fail kuasa pss 1 pengenalan

8/14/2019 fail kuasa pss 1 pengenalan

1/11

FAIL KUASA

PUSAT SUMBER SEKOLAH

SEKOLAH MENENGAH SELANDAR


2/11

BAB 1

PE N GE N ALA NFAIL KUASA

PU SA T S U MBER SEK OLA H

SMK SELANDAR

PUSAT SUMBER SEKOLAH

2


3/11

SINOPSIS FAIL KUASA

DEFINISI

Fail Kuasa (Authority File) merupakan satu aspek penting yang perludititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah PusatSumber Sekolah (PSS). Fail Kuasa merupakan rekod pentingtentang dasar / polisi dan keputusan-keputusan yang diambilmengenail satu-satu prosedur PSS.

Fail Kuasa merupaka suatu rekod tentang pernyataan dasar dankeputusan yang diambil tentang sesuatu prosedur PSS. Fail KuasaPSS harus dirangka secara kolektif oleh guru-guru PSS dan perludiubah suai dari semasa ke semasa mengikut keperluan PSS

berkenaan.

TUJUAN

Tidak menjejaskan pengurusan Pusat Sumber Sekolah (PSS)

apabila berlaku pertukaran Penyelaras / Guru Perpustakaan danMedia PSS.

Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan

merujuk Fail Kuasa yang disediakan.

Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan AJK dan

kakitangan PSS.

Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam

pengurusan dan pentadbiran PSS.

Terdapat 14 bab dalam sesuatu Fail Kuasa. Fail Kuasa lazimnyadisimpan dalam bentuk ring filesupaya sesuatu keputusan dapatdiganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal sekiranya terdapatapa-apa perubahan / pindaan. Fail Kuasa yang lengkap mempunyai

tarikh kuat kuasa sesuatu prosedur itu. Ini memudahkan kitamengenal pasti prosedur mana yang patut diutamakan ketikamembuat penyemakan semula. Penyemakan semula biasanyadilakukan 5 tahun sekali atau mengikut keperluan.

PROSEDUR PENYEDIAAN

3


4/11

Guru Perpustakaan dan Media harus bertanggungjawab merangka isikandungan sesebuah Fail Kuasa sebelum dibentangkan kepadaJawatankuasa Induk PSS. Ini adalah kerana salah satu fungsi utamaJawatankuasa tersebut adalah menentukan dasar / polisi mengenaiperaturan, lantikan Jawatankuasa Kerja, pemerolehan bahan dansebagainya. Selepas mendapat persetujuan dalam mesyuarattersebut, barulah Fail Kuasa berkenaan dikuatkuasakan sepenuhnya.(Borang Lampiran A berwarna hijau)

PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DASAR / POLISI

Prosedur yang sama juga akan digunakan semasa membuat sesuatu

pindaan atau perubahan dalam Fail Kuasa. Penyelaras PSS akanmerangka pindaan / perubahan dan membentangkannya dalamMesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan.Selepas itu barulah pindaan / perubahan tersebut akan dikuat-kuasasepenuhnya.

Langkah-langkah membuat pindaan:

1. Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan.2. Penyelaras PSS perlu menyediakan draf pindaan berkenaan.3. Draf pindaan tersebut hendaklah dibentangkan dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkankelulusan.

4. Selepas mendapat kelulusan, penyelaras PSS hendaklahmemasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan(Lampiran B berwarna merah jambu) dan mendapatkantandatangan untuk pengesahan (Pengetua).

5. Tarikh berkuat-kuasa tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan(tarikh mesyuarat).

KANDUNGAN FAIL KUASA

4


5/11

Bahagian-bahagian:

1. Muka surat judul2. Pengenalan kepada Fail Kuasa3. Isi Kandungan Fail Kuasa4. Kandungan dan pindaan mengikut bab.

Susunan kandungan:1. Setiap bab dinamakan mengikut tajuk utama2. Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab

berkenaan.3. Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan.4. Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab

berkenaan mengikut bilangan pindaan.

ISI KANDUNGAN FAIL KUASA

5


6/11

BAB 1 : PENGENALAN FAIL KUASA PSS

1.1 Pendahuluan / Definisi1.2 Tujuan1.3 Isi Kandungan1.4 Prosedur Pindaan

BAB 2 : MAKLUMAT PSS

2.1 Sejarah Penubuhan PSS SMK Selandar2.2 Lokasi PSS (Pelan)2.3 Visi PSS (Wawasan)2.4 Misi PSS (cara mencapai Wawasan)2.5 Piagam PSS2.6 Matlamat PSS2.7 Objektif PSS

2.8 Fungsi dan Peranan PSS

BAB 3 : JAWATANKUASA PENTADBIRAN PSS

3.1 Jawatankuasa Induk PSS (StrukturOrganisasi & Senarai Tugas)

3.2 Jawatankuasa Kerja PSS (SO & ST)3.3 Jawatankuasa Program NILAM

(SO & ST)* Senarai nama AJK boleh dimasukkan ke

dalam Fail Kuasa.

BAB 4 : PENGAWAS PSS

4.1 Struktur Organisasi Badan Pengawas PSS4.2 Kriteria Pemilihan Pengawas PSS4.3 Peraturan Pengawas PSS4.4 Waktu Bertugas Pengawas PSS4.5 Senarai Tugas J/K Pengawas PSS4.6 Senarai Tugas Pengawas PSS

BAB 5 : PERATURAN PSS

5.1 Peraturan Am5.2 Peraturan Khusus5.3 Peraturan Penggunaan alat / ruang (bilik)5.4 Peraturan Pinjaman & Pemulangan

Bahan/ Alat.BAB 6 : PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PSS

6.1 Pengurusan Sistem Fail PSS.

6


7/11

6.2 Format Rekod-rekod Penggunaan,Pinjaman & Pemulangan.

6.3 Rancangan Tahunan PSS.6.4 Laporan PSS (bulan & tahun)6.5 Manual Prosedur Kerja (MPK)6.6 Fail Meja (FM)6.7 Rancangan Pembangunan PSS (Blue

Print)6.8 Dokumentasi PSS

BAB 7 : KOLEKSI BAHAN PSS

7.1 Dasar Pemilihan Buku Dan Bukan Buku7.2 Borang Pesanan Bahan Bukan Buku

7.3 Borang Pesanan Buku7.4 Prosedur Pemilihan/Pesanan Buku.7.5 Carta Aliran Apabila Menerima Bahan /

Buku7.6 Pemeliharaan dan Pemuliharaan Koleksi

PSS

BAB 8 : KEWANGAN PSS

8.1: Punca Kewangan PSS8.2: Anggaran Perbelanjaan8.3: Laporan Kewangan8.4: Jenis jenis Tabung8.5: Tanggungjawab8.6: Belanjawan8.7: Rekod Pendapatan / Belanjawan8.8: Prosedur Kewangan

BAB 9 : ORGANISASI BAHAN PSS

9.1 Sistem Pengkelasan Bahan

9.2 Proses Teknik9.3 Rekod-rekod Perolehan9.4 Katalog9.5 Lokasi dan Penyusunan

BAB 10 : AKTIVITI PSS

10.1 Mesyuarat

7


8/11


9/11

-Daftar Buku Perpustakaan

15.2 REKOD PEROLEHAN BAHAN BUKAN BUKU-DaftarBahan Bukan Buku Perpustakaan

15.3REKOD PINJAMAN BUKUi. HARIAN

ii. BULANANiii. PELAJARiv. GURU

15.4 REKOD PINJAMAN BERBEKAL (BULK LOAN)

15.5 REKOD PINJAMAN BAHAN(Contoh : Radio, Kaset, Pita Video dll)

15.6REKOD MAJALAH

15.7REKOD AKHBAR

15.8REKOD PENGGUNAAN KELAS DI PSS

15.9REKOD PENGGUNAAN BILIK MEDIA

15.10REKOD PENGGUNAAN BILIKPERPUSTAKAAN15.11REKOD AKTIVITI PSS15.12REKOD KURSUS

Surat PanggilanMinit CuraiBahan Kursus

15.13 REKOD MESYUARAT

Surat PanggilanMinit Mesyuarat

Lampiran A

9


10/11

SMK SELANDARPUSAT SUMBER SEKOLAH

Borang Penguatkuasaan Dasar PSS

BAB 1

PENGENALAN FAIL KUASA PSS

KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DANDIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT AHLIJAWATANKUASA INDUK KALI KE ______ YANG TELAHDIADAKAN PADA _________________

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

. ..( ) ( )Guru Perpustakaan dan PengetuaMedia Sekolah

Tarikh: Tarikh: .

* Borang Hijau

Lampiran B

SMK SELANDARPUSAT SUMBER SEKOLAH

10


11/11

Borang Pindaan Dasar / Polisi Fail Kuasa PSS

Pindaan : Bil ___/____

BAB: ___________________________________________

___________________________________________

Bil PerkaraTarikh

DikuatkuasaTarikh

Dimansuh

Keputusan tersebut di atas telah dibuat dalam mesyuarat jawatankuasa Induk PSS kali ____________/____________ yangtelah diadakan pada ________________.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

. ..( ) ( )Guru Perpustakaan dan PengetuaMedia Sekolah SMK Selandar,Pusat Sumber Sekolah 77500 Selandar,SMK Selandar Melaka.

77500 Selandar, Melaka.

Tarikh: _________________ Tarikh: _________________

* Borang Merah Jambu

11

Documents

fail kuasa pss 1 pengenalan