Click here to load reader

kursus fail meja

  • View
    316

  • Download
    2

Embed Size (px)

DESCRIPTION

fail meja

Text of kursus fail meja

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationMANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJAOleh:Hjh Sarengah bt Mohamad SamEmail :[email protected]

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKONSEP MANUAL PROSEDUR KERJADOKUMEN RUJUKAN UNTUK PERINGKAT JABATAN/PEJABAT.

    MEMBERI GAMBARAN MENYELURUH MENGENAI ORGANISASI.

    MEREKODKAN CARA BEKERJA SECARA SISTEMATIK.

    KETUA-KETUA BAHAGIAN PERLU ADA MPK.

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKONSEP FAIL MEJAPANDUAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS YANG DIJALANKAN.

    DOKUMEN RUJUKAN UNTUK SETIAP PEGAWAIDALAM MENJALANKAN TUGASNYA.

    FAIL MEJA HENDAKLAH DILETAKKAN DI ATAS MEJA PEGAWAI

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKEBAIKAN MPK/FMMEREKODKAN PROSEDUR DAN PERATURAN KERJA SEBAGAI RUJUKAN RASMI

    KESERAGAMAN SISTEM/KAEDAH KERJA

    MENENTUKAN PERATURAN DIPATUHI

    MENGURANGKAN KESILAPAN

    SEBAGAI ALAT LATIHAN INFORMAL

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationMENYENANGKAN PERTUKARAN PEKERJA PROSES AMBIL ALIH TUGAS

    MEMUDAHKAN KAJIAN MENGENAI SISTEM KERJA

    MENGURANGKAN ARAHAN SECARA LISAN

    MENJELASKAN KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationMANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJABerasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan

    Dokumen rujukanPeringkat jabatan

    Satu MPK untuk satu jabatanSatu FM untuk satu jawatan

    Berasaskan tugas &Tanggungjawab individu

    Dokumen rujukanperingkat individu

    Mengandungi maklumat/ panduan untuk kendali tugas yg. ditetapkan bagi satu-satu jawatan

    Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti jabatan

    MANUAL PROSEDUR KERJA

    FAILMEJA

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKANDUNGAN FAIL MEJA

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationFAIL MEJA

    Objektif/Kementerian Jabatan

    Peraturan-peraturanpentadbiranSenarai semakSenarai JK yangdianggotaiCarta organisasi Kementerian/JabatanSenarai borang yang digunakanSenarai undang-undangdan peraturanCarta aliran kerjaObjektif Bahagian/UnitSenarai tugas harianNorma kerjaProses kerjaSenarai tugas, kuasa danhubunganFAIL MEJA

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationOBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationTUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN

    MEMBERI HALACARA YANG JELAS KEPADA JABATAN SUPAYA SEGALA USAHA YANG DIJALANKAN ADALAH SELARAS DENGAN MATLAMAT IANYA DITUBUHKAN.

    MENJADI ASAS PERANCANGAN & PEMBANGUNAN PROGRAM, PROJEK DAN AKTIVITI YANG DIJALANKAN OLEH SESEBUAH JABATAN SUPAYA MEMENUHI KEPERLUAN PELANGGAN.

    MENJADI ASAS PENILAIAN KEBERKESANAN JABATAN BAGI TUJUAN MENINGKATKAN LAGI PRESTASI JABATAN.

    MEMBERI TUNJUK ARAH DI MANA OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN MENJADI ASAS BAGI PEMBENTUKAN OBJEKTIF YANG LEBIH KHUSUS DAN TERPERINCI PADA PERINGKAT BAWAH DALAM JABATAN/PEJABAT.

    MENETAPKAN KEUTAMAAN-KEUTAMAAN JANGKA PANJANG JABATAN/PEJABAT.

  • Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH 1CONTOH 2

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationOBJEKTIFBAHAGIAN /UNIT

  • TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF BAHAGIANPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationPEMBAHAGIAN DAN PENGUMPULAN AKTIVITI DENGAN ADANYA UNIT/SEKSYEN/BAHAGIAN.

    MENUNJUKKAN RANGKAIAN PERINTAH YANG MENUNJUKKAN PERINGKAT HIERAKI, KUASA DAN TANGGUNGJAWAB.

    MENJADI ALAT PERANCANGAN UNTUK SAIZ ORGANISASI DAN KAKITANGAN.

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH 1

    OBJEKTIF BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN.

    UNTUK MEMBINA PERKHIDMATAN SOKONGAN YANG CEKAP DAN BERKESAN MELALUI PEMBENTUKAN STRUKTUR PERJAWATAN KEMENTERIAN YANG OPTIMA, PENGURUSAN PERSONEL YANG CEKAP DAN BERKUALITI SERTA MENINGKATKAN KEMAHIRAN DAN PENGETAHUAN MELALUI LATIHAN DAN PEPERIKSAANCONTOH 2

    OBJEKTIF UNIT OPERASI PROSESAN FAEDAH TERBITAN BAHAGIAN PENCEN MEMPROSES FAEDAH TERBITAN KEPADA TANGGUNGAN YANG BERKELAYAKAN MENGIKUT JADUAL MASA YANG DITETAPKAN DENGAN CEPAT, CEKAP DAN TERATUR

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCARTA ORGANISASI KEMENTERIAN/ JABATAN

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCARTA ORGANISASI /KEMENTERIAN/JABATANCARTA ORGANISASI PEJABAT MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG MENUNJUKKAN FUNGSI, AKTIVITI DAN HIERAKI DI DALAM SESEBUAH JABATAN/PEJABAT.

    CARTA ORGANISASI JABATAN/BAHAGIAN YANG MELIBATKAN INDIVIDU/PEKERJA PERLU DISEDIAKAN.

    KEDUDUKAN INDIVIDU DALAM CARTA ITU PERLU DITANDAKAN (DILOREKKAN).

