros;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -24

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN - SECCION DE PERSONAL

    CARGO: TECNICO DE PERSONAL N CAP:

    n. Proponer al Jefe de la Seccin de Personal, las necesidades de capacitacin y el otorgamiento de estmulos a los colaboradores que cumple en forma eficiente con sus funciones y demuestran puntualidad y disciplina;

    o. Proponer las sanciones administrativas a los colaboradores en la

    Escuela por el incumplimiento de las normas legales y administrativas en el ejercicio de sus funciones;

    p. Gestionar ante el Jefe de la Seccin de Personal la realizacin de

    programas de bienestar social, actividades de carcter cultural, deportivo recreacional, extensivo a la familia de los colaboradores en la Escuela;

    q. Efectuar ante las entidades correspondientes, las gestiones de carcter

    administrativo en el rea de su competencia; r. Cumplir a los dispositivos y procedimientos que norman el sistema de

    administracin del personal; s. Otras que le asigne el Jefe de la Seccin de Personal.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Jefe de la Seccin de Personal b. Supervisa a:

    No ejerce supervisin. 3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Personal Subalterno de la Marina de Guerra del Per de la Especialidad de Secretario Administrativo (SAD), con el grado de Tcnico Primero.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -25

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN - SECCION DE PERSONAL

    CARGO: TECNICO DE PERSONAL N CAP:

    b. Requisitos mnimos

    (1) Capacitacin en administracin de personal. (2) Conocimientos en el manejo de aplicaciones informticas windows,

    office, excel y otras relacionadas con su rea.

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Experiencia no menor de CINCO (5) aos en labores tcnicas de administracin de personal

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -26

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTO N CAP:

    1. Funciones: a. Cumplir eficientemente con las Fases del Proceso de Presupuesto por

    toda fuente de financiamiento que incluye: formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin; en los plazos, formatos y procedimientos establecidos en la Ley Anual de Presupuesto, Directivas del Ministerio de Defensa y normas legales establecidas;

    b. Formular y actualizar el Plan Estratgico Institucional (PEI); c. Formular y efectuar la programacin del Presupuesto Institucional de

    Apertura (PIA) y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM); d. Formular los proyectos de resoluciones directorales del Presupuesto

    Institucional de Apertura (PIA), as como de las modificaciones presupuestales requeridas en el Nivel Funcional Programtico y otras, segn corresponda;

    e. Efectuar la programacin Anual y Trimestral del gasto, de acuerdo a las

    asignaciones presupuestales recibidas por el Ministerio de Economa y Finanzas va Ministerio de Defensa;

    f. Coordinar, proponer y efectuar el seguimiento de las modificaciones

    presupustales; g. Coordinar, desagregar y supervisar la ejecucin del calendario de

    compromisos; h. Analizar, registrar y efectuar la conciliacin de la informacin

    presupuestal, de conformidad con las normas vigentes. i. Preparar y actualizar el programa de inversiones de corto plazo de la

    Escuela; j. Elaborar mensualmente los Estados de Ejecucin Presupuestal con

    sus recomendaciones correspondientes; k. Formular y emitir los estados presupuestarios, para la presentacin a la

    Contadura Pblica, para la elaboracin de la cuenta General de la Repblica va Ministerio de Defensa;

    l. Mantener actualizada la informacin de los compromisos de gastos, en

    el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF);

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -27

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTO N CAP:

    m. Actualizar de los ingresos correspondiente a la fuente recursos

    directamente recaudados, as como la informacin relacionada con la ejecucin del proceso presupuestario durante el ejercicio fiscal correspondencia;

    n. Gestionar oportunamente las autorizaciones de gasto requeridas para

    la ejecucin del Plan Anual Adquisiciones de Bienes y Servicios de Bienes de Capital y Proyectos en la Escuela;

    o. Informar a los organismos estatales correspondientes, sobre la

    ejecucin de ingresos y gastos y situacin presupuestal, va el Ministerio de defensa de conformidad a las Directivas y Normas vigentes;

    p. Coordinar con la Oficina de Control Interno la formulacin de directivas

    relacionadas con medidas de austeridad y control presupuestal; q. Integrar las Comisiones, Comits o Juntas en las que sea designado; r. Asesorar y absolver consultas en materia presupuestaria a los rganos

    de la Escuela, para una buena racionalizacin y utilizacin de los recursos aprobados;

    s. Efectuar ante las entidades correspondientes, las gestiones de carcter

    administrativo en el rea de su competencia; t. Cumplir y asegurar el cumplimiento de los dispositivos legales y

    procedimientos que norman el sistema presupuestario; u. Otras, que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Jefe de la Oficina de Administracin b. Supervisa a:

    No ejerce supervisin.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -28

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTO N CAP:

    3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Ttulo Universitario en Contabilidad.

    b. Requisitos mnimos

    (1) Ser Colegiado. (2) Cursos de perfeccionamiento en el rea de presupuesto. (3) Dominio del Sistema Integrado de Administracin Financiera

    (SIAF). (4) Dominio en el manejo de aplicaciones informticas windows, office,

    excel y otras relacionadas con su rea.

