Ecr award real

Электронный документооборот c электронный подписью в real,- Hypermarket

Отдел автоматизации Координатор проектов электронного документооборота Митин Алексей Москва 2012

2012 Митин Алексей ООО «реал,- Гипермаркет», Россия 2

Проект: E-DOC на базе Сфера Курьер

Цели проекта

Цель проекта: Минимизировать объёмы бумажной документации между товарным поставщиком и ритейлером. Детализация целей:

•  Сократить ошибки ручного ввода данных в системы •  Сократить почтовые издержки поставщика •  Сократить время согласования и подписания документации •  Сократить время поиска документов на обеих сторонах •  Сократить риски утери документов поставщиком •  Сократить издержки на хранение и изъятие документации на обеих сторонах •  Упростить аудит компании •  Повысить прозрачность взаимоотношений с партнёрами


Нормативная база использования электронного документооборота с электронной подписью.

Сейчас существует следующая законодательная база по ЭДО, основные документы: •  Налоговый кодекс РФ (ФЗ №229-ФЗ от 27.07.2010г.); Ст. 169. Счет-фактура может быть составлен и

выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде; •  Федеральный закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»; •  Постановление Правительства №1137 от 26.12.2011г. «О формах и правилах заполнения (ведения)

документов, применяемых при расчетах по НДС». Постановлением утверждена новая форма счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета и книг покупок, продаж и порядок заполнения в бумажном и в эл. виде;

•  Приказ Минфина РФ от 25.04.2011г. №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП»;

•  Приказ ФНС от 30.01.2012г. №ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП» (см.вложение):

Данным приказом утверждены: - формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами; - формат извещения о получении электронного документа согласно; - формат подтверждения даты отправки документа; - формат подтверждения даты получения документа; - формат уведомления об уточнении электронного документа.

•  Приказ ФНС от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов» - форматы ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ •  Приказ ФНС от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета

полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»;

•  Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота».


Схема электронного документооборота

Поставщик METRO Group real,- Специализированный оператор

Прайс - лист

Электронный архив

Уведомление о расчёте скидки

Прайс - лист

Акты приёмки-сдачи услуг

Счёт-фактура Счёт-фактура

Рекламация

Рекламация

Система электронного

документооборота интегрированная с

EDI системой

edi

edi

edi

edi

В разработке В разработке

Рекламация Уведомление о выставлении

штрафных санкций


real,- Supplier WEB portal для работы с ЭЦП

Архив электронных документов Корус Консалтинг СНГ

Резервный архив ЭД real,-

ERP real,-


Интерфейс портала


Перспективы в 2012-2013 гг

Возможно добавление в оборот любых документов, которые не запрещено подписывать электронной подписью

real,- рассматривает следующие документы для добавления:

•  Кредит/Дебит нота •  Промо акции •  Уведомление о корректировки скидки •  Авизо •  Дополнительные соглашения к договору поставки •  Акт сверки взаиморасчётов

Возможно добавление другой документации, мы готовы рассмотреть предложения поставщиков


Основные преимущества работы с электронными документами с электронной подписью

• Сокращение финансовых издержек • Сокращение временных затрат

Минимизация почтовых издержек, исключение случаев утери документации.

Ускорение согласования цен и подписания прайс-листов

Снижение издержек на хранение, поиск и изъятие документации из архива

Упрощение аудита

Интеграция с EDI модулем ряда документов для автоматической загрузки данных в собственные ERP системы


Project timeline

Реал планирует к 2013 около 50%поставщиков будут работать с электронной документацией

2011 2012 2013 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Start E-DOC portal Start Price-list Start Level bonus notice Start penalty notification Start INVOIC Start additional agreement Start Debit/Credit note Start Notice correction documentation Start Store documentation Increase sequrity of portal according corporate politics Automatisation of Portal Joining with EDI Joining with MGP for invoice status notification for automate export files to portal Legal INVOIC start

Project timeline


Кейс – внедрение документа счёт-фактура c ЭП

Количество входящих документов INVOIC в году 500000 Издержки на автоматизированную обработку входящих INVOIC 4 млн. Издержки на ручную проверку 2.1 млн. руб Издержки на хранение INVOIC 0,5 млн руб Общие издержки 6.6 млн. руб Экономия при 90% электронных INVOIC 6 млн. руб.

Стоимость внедрения: Приобретение ключей ЭП – 3770 р./шт.

Дополнительная настройка собственной ERP системы.

Выгоды:

Сопутствующие выгоды:

Ускорение взаиморасчётов с поставщиками

Уменьшение рисков потери документации

Повышение привлекательности сети для поставщиков

Кейс – внедрение документа счёт-фактура с ЭП


Контакты:

[email protected]

Coordinator of E-Documentation projects Тел+7 (495) 663-49-65

Проекты EDI и E-DOC:

Leningradskoye Shosse, 71G, 125445, Moscow, Russian Federation

[email protected],

Documents

Ecr award real