DGSCA Valor Ganado 2

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICOSECRETARÍA GENERAL

Dirección General de Servicios de Cómputo Académico

Análisis del Valor Ganado (EVA)

Marzo de 2009

Utilizar la administración de valor ganado (EVM) en los proyectos es como encender las luces. Le brinda a los administradores de proyecto una vista completa y clara del desempeño del proyecto, “ilumina” donde está el proyecto – y donde debiera estar – en un momento dado del tiempo.

Es una herramienta de monitoreo y contabilidad que integra la planeación de tiempo, alcance y costo para asegurar que las tres restricciones se monitorean y controlan

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

S E C R E T A R Í A G E N E R A L


VALOR GANADOPREGUNTAS FRECUENTES DE INVOLUCRADOS EN EL PROYECTO

• ¿Cuándo se va a terminar el proyecto? • ¿Estamos dentro del cronograma autorizado?• ¿Cuánto dinero hemos gastado? • ¿Cuánto más hay que gastar? • ¿Estamos dentro del cronograma autorizado? • ¿Estamos dentro del presupuesto autorizado? • ¿Cuánto trabajo hemos realizado?• ¿Hemos hecho lo que dijimos que ibamos a

hacer?

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¿QUÉ ES VALOR GANADO?DEFINICIONES

• Es un método para medir el desempeño de un proyecto, compara la cantidad de trabajo que fue planeado con lo que realmente fue realizado para determinar si se desempeñó según lo previsto.

• Una metodología empleada para medir y comunicar el progreso real de un proyecto tomando en cuenta el trabajo completado, el tiempo invertido y los costos incurridos en dicho trabajo.

• Es una técnica de administración de proyectos que combina el desempeño en costo y en tiempo para responder a la pregunta: ¿Qué obtuvimos por el dinero que gastamos?

• La suma de estimación de costos estimados por actividad o porción de actividades completadas durante un período de tiempo dado, usualmente al día.

Cuando una tarea se termina, se “gana” su

valor

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Había una vez un proyecto…

Planeado

12 meses

A la fecha

6 mesesAvance

Presupuesto $100 $64 64% gastado Producto 20 unidades 8 terminados

2 a la mitad

>40% terminado

¿Cómo va el proyecto?¿Cómo evitar ser subjetivo considerando

que un entregable se termina completo o no se termina?

¿Cómo va el proyecto?¿Cómo evitar ser subjetivo considerando

que un entregable se termina completo o no se termina?

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¿QUÉ ES VALOR GANADO?CONCEPTOS BÁSICOS

• Todos las actividades dentro de un proyecto ganan valor conforme el trabajo es completado.

• Todo el trabajo debe estar definido y planeado. Administración con relación a una línea base.

• El trabajo se descompone en componentes finitos orientados a productos.

• Los objetivos de alcance, tiempo y costo se integran a un plan por el cual se puede medir el progreso.

• El desempeño se requiere medir en una base frecuente.

• El progreso se puede medir en pesos ($$) con la finalidad de que el desempeño en tiempo y costo se analicen en los mismos términos.

• Facilita el uso consistente de métricas en los proyectos.

• Las varianzas y las desviaciones son analizadas, los impactos son proyectados, y los estimados para completar el proyecto se basan en el desempeño a la fecha y el restante.

¿Cómo vamos?

Bien

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¿QUÉ NECESITAMOS PARA USAR EL VALOR GANADO?PRIMEROS PASOS

1) Establece el WBS ó EDT para descomponer el proyecto en “piezas” adecuadas, asignando responsables.

2) Identifica las actividades que representen el proyecto.

3) Determina los costos a ser gastados en cada actividad (Horas, pesos).

4) Calendariza las actividades en el tiempo.

5) Analiza los datos para verificar que el plan es aceptable de acuerdo a su definición, restricciones, objetivos, entre otros.

