63

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini diuraikan mengenai hasil dan pembahasan dari penelitian

yang telah dilakukan di lapangan. Hasil dan pembahasan penelitian ini merupakan

jawaban dari tujuan yang telah ditetapkan pada bab sebelumnya. Penelitian ini

berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha untuk mencapai efisiensi kerja. Oleh

karena itu, ruang yang dijadikan tempat observasi dan objek penelitian adalah

ruang tata usaha yang merupakan bagian dari SMK Negeri 1 Salatiga.

4.1. Hasil Penelitian

4.1.1. Gambaran Umum SMK Negeri 1 Salatiga

a. Identitas Sekolah

1. Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Salatiga

2. Alamat :Jalan Nakula Sadewa I/ 3 Kembangarum, Kel.

Dukuh, Kec. Sidomukti, Salatiga

3. Kota : Salatiga

4. Kode Pos : 50722

5. Provinsi : Jawa Tengah

6. Nomor Telpon/Fax : (0298) 323566

7. E-mail :smk1salatiga@yahoo.com

8. Website : www.smeansa.co.cc

9. Logo SMK N 1 Salatiga :

64

b. Sejarah Singkat SMK Negeri 1 Salatiga

Pada tahun1967 belum ada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

Negeri di Salatiga. Pada tahun itu pula dibentuk panitia pendiri SMEA Negeri

yang diketahui oleh Bapak Wali kota madya Salatiga (Bp. Letkol S.

Soegiman pada waktu itu) dan didukung oleh bapak-bapak Muspida.

Perolehan izin dari kepala kantor perwakilan Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah No. IDPE/435/D/67, tanggal 17 Januari

1967, maka berdirilah SMEA yang berstatus persiapan di Salatiga.

Atas dasar surat Bapak Kepala Kantor Perwakilan Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Tengah tersebut, mengajukan

permohonan ke Departemen Pendidikan dan Kebudayaan di Jakarta agar

ditingkatkan status SMEA persiapan Negeri No. M/30/115 tanggal 25 Mei

1968, yang dilampiri rekomendasi dari IDPE Provinsi Jawa Tengah, dan

akhirnya mendapatkan surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

Republik Indonesia Nomor: 191/UUK-3/1969 tanggal 25 Mei 1968, yang

merubah status persiapan menjadi Negeri.

Perolehan surat keputusan Menteri tersebut merupakan awal dari

sebuah perjuangan mendirikan pendidikan yang berkualitas. Hal ini

disebabkan SMEA Negeri pada waktu itu belum memiliki gedung sekolah

sendiri. Atas jasa dari Kepala SMEP Negeri Salatiga (walaupun pada waktu

itu SMEP Negeri juga masih menumpang di asrama SPG Negeri Salatiga)

disewakan SMEA Negeri ini sebanyak 4 lokal dan masuk pada siang hari,

65

pimpinan sekolah pada waktu itu ditunjuk Bapak Sri Sadana, B.

A.(Almarhum).

Pada tahun 1973 SMEA Negeri atas perkenan Bapak Walikota madya

Salatiga, yang pada saat itu dijabat oleh Bapak Letkol. S. Soegiman diberi

izin untuk menempati gedung bekas sekolah Cina milik BAPERKI yang

digunakan proses belajar mengajar. Mula-mula gedung yang hanya terdiri

dari enam lokal di sebelah barat beserta aula yang sekarang digunakan untuk

menyimpan barang inventaris (meja kursi guru), awal mulanya aula tersebut

di sekat-sekat 3 lokal untuk mencukupi ruang belajar dan sebagian untuk

ruang guru/ ruang Tata Usaha (TU).

Setahun kemudian didirikan ruang belajar di sebelah timur oleh BP3

dibantu oleh Pemda setempat. Ruang-ruang belajar tersebut pernah di rehab

dengan dana pelita pada tahun 1983 sehingga menjadi baik, dan dapat

digunakan keterangan belajar. Selain ruang tersebut juga ruangan belajar di

sebelah utara serta ruangan perpustakaan pernah di rehab dengan dana pelita

tahun 1984. Beberapa tahun kemudian setelah jumlah kelas menjadi 15 lokal

dengan diikuti perkembangan alat-alat teori maupun praktik siswa serta

tempat sepeda, lapangan volley ball, rehab lapangan tennis dan pagar keliling.

Tanah lapangan dan bangunan SMEA Negeri Jl. Jend. A. Yani 14 Salatiga

pada saat ini masih dalam proses penyertifikatan. Gedung yang baru di lokasi

Desa Kembangarum kurang lebih 15.000 m2 (tanahnya) dan ruang teori ada

18 kelas biaya pembangunan dari ADB (Asean Development Bank),

menghabiskan dana sekitar 1,7 Milyar dan termasuk voced II (Second

66

Vocational Education). Demikian pula perabot dan peralatan praktiknya

dilengkapi juga dengan dana ADB sekitar 2 milyar.

Sejak tanggal 1 Agustus 1992 SMEA Negeri Salatiga melaksanakan

upacara yang dihadiri pula Bapak Kakanwil Depdikbud Provinsi Jateng

beserta ibu dan para pejabat setempat. Pada saat boyongan kelas I dan II yang

pindah ke lokasi baru, adapun kelas III tetap di Jl. A. Yani 14 Salatiga hingga

akhir Maret 1993. Gedung baru memiliki alat teori dan alat praktik yang

lengkap terdiri dari ruangan pertemuan dll.

Pengembangan SMK 1 menjadi SMK Besar tahun pertama 2004-2005

menerima 10 kelas, terdiri dari Akuntansi 2 kelas, Tata Boga 2 Kelas, dan

Tata kecantikan 1 kelas. Pada tahun kedua dan ketiga (2005-2006 dan 2006-

2007) penerimaan siswa baru sebanyak 12 kelas, masing-masing program

keahlian 2 kelas, sehingga komposisi kelas saat ini, kelas III 10 kelas, kelas II

12 kelas dan kelas I 12 kelas, total kelas di SMK Negeri 1 Salatiga saat ini 34

kelas.

c. Visi dan Misi Sekolah

Visi Sekolah

“Menghasilkan lulusan yang beriman, kompeten, dan kompetitif serta

berwawasan lingkungan”.

Misi Sekolah

1. Meningkatkan Keimanan dan Ketaqwaan peserta didik.

2. Mendidik peserta didik menjadi warga Negara yang bertanggungjawab

dan berkarakter.

67

3. Mendidik peserta didik, mampu menerapkan hidup sehat, memiliki

wawasan pengetahuan, lingkungan dan seni.

4. Mendidik dan melatih peserta didik memiliki ketrampilan sesuai

kompetensi keahliannya.

5. Menumbuhkan jiwa dan semangat wirausaha.

6. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan dan ketrampilan

sebagai bekal bagi yang berminat untuk melanjutkan pendidikan.

d. Tujuan Sekolah

1. Tujuan Umum

1. Menghasilkan lulusan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan

Yang Maha Esa.

2. Menghasilkan lulusan yang sehat, cerdas, kreatif, mandiri,

bertanggungjawab serta peduli terhadap lingkungan.

3. Menghasilkan lulusan yeng memiliki pengetahuan, sebagai bekal

untuk melanjutkan pada jenjang pendidikan yang lebih tinggi.

2. Tujuan Khusus

1. Menghasilkan lulusan yang siap mengisi lapangan kerja di dunia

usaha, dunia industri sesuai dengan kompetensi keahliannya.

2. Menghasilkan lulusan yang mampu memilih karir, ulet, dan gigih

dalam kompetisi, mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja dan

siap mengembangkan sikap profesional pada kompetensi

keahliannya.

68

KA. Komp. Keahlian

busana butik

Winarsih

Komite Sekolah

BKK

Indrianto

Prakerin PAR

Istiningsih

Adm

Pembelajaran

Suratman

Peng. Kur

&Peng. Lab. NA

Nugroho

Prakerin BM

Widyo

Harsono

Eval. Pembelajaran

Suratman

Perpustakaan

Sri Kustiyah

WEB & IT

Florens N,

Pd

Staff Teknis

Nining M.

WAKA. KETENAGAAN

M. SYAFI’I

Staff Teknis

Q Martini & Erlin W.W.

Staf Sosial

Nunuk B & Farida

WAKA. KESISWAAN

MARTANA

WAKA SARPRAS

SURIPAN

Sekretaris

Sri Susana

Ektrakuliler

Idah Wahyuti

Beasiswa

Titik Ruwaidah

Organisasi

Indrianto

Nugroho

Prestasi

Ismawati SS

Tata Upacara

Awaludin

Koordinator BP/BK

Taskiyah

Keimanan dan Ketakwaan

Untoro

KOOR. MAPEL NON

KEJURUAN

Tedjo Sukmono, S. Pd

KA. KOMP. KEAHLIAN

AKUNTANSI

Sri Makmuri TKM

KA. KOM KEAHLIAN ADM

PERKANT.

Lina A

KA. KOMP. KEAHLIAN

PEMASARAN

Gendi Dwijanti

KA. KOMP. KEAHLIAN

JASA BOGA

Siti Manzuzatun KA. KOMP. kecantikam

Siti Manzuzatun, S. Pd.,

M.M.Pai

KOOR. MAPEL NON

KEJURUAN

Tedjo Sukmono, S. Pd

KA. KOMP. kecantikam

Siti Manzuzatun

GURU DAN KARYAWAN

3. Menghasilkan lulusan yang memiliki jiwa dan semangat wira

usaha.

e. Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga

Gb. 4.1 Struktur Organisasi SMK N 1 Salatiga

Periode 2015-2019

Kepala Sekolah

Haris Wahyudi

Institusi Pasangan

WAKA KURIKULUM

VICTOR HARUMAN

WAKA HUMAS/HUBIN

DRS. NiAM ABADI

WAKA MANAJ MUTU

AMAR MA’RUF

69

Keterangan:

Kepala Sekolah : Haris Wahyudi, S. Pd, M. Pd

Koord. Tata Usaha : Dra. Budiati

Waka Manajemen Mutu : Amar Ma’ruf, M. Pd

1. Staff Teknis :Nining Marianingsih, S. Pd

Waka Kurikulum : Victor Haruman, S. P

1. Peng.Kur.& Peng.Lab.NA:Nugroho D.S., M. Pd

2. Admin. Pembelajaran : Wiwik E.N., S. Pd

3. Perpustakaan : Dra. Hj. Sri Kustiyah

Staff : Sutrisno. A. Md

4. Evaluasi Pembelajaran : Suratman, S. Pd

Waka Humas/ Hubind : Drs. Niam Abadi

1. Prakerin BM : Widyo Harsono, S.P

2. Prakerin PAR : Istiningsih, S. Pd

3. BKK : Drs. Indrianto N

4. WEB & IT : Florens N., S. Pd

Waka Ketenagaan : M. Syafi’i, S. Ag, S. H., M. KN., M. Pd.I

1. Staff teknis : a. Q. Martini, S. Pd

: b. Erlin W. W., S. Pd

2. Staff Sosial : a. Dra. Nunuk Biasati

:b. Farida, S. Pd.Ing

Waka Kesiswaan : Martana, S. Pd

1. Sekretaris : Sri Susana, S. Pd

70

2. Tata Upacara : Awaludin, S. Si

3. Keimanan dan ketakwaan : Drs. Untoro, M. Pd

4. Prestasi : Ismawati SS, S. Pd

5. Koordinator BP/ BK : Taskiyah, S. Pd

6. Ekstrakulikuler : Lilis Julianti, M. Pd

7. Beasiswa : Dra.Titik Ruwaidah

8. Organisasi : Indrianto Nugroho, S. Pd

Waka Sarpras : Suripan, S. Pd

KA. Komp. Keahlian Adm. Perkantoran: Dra. Lina Andraswati

KA. Komp. Keahlian Akuntansi : Sri Makmuri Titi K. M., S. Pd

KA. Komp. Keahlian Pemasaran : Gendi Dwijanti, S. Pd

KA. Komp. Keahlian Busana Butik: Winarsih, S. Pd

KA. Komp. Keahlian Jasa Boga : Siti Manzuzatun, S. Pd., M.Pai

KA. Komp. Kecantikan Rambut : Yustina Denik R., S. Pd

f. Kebijakan Mutu/Budaya Mutu

SMK Negeri 1 Salatiga bertekat akan memberikan layanan berupa

jasa pendidikan dan latihan yang berfokus pada kebutuhan akan persyaratan

pelanggan (stakeholder). Oleh karena itu SMK Negeri 1 Salatiga akan

berusaha selalu meningkatkan mutu layanannya dengan menerapkan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang selalu berusaha melakukan perbaikan

secara berkelanjutan (Continual Improvement). Dengan demikian sebagai

konsekuensinya maka setiap sumber daya manusia di SMK Negeri 1 Salatiga

harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan penyempurnaan mutu

71

layanan produk jasa pendidikan d an latihan agar dapat memenuhi kepuasan

pelanggan.

Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, SMK Negeri 1 Salatiga

menerapkan budaya mutu dengan semboyan “DINAMIS”, yang berarti

bahwa:

(D)Dedikasi : Mempunyai komitmen terhadap budaya mutu yang

diterapkan sekolah serta memiliki rasa percaya dan

kesanggupan yang tinggi dalam menyelesaikan tugasnya

sebagai agen perubahan dalam dunia pendidikan.

(I) Integritas : Mempunyai keutuhan moral yang tinggi, dengan

mengutamakan kejujuran untuk mencapai tujuan.

(N) Normatif : Memiliki perilaku yang didasarkan atas nilai-nilai agama,

budaya dan norma-norma susila yang berlaku di lingkungan

sekolah maupun di masyarakat.

(A) Asah, Asih, Asuh:Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan

latihan yang didasari dengan sikap kasih sayang yang tulus

demi keberhasilan siswa.

(M)Mandiri :Mampu memberikan pelayanan jasa pendidikan dan untuk

dapat menyelesaikan pekerjaannya sendiri tetapi tetap selalu

dapat bekerja sama dengan orang lain.

(I) Inovatif : Memiliki daya cipta, rasa dan karsa yang tinggi dengan

berani melakukan pembaharuan dan perbaikan dalam bidang

pendidikan dan pengajaran.

72

(S) Semangat: Mempunyai semangat pantang menyerah dalam menghadapi

berbagai macam persoalan dan berusaha mencari solusi yang

terbaik.

Dengan menerapkan budaya mutu “DINAMIS,mencerminkan

semangat seluruh warga SMK Negeri 1 Salatiga untuk selalu berubah

kearah yang lebih baik dalam upaya membentuk siswa dan tamatan yang

tangguh dan kompeten.

4.1.2. Deskripsi Permasalahan Penelitian

4.1.2.1. Penataan Ruang Kantor

Ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga berada di sebelah kiri

dekat pintu masuk utama gedung sekolah. Sebelum memasuki tata usaha

di sebelah kanan terdapat bagian resepsionis yang melayani baik internal

yaitu warga sekolah, maupun dari eksternal yaitu stakeholder yang

memiliki hubungan dengan SMK Negeri 1 Salatiga. Sedangkan ruang guru

berada di lantai dua atau tepat di atas ruang tata usaha sekolah. Ruang tata

usaha di SMK memiliki organisasi di dalamnya dengan kepala sekolah

sebagai pimpinan utama. Organisasi ini ada karena ada tujuan yang ingin

dicapai. Semua staff tata usaha melaksanakan peranannya di dalam suatu

ruangan yang telah ditetapkan oleh sekolah. Setiap bagian atau unit saling

berhubungan dan menjadi satu kesatuan dalam menjalankan pekerjaan

kantor guna capai tujuan sekolah.

73

Adapun gambar denah ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga

adalah sebegai berikut:

Gambar 4.2. Denah ruang tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga

a. Bentuk ruang kantor

Adapun bentuk ruang tata usaha di SMK N 1 Salatiga ini terdiri

dari satu ruang yang luas yang ditempati oleh beberapa staff tata usaha

dan pimpinan atau koordinator tata usaha serta semua barang-barang

yang diperlukan dalam bekerja. Ruangan tata usaha ini berukuran 9 m x

12 m. Tepat di depan pintu masuk terdapat meja agendaris berbentuk

almari kecil berisi arsip, tepat dibagian atas meja tersebut terdapat

printer dan toples berisi kabel-kabel. Di depan meja tersebut terdapat

sebuah filling cabinet yang letakkan dekat dengan tembok. Di sebelah

Skala 1:90

74

kanan meja arsip menerima tamu adalah meja kerja agendaris yang

melayani kegiatan administrasi kantor kaitannya dengan surat

menyurat. Disebelah meja kerja agendaris adalah meja kerja bagian

keamanan biasanya meja digunakan untuk tempat duduk ketika sedang

rapat.

Di sebelah kanan pintu masuk terdapat beberapa meja yang

disusun berdasar fungsinya. Meja paling ujung ialah meja untuk

membuat minuman bagi staff dan guru di SMK Negeri 1 Salatiga. Di

samping meja untuk meletakkan minuman, terdapat meja meletakkan

dispenser atau minum air putih yang disediakan bagi staff tata usaha di

sebelah meja dispenser terdapat satu buah meja telepon yang di atasnya

terdapat pesawat telepon dan buku telepon. Bagian dinding di atas meja

telepon terdapat tempat untuk menggantungkan kunci dari berbagai

pintu di lingkup sekolah, tempat ini terbuat dari kayu beserta kaca untuk

menutupnya. Di sebelah meja telepon terdapat empat almari arsip

berbentuk dua pintu berisi data kepegawaian dan kesiswaan yang

dijadikan satu almari. Sebelah almari arsip ini tepat di ujung pojok

kanan depan adalah pintu alternatif dari samping yang digunakan dalam

mobilisasi staff tata usaha dalam menjalankan pekerjaannya. Tepat di

depan empat almari arsip ini terdapat pula dua buah almari arsip yang

saling membelakangi. Almari arsip ini tepat berada di samping kanan

dan kiri ketika staff maupun orang melintasi pintu alternatif samping

itu.

75

Di balik dua almari terdapat dua meja staff bagian keuangan yaitu

bagian bendahara komite sekolah dan staff bagian pemungut iuran

komite sekolah. Meja yang disusun tanpa adanya jarak. Meja dilengkapi

dengan kursi yang letaknya tidak ada jarang juga dengan meja staff

dibelakangnya. Tepat dibelakang meja staff bagian bendahara komite

sekolah ialah meja kerja bendahara gaji dan BOS. Kemudian

dibelakangnya meja bendahara gaji dan BOS ialah meja untuk

meletakkan mesin ketik manual disertai dengan kursinya. Tepat di

sebelah kiri dari meja kerja staff pemungut iuran komite sekolah

terdapat meja kecil dan loket pembayaran iuran komite dari para siswa

di SMK Negeri 1 Salatiga. Loket ini terbuat jendela kaca yang diberi

rongga atau lubang untuk memberikan iuran kepada staff. Di samping

loket terdapat dua buah almari arsip dan tiga buah filling cabinet yang

digunakan untuk menyimpan arsip yang masih diperlukan. Paling ujung

pojok belaknag terdapat pintu alternatif yang jarang sekali digunakan

sebagai akses mobilisasi staff.

Staff tata usaha ditempatkan sejajar dan menghadap ke arah yang

sama. staff bagian kesiswaan dan kepegawaian berada di belakang meja

kerja agendaris. Jarak kursi agendaris dengan meja staff bagian

kepegawaian dan kesiswaan terlalu rapat dan tidak ada jarak, jadi

berhimpitan, begitu pula jarak meja staff bagian kesiswaan dan

kepegawaian dengan meja staff di belakangnya yang menangani urusan

kesiswaan yang merangkap dengan urusan Proses Belajar Mengajar,

76

Dapat Pokok Pendidikan dan Sistem Informasi Manajemen. Kemudian,

di samping kanan dari pegawai ini terdapat dua almari arsip, satu meja

tempat arsip dan buku-buku, satu almari arsip dan meja komputer

disertai mesin penghancur kertas yang diletakkan berdekatan. Adapun

di sepanjang jalan terdapat dokumen, arsip dna kursi yang memenuhi

jalan yang digunakan staff dalam berpindah.

Di belakang mesin penghancur kertas terdapat sebuah ruangan

yang disekat menggunakan kaca dan kayu tanpa adanya sebuah

penutup. Ruangan tersebut berisi beberapa almari, meja komputer dan

komputer, sebuah kursi dan beberapa benda lainnya seperti tinta yang

diletakkan pada kaca, stand microphone, kardus diletakkan di atas

almari, beberapa owdner, dan lain sebagainya. Ruang ini digunakan

untuk menyimpan data pokok pendidikan sekolah. Disamping kiri dari

ruang ini terdapat sebuah kardus yang diletakkan dilantai berisi

beberapa kertas yang tidak terpakai. Disamping kardus terdapat dua

meja staff bagian sarana dan prasarana dan koordinator tata usaha yang

diletakkan paing belakang. Di belakangnya terdapat empat filling

cabinet dan dua almari arsip berukuran cukup besar yang ditutupi

dengan cordyn dengan motif sama cordyn jendela ruang tata usaha.

Di dinding ruangan ini terdapat beberapa papan yang

digantungkan pada tembok. Adapun papan yang dimaksud ialah sebuah

papan mekanisme pengadaan barang, sebuah papan mekanisme kerja ka

subag tata usaha, sebuah papan mekanisme kerja pengelolaan sekolah,

77

sebuah papan program kerja tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga yang

sudah tidak berlaku karena menunjukkan periode lama, sebuah papan

daftar guru SMK Negeri 1 Salatiga, sebuah papan data staff tata usaha,

sepasang foto presiden dan wakil presiden Republik Indonesia, sebuah

papan mekanisme persuratan, dan sebuah papan struktur organisasi

SMK Negeri 1 Salatiga. Selain itu, terdapat enam buah lampu dan satu

buah lampu mati. Ruangan juga dilengkapi satu buah televisi, satu buah

CCTV dan satu buah kipas angin.

b. Sistem dan prosedur

Tata usaha di SMK N 1 Salatiga memiliki sebuah sistem yang

mengatur berbagai unit-unit yang ada dalam menyelesaikan suatu

pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dalam menyelesaikan pekerjaan melalui

tahapan-tahapan yang sudah ditentukan. Sebagai contoh adalah

prosedur dalam membuat surat dan menyimpan surat yang berkaitan

dengan kegiatan pelayanan di tata usaha. Contoh lainnya ialah prosedur

dalam pengadaan barang-barang yang diperlukan bagi tata usaha,

prosedur surat masuk dan surat keluar dan masih banyak prosedur

lainnya.

c. Kondisi umum ruang tata usaha

Kondisi ruang tata usaha secara umum ditunjukkan beberapa

barang, arsip, dan dokumen yang berserakan. Selain itu, terdapat

beberapa tumpukan kardus dan kursi kosong yang ada disekitar lorong

untuk jalan staff. Hal ini menjadikan staff tata usaha harus menghindar

78

dan menyingkirkan barang tersebut ketika berjalan melewati rintangan.

Bukan hanya peletakan barang yang tidak sesuai dengan letaknya

namun dalam perpindahan dalam berjalan pun terganggu karena

sempitnya penempatan meja dan kursi sehingga hampir tidak ada jarak

antara staff yang satu dengan staff yang lain.

d. Ruang khusus di dalam ruang tata usaha

Selain itu, terdapat suatu ruangan khusus yang diletakkan dalam

ruang tata usaha ini. Ruangan yang dimaksud adalah ruang Data Pokok

Pendidikan Menengah (Dapodikmen). Adapun ruang Dapodikmen

merupakan tempat untuk mengatur sistem informasi manajemen dari

pendidikan yang ada di sekolah. Letak dari ruang ini berada di dalam

ruangan tata usaha SMK, tepatnya berada di pojok ruangan. Kondisi

dari ruangan tersebut terdapat beberapa komputer dan, meja komputer,

dua almari, owdner diletakkan diatas almari secara berserakan, kardus-

kardus kosong yang tidak terpakai di atas almari, alat penyangga

microphone, beberapa tinta printer yang diletakkan pada sekat kaca.

e. Akses ruang kantor

Staff tata usaha dan koordinator memanfaatkan akses keluar

masuk menggunakan 3 pintu, yaitu 1 pintu utama dan 2 pintu alternatif

dari samping depan dan samping belakang. Namun hanya 2 pintu saja

yang sering digunakan dalam jalur akses keluar masuk staff staff tata

usaha yaitu pintu utama dan pintu samping depan. Pintu utama atau

pintu yang berada di depan merupakan akses keluar masuk dari staff

79

tata usaha, guru-guru dan tamu atau stake holder, siswa-siswi yang

memiliki kepentingan tertentu serta pihak-pihak sekolah lainnya.

Penyusunan ruangan yang ada di sekolah dapat dirubah jika sewaktu-

waktu diadakan perubahan susunan penempatan staff tata usaha,

peralatan dan perabot kantor yang digunakan untuk menyelesaikan

tugas dan pekerjaan.

