Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Hankesalkku
Viestintä
Projekti
Sisäinen viestintä
Hankejohtaja Tero Manninen
Projektipäällikkö Elisa Tikka
Uusimaa 2019 -hanke
Uudenmaan sote- ja maakuntauudistus
Uudenmaan liitto // Nylands förbund
Helsinki-Uusimaa Regional Council
Toinen linja 4 • 00530 Helsinki • Finland
[email protected] • www.uusimaa2019.fi
Sisällysluettelo
Projektin nykytila ja tavoitteet ............................................................................................................... 1
1.1. Projektin nykytilan kuvaus ......................................................................................................... 1
1.2. Vaatimukset ............................................................................................................................... 1
1.3. Tavoitteet ................................................................................................................................... 2
Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet......................................................................................... 2
Rohkean uudistumisen mahdollisuudet ................................................................................................ 2
Muut tavoitteet: ................................................................................................................................. 2
Projektin kuvaus ..................................................................................................................................... 3
1.4. Projektin laajuus ........................................................................................................................ 3
1.5. Lopputuotokset .......................................................................................................................... 3
1.6. Rajaukset .................................................................................................................................. 4
Projektin aikataulu ja riippuvuudet ....................................................................................................... 4
1.7. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät ........................................................................................ 4
1.8. Projektin vaiheet ........................................................................................................................ 4
Työyhteisöviestinnän kokonaisuus ................................................................................................... 4
Intranet-projekti ................................................................................................................................ 5
1.9. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista .......................................................................................... 6
Organisaatio ja päätöksenteko ............................................................................................................. 7
1.10. Projektin organisointi ja päätöksenteko ................................................................................. 7
1.11. Projektitiimit ........................................................................................................................... 8
1.12. Projektin tärkeimmät sidosryhmät .......................................................................................... 9
Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava työmäärä .................................................................... 10
Riskit ..................................................................................................................................................... 10
Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät keskeiset dokumentit ................................. 12
1
1. Projektin nykytila ja tavoitteet
1.1. Projektin nykytilan kuvaus
Uusimaa 2019 -hankkeen Sisäisen viestinnän projekti jakaantui kahteen kokonaisuuteen:
työyhteisöviestinnän esivalmisteluun sekä intranet ja yhteisölliset viestintävälineet -projektiin (jatkossa:
Intra-projekti).
Molempien kokonaisuuksien valmistelu lopetettiin maaliskuussa 2019. Tämän jälkeen muun muassa
konsepteja on viimeistelty ja tarkennettu siten, että niiden sisältö on helposti ymmärrettävää
mahdollisen maakunta- ja/tai sotereformia jatkuessa tulevaisuudessa.
1.2. Vaatimukset
Merkittävimmät sisäisen viestinnän projektin vaatimukset tulevat maakuntahallituksessa 4.6.2018
hyväksytystä maakunnan Viestintä- ja markkinointiohjelmasta ja siinä todetut viestinnän vaatimukset:
- avoimuus ja läpinäkyvyys
- luotettavuus
- saatavuus ja saavutettavuus
- tasapuolisuus ja yhdenvertaisuus
- selkeys ja ymmärrettävyys
- kaksikielisyys ja monikielisyys
- vuorovaikutteisuus
- houkuttelevuus ja lähestyttävyys
- ennakoivuus ja ajassa olevuus
- vastaanottajan tarpeista lähteminen
- suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus
- vaikuttavuus eli viestintää mitataan ja sen vaikutuksia seurataan.
Lisäksi huomioon otettavia vaatimuksia ovat:
Vaatimus Kuvaus Linkit O365-käyttöönottovelvoite Valtiovarainministeriön edellytys:
maakunnat käyttävät sisäisen viestinnän välineinä Microsoftin Office 365 –sovelluksia, jotka Vimana tarjoaa/toimittaa.
Saavutettavuusdirektiivi Jos julkishallinnon organisaatio
rakentaa tai täysin uudistaa syksyn 2019 jälkeen intranetinsä (tai työpaikalla käytettävän ekstranetin), tulee tämän palvelun olla saavutettavuusvaatimusten mukainen.
https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/Mietinto/Sivut/HaVM_27+2018.aspx
2
1.3. Tavoitteet
Uusimaa 2019 -hankkeen Sisäisen viestinnän projektissa valmisteltiin malleja, keinoja ja työvälineitä
koko maakunnan, noin 60 000 henkeä työllistävän uuden organisaation käyttöön. Valmistelu jakaantui
intraprojektiin ja työyhteisöviestinnän yleiseen valmisteluun.
1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet
Sisäisen viestinnän projektissa oli tavoitteena
• varmistaa, että maakunnan palvelukseen siirtyvällä henkilöstöllä olisi käytössään yksi yhteinen intranet.
• henkilöstöllä olisi yhtäläinen pääsy erilaisen tiedon ja viestinnän lähteille intran ja muiden sisäisen viestinnän
kanavien välityksellä.
• tarjota yhteiset O365-viestintävälineet jo varhaisessa vaiheessa väliaikaishallinnon käyttöön, jolloin
väliaikaishallinto ja Uusimaa2019-hanke olisi toiminut itse uusien välineiden, toimintamallien ja koulutuksen
pilottiryhmänä.
• avata maakunnan intra jo noin puoli vuotta ennen maakunnan varsinaisen toiminnan alkamista. Intran
avaaminen aiemmin joko koko tulevalle henkilöstölle tai esimerkiksi esimiehille oli työolettama. Aiempi
avaaminen olisi tarkoittanut myös kasvavia lisenssimaksuja. Aiemman avaamisen avulla olisi kuitenkin turvattu
kaksi asiaa:
o maakunnan toiminnan aloittamisen kannalta kriittiset dokumentit olisi ehditty tunnistaa ja valmistaa,
että ne ovat käytettävissä esimerkiksi tietyn siirtymäkauden ajan. Mahdollinen palveluna tehtävä
tiedostojen siirto (migraatio) oli vasta alustavana pohdintana ICT teknisen projektin valmistelussa
o yhteinen intranet olisi toiminut myös muutoksen johtamisen ja viestinnän kanavana.
1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet
Työyhteisöviestinnän mallin sekä modernien sisäisen viestinnän välineiden avulla pyrittiin
mahdollistamaan
• maakunnan strategisia tavoitteita tukeva avoin keskustelukulttuuri maakunnassa.
• viestintä- ja toimintakulttuuri, jossa tieto kulkee monisuuntaisesti ja myös alhaalta ylös ja koko henkilöstöllä on
oma roolinsa viestijöinä
• mahdollistamaan tiedon sekä osaamisen jakaminen ja löytäminen (ks myös seuraava kohta: Työskentely
digitaalisissa työympäristöissä)
1.3.3. Muut tavoitteet:
Työskentely digitaalisissa työympäristöissä
Sisäisen viestinnän esivalmisteluvaiheessa havaittiin, että työyhteisöviestinnän toimivuuden kannalta
on ensisijaisen tärkeää, ettei intraa tai muita sisäisen viestinnän sovelluksia tarkastella irrallaan
arkisesta työstä vaan digitaalinen työskentely pitää nivoa osaksi sisäisen viestinnän suunnittelua.
Tavoitteeksi otettiin siksi kuvata, miten digitaalisessa työympäristössä työskennellään yhdessä eli
keskeisiksi tavoitteiksi esivalmistelussa nousi erilaisten sovellusten roolin ja käyttötavan, tiedon kulun
prosessien sekä hallintamallin kuvaaminen ja kirkastaminen.
Tavoite rajattiin esivalmisteluvaiheessa koskemaan Sharepoint-sovellusten käyttöä digitaalisen tiimityön
tukena. Mikäli valmistelu olisi jatkunut, olisi konseptointiin ollut syytä keskittyä konkreettisemmin ja
suunnittelua olisi ollut hyvä tehdä yhdessä tietohallinnon, henkilöstöhallinnon ja valittujen
liiketoimintojen edustajien kanssa.
3
Valmistelutyö luo pohjaa tuleville toimintamalleille
Sisäistä viestintää valmisteltiin ”tee mitä puhut” -periaatteella: avoimesti, osallistaen ja kysyen. Tavoite
oli näin viedä maakunnan työyhteisöviestinnän tulevaa toimintamallia jo valmisteluvaiheessa
käytäntöön.
2. Projektin kuvaus
2.3. Projektin laajuus
Uusimaa 2019 -hankkeen Sisäisen viestinnän projektissa valmisteltiin malleja, keinoja ja työvälineitä
koko maakunnan, noin 60 000 henkeä työllistävän uuden organisaation käyttöön. Valmistelu jakaantui
kahteen toisiinsa limittyvään kokonaisuuteen:
1. Työyhteisöviestinnän esivalmistelu: tavoitteena oli kuvata modernin työyhteisöviestinnän roolit,
vastuut, tavoitteet ja kanavat, jotta Uudenmaan maakunnan työyhteisöviestinnän keinoin voitaisiin
toteuttaa maakunnan strategiaa, ja jotta sisäinen viestintä olisi uusien arvojen ja tavoitteiden mukaista.
Tämä kokonaisuus painottui benchmark-tiedon keräämiseen, nykykäytäntöjen selvittämiseen ja
tulevaisuuden konseptointiin.
2. Intraprojektissa pyrittiin tarjoamaan sekä väliaikaishallinnon että perustettavan Uudenmaan
maakunnan henkilöstön käyttöön yksi yhteinen sosiaalinen intra, joka olisi ollut maakunnan yhdistävä
yhteinen viestintä- ja yhteistyöalusta. Tavoitteena oli luoda viestinnällisten intrasisältöjen ja –sivujen
lisäksi sisäisen sosiaalisen median alustat sekä tiimityötä tukevat digitaaliset sovellukset. Sovellukset
perustuivat Microsoftin Office 365 -pilviratkaisuihin. Intrakokonaisuutta tehtiin projektityönä, jossa
kullekin kvartaalille määriteltiin työpaketit ja tavoitteet yhdessä alustatoimittajan (Microsoft) kanssa.
2.4. Lopputuotokset
Merkittävimmät lopputuotokset, jotka sisäisen viestinnän projektissa valmistuivat 8.3.2019 mennessä
olivat:
• projektisuunnitelma
• intra ja O365-konsepti (sis. intran hallintamallin luonnos)
• digitaalisen tiimityön konsepti
• viestinnällisen intran riskikartoitus
• hankeintran alustava rakenne ja tekninen alusta väliaikaisen toimielimen eli VATEn käyttöön
• maakuntaintran visuaalinen demo ja alustava sisältöarkkitehtuuri
• työyhteisöviestinnän konsepti.
Jos projekti olisi jatkunut, olisivat tuotoksina edellisten lisäksi valmistuneet
• työyhteisöviestinnän ohjeet henkilöstölle mm. kanavaopas eli millaisia viestinnän kanavia on käytössä sekä
mihin ja miten niitä suositellaan käytettävän (luonnos valmistui projektin aikana)
• työyhteisöviestinnän toimintasuunnitelma, tavoitteet ja mittarit (vähintään ensimmäisille toimintavuosille)
• viestintä- ja markkinointisuunnitelma uusien työvälineiden käyttöönottamisen tueksi
• viestinnällinen intranet viestintäsivustoineen, Yammer-kanavat
• intran hallintamalli ja RACI-taulukko
• intran sisällöntuotannon ohjeet erilaisille käyttäjäryhmille
• intran tavoitteet ja mittarit
4
• ”Näin käytät intraa” -ohjeet koko henkilöstölle
• digitaalista tiimityötä tukevat ohjeet pääkäyttäjälle, Teams-ryhmien perustajille sekä tavallisille käyttäjille
migraatiosuunnitelma (tai osallistuminen suunnitelmaan tekoon)
2.5. Rajaukset
Intranet-projektin lähtökohta oli, että rakennetaan yksi intranet-palvelu, joka voidaan tarvittaessa
hajauttaa, ei useita erillisiä intranettejä.
Projektin tekninen toteutus tehtiin ICT Tori -kokonaisuudessa.
Projektin ja budjetoinnin lähtökohta oli, että mitään migrointeja muista ympäristöistä ei tehdä palveluna
koneellisesti.
• Rajaus oli selkeä intranet-sivujen osalta: mitään intranetsivuja ei oltaisi migroitu uusiin rakenteisiin.
• Sen sijaan dokumenttien ja ohjeiden osalta migraatiokeskustelu jäi kesken, sillä valmistelun aikana
todettiin, että luovuttavien organisaatioiden verkkolevyillä ja esimerkiksi Sharepoint-työtiloissa on
paljon muun muassa potilas- ja hoito-ohjeita, joiden pitää olla saatavilla heti maakunnan aloittaessa,
jotta voidaan varmistaa turvallinen siirtymä.
3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet
3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät
Projektin aikana valmistuneet tuotokset on lueteltu kohdassa ”Muut projektin määrittelyyn ja
suunnitteluun liittyvät keskeiset dokumentit”.
3.2. Projektin vaiheet
Työyhteisöviestinnän kokonaisuus
Sisäisen viestinnän valmistelija aloitti hankkeessa helmikuussa 2018 ja hän perehtyi aluksi luovuttavien
organisaatioiden viestinnän nykytilaan. Hän tapasi pääasiassa viestinnän edustajia noin kymmenestä
luovuttavasta organisaatiosta, ja kävi heidän kanssaan keskustelurungon avulla läpi organisaatioiden
työyhteisöviestinnän haasteita, vahvuuksia ja odotuksia. Henkilöstöfoorumissa 13.2.2018 pidetty
työpaja antoi eväitä siihen, millaisia odotuksia henkilöstöllä on hyvälle viestinnälle.
Työyhteisöviestinnän valmistelua jatkettiin keväällä 2018 osana viestintä- ja markkinointiohjelman
valmistelua. Se annettiin tiedoksi maakuntahallitukselle 4.6.2018, jonka jälkeen työyhteisöviestinnän
tarkempi konseptointi saattoi alkaa. Konseptin työversio esiteltiin viestintäryhmälle (7.11.2018) ja
Uusimaa2019-hankkeelle (21.11.2018). Intraprojektin osana tehtiin sisäisen viestinnän esiselvitys, joka
osaltaan antoi aineksia sisäisen viestinnän suunnitteluun, vaikkakin selvityksen painopiste oli intran
sisällöissä.
Työyhteisöviestinnän valmistelua ei vuoden 2019 alussa jatkettu pidemmälle vaan jäätiin odottamaan
lainsäädäntötyön valmistumista, jonka jälkeen valmistelu oltaisiin projektoitu osana viestinnän ja
markkinoinnin kokonaisuutta. Projektiin oltaisiin vahvasti osallistettu luovuttavien organisaatioiden
viestintää ja henkilöstöä.
5
Intranet-projekti
Intranet-projektia tehtiin esivalmisteluvaiheessa tiiviissä yhteistyössä ICT-valmistelun kanssa, sillä
ICT:n Tori (toimialariippumattomat palvelut) kokonaisuudessa valmisteltiin maakunnan it-
infrastruktuuriympäristöä, jonka osa myös Office 365 -pilvipalvelun rakentaminen oli. Intranet-projektia
tehtiin sekä yhdessä Microsoftin kanssa, että hankkeen sisäisesti valmistelijan vetämänä
konseptointityönä.
Intraprojektin projektisuunnitelma joulukuussa 2018 (kuva alla).