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Tener experiencia no menor de CINCO (5) aos en el rea de presupuesto.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -29

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION FINANCIERA N CAP:

    1. Funciones: a. Planear, dirigir, coordinar y controlar las actividades de contabilidad y

    tesorera de la Seccin a su cargo; b. Supervisar y controlar el correcto registro de las operaciones contables

    y financieras, de conformidad a las normas vigentes; c. Supervisar y controlar el correcto uso de los fondos en efectivo

    asignados por la Direccin para gastos de caja chica; d. Visar los documentos de pago verificando el cumplimiento de las

    normas vigentes al respecto, y que los egresos cuenten con el marco presupuestal aprobado y con los saldos de efectivo en las cuentas corrientes correspondientes;

    e. Visar y presentar oportunamente los estados financieros e informacin

    de la ejecucin financiera, a la Contadura Pblica de la Nacin y Organismos correspondientes, de conformidad a las normas vigentes;

    f. Supervisar, controlar e informar sobre los fondos asignados para su

    administracin, garantizando el cumplimiento de la Unidad de Caja y que las actividades de recaudacin, deposito y conciliacin se efecten en forma correcta, oportuna y de acuerdo a las normas vigentes;

    g. Coordinar, supervisar y controlar la actualizacin y tramitacin de la

    informacin requerida en el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF);

    h. Efectuar en el Sistema Integral de Administracin Financiera (SIAF), el

    anlisis de las operaciones contables y de las cuentas del balance de comprobacin para la elaboracin de los Estados Financieros;

    i. Registrar los ingresos y egresos en la fase del devengado y efectuar

    las operaciones complementarias mediante notas de contabilidad, en el Sistema Integrado de Administracin Financiera ( SIAF);

    j. Preparar y visar los informes sobre la gestin econmica-financiera,

    requeridos por la Direccin de la Escuela y por los organismos competentes, tramitndolos va los canales correspondientes;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -30

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION FINANCIERA N CAP:

    k. Realizar arqueos de caja a los fondos en efectivo para caja chica, as

    como a los fondos en efectivo y valores de tesorera, en coordinacin con la Oficina de Control Interno en la Escuela, informando resultados;

    l. Controlar las cuentas bancarias correspondientes a recursos ordinarios

    y recursos directamente recaudados; m. Controlar el proceso de facturacin emitida, cobros efectuados y

    cuentas por cobrar, verificando la conformidad de depsitos bancarios emitiendo los informes requeridos;

    n. Participar en el desarrollo de las actividades de planeamiento del

    registro, administracin, disposicin y control de los bienes sobre el que la Escuela ejerce derecho reales;

    o. Actualizar de la informacin en los Registros Pblicos de la propiedad

    inmueble de la Escuela; p. Supervisar y controlar el alta, baja y la disposicin final de los bienes

    consumibles y no consumibles en la Escuela;

    q. Dirigir, supervisar y controlar la toma de inventarios de los activos fijos y bienes de la Escuela;

    r. Emitir los informes sobre la administracin de los bienes de propiedad

    de la Escuela, va los canales correspondientes; s. Participar en las Juntas de Alta, Baja y Venta de bienes muebles en

    las que sea designado por el Director de la Escuela; t. Efectuar ante las entidades bancarias respectivas, las gestiones para

    la entrega de los extractos mensuales bancarios para la realizacin de las conciliaciones bancarias; as como efectuar las gestiones autorizadas relacionadas con el manejo de fondos de la Escuela;

    u. Adoptar las medidas de seguridad necesarias para la custodia y control

    de los fondos y valores bajo su responsabilidad; v. Cumplir y asegurar el cumplimiento de la normatividad emitida por la

    Contadura Pblica de la Nacin y por los Organismos correspondientes, en el desarrollo de las actividades de la Seccin a su cargo;

    w. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -31

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN

    CARGO: JEFE DE LA SECCION FINANCIERA N CAP:

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Jefe de la Oficina de Administracin b. Supervisa a:

    (1) Tesorero (2) Auxiliar de Tesorera (3) Auxiliar de Contabilidad (4) Encargado de Control Patrimonial.