4.1.2.2. Penempatan staff tata usaha

Pengaturan tata ruang bukan hanya pada penataan barang-barang

yang diatur sedemikian rupa untuk memudahkan penjangkauan, namun

juga memperhatikan penempatan staff tata usaha. Adapun penggambaran

pengaturan tempat kerja staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga sebagai

berikut:

a. Penempatan meja kursi staff

Pengaturan meja dan kursi staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga

menghadap ke arah yang sama. Penataan tempat meja kerja dimulai dari

bagian depan adalah bagian pelayanan umum atau agendaris bersama

satpam, di sebelah kanan agendaris adalah bagian keuangan atau

bendahara baik komite, gaji maupun BOS. Di belakang agendaris

adalah bagian kepegawaian, inventaris dan dapodik. Paling belakang

adalah koordinator tata usaha dan bagian sarana prasarana. Masing-

masing bagian memiliki tugas dan fungsi yang berbeda satu dengan

yang lain sehingga untuk memudahkan dalam koordinasi kerja maka

80

penempatan meja kerja staff dikelompokkan sesuai jenis pekerjaan yang

serumpun.

Adapun tugas pokok dan fungsi dari masing-masing staff tata

usaha seperti bagian bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan

BOS, pemungut iuran komite, urusan kepegawaian/ SDM, urusan

kepegawaian/Proses Belajar Mengajar /Sistem Informasi Manajemen

/Data Pokok Pendidikan, urusan perlengkapan/ inventaris barang,

urusan agendaris, teknisi listrik,air,telepon, penggandaaan, transportasi,

urusan PLH/7K, keamanan/satpam, gudang, sarana prasarana dan

perpustakaan dan penjaga malam/siang. Berbagai pembagian tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing staff akan berkaitan satu dengan

yang lainnya. Adanya pembagian tugas pokok dan fungsi ini akan

menyebabkan penempatan kerja staff yang berbeda.

Penempatan meja kerja untuk staff tata usaha maupun koordinator

tata usaha ditempatkan pada satu ruangan tanpa ada bilik-bilik pada

meja kerja staff. Jarak antar meja staff tata usaha terlalu rapat bahkan

hampir tidak ada jarak antara meja staff yang satu dnegan staff yang

lain. Perpindahan gerak staff tata usaha dilakukan dengan

menyingkirkan dahulu kursi maupun barang lain yang merintangi

seperti meja staff lain, kursi yang ada di lorong untuk jalan, dan

berbagai dokumen yang ada di lantai.

b. Meja kursi untuk penerima telepon

81

Adapun bagian paling depan pada ruang tata usaha terdapat meja

telepon dan meja khusus meletakkan teko untuk membuat minuman

staff. Letak telepon dengan staff tata usaha cukup jauh karena staff tata

usaha harus berpindah dan menggeser kursi menuju telepon. Penerima

telepon ini harus menghentikan pekerjaan yang sedang dikerjakannnya.

Setelah menerima informasi telepon maka ia harus menyampaikan

informasi yang diterimanya kepada pihak yang dituju agar segera

diproses maupun dilaksanakan. Hal ini menunjukkan bahwa adanya

tugas ganda yang harus dilakukan oleh beberapa staff yang menerima

telepon ketika menyelesaikan pekerjaannya.

c. Perpindahan gerak staff tata usaha

Luas lantai yang tersedia untuk jumlah staff tata usaha dan

berbagai perabot serta peralatan lainnya menjadikan lorong untuk jalan

menjadi sempit. Para staff tata usaha akan bergantian dalam melewati

lorong ketika berpapasan dengan staff lain. Selain itu, rintangan bagi

staff yang hendak berpindah dalam menyelesaikan pekerjaan terhalang

oleh beberapa peralatan dan perabot seperti meja dan kursi kosong

ditempati oleh beberapa dokumen dan barang lain. Hal ini akan

menyenggol barang-barang yang ada di kursi maupun di meja.

4.1.2.3. Pengaturan Peralatan dan Perabot Kantor

Peralatan dan perabotan merupakan fasilitas yang digunakan

untuk membantu proses penyelesaian tugas dan masing-masing pekerjaan

staff tata usaha. Penataan peralatan dan perabotan yang ada di ruang tata

82

usaha dilakukan berdasarkan pertimbangan kedekatan staff dengan

peralatan yang dipakai seperti bagian depan perabot digunakan oleh

agendaris, bagian belakang staff yang menangani BOS, bagian samping

untuk staff yang menangani keuangan dan paling belakang perabot yang

digunakan oleh koordinator tata usaha.

a. Penempatan peralatan dan perabot

Luas lantai yang ada digunakan dalam penempatan perabot-

perabot yang ada seperti meja, kursi, meja telepon, almari arsip, filling

cabinet maupun peralatan seperti mesin ketik manual, mesin

penghancur kertas, printer dan lain-lain dalam satu ruangan. Khususnya

peletakkan perabot kantor seperti almari arsip kepegawaian dan

kesiswaan yang diletakkan dibagian paling depan sehingga membuat

cahaya dari luar terhalang karena adanya almari besar.

b. Jarak antar perabot kantor

Selain penempatan perabot-perabot kantor di ruang tata usaha, hal

lain yang mengganggu ialah jarak meja staff terlalu rapat, jarak kursi

staff dengan meja staff lain sangat dekat, jarak antar almari arsip

berhimpitan dan tidak beraturan, adanya ruang khusus penyimpan arsip

penting mengenai data pokok pendidikan yang berdekatan dengan

perabot yang lain. Pengaturan tanpa adanya jarak antar perabotan

seperti meja dan kursi staff yang satu dengan staff yang lainnya akan

mengganggu dalam hal perpindahan staff yang hendak keluar masuk

83

dari meja dan kursinya menuju tempat lain dalam menyelesaikan tugas

dan pekerjaannya.

c. Peralatan yang sering digunakan

Penataan lainnya ialah penataan peralatan yang digunakan seperti

printer yang diletakkan di bagian depan. Sedangkan setiap staff tidak

semua memiliki printer dan hanya beberapa saja yang digunakan.

Beberapa staff tata usaha merasakan sedikit terhambat pekerjaan karena

dalam penjangkauan printer yang terlalu jauh tata letaknya dengan

tempat duduk, sedangkan ada juga staff lain yang hendak menggunakan

printer tersebut. Oleh karena itu, printer digunakan oleh dua pekerjaan

bahkan lebih dalam waktu bersamaan. Hal ini mengakibatkan antrian

penggunaan printer antar staff tata usaha bahkan terkadang staff yang

sudah memiliki printer tetap menggunakan printer staff lainnya.

d. Jangkauan peralatan dan perabot

Penataan peralatan dan perabotan di ruang tata usaha dalam

proses pengambilannya harus melewati beberapa barang yang

merintangi seperti barang-barang di lantai seperti buku, kertas dan

barang lainnya. Pengambilan peralatan maupun barang yang diperlukan

membutuhkan waktu untuk mengambilnya, bahkan tidak langsung

didapatkan melainkan bisa juga barang hilang maupun bertumpuk

dengan dokumen lainnya.Bahkan terkadang antar staff saling meminta

tolong untuk mengambilkan barang yang diperlukan dimana barang

tersebut letaknya dekat staff lain. Selain itu, pengaturan listrik melalui

84

kabel stop kontak tata letaknya cukup jauh sehingga kesulitan untuk

mengalirkan listrik yang dibutuhkan dalam rangka menyelesaikan

pekerjaan kantor.

Disisi lain masing-masing staff diperlengkapi dengan sebuah

meja yang terdapat laci untuk menyimpan barang-barang pribadi, arsip

maupun barang lainnya yang sering digunakan. Penyimpanan barang

pun dapat disimpan di laci maupun di atas meja, namun barang yang

dapat disimpan akan terbatas jumlahnya. Keterbatasan ini

mengakibatkan staff menyimpan arsip yang penting dalam jumlah

cukup banyak pada alamari arsip atau filling cabinet untuk menyimpan.

e. Jenis peralatan dan perabot kantor

Adapun peralatan dan perabot kantor yang digunakan dalam

menyelesaikan pekerjaan adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1. Peralatan dan Perabot Kantor Tata Usaha

SMK N 1 Salatiga

No Jenis Barang Jumlah Kondisi barang

1 Almari dorong filling cabinet 2 buah Baik

2 PVC Cut Cutter 1 buah Baik

3 Meja staff 13 buah Baik

4 Laminator 1 buah Baik

5 Komputer 3 buah Baik

6 Printer 3 buah Baik

7 Digital microphone 1 buah Baik

8 Monet detector 1 buah Baik

85

9 Airphone 2 buah Baik

10 Filling cabinet 8 buah Kurang baik

11 Almari arsip 2 pintu 1 set Kurang baik

12 Kursi guru/ kursi pipa Baik

13 Alat penghancur kertas 1 buah Baik

14 Telephone 1 buah Baik

15 Mesin faximile 1 buah Rusak

16 Mesin tik manual 1 buah Baik

17 Laptop 8 buah Baik

Peralatan dan perabot kantor yang lama masih digunakan dan

disimpan dalam ruang tata usaha. Penambahan jumlah peralatan dan

perabot kantor dalam setiap tahunnya mengakibatkan barang tetap

dimasukkan ke dalam ruang tata usaha yang kemudian ditempatkan pada

lokasi yang dirasa cukup untuk peletakkan perabot tersebut. Pemakaian

yang terus menerus maupun lamanya waktu pemakaian barang

menyebabkan kerusakan pada barang. Hal ini juga terjadi pada kantor tata

usaha SMKN Negeri 1 Salatiga. Kerusakan yang banyak terjadi adalah

pada meja dan kursi yang dipakai para staff. Lamanya pemakaian perabot

kantor menjadikan sebagian komponen yang hilang seperti kurang

lengkapnya komponen kursi berupa sandaran yang rusak, meja laci yang

tidak dapat terkunci dan lain sebagainya.

86

f. Peralatan dan perabot yang belum ada

Peralatan dan perabotan yang digunakan di tata usaha SMK N 1

Salatiga masih ada yang dibutuhkan seperti mesin fotokopi yang belum

ada, kursi dan meja khusus tamu atau stakeholder tata usaha yang

berkunjung untuk kepentingan tertentu, printer, Air Conditioner untuk

memperlancar sirkulasi udara dan menghindari asap rokok yang ada di

ruang tata usaha dan laptop karena tidak semua staff memiliki laptop.

Selain itu, masih kurangnya perabot kantor seperti almari arsip karena

saat ini almari arsip digabungkan untuk menyimpan dokumen

kesiswaan dan arsip kepegawaian. Kekurangan almari penyimpanan ini

menimbulkan dokumen-dokumen lain tersebar dan berserakan dimana-

mana seperti diatas almari, lantai, meja kerja dan lain-lain.

Perawatan peralatan kantor cukup mendapat perhatian staff tata

usaha karena sudah menjadi tanggungjawab masing-masing staff tata

usaha. Perawatan yang dilakukan tidak begitu rumit yaitu

membersihkan setiap meja, laci dan kursi yang digunakan, maupun

perabot yang lain seperti almari dan filling cabinet. Kegiatan

membersihkan ini secara serempak dilaksanakan setiap minggunya

pada hari jumat. Jumat bersih merupakan kegiatan wajib semua warga

sekolah untuk membersihkan lingkungan sekitarnya. Adapun peralatan

yang sering rusak adalah printer dan laptop. Namun hal ini tidak

menjadi kendala karena pihak sekolah memiliki tempat yang menjadi

langganan dalam memperbaiki peralatan yang seringkali rusak.

87

4.1.2.4. Lingkungan Fisik

Penataan ruang kerja kantor tidak jauh dari lingkungan fisik yang

ada di sekitarnya. Beberapa hal yang dapat ditinjau dari segi lingkungan di

sekitar kantor ialah pengaturan udara, cahaya, warna dinding ruangan, dan

suara. Adapun kondisi lingkungan yang ada pada penataan ruang kantor

tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga digambarkan sebagai berikut;

a. Pengaturan Udara

Pengaturan udara di dalam ruangan tata usaha berasal dari udara

terbuka atau dengan kata lain langsung dari alam. Sirkulasi udara

ruangan melalui ventilasi maupun dua pintu yang sering dibuka untuk

akses keluar masuk staff dan tamu. Pengaturan udara terbuka atas

pertimbangan di kota Salatiga memiliki udara yang sejuk karena

termasuk daerah dekat pegunungan sehingga tidak menggunakan AC di

dalam ruangan. Sebenarnya tata usaha sudah memiliki kipas angin

dalam membantu sirkulasi udara yang ada, namun berhubung kondisi

kipas angin tersebut rusak dan belum diperbaiki jadi tidak digunakan

lagi.