Intranet-projektin vaiheita olivat:
Vaihe 1. Kvartaali 1 - 2 /2018: visiointi, taustakartoitus, projektin suunnittelu ja konseptointi
• Benchmark: Sisäisen viestinnän valmistelija teki benchmark- ja tutustumiskäyntejä suuriin yrityksiin, joilla on
paljon sekä liikkuvan työn tekijöitä että asiantuntijoita, ja jotka olivat ottaneet hiljattain käyttöön O365-
pilvipalveluun perustuvan intranetin. Tavoitteena oli muodostaa kokonaiskuva sitä, mikä on intran rooli
ylipäätään työyhteisöviestinnässä, sekä kerätä parhaita käytäntöjä projektisuunnitelmaa varten
• Digital Workplace Jumpstart: maakunnan intran ja digitaalisen viestinnän tarpeiden visiointi ja eri
käyttäjäryhmien tunnistaminen.
• Projektisuunnitelman tekeminen yhdessä ICT:n kanssa
• Intran konseptointi. Tässä työssä sparrausryhmänä toimivat luovuttavien organisaatioiden intra-asiantuntijat.
Vaihe 2. Kvartaali 3/2018: hankeintran suunnittelu
• Hankeintran rakenteiden ja toiminnallisuuksien suunnitteleminen: valmistauduimme siihen, että lainsäädännön
toteutuessa Uusimaa2019 -hanke ottaa käyttöön maakunnan sisäisen viestinnän välineet ja kanavat ja ne tulevat
myös väliaikaishallinnon (vate) käyttöön.
6
• Tavoitteena oli toteuttaa kevyt intra valmisohjelmistona (ilman räätälöintiä), ottaa käyttöön hankevalmistelua
tukevat työtilat, Yammer sisäisen viestinnän välineenä sekä tiimien työskentelyä ja keskustelua tukeva Teams-
ratkaisu.
• Hankeintran käyttäjiä olisi ollut alkuvaiheessa noin 200, jolloin samalla oltaisiin pilotoitu välineiden käyttöä, ja
kerätty kokemusta käyttäjien tarvitsemasta koulutuksesta ja tuesta.
Vaihe 3. Kvartaali 4/2018: tarkentunut esiselvitys ja maakuntaintran mallintaminen
• Esiselvitys: Teimme tuleville intran käyttäjille marras-joulukuussa 2018 kyselyn, millaista on työyhteisöviestintä
heidän nykyisissä organisaatioissaan ja millaisia odotuksia maakuntaintralle on. Kysely tehtiin verkossa (1 467
vastaajaa) ja haastatellen 15 henkilöä puhelimitse tai kasvokkain)
• Kyselyn tulosten perusteella tehtiin havaintoja, joita oltaisiin lähdetty painottamaan intraprojektin edetessä.
Esimerkiksi yhteystietojen ja ohjeiden merkitys sisällöissä oli huomattavasti suurempi kuin oletettiin.
• Visual Demonstrator: intran mobiilikäyttöä, analytiikkaa ja muita toiminnallisuuksia mallinnettiin kahden case-
kuvauksen avulla. Tämä esitystapa konkretisoi liiketoiminnalle niitä toiminnallisuuksia, mitä modernilla intralla
voi olla.
Vaihe 4. Kvartaali 1/2019: dokumenttien hallinnan esiselvitys ja digitaalisen tiimityön
konseptointi
• Merkittävän osan maakunnan intran sisällöistä muodostaisivat erilaiset ohjeet ja dokumentit, erityisesti potilas-
ja hoito-ohjeet, joiden hallinta- ja elinkaarimalleja ei tunnettu. Tämän vuoksi asianhallintaprojektin päällikkö ja
sisäisen viestinnän valmistelija tekivät esiselvityksen haastatellen suurimpien luovuttavien organisaatioiden
edustajia. Työn pohjalta syntyi Digitaalisen tiimityön konsepti sekä yhteenveto suosituksineen. Suosituksen
ydin: potilas- ja hoito-ohjeet ovat asiakirjoja, joita ei kuitenkaan nykyisellään käsitelty
asianhallintajärjestelmässä. Maakuntavalmistelussa olisi pitänyt tehdä selkeä projektisuunnitelma potilas- ja
hoito-ohjeiden hallitulle siirrolle maakunnan ympäristöön.
3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista
Riippuvuuden kuvaus Riippuvuuden kriittisyys Riippuvuuden hallintamenetelmä
O365-pilviratkaisu luodaan ICT:n teknisessä projektissa ml. tietoturva, laitehallinta
Erittäin tärkeä Strukturoitu tapa jakaa tietoa projektien välillä
Intranet-palvelun sekä O365 -sovellusten käyttäjien ja käytön tuki. Tämä kuvataan ICT:n tuki-projektissa
Hyvin tärkeä Strukturoitu tapa jakaa tietoa projektien välillä.
Asianhallintaprojektissa kuvataan maakunnille siirtyvät asiakirjat. Muut dokumentit olisivat kuuluneet intranet-projektin määrittelyn piiriin, joka olisi edellyttänet sisältömigrointien suunnittelua
Erittäin tärkeä Strukturoitu tapa jakaa tietoa projektien välillä. Ennakoiva viestintä.
Maakunnan organisaatiorakenteiden ja johtamismallin suunnittelu (vaikuttaa intran informaatioarkkitehtuurin suunnitteluun)
Hyvin tärkeä Ennakkosuunnittelu. Projektisuunnitelma rakennettava joustavaksi ja muutokset huomioivaksi.
7
Eri hankekorien eli valmistelualueiden projektien eteneminen: intran perussisällöt rakentuvat eri hankevalmistelualueilta.
Erittäin tärkeä Ennakoiva projektisuunnittelu. Kullekin valmistelualueelle nimetään jo varhaisessa vaiheessa resurssi, jonka vastuulla intrasisällöt. Tiivis yhteistyö substanssi- ja viestintäammattilaisten kesken.
ICT/HR-projektissa luodaan henkilötietojen master-järjestelmä, josta saadaan tiedot intranetin käyttäjistä sekä pohjatieto roolipohjaisen intran luomiseksi.
Hyvin tärkeä Strukturoitu tapa jakaa tietoa projektien välillä.
Intranet-toimittajan resurssien saatavuus ja paikallisten tarpeiden ymmärrys
Erittäin tärkeä Osaamisvaatimusten kuvaaminen, jatkuva palaute. Kilpailutus.
Hankkeen oma Sharepoint-osaaminen.
Melko tärkeä Omien osaajien rekrytointi hankkeeseen, jolloin hanke ei ole riippuvainen ostetuista resursseista.
4. Organisaatio ja päätöksenteko
4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko
1. Työyhteisöviestinnän esivalmistelu
Esivalmistelua ohjasi neuvonantajaroolissa luovuttavien organisaatioiden viestintäpäälliköistä koostunut
Viestintäryhmä.
Valmistelun edetessä projektiryhmään olisi kutsuttu erilaisten luovuttavien organisaatioiden sisäisen
viestinnän vastaavia ja hallinnon, kuten henkilöstöhallinnon edustajia. Ohjausryhmään ja/tai
sparrausryhmään olisi työn edetessä kutsuttu liiketoiminnan edustajia erilaisista rooleista (esimies,
johto, asiantuntijatyö, liikkuva työ).
2. Intraprojekti
Intraprojektin ohjausryhmässä olivat esivalmisteluvaiheessa viestinnän hankejohtaja ja ICT/Tori
(toimialariippumattomat palvelut) kokonaisuuden projektijohtaja.
Projektitiimien kokoonpano vaihteli valmistelun eri vaiheissa, jotta mukaan saatiin paras mahdollinen
asiantuntemus. Sparraavana neuvonantajaryhmänä toimi luovuttavien organisaatioiden
viestintäpäälliköistä koostunut Viestintäryhmä.
Lain vahvistuminen jälkeen projektin ohjausryhmää olisi laajennettu ja projektiryhmään olisi kutsuttu
• luovuttavien organisaatioiden sisäisen viestinnän edustajia tai intra-vastaavia antamaan kokonaisvaltaista
näkemystä viestinnän tarpeista
• hallinnon (erityisesti HR) ja liiketoimintojen edustajia kattavasti eri valmistelualueilta kuvaamaan liiketoiminnan
tarpeita intranet-palvelulle
• ICT-osaamista, erityisesti sharepoint-osaamista varmistamaan, että palvelu toimii maakunnan ympäristössä
turvallisesti.
8
4.2. Projektitiimit
Projektitiimien kokoonpano vaihteli valmistelun eri vaiheissa, jotta mukaan saatiin paras mahdollinen
asiantuntemus.
Vaihe 1. Kvartaali 1 - 2 /2018: visiointi, taustakartoitus, projektin suunnittelu ja konseptointi
• Projektipäällikkönä toimi hankkeen puolella sisäisen viestinnän valmistelija. Hän teki työtä Microsoftin projektiryhmän
kanssa ja osallisti Uusimaa2019-hankkeesta eri valmistelualueiden nimeämiä yhteyshenkilöitä sekä suurimpien
luovuttavien organisaatioiden intravastaavia.
Vaihe 2. Kvartaali 3/2018: hankeintran suunnittelu
• Projektipäällikkö: sisäisen viestinnän valmistelija
• Projektitiimi: edustus hankevalmistelun alueilta, jotka ovat merkittävimmät sisällöntuottajat eli hankeviestintä/tiedottaja, hanke-PMO/hallintopäällikkö sekä sote-liikelaitoksen ja ICT-projektin valmistelijat tai projektikoordinaattorit.
Vaihe 3. Kvartaali 4/2018: tarkentunut esiselvitys ja maakuntaintran mallintaminen
• Projektipäällikkönä toimi sisäisen viestinnän valmistelija ja projektityöhön osallistettiin hankeviestinnän tiedottajat
sekä soteliikelaitoksen ja HR:n valmistelijat.
Vaihe 4. Kvartaali 1/2019: dokumenttien hallinnan esiselvitys ja digitaalisen tiimityön
konseptointi
• Projektipäällikkönä toimi sisäisen viestinnän valmistelija. Selvityksen tekemiseen ja konseptointiin osallistui
asianhallintaprojektin projektipäällikkö.
Organisoituminen lain läpimenon jälkeen
Lain vahvistuminen jälkeen projektin ohjausryhmää ja projektitiimiä olisi laajennettu alla suunnitellulla
tavalla (kuva):
9
Samalla oltaisiin alettu tarkentaa tulevan maakunnan intranet-palvelun, sekä Teamsin ja Yammerin
kaltaisten sovellusten hallintamallia ja muutoshallintaa (RACI).
4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät
Sidosryhmän kuvaus
Mitä sidosryhmältä odotetaan Miten yhteistyö tapahtuu?
Sisäisen viestinnän/intranetin vastuuhenkilöt
Osallistuminen intranet-projektiin projektitiimin jäseninä tai sisällöntuottajina tai työyhteisöviestinnän mallien sparraajina
Projektin aikana olisi tarkemmin määritelty yhteistyön tavat ja keinot.
Henkilöstö kaikissa henkilöstöä luovuttavissa organisaatioissa lakien läpimenon jälkeen
Palaute ja osallistuminen Osallistuminen työpajoihin, muutosviestinnän keinot
Microsoft Teknisen alustan toimittaja, parhaiden käytäntöjen ja toimintamallien neuvonantaja
Yhteistyösopimus, projektityö
Sharepoint/O365-kumppani Intranet-ratkaisun sovittaminen maakunnan tarpeisiin. Palvelun rakenteen suunnittelu, sisältösuunnittelun konsultointi, työpajat, muutoksen tuki. Kilpailutusta ei aloitettu esivalmisteluvaiheessa.
Yhteistyösopimus, projektityö
ICT-projektit (tekninen, tuki) Tekninen projektipäällikkö koordinoi ICT-infraan sekä käyttäjätukeen liittyviä asioita.
Projektinhallintamallin mukaan.
10
Vimana Tuki intranet-ratkaisun siirtämiseen Vimanan ylläpitoon. Tätä ei esivalmisteluvaiheessa määritelty
Mahdollinen yhteistyösopimus
5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava
työmäärä
Projektin päätehtävät on kuvattu Projektin vaiheet -luvussa. Sisäisen viestinnän kokonaisuutta
valmisteli yksi sisäisen viestinnän asiantuntija kokopäiväisesti helmikuusta 2018 alkaen, hänen
työaikansa jakautui intraprojektin ja työyhteisöviestinnän valmisteluun. Lisäksi valmistelija osallistui
muutosviestinnän ja yhteistoimintaviestinnän valmisteluun tarvittavilta osin. Lisäksi projektiin osallistui
valmisteluvaiheessa muita valmistelijoita eli asiantuntijoita hankkeen sisältä yhteensä arviolta yhden
henkilötyövuoden verran.
Jos intranetprojekti olisi jatkunut, oltaisiin tarvittu hankkeen omaan käyttöön arviolta seuraavat resurssit
• intranet-projektin projektijohtaja 100 %
• tekninen projektipäällikkö 100 %
• sisällöntuotannon projektipäällikkö 100 %
• muutosviestinnän vastaava tai -koordinaattori 100 %
• koulutus- ja muutosvalmennuskoordinaattori 50 – 100 %, riippuen ostopalveluiden ja mahdollisen Muutos PMO:n
roolista
Näiden lisäksi olisi tarvittu lain läpimenon jälkeen eri vaiheissa
• sisällöntuotantokoordinaattoreita ja resursseja noin 5 henkeä (100%) työskentelemään muutaman kuukauden ajan
sataprosenttisesti ennen palvelun käyttöönottoa, ja sen jälkeen (muutokset)
• käännösresurssit 2 x 50 % ennen käyttöönottoa ja sen jälkeen.
• tekniset tukiresurssit (kuten sharepoint-osaajia), mikäli niitä ei osteta palveluna
Projekti rahoitettiin Maakunnan ICT-hankkeiden kokonaisbudjetista ja sitä seurattiin TORI-
projektikokonaisuus -tasolla.
6. Riskit
Viestinnällisen intran osalta tehtiin riskikartoitus osana ICT:n tietoturvakartoitusta. Niiden lisäksi riskejä
kartoitettiin osana Hanke-PMO:n johtamaa riskianalyysiä. Keskeisimmät sisäisen viestinnän projektien
riskit ovat.
Riskin kuvaus (mitä tapahtuu, mikä on seuraus)
Vaikutus 1-3
Tod. näk. 1-3
Riskitaso (1-9)
Riskin hallintatoimenpiteet
Rahoituksen epävarmuus ja rahoituksen myöntäminen pätkittäin (jatkuvuuden puuttuminen)
3 2 6 Projektien suunnittelu ja tarvittaessa uudelleen organisointi, jotta rahoituksen viivästyessä voidaan työtä jatkaa.
11
Sopivien sopimuskumppaneiden puuttuminen (ml palvelutoimittajan tarjoamien resurssien osaaminen)
2 2 4 1. Mahdollisten sopimuskumppanien osaamisen kartoittaminen ja määrittely sekä referenssien tarkistaminen 2. Haetaan näkemystä kolmansilta osapuolilta, ns auditointi 3. Sopimusjuridiikka, mahdollistetaan exit)
Hankkeessa työskentelevän avainhenkilön tai –henkilöiden työpanoksen menettäminen johtaa viivästyksiin.