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Auditoría de Software

0. Inicio1. Planeación y

preparación2. Revisión del código fuente

3. Pruebas de caja negra

4. Informe(s) preliminares

6. Informe final

5. Acompañamiento

aplicación de recomendaciones

Indagación y recopilación de

información

Formalización del proyecto

Análisis de documentación del

PREPModulo de Captura

Diseño del Plan de Auditoría

Integración del equipo de trabajo

Verificación del Plan de Auditoría

(DGSCA)

Módulo Aplicativo Central

Módulo de Publicación

Modulo de Captura

Módulo Aplicativo Central

Módulo de Publicación

Informe preliminar 1



Retroalimentación IFE

Entrega a IFE

Desarrollo del Informe Final

Verificación del Informe Final

(DGSCA)

Retroalimentación IFE

Entrega a IFE

Un WBS establece que cada elemento de la estructura es responsabilidad de alguien.

El nivel inferior de un WBS deben ser las actividades del proyecto.

1. Establece el WBS2. Identifica las actividades3. Asigna los costos respectivos4. Calendariza las actividades5. Analiza la viabilidad del plan

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¿CÓMO USAMOS EL VALOR GANADO? PASOS SIGUIENTES

6) Actualiza el calendario de trabajo (iniciadas, terminadas, duración restante).

7) Actualiza los costos de las actividades conforme ocurran.

8) Calcula el valor ganado del proyecto.

9) Analiza los resultados y repórtalos.

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EjemploID Nombre de tarea Baseline Cost PV EV AC SV ($) SV(%) SPI # SPI CV ($) CV(%) CPI # CPI EAC

1 1 Ampl. Red Local de Cómputo e Implantación de SW $75,175.00 $41,432.14 $31,075.00 $28,825.00 -$10,357.14 -25.0% 0.75 $2,250.00 7.2% 1.08 $74,375.00

2 1.1 Administración del Proyecto $3,750.00 $2,250.00 $2,250.00 $2,250.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $3,750.00

3 1.1.1 Procesos de Administración de Proyectos $3,750.00 $2,250.00 $2,250.00 $2,250.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $3,750.00

4 1.1.2 Entrega del Proyecto $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,000.00

5 1.2 Sistemas $27,625.00 $22,625.00 $22,625.00 $22,875.00 $0.00 0.0% 1.00 -$250.00 -1.1% 0.99 $29,325.00

6 1.2.1 Dirección y Coordinación de Sistemas $2,500.00 $1,500.00 $1,500.00 $3,000.00 $0.00 0.0% 1.00 -$1,500.00 -100.0% 0.50 $5,000.00

7 1.2.2 Determinación de Objetivos y Alcance $350.00 $350.00 $350.00 $350.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,350.00

8 1.2.3 Plan para Implantación $525.00 $525.00 $525.00 $525.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,525.00

9 1.2.4 Determinación de nuevo Software y Hardware $875.00 $875.00 $875.00 $875.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,875.00

10 1.2.5 Desarrollo de Programas $3,800.00 $2,375.00 $2,375.00 $3,125.00 $0.00 0.0% 1.00 -$750.00 -31.6% 0.76 $5,000.00

11 1.2.6 Entrega Licencias Software $17,000.00 $17,000.00 $17,000.00 $15,000.00 $0.00 0.0% 1.00 $2,000.00 11.8% 1.13 $15,000.00

12 1.2.7 Implantación de Programas $1,625.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $1,625.00

13 1.2.8 Pruebas y Detalles Finales $950.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,950.00

14 1.3 Adquisiciones $1,200.00 $1,200.00 $1,200.00 $1,200.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $1,200.00

15 1.3.1 Equipo de Cómputo $300.00 $300.00 $300.00 $300.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,300.00

16 1.3.2 Licencias Software $300.00 $300.00 $300.00 $300.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,300.00

17 1.3.3 Mobiliario $225.00 $225.00 $225.00 $225.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,225.00

18 1.3.4 Contratista Instalaciones $375.00 $375.00 $375.00 $375.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,375.00

19 1.4 Instalación $42,600.00 $15,357.14 $5,000.00 $2,500.00 -$10,357.14 -67.4% 0.33 $2,500.00 50.0% 2.00 $40,100.00

20 1.4.1 Trabajos Preliminares $5,000.00 $5,000.00 $5,000.00 $2,500.00 $0.00 0.0% 1.00 $2,500.00 50.0% 2.00 $2,500.00

