Описание проекта по автоматизации

документооборота

в ООО «Газпром добыча Краснодар»

Авдюшкин Николай директор по работе с клиентами ООО «ЭРКЕР», г.Краснодар

www.docsvision.com Слайд: 2

Наши заказчики в отрасли

• ООО «Газпром трансгаз Краснодар»

• ООО «Газпром добыча Краснодар»

• ООО «РН-Туапсенефтепродукт»

www.docsvision.com Слайд: 3

Информация о заказчике

ООО «Газпром добыча Краснодар» – 100-процентное дочернее общество ОАО «Газпром». Подразделения Общества расположены в Краснодарском крае, Ростовской области, Республике Адыгея, Ставропольском крае, Республике Калмыкия и Республике Коми.

www.docsvision.com Слайд: 4

Цели проекта

• Повышение прозрачности документооборота

• Обеспечение контроля обработки документов

• Сокращение сроков обработки документов и выполнения бизнес-процессов

• Повышение исполнительской дисциплины

• Исключение потери документов

• Экономия на печати, хранении, и перемещении документов

• Создание единого информационного пространства по работе с документами в территориально распределенной структуре общества

www.docsvision.com Слайд: 5

Общая информация

• Начало опытной эксплуатации: декабрь 2010г.

• Начало промышленной эксплуатации: ноябрь 2011г.

• Система установлена в администрации Общества в г. Краснодар и в 8 филиалах

• Общее количество пользователей СЭД около 700 (одновременно до 200)

www.docsvision.com Слайд: 6

Структура управления проектом

Генеральный директор

Заместитель генерального директора по кадрам,

соц.развитию и общим вопросам

Отдел ДОУ – 3 специалиста (методология решения)

Служба АСУ - 2 специалиста

(участие в проекте внедрения СЭД)

www.docsvision.com Слайд: 7

Рамки проекта

В СЭД автоматизирована работа со следующими документами: • Входящие письма

• Исходящие письма

• Служебные записки

• Протоколы совещаний

• Приказы

• Распоряжения

• Командировочные удостоверения

• Регламенты, положения, инструкции

• Периодические задачи

• Поручения

• Договора (в стадии запуска)

www.docsvision.com Слайд: 8

Трудности в ходе проекта и способы их решения

• Разнородность каналов связи (1Гб, 100 Мб, 4 Мб, 2 Мб) • Ограничение количества ролей пользователей в

зависимости от ширины канала

• Большое количество видов документов • Поэтапное обучение пользователей и унификация

логики работы с документами

• Большое количество пользователей СЭД и филиалов • Поэтапный (пофилиальный) ввод СЭД в эксплуатацию

www.docsvision.com Слайд: 9

«Секрет» успеха проекта

• Поддержка проекта со стороны руководства Общества

• Продуманная на стадии внедрения архитектура

решения

• Заинтересованность проектной группы заказчика

• Поэтапный ввод СЭД в эксплуатацию

• Функциональные возможности СЭД

• Квалификация партнера

www.docsvision.com Слайд: 10

Текущая ситуация

• Входящие документы – более 30 000

• Исходящие документы – более 22 000

• Внутренние документы – более 27 000

• Задания – более 155 000

• Согласования – более 10 000

• Общий объем базы данных – более 160 Гб

www.docsvision.com Слайд: 11

Формирование отчетов по работе с документами

Настроено более 10 отчетов по работе с документами и исполнению поручений в СЭД

www.docsvision.com Слайд: 12

Производительность и надежность СЭД

Ширина

канала

Количество

пользователей

СЭД

Открытие

навигатора,

сек

Первое открытие

карточки документа

(повторное

открытие), сек

Первое открытие

карточки задания

(повторное

открытие), сек

1 Гб 150 4-10 4-8 (1-3) 3-5 (1-3)

100 Мб 300 6-10 4-10 (1-3) 6-8 (2-4)

4 Мб 50 9-15 5-8 (2-4) 3-5 (1-3)

4 Мб 10 6-11 4-10 (2-5) 5-8 (2-4)

2 Мб 2 9-15 3-5 (1-3) 5-14 (3-10)

Структура передаваемых данных в канале сложна и не однородна!!!

www.docsvision.com Слайд: 13

Нагрузка пользователей

www.docsvision.com Слайд: 14

Развитие СЭД

Система кадрового документооборота:

Процесс «Прием/перевод нового сотрудника на

работу»

Процесс «Социальные выплаты»

Отдельный сервер DocsVision

Сертифицированная ФСТЭК по ФЗ №152 версия

DocsVision

Использование ЭЦП (в перспективе)

www.docsvision.com Слайд: 15

Мнение заказчика

Проект в ООО «Газпром добыча Краснодар» Мнение Заказчика

«…Благодаря внедрению системы электронного документооборота DocsVision в

Обществе существенно сократились сроки прохождения документов и

доведения поручений до исполнителей, появилась прозрачность

информационных потоков, выросла динамичность документационного

обеспечения…»

М.Г. Гейхман, генеральный директор

ООО «Газпром добыча Краснодар»

www.docsvision.com Слайд: 16

Спасибо за Ваш интерес к

Docsvision

E-mail: sales@erker-it.ru Web: www.erker-it.ru