2 2 4 1. Töiden dokumentaatio ja POLin ylläpito 2. Säännönmukainen töiden ja tiedon jakaminen 3. Työssä jaksamisen tukeminen 4. Kilpailukykyinen työsuhde
Henkilöstöresurssien luovuttaminen siirtyvistä organisaatioista projektin käyttöön on riittämätöntä tai osaaminen ei vastaa tarpeita (esim sisällöntuotantoon tarvittavat resurssit)
2 1 2 1. Ennakoiva osaamisen resurssointi ja siitä kommunikointi 2. Muutosviestintä ja motivointi 3. Tarvittaessa ostopalvelut ja/tai rekrytointi
Uusimaa2019-hankeorganisaation (tulevien liiketoimintojen) henkilöstöresurssien riittävyys ja jyvittäminen eri projektien sisällöntuotantoon (verkkopalvelut ja intra)
2 1 2 1. Ennakoiva sisältöosaajien resursointi ja siitä kommunikointi 2. Riippuvuuksien tunnistaminen ja projektien välinen kommunikaatio 3. Tarvittaessa ostopalvelut ja/tai rekrytointi
Riippuvuus ICT-tekniikka- ja tukiprojekteista (aikataulut, resurssit, osaaminen) Teknisen projektipäällikön resurssin riittävyys.
2 1 2 1. Projektisuunnitelmien säännönmukainen seuranta 2. Projektihallintatyökalujen säännöllinen käyttäminen 3. Projektien yhteiset katselmoinnit
Dokumentinhallinnan kokonaisuus edellyttää mittavia migrointeja (aikataulu, resurssit
2 2 4 1. Tiivis yhteistyö liiketoimintojen kanssa sisältösuunnittelussa 2. Projektinhallinta, muutoshallinta
Maakunnan organisaatiorakenteiden ja johtamismallin suunnittelu viivästyy ja vaikuttaa intran informaatioarkkitehtuurin suunnitteluun
2 1 2 1. Projektinhallinta 2. Ratkaisun suunnitteleminen joustavaksi
Puutteellinen projektinhallinta 1 1 1 1. Projektisuunnitelmien säännönmukainen seuranta 2. Projektihallintatyökalujen säännöllinen käyttäminen 3. Hankeorganisaation eri osapuolten kanssa katselmointien järjestäminen ja säännöllinen keskustelu 4. Tarvittaessa ulkopuolinen katselmointi
12
7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät
keskeiset dokumentit
Projektin keskeiset tuotokset:
Dokumentin nimi
Liitteenä:
Työyhteisöviestinnän konsepti
Intranet ja O365 sisäisen viestinnän konsepti
Digitaalisen tiimityön konsepti
Esiselvityksen yhteenveto, tiivistelmä (kalvot), intraprojekti vaihe 3
Intraprojekti vaihe 3 Visual Demonstator
Hyvä viestintä: henkilöstöfoorumin työpaja 13.2.2018
Ei liitteenä:
Dokumenttien hallinta esiselvityksen yhteenveto
Viestinnän esiselvitys, mukaan lukien sisäinen viestintä
Intranet-projektikuvaus
ICT/TORI sisäinen viestintä projektikuvaus
ICT/Tori sisäinen viestintä projektikortti
ICT/Tori sisäinen viestintä tiivistelmä
Intraprojekti: Digital Workplace Jumpstart Recommendations
Intraprojekti vaihe 2 Intranet and Teams Pilot Plan Document v.1.0
Intraprojekti vaihe 2: Intranet Pilot Environment
Intraprojekti vaihe 2 Final Demo of the Intranet Pilot Environment
Intraprojekti vaihe 3 Intranet Vision
Intraprojekti vaihe 3 Executive Summary Presentation
Viestinnällinen intranetin riskienhallinta
Työyhteisöviestinnän konsepti
Motto: ”Olen proaktiivinen viestijä, jaan tietoa ja keskustelen toisia arvostaen. Koen, että tulen itsekin kuulluksi”
Tarkistettu versio
Työyhteisöviestinnän konsepti
Elisa Tikka
Dokumentin historia
Versio Päiväys Tekijä Tila Muutokset
0.1 9.3.2018 Elisa Tikka Työversio Konseptin aihio Word-muodossa
0.2 9.5.2018 Elisa Tikka Työversion (osana viestintäohjelmaa) esittely
hankekokouksessa
Konseptin aihioiden esittely
hankekokouksen työpajassa
0.3 4.6.2018 Tero Manninen / Elisa Tikka Luonnos (osana viestintäohjelmaa) esittely
maakuntahallitukselle
0.1 (ppt) 19.10.2018 Elisa Tikka Työversio Konseptin ensimmäinen koonti ppt-
muotoon
0.8 26.10.2018 Elisa Tikka Työversion esittely viestintäryhmälle (semi
7.11.2018)
Tarkennuksia viestijöiden rooleihin,
yhdenmukaistettu viestintäohjelman
mukaiseksi
0.9. 21.11.2018 Elisa Tikka Työversio jaettu Uusimaa- 2019-hankkeen
kommentoitavaksi Yammerissa ja seinällä.
Tarkennuksia työvälineisiin
1.0 22.3.2019 Elisa Tikka Viimeistelty dokumentointia varten Tarkistettu termistö ja kanavaopas.
Poistettu osa viestintäfunktion palvelut.
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Sisällysluettelo
1. Lähtökohdat
2. Työyhteisöviestintä kulttuurimuutoksen työkaluna
3. Keinot, kanavat, roolit
4. Tausta-aineisto
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Työyhteisöviestinnän lähtökohtana moniääninen ja monipuolinen maakunta
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Mihin työyhteisöviestinnän ohjelma nojaa
Työyhteisöviestinnän konsepti nojautuu
• maakunnan strategiaan
• viestintä- ja markkinointiohjelmaan
• brändikonseptiin
• henkilöstöpoliittiikkaan
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Millaisista työntekijöistä työyhteisö muodostuu?
Työyhteisöviestinnän konseptiLähde Maakuntien kuntatyöntekijät
lukuina KEVA 1.9.2018
Moninainen joukko osaajia, noin 60 000 henkeä laajalla maantieteellisellä alueella
Maaliskuu
2019
SWOT-analyysi /kevät 2018
Nykytila - vahvuudet (Strengths) Nykytila - heikkoudet (Weaknesses)
• Hyvät vakiintuneet mallit olemassa
• Sisäinen viestintä on henkilöstöä lähellä
• Henkilöstö on sitoutunut työhönsä
• Työyhteisön asiat kiinnostavat ja niihin on
mahdollisuus vaikuttaa
•Eri organisaatioissa erilaisia käytäntöjä: lähtötila
vaihtelee.
•Suurten kaupunkien konserniviestintä ei välttämättä
tunnista sote-toimintojen viestintähaasteita
•Yksisuuntaisuus, keskustelun ja osallistamisen
hajanaisuus
•Viestien, kanavien ja työkalujen runsaus
•Johdon ja esimiesten rooli viestijöinä vaihtelee
•Painopiste monissa organisaatioissa media- ja
asiakasviestinnässä
Tuleva - mahdollisuudet (Opportunities) Tuleva - uhkat (threats)
•Modernit (mobiilit) työvälineet mahdollistavat
kohdennetun, avoimen ja keskustelevan viestinnän
•Pienemmät yksiköt saavat tuekseen isot organisaation
toimintamallit ja osaamisen
•Mobiilit viestintävälineet eivät ole kaikkien käytössä heti
•Muutosvastarinta: johto ja esimiehet saatava heti
mukaan
•Laajassa organisaatiossa viestintä helposti pirstaloituu
ja muuttuu etäiseksi.
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Työyhteisöviestintä onkulttuurimuutoksen työkalu
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Työyhteisöviestinnän strategiset ulottuvuudet
Työyhteisöviestinnän konsepti
Selkeä
tiedonkulku ja -
vaihdanta
Lähde: Juholin, Åberg, Aula 2015
… jotta tiedämme ja
voimme jakaa omaa
tietämystämme = MITÄ
TEEMME
Yhteisöllisyyden
rakentaminen ja
tunnelman
luominen
… jotta koemme
kuuluvamme
työyhteisöön =
LIITTYMINEN
JA
KUULUMINEN
Vastuullinen
sisäinen
dialogi… jotta pääsemme
vaikuttamaan, koemme
työmme merkitykselliseksi ja
voimme omistautua itse
työlle = HALLINNAN TUNNE
Johdettua
keskustelua
… jotta
ymmärrämme ja
voimme toimia
strategian
mukaan =
MIKSI TEEMME
Maaliskuu
2019
Strategiasta johdettuja käytännön tavoitteitaIhmiset ja hyvinvointi
keskiössä
Kestävästi kasvava ja
yhtenäinen
metropolimaakunta
Rohkeasti uudistuvat
palvelut
Edistyksellinen
johtaminen ja kestävä
talouden ura
Tavoitteena sisäinen
toimintakulttuuri, joka tukee
asukas- ja asiakaskeskeisesti
toimivaa maakuntaa.
Viestintäkulttuuri on avointa ja
kannustaa keskusteluun.
Yhteisölliset viestintävälineet
ovat tukena.
Käytännön arjessa näkyy
uudistava kulttuuri, uudet
palveluinnovaatiot ja asukas- ja
asiakaskokemus.
Johtaminen on viestintää;
viestintä on johtamista. Hyvä
työntekijäkokemus ja
työnantajamaine > olemme
haluttu työpaikka.
• Henkilöstö osallistuu
strategiaprosessiin, strategian
viestintä on vuorovaikutteinen
prosessi
• Asukas/asiakasasiat ovat
jokaisen yksikön viestinnän
teemoina
• Sisäiset verkostot ja
verkottuminen on hyväksyttyä
• Johto ja esimiehet ovat
esimerkkejä, esim. johtoryhmän
kokouksista viestintä on yksi
kohta
• Tuetaan/koulutetaan sisäisen
somen käyttöön
• Henkilöstötilaisuudet ovat
osallistavia
• Tietoa jaetaan yli
yksikkörajojen, keinoina esim
yksikkörajat ylittävät
innovointipäivät
• Työtilat tai tiimien
työskentelytilat ovat
lähtökohtaisesti avoimia
(suljettuja perustellusta syystä).
• Asukas/asiakaskokemus
toistuva teema kaikessa
työyhteisöviestinnässä, esim.
tiimikokousten agendalla
• Innovaatio-ohjelmat/kilpailut
kaikille
• Muutosviestinnän
suunnitelmien tekeminen
osaksi rutiinia.
• Johtajat ja esimiehet näkyvät ja
ovat läsnä
• Liiketoimintojen ja esimiehen
vuosikelloissa mukana sisäinen
viestintä (esim
kokouskäytännöt,
yksikköpäivät)
• Johdon ja esimiesten
viestintäkoulutus
säännönmukaista
• Henkilöstön kuuleminen
säännönmukaista mm. kyselyt
ja mittaaminen ja korjaavista
toimenpiteistä sopiminen
• Rekrytointimarkkinointi & -
viestintä on suunnitelmallista.
Työyhteisöviestinnän konsepti
ST
RA
TE
GIA
SIS
ÄIS
EN
VIE
ST
INN
ÄN
TA
VO
ITE
MIT
EN
Maaliskuu
2019
Mitä arvioidaan ja mitataan
Arvioinnin kohde Mitattava asia Menetelmä Vastuutaho
Organisaation maine Työnantajamielikuva,
mainemittari
Työhyvinvointi
Sisäinen työkierto / lähtöprosentti
Avointen hakemusten tai hakijoiden määrä
per paikka
Rekryilmoitusten klikkiprosentit jne
Viestintä
HR
Strategiayksikkö
Työyhteisöviestinnän
suunnitelmien arviointi
Tilannekuvan saaminen
Luotaus
Kyselytutkimukset
Verkkokeskustelut työyhteisöviestinnän
nykytilasta
Benchmark muihin organisaatioihin
Johto, HR ja
viestintä
Työyhteisöviestinnän
prosessien arviointi
Strategiaprosessin
onnistuminen
Kanavien käyttö
Kvantitatiiviset mittarit eri kanavien käytöstä,
kyselyt, äänestykset
Kyselyt kuten ”ymmärsitkö viestin” ”miten
koet”, joilla mitataan (strategia)viestien
läpimenoa
Tapahtumiin osallistuminen
Strategiayksikkö/j
ohto, HR,
viestintä
Työyhteisöviestinnän
toimivuuden tai vaikuttavuuden
arviointi
Työtyytyväisyys/Työhyvinvointi
Henkilöstökokemus
Viestinnän toimivuus
Henkilöstötutkimus
Ilmapiiritutkimus
Viestintätutkimus
HR, viestintä
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Viestinnän roolit, keinot ja kanavat
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Huom. Digitaalisen työskentelyn välineistä > katso erillinen intra/O365-konsepti sekä
Digitaalisen tiimityön konsepti
Työyhteisössä kaikki viestivät 1/2Henkilön työrooli Vastuu ja tehtäviä Viestinnän sisältöjä
Johto Antaa suunnan ja kasvot. Lisää
ymmärrystä. On läsnä. Luo yhteishenkeä ja
kulttuuria.
Viestii päätöksistä ja vaikutuksista (strategia,
suunnitelmat, muutostarpeet, toimialan ja –
ympäristön näkymät). Kuuntelee, keskustelee ja
keskusteluttaa
Esimies tai tiimin
vetäjä
On läsnä, kuuntelee ja keskustelee.
Työntekijän ensisijainen kontakti. Jalkauttaa
johdon henkilöstöviestintää. Vastaa oman
yksikkönsä työyhteisöviestinnästä.
Johtaminen on viestintää:
• koko organisaation asioiden vaikutukset omaan
tiimiin
• oman tiimin suunnitelmat ja johtaminen,
päivittäisviestintä
• alaisten työhön ja kehittymiseen ja rekrytointiin
liittyvät asiat, palautteen antaminen
Työntekijä Tunnistaa roolinsa viestijänä ja arjen
“suurlähettiläänä”. Ottaa selvää ja viestii
oman vastuualueensa asioista/omasta
työstään. Varmistaa tiedon oikeellisuuden.
• Kollegiaalinen verkottuminen ja viestintä
• Ottaa proaktiivisesti selvää asioista
• Jakaa omaa tietämystä proaktiivisesti yli
organisaatiorajojen
• Sparraa, kannustaa, antaa palautetta.
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Työyhteisössä kaikki viestivät 2/2Henkilön työrooli Vastuu ja tehtäviä Viestinnän sisältöjä
Henkilöstön edustaja,
luottamustoimi,
työsuojelu
Välittää työnantajalle ja johdolle
henkilöstön näkemystä ja päinvastoin.
Proaktiivinen viestintä ja keskustelu
työsuhdeasioista ja organisaation muutoksista.
HR Uuden toimintakulttuurin ja
työyhteisöviestinnän tien raivaaja. Tukee
johtoa ja esimiehiä, valmentaa ja
kouluttaa.
Viestii johdolle ja esimiehille (suunnitelmat,
muutostarpeet, osaamistarpeet). Tukee ja
valmentaa esimiehiä ja johtoa (esim palaute,
rekrytoinnit, lähtöhaastattelut)
Viestinnän tehtävissä
toimiva
Toimintakulttuurin ja uudenlaisen
työyhteisöviestinnän suunnan näyttäjä.
Valmentaa, luotsaa, tukee, tekee ja
varmistaa tulokset.
Näkee kokonaiskuvan ja varmistaa siten viestien
tasapainoisuuden ja tasa-arvoisuuden. Auttaa
sisältöjen kirkastamisessa. Tukee johtoa. Seuraa
ja raportoi. Kouluttaa ja valmentaa. Välittää
hiljaisia signaaleja. Osaa menetelmät. Tarjoaa
kanavia, keinoja ja sisältöjä.
Valtuutettu tai muu
luottamushenkilö
Käy arvokeskustelua, erityisesti
asukkaiden suuntaan.