21 1.4.2 Ductos y Cables $10,000.00 $2,857.14 $0.00 $0.00 -$2,857.14 -100.0% 0.00 $0.00 0.0% 1.00 $10,000.00

22 1.4.3 Entrega e Instalación Mobiliario $15,000.00 $7,500.00 $0.00 $0.00 -$7,500.00 -100.0% 0.00 $0.00 0.0% 1.00 $15,000.00

23 1.4.4 Entrega Equipo de Cómputo $12,000.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $12,000.00

24 1.4.5 Instalación de Equipo de Cómputo $600.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,600.00

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PV VALOR PLANEADO (PV)

Costo presupuestado del trabajo programado para completar una actividad hasta un momento determinado.

EV

BAC * % avance real

VALOR GANADO (EV)

Costo presupuestado para el trabajo realmente completado de una actividad durante un período de tiempo determinado.

AC COSTO REAL (AC)

Costo total incurrido en la realización del trabajo completado durante un período de tiempo determinado.

VALOR GANADODEFINICIONES BÁSICAS

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VALOR GANADO?DEFINICIONES BÁSICAS

BAC

PRESUPUESTO AL TÉRMINO O A LA CONCLUSIÓN (BAC)

El valor planificado total para el proyecto.

Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.

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VALOR GANADOEJEMPLO

Se tiene un proyecto estimado en $18,000 en 10 meses.

Al término del cuarto mes se tiene un avance del 26.7%.

PV= $7,200 (Valor planeado)

EV= $4,806 (18,000*.267) (BAC * % avance real)

AC= $5,600 (Costo real)

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CV

CV = EV – AC

VARIACIÓN DEL COSTO (CV)

Medida de rendimiento en función de los costos con relación a un proyecto.

Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.

SV

SV = EV – PV

VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (SV)

Medida de rendimiento del cronograma en un proyecto.

Un valor positivo indica una condición favorable, una condición negativa una posición desfavorable.

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VALOR GANADOEJEMPLO


CV = EV – ACCV = $4,806 - $5,600 = ($794)

Condición desfavorable

PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL COSTO (%CV)

%CV = CV / EV

Determina qué tan dentro o fuera del presupuesto se encuentra el proyecto.

%CV = ($794) / $4,806 = (0.165)Se encuentra fuera de presupuesto por 16.5%

VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV)

SV = EV – PVSV = $4,806 - $7,200 = ($2,394)


PORCENTAJE DE VARIACIÓN DEL CRONOGRAMA (%SV)

%SV = SV / PV

Determina el retraso o adelanto del proyecto.

%SV = ($2,394)/ $7,200 =(0.332) Se encuentra retrasado el proyecto en un 33.2%

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SPI

SPI = EV/PV

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA (SPI)

Una medida de eficiencia en función del cronograma de un proyecto.

Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se había planeado

SPI = 1 EN TIEMPO

SPI > 1 ADELANTADO

SPI < 1 RETRASADO

CPI

CPI = EV/AC

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI)

Una medida de eficiencia en función de los costos.

Muestra cuantas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo

CPI = 1 EN PRESUPUESTO

CPI > 1 DEBAJO DE PRESUPUESTO

CPI < 1 POR ENCIMA DEL PRESUPUESTO

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VALOR GANADOEJEMPLO


CV = EV – ACCV = $4,806 - $5,600 = ($794)


VARIACIÓN DEL TIEMPO (SV)

SV = EV – PVSV = $4,806 - $7,200 = ($2,394)


ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL COSTO (CPI)

CPI = EV / AC

CPI = $4,806 / $5,600 = 0.85

El proyecto está por encima del presupuesto

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL TIEMPO (SPI)

SPI = EV / PV

SPI = $4,806 / $7,200 = 0.66

El proyecto está retrasado

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CPI>1, SPI<1Bajo presupuesto y retrasado

CPI

SPI

CPI>1, SPI>1Bajo presupuesto y adelantado

CPI<1, SPI<1Sobre presupuesto y retrasado

CPI<1, SPI<1Sobre presupuesto y adelantado

Índice de Costo-Tiempo (CSI)