Akibat dari pengaturan udara seperti ini udara baik yang berasal

dari ventilasi maupun dari dua pintu yang dibuka selama jam kerja

menimbulkan udara yang keluar masuk terlalu banyak. Sirkulasi udara

menyebabkan angin yang masuk cukup kencang dan menerbangkan

kertas-kertas yang ada di atas meja staff tata usaha. Selain itu,

banyaknya angin yang masuk menyebabkan dokumen-dokumen penting

88

menjadi hilang dan berpindah tempat bahkan debu yang terbawa oleh

angin masuk dan mengakibatkan ruangan cepat kotor.

Pengaturan udara secara alami akan membuat staff tata usaha

tidak memperhatikan udara yang ada di dalam ruangan. Hal ini

ditunjukkan dengan adanya staff tata usaha yang merokok dan

menyebabkan asap rokok berada di dalam ruang kerja. Asap rokok

sebenarnya tidak hanya berasal dari staff tata usaha saja melainkan para

guru yang sering berkunjung di dalam ruangan tersebut. Pamakaian

rokok menimbulkan ruangan dipenuhi asap rokok yang akan

mengganggu staff tata usaha yang lainnya dalam bekerja.

b. Pengaturan Cahaya

Cahaya di dalam ruangan tata usaha bersumber dari cahaya

matahari dan lampu di dalam ruangan yang berjumlah 6 buah, 5 buah

masih bisa digunakan namun 1 buah mati. Secara keseluruhan cahaya

didapatkan lebih banyak berasal dari cahaya matahari yang tembus ke

dalam ruang tata usaha melalui ventilasi dan dua pintu yang dibuka

sebagai jalur akses keluar masuk staff dan tamu.

Penempatan perabot-perabot kantor seperti almari dan filling

cabinet dua pintu di dekat pintu samping mengakibatkan cahaya yang

masuk ke dalam ruangan terhalang. Pengaturan perabot yang diletakkan

di bagian depan ruang tata usaha menjadi agak gelap.

c. Pengaturan warna dinding ruangan dan peralatan

89

Penataan warna pada dinding ruang tata usaha sudah cukup terang

yaitu crem. Pewarnaan dinding ini tidak ada pembeda dengan ruang

sekolah lainnya karena memiliki warna yang sama. Warna yang

dimiliki perabot-perabot kantor yang digunakan ialah warna klasik

karena bahan terbuat dari kayu.

Namun, kondisi pewarnaan dinding dan peralatan atau perabot

kantor sudah mulai pudar atau usang dan terdapat kotoran yang berada

disekitar dinding ruangan. Beberapa perabot seperti almari

menunjukkan kepada kerusakan karena rapuh dimakan binatang kecil

seperti rayap dan binatang kecil lainnya. Pewarnaan tersebut dapat

dilakukan bukan saja pada dinding ruangan namun juga pada peralatan

maupun perabotan seperti almari maupun meja dan kursi staff.

d. Pengaturan Suara

Keadaan suara yang ada di ruang tata usaha terkadang cukup

gaduh. Hal ini ditunjukkan dengan adanya sumber suara yang berasal

baik dari dalam ruangan maupun luar ruangan. Adapun sumber suara

yang berasal dari dalam ruangan ialah berasal dari staff tata usaha

sendiri dan para guru yang memiliki kepentingan tertentu sehingga

seringkali berdiskusi mengenai topik tertentu. Sedangkan sumber suara

yang berasal dari luar ruangan ialah siswa-siswi, motor dan mobil dari

jalan.

Staff tata usaha dekat dengan staff tata usaha yang lainnya tanpa

dibatasi suatu sekat-sekat diantara meja kerja staff. Penempatan staff

90

tata usaha menjadi satu ruangan memudahkan merekanberinteraksi

antar staff pada suatu waktu mengenai topik tertentu. Mereka seringkali

tidak segera menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan namun juga

membicarakan beberapa topik pembicaraan di luar kepentingan

pekerjaan.

Sumber suara yang berasal dari luar ruangan salah satunya ialah

suara kendaraan baik mobil maupun sepeda motor. Suara yang

ditimbulkan tidak begitu bising dan terjadi hanya pada waktu-waktu

tertentu saja. Suara yang bersumber dari luar lainnya ialah dari siswa-

siswa yang berada di luar ketika pembelajaran diluar atau olahraga dan

ketika sedang jam istirahat. Suara keributan siswa hanya terjadi pada

jam-jam tertentu saja. Selain itu, siswa siswa terkadang keluar masuk

meminta dokumen atau presensi kelas, pengisian spidol dan

kepentingan lainnya.

Selain itu guru-guru datang dengan kepentingan tertentu dan

singgah di dalam ruang tata usaha dengan membicarakan topik tertentu.

Kegiatan tersebut bukan hanya dilakukan satu atau dua guru melainkan

beberapa guru lainnya. Bahkan terkadang para guru juga menyelesaikan

laporan tertentu berkaitan dengan kepentingan sekolah maupun

kepegawaian dikerjakan di dalam ruangan staff tata usaha. Hal ini

tentunya mengganggu beberapa staff tata usaha yang lainnya yang

berada di dalam ruangan yang sedang mengerjakan tugas pekerjaan

tertentu.

91

Akses keluar masuk staff tata usaha maupun tamu yang

berkepentingan melalui pintu utama dan pintu samping digunakan oleh

banyak orang antara lain guru, tamu, juga warga sekolah lainnya untuk

keluar masuk melalui pintu tersebut. Sebenarnya pintu yang dapat

digunakan guru-guru dan siswa ialah melalui pintu utama namun karena

pintu samping sebagai pintu alternatif yang dapat tembus dengan waktu

yang lebih cepat jika dibandingkan dengan pintu utama maka mereka

menggunakan pintu samping sebagai akses keluar masuk. Jadi, pintu

dua akses ini sebenarnya bukan jalur umum keluar masuknya pihak lain

selain staff tata usaha.

4.1.2.5. Efisiensi Kerja

Penataan ruang kantor tata usaha dilakukan atas dasar berbagai

pertimbangan. Segala keadaan yang ada berperan dalam penentuan

efisiensi kerja. Efisiensi yang dimaksud ialah mendapatkan hasil sesuai

dengan apa yang diberikan. Adapun beberapa hal kondisi yang

menunjukkan prinsip efisiensi dilihat dari perbandingan penataan ruang

kantor dengan waktu, biaya, tenaga, dan hasil yang diperoleh dalam

menyelesaikan suatu tugas pekerjaan.

a. Waktu

Kondisi penataan ruang kantor tata usaha yang ada ditinjau dari

waktu yang dihabiskan terdapat keterlambatan karena penataan arak

antar meja yang hampir tidak ada. Hal ini ditunjukkan dengan

penggunaan akses keluar masuk dan membutuhkan waktu untuk

92

menyingkirkan perabotan yang menghalangi untuk berjalan seperti

meja dan kursi. Selain itu, barang-barang banyak berserakan di lantai,

tepi meja, dan di atas meja yang menyebabkan ketidakleluasaan dalam

berjalan karena lorong yang sempit. Staff juga membutuhkan waktu

lama dalam mencari dokumen yang sedang dibutuhkan karena barang

terkadang terselip, lupa menyimpan, rusak dan bahkan hilang. Semua

barang akan menjadi tercampur dan tidak dapat menemukan dengan

waktu yang singkat.

Pekerjaan yang banyak dan menumpuk menyebabkan staff tata

usaha akan lembur kerja dan tidak menghemat listrik karena butuh

peralatan elektronik seperti laptop dalam bekerja. Kemungkinan besar

dengan menumpuknya pekerjaan staff tata usaha dapat mengalami

keterlambatan dalam menyelesaikan suatu tugas tertentu. Sebagai

contoh dalam penyelesaian tugas seorang agendaris tata usaha pernah

mengalami keterlambatan karena penataan yang tidak sesuai.

Luas lantai tata usaha sekolah tergolong agak luas dan cukup

banyak perabot yang dapat menyimpan arsip-arsip atau dokumen-

dokumen penting. Luasnya ruangan tersebut staff tata usaha akan

menghabiskan beberapa waktu untuk berjalan dan mencari dan

mengambil barang tertentu yang dibutuhkan. Apabila staff tidak dapat

menemukan barang pada suatu tempat maka ia akan mencarinya di

tempat yang lain. Proses pencarian arsip atau dokumen inilah yang

membutuhkan waktu cukup banyak. Jika melihat pekerjaan lain perlu

93

untuk segera diselesaikan maka pencarian dokumen dengan melalui

rintangan akan sedikti menghambat.

b. Biaya

Penataan ruang kantor dalam prinsip efisiensi berkaitan pula

dengan biaya yang dihabiskan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Penempatan staff tata usaha yang dijadikan satu dalam satu ruangan

menggunakan informasi yang tercentral. Hal ini dikarenakan semua

staff staff berada pada satu ruangan dan komunikasi pun dalam satu

ruang sehingga terjadi penurunan biaya jika dibandingkan staff tata

usaha yang dibedakan dalam ruangan yang berbeda. Hal ini

mengakibatkan adminitrasi tidak perlu menggandakan surat atau

informasi yang diteruskan kepada unit lain sebagai tembusan.

Penggunaan biaya dapat diminimalisir dari segi informasi yang

digunakan. Apabila staff tata usaha tidak segera menyelesaikan tugas

dan pekerjaan maka ia akan lembur pekerjaan. Akibatnya penggunaan

listrik pun akan bertambah dan menambah pula biaya yang diperlukan.

Keterbatasan peralatan seperti mesin foto kopi akan menambah biaya

dalam penyelesaian tugas karena apabila memiliki mesin tersebut maka

tidak perlu menambah biaya dan lebih menghemat biaya.

c. Tenaga

Luas ruang tata usaha termasuk memiliki luas yang cukup besar

sehingga dalam hal ini staff tata usaha membutuhkan tenaga yang lebih

untuk melakukan pekerjaan. Hal ini ditunjukkan dengan staff tata usaha

94

yang ingin beranjak dari tempat duduknya ke tempat lain ia harus

menarik kursinya, meminta izin staff yang lain karena jarak antar meja

dengan meja lain sempit, lorong yang dilewati pun sempit, masih ada

perabot seperti meja yang menghalangi karena kursi yang diletakkan

ditengah lorong yang merupakan akses jalan, dan lain-lain. Kegiatan

berpindah posisi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan akan sedikit

terhambat dengan adanya perabotan lain yang tidak pada tempatnya.

Kondisi lain menunjukkan bahwa penyelesaian tugas yang

terlambat akan berdampak pada tenaga yang dibutuhkan dalam

menyelesaikannya. Seperti halnya dalam pencarian dokumen atau

barang yang tidak mudah diketemukan akan menghabiskan tenaga

dalam mencarinya. Jadi semua hal ini akan sangat erat dan berkaitan

satu dengan yang lainnya. Namun jika dilihat dari perbandingan jumlah

siswa dan tenaga yang ada cukup memenuhi beban tugas yang harus

diselesaikan.

d. Hasil

Penggunaan peralatan yang bersamaan dan melayani pihak yang

berkepentingan secara bersama-sama menimbulkan antrian. Selain itu

menimbulkan keterlambatan pula dalam bekerja. Antrian dalam

mengerjakan tugas dan pekerjaan dapat pula terjadi dalam kondisi

seperti ini.

Berdasarkan beberapa kondisi yang ada beberapa staff tata usaha

masih ada yang merasa kurang puas dengan penataan yang ada

95

sekarang ini. Selain itu staff tata usaha juga merasa kurang nyaman

dalam bekerja dengan keadaan ruangan yang ada seperti penataan

dokumen yang berserakan dan tidak pada tempatnya, kurang rapi dan

diletakkan diatas meja, lantai ataupun di atas almari. Selain itu, keadaan

suara yang terlalu ramai dan luasnya ruangan juga menjadikan staff tata

usaha merasa kurang nyaman.

4.2. Pembahasan

4.2.1 Penataan Ruang Kantor

Pelaksanaan kegiatan administrasi dalam suatu organisasi tertentu

membutuhkan adanya sebuah tempat. Tempat dimana segala komponen-

komponen melakukan segala tugas dan pekerjaan demi tercapainya suatu

tujuan. Begitu pula dengan organisasi sekolah di SMK Negeri 1 Salatiga yang

memiliki pusat administrasi yang ditempatkan pada sebuah tempat tertentu

agar tujuan sekolah dapat tercapai. Tempat tersebut terdiri dari tenaga kerja

yang mengoperasikan berbagai informasi dan data-data yang berkaitan dengan

kegiatan sekolah dan peralatan yang digunakan serta beberapa prosedur yang

digunakan dalam melakukan suatu pekerjaan. Hal ini sesuai dengan Nuraida

yang mengemukakan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakannya

kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat ketergantungan sistem antara

orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk menangani data dan informasi

96

mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai

menyalurkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.1

Kantor digunakan sebagai tempat dalam melaksanakan pekerjaan-

pekerjaan yang berkaitan dengan kebutuhan yang diperlukan oleh pimpinan.