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Työyhteisöviestinnän keinoja
Päivittäinen johtaminen, tapahtumat ja
infotilaisuudet (virtuaaliset ja läsnäoloa
edellyttävät), tilat
”Henkilökohtaiset” eli keskustelut
(virtuaaliset ja kasvokkain), Teams-
kokoukset, Yammer, sähköposti
Julisteet, kirjaset, tavarat
henkilöstölehti, kampanjaesitteet
”Toimitettu” viestintä eli uutiskirjeet, intran
uutiset, webcastit, podcastit, videot,
infotaulut
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Viestinnän kanavaopas
Maaliskuu 2019Työyhteisöviestinnän konsepti
Intra
Yleinen tieto, pysy kartalla,
luet uutiset, ikkuna
erilaiseen tietoon
Puhelu
kun asia vaatii nopeaa
pohdintaa, selvitystä tai
toimintaa
Kasvokkain
Laajoille ja monimutkaisille
asioille, tunnelman
luominen, tutustuminen.
Pohdinta, ideointi,
keskustelu
Yksikkö- ja tiimikokoukset
Omaa yksikköä koskeviin
asioihin
Hyödynnä myös Teams!
Teams
Pikaviestit, kokoukset,
dokumenttien jakaminen –
kaikki myös
älypuhelimessa
Teams
Pikaviestit, keskustelu,
virtuaalikokoukset,
dokumenttien yhdessä
työstäminen ja jakaminen.
Kahdenkeskinen tai oman
tiimin, osaston, yksikön tai
projektin.
Projektikokoukset,
teemakokoukset
Tiettyyn aihepiiriin liittyvät
Hyödynnä myös Teams!
Tekstiviesti
Kun asia vaatii nopeaa
toimintaa. Tavoittaa myös
matkoilla (ulkomailla)
Yammer
Talotasoiset avoimet
keskusteluryhmät eri
teemoistateemaryhmissä
Verkossa
Puhelimessa
Kasvokkain
Sähköposti
Viestit talon
ulkopuolelle
Henkilöstöinfot
Yleisempi katsaus
menneeseen ja
tulevaan.
Hyödynnä myös
Teams!
Viestintävälineiden tiekartta
1 Koko maakunnan henkilöstö voi käyttää yhteisiä yhteisöllisiä viestintävälineitä..
2
3
4
Yhtenäistetään sisäisen viestinnän käytännöt johdetusti. Panostetaan: kasvokkaisviestintään, Teams-jalkautukseen. Aloitetetaan digitaalisten infotaulujen yhtenäinen käyttö.
Sähköpostista on luovuttu sisäisessä viestinnässä
5
6
7
2021
2022
ks myös:
https://www.avanade.com/en/blogs/avanade
-insights/collaboration/microsoft-teams-
supercharges-collaboration-for-millennials-
to-boomersTyöyhteisöviestinnän konsepti
Maaliskuu
2019
2023
2024
Painetusta henkilöstölehdestä luovutaan.
Liitteet, taustamateriaali
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Henkilö
Keinot, kanavat
Sisältömaster:
sisällöt
tallennettuna yhden
kerran yhteen
paikkaan
Tarve
VALINTA
Kriteeri
Kanava valitaan tarpeen mukaan
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Esimerkkejä viestinnän kriteereistä
Pitää tietää Hyvä tietää
Avointa Luottamuksellista
Kohdennettua: yhdeltä yhdelle, monelle, kaikille Tasapuolista (maantiede, vuorotyö)
Edellyttää läsnäoloa Tallenne (saatavilla helposti/myöhemmin)
Määrämuotoinen Vapaamuotoinen
Nopeaa, kiireellistä Taustoittavaa
Monikanavaista
Helppoa (selkeää)
Vaatii toimenpiteitä Tekee vaikutuksen
Mahdollistaa keskustelun/yhdessä tekemisen
Kuunneltavaa, katseltavaa (esim. työmatkalla) Laiteriippumatonta
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Organisaatioviestinnän kohderyhmille leimallista
Työyhteisöviestinnän konsepti
Työsuhteen laatu
• pysyvä
työ/virkasuhde
• tilapäinen
työsuhde (sijainen)
• opiskelija/harjoitteli
ja
• EXT / konsultti,
tutkija
Tehtävän kuva
• liikkuu asiakkaiden
luona
liikkuu työnantajan
tiloissa
• on paljon
päätelaitteen
ääressä
Asema
• esimies
• kaikki työntekijät
• valtuutetut ja muut
luottamushenkilöt
Sisällöt
• käsittelee
sensitiivistä tietoa
• ei käsittele
sensitiivistä tietoa
Maaliskuu
2019
Mitä termit tarkoittavat?
Sisäinen viestintä – organisaatioviestintä - työyhteisöviestintä?
Työyhteisöviestinnän käsite
• on yhä laajemmin korvannut sisäisen viestinnän käsitteen suomalaisissa työyhteisöissä
• kuvaa työn, työntekijän, työyhteisön ja työhön liittyvien verkostojen monimuotoista suhdetta.
• kertoo viestinnän dynaamisuudesta ja lomittumisesta työn tekemiseen ja organisaation prosesseihin.
• ilmentää paremmin ajatusta: viestintä tapahtuu siellä, missä ihmiset toimivat ja missä he itse tuottavat ja vaihtavat tietoa ja kokemuksia itseohjautuvasti.
Sisäinen viestintä heijastaa kaikuja ajattelusta, jonka mukaan viestintä olisi selkeästi hallittavissa ja erillään organisaation muusta viestinnästä.
Organisaatioviestintä- terminä haastava, sillä sitä saatetaan käyttää synonyyminä yhteisöviestinnälle, joka puolestaa kattaa sekä organisaation sisäisen että organisaatiosta ulospäin suuntautuvan vuorovaikutuksen.
Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu
2019
Osallistu myös keskusteluun:
Työyhteisöviestinnän konsepti
#Uusimaa2019 #turvallinensiirtymä #rohkeauudistuminen
Maaliskuu
2019
Intra ja yhteisölliset viestintävälineet -konsepti
Motto: ”Digitaaliset viestintävälineet auttavat minua viestimään, verkottumaan, jakamaan osaamistani ja löytämään tietoa”
9.11.2018
LUONNOS
LUONNOS /// Elisa Tikka
Dokumentin historia
Versio Päiväys Tekijä Tila Muutokset
0.1 7.4.2018 Elisa Tikka Työversio Ensimmäinen koonti
0.2 9.5.2018 Elisa Tikka Työversion ensimmäinen esittely/katselmointi
hankkeen yhteyskokouksessa
0.3 6.6.2018 Elisa Tikka Työversion esittely viestintäryhmälle
0.31 19.6.2018 Elisa Tikka Konseptin esittely luovuttajien organisaatioiden
viestintäjohdolle
0.4. 5.7.2018 Elisa Tikka Konsepti hankkeen kommenteille seinälle ja
sharepointiin (katselmointi)
0.5. 26.9.2018 Elisa Tikka Konseptin esittely soteliikelaitoksen
toimintaryhmälle
0.6. 26.10.2018 Elisa Tikka Työversio Kanavien tarkennukset
0.6. 9.11.2018 Elisa Tikka Työversio Navigaatiorakenteen ja
kanavaroolien tarkennuksia
0.7. 20.3.2019 Elisa Tikka Työversio Pieniä tarkennuksia
0.8. 16.5.2019 Elisa Tikka Konseptin viimeinen versio Täsmennykset, sisällysluettelon
päivitys
LUONNOS 20.3.2019 2
Sisällysluettelo
1. Rajaukset
2. Lähtökohdat
3. Visio
4. Intra ja yhteisöllisten viestintävälineiden roolitus
5. Intran toiminnallisuudet ja sisällöt
6. Hallintamalli
7. Sharepoint ja Teams ekstranet käytössä
8. Tausta/lisäaineistoa
LUONNOS 320.3.2019
Mihin konsepti nojaa
Intran ja yhteisöllisten viestintävälineiden konsepti
nojautuu
• maakunnan strategiaan
• viestintä- ja markkinointiohjelmaan
• brändistrategiaan
• henkilöstöpoliittisiin linjauksiin
• työyhteisöviestinnän konseptiin
LUONNOS 420.3.2019
Konseptin rajaus
LUONNOS
Yammer
OneDri
ve
Outlook
Delve
Office
Apps
HR ERP
(työpaikat,
eLearning
Asian/asia
kirjanhallin
ta
Lähde (mukaellen) North Patrol
tiimiProjekti
Teams
Viestinnällinen intra
Dokumenttien
hallinta –
sharepoint työtilat
projekti
20.3.2019 5
Lähtökohdat
LUONNOS 620.3.2019
Millaisista työntekijöistä työyhteisö muodostuu?
• Erilaisista ammattiryhmistä koostuva ammattilaisten joukko
• Noin 60 000 henkeä laajalla maantieteellisellä alueella
• Keski-ikä noin 44 v. (ks työyhteisöviestinnän konsepti)
• Useat käyttäjäryhmät käsittelevät sensitiivistä tietoa (myös muuta kuin potilastietoa)
• tiedon käyttötavat voivat erota käyttäjäryhmittäin (heterogeenisyys)
• Liikkuvan työnteon merkitys kasvaa (mobiilikäyttö lisääntyy)
LUONNOS 20.3.2019 7
Käyttäjäryhmiä ylätasolla
Käyttäjäryhmä Tarkempi kuvaus + volyymit Työskentelyn tapa
Työntekijän rooli
UMAKUn palveluksessa virkasuhteessa olevat
työntekijät tai tilapäiset työntekijät (jotka toisen
työnantajan palveluksessa). Roolista riippuen on
erilaisia edellytyksiä, jotka henkilön tulee täyttää.
Useita erilaisia työntekijäryhmiä ja rooleja.
• Kotisairaanhoitajat
• Sosiaalitoimen työntekijät
• Sairaanhoitajat, mukaanlukien kliiniset tukipalvelut,
kuten HUSLAB, kuvantaminen (30 000 +)
• Lääkärit (7 000)
• Tutkimus ja kehitys (tuhansia)
• Hallinnon asiantuntijat (alle 10 000)
• Kenttätyöntekijät (paljon erilaisia ryhmiä, esim HUS
Tukipalvelut, pelastustoimi jne)
Työskentelee työnantajan eri tiloissa, asiakkaan tiloissa tai
kotitoimistolta käsin (mobiili päätelaite) tai pöytäkoneella
työnantajan tiloissa
Esimies
Käyttäjä, jolla on suoria alaisia ja näihin liittyviä
hallinnoillisia velvoitteita.
Noin 10 000 Kaikki esimiehet käsittelevät tavalla tai toisella sensitiivistä tietoa.
Tiiminvetäjä, jolla ei esimiesvastuuta
Prosessi- tai palveluvastaava, joka ohjaa tiimiä,
ei suoraa esimiesvastuuta.
Tiimi / palvelu / prosessiesimiehet:
(7 000-8 000)
Onko tämä rooli jotenkin huomioitava erikseen
Opiskelijat, harjoittelijat • Brändin ja yrityskulttuurin luomisen kannalta tärkeä ryhmä
huomioida
Toisen organisaation identiteetillä olevat
työntekijät Esim. ulkoiset konsultit, jotka tekevät
UMAKUlle projektityötä
• Miten relevanttia on huomioida tässä vaiheessa?
• Tälle ryhmälle tarvitaan oikeudet vain tiettyihin työtiloihin, ei
koko Intraan.
20.3.2019LUONNOS 8
Nykytila SWOT
Vahvuudet (Strengths) Heikkoudet (Weaknesses)
•Office 365 yleisesti käytetty
• Intran asema tunnustettu
•Monien organisaatioiden intrat ovat erittäin käytettyjä,
ikkuna dokumentteíhin, intra monille ”digitaalinen
työpöytä”, ikkuna tietoon
• Viestintävälineiden runsaus: roolitus ja integraatio
puuttuu
• Intran ja dokumenttien hallinnan rajanveto (monet
dokumenttiversiot ja tallennuspaikat)
• Kehitystyötä tai hallintamallia ei kaikissa
organisaatiossa olla vastuutettu
• Keskusteluvälineiden puute
• Epäselvät pelisäännöt (esim jakaminen)
Mahdollisuudet (Opportunities) Uhkat (threats)
• O365-projektit Espoo, Vantaa, Keusote: Henkilöstö
oppii ja tutustuu uusiin välineisiin
• Teams kehittyy ja selkeys viestinnällisen intran ja
Teamsin välillä voidaan kirkastaa
• Dokumenttien hallinta keskitetään omaan
dokumentinhallintaympäristöön/sovellukseen
• Mobiili käyttö ei ole yleistä, koska välineet eivät ole
kaikkien käytössä heti
• Useita samanaikaisia muutoksia muutenkin käynnissä
> muutos vaatii aikaa ja tuo muutosvastarintaa
• O365 pilvipalvelun muutoshallinta
LUONNOS 20.3.2019 9
VISIO
Intra on palvelu, jonka äärelle käyttäjät hakeutuvat
LUONNOS 1020.3.2019
Visio: intranet on palvelu, jonka äärelle henkilöstö hakeutuu
Tavoitteena käyttäjien mielestä paras intranet Suomessa vuonna 2021.
Intra on palvelu, joka rakennetaan käyttäjätja sisältö edellä teemakohtaisesti, ei organisaatiorakenteiden mukaisesti.
LUONNOS 11
Löydän tietoa,
yhteystietoja ja
uutisia. Jaan
osaamistani,
viestin ja
verkostoidun
20.3.2019
Miksi intra? Sosiaalinen intra on keskeinen työyhteisöviestinnän kanava
LUONNOS 12
Sosiaalinen intra on maakunnan henkilöstön
yhdistävä yhteinen viestintä- ja yhteistyöalusta
Johdettua
keskustelua
Tarjoaa koko
henkilöstölle tietoa
siihen, miten ollaan
töissä maakunnassa.
Selkeä tiedonkulku
ja -vaihdanta
Antaa oikeaa ja
ajantasaista tietoa
tasapuolisesti ja tasa-
arvoisesti.
Huomioi ison
organisaation monet
tarpeet esim. liikkuva
työ, kaksikielisyys.
Yhteisöllisyyden
rakentaminen ja
tunnelman luominen
On läpinäkyvä.
Antaa mahdollisuuden
keskustella ja
verkostoitua, oppia
kollegoilta ja kehittyä.
Vastuullinen
sisäinen dialogi
Käyttäjäkeskeinen
Tukee itseohjautuvien
tiimien toimintaa sekä
muiden
viestintäkanavien
käyttöä.
20.3.2019
Tavoitteet ja mittarit
LUONNOS 13
Maa
ku
nn
an
str
ate
gia
Avoimet kyselyt esim jatkuva pulssi etusivulla. Henkilöstötyytyväisyyskyselyssä oma osuus. Benchmark muihin.