    JELASKAN MENGENAI AKTIVITI YANG DILAKSANAKAN OLEH BAHAGIAN/UNIT

    SIAPA RAKAN SEJAWAT YANG BOLEH MEMBANTU MENGAMBIL ALIH TUGASNYA SEMASA KETIADAANNYA

    PEGAWAI ATASAN YANG BOLEH DIRUJUK DALAM MELAKSANAKAN TUGAS

    DI MANA JAWATAN/PENYANDANG DITEMPATKAN DI BAHAGIAN/ UNIT

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKEGUNAAN CARTA ORGANISASIASAS PENAMBAHAN/PENGURANGAN KAKITANGAN

    MEMBERI GAMBARAN MENGENAI FUNGSI-FUNGSI JABATAN/PEJABAT

    PERANCANGAN LATIHAN PEGAWAI/KAKITANGAN

    SUMBER MAKLUMAT PENGURUSAN

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH CARTA ORAGANISASIKEMENTERIAN/JABATAN

  • CONTOH CARTA ORGANISASI BIRO BANTUAN GUAMAN KETUA PENGARAHTIM.KETUA PENGARAHCIVIL

    TIM. KETUA PENGARAHSYARIAHBAHAGIAN CIVILBAHAGIAN KEWANGANBAHAGIAN SUMBER MANUSIAUNIT MEDITASIUNITPEGUAM PANELUNITSYARIAHNEGERIDAERAH

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH CARTA ORAGANISASI BAHAGIAN/UNIT

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCARTA ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN KEPAKARANPENGARAH (J52)PENOLONG PENGARAH KANAN(J44) PENGARAH(J52)CAWANGAN PENYELARASANPENOLONG PENGARAH (J41) PENOLONG PENGARAH KANAN(J44) PENOLONG PENGARAH KANAN(J44) PENOLONG PENGARAH (J36) PENOLONG PENGARAH (J41) PEM.TADBIR(S/U)(N17) PEMBANTU TADBIR(N17) PEMBANTU AM PEJABAT(N1) PEMBANTU TADBIR RENDAH(N11)

  • CARTA ORGANISASI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA KETUA PENGARAHTIM. KETUA PENGARAHCIVILCAWANGAN TATATERTIB KPP (SM)1BAHAGIAN SUMBER MANUSIA PENGARAH BAHAGIANCAWANGAN PERKHIDMATAN KPP (SM)2PTD GRED M41PP(SM)1CAWANGAN PRESTAS1KPP(SM)3CAWANGAN LATIHANKPP(SM)4PT(P/O)TT1PT(P/O)TT2PT(P/O)P2PT(P/O)P1PT(P/O)PN1PT(P/O)PN2PT(P/O)3PT(P/O)L1PT(P/O)L2PT(P/O)L3PTD GRED M41PP(SM)2PTD GRED M41PP(SM)4PTD GRED M41PP(SM)3

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationSENARAI TUGASSENARAI TUGAS IALAH SENARAI YANG MENJELASKAN DENGAN TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS, TANGGUNGJAWAB DAN KUASA SESEORANG PEGAWAI UNTUK MENJALANKAN TUGAS-TUGASNYA.

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH SENARAI TUGAS

  • SENARAI TUGAS NAMA:NORMALA BINTI SHAMSUDINJAWATAN:PENOLONG PENGARAHBERTANGGUNGJAWAB KEPADA:KETUA PENOLONG PENGARAHMenguruskan pengambilan dan pengisian jawatan-jawatan kosongMenguruskan pengesahan dan perlanjutan tempoh perkhidmatan pegawai dan kakitangan meliputi:2.1.Pengesahan lantikan2.2.Pengesahan dalam perkhidmatanMenguruskan kemasukan ke dalam jawatan berpencen4.Menguruskan permohonan semua jenis elaun, urusan elaun tanggung kerja, elaun memangku, elaun pakaian panas, bayaran perubatan dan permohonan pinjaman perumahan5.Menyemak dan menandatangani Penyata Perubahan bagi pergerakan gaji tahunan, pelarasan gaji,,pertukaran, kenaikan pangkat, elauan tanggung kerja dan lain-lain yang melibatkan penyediaan penyata perubahan6.Tugas-tugas lain yang diarah dari masa ke semasa

  • SENARAI TUGAS NAMA:ZUNAINI BIN ALIASJAWATAN:TIMBALAN KETUA AUDIT DALAM (AUDIT)BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:KETUA AUDIT DALAMMengetuai tugas pemeriksaan audit kewangan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam KementerianMengetuai pemeriksaan audit pengurusan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam KementerianMengetuai Mesyuarat Entrance/Exit Audit mewakili Ketua Audit4.Memastikan laporan Audit Kewangan dan Pengurusan telah disediakan setelah selesai menjalankan tugas audit.Membantu Ketua Audit Dalam bagi urusan pembentangan kertas kerja Laporan Audit Dalam untuk mesyuarat Jawatankuasa Audit. Membantu Ketua Audit Dalam bagi mengendalikan kursus-kursus auditMembantu Ketua Audit Dalam dalam hal pentadbiran pejabatTugas-tugas lain yang di arah dari masa ke semasa

  • SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DALAM FM

    DAPAT MENJELASKAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SESEORANG PEGAWAIMEMUDAHKAN PIHAK PENGURUSAN MERANCANG KURSUS YANG SESUAI UNTUK SESEORANG PEGAWAIMEMUDAHKAN PEGAWAI MENGURUSKAN TUGAS YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN MEMBOLEHKAN PEGAWAI MENGETAHUI HAD-HAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN KEPADANYA MENJELASKAN HUBUNGAN KERJA DI ANTARA SEORANG PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKUASAKUASA YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG PEGAWAI PERLU DIMAKLUMKAN KEPADA PEGAWAI BERKENAAN UNTUK MEMUDAHKAN BELIAU BERTINDAK DAN MEMBUAT KEPUTUSAN MENGIKUT HAD YANG DIBENARKAN.

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationHUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAINHUBUNGAN KERJA PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PERLU DIKETAHUI UNTUK MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN MENYELESAIKAN SESUATU TUGAS.

    HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI ATASAN.HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI BAWAHAN.HUBUNGAN KERJA DENGAN RAKAN SEJAWAT.HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI DARI AGENSI- AGENSI LUAR.

  • CONTOH SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPUJAWATAN : PEMBANTU TADBIR( O)

    Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

    Tugas dan Tanggungjawab

    Kuasa Yang Diberi

    Tugas Pegawai

    Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

    PEN. PENGARAH PENTADBIRAN

    Semua perkara mengenai perkhidmatan, perlantikan, pengesahan dalam jawatan, kemasukan dalam jawatan, penanggungan kerja dan sebagainya.

    1. Mengurus perlantikan, pengesahan dalam jawatan berpencen, kenaikan pangkat/ pemangkuan dan laian-lain.

    2. Mengurus rayuan penyelarasan dan pengubahsuaian gaji

    3. Menyediakan Penyata Bulanan/suku Tahun mengenai kedudukan perjawatan/pertukaran dan laian-lain.

    Menerima laporan sulit semua pegawai

    Mengambil fail-fail sulit untuk tindakan.