Adapun pembagian pekerjaan yang dilakukan staff tata usaha di SMK Negeri 1

Salatiga berkaitan dengan segala kegiatan yang berhubungan baik secara

internal maupun eksternal antara lain berkaitan dengan kegiatan proses

pembelajaran, surat menyurat, kesiswaan, kepegawaian, keuangan, sarana dan

prasarana serta stakeholder yang berkaitan dengan sekolah tersebut. Oleh

karena itu, segala hal yang berkaitan dengan tata usaha perlu penataan yang

baik agar kegiatan berjalan dengan lancar. Salah satu penataan yang penting

disini ialah penataan ruang kantor yang bermanfaat dalam kelancaran bekerja.

Penataan ruang kantor di SMK Negeri 1 Salatiga dilakukan

berdasarkan luas ruangan yang tersedia bagi kegiatan administrasi sekolah.

Pengaturan ruang kantor melibatkan beberapa sumber daya yang digunakan

dalam suatu ruangan termasuk tenaga kerja dan beberapa komponen yang

berada didalamnya seperti peralatan dan lingkungan fisik disekitarnya. Sumber

daya manusia terdiri dari beberapa staff tata usaha yang memiliki tugas

melayani segala keperluan dan informasi yang diperlukan baik internal maupun

eksternal. Hal ini sesuai dengan pendapat Umam ciri pekerjaan kantor ialah

1 Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta,

hal 1.

97

bersifat pelayanan2. Pelayanan dilakukan dalam memenuhi segala informasi

yang dibutuhkan oleh pihak-pihak tertentu. Kegiatan operasional administrasi

tersebut berkaitan dengan penanganan surat keluar masuk, data kesiswaan, data

kepegawaian, inventaris, sistem informasi manajemen sekolah, data pokok

pendidikan menengah, iuran komite dan keuangan lainnya.

Ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga terdiri dari staff baik

bagian paling depan yang melayani publik hingga koordinator tata usaha yang

berada di belakang ruang tata usaha, peralatan dan perabot yang digunakan

dijadikan dalam satu ruangan. Jenis ruang tata usaha SMK N 1 Salatiga ini

adalah terbuka, hal ini sesuai dengan teori Standingford bahwa kantor terbuka

yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung di

dalam satu wilayah yang luas3. Pelaksanaan pekerjaan dikerjakan bersama

dalam mencapai tujuan organisasi. Adapun bentuk penempatan staff tata usaha

saling berdekatan dan tidak disertai adanya sekat-sekat yang memisahkan meja

kerja antar staff. Hal ini mengakibatkan staff tata usaha mudah berinteraksi

satu dengan yang lainnya disela-sela pekerjaan mereka. Selain itu, penempatan

meja kerja diatur dalam garis lurus atau sejajar berdasarkan kelompok dan

bagian untuk memperoleh pemanfaatan ruang yang optimal. Hal ini

dimaksudkan agar staff tata usaha fokus dengan pekerjaan masing-masing dan

tidak memandang kegiatan staff yang lainnya. Apabila datang seorang tamu

2 Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis

dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 46.

3GeoffreyMills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991, Manajemen

Perkantoran Modern Edisi ketujuh dari Office Organization and Methods, Bina Rupa Aksara,

Tangerang, hal. 398-400.

98

untuk menemui kordinator maka tidak ada keinginan untuk melihat siapa yang

datang menemui koordinator tata usaha.

Beberapa kondisi lain di tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga antara

lain barang-barang atau dokumen-dokumen baik yang masih digunakan

maupun yang tidak digunakan diletakkan di lantai, meja, kursi, di atas almari,

dan sekitar ruangan tata usaha. Barang dan dokumen ini juga diletakkan di

dalam ruangan khusus menyimpan data pokok pendidikan menengah

(dapodikmen) bahkan nampak beberapa kardus dan barang-barang lainnya

yang seharusnya tidak disimpan dalam ruang dapodikmen. Penataan barang-

barang ini tidak rapi dan berserakan. Hal ini menyebabkan akses untuk jalan

staff terasa sulit karena terhalang oleh barang-barang dan dokumen yang

berserakan. Staff akan menggeser dokumen, barang yang merintangi ketika

mereka melintas di jalan ruang tata usaha. Kondisi ini menyebabkan staff tata

usaha terhambat dalam menyelesaikan pekerjaan karena harus menggeser

terlebih dahulu.

Hal ini tidak sesuai dengan teori yang diungkapkan oleh Nuraida

tujuan dalam penataan ruang kantor adalah ... memudahkan setiap gerakan

para pegawai dari tempat penyimpanan arsip, memberikan rasa aman dan

keleluasaan pribadi, ... menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para

pelanggan dan tamu perusahaan.4

4Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta,

hal 162.

99

Kondisi penataan ruang kantor yang demikian menunjukkan

beberapa kendala bagi staff dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Penataan

yang kurang baik akan menyulitkan dalam pencarian kembali arsip, kehilangan

dokumen, dan unsur ketidakrapian. Selain itu, penataan ruang kantor yang

kurang baik akan memberikan citra yang kurang baik pula kepada stakeholder

yang berkunjung. Penampilan ruangan akan menunjukkan bagaimana

kepribadian sekolah. Oleh karena itu, perlu untuk memperhatikan penataan

ruang kantor tata usaha karena penataan ruang kantor akan memperoleh banyak

manfaat. Seperti yang dikemukakan oleh Gie manfaat penataan antara lain

mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan

modar-mandir yang sebetulnya tidak perlu, menjamin kelancaran proses

pekerjaan yang bersangkutan, memungkinkan pemakaian ruang kerja secara

efisien yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan

yang sebanyak-banyaknya, mencegah para pegawai di bagian lain terganggu

oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. 5

Sebuah ruangan yang berisi data pokok pendidikan (dapodik) berada

dalam satu ruangan tata usaha. Ruangan ini bersifat rahasia karena berisi data-

data dan informasi yang penting kaitannya sistem informasi manajemen

sekolah. Bahkan hanya pegawai tertentu yang dapat diperbolehkan untuk

masuk ke dalam ruangan tersebut. Ruangan ini hanya dibatasi oleh sebuah

sekat kayu dan kaca tanpa penutup. Ruangan ini tidak efektif bila diletakkan di

dalam ruang tata usaha karena selain bersifat rahasia, ruang dapodik ini cukup

5 The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,

hal. 188.

100

memakan tempat ruang tata usaha. Bukan hanya letak yang kurang tepat,

pengalihan fungsi terjadi dalam ruang dapodik ini karena ruangan tersebut

bukan hanya berisi seperangkat alat penyimpan informasi namun juga

dijadikan tempat penyimpanan barang lain seperti tumpukan kertas yang

berantakan, beberapa kardus kosong, peralatan upacara yaitu stand

microphone, tinta printer, owdner yang berserakan, dan barang-barang lainnya.

Ruang yang tidak rapi akan berdampak pada citra sekolah karena penataan

ruangnya. Oleh karena itu, perlu untuk diperhatikan lagi dalam menempatkan

ruang yang ada di ruang tata usaha berisi data pokok pendidikan sekolah.

Keadaan tersebut tidak sesuai dengan teori Sukoco menyatakan

bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat beberapa

diantaranya adalah mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif,

mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai, dan

memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat. 6Dengan demikian dapat

ditunjukkan bahwa penempatan ruangan dapodik kurang memberikan manfaat

dalam hal penggunaan ruang secara efektif. Tamu juga akan menilai dalam

penataan ruang yang ada di tata usaha bagaimana kondisi yang ada ruang

dapodik ini. Hal ini kaitannya pemberian citra kepada sekolah yang

bersangkutan mengenai penataan ruang kantor.

Kegiatan operasional yang dijalankan oleh staff tata usaha

membutuhkan akses untuk jalan keluar masuk dari ruang tata usaha menuju

ruang yang lain sesuai tujuan yang diperlukan. Ruang tata usaha memiliki tiga

6 Badri Munir Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,

Erlangga, Jakarta, hal. 189.

101

akses pintu, yang pertama ada pintu utama semua orang melewati pintu

tersebut, yang kedua dan ketiga adalah pintu sampaing sebagai pintu alternatif

yang digunakan staff untuk mempercepat akses jalan keluar dari ruang tata

usaha dan menuju tempat lain. Pintu samping sering digunakan oleh banyak

orang baik guru, siswa terkadang juga tamu yang datang. Kegiatan keluar

masuk oleh semua orang melalui pintu alternatif sering terjadi, sehingga setiap

orang yang melewati pintu tersebut akan menggangu konsentrasi setiap staff

yang bekerja dalam ruangan. Secara otomatis, staff akan melihat dan terkadang

juga tegur sapa sehingga fokus pekerjaan akan berkurang.

Selain itu, orang lain mudah masuk khususnya para guru yang

datang untuk menerima layanan tata usaha bahkan diselingi dengan percakapan

atau diskusi. Percakapan yang sering dilakukan ini menjadikan staff tidak

menyelesesaikan pekerjaannya sesuai target. Kursi dan meja terkadang juga

digunakan oleh tamu dan para guru ketika datang ke ruang tata usaha.

Penggunaan meja kursi ini menghambat staff bekerja karena tempat duduk

dipakai oleh mereka. Diskusi yang cukup keras mengurangi daya konsentrasi

karyawan yang ada di ruangan. Oleh karena itu, perlu untuk diperhatikan

penggunaan akses keluar masuk pintu samping tata usaha demi kelancaran

pekerjaan staff.

Oleh karena itu, perlu ditinjau bagaimana penggunaan pintu samping

yang digunakan oleh semua orang itu. Jika dimungkinkan pintu tersebut

ditutup atau ada kebijakan untuk membatasi akses keluar masuk setiap orang

yang hendak melintas melalui pintu tersebut. Hal ini dimaksudkan menghindari

102

kurangnya fokus pegawai dan upaya mengurangi angin yang masuk ke dalam

ruangan. Angin yang dapat masuk berakibat menerbangkan kertas, membawa

banyak debu. Ruang tata usaha menjadi cepat kotor dan tidak sehat. Oleh

karena itu perlu untuk diperhatikan keberadaan pintu alternatif ini.

4.2.2 Penempatan Staff Tata Usaha

Penempatan pegawai staff tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga

diurutkan berdasarkan tugas pokok dan fungsi dari masing-masing pegawai

dengan menghadap arah yang sama. Bagian depan melayani surat menyurat

atau seorang agendaris yang disambung dengan bagian keamanan. Di belakang

agendaris adalah bagian inventaris dan kepegawaian. Sebelah kepegawaian

adalah bagian bendahara baik bendahara komite sekolah, bendahara gaji dan

dan BOS, bendahara pemungut iuran komite sekolah. Di belakang staff

kepegawaian adalah bagian Proses Belajar Mengajar/ Sistem Informasi

Manajemen/ Data Pokok Pendidikan. Paling belakang adalah koordinator staff

tata usaha dan bagian sarana dan prasarana. Pembagian kerja tata usaha selain

berdasar tugas pokok dan fungsi juga dikarenakan sifat tata usaha yang

melakukan pelayanan. Pelayanan staff tidak dapat dikerjakan secara individu

melainkan saling berhubungan antar bagian yang lain. Hal ini sesuai dengan

teori yang diungkapkan oleh Richard Muther (dalam Nuraida bahwa penataan

ruang kantor terdiri dari beberapa asas salah satunya ialah asas rangkaian

kerja, dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus para pegawai dan alat-alat

103

kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan

penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.7

Asas ini akan bermanfaat jika diterapkan sebagaimana mestinya agar

tercipta efisiensi kerja bagi staff tata usaha. SMK Negeri 1 Salatiga dalam

kenyataannya sudah menerapkan asas tersebut karena pegawai ditempatkan

berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing pegawai yang dimulai dari

depan bagian pelayanan umum dengan staff bagian lain dibelakangnya diikuti

bagian paling belakang adalah pimpinan tata usaha sebagai koordinator urusan

ketatausahaan.

