Prirucnik Za Izradu Logicke Matrice

MINISTARSTVO FINANSIJA VLADA REPUBLIKE SRBIJE SEKTOR ZA PROGRAMIRANJE I UPRAVLJANJE FONDOVIMA EU I RAZVOJNOM POMOI

PRIRUNIK ZA IZRADU LOGIKE MATRICE: KLJUNI INSTRUMENT ZA UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM

Ovaj Vodi predstavlja inicijativu Sektora za programiranje i upravljanje fondovima EU i razvojnom pomoi u okviru Zajednikog programa za podrku Ministarstvu finansija za poboljanje koordinacije, planiranja, programiranja i sprovoenja razvojne pomoi. Program finansira Agencija za meunarodnu pomo Kraljevine vedske (SIDA - Swedish International Development Agency)/Odeljenje za meunarodni razvoj Ujedinjenog Kraljevstva (DfID - Department for International Development).

PRIRUNIK ZA IZRADU LOGIKE MATRICE: KLJUNI INSTRUMENT ZA UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOMAutori Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU i razvojnom pomoci Kontakt adresa [email protected] Izdava DIAL Beograd , Mutapova 21 U okviru projekta koji finansira Evropska unija preko Evropske agencije za rekonstrukciju Urednik Peter Mikli Dizajn i priprema za tampu Vojislav Ili Prevodilac na engleski Eurocontract - Konferencijski sistemi Lektura / Korektura Eurocontract - Konferencijski sistemi Tira 500 primeraka Suizdava i tampa Grafolik Vojvode Stepe 375 ISBN 978-86-87219-01-4

CIP - ,


3

SADRAJUVOD Kome je vodi namenjen? Struktura vodia DEO I Upravljanje projektim ciklusom 1 Pregled LFA 1.1 ta je LFA? 1.2 Logika matrica: sintetiko predstavljanje projekta u datom kontekstu 1.3 Prednosti i mane LFA 2 Veza sa upravljanjem projektnim ciklusom (PCM Project Management Cycle) 2.1 Upravljanje projektnim ciklusom: osnove i principi 2.2 Koordinacija upravljanja projektnim ciklusom u okviru integrisanog sistema planiranja 2.3 Korienje LFA u raznim fazama PCM 3 Praktina pitanja koja se javljaju u okviru primene pristupa logike matrice DEO II Upotreba LFA za izradu projekta 1 Dva najbitnija koraka u okviru LFA 2 Faza analize 2.1 Priprema analiza 2.2 Analiza zainteresovanih strana 2.3 Analiza prblema (Drvo problema) 2.4 Analiza ciljeva (Drvo ciljeva) 2.5 Analiza strategija ili alternativa 3 Faza planiranja 3.1 Logika matrica: format i proces primene 3.2. Prva kolona: logika i intervencije 3.2 etvrta kolona: pretpostavke 3.4 Druga i trea kolona: indikatori i izvor frekvencije 3.5 Popunjavanje nacrta logike matrice 4 Provera nacrta projekta 4.1 Ciljne grupe 4.2 Opti cilj 4.3 Svrha 4.4 Rezultati 4.5 Aktivnosti 4.6 Ulazni parametri resursi 4.7 Pretpostavke 4.8 Indikatori DEO III Aneksi 1 Pregled termina i koncepata kori[enih u LFA 2 Radionice o LFA Tehnika vizuelizacije 3 Logika matrica u standardnom formatu 4 Primer logike matrice: izgradnja kapaciteta ministarstva poljoprivrede i vodoprivrede i podrka ruralnom ekonomskom razvoju 5 Primer logike matrice: unapreenje usluga javnih laboratorija Instituta za javno zdravlje u Srbiji 6 Analiza rizika Korak po korak 7 Lista logikih pitanja (Lista za proveru) 4 5 5 6 6 6 7 11 12 12 15 19 28 30 30 31 31 31 36 40 42 44 44 46 50 53 57 59 59 60 61 62 62 63 64 64 66 66 67 68 70 71 74 87 88

UVOD

Pristup logike matrice (LFA Logical Framework Approach) predstavlja instrument za analizu i upravljanje. Ovaj instrument koristi (u nekom od njegovih oblika) najvei broj multilateralnih i bilateralnih donatorskih agencija, meunarodnih NVO, kao i veliki broj partnerskih vlada za upravljanje razvojnim projektima. Pristup logike matrice razvijen je tokom kasnih 1960-ih godina kao pomo Agenciji za meunarodni razvoj SAD radi poboljanja sistema planiranja i procene projekata. Ovaj pristup razvijen je kako bi pomogao reavanju tri osnovna problema: - proces planiranja bio je previe neodreen, odnosno bez jasno definisanih ciljeva koji bi mogli biti upotrebljeni za praenje i ocenjivanje uspeha (ili neuspeha) projekta rukovodilake odgovornosti bile su nedovoljno jasne i evaluacija je esto bila proces od kojeg nije bilo mnogo koristi, poto nije postojao zajedniki sporazum povodom toga ta projekat, u stvari, treba da postigne. Veina donatora, multilateralnih i bilateralnih razvojnih agencija usvojila je u meuvremenu LFA kao instrument za planiranje i upravljanje projektima. Iako razliite agencije/donatori menjaju formate, terminologiju i alate koje koriste u svojim LFA, osnovni pricipi analize ostali su isti. Evropska unija (EU), kao najvei meunarodni donator u Srbiji, zahteva da Logika matrica bude izraena kao sastavni deo procedura formulisanja IPA projekata. Drugi donatori, kao to su Norad (Norveka), DfID (Ujedinjeno Kraljevstvo), GTZ (Nemaka), takoe koriste LFA kao kljuni instrument za upravljanje projektnim ciklusom. Pristup logike matrice predstavlja izuzetno delotvoran instrument za analizu i upravljanje ukoliko je primenjen smisleno i sa razumevanjem. Meutim, on ne moe zameniti iskustvo i profesionalnu procenu, zbog ega ga je neophodno dopuniti drugim specifinim alatima (kao to su Ekonomska i finansijska analiza i Procena uticaja na ivotnu sredinu), kao i tehnikama rada koje naglaavaju delotvorno uestvovanje zainteresovanih strana.


5

Kome je vodi namenjen?Prema svemu navedenom, poznavanje principa LFA od sutinske je vanosti za sve zaposlene ukljuene u proces programiranja i izrade, kao i u sprovoenje razvojnih projekata. Ovaj Vodi trebalo bi da prui uputstva za izradu LFA u razliitim fazama upravljanja projektima. Na ovaj nain bili bi poboljani konzistentnost i kvalitet projektne dokumentacije u razliitim fazama projektnog ciklusa.

Struktura vodiaDok prvi deo Vodia sadri informacije o tome ta predstavlja Pristup logike matrice i objanjava na koji je nain povezan sa upravljanjem projektnim ciklusom, drugi deo prua instrukcije o upotrebi pristupa logike matrice prilikom izrade razvojnog projekta i razrade logike matrice. Opisani koncepti ilustrovani su raznovrsnim primerima. Osnovni primer upotrebljen u itavom Vodiu predstavlja projekat vezan za preradu vode uzet iz dokumenta Smernica za upravljanje projektnim ciklusom koji je objavila Evropska komisija. Primer je prilagoen specifinim potrebama ovog uputstva. Pored toga, primeri Logike matrice dati u aneksima 4 i 5 uzeti su iz Programa pomoi EU za Srbiju (CARDS). Oni sadre dva razliita projekta: projekat izgradnje kapaciteta Ministarstva poljoprivrede, umarstva i vodoprivrede i podrke ekonomskom razvoju seoskih podruja projekat izgradnje kapaciteta Instituta za javne zdravstvene laboratorijske usluge u Srbiji.

I DEOLFA i upravljanje projektnim ciklusom

1 Pregled LFA1.1 ta je LFA?Pristup logike matrice predstavlja analitiki proces i skup alata koji se koriste kao podrka procesu planiranja i upravljanja projektom prema definisanim ciljevima. On daje skup meusobno uklopljenih koncepata koji se koriste kao deo iterativnog procesa kojim se obezbeuje strukturisana i sistematska analiza projekta ili programske ideje. LFA je nain na koji se projekat moe logiki opisati kako bi bio dobro definisan objektivno opisan ocenjiv jasno strukturisan Pristup logike matrice bi trebalo posmatrati kao pomo pri razmiljanju. On omoguava da informacije budu analizirane i organizovane na strukturisan nain to olakava postavljanje vanih pitanja i identifikovanje slabosti. Donosioci odluka, zahvaljujui tome, mogu doneti odluke zasnovane na informacijama proisteklim iz boljeg razumevanja argumentacije projekta, ciljeva i sredstava pomou kojih e ti ciljevi biti postignuti. U kontekstu pristupa logike matrice, svrha razvojnih projekata je da uzrokuju onu promenu koja bi dovela do eljenih promena u okviru projektnog okruenja i drutva uopte. Pretpostavljamo da, pre nego to se izvri projektno planiranje, postoji opti dogovor o tome ta treba da predstavlja poboljanu situaciju. Ovo omoguava postojanje dogovora o nameni i (sveobuhvatnom) cilju projekta. Razvojni projekti se zasnivaju na unosu sredstava i sprovoenju odreenih aktivnosti, a rezultat ini nekoliko izlaznih elemenata od kojih se oekuje da doprinesu ostvarenju eljenih ciljeva. Ulazni elementi, aktivnosti i izlazni elementi predstavljaju elemente projekta. Oni sami po sebi ne predstavljaju meru uspeha ili neuspeha. Vano je da eljeno stanje bude tako opisano da u nekoj kasnijoj fazi bude mogue proveriti u kojoj meri je projekat, u odnosu na postavljene ciljeve i ciljne grupe (na osnovu indikatora), bio uspean.


7

Uspeh projekta zavisi od nekoliko faktora koje kontrolie projektno rukovodstvo, kao i od brojnih spoljanjih pretpostavki i rizika. Izuzetno je vano da se tokom planiranja i sprovoenja identifikuju, prate i analiziraju spoljanje pretpostavke, poto one mogu uzrokovati neuspeh projekta iako je on sproveden po planu. Na sledeem dijagramu dati su najbitniji koncepti koji su korieni u LFA. Terminologija koja je upotrebljena u Pristupu logike matrice definisana je u Aneksu 1.

Resorna oblast

Koncepti korieni u LFACilj / ishod

Resorna oblast

Svrha

Projektna oblast

Ulazni parametri

Izlazni parametri

Projektna oblast

Aktivnosti

Trenutno stanje

Primena projekta

Budue stanje

Treba istai razliku izmeu Pristupa logike matrice (LFA), koji predstavlja analitiki proces, i Logike matrice, kojom se obezbeuje dokumentovani proizvod analitikog procesa, odnosno sintetika slika nacrta projekta.

1.2 Logika matrica: sintetiko predstavljanje projekta u datom kontekstu1.2.1 Principi Logika matrica sastavljena je od matrice koja sadri etiri kolone i etiri (ili vie) reda, kojima su objedinjeni kljuni elementi projekta: hijerarhija ciljeva projekta (Opis projekta ili Logika projektne intervencije); projektno okruenje i spoljanji faktori koji su kljuni za uspeh projekta (Pretpostavke) i nain praenja i procene dostignua projekta (Indikatori i Izvori verifikacije). Takoe, na osnovu Logike matrice definiu se neophodna sredstva (ulazni elementi) i trokovi (budet).