    3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Ttulo Universitario de Contador.

    b. Requisitos mnimos

    (1) Ser Colegiado. (2) Haber seguido cursos de perfeccionamiento en el rea financiera y

    en el sistema de contabilidad gubernamental. (3) Conocimiento del Sistema Integrado de Administracin Financiera

    (SIAF). (4) Conocimientos en el manejo de aplicaciones informticas windows,

    office, excel y otras relacionadas con su rea.

    c. Tiempo de experiencia

    (1) Experiencia no menor de CINCO (5) aos en el rea financiera, en Contabilidad Gubernamental Integrada y Normas de Tesorera.

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -32

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN - SECCION FINANCIERA

    CARGO: TESORERO N CAP:

    1. Funciones: a. Efectuar los pagos de remuneraciones, cancelacin de bienes,

    servicios y otros compromisos contrados por la Escuela, de acuerdo a las autorizaciones de giro aprobadas y la documentacin respectiva;

    b. Girar los cheques autorizados por el Director de la Escuela, en

    cumplimiento a los procedimientos y normas de seguridad establecidos;

    c. Llevar el control de los cheques emitidos, verificando el cumplimiento

    de los requisitos establecidos en las disposiciones vigentes; d. Efectuar la anulacin de los cheques que lo requieran, utilizando los

    sellos respectivos que impidan su utilizacin indebida; e. Efectuar las transferencias de fondos autorizadas por el Director, de la

    Escuela; f. Registrar en el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF)

    el giro de cheques y la informacin requerida por el sistema; g. Firmar y supervisar la correcta emisin de los comprobantes de pago,

    verificando el cumplimiento de las normas vigentes al respecto; h. Formular los flujos de caja mensuales por cada cuenta corriente, i. Controlar que los pagos que se efecten por adelantado, cuenten con

    las autorizaciones estipuladas en los contratos y con las cartas fianzas en los montos que corresponda;

    j. Elaborar y actualizar la informacin requerida para el registro del

    movimiento de ingresos y egresos de los libros auxiliares de caja; k. Efectuar en coordinacin con la Direccin General del Tesoro Pblico

    del Ministerio de Economa y Finanzas, la conciliacin de las cuentas de enlace de la cuenta asignada a la Escuela va el Ministerio de Defensa;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -3

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN - SECCION FINANCIERA

    CARGO: TESORERO N CAP:

    l. Preparar y tramitar va los canales correspondientes, los informes sobre la gestin de los fondos, requeridos por la Direccin de la Escuela, Direccin General del Tesoro Pblico del Ministerio de Economa y Finanza, Ministerio de Defensa y por otros organismos competentes;

    m. Controlar las cuentas bancarias de los recursos ordinarios y

    directamente recaudados, y de los recibos de ingreso en sus fases de emitido y recaudado;

    n. Controlar, la custodia de las cartas fianzas bancarias, aceptando slo

    aquellas que cuenten con los requisitos de solidaria, incondicional, irrevocable y de realizacin automtica, y efectuando su entrega de acuerdo a las condiciones indicadas en los contratos;

    o. Efectuar ante las entidades bancarias respectivas, las gestiones que se

    le deleguen para la apertura y cancelar cuentas corrientes, formulacin de observaciones a los extractos mensuales bancarios, as como efectuar otras gestiones autorizadas relacionadas con el manejo de fondos de la Escuela;

    p. Controlar y custodiar el dinero en efectivo, cheques, valores y los

    documentos sustentan los gastos y los ingresos bajo su responsabilidad, adoptando las medidas de seguridad necesarias;

    q. Verificar el correcto uso de los fondos en efectivo asignados por la

    Direccin para gastos de caja chica; r. Facilitar la documentacin requerida en los arqueos de caja que se

    realicen; s. Proponer y ejecutar las medidas de seguridad necesarias para la

    custodia y control de los fondos y valores bajo su responsabilidad; informando de las necesidades de mejorar o extremar la seguridad en las instalaciones asignadas;

    t. Elaborar la documentacin de su competencia relacionada con el

    movimiento de ingresos y egresos de fondos; u. Mantener organizado y controlar el archivo de la documentacin de su

    competencia, relacionada con el sustento de egresos e ingresos de fondos;

  • MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA ENAMM Pgina N 6 -34

    UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIN - SECCION FINANCIERA

    CARGO: TESORERO N CAP:

    v. Cumplir en el desarrollo de sus actividades, a los principios, normas y

    procedimientos que regulan la administracin de fondos;

    w. Otras que le asigne el Jefe de la Seccin Financiera.

    2. Lnea de Autoridad

    a. Dependencia directa: Del Jefe de la Seccin Financiera b. Supervisa a:

    No ejerce supervisin

    3. Requisitos del cargo

    a. Grado y Especialidad/ Grado de instruccin / Profesin

    (1) Ttulo Universitario de Contador.

    b. Requisitos mnimos

    (1) Haber seguido cursos de perfeccionamiento en el rea financiera. (2) Conocimiento del Sistema Integrado de Administracin Financiera

    (SIAF