CSI = CPI * SPI

CSI = 0.85 * 0.66

CSI = 0.56

Posibilidad muy baja de que el proyecto se recupere

CSI>1.3

0.9<CSI<1.2

CSI<0.8

1.3

1.2

0.9

0.8

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ESTIMADO A LA CONCLUSIÓN

EAC

El costo total previsto del proyecto (ESTIMATE AT COMPLETION)

EAC = BAC / CPI

ESTIMACIÓN HASTA LA CONCLUSIÓN

ETC

El costo previsto necesario para terminar todo el trabajo restante del proyecto (ESTIMATE TO COMPLETE)

ETC = EAC – AC

VARIACIÓN AL TÉRMINO (VAC)

VAC

Determina si el proyecto finalizará dentro o fuera del presupuesto.

VAC = BAC – EAC

TIEMPO ESTIMADO PARA CULMINAR

EACT

Cuando terminará el proyecto si la tendencia actual continua

EACT = (BAC / SPI) / (BAC / MESES)

ÍNDICE DE DESEMPEÑO AL TÉRMINO (TCPI)

TCPI

Determina la eficiencia que se debe alcanzar en el trabajo restante para llegar a un punto determinado del proyecto. Puede ser BAC o EAC.

TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)

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VALOR GANADOEJEMPLO

ESTIMADO A LA CONCLUSIÓN

EAC = BAC / CPIEAC = 18,000 / 0.85 = $21,176.47

El costo total del proyecto se estima en $21,176.47

ESTIMACIÓN HASTA LA CONCLUSIÓN

ETC = EAC – ACETC = 21,176.47 – 5,600= $15,576.47

Aún faltan por gastar $15,576.47 en el proyecto.

TIEMPO ESTIMADO PARA CULMINAR

EACT = (BAC / SPI) / (BAC / MESES)EACT = (18,000/0.66) / (18,000/10) =15.15

El tiempo total del proyecto continuando con la tendencia actual es de 15.15 meses.

VARIACIÓN AL TÉRMINO

VAC = BAC – EACVAC = 18,000 – 21,176.47 = -$3,176.47

Se deberán invertir $3,176.47 adicionales en el proyecto.

ÍNDICE DE DESEMPEÑO AL TÉRMINO

TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)TCPI = (18,000–4,806) / (18,000–5,600) = 1.064 Para revertir la situación anterior se requiere una disciplina rigurosa para el resto del proyecto.

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Lo importante es saberlo interpretar, los cálculos son simples

ID Nombre de tarea Baseline Cost PV EV AC SV ($) SV(%) SPI # SPI CV ($) CV(%) CPI # CPI EAC

1 1 Ampl. Red Local de Cómputo e Implantación de SW $75,175.00 $41,432.14 $31,075.00 $28,825.00 -$10,357.14 -25.0% 0.75 $2,250.00 7.2% 1.08 $74,375.00

2 1.1 Administración del Proyecto $3,750.00 $2,250.00 $2,250.00 $2,250.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $3,750.00

3 1.1.1 Procesos de Administración de Proyectos $3,750.00 $2,250.00 $2,250.00 $2,250.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $3,750.00

4 1.1.2 Entrega del Proyecto $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,000.00

5 1.2 Sistemas $27,625.00 $22,625.00 $22,625.00 $22,875.00 $0.00 0.0% 1.00 -$250.00 -1.1% 0.99 $29,325.00

6 1.2.1 Dirección y Coordinación de Sistemas $2,500.00 $1,500.00 $1,500.00 $3,000.00 $0.00 0.0% 1.00 -$1,500.00 -100.0% 0.50 $5,000.00

7 1.2.2 Determinación de Objetivos y Alcance $350.00 $350.00 $350.00 $350.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,350.00

8 1.2.3 Plan para Implantación $525.00 $525.00 $525.00 $525.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,525.00

9 1.2.4 Determinación de nuevo Software y Hardware $875.00 $875.00 $875.00 $875.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,875.00

10 1.2.5 Desarrollo de Programas $3,800.00 $2,375.00 $2,375.00 $3,125.00 $0.00 0.0% 1.00 -$750.00 -31.6% 0.76 $5,000.00