8


Upotreba Logike matrice preporuuje se kao osnova za podnoenje projekta, a potom i tokom itavog trajanja projekta radi praenja napretka i prilagoavanja situaciji. Moe se koristiti za revidiranje pretpostavki i implikacija, ali i za informisanje donatora i drugih zainteresovanih strana o znaajnim promenama. Logika matrica moe biti predstavljena na sledei nain (alternativni termini koji su esti u praksi navedeni su u zagradama, a stavke navedene u zagradama i oznaene zvezdicom (*) ponekad nisu ukljuene u matricu):Opis projekta (logika intervencije, hijerarhija ciljeva) Pitanja i indikatori rezultata (indikatori koji se mogu objektivno verifikovati, ciljevi) Mehanizmi praenja (naini verifikacije, izvori verifikacije i izvori podataka) Pretpostavke i rizici (spoljanji faktori)

[Ciljevi] Opti cilj Indikatori na (ciljevi, razvojni nivou cilja visok ciljevi) nivo uticaja Nain prikupljanja neophodnih informacija

[Projektno okruenje] [za dugoronu odrivost projekta]*

Svrha (cilj razvojnog projekta, specifian cilj)

Pojedinana svrha (komponenta) indikatori uticaja i ishodni indikatori na niem nivou

Nain prikupljanja neophodnih informacija

Pretpostavke prilikom prelaska sa svrhe (svrha) na ciljeve

[Dostignua projekta] Rezultati Indikatori za svaki izlazni parametar indikator rezultata [ulazni parametri]* (sredstva, resursi) Nain prikupljanja neophodnih informacija [trokovi, budet]* Pretpostavke prilikom prelaska sa aktivnosti na rezultate Pretpostavke prilikom prelaska sa rezultata na svrhu(svrhe)

Aktivnosti

[Ulazni parametri]*1

1 Moe biti uneto na istoj liniji na kojoj se nalaze aktivnosti


9

1.2.2 Format i terminologija Osnovna matrica sastoji se od etiri kolone i nekoliko redova (obino tri ili etiri reda), kao to je prikazano na navedenom dijagramu. Meutim, neke agencije koriste vie redova (nivoa u hijerarhiji ciljeva) sa ciljem ukljuivanja i, na primer, pregleda indikativnih aktivnosti, nivoa specifinih ciljeva odreenih komponenti (izmeu nivoa rezultata i svrhe), to doputa da rezultati budu grupisani pod nazivom identifikovane komponente. Vano je istai da matricu treba koristiti kreativno i produktivno kako bi bili izraeni kvalitetni projekti ukoliko odreeni korisnik ima dobar razlog za izmenu/prilagoavanje formata, to treba podrati, a ne spreavati. Na primer, vee programe koji funkcioniu u okviru nekoliko razliitih resora moemo posmatrati kao skup potprojekata ili kao skup odvojenih projekata, gde rezultati programa predstavljaju svrhu svakog od projekata, to je prikazano na sledeoj ilustraciji. Programska matrica Namena programa

Rezultati programa

Matrica projekta

Svaki od rezultata programa ini svrhu razliitih projekata. U takvim sluajevima trebalo bi proveriti da li su rezultati programa (ili svrha projekta) u suprotnosti. Potrebno je definisati odnos izmeu sukobljenih ciljeva i ustanoviti redosled prioriteta. U svakom sluaju, preporuuje se da programi, kao i projekti, imaju samo jednu svrhu. Ovo doprinosi tome da bude razjanjeno ta su prioriteti a koje su odgovornosti, ime se poboljava proces rukovoenja. Sledea matrica ilustruje standardnu Logiku matricu i definie terminologiju koja je u upotrebi.

10

Naziv programa/projektaIzvori verifikacijeIzvori informacija, naini i metode korieni prilikom sakupljanja informacija i izvetavanja u odnosu na indikatore (ukljuujui i to ko i kada/koliko esto) i dati na uvid prilikom evaluacije rezultata projekta

Ukupan budet:

Opti cilj

Objektivno merljivi indikatori

Ukazuju na to da li su ciljevi/svrha/rezulVanost projekta za drutvo u odnosu na tati/aktivnosti postignuti na svakom dugorone koristi koje on ima kako za nivou hijerarhije logike matrice i u korisnike, tako i za druge grupe definisanim vremenskim okvirima. stanovnitva. Pruaju osnovu za izradu odgovorajueg Ne postie se samim projektom. sistema procene i praenja.

Svrha projekta


Izvori verifikacije

PretpostavkeSpoljni faktori, izvan kontrole rukovodilaca projekta, koji mogu imati uticaj na vezu izmeu svrhe i cilja i uticati na napredak ili uspeh samog projekta. Koji spoljni uslovi moraju biti ispunjeni kako bi rezultati doveli do ispunjavanja svrhe projekta?

Na ovom nivou indikatori treba da Kljuni specifini cilj(evi) projekta u sadre odgovarajue detalje o koliini, Isti izvori verifikacije koji su navedeni u odnosu na odrivu korist koju on ima za kvalitetu i vremenu. koloni iznad. korisnike projekta. Moe pomoi odgovor na pitanje: Kako emo znati da je svrha postignuta?

Rezultati


Izvori verifikacije

PretpostavkeSpoljni faktori, izvan kontrole rukovodilaca projektom, koji mogu imati uticaj na vezu izmeu svrhe i cilja. Koji spoljni uslovi/faktori se moraju ispuniti kako bi se oekivani rezultati ostvarili na vreme?


Materijalni proizvodi/pruene us-

Na ovom nivou indikatori treba da sadre odgovarajue detalje o koliini, Isti izvori verifikacije koji su navedeni u luge za ije su postizanje odgovorni kvalitetu i vremenu. koloni iznad rukovodioci projekta, i to do datuma zaMoe pomoi odgovor na pitanje: Kako vretka projekta. emo znati da su rezultati postignuti?

Aktivnosti

Sredstva

TrokoviPonekad su dati kao saetak trokova i budeta koje treba obezbediti. Koji su trokovi sredstava/aktivnosti, pregled budeta

PretpostavkeSpoljni faktori, izvan kontrole rukovodilaca projekta, koji mogu imati uticaja na vezu izmeu svrhe i cilja. Koji spoljni uslovi/faktori moraju biti ispunjeni kako bi aktivnosti bile uspeno primenjene a rezultati postignuti?

Ponekad su data kao saetak Specifini zadaci (program rada) koje resursa/sredstava koje treba obezbediti. Navedite koji su neophodni ulazni eletreba preduzeti tokom realizacije promenti i koja su osnovna sredstva koja jekta kako bi rezultati bili postignuti. treba primeniti, na primer: tehnika (ovo ponekad nije obavezna stavka u pomo, osoblje, oprema, treninzi, istraiokviru same matrice) vanja, zalihe, operativne prostorije

(5) PredusloviZahtevi koje treba ispuniti pre poetka projekta. (ponekad nije obavezna stavka u okviru matrice )


11

1.3 Prednosti i mane LFAKao to je sluaj sa svim instrumentima za upravljanje projektnim ciklusom, upotreba LFA ima svoje prednosti i ogranienja. Njih ukratko moemo predstaviti na sledei nain: 2

Prednosti Njegovom upotrebom osigurava se to da budu postavljena osnovna pitanja i analizirane slabosti kako bi donosiocima odluka bile pruene bolje i relevantnije informacije. Njime se sprovodi sistematina i logika analiza meusobno povezanih kljunih elemenata, koji sainjavaju dobro definisan projekat. Njime se poboljava stvaranje bolje osnove za sistematsko praenje i analizu efekata projekta. Njime se omoguava bolje razumevanje i uspostavljanje bolje komunikacije izmeu donosilaca odluka, rukovodilaca i drugih uesnika u projektu. Njime se obezbeuje ostvarivanje rukovodilake i administrativne koristi koja nastaje upotrebom standardizovanih procedura za sakupljanje i procenu informacija. Upotrebom LFA i sistematskim praenjem osiguran je kontinuitet rada i pristupa u sluaju kada se osoblje na projektu menja. Njime se, kako ga sve vie institucija prihvata, olakava komunikacija izmeu vlada i donatorskih agencija. Rasprostranjena upotreba formata LFA olakava preduzimanje resornih i komparativnih istraivanja.

Ogranienja Administracija projekta moe da ispolji odreenu nefleksibilnost kada se na samom poetku prenaglase definisani ciljevi i spoljni faktori. Ovo moe biti izbegnuto redovnim revidiranjem projekta, u okviru koga se vri ponovna evaluacija kljunih elemenata i njihovo prilagoavanje. Pristup logike matrice je opti instrument za analizu. On je strateki neutralan u odnosu na pitanja kao to su raspodela prihoda, mogunost zapoljavanja, pristup sredstvima, uestvovanje na lokalnom nivou, strateki i tehnoloki trokovi i izvodljivost ili kao to je uticaj na ivotnu sredinu. On, stoga, predstavlja samo jedan od nekoliko instrumenata koji se mogu koristiti tokom pripreme, primene i procene projekta. Njime se ne mogu zameniti analiza ciljnih grupa, analiza ekonominosti projekta, planiranje vremena, analiza uticaja itd. Primena LFA moe biti u potpunosti iskoriena iskljuivo ukoliko postoji sistematsko obuavanje svih ukljuenih uesnika i primena propratnih metodolokih aktivnosti.

2 Izvedeno iz dokumenta Pristup logike matrice 4. izdanje NORAD 1999. godine

12


2 Veza sa upravljanjem projektnim ciklusom (PCM Project Management Cycle)Naredni odeljci Vodia bavie se Pristupom logike matrice (LFA) u kontekstu izrade projekata, dok ovaj odeljak ukratko prikazuje na koji nain se LFA moe koristiti kao instrument za unapreivanje upravljanja projektima tokom itavog njihovog ciklusa.3

2.1 Upravljanje projektnim ciklusom: osnove i principi2.1.1 Definicije projekta Projekat predstavlja niz aktivnosti koje treba da doprinesu ostvarivanju jasno definisanih ciljeva, i to u odreenom vremenskom periodu i uz predvieni budet. Na primer, razvojni projekti predstavljaju nain da upravljanje investicijama i procesima promena bude jasno definisano. U okviru Pristupa logike matrice projekat je definisan hijerarhijom ciljeva (ulazni parametri, aktivnosti, rezultati, svrha i opti cilj), skupom definisanih pretpostavki, kao i okvirom za praenje i ocenu rezultata projekta (indikatori i izvori verifikacije). Projekti se mogu znaajno razlikovati u odnosu na postavljene ciljeve, obim i opseg. Manji projekti mogu podrazumevati skromnije finansijske resurse i mogu trajati samo nekoliko meseci, dok veliki projekat moe zahtevati milione evra i moe trajati nekoliko godina. Ukoliko zanemarimo specifine karakteristike, svaki projekat treba da sadri sledee: jasno definisane podatke o zainteresovanim stranama, i to kako o primarnoj ciljnoj grupi, tako i o krajnjim korisnicima jasno definisane mehanizme koordinacije, upravljanja i finansiranja sistem praenja i ocenjivanja (koji omoguava upravljanje na osnovu uinka) i odgovarajui nivo finansijskih i ekonomskih analiza koje ukazuju na to da e koristi prevazii trokove projekta.

2.1.2 Svrha Upravljanja projektnim ciklusom (PCM) Upravljanje projektnim/programskim ciklusom je pojam kojim se opisuju aktivnosti upravljanja i procedure donoenja odluka koriene tokom trajanja ciklusa programa/projekta (ukljuujui u to definisanje kljunih zadataka, uloga i odgovornosti, glavnih dokumenata i moguih odluka). PCM omoguava da bude postignuto to da:3 Izvori za ovaj odeljak: Pristup Logike matrice, NORAD, 1999, Metode pruanja pomoi Smernice za ciklus upravljanja projektima, Evropska komisija, mart 2004. godine


13

projekti doprinose ostvarivanju sveobuhvatnih ciljeva politika Evropske komisije i razvojnih partnera projekti budu u skladu sa dogovorenom strategijom, kao i da daju odgovor na stvarne probleme ciljnih grupa/korisnika projekti budu izvodljivi, to znai da ciljevi mogu biti postignuti u okviru ogranienja operativnog okruenja, kao i u okviru kapaciteta implementacionih agencija i koristi koje projekat treba da donese u velikoj meri budu odrive. Kako bi ovi ciljevi bili ostvareni, PCM: zahteva aktivno uestvovanje kljunih zainteresovanih strana i tei tome da obezbedi podrku procesu na lokalnom nivou koristi Pristup logike matrice (kao i druge instrumente) kako bi podrao proces izrade brojnih kljunih procena/analiza (ukljuujui u to i analize zainteresovanih strana problema, ciljeva i strategija) uvodi kljune kriterijume ocenjivanja kvaliteta u svaku fazu projektnog ciklusa i zahteva da u svakoj fazi (prema opte prihvaenim konceptima i definicijama) budu izraena kvalitetna kljuna dokumenta koja doprinose tome da proces donoenja odluka bude zasnovan na potpunim informacijama.