Otantakyselyt per uutinen. Laadulliset kyselyt (löysitkö). Verkkokeskustelut. Määrälliset mittarit kanavien käytöstä
(Eniten vieraillut intrasivut, Kuinka kauan sivulla, Mitä hakusanoja käytetään, Mistä lokaatiosta haetaan tietoa, Tullaanko
omilla vai yhteiskäyttötunnuksilla, Käytetäänkö mobiilisti, työasemalta)
Ta
vo
ite
Mitta
rit
ja
men
ete
lnät
20.3.2019
Intran kulmakiviä (toiminnalliset asiat)
Keskitetty
• maakunnan yhteinen, y-tunnus linjaa käyttäjät
• voidaan tarvittaessa hajauttaa
• yhteisiä ja profiloituja sisältöjä: yhteiset sisällöt luovat ymmärrystä ja kulttuuria, profiloidut turvaavat jatkuvuuden, kytkevät maakunnan strategian arkeen
Mallinnettu ja johdettu
• johtamismalli, vastuunjakotaulukko
• vahva tuki ylläpitäjille ja käyttäjille
• sisällöt tallennetaan vain kerran
Luottamus ja salliminen
• lähtökohtana sisältöjen avoimuus ja läpinäkyvyys, jakaminen. Rajoituksia vain perustellusti
• sallitaan keskustelun rönsyäminen ja kokeilukulttuuri (sillä se on turvallisempaa organisaation IT:n varmistamissa välineissä)
Mahdollistaa evoluution
• joustavalle pohjalle rakennettu kokonaisuus mahdollistaa muutokset maakunnan toimintojen muuttuessa
• tukee liikkuva työtä
• tukee kieliversioita
LUONNOS 20.3.2019 14
Tavoitteita ja hyötyjä henkilöstöryhmittäin
Minulle Tiimille Johdolle
• Voin lukea ja lähettää uutisia ja
viestejä minulle sopivana
ajankohtana (mobiililaite kulkee
mukana)
• Saan kollegat kiinni nopeammin
ja helpommin, myös
• Työajan järkevämpi käyttö: ei
tarvitse odottaa sähköpostilla
yhden henkilön vastausta, vaan
parviäly ratkoo
• Kokouksia voidaan pitää
tarvittaessa virtuaalisesti
• Löydän etsimäni ohjeet helposti,
voin luottaa siihen, että ne ovat
ajan tasalla.
• Voin aidosti osallistua työn ja
palvelujemme kehittämiseen
jakamalla osaamista ja
palautetta.
• Löydämme yhdessä nopeammin
ratkaisuja
• Maantieteellinen etäisyys ei ole
este kokouksille ja keskustelulle
tai tiimihengen luomiselle.
• Parempi tilannekuva suoraan
kentältä, tehokkaampaa
työskentelyä.
• Ketterämpää reagointia ja
mahdollisuus muutokseen
• Työ/henkilöstötyytyväisyys
paranee
• Asiakastyytyväisyys?
LUONNOS 1520.3.2019
Alustava hahmotelma
Intra ja yhteisöllisten viestintävälineiden roolitus
LUONNOS 1620.3.2019
Viestinnän kanavaopas/pelikirja, malli 1
Intra – jotta pysyt kartalla!
Kaikille yhteinen tieto, luet
uutiset, ikkuna sovelluksiin
ja ohjeiden äärelle.
Puhelu - nopea
kun asia vaatii nopeaa
pohdintaa, selvitystä tai
toimintaa
Läsnäolokokoukset
Laajoille ja monimutkaisille
asioille, tunnelman
luominen, tutustuminen.
Pohdinta, ideointi,
keskustelu.
Teams
kaikki yllä oleva toimii myös
älypuhelimessa
Teams – yhdessä
työskentely
Kahdenkeskinen tai oman
tiimin, osaston, yksikön tai
projektin. Pikaviestit,
keskustelut, kokoukset,
dokumenttien yhdessä
työstäminen ja jakaminen.
Tekstiviesti - nopea
Kun asia vaatii nopeaa
toimintaa. Tavoittaa myös
matkoilla (ulkomailla)
Yammer – avoin
keskustelu
Koko maakunna avoin
keskustelu eri
teemoista.
Verkossa
Puhelimessa
Kasvokkain
Sähköposti - ulospäin
Viestit ulospäin (jos
henkilö ei ole
Teamsissä)
Henkilöstöinfot
Yleisempi katsaus
menneeseen ja tulevaan.
Hyödynnä tarvittaessa
myös Teams!
kanavalähtöinen
malli
RyhmätyöskentelyKohdennettu: yksikkö/osasto/tiimi
Mahdollisuus jakaa ulkopuolelle (nsekstranet-käyttö)
Työskennellään yhdessä
Viestintä ja uutisointiJulkaisu usealle
Avoin: kaikkien saatavillaViestintää, uutisointia, keskustelua
OneDrive
Delve
Sähköposti
Teams
• keskustelut, kokoukset
• projektityötilat
• ryhmätyötilat
• kumppanityötilat
• One note – yhteiskäyttö
• Planner
HenkilökohtainenYksityinen
Kahdenvälinen
OneNote
PlannerTeams
Events
Intran uutiset ja
viestintäsivustot, blogit,
videot, podacastit
Oma personoitu
intran uutissivusto
- Uutissyöte
- omat uutiset
- oma blogi
Yammer
Teams
yksityisviestit ja
puhelut
Viestinnän kanavaopas/pelikirja, malli 2
20.3.2019LUONNOS 18
Viestinnän kanavaopas/pelikirja, malli 3
Yksityistä, kahdenvälistä Ryhmä (tunnistettu)
Laajalle ryhmälle
(joista kaikkia ei
tiedetä etukäteen)
Tarve Henkilökohtaista,
luottamuksellista,
asia vaatii
selittämistä, Kiire
Yhdessä
työskentelyä
Yksikön/myös talon ulkopuolelta
jäseniä. Osaston/projektin
työskentelyyn. Ryhmätyö.
Viestiä tai uutisoida, jakaa
tietoa, herättää
keskustelua
Keino Tapaaminen
kasvokkain
Puhelu (puhelin tai
Teams-kokous tai
chat)
Sähköposti (jos
vastaanottajalla ei
ole Teamsiä, eikä ole
kiireellistä)
* Tiedoston
jakaminen One
Driven kautta
* Teams kokous
tai chat
Teams chat, kokous, dokumenttien
työstäminen yhdessä (projekti-
verkosto-, yksikön tai tiimin oma
Teams)
Projektihuoneet ja -kokoukset,
Lean-seinät
Yksikkö – tai tiimikokoukset,
tapahtumat
Yammer – koko
henkilöstölle
Intran uutiset (viestintä
toimittaa)
Teams-kokous
Henkilöstöinfot
Kohderyhmä – tai
tarvelähtöinen malli
Intran/yhteisöllisten viestintävälineiden tiekartta /evoluutio
1 • Maakuntakonsernin viestinnällinen intra valmis, samoin yhteiset sisällöt työtiloissa
• Tärkeimmät yhteisölliset työvälineet käytössä ja jalkautettu
• Liikelaitosten uudet sisällöt valmiina, HUS intraan vielä pääsy
• O365-sovellusten toisen aallon lanseeraus alkaa
2
34
• O365 on muutoksen juurruttamisen ja strategian jalkauttamisen ensisijainen väline. Soteliikelaitoksen sisällöt uudistettu vastaamaan mahdollista yhtenäistettyä toimintaa, HUS intra suljetaan*
• Sote-keskusten osalta linjataan omien introjen perustaminen ja pääsy maakunnan intraan
Mobiili intra ja yhteisölliset työvälineet ovat
kaikkien työntekijöiden saatavilla mobililaitteissa.
Tukee yhteisöllistä toimintakulttuuria ja avointa
tiedon ja osaamisen jakamista.
5
6
2021
2023
2022
LUONNOS 20
2024
• Tekoälyn hyödyntäminen esim vanhentuneen sisällön haisteluun sekä käyttäjien palveluun, esim botit, siri
• O365-sovellusten kolmas aalto käyttöön
* määritellään projektien aikana
ks myös:
https://www.avanade.com/en/blogs/avanade
-insights/collaboration/microsoft-teams-
supercharges-collaboration-for-millennials-
to-boomers
20.3.2019
Tarkennetaan
sovellusten
kehittyessä
Intran toiminnallisuudet ja sisällöt
LUONNOS 20.3.2019 21
Viestinnällisen intran sisällön periaatteita
• Viestintäohjelma antaa perusperiaatteet, brändi kuvaa viestintätyylin
• Paraskaan hakukone ei auta, jos sisältö ei ole kunnossa
• Sisällöntuotanto on johdettua, verkostomaista työtä: kouluttaminen ja jatkuva sparraus, hyvien käytäntöjen jakaminen ja kannustaminen
• Sisällön oltava puhuttelevaa, huomioidaan hakukonelogiikka• asiasanat, metatieto, ”hakukoneoptimointi”
• Sisällöntuotanto on roolitettua• eri kanavissa eri henkilöt erilaisten sisältöjen tuottajina
LUONNOS 2220.3.2019
Sisällöntuotanto eri välineissä
• Viestinnällinen intra• Sisällöntuotanto on rajoitettua
• Julkaisuprosessi tai julkaisu-oikeudet tietyille sivustoille kuvataan
• Ylläpito-oikeus edellyttää koulutuksen esim videokoulutus + testi
• Sisällöntuotannon fokus käyttäjien näkökulmassa, ei välineessä
• Muutosagentit = tutorit
• Tarvitaan prosessi sisällön ja ylläpito-oikeuksien ajantasaisuuden varmistamiseen: automatisoitu elinkaari, ICT/tietohallinto mukantähän
• Sisäinen some (Yammer)• kaikki ovat sisällöntuottajia
• määritetään kuka voi luoda ryhmiä (työolettama: kaikki), linjataan omistajien määrä, esimerkiksi kaksi
• Kuvataan hallintaprosessi: milloin ryhmä suljetaan :
• Määriteltävä tarvitaanko yhteisömanageria/-verkostoa
• Viestinnällisen intran työtilat (=kirjasto)• Kuka vain voi tilata, lähtökohtaisesti nämä ovat kaikki avoimia
• Määriteteltävä omistajat ja elinkaaren hallinta (kuinka pitkälle voidaan automatisoida?)
• Teams-ryhmätyöskentely• vaatii oman tarkemman konseptointinsa
• Kuka vain voi tilata, kaksi omistajaa, erilaiset Teams-tarpeet (projekti, organisaatio, verkosto)
LUONNOS 2320.3.2019
Dokumenttien elinkaari vaatii oman konseptointinsa
Dokumenttien hallinnan konsepti
20.3.2019LUONNOS 24
Ensimmäinen hahmotelma
Intra monikielisenä – miten ruotsi huomioidaan
• Intran nimi + valikot• nimi toimittava kaksikielisenä, mutta valikot?
• Sisällöt• Kielivaihto käyttäjän omien tarpeiden mukaan
• määritellään mitkä sisällöt on tuotettava suomeksi ja ruotsiksi (esimHR-politiikat kyllä, entäpä osaston uutiset?)
LUONNOS 2520.3.2019
Etusivun hahmotelmia
20.3.2019LUONNOS 26
LUONNOS 27
Minun liikelaitokseni
uutinen…
Minun yksikköni
uutinen…
Kuukauden luetuin
uutinen…
Kaikille yhteinen uutinen…
Kaikille yhteinen uutinen…
Kuukauden luetuin uutinen
KAMPANJAMAINOS
KAMPANJAMAINOS
Sisäinen some
syöte - kaikille
yhteiset
Tapahtumat,
koulutuksetYammer/somesyöt
e… omat valintani
Häiriö/poikkeustiedotteet
Sisältöhaku Yhteystietohaku
Työsuhdeasiat | Liikelaitosten sivustot | Tietoa meistä | TurvallisuusasiatSote
Henkilökohtainen landing page, mökki tuo tähän, valikosta pääsee maakuntaintran etusivulle
Ennalta ehkäisevä | Kotona ann palv | Erikoissairaanhoito | Lastensuojelu | Suun terveys |
20.3.2019
LUONNOS 28
Minun liikelaitokseni
uutinen…
Minun yksikköni
uutinen…
Kuukauden luetuin
uutinen…
Kaikille yhteinen
uutinen…
Kaikille yhteinen
uutinen…
Kuukauden luetuin
uutinen
KAMPANJAMAINOS
KAMPANJAMAINOS
Sisäinen some
syöte - kaikille
yhteiset
Tapahtumat,
koulutuksetYammer/somesyöt
e… omat valintani
Häiriö/poikkeustiedotteet
Sisältöhaku Yhteystietohaku
Työsuhdeasiat | Uutiset | Liikelaitosten sivustot | Tietoa meistä | Turvallisuusasiat
Maakuntaintran ETUSIVU: käyttötarve ja kohderyhmä määriteltävä
20.3.2019
Teemapohjainen alisivu
LUONNOS
Intrasivu
KUNTOUTUS
Linkki
dokumenttiin
Linkki
dokumenttiin
Linkki
dokumenttiin
Tekstiä,
uutisia, kaikille
yhteisiä ohjeita
Kuntoutuksen
teemasivu
20.3.2019 29
Hallintamalli
LUONNOS 20.3.2019 30
Nimetään
• intran omistaja ja sponsori
• intratiimi
• hallinnointimalli• O365-tuotevastaava
• Pääkäyttäjät
• Sisältövastaavat: päätoimittaja, sisältövastuuhenkilöt
LUONNOS 20.3.2019 31
Viestinnällisen intran hallintamallin luonnos
LUONNOS 32
Ohjausryhmä
Viestintä (pj), HR, ICT, yritysturvallisuus (tietoturva),
liiketoimintojen ”business partners”
• kokoontuu neljä kertaa vuodessa
• päättää mm budjetin
Sisällöntuottajat
• tuottavat ja päivittävät oman vastuualueensa sisältöä ja uutisia
• sisällöntuottajien käyttäjäoikeuksien hallinta?
Sisältöosioiden päävastuuhenkilöt
• omaan vastuualueen hallinta, esim käyttäjäoikeudet,
sisällöntuotanto, uutisten linjaus
Kehitysryhmä
Viestintä, HR, IT (Sharepoint Online/Tenant-omistaja sekä O365-tuotevastaava)
• kokoontuu kerran kk + tarvittaessa
• tarkistaa toiminnan painopisteet, budjetin allokointi, O365-muutosten edellyttämät
toimenpiteet
• vie asiat ohjausryhmälle päätökseen
Sovelluskohtaiset tutorit
(helpdeskin rooli määriteltävä)
20.3.2019
Sharepoint ja Teams ekstranet käytössä
LUONNOS 20.3.2019 33
Teamsin kehittyessä monet toiminnallisuudet
kehittyvät // 20.3.2019
Ekstranet eli ulkoinen jakaminen
• Linjaus: ekstranetit perustuvat sharepoint-ratkaisuun, niitä ei lähdetä rakentamaan osana ulkoisia verkkopalveluja
• Ekstranet-tarpeisiin vastaa Teams-ryhmätyöskentely• kuvataan elinkaari: tilaus – käyttäjien hallinta ja päättäminen
• pohdittava miten brändi toteutuu ekstraneteissä (ikonit ja viestintätyyli)
• hajautettu ylläpito ja omistajuus – kenellä on kokonaisvastuu Teamseistä?
• Integrointi ulkoiseen verkkopalveluun? Mitä kautta asiakkaat/kumppanit löytävät ekstranetiin?