11 1.2.6 Entrega Licencias Software $17,000.00 $17,000.00 $17,000.00 $15,000.00 $0.00 0.0% 1.00 $2,000.00 11.8% 1.13 $15,000.00

12 1.2.7 Implantación de Programas $1,625.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $1,625.00

13 1.2.8 Pruebas y Detalles Finales $950.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,950.00

14 1.3 Adquisiciones $1,200.00 $1,200.00 $1,200.00 $1,200.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $1,200.00

15 1.3.1 Equipo de Cómputo $300.00 $300.00 $300.00 $300.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,300.00

16 1.3.2 Licencias Software $300.00 $300.00 $300.00 $300.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,300.00

17 1.3.3 Mobiliario $225.00 $225.00 $225.00 $225.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,225.00

18 1.3.4 Contratista Instalaciones $375.00 $375.00 $375.00 $375.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,375.00

19 1.4 Instalación $42,600.00 $15,357.14 $5,000.00 $2,500.00 -$10,357.14 -67.4% 0.33 $2,500.00 50.0% 2.00 $40,100.00

20 1.4.1 Trabajos Preliminares $5,000.00 $5,000.00 $5,000.00 $2,500.00 $0.00 0.0% 1.00 $2,500.00 50.0% 2.00 $2,500.00

21 1.4.2 Ductos y Cables $10,000.00 $2,857.14 $0.00 $0.00 -$2,857.14 -100.0% 0.00 $0.00 0.0% 1.00 $10,000.00

22 1.4.3 Entrega e Instalación Mobiliario $15,000.00 $7,500.00 $0.00 $0.00 -$7,500.00 -100.0% 0.00 $0.00 0.0% 1.00 $15,000.00

23 1.4.4 Entrega Equipo de Cómputo $12,000.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $12,000.00

24 1.4.5 Instalación de Equipo de Cómputo $600.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 0.0% 1.00 $0.00 0.0% 1.00 $0,600.00

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¿QUÉ ES VALOR GANADO?CARACTERÍSTICAS

VALOR GANADO

Alerta a los administradores de proyecto de riesgos potenciales de costo y tiempo

Provee de una línea documentada del desempeño del

proyecto

Provee a la administración con información útil a nivel ejecutiva

Provee información cuantitativa para la toma de decisiones

Se pueden predecir tendencias y desviaciones, y en su caso, tomar acciones correctivas.

Permite la estimación estadística de costos proyectada al término del proyecto

Es un proceso estándar repetible y consistente (elimina subjetividades).

Comunica el estado del proyecto a un momento dado

Provee indicadores tempranos para detectar problemas y oportunidades

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EAC

SV

ETC

EAC

CV

VAC

EV

PV

AC

BAC

CostoAcumulado ($, Hh ó %)

BAC

Hoy

Línea BaseLínea Base

TiempoFecha de Estado

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Valor Ganado y el Portafolio de Proyectos

REPORTE DE AVANCE

0.5

0.6

0.7

0.8

0.9

1.0

1.1

1.2

1.3

0.6 0.7 0.8 0.9 1.0 1.1 1.2

SPI (TIEMPO)

CP

I (C

OS

TO

)

REPORTE DE SEGUIMIENTO DE VALOR GANADO

Proyecto AProyecto A

Proyecto CProyecto C

Proyecto DProyecto DProyecto BProyecto B

Proyecto EProyecto E

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Situación actual de un segundo ejemplo

¿Estamos detrás o adelante del cronograma? SV -4,500

¿Qué tan eficiente estamos usando el tiempo? SPI 0.880

¿Cuándo es más probable que terminemos el trabajo? EACT 9

¿Estamos sobre o bajo el presupuesto? CV -2,000

¿Qué tan eficiente estamos usando los recursos? CPI 0.94

¿Cuánto es más probable que cueste el proyecto? EAC 106,060.61

¿Al terminar, estaremos sobre o bajo el presupuesto? VAC -6,060.61

¿Qué tan eficientemente tenemos que usar los recursos que nos quedan para terminar dentro de lo presupuestado?

TCPI 1.03

¿Cuánto costará el trabajo restante? ETC 71,060.61

VALOR GANADOEJEMPLO

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Análisis del Valor Ganado (EVA)

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