2.1.3 Operativni ciklus Veina donatora i korisnika ima svoju verziju ciklusa koja oslikava njihovu organizacionu perspektivu, kao i ciljeve finansiranja programa kojima upravljaju. Prvi model Projektnog ciklusa izradio je Baum (1970. godine) u periodu kada je radio za Svetsku banku. Evaluacija Identifikacija Baumov Projektni ciklus originalno je sadrao etiri glavne razvojne faze: (1) identifikacija, (2) priprema (nazvana i formulacija), (3) ocena i selekcija i (4) implementacija. Kasnijoj verziji ciklusa (1978. godine) dodata je i (5) faza evaluacije/ocenjivanja kako bi ciklus bio zavren, budui da ocenjivanje vodi ka identifikovanju novih projekata/programa. Baumov ciklus smatra se osnovnim ciklusom iz kog mogu biti izvedeni svi ostali ciklusi. Na primer, standardni ciklus korien u programima EU veoma je srodan Baumovom ciklusu. Prema Smernicama Evropske komisije za upravljanje projektnim ciklusom (PCM), operativni ciklus za upravljanje projektima

Implementacija Priprema Ocena i selekcija

14


meunarodne pomoi Evropske komisije ima pet faza, to je i prikazano na sledeoj slici: Ovaj ciklus istie tri osnovna principa: Evaluacija i Revizija 1. kriterijumi i procedure za donoenje odluka definisani su posebno za svaku od faza (ukljuujui u to i zahteve za postojanje kljunih informacija i kriterijuma za ocenu kvaliteta) 2. faze ciklusa su progresivne svaka faza mora biti zavrena kako bi naredna mogla biti uspeno pokrenuta 3. programiranje i identifikovanje novih projekata i programa zasniva se na rezultatima praenja i ocenjivanja kao dela strukturisanog procesa prikupljanja povratnih informacija i institucionalnog uenja.

Programiranje

Implementacija Identifikacija

Formulisanje

Napomena: Ocenjivanje na koje se poziva ovaj dijagram je ex-post ili ocenjivanje nakon zavretka projekta. Mogue je, meutim, sprovoditi i ocenjivanje tokom projekta, to bi podrazumevalo ocenjivanje tokom procesa primene (praenje i procena projekta). Trajanje i vanost pojedinih faza ciklusa u praksi zavisi od obima i obuhvata, kao i od specifinih operativnih modaliteta u okviru kojih su projekti uspostavljeni. Osim toga, formulacije upotrebljene kako bi se okarakterisale razliite faze ciklusa prilagoene su lokalnom kontekstu. Na primer, u Srbiji se, na osnovu projektnog koncepta usmerenog ka ciljevima, razvija integrisani pristup planiranju, upravljanju i praenju na centralnom nivou. Ovaj integrisani pristup zasniva se na projektnom ciklusu (videti odeljak 2.2). Na primer, realizacija velikog i sloenog graevinskog projekta moe trajati godinama pre nego to od faze identifikacije stigne do faze implementacije, dok projekat pruanja pomoi u nesreama u postkonfliktnim uslovima, na primer, moe da traje samo par nedelja ili meseci pre nego to pree u fazu sprovoenja operacija na terenu. U svakom sluaju, obezbeivanje odgovarajueg vremena i resursa za identifikaciju i formulaciju projekta veoma je vano za kreiranje i delotvorno sprovoenje smislenih i izvodljivih projekata.

2.1.4 Kljune odgovornosti i proces donoenja odluka U praksi nisu svi pojedinci aktivno ukljueni u sve faze projekta. Na primer, oni koji identifikuju i pripremaju programe/projekte (Nacionalni koordinator za meunarodnu pomo sa Jedinicama za implementaciju projekta) retko se bave i njihovim sprovoen-


15

jem (Centralna jedinica za finansiranje i sklapanje ugovora i Jedinice za implementaciju projekta, ugovarai...), dok se ocenjivanjem uspenosti obeju grupa najee bave nezavisni evaluatori. Meutim, sa stanovita upravljanja, posmatranje ciklusa kao celine, a ne kao odvojenih faza, ima svoje prednosti. Na primer, iako oni koji pripremaju projekat moda sami nikada nee uestvovati u njegovoj primeni, dobro pripremljen projekat podrazumeva da svi uesnici imaju punu svest o procedurama i praktinim ogranienjima u okviru kojih e on biti realizovan. Bitno je, takoe, napomenuti da postoje razlike u nainu donoenja odluka o finansiranju. Naroito je vano to u kom trenutku se one donose: odluka o finansiranju moe biti doneta na kraju faze identifikacije, nakon prezentacije i odobravanja Predloga za finansiranje, koji sadri manje ili vie detaljan program aktivnosti (npr. Pretpristupni fondovi), dok drugi donatori ili programi donose odluku o finansiranju tek nakon faze formulacije. Sprovoenje kljunih zadataka vezanih za odluku o finansiranju predstavlja pre svega odgovornost donatora i podrazumeva: 1. sprovoenje ocenjivanja kvaliteta projektnog predloga formulisanog u okviru nacrta projektnog dokumenta/predloga za finansiranje 2. unoenje svih neophodnih izmena u nacrt predloga za finansiranje 3. odobravanje ili odbijanje predloga za finansiranje 4. pregovaranje i sklapanje (potpisivanje) Ugovora o finansiranju izmeu donatora i implementacionog(nih) partnera, ukljuujui u to i neophodne tehnike i administrativne odredbe u vezi sa implementacijom, onda kada su u pitanju odobreni projekti (bilo da su samostalni, bilo da su u okviru programa/paketa).

2.2 Koordinacija upravljanja projektnim ciklusom u okviru integrisanog sistema planiranja

Dobro formulisan projekat treba da predstavlja ravnoteu izmeu prioriteta nacionalnih razvojnih politika i razvojnih prioriteta donatora. U okviru ovih prioriteta, izvrna tela vlade ili nevladinih organizacija u programima formuliu iroke oblasti rada koje e doprineti sprovoenju stratekih odluka. Programi se, poput projekata, mogu razlikovati po obimu i obuhvatu. Definicija programa najvie zavisi od naina na koji nadlene institucije ree da ga definiu. Opti odnos izmeu politika, programa i projekata prikazan je na narednoj slici. Ostvarivanje ciljeva projekata treba da doprinese sprovoenju nacionalnih i resornih politika kad god je u pitanju podrka aktivnostima javnog sektora. Grupisanje projekata u okviru programa koji doprinose irim ciljevima poli-

16


tika zahteva uspostavljanje koordinacije izmeu programskog planiranja donatorske pomoi/meunarodne pomoi i planiranja i budetiranja dravnih resursa. Praktino gledano, mehanizmi programiranja meunarodne pomoi treba da budu usklaeni i komplementarni sa programskim planiranjem i budetiranjem dravnih resursa. Slika ispod teksta ilustruje ovaj pristup kada je u pitanju Republika Srbija. On je baziran na integrisanom pristupu Vlade planiranju, budetiranju, praenju i izvetavanju i treba da doprinese efikasnijem sprovoenju reformi.4 Plavom bojom oznaene su odgovarajue faze ciklusa prema definiciji EU (videti odeljak 2.1.3).

Nacionalne i sektorske politike Donatorske politike saradnje i , razvoja, Strategija za pojedine zemlje

Vladini programi

Prioriteti i programi nevladinog sektora

Projekat

Projekat

Projekti

U okviru ovog pristupa primenjuje se metodologija Godinjeg operativnog planiranja (GOP) (trenutno u osam ministarstava). Ona prati ciljeve definisane srednjoronimMeuresorne/nacionalne strategije

Analiza stratekog cilja Ocena Ocena Programiranje Srednjoroni i kratkoroni ciljevi GOP Izvetavanje i praenje Implementacija Identifikacija Implementacija Budetiranje Formulacija Planiranje

4 Proces podrao pilot projekat pod nazivom Zajedniki projekat ka efikasnijem sprovoenju reformi


17

razvojnim okvirom u sklopu realizacije dugoronih opredeljenja vlade (nacionalne strategije), kao i procene potreba za dobijanje meunarodne pomoi. Kako je definisano Zajednikim projektom, Godinji operativni plan (GOP) predstavlja dokument koji upravljakim strukturama omoguava da: uspostave jasne veze izmeu planova resornih ministarstava i prioriteta i ciljeva definisanih stratekim okvirom pokau na koji nain odreeni programi i projekti doprinose postizanju ciljeva daju pregled srednjoronih prioriteta i ciljeva (trogodinje planske projekcije u okviru GOP) prikau detaljne godinje prioritete i ciljeve prikau raspodelu resursa (ljudskih, materijalnih, finansijskih) poslue kao osnova za budetiranje i programiranje donatorske pomoi slue kao sredstvo praenja i izvetavanja. tavie, na osnovu ovog integrisanog pristupa moe biti prikazano i planirano koordinisano programiranje i budetiranje dravnih resursa i meunarodne pomoi:5

5 Izvor: koordinacioni sastanak donatora, prezentacija - Ministarstvo za ekonomske odnose sa inostranstvom/Sektor za koordinaciju razvojne pomoi, april 2007. godine

18



19

2.3 Korienje LFA u raznim fazama PCMOvaj odeljak opisuje to kako se Pristup logike matrice koristi u raznim fazama Upravljanja projektnim ciklusom. Treba napomenuti da LFA ne moe biti striktno primenjen na sve tipove i na sve veliine projekata i zbog toga treba napraviti razliku izmeu sledeih vrsta projekata: 1. veliki projekti, u kojima je opravdano korienje znatnih resursa za planiranje i izradu i u kojima je korienje LFA obavezno 2. eksperimentalni projekti u kojima je korienje LFA potrebno bez obzira na veliinu 3. programi koji se sastoje od nekoliko projekata, u kojima LFA treba da se koristi kako za sam program, tako i za pojedinane projekte 4. mali projekti u kojima nema dovoljno resursa za planiranje, izradu i korienje LFA 5. projekti koji nisu pravi projekti (projektidogaaji), na primer, pruanje finansijske pomoi, organizovanje seminara, itd., u kojima nema smisla koristiti LFA.

2.3.1 Faza programiranja Svrha Tokom ove faze analizira se situacija na dravnom nivou i na nivou resora. Cilj analize je identifikovanje problema, ogranienja, ali i prilika kojima bi se trebalo baviti tokom saradnje. Ova faza podrazumeva i pregled socioekonomskih pokazatelja, kao i nacionalnih prioriteta i prioriteta donatora. Faza programiranja, koja se naziva i faza planiranja, esto traje vie godina. Ovde treba dati odgovor na sledea pitanja Koji su razvojni prioriteti zemlje? Na emu je fokus donatorske pomoi? Svrha ove faze je identifikovanje glavnih ciljeva i resornih prioriteta za saradnju, a time e biti postavljen relevantan i izvodljiv okvir za programiranje, u kome mogu biti definisani i pripremljeni programi i projekti.