LUONNOS 3420.3.2019
Tausta/lisäaineistoa
LUONNOS 20.3.2019 35
Digitaalisen työskentelyn kehittämiseen tarvitaan kaikkia
20.3.2019LUONNOS 36
Liiketoimintatavoitteiden,
kulttuurin, työtapojen ja –
välineiden
yhteensovittaminen:
• Liiketoiminta kuvaa
tarpeet
• HR kertoo, miten ollaan
töissä (työtavat)
• Viestintä kertoo, missä
ollaan töissä (kulttuuri)
• ICT tarjoaa työvälineet
Työtavat
Liiketoiminnan
tarpeet Työvälineet
Toiminta
kulttuuri
Digi-
työ
Digitaalinen tiimityöskentely O365:ssä
tehokkaan työskentelyn tukena
Elisa Tikka ja Liisa Setälä
maaliskuu 2019
Dokumentin historia
Versio Päiväys Tekijä Tila Muutokset
0.1 16.1.2019 Elisa Tikka Työversio Ensimmäinen koonti
0.2 14.2.2019 Elisa Tikka, Liisa Setälä Työversio Sisällön jäsentäminen
kokonaisuuksiksi
0.3 28.2.2018 Elisa Tikka, Liisa Setälä Työversio Pääsisällöt
0.4 1.3.2019 Elisa Tikka, Liisa Setälä Ensimmäinen katselmointi intra-ohjausryhmässä Havaintoja tiekarttaan, migraatioon
ja rajaukseen
0.5. 6.3.2019 Elisa Tikka, Liisa Setälä Työversio Muutetaan konseptin nimi >
digitaalisen työn konsepti
0.6. 21.3.2019 Elisa Tikka Katselmointi soteliikelaitoksen ja viestintäryhmän
kanssa kanssa
Tarkennuksia kieliasuun.
0.7. 9.4.2019 Elisa Tikka Katselmointi intra-ohjausryhmässä Työ olisi täydennetty loppuun, joss
valmistelu olisi jatkunut.
Katselmoitu versio 20.3.2019 2
Sisällys
• Tausta ja nykytila
• Tavoite ja rajaukset
• Digitaalinen tiimityöskentely
• Dokumenttien elinkaari käytännössä osana digitaalista työskentelyä
• Liite: millaisia ohjeita työskentelyyn tarvitaan
Maaliskuu
2019LUONNOS 3
Digitaalinen tiimityöskentely/dokumentinhallinta SWOT
VAHVUUDET (nykytila) HEIKKOUDET (nykytila)
• Tarve ja halu kehittää toimintamalleja
• Samanaikaisia projekteja, joissa siirrytään O365-
pilvisovellusten käyttöön ml. Teams (Espoo, Vantaa,
Keusote)
• Samalla toimintamalleja kehitetään, ohjepankkeja
päivitetään ja levynkulmia siivotaan
• HUSin ohjepankin käyttöönotto syksy 2019 ja
mahdollinen laajentaminen muihin dokumentteihin
• Yhteisen digityöskentelyn kulttuuri vaihtelee:
jakaminen, avoimuus haastaa henkilötasolla
• Erilaisia työvälineitä ja tallennuspaikkoja, dokumentit
hajallaan, osittain vanhentuneita, päällekkäisiä
kopioita
• Työnkulut epäselviä, samoin tiedon luokittelu >
tiedon jakamisessa nähdään riskejä
• Haku ei kata eri tallennuspaikkoja
• Ohjeistus puuttuu tai sitä ei noudateta, esim.
nimeämiskäytännöt ja kuvailutiedot
MAHDOLLISUUDET UHKAT
• Digitaaliseen tiimityöskentelyyn ohjaa
mobiilivälineiden käytön laajeneminen
• Toimintaympäristön muutokset ja muut hankkeet >
syntyy ohjeistusta ja kirkkautta toimintamalleihin
esim HUS ohjepankki
• Sharepoint tuttu väline, joka kehittyy entisestään
• Teams uusi, vielä kehittyvä työkalu > miten se tukee
dokumentinhallintaa isossa organisaatiossa
• Pilviratkaisut kehittyvät
• Tietoturvauhkat/riskit?
• Kaikilla työntekijöillä ei ole mobiililaitteitaMaaliskuu
2019LUONNOS 4
Miten yhteiset dokumentit siirtyvät maakunnan ympäristöön?
• Siirtyvien aineistojen osalta tämän konseptin piirissä on kokonaisuus, joka jää Kansallisarkiston ”maakunnille siirtyvät tietoaineistot” -projektin ulkopuolelle
• Maakunnan ympäristöön voidaan siirtää koneellisesti palveluna (migraatio) vain ne ohjeet ja dokumentit
• jotka ovat toiminnalle kriittisiä
• joiden siirrosta on sovittu luovuttavien kuntien kanssa
• migroinnin kulut kohdistetaan tietoja siirtävälle organisaatiolla, hinta esim per tera/gigatavu.
• ks seuraavan sivun kuva
Maaliskuu
2019LUONNOS 5
Miten varmistamme kriittisen tiedon saatavuuden?
6
Luovuttava
organisaatio
validoi siirrettävät
dokumentit
VälivarastoSiivous
ja ohjattu, mutta
omatoiminen
tallentaminen
- ei maakunnan
palveluna
Lukuoikeus tai
rajoitettu kopiointimahdolli-
suus?
Maakunnan O365-
ympäristö
?
Mahdollinen toimintamalli voisi olla:
Miksi digitaalista työskentelyä pitäisi ohjata tai hallita?• Työn muutos: työskentelemme yhdessä -
digitaalisesti - pilvessä
• Tarvitsemme yhteiset pelisäännöt
Kun tiimin yhdessä työstämät tai tiimin yhteiset aineistot ja dokumentit ovat
• helposti tunnistettavissa (nimeäminen ja kuvailu- eli metatieto)
• helposti löydettävissä (sovitut säilytyspaikat)
• luotettavia ja ajantasaisia (versiointi ja elinkaari)
työntekijöiden arki helpottuu:
• löydämme helpommin ja nopeammin oikean dokumentin ja voimme luottaa sen ajantasaisuuteen
• voimme palvella sekä ulkoisia että sisäisiä asiakkaita nopeammin ja laadukkaammin.
Maaliskuu
2019LUONNOS 7
Konseptin viitekehys
Maaliskuu
2019
Tiimien digitaalisen työskentelyn malli nojaa maakunnan määrittelemiin ohjeisiin ja sääntöihin, joita ovat
• maakunnan strategia ja johtamismalli• O365-konsepti (osa tietojärjestelmäsalkkua - rakenteilla)
• kuvataan erilaisten sisäisten viestintävälineiden rooli ja annetaan käyttösuositukset
• HR-toimintamalli (henkilöstöpolitiikan linjaukset)• Lait ja ohjeet, jotka linjaavat myös asianhallintaa
- Asiakirjahallinnon toimintaohje- Tiedonohjaussuunnitelma (Maku-TOS)- Tiedonhallintalaki, syksy 2019- Arkistolaki (831/1994), Hallintolaki (434/2003)- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
LUONNOS 8
Tallennuspaikka
(pääasiassa) asianhallintajärjestelmä.
Kirjataan diaariin.
Todiste viranomaisen toiminnasta,
tietovaranto. Itse tuotettua tai vastaanotettua.
Säilytysaika on määritelty:
pysyvä (Kansallisarkisto) tai määräaikainen
(organisaatio määrittelee itse)
Lähtökohtaisesti julkinen
Esimerkiksi päätösasiakirjat liitteineen
(viranhaltija-, toimielinpäätökset), lausunnot,
kannanotot, sopimukset, hankintamenettely,
HR-asiakirjat, potilas- ja hoito-ohjeet.
Säilytysaika
riippuu toiminnan tarpeesta.
Työn tekemisen ja viestinnän keino:
organisaation oman toiminnan tulos
Tallennuspaikka
tiimityöhön tarkoitetut O365-sovellukset
Organisaation sisäinen.
Esimerkiksi luonnokset eli työdokumentit
(hankinnan valmistelu tai projektisuunnitelma),
kiinteistön kulkuohje, turvatulostamisen ohje,
kehityskeskusteluohje, työpajan ohjelma
AsiakirjaDokumentti
M
I
K
Ä
M
I
S
S
Ä
M
I
K
S
I
M
I
T
E
N Maaliskuu
2019LUONNOS 9
Kaikkia yhdistää elinkaaren hallinta: luominen, julkaiseminen, päivittäminen, poistaminen tai arkistointi
Konsepti rajataan digitaaliseen tiimityöskentelyyn
Maaliskuu
2019LUONNOS 10
AsianhallintaPysyvät ja määräaikaiset
asiakirjat, TOS ohjaa
Asianhallintajärjestelmä
Tiimityöteemme ja jaamme yhdessä tiedostoja,
joiden käyttötarkoitus vaihtelee
Potilas- ja hoito-
ohjeetMääräaikaisia asiakirjoja, joilla
säilytysaikavelvoite
Dokumentinhallintajärjestelmä:
ohjepankki
Digitaalisen työskentelyn kehittämiseen tarvitaan kaikkia
Maaliskuu
2019LUONNOS 11
Liiketoimintatavoitteiden,
kulttuurin, työtapojen ja –
välineiden
yhteensovittaminen:
• Liiketoiminta kuvaa
tarpeet
• HR kertoo, miten ollaan
töissä (työtavat)
• Viestintä kertoo, missä
ollaan töissä (kulttuuri)
• ICT tarjoaa työvälineet
Työtavat
Liiketoiminnan
tarpeet Työvälineet
Toiminta
kulttuuri
Digi-
työ
Digitaalinen tiimityöskentely
Maaliskuu
2019LUONNOS 12
Digitaalisen tiimityöskentelyn päävaiheet
LuontiTallenta-minen
Muokkaaminen
Tarkastaminen ja/tai julkaisemi
n
Haku ja
katseluSäilyttäminen Poisto
LUONNOS
RyhmätyöskentelyKohdennettu: yksikkö/osasto/tiimi
Mahdollisuus jakaa ulkopuolelle (nsekstranet-käyttö)
Työskennellään yhdessä
Viestintä ja uutisointiJulkaisu usealle
Avoin: kaikkien saatavillaViestintää, uutisointia, keskustelua
OneDrive
Delve
Sähköposti
Teams
• keskustelut, kokoukset
• projektityötilat
• ryhmätyötilat
• kumppanityötilat
• One note – yhteiskäyttö
• Planner
HenkilökohtainenYksityinen
Kahdenvälinen
OneNote
PlannerTeams
Events
Intran uutiset ja
viestintäsivustot, blogit,
videot, podacastit
Oma personoitu
intran uutissivusto
- Uutissyöte
- omat uutiset
- oma blogi
Yammer
Teams
yksityisviestit ja
puhelut
Digitaalisen työskentelyn välineet maakunnassa
20.3.2019LUONNOS 14Kuva Intra/O365-konseptista
Dokumenttien elinkaari käytännössä osana digitaalista työskentelyä
Maaliskuu
2019LUONNOS 15
Seuraavien ohjeiden ja prosessikuvausten lähtökohtana ovat
Microsoft Office –sovellukset. Ohjeita ja toimintamallia voi soveltaa
myös muihin.
Prosessissa on hyvä huomioida käyttötarve, kohderyhmä & tietojen luokittelu
Dokumentin
valmisteluun,
kommentointiin
osallistuvien
määrä
Lukijoiden tai dokumenttia
hyödyntävien käyttäjien
määrä
Maaliskuu
2019LUONNOS 16
Tietojen luokittelu
• julkinen
• sisäinen
• luottamuksellinen
(salainen)
Kohderyhmä
• pieni, lukijat tiedetään,
sisältö kohdennetaan
• laaja, lukijat tiedetään,
sisältö kohdennetaan
• laaja, lukijoita ei
välttämättä tunnisteta,
jolloin sisältöä ei voida
kohdentaa
Sisäinen: laaja kohderyhmä
Maaliskuu
2019LUONNOS 17
Dokumentti
tehdään
maakunnan
dokumentti-
pohjalle, jossa
täytetään
metatiedot
Tallentaminen
tiimin, osaston tai
yksikön
tiimityöskentely-
tilaan
Muokkaus ja
tarkistaminen
(versiointi)
samassa
työskentely-
tilassa.
Emodokumentti
jää Teamsiin
Julkaistava
KOPIO
julkaistaan intran
viestintäsivuston
sharepointissa
* Edellyttääkö
käyttöoikeuksia?
Dokumentti
löytyy intran
haulla,
käyttöoikeuksien
mukaan myös
Delven haulla.
Työtilaprosessin
yhteydessä
määritellään
työtilojen
säilytysaika ja
kontrollit
sisältöihin.
Dokumentin
omistaja
vastaa siitä,
että
vanhentuneen
dokumentin
kopio
poistetaan
intran
viestintäsivusto
lta.
Luominen Tallenta-minen
Muokkaaminen
Tarkastaminen ja/tai
julkaiseminen
Haku ja
katseluSäilyttäminen Poisto
Esimerkki
Sisäinen: kohdennettu käyttö
• tiimin, osaston tai yksikön omaa toimintaa koskettavat esimerkiksi muistiot tai toimintaohjeet
• ei tarvetta salata tai rajata sisältöä muilta
Maaliskuu
2019LUONNOS 18
LuontiTallenta-minen
Muokkaaminen
Tarkastaminen ja/tai
julkaiseminen
Haku ja
katseluSäilyttäminen Poisto
Luottamuksellinen/salainen
• Kohderyhmä ja/tai sisältöjen käsittelyyn osallistuu laajempi ryhmä (luottamuksellinen)
• esim. (johtoryhmän) muistiot tai muuta tausta-aineistot
• soteliikejärjestäjän/laitoksen toimintaan liittyvät, esimerkkejä…
• riskinäkökulma: haittaa liiketoiminnalle
• Kohderyhmä ja/tai sisältöä käsittelee hyvin rajattu määrä henkilöitä (salainen)
• esim. kurinpidolliset toimenpiteet
• riskinäkökulma: haittaa henkilölle, yksityisyyden suoja?
Maaliskuu
2019LUONNOS 19
LuontiTallenta-minen
Muokkaaminen
Tarkastaminen ja/tai
julkaiseminen
Haku ja
katseluSäilyttäminen Poisto
Julkinen: käyttö kohdennettu tai rajattu
• esimerkiksi tietyn kumppanin tai kumppanien tai alihankkijoiden kanssa käytävä dokumentaatio
Maaliskuu
2019LUONNOS 20
LuontiTallenta-minen
Muokkaaminen
Tarkastaminen ja/tai
julkaiseminen
Haku ja
katseluSäilyttäminen Poisto
Julkinen: laajaan käyttöön päätyvä dokumentti tai ohje
• esimerkiksi blogaus tai uutinen, joka julkaistaan verkkosivuilla tai
• toimipaikkaan saapumisen ohje
Maaliskuu
2019LUONNOS 21
LuontiTallenta-minen
Muokkaaminen
Tarkastaminen ja/tai
julkaiseminen
Haku ja
katseluSäilyttäminen Poisto
Liite: millaisia ohjeita työskentelyprosessit vaativat
alustavia aihioita / 7.3.2019
Maaliskuu
2019LUONNOS 22
Ohjeistettavia asioita
• O365 RACI-malli
• Työtilaprosessi• miten tilataan (lomakkeella)• tilaaja saa sekä sharepoint-dokumentinhallintaympäristön,
One Note -muistiinpanot, Teams-tiimityöskentely-ympäristön? • Työtilatyyppi valitaan
• esim. projektityötila, ryhmätyötila, luottamuksellinen• voimassaoloaika määrittyy työtilatyypin mukaan
• Edellytykset: esim. kaksi omistajaa• Kuvailutiedot = metatiedot• Työtilatyyppi luo kirjastotemplan/rakenteet?• Käyttöoikeudet
• Dokumenttipohjat
• Kieliversioiden hallinta
Maaliskuu
2019LUONNOS 23
Onko huomioitava
• Toimistosovellusten
tiedostomuotojen lisäksi
(doc, xls, ppt, pdf) myös
mahdolliset av-aineistot eli
kuva-, video-,
äänitiedostomuodot?
• Miten
saavutettavuusdirektiivi
vaikuttaa?