Jarak meja antar staff hampir tidak ada jarak. Penataan meja kerja

yang demikian akan menghambat staff jika hendak beranjak dari meja kerjanya

menuju tempat lain dalam menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini disebabkan

staff harus menggeser kursi staff lain atau meminta izin dan menunggu staff

lain beranjak atau harus berputar mencari jalan untuk keluar. Belum lagi di

setiap jalan terdapat rintangan yang menghadang seperti kursi, berkas-berkas,

buku, arsip dan barang-barang lainnya sehingga mereka harus menghindari

barang-barang tersebut atau menggesernya. Lorong utama untuk jalan staff

juga sempit sehingga terkadang bergantian ketika berpapasan dengan staff lain.

7Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta,

hal 165-166.

104

Berikut digambarkan alur kerja penanganan surat masuk oleh

agendaris tentang permohonan izin penelitian di SMK Negri 1 Salatiga adalah

sebagai berikut:

Gambar 4.3. Denah penempatan staff tata usaha SMK N 1 Salatiga

Keterangan:

1. Surat masuk

2. Surat diterima, didiposisikan ke kepala sekolah

3. Surat dikelola agendaris

4. Tindak lanjut dari isi surat kepada koordinator tata usaha

5. Surat diserahkan untuk diarsipkan

Denah pada gambar tersebut menunjukkan kasus pengelolaan surat

masuk dari stake holder.Stake holder harus menunggu proses jalannya surat

masuk, bahkan surat harus ditinggal dalam pemrosesan surat. Kemudian surat

diterima oleh bagian agendaris dengan melampiri lembar disposisi, lalu

agendaris membawa surat kepada kepala sekolah untuk mengisi lembar

2

1

3

4

5

105

disposisi surat, setelah lembar disposisi diisi oleh kepala sekolah staff bagian

agendaris membawa surat kembali untuk dikelola dimasukkan kedalam

pencatatan surat masuk, kemudian agendaris menindaklanjuti surat kepada

koordinator tata usaha karena sebagai pihak yang bersangkutan dalam isi surat

tersebut. Surat diterima dan diproses, lalu dikembalikan kepada agendaris

untuk disimpan sebagai arsip. Penanganan tersebut merupakan bukti contoh

staff yang bertugas melayani bagian surat menyurat. Kasus ini mengenai

penanganan surat masuk seorang peneliti yang akan melakukan penelitian di

SMK Negeri 1 Salatiga.

Prosedur penanganan surat dilakukan berdasar urutan atau tahapan

dalam menangani surat masuk dari pihak yang berkepentingan. Penanganan

surat tidak terlepas dari pergerakan staff dalam memproses surat masuk kepada

pihak-pihak terkait seperti kepala sekolah dan koordinator tata usaha sebagai

pihak yang dituju. Pergerakan yang terjadi dapat dilihat bahwa agendaris harus

melewati berbagai rintangan yang ada seperti tumpukan dokumen, arsip, buku,

bahkan kursi yang ada ditengah-tengah lorong untuk jalan. Agendaris harus

menyingkirkan berdiri, beranjak dari tempat duduknya, kemudian melewati

rintangan dengan menggeser barang-barang yang ada didepannya. Dapat pula

menyenggol dokumen tersebut. Kemudian ia harus berjalan melewati lorong

utama dalam melakukan mobilisasi menuju ruang kepala sekolah. Staff

kemudian kembali lagi menuju tempat duduknya dan mengelola arsip yang

ada. Setelah dikelola maka ia harus mendistribusikan surat tersebut kepada

pihak yang terkait dalam kasus ini ialah koordinator tata usaha. Setelah surat

106

beserta disposisinya diterima oleh koordinator tata usaha, maka ia harus

menindaklanjuti isi surat tersebut dan menyerahkan surat kepada agendaris

untuk disimpan sebagai arsip sekolah.

Serangkaian proses dalam penanganan surat disertai adanya

pergerakan yang harus dilalui. Perpindahan yang terjadi seringkali harus

melewati berbagai rintangan. Denah tersebut menunjukkan bahwa staff harus

menempuh jarak yang cukup jauh untuk menuju ke bagian yang dituju.

Jauhnya jarak yang diperlukan juga membutuhkan tenaga yang harus

dihabiskan dalam menyelesaikan tugas tersebut. Bukan hanya tenaga,

melainkan waktu yang dimiliki staff akan terbuang lebih banyak karena

memiliki gerakan menyingkirkan barang-barang yang menghalangi, jauhnya

jarak dan sempitnya lorong.

Lorong sebagai akses mobilisasi staff menunjukkan jarak yang

sangat sempit. Dalam proses perpindahan pun akan menjumpai staff yang lain

yang sedang mengerjakan tugasnya akan bertemu di lorong utama. Kondisi

yang sempit dan kurang lebar inilah yang menjadikan staff yang satu dengan

staff yang lain harus bergantian dalam berjalan melewati lorong. Waktu pun

akan menjadi semakin lama karena banyaknya hambatan yang harus dilalui

oleh staff dalam menangani surat. Lamanya waktu yang diperlukan dalam

penanganan pekerjaan tertentu, untuk kasus ini adalah surat masuk maka

pekerjaan lain pun akan tertunda sementara karena harus menangani surat

masuk. Pekerjaan lain akan menunggu dan proses penyelesaian pun akan

107

tertunda. Jika kejadian seperti ini dilakukan secara terus menerus maka proses

penyelesaian pekerjaan pun tidak selesai tepat waktu.

Beberapa kondisi tersebut akan menghambat waktu penyelesaian

pekerjaan menjadi lebih lama serta menjadikan jarak tempuh menjadi lebih

panjang. Hal tersebut tidak sesuai dengan teori Gie yang menyatakan

bahwateknik yang dapat digunakan adalah ... diantara baris-baris meja itu

disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai sebaiknya di

bagian tengah terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm, lorong-

lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasarkan

perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm

sehingga lorong tersebut dapat dijalani dua orang dengan tanpa

bersinggungan waktu berpapasan oleh 2 orang. Sedangkan teknik lainnya

adalah jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau

dibelakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.8

Hal ini diperkuat dengan prinsip tata ruang yang diungkapkan oleh

Nurasih dan Rahayuadalah usahakan untuk menjadikan tata ruang yang bisa

membuat aliran pekerjaan menjadi sederhana, ruang lantai harus terbebas

dari semua rintangan, setiap perlengkapan kerja harus berada dekat dengan

penggunanya, jumlah jalan atau koridor yang memadai pada setiap ruangnya

dan luasnya harus memadai.9Maka jelaslah bahwa penataan ruang kantor tata

usaha SMK Negeri 1 Salatiga hendaknya diperhatikan lagi khususnya dalam

8 The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,

hal. 193-194.

9 Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang, Dunia

Cerdas, Jakarta, hal. 132.

108

penataan tempat duduk staff. Hal ini akan lebih baik jika adanya penataan

kembali penempatan staff kaitannya dengan jarak antar meja dan lorong utama

sebagai lalu lintas staff diberi jarak yang sesuai agar dalam perpindahannya

staff tidak mengalami kesulitan, sedikit beranjak, menempuh jarak yang

pendek agar tidak berputar mencari jarak yang bisa dilewati antara meja kerja

staff.

Selain alur yang digunakan agendaris dalam melaksanakan pekerjaan

kantor melalui lorong yang harus memutar tempat ke belakang, alternatif lain

yang biasanya digunakan oleh agendaris ialah menggunakan jalan dengan

menggeser kursi yang ada disebelahnya.

Gambar 4.3. Alur Perpindahan Penanganan Surat Masuk SMK N 1

Salatiga

Keterangan:

1. Surat masuk

1

3

4

5

2

109

2. Surat diterima, didiposisikan ke kepala sekolah

3. Surat dikelola agendaris

4. Tindak lanjut dari isi surat kepada koordinator tata usaha

5. Surat diserahkan untuk diarsipkan

Perbedaan alur kerja yang dilaksanakan oleh agendaris dari gambar

tersebut terletak pada alur nomor dua, dimana agendaris berjalan melalui jalan

dengan menggeser kursi yang ada di sebelahnya. Jika dalam perpindahan, kursi

milik keamanan tidak ditempati oleh seseorang maka ia langsung

menggesernya dan berpindah tempat menuju ruang kepala sekolah. Namun,

jika kursi ditempati oleh orang lain baik staff yang lain, guru maupun tamu

maka ia harus minta izin untuk melintasi jalan di sela-sela kursi tersebut,

kemudian orang yang menempati harus menggser kursinya sehingga agendaris

dapat lewat melalui jarak yang disediakan walaupun dengan memiringkan

badannya. Alternatif ini dapat membantu hanya saja ia harus meinta izin

terlebih dahulu dan menunggu orang lain menggeser kursinya terlebih dahulu.

Hal ini akan lebih menguntungkan antar staff yang satu dengan

staff yang lain apabila kursi dan meja antar staff terdapat jarak yang dapat

dilintasi dalam perpindahan. Jarak yang cukup tidak akan menggeser kursi

lainnya dan meminta izin terlebih dulu sehingga mempercepat waktu yang

digunakan dalam menyelsaikan pekerjaan. Selain tidak berputar ke belakang

dan melewati rintangan di jalan seperti buku dan barang lainnya, pastinya akan

menghemat tenaga dalam berjalan mengingat pekerjaan masih banyak yang

harus dikerjakan. Waktu tempuh pun menjadi lebih singkat karena dapat

berjalan dengan mudah.

110

Namun seringkali staff tata usaha harus melakukan beberapa tugas

tambahan seperti menerima telepon masuk. Biasanya telepon berasal dari pihak

luar atau stake holder yang berkepentingan dalam menjalin kerjasama maupun

tugas lainnya. Adapun meja dan kursi untuk menerima telepon berada di

bagian depan ruangan. Ketika telepon berbunyi maka salah satu dari anggota

staff yang berada di ruang tata usaha harus mengangkatnya. Melihat gerak

yang sulit bagi staff untuk berpindah dari tempat duduknya akan membutuhkan

waktu untuk datang ke meja telepon dna mengangkatnya. Belum lagi siapa pun

yang menerima telepon akan menghentikan sejenak pekerjaannya dan pergi

menuju meja telepon. Panggilan telepon dalam sehari bisa berkali-kali

sehingga staff harus bolak-balik menerima telepon dan meninggalkan

sementara pekerjaannya. Hal ini cukup mengganggu karena staff memiliki

tugas ganda selain tugasnya masing-masing. Frekuensi menerima telepon akan

membuat lelah staff dan saling tunggu staff yang satu dengan yang lain untuk

menerima telepon. Dengan demikian, dapat pula sekolah memperhatikan hal

tersebut dalam melihat efisiensi kerja yang ada pada staff tata usaha. mereka

akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga dalam berpindah dan pekerjaan

tertunda.

4.2.3 Pengaturan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Penataan peralatan dan perlengkapan kantor di ruang tata usaha

SMK Negeri 1 Salatiga sebagian sudah memperhatikan kedekatan letak

peralatan yang sering digunakan oleh masing-masing pegawai. Kedekatan

peralatan yang sering digunakan seperti meja dan laci memudahkan staff dalam

111

menjangkau peralatan/ perabot yang sering digunakan dan mempertimbangkan

efisiensi tenaga dan waktu yang digunakan. Hal ini sudah sesuai dengan teori

Gie prinsip menyusun ruang kantor adalah ... lemari dan alat-alat

perlengkapan lainnya taruh didekat pagawai-pegawai yang paling sering

mempergunakan benda-benda itu.10

Penyimpanan barang-barang dapat

disimpan didekat meja staff, baik dilaci, bawah meja maupun di atas meja.

Namun, penyimpanan barang-barang, dokumen dan arsip akan terbatas jumlah

mengingat daya tampung laci yang terbatas, sehingga memerlukan tempat atau

perabot lain yang dapat menyimpan arsip yang perlu untuk disimpan. Almari-

almari akan sangat dibutuhkan kaitannya dalam penyimpanan dokumen

penting. Apabila dalam pencarian kembali dokumen tersebut dapat segera

diketemukan dengan waktu yang relatif singkat.

Disisi lain, penjangkauan beberapa peralatan atau perabot lain oleh

beberapa staff dirasa cukup jauh karena harus berpindah tempat dari tempat

duduknya dengan melewati rintangan yang ada pada lorong. Hal akan

memerlukan waktu yang lebih lama karena harus berputar dari meja ke meja

untuk bisa keluar. Bukti bahwa adanya jarak yang cukup jauh dan sulit

menjangkau ialah staff tata usaha meminta dalam pengambilan barang kepada

staff yang berada di dekatnya barang yang dibutuhkan. Perabotan dan peralatan

yang digunakan sudah memadai karena staff dapat mengerjakan segala tugas

dan pekerjaan masing-masing. Namun tidak memungkiri bahwa dalam

10

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,

hal. 195.