Kljune analize i alati Faza programiranja mora biti usklaena sa osnovnim analitikim elementima Pristupa logike matrice, koji e biti korieni i u fazi identifikacije. Faza programiranja treba da obuhvati: identifikovanje zainteresovanih strana i procenu njihovih potreba, interesa i kapaciteta identifikovanje i analizu prioritetnih razvojnih problema/ogranienja i ansi identifikovanje razvojnih ciljeva koji se odnose na identifikovane prioritetne probleme i identifikovanje strategije razvojne pomoi koja u obzir uzima prethodne analize, ukljuujui u to i ogranienja kapaciteta, prethodna iskustva, kao i tekue i planirane aktivnosti donatora.

20


Na primer, sa ciljem unapreenja programiranja meunarodne pomoi u Srbiji, Sektor za programiranje i upravljanje fondovima Evropske unije/ Ministarstvo finansija, u saradnji sa resornim ministarstvima, izradio je dokument pod nazivom Potrebe Republike Srbije za meunarodnom pomoi u periodu 2007-2009. godina.

Indikativni program definie: 1. Globalne ciljeve: Programska dokumenta definiu strateke izbore za saradnju na osnovu prioriteta donatora i Srbije, omoguuju odreivanje resornih i meuresornih prioriteta, kao i izbor odgovarajueg modaliteta pomoi (npr. projekti, sektorski programi podrke, odnosno budetska pomo). 2. Iznos ukupnih finansijskih sredstava koji su potrebni za realizaciju svake od oblasti saradnje, ukljuujui u to, kada je potrebno, okvirno vreme realizacije i iznos donatorskih sredstava. 3. Specifine ciljeve i oekivane rezultate za svaku od oblasti saradnje, ukljuujui u to sve preduslove, kao i glavne procesne i ishodne indikatore. Ovi indikatori treba da se odnose na razvojne promene koje su srednjorono merljive. Ukoliko je u toku proces sprovoenja Strategije za smanjenje siromatva, indikatori moraju odgovarati indikatorima definisanim tim stratekim dokumentom. 4. Nain na koji e biti razmatrana meuresorna pitanja (rodna pitanja, zatita ivotne sredine itd.). 5. Programe koji e biti sprovoeni radi postizanja pomenutih ciljeva, ciljne grupe korisnika, kao i vrstu pomoi koja e biti pruena (na primer, makroekonomska podrka, tehnika pomo, obuke, investicije, snabdevanje opremom itd.). Osim toga, mogu biti definisane projektne ideje, kao i opti kriterijumi za realizaciju (kao to su geografsko podruje, najpoeljniji partneri, odgovarajue trajanje projekta).

Odluka o narednim koracima Na kraju ove faze donose se odluke o usvajanju stratekih opredeljenja, kao i o oblasti saradnje kako bi se pristupilo identifikaciji potencijalnih projekata, odnosno programa koji e biti sprovoeni u skladu sa definisanim opredeljenjima.

2.3.2 Faza identifikacije Svrha Identifikacija projekta je faza u kojoj treba da bude osmiljen i formulisan nacrt projektnog predloga. U ovoj fazi izrade projekta postoji veliki broj mogunosti i pravaca njegovog razvoja, ali su raspoloive informacije potrebne za izradu projekta najee veoma ograniene.


21

U ovoj fazi treba dati odgovor na sledee pitanje Da li projektni koncept odgovara prioritetnim potrebama na lokalnom nivou i da li je u saglasnosti sa prioritetima donatora? Projektna ideja se ocenjuje u odnosu na: razvojnu politiku i prioritete drave opte uslove korienja razvojne pomoi koje postavlja donator srodne tekue razvojne aktivnosti u dravi. U fazi identifikacije vanije je dati obrazloenje projekta, opis potencijalnih ciljnih grupa, kao i pretpostavke koje e najverovatnije uticati na projekat, nego izabrati tehnologiju ili nain organizovanja projekta. Donatore mnogo vie interesuju obrazloenje, kontekst, kao i oekivani efekti projekta, a mnogo manje projekat sam po sebi, njegovi rezultati, aktivnosti ili ulazni parametri. Ve u ovoj fazi upotreba terminologije LFA predstavlja prednost. Kratka radionica o upotrebi LFA, koja bi trajala 3-4 sata i kojoj bi prisustvovala 2-3 donosioca odluka, moe biti od velike koristi za procenjivanje izvodljivosti predloenog projekta, kao i za donoenje odluke o glavnim perspektivama studije izvodljivosti.

Upotreba LFA u fazi identifikacije U fazi identifikacije LFA se koristi za analizu trenutne situacije, ispitivanje relevantnosti predloenog projekta, kao i za identifikaciju potencijalnih ciljeva i strategija za primenu projekta (analiza zainteresovanih strana, analiza problema i preliminarno definisanje ciljeva, kao i analiza strategija). U ovoj fazi Logika matrica daje saet pregled kljunih elemenata projekta u standardnom formatu i na taj nain pomae onima koji treba da procene obim i opravdanost predloenih investicija.

Kljune analize i alati Na kraju faze identifikacije, nakon osnovnih analiza koje slue za procenu relevantnosti i izvodljivosti projektnih ideja, potrebno je, sa stanovita upravljanja projektom, prikupiti sledee podatke: 1. procenu stratekog i programskog okvira (nacionalnog i donatorskog) 2. analizu zainteresovanih strana, ukljuujui u to i procenu institucionalnih kapaciteta 3. analizu problema, ukljuujui u to i analizu skupa meuresornih pitanja (npr. rodna pitanja, pitanja upravljanja, zatita ivotne sredine) 4. ocenu preanjih iskustava i pregled drugih tekuih ili planiranih inicijativa 5. preliminarnu analizu ciljeva i strategija: opis projekta i indikativnu hijerarhiju ciljeva 6. preliminarnu procenu potrebnih resursa i parametara trokova: indikativne posledice trokova i resursa

22


7. preliminarnu procenu potrebnih rukovodeih struktura, koordinacije i finansijskih aranmana: koordinacija, rukovodee strukture (ukljuujui u to i finansijski menadment i kontrolu) i finansijski aranmani 8. preliminarnu ocenu ekonomskih/finansijskih, ekolokih, tehnikih i socijalnih faktora odrivosti 9. plan aktivnosti koje e biti sprovoene u fazi formulacije. Kao podrka izradi projektnog predloga u fazi identifikacije koriste se odreeni alati Upravljanja projektnim ciklusom, koji su komplementarni sa Pristupom logike matrice i doprinose mu: Kriterijumi za ocenjivanje kvaliteta Kriterijumi i standardi predstavljaju spisak kljunih stvari koje treba da budu ocenjene u ovoj fazi ciklusa, jer se ona fokusira na relevantnost i izvodljivost predloene projektne ideje. Procena institucionalnih kapaciteta6 Ovaj alat istie kljuna pitanja na koja, u okviru procene institucionalnih kapaciteta, mora biti dat odgovor. Promovisanje participativnog pristupa7 (a time i podrke procesu), kao i korienje facilitatorskih vetina kako bi tokom upravljanja projektom bile dobijene ideje i podrka. Priprema Projektnih zadataka8, naroito onih koji se koriste za sprovoenje studije predizvodljivosti i studije izvodljivosti, odnosno onih koji se koriste za izradu projekta. Ekonomske i finansijske analize9 Po potrebi mogu biti korieni i drugi tehniki ili sektorski prirunici. Odluka o narednim koracima Glavne odluke zavise od toga da li e na kraju ove faze biti doneta odluka o finansiranju.

2.3.3 Faza formulacije Svrha Svrha ove faze je da bude: potvrena relevantnost i izvodljivost projektnih ideja koje su predloene u Identifikacionom dokumentu ili Projektnom predlogu uz pomo studije (pred)izvodljivosti. pripremljen detaljni predlog projekta, ukljuujui u to i definisanje aranmana za rukovoenje i koordinaciju, finansijski plan, cost-benefit analizu, upravljanje rizikom, kao i aranmane za praenje, ocenjivanje i reviziju projekta i pripremljen detaljan predlog plana i finansiranja (za pojedinane projekte), kao i za donoenje odluke o finansiranju.

6 Nije ukljuena u ovaj Vodi. Za vie informacija videti: Metode pruanja pomoi Smernice za upravljanje projektnim ciklusom, Evropska komisija, mart, 2004. godine 7 Isto 8 Isto 9 Nisu ukljuene u ovaj Vodi. Za vie detalja videti: Eco-fin smernice


23

Pitanje na koje treba dati odgovor u ovoj fazi Da li je projekat izvodljiv i da li e doneti predviene odrive koristi?

Upotreba LFA u fazi formulacije U Fazi formulacije LFA predstavlja osnovu za pripremu odgovarajueg plana projekta koji treba da sadri jasne ciljeve, merljive rezultate, strategiju upravljanja rizikom, kao i definisane nivoe odgovornosti. Alati LFA mogu biti korieni za razlaganje predloenog projekta kako bi jo jednom bila utvrena relevantnost i izvodljivost projekta. Ciljevi, zajedno sa aktivnostima, sredstvima i planom trokova definisani u Logikoj matrici predstavljaju informacije neophodne za cost-benefit analizu. Plan realizacije trokova omoguava da budu ocenjene posledice finansijskih tokova (ukljuujui u to finansijske priloge pojedinih zainteresovanih strana), kao i da bude definisan obim Ugovora o finansiranju.

Kljune analize i alati Informacije koje se dobijaju na kraju Faze formulacije mogu biti razraene u okviru studije izvodljivosti, kao i u okviru aktivnosti tokom izrade projekta. Ovo je ukratko opisano u sledeoj tabeli: Informacije dobijene na kraju Faze formulacije Analiza situacije/ Kljune procene - kontekst politika i programa - analiza zainteresovanih strana i ocena institucionalnih kapaciteta - analiza problema - steena iskustva i pregled tekuih/planiranih aktivnosti - izbor strategija Opis projekta - opti cilj i svrha - ciljna grupa, lokacija i trajanje - rezultati i indikativne aktivnosti - resursi i trokovi Pitanje rukovoenja - strukture za koordinaciju i rukovoenje - finansijski menadment/finansijski aranmani - praenje, ocenjivanje i revizija

Izvodljivost i odrivost - ekonomska i finansijska - ekoloka - tehnika - socijalna i upravna - upravljanje rizikomIzvor: PCM prirunik tom I, Evropska komisija, mart, 2004. godine

24


Studija izvodljivosti Studija izvodljivosti podrazumeva prikupljanje, analizu i procenu podataka koji su neophodni za izradu projekta. Studija izvodljivosti ne treba da ulazi u detalje predvienih aktivnosti ili ulaznih parametara projekta, ve treba temeljno da opie kontekst i da sadri sledee elemente: opte obrazloenje projekta (perspektive, svrha, opti cilj) opis potencijalnih ciljnih grupa, njihovih potreba i predvienih pozitivnih/negativnih uticaja koje e projekat imati bitne pretpostavke koje mogu biti presudne za uspeh, odnosno neuspeh projekta specifine rezultate neophodne za postizanje definisanih ciljeva. U ovoj fazi obino je ve usaglaen obim aktivnosti koje e biti sprovedene, kao i obim raspoloivih resursa. Studija izvodljivosti ne treba da bude detaljna tehnika studija, ve studija koja e doprineti sveobuhvatnoj analizi problema i procesu donoenja odluka. Tim koji sprovodi studiju treba da bude interdisciplinaran, odnosno treba da ga ine strunjaci za razliite sektore. U skladu sa potrebama projekta, ovaj tim treba da poseduje znanja o sociokulturnim pitanjima, rodnim pitanjima i pitanjima zatite ivotne sredine, finansijsko/ekonomskim pitanjima, institucionalnim i tehnolokim aspektima, merama programske podrke itd. Velika je prednost kada je Projektni zadatak za izradu studije izvodljivosti pripremljen na osnovu LFA i kada su lanovi tima upoznati sa ovim metodom.