Dokumentin luomiseen ja tallentamiseen liittyvät asiat
Dokumenttia luotaessa Tallentaminen sharepointiin
Dokumentin nimi Dokumentin nimi
Dokumentin kuvaus, vapaamuotoinen Dokumentin kuvaus, vapaamuotoinen
Laatija Vastuuhenkilö Laatija Vastuuhenkilö
Laatimispvm Laatimispäivämäärä
Versionumero ja pvm? Versionumero ja pvm
Version kommentit Version kommentit
Tila esim keskeneräinen Tila esim keskeneräinen
Turvallisuusluokitus: salainen, sisäiseen
käyttöön etc
Turvallisuusluokitus: salainen, sisäiseen
käyttöön etc
Dokumenttityyppi, esim muistio Dokumenttityyppi, esim muistio
Avainsanat Avainsanat Maaliskuu
2019LUONNOS 24
Esimerkkejä kuvailutiedoista. Kuvataan mikä tapahtuu
automaattisesti, mikä on käyttäjille ohjeistettavaa
Kysyimme käyttäjiltä millaisen intran he haluaisivat…… ja näin he vastasivat
Elisa Tikka
31.1.2019
Saimme konkretiaa maakunnan intranrakentamiseen•
••••
• 15 haastattelua puhelimitse tai kasvokkain• vastaajina mm. sosiaaliohjaaja, sosiaalityöntekijä, HR-päällikkö, palvelutalon
osastonhoitaja, asiantuntija, terveyskeskuslääkäri, röntgenhoitaja, vastaava hammaslääkäri, paloesimies
• Verkossa toteutettu kysely > vastaajia 1 467• Kysely jaettiin sähköpostilla kaikille Uusimaa2019-hankkeessa työskenteleville, myös
resurssisopimuslaisille. • kysely välitettiin muutoksessa mukana oleville organisaatioille viestintäpäällikköverkoston
kautta
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 2
Mistä organisaatioista vastattiin?
• Kysymykseen ”organisaatio, jossa työskentelet”, sai vastata avoimesti
• Kysely lähti aaltomaisesti eli lähettäjä oli esimerkiksi oma esimies
• Saimme monipuolisen joukon vastauksia eli vastaajat olivat noin 880 eri organisaatiosta! Tämä kuvaa sitä, mihin identifioidutaan
• Vastaajien oletettu jakauma• Sote 85 %• Pelastuslaitokset vajaa 10 %• Muut noin 5 %
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 3
Vastauksia 880
organisaatiosta!
300 tehtävä-nimikettä
Näistä organisaatiosta vastattiin
EETH
Akosit
Aisla, Uusix-verstaat
Helsingin kaupunki, Peso, Nuso, Idän aikuissosiaalityö, Stadin asukastalot
Helsingin SOTE, Koskelan MPK, N7
Hyvinkään kaupunki
Hyvä työ –toimintaIUPela
Eltsun kuntoutuskoti
Sote, Tepa, Tersi, Lanula
Helsingin kaupungin pelastuslaitos
Tukipalvelut / tilapalvelut
Vasla
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 4
LUP
Kotihoito LP4
Vanda stad
Peso, lasu, lasko Hyvösen lastenkoti
Suun terveydenhuollon ajanvaraus
Vantaan maahanmuuttajapalvelut
Asiakasmaksut
Tilastopalvelut
Tehtävänimikkeet: Sote kaikki
0
20
40
60
80
100
120
140
Aiku
isso
siaa
lityö
n pä
ällik
köAp
ulai
sylilä
äkär
iAs
iaka
sohj
aus
Asum
isne
uvoj
aav
oh e
lEr
ikoi
slää
käri
Erity
isoh
jaaj
a St
adin
asu
kast
aloi
ssa
Esim
ies
fysi
oter
apeu
tti, t
iimiv
asta
ava
Ham
mas
lääk
äri
Hen
kilö
stös
uunn
ittel
upää
llikkö
Hyg
ieni
ahoi
taja
Jalk
ater
apeu
ttiJo
htav
a oh
jaaj
aKe
hittä
mis
assi
sten
ttiKe
hittä
mis
suun
nitte
lijako
dinh
oita
jaKo
tihoi
don
ohja
aja
kotih
uollo
n oh
jaaj
aKu
lttuu
riohj
aaja
laki
mie
sLa
sten
kodi
njoh
taja
Lähi
hioi
taja
Lääk
äri
msh
neuv
olan
per
heoh
jaaj
aO
hjaa
jaO
hjaa
ja.
Osa
ston
lääk
äri
Palo
tark
asta
jaPa
lvel
uneu
voja
Paöv
elus
ihte
eri
Perh
eide
n er
ityis
palv
eluj
en p
äällik
köPe
rhet
yönt
ekijä
Proj
.pää
llikkö
Proj
ektit
yönt
ekijä
psyk
oter
apeu
ttipä
äluo
ttam
usm
ies
Saira
anho
itaja
sas-
sijo
ittaj
aSk
olku
rato
rso
siaa
li-ja
pot
ilasa
siam
ies
Sosi
aalio
hjaa
ja +
Effi
ca-…
sosi
aalit
yön
esim
ies
sosi
onom
iSo
vellu
svas
taav
asu
uhyg
ieni
sti.
Talo
us- j
a su
unni
ttelu
pääl
likkö
Talo
ussu
unni
ttelija
Terv
eyde
nhoi
taja
Terv
eysk
ekus
ham
mas
lääk
äri
tf öv
ersk
ötar
etk
-avu
staj
aTo
imin
tate
rape
utti
Toim
isto
siht
eeri
työh
arjo
ittel
ijaty
öpaj
an o
hjaa
jaty
öter
veys
hoita
java
leho
itaja
vast
aava
ohj
aaja
(vs.
)va
staa
va s
uunn
ittel
ijava
stuu
välin
ehuo
ltaja
voa x
Ylih
oita
ja
N = 1259
Summa
Toimistosihteeri 79Sosiaalityöntekijä 45
Toimintaterapeutti 23
Terveydenhoitaja 83Sosiaaliohjaaja 91
Sairaanhoitaja 113
Osastonhoitaja 40Ohjaaja 65 (*)
Lähihoitaja 128
Fysioterapeutti 37
• * dataa ei ole puhdistettu eli esim. sosiaaliohjaajat, palveluohjaajat jne eri kentissä
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 5
Tehtävänimikkeet: pelastus kaikki
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
N = 105
Summa
Ensihoitaja 18
Palotarkastaja 11
Turvallisuuskouluttaja 4Paloesimies 8
Palomestari 10Palomies 8
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 6
Odotuksia?
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019
Toivon napakkaa ja tiivistä minun työtäni koskevaa tietoa.
Olisi mahtavaa että intra toimisi "älykkäästi" keräten juuri minua
kiinnostavia uutisia ja aiheita omalle etusivulleni omien tietojeni mukaisesti!
Erittäin hyvä hakutyökalu on tärkein! Toivon suoria linkkejä niihin
sivustoihin, mitä käyttäjät eniten käyttävät. Haluan
valita linkkini itse.
Toivon oikopolkuja olennaisille sivuille. Tahdon mahdollisuuden valita mikä on
minulle olennaista.
Information finns nog, svårare är att hitta informationen. Sökord
hjälper ju inte heller. Det är inte helt lätt att förstå vilken logik man borde använda för att hitta det man söker.
7
Keskeisin havainto
Intran pitää tarjota tasapainoisesti• eniten käytettyä sisältöä• roolipohjaista sisältöä• vuorovaikutukseen
• käyttäjäkeskeisesti
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 8
Kolme pääteemaa korostui
1. Haluan etsiä ja löytää ajan tasalla olevaa omaa työtä tukevia ohjeita.
2. Haluan löytää ajan tasalla olevia yhteystietoja (henkilöt, yksiköt, tiimit)
3. Haluan pysyä ajan tasalla omaan työhön liittyvissä erilaisissa asioissa.
Haluaisin löytää ajankohtaiset ……lomakkeet ja tiedot
…oman organisaation uutiset…puhelinnumerot eri yksiköihin
…infoa uusista projekteista, uutisia… tietoa päätöksistä, linjauksista, tulevista
muutoksista.
Haluaisin, että hakusanalla tulisi tuloksena ajankohtaista (uusin ensin) vastauksia. Vanhentuneet
tiedostot olisi hyvä poistaa.
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 9
Näitä sisältöjä haetaan
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 10
Nykyiset haasteet
• Sisältö• paljon kopioita eli päällekkäistä sisältöä sekä vanhentunutta tietoa• informaatioarkkitehtuuri ja/tai sivustorakenne epäselvä• tiedon luokittelu epäselvää
• Haku• hakutulokset: ei tule relevanttia sisältöä• metadataan pohjautuva haku ei toimi
• Muuta• miltei kaikilla on yhteisiä verkkolevyjä• käytetään esim. WhatsAppia työyhteisöviestintään• intranet on nähty liikaa ylhäältä alaspäin tapahtuvan viestinnän kanavana
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 11
Mitä odotetaan > mihin siis pyritään?
• Käyttäjäkeskeisyys - olennaista sisältöä käyttäjälle• tarjotaan esim. oman toimipaikan, kielen tai roolin mukaiset uutiset• käyttäjälle relevantteja linkkejä työkaluihin, sovelluksiin tai ohjeisiin• Haaste: on tehtävä nostoja sisällöistä, jota käyttäjä ei hoksaisi
etsiä• Haun toiminnallisuuksien kehittäminen
• Hakutulosten suodattaminen: metatieto (kuvailutieto), sisältötyypit, julkaisupäivä ym.
• Sisällön merkitseminen tunnistein (tagi) ja sisällön elinkaari• Korostetaan eniten haettuja tai suositeltuja sisältöjä• Haaste: hakua on analysoitava ja kehitettävä jatkuvasti.
Sisällöntuottajien on ymmärrettävä vastuunsa! • Intran roolittaminen
• kanavaopas: mihin eri välineitä käytetään• Yhden sisällön äärelle monesta eri paikasta
• mobiili käyttö• Teams
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019
Olennainen tieto helpommin löydettävissä!
Kysely koskee intraa, mutta minusta kaikki asiat, mitkä voisivat olla internetissä,
pitäisi olla siellä. On turha pitää asioita "sisällä", kun ne voisi jakaa muillekin.
12
Mitä muita keinoja käytetään tiedon hakemiseen?
• Sähköposti (1 226)• Skype/Lync (566)• Muu** (617)• Tietokoneen verkkolevyt (418)• Sharepoint-työtilat (276)• Sosiaalinen media (268)
** Internet, Google, oman kaupungin verkkosivut, kysyn/soitan kollegalle tai esimiehelle, kokoukset
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 13
Liite: verkkokyselyn tulokset kysymyksittäin
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 14
Millaista sisältöä haet eniten?
• Yhteystietoja (henkilöt, yksiköt) (988)
• Henkilöstöhallinnon ohjeita tai työsuhteeseen liittyvää tietoa(954)
• Asiakas- ja potilastyöhön liittyviätoimintaohjeita (743)
• Muu** (661) • Ajankohtaista tietoa kuten uutisia
(530)** Lomakkeita, avoimia työpaikkoja, koulutustietoja, kokousmuistioita
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 15
Löytyykö tieto intrasta? Yleensä kai.
0100200300400500600700800900
1000
En koskaan Joskus EOS Useimmiten Aina
Vastausten jakauma
Jakauma
Information finns nog, svårare är att hitta
informationen. Sökord hjälper ju inte heller. Det är inte helt lätt att förstå vilken logik man borde
använda för att hitta det man söker.
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 16
Mitä muita keinoja käytetään tiedon hakemiseen?
• Sähköposti (1 226)• Skype/Lync (566)• Muu** (617)• Tietokoneen verkkolevyt (418)• Sharepoint-työtilat (276)• Sosiaalinen media (268)
** Internet, Google, oman kaupungin verkkosivut, kysyn/soitan kollegalle tai esimiehelle, kokoukset
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 17
Intrassa käydään usein…
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 18
… ja sitä pidetään tärkeänä tiedon haun kanavana
0
100
200
300
400
500
600
700
1 - ei lainkaan tärkeä 2 3 4 5 - erittäin tärkeä
Jakauma
Jakauma* Keskiarvo 4.11. - huom: osa vastanneista sai kutsun kyselyyn intran kautta
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 19
Mitä tietoa kaipaat intraan heti saataville?• Top 3: Uutisia, toimintaohjeita ja työhyvinvointiin liittyvää sisältöä
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 20
Mitä tietoa tai sisältöä haluaisit löytää intrasta muuten?• Ohjeita (150)• Tukea omalle työlle (124)• Haettavuutta ja löydettävyyttä (99)• Yhteystietoja (86)• Ajantasaista tietoa (84)• Työsuhteeseen ja
henkilöstöhallintoon liittyvää sisältöä (67)
• Uutisia (32)• Hallintoon ja päätöksentekoon
liittyvää (27)
Haluaisin, että intra ei olisi täynnä vanhentuneita tietoja. Sinne lisätään helposti asioita, mutta vanhoja tietoja ei poisteta. Et
voi olla varma voitko luottaa löytämääsi tietoon.
Kaikkea, mutta helpommin!
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 21
Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 22
www.uusimaa2019.fi • @Uusimaa2019#Uusimaa2019 • #turvallinensiirtymä
Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun
Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 23
Umaku Intranet PortalVision Demonstrator
To support the envisioning phase of the Umaku Intranet project, as well as future work around the Intranet at Umaku, a so-called Visual
Demonstrator was created. The goal of this Visual Demonstrator is to show the possibilities in an intranet as well as challenging
traditional and entrenched views of what an intranet is and what can be done with it.
This Visual Demonstrator contains two scenarios:
The first scenario revolves around a fire chief on an emergency site. The situation at the site requires involving social services, which is
another part of the Umaku organization and not familiar to the fire chief. The fire chief uses the intranet to find specific instruction that
should be followed in his situation.
In the second scenario we have a social worker planning his winter vacation. The user is reminded by a news article, which he reads on
his way from a customer to the office on a bus on a mobile device, to apply for winter vacation.
Both scenarios showcase what is possible with modern collaboration tools and technology.
INTRODUCTION
PERSONAS
Selma NivaHR Manager
Leila HuovinenBusiness Analyst
Markus PutkonenSocial Worker
Pontus SaloFire Chief
Anette Rosberg Social Services Specialist
Scenario 1 - Umaku Guidelines Management Portal
Pontus, is 45 years old fire chief at the rescue
department and meets a lot of different people in his
job.
Pontus SaloFire Chief
PERSONAS
Pontus is on an emergency site;
someone put food in the oven and
fell asleep. Now there is smoke
everywhere, but luckily it didn’t
start a fire. However, one of the
firefighters brings to Pontus’s
attention that an elderly person
living in this home might require
help from social services.
Pontus
Salo
Pontus opens the Umaku Intranet
portal and ask the bot about
“elderly person social services”.Type here to search
Emergency Banner
Fire Department Instructions
Annual physical exam
instruction for firestations
View Files
Workbench instructions
View Files
Moving from an operational
role to surveillance and
security roles
View Files
Fire Department News
Umaku Bot
Umaku News
Need a break? Remember to apply for vacation before 15.1.
Today at 09:43pm
Need to update your skills? We are launching career guide soon.
Today at 09:43pm
45 open jobs at Umaku –apply now
Today at 09:43pm
Meet your colleagues: Heini Karppinen cycles to work all year
Today at 09:43pm
Umaku Bot -
Type Here
Elderly person social
services
Please follow the below linkhttps://umaku/Socialserviceportal
Hey
How Can I help you?