112

pelaksanaannya masih terdapat keterbatasan peralatan maupun perabot yang

digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.

Penggabungan penyimpanan arsip kesiswaan dengan arsip

kepegawaian yang ada di filling cabinet dua pintu yang berada di bagian depan

ruang tata usaha sebagai bukti terbatasnya peralatan atau perabot yang

digunakan. Beberapa almari/perabot yang lainnya sudah cukup rapuh dan tua.

Penumpukan almari dikarenakan perabot-perabot tersebut berasal dari bantuan

pemerintah dan tidak ada tempat untuk menyimpan sehingga masih tetap

digunakan. Selain itu, almari arsip pada bagian kesiswaan masih dirasa kurang

karena beberapa dokumen kesiswaaan dan kepegawaian diletakkan di luar

almari seperti di atas meja, atas almari, lantai dan beberapa tempat kosong

lainnya. Keadaan yang yang kurang tertata ini menyebabkan ruangan terasa

sesak karena berbagai dokumen dan barang-barang diletakkan diberbagai

tempat seperti disekitar lantai, diatas meja yang kosong, diatas almari bahkan

diatas kursi.

Hal ini akan lebih baik jika penataan berkas dan dokumen sesuai

pada tempatnya, bukan disembarang tempat. Penambahan perabot kantor dapat

dilakukan demi menunjang penyimpanan arsip. Arsip akan mudah

diketemukan apabila ada tempat yang menampung dan diberi kode agar mudah

dalam pencarian pada suatu saat membutuhkannya. Selain itu, citra sekooah

akan nampak dari ruang yang tertata rapi. Tamu yang berkunjung sebelum

menemui pihak yang dituju, pertama kali akan datang kepada tata usaha untuk

113

menyampaikan maksud dan tujuannya datang. Hal ini akan memberikan

penilaian terhadap wajah sekolah melalui ruang tata usaha.

Akibat lain dari penggunaan almari lama yang rapuh akan

berdampak pada arsip didalam almari tersebut karena proses pelapukan yang

terjadi akan memakan kertas yang berada pada almari dan memudarkan warna

kertas lebih cepat. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nurasih dan Rahayu yang

menyatakan bahwa fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan

untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara

tenaga, biaya maupun waktu.11

Keterbatasan peralatan yang hendak digunakan dalam membantu

menyelesaikan pekerjaan seperti jumlah printer yang digunakan secara

bersamaan dalam waktu sama akan menghambat kelancaran pekerjaan staff

tata usaha. Akibatnya adalah antrian antar staff tata usaha dalam menggunakan

printer khusunya milik agendaris yang sering dipakai. Staff tata usaha pada

dasarnya beberapa dari mereka dilengkapi sebuah printer dalam menunjang

pekerjaan. Namun karena kerusakan dan faktor lain sehingga staff bagian

dapodik, koordinator tata usaha, maupun bagian lain lebih sering menggunakan

printer milik agendaris. Kebutuhan mesin fotokopi dalam proses pekerjaan

yang tidak tersedia di tata usaha menyebabkan pegawai harus berjalan menuju

ruang penggandaan, tempat foto kopi yang membutuhkan biaya tambahan.

Fasilitas lain yang dapat meningkatkan kenyamanan dan kesehatan

ialah Air Conditioner(AC). SMK Negeri 1 Salatiga belum memiliki fasilitas

11

Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia

Cerdas,Jakarta, hal. 132.

114

AC di dalam ruang tata usaha. Moekijat dalam Nuraida menyatakan bahwa Air

Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu,

peredaran, kelembapan, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor

menunjukkan kenaikan rata-rata 20 persen setelah diberi AC. Terpenuhinya

kualitas dan kuantitas udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan

bagi kantor antara lain: meningkatkan produksi tetap, meningkatkan mutu

kerja kantor, menjaga kesehatan pegawai, meningkatkan semangat kerja,

menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.12

Keadaan ruang tata

usaha tidak sesuai dengan teori tersebut, bahkan kondisi lain yang

memprihatinkan ialah staff lain maupun para guru merokok di dalam ruang tata

usaha. Udara yang bebas akan membuat orang di dalam ruangan tersebut

merokok dengan bebas pula. Tidak adanya AC akan membuat staff tata usaha

akan merokok ketika jam kerja. Hal ini bukan hanya menimbulkan dampak

bagi perokok aktif melainkan juga perokok pasif yang ada di sekitar ruang tata

usaha.

Oleh karena itu dibutuhkan pengadaan peralatan yang dibutuhkan

agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat. Penambahan peralatan

dan perabotan akan membantu karyawan dalam mengelola peralatan tersebut

demi tercapainya tujuan sekolah. Produktifitas yang tinggi, kenyamanan dan

kesehatan akan dimiliki staff tata usaha jika pengaturan peralatan dapat

diperhatikan dengan baik. Penambahan peralatan maupun perabot kantor antara

lain almari arsip dan penggantian almari yang lama, printer, AC, meja kursi

12

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogjakarta,

hal 178.

115

tamu tata usaha, mesin fotokopi, dan beberapa peralatan dan perabot lainnya

yang dibutuhkan demi kelancaran pekerjaan tata usaha. Terpenuhinya peralatan

dan perabot kantor akan membantu staff dalam bekerja, bukan hanya dari

kualitas kerja yang baik melainkan kenyamanan dan kepuasan dalam bekerja

akan menentukan efisiensi kerja yang ada.

Tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga juga memiliki rekan kerja

dalam memperbaiki peralatan yang rusak seperi laptop, printer dan lain

sebagainya. Berbagai kegiatan perbaikan dilakukan agar peralatan tersebut

dapat menunjang dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hal ini sesuai dengan

pendapat Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro menyatakan bahwa pemeliharaan

peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua

pekerja. Peralatan seperti komputer, listrik, gedung, sofa, karpet

perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh

sembarang orang.13

Pemeliharaan dan perawatan peralatan maupun perabot

yang digunakan akan menghemat setiap kerusakan yang hendak terjadi. Oleh

karena itu apabila peralatan yang digunakan memiliki keawetan pekerjaan staff

tata usaha pun tidak akan terganggu karena apabila sudah rusak maka pegawai

akan menunggu dan menunda pekerjaan jika menggunakan peralatan tersebut.

Bentuk perawatannya lainnya ialah dengan menjalankan kesepakatan bersama

yaitu mengikuti jumat bersih yang diadakan satu kali dalam seminggu.

Kegiatan ini hendaknya dapat dilakukan oleh semua pihak tata usaha dalam

memelihara peralatan dan perabot agar ruangan menjadi rapi dan nyaman.

13

Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro, 2015, Manajemen Perkantoran Modern,

Grafindo Persada, Jakarta, hal. 39.

116

Barang-barang dapat diminimalisir dari keadaan disekitar lantai, diatas almari

dan lain sebagainya.

4.2.4 Lingkungan Fisik

Penataan ruang kantor tidak terlepas dari adanya lingkungan fisik

yang berada disekitar tempat ruang kerja. Lingkungan fisik di SMK Negeri 1

Salatiga dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu dari udara,

cahaya, warna pada dinding dan peralatan, dan suara yang ditimbulkan

disekitar ruang tata usaha. Aspek lingkungan fisik ini akan memengaruhi

berbagai aktivitas yang dikerjakan oleh staff. Kepuasan dan kenyamanan dalam

bekerja merupakan hal yang sangat penting untuk didapatkan oleh masing-

masing pegawai. Menurut Moekijat kesenangan dan rasa puas pegawai sangat

dipengaruhi oleh tata ruang.14

a. Udara

Faktor-faktor lingkungan fisik yang pertama dijelaskan dengan

adanya keadaan udara di ruangan kantor. Udara yang bersih akan membuat

nyaman semua pegawai yang sedang bekerja. Namun, SMK Negeri 1

Salatiga masih menggunakan udara alami tanpa ada alat pengontrol udara.

Akses dua pintu dan ventilasi yang dibuka pada jam kerja mengakibatkan

angin masuk cukup besar dan membawa banyak debu dan kotoran ke

dalam ruangan. Kondisi yang kotor akan menjadi sebab penyakit. Hal ini

tidak sesuai dengan teori Nuraida bahwa Air Conditioner (AC) mengatur

14

Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,

Bandung, hal. 120.

117

keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan

kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata-rata 20

persen setelah diberi AC.15

SMK Negeri 1 Salatiga belum menyediakan

AC sebagai pengontrol udara yang ada di ruangan. Hal ini akan

mengakibatkan beberapa staff tata usaha merokok didalam ruang kerja.

Udara yang bebas rokok akan membantu kenyamanan semua orang,

namun apabila ruangan tersebut setiap hari dipenuhi oleh asap rokok

maupun bau-bau yang lain hal ini akan berdampak pada kesehatan pekerja.

Lingkungan yang nyaman akan memengaruhi kualitas kerja staff.

Semangat yang tinggi akan muncul setelah udara yang dihirup

menyegarkan dan bersih bahkan tidak ada lagi asap-asap rokok yang ada

di ruangan. Oleh karena itu, perlu untuk ditinjau bagaimana penambahan

peralatan yang dapat menunjang semangat staff dan kenyamanan dalam

bekerja.

b. Cahaya

Hal lain yang ditinjau lingkungan fisik kantor adalah cahaya.

Menurut Nuraida bahwa cahaya merupakan faktor penting untuk

meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena memengaruhi kesehatan dan

keselamatan serta kelancaran kerja.16

Kondisi yang sebenarnya di SMK

Negeri 1 Salatiga sudah cukup memberikan penerangan cahaya melalui

15

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,

Yogjakarta, hal 178.

16

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,

Yogjakarta, hal.174.

118

beberapa lampu dan memanfaatkan sinar matahari. Cahaya yang diberikan

berasal dari lampu yang berada pada langit-langit sebagai sumber

pencahayaan ruang tata usaha. Jenis pencahayaan staff tata usaha termasuk

Ambient lighting,McShane dalam Sukoco mendefinisikan bahwa Ambient

lighting yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh

ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang. Biasanya lampu

jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan

kantor tersebut.17

Penempatan peralatan dan perabot dekat jendela dan posisi yang

tidak beraturan menjadikan cahaya matahari terhalang masuk.Hal ini

ditunjukkan di sebelah kiri menghalangi sebagian staff karena terhalang

oleh beberapa almari arsip yang diletakkan di bagian depan. Hal ini

menyebabkan cahaya terhalang dan agak redup. Cahaya yang kurang

merata akan berdampak pada penyelesaian pekerjaan. Pemerataan cahaya

yang ada di ruangan menjadikan kegiatan operasional di ruang tata usaha

kurang optimal. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nuraida bahwa

penempatan sumber cahaya perlu diatur secara untuk mencapai kualitas

penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata

dan tersebar secara merata di seluruh daerah yang harus diterangi.18

17

Badri Munir Sukoco, 2007. Manajemen Administras Perkantoran Modern,

Erlangga, Jakarta, hal. 209. 18

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,

Yogjakarta, hal 175.

119

Berdasarkan kondisi tersebut dapat dilakukan penataan ulang

perabot kantor seperti almari arsip, filling cabinetmaupun peralatan yang

lainnya yang menghalangi cahaya yang masuk ke dalam ruangan. Hal ini

dimaksudkan agar pencahayaan yang ada pada staff tata usaha

memberikan kenyamanan dalam bekerja karena cahaya merata ke seluruh

ruangan.

c. Warna

Faktor fisik selanjutnya ialah warna yang digunakan pada dinding

dan peralatan yang digunakan di ruang kantor. Pemakaian warna perabot

yang ada di SMK Negeri 1 Salatiga klasik dan tidak terlalu mencolok. Hal

ini karena sebagian besar penggunaan perabot berasal dari kayu.

Sedangkan warna dinding ialah warna crem sama dengan warna pada

ruangan lainnya di lingkup sekolah. Menurut Nuraida bahwawarna

merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai.

Penggunaan tata warna dalam kantor berpengaruh besar terhadap

keadaan psikologis atau perasaan seseorang. Warna dapat memantulkan

cahaya yang diterima sehingga menimbulkan penerangan.19

Hal ini tidak

sesuai dengan teori tersebut dikarenakan penggunaan warna pada dinding

sudah mulai memudar. Bahkan adanya kotoran yang menempel pada

dinding ruangan membuat ruangan menjadi kurang bersih. Selain itu,

beberapa peralatan dan perabot kantor yang sudah lama dan masih

19

Ida Nuraida, 2014, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,

Yogjakarta, hal 176.