Izrada projekta Tokom izrade (ili redefinisanja projekta) identifikuju se osnovna struktura projekta, glavne pretpostavke i neki od glavnih elemenata sistema praenja. U ovoj fazi fokus je na itavom projektu i njegovom kontekstu. Prilikom izrade projekta ne treba ii u detalje u vezi sa aktivnostima i neophodnim ulaznim parametrima, ve jednostavno treba definisati glavne komponente projekta. Izrada projekta moe biti sprovedena tokom rada multikulturne radionice o LFA, koja bi mogla da traje 6-12 dana. Takoe, izradu projekta moe sprovesti donator, u zavisnosti od obuhvata i tipa projekta, za manje od jednog dana. Glavna prednost organizovanja radionice o LFA je spajanje razliitih uesnika koji e u projekat biti ukljueni na nivou donoenja odluka i rukovoenja. Ovo e doprineti uspostavljanju meusobnog razumevanja, koje e ojaati motivaciju i saradnju u fazi implementacije projekta.

Odluka o narednim koracima U sluaju pojedinanih projekata (za koje jo nije doneta odluka o finansiranju) mogue odluke koje se donose na kraju ove faze su: prihvatanje Predloga za finansiranje, donoenje Odluke o finansiranju i sklapanje Ugovora o finansiranju


25

zahtev za dodavanje informacija ili potpisivanje Aneksa predloga za finansiranje pre nego to postupak bude nastavljen ili odbijanje Predloga za finansiranje. Za projekte koji su sastavni deo odobrenih Programa (tj. za koje je na kraju faze identifikacije ve doneta odluka o finansiranju), odluke koje se donose na kraju ove faze spajaju se sa odlukama donetim u fazi implementacije, odnosno odgovara se na pitanja: ta je jo potrebno uraditi u izradi/formulisanju projekta pre nego to bude zapoeta implementacija? Koji su finalni modaliteti prikupljanja ponuda/sklapanja ugovora koji e biti korieni?

2.3.4 Faza implementacije, koja ukljuuje praenje i izvetavanje Svrha Svrha faze implementacije je da se delotvorno upravlja raspoloivim sredstvima radi: ostvarivanja rezultata, postizanja svrhe i delotvornog doprinosa optem cilju projekta (na osnovu detaljnog planiranja) praenja i izvetavanja o postignutom napretku. U ovoj fazi potrebno je obratiti panju na sledea pitanja Da li su postignuti rezultati i da li su sredstva upotrebljena delotvorno i efikasno? Koje korektivne mere treba preduzeti? Faza implementacije je izuzetno vana, budui da se ostvarivanje planiranih koristi postie upravo tokom ove faze. Stoga su sve ostale faze, u sutini, podrka fazi implementacije.

Upotreba LFA u Fazi implementacije Tokom implementacije projekta/programa, LFA predstavlja glavni menaderski alat koji ukazuje na logiku projekta, a koji se koristi da bi sve neophodne promene bile u skladu sa sveobuhvatnom koncepcijom projekta. Logika matrica predstavlja osnovu za pripremu ugovora, budui da jasno prikazuje oekivane ciljeve i nivo odgovornosti rukovodilaca projekta i drugih zainteresovanih strana. Logika matrica i priloeni rasporedi aktivnosti predstavljaju osnovu za izradu detaljnijih operativnih planova. Indikatori i izvori verifikacije predstavljaju okvir za izradu detaljnijeg plana praenja i ocenjivanja (kako napretka u okviru projekta, tako i njegovog uticaja), koji treba da izrade i sprovedu rukovodioci projekta. Pretpostavke predstavljaju osnovu za izradu operativnog plana upravljanja rizikom. Rezultati, indikatori i izvori verifikacije (uz aktivnosti, sredstva i trokove) predstavljaju okvir za pripremu izvetaja o postignutom uspehu projekta (u izvetajima se porede planirani i ostvareni rezultati).

26


Kljune analize i alati Detaljno planiranje Tek u ovoj fazi, kada su prethodno utvrene glavne karakteristike projekta, uputno je sastaviti detaljan plan implementacije projekta, detaljno definisati eljene rezultate, neophodne aktivnosti i ulazne parametre, kao i sistem praenja, vremenski raspored i budet. Detaljno planiranje najee sprovodi sam rukovodilac projekta, nekad uz pomo eksternih strunih saradnika, a nekad bez nje. Plan implementacije treba da se oslanja na terminologiju i format LFA, a rukovodioci projekta treba da budu upoznati sa metodologijom LFA. Trebalo bi osigurati to da sistem praenja, koji je definisan tokom faze detaljnog planiranja, predstavlja osnovu za praenje ne samo prostog napretka projekta, ve i stepena ostvarivanja ciljeva, odnosno stepena uticaja projekta na ciljne i druge grupe. Praenje Praenje predstavlja kontinuiran ili periodian nadzor nad sprovoenjem projekta. Ne treba pratiti samo napredak ostvaren tokom projekta, ve i uticaj koji projekat ima na okruenje, kao i promene koje je u njemu izazvao (spoljne faktore). Trebalo bi da postoji jedinstveni format za praenje i izvetavanje tokom itavog trajanja projekta. To bi pruilo dobru osnovu za analiziranje trendova i definisanje strategije i bilo naroito korisno u sluaju promena osoblja, rukovodilaca i donosilaca odluka. Format izvetaja treba da prati ulazne parametre, aktivnosti i rezultate koji e biti mereni na osnovu objektivno merljivih indikatora u odnosu na postavljenu svrhu i opti cilj projekta. Promene u pretpostavkama bitnim za razvoj projekta, takoe, treba da budu zabeleene u izvetaju o toku realizacije projekta. Ovi izvetaji predstavljaju najvaniji izvor informacija za procenu projekata. U ovom procesu treba koristiti format zasnovan na komponentama LFA. Procena projekta Procena projekta jedan je od glavnih elemenata pomou kojih ga donatori i zemlja koja je partner u projektu prate. Glavne aspekte procene projekta predstavljaju ostvareni napredak i ostvareni rezultati projekta. Svrha je da budu definisane smernice i date preporuke o stratekom pravcu i upravljanju projektom. Procena projekta vri se u zemlji korisniku i podrazumeva razgovore sa svim ukljuenim stranama, pregled svih raspoloivih informacija dobijenih tokom redovnog praenja, kao i posebne studije ukoliko za to postoji potreba. Najea slabost veine procena je u tome to su u prevelikoj meri usmerene na tehnike i operativne aspekte, a zanemaruju analizu uticaja i koristi koje projekat ima. Izuzetno je vano da tehnika/ekonomska strunost i strunost u oblasti optih razvo-


27

jnih pitanja bude koriena uravnoteeno, kao i to da Projektni zadaci za procenu projekta budu zasnovani na LFA. Uesnici u proceni projekta treba da budu upoznati sa LFA.

2.3.5 Faza ocenjivanja Svrha Ocenjivanje predstavlja nezavisnu procenu uticaja, relevantnosti i odrivosti projekta, a sprovode je eksterni saradnici. Svrha ovog procesa je kombinacija uenja, usmeravanja i kontrole koja se zasniva na proceni onoga to je postignuto projektom. Ocenjivanje se zasniva na pregledu postojeih informacija, na razgovorima sa svim ukljuenim stranama i na studiji uticaja koje je projekat imao. U ovoj fazi potrebno je odgovoriti na sledea pitanja Da li su postignute planirane koristi? Da li su one odrive? Koja iskustva smo stekli? Ocene koje su nekada davane esto su bile veoma opsene i zahtevale su sprovoenje detaljnih analiza razvojnih promena koje su se deavale tokom projekta. Rezultat toga bila je previe detaljna analiza, a izostajala je analiza koja bi bila usmerena ka donoenju odluka na viem nivou. Uz postojanje odgovarajueg sistema praenja i dovoljno estih i sveobuhvatnih procena, nema potrebe da budu sprovoena detaljna istorijska istraivanja u fazi ocenjivanja projekta. Umesto toga, Tim za ocenjivanje projekta treba da se usredsredi na ocenjivanje projekta, tj. na ocenjivanje uticaja i relevantnosti projekta u odnosu na ciljeve, ciljne grupe i ostale strane na koje je izvren uticaj, imajui pri tome u vidu i ulazne parametre. U ovoj fazi prednost predstavlja ukoliko su Projektni zadaci za ocenjivanje projekta izraeni na osnovu LFA, kao i ukoliko lanovi tima, a naroito rukovodilac tima, poseduju iroko poznavanje ove metodologije.

Upotreba LFA u fazi ocene i revizije Tokom faze ocenjivanja i revizije, Logika matrica daje saet pregled onoga to je planirano (ciljeva, indikatora i kljunih pretpostavki) i predstavlja: okvir za ocenjivanje uinka i uticaja, ukoliko je jasno definisano ono to je trebalo da bude postignuto (rezultati i svrha), kako e biti verifikovano ono to je postignuto (indikatori i izvori verifikacije) i koje su kljune pretpostavke strukturu za pripremu Projektnog zadatka za ocenjivanje projekta i reviziju uinka.

28


Kljune analize/ocene i alati Detaljne smernice i kompletna metodologija koriena prilikom planiranja i ocenjivanja projekata i programa nalazi se na Internet prezentaciji Evropske komisije: http://ec.europa.eu/europeaid/evaluation/methodology/egeval/index_en.htm

3 Praktina pitanja koja se javljaju u okviru primene pristupa logike matriceUobiajen problem koji se javlja u primeni Pristupa logike matrice (naroito u fazi izrade matrice) jeste taj to se ovaj korak preduzima odvojeno od pripreme predloga projekta/aplikacije. Ovo dovodi do neusklaenosti sadraja Logike matrice i narativnog opisa projekta. Iz ovog razloga LFA treba da bude primenjen pre izrade narativnog dela predloga projekta i treba da predstavlja osnovni izvor informacija za dovravanje potrebnih projektnih dokumenata. Pristup logike matrice ne daje nikakva magina reenja. Meutim, ukoliko se primeni sa razumevanjem i smisleno, LFA moe da bude veoma delotvoran instrument za analizu i upravljanje. On, meutim, ne moe da zameni iskustvo i profesionalni sud i mora biti dopunjen primenom drugih specifinih instrumenata (kao to su analiza institucionalnih kapaciteta, ekonomska i finansijska analiza, rodna analiza, analiza uticaja na ivotnu sredinu), kao i primenom radnih tehnika koje promoviu delotvorno uestvovanje zainteresovanih strana. Proces primene instrumenata LFA za sprovoenje parcipativne analize vaan je koliko i dokumentovani proizvod matrice, i to najveim delom u fazi izrade projekata, u kojoj je odgovornost za projektnu ideju implementacionih partnera esto od kljune vanosti za primenu projekta i odrivost njegovih rezultata. Delotvoran timski rad i participativan pristup izuzetno su vani. Napomena o vanosti participativnog pristupa koji se primenjuje u okviru LFA data je u Aneksu 2. Neke od prednosti, kao i neki od uobiajenih problema koji se vezuju za upotrebu LFA ukratko su dati u sledeoj tabeli:1010 Preuzeto i prilagoeno iz: Des Gasper, Logika matrica: Kljuna procena, Institut za socijalne studije


29

ELEMENT

PREDNOST zahteva sistematsku analizu problema, ukljuujui u to i spregu izmeu uzroka i posledice daje logiku vezu izmeu sredstva i cilja definie projekat u okviru ireg razvojnog konteksta (opti cilj i svrha) podstie preispitivanje rizika i rukovodilaku odgovornost za postizanje rezultata

UOBIAJEN PROBLEM/TEKOE

Analiza problema i definisanje ciljeva

postizanje konsenzusa o prioritetnim problemima postizanje konsenzusa o ciljevima projekta svoenje ciljeva na pojednostavljen linearan niz postojanje neprimerenog nivoa detalja (previe/premalo)

Indikatori i izvor verifikacije

definisanje merljivih i praktinih indikatora za ostvarivanje ciljeva vieg ranga i projekata iji su ciljevi us zahteva analizu naina na koji se meri mereni na izgradnju kapaciteta i postizanje ciljeva proces doprinosi poboljanju jasnog i speci- uspostavljanje nerealnih ciljeva u toku finog definisanja ciljeva procesa planiranja doprinosi uspostavljanju okvira za oslanjanje na projektne izvetaje kao praenje i procenu na glavni izvor verifikacije, bez detaljnog navoenja izvora zahtevanih informacija i podataka o tome ko treba da ih sakuplja mehaniko pristupanje izradi kao birokratskom zahtevu popunjavanja povezuje analizu problema i defintabele, bez povezivanja sa analizom isanje ciljeva problema, definisanjem ciljeva ili od naglaava vanost analize zainteresoabirom strategije vanih strana za definisanje pitanja iji korienje LFA kao sredstva kontrole s je problem i ko je korisnik vrha - previe kruta primena predstavlja sredstvo koje je vizuelno otuivanje zaposlenih koji nisu upozpristupano i relativno lako za nati sa kljunim konceptima razumevanje pretvaranje LFA u feti, umesto u pomoni alat

Format i primena

Kako bi bila izbegnuta pojava najeih problema u vezi sa primenom LFA, korisnici treba da: osiguraju to da kolege i partneri na projektu podjednako razumeju kljune principe analize i terminologiju stave naglasak na to da je proces LFA vaan koliko i sama matrica osiguraju da se LFA koristi kao instrument za promovisanje uestvovanja zainteresovanih strana, dijaloga i dogovora o obimu projekta, umesto kao instrument nametanja spoljnih koncepata i prioriteta izbegavaju korienje matrice kao nacrta kojim vre spoljnu kontrolu projekta koriste matricu kao saetak projekta radi prezentacije (na jasan i koncizan nain) usavravaju i dorauju matricu u skladu sa novim informacijama.