Rescue drill at Port of Helsinki on
January 20
12:45 PM | 10/12/2018
Fire Department Updates
Emergency BannerEmergency Banner
Pontus
Salo
Mika Korhonen is firefighter of
the year
12:45 PM | 10/12/2018
Umaku Portal
Umaku PortalFire Chief
Pontus Salo
He gets to the instruction portal
page showing most read “social
services” instructions and when
they were last updated, but Pontus
needs specific instructions
regarding this case. So he searches
about “elderly person social
services”.
Pontus
SaloUmaku Portal
Umaku PortalFire Chief
Pontus Salo
Fire Department Updates
Social Services Portal
Umaku Bot
Type here to search
News & Updates
Homecare instruction
has been updated
12:45 PM | 10/12/2018
Social services reached
SLA in November
02:32 PM | 10/12/2018
New updates added
to Child care
03:50 PM | 10/12/2018
Last Updated InstructionsMost read instructions
12:45 PM | 10/12/2018
Homecare instructions
12:45 PM | 07/12/2018
Hygiene instructions
12:45 PM | 27/11/2018
Immigrant services instructions
12:45 PM | 25/11/2018
Patient instructions
12:45 PM | 18/11/2018
Homecare instructions
12:45 PM | 10/11/2018
Pharmaceutical instructions
Complementary income support
allocation guideline
View Files
The nine service promises of
child protection
View Files
Application for home
remodeling
View Files
The right to information for
patients and customers
View Files
Umaku Portal
Umaku PortalFire Chief
Pontus Salo
He gets no results associated with
“elderly person social services”. The
bot then suggests some other
alternatives regarding the same.
elderly person social services Fire Department Updates
Pontus
Salo
Social Services Portal
That’s a miss
Sorry this keyword has no results associated. Please
try different keywords to search
Umaku Bot
Umaku Bot -
Type Here
Thanks
Sorry Pontus, we couldn’t find
any results you were looking for
You can probably look at
Home Care Instructions Here
Leila is 31 years old and she is a business analyst who wants to
find out whether employees can find the right instructions and
guidelines in the portal or not.
Leila HuovinenBusiness Analyst
PERSONAS
Leila
Huovinen
Leila, the analyst, is going through
the data in the social Services
intranet portal. She finds out that
there are certain keywords which
were searched by different users
but did not return any result.
3:23 PM
12/12/2018
Umaku Portal
0
5
10
15
20
5% 45%25%15%
Updated files
1.5K
0
20
40
60
80
100
Storage used Series 2
Updated Keywords
245
0
5
10
New Updated Read
Search Requests
114Other Portals
Quick Links
Last Updated
Approve Lessons
New Updates
Department News
Missing Searched Keywords
Search term Match type No of people searched No of times searched
Elderly person social services Partial match 08 10
Local authority advance training No match 06 06
Social Welfare Training & Awareness Program Partial match 06 07
Revised fitness package No match 05 08
Social reforms No match 03 04
Umaku PortalAnalyst
Leila Huovinen
PERSONA
Anette, is 29 years old. She is a social services specialist who is
responsible for documenting the guidelines and instructions based
on legislative requirements and analyzes changes between the old
and new ones.
Anette Rosberg Social Services Specialist
Anette
Rosberg
Leila reaches out to Anette, a social
services specialist. So that she can
change the metadata for the
instructions corresponding to the
searched keywords.
UMAKU Private group | Confidential
OFFICE 365
Home
Conversations
Documents
Shared with us
Notebook
Umaku matrix
Umaku Library-External
Changes
Site contents
Change Requests
Pages
Recycle bin
3:23 PM
12/12/2018
UM
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Need for social welfare services report
Lorem Ipsum is simply dummy text
Department Campaign
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Anette Rosberg
Anette Rosberg
Anette Rosberg
Anette Rosberg
Anette Rosberg
Matti Virtanen
Anette Rosberg
Liisa Laine
Anette Rosberg
Liisa Laine
Anette Rosberg
New Sync Export to Excel Quick editUpload 1 selected All DocumentsDownload
Next steps
141 members
Socio-Legal Executive
Anette Rosberg
Open
Preview
Share
Copy link
Download
Delete
Flow
Rename
Pin to top
Move to
Copy to
Version history
Alert me
Details
Anette
Rosberg
Leila reaches out to Anette, a social
services specialist. So that she can
change the metadata for the
instructions corresponding to the
searched keywords.
Home
Conversations
Documents
Shared with us
Notebook
Umaku matrix
Umaku Library-External
Changes
Site contents
Change Requests
Pages
Recycle bin
Edit
3:23 PM
12/12/2018
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Need for social welfare services report
Lorem Ipsum is simply dummy text
Road Show Campaign
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Lorem Ipsum is simply dummy text
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
Dec 14 2018
13 Views
Has Access
Manage access
Properties Edit all
Name*
20170420-FL UMAKU pptx
Tags Edit all
\
20170420-FL LA pptx
Anette Rosberg
Anette Rosberg
Anette Rosberg
Anette Rosberg
Anette Rosberg
Matti Virtanen
Anette Rosberg
Liisa Laine
Anette Rosberg
Liisa Laine
Anette Rosberg
New Sync Export to Excel Quick editUpload 1 selected All DocumentsDownload
2
Social Welfare X Elderly person X
Care X Social services X
UMAKU Private group | Confidential
OFFICE 365
UMNext steps
141 members
Socio-Legal Executive
Anette Rosberg
Umaku Notification
Information about your searched query
Need for social welfare services instruction
is added in the portal.
View Details
Pontus
Salo
Pontus receives a push
notification on his phone
regarding the instructions he
searched yesterday. Now, he can
access it directly from his phone.
Some of the benefits that the solution will provide are:
Data analytics to
improve search results
Anywhere, anytime access
to readily available
guidelines
Reporting dashboard to
gather actionable insights
Push notifications to
users once the searched
guidelines are available
BENEFITS
Scenario 2 - Umaku Intranet HR Hub
PERSONA
Markus is 29 years old. He is a social worker and planning for winter
vacations. He wants to get reminded of the remaining leaves for him in the
year. He also wants to keep his profile updated in the HR portal.
Markus PutkonenSocial Worker
Social Worker
Umaku NEWS
Myteam.umaku.com
Porvoo rescue department pilots artificial
intelligence
12:45 PM | 10/12/2018
Porvoo rescue department has started the first
pilot artificial intelligece program which helps
emplyoees to take decisions....... more >>
Need a break? Remember to apply for
vacation before 15.1.
12:45 PM | 10/12/2018
Winter is here and Santa is coming. Plan your
vacation for the season before your leaves
lapse....... more >>
45 open jobs at Umaku – apply now
12:45 PM | 10/12/2018
There are new oppotunities available in
Umaku. Ready for a new move....... more >>
Meet your colleagues: Heini Karppinen
cycles to work all year
12:45 PM | 10/12/2018
Umaku HR team is planning for a team outing
..... more
Team Notifications MoreHome
Markus
Putkonen
Markus is on the bus on his way
from a customer visit to the office
and is browsing the Umaku Intranet
on his smartphone. He sees a news
post on the intranet reminding
employees to plan their winter
vacations.
Social Worker
Umaku NEWS
Myteam.umaku.com
Need a break? Remember to apply for
vacation before 15.1.
12:45 PM | 10/12/2018
Winter is here and Santa is coming. Plan your
vacation for the season before your leaves
lapse.
We request all of our employees to check their
leave balance and apply for the vacation if you
are planning for one, before it expires.
We at Umaku encourage our employees to
have a perfect work life balance and we repect
the family priorities. We know that how
important the cleanising of mind is, that‘s the
reason according to our policies employees
should get some free time to rest and to plan
for next big things in career with Umaku.
Plan your Vacations/Leaves Now
Some free time gives you opportunity to think
differently and you can apply new ideas to
your workplace, which is very important to any
Team Notifications MoreHome
Open Umaku Vacation Portal
Markus
Putkonen
Markus remembers that he hasn’t
planned his vacation yet and wants
to check and apply it.
Markus click on vacations on
Umaku Intranet HR Hub and he can
see that he has 6 vacation days left
in this year.
Social Worker
Vacations & Leaves
Umaku
Helsinki, FIN
Balance Status
Myteam.umaku.com
Vacation days
Vacation bonus exchange days
06 Days Left
08 Days Left
Public Vacations & Leaves
Independence Day 06th December 2018
Christmas Eve 24th December 2018
Christmas Day 25th December 2018
St. Stephens Day 26th December 2018
Apply VacationsPending Approvals
MoreTeamHome Portal
Markus
Putkonen
Markus remembers that he hasn’t
planned his vacation yet and wants
to check and apply it.
Markus click on vacations on
Umaku Intranet HR Hub and he can
see that he has 6 vacation days left
in this year.
Epiphany Day 06th January 2019
Social Worker
Umaku HR Portal
Umaku
Helsinki, FIN
Important Links
Ask HR
Myteam.umaku.com
Travel Policies
Umaku Policies
More about Umaku
Umaku Learning Portal
How to Manage Workspace
Learn ho to make your
workplace a better environ…..
Umaku Vacations & Leaves
You can view your vacation/leave status here.
Umaku Vacations & Leaves
MoreTeamHome Portal
Markus
Putkonen
After applying the leaves Markus
browses through the Umaku
Intranet on his smartphone.
Community Feed
Talk to Experts
A Q&A session with the
industry expert Hilkka for ...
My Profile
ABOUT ME
I am social Service consultant by day and
adventurer by night. I am an ambitious person
who wants to change the world. The change
starts from within.
Myteam.umaku.com
Markus PutkonenSocial Worker
Helsinki Office / Services
Umaku Social Services
CONTACT INFORMATION
Work Phone
09 455 1234
050 365 8899
Mobile Phone
Markus
Putkonen
Markus notices that the HR portal
also shows his personal information
and he can update this information
directly in the portal.
Location: Kaupintie 11, 00440
Helsinki, Finland
Location
PERSONA
Selma, is 35 years old. She is responsible for effectively planning and
coordination of HR policies. She has created the winter vacation
guidelines and instructions. In her role she is also responsible for
adoption of Umaku HR portal.
Selma NivaHR Manager
Selma
Niva
On the other hand, Selma is
checking up on the adoption of this
newly launched Umaku Intranet HR
Hub with the employees of social
services department.
She is happy to see that more that
80% of the employees have
accessed the portal at least once in
last 3 months. She plans to add the
Health department in the new
portal from next week onwards.
Home > Usage
OFFICE 365 UMAKU PORTAL
Company Culture Local Industry
12/12/2018
11 25
30
15
5
0
10
20
30
40
Daily Unique usersFire Dept. Health Umaku Services Insurance Education
0
1
2
3
4
5
6
Sent Received Read
0
2
4
6
8
10
12
5% 45%25%15%0
5
10
15
20
25
30
35
Users Departments
Page Loads
114Searches
245Updates
1.5K
Home
Groups
Users
HR Policies
Departments
HR Support
Settings
User Reports
Usage
Security & Compliance
Updates
Umaku Centers
5
Setup Depts.
Some of the benefits that the solution will provide are:
Anytime anywhere
accessibility
Real time availability of
dataEase of use and granular
reporting capabilities
Workflow –
Review/Approve/Reject
BENEFITS
© 2016 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries.The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.
Thank You
Henkilöstöfoorumin työpajan purku – hyvä työyhteisöviestintä
13.2.2018
Hyvä työyhteisöviestintä
• Ohessa on henkilöstöfoorumin 2/2018 työpajassa tehty näkemys siitä, mitä kuuluu hyvään työyhteisöviestintään
• Työpajan antia voi hyödyntää esimerkiksi
• muutosviestinnän/työyhteisöviestinnän huoneentaulun pohjana
• suunniteltaessa kunkin muutoksessa olevan organisaation viestintää
• pohdittaessa luottamusta herättävää viestintää (check list)
Käytä näitä, nämä herättävät luottamusta
1. Reaaliaikaisuus ja nopeus (kirjataan ja välitetään tieto heti)
2. Selkeys (kirjoitetaan ja puhutaan ymmärrettävästi)
3. Rehellisyys ja avoimuus (vaikeistakin aiheista pitää puhua; kertoa myös, mistä ei tiedetä)
4. Ytimekkyys ja kiteytys (ydinviesti, asian ”pihvi” tuodaan esiin)
5. Viesti löytää vastaanottajansa (kohdennettu vastaanottajalle ja löydettävissä myöhemminkin, kanavista on sovittu)
6. Osallisuus (asioista pääsee keskustelemaan)
7. Ennakoitavuus (asiat on valmisteltu ja tiedetään, milloin mitäkin odottaa, säännönmukaisuus)
8. Monikanavaisuus (useammalla keinolla ja välineellä, jotta tavoitetaan kaikki)
9. Tiedon neutraalius ja oikeellisuus
Vältä näitä, luottamuksen rapauttajat
1. Virheellinen, väärä tieto
2. Epäselvyys
3. Sisällöttömyys
4. Ei kohdennu vastaanottajalle, väärät areenat
5. Väärään aikaan, liian myöhään
6. Luottamuksellisuuden väärinkäyttö
7. Kerrotaan vain lopputulos (ei kerrota valmistelusta)
8. Puhutaan ohi
9. Viestin ”ylitulkitseminen”
Mistä halutaan kuulla?
• Mikä koskee minun työtäni
• Työsuhde (palkka, työaika, työsuhdeturva)
• Mitä minulle tapahtuu (siirrynkö, mikä on työpaikka ja -piste)
1) Minua koskevat asiat (tärkein)
• Osallistumismahdollisuudet
• Perusasiat, mikä säilyy, ja uudet asiat, mikä muuttuu
• Kuka päättää ja mistä vuosina 2018-2020, aikataulut
2) Miten voin vaikuttaa ja
muutoksen perusteet
• Konteksti, mihin liittyy
• Uusi työyhteisö
• Miten palvelut muuttuvat
• Tietojärjestelmät
• Maakuntavaalit, maakunnan nimi
• Organisaatiorakenne, johto & esimiehet
3) Organisaatio ja ympäristö
Mitä keinoja käytetään?
Henki-
löstöinfot
Osallistavat menetelmät, keskustelut
Johdon roadshow, yksikkökokoukset,
kahvipöytäkeskustelut
Yleisimmin kysytyt kysymykset, verkkosivut (sis. ja ulk.), online kyselytunnit, sähköposti
HUOM! monikanavaisuus
Näitäkin hyvä
hyödyntää:
webropol –kyselyt,
videot ja livestream,
skype, uutiskirjeet,
some ja
keskusteluryhmät,
blogit, lehdet,
tiedotusvälineet,
maakuntakierros
Tärk
eys
Keitä toimijoita (ja mikä on heidän roolinsa)?
Esimies
Vastaa yksikön sisäisestä
viestinnästä
Alaisia koskevat asiat
Ajantasainen tieto
Keskeisimpiä rooleja
Tarvitsee tukea
Asukas, asiakas
hakee tietoja
Antaa palautetta
Työntekijä
Ottaa selvää
Viestii omasta
työstä
Tiedon oikeellisuus
Viestintä
Koukuttavat sisällöt
Kanavat
Johdon viestintätuki
Välittää hiljaisia
signaaleja
Tietoa siitä, kuka
tietää
Viestin välittäjä
Ryhmien jäsenet
Tiedon vienti
muihin
organisaatioihin
Tiedon tuonti
omaan
organisaatioon
Ylin johto
Viestinnän linjaukset
Varmistaa viestinnän
resurssit
Antaa kasvot
muutokselle
Keskeinen viestijä
Koko muutos
Suuret linjat
Henkilöstön edustajat
Henkilöstönäkökul
ma
Vastaanottavan
organisaation edustaja
Maku JN