120

disimpan juga rapuh karena binatang kecil yang merusakkan. Perabot-

perabot yang dimaksud ialah beberapa almari yang kurang memenuhi

standar fasilitas yang perlu digantikan dan dibaharui.

Oleh karena itu, perlu adanya pengecatan kembali agar

menimbulkan semangat yang baru dan menimbulkan kenyamanan

tersendiri bagi pegawai. Adapun warna dapat diberikan warna yang dapat

menciptakan semangat dalam bekerja maupun memberikan suasana yang

baru dan nyaman. Saran warna yang dapat diterapkan pada ruang tata

usaha apabila menurut Quible dalam Sukoco bahwa menginginkan warna

dinding adalah warna sejuk – biru, hijau dan violet – menghasilkan mood

yang tenang dan melelahkan, warna hangat – merah, oranye, warna

kuning –menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural

seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan

warna ungu gelap dan violet pucat seringkali menghasilkan mood depresi,

sementara abu-abu cenderung memiliki efek rasa kantuk.20

Pemilihan

warna pada dinding dapat dipilih sesuai kebutuhan ruangan sehingga

suasana yang baru akan berdampak pada psikologis staff tata usaha SMK

N 1 Salatiga.

d. Suara

Faktor lingkungan fisik yang terakhir ialah suara. Keadaan suara

SMK Negeri 1 Salatiga berasal dari karyawan, tamu, guru dan siswa.

20

Badri Munir Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,

Erlangga, Jakarta, hal. 189.

121

Selain itu berasal dari lingkungan sekitar seperti jalan raya. Kebisingan

dari luar ruangan terjadi pada waktu-waktu tertentu saja. Suara yang cukup

mengganggu ialah dari karyawan sendiri yang berinteraksi dan berdiskusi

antar karyawan bahkan guru. Hal ini tidak sesuai dengan teori Nuraida

terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, faktor suara

dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang bising dapat

mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan.21

Penggunaan akses keluar masuk melalui pintu samping

memudahkan para guru untuk singgah dan berdiskusi dengan staff tata

usaha lainnya mengenai topik tertentu. Pembicaraan ini tidak hanya pada

salah satu staff melainkan memancing staff yang lainnya karena faktor

jenis ruang tata usaha yang terbuka. Kesatuan komunikasi akan terjalin

karena suara yang dapat terkontrol pada ruang tata usaha.

Akibatnya penundaan dalam menyelesaikan pekerjaan akan sering

terjadi, dan berkelanjutan pada kegiatan lembur. Hal ini akan

menimbulkan pemborosan baik tenaga, waktu dan biaya. Oleh karena itu

perlu untuk dipertimbangkan suara-suara yang dapat ditimbulkan baik dari

karyawan sendiri, orang lain maupun lingkungan di sekitar ruang kantor.

Dapat dilakukan kesepakatan bersama untuk menjaga ruang yang kondusif

seperti kebijakan dalam mengontrol suara maupun pembicaraan yang tidak

ada kaitannya dengan pekerjaan. Selain itu, dapat pula dilakukan

21Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .

Yogyakarta, hal. 178.

122

penutupan pintu samping tata usaha yang dijadikan sebagai pintu alternatif

atau adanya kebijakan dalam pemakaian pintu alternatif sebagai akses lalu

lintas.

4.2.5 Efisiensi Kerja

Penataan ruang kantor tata usaha dilakukan atas dasar berbagai

pertimbangan. Segala keadaan yang ada akan berperan dalam penentuan

efisiensi dalam bekerja. Efisiensi yang dimaksud ialah mendapatkan hasil

sesuai dengan apa yang diberikan. Adapun beberapa hal kondisi yang

menunjukkan prinsip efisiensi dilihat dari perbandingan penataan ruang kantor

dengan waktu, biaya, tenaga, dan hasil dalam menyelesaikan suatu tugas

pekerjaan.

a. Waktu

Dampak yang diakibatkan dari segi waktu yang dihabiskan ialah

menghambat dalam proses penyelesaian pekerjaan. Hal ini ditandai dengan

lamanya proses pencarian kembali arsip yang dapat menyebabkan

keterlambatan proses surat-menyurat karena cukup luasnya ruangan,

tenaga yang dihabiskan bolak-balik karena terbatasnya peralatan seperti

printer atau mesin fotokopi. Jarak yang sempit mengakibatkan jarak

tempuh yang lebih panjang karena harus minta izin untuk lewat lorong

yang bersentuhan dengan tempat duduk staff lain bahkan harus berputar

untuk keluar dari tempat duduk. Lorong untuk jalan terdapat rintangan

yang menghadang seperti tumpukan kertas, buku, kursi dan barang-barang

lainnya. Penumpukan pekerjaan pada waktu tertentu menyebabkan staff

123

tata usaha akan lembur kerja dan tidak menghemat listrik karena butuh

peralatan elektronik seperti laptop dalam bekerja. Kemungkinan besar

dengan menumpuknya pekerjaan staff tata usaha dapat mengalami

keterlambatan dalam menyelesaikan suatu tugas tertentu. Kondisi yang

demikian tidak sesuai dengan teori Umam bahwa efisien waktu, adalah

tujuan dapat dicapai secara optimal, namun waktu yang dihabiskan hanya

sedikit atau waktu yang singkat.22

b. Biaya

Efisiensi biaya yang dapat dilakukan pada staff tata usaha SMK

Negeri 1 Salatiga dapat dilihat dari penempatan staff tata usaha dalam satu

ruangan. Pengaturan ruang terbuka akan menurunkan penggandaan

informasi yang ada, komunikasi menjadi satu kesatuan dan tersentral antar

unit yang lainnya. Hal ini akan menurunkan biaya yang dibutuhkan.

Namun apabila staff tidak dapat menyelesaikan tepat waktu maka biaya

akan dikeluarkan lebih banyak karena staff harus lembur dan memerlukan

biaya listrik lebih banyak. Selain itu, keterbatasan peralatan seperti mesin

fotokopi akan memerlukan biaya yang lebih pula karena harus pergi keluar

untuk menggandakan. Keterlambatan ini sebenarnya tidak sering terjadi

karena staff mengerjakan sesuai pekerjaannya. Namun jika diperhitungkan

lamanya waktu yang diperlukan oleh staff dalam berpindah tempat untuk

menyelesaikan pekerjaan yang terhalang oleh penataan meja kursi dan

22

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para

Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 170.

124

barang-barang yang merintangi dalam berjalan. Hal ini dapat

menyebabkan keterlambatan dalam pekerjaan.

c. Tenaga

Prinsip efisiensi ditinjau dari tenaga yang diperlukan kaitannya

penataan ruang tata usaha sedikit menghambat. Keadaan ruang yang cukup

luas mengakibatkan staff tata usaha harus membutuhkan tenaga lebih

banyak dalam melaksanakan pekerjaannya. Beberapa kendala dalam

tenaga yang dihabiskan adalah staff yang berusaha keluar dari tempat

duduknya untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu sehingga harus menarik

kursinya, meminta izin atau menunggu staff lainnya berpindah karena

jarak kursi dengan meja terlalu rapat. Bukan hanya kondisi jarak antar

meja dan kursi namun terdapat rintangan seperti kursi yang berserakan,

dokumen, barang-barang, buku-buku dan arsip lainnya yang berada diatas

lantai. Apabila ada jarak yang cukup maka staff tidak perlu melakukan

gerakan berlebihan seperti menggeser terlebih dahulu dan berputar untuk

berpindah dalam menyelesaikan pekerjaan. Penggunaan tenaga yang

cukup banyak ialah penjangkauan dalam mencari arsip yang ada didalam

almari yang cukup jauh dari tempat duduk sehingga harus melewati

rintangan dalam berjalan. Seringkali dalam mencari arsip yang diperlukan

staff tidak langsung mendapatkan melainkan harus mencari di almari

lainnya. Berbagai aktivitas tersebut akan menghabiskan tenaga lebih

banyak. Dari berbagai kegiatan yang dilakukan menunjukkan bahwa

penataan ruang kantor ditinjau dari tenaga yang diperlukan tidak sesuai

125

dengan teori yang dikemukakan oleh Umam bahwa efisiensi tenaga, untuk

mencapai hasil yang optimal cukup menggunakan tenaga yang minimal.23

d. Hasil

Prinsip efisiensi ditinjau dari hasil yang diberikan kaitannya pada

penataan ruang kantor tata usaha ialah hasil pekerjaan dapat dikerjakan

dengan baik meskipun terkadang mengalami sedikit keterlambatan dan

penumpukan pekerjaan pada waktu tertentu saja. Hal ini disebabkan

karena penumpukan tugas dari pemerintah pada waktu-waktu tertentu.

Seringkali terjadi antrian dalam melayani pihak-pihak tertentu karena

banyaknya tugas pekerjaan harus segera diselesaikan. Bahkan terjadi

kendala seperti antrian peralatan seperti printer sehingga menunggu staff

lainnya dalam menggunakan printer. Pekerjaan yang kurang terorganisir

ini akan menghambat dalam penyelesaian tepat waktu sehingga lembur

kerja sebagai solusinya. Lembur kerja yang dilakukan pada waktu tertentu

akan menambah tenaga untuk menyelsaikannya, biaya listrik yang

digunakan, penambahan waktu untuk menyelesaikannya, dan lain-lain. Hal

ini tidak sesuai dengan teori Umam bahwa cara efisien dan efektif

dilakukan agar dalam melaksanakan pekerjaan harus terhindar dari

pemborosan energi atau material waktu, karena kalau terjadi pemborosan

enerji atau pemborosan sumber-sumber kerja, maka akan mempengaruhi

23

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para

Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 170.

126

hasil kerja atau akan menurunkan tingkat produktifitas organisasi

perusahaan.24

Penataan memberi dampak yang berarti dalam efisiensi baik waktu,

tenaga, biaya dan hasil yang dicapai dalam mencapai tujuan sekolah. Oleh

karena itu perlu memperhatikan peralatan atau perabot yang digunakan

yang mengakibatkan ruangan terasa sesak dan sempit, kondisi peralatan

yang ada sehingga dapat diperbaiki maupun diganti serta ditambahkan.

Penambahan beberapa perabot menentukan kualitas pekerjaan staff tata

usaha. Peralatan dan perabot yang perlu untuk ditambah ialah almari

kearsipan, printer, AC, mesin fotokopi, meja kursi tamu tata usaha,

penambahan staff tata usaha bagian penerima telepon. Bukan hanya

penambahan material saja melainkan kebijakan baru seperti menaati

kegiatan kebersihan pada jumat bersih, pembatasan penggunaan pintu

samping tata usaha oleh pengguna akses, kesepakatan mengurangi

interaksi yang berlebihan yang dapat mengganggu konsentrasi staff tata

usaha, pemindahan ruang dapodik, pembuatan ruang koordinator tata

usaha dan ketaatan pelaksanaan prosedur kerja.

Proses penyelesaian pekerjaan membutuhkan usaha dalam

mencapainya. Pekerjaan kantor meliputi kegiatan membuat, menerima,

mengumpulkan, mengolah, mengganda, dan mengirim informasi yang

diperlukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Pekerjaan kantor

dilakukan oleh tata usaha dalam rangka mencapai tujuan sekolah. Tata

24

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para

Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 168.

127

usaha sebagai pusat informasi maka perlu untuk memberikan pelayanan

baik kepada pihak internal maupun eksternal.

Beberapa usaha yang dapat dilakukan ialah dengan memberikan

tenaga, waktu dan biaya yang dapat menunjang proses penyelesaian

pekerjaan. Kegiatan operasional kantor tidak terlepas dari ruang kantor

sebagai tempat dalam mengolah informasi. Oleh karena itu, penggunaan

tenaga, waktu dan biaya kaitannya dalam kondisi penataan ruangan yang

tepat harus memberikan hasil pekerjaan yang optimal dan efisien. Dapat

disimpulkan temuan dalam penelitian ini adalah penghamburan tenaga,

waktu dan biaya karena kondisi penataan ruang kantor dalam proses

penyelesaian pekerjaan yang kurang tepat menjadikan hasil pekerjaan

kurang optimal dan efisien. Hal ini diperkuat dengan adanya kondisi

lingkungan di sekitar kantor dan segala komponen didalamnya yang

kurang mendukung akan menghambat proses pekerjaan tersebut. Oleh

karena itu, penghematan tenaga, waktu dan biaya dalam proses

penyelesaian pekerjaan akan menghasilkan efisiensi kerja yang dapat

menunjang staff tata usaha mencapai tujuan sekolah.