II DEOUpotreba LFA za izradu projekta

1 Dva najbitnija koraka u okviru LFAPristup logike matrice sastoji se od dva osnovna koraka, analize i planiranja, koji se izvode tokom identifikacije i formulisanja projekta radi obezbeivanja kvalitetnog predloga projekta, a samim tim i njegovog sprovoenja kao i ex-post ocenjivanja. Faza analize bi trebalo da bude sprovedena kao iterativni proces uenja, a ne kao skup linearnih koraka. Na primer, analiza zainteresovanih strana mora biti sprovedena na poetku procesa, ali je neophodno revidirati je i prilagoditi novim pitanjima i saznanjima. U fazi planiranja rezultati analize prevode se u praktini, operativni plan spreman za sprovoenje. U ovoj fazi se izrauje tehniki nacrt projekta. Ona je, opet, iterativan proces, poto se moe pokazati da je neophodno revidirati i prilagoditi okvire projektnih aktivnosti, kao i oekivane rezultate, nakon to implikacije sredstava i budeta postanu jasne. Najbitnije dve faze LFA mogu biti sumirane kao to je prikazano u sledeoj tabeli:FAZA ELEMENT Analiza zainteresovanih strana AKTIVNOSTI ZADACI - identifikacija i karakterizacija najbitnijih potencijalnih zainteresovanih strana; procena njihovih kapaciteta - preliminarna procena institucionalnih kapaciteta, rodna analiza, kao i analiza potreba drugih osetljivih grupa, kao to su osobe sa invaliditetom (profil glavnih igraa) - identifikacija kljunih problema, ogranienja i prilika; odreivanje odnosa uzroka i posledica - razvijanje reenja na osnovu identifikovanih problema; identifikacija naina za prekidanje odnosa; zamiljanje pogodnije situacije u budunosti - identifikacija razliitih strategija radi postizanja reenja; poreenje razliitih mogunosti za reavanje datih situacija; odabir najpovoljnije strategije

ANALIZA

Analiza problema

Analiza ciljeva

Analiza strategija

- definisanje projektne strukture; testiranje interne logike i rizika; Razvoj logike matrice formulisanje merljivih indikatora uspeha - esto je neophodna dalja analiza i razrada ideja PLANIRANJE - odreivanje potrebnih aktivnosti, njihovog redosleda, rasporeda i meuzavisnosti; procenjivanje njihovog trajanja i dodeljivanje odgovornosti - izrada spiska potrebnih resursa na osnovu plana aktivnosti; izrada rasporeda ulaznih parametara i budeta

Planiranje aktivnosti

Planiranje resursa


31

2 Faza analize2.1 Pripremna analizaPre nego to pristupe izradi detaljnijih analiza zainteresovanih strana (rad na terenu), neophodno je da uesnici u identifikaciji ili formulaciji/ pripremi projekata budu dovoljno upueni u strateki, resorni i institucionalni kontekst u okviru kojeg sprovode svoje aktivnosti. Strateki dokumenti zemlje donatora i odgovarajui dokumenti Vlade o razvojnoj politici, kao to su Nacionalni razvojni plan (u sluaju da postoji), Strategija za smanjenje siromatva i odgovarajui sektorski strateki dokumenti predstavljaju kljune dokumente na koje bi trebalo obratiti panju. Obim i dubina ove preliminarne analize zavisie pre svega od koliine raspoloivih informacija i njihovog kvaliteta. Uopteno gledano, ne bi trebalo da svaki pojedinani tim za planiranje projekta preduzima novu analizu razvojne/resorne politike ili ireg institucionalnog okvira. Pre bi trebalo da pristupe postojeim informacijama, a da potom rade na tome da prilikom razvijanja projektne ideje ovi elementi budu uzeti u obzir.

2.2 Analiza zainteresovaih strana2.2.1 Svrha i kljuni koraci

Zainteresovane strane mogu biti definisane kao pojedinci, grupe osoba, institucije ili firme koje mogu imati znaajan interes da projekat uspe ili ne uspe (bilo kao implementatori, facilitatori, korisnici ili protivnici).

Osnovna premisa analize zainteresovanih strana jeste da razliite grupe imaju razliite brige, kapacitete i interese i da je neophodno razumeti ih i prepoznati u procesu identifikacije problema, postavljanja ciljeva i odabira strategije. Postoji niz kljunih rei koje se koriste da bi bili razlikovani razliiti tipovi zainteresovanih strana. Sledei spisak daje pregled predloene terminologije: 1. Zainteresovane strane: pojedinci ili institucije koji bi mogli direktno ili indirektno, pozitivno ili negativno uticati na projekat ili program, ili na koje program, odnosno projekat moe uticati. 2. Korisnici: oni koji na bilo koji nain imaju koristi od sprovoenja projekta. Moemo praviti razliku izmeu: a. Ciljnih grupa: grupa/entitet na koju e projekat imati direktan

32


pozitivan uticaj na nivou ostvarivanja Svrhe projekta. Ovo moe da ukljuuje i osoblje partnerskih organizacija. b. Krajnjih korisnika: oni koji od projekta imaju dugoronu korist na nivou drutva ili resora uopte, na primer, deca zbog poveanog ulaganja u sektor zdravstva i obrazovanja, potroai zbog poboljane poljoprivredne proizvodnje i marketinga. Partneri na projektu: oni koji sprovode projekat unutar zemlje (a koji su takoe zainteresovane strane i mogu biti ciljna grupa). Kljuna pitanja koja bi, prema tome, analiza zainteresovanih strana trebalo da postavi jesu: ije probleme ili mogunosti analiziramo? Ko e imati koristi ili tete od predloene projektne intervencije i na koji nain? Krajnji cilj ove analize jeste da maksimalno bude uveana socijalna, ekonomska i institucionalna korist koju projekat donosi ciljnim grupama i krajnjim korisnicima, odnosno da na minimum budu smanjeni mogui negativni uticaji (ukljuujui konflikt izmeu zainteresovanih strana). Kada su u pitanju razvojni projekti, kljuna svrha sprovoenja analize zainteresovanih strana jeste razumevanje i briga o problemima distribucije/uestvovanja, naroito u kontekstu delotvornog bavljenja potrebama ugroenih grupa (na primer, siromani, ene i deca, kao i osobe sa invaliditetom). Rodna analiza je, prema tome, kljuni element analize zainteresovanih strana, iji je cilj unapreivanje ravnomernog pristupa koristima koje projekat donosi.

Najvaniji koraci analize zainteresovanih strana: 1. Identifikacija opteg razvojnog problema ili prilike koju projekat razmatra ili kojom se projekat bavi. 2. Identifikacija i pravljenje spiska svih osoba, grupa i institucija na koje utie problematino okruenje i koje imaju interes da (mogui) projekat bude ostvaren. 3. Kategorizacija navedenih zainteresovanih strana (npr. interesne grupe, pojedinci, organizacije, organi itd.) i rasprava o prioritetnim interesima i stavovima prilikom analize problema. 4. Odabir najvanijih zainteresovanih strana, ispitivanje njihovih uloga, razliitih interesa, relativne moi i kapaciteta za uestvovanje, izrada detaljnije analize koja e, na primer, biti u okvirima: (i) problema glavni problemi sa kojima se grupa susree (ekonomski, ekoloki, kulturni itd.) (ii) interesa najvanije potrebe i interesi vieni iz perspektive grupe (iii) potencijala jake strane i slabosti grupe. 2. Identifikacija veza: stepen saradnje ili konflikta zainteresovanih strana; obrasci saradnje ili obrasci zavisnosti od drugih zainteresovanih strana.


33

3. Tumaenje nalaza analize i odluivanje o tome ijim e interesima i perspektivama biti dat prioritet kada bude bila sprovoena analiza problema. 4. Integrisanje relevantnih informacija u nacrt projekta kako bi bilo osigurano da e: (i) resursi biti dobro usmereni da bi bili u skladu sa ciljevima distribucije/uestvovanja i sa potrebama prioritetnih grupa (ii) dogovori o upravljanju i koordinaciji biti odgovarajui i dovesti do unapreivanja vlasnitva i uea zainteresovanih strana (iii) konflikt interesa zainteresovanih strana biti prepoznat i da e se nacrt projekta direktno baviti ovim pitanjem.

2.2.2 Instrumenti za sprovoenje analize zainteresovanih strana Od mnogih instrumenata koji se koriste za analizu zainteresovanih strana, od kojih svaki ima odreenu namenu, donatori najee koriste Matricu analize zainteresovanih strana i SWOT analizu.

Prilikom upotrebe bilo kog od ovih instrumenata, znaajan uticaj na dobijene informacije imae proces sakupljanja informacija.

U tom smislu, delotvorna upotreba metoda participativnog planiranja i instrumenata za voenje rada grupe moe da osigura razumevanje i adekvatnu zastupljenost stavova razliitih zainteresovanih strana. Matrica analize zainteresovanih strana Kao to sledea tabela pokazuje, Matrica analize zainteresovanih strana opisuje: osnovne karakteristike zainteresovanih strana interese i nain na koji problem/potencijalni projekat utie na zainteresovane strane kapacitet i motivaciju zainteresovanih strana da unesu promene mogue aktivnosti zainteresovanih strana za postizanje svojih interesa.

34


Karakteristike zainteresovanih strana i druge osnovne karakteristike

Problemi (kakav uticaj ima(ju) problem(i))

Interesi (i mogue aktivnosti za njihovo sprovoenje) odravanje i poboljavanje njihovih sredstava za ivot podrka kapacitetima za organizovanje i lobiranje sprovoenje mera kontrole industrijskog zagaenja

Potencijal (kapacitet i motivacija za ostvarivanje promena) veliki interes za uvoenje mera kontrole zagaenja ogranien politiki uticaj, s obzirom na slabu organizacionu strukturu

Porodice ribolovaca: X porodica sa niskim pri- zagaenje utie na manjima, mali porodini koliinu i kvalitet ulova biznis, organizovan kao ugroeno je zdravstveno neformalna zadruga, stanje porodice, ene aktivno uestvuju u naroito dece i majki obradi i prodaji ribe

odravanje i poveavanje profita Industrija X: informisanje o uticaju koji posedovanje finansijskih izvestan stepen brige o Veliko industrijsko posloima na drutvo i ivotnu i tehnikih resursa za imidu kompanije vanje, nedovoljno regsredinu uvoenje novih, ze briga o trokovima u ulisano, ne postoji mobilizacija politikog lenih tehnologija sluaju sprovoenja Zasindikat, uticajna lobi pritiska kako bi se uticalo skromna trenutna motikona o zatiti ivotne grupa, nedovoljna briga na ponaanje industrije vacija za ostvarivanje sredine za ivotnu sredinu jaanje i sprovoenje promena Zakona o zatiti ivotne sredine ogranieno razumevanje toga da nain odlaganja sopstvenog otpada/otpadnih voda utie na zdravlje mogunost za efikasnije lobiranje vladinih tela deluju voljno da plate za poboljavanje usluge upravljanja otpadom

Domainstva: svesni industrijskog zaX domainstava isputa ele da odlau otpad gaenja i njegovog utiotpad i otpadne vode u dalje od domainstva caja na kvalitet vode reku, koriste vodu za pie ele pristup istoj vodi zdravstveni rizici i jedu ribu iz reke

Lokalna samouprava Itd.

Tip sakupljenih informacija, analiziran i predstavljen u kolonama ovakve matrice, moe biti prilagoen razliitim okolnostiima. Na primer, mogu biti dodate kolone koje bi se konkretno bavile razliitim interesima mukaraca i ena ili u kojima bi bile podvuene veze koje postoje izmeu zainteresovanih strana. Takoe, prilikom detaljnije analize potencijalnih ciljeva projekta (u kasnijim koracima projektnog planiranja) potrebno je vie panje posvetiti analizi potencijalne koristi i trokova predloenih intervencija u sluaju razliitih zainteresovanih strana. SWOT analiza SWOT analiza (prednosti, slabosti, anse i pretnje) koristi se radi analize internih prednosti i slabosti organizacije i spoljnih ansi i pretnji sa kojima se organizacija suoava. Moe se koristiti kao alat za optu analizu ili kao alat za uvid u nain na koji bi odreena organizacija mogla da se nosi sa odreenim problemom ili izazovom.


35

Kvalitet informacija izvedenih iz upotrebe ovog instrumenta zavisi (kao i uvek) od onih koji su ukljueni u proces, kao i od naina na koji se procesom upravlja. On, u sutini, obezbeuje samo strukturu i temu za razgovor. Dobijene informacije najee se predstavljaju u okviru matrice, poput sledeeg primera:PREDNOSTI SLABOSTI

ogranieni kapaciteti za lobiranje i upravljanje iv deluje na lokalnom nivou i ima raznovrsno i brojno otnom sredinom lanstvo nedostatak formalnog statusa i nejasan pravni sta usmerena je na specifine probleme relativno hotus mogene grupe slabe veze sa drugim organizacijama zastupljeni su i mukarci i ene interno neslaganje oko pitanja smanjenja ri prua uslugu davanja malih kredita bolovnih aktivnosti zbog opadanja fonda ribe

ANSE

PRETNJE

narastajua briga javnosti/politiara za to kako nekontrolisano odlaganje otpada utie na zdravlje u pripremi su novi zakonodavni akti Vlade o zatiti politiki uticaj industrijskih lobi grupa koje se proivotne sredine, koji su uglavnom usmereni na izri- tive uvoenju stroih zakona o zatiti ivotne srecanje novanih kazni zagaivaima dine (prvenstveno o odlaganju otpada) reka je potencijalno bogat izvor resursa koji mogu novi zakonodavni akti za zatitu ivotne sredine biti upotrebljeni za lokalnu konzumaciju i prodaju mogu uticati na pristup tradicionalnim ribolovnim kao rezultat poboljane saobraajne infrastrukture podrujima, kao i na raspoloive metode ribolova koja vodi ka oblinjim naseljenim centrima, razvijaju se nova trita ribe i proizvoda od ribe

SWOT analiza sprovodi se u tri koraka: 1. Daju se miljenja o unutranjim prednostima i slabostima grupe ili organizacije, kao i o spoljnim ansama i pretnjama. 2. Razmatraju se prednosti na koje se grupe/organizacije mogu osloniti radi prevazilaenja prepoznatih slabosti, kao i to koje anse mogu biti iskoriene da bi bile umanjene pretnje. 3. Formulie se strategija za uvoenje poboljanja (a potom se ona dalje razvija uz pomo nekoliko dodatnih analitikih instrumenata za planiranje). Povezivanje analize zainteresovanih strana sa kasnijim koracima Analiza zainteresovanih strana i analiza problema tesno su povezane i predstavljaju deo poetne analize situacije. U praksi bi ih pre trebalo sprovoditi u tandemu, nego jednu nakon druge. Svi naredni koraci neophodni za izradu Logike matrice bi, takoe, trebalo da se oslanjaju na analizu zainteresovanih strana i da je koriste kao stalnu referentnu taku. Analiza zainteresovanih strana predstavlja iterativni proces koji se razvija u svim fazama LFA. Istovremeno, ona predstavlja osnovu za donoenje odluka kako u svim fazama analize, tako i u svim fazama planiranja/izrade.

36


Svaki put kada je neophodno revidirati Logiku matricu, trebalo bi ponovo razmotriti analizu zainteresovanih strana, poto se njihov sklop menja tokom vremena. Prema tome, analiza zainteresovanih strana ne predstavlja izolovani analitiki korak, ve proces. Glavni problem

Posledice

2.3 Analiza problema (Drvo problema)Analizom problema identifikuju se negativni aspekti postojeeg stanja i utvruju odnosi uzroka i posledice koji postoje meu identifikovanim problemima. Analiza problema je, umnogome, najkritinija faza projektnog planiranja, jer se na osnovu nje sprovode sve potonje analize i donose odluke o prioritetima.

Uzroci

Tokom analize problema vano je ostaviti otvorenim sve raspoloive opcije. Tokom ove rane faze cilj je uspostaviti opti pregled situacije. Kasnije, tokom procesa, perspektiva e biti suena i produbljena radi pripremanja za izradu projekta. Analiza problema ukljuuje tri najbitnija koraka: 1. definisanje okvira i predmeta analize 2. identifikaciju osnovnih problema sa kojima se ciljne grupe i korisnici suoavaju (ta predstavlja problem?/Koji se problemi javljaju? iji su to problemi?) Vano je uoiti da problem ne predstavlja nedostatak reenja, ve postojanje negativne situacije. Na primer, problem nije to to nema raspoloivih pesticida, ve to to tetoine napadaju letinu. 3. Vizuelizaciju problema u obliku dijagrama, poznatog kao drvo problema ili hijerarhija problema (kao to je prikazano na slici), kako bi odnosi uzrok-posledica bili lake analizirani.


37

Znaajni i direktni uzroci nastajanja glavnog problema smetaju se paralelno ispod njega. Znaajne i direktne posledice glavnog problema smetaju se paralelno na liniju iznad njega. Uzroci i posledice se dalje razvijaju po istom principu kako bi bilo obrazovano drvo problema. Analiza je usmerena ka identifikovanju realnih uskih grla kojima zainteresovane strane pridaju vanost i koja bi eleli da prevaziu. Jasna analiza problema, prema tome, obezbeuje valjanu osnovu na kojoj se razvija skup relevantnih i usmerenih projektnih ciljeva, kao to se moe videti iz sledeeg primera, navedenog u narednom odeljku, u

Analiza problema zagaenje rekaUlov i prihodi porodica ribolovaca u opadanju Visok stepen bolesti koje se ire vodom, naroito meu siromanijim porodicama i u populaciji mlaih od 5 godina

Reni ekosistemi su ozbiljno ugroeni, ukljuujui u to i opadanje fonda ribe

Kvalitet renih voda se pogorava

Velike koliine vrstog otpada odlau se u reku

Najvei broj fabrika i domainstava isputa otpadne vode direktno u reku

Otpadne vode proiene u postrojenjima nisu u skladu sa ekolokim standardima

Ne postoji kontrola zagaivaa

Stanovnitvo nije svesno opasnosti koje nastaju nekontrolisanim odlaganjem otpada

Postojea zakonska regulativa nije adekvatna i ne moe da sprei direktno isputanje otpadnih voda

40% domainstava i 20% preduzea nije prikljueno na kanalizacionu mreu

Agencija za zatitu ivotne sredine je nedelotvorna i u blisko povezana sa interesima industrije

Ne postoje programi za informisanje/ obrazovanje javnosti

Zagaenje sredine nalazi se na dnu lestvice politikih prioriteta

Neodgovarajui nivoi kapitalnih investicija i loe planiranje poslovanja na nivou lokalnih uprava

38


kome su uporeeni drvo problema i drvo ciljeva.

Vane napomene o upotrebi drveta problema Kvalitet izlaznih informacija zavisi od uesnika u analizi. Od kritinog je znaaja da predstavnici zainteresovanih strana, koji imaju odgovarajua znanja i sposobnosti, budu ukljueni u njegovu izradu. Kljuni instrument potreban za razvoj drveta problema, analizu rezultata i predlaganje narednih koraka predstavlja okruenje radionice. Ukoliko je to izvodljivo, radionica vezana za LFA trebalo bi da se odvija u okruenju kome je projekat namenjen i da ukljui predstavnike svih zainteresovanih strana. Trebalo bi da je vode nezavisni facilitatori/moderatori. (U Aneksu 2 nalazi se napomena o radionicama na temu LFA). Sprovoenje nekoliko odvojenih vebi analize drveta problema u koji su ukljuene razliite grupe zainteresovanih strana moe biti korisno kako bi bila ustanovljena razliita stanovita, kao i varijacije u prioritetima. Proces je podjednako vaan kao i proizvod. Vebu treba posmatrati kao obrazovno iskustvo za sve koji su u nju ukljueni, ali i kao priliku da budu izraeni razliiti pogledi i interesi. Proizvod vebe (drvo problema) trebalo bi da obezbedi grubu, ali pojednostavljenu sliku stvarnosti. Ukoliko je on preterano sloen, vrlo je verovatno da e biti mnogo manje koristan prilikom davanja usmerenja u narednim koracima analize. Drvo problema ne moe (i ne treba) da sadri ili razjanjava kompleksne detalje svakog utvrenog odnosa uzroka i posledice.

Kako uspostaviti drvo problema Izradu drveta problema bi u idealnom sluaju trebalo organizovati kao participativnu grupnu aktivnost. Predlae se da budu korieni pojedinani papiri ili kartice na kojima bi bile ispisane pojedinane izjave o problemima, a koje bi potom mogle biti, u vizuelnom prikazu, sortirane u formi odnosa uzrok-posledica. Korak 1: Identifikujte najbitnije postojee probleme, sluei se dostupnim informacijama. Zatim, treba sprovesti slobodnu razmenu ideja (brainstorming) o problemima koje zainteresovane strane smatraju prioritetnim. Prvi korak moe u potpunosti biti otvoren (bez unapred postavljenih pretpostavki o tome ta bi mogli biti prioritetni problemi zainteresovanih strana) ili moe biti usmeren navoenjem poznatog problema ili cilja vieg reda (npr. poboljan kvalitet vode), zasnovanog na preliminarnoj analizi postojeih informacija i konsultacijama sa zainteresovanim stranama.


39

Nakon ovoga, zapisati svaki od problema na odvojen list papira/kartice.

Korak 2: Ponite sa analizom pojedinanog centralnog problema koji treba analizirati. Korak 3: Potraite druge probleme koji su vezani za navedeni centralni problem, odnosno identifikujte znaajne i direktne uzroke/posledice centralnog problema. Korak 4: Otponite konstruisanje drveta problema tako to ete hijerarhiju uzroka i posledica, kao i hijerarhiju odnosa izmeu problema uspostaviti na sledei nain: probleme koji direktno uzrokuju pojavu centralnog problema treba smestiti ispod centralnog problema probleme koji predstavljaju direktnu posledicu centralnog problema treba smestiti iznad centralnog problema. Korak 5: Sve ostale probleme, potom, razvrstajte na isti nain vodee pitanje pri tome bi trebalo da bude ta je uzrok. Ukoliko postoje dva ili vie uzroka koji zajedno utiu na posledicu, treba ih smestiti na isti nivo u dijagramu. Korak 6: Probleme spojte strelicama kojima se oznaavaju uzrok i posledice, vodei rauna da kljune veze budu jasno prikazane. Korak 7: Pregledajte dijagram, utvrdite njegovu valjanost i sveobuhvatnost, zatim ga doradite i doterajte. Upitajte sebe/grupu da li postoje vani problemi koje jo uvek niste spomenuli. Ukoliko postoje, navedite ove probleme i ukljuite ih u dijagram, stavljajui ih na odgovarajua mesta. Korak 8: Iskopirajte dijagram na list papira kao zabeleku, a potom ga distribuirajte (po potrebi) radi unoenja daljih komentara/informacija.

40


2.4 Analiza ciljeva (Drvo ciljeva)Nakon to zainteresovane strane identifikuju probleme ijem e reavanju projekat doprineti, potrebno je sainiti listu ciljeva da bi bila napravljena analiza/drvo ciljeva. Ukoliko je analiza problema obavljena paljivo, formulisanje ciljeva bi trebalo da proe bez tekoa. Analiza ciljeva je pozitivna, inverzna slika analize problema. Odnos izmeu analize problema i analize ciljeva:drvo problema Posledice drvo ciljeva Ciljevi razvoja Svrha projekta / Neposredni cilj Centralni problem Trenutni rezultati / Izlazni parametri Uzroci Aktivnosti

Analiza ciljeva predstavlja metodoloki pristup koji je primenjen radi: opisivanja stanja nakon to budu bili uklonjeni uoeni problemi potvrivanja hijerarhije ciljeva ilustrovanja odnosa sredstvo-cilj uz pomo dijagrama. Negativne situacije iz drveta problema pretvaraju se u reenja i izraavaju kao pozitivna postignua. Ta pozitivna postignua su, u stvari, ciljevi i predstavljeni su u okviru dijagrama ciljeva. Ovaj dijagram prikazuje hijerarhiju sredstava koja vode ka ciljevima. Ovo je instrument za analizu i predstavljanje ideja. Najvea prednost mu je to to pomae da analiza moguih ciljeva projekta bude vrsto zasnovana na jasno uoenim prioritetnim problemima. Dobro razvijeno drvo ciljeva trebalo bi da predstavlja prvu kolonu matrice, kao to prikazuje slika na narednoj strani. Analizu ciljeva bi trebalo sprovesti uz obavljanje odgovarajuih konsultacija sa kljunim grupama zainteresovanih strana. Potrebno je, takoe, uzeti u obzir informacije dobijene u ranijim analizama zainteresovanih strana (ukljuujui u to i procenu institucionalnih kapaciteta). To bi trebalo da doprinese: razmatranju prioriteta proceni realnih mogunosti postizanja pojedinih ciljeva i uoavanju dodatnih sredstava koja bi mogla biti neophodna za postizanje eljenih ciljeva. Kada se naini, drvo ciljeva daje saetu sliku budueg eljenog stanja, ukljuujui u to i indikativna sredstva kojima cilj moe biti postignut. Kao i drvo problema, i drvo ciljeva bi trebalo da predstavlja pojednostavljenu, ali grubu sliku stvarnosti.


41

Drvo ciljeva zagaenje rekaUlov i prihodi porodica ribolovaca su stabilizovani ili su u porastu Ugroenost renih ekosistema je umanjena, fond ribe je u porastu

Odgovarajui nivo u okviru matrice Sluajevi bolesti koje se ire vodom su svedeni, naroito meu siromanijim porodicama i u populaciji mlaih od 5 godina

Kvalitet renih voda je poboljan

Opti ciljevi

Smanjena koliina vrstog otpada koji se odlae u reku

Smanjen broj fabrika i domainstava koji otpadne vode isputaju direktno u reku

Preiavanje otpadnih voda vri se u skladu sa ekolokim standardima

Svrha

Postoji delotvorna kontrola zagaivaa

Stanovnitvo je Ustanovljena je svesnije opasnova zakonska regunosti koje nastaju lativa koja denekontrolisanim lotvorno spreava odlaganjem otdirektno isputanje pada otpadnih voda

Povean je procenat domainstava i preduzea prikljuenih na kanalizacionu mreu

Rezultati

Rad Agencije za zatitu ivotne sredine je delotvoran i posveen interesima ireg sloja zainteresovanih strana

Ustanovljeni su programi za informisanje / obrazovanje javnosti

Problemu zagaenja dat je vii politiki prioritet

Uveane su kapitalne investicije

Poboljano je planiranje poslovanja na nivou lokalnih uprava, ukljuujui u to mehanizme za smanjenje trokova

Aktivnosti (ukljuujui u to ulazne parametre)

Kako uspostaviti drvo ciljeva Korak 1: Preformuliite sve negativne situacije iz analize problema u pozitivne situacije koje su eljene i koje realno mogu biti postignute. Korak 2: Proverite odnose sredstvo-cilj kako bi bila obezbeena valjanost i sveobuhvatnost hijerarhije (odnosi uzrok-posledica pretvaraju se u odnose sredstvo-cilj). Panja: Svaki odnos uzrok-posledica nee automatski postati odnos sredstvocilj. Ovo zavisi od odabira rei pri formulaciji odnosa.

42


Korak 3: Sprovodite korake od dna ka vrhu kako biste obezbedili to da odnosi uzrok-posledica sigurno postanu odnosi sredstvo-cilj. Ukoliko je neophodno: revidirajte izjave dodajte nove ciljeve ukoliko su relevantni i neophodni za postizanje cilja na narednom nivou briite ciljeve koji ne deluju odgovarajue ili koji nisu neophodni. Korak 4: Docrtajte strelice koje ukazuju na odnose sredstvo-cilj.

2.5 Analiza strategija ili alternativaSvrha ove analize je identifikovanje mogue alternativne opcije/strategije, procenjivanje njihove izvodljivosti i postizanje dogovora oko jednog stratekog pristupa projektu. Tokom procesa identifikacije moguih ciljeva projekta, razmatraju se mogue koristi ili tekoe koje nastaju kada se problemi reavaju na razliite naine. Ova pitanja i mogunosti treba dobro razmotriti kako bi najverovatniji obuhvat projekta bio definisan pre nego to pone detaljnija izrada projekta. Pitanja koja treba postaviti i na koja treba odgovoriti u ovoj fazi su: - Da li se treba baviti svim identifikovanim problemima, odnosno ciljevima ili treba izabrati samo nekoliko? - Koje su pozitivne prilike koje treba iskoristiti (npr. na osnovu SWOT analize)? - Koji je to skup interventnih aktivnosti koji e najverovatnije dovesti do eljenih rezultata i unaprediti njihovu odrivost? - Koje su oekivane posledice finansijskih i obrtnih trokova moguih interventnih aktivnosti i ta je mogue izvesti? - Koja je mogunost najekonominija? - Koja strategija e najvie i najbolje uticati na reavanje potreba siromanog stanovnitva i drugih identifikovanih ugroenih grupa stanovnitva? - Kako mogu biti ublaeni ili izbegnuti mogui negativni uticaji na ivotnu sredinu? Ova analitika faza je, u odreenom smislu, najtea i najizazovnija, jer podrazumeva rukovanje velikom koliinom informacija, a potom i donoenje sloenih odluka o izboru najbolje strategije (ili strategija) koja e biti primenjena. U praksi esto mora biti napravljen odreeni broj kompromisa kako bi bili izbalansirani razliiti interesi zainteresovanih strana, politiki zahtevi i praktina ogranienja, kao to je, na primer, raspoloivost sredstava. Meutim, ovaj zadatak e biti laki ukoliko bude postignut dogovor o skupu kriterijuma na osnovu kojih se ocenjuje korist razliitih interventnih mogunosti. Mogui kljuni kriterijumi za odabir strategije mogu biti sledei: - strateki kriterijum oekivani doprinos kljunim stratekim ciljevima (npr. smanjiva-


43

nje siromatva ili ekonomska integracija, komplementarnost sa drugim tekuim ili planiranim programima ili projektima) - socijalni kriterijum/kriterijum raspodele raspodela trokova i koristi po ciljnim grupama, ukljuujui rodna pitanja, sociokulturna ogranienja, uestvovanje i motivisanost na lokalnom nivou itd. - finansijski kriterijum implikacije finansijskih i operativnih trokova, finansijska odrivost i mogunost isplate stalnih trokova na lokalnom nivou, potrebe za deviznim sredstvima itd. - ekonomski kriterijum ekonomska dobit, efektivan utroak sredstava, ekonominost itd. - institucionalni kriterijum doprinos institucionalnoj izgradnji kapaciteta, postojanje kapaciteta i sposobnosti za korienje tehnike pomoi - tehniki kriterijum izvodljivost, prilagoenost, korienje sredstava na lokalnom nivou, prilagoenost tritu itd. - kriterijum ivotne sredine uticaj na ivotnu sredinu, trokovi u odnosu na korist. Izbor strategijeUlov i prihodi porodica ribolovaca su stabilizovani ili su u porastu Ugroenost renih ekosistema je umanjena, fond ribe je u porastu Izlaz Ulaz Strategija odlaganja otpada Smanjena koliina vrstog otpada koji se odlae u reku Kvalitet renih voda je poboljan Strategija za otpadne vode Svrha

Sluajevi bolesti koje se ire vodom su svedeni, naroito meu siromanijim porodicama i u populaciji mlaih od 5 godina

Opti cilja

Smanjen broj fabrika i domainstava koji otpadne vode isputaju direktno u reku

Preiavanje otpadnih voda vri se u skladu sa ekolokim standardima

Rezultati

Postoji delotvorna kontrola zagaivaa

Stanovnitvo je svesnije opasnosti koje nastaju nekontrolisanim odlaganjem otpada

Ustanovljena je nova zakonska regulativa koja delotvorno spreava direktno isputanje otpadnih voda

Povean je procenat domainstava i preduzea prikljuenih na kanalizacionu mreu

Rad Agencije za zatitu ivotne sredine je delotvoran i posveen interesima ireg sloja zainteresovanih strana

Ustanovljeni su programi za informisanje / obrazovanje javnosti

Problemu zagaenja dat je vii politiki prioritet

Uveane su kapitalne investicije

Poboljano je planiranje poslovanja na nivou lokalnih uprava, ukljuujui u to mehanizme za smanjenje trokova

44


Ove kriterijume treba posmatrati u odnosu na alternativne opcije i treba ih grubo procenjivati, na primer: visok/nizak; +/-; ekstenzivan/ogranien. Upotreba ovih kriterijuma pomae prilikom definisanja onoga to treba/moe, odnosno onoga to ne treba/ne moe biti obuhvaeno obimom projekta. Potom se, odabranom strategije formulie prva kolona Logike matrice. Odabrana strategija se naroito koristi prilikom definisanja Opteg cilja, Svrhe i moguih Rezultata projekta. Primer naina odabira strategije dat je nie i predstavlja logian nastavak prethodno opisanog drveta ciljeva. Kako identifikovati alternativne mogunosti i odabrati strategiju Da bi bile identifikovane alternativne mogunosti i izabrana strategija, treba: 1. identifikovati, kao alternativne mogunosti ili komponente projekta, razliite lestvice odnosa sredstvo-cilj 2. eliminisati ciljeve koji su oigledno nepoeljni ili koji ne mogu biti realizovani 3. eliminisati ciljeve koji su definisani u okviru drugih projekata u istoj oblasti 4. razmatrati posledice strategije, odnosno njen uticaj na ugroene grupe 5. proceniti izvodljivosti razliitih alternativa 6. odabra

Documents

Prirucnik Za Izradu Logicke Matrice