Fail Meja Ketua Pen Asrama

8/14/2019 Fail Meja Ketua Pen Asrama

1/88

SMK KG GELAM,MELAKA

SMK KG GELAM, MELAKA


2/88

SMK KG GELAM,MELAKA


KANDUNGAN

Bil Perkara Muka Surat1 Senarai Tugas 1

2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2

3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan

Senarai Semak :-

4 Urusan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Bangunan 4 - 6

5 Urusan Pengurusan Kerosakan Bangunan 7 - 9

6 Urusan Melayani Pengaduan Pelajar 10 - 12

7 Urusan Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat 13 - 15

8 Urusan Penyediaan Makanan 16 - 19

9 Urusan Penyeliaan Kebersihan Dapur dan Keceriaan Dewan Makan 20 - 23

10 Urusan Pengruusan Stok Makanan 24 - 27

11 Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik dan Alatan 28 - 30

12 Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar 31 - 34

13 Urusan Pembayaran Asrama 35 - 37

14 Urusan Pengurusan Stor Asrama 38 - 41

15 Urusan Penyeliaan Makanan 42 - 48

16 Urusan Penyeliaan Kebersihan 45 - 49

17 Pengurusan Stok dan Inventori 50 - 53

18 Urusan Pembelian 54 - 57

19 Urusan Terimaan dan Pungutan 58 - 61

20 Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama 62 - 65

21 Senarai Undang-Undang dan Peraturan 66

22 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai 66

23 Norma Kerja bagi tugas-tugas 67

24 Senarai Tugas Harian 68


3/88

SMK KG GELAM,MELAKA


SENARAI TUGASNama Anggota :

Jawatan : KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

No. Kad Pengenalan :

Tarikh mula bertugas di sekolah ini :

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg

Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg

Sabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

KEWANGAN

1 Terima yuran asrama.

2 Menulis dan menandatangani resit yuran asrama bagi penghuni asrama.

3 Merekod yuran asrama didalam Daftar Kutipan Harian Asrama.

4 Memasukkan kutipan yuran asrama ke bank.

5 Membuat dan menyelaras semua pesanan tempatan bagi Fund Asrama.

6 Menyediakan Borang Pesanan Makanan Asrama.

7 Menyerah slip bank dan Daftar Kutipan harian kepada Pembantu Tadbir Kewangan.

8 Menyediakan Borang Permohonan Wang Lebihan Makanan.

PENTADBIRAN

1 Menyelia kakitangan kontrak bagi pembersihan kawasan dan bangunan asrama.

2 Memeriksa stok bekalan mentah yang kering dan basah di dewan makan.

3 Memantau kebersihan asrama putera dan puteri.

4 Menyediakan senarai tugas kepada pekerja Kontrak Pembersihan Bangunan & Kawasan.

5 Memeriksa dan menyelia lanskap asrama.

6 Menghantar pelajar sakit ke klinik (waktu pejabat ) sekiranya pemandu bercuti

atau bertugas luar daerah.

7 Memeriksa dormitori-dormitori pada setiap hari bertugas.

8 Menyediakan dan menyelenggara kad dan buku stok Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat.

9 Menyediakan laporan pemeriksaan Dewan Makan dan Kontraktor Pembekal kepada Pengetua.

10 Menyelia dan memantau Penyelia Asrama Gred N17

11 Membuat laporan prestasi kerja-kerja pembersihan bangunan dan kawasan asrama.

12 Memeriksa kerosakan bangunan asrama dan menyediakan laporan kerosakan


4/88

SMK KG GELAM,MELAKA


1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAHSEPERTI PADA :

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR

2 PEN. KANAN PENTADBIRAN

3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID

4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM

5 PENYELIA PETANG

6 GURU KANAN M/PEL BAHASA

7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK

8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL

9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL

10 GURU MEDIA

11 KAUNSELOR

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)

13 GURU PENOLONG

JUMLAH GURU :- 0 0 0

14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22

17 PEMBANTU TADBIR GRED N17

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17

19 PEMBANTU MAKMAL GRED C1720 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11

21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11

22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1

23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1

24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3


5/88

SMK KG GELAM,MELAKA


25 PEKERJA RENDAH AWAM

JUMLAH BUKAN GURU :- 0 0 0

JUMLAH BESAR :- 0 0 0

3


6/88

MANUAL PROSEDUR KERJA KETUA PENYELIA ASRAMA

1 Urusan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Bangunan Asrama dan Persekitaran,

1.1. Proses Kerja - Urusan Penyeliaan, Kebersihan dan Keceriaan

Bangunan Asrama dan Persekitaran.

Jawatan Proses Kerja

Ketua Penyelia Asrama 1. Membuat agihan kawasan untuk pekerja PRA

membuat kerja-kerja pembersihan

2. Mengeluarkan barang-barang keperluan untuk kerja -

kerja pembersihan.

3 Membuat penyeliaan, memeriksa dan menilai kerja-kerja

pembersihan.

4. Membuat laporan harian.

5. Menyediakan laporan bulanan untuk dihantar ke JPN.


7/88

4

1.2. Carta Aliran - Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan BangunanAsrama dan Persekitaran.

Agihkan kawasan untuk pekerja PRA

membuat kebersihan / keceriaan,

PRA

belum

selesai

Mengeluarkan barang-barang keperluan

kerja-kerja pembersihan.

membuat laporan kebersihan / keceriaan

RujukanPengetua

komen


8/88

51.3. Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan

Bangunan Asrama dan Persekitaran.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tandas dan Bilik mandi bersih

2 Koridor dan bilik-bilik khas bersih

3 Pokok-pokok bunga disiram

4 Koridor bangunan dan kaki lima bersih

5 Longkang dan parit sekeliling bersih

6 Sampah sarap dikumpul dan dibuang di

tempat yang telah disediakan

7 Buku Laporan disediakan


9/88

6


10/88

2 Pengurusan Kerosakan Bangunan / Alatan Keperluan Pelajar.

2.1. Proses Kerja - Pengurusan Kerosakan Bangunan /

Alatan Keperluan Pelajar


Ketua Penyelia Asrama 1. Membuat pemeriksaan kerosakan di bangunan Asrama.

2 Catatkan kerosakan ke dalam Buku Daftar Kerosakan.

3 Membuat kerja-kerja telah siap dan memuaskan

4. Sahkan kerja-kerja telah siap dan memuaskan.

5. Membuat pemeriksaan / semakan barang-barang

keperluan asrama.

6. Catatan laporan keperluan ke dalam Buku Alatan

keperluan pelajar.

7. Jika perlu pesanan pembelian.


11/88

7

2.2 Carta Aliran : Pengurusan Kerosakan bangunan / AlatanKeperluan pelajar.

Memeriksa kerosakan di bangunan asrama

Pengetua Catatkan kerosakan ke dalam

Buku Daftar Kerosakan

Mendapat

Terima / bertindak

Kebenaran

Rujuk kepada Kerja-kerja membaikpulih kerosakan

kontraktor

belum Selesai ./ memuaskanm

selesai

Sahkan kerja-kerja telah siap danmemuaskan.

Membuat pemeriksaan / semakan

barang-barang keperluan

Membuat laporan ke dalam Buku

Laporan Keperluan Asrama

Pengetua

Terima / Bertindakuntuk semakan

Jika perlu buat pesanan pembelian


12/88

82.3 Senarai Semak : Pengurusan Kerosakan Bangunan /

Alatan Keperluan Pelajar.


1 Periksa kerosakan bangunan

2 Catat Kerosakan dalam Buku Daftar kerosakan

3 Baiki kerosakan atau panggil kontraktor

4 Sahkan kerja-kerja yang telah disiapkan

5 Semak dan periksa barang keperluan asrama

6 Catat keperluan alatan asrama

7 Sediakan Borang Pesanan Pembelian


13/88

9


14/88

3 Urusan Melayani Pengaduan pelajar

3.1 Proses Kerja - Pengaduan Pelajar-Pelajar.


Ketua Penyelia Asrama Tetapkan masa yang sesuai untuk pelajar-pelajar

membuat sebarang pengaduan.

Memastikan jenis masalah yang dikemjukakan oleh pelajar-pelajar.

(a) Masalah kerosakan.

(b) Alatan asrama yang perlu diganti.

Membuat laporan segala aduan pelaajr-pelajar kedalam Buku Laporan

Pengetua Kebenaran untuk mengganti atau baikpulih segala kerosakan.


15/88

10

3.2 Carta Aliran : Tindakan terhadap Pengaduan Pelajar.

Tetapkan masa untuk pelajar

membuat aduan

Pastikan jenis kerosakan

Buku Daftar Kerosakan

Catatkan kerosakan kedalam

Buku Daftar alat keperluan

Pengetua

belum Terima / Bertindak

Terima

Jika perlu terus diuruskan

secepat mungkin


16/88

113.3 Senarai Semak : Tindakan terhadap Pengaduan Pelajar


1 Terima aduan pelajar

2 Catat aduan didalam Buku Daftar

3 Ambil tindakan untuk membaiki kerosakan

4 Lapor kepada Pengetua / PK HEM


17/88

12


18/88

4 Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat Asrama

4.1 Proses Kerja - Pengurusan Harta Modal, Inventori

dan Bekalan Pejabat Asrama


Ketua Penyelia Asrama 1. Pastikan penerimaan barang-barang mesti cukup dan baik

dari segi kualiti.

2. Cop akuan terima di invois atau Nota Penghantaran dan rekod

kedalam Kad Stok Kew 312, 313 atau Buku Stok Kew 314

mengikut mana yang sesuai.

3 Mesti kemaskini tiap-tiap 3 bulan sekali dan hantar ke

pejabat untuk disemak dan disahkan.

4. Pastikan inventori perabot , perkakas, peralatan kemaskini dari

masa ke semasa.

5 Labelkan semua peralatan, perkakas, peralatan disemua

domentori dan semua bilik di bangunan asrama.

6. Sediakan Inventori List (Senarai Inventori) bagi setiap peralatan,

perabot dan perkakas disetiap dormentori, bilik , ruang yang ada

di bangunan asrama. Senarai hendaklah disediakan dalam

2 salinan. 1 salinan disimpan didalam fail inventori di pejabat

Asrama dan 1 salinan lagi di gantung / pamerkan didalam bilik-

bilik / ruang berkenaan

7 Kemaskini kad inventori setiap 3 bulan sekali untuk tindakan

Pengetua.

8 Perabut , perkakas dan peralatan yang rosak hendaklah

dilupuskan mengikut tatacara Pelupusan / Hapuskira Stok.

9 Sediakan senarai barang-barang yang hendak dilupuskan

dan serah kepada Pembantu Tadbir / Ketua Pembantu Tadbir

untuk pengurusan pelupusan.

10 Asingkan barang-barang tersebut di tempat yang sesuaisebelum dilupuskan.


19/88

13

4.2 Carta Aliran : Mengemaskini Buku Stok /Inventori

Penerimaan barang-barang cukup dari segi

kualiti

Pengetua Cop akuan terima di invois rekodkan kedalam

Buku Stok Kew. 313

Mesti dikemaskini tiap-tiap 3 bulan sekali

hantar ke pejabat untuk tindakan

Mendapat

Pengesahan

Komen Terima / bertindak

Pastikan inventori perbot, perkakas,

peralatan sentiasa kemaskini dari masa

ke semasa

Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas,

di semua dometri dan di semua bilik

Kemaskini Kad Inventori/ hantar ke pejabat

untuk tindakan.( Tiap-tiap 3 bulan sekali )

Pengesahan

Rujukan

Penget Komen


20/88

144.3 Senarai Semak : Mengemaskini Buku Stok /

Inventori


1 Pastikan penerimaan barang cukup dan baik

2 Cop akuan terima dan rekod dalam Buku Stok Kew.312

Kew 313 dan Kew 314 (Bekalan Pejabat)

3 Kemaskini setiap 3 bulan sekali dan hantar ke pejabat

4 Pastikan perabot,peralatan dan perkakas dikemaskini

5 Label semua perabot,peralatan dan perkakas

6 Senaraikan jumlah inventori

7 Kemaskini kad inventori setiap 3 bulan sekali


21/88

15


22/88

5 Urusan Penyediaan Makanan

5.1 Proses Kerja - Urusan Memesan Dan Menerima Bahan- Bahan Makanan Dan

Lain- lain Keperluan Dapur Dan Dewan Makan


Ketua Penyelia Asrama 1. Sediakan Borang Pesanan 2 hari sebelum Makanan Bermasak

dari Kontraktor Pembekal Makanan Bermasak.

2. Menyelia tugas Tukang Masak dan Penolong-Penolong Dapur

semasa menyediakan makanan bermasak di dapur dewan

makan.

3. Pastikan makanan yang disaji menepati spesfikasi

perjanjian kontrak dan menu harian.

4. Pastikan kualiti dan kuantiti makanan mencukupi untuk semuapelajar

5 Pertukaran menu hendaklah mendapat kebenaran Pengetua /

Guru Besar.

6. Laporkan kualiti makanan dan kuantiti makanan mencukupi

atau tidak mencukupi didalam Buku Laporan Penyeliaan

Dewan Makan.

7 Hantar Buku Laporan kepada Pen. Kanan HEM seminggu

sekali untuk disemak.


23/88

16

5.2 Carta Aliran : Urusan Penyediaan Makanan.

Buat pesanan makanan bermasak 2 hari

sebelum makanan disediakan.

Pastikan bahan mentah yang dipesan

mengikut spesifikasi dan kualiti yang

dikehendaki oleh KPM

Minta

Pembekal

ganti

tidak berkualiti

Makanan dimasak

Periksa kualiti makanan yang sedang

dimasak.

Makanan disajikan di kaunter

Pastikan Pembantu Dewan Makan

(pekerja kontraktor dewan makan)

berpakaian kemas dan bersih

Pastikan makanan mencukupi

untuk semua pelajar


24/88

175.3 Senarai Semak : Urusan Penyediaan Makanan.


1 Menyediakan Borang Pesanan Makanan Bermasak

2 Selia tugas Tukang Masak dan penolong-penolongnya

3 Periksa kualiti makanan

4 Pastikan makanan mencukupi

5 Pastikan makanan dan minuman dihidangkan

mengikut masa yang telah ditetapkan.

6 Sediakan laporan harian mengenai penyediaan

makanan bermasak asrama.


25/88

18

5.4. Borang Digunakan

1 Buku Pesanan Sekolah ( Untuk Makanan Bermasak )

2 Buku Laporan Makanan

3 Borang Teguran Prestasi Makanan.

4 Buku Terimaan Bahan Mentah


26/88

19


27/88

6 Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama.

6.1 Proses Kerja - Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur dan Dewan

Makan Asrama.


Ketua Penyelia Asrama 1. Membuat agihan tugas kepada pekerja dapur dan Dewan Makan

untuk kerja pembersihan.

2. Mengeluarkan barang- barang dan alatan untuk membersih

kepada pekerja.

3. Membuat penyeliaan ke atas pekerja- pekerja.

4. Membuat laporan harian.


28/88

20

6.2 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan,Keceriaan Dapur Dan Dewan Makan Asrama.

Membuat agihan tugas kepada pekerja dapur

Dan Dewan Makan untuk kerja pembersihan

Mengeluarkan barang- barang dan alatan

Untuk membersih kepada pekerja.

Membuat penyeliaan ke atas

Pekerja- pekerja.

Bersih

Minta pekerjaBersihkan

Tidak

Bersih Membuat laporan harian.


29/88

216.3 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan, Keceriaan Dapur

Dan Dewan Makan Asrama


1 Membuat agihan tugas kepada pekerja

2 Keluarkan barang- barang dan alatan pembersih

3 Menyelia pekerja- pekerja

4 Membuat laporan harian


30/88

22

6.4 Borang Digunakan

1 Buku Laporan Harian


31/88

23


32/88

7 Urusan Pengurusan Stok Makanan

7.1 Proses Kerja - Urusan Pengurusan Stok Makanan


Ketua Penyelia Asrama 1. Buat pesanan untuk barang- barang ang diperlukan

2. Dapatkan tandatangan dan cop Pengetua

3. Pos atau serahkan pesanan.

4. Terima bahan yang di pesan dan masukkan ke dalam

buku stok

5. Tandatangan dan serahkan Bil dan L/O

6. Daftarkan Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil.

7. Serahkan Buku Rekod Daftar Bil beserta Bil kepada

Ketua Pembantu Tadbir.


33/88

24

7.2 Carta Aliran : Urusan Pengurusan Stok Makanan.

Buat pesanan untuk barang- barang

Yang diperlukan

Dapatkan Tandatangan Dan cop

Pengetua

Pos atau serahkan pesanan

Terima bahan yang dipesan dan masukkan

Ke dalam Buku Stok.

Tandatangan dan sahkan Bil dan L/O

Daftarkan Bil ke dalam Buku Rekod

Daftar Bil.

Serahkan Buku Rekod Daftar Bil beserta

Bil kepada Ketua Pembantu Tadbir


34/88

257.3 Senarai Semak : Urusan Pengurusan Stok Makanan


1 Buat pesanan barang- barang yang diperlukan

2 Dapatkan tandatangan dan cop Pengetua

3 Pos atau serahkan pesanan

4 Terima bahan dan masukkan ke dalam Buku Stok

5 Tandatangan dan sahkan Bil dan L/O

6 Daftar Bil ke dalam Buku Rekod Daftar Bil

7 Serahkan Buku Rekod Daftar Bil dan Bil kepada

Ketua Pembantu Tadbir


35/88

26

7.4 Borang Digunakan

1 Buku Pesanan erajaan AM 25


36/88

27


37/88

8 Urusan Penyeliaan Kebersihan

8.1 Penyeliaan Kebersihan Bilik Dan Alatan

8.1.1 Proses Kerja - Bagi Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan

Serta Persekitarannya Alatan Serta Ubat-ubatan.


Ketua Penyelia Asrama 1. Mengurus Bilik sakit/Bilik Rawatan

- Pastikan Bilik Sakit dan Bilik Rawatan bersih, kemas

dan teratur.

- Pastikan ubat-ubatan dan alatan rawatan lengkap dan

mencukupi.


38/88

28

8.1.2 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik RawatanSerta Persekitarannya Dan Alatan Serta Ubat- Ubatan.

Membuat penyeliaan ke atas

Pekerja-pekerja.

Tindakan

PAR/ PRA Selesai

Buat Tidak

Pesanan

Kontraktor Lengkap

Selesai


39/88

298.1.3 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan Bilik Sakit/Bilik Rawatan Serta

Persekitarannya Dan Alatan Serta Ubat-Ubatan.


1 Memastikan bilik sakit dan bilik rawatan kemas

2 Memastikan ubat-ubatan dan alat rawatan lengkap


40/88

30


41/88

8.2 Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

8.2.1 Proses Kerja - Bagi Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar


Ketua Penyelia Asrama 1. Pastikan pelajar yang memerlukan rawatan membawa

borang/surat memohon rawatan yang telah ditandatangani

oleh warden atau guru kelas.

2. Memeriksa jenis penyakit yang diperlukan

- Penyakit dan luka ringan dirawat di Klinik Asrama.

-Penyakit berat dan cedera berat dirujuk ke hospital.

3. Sediakan Borang Akuan Kebenaran Rawatan (G/L).

Penyelia Asrama 4. Memaklumkan kepada Pengetua atau HEM berkenaan pelajar-

pelajar yang mendapat cuti sakit, yang diasingkan di Bilik Sakit

dan yang dimasukkan ke Wad Hospital

-Jika perlu hubungi ibu bapa/penjaga pelajar berkenaan.

Pengetua /HEM 5. Membawa pelajar balik dari Wad Hospital.

6. Menyediakan rekod-rekod Laporan Rawatan Kesihatan Harian


42/88

31

8.2.2 Carta Aliran : Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar

Pastikan pelajar yang hendak menerima

Rawatan membawa borang surat rawatan yang

Telah ditandatangani oleh Warden/guru kelas

Memeriksa jenis penyakit dan rawatan yang

Diperlukan

-Penyakit ringan dirawat di Klinik Asrama

Tindakan Penyakit berat dirujuk ke Hospital

Doktor -sediakan Borang Kebenaran (G/L)

Tindakan Memaklumkan kepada Pengetua/HEM bagi

Pelajar-pelajar yang mendapat cuti sakit

Yang diasingkan ke Wad Hospital.

-Jika perlu hubungi ibu bap/penjaga pelajar

Berkenaan.

Pengetua/ Tindakan Menyediakan rekod-rekod kesihatan harian

HEM pelajar.

-Gunakan buku atau format khas.

-Dipanjang ke pengetahuan pengetua/HEM.

Selesai


43/88

328.2.3 Senarai Semak : Urusan Rawatan Kesihatan Pelajar


1 Pastikan pelajar mendapat borang/surat permohonan

yang telah disahkan

2 Periksa jenis penyakit dan rawatan yang diperlukan

3 Sediakan Borang Akuan Kebenaran Rawatan (G/L)

4 Maklumkan kepada Pengetua/HEM berkenaan pelajar

yang mendapat cuti sakit.

5 Membawa pulang pelajar dari Wad Hospital

6 Sediakan rekod Laporan Rawatan Kesihatan Harian

Pelajar

7 Dipanjangkan ke pengetahuan Pengetua/HEM


44/88

338.2.4 Borang digunakan : Laporan Penyeliaan Kesihatan

1 Buku Rekod Laporan Kesihatan Harian Pelajar atau

Format Rekod Rawatan Kesihatan Harian Pelajar

2 Surat Kebenaran Pelajar untuk mendapat rawatan

3 Surat Akuan Rawatan Hospital

4 Borang Pesanan Kerajaan ( AM 75 )


45/88

34


46/88

9 Urusan Pembayaran -Asrama

9.1 Proses Kerja - Urusan Pembayaran - Asrama


Ketua Penyelia Asrama 1. Pastikan pesanan telah dibuat kepada pembekal dengan

menggunakan Pesanan Kerajaan (AM 75)

- Disediakan tiga salinan

- Kepada Pembekal 2 salinan.

Penyelia Asrama 2. Terima bil dari pembekal dan pastikan

- Pesanan asal disertakan

- Jumlah betul

- Daftar bil

Ketua Pembantu Tadbir 3. Pastikan peruntukan mencukupi sebelum membuat

Pembayaran

4. Sediakan baucer pembayaran dan pastikan

- Cop stok telah dimasukkan ke dalam stok

- Stok Kew.312 (Harta Modal)

- Stok Kew.313 (Inventori)

- Stok Kew.314(Daftar Stok beklalan Pejabat0

Pengetua Dapatkan pengesahan dari Pengetua.

Ketua Pembantu Tadbir 5. Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelas semua dokumen.

Pembantu Am Rendah 6. Failkan.


47/88

35

9.2 Carta Aliran : Urusan Pembayaran - Asrama

Pastikan pesanan telah dibuat kepada

Pembekal

- Sediakan 3 salinan

- Kepada Pembekal 3 salinan

Terima invois dari pembekal-pembekal,pastikan

- Pesanan asal disertakan bersama

- Jumlah RM betul dan tepat

- Daftar bil

Tidak

Lengkap

Lengkap

Ya

Pastikan peruntukan mencukupi sebelum

Membuat bayaran

- Cop stok di atas bil dan catatkan

stok dibuat

Dapatkan pengesahan Pengetua

Tidak

Lulus

Lulus

Minta lengkapkan

Semula baucer/ bil Ya

Serahkan kepada Ketua Pembantu Tadbiruntuk tindakan bayaran

Masukkan fail

Masukkan fail


48/88

369.3 Senarai Semak : Urusan Pembayaran - Asrama


1 Pastikan pesanan dibuat menggunakan Pesanan

Kerajaan ( AM 75 )

2 Terima bil dari pembekal

3 Pastikan peruntukan mencukupi

4 Sediakan baucer pembayaran

5 Dapatkan pengesahan Pengetua

6 Tulis cek pembayaran dan cop jelas dokumen

7 Failkan


49/88

37


50/88

10 Urusan Pengurusan Stor Asrama

10.1 Proses Kerja - Urusan Pengurusan Stor - Asrama


Pengetua 1. Pastikan ada stor yang sesuai

Ketua Penyelia Asrama 2. Susun borang mengikut kumpulan

- Kumpulan A - 30% Barang yang mempunyai nilai

Pembelian tahunan tertinggi

- Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya

3. Pastikan tahap stok barang mengikut stok maksima.

- Kumpulan A - Kuantiti stok maksima

- Angka menokok stok

- Kuantiti stok minima

Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stok berada di

stok minima atau menokok stok.

Penyelia Asrama 4. Semak barang yang diterima.

- Kualiti

- Kuantiti

Penyelia Asrama 5. Semak dan rekod mengikut jenis:

- Kew.312 - Barang tak luak nilai RM 500.00 dan ke atas

Tidak termasuk perabot, permaidani dan langsir

Tanpa mengira kos/ rekod penyelenggaraan.

- Kew.313 - Barang tak luak nilai RM 500.00 ke bawah

Termasuk perabot, permaidani dan perabot

Tanpa mengira kos.

- Kew.314 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tidak

luak Tapi nilainya rendah dan tidak ekonomikuntuk dikesan penempatannya.

- Kew.315 - Pergerakan pinjaman harta modal/ inventori.

: 4 bulan penggunaan




51/88

38


Senarai Inventori - iaitu senarai penempatan semua jenis barangdalam sesuatu penempatan.

Ketua Penyelia Asrama

Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan tandatangan

pegawai yang mengeluarkannya dan direkod dalam stok.

Semak dari masa ke semasa stok fizikal dengan rekod stok

bersmaan.

- Bagi barang yang amat menarik - 2 kali setahun

- Bagi barang yang menarik - 1 kali setahun

- Bagi barang tidak menarik - 2 tahun sekali

Pengetua Lantik pegawai - Penverifikasi Stor - bagi tujuan menyemak stok.

Penyelia Asrama Buat pelupusan barang-barang bila didapati.

Barang-barang tidak diperlukan lagi.

Barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi.


52/88

3910.2 Carta Aliran : Pengurusan Stor Asrama

(Bangunan, Makanan dan Kesihatan )

Memeriksa kerosakan di bangunan asrama

Susun barang mengikut kumpulan A & B

Pastikan tahap stok barangan

Terima barang yang dipesan

Semak barang yang diterima

Minta - kualiti dan kuantiti.

dibekalkan

barang semula Lengkap

Tidak

lengkap Ya

Rekod dalam stok

(Kew 312, Kew 313 atau Kew 314 )

Susun didakam tempat yang sesuai.

Sediakan borang bagi pengeluaran

barang dari stok

Dapat tandatangan pegawai yang

mengeluarkan barang.

Semak stok dari masa ke masa.

Pastikan catatan

keluar masuk

barang pada

masa berlaku

urusan

untuk semakan

Lantik pegawai - "Pemverifikasi Stor"

Sediakan pelupusan jika didapati barang

tidak diperlukan lagi atau barang yang

tidak boleh digunakan.


53/88

4010.3 Senarai Semak : Pengurusan Stor Asrama


1 Semak tahap baki stok

2 Periksa kualiti barang yang diterima.

3 Pastikan kuantitinya mencukupi sebagaimana

yang dipesan.

4 Simpan barang yang diterima di stor yang sesuai

5 Rekodkan terimman barang didalam stok

6 Sediakan Borang 300V bagi pelupusan stok.

7 Semak stok fizikal dengan rekod stok.


54/88

41


55/88

11 Urusan Penyeliaan Makanan.

11.1 Peraturan Pentadbiran :

Urusan Penyediaan Makanan.

I Bekalan yang diterima hendaklah dipastikan kualiti dan

kuantiti sepertimana pesanan.

ii Penyeliaan mestilah dilaksanakan ke atas Pembekal makanan bermasak

iiii Mutu masakan perlu dipastikan memuaskan dan mencukupi untuk

semua pelajar.


56/88

42

11.2 Proses Kerja - Menguruskan Pesanan Makanan.

Bil Proses kerja

1 Menyediakan borang pesanan tempahan Ketua Penyelia

makanan 2 hari sebelum penyediaan makanan Asrama /

kepada Kontraktor Pembekal Makanan Bermasak. Penyelia Asrama.

2 Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan yang Ketua

sedang dimasak oleh pekerja-pekerja kontraktor Penyelia Asrama

pembekal,

Pegawai yangmeluluskan / dirujuk

Seksi undang-undangperaturan


57/88

43

11.3 Carta Aliran : Urusan Penyediaan makanan.

Sediakan borang pesanan tempahan

makanan bermasak.

Dapatkan tandatangan kelulusan

Pengetua

Serahkan borang pesanan kepada pembekal.

Borang pesanan hendaklah diserahkan

hendaklah diserahkan kepada pembekal

sekurang-kurangnya 2 hari sebelum makanan

disediakan.

Minta Pembekal

cukupkan

Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan

menepati tempahan

Tidak

menempati pesanan

Makanan dihidangkan untuk pelajar


58/88

44

6.3 Senarai Semak : Urusan Penyediaan Makanan


1 Sediakan borang pesanan tempahan

makanan bermasak

2 Dapatkan tandatangan kelulusan Pengetua /

Penolong Kanan HEM

Serahkan borang pesanan tempahan Makanan

3 Bermasak kepada pembekal 2 hari sebelum

makanan disediakan.

4 Memeriksa kualiti dan kuantiti makanan yang

sedang disediakan.

5 Makanan yang dihidangkan mencukupi

untuk semua pelajar


59/88

45


60/88

12 Urusan Penyeliaan Kebersihan


Urusan Penyediaan Kebersihan

I Membuat penyeliaan ke atas pekerja-pekerja kontraktor pembekal makanan bermasak bagi

membersihkan ruang dapur dan dewan makan serta sekeliling bangunan dewan makan.

2 Membuat laporan harian.


61/88

46

12.2 Proses Kerja - Penyeliaan Kebersihan Dapur Dan Dewan Makan

Bil Proses kerja

1 Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal Ketua Penyelia

makanan bermasak bagi membersihkan ruang dapur Asrama /

dan dewan makan. Penyelia Asrama.





62/88

47

12.3 Carta Aliran : Urusan Penyeliaan Kebersihan

Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal

makanan bagi kerja-kerja pembersihan dapur

Minta pekerja dan dewan makan.

bersihkan

tidak

bersih Bersih

Membuat laporan harian


63/88

48

12.4 Senarai Semak : Urusan Penyeliaan Kebersihan


1 Menyelia pekerja-pekerja kontraktor pembekal

makanan bermasak bagi kerja-kerja pembersihan

dan keceriaan dapur dan Dewan Makan.



64/88

49


65/88

13 Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori


Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori

I Sebarang pesanan pembelian hendaklah mendapatkan tandatangan dan Cop Pengetua.

2 Sebarang penerimaan barang perlu dicatatkan ke dalam buku stok.

3 Buku Rekod Daftar Bil berserta bil perlu diserahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir.


66/88

50

13.2 Proses Kerja - Pengurusan Stok Dan Inventori

Bil Proses kerja

1 Sediakan pesanan untuk barang-barang yang Pengetua

diperlukan.

2 Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua. Pengetua

3 Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal Pembantu Tadbir

4 Terima bahan yang dipesan dan dimasukkan ke dalam Ketua Penyelia

buku atau kad stok Asrama

5 Tandatangan dan sahkan Invois/ Bil dan pesanan Ketua Penyelia

tempatan. Asrama

6 Daftarkan bil atau invois ke dalam buku Daftar Bil Pembantu Tadbir

Kewangan

7 Serahkan daftar bil beserta Invois kepada Ketua Ketua Pembantu

Pembantu Tadbir bagi tujuan proses pembayaran Tadbir




67/88

51

13.3 Carta Aliran : Urusan Pengurusan Stok Dan Inventori

Sediakan pesanan untuk barang-barang

yang diperlukan

Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua

Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal

Kemaskinikan tidak

pesanan lengkap

Lengkap

Terima bahan yang dipesan dan masukkan

ke dalam buku atau kad stok

Tandatangan dan sahkan Invois dan L/O

Daftarkan Invois / bil ke dalam buku daftarBil

Serahkan buku Daftar Bil dan Invois kepada

Ketua Pembantu Tadbir


68/88

52

13.4 Senarai Semak : Pengurusan Stok Dan Inventori


1 Sediakan borang pesanan tempatan.

2 Dapatkan tandatangan dan Cop Pengetua.

3 Pos atau serahkan pesanan kepada pembekal.

4 Terima barang.

5 Masukkan ke dalam buku atau kad stok.

6 Tandatangan dan sahkan L/O dan Invois / Bil

7 Catat di dalam Daftar Bil

8 Serahkan buku Daftar Bil kepada KPT.


69/88

53


70/88

14 Urusan Pembelian

14.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran

1 Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian

2 Senarai pembelian perlu mendapat kelulusan daripada Pengetua

3 Sistem kawalan pembelian perlu dikemaskinikan dari masa ke semasa.


71/88

54

14.2 Proses Kerja - Tugas Pembelian

Bil Proses kerja

1 Pastikan tahap stok berkurangan/ berlebihan.

2 Semak peruntukan sebelum membuat pembelian. Pengetua/

Ketua Pembantu

Tadbir

3 Pastikan jenis/ kaedah pembelian

- Pembelian sebutharga - 3 Pembekal

- Pembelian melebihi RM10,000.00 bagi satu unit

bahan / satu jenis item bagi kegunaan satutahun, perlu mendapatkan kebenaran JPN.

4 Senaraikan jenis pembelian

5 Dapatkan kelulusan daripada Pengetua Pengetua

6 Sediakan borang pesanan - 3 salinan

7 Semak borang pesanan dan tandatangan Pengetua Pengetua

8 Hantar borang pesanan kepada pembekal.

9 Terima dan semak barang yang diterima dan

pastikan

- Tandatangan pada Nota Penghantaran (D/O) dan

Invois

- Kuantiti barang dan bil/ Invois bersamaan

- Pesanan asal disertakan.

10 Rekodkan terimaan di dalam buku/ kad stok.

11 Catatkan dalam Daftar Bil.




72/88

55

14.3 Carta Aliran : Mengemaskinikan Buku Stok / Inventori

Penerimaan barang-barang cukup dan baik

dari segi kualiti

Cop akuan terima Invois, rekodkan ke dalam

buku stok Kew.8.

Mesti dikemaskini setiap 3 bulan sekali,

hantar ke pejabat untuk tindakan

Kemaskinikan

semula tidak

lengkap Lengkap

Pastikan Inventori perabot, perkakas

pembuatan sentiasa kemaskini dari masa ke

semasa

Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas

di semua Dormentori dan di semua bilik

Senarai jumlah peralatan, perabot, perkakas

dan lekatkan di setiap dormentori dan semua

bangunan

Kemaskinikan Inventori

Kemukakan laporan kepada Pengetua

Buatpembetulan/ tidak

kemaskinikan lengkap

Disahkan

lengkap

Rekod dan lengkapkan


73/88

56

14.4 Senarai Semak : Mengemaskinikan Buku Stok / Inventori


1 Penerimaan barang-barang mesti cukup dan baik dari

segi kuliti.

2 Cop akuan terima di Invois dan rekod ke dalam buku

stok.

3 Kemaskini buku/ kad stok setiap 3 bulan sekali dan

hantar ke pejabat untuk semakan.

4 Inventori perabot, perkakas, peralatan sentiasa kemas

dan terkini.

5 Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas di

semua dormentari atau bilik.

6 Senarai jumlah peralatan, perabot, perkakas dan

dilekatkan di setiap dormentari atau bilik.


74/88

57


75/88

15 Urusan Terimaan dan Pungutan


1 Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap teimaan wang.

2 Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah meminta resit bagi semua wang yangdibayar.


76/88

58

15.2 Proses Kerja - Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil Proses kerja

1 Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang

(AP.69)

2 Dapatkan Buku Resit daripada Pegawai yang menjaga

dan pastikan siri

3 Menerima wang dan keluar resit pada masa urusan

dibuat

4 Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan harian

5 Merekodkan ke dalam Buku Tunai

6 Menyerahkan wang dan Buku Kutipan harian kepada

Pengetua untuk disemak




77/88

59

14.3 Carta Aliran : Urusan Terimaan dan Pungutan

Terima Surat Penurunan Kuasa, keluar surat

kuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan

Dapatkan Buku Resut Rasmi daripada

Pembantu Tadbir Kewangan

Terima yuran asrama dari penghuni asrama

dan keluar resit serta-merta

Rekod dalam Buku Daftar Penghuni Asrama

(Individu)

Rekodkan di dalam Buku Kutipan Harian

Asrama

Serah wang kutipan bersama dengan Buku

resit Buku Rekod Kutipan Individu Asrama

kepada Pembantu Tadbir Kewangan

Semak jumlah kutipan, Buku resit

dan buku Rekod Kutipan Individu Asrama

Minta penjelasan bangunan

dari guru

tingkatan dan Betul

pembetulan tidakbetul Turun tandatangan pada Buku Rekod Kutipan

Harian Asrama

Keluarkan Resit Induk kepada Penyelia

Asrama sebagai penerimaan

Catatkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian

Asrama

Tulis slip masuk bank

Masukkan wang ke bank

Semak salinan masuk bank selepas dibank

dan failkan

Rekodkan dalam Buku Tunai


78/88

60

15.4 Senarai Semak : Urusan Terimaan dan Pungutan


1 Tentukan surat kuasa menerima wang ada dikeluarkan

2 Dapatkan Daftar Stok Buku Resit

3 Pastikan Buku Resit ada untuk digunakan

4 Sediakan Borang Serahan Kutipan

5 Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian

6 Sediakan slip masuk bank

7 Sediakan Buku Tunai


79/88

61


80/88

16 Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama


1 Penyelia Asrama menandatangani Buku kedatangan atau mengetik Kad Perakam Waktu

masa masuk kerja dan balik.

2 Peralatan semua kakitangan kontrak pembersihan mencukupi.

3 Penyelia Asrama senantiasa memberi perkhidmatan yang memuaskan kepada ibu bapa atau

penjaga yang datang ke Pejabat Asrama untuk urusan rasmi.


81/88

62

16.2 Proses Kerja - Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama


Ketua Penyelia Asrama 1. Membuat agihan tugas kepada Penyelia Asrama.

2. Mengesahkan tempahan makanan harian yang disediakan oleh

Penyelia Asrama.

3. Memeriksa Buku Resit dan Daftar Kutipan Harian Individu Asrama

Puteri.

4. Memeriksa dan mengesahkan daftar Keramaian Penghuni Asrama

Puteri.

5. Menerima aduan daripada Penyelia Asrama mengenai kerosakan

bangunan di Asrama Puteri.

6. Memastikan kakitangan PRA Kontrak mengikut arahan Penyelia

Asrama mengenai tahap kebersihan di Asrama Puteri.

7. Memastikan semua aduan yang diterima oleh Penyelia Asrama

telah diambil tindakan.


82/88

63

16.3 Carta Aliran - Urusan menyelia dan Memantau Penyelia Asrama

Agihkan tugas untuk Penyelia Asrama khusus

di Asrama Puteri

Memastikan tugasan yang diberi dilaksanakan

Kembalikan

kepada Penyelia

Asrama untuk

dibetulkan memuaskan

tidak memuaskan

Sediakan laporan kepada Pengetua untuk

disahkan


83/88

64

16.3 Senarai Semak : Urusan Menyelia dan Memantau Penyelia Asrama


1 Sediakan senarai tugas harian Penyelia Asrama

2 Memeriksa Buku Resit dan Daftar Kutipan Harian

Individu

3 Memastikan pesanan makanan bermasak telah

disediakan

4 Memastikan tahap kebersihan Asrama Puteri danDewan Makan adalah memuaskan.

5 Memastikan pekerja kontrak telah melaksanakan

tugas harian.

6 Memastikan aduan pelajar telah diambil tindakan


84/88

65


85/88

17 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh

Ketua Penyelia Asrama N22

1 Arahan Perbendaharaan

2 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah

3 Surat Pekeliling Kewangan Penggunaan Wang Lebihan Makanan

4 Pekelil ing Pengurusan Bekalan Makanan Asrama.

18 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

1 Jawatankuasa Pengurusan Asrama

2 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Sekolah

19 Senarai Borang yang digunakan

1 Buku Laporan Penyeliaan Dapur dan Dewan Makan

2 Buku Laporan Penyeliaan Kebersihan dan Keceriaan Asrama


86/88

6620 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Bil Jenis Kerja Masa yang diambilJumlah unit yangboleh dijelaskan

dalam seminggu.


87/88

6721 Senarai Tugas Harian

JAWATAN : KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan


88/88

68

Documents

Fail Meja Ketua Pen Asrama