    PEMBANTU TADBIR

    1. PT (O), Urusan Pengendalian Buku Perkhidmatan Kerajaan dan merekodkan setiap perubahan pegawai/staf.

    2. (PT(O) Urusan Fail Persendirian dan mengambil tindakan perlu.

  • Sambungan

    Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

    Tugas dan

    Tanggungjawab

    Kuasa Yang

    Diberi

    Tugas Pegawai

    Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

    PEGAWAI-PEGAWAI

    MAMPU

    Minta butir-butir

    mengenai

    maklumat peribadi, kelulusan dan alamat untuk Rekod Perkhidmatan

    PENOLONG PEGAWAI TADBIR

    Semua perkara mengenai pengesahan dalam jawatan, pelantikan dan lain-lain.

    KETUA PEMBANTU TADBIR

    Semua perkara mengenai perkhidmatan, pelantikan, pengesahan pemangkuan dan lain-lain.

    4. Mengurus penyediaan laporan sulit tahunan, penyata perkhidmatan dan lain-lain.

    5. Mengurus tindakan tatatertib

    6. Lain-lain tugas yang diarahkan.

    PTR

    Menaip surat-surat berkaitan

    PAP

    Membuat fotostat salinan-salinan yang perlu

    HUBUNGAN LUAR

    PT(O) Bahagian Perkhidmatan di Jabatan Perkhidmatan Awam.

  • CONTOH SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENGURUSAN DAN KUALITIJAWATAN : PEGAWAI PROJEK KANAN

    Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

    Tugas dan Tanggungjawab

    Kuasa Yang Diberi

    Tugas Pegawai

    Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

    KETUA KAMPUS INTENGAH

    Mentadbir keseluruhan perjalanan kampus INTENGAH termasuk latihan, domestik, kewangan dan pengurusan kampus

    Penyelaras Program Kanan

    Mentadbir, menyelaras semua perjalanan kursus Bahagian Pengurusan dan Kualiti

    1. Menyedia dan menguruskan kursus bengkel dan seminar di INTAN dan diluar INTAN.

    2. Memberi syarahan untuk kursus-kursus di INTAN dan diluar INTAN

    3. Menyediakan brochure dan program kursus/bengkel dan seminar yang hendak dijalankan

    4. Membantu Penyelaras Program Kanan mengemaskini bahan-bahan latihan

    Memilih peserta, mengugurkan nama-nama peserta yang gagal mematuhi syarat-syarat.

    Memilih penceramah bagi kursus dalaman dan luar

    Penyelaras Program kanan

    1. Mendapatkan khidmat nasihat dan input

    Setiausaha Kursus

    1. Menentukan persediaan alat-alat dan bahan-bahan keperluan kursus

    2. Menaip surat-surat berkaitan dengan kursus

    Penolong Pegawai Domestik/cetak dan Grafik

    1. Memberi khidmat sokongan seperti penyediaan makan minum, penginapan, percetakan dan grafik.

    Hubungan luar

    1. Ketua-ketua Jabatan

  • PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITIPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • PERATURAN PENTADBIRAN UNDANG-UNDANGSETIAP AKTIVITI MEMPUNYAI BEBERAPA PERATURAN PENTADBIRAN UNDANG-UNDANG YANG HARUS DIKETAHUI DAN DIPATUHI OLEH PENGURUSAN DALAM MENJALANKAN AKTIVITI SESEBUAH JABATAN.Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRANAKTIVITI : URUSAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN:

    PENGESAHAN DALAM JAWATAN MENGAMBIL MASA 1HINGGA 3 TAHUN DARI MULA BERKHIDMAT SEKIRANYA ANGGOTA BERKENAAN TELAH MEMENUHI SYARAT-SYARAT YANG DITETAPKAN

    SEMUA URUSAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN MESTILAH DISERTAI DENGAN SURAT PERAKUAN DARI KETUA JABATAN

    PERLANJUTAN TEMPOH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DIPERLUKAN SEKIRANYA ANGGOTA TIDAK LULUS SEMUA PEPERIKSAAN YANG DISYARATKAN DAN DIBUAT KEPADA PIHAK BERKUASA MELANTIK.

  • CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRANAKTIVITI : URUSAN PERMOHONAN ELAUN TANGGUNG KERJA

    PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN:

    ELAUN TANGGUNG KERJA HANYA BOLEH DIPERAKUKAN KEPADA ANGGOTA YANG TELAH DISAHKAN DALAM JAWATAN ATAU SEKURANG-KURANGNYA TELAH BERKHIDMAT SELAMA SATU TAHUN

    ELAUN TANGGUNG KERJA MESTILAH BERTERUSAN SELAMA 28 HARI TERMASUK HARI CUTI MINGGUAN ATAU HARI KELEPASAN AM

    PEMBAYARAN ELAUN TANGGUNG KERJA TERHENTI APABILA SESEORANG ANGGOTA MENINGGALKAN PERKHIDMATANYA SELAMA 14 HARI TERMASUK HARI CUTI MINGGUAN DAN CUTI KELEPASAN AM.

  • CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRANInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationPusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti

    AKTIVITI: MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR

    1. PENGALAMAN BEKERJA SEKURANG-KURANGNYA 1 TAHUN;

    2. BERTUGAS SEBAGAI TENAGA PENGAJAR ATAU PEGAWAI PENILAI DI PUSAT BERTAULIAH YANG DIIKTIRAF OLEH JPK;

    3. BERUMUR TIDAK MELEBIHI 50 TAHUN PADA TARIKH KURSUS BERMULA;

    4. MEMPUNYAI PPRESTASI KERJA YANG BAIK DAN MEMPUNYAI MINAT DENGAN PROGRAM-PROGRAM YANG DIJALANKAN.

    5. PERMOHONAN DISOKONG DAN DISAHKAN OLEH KETUA JABATAN.

  • CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRANInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationPusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti BUKU PROGRAM KURSUS HENDAKLAH DISEDIAKAN SEKURANG-KURANGNYA 2 MINGGU SEBELUM TARIKH KURSUS BERMULA

    2. TIDAK BOLEH MEMASUKKAN TAJUK BARU TANPA BERUNDING DENGAN PENYELARAS PROGRAM KANAN TERLEBIH DAHULU

    TEMPOH KURSUS TIDAK BOLEH DIPINDA TANPA KELULUSAN PENYELARAS PROGRAM KANAN

    BUKU PROGRAM KURSUS HENDAKLAH DIEDARKAN KEPADA PENGARAH WILAYAH. PENYELARAS-PENYELARAS PROGRAM, PENOLONG PENDAFTAR, PENGURUS DOMESTIK,PEGAWAI PERPUSTAKAAN DAN SENMUA FASILITATOR-FASILITATOR SEBELUM TARIKH KURSUS.AKTIVITI: MENYEDIAKAN PROGRAM KURSUS

  • PROSES KERJAPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • PROSES KERJA PROSES KERJA IALAH RANGKAIAN TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL SECARA BERTURUTAN MENGIKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN BAGI MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI.

    SETIAP AKTIVITI MESTI DISEDIAKAN PROSES KERJA. MAKLUMAT YANG PERLU ADA DALAM FORMAT PROSES KERJA INI IALAH JAWATAN DAN PROSES.Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • TINDAKAN-TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJASEMAK SENARAI AKTIVITI BAGI MENGENAL PASTI JENIS-JENIS AKTIVITI YANG MEMERLUKAN PROSES KERJA.

    SEDIAKAN URUTAN TINDAKAN UNTUK MELAKSANAKAN AKTIVITI TERSEBUT.

    MULA DENGAN PERKATAAN PERBUATAN BAGI MENYENARAIKAN SETIAP PROSES.

    SENARAIKAN JAWATAN PEGAWAI YANG PERLU MENGAMBIL TINDAKAN KE ATAS LANGKAH-LANGKAH YANG BERKENAAN

    SENARAIKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS BERKENAAN. Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • PROSES KERJA BAGI URUSAN PENGESAHAN DALAM JAWATANProses KerjaPegawai Yang Meluluskan/Dirujuk BilSeksi Undang-undang/PeraturanTeliti daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belumdisahkan dalam jawatan.

    Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatanpegawai-pegawai. Sekiranya memenuhi syarat boleh diperakukan

    a)Berkhidmat dalam tempoh 1 hingga 3 tahunb) Lulus peperiksaan JPA dan Jabatanc) Hadir dengan jayanya kursus Induksi Sediakan surat beserta dokumen yang perlu dihantar dalam tiga salinan :

    a) Borang Perakuan Pengesahanb) Salinan kenyataaan Perkhidmatanc) Perakuan lulus peperiksaand) Borang Opsyen KWSP/Pencen

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan PerkhidmatanP.U.(A)176/2005

    1.2.3.

  • PROSES KERJA BAGI URUSAN PENGESAHAN DALAM JAWATANProses KerjaPegawai Yang Meluluskan/DirujukPembantu Tadbir/Pengarah Bahagian

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir/KPT/PPT

    Pembantu Tadbir

    BilSeksi Undang-undang/Peraturan

    Hantar borang Perakuan kepada ketua jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan

    Hantar surat pengesahan yang telah lengkap ke SPA

    Terima surat pengesahan dua salinan dari SPA dan kandung satu salinan dalam fail dan serah satu salinan kepada pegawai berkenaan

    Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dalam lima salinan dengan mencatatkan rujukan, nama, nombor kad pengenalan, jawatan, nombor gaji, tarikh pengesahan

    Dapatkan tandatangan daripada dua orang pegawai yang diberi kuasa

    Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan4.

    5.

    6.

    7.

    8.

    9.

  • PROSES KERJA BAGI URUSAN PENGESAHAN DALAM JAWATANProses KerjaPegawai Yang Meluluskan/Dirujuk BilSeksi Undang-undang/PeraturanTulis surat dan dapatkan tandatangan daripada Penolong Pengarah untuk mengemukakan Penyata Perubahan

    Hantar Penyata Perubahan bersama surat ke:

    1 salinan ke JPA 1 salinan ke SPA 1 salinan ke pusat Rekod JPA 1 salinan dikandungkan dalam fail peribadi 1 salinan ke bahagian Gaji

    Simpan fail ke Bahagian Pentadbiran

    10.

    11.

    12.

  • PROSES KERJA BAGI URUSAN TANGGUNG KERJAProses KerjaPegawai Yang Meluluskan/Dirujuk BilSeksi Undang-undang/Peraturan

    Menerima permohonan daripada BahagianJabatan

    Dapatkan fail Peribadi atau fail tanggung kerja

    Semak permohonan lengkap/tidak lengkap seperti berikut:--surat arahan tanggung kerjaKenyataan cutiSalinan buku perkhidmatan

    Sediakan Memo dan dokumen yang lengkap untuk mohon kelulusanKSUKumpulan pengurusan dan profesionalTKSUKumpulan sokongan

    Terima keputusan dan maklumkan kepada BAHAGIAN/JBSN/IKBNKementerian Sediakan penyata perubahan (Kew.8)JBSN/IKBNSediakan surat kelulusan kepada pemohonRekodkan dalam buku perkhidmatan pemohon1..

    2.

    3.

    4.

    5.

    6.KPSU/PSU/KPT

    Pembantu Tadbir

    KPSU/PSU

    PSU/PT

    KPSU/PSU/PT

    Pembantu TadbirPembantu TadbirPekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007

  • PROSES KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB (UMUR 55/56/58 TAHUN)Proses KerjaPegawai Yang Meluluskan/DirujukPembantu Tadbir/Ketua

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir/ KPT/PPT

    BilSeksi Undang-undang/Peraturan

    Teliti senarai pegawai yang akan bersara wajib (umur 55/56/58 tahun)

    Dapatkan fail peribadi

    Sediakan surat kepada pegawai berkenaanmemaklumkan mengenai tarikh dan Persaraan dan hantar borang:

    a) Borang JPA.BP.SPPP.B01ab) Borang JPA.BP.SPPP.B03c) Borang JPA.BP.SPPP.B04d) Borang JPA.BP.UMUM B01e) Borang JPA.BP. UMUM B02f) Borang JPA.BP.UMUM B04

    Minta pegawai kemukakan

    3 salinan kad pengenalan2 keping gambar saiz pasport2 salinan sijil nikah2 salinan kad pengenalan isteri/suami2 salinan sijil beranak/kad pengenalan anak umur 21 tahun kebawah1.

    2.3.

    4.Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2003Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

  • Proses KerjaPegawai Yang Meluluskan/Dirujuk BilSeksi Undang-undang/Peraturan

    Semak dan dapatkan tandatangan pegawai

    Terima dokumen dan maklumat daripada bakal pesara

    Semak dokumencuti sakit laporan tatatertib

    Sediakan surat untuk tandatangan pegawai

    Kemukakan dokumen ke Bahagian Pencen

    Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen

    Sediakan Penyata Perubahab bagi bakal Pesara di Kementerian

    Buat surat maklumkan kelulusan kepada Jabatan Negeri dan pesara

    Catat dalam Buku Perkhidmatan

    Sediakan sijil penghargaan

    5.6.

    7.

    8.9.

    1011

    12.

    13.

    14.Pembantu Tadbir/PPT/PP

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir/PPT/PP

    Pembantu Tadbir/ KPT/PPT

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    Pembantu Tadbir

    PROSES KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB (UMUR 55/56/58 TAHUN)

  • PROSES KERJA MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR DAN BAHAN PEMBELAJARAN SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL. Proses KerjaPegawai Yang Meluluskan/Dirujuk - Garis Panduan Pelaksanaan PPK-Surat Arahan Perkhidmatan - Pekeliling Perkhidmatan-Surat Arahan Perbendaharaan- Pekeliling Perbendaharaan- Minit Mesyuarat JK Penyelarasan PPK-Borang Analisis Keperluan Latihan

    BilSeksi Undang-undang/Peraturan

    Kaji keperluan latihan jabatan

    Sediakan memo dalaman untuk edar kepada kepada semua pegawai.

    Dapatkan tandatangan Pengarah Pembangunan Kepakaran.

    Edar memo bersama-sama Borang Analisis Keperluan Latihan kepada semua pegawai teknikal jabatan.

    Dapatkan maklumbalas keperluan latihan pegawai.

    Buat ringkasan keperluan latihanberdasarkan :a) nama pegawaib) jenis latihanc) kandungan latihan, d) kos latihan,e) penyedia latihan f) tempat latihan.

    Bentang dalam mesyuarat latihan untuk kelulusan1.2.

    3.

    4.

    5.

    6.

    7.Pengarah/Ketua penolong Pengarah Bahagian

    Penolong Pengarah

    Jawatankuasa LatihanBahagian Kewangan KSM

    Penyedia Latihan

  • Proses KerjaPegawai Yang Meluluskan/Dirujuk BilSeksi Undang-undang/Peraturan

    PROSES KERJA MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR DAN BAHAN PEMBELAJARAN SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKALMohon kelulusan pakej hotel kepada Bahagian Kewangan KSM.

    Semak status permohonan kelulusan pakej hotel di Bahagian Kewangan KSM.

    Rancang perlaksanaan program

    Hubungi penyedia latihan bagi pengesahan tarikh dan butiran lengkap mengenai program/kursus.

    Sediakan perkara berikut:a)Surat tawaran kepada pesertab) Surat lantikan penyedia latihanc)Surat/memo lantikan urusetia / penceramah / fasilitatord) Surat pengesahan hotel jika ada

    Dapatkan tandatangan Ketua Bahagian

    Bahagian Kewangan KSM

    Jawatankuasa Latihan

    Penyedia Latihan

    Pengarah Bahagian8.

    9.

    10.11.

    12.

    13.

  • Proses KerjaPegawai Yang Meluluskan/Dirujuk BilSeksi Undang-undang/Peraturan

    Edar semua surat kepada yang berkaitan.

    Dapatkan maklumbalas kehadiran.

    Jalankan kursus seperti yang ditetapkan

    Sediakan sijil kehadiran kepada peserta kursus.

    Dapatkan tandatangan Ketua Pengarah

    Terima dan semak laporan kursus.

    Urus tuntutan bayaran yang berikut: Tuntutan perjalanan peserta kursus- Fasilitator/Penceramah- Penyedia latihan- Hotel tempatan jika ada

    Semak status pembayaran di Bahagian Kewangan Jabatan

    Serah sijil kursus ke Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan.

    Buat penilaian pasca kursus.PROSES KERJA MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR DAN BAHAN PEMBELAJARAN SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL14.15.16.17.

    18.19.20.

    21.

    22.

    23.Pembantu Am Pejabat

    Penolong PengarahUrusetia/Penyedia Latihan

    Urusetia/Penyedia Latihan

    Pengarah Bahagian

    Penolong Pengarah

    Penolong Pengarah

    Bahagian Kewangan

    Bahagian Pentadbiran

    Ketua Bahagian/Unit

  • CARTA ALIRAN KERJAPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • CARTA ALIRAN KERJABAGI MAKSUD FAIL MEJA, CARTA ALIRAN KERJA YANG PERLU DIMASUKKAN KE DALAM FAIL MEJA SESEORANG PEGAWAI IALAH CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI YANG TERDAPAT DALAM MPK YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI BERKENAAN. LANGKAH-LANGKAH DALAM AKTIVITI YANG MELIBATKAN PEGAWAI BERKENAAN HENDAKLAH DITANDAKAN (DILOREKKAN).

    Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • CARTA ALIRAN KERJACARTA ALIRAN KERJA IALAH GAMBARAN SECARA GRAFIK ATAU GAMBARAJAH KE ATAS TINDAKAN-TINDAKAN YANG TERLIBAT DALAM SESUATU AKTIVITI ATAU PROSEDUR.SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN:-TINDAKAN ( LANGKAH ) DALAM PROSES KERJAALIRANPILIHAN/KEPUTUSAN( DECISION MAKING )TINDAKAN SERENTAKPENYAMBUNG

  • CONTOH CARTA ALIRAN KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58Teliti senarai pegawai dan kakitangan yang akan bersara wajib (umur 55/56/58 tahun)Dapatkan fail peribadiSediakan dokumen-dokumen persaraanHantar draf untuk ditaip.Hantar untuk tandatangan Pegawai Hantar ke Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam. Dapatkan fail pegawai berkenaanTerima kelulusan daripada Bahagian Pencen Dapatkan fail pegawai berkenaanBuat pembetulanSemakTIDAKSemak butiran dalam buku PerkhidmatanLengkapRujuk pada pegawai berkenaan/bahagaianSediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dan rekod dalamBuku PerkhidmatanSediakan Sijil Persaraan

  • CONTOH CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK BURUH ASING UNTUK BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI MALAYSIATerima permohonan daripada Jabatan Imigresen untuk ulasan.Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakan bukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja tempatan seperti berikut:(a)Keratan iklan di akhbar.(b)Poster.(c)Surat pengesahan daripada Penghulu.(d)Laporan daripada Pejabat Tenaga Rakyat.Terima dokumen-dokumen berkaitan daripada pemohon asalSemak samada permohonan lengkap.Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada Ketua Pengarah untuk keputusan.Buat keputusan permohonan berdasarkan syor.Serahkan keputusan permohonan kepada pegawai untuk tindakan pemberitahuan.Maklumkan keputusan permohonan kepada Jabatan ImigresenKembalikan dokumen kepada pemohon asal untuk dilengkapkan dan salinkan kepada Jabatan ImigresenLengkapYATIDAK

  • CONTOH CARTA ALIRAN KELULUSAN ELAUN TANGGUNG KERJATerima permohonan daripada Jabatan.Semak borang permohonan lengkap/tidak lengkap.Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8)Tidak lulus.Sediakan Memo dan format yang berkaitan untuk kelulusan KSU/TKSU.Kemukakan ke Bahagian Kewangan.Rekod dalam buku Rekod PerkhidmatanMaklumkan keputusan kepada Jabatan Kembalikan dokumen kepada Jabatan untuk dilengkapkan LengkapLulusTIDAK

  • CARTA ALIRAN KERJA : MENYEDIAKAN KURIKULUM KURSUSRujuk laporan kajian keperluan latihan jika adaBincang dengan Penyelaras Program mengenai rangkadan konsepKumpul semua maklumat berkaitanTentukan jenis kursus dan kumpulan sasaran Tentukan kaedah latihan untuk mencapai objektif kursusKemukakan draf kertas konsep kepada Penyelaras Program untuk ulasan dan komenSETUJUTIDAKSiapkan laporanBentang dalam mesyuarat Jawatankuasa PembangunanKurikulumLulus untuk jalankan kursusBuatpindaan

  • MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKALTIDAKBuat pembetulan dan pindaan yang berkaitanYATIDAKYABuat pembetulan dan pindaan yang berkaitanKaji keperluan latihan pegawai dengan menggunakan Borang Analisis Keperluan LatihanBuat ringkasan keperluan latihan pegawai berdasarkan jenis latihan, kos latihan, nama pegawai, penyedia latihan dan lain-lain yang berkaitan.Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa LatihanMemohon kelulusan pakej hotel dengan Bahagian Kewangan Hubungi penyedia latihan bagi mendapatkan tarikh dan butiran lengkap yang berkaitan program yang dirancangSemak status permohonan dengan Bahagian Kewangan Sediakan perkara berikut:i) Surat tawaran kepada pesertaii) Surat lantikan penyedia latihaniii) Surat/memo lantikan penceramah/fasilitatoriv) Surat pengesahan hotel jika adav) Surat lantikan urusetia kursusvi) Pesanan kerajaanDapatkan tandatangan Ketua Bahagian

  • Dapatkan maklumbalas kehadiran peserta kursus dan cari penganti bagi mana-mana pegawai yang tidak dapat hadirJalankan kursus seperti yang ditetapkani) Masa/Tarikh/Tempatii) Senarai kehadiraniii) Dokumen latihan yang berkaitaniv) Peralatan latihan yang berkaitanSediakan sijil kehadiran kursusEdar surat kepada individu berkaitanDapatkan kebenaran Ketua Pengarah bagi urusan pengeluaran sijil kehadiran kepada peserta kursusTerima laporan kursus, Borang Maklumbalas Kursus & SijilInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationPusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti

  • Serahkan sijil kursus ke Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan dalam Buku Perkhidmatan PegawaiBuat penilaian pasca kursusSemak status pembayaranTIDAKBuat pembetulan dan pindaan yang berkaitanUrus tuntutan bayaran yang berikut: i) Tuntutan perjalanan peserta kursusii) Fasilitator/Penceramahiii) Penyedia latihaniv) Hotel tempatan jika adaSemak laporan kursusPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationTeraturTIDAKLengkap dan kemaskinikan

  • TERIMAAN MELALUI PERBANKAN INTERNETDebit terusLog masuk ke portal bankPilih jenis dan kaedah bayaranSekiranya bayaran di buat melalui Debit terus/kad kreditBerjayaPilih akuan bank dan lakukan transaksiTIDAKRujuk arahan portal bankCetak akuan pembayaran dari paparan portalCetak /muat turun LUHKemaskini rekod Kewangan

  • Ada perbezaanSediakan penyata pemungutMaklumkan kepada BankSemak LUH dengan Penyata BankPindahan wang ke Akaun Terimaan KerajaanPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • SENARAI SEMAKPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • SENARAI SEMAK/ CHECKLISTCHECKLIST IALAH SATU DOKUMEN YANG MENYENARAIKAN LANGKAH ATAU KERJA YANG PERLU DIAMBIL TINDAKAN SECARA TERSUSUN DAN RAPI BAGI MENGELAKKAN TERTINGGAL PERKARA-PERKARA PENTING.

    CHEKLIST BERFUNGSI SEBAGAI PELAN TINDAKAN DALAM MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI.

    MEMBERI PERINGATAN DAN SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL.Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/ CHECKLISTMENGELAKKAN DARIPADA BERLAKUNYA KECUAIAN, LUPA, KESILAPAN DAN LAIN-LAIN.

    MENJADI ASAS KEPADA KAWALAN KESELAMATAN TERUTAMA AKTIVITI TEKNIKAL SEPERTI JADUAL PERJALANAN UDARA, LAUT DAN SEBAGAINYA.

    SEBAGAI ALAT PENGAWASAN YANG MUDAH DIRUJUK DALAM MENENTUKAN TAHAP PENCAPAIAN KERJA, MENGESAN KELEWATAN DAN LAIN-LAIN. Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • CONTOH SENARAI SEMAK: MENGURUSKAN PENDAFTARAN KURSUS TindakanTandakan( / )Catatan 1. Menentukan kakitangan yang terlibat dengan pendaftaran 2. Menentukan perkara-perkara berikut ada di meja pendaftaran - Fail yang mengandungi program - writing pad - pensil/ pen - borang data peribadi - Tag nama - Senarai nama peserta - Buku resit pembayaran

    3. Menentukan petunjuk/pandu arah ke tempat kursus telah dibuat dan diletak di tempat sesuai

    Menentukan tempat pendaftaran dan petugas

    Tentukan kaedah pendaftaran kursus

    Maklumkan mengenai yuran pendaftaran

    Taklimat INTAN dan kursus

  • Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationSENARAI SEMAKMENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENYELARASAN 1. Tentukan perkara berikut dengan pengerusi mesyuarat: - Tarikh mesyuarat - Tempat mesyuarat - Agenda mesyuarat

    2. Sediakan surat/memo jemputan menghadiri mesyuarat bersama borang maklumbalas kehadiran.

    3. Edar surat/memo jemputan mesyuarat.

    4. Dapatkan maklumbalas kehadiran mesyuarat.

    5. Sediakan perkara berikut untuk persiapan mesyuarat: - Minit mesyuarat lepas - Ringkasan maklumbalas mesyuarat - Senarai kehadiran

    TindakanTandakan( / )Catatan

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationSENARAI SEMAKMENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENYELARASAN 6. Pastikan perkara berikut semasa mesyuarat - Tempat mesyuarat dan peralatan - Makanan & minuman - Dokumen berkaitan - Rekod kehadiran

    7. Sediakan draf minit mesyuarat dalam masa 3 hari dan buat semakan bersama Ketua Bahagian.

    8. Dapatkan pengesahan Pengerusi Mesyuarat.

    9. Edarkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat.

    10. Dapatkan maklumbalas tindakan susulan

    11. Sediakan ringkasan laporan maklumbalas tindakan susulan daripada ahli mesyuarat.

    TindakanTandakan( / )Catatan

  • SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58TindakanTandakan( / )Catatan 1. Semak senarai pegawai yang akan bersara wajib 2. Dapatkan fail peribadi 3. Sediakan surat kepada pegawai berkenaan memaklumkan tarikh persaraan dan borang- borang yang perlu dikemukakan a) Borang JPA.BP.SPPP.B01a b) Borang JPA.BP.SPPP.B03 c) Borang JPA.BP.SPPP.B04 d) Borang JPA.BP.UMUM B01 e) Borang JPA.BP. UMUM B02 f) Borang JPA.BP.UMUM B04CONTOH

  • SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58TindakanTandakan( / )Catatan 3. Minta pegawai berkenaan mengemukakan a ) 3 salinan kad pengenalan b) 2 keping gambar saiz pasport c) 2 salinan sijil nikah d) 2 salinan kad pengenalan isteri/suami e) 2 salinan sijil beranak/kad pengenalan anak umur 21 tahun ke bawah4. Semak dan dapatkan tandatangan pegawai5. Terima dokumen dan maklumat daripada bakal pesara6. Semak dokumen, cuti sakit dan laporan tatatertib7. Sediakan surat untuk tandatangan pegawai dan kemukakan dokumen ke Bahagian Pencen8. Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen9. Bagi bakal pesara di Kementerian sediakan penyata Perubahan dan bagi negeri buat surat maklumkan kelulusan10. Catat dalam Buku Perkhidmatan11. Sediakan sijil penghargaan

  • MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKALTindakanTandakan( / )Catatan Kaji keperluan latihan jabatan dengan mengedarkan perkara berikut kepada semua kakitangan jabatan: a)Memo dalaman b)Borang Analisis Keperluan latihan

    2. Dapatkan maklumbalas keperluan latihan kakitangan.

    3. Buat ringkasan keperluan latihan jabatan berdasarkan: a)Jenis & kos latihan b)Nama pegawai c) Penyedia latihan

    4. Bentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan.

    5. Mohon kelulusan Bahagian Kewangan Kementerian bagi pakej hotel.

    6. Rancang perlaksaan program dengan menghubungi:a)Penyedia latihan / hotel tempatanb)Penceramah / Fasilitator

  • MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKALTindakanTandakan( / )Catatan 7.Keluarkan surat tawaran dan lantikan kepada: a) Peserta kursus b) Penyedia latihan c) Penceramah / fasilitator d)Urusetia kursus

    8.Dapatkan maklumbalas kehadiran peserta kursus.

    9. Laksana program seperti yang ditetapkan: a)Tarikh/Tempat/Masa kursus b)Pesanan kerajaan c)Senarai kehadiran d)Peralatan AVA jika ada (Komputer/LCD) e)Alat tulis yang berkaitan

    9.Senarai nama peserta kursus untuk penyedia latihan atau hotel jika ada.

    10.Sediakan sijil kehadiran kursus.

    11. Dapatkan kebenaran Ketua Pengarah bagi urusan pengeluaran sijil kursus.

  • MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKALTindakanTandakan( / )Catatan 12. Terima dan semak laporan kursus yang dikemukakan oleh urusetia kursus atau penyedia latihan. a)Senarai kehadiran b)Borang tuntutan perjalanan c)Pesanan kerajaan dan invois d)Laporan kursus e)Borang penilaian kursus f) Borang maklumbalas kursus / Sijil kursus 13. Urus tuntutan bayaran yang berikut: a)Tuntutan perjalanan peserta kursus b)Fasilitator/Penceramah c)Penyedia latihan d)Hotel tempatan jika ada

    14. Sediakan ringkasan laporan yang merangkumi: a)Kos kursus b)Bilangan peserta c)Keberkesanan kursus.

  • MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKALTindakanTandakan( / )Catatan 15. Serah sijil kehadiran peserta dalaman kepada Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan dalam Buku Perkhidmatan Pegawai.

    16. Semak status pembayaran di Bahagian Kewangan.

    17. Buat penilaian pasca kursus selepas tiga (3) bulan dengan mendapatkan Borang Penilaian Pasca Kursus daripada pegawai atasan pegawai dalaman yang berkursus.

  • SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAIPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAISENARAI JAWATANKUASA YANG PERLU ADA DALAM FAIL MEJA ADALAH SEMUA JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI SEKURANG-KURANGNYA TELAH WUJUD DALAM TEMPOH 6 BULAN

    TUJUAN SENARAI INI ADALAH MEMBOLEHKAN PEGAWAI MEMBUAT PERSEDIAAN DAN PERANCANGAN AWAL SEBELUM HADIR KE MESYUARAT TERSEBUT DAN MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG MENGAMBIL ALIH TUGAS MENGETAHUI JAWATANKUASA YANG PERLU DIANGGOTAINYA.Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • JAWATANKUASA PORTAL KMK INTAN - AHLI JAWATANKUASA JAWATANKUASA PERTANDINGAN KMK - AHLI JAWATANKUASA JAWATANKUASA KUALITI - AHLI JAWATANKUASA JAWATANKUASA KEBERKESANAN KMK - AHLI JAWATANKUASA KELAB KEBAJIKAN DAN SUKAN INTAN - SETIAUSAHA MAJLIS BERSAMA INTAN -WAKIL INTENGAH CONTOHSENARAI KEAHLIAN JAWATANKUASA/PANEL YANG DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI PROJEK KANAN

  • SENARAI UNDANG-UNDANG YANG DIPERLUKANPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKANSENARAI UNDANG-UNDANG YANG DIPERLUKAN ADALAH PETIKAN KECIL DARI ARAHAN-ARAHAN RASMI YANG PERLU DIRUJUK OLEH PEGAWAI SEMASA MENJALANKAN TUGAS YANG MEMBOLEHKAN :

    SESUATU AKTIVITI ITU DILAKSANAKAN DENGAN SAH.

    MENJIMATKAN MASA MENGESAN ARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN YANG BIASANYA DISIMPAN DIPELBAGAI BAHAGIAN/UNIT

    MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN.Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • 1) Peraturan-peraturan Pegawai Awam(perlantikan, kenaikan pangkat dan penamatan perkhidmatan PU.(A)176/2005

    2) Perintah Am Bab B,C,E,F,G

    3) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib PU.(A)396

    4)Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 -Panduan Pengurusan Pejabat 5) Arahan Perbendaharaan

    6) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007

    7) Pekeling Kemajuan Pentadbiran Awam

    8) SPP Bil 11/70 Sukatan Peperiksaan Baru bagi Perkhidmatan Dalam dan Luar Negeri dan Perkhidmatan Tadbir Am CONTOHSENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN-PERATURAN YANG DIPERLUKAN OLEH PT(O) PERKHIDMATAN

  • SENARAI BORANG YANG BERKAITANPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAISENARAI BORANG-BORANG DALAM FAIL MEJA ADALAH BERTUJUAN MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN MENGETAHUI BORANG-BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGASNYA. Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • CONTOHSENARAI BORANG LATIHAN DAN KURSUS YANG DIGUNAKAN

    1. Borang JPA(L)LDP1A962. Borang JPA(L)LDP1B96 3. Borang Analisis Keperluan Latihan Pegawai 4. Borang Mengikuti Program Pembangunan Kemahiran5. Borang Penilaian Kursus 6. Borang Laporan Perbelanjaan Program Pembangunan Kemahiran7. Borang Penilaian Pasca Kursus 8. Borang Maklumbalas Latihan9. Borang Tuntutan PerjalananBorang Permohonan Cadangan Perolehan Terus Kerja/Bekalan Barang-barang dan Perkhidmatan11. Borang Elaun Pakar12. Borang Permohonan Untuk Menjalankan Tugas Sebagai Pensyarah/Penceramah Sambilan Atau Pensyarah/Penceramah Sambilan Pakar

  • NORMA KERJA Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • NORMA KERJANORMA KERJA IALAH JANGKA MASA ATAU LAIN-LAIN PENGUKURAN PRESTASI YANG TELAH DITETAPKAN BAGI MENYIAPKAN SESUATU KERJA. IA BOLEH MENJADI PANDUAN KEPADA PEKERJA SUPAYA TAHAP PRESTASI YANG DIHARAPKAN DAPAT DICAPAI SEPENUHNYA.

    Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN NORMA KERJADAPATKAN NORMA KERJA BAGI JAWATAN YANG BERKENAAN ATAU YANG BERSAMAAN DARI SUMBER-SUMBER YANG BOLEH DIGUNAKAN SEKIRANYA ADA DAN SESUAIKAN DENGAN JAWATAN, PERALATAN DAN MESIN DI PEJABAT.

    JIKA BELUM ADA, WUJUDKAN DARI SUMBER-SUMBER LAIN, ATAU JALANKAN KAJIAN PENGUKURAN KERJA. Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • TEKNIK PENGUKURANCONTOH PENGUKURANMENGHANTAR SURAT - MENAIP SURAT SERTA SAMPUL - MEMASUKKAN SURAT DALAM SAMPUL DAN LEKATKAN GAM - MASUKKAN SURAT DALAM PETI SURAT

    PERINGKAT INI ADALAH MENENTUKAN MASA DAN KADAR MENJALANKAN TUGAS YANG MUNASABAH PADA TAHAP PRESTASI YANG DITENTUKAN, GUNAKAN CARA:

    OBSERVED TIME - MASA YANG DIAMBIL UNTUK MENJALANKAN SESUATU KERJA PEKERJA - PEKERJA MAHIR RATING TECHNIQUE - UNTUK MENDAPATKAN KAEDAH YANG STANDARD IAITU DIBERI SKEL 100 BASIC TIME - MASA YANG DIKEHENDAKI UNTUK MENJALANKAN TUGAS

    PENGIRAAN : BASIC TIME = OBSERVED TIME X OBSERVED RATING STANDARD RATING

    CONTOH : JIKA SESUATU TUGAS MENGAMBIL MASA 20 SAAT UNTUK DILAKSANAKAN DAN KADAR PEKERJA MENJALANKAN TUGASNYA 90 SAAT BASIC TIME IALAH : BASIC TIME = 20 X 90 = 18 SAAT 100Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • CONTOH NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIIJALANKAN OLEH PT(P/O) PERKHIDMATAN

    BILJENIS KERJAMASA YANG DIAMBILJUMLAH UNIT YANG BOLEH DIPROSES DALAM SEMINGGU1.Mengurus pelantikan115 minit17 unit2.Mengurus pengesahan dalam jawatan151 minit13 unit3.Mengurus kemasukan ke dalam jawatan berpencen195 minit10 unit4.Mengurus kenaikan pangkat95 minit21 unit5.Mengurus pemangkuan155 minit13 unit

  • NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN

  • SENARAI BORANG TUGAS HARIANPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • SENARAI TUGAS HARIANSENARAI TUGAS HARIAN IALAH FORMAT BAGI MENGINGATI DAN MERANCANG AKTIVITI UTAMA YANG PERLU DILAKSANAKAN PADA HARI BERKENAAN.

    BOLEH DISEDIAKAN SAMA ADA DI SEBELAH PETANG ATAU SEWAKTU MULA BEKERJA DI SEBELAH PAGI.Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public Adinistration

  • CONTOH SENARAI TUGAS HARIANMengaturkan perbincangan pameran Mistik di Galeri

    Menyediakan draf ucapan KP bagi majlis perasmian pameran

    Menyediakan draf surat jemputan kepada syarikat

    Akan dipengerusikan oleh PP 1 Bilik Wau Tg. 5 jam 9.00 pg

    Disiapkan sebelum 5 ptg hari ini

    Akan ditandatangani oleh TP. Hendaklah diedarkan hari esok

    NAMA : Siri Neng BuahJAWATAN : Penolong Pegawai KebudayaanTARIKH : 16 Jun 2007TUGAS SAYA HARI INICATATAN

  • BIL KANDUNGANMUKA SURAT1.Objektif Jabatan12.Objektif Bahagian 23.Carta Organisasi Jabatan.34.Carta Organisasi Bahagian45.Carta Organisasi Kedudukan Pegawai56.Senarai Tugas67.Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan78.Peraturan-peraturan Pentadbiran8-129.Proses Kerja13,16,1710.Carta Aliran Kerja14,1811.Senarai Semak15,1912.Senarai Undang-undang & Peraturan2013.Senarai Borang Yang Digunakan2114.Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai2215.Norma Kerja2316.Senarai Tugas